Organizacin de Bibliotecas Ana Lpez Gmez

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T. 11. EL SERVICIO DE INFORMACIN Y REFERENCIA

I. Introduccin Uno de los servicios ms importantes dentro de una biblioteca. Le corresponde dar respuesta a las demandas de informacin puntual de los usuarios y orientarles en la utilizacin de las fuentes que correspondan mejor a sus necesidades

Inf. general y bibliogra En ocasiones se diferencian dos partes dentro de ste servicio De referencia Requisitos del servicio: 1. Debe de suministrar lo ms rpidamente posible las informaciones requeridas 2. Responder a las consultas formuladas por otras instituciones 3. Localizar informaciones para los propios recursos de la biblioteca 4. Contar con personal especficamente formado 5. Recopilar todo tipo de fuentes que puedan ser utilizadas para el suministro de informacin 6. Orientar a los lectores en el uso de las obras de referencia y de otras fuentes de informacin 7. Evaluar su funcionamiento para adaptarlo a las necesidades de los lectores Es bueno que se creen bases de datos con las preguntas que se suelen hacer y esta base de datos va a servir para mejorar el servicio y para tener las respuestas preparadas II. Los tipos de preguntas que se pueden dar 1. Preguntas de informacin general. - Existe una escala de complejidad de menor a mayor en este tipo de preguntas que incluso en las bibliotecas se corresponde con las categoras del personal. Las preguntas de informacin general son las que afectan al funcionamiento, organizacin y accesibilidad de la biblioteca; la mayora de estas preguntas se pueden resolver mediante guas de bibliotecas. Es importante conocer las bibliotecas cercanas porque si nosotros no podemos resolver alguna duda o atender a un usuario le podamos remitir a otra biblioteca 2. Preguntas de respuesta rpida o de referencia e informacin factual. - Son preguntas sobre datos concretos y en este caso necesitan tener una buena seccin de referencia y una biblioteca especializada en este tipo de obras. Este tipo de obras estn diseadas para contener informacin autnoma sin necesidad de acudir a otras obras. La funcin de la biblioteca El tipo de usuario Para formar la seccin hay que tener en cuenta El presupuesto disponible El grado de cooperacin de otras bibliotecas

Organizacin de Bibliotecas Ana Lpez Gmez Tipos bsicos de obras de referencia: A) Obras de referencia de informacin directa o inmediata:

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Enciclopedias: Obras que contienen el conjunto de todos los conocimientos, pueden ser: Generales o universales Segn su contenido Especializadas Alfabticas Segn su organizacin Sistemticas Diccionarios: Listas de palabras ordenadas alfabticamente que contienen distintas definiciones; las hay especializadas con trminos tcnicos. Generalmente explican el origen y el significado de las palabras Polglotas Histricos Segn su forma Abreviaturas Sinnimos y antnimos Autoridades Biogrficos Dudas gramaticales Especializados Geogrficos Directorios: Listas de organismos o instituciones donde nos aparecer la direccin, el campo o el rea Cronologas: Informacin de fechas, de sucesos que han ocurrido a lo largo de la historia Anuarios: Informan sobre los hechos ocurridos en el ltimo ao referidos a un pas, al mundo, a un tema en concreto... Atlas: Con buena cartografa y buenos ndices B) Obras de referencia de informacin indirecta o referida: Catlogos: Muy parecidos a las bibliografas pero llevan una signatura topogrfica Boletines de resmenes: Permiten la identificacin del contenido de un conjunto de publicaciones peridicas y monogrficas Madrid 5 Marzo 01 B) Preguntas de informacin bibliogrfica. - Este tipo de preguntas las realizan los usuarios para conseguir las referencias bibliogrficas de documentos, no persiguiendo en un primer momento los documentos primarios, sino solo la referencia bibliogrfica Este servicio est muy ligado con el de las preguntas de respuesta rpida y normalmente las va a atender el bibliotecario especializado en preguntas de informacin de referencia. El especialista en preguntas de informacin y referencia tiene que estar cualificado y con buenas dotes de comunicacin personal

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Metodologa 1. Entrevista con el usuario para acotar el tema, periodo de publicacin, idioma, mbito geogrfico... 2. El usuario rellenar un impreso con preguntas ms especficas que las de la entrevista 3. Debemos tener un fichero (automatizado) con las preguntas de los usuarios que nos servirn para realizar bsquedas posteriores Hay que buscar el mecanismo que nos agilice el trabajo. En la bsqueda automtica utilizaremos una ecuacin de bsqueda que es la traduccin de los datos que nos ha dado el usuario para introducirlos en el ordenador; despus de que hagamos esta ecuacin de bsqueda debemos de analizar los datos obtenidos y ver si son vlidos. Una vez obtenida la bsqueda, al usuario se le dar un listado o la informacin en un soporte informtico, en algunos sitios esta informacin se cobra. Las bibliotecas empiezan a dar un servicio propio de los centros de documentacin conocido como DSI (Difusin selectiva de la Informacin) III.- Metodologa de las consultas El mayor problema que hay al realizar consultas en bases de datos es que estas consultas no son suficientemente claras y esto provoca que la informacin localizada no satisfaga plenamente al usuario, para evitar esto es necesario que el bibliotecario obtenga informacin adicional a la pregunta del usuario y para ello pasar por cuatro filtros: 1. Determinar la materia con una clarificacin terminolgica adicional a la pregunta que hace el lector 2. Objetivo y motivacin que tiene el lector sobre esa demanda de informacin 3. Caractersticas personales del usuario, sobre todo profesin y formacin 4. Hay que tener en cuenta y preguntar al usuario que informacin conoce a priori IV.- Difusin Selectiva de la Informacin (DSI) Consiste en la seleccin peridica y permanente de las referencias bibliogrficas que tratan sobre un tema o un conjunto de temas concretos, los cuales responden a las necesidades de informacin de un usuario o un grupo de usuarios. Es un sistema de informacin permanente y actualizado. Este servicio suele ser consecuencia de una bsqueda bibliogrfica puntual que al ser satisfecha adecuadamente por la biblioteca es requerida de forma peridica por el usuario Para proporcionar la DSI hay que conocer al usuario o grupos de usuarios en los siguientes aspectos: 1. Intereses que tienen sobre el tema 2. Organismo para el que trabaja 3. Limitaciones de la informacin en razn del idioma, forma del documento... El perfil de los usuarios a los que ofrecemos este servicio se elabora mediante formularios que nos van a preguntar materia, idioma... Tipos de perfiles de usuarios: 1. Personal o individualizado. - Usuario que pedir una informacin 2. Perfil de grupos. - Grupo de personas que van a pedir una informacin similar 3. Perfiles normalizados o estndar. - Los va a proporcionar el DSI y siempre sern sobre temas de inters que pueden ser comunes a los usuarios

Organizacin de Bibliotecas Ana Lpez Gmez Los datos que debe tener un formulario par elaborar un perfil son: 1. Anotacin clara y breve del tema 2. Descriptores relacionados con el tema 3. Autores que el usuario conozca sobre el tema 4. Periodicidad con la que desea recibir la informacin 5. Qu tipos de documentos le van a interesar 6. Nivel de informacin de esos documentos

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