Universidad Fidlitas

Sede: Santa Marta, San Pedro de Montes de Oca

Programa de Bachillerato en Ingeniera Civil Curso: Construccin I Enero 2013 Tema: Introduccin al proyecto Profesor: Ing. Austin Gonzlez Castillo. MBA.
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CONSTRUCCIN I Unidad I: Introduccin al Proyecto

Consultora: Principios bsicos de xito

Generalidades
Todo proyecto para alcanzar el xito requiere la aplicacin de una serie de principios y buenas prcticas. Los proyectos de consultora en ingeniera y arquitectura no son la excepcin, especialmente si se considera que las construcciones normalmente implican inversiones significativas, por lo que el costo y el tiempo asociado a las decisiones que se toman en las etapas iniciales pueden ser magnificados posteriormente. El consultor, ingeniero o arquitecto tiene la responsabilidad de asesorar a su cliente para que alcance sus objetivos, ya sean estos suplir una necesidad, resolver un problema o maximizar la rentabilidad de una inversin. Para lograrlo debe asegurarse de entender muy bien lo que el cliente quiere, para ayudarlo a definir lo que necesita, el tiempo que le tomar hacerlo y cunto le costar. Mediante un proceso gradual, el consultor debe permitir que el cliente vaya definiendo conceptualmente los insumos que permitirn responder las preguntas.
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Clasificacin de una consultora

El CFIA define los diferentes servicios de consultora en el Reglamento para la Contratacin de Servicios de Consultora en Ingeniera y Arquitectura (RCSCIA), especficamente en el Art. 13 del mismo cuerpo legal y define 5 tipos a saber:
Atencin de consultas (consultas profesionales): emisin de una opinin autorizada en la materia de accin del consultor. Estudios preliminares: Generalmente tienen que ver con consultas de condiciones establecidas en reglamentos, planes reguladores, leyes y en general normas vigentes que regulen la materia del proyecto, a nivel de Instituciones del Estado. Estudios bsicos: Son todos los estudios requeridos para determinar las condiciones reales y especficas, fsicas, ambientales, socio-culturales y econmicas; en una zona determinada para el adecuado planeamiento y desarrollo de un proyecto. Planos y proyecto: Conjunto de servicios que presta el consultor desde su concepcin hasta su final. Se divide en dos fases, la primera llamada planos y documentos y la segunda control de ejecucin. Fiscalizacin de inversiones: Generalmente es un servicio brindado a una entidad financiera para velar por el cumplimiento de las especificaciones tcnicas pactadas entre el prestatario y la entidad financiera.
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Sub clasificacin de planos y proyecto

En el Art. 17 y del RCSCIA, se desglosan las fases en las que se divide este tipo de servicio de consultora como sigue:
Anteproyecto (obligatorio I Fase): Propuesta tcnica y espacial que define el carcter e identidad del proyecto. Planos de construccin y especificaciones (obligatorio I Fase): Conjunto de documentos grficos y escritos que definen detalladamente y con precisin el carcter e identidad de la obra y que definen las reglas de construccin bajo las cuales se puede construir el proyecto dirigido por un profesional responsable. Presupuesto (opcional I Fase): Clculo detallado o global que realiza el profesional para determinar el valor o costo a precio de mercado de la obra en cuestin. Una herramienta vlida que ayuda en esta tarea es el Manual Tcnico por Tipologa Constructiva que publica el Ministerio de Hacienda cada ao. Programacin de obra (opcional I Fase): Sumatoria de tiempos de ejecucin de cada actividad del proyecto para determinar la duracin total o por etapas del mismo.
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Asesora para licitacin y adjudicacin (opcional I Fase): Generalmente es un servicio brindado para la recomendacin o seleccin de un contratista y las condiciones de contratacin en la obra. Si se realiza por medio de licitacin este servicio se divide en dos fases:

Preparacin de documentos licitatorios: Consiste en elaborar los documentos requeridos y necesarios para la publicacin del cartel, invitacin a los oferentes, evacuacin de consultas, recibo formal de ofertas.

Anlisis y recomendacin: Consiste en analizar y estudiar cada oferta recibida y hacer la recomendacin de contratacin o adjudicacin.

Supervisin (opcional II Fase): Consiste en el servicio de uno o varios profesionales diseadores de una obra, durante la etapa de construccin, cuando la inspeccin y/o construccin est a cargo de otro profesional.

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Inspeccin (opcional II Fase): Consiste en la vigilancia que un profesional contratado por el cliente realiza a la obra durante su etapa constructiva que le asegure al cliente el adecuado desarrollo de la misma. Es importante mencionar que el profesional inspector, nunca asumir la responsabilidad del profesional constructor. Direccin tcnica (excluyente obligatoria II Fase): Es el servicio que brinda un profesional a su cliente y mediante el cual asume la responsabilidad total del proyecto en su fase de control y ejecucin, incluyendo en este servicio la inspeccin, programacin y control de la misma. Administracin (excluyente obligatoria II Fase): El profesional pasa a ser el representante por excelencia del cliente, o sea, que tiene bajo su responsabilidad directa y nica la obra completa, as como que la misma se lleve a cabo dentro de lo planificado, cumpliendo todas las condiciones tcnicas y legales, cronograma de compras, control de presupuesto y costos, control de calidad, contabilidad, flujos de caja, creacin y presentacin de informes al cliente y su equipo de consultores si los tuviese- en la totalidad de la etapa constructiva.

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Proceso de una consultora

El primer paso del proceso de consultora es establecer el alcance del trabajo, para lo cual algunas empresas ofrecen a sus clientes un catlogo base de servicios y los entregables asociados, mientras que otras personalizan sus servicios de acuerdo a los requerimientos del cliente. Cualquiera que sea el caso, lo importante es proveer el servicio necesario para alcanzar los objetivos y hacer saber al cliente, en caso de incluirlo en el alcance, los elementos que pueden ser deseables pero no indispensables.

Luego el profesional debe evaluar si est capacitado para realizar la tarea y, en caso afirmativo, elaborar su propuesta tcnica y econmica, para lo cual realizar una estimacin razonable de los recursos que emplear, definir tiempo necesario y, con base en ambos elementos, tiempo y recursos, estimar el monto de sus honorarios profesionales. Algunas empresas que no realizan este ejercicio a conciencia sobre comprometen su capacidad productiva, con las consecuencias que veremos ms adelante.
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La propuesta, que debe ser clara y completa, detallar el servicio a prestar, los resultados que obtendr el cliente, los productos tangibles que recibir, el plazo estimado para su produccin e idealmente cul ser la participacin del cliente, por ejemplo para aprobar productos intermedios, de forma que se cumpla con los servicios de consultora a cabalidad. Los tangibles pueden incluir informes de estudios bsicos y preliminares, anteproyectos, planos constructivos y especificaciones tcnicas, presupuestos, asesora en la contratacin de la empresa constructora, servicios de supervisin o inspeccin de la construccin, su direccin tcnica e incluso la administracin de la construccin.

Debe indicar el monto total de los honorarios con un desglose adecuado, los adelantos, en caso de ser requeridos, y la forma de pago. Es recomendable que la propuesta defina explcitamente lo que no se incluye y brinde las bases necesarias para la estimacin del costo de los servicios adicionales que puedan ser requeridos.
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Esta informacin permitir al cliente seleccionar al equipo consultor, el que debe tener presente que la aceptacin de su propuesta por el cliente es una demostracin de confianza en la capacidad, conocimiento, experiencia y buen juicio del ingeniero o arquitecto que brindar el servicio. Una vez aceptada la propuesta se formalizar el acuerdo mediante un contrato, que establecer por escrito el alcance de los trabajos y las obligaciones, responsabilidades y derechos tanto del cliente como del consultor, tras lo cual comenzar la prestacin del servicio, en el cual el consultor debe regir su comportamiento por las ms altas normas de conducta profesional, actuando en el mejor inters del cliente. El profesional no puede perder de vista que, como experto, debe dejar muy claro al cliente qu es lo que espera de l, para dejar en claro los roles y responsabilidades de ambos, lo que le permitir prestar el servicio de la mejor forma, por ejemplo: brindar informacin y retroalimentacin, participar en reuniones, comprender y aprobar el anteproyecto, conocer lo que implican las decisiones que se toman y los cambios que se solicitan, etc.
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Entre los deberes de todo consultor con su cliente (Art. 11.b; RCSCIA):
Actuar con lealtad hacia el cliente que le ha brindado su confianza. Poner sus mximos esfuerzos y recursos para brindar un trabajo de excelencia a su cliente. Tener independencia respecto a otros actores que puedan comprometer la objetividad de su juicio. Respetar, en tanto no afecte su dignidad o tica, las reglas fijadas por el cliente para el desarrollo del trabajo encomendado. Garantizar la confidencialidad de los estudios realizados y guardar estricta reserva sobre la informacin aportada por el cliente y los resultados del estudio realizado, salvo expresa autorizacin en contrario. Rechazar cualquier ventaja, retribucin o comisin de terceros que tengan algn inters en el resultado del estudio. Abstenerse de realizar acciones o emitir declaraciones que puedan daar los legtimos intereses o la reputacin del cliente. Hacer entrega formal al cliente, para su aprobacin, de cada una de las diferentes etapas del trabajo contratado. Informar al cliente sobre los alcances y trascendencia de los resultados obtenidos y su relacin con los objetivos fijados por l. Cumplir con las normas legales y ticas vigentes.
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Entre las responsabilidades del cliente con el consultor (Art. 11.a; RCSCIA):
Establecer con claridad al consultor el alcance del trabajo. Precisar qu espera del trabajo solicitado. Proveer al consultor la mayor cantidad de informacin necesaria para llevar a cabo el estudio requerido. No entorpecer ni coaccionar la labor del consultor por razones ajenas al inters del proyecto. No variar las indicaciones dadas o aceptadas por l, que forman la base del trabajo que desarrolla el profesional.

Mantener la necesaria comunicacin con el consultor durante el desarrollo del trabajo.

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Comunicacin fluida
Otro elemento que favorece la prestacin del servicio es definir los aspectos relativos a la comunicacin, como la forma y la regularidad de las comunicaciones, las reuniones de seguimiento, la documentacin mediante minutas, los reportes de progreso, etc. Esto permitir que todas las partes estn informadas y que sus requerimientos de informacin sean satisfechos, adems de dejar el proceso adecuadamente documentado. Para realizar su tarea, el ingeniero o arquitecto debe en primera instancia elaborar un plan, que deber incluir, entre otras cosas, la descripcin del alcance del proyecto, para lo cual se recomienda utilizar herramientas como la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT), que permitir ver grficamente y con estructura de rbol el alcance del proyecto, sus entregables, subentregables y paquetes de trabajo. El cronograma incluir la calendarizacin y secuencia de actividades para completar el alcance establecido. Otros elementos que deben incluirse son los costos y la forma en que se darn a travs del tiempo, normas de calidad aplicables, los riesgos y las respuestas que se les darn, y un procedimiento para control de cambios, entre otros. Ing. Austin Gonzlez Castillo. MBA. Copyright 2013.

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Durante la realizacin del trabajo, el consultor deber resolver los interrogantes que surjan, siempre con la venia del cliente, el cual debe ir de la mano con el desarrollo del proyecto, para tomar decisiones informadas cuando le sea requerido. En esta etapa es til el apoyo mediante ayudas audiovisuales, como diagramas, esquemas, fotografas, perspectivas, animaciones, maquetas y muestras de materiales, los cuales facilitan la visualizacin del proyecto y sus componentes.

Tal como se mencion, cuando el consultor no realiza un buen estudio de los recursos y el tiempo requerido para brindar los servicios, puede sobre comprometer su capacidad productiva, lo que dar como resultado un servicio con entregas tardas, poca profundidad, calidad insuficiente y sin atencin personalizada; aspectos que tendrn un efecto negativo en la obra constructiva y un impacto an mayor a nivel de los costos del proyecto.

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A medida que desarrolle su tarea, el consultor debe comparar lo planeado con la ejecucin real y tomar decisiones con las acciones necesarias para minimizar la brecha. Debe ser explcito y transparente para comunicar al cliente los obstculos o problemas que, en forma puntual o sistemtica, puedan afectar el desarrollo del proyecto. Tras elaborar los distintos productos entregables, los someter a la aprobacin del cliente y gestionar la retroalimentacin, ya sea para recibir la aprobacin o la solicitud de ajustes o modificaciones. Una vez entregados todos los productos del servicio contratado, se dar por finalizado el servicio.

Otros servicios
Existen otros servicios (Art. 19; RCSCIA) que por su naturaleza y complejidad no pueden clasificarse en determinada categora, tales como:
Planificacin regional y urbana. Diseo urbano. Estudio de planificacin vial.
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Adems de otros servicios de consultora complementarios a proyectos especficos como:

Confeccin de trminos de referencia. Estudios de prefactibilidad y factibilidad. Avalos. Diseo interior. Peritajes. Instalacin de procesos industriales. Cmputo e ingeniera de sistemas. Estudios de mercado. Direccin de montaje. Puesta en marcha. Contaminacin ambiental y estudios ecolgicos. Estudios de hidrolgicos. Estudios geotcnicos.
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Informacin fidedigna
Otra recomendacin que el ingeniero o arquitecto debe tener presente es utilizar, hasta donde sea posible, datos y no especulaciones para la toma de decisiones. Esto es particularmente importante para reducir al mnimo los niveles de subjetividad.

Satisfaccin del cliente

Es deseable que durante la prestacin del servicio, o al menos al finalizar este, el cliente realice una evaluacin, cualitativa o cuantitativa, del desempeo del consultor, mediante un formulario diseado para esos efectos o solicitada mediante una carta, correo electrnico u otro medio. Esta evaluacin permitir al ingeniero o arquitecto saber cmo fue percibido el servicio por el cliente y le brindar la oportunidad de generar mejoras para aplicar en proyectos futuros de consultora.

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Recomendaciones generales
Para finalizar, se puntualizan algunas lecciones aprendidas durante los procesos de consultora en ingeniera y arquitectura.
El consultor debe realizar su labor de asesor y entender claramente qu es lo que el cliente requiere, para recomendarle la mejor solucin. El proceso de consultora de los proyectos de ingeniera y arquitectura debe documentarse en su totalidad. Se debe planear el proyecto de consultora y luego ejecutarlo siguiendo el plan. El costo de las decisiones tomadas durante la fase de diseo de un proyecto tiene un efecto magnificado durante la fase constructiva. Es indispensable el uso de datos concretos para la toma de decisiones. Para asegurarse la continuidad en el negocio, el ingeniero o arquitecto debe enfocar su servicio en la satisfaccin del cliente. Es ms fcil mantener un cliente que tratar de recuperarlo.
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