GUIDAALLUSOCORRETTODI MICROSOFTOFFICEWORD 2007PERLAREALIZZAZIONE ELAFORMATTAZIONEDI DOCUMENTIPROFESSIONALI

FrancescaPlebani
Settembre2009

Sommario
1. INTRODUZIONE..................................................................................................................................3 2. WORDELASPETTODELTESTO..........................................................................................................6 2.1 2.2 2.3 2.4 WORDNONUNAMACCHINADASCRIVERE.................................................................................6 GLIELEMENTIDELDOCUMENTO....................................................................................................7 COMEVISUALIZZAREUNDOCUMENTOEORGANIZZARNELASTRUTTURA...................................7 CARATTERINONSTAMPABILI..........................................................................................................8

3. COMEIMPOSTARELAPAGINA,IPARAGRAFIEILCORPODELTESTO................................................10 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 MARGINIEBORDIDIPAGINA........................................................................................................10 INTERRUZIONIDIPAGINA .............................................................................................................13 . TABULAZIONI.................................................................................................................................14 RIENTRODEIPARAGRAFI...............................................................................................................15 CORPODELTESTO.........................................................................................................................17

4. COMEFORMATTAREILTESTO..........................................................................................................19 4.1 4.2 4.3 GLISTILIDIWORD.........................................................................................................................19 GLISTILIDITITOLOELASTRUTTURA............................................................................................23 LIMITAREILNUMERODISTILI.......................................................................................................23

5. COMEGESTIREDOCUMENTILUNGHI...............................................................................................26 5.1 5.2 5.3 FUNZIONALITSOMMARIO ..........................................................................................................27 . NOTEAPIDIPAGINAODICHIUSURA.........................................................................................28 COLLEGAMENTIIPERTESTUALI......................................................................................................29

6. COMECOLLABORARECONALTRIUTENTIECONDIVIDEREDOCUMENTI...........................................30 6.1 6.2 LANUOVACARATTERISTICAREVISIONI.........................................................................................30 RILEVAREEGESTIRELEREVISIONIAIDOCUMENTI.......................................................................30

7. CONCLUSIONI..................................................................................................................................32 BIBLIOGRAFIAESITOGRAFIA...................................................................................................................33

1. INTRODUZIONE
MicrosoftOfficeWordilprogrammadielaborazionetestipropostodaMicrosoftallinternodelpacchetto Office.Dal1983,annoacuirisalelaprimaversione,adoggiWordhaavutoenormediffusione,tantoda diventareilprogrammadielaborazionetestipidiffusoedutilizzatoalmondo,anchegrazieallinterfaccia semplice, che ha consentito ad utenti di qualunque livello di approcciarsi facilmente ad esso. Anche per questo motivo per, non sempre gli utenti fanno di Word un corretto utilizzo: non sfruttano a pieno le potenzialitofferte,preferendo,perpigriziaoscarsaconoscenza,limitarsiadusareunristrettogruppodi funzionielementaricherendonodifficileottenerebuonirisultatisutestiprofessionali. Lobiettivo di questo elaborato quello di costituire una guida alluso corretto dellultima versione del programma, Word 2007, per la creazione e la formattazione dei documenti. La guida rivolta in primo luogo agli studenti del corso di Fondamenti di Comunicazione Tecnica della Facolt di Ingegneria dellUniversitdegliStudidiBresciaepiingeneraleastudentiuniversitariosempliciutenticheabbiano giunadiscretaconoscenzadellefunzionibasediWord. Inquestotestohocercatodidarespazioallaspiegazionediquellefunzionichepermettonodiformattare rapidamenteecorrettamenteundocumento,machespessosonosconosciuteancheaquegliutenticonun buon livello di conoscenza del programma. Queste persone riescono comunque a produrre documenti formattati in modo corretto o accettabile, ma con un notevole spreco di tempo. Per questo motivo ho sintetizzato quegli strumenti chiave che permettono di velocizzare le operazioni ed ottenere risultati migliori. Allo stesso tempo, sapendo di rivolgermi ad un pubblico gi abbastanza esperto nellutilizzo del software, ho volutamente trascurato tutti quei concetti e comandi di base, la cui spiegazione avrebbe annoiatoillettoredistogliendolodallalettura. PoichlaletteraturaproponegimolteguideallusodiMSWord2007benfatteetarateperdiversilivelli di competenza del destinatario, in particolare alcune diffuse ufficialmente dalla stessa Microsoft, ho pensatodirifarmiaquelle,attingendodirettamentedaicapitolirelativiallatematicadellaformattazione.Il mio lavoro stato principalmente un lavoro di selezione, sintesi e ricomposizione di quei concetti e comandi che ritengo pi importanti per fare di questa guida uno strumento utile e al contempo maneggevole. Granpartediquestoelaboratoquindidirettacitazionetrattada: PreppernauJ.,CoxJ.,MicrosoftOfficeWord2007PassoperPasso,1ed.,MondadoriInformatica, 2007; Guida di Microsoft Office Word, accessibile direttamente da una qualsiasi pagina Word tramite liconainaltoasinistradelloschermo,comemostratoinFigura1.1.

Figura 1.1 Tasto di accesso alla Guida di Microsoft Office Word

Dal primo testo ho tratto principalmente i paragrafi che contengono una spiegazione discorsiva dei comandiedellefunzioni. Dal secondo sono riprese le istruzioni che illustrano passo per passo le procedure da seguire; questi paragrafi, oltre a contenere una spiegazione esaustiva dei principali comandi, hanno lobiettivo di avvicinare il lettore alluso della Guida di Microsoft Office Word , strumento utile ed immediato che permette di conoscere in ogni momento tutte le funzioni, le opzioni o le modalit di svolgimento delle operazioni. Perfacilitareillettorenellacomprensione,nellaricercaenelriconoscimentodelletipologiediinformazioni, sonostatesfruttatediverseopzionidiformattazionebenriconoscibili. Tutti i paragrafi formattati secondo lo stile mostrato in Figura 1.2 sono stati tratti direttamente da Microsoft Office Word 2007 Passo per Passo: si tratta principalmente di paragrafi di carattere teorico generale.

Figura 1.2 Formattazione dei paragrafi tratti dalla guida Microsoft Office Word 2007 Passo per Passo

LepartididocumentochecontengonoidettaglisulleproceduresonoinvecetrattidaGuidadiMicrosoft OfficeWord epropostiprincipalmenteinformadielencopuntatoconunaformattazionecomequella mostratainFigura1.3.

Figura 1.3 Formattazione dei paragrafi tratti dalla Guida di Word

Poichquestodocumentoilrisultatodiunlavorodisintesi,alcuniparagrafisonotrattidapifonti.

La guida si articola in 5 capitoli centrali, a cui si aggiungono il primo e lultimo capitolo dedicati rispettivamenteallintroduzioneealleconclusioni. Il secondo capitolo introduce i concetti base relativi alla realizzazione di un documento tramite editor di testo.Ilterzoillustracomeimpostarecorrettamentelastrutturadellapagina,deiparagrafiedelcorpodel testo.Ilcapitolo4siconcentrasulverocuoredellaguida:laformattazionedeltesto.Nelquintocapitolo sonosintetizzatefunzioniutilipergestiredocumentilunghi,comeadesempiolacreazionediunsommario. Nelcapitolo6lasciatospazioinveceadunaspettodigrandeattualit:larevisionedidocumentidapi persone. Per facilitare lutilizzo da parte del lettore stato realizzato un sommario che permette di individuare rapidamentelacollocazionedicapitolieparagrafi.Trattandosidiunaguidafondamentalecheillettore possa in qualunque momento, anche a distanza di molto tempo dalla lettura completa del documento, reperirefacilmenteneltestoleinformazionidesiderate.

2. WORDELASPETTODELTESTO
Laspetto dei documenti contribuisce a trasmettere il loro messaggio, aiutando il lettore non solo nella lettura,maanchenellacomprensioneememorizzazionedelleinformazionitrasmesse. Un documento scritto con caratteri e formattazione completamente standard difficilmente in grado di suscitareinteressenellettoreedispingerloacanalizzaresudiessolasuaattenzione.Untestopiattoinfatti annoiaildestinatarioelodistogliedallalettura,impedendodicoglierelepotenzialitdelcontenuto,anche quando questo effettivamente interessante. In modo analogo in presenza di un testo troppo ricco di caratteri o stili particolarmente fantasiosi il lettore dedica troppa attenzione alla forma del documento, distraendosidalcontenuto. Nella realizzazione di un documento di testo professionale, cos come nella sua presentazione orale di fronte ad un pubblico di ascoltatori, il segreto per una trasmissione efficace delle informazioni sta nellindividuareuncorrettoequilibriotraformaecontenuto,nelcomprenderechelaformadeveessere usatapersupportareerafforzareilcontenutotrasmesso,senzamaisovrastarlo. Microsoft Office Word 2007 pu aiutare a sviluppare testi professionali, come lettere, elaborati tecnici, elaboratiditesi,curriculumvitae,ilcuiaspettoadeguatoalcontenuto.possibileformattarefacilmente iltestoinmododafarrisaltareiprincipalipuntiefacilitarelacomprensionedelleargomentazioniproposte.

2.1 WORD NON UNA MACCHINA DA SCRIVERE

IlprimoconcettochebenesottolineareriguardoallutilizzodiWordperlastesuraditestiladifferenza trauneditordiscritturaeunamacchinaperscrivere. Lamacchinaconsenteinfattidiscrivereiltestoinmodotalechelediverseletteresianotutteugualitradi loroperformaedimensioni,maleconsideracomeentitstaticheenonmodificabilie/orevisionabilinel tempo. Nella macchina da scrivere, a meno di utilizzare particolari strumenti dal risultato estetico discutibile,nonpossibileapportarecorrezionialtestodopolabattitura. Gli editor di testo, come Word, integrano e superano i precedenti strumenti per la scrittura fornendo allutente potenzialit di portata decisamente maggiore. Cos come la macchina da scrivere aveva rivoluzionatolemodalitdiscrittura,consentendodiuniformaretradiloroicaratteri,Wordpermettedi uniformaretradiloroblocchipiampiditesto,righe,paragrafiosezioniedicollocarliespostarliapiacere allinternodellapagina.Leditorditestopermettedicreareundocumento(senzadoverlonecessariamente stampare),salvarlo,perpoiaprirloemodificarloinunmomentosuccessivo. GrazieaWordpossibileimpostarelastrutturadeldocumento,formattarloerivederloanchecolsupporto di altri utenti. possibile utilizzare gli stili di formattazione preimpostati o personalizzarli e soprattutto riutilizzareformattazionicreateperunparticolaredocumento.Word2007permetteinoltredivisionarein anteprimaleffettodellaformattazione,facilitandolutentenellesceltadelleopzioni.

2.2 GLI ELEMENTI DEL DOCUMENTO1

Per comprendere meglio come realizzare una corretta formattazione del documento, necessario conoscereglielementichecostituisconoundocumentoinWord,apartiredagliatomichesiaggreganoper formareelementidiordinesuperiore. Caratteri:lettere,numeri,segnidipunteggiatura,simboli. Parole:blocchidicaratteri,separatifralorodaspaziotabulatori. Paragrafi:blocchidiparole(ossiafrasi,omeglioperiodi),separatifralorodacomandidiacapo; dal punto di vista tecnico, sarebbe pi corretto chiamarli capoversi (il termine paragrafo un residuodellatraduzionedallinglese,linguaoriginaledituttiiprogrammiMicrosoft). Sezioni:partidiundocumento(compostedapiparagrafiepagine)chepossonoessereisolatee trattate autonomamente, con differenti impostazioni di formattazione, impaginazione, numerazione delle pagine eccetera; in realt, la gestione di diverse sezioni allinterno di un documentononrientranellutilizzopielementareecomunediWord. Al di sopra di questo livello, si trova solo il documento in s, nella sua totalit, che pu essere aperto, modificato,salvato,eliminato,importatoallinternodiunaltrodocumentoeccetera.Ciascuntipo(olivello) di componenti pu essere sottoposto a operazioni specifiche, diverse dagli altri, quali ad esempio diversi tipidiformattazione. Contrariamenteaquantocisipotrebbeaspettare,lapaginanonrappresentauncomponentepredefinito deldocumento.Quandosimaneggiaundocumentoscritto,ognifogliodicartapuesseretrattatocome elementoas.InWord,invece,lapaginaunasortadicornicegenericachevalecomesfondoperlintero documento:senepossonosoltantoimpostaredimensioni,marginieorientamento;iltestodigitatoscorre automaticamentedaunapaginaallaltra.

2.3 COME VISUALIZZARE UN DOCUMENTO E ORGANIZZARNE LA STRUTTURA

InWord,possibilevisualizzareundocumentoinpimodi.
Visualizzazione Layout di stampa. Questa visualizzazione mostra un documento sullo schermo cos come apparir una volta stampato. Permette di vedere elementi quali margini, interruzioni di pagina, intestazione e pi di pagina e filigrane. Visualizzazione Lettura a schermo intero. Questa visualizzazione mostra la parte di documento visibile sullo schermo a una dimensione accettabile. In questa visualizzazione, la barra multifunzione sostituita da ununica barra degli strumenti in cima allo schermo dotata di pulsanti utilizzabili per salvare e stampare il documento, accedere ai riferimenti e ad altri strumenti, evidenziare il testo e creare commenti. possibile anche spostarsi da una pagina allaltra nonch regolare la visualizzazione.

Paragrafo tratto dalla dispensa VIDEOSCRITTURA E WORD: NOZIONI DI BASE disponibile sul sito del corso di FondamentidiComunicazioneTecnica[3]
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Visualizzazione Layout Web. Questa visualizzazione mostra un documento sullo schermo cos come apparir se visualizzato in un browser Web. Permette di vedere sfondi, forme, effetti e il modo in cui il testo va a capo per adattarsi alla finestra ed agli elementi grafici. Visualizzazione Struttura. Questa visualizzazione mostra la struttura di un documento come livelli nidificati di titoli e corpo del testo, e fornisce strumenti per visualizzare e modificare la sua gerarchia. Visualizzazione Bozza. Questa visualizzazione mostra il contenuto di un documento con un layout semplificato in modo da poter digitare e apportare modifiche velocemente. Non possibile per vedere elementi del layout quali intestazioni a pi di pagina. possibile passare da una visualizzazione allaltra utilizzando i pulsanti del gruppo Visualizzazioni documento sulla scheda Visualizza, come illustrato in Figura 2.1, oppure utilizzando i pulsanti sulla barra degli strumenti Visualizzazioni nellangolo inferiore destro della finestra.

Figura 2.1 Panoramica della scheda Visualizza

2.4 CARATTERI NON STAMPABILI

Quando si creano documenti complessi, pi facile posizionare gli elementi con precisione se si attiva la visualizzazione dei caratteri non stampabili. Si possono mostrare o nascondere i caratteri non stampabili facendo clic sul pulsante nel gruppo Paragrafo della scheda Home. Attivando la visualizzazione vengono mostrati i segni di paragrafo e altri simboli di formattazione nascosti. Come mostrato nella Figura 2.2, nel documento vengono visualizzati puntini al posto degli spazi, frecce al posto delle tabulazioni e altri caratteri imprevisti.

Figura 2.2 Stralcio di testo visualizzato con la funzionalit Mostra tutto attiva

Questafunzionepuessereparticolarmenteutileinfasedistesuraorevisionedeldocumento;permette peresempiodiverificaredinonaverlasciatospaziineccesso,odiaverliomessidovenecessari,dopouna virgola,unpuntooaltro.

3. COME IMPOSTARE LA PAGINA, I PARAGRAFI E IL CORPODELTESTO

Prima di apprestarsi alla stesura del documento opportuno definire alcune impostazioni riguardanti la struttura della pagina, dei paragrafi e del corpo del testo. Queste impostazioni possono essere riviste e modificateinqualunquemomento,maladefinizionegiinfasepreliminarepucomportareunrisparmio ditempo.

3.1 MARGINI E BORDI DI PAGINA

In Word, la larghezza dei paragrafi e la lunghezza delle pagine non si definiscono definendo larea occupata dal testo, bens definendo le dimensioni dello spazio vuoto, cio i margini sinistro, destro, superiore ed inferiore intorno al testo. Per definire questi margini, si utilizza il pulsante Margini nel gruppo Imposta pagina sulla scheda Layout di pagina, sia per lintero documento sia per sezioni del documento.

3.1.1 Visualizzazione dei margini di pagina

1. Fare clic sul pulsante con il logo di Microsoft Office

, quindi su Opzioni di Word.

2. Fare clic su Avanzate e quindi selezionare la casella di controllo Mostra limiti del testo in Visualizzazione del contenuto del documento. I margini di pagina sono visualizzati nel documento come linee punteggiate. NOTA possibile visualizzare i margini di pagina nella visualizzazione Layout di stampa o nella visualizzazione Layout Web. I limiti del testo non sono riportati sulla pagina stampata.

3.1.2 Modifica o impostazione dei margini di pagina

1. Nel gruppo Imposta pagina della scheda Layout di pagina fare clic su Margini.

2. Fare clic sul tipo di margine desiderato. Per la larghezza di margine pi comune, fare clic su Normale. Quando si seleziona il tipo di margine desiderato, questo viene impostato automaticamente per l'intero documento. 3. inoltre possibile specificare impostazioni personalizzate per i margini. Fare clic su Margini e su Margini personalizzati e quindi nelle caselle Superiore, Inferiore, Sinistro e Destro immettere i valori desiderati per i margini.

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3.1.3 Opzioni relative ai margini di pagina

Microsoft Office Word 2007 mette a disposizione opzioni relative allimpostazione dei margini di pagina, che consentono di adattare i margini allutilizzo del documento una volta stampato. Aggiunta di margini per la rilegatura. Questa opzione permette di utilizzare un margine di rilegatura per inserire spazio aggiuntivo nel margine interno o superiore di un documento che si desidera rilegare, in modo da assicurarsi che tutto il testo resti visibile. Impostazione dei margini per pagine affiancate. Questa opzione permette di utilizzare margini simmetrici per pagine affiancate di documenti stampati su entrambi i lati del foglio, quali libri o riviste. I margini delle pagine di sinistra saranno speculari ai margini delle pagine di destra, ovvero i margini interni di tutte le pagine avranno la stessa dimensione, cos come i margini esterni. NOTA Se in un documento con margini simmetrici necessario uno spazio aggiuntivo per la rilegatura, possibile impostare margini di rilegatura, come illustrato nella figura seguente.

Applicazione del formato libro. Questa opzione permette di creare un men, un invito, un programma o qualsiasi altro tipo di documento che utilizza una singola piega centrale. Dopo aver configurato un documento come opuscolo, possibile utilizzarlo come qualsiasi altro documento, inserendovi testo, grafica o altri elementi.

NOTA Per la maggior parte delle stampanti prevista una larghezza minima per le impostazioni dei margini, in quanto non possibile stampare fino ai bordi delle pagine. Se si impostano margini troppo stretti, verr visualizzato il messaggio Uno o pi margini sono impostati esternamente all'area di stampa della pagina. Per evitare che il testo venga tagliato fare clic su Correggi per aumentare automaticamente la larghezza del margine. Se si ignora il messaggio e si prova a stampare ugualmente il documento, verr visualizzato un altro messaggio in cui verr chiesto se si desidera continuare. Le dimensioni minime dei margini dipendono dalla stampante, dal driver della stampante e dalle dimensioni del foglio. Per informazioni sulle dimensioni minime consentite per i margini, consultare il manuale della stampante.

3.1.4 Impostazione di margini per pagine affiancate

1. Nel gruppo Imposta pagina della scheda Layout di pagina fare clic su Margini. 2. Fare clic su Speculare. 3. Per modificare le larghezze dei margini, fare clic su Margini e su Margini personalizzati e quindi immettere le larghezze desiderate nelle caselle Interno ed Esterno.

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3.1.5 Impostazione dei margini di rilegatura per documenti rilegati

1. Nel gruppo Imposta pagina della scheda Layout di pagina fare clic su Margini. 2. Fare clic su Margini personalizzati. 3. Nell'elenco Pi pagine fare clic su Normale. 4. Nella casella Rilegatura immettere la larghezza desiderata per il margine di rilegatura. 5. Nella casella Posizione rilegatura fare clic su Sinistro o Superiore.

3.1.6 Applicazione del formato libro

1. Nel gruppo Imposta pagina della scheda Layout di pagina fare clic su Margini. 2. Fare clic su Margini personalizzati. 3. Nell'elenco Pi pagine fare clic su Formato libro. NOTA La casella Posizione rilegatura non disponibile se si utilizza l'opzione Pagine affiancate, 2 pagine per foglio o Formato libro. Per queste opzioni la posizione della rilegatura viene definita automaticamente.

Come accennato nellintroduzione, la pagina in s non rappresenta un componente predefinito del documento. Allo stesso tempo vero che spesso si avverte la necessit di lavorare con un documento stampato; per questo motivo pu essere utile inserire bordi o sfondi, che evidenzino la pagina e ne costituiscanolacornice.Unbordodipaginafineeprofessionalecontribuisceadarevaloreallatoestetico deldocumento;alcontrariofortementesconsigliatoapplicarebordipesanti,inappropriatiperdocumenti professionali. 3.1.7 Aggiunta di un bordo a una pagina
1. Nel gruppo Sfondo pagina della scheda Layout di pagina fare clic su Bordi pagina.

Verificare di trovarsi nella scheda Bordo pagina nella finestra di dialogo Bordi e sfondo. 2. Selezionare una delle opzioni nel gruppo Predefiniti. Per specificare un bordo solo su un particolare lato della pagina, ad esempio quello superiore, fare clic su Personalizzato nel gruppo Predefiniti. Nella casella Anteprima fare clic nel punto in cui si desidera applicare il bordo. 3. Selezionare lo stile, il colore e la larghezza del bordo. Per specificare un bordo decorativo, ad esempio una fila di alberi, selezionare un'opzione nella casella Motivo bordo. 4. Eseguire una o pi delle operazioni seguenti: Per specificare una particolare pagina o sezione a cui applicare il bordo, fare clic sull'opzione desiderata nella casella Applica a. Per specificare l'esatta posizione del bordo nella pagina, fare clic su Opzioni e quindi selezionare le opzioni desiderate. NOTA possibile visualizzare i bordi di una pagina aprendo il documento in visualizzazione Layout di stampa.

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3.2 INTERRUZIONI DI PAGINA

Quando il corpo del testo pi lungo di quello che pu essere contenuto tra il margine superiore e quello inferiore, Word crea una nuova pagina inserendo uninterruzione di pagina automatica. Uninterruzione di pagina genera pagine separate in visualizzazione Layout di stampa e viene visualizzata come linea punteggiata in visualizzazione Bozza. Per controllare come le pagine si interrompono possibile inserire uninterruzione di pagina manuale. possibile controllare se le interruzioni di pagina lasciano vedove o orfani, cio singole righe che appaiono su una pagina diversa da quella dei paragrafi a cui appartengono. Una vedova lultima riga di un paragrafo in cima ad una pagina, mentre unorfana la prima riga di un paragrafo alla fine di una pagina. Queste righe isolate possono rendere un documento di difficile lettura, quindi, per impostazione predefinita, Word 2007 specifica sempre un minimo di due righe. Le opzioni possono essere modificate sulla scheda Distribuzione testo della finestra di dialogo Paragrafo, secondo le seguenti modalit. Controlla righe isolate. Questa opzione controlla se Word interromper una pagina lasciando lultima riga di un paragrafo da sola in cima ad una pagina, oppure la prima in fondo alla pagina. Come detto sopra, questa impostazione attivata in modo predefinito in tutti i nuovi documenti. Mantieni con il successivo. Questa opzione controlla se Word interromper una pagina tra il paragrafo selezionato e quello seguente. Mantieni assieme le righe. Questa opzione controlla se Word interromper una pagina allinterno di un paragrafo. Anteponi interruzione. Questa opzione controlla se Word interromper una pagina prima del paragrafo selezionato.

3.2.1 Inserimento di un'interruzione di pagina manuale

1. Fare clic nel punto in cui si desidera iniziare una nuova pagina. 2. Nel gruppo Pagine della scheda Inserisci fare clic su Interruzione di pagina.

3.2.2 Inserimento di un minimo di due righe di paragrafo all'inizio o alla fine di una pagina
Nei documenti dall'aspetto professionale non vi sono le pagine che terminano con una sola riga di un nuovo paragrafo o che iniziano con l'ultima riga di un paragrafo precedente. L'ultima riga di un paragrafo inserita da sola all'inizio di una pagina e la prima riga di un paragrafo inserita da sola alla fine di una pagina vengono definite righe isolate. 1. Selezionare i paragrafi in cui si desidera evitare la presenza di righe isolate. 2. Nella scheda Layout di pagina fare clic sul pulsante di visualizzazione della finestra di dialogo Paragrafo, quindi selezionare la scheda Distribuzione testo. 3. Selezionare la casella di controllo Controlla righe isolate. NOTA Questa opzione attivata per impostazione predefinita.

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3.2.3 Impedire l'inserimento di interruzioni di pagina in una riga di tabella

1. Fare clic sulla riga della tabella che non si desidera venga interrotta. Se si desidera mantenere la tabella su una sola pagina, selezionare l'intera tabella. NOTA Se la tabella di dimensioni maggiori di una pagina, verr inserita su pi pagine.

2. Nella scheda Strumenti tabella fare clic su Layout. 3. Nel gruppo Tabella fare clic su Propriet.

4. Fare clic sulla scheda Riga e deselezionare la casella di controllo Permetti la divisione della riga tra le pagine.

3.3 TABULAZIONI
possibile allineare righe di testo in posizioni diverse della pagina utilizzando le tabulazioni. Per impostazione predefinita, Word imposta le tabulazioni allineate a sinistra ogni 1,25 centimetri, come indicato dalle tacche grigie sotto il righello. NOTA Se il righello orizzontale non visualizzato nella parte superiore del documento, fare clic sul pulsante Mostra righello nella parte superiore della barra di scorrimento verticale.

LaTabella3.1riassumeleopzioniditabulazionedisponibiliinWord2007.
LaTabulazionesinistraimpostalaposizioneinizialedeltesto,chescorrerversodestraduranteladigitazione. La Tabulazione centrata imposta la posizione del centro del testo, che verr centrato in questa posizione durante la digitazione. LaTabulazionedestraimpostal'estremitdestradeltesto,chescorrerversosinistradurantelatabulazione. LaTabulazionedecimaleallineainumeriincorrispondenzadiunavirgoladecimale.Indipendentementedalnumerodicifre, laposizionedellavirgoladecimalenonverrmodificata.possibileallineareinumerisolorispettoauncaratteredecimale, nonpossibileutilizzarequestaopzioneperallineareinumeririspettoaunaltrocarattere,adesempiounsegnomenoo unaecommerciale. La Tabulazione a barre non posiziona il testo ma inserisce una barra verticale in corrispondenza della posizione della tabulazione. Tabella 3.1 Tipologie di tabulazione

3.3.1 Informazioni sull'utilizzo del righello orizzontale per impostare tabulazioni

1. Per impostazione predefinita, quando si apre un nuovo documento vuoto sul righello non sono visualizzate tabulazioni. 2. Le due opzioni finali del selettore di tabulazioni consentono di utilizzare i rientri. possibile fare clic su di esse e quindi sul righello per posizionare i rientri, invece di far scorrere gli indicatori di rientro lungo il righello. Fare clic su Rientro prima riga e quindi sulla met superiore del righello orizzontale in corrispondenza del punto in cui si

desidera far iniziare la prima riga del paragrafo. Fare clic su Rientro sporgente e quindi sulla met inferiore del righello orizzontale in corrispondenza del punto in cui si desidera far iniziare la seconda riga e le righe successive del paragrafo. 3. Quando si selezionano pi paragrafi, sul righello vengono visualizzate solo le tabulazioni del primo paragrafo.

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3.3.2 Modifica della distanza predefinita tra tabulazioni

Se si impostano tabulazioni manuali, le tabulazioni predefinite verranno interrotte da quelle manuali. Le tabulazioni manuali impostate sul righello infatti hanno la precedenza sulle impostazioni predefinite relative alle tabulazioni. 1. Nella scheda Layout di pagina fare clic sul pulsante di visualizzazione della finestra di dialogo Paragrafo.

2. Nella finestra di dialogo Paragrafo fare clic su Tabulazioni. 3. Nella casella Tabulazioni predefinite immettere il valore che si desidera impostare per lo spazio tra le tabulazioni predefinite. Quando si preme il tasto TAB, la tabulazione avanzer sulla pagina per una distanza corrispondente a quella specificata.

3.4 RIENTRO DEI PARAGRAFI

Sebbene i margini sinistro e destro vengano impostati per un intero documento o unintera sezione, possibile variare la posizione del testo tra i margini. Il modo pi semplice per eseguire questa operazione spostare i controlli sul righello orizzontale. possibile fare rientrare i paragrafi rispetto ai margini destro e sinistro nonch specificare dove inizia la prima riga di un paragrafo e dove iniziano la seconda e le successive righe. I rientri determinano la distanza tra il paragrafo e il margine destro o sinistro. All'interno dei margini possibile aumentare o ridurre i rientri di un paragrafo o di un gruppo di paragrafi. inoltre possibile creare un rientro negativo, spostando il paragrafo a sinistra del margine sinistro, o anche creare un rientro sporgente, in cui la prima riga del paragrafo non rientrata, mentre lo sono le righe successive.

Collocazione margini di pagina e rientri di paragrafo nel testo Il righello orizzontale visualizza gli indicatori di rientro. Rientro prima riga. Fa iniziare la prima riga di testo di un paragrafo in corrispondenza di questo indicatore. Rientro sporgente. Fa iniziare la seconda e le successive righe di testo di un paragrafo in corrispondenza di questo indicatore. Rientro sinistro. Fa rientrare il testo in corrispondenza di questo indicatore. Rientro destro. Manda a capo il testo quando raggiunge questo indicatore.

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Limpostazione di un rientro destro indica il punto in cui tutte le righe di un paragrafo devono terminare. Qualche volta pu essere necessario specificare il punto in cui deve terminare ununica riga: per esempio interrompere un titolo dopo una determinata parola per posizionarlo meglio sulla pagina. possibile far terminare una sola riga inserendo un ritorno a capo del testo o interruzione di riga. Dopo aver posizionato il punto di inserimento dove si desidera linterruzione, fare clic sul pulsante Interruzioni nel gruppo Imposta pagina sulla scheda Layout di pagina e poi su Disposizione testo. Word segnala linterruzione di riga con una freccia ricurva. Inserendo uninterruzione di riga non si inizia un nuovo paragrafo.

3.4.1 Rientro della sola prima riga di un paragrafo

Nella scrittura a capoversi necessario applicare un rientro della prima riga del capoverso per distinguerlo dagli altri, come mostrato nella seguente figura.

1. Fare clic davanti alla riga per cui si desidera impostare il rientro. 2. Nella scheda Layout di pagina fare clic sul pulsante di visualizzazione della finestra di dialogo Paragrafo, quindi selezionare la scheda Rientri e spaziatura.

3. In Rientri fare clic su Prima riga nell'elenco Speciale e quindi nella casella Rientra di impostare il valore desiderato per definire la quantit di spazio del rientro della prima riga. NOTA La prima riga del paragrafo e di tutti i successivi paragrafi digitati saranno rientrate. Per tutti i paragrafi precedenti per il rientro dovr essere impostato manualmente utilizzando la stessa procedura.

3.4.2 Aumento o riduzione del rientro sinistro/destro di un intero paragrafo

1. Selezionare il paragrafo che si desidera modificare. 2. Nel gruppo Paragrafo della scheda Layout di pagina fare clic sulle frecce accanto a Rientro a sinistra/ Rientro a destra per aumentare o ridurre il rientro a sinistra/destra del paragrafo.

3.4.3 Impostazione di un rientro con il tasto TAB

1. Fare clic sul pulsante con il logo di Microsoft Office 2. Fare clic su Strumenti di correzione.

, quindi su Opzioni di Word.

3. In Impostazioni di correzione automatica fare clic su Opzioni correzione automatica e quindi sulla scheda Formattaz. autom. durante la digitazione. 4. Selezionare la casella di controllo Imposta il primo rientro e quello sinistro con i tasti TAB e BACKSPACE. 5. Per impostare un rientro per la prima riga del paragrafo, fare clic all'inizio della riga. Per impostare un rientro per l'intero paragrafo, fare clic all'inizio di una riga qualsiasi, ad eccezione della prima. 6. Premere TAB.

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3.5 CORPO DEL TESTO

possibile determinare il posizionamento di un paragrafo tra i margini sinistro e destro modificando il suo allineamento, con i pulsanti nel gruppo Paragrafo sulla scheda Home. L'allineamento orizzontale determina l'aspetto e l'orientamento dei bordi del paragrafo: testo allineato a sinistra, allineato a destra, centrato o giustificato, ovvero allineato in modo uniforme lungo i margini sinistro e destro. Per rendere evidente dove finisce un paragrafo e dove comincia un altro, si aggiunge spazio tra essi regolando le impostazioni Spaziatura dopo e Spaziatura prima nel gruppo Paragrafo sulla scheda Layout di pagina.

3.5.1 Modifica della spaziatura prima o dopo i paragrafi

Per impostazione predefinita, la spaziatura viene aumentata leggermente dopo i paragrafi. 1. Selezionare i paragrafi prima o dopo i quali si desidera modificare la spaziatura. 2. Nel gruppo Paragrafo della scheda Layout di pagina fare clic su una freccia accanto a Spaziatura Prima o Spaziatura Dopo, quindi immettere il valore corrispondente alla quantit di spazio desiderato.

3.5.2 Opzioni di interlinea

L'interlinea determina la quantit di spazio verticale tra le righe di testo di un paragrafo. Per impostazione predefinita, alle righe viene applicata un'interlinea singola, con uno spazio leggermente maggiore dopo ogni paragrafo. Di seguito sono elencate le opzioni di interlinea disponibili in Word 2007. Singola. Questa opzione consente di impostare l'interlinea in modo che si adegui al tipo di carattere tipo di dimensioni maggiori in una riga, pi un piccolo spazio aggiuntivo che varia a seconda del tipo di carattere utilizzato. 1,5 righe. Questa opzione consente di impostare l'interlinea su un valore pari a una volta e mezza l'interlinea singola. Doppia. Questa opzione consente di impostare un'interlinea doppia rispetto a quella singola. 1,15 righe. Questa opzione consente di impostare l'interlinea pi ampia solo del 15 per cento rispetto a quella singola, pertanto non n una spaziatura doppia n un'interlinea 1,5. Questa opzione stata introdotta in Word 2007 per aggiungere spazio vuoto nei blocchi di testo, rendendo cos il testo pi leggibile. Minima. Questa opzione consente di impostare l'interlinea minima in modo che si adegui al tipo di carattere o all'elemento grafico di dimensioni maggiori in una riga. Esatta. Questa opzione consente di impostare un'interlinea fissa che non viene modificata automaticamente. Multipla. Questa opzione consente di aumentare o diminuire l'interlinea rispetto alla spaziatura singola in base al valore percentuale specificato. Ad esempio, se si imposta il valore 1,2, l'interlinea aumenter del 20%. Se una riga contiene caratteri, elementi grafici o formule di dimensioni maggiori rispetto al testo normale, verr aumentata automaticamente l'interlinea per tale riga. Per impostare un'interlinea uniforme per tutte le righe di un paragrafo, utilizzare l'opzione di spaziatura Esatta e specificare un valore adatto al carattere o all'elemento grafico pi grande. Se gli elementi risultano troncati, selezionare un valore maggiore.

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3.5.3 Aumento o riduzione in modo uniforme dello spazio tra tutti i caratteri selezionati
1. Selezionare il testo che si desidera modificare. 2. Nella scheda Home fare clic sul pulsante di visualizzazione della finestra di dialogo Carattere, quindi selezionare la scheda Spaziatura caratteri.

3. Nella casella Spaziatura fare clic su Espansa o su Ridotta e quindi specificare la spaziatura desiderata tra i caratteri nella casella di.

3.5.4 Estensione o riduzione del testo in senso orizzontale

Quando si ridimensiona il testo, si modifica la forma dei caratteri utilizzando valori percentuali. possibile ridimensionare il testo estendendolo o comprimendolo. 1. Selezionare il testo che si desidera estendere o comprimere. 2. Nella scheda Home fare clic sul pulsante di visualizzazione della finestra di dialogo Carattere, quindi selezionare la scheda Spaziatura caratteri.

3. Nella casella Proporzioni digitare la percentuale desiderata. Se si immette una percentuale superiore a 100%, il testo verr esteso. Se si immette una percentuale inferiore a 100%, il testo verr compresso.

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4. COMEFORMATTAREILTESTO
Quando ci si appresta a realizzare un documento, fondamentale curare, oltre al contenuto, tutti gli aspetti legati alla sua impaginazione e formattazione, per adeguare la forma al messaggio e rendere pi facile al destinatario la lettura e la comprensione. Per far questo Word 2007 include caratteristiche nuove, oltre a miglioramenti di caratteristiche esistenti, che semplificano il processo di formattazione del contenuto. Per esempio, i pulsanti per cambiare la dimensione, il colore e gli attributi del carattere sono stati riuniti nel gruppo Carattere sulla scheda Home, come illustrato in Figura 4.1, in modo da essere tutti ben identificabili e facilmente accessibili. Analogamente nella scheda Paragrafo sono raggruppati i pulsanti che consentono di modificare le caratteristiche di formattazione del paragrafo.

Figura 4.1 Panoramica della scheda Home, con in i gruppi Carattere e Paragrafo Inoltre molti comuni pulsanti per la formattazione sono disponibili sulla mini barra degli strumenti che viene visualizzata puntando al testo selezionato, come illustrato in Figura 4.2.

Figura 4.2 Mini barra degli strumenti visualizzata puntando al testo selezionato

4.1 GLI STILI DI WORD

InWordpossibileformattareiltestosecondoduemodalitprincipali:lapplicazionedirettadellesingole caratteristichediformattazioneoppurelutilizzodeglistili. Se si sceglie di applicare i tipi di formattazione direttamente, per formattare un titolo o un paragrafo possibileutilizzareipulsantiGrassetto,CorsivooSottolineatoelecaselleCarattereeDimensionecarattere. TramitelefinestredidialogoCarattereeParagrafo,possibilesceglieretraunnumeromaggiorediopzioni che consentonodistrutturareiltesto, impostarel'allineamento, laspaziatura ealtro.Questamodalit di esecuzionedelleoperazionecertamentelapidiffusa,soprattuttoperdocumentibrevi,manonconsente diutilizzarelastessaformattazioneperaltrititoli,paragrafi,blocchiditestoodocumenti. 19

Per una formattazione uniforme, in Word, vengono utilizzati gli stili. Uno stile rappresenta un insieme di opzioni di formattazione, a cui viene assegnato un nome; in questo modo le caratteristiche dello stile possonoessereapplicatetutteinsiemealtestoinmodovelocegarantendounaformattazioneomogenea. MS Office Word 2007 contiene un ricco set di stili predefiniti semplici da utilizzare. Alternativamente possibiledefinireunnuovostile"MioStile"checontienecaratteristichepersonalizzate. Esecambioideaeinvecedell'Arial12voglioilTimes11?.Eccochecominciaavedersilagrandeutilit deglistili,senzaiquali,sarebbenecessarioselezionaretuttiitestiArial12(chemagarisonointervallatida tabelle, titoli o altro) e modificare le caratteristiche. Ma se l'informazione del carattere salvata in MioStile,sufficienteridefinirelostileetuttoiltestosiaggiornaconilnuovocarattere. Usare gli stili di Word, quindi, supera la necessit di applicare gli attributi uno alla volta. comodo ed efficienteinparticolareperlelaborazionedidocumentilunghichepotrebbeesserenecessariomodificare.
facile cambiare pi attributi contemporaneamente con un paio di clic del mouse utilizzando Stili veloci, potente strumento disponibile nel gruppo Stili sulla scheda Home. Lo strumento Stili veloci consiste di raccolte di due tipi di elementi. Stili di paragrafo. Stili utilizzati per applicare un aspetto coerente a tipi diversi di paragrafi come titoli, corpo del testo, didascalie, citazioni e paragrafi di elenchi. Stili di carattere. Stili utilizzati per cambiare laspetto delle parole selezionate. In Office Word 2007 possibile scegliere un set di stili veloci predefiniti, come illustrato in Figura 4.3, progettati per essere utilizzati insieme allo scopo di creare documenti dall'aspetto professionale. In questo modo possibile applicare uno stile specifico rapidamente e semplicemente nella scheda Home del gruppo Stili, nonch scegliere un insieme di stili che consentono di creare un documento coeso e interessante progettato per uno scopo specifico.

Figura 4.3 Set di stili in Word 2007 Come illustrato in Figura 4.4 un set di stili veloci di Office Word 2007 pu includere stili per diversi livelli di titolo, nonch per il corpo del testo, per una citazione e per un titolo. Tutti i colori e i formati degli stili in un singolo set di stili sono progettati per essere utilizzati insieme allo scopo di creare un documento accattivante e di grande impatto visivo.

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 sufficiente scegliere il set di stili veloci appropriato per il documento che si sta creando, quindi applicare gli stili dalla pratica raccolta stili veloci durante la creazione del documento.

Figura 4.4 Raccolta stili veloci aperta utilizzando la barra di formattazione rapida Poich i set di stili veloci sono progettati per integrarsi reciprocamente, nella maggior parte dei casi non verranno modificati. Sar infatti pi semplice utilizzare un set di stili veloci diverso.

Nontuttiglistilisonouguali.PrimadituttoesistelostileNormale,chequellopredefinitopertuttiinuovi testi. Conviene dunque impostarlo in modo che sia gi il pi simile possibile al nostro normale stile di scrittura e salvare le modifiche al modello cos che venga riproposto in automatico in tutti i documenti successivi. 4.1.1 Applicazione di uno stile
1. Selezionare il testo a cui si desidera applicare uno stile. Per modificare lo stile di un intero paragrafo, fare clic in un punto qualsiasi del paragrafo. 2. Nel gruppo Stili della scheda Home fare clic sullo stile desiderato. Se tale stile non visualizzato, fare clic sul pulsante Altro per espandere la raccolta Stili veloci.

Ad esempio, per impostare il testo selezionato come titolo, fare clic sullo stile denominato Titolo nella raccolta stili veloci. NOTA Per visualizzare in anteprima l'aspetto del testo selezionato formattato con uno stile specifico, posizionare il puntatore su tale stile. NOTA Se lo stile desiderato non visualizzato nella raccolta stili veloci, premere ALT+CTRL+MAIUSC+S per aprire il riquadro attivit Applica stili. In Nome stile digitare il nome dello stile desiderato. Nell'elenco verranno visualizzati solo gli stili gi utilizzati nel documento, ma possibile digitare il nome di qualsiasi stile definito per tale documento. Per annullare gli effetti di uno stile, vale a dire eliminare qualunque formattazione da un particolare frammento di testo, sufficiente scegliere lo stile Normale.

4.1.2 Creazione di un nuovo stile veloce

Sebbene probabilmente la raccolta di stili veloci contiene gi tutti gli stili necessari per la creazione di un documento, comunque possibile creare ulteriori stili, ad esempio un nuovo stile di tabella o di elenco. 1. Selezionare il testo in base al quale si desidera creare un nuovo stile. Si supponga ad esempio che si voglia visualizzare la parola azienda in grassetto rosso all'interno di ogni documento.

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2. Per formattare il testo, sulla barra di formattazione rapida visualizzata sopra la selezione fare clic su Grassetto e quindi su Rosso nella casella per la selezione del colore del carattere. 3. Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla selezione, scegliere Stili e quindi fare clic su Salva selezione come nuovo stile veloce. 4. Assegnare un nome allo stile, ad esempio azienda, e quindi fare clic su OK. Lo stile azienda creato verr visualizzato nella raccolta stili veloci con il nome assegnato e potr essere utilizzato per formattare il testo in grassetto rosso.

4.1.3 Spostamento di uno stile nella raccolta Stili veloci

Talvolta, uno stile non viene visualizzato nell'elenco di stili oppure viene rimosso dalla raccolta Stili veloci. In questo caso, semplice spostare uno stile nella raccolta Stili veloci in modo da renderlo disponibile all'uso. 1. Nella scheda Home scegliere l'avvio della finestra di dialogo Stili e quindi Opzioni.

2. In Selezionare gli stili da mostrare scegliere Tutti gli stili.

4.1.4 Modifica di uno stile

La formattazione degli stili che Word propone in automatico pu essere modificata per personalizzare e rendere unico il documento. In Microsoft Office Word 2007 nella maggior parte dei casi non necessario modificare gli stili veloci di un set poich sono stati progettati per essere complementari ed quindi pi semplice utilizzare un set diverso. In alcuni casi, tuttavia, pu essere utile modificare gli attributi di uno stile veloce. 1. Selezionare il testo a cui assegnato l'attributo di stile che si desidera modificare. Ad esempio, per modificare gli attributi dello stile Titolo 1, selezionare il testo a cui applicato lo stile Titolo 1. SUGGERIMENTO Per visualizzare gli attributi di un determinato stile, fare clic sul pulsante di visualizzazione della finestra di dialogo Stili e quindi posizionare il puntatore su uno stile nell'elenco.

2. Formattare il testo selezionato con i nuovi attributi desiderati. Ad esempio, possibile decidere di modificare le dimensioni dello stile Titolo 1 da 16 a 14 punti. 3. Nel gruppo Stili della scheda Home fare clic con il pulsante destro del mouse sullo stile che si desidera modificare.

4. Fare clic su Aggiorna in base alla selezione. NOTA Il testo a cui si applica lo stile cambiato verr modificato automaticamente in modo che corrisponda al nuovo stile definito.

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4.2 GLI STILI DI TITOLO E LA STRUTTURA2

Con gli stili di titolo si arriva al vero cuore della tematica di formattazione, che differenzia Word (e qualunquealtroprogrammaevolutodielaborazionetesti)dallavecchiamacchinaperscrivere.InWord possibileeconsigliatostrutturaregerarchicamenteidocumenti,sfruttandoglistilititolo:Titolo1,Titolo2, Titolo3,ecc. Gli stili titolo si applicano come tutti gli altri stili, ma hanno uno specifico significato per Word: quello di connotareivarilivellidititolodeldocumento(titolodelcapitolo,dellasezione,delparagrafo,ecc.). Gli stili dei titoli sono automaticamente utilizzati per realizzare il sommario del documento. Ad una voce Titolo 1 corrisponde uno stile Sommario 1 che pu essere naturalmente ridefinito a piacere, come qualunquealtrostile. Perimpostazionepredefinita,glistilidititolohannolimpostazionediinterruzionepagina"Mantieniconil successivo"; un titolo correttamente utilizzato quindi non rimarr mai in fondo alla pagina, con il testo seguenteall'iniziodellasuccessiva. Un documento che contiene titoli, formattati con i giusti stili, pu essere facilmente organizzato e visualizzato in visualizzazione Struttura. Questa visualizzazione permette di nascondere tutto il corpo del testo,mostraresoloititolialdisopradiundeterminatolivello,alzareoabbassaredilivellotitoliocorpo deltesto.Inquestomodopossibileordinareinmodovelocelesezionidiundocumentospostandoiloro titoli,metodocertamentepisemplicedeltradizionaletaglia/incolladiinteriblocchiditesto.

4.3 LIMITARE IL NUMERO DI STILI

Quandosicreanoegestisconodocumenti,soprattuttosesitrattadidocumenticondivisiconaltriutenti, bene ridurre tutto ci che pu creare ambiguit nella trasmissione e nella gestione delle informazioni. Ancheperlaformattazioneconsigliabilenoneccedereconlepersonalizzazioni. preferibile quindi limitare il numero di modifiche apportate agli stili predefiniti di Word, il cui ampio pacchettocopreunavastasceltadicombinazionidiformattazione.Seeffettivamentenecessariopossibile creare nuovi stili personalizzati, con laccortezza di attribuire nomi che permettano di capire immediatamentelutilizzoprevistoperlostilecreato. Perconferirealtestounaspettoprofessionaleimportantissimoinoltrelimitareilnumerodistiliutilizzati allinternodiciascundocumento.possibilevisualizzareinognimomentolelencodistiliinusotramitela finestradidialogoStili.
In qualche caso pu essere necessario consentire ad altri lapertura e la visualizzazione di un documento, impedendo per che venga introdotta una formattazione non coerente con il resto del testo. Per far questo possibile limitare gli stili che possono essere applicati, selezionando gli stili singolarmente oppure implementando un set minimo consigliato.

Paragrafo parzialmente tratto dalla dispensa BUON USO DI WORD disponibile sul sito del corso di Fondamenti di ComunicazioneTecnica[3]

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4.3.1 Utilizzo della finestra di dialogo Stili per limitare il numero di stili utilizzati Pervisualizzarelelencodeglistiliinusoneldocumentosufficientefareclicsullafrecciainbassoasinistra delgruppoStiliedaprirelafinestradidialogo.

Accedere quindi alle finestra Opzioni e verificare che le Opzioni riquadro Stili siano impostate, come illustratoinFigura4.5.

Figura 4.5 Selezione delle Opzioni per la finestra di dialogo Stili

Queste impostazioni consentono di visualizzare correttamente nella finestra Stili, aperta sul lato destro dellaschermata,lelencodeglistilieffettivamenteutilizzati. LelencodistilivisualizzatinelgruppoStilidellaschedaHome,dalqualesiprocedetipicamente allapplicazione degli stili, non corrisponde agli stili effettivamente utilizzati nel testo e soprattutto non permettedivisualizzarelevariantiapportateinmodomanualeallaformattazionediunbloccoditesto(ad esempioungrassettoapplicatoallostileNormale).
NOTA

Visualizzando lelenco completo nella finestra Stili possibile avere lidea corretta del numero di stili utilizzati e procedere, quando necessario, ad unattenta riduzione. Spesso, infatti, blocchi di testo che visivamente appaiono uguali (uguale carattere, dimensione, allineamento) possono essere il risultato di modifichemanualiapartiredastilidiformattazionediversi.Proprioinquesticasinecessariooperarela semplificazione,perrendereiltestoeffettivamenteuniforme,nonsoloallapparenza. FacendoclicdestrosuunavocedistiledellafinestraStilipossibilesceglierediselezionaretutteleistanze conlamedesimaformattazioneedeffettuarelamodificainunsolopassaggio.Procedereinquestomodo finoachenonrimangonosologlistiliritenutieffettivamentenecessari. Tipicamentequandoinundocumentosiinserisconosommariofrontespizisiosservaunnotevole incrementodelnumerodistilivisualizzati,cheperperfettamentegiustificato.
NOTA

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4.3.2 Restrizioni alle modifiche alla formattazione

possibile utilizzare la protezione dei documenti per limitare le modifiche che gli altri utenti possono apportare alla formattazione del documento. 1. Nel gruppo Proteggi della scheda Revisione fare clic su Proteggi documento, quindi sull'opzione relativa all'impostazione di restrizioni alla formattazione e alle modifiche. 2. In Restrizioni alla formattazione nel riquadro attivit Proteggi documento selezionare la casella di controllo Per la formattazione consenti solo gli stili selezionati e quindi fare clic su Impostazioni per specificare quali stili gli altri utenti possono applicare o modificare. 3. In Stili selezionare le caselle di controllo accanto agli stili che si desidera consentire all'interno del documento. 4. In Formattazione selezionare le caselle di controllo accanto ai tipi di formattazione che si desidera consentire o impedire. 5. Fare clic su OK. 6. Se viene visualizzato un messaggio che indica che il documento potrebbe contenere formattazione o stili non consentiti, eseguire una delle operazioni seguenti: Fare clic su S per rimuovere stili e formattazione non consentiti, ad esempio stili non selezionati nella finestra di dialogo Restrizioni alla formattazione. Fare clic su No per mantenere la formattazione o gli stili nel documento. Si noti che gli utenti non saranno in grado di utilizzare gli stili o la formattazione alla modifica del documento. 7. In Applica protezione fare clic su Applica protezione. 8. Per assegnare una password al documento in modo tale che solo gli utenti in possesso di tale password possano rimuovere la protezione, digitare una password nella casella Immissione nuova password (facoltativa) e quindi confermarla.

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5. COMEGESTIREDOCUMENTILUNGHI
Quando si gestiscono documenti lunghi e complessi consigliabile facilitare i lettori nella ricerca e comprensione delle informazioni sfruttando gli strumenti offerti da Word 2007.

Inprimoluogosemprenecessarioinserireinumeridipaginaperorientarsinellaletturadeldocumento. Linserimento dei numeri di pagina (scheda Inserisci gruppo Intestazione e pi di pagina pulsante Numero di pagina) unoperazione semplicissima ma fondamentale, indipendentemente dalla lunghezza deldocumentoinquestione.Unavoltainseritiinumeripossibilemodificarneilformato,laformattazione, lallineamentoealtreimpostazionicomeicontrollisulnumerodellaprimapaginaolenumerazionidistinte percapitolo. Diseguitosonoillustratiedescrittibrevementealtristrumentiutiliperlagestionedeldocumento.
Sommari. Forniscono una panoramica delle informazioni contenute e aiutano i lettori ad individuare gli argomenti trattati. A seconda del formato di distribuzione del documento (stampato o elettronico), si pu scegliere di includere per ciascuna voce numeri di pagina o collegamenti ipertestuali. Note a pi di pagina. Appaiono in fondo alla pagina per spiegare, commentare o fornire riferimenti in relazione al testo. Collegamenti ipertestuali. Aiutano il lettore a spostarsi in una precisa posizione allinterno dello stesso file, in un altro file, oppure nel Web. I documenti pi lunghi, inoltre, includono generalmente elementi come frontespizi, intestazioni e pi di pagina (da non confondere con le note a pi di pagina, accennate sopra ed illustrate nel dettaglio nei paragrafi successivi) per fornire informazioni di identificazione dellautore e della sua organizzazione. Per rafforzare i concetti chiave e alleviare la monotonia di pagine e pagine di testo, possibile includere elementi come intestazioni laterali e citazioni estratte dal testo. Per far questo Word 2007 introduce i blocchi predefiniti, disponibili tramite la scheda Inserisci, in Testo Parti rapide Gestione blocchi predefiniti. I nomi dei blocchi predefiniti inclusi in Word indicano il tema grafico dellelemento; generalmente un tema contiene unintera famiglia di blocchi predefiniti come frontespizi, intestazioni di pagina, pi di pagina, numeri di pagina, citazioni o intestazioni laterali.

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Figura 5.1 Finestra gestione blocchi predefiniti Come illustrato in Figura 5.1, tramite la finestra Gestione blocchi predefiniti, possibile visualizzare lanteprima del blocco predefinito ed inserirlo. Le caratteristiche di ciascun blocco sono riassunte nella tabella a sinistra. La colonna Raccolta indica lelemento della pagina creato dal blocco predefinito. La colonna Comportamento indica se Word inserisce il blocco predefinito nel testo esistente, in un suo paragrafo o su una propria pagina. La colonna Descrizione contiene informazioni sul blocco predefinito e, in alcuni casi, suggerimenti sul suo utilizzo.

5.1 FUNZIONALIT SOMMARIO

possibile creare un sommario scegliendo gli stili del titolo che si desidera includere. Dopo l'individuazione dei titoli, il sommario viene inserito nella posizione prescelta del documento.

5.1.1 Creazione di voci per un sommario

Dopo aver segnato le voci da includere, applicando ad esse uno stile Titolo, possibile creare il sommario. 1. Fare clic nel punto in cui si desidera inserire il sommario, in genere all'inizio del documento. 2. Nel gruppo Sommario della scheda Riferimenti fare clic su Sommario, quindi sullo stile di sommario desiderato.

NOTA

Per ulteriori opzioni, fare clic su Inserisci sommario per aprire la finestra di dialogo Sommario.

5.1.2 Aggiornamento del sommario

Se sono stati aggiunti o rimossi titoli o altre voci di sommario all'interno del documento, possibile aggiornare rapidamente il sommario. 1. Nel gruppo Sommario della scheda Riferimenti fare clic su Aggiorna sommario.

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2. Fare clic su Aggiorna i numeri di pagina o Aggiorna intero sommario.

5.2 NOTE A PI DI PAGINA O DI CHIUSURA

Quando si vuole fare un commento su un documento, per esempio per spiegare una premessa, possibile inserire il commento come nota a pi di pagina o nota di chiusura. Viene cos inserito un numero o simbolo chiamato segno di rimando, e il commento associato viene visualizzato con lo stesso numero o simbolo, come nota a pi di pagina in fondo alla pagina oppure come nota di chiusura alla fine del documento o di una sezione del documento. Nella maggior parte delle visualizzazioni, le note a pi di pagina o di chiusura sono divise dal testo principale da una linea detta separatore di nota. La Figura 5.2 illustra la struttura delle note.

Figura 5.2 Struttura delle note a pi di pagina o di chiusura. 1: segni di rimando nota per note a pi di pagina e di chiusura 2: linea di separazione 3: testo della nota a pi di pagina 4: testo della nota di chiusura

5.2.1 Inserimento di una nota a pi di pagina o di chiusura

1. Nella visualizzazione Layout di stampa fare clic nel punto in cui si desidera inserire il segno di rimando nota. 2. Nel gruppo Note a pi di pagina della scheda Riferimenti fare clic su Inserisci nota a pi di pagina o Inserisci nota di chiusura.

Per impostazione predefinita, le note a pi di pagina vengono inserite alla fine di ogni pagina e le note di chiusura alla fine del documento. 3. Per modificare il formato delle note a pi di pagina o di chiusura, fare clic sul pulsante di visualizzazione della finestra di dialogo Note a pi di pagina ed eseguire una delle operazioni seguenti: Nella casella Formato numero fare clic sul formato desiderato. Per utilizzare un segno personalizzato al posto di un formato numerico tradizionale, fare clic su Simbolo accanto a Segno personalizzato e quindi scegliere un segno tra quelli disponibili.

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4. Fare clic su Inserisci. NOTA I simboli esistenti non verranno modificati ma verranno aggiunti i nuovi simboli.

Verr inserito il numero della nota, accanto al quale verr posizionato il punto di inserimento. 5. Digitare il testo della nota. 6. Per tornare al segno di rimando nel documento, fare doppio clic sul numero della nota a pi di pagina o della nota di chiusura.

5.2.2 Modifica del formato del numero delle note a pi di pagina o di chiusura
1. Posizionare il punto di inserimento nella sezione in cui si desidera modificare il formato delle note a pi di pagina o di chiusura. Se il documento non suddiviso in sezioni, posizionare il punto di inserimento in qualunque punto del documento. 2. Nella scheda Riferimenti fare clic sul pulsante di visualizzazione della finestra di dialogo Note a pi di pagina e di chiusura. 3. Fare clic su Note a pi di pagina o su Note di chiusura. 4. Nella casella Formato numero fare clic sull'opzione desiderata. 5. Fare clic su Applica.

5.2.3 Creazione di un segnalatore di continuazione delle note a pi di pagina o di chiusura

Se una nota a pi di pagina o di chiusura troppo lunga per essere inserita in una sola pagina, possibile creare un segnalatore di continuazione per indicare al lettore che la nota prosegue nella pagina successiva. 1. Assicurarsi di essere in visualizzazione Bozza facendo clic su Bozza accanto a Visualizza sulla barra di stato. 2. Nel gruppo Note a pi di pagina della scheda Riferimenti fare clic su Mostra note.

3. Se il documento contiene sia note a pi di pagina che note di chiusura, verr visualizzato un messaggio. Fare clic su Note a pi di pagina oppure su Note di chiusura, quindi scegliere OK. 4. Nell'elenco del riquadro delle note fare clic su Segnalatore cont. note a pi di pagina o su Segnalatore cont. note di chiusura. 5. Nel riquadro delle note digitare il testo che si desidera utilizzare per il segnalatore di continuazione, ad esempio Le note di chiusura continuano nella pagina successiva.

5.3 COLLEGAMENTI IPERTESTUALI

I documenti di Word possono includere collegamenti ipertestuali che offrono un modo rapido per eseguire operazioni quali lapertura di un altro documento, lo scaricamento di un file o linvio di un messaggio di posta elettronica. facile inserire collegamenti ipertestuali accedendo tramite il gruppo collegamenti della scheda Inserisci. Allinterno di un documento i collegamenti ipertestuali appaiono sottolineati nel colore specificato per i collegamenti nel tema del documento. possibile andare alla destinazione del collegamento ipertestuale tenendo premuto il tasto CTRL e facendo clic sul collegamento. Dopo aver fatto clic sul collegamento esso apparir nel colore specificato per i collegamenti visitati.

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6. COME COLLABORARE CON CONDIVIDEREDOCUMENTI

ALTRI

UTENTI

Nei luoghi di lavoro odierni, molti documenti vengono sviluppati in collaborazione da un team di persone. Pu capitare di essere lautore responsabile di alcuni documenti che saranno rivisti da colleghi e superiori, oppure di essere un revisore di documenti altrui. Oggigiorno inoltre la maggior parte dei documenti viene rivista su schermo invece che su stampa. In Microsoft Office Word 2007, facile modificare documenti senza perdere traccia del testo originale, aggiungere commenti e domande, accettare o rifiutare revisioni e rispondere a commenti fatti da altri. Talvolta, si desidera che altre persone rivedano un documento senza modificarlo. E possibile impedire ad altri di apportare modifiche a un documento assegnando un password, oppure specificare che solo alcune persone siano autorizzate ad apportare modifiche, nonch il tipo di modifiche consentite a contenuto e formattazione. Se si vuole distribuire un documento affinch venga rivisto e poi si ricevono pi copie con revisioni e suggerimenti da persone diverse, possibile unire le diverse versioni in un unico file per semplificare il processo di revisione e di accettazione o rifiuto delle modifiche.

6.1 LA NUOVA CARATTERISTICA REVISIONI

Quando due o pi persone collaborano alla realizzazione di un documento, di solito una sola persona crea ed proprietaria del documento, mentre gli altri lo rivedono, aggiungendo o modificando il contenuto per renderlo pi preciso, logico o leggibile. In Word, i revisori possono attivare la caratteristica Revisioni, in modo che le revisioni effettuate al documento attivo vengano registrate senza che il testo originale vada perso (da notare che la caratteristica Revisioni ha effetto soltanto sul documento attivo e non su altri documenti eventualmente aperti). Per attivare Revisioni, fare clic sul pulsante Revisioni, nel gruppo Rilevamento modifiche sulla scheda Revisione. Modificare il testo come in qualunque altra circostanza. SUGGERIMENTO Per vedere se la caratteristica Revisioni attivata quando si utilizza una

scheda diversa da Revisione, fare clic destro sulla barra di stato e poi clic su Revisioni nel men Personalizza barra di stato. Word aggiunge un pulsante revisioni alla barra di stato.

6.2 RILEVARE E GESTIRE LE REVISIONI AI DOCUMENTI

Per impostazione predefinita, le revisioni appaiono nel documento in un colore diverso dal testo originale. Inserimenti e cancellazioni vengono immessi nel testo nel colore assegnato e sono sottolineati. In visualizzazione Layout di stampa, possibile visualizzare le cancellazioni allinterno di aree commenti invece che nel testo. Basta fare clic sul pulsante Aree

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commenti nel gruppo Rilevamento modifiche sulla scheda Revisione, e poi fare clic su Mostra revisioni nelle aree commenti. In visualizzazione Layout di stampa, le modifiche alla formattazione vengono visualizzate in aree commenti sul margine destro. Tutte le modifiche sono contrassegnate sul margine sinistro da una linea verticale I colori utilizzati per le revisioni vengono controllati dalle impostazione della

SUGGERIMENTO

finestra di dialogo Opzioni rilevamento modifiche, visualizzabile facendo clic sulla freccia Revisioni e clic su Opzioni rilevamento modifiche. Puntando ad una revisione o unarea commenti si pu visualizzare una descrizione comando che indica il nome del revisore che ha apportato una determinata modifica e quando la modifica stata effettuata. Il nome del revisore viene preso dalle informazioni utente archiviate sul computer. Se si utilizza il computer di unaltra persona, possibile cambiare il nome facendo clic sulla freccia Revisioni del gruppo Rilevamento modifiche della scheda Revisione, quindi su Modifica nome utente. Per tenere traccia delle modifiche senza visualizzarle sullo schermo, possibile nascondere le revisioni, facendo clic sulla freccia Commenti finali nel gruppo Rilevamento modifiche e poi, nellelenco, clic su Finale. Per visualizzare nuovamente le revisioni fare clic sulla freccia Commenti finali e clic su Commenti finali. possibile anche visualizzare la versione originale con o senza revisioni. Quanto le revisioni sono visibili, possibile selezionare i tipi di revisione da visualizzare nellelenco Mostra tag nel gruppo Rilevamento modifiche. Si pu, per esempio, scegliere di visualizzare solo i commenti o solo gli inserimento e le cancellazioni. Attraverso questo elenco possibile anche visualizzare o nascondere le revisioni di revisori specifici. possibile spostarsi avanti o indietro da un indicatore di revisione o commento a un altro facendo clic sui pulsanti Successivo o Precedente nel gruppo Revisioni. possibile incorporare una revisione evidenziata nel documento e spostarsi alla revisione successiva facendo clic sul pulsante Accetta nel gruppo Revisioni. Fare clic sul pulsante Rifiuta per rimuove la revisione evidenziata, ripristinare il testo originale e spostarsi alla revisione successiva. Si possono accettare o rifiutare modifiche evidenziando il testo contenente le modifiche da elaborare o poi facendo clic sul pulsante Accetta o Rifiuta. possibile inoltre accettare o rifiutare solo certi tipi di modifiche o modifiche di revisori specifici. Fare clic sulla freccia Accetta o Rifiuta e clic su Accetta tutte le revisioni visualizzate o Rifiuta tutte le revisioni visualizzate.

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7. CONCLUSIONI
Lelaboratosiponevacomeobiettivoquellodicostituireunaguidapraticaedallostessotempocompleta allutilizzo di MS Office Word 2007 per la creazione e la formattazione di documenti, rivolta a studenti universitarigiespertinellusodelsoftware.Hocercatoatalfinediadattareleinformazionireperibilidalle guideufficiali,selezionandoquelledimaggiorinteresseperidestinatarideldocumento. Lesigenza pratica di realizzare un documento non troppo lungo mi ha imposto di concentrarmi solo sui temicentrali.Lasceltadiqualiargomentitrattarestatadettataprincipalmentedallesperienzapersonale delledifficoltchequotidianamentesiincontranonelformattareunatesidilaurea,unarelazionetecnicao pisemplicementeunresocontodiqualchepagina. lecito aspettarsi che uno studente universitario conosca bene i principi base della formattazione. Effettivamente molti studenti li conoscono, in pochi per li utilizzano quotidianamente per produrre documenti.Cicheostacolalusocorrettodiquestistrumentiforselaconvinzionechesoffermarsisulla forma, in fase di stesura della bozza, sia un lavoro prematuro ed inutile, perch il documento andr certamente rivisto in futuro; labitudine, poi, spinge ad applicare le caratteristiche di formattazione singolarmente in modo diretto. ancora troppo diffusa la convinzione che realizzare un documento utilizzando gli stili sia cosa complessa, che richiede tempi di apprendimento. proprio per risparmiare tempo invece che necessario abituarsi a seguire sempre le buone prassi di formattazione. Il tempo sprecatoinfattipereffettuaremodificheaduntestoformattatoapplicandodirettamentecaratteristichedi carattereeparagrafosicuramentesuperioreaipochiminutiimpiegatiperconoscereglistrumentidibase perunacorrettaformattazione. Talvolta(nonsempre)ancheformattandosingolarmenteciascunarigapossibileottenereundocumento che una volta stampato risulter identico a quello realizzato formattando in modo coeso e coerente; dal punto di vista della formattazione sar per sempre un documento statico, non facilmente modificabile. Peresempiosarsufficienteunaminimamodifica,comeunrigaditestodaaggiungere,perfarsaltareore dilavoropassateaverificarechelepaginesiinterrompesseronelmododesiderato. Il concetto che emerge a conclusione di questo lavoro proprio che a parit di risultato estetico decisamente conveniente conoscere bene e sfruttare le potenzialit che Word offre. Utilizzando gli strumenti di formattazione a disposizione si possono ottenere risultati quasi sempre migliori con un notevolerisparmioditempo. Lultimo capitolo di questo documento invece dedicato ad un aspetto particolarmente interessante: gestire la necessit che pi persone realizzino e rivedano uno stesso documento. Anche per quanto riguarda questo aspetto la conoscenza delle nuove caratteristiche integrate nella versione Word 2007 agevolaloscambiodiinformazionielacorrezionedeitesti. La guida non esaustiva di tutti gli strumenti e le funzionalit che Word offre. Allo stesso tempo il suo valore aggiunto sta nel carattere sintetico e scorrevole. La corretta e puntuale citazione delle fonti (che sfruttaappuntocaratteristichediformattazionediverse)permetter,achifosseinteressatooneavessela concretanecessit,diapprofondirelaricercaconcentrandosisuparticolarifunzionalitdiWord2007osu dettaglicheseillustratiinmodocompletoavrebberocertamenteappesantitoildocumento. 32

BIBLIOGRAFIAESITOGRAFIA
[1]PreppernauJ.,CoxJ.,MicrosoftOfficeWord2007PassoperPasso,1ed.,MondadoriInformatica,2007 [2]GuidadiMicrosoftOfficeWord [3] Sito del corso di Fondamenti di Comunicazione Tecnica, consultato il 12/09/2009, accessibile al link http://filer.amm.unibs.it/content/dav/unibs/ing/vavilla/Pub/FCT_2008_09/Index.htm

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