Guia Sivica

SUPERINTENDENCIA DEL SUBSIDIO FAMILIAR GUIA DE INSPECCION PARA LA VIGILANCIA Y CONTROL A LAS CAJAS DE COMPENSACIN FAMILIAR
GUIA DE INSPECCION PARA LA VIGILANCIA Y CONTROL A LAS CAJAS DE COMPENSACIN FAMILIAR
FLOR MODESTA GNECCO ARREGOCES Superintendente del Subsidio Familiar NELSON MIGUEL JAIME OLAYA Secretario General
UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA JAIME ALBERTO LEAL AFANADOR RECTOR MARIBEL CORDOBA GUERRERO Secretaria General LEONARDO SANCHEZ TORRES Jefe Oficina Jurdica y de Contratacin CONSULTORES: Mario Arteaga Gonzlez Fernando Rabeya Crdenas Jess Mara Vargas Cadena ngela Mara Varela
GUA DE INSPECCION PARA LA VIGILANCIA Y CONTROL A LAS CAJAS DE COMPENSACIN FAMILIAR
CCF
PLAN DE MEJORAMIENTO
R E C O M E N D A C I O N E S
S I V I C A
AMBIENTE ADMINISTRATIVO Y LEGAL DE LAS CCF
AMBIENTE DEL FUNCIONAMIENTO Y GESTIN DE LOS SERVICIOS Y PROYECTOS SOCIALES DE LAS CCF
AMBIENTE DE LA INFORMACIN FINANCIERA Y CONTABLE DE LAS CCF
D. LEGAL SSF
I N F O R M E
SSF
A C C I O N E S
Seguimiento al plan y medidas
Medidas cautelares o Sanciones
TABLA DE CONTENIDO Pgina Introduccin Captulo I. Parte General 1. Modelo de Inspeccin de la Superintendencia del Subsidio Familiar, SIVICA. 2. Objetivos de la gua. 3. Marco Legal. 4. El Sistema del Subsidio Familiar 5. Entidades Objeto de Inspeccin 6. Distribucin del 4% 7. Glosario 7.1 Definiciones aplicables al subsidio Familiar 7.2 Definiciones tcnicas usadas en la Gua 7.3 Significado de trminos usados en la gua de acuerdo al diccionario de la Real Academia Espaola 7.4 Trminos y definiciones usados en Auditora 8. Principios del Auditor 9. Principios de la Auditora 10. Personalidades del Auditado 11. Gestin de un programa de auditora 12. Mapa de Riesgos 12.1 Mapa de Riesgos Servicios Sociales 13. Comit de Visitas 14. Las actividades de la visita de auditora 14.1 Desarrollo de la visita 14.2 Instalacin de la visita 14.3 Presentacin y direccionamiento estratgico y Gestin de la revisora fiscal 14.4 Direccin Administrativa 14.5 Auditora Interna 14.6 Revisora Fiscal 14.7 Recibo y anlisis de la documentacin solicitada 15. Papeles de trabajo 15.1 Contenidos de los papeles de trabajo 4 12 13 13 16 19 23 23 30 30 49 50 52 53 53 54 57 58 59 60 67 68 69 69 70 72 73 75 75
Captulo II. Parte Especial 16. Gua para el Modulo Inspeccin Administrativo y Legal 16.1 Las normas jurdicas 16.2 Planeacin de la visita 16.3 Solicitud de informacin y/o documentacin a la caja a visitar 14.4 Organizacin de las CCF objeto de inspeccin legal 16.5 Lista de chequeo 16.6 Hoja de ayuda de trabajo in situ 17. Gua para el Mdulo de inspeccin a la gestin de los servicios sociales e inversiones. 17.1 Evolucin de los Servicios Sociales 17.2 Servicios Sociales 17.3 Divulgacin y Promocin de los Servicios Sociales 17.4 Indicadores de riesgos de los servicios sociales 17.4.1 Variables de cobertura, focalizacin y oferta de servicios 17.4.2 Variables para fondos 17.4.3 Riesgos legales 17.4.4 Riesgos de inversin 17.5 Evaluacin de los servicios sociales 17.5.1 Salud y Nutricin 17.5.2 Educacin formal 17.5.3 Educacin no formal 17.5.4 Bibliotecas 17.5.5 Mercadeo 17.5.6 Vivienda 17.5.7 Recreacin, Turismo y Deporte 17.5.8 Crditos 17.5.9 Programas Especiales 17.5.10 Sistema Financiero 17.5.11 Lista de chequeo 17.5.12 Hoja de ayuda trabajo in situ 18. Proyectos e Inversiones 18.1 Alcance de las pruebas 18.2 Anlisis de informacin 18.3 Validacin de la programacin del proyecto 5
Pgina 78 80 83 87 88 90 99 105 108 111 112 113 114 114 118 120 120 123 123 126 129 132 133 135 138 142 147 153 154 155 155 155 156 158
18.4 Valoracin de los costos 18.5 Vulnerabilidad 18.6 Aspecto legal de los proyectos 18.7 Verificacin del impacto del FOVIS 18.8 Verificacin de convenios de cooperacin internacional 18.9 Cumplimiento proyectos de inversiones 18.10 Verificacin financiera de los proyectos 18.11 Verificacin de la conveniencia del proyecto 18.12Verificacin proyectos de autorizacin general 18.13 Proyectos de autorizacin previa 19. Gua para el Mdulo de Inspeccin Financiera Contable 19.1 Normas de contabilidad generalmente aceptadas en Colombia 19.2 La gestin financiera 19.3 Decreto 2649 de 1993 19.4 Anlisis de informacin 19.5 Principales polticas en materia contable 19.6 Normas internacionales de contabilidad y de informacin financiera (NIC-NIIF) 19.7 Clasificacin de la auditora desde el punto de vista de la contadura pblica 19.8 Planeacin de la auditora y etapas para su desarrollo 19.9 Verificacin de informacin 19.10 Mtodo para realizar diagnstico rea financiera contable 19.10.1 Conocimientos de aspectos generales 19.10.2 Programa en Excel para realizar anlisis financiero 19.10.3 Software y licenciamiento contable 19.10.4 Libros oficiales 19.10.5 Clasificacin de ingresos y egresos 19.10.6 El clculo de ingresos 19.10.7 Estados financieros 19.10.8 Estados de prdidas y ganancias por servicios 19.10.9 Tesorera 19.10.10 Conciliaciones bancarias 19.10.11 Deudores 6
Pgina 158 158 159 160 161 161 162 163 164 164 166 168 168 169 169 170 170 171 172 172 174 174 179 182 183 183 185 186 188 192 193 193
19.10.12 Gastos administrativos e indirectos 19.10.13 Anlisis financiero 19.10.14 Las razones financieras 19.10.15 Las razones de liquidez 19.10.16 Las razones de endeudamiento 19.10.17 Mapa de riegos situacin financiera 19.10.17.1 Significado del indicador del riesgo 19.10.17.2 Ejecucin de inversiones v.s. lmite mximo 19.11 Revisor Fiscal 19.12 Auditora interna 19.12.1 Cuestionario para la evaluacin del sistema de Control Interno 19.12.2 Lista de chequeo 20. Modulo de apoyo de estadstica 20.1 Estadsticas poblacionales 20.2 Nmero de trabajadores afiliados 20.3 Variables trazadoras del Sistema del Subsidio Familiar 20.4 Definicin de las Variables 21. Modulo de apoyo de anlisis de tecnologa 21.1 Objetivo general 21.2 Objetivos especficos 21.3 Desarrollo de la visita 22. Informe de Visita 22.1 Generalidades del informe de visita 22.2 Aspectos de ley 22.3 Modelo para presentar los informes de visita 22.4 Los expedientes 22.5 Referencia papel de trabajo 22.6 Oportunidades de mejora Anexos Matriz de normas jurdicas de la Superintendencia del Subsidio Familiar
Pgina 194 195 197 198 200 202 202 203 204 206 206 210 214 214 214 215 217 224 224 224 225 227 227 228 229 232 233 234 237
MISION La razn de ser de la Superintendencia del Subsidio Familiar, es garantizar mediante sus funciones de inspeccin, vigilancia y control, el eficaz funcionamiento de las Cajas de Compensacin Familiar, acorde con la Ley y normas vigentes, la ampliacin de su cobertura y la calidad de los servicios que prestan, en especial a la poblacin de medianos y bajos ingresos, en aplicacin de los principios de universalidad y solidaridad.
VISION
La Superintendencia del Subsidio Familiar, en 10 aos tendr un posicionamiento en tecnologa y atencin al usuario, logrando un alto impacto social a travs de sus funciones de inspeccin, vigilancia y control a las entidades encargadas de recaudar los aportes y pagar las asignaciones del subsidio familiar.
POLITICA DE CALIDAD
La Superintendencia del Subsidio Familiar en cabeza de la alta direccin, se encuentra comprometida con el desarrollo, modernizacin y mejoramiento continuo del Sistema Integrado de Gestin; enmarcado bajo los lineamientos de los planes de gobierno e institucionales, contando con personal capacitado en desarrollar nuestra funcin de Inspeccin, Vigilancia y Control y enfocado a satisfacer los requisitos de nuestros clientes.
INTRODUCCION En el ao 2007, con el propsito de conocer la situacin actual en ese momento, la Superintendente solicit a sus inmediatos colaboradores realizar un diagnostico de gestin y se afirm que Actualmente la Superintendencia ha logrado avances significativos en sus funciones de Inspeccin, Vigilancia y Control. Para continuar con este fortalecimiento se requiere que los actores principales, sus funcionarios, den a conocer los problemas o situaciones que no permiten hacer de esta entidad una Superintendencia ms vigorosa y que sirva entre otros de rgano consultor del Gobierno Nacional. A partir del reto de vigorizar la gestin de la Entidad adelanta nuevos proyectos cuyo objetivo se concentra en el mejoramiento continuo y fortalecimiento de su PROCESO MISIONAL de Inspeccin, Vigilancia y Control (IVC). Partiendo de un estudio de reestructuracin, el cual qued documentado durante el ao 20051, all se estableci que las competencias de la Superintendencia se podran definirse, as: Inspeccin. Facultad de auditora que tiene la Superintendencia del Subsidio Familiar y que le permite visitar y explorar las entidades por medio de sus funcionarios o mediante auditores externos, con el fin de obtener un contacto directo con los actores y los acontecimientos, y recabar de fuentes primarias la informacin necesaria mediante los mtodos, tcnicas, y normas de auditoria generalmente aceptados. Toda inspeccin deber estar orientada por un Mapa de Riesgos y un Plan General de Visitas - PLAV. Ante casos concretos, inspeccin es tambin la capacidad de exigir documentos e informaciones especficas, pedir explicaciones y practicar pruebas. Vigilancia. Se define como el proceso de seguimiento y monitoreo de las entidades que recaudan y/o pagan el Subsidio Familiar y prestan los Servicios Sociales; para tal
Las definiciones son tomadas de las consultoras contratadas con Ivn Jaramillo. Vase el estudio realizado por Bitrn & Asociados, ESAP, Econometra S.A., denominado Evaluacin y Reestructuracin de los Procesos, Estrategias y Organismos Pblicos y Privados Encargados de Adelantar las Funciones de Inspeccin, Vigilancia y Control del sistema, Informe final.
efecto se debern determinar los factores claves que determinan el xito de la gestin de estas entidades y construir indicadores de cobertura, calidad y eficiencia que sean alimentados por los sistemas de informacin y que se puedan confrontar contra estndares o normas de referencia para conocer el grado de adecuacin a lo deseable o poder medir el riesgo de no conseguir los resultados esperados. Control. El control podr ser preventivo, promocional y correctivo. El control preventivo: es la facultad de la Superintendencia del Subsidio Familiar para asistir tcnicamente a las entidades vigiladas evaluar sus sistemas de control interno, su estructura financiera, desarrollar un sistema de alertas tempranas, hacer recomendaciones y capacitar a sus organismos bajo control o tomar medidas especiales. El control promocional: es la capacidad que tiene la Superintendencia para calificar el grado de calidad y sostenibilidad financiera que poseen las entidades de prestacin de servicios y de publicar esos resultados para estimular a las buenas entidades e instrumentar tcnicamente la libre eleccin de los usuarios. El control correctivo: es la facultad que posee la Superintendencia de sancionar a las entidades y a los funcionarios por las malas prcticas en la administracin y en la prestacin de los servicios sociales y de exigir en consecuencia modificaciones en los comportamientos, procedimientos y resultados. La Superintendencia de Subsidio Familiar fij como meta la implementacin de un sistema para evaluar la gestin y resultados de las Cajas de Compensacin familiar, denominado SIVICA. Modelo sistmico, basado en procesos y procedimientos integrados al Sistema de Gestin Calidad y prev al futuro aplicar herramientas de captura de informacin de manera automatizada de datos e informacin estadstica y Financiera. La presente gua se orienta a la gestin de INSPECCIN, de all que el antecedente y norma interna orientadora es la establecida por la SSF, durante el ao 2000, ms concretamente, la Resolucin 4002. Los directivos y funcionarios de la Entidad durante el 2005, divulgaron un documento que recogi el sentir institucional respecto al tema y lo denominado Aspectos
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Norma de la SSF, mediante la cual se reglamenta el procedimiento de visitas en las CCF.
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sustanciales de las visitas, material, que al igual que otros, se valorar y considerar en la construccin de la presente gua. Durante el ao 2007 y 2008, se concret un manual mediante el cual se establece una metodologa de vigilancia para monitorear el manejo de los recursos del rgimen subsidiado y contributivo en salud que administran las cajas de compensacin familiar. Dentro de la estrategia de calidad, en los mismos aos, la direccin, junto con la participacin de los funcionarios, define de manera clara el macroproceso de Inspeccin, Vigilancia y Control (IVC). ste se caracteriza por ser una herramienta fundamental para cumplir con el objeto misional de la Superintendencia, recogiendo la funcin sealada en las normas que otorgaron la facultad de ejercer inspeccin a la gestin, actuacin, operacin y actos de las cajas en lo pertinente al manejo de los fondos del subsidio familiar y los de Ley. El recurso humano no fue ajeno a la estrategia, de tal suerte, se capacit en temas y tcnicas de auditora, control y revisora. Recibieron capacitacin en la Universidad Piloto de Colombia durante los aos 2007 y 2008. Las diferentes tcnicas enseadas se pueden consultar en las memorias facilitadas por la entidad capacitadora, las cuales reposan en la oficina de recursos humanos. Para continuar dentro de una estrategia de mejora continua se concibe la herramienta o Gua SIVICA, que se estructura en captulos; I: Marco General y II: Marco Especfico y III: Elaboracin de informe. Adicionalmente se diseo material de ayuda que se incorpor dentro de los mdulos de inspeccin.
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CAPITULO I PARTE GENERAL3
3 Dentro de las diferentes citas se toma como fuente de referencia diferentes estudios contratados por la SSF, verbigracia estudios de reestructuracin preparados en el ao 2006 y siguientes, memorias de los diplomados realizados en la Universidad Piloto de Colombia en los aos 2007 y 2008.
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1. MODELO DE INSPECCIN DE LA SUPERINTENDENCIA DEL SUBSIDIO FAMILIAR SIVICA La gua de inspeccin, como herramienta de auditora, apoya a los funcionarios o personal externo contratado por la Superintendencia de Subsidio Familiar (SSF) en las acciones de planear, ejecutar y elaborar el informe de visitas. Estos pasos orientan principalmente la gestin de INSPECCIN. La gua sirve como material de capacitacin para los futuros funcionarios y auditores que vincule o contrate la entidad. No obstante, el mayor reto est en cabeza de recurso humano de la SSF, quienes debern apropiarla, actualizarla y mejorarla.
Gua de Inspeccin para la Vigilancia y Control a las cajas de Compensacin Familiar (SIVICA).
2. OBJETIVO DE LA GUIA Dotar a la Superintendencia del Subsidio Familiar de una Gua de Inspeccin para la Vigilancia y Control a las cajas de Compensacin Familiar (SIVICA), aplicando el mtodo del Sistema de Gestin de la Calidad, PLANEAR, HACER, VERIFICAR Y ACTUAR (ciclo PHVA). Documento dinmico, actualizado, gil y sencillo, para cumplir de una forma eficaz, eficiente y efectiva con el objeto misional de la Entidad. Estandarizar los procedimientos de visita (auditora) en sus diferentes campos de aplicacin en las cajas (procesos de gestin legal, administrativa, financieros, contables, servicios sociales, estadstica, fondos de Ley, inversiones e informtica etc.).
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SIVICA se desarrolla a partir de leyes, decretos, resoluciones, circulares, procesos, procedimientos, guas y/o manuales que soportan tcnicamente el cumplimiento de las funciones misionales de la entidad en el campo de la auditoria o evaluacin de inspeccin. Los siguientes ambientes se encuentran en todas las Cajas de Compensacin Familiar y junto a ellos existen ambientes de apoyo basado en ayudas tecnolgicas, de calidad, administrativo, control etc.
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Aspectos administrativos y legales de las cajas de compensacin familiar: Concentrando la atencin a la adecuacin legal y administrativa que tengan los procesos y actividades de las cajas de compensacin familiar como empresas privadas sin nimo de lucro que administran los aportes bajo los principios de solidaridad coadyuvando al desarrollo eficiente de la poltica social del gobierno.
AMBIENTE ADMINISTRATIVO Y LEGAL DE LAS CCF
AMBIENTE DEL FUNCIONAMIENTO Y GESTIN DE LOS SERVICIOS Y PROYECTOS SOCIALES DE LAS CCF
Funcionamiento y gestin de los servicios y proyectos sociales de las cajas de compensacin familiar: Prestacin de los programas y servicios que desarrollan las cajas de compensacin familiar para determinar que estos correspondan a las necesidades de su poblacin objeto y las del pas, dentro de unas poltica y criterios tcnicos establecidos para su funcionamiento por las normas y directrices impartidas por el Gobierno Nacional. Se incluye la administracin de los fondos de Ley.
AMBIENTE DE LA INFORMACIN FINANCIERA Y CONTABLE DE LAS CCF
Informacin financiera y contable de las cajas de compensacin familiar: Desarrollo de los aspectos, administrativos, financieros, contables, de riesgo y solvencia de las cajas de compensacin familiar.
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Los anteriores ambientes de la gestin de una caja, se articulan sistmicamente en lo legal, administrativo, financiero, contable, servicios sociales, estadstica, fondos de Ley e inversiones, y temas de apoyo como la informtica. Con el modelo se espera generar informes objetivos, claros, precisos y de fcil interpretacin, que coadyuven al mejoramiento continuo del sistema, el bienestar de los afiliados, beneficiaros y Cajas de Compensacin Familiar (CCF).
3. MARCO LEGAL El desarrollo legal de la Superintendencia del Subsidio Familiar se inicia en el ao de 1981 con su creacin y adscripcin al Ministerio de Trabajo y Seguridad Social por la Ley 25 de 1981. Esta norma defini a la Superintendencia del Subsidio Familiar, como unidad administrativa especial, esto es, con personera jurdica y patrimonio autnomo, cuya organizacin y funcionamiento se someten a las normas de la misma. La personera jurdica y el patrimonio autnomo determinado para la entidad4. La Ley 25 de 1981, seal que le corresponde a la Superintendencia del Subsidio Familiar ejercer la inspeccin y vigilancia de las entidades encargadas de recaudar los aportes y pagar las asignaciones del Subsidio Familiar, con el propsito de que en su constitucin y funcionamiento se ajusten a las leyes, los decretos y a los mismos estatutos internos de la entidad vigilada. La Estructura de la Superintendencia del Subsidio Familiar establecida en la Ley 25 de 1981, le sealaba una organizacin interna misional bsica conformada por la Divisin de Estudio y Control Legal y la Divisin de Inspeccin y Vigilancia.
4 Fueron declarados inexequibles acorde a las Sentencias de la Corte Suprema de Justicia Nos. 35 del 27 de mayo y 69 del 2 de septiembre de 1982.
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La Superintendencia del Subsidio Familiar (SSF) se reestructura en el marco del Decreto 2150 de 19925. La estructura contenida en el Decreto Ley 2150 (vigente en la actualidad), le seala una organizacin interna misional a la Superintendencia del Subsidio Familiar conformada por el Despacho del Superintendente y las Divisiones Legal, Financiera Contable, de Servicios Sociales y Operativa. La Ley 789 de diciembre 27 de 2002, se dict normas para apoyar el empleo y ampliar la proteccin social. Esta Ley no modific la estructura misional de la SSF, pero si ampli la funcin de vigilancia del Sistema de Subsidio Familiar y de los Servicios Sociales, a los de Proteccin Social, sealando en el artculo 20 que por regla general y de acuerdo con la normatividad vigente, las Cajas de Compensacin Familiar estn sujetas a la inspeccin, vigilancia y control de la Superintendencia de Subsidio Familiar, pues es esta entidad la que tiene la competencia general para ejercer dicha vigilancia sobre los recursos por ellas administrados. La Ley 789 de 2002 artculo 20, define los principios, parmetros y lmites de la inspeccin, vigilancia y control, a saber: Las autorizaciones que corresponde expedir a las autoridades de inspeccin, vigilancia y control, se deben definir sobre los principios de celeridad, transparencia y oportunidad. Cuando se trate de actividades o programas que demanden de autorizaciones de autoridades pblicas, se entiende como responsabilidad de la respectiva Caja a travs de la cual se realiza la operacin, la consecucin de los permisos, licencias o autorizaciones siendo funcin de la autoridad de control, verificar el cumplimiento de los porcentajes de ley. Las autorizaciones a las Cajas se regularn conforme a los regmenes de autorizacin general o particular que se expidan al efecto. El control se ejercer de forma posterior, sin perjuicio de las funciones de inspeccin y vigilancia6.
5 Expedido al amparo del artculo 20 transitorio de la constitucin poltica de 1991.
Documento relacionado con las funciones de inspeccin, vigilancia y control sobre las cajas de compensacin familiar, preparado por Jorge Enrique Ibez Najar, Asesor Jurdico. 17
El desarrollo histrico y normativo de la SSF refleja un mayor numero de actividades asignadas a su competencia. La ampliacin de su objeto de vigilancia respecto del Subsidio Familiar a los servicios sociales y de estos a la adicin de los servicios sociales de la Proteccin Social. La Ley 789 dem, hace ms ardua la labor de IVC al ampliar el marco de accin de las cajas de compensacin familiar, facultndolas para realizar: Actividades relacionadas con sus servicios, la proteccin y la seguridad social directamente, o mediante alianzas estratgicas con otras Cajas de Compensacin o a travs de entidades especializadas pblicas o privadas. Invertir en los regmenes de salud, riesgos profesionales y pensiones, conforme a las reglas del Sector Financiero Participar, asociarse e invertir en el sistema financiero a travs de bancos, cooperativas financieras, compaas de financiamiento comercial y organizaciones no gubernamentales cuya actividad principal sea la operacin de microcrdito. Asociarse, invertir o constituir personas jurdicas para la realizacin de cualquier actividad que desarrolle su objeto social, en la cual tambin podrn vincularse los trabajadores afiliados. Administrar programas de subsidio en dinero, recreacin social, deportes, turismo, centros recreativos, centros vacacionales, cultura, museos, bibliotecas, teatros, VIS, crditos, jardines sociales, atencin a niez entre los 0 y 6 aos, educacin capacitacin, tercera edad, nutricin materno infantil, jornada escolar complementarias. Desarrollar una base de datos histrica con el registro de los trabajadores que han sido beneficiarios de las prestaciones dentro del programa de desempleo de sus trabajadores beneficiarios Administrar directamente o a travs de convenios o alianzas estratgicas el programa de microcrdito para la pequea y mediana empresa y la microempresa. Desarrollar un sistema de informacin de los beneficiarios de las prestaciones dentro del programa de desempleo de sus trabajadores beneficiarios.
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Realizar actividades de mercadeo, incluyendo la administracin de farmacias, con independencia financiera y contable, sin comprometer en la operacin o expansin recursos del 4%. Constituir e invertir en fondos de capital de riesgo, as como cualquier otro instrumento financiero para el emprendimiento de microcrdito, de acuerdo con las determinaciones del Gobierno Nacional.
4. EL SISTEMA DEL SUBSIDIO FAMILIAR El Subsidio Familiar en Colombia como prestacin nueva y con este nombre, apareci el 22 de febrero de 1949 con la convencin colectiva suscrita entre la Empresa Ferrocarril de Antioquia y sus trabajadores. El Sistema de Subsidio Familiar en Colombia7 se inicia en 1949 como prestacin extralegal. En el ao 1954 por voluntad de algunos empleadores pertenecientes a la Asociacin Nacional de Industriales ANDI, y a solicitud de los trabajadores, coadyuvada por ideas similares surgidas en Francia a finales del siglo anterior se crea la Caja de Compensacin Familiar de Antioquia COMFAMA y otras cajas. El desarrollo normativo del Subsidio Familiar se seala en el Decreto Extraordinario 180 del 1 de Febrero de 19568, por el cual se estimula la implantacin en el pas del Subsidio Familiar. El Decreto Extraordinario 180 de 1956 expres el carcter de prestacin del subsidio familiar al sealar que no es salario ni se computa como factor salarial en ningn caso. Por su parte el Decreto 118 del 21 de junio de 1957, estableci la
Apartes y adaptacin de documento elaborado por funcionarios de la Superintendencia de Subsidio Familiar en el 2002.
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Sin embargo, slo un cuarto de siglo despus es creada la Superintendencia del Subsidio Familiar, aunque es conveniente explicitar que algunas entidades haban ejercido su vigilancia, como fue el caso de la Superintendencia Nacional de Cooperativas, en cuya naturaleza y funciones establecidas en el Decreto 3134 de 1968, se sealaban las de ejercer inspeccin y vigilancia de las Cajas de Compensacin Familiar, entre otros sujetos de vigilancia.
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obligatoriedad del subsidio familiar9 y facult a los empleadores para constituir Cajas de Compensacin Familiar. El desarrollo legislativo del Subsidio y de las Cajas de Compensacin Familiar es bastante prolijo en los aos siguientes. En 1957, por medio del Decreto Extraordinario 118, se establece el Subsidio Familiar, como una obligacin legal para todas las empresas con un capital mayor a $100.000 y un nmero de trabajadores no inferior a 20. Con el Decreto 3151 de 1962, surge la posibilidad de que las Cajas creadas suministraran adems de dinero, servicios sociales a las empresas afiliadas, obligacin que se consolida con la expedicin de la Ley 56 de 1973, con la cual se da un vuelco al Sistema y se ampla la cobertura del Subsidio Familiar. Ante el crecimiento inusitado del Sistema y la necesidad que los beneficios llegaran verdaderamente a todos los trabajadores de medianos y bajos ingresos, se crea la Superintendencia del Subsidio Familiar, mediante la Ley 25 del 24 de febrero de 1981, adscrita al Ministerio del Trabajo, reestructurada posteriormente de acuerdo al Decreto Ley 2150 del 30 de diciembre de 199210. De acuerdo con lo establecido por el artculo 1 de la Ley 21 de 1982 el Subsidio Familiar se constituye en una prestacin social pagadera en dinero, especie y servicios a los trabajadores de medianos y menores ingresos, en proporcin al nmero de personas a cargo, y su objetivo fundamental consiste en el alivio de las cargas econmicas que representa el sostenimiento de la familia como ncleo bsico de la sociedad. De la reforma constitucional de 1991 surgi la necesidad de orientar el pas hacia la concepcin de un Estado Social de Derecho, moderno que fomentara la solidaridad y sobre todo que lograra que los planes y programas sociales para beneficio de la comunidad en general, se adelantaran teniendo en cuenta los principios de igualdad, moralidad, eficacia, celeridad, imparcialidad y publicidad. La evolucin que ha tenido el Subsidio Familiar y las Cajas de Compensacin Familiar puede ubicarse en cuatro etapas de acuerdo con las transformaciones que se han implementado: Primera, el subsidio familiar pas de ser una ayuda voluntaria a una obligacin institucional. Segunda, las cajas pasaron de ser simples intermediadoras
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Asocajas Textos Normativos sobre el Subsidio en Colombia, pp: 75 y ss. Superintendencia del Subsidio Familiar (2002). Manual de Induccin. Pg. 1
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entre los empleadores y los trabajadores a ser redistribuidoras regulares de los recursos. Tercera, de un simple subsidio en dinero se pas al sistema integral de distribucin de subsidios en dinero, en especie y en servicios. Y, cuarta, de una cobertura limitada a los trabajadores de los empleadores que cotizaban a las cajas se pas a una universalizacin de los servicios para toda la sociedad11. Bajo esta estructura normativa, el Sistema del Subsidio Familiar est integrado por los organismos que desarrollan su accin en torno al objetivo que cumple esta prestacin social, como lo son: El Consejo Superior del Subsidio Familiar (creado por la Ley 21 de 1982), el Consejo Asesor de la Superintendencia del Subsidio Familiar (Decreto Ley 2150 de 1992), la Superintendencia del Subsidio Familiar y las Cajas de Compensacin Familiar. En donde las Cajas de Compensacin Familiar, constituan un elemento esencial de proteccin y solidaridad para los trabajadores ms pobres del sector formal de la economa nacional. Con estos antecedentes el entonces Ministro de Trabajo, Juan Luis Londoo, emprendi la reforma que denomin Proyectos para un Sistema de Proteccin Social en Colombia que se concret en la Ley 789 de 2002, entre otras. En su presentacin de los resultados de la reforma a la empleabilidad calificaba como sombrilla de proteccin social todo lo concerniente al Sistema de Subsidio Familiar. La nueva Ley introduce cambios sustanciales en la visin del Subsidio Familiar, y en sus relaciones con el conjunto del Sistema de Proteccin Social, incorporando a la poblacin no trabajadora a los beneficios, especficamente aquellos a cargo de las Cajas de Compensacin Familiar en materia de servicios sociales, que antes slo eran privilegio de la poblacin trabajadora.
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1999.
El Subsidio Familiar. Archivo en medio magntico. Superintendencia del Subsidio Familiar, agosto de
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Estructura del Sistema del Subsidio Familiar
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5. ENTIDADES OBJETO DE INSPECCIN Las Entidades objeto de inspeccin, en principio, son las cajas de compensacin familiar. Estas entidades son personas jurdicas de derecho privado sin nimo de lucro, organizadas como corporaciones en la forma prevista en el cdigo civil, cumplen funciones de seguridad social y se hayan sometidas al control y vigilancia del Estado en la forma establecida por la Ley 21 de 198212, su principal funcin es la de redistribuir una parte del ingreso de toda la fuerza de trabajo entre los trabajadores de menores ingresos. Igualmente, de acuerdo con al Artculo 3 de del Decreto 2150 de 199213, le corresponde a la Superintendencia de Subsidio Familiar la vigilancia e inspeccin de las siguientes instituciones: Las Cajas de Compensacin Familiar, las dems entidades recaudadoras y pagadoras del subsidio familiar, en cuanto al cumplimiento de este servicio y las entidades que constituyan o administren una o varias de las entidades sometidas a su vigilancia, siempre que comprometan fondos del subsidio familiar.
6. DISTRIBUCIN DEL 4% Los parafiscales son los aportes que hacen los empleadores al sostenimiento del Sena, al ICBF y las Cajas de Compensacin Familiar. El empleador debe pagar cada mes cuando paga seguridad social a travs de la PILA, un 9% ms sobre el valor de la nmina mensual (salarios) de sus trabajadores que corresponde al pago de parafiscales. Dicho porcentaje se distribuye as: SENA 2%, ICBF 3% y CAJAS DE COMPENSACIN FAMILIAR 4%. Para el manejo del 4% asignado a las cajas de compensacin familiar, stas deben ajustarse a lo establecido en la Ley, destinar los recursos de manera diferente es una prctica prohibida que tiene implicaciones legales muy serias tanto para la corporacin y los representantes legales.
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Ley 21 de enero 22 de 1982, capitulo v, artculo39. Decreto 2150 de 1992, artculo 3. 23
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Distribucin de aportes del 4%. Artculo 43 Ley 21 de 198214: Los aportes recaudados por las CCF por concepto del subsidio familiar se distribuirn en la siguiente forma: 1. Un 55% para el pago de subsidio familiar en dinero. 2. Hasta un 10% para gastos de instalacin, administracin y funcionamiento. hoy (8%). 3. Hasta un 3% para la construccin de la reserva legal de fcil liquidez dentro de los lmites de que trata la presente Ley. 4. El saldo se apropiar para las obras y programas sociales que emprendan las CCF con el fin de atender el pago del subsidio en servicios o especie, descontados los aportes que seale la ley para el sostenimiento de la SSF. PARAGRAFO 1o. Los rendimientos y productos lquidos de las operaciones que efecten las Cajas de Compensacin Familiar, as como los remanentes presupuestales de cada ejercicio, sern aprobados por el Consejo Directivo, el cual deber destinarlos bien al pago del subsidio en dinero, bien a la realizacin de obras y programas sociales con estricta sujecin a lo establecido en el artculo 62. Vivienda subsidio monetario Artculo 65 Ley 21 de 1982: El cuociente nacional ser el resultado de dividir el total de recaudos para subsidio en las Cajas, por el nmero promedio de personas a cargo durante el ao inmediatamente anterior. El correspondiente a cada Caja resultar de igual operacin respecto de sus recaudos para subsidio y personas a cargo. (Pargrafo 3o). El MinTrabajo y Seguridad Social podr exonerar de esta obligacin cuando, adems de darse especiales circunstancias que as lo justifiquen, los recaudos para subsidio en la respectiva Caja no superen el (15%) de los de la Caja de recaudos ms altos.
(Pargrafo 4o).
LEY 100 DEL 23 DE DICIEMBRE DE 1993: Las C.de C. F. destinarn el 5% de los recaudos del subsidio familiar que administran, para financiar el rgimen de subsidios
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Gestin Financiera Sistema de Subsidio Familiar (Jos Oswaldo Coronado), material del diplomado realizado en la Universidad Piloto de Colombia, 2007 2008. 24
en Salud, salvo aquellas Cajas que obtengan un cuociente superior al 100% del recaudo de subsidio del respectivo ao, las cuales tendrn que destinar un 10%. La aplicacin de este cuociente, para todos sus efectos, se har de acuerdo con lo establecido en el artculo 67 de la Ley 49 de 1990, y a partir del 15 de febrero de cada ao. A partir de la vigencia de la presente Ley, el 55% que las Cajas de Compensacin deben destinar al subsidio en dinero, se calcular sobre el saldo que queda despus de deducir el 10% de gastos de administracin, instalacin y funcionamiento, la transferencia respectiva del fondo de subsidio familiar de vivienda, la reserva legal y el aporte a la Superintendencia del Subsidio Familiar y la contribucin a que hace referencia el presente artculo. Pargrafo artculo 217 ley 100 de 1993). Educacin Decreto 1902 de 1994 artculo 5: Para el cumplimiento de lo dispuesto en el artculo anterior, las C. C. F. destinarn con el carcter de subsidio en especie o en servicios, al menos el 10% del saldo previsto en el numeral 4 del artculo 43 de la Ley 21 de 1982 y dems normas legales vigentes. Los programas de educacin bsica y media sern ejecutados con los recursos previstos en este artculo, en forma directa por la respectiva Caja, mediante convenio con instituciones especializadas o establecimientos educativos con reconocimiento oficial. Pueden estar representados por otorgamiento de becas, cupos gratuitos en establecimientos educativos y programas de educacin bsica y media para adultos. Financiacin vivienda de inters social: Ley 49 del 28 de diciembre de 1990, artculo 67, el cuociente de recaudos correspondiente a cada C.C. F. es el resultado de dividir el monto de recaudos anuales para subsidio por el nmero promedio anual de personas a cargo. El cuociente nacional ser el resultado de dividir el total de recaudos para subsidio en las Cajas por el nmero promedio de las personas a cargo durante el ao inmediatamente anterior. Se entiende por personas a cargo slo aquellas que dan derecho a recibir subsidio familiar en dinero, conforme al artculo 27 de la Ley 21 de 1982 y por las cuales se hayan pagado dicho subsidio dentro del respectivo ejercicio. 25
La Superintendencia del Subsidio Familiar efectuar todos los aos, en enero, con base en los estados financieros y estadsticos de la vigencia anterior, reportados por las Cajas, las certificaciones correspondientes al cuociente nacional, a los cuocientes particulares y a las Cajas obligadas a la transferencia.15 El fondo de vivienda, estar constituido por los aportes y sus rendimientos, que al mismo haga la correspondiente C. de C. F., en los porcentajes que se refieren a continuacin16: b) Cuando el cuociente de recaudos de una Caja resultare igual o superior al (110%), transferir mensualmente al fondo, una suma equivalente al (18%) de los aportes patronales el primer ao de vigencia de esta Ley y (20%) desde el segundo. c) Cuando el cuociente de recaudos para subsidio familiar resultare igual o superior al (100%) e inferior al (110%) la Caja transferir mensualmente al fondo, una suma equivalente al (12%) de los aportes patrones para subsidio. Con los recursos restantes de sus recaudos, no estn obligadas a realizar destinaciones forzosas para planes de vivienda. El (55%) que destinarn al Subsidio Monetario, ser sobre el saldo que queda despus de deducir la transferencia respectiva al FOVIS y el (10%) de los gastos de administracin y funcionamiento. En ningn caso una Caja podr pagar como subsidio en dinero una suma inferior a la que est pagando en el momento de la expedicin de la Ley 49 del 28 de diciembre de 1990. Las CCF que atienden el subsidio familiar en las reas rurales o agroindustriales ubicadas en zona del Plan Nacional de Rehabilitacin, intendencias y comisaras, no estarn obligadas a constituir el FOVIS en la parte correspondiente al recaudo proveniente de dichas reas y adelantarn directamente los programas de vivienda. El artculo 63 de la LEY 633 DE 2000 cre el Fondo Obligatorio para Vivienda de Inters Social, Fovis, estar constituido por los aportes y los rendimientos, que al
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Ley 49 del 28 de diciembre de 1990 Modificado: por ley 633 /2000. Ley 789 de 2002 y 1114 de 2006 26
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mismo haga la correspondiente CCF, los cuales continuarn administrados directamente por las Cajas en forma autnoma en sus etapas de postulacin, calificacin, asignacin y pago, en los porcentajes mnimos que se refieren a continuacin: Para el ao 2002, cuando el cociente particular de recaudo para subsidio familiar de una Caja resultare igual o superior al (110%) del cociente nacional, deber transferir al Fovis una suma que ser del (27%); para aquellas Cajas del mismo cuociente cuyos recaudos por aportes sean inferiores al (20%) de los recaudos de la Caja con mayores aportes, este porcentaje ser del (26%) de los aportes patronales para subsidios. La autoridad de inspeccin y vigilancia determinar el (%) de aporte de cada Caja, de acuerdo con lo dispuesto por este artculo. Para el ao 2002, cuando el cociente particular de recaudo para subsidio resultare igual o superior al (100%), e inferior al (110%), del cuociente nacional, se deba transferir al Fovis una suma que ser del (18%) de los aportes patronales. Para el ao 2002, cuando el cuociente particular de recaudo para subsidio familiar de una Caja resultare igual al (80%) e inferior al (100%) del cociente nacional, deber transferir al Fovis una suma que ser del (12%) de los aportes patronales para subsidios. La autoridad de inspeccin y vigilancia competente determinar el porcentaje de aporte de cada caja, de acuerdo con lo dispuesto por este artculo; Para los aos 1999, 2000, 2001 y 2002, cuando el cuociente particular de una caja resultare inferior al (80%) del cociente nacional, deber transferir al fovis una suma que ser del (5%) de los aportes patronales para subsidios. Las CCF con los recursos restantes de sus recaudos para subsidios no estarn obligadas a realizar destinaciones forzosas para planes de vivienda. El (55%) mnimo, que las cajas destinarn al subsidio monetario, ser calculado sobre el saldo que queda despus de deducir la transferencia respectiva al fovis y las dems obligaciones que determine la ley, as como el (10%) de los gastos de administracin y funcionamiento, la contribucin a la superintendencia del subsidio, segn la legislacin vigente. 27
No estarn obligadas a la destinacin de recursos para el Fovis en el componente de V.I. S., las CCF que operen en las reas que a continuacin se enuncia y respecto de los recaudos provenientes de las mismas: Departamentos de Amazonas, Arauca, Casanare, Caquet, Choc, Guajira, Guaina, Guaviare, Meta, Putumayo, San Andrs y Providencia, Sucre, Vaups, Vichada y la regin de Urab, con excepcin de las ciudades de Riohacha, Sincelejo, Villavicencio, Yopal, y sus respectivas reas de influencia en estas reas; las Cajas podrn adelantar libremente programas de vivienda, incluidos subsidios para los beneficiarios adjudicatarios de los mismos. La autoridad de inspeccin y vigilancia competente evaluar las situaciones de excepcin. La LEY 633 DE 2000 - Jornada Escolar Niez -, establece para la destinacin de los recursos del FOVIS. Los recursos adicionales que se generen respecto de los establecidos con anterioridad a la presente ley se destinarn de la siguiente manera: a) No menos del (50%) para vivienda de inters social; b) El porcentaje restante despus de destinar el anterior, para la Atencin Integral a la Niez de (0) a (6) aos y la Jornada Escolar Complementaria.
(Num. 8. Art. 16 L 789)
Estos recursos podrn ser invertidos directamente en dichos programas abiertos a la comunidad, sin necesidad de trasladarlos al FOVIS. (artculo 64). En aquellos entes territoriales que cuentan con recursos para la cofinanciacin de los Programas de Jornada Escolar y Atencin a los nios de (0) a (6) aos ms pobres, las Cajas podrn establecer convenios y alianzas con los gobiernos respectivos para tal fin. (Pargrafo). El DECRETO 975 DE MARZO DE 2004, reglamenta que las CCF que decidan voluntariamente constituir el FOVIS, se sometern a la reglamentacin de los fondos de que trata este Decreto. (Artculo 56). La SuperSubsidio F. expedir todos los aos, a ms tardar el (31) de enero, las certificaciones correspondientes a los cuocientes nacional y particular y fijar 28
mediante Rresolucin, el porcentaje que le corresponda aportar mensualmente a cada una de las CCF con destino a su Fondo. (Artculo 57). Las Cajas apropiarn, dentro de los primeros (10) das calendario de cada mes, los recursos para sus respectivos FOVIS con destino al Subsidio Familiar de Vivienda, aplicando a los recaudos del mes anterior los porcentajes sealados para cada Caja, segn lo indicado en la Rresolucin de la Superintendencia del Subsidio. Las CCF depositarn a ms tardar el da (12) de cada mes, los aportes del Fondo del Subsidio Familiar de Vivienda, en inversiones lquidas en entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera. La LEY 1114 de diciembre 27 de 2006, modifica el numeral 7 del artculo 16 de la Ley 789 de 2002, de la siguiente manera; mantener para el FOVIS, hasta el 31 de diciembre de 2010, los mismos porcentajes definidos para el ao 2002 por la Superintendencia del Subsidio Familiar, con base en la Ley 633 del ao 2000 de acuerdo con el clculo de cuociente establecido en la Ley 49 de 1990. Descontados los porcentajes del (1%), (2%) y (3%) previsto en el literal d) del artculo 6 de la presente ley para el fomento del empleo. (Artculo 4). Para ejemplarizar, presentamos la siguiente liquidacin Para velar que los recursos sean adecuadamente aplicados, es necesario verificar que la corporacin a auditar efectu correctamente su respectiva liquidacin.
APLICACIN PORCENTAJES DE LEY VIGENTES 2007
INGRESO APORTES 4% / Valor Base 200.000.000
Porcentaje
200.000.000 V/r a Ejecutar 16.000.000 4.000.000 54.000.000 41.000.000 7.000.000 6.000.000 20.000.000 6.000.000 2.000.000 98.000.000 V/r a Ejecutar 16.000.000 4.000.000 10.000.000 3.000.000 5.000.000 2.000.000 10.000.000 6.000.000 2.000.000 152.000.000 83.600.000 68.400.000 6.840.000 61.560.000 10,0 55,0 % 8,0 2,0 5,0 1,5 2,5 1,0 5,0 3,0 1,0
100.000.000 V/r a Ejecutar 8.000.000 2.000.000 5.000.000 1.500.000 2.500.000 1.000.000 5.000.000 3.000.000 1.000.000 76.000.000 41.800.000 34.200.000 3.420.000 30.780.000
GASTOS DE ADMINISTRACIN (2% ) Reducc. de Admn para FONEDE FONDE DE VIVIENDA INTERES SOCIAL a) Apropiacin FOVIS - Vivienda (*) b) Apropiacin FONIEZ - J. ESCOLAR Apropiacin FONEDE - Ley 789 / 02 APROPIACIN SALUD - Ley 100 / 93 APROPIACIN RESERVA LEGAL CONTRIBUC. SUPERSUBSIDIO FLIAR Subtotal - Base para Subsidio Monetario VALOR SUBSIDIO MONETARIO Subtotal Base Subs Educacin. Valor subsidio en Educacin (Ley 115/94) SALDO PARA PROGR/ SERV SOCIALES (*) Vivienda Urbana y Rural.
8,0 2,0 27,0 20,5 3,5 3,0 10,0 3,0 1,0
55,0
53.900.000 44.100.000
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10,0
4.410.000 39.690.000,0
7. GLOSARIOS Conformar un vocabulario para la gua nos permite contar con la definicin o explicacin de aquellos trminos que puedan ofrecer duda en un determinado texto o tema. Es preciso rescatar un glosario de trminos aplicados al subsidio familiar al tema de la gestin administrativa, operativa, financiera y tcnica. Esto permite al visitador de la SSF mayor grado de orientacin frente a los temas objeto de estudio e inspeccin; asegurando su objetividad y seguridad, propiciando conclusiones y/o recomendaciones con mayor claridad. 7.1 DEFICIONES APLICABLES AL SUBSIDIO FAMILIAR
Afiliado. Todo empleador que por cumplir los requisitos establecidos y los respectivos estatutos de la Caja de Compensacin Familiar ,haya sido admitido por su Consejo Directivo o por su Director Administrativo, cuando le haya sido delegada tal facultad. Afiliados a cajas de compensacin familiar. La afiliacin de los trabajadores se entiende con relacin a una determinada caja de compensacin familiar en cuanto el respectivo empleador haya sido aceptado y permanezca vigente su vinculacin por no haber sido objeto de retiro voluntario debidamente aceptado, expulsin o suspensin. La afiliacin de los pensionados permanece vigente des de su aceptacin hasta su retiro voluntario, suspensin o prdida de su calidad por el no pago de los aportes. Afiliados al rgimen del subsidio familiar. Son afiliados al rgimen del subsidio familiar: 1) Los trabajadores de carcter permanente al servicio de los empleadores previstos en los artculos 7o. Y 72 de la ley 21 de1982, desde el momento de su vinculacin y hasta la terminacin de la misma y 2) Los pensionados que se hayan incorporado o que se incorporen en los trminos de la ley 71 de 1988. Afiliados facultativos al rgimen del subsidio familia:. Son las personas que no encontrndose dentro de las categoras anteriores, pueden tener acceso a los servicios sociales de las cajas de compensacin familiar por disposicin de la ley o en desarrollo de convenios celebrados por las mismas. 30
Alto costo: Son los tratamientos y servicios de salud que reciben las personas que padecen enfermedades ruinosas o catastrficas, como VIH SIDA y sus complicaciones, dilisis por insuficiencia renal, trasplantes de rin, mdula sea, entre otros. Asamblea General: Es la conformada por la reunin de los afiliados hbiles o de sus representantes debidamente acreditados. Es la mxima autoridad de las Cajas de compensacin, sus decisiones son obligatorias. Caja de Compensacin Familiar (CCF): Persona jurdica de derecho privado sin nimo de lucro, organizada como corporacin en la forma prevista en el cdigo Civil, cumple funciones de seguridad social y se halla sometida al control y vigilancia del Estado. Cajas de compensacin familiar EPSS: de acuerdo a lo definido en el artculo 27 de la Ley 100 de 1993 y la Ley 1122 de 2007, Las Cajas de Compensacin Familiar podrn administrar directamente el Rgimen Subsidiado, previo cumplimiento de las normas establecidas para tal efecto. Carn de afiliacin. El carn de afiliacin al Rgimen del Subsidio Familiar es un documento que contiene la siguiente informacin: 1) Nombre y domicilio de la respectiva caja, 2.) Nmero de orden y vigencia, 3) Nombre e identificacin del afiliado, 4) Clase de afiliado, 5) Nombre del empleador y nmero de identificacin tributaria (NIT), 6) Cnyuge o compaero permanente y personas a cargo. Carn de afiliacin: Documento de afiliacin expedido por la respectiva Caja de Compensacin Familiar y que da derecho al afiliado a reclamar subsidio en especie y a la utilizacin de los servicios sociales de la respectiva entidad en los trminos de sus reglamentos generales, as como los de aquellas otras Cajas con las cuales exista convenio para el intercambio deservicios. Consejo Directivo: rgano de Administracin de la Caja de Compensacin Familiar encargado de adoptar la poltica Administrativa y financiera de la Caja teniendo en cuenta el rgimen orgnico del subsidio familiar y las directrices impartidas por el Gobierno Nacional. 31
Consejo Superior del Subsidio Familiar: ente asesor del Ministerio de la Proteccin Social, en materia de subsidio familiar. Construccin de una unidad habitacional: edificacin de una solucin de vivienda en un terreno de propiedad de quien la construye. Copago: Aporte en dinero que corresponde a una parte del valor del servicio del Plan Obligatorio de Salud Subsidiado utilizado por el afiliado al Rgimen Subsidiado y con la finalidad ayudar a financiar el sistema. Slo hay copagos en servicios de hospitalizacin para los afiliados en nivel 2 del Sisben, excepto en atencin de mujeres embarazadas y menores de 1 ao. Crdito de vivienda: prstamo destinado a la compra de vivienda nueva o usada, a la construccin de una unidad habitacional o al mejoramiento de una vivienda de inters social. CTCM: Comit Tcnico Cientfico de Medicamentos. Aprueba los medicamentos no incluidos en el manual de medicamentos y teraputica del Sistema General de Seguridad Social en Salud, en casos excepcionales en los cuales existe un riesgo inminente para la vida de la persona y para garantizar el derecho a la vida. Cuenta de Ahorro Programado: depsito de ahorro requerido para la postulacin al Subsidio Familiar de Vivienda que puede abrirse en establecimientos de crdito vigilados por la Superintendencia Bancaria, en cooperativas de ahorro y crdito y multiactivas e integrales con seccin de ahorro y crdito y en el Fondo Nacional del Ahorro. Cuota monetaria especial (Para beneficiarios con invalidez o capacidad fsica o mental disminuida). El trabajador tendr derecho a doble cuota monetaria por padres, hijos y hermanos hurfanos de padres, sin lmite de edad, cuando presentan invalidez o capacidad fsica o mental disminuida en un 50% o ms, que les impida trabajar; el trabajador beneficiario deber demostrar que tales personas discapacitadas se encuentran a su cargo y conviven con l. Quienes tengan menos del 50% de discapacidad, se sujetan a lo previsto por la ley para cada persona a cargo sin condicin especial, segn el parentesco con el trabajador.
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Cuota monetaria extraordinaria: Por muerte de trabajador o persona a cargo beneficiaria). en caso de muerte de un trabajador beneficiario, el empleador dar aviso inmediato del hecho a la caja y sta continuar pagando durante 12 meses el monto de la cuota a la persona que acredite haberse responsabilizado de la guarda, sostenimiento o cuidado de las personas a cargo del fallecido. Debe acreditar el certificado o partida de defuncin para su respectiva cancelacin. Cuando el trabajador fallece, la familia puede utilizar los servicios de la caja por un ao. en caso de muerte de una persona a cargo, por quien el trabajador estuviere recibiendo cuota monetaria, se pagar un subsidio monetario extraordinario por el mes en que sta ocurra, equivalente a 12 mensualidades de la cuota monetaria que viniere recibiendo por el fallecido. es necesario acreditar la partida o certificado de defuncin para su respectiva cancelacin. Cuota Monetaria Ordinaria: Es una cantidad de dinero que se entrega mensualmente por cada beneficiario a cargo del trabajador. El trabajador obtiene este derecho si rene las siguientes condiciones: a)Es trabajador permanente, con contrato a trmino fijo o indefinido; b) Tiene una remuneracin mensual, fija o variable, menor o igual a cuatro salarios mnimos legales mensuales vigentes y que sumados con los ingresos de su cnyuge o compaera(o) permanente, no superen los 6 salarios mnimos legales mensuales vigentes, c) Totaliza un mnimo de 96 horas de labor durante el mes, d) Totaliza un mnimo de 96 horas de labor durante el mes y e) Tiene personas a cargo beneficiarias. Personas a cargo del trabajador por quienes puede recibir cuota monetaria ordinaria: a) Hijos legtimos que no sobrepasen la edad de 18 aos, b) Hijos extramatrimoniales que no sobrepasen la edad de 18 aos, c) Hijos adoptivos que no sobrepasen la edad de 18 aos, d) Hijastros que no sobrepasen la edad de 18 aos, e) Hermanos que no sobrepasen la edad de 18 aos, hurfanos de padres, f) Padres biolgicos mayores de 60 aos, g) Cuota monetaria simultnea: (Reconocimiento de cuota a ambos cnyuges). Cuando la suma de los salarios del trabajador(a) y su cnyuge o compaera (o) no supera los cuatro salarios mnimos mensuales legales vigentes, ambos pueden reclamar cuota monetaria por los mismos hijos. Si la suma de los salarios excede este tope y no supera los 6 salarios mnimos mensuales legales vigentes slo se pagar la cuota a uno de los dos y se preferir al de menor salario. En caso de devengar igual salario se preferir a la madre; es decir, si al sumar los dos salarios stos superan los 6 SMMLV ninguno de los dos tendr derecho a recibir cuota monetaria. 33
No podrn cobrar simultneamente la cuota monetaria por los mismos hijos el padre y la madre, cuyas remuneraciones sumadas superen el equivalente a 4 salarios mnimos legales mensuales vigentes, ni tampoco podr cobrar cuota monetaria ms de un trabajador por concepto de los hermanos hurfanos de padres, ni ms de un hijo por los padres mayores de 60 aos. Director Administrativo: Funcionario de la Caja de Compensacin Familiar que Ejecuta la poltica financiera y administrativa fijada por el Consejo Directivo de la Caja. DTF: promedio de la tasa que estn pagando los bancos, las corporaciones financieras y las compaas de financiamiento comercial en certificados de depsito a trmino (CDT) a 90 das. Este promedio lo calcula y certifica semanalmente el Banco de la Repblica. EOC: Entidad Obligada a Compensar. EPS: Entidad Promotora de Salud. EPSS: Entidad Promotora de Salud Subsidiada (anteriormente ARS), encargadas de administrar los recursos del Rgimen Subsidiado de Seguridad Social en Salud. Pueden ser las Cajas de Compensacin Familiar, las Empresas Solidarias de Salud o las Empresas Promotoras de Salud pblicas o privadas. ESE: Empresa Social del Estado. Categora especial de entidad pblica descentralizada, con personera jurdica, patrimonio propio y autonoma administrativa, cuyo objetivo es la prestacin de servicios de salud. FONEDE: Fondo para el fomento del empleo y la proteccin del desempleo. FOSYGA: El fondo de Solidaridad y Garanta FOSYGA es una cuenta adscrita al Ministerio de la Proteccin Social manejada por en cargo fiduciario, sin personera jurdica ni planta propia, cuyos recursos se destinan a la inversin en salud. FOVIS: Fondo de vivienda de inters social. 34
Hogar objeto del subsidio familiar de vivienda. Se entiende por hogar el conformado por los cnyuges, las uniones maritales de hecho y/o el grupo de personas unidas por vnculos de parentesco hasta tercer grado de consanguinidad, segundo de afinidad y primero civil, que compartan un mismo espacio habitacional. La vivienda a mejorar debe presentar al menos una de las siguientes situaciones:a) Deficiencias en la estructura principal, cimientos, muros o cubierta, b) Carencia o vetustez de redes secundarias y acometidas domiciliarias de acueducto y alcantarillado, c) Carencia o vetustez de baos y/o cocina, d) Existencia de pisos en tierra o en materiales inapropiados, f) Construccin en materiales provisionales tales como latas, tela asfltica y madera de desecho, g) Existencia de hacinamiento crtico, cuando el hogar habita en una vivienda con ms de tres personas por cuarto, incluyendo sala, comedor y dormitorios., h) En aquellos casos en que la totalidad de la vivienda se encuentre construida en materiales provisionales, se considerar objeto de un programa de construccin en sitio propio. Intervencin administrativa: Decisin que tiene por objeto la adopcin de las medidas administrativas que fueren necesarias para subsanar los hechos que hayan dado lugar a aqulla. El Superintendente del Subsidio Familiar puede designar agentes especiales para asistirlo en la tarea de administracin directa de la entidad intervenida. IPS: Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud. Pueden ser los centros, puestos de salud, hospitales pblicos, clnicas privadas, laboratorios y farmacias. Lote urbanizado. Se entiende por lote o terreno urbanizado, para cualquier modalidad de solucin de vivienda, aquel que cuenta con las acometidas domiciliarias de servicios pblicos de acueducto, alcantarillado y energa, vas de acceso y espacios pblicos conforme a la normatividad urbanstica de cada municipio. Mejoramiento de una unidad habitacional de vivienda de inters social VIS: consiste en suplir una o varias de las carencias bsicas de una Vivienda de Inters Social propia. Mejoramiento de vivienda. Proceso por el cual el beneficiario del subsidio supera una o varias de las carencias bsicas de la vivienda perteneciente a un desarrollo legal o legalizado, o a una edificacin, siempre y cuando su ttulo de propiedad se encuentre inscrito en la Oficina de Registro de Instrumentos Pblicos a nombre de 35
uno cualquiera de los miembros del hogar postulante, quienes deben habitar en la vivienda. La vivienda a mejorar debe presentar al menos una de las siguientes situaciones: Deficiencias en la estructura principal, cimientos, muros o cubierta. Carencia o vetustez de redes secundarias y acometidas domiciliarias de acueducto y alcantarillado. Carencia o vetustez de baos y/o cocina. Existencia de pisos en tierra o en materiales inapropiados. Construccin en materiales provisionales tales como latas, tela asfltica y madera de desecho. Existencia de hacinamiento crtico, cuando el hogar habita en una vivienda con ms de tres personas por cuarto, incluyendo sala, comedor y dormitorios. En aquellos casos en que la totalidad de la vivienda se encuentre construida en materiales provisionales, se considerar objeto de un programa de construccin en sitio propio. Microcrdito inmobiliario: financiacin que se otorga para la adquisicin, construccin o mejoramiento de inmuebles, cuyo monto no supera los 25 salarios mnimos legales mensuales vigentes, con un plazo inferior a 5 aos y una tasa de inters equivalente a la prevista para la financiacin de Vivienda de Inters Social VIS. Objeto de los programas sociales. La organizacin de programas sociales de las cajas, a travs del subsidio en especie y en servicios, tiene por objeto restablecer o aliviar el desequilibrio econmico familiar que producen hechos tales como el embarazo, el nacimiento, la desnutricin, la crianza y educacin de los hijos, los problemas de adolescencia, el matrimonio, la enfermedad, la invalidez, la muerte, la orfandad, el abandono y dems causas de desproteccin. Pensionados afiliados al rgimen del subsidio familiar. Son las personas que tienen la calidad de pensionado y se encuentran afiliadas a una caja de compensacin familiar. Pensionados afiliados al rgimen del subsidio familiar: Son las personas que tienen la calidad de pensionado y se encuentran afiliadas a una caja de compensacin familiar. 36
Plan de vivienda. Es el conjunto de cinco (5) o ms soluciones de vivienda de inters social subsidiable, dentro de las modalidades de vivienda nueva, construccin en sitio propio o mejoramiento, desarrollados por oferentes que cumplan con las normas legales vigentes para la construccin y enajenacin de vivienda. En los casos de construccin en sitio propio y mejoramiento de vivienda, las soluciones pueden ser nucleadas o dispersas, objeto de una o varias licencias de construccin. Planilla integrada de liquidacin de aportes PILA: Planilla establecida por el Ministerio de la Proteccin Social mediante Resolucin 634 de 2006 para permitir que los aportantes realicen el pago integrado de aportes a la Seguridad Social y dems parafiscales, a travs de transferencia electrnica de fondos. POS-S: Plan Obligatorio de Salud Subsidiado. Son los servicios a que tiene derecho un usuario afiliado al rgimen subsidiado, y debe ser garantizado por la empresa promotora de salud subsidiada. Postulacin. Es la solicitud individual de asignacin del Subsidio Familiar de Vivienda de Inters Social por parte de un hogar cuando pretenda adquirir una vivienda nueva, o cuando el objetivo sea la construccin en sitio propio o la mejora de las ya existentes. Surtida la postulacin no podr modificarse la conformacin del hogar incluyendo o excluyendo alguno de sus miembros. Proceso de compensacin en salud: Se entiende por compensacin el proceso mediante el cual se descuentan de las cotizaciones recaudadas ntegramente e identificadas plenamente por las Entidades Promotoras de Salud, EPS, y dems entidades obligadas a compensar, EOC, para cada perodo mensual, los recursos destinados a financiar las actividades de promocin y prevencin, los de solidaridad del rgimen de subsidios en salud y los recursos que el sistema reconoce a las EPS y dems EOC por concepto de unidades de pago por capitacin, UPC, as como los reconocidos para financiar el per cpita de las actividades de promocin y prevencin, incapacidades por enfermedad general y licencias de maternidad y paternidad. Como resultado de lo anterior, los recursos provenientes del supervit de las cotizaciones recaudadas se giran o trasladan por las EPS y EOC a las respectivas Subcuentas del FOSYGA y ste, a su vez, gira o traslada a las cuentas de las EPS y EOC las sumas que resulten a su favor. 37
Prrroga automtica del carn de afiliacin. Terminado o suspendido el vnculo de afiliacin del trabajador con la respectiva Caja, este podr hacer uso de los programas sociales durante los dos (2) meses siguientes; la vigencia del carn de afiliacin se prorrogar automticamente por igual perodo. Recursos complementarios al subsidio para la adquisicin de vivienda: Son los recursos del hogar postulante que sumados al subsidio, permiten darle viabilidad a la solucin de vivienda. Rgimen subsidiado en salud: Mecanismo mediante el cual la poblacin pobre y vulnerable, sin capacidad de pago, tiene acceso a los servicios de salud a travs de un subsidio que ofrece el Estado. Revisor fiscal: Quien ejerce funciones de vigilancia y control dentro de una Caja de Compensacin Familiar, elegido por la Asamblea General de Afiliados de la misma. Sgsss: Sistema General de Seguridad Social en Salud. Sisbn: Sistema de Identificacin de Beneficiarios. Se utiliza para identificar y clasificar a las personas de un municipio segn su capacidad socioeconmica, y con base en este resultado clasificarlos en niveles que les permitirn acceder a los subsidios otorgados por el gobierno. Sistema de proteccin social. Conjunto de polticas pblicas orientadas a disminuir la vulnerabilidad y a mejorar la calidad de vida de los colombianos, especialmente de los ms desprotegidos. Para obtener como mnimo el derecho a: la salud, la pensin y al trabajo. Soluciones de vivienda. Se entiende por solucin de vivienda el conjunto de operaciones que permite a un hogar disponer de habitacin en condiciones sanitarias satisfactorias de espacio, servicios pblicos y calidad de estructura, o iniciar el proceso para obtenerlas en el futuro. El Subsidio Familiar de Vivienda de Inters Social se podr aplicar aplanes de vivienda nueva, construccin en sitio propio y mejoramiento de vivienda. Subsidio al desempleo: Subsidio asignado a los Jefes cabeza de Hogar que se encuentren en situacin de desempleo luego de haber estado vinculados al sistema de Cajas de Compensacin Familiar no menos de 1ao dentro de los tres aos 38
anteriores a la solicitud de apoyo, tendrn derecho con cargo a los recursos del fondo para el fomento del empleo y la proteccin del desempleo. Subsidio al empleo para la pequea y mediana empresa. Mecanismo de intervencin en la economa para buscar el pleno empleo. Subsidio de vivienda. Es el Subsidio de Vivienda es un aporte estatal en dinero, que se otorga por una sola vez al beneficiario, sin cargo de restitucin por parte de este, que constituye un complemento de su ahorro, para facilitarle la adquisicin, construccin o mejoramiento de una solucin de vivienda de inters social. Subsidio en dinero: Es la cuota monetaria que se paga por cada persona a cargo que de derecho a la prestacin. Subsidio en especie: Es el reconocido en alimentos, vestidos, becas de estudio, textos escolares, drogas y dems frutos o gneros diferentes al dinero. Subsidio en servicios: Es aquel que se reconoce a travs de la utilizacin de la obras y programas sociales que organicen las Cajas de Compensacin Familiar dentro del orden de prioridades prescrito en la ley. Subsidio familiar de vivienda o sfv: aporte estatal en dinero o en especie que se otorga por una sola vez al beneficiario, sin cargo de restitucin por parte de ste, que constituye un complemento de su ahorro para facilitarle la adquisicin, construccin o mejoramiento de una solucin de Vivienda de Inters Social -VIS. El aporte en especie puede estar representado en lotes de terreno de propiedad de entidades pblicas nacionales. Subsidio familiar: Prestacin social pagadera en dinero, especie y servicios a los trabajadores de medianos y menores ingresos, en proporcin al nmero de personas a cargo, y su objetivo fundamental consiste en el alivio de las cargas econmicas que representa el sostenimiento de la familia como ncleo bsico de la sociedad. Superintendencia del Subsidio Familiar (SSF): Entidad pblica del orden nacional encargada de ejercer la inspeccin y vigilancia de las entidades encargadas de recaudar los aportes y pagar las asignaciones del subsidio familiar, con el propsito de que su constitucin y funcionamiento se ajusten a las leyes, los decretos y a los mismos estatutos internos de la entidad vigilada. 39
Trabajador beneficiario: Quien rene los siguientes requisitos: a) Devengar hasta 4 Salarios mnimos legales mensuales vigentes, b) Tener el carcter de permanentes, c) Laborar mnimo 96 horas al mes y d) Tener personas a cargo que den derecho a recibirla prestacin (hijos, hermanos hurfanos de padres y padres mayores de 60 aos del trabajador. Trabajador permanente: quien ejecuta labores propias de las actividades normales del empleador y no realiza un trabajo ocasional, accidental o transitorio. Trabajadores afiliados al subsidio familiar. Son todos los trabajadores de carcter permanente que prestan sus servicios personales a un empleador pblico o privado, afiliado a una caja de compensacin familiar. Trabajadores afiliados al subsidio familiar: Son todos los trabajadores de carcter permanente que prestan sus servicios personales a un empleador pblico privado, afiliado a una caja de compensacin familiar. Trabajadores beneficiarios del rgimen del subsidio familiar. Son beneficiarios los trabajadores de carcter permanente afiliados al rgimen del subsidio familiar, con remuneracin hasta de cuatro (4) veces el salario mnimo legal vigente y con personas a cargo, por las cuales tienen derecho a percibir la prestacin del subsidio familiar en dinero. Trabajadores beneficiarios del rgimen del subsidio familiar: Son beneficiarios los trabajadores de carcter permanente afiliados al rgimen del subsidio familiar, con remuneracin hasta de cuatro (4) veces el salario mnimo legal vigente y con personas a cargo, por las cuales tienen derecho a percibirla prestacin del subsidio familiar en dinero. Tutela: Mecanismo judicial creado por la Constitucin, mediante el cual las personas busca lograr la atencin a procedimientos y medicamentos no contenidos en el Plan Obligatorio de Salud Subsidiado. U.P.C: Unidad por Capitacin, Valor per cpita que reconoce el SGSSS a las EPS o EOC o Departamentos o Municipios o EPSS por la organizacin y garanta de la prestacin de los servicios incluidos en el Plan de Salud Obligatorio para cada afiliado. 40
Esta Unidad se establece en funcin del perfil epidemiolgico de la poblacin relevante, de los riegos cubiertos y de los costos de prestacin del servicio en condiciones medias de calidad, tecnologa y hotelera y es definida anualmente por el Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud, de acuerdo con los estudios tcnicos del Ministerio. UPCS: Unidad por capitacin para el rgimen subsidiado, es el valor por personaao que otorga el Estado para la atencin en salud del afiliado. Visita especial: La realizada para verificar aspect0os especficos de los programas o de la administracin de las cajas. Visita ordinaria: aquella que de manera regular efecte la Superintendencia para verificar el adecuado funcionamiento de las entidades vigiladas y la sujecin a sus planes y programas dentro del marco legal establecido para tal fin. Vivienda de inters social o VIS: tipo de vivienda, cuyo valor mximo es de ciento treinta y cinco salarios mnimos legales mensuales (135 smlm).
7.2 DEFINICIONES TECNICAS USADAS EN LA GUIA Capacidad administrativa: Se entiende por la disposicin de recursos humanos, tecnolgicos y otros, asignados para dar soporte a los distintos procesos y procedimientos que se cumplen dentro de la organizacin. Se mide tanto en indicadores relativos que relacionan los recursos disponibles entre s o con respecto de los requerimientos del servicio, o bien relacionados con la competencia prestada. Capacidad financiera: Busca medir la capacidad fiscal de la entidad segn los lmites a los gastos establecidos por ley. Desempeo de la gestin: Se entiende en funcin de los resultados alcanzados en la produccin de bienes y servicios, con uso de los insumos disponibles y la capacidad administrativa instalada y en relacin con las metas del plan de desarrollo institucional.
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Eficacia: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados. Eficiencia: Relacin entre el Resultado Alcanzado y los Recursos Utilizados. Efectividad: Medida del impacto de la gestin tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles. Entorno: Busca determinar qu factores de ndole poltico, de orden pblico o sociodemogrficos, tienen mayor incidencia en los resultados obtenidos en las evaluaciones de eficiencia y eficacia. Estrategia: Una estrategia es un plan de accin que se lleva a cabo para lograr un determinado fin a largo plazo. Proviene del griego Stratos = Ejrcito y Agein = conductor, gua. Arte, traza para dirigir un asunto. Evaluacin: Debe reunir la informacin generada a travs de varias acciones de monitoreo, de tal forma que puedan realizar anlisis de tendencias y comportamientos de los principales avances del plan, programa o proyecto. Deben ser de periodicidad semestral o anual. Evaluacin de Desempeo: Evala la capacidad que tiene una entidad para maximizar el nivel del producto con los insumos disponibles o para minimizar los insumos. Evaluacin de impacto: Identifica de manera sistmica los efectos (positivos o negativos, esperados o no) sobre los beneficiarios (hogar o institucin), generados por un programa de desarrollo social. Gerencia social: La Gerencia Social es un campo de accin (o prcticas) y de conocimientos enfocados estratgicamente en la promocin del desarrollo social. Su tarea consiste en garantizar la creacin de valor pblico por medio de su gestin, contribuyendo as a la reduccin de la pobreza y de la desigualdad, as como al fortalecimiento de los estados democrticos y de la ciudadana. La gerencia social puede ser entendida, en trminos generales, como el conjunto integrado de principios, prcticas y tcnicas que permiten mediante su aplicacin 42
producir cambios significativos en al menos una condicin de bienestar en la poblacin objetivo a la que es referido, mediante el uso efectivo y racional de recursos. Sus principios son: el impacto, la equidad, la focalizacin, la articulacin, la flexibilidad y la participacin social. () La expresin operativa de la gerencia social se encuentra en la gestin de programas y proyectos sociales (CEPAL). La Gerencia Social puede entenderse como el conjunto de conocimientos, procedimientos y acciones que se aplican para ejecutar la poltica social mediante la direccin, coordinacin y concertacin de programas y proyectos dirigidos a lograr desarrollo humano de la poblacin asentada en los respectivos territorios. La Gerencia Social debe conducir a la obtencin de metas determinadas de Desarrollo Social y Humano, mediante el uso eficiente y racional de recursos. Es una herramienta que deben incorporar las instituciones pblicas y sociales en sus planes y programas de desarrollo para promover el mejoramiento y calidad de vida de los colombianos (DNP ESAP). Equidad social: La equidad social se distingue conceptualmente de la equidad econmica y la equidad poltica. Para algunos autores, las nociones de equidad social suponen que puede lograrse una mejora en la calidad de la vida sin cambiar el sistema bsico de estratificacin social derivado de la lgica del mercado, en la medida en que se asegure un piso mnimo, es decir, un conjunto de bienes y servicios esenciales para todas las personas. El concepto de ciudadana social (social citizenship) se refiere al derecho de cada persona a disfrutar de un nivel mnimo de bienestar y seguridad, lo que implica el derecho a la seguridad social, salario, beneficios sociales, salud, educacin, y otros servicios (Social Watch 1998). La idea acerca del piso mnimo ha variado, y en el presente se entiende que la responsabilidad pblica no termina con la provisin de los servicios sociales. El concepto de ciudadana social tambin implica la creacin de sujetos activos (participadores) que se emancipen ellos mismos de las limitaciones bsicas impuestas por la pobreza y la dependencia de la asistencia que les da el Estado. Desde esta perspectiva, la equidad social se entiende como el acceso a los servicios bsicos para todas las personas de la sociedad, no sobre bases de compasin, sino en trminos de derechos. La definicin de equidad social est muy vinculada a los conceptos de vulnerabilidad, exclusin e integracin social. El objetivo supremo de la integracin social es la 43
creacin de una sociedad para todos, basada en el respeto a todos los derechos humanos y libertades fundamentales, la diversidad cultural y religiosa, la justicia social y las necesidades especiales de las personas que se encuentran en desventaja, la participacin democrtica y el respeto a la ley. La equidad es una de las seis dimensiones bsicas del concepto de desarrollo humano, propuesto por el PNUD (CIEM 1997). Segn este enfoque, para que el desarrollo aumente las oportunidades de las personas, stas deben disfrutar de un acceso equitativo a esas oportunidades. De no ser as, se restringiran las opciones de muchos individuos dentro de la sociedad. En este sentido, se insiste en que la equidad debe entenderse como igual acceso a oportunidades, pero no iguales resultados, pues lo que cada uno haga con sus oportunidades entra en la esfera de la iniciativa individual. Capital social: En los trabajos que se han hecho en la CEPAL, se ha entendido el concepto de capital social como el conjunto de normas, instituciones y organizaciones que promueven la confianza y la cooperacin entre las personas, las comunidades y la sociedad en su conjunto. En esta definicin se diferencian muy claramente las instituciones de las organizaciones. Sin embargo, la acepcin ms difundida del concepto institucin integra ambos lados: los efectos normativos por un lado y los roles, relaciones y conductas, por otro, todo dentro del mismo trmino institucin. El capital social se ha definido como las caractersticas de la organizacin social, por ejemplo, la participacin cvica, las normas de reciprocidad y la confianza en los dems, que facilitan la cooperacin en beneficio mutuo (Putnam, 1993). Es un concepto que ha captado la atencin tanto de los investigadores como de los polticos. En una sociedad existen relaciones significativas entre los niveles de capital social, as como indicadores positivos de sanidad, educacin, crecimiento econmico, delincuencia y eficacia de las instituciones oficiales, por citar algunos (Performance and Innovation Unit, 2002; Grootaert y van Bastelaer, 2001). Por tanto, desde una perspectiva poltica, la concienciacin sobre el capital social ofrece muchas oportunidades en una gran diversidad de reas polticas de la UE. Capital Social es un concepto evolutivo que est compuesto por diversos elementos como la confianza, valores ticos, conciencia cvica, asociatividad y cohesin social, logrando unir a diversos componentes de una sociedad, promoviendo su prosperidad socio-econmica en forma sostenible. 44
La tecnologa social: es la aplicacin de conocimientos cientficos y tecnolgicos orientada a la resolucin de problemas de subsistencia, salud, educacin, envejecimiento y discapacidad. Se trata de aplicar la tecnologa con un sesgo humano para intentar resolver problemas sociales a travs de su uso. La tecnologa social trata pues de aunar conocimientos y profesionales de distintos mbitos con un fin comn: mejorar la calidad de vida de las personas. Abarca disciplinas como la salud, las ciencias sociales, la ingeniera, las comunicaciones, la investigacin, la justicia, la arquitectura y la empresa. sta busca la tecnologa como medio de resolucin de problemas en la discapacidad, en la autonoma de personas mayores, en el acceso al conocimiento y en la capacitacin tecnolgica continua de la poblacin adulta. La Tecnologa Social propone un nuevo punto de vista que supere la actual visin excluyente entre la tecnologa y el beneficio social. Tecnologa: Puede definirse como el conjunto de conocimientos propios de un arte industrial as tambin como el conocimiento de un arte u oficio sin importar su rango, aunque en la prctica esta definicin debe ser ampliada. Analizando el papel desempeado en el desarrollo cientfico, se puede decir que la Tecnologa es la propiedad para aplicar los conocimientos de la Ciencia en los procesos de produccin. La Tecnologa sera as el lazo de unin de las ideas cientficas y la aplicacin prctica de dichas ideas. Indicadores: Es el punto de referencia que permite observar y medir el avance en el logro de una meta esperada; por lo que es necesario identificar un valor inicial como lnea de base (indicador base) y establecer aquel que se espera lograr (indicador meta). Indicadores cualitativos: Se expresan como el cumplimiento de una condicin o como una escala de valores o de opinin. (Bueno, malo, regular, medio, alto, bajo). Indicadores cuantitativos: Se expresan en trminos de nmero, porcentaje, razn (tasas, numero de, porcentaje de.) Indicadores de eficacia: Que evalan la relacin entre la salida del sistema y el valor meta. 45
ndice de eficacia: Se obtiene a partir del cumplimiento de las metas del producto del plan de desarrollo institucional. Indicadores de eficiencia: Que evalan la relacin entre los recursos y su grado de aprovechamiento. Indicadores de efectividad: Evalan el resultado del logro de la eficiencia y la efectividad. Indicador social: Un indicador social es una medida de resumen, de preferencia estadstica, referida a la cantidad o magnitud de un conjunto de ndices. Permite ubicar o clasificar las unidades de anlisis (personas, naciones, sociedades, bienes, etc.) con respecto al concepto o conjunto de variables o atributos que se estn analizando. Indice de desarrollo humano IDH: El ndice de Desarrollo Humano (IDH) es una medicin elaborada por el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD), que se basa en un ndice estadstico compuesto por tres parmetros: Esperanza de Vida Educacin: Medida por la Tasa de Alfabetizacin de Adultos y la tasa bruta combinada de matriculacin en educacin primaria, secundaria y superior. Nivel de vida: Medido por el PIB per cpita Clasificacin Pas Segn IDH (PNUD): Pas de desarrollo humano elevado (IDH> = 0,8): 53 pases de un IDH medio de 0,918. Pas de desarrollo humano medio (0,5 <= IDH <0,8): 84 pases de un IDH medio de 0,691 Pas de desarrollo humano bajo (IDH <0,5): 36 pases de un IDH medio de 0,448. Indice de calidad de vida ICV: El ndice de Calidad de Vida es un indicador frecuentemente utilizado a nivel nacional e internacional para medir las condiciones de vida de las familias y el impacto de las polticas econmicas y sociales. La calidad de vida es el bienestar, felicidad, satisfaccin de la persona que le permite una capacidad de actuacin o de funcionar en un momento dado de la vida. Es un 46
concepto subjetivo, propio de cada individuo, que est muy influido por el entorno en el que vive como la sociedad, la cultura, las escalas de valores, etc. Los aspectos culturales definen lo que los pobladores entienden y esperan como calidad de vida de acuerdo con sus tradiciones, smbolos y formas propias de satisfacer las necesidades humanas. Los aspectos ticos establecen los valores colectivos por los que una comunidad se juega todo porque de ellos depende su identidad, la dignidad de sus miembros, y la posibilidad de prevalecer en el tiempo. Nivel de calidad de vida: El nivel de calidad de vida es un flujo de bienes y servicios a los que accede diariamente la gente de una regin, flujo que tiene por eso una velocidad (una cantidad dada en un perodo de tiempo dado). Mejorar la calidad de vida de la gente supone acelerar el flujo, lo que implica hacer transformaciones al interior del proceso productivo. Metas: Es la cuantificacin del objetivo que se pretende alcanzar en un tiempo sealado, con los recursos necesarios. Modelo de control: Debe ser entendido como el proceso por el cual el sistema desarrolla sus propsitos y objetivos, en una constante adaptacin con el entorno en donde est inserto. Monitoreo: Es el proceso a travs del cual se verifica el avance en el logro del valor esperado de los indicadores que miden las metas del plan. Se debe realizar con frecuencia significativa, tomando periodos cortos como meses o trimestres. Ponderadores: Permiten asignarle grado de importancia estratgica a cada una de las metas del plan de desarrollo institucional., los cuales posteriormente mediante el mecanismo de agregacin permitirn determinar el grado de cumplimiento o avance del plan. Se expresan en trminos de porcentajes y la suma de ellas debe ser igual a 100%. Ranking: Lista ordenada en forma ascendente o descendente de todas las entidades con base en los resultados de las evaluaciones. 47
Valor pblico: Conjunto de acciones de las organizaciones, encaminadas a: La reduccin de la inequidad. La reduccin de la pobreza El fortalecimiento del Estado democrtico El fortalecimiento de una ciudadana plena, incluyente y responsable. Ciclo del valor pblico
Mandato Gestin Poltica Gestin Programtica Visin
Valor pblico
Misin
Gestin Organizacional
El valor pblico es la satisfaccin de necesidades humanas cuando interviene el ejercicio de derechos sobre el destino de los recursos disponibles en la sociedad. El valor pblico es la satisfaccin de necesidades mediante transacciones producto usuario en la medida en que en ellas el carcter de la transaccin incluya la condicin de derechohabiente pblico por parte del usuario.
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El valor pblico es la Satisfaccin de necesidades humanas mediante el empleo de recursos pblicos y o privados cuyo acceso es regulado pblicamente en relacin a la condicin de ciudadano de los destinatarios. 7.3 SIGNIFICADO DE TRMINOS USADOS EN LA GUIA DE ACUERDO AL DICCIONARIO DE LA REAL ACADEMIA ESPAOLA Es importante definir los trminos aplicados en sta Gua en los diferentes temas desarrollados para facilitar su entendimiento tcnico. Administrar: Gobernar, ejercer la autoridad o el mando sobre un territorio y sobre las personas que lo habitan. Dirigir una institucin. Ordenar, disponer, organizar, en especial la hacienda o los bienes. Desempear o ejercer un cargo, oficio o dignidad. Suministrar, proporcionar o distribuir algo. Graduar o dosificar el uso de algo, para obtener mayor rendimiento de ello o para que produzca mejor efecto. Contribuir: Dar o pagar cada uno una cuota que le cabe por un impuesto o repartimiento. Concurrir voluntariamente con una cantidad para un determinado fin. Ayudar y concurrir con otros al logro de algn objetivo. SINONIMOS: Ayudar, auxiliar, asistir, favorecer, apoyar, sufragar, socorrer, aportar. Dirigir: Encaminar la intencin y las operaciones a determinado fin. Gobernar, regir, dar reglas para el manejo de una dependencia, empresa o pretensin. Orientar, guiar, aconsejar a quien realiza un trabajo. En el presente Manual se han aplicado trminos y definiciones dados por normas internacionales, es preciso dar su definicin para su mejor comprensin. Gestionar: Hacer diligencias conducentes al logro de un negocio o de un deseo cualquiera. Accin y efecto de gestionar. Accin y efecto de administrar. Holstico: Perteneciente o relativo al holismo (Doctrina que propugna la concepcin de cada realidad como un todo distinto de la suma de las partes que lo componen). Indicador: Que indica o sirve para indicar (indicar: Mostrar o significar algo con indicios y seales).
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Integral: Aplicase a las partes que integran un todo. Completar un todo con las partes que faltaban. Unirse a un grupo para formar parte de el. SINONIMOS: Completo, exhaustivo, general, total, sistmico, holstico, armnico, plenaria. Mejorar: Adelantar, acrecentar una cosa, hacindola pasar a un estado mejor. Poner mejor, hacer recobrar la salud perdida. Ir recobrando la salud perdida; restablecerse. Ponerse el tiempo ms favorable o benigno. Ponerse en lugar o grado ventajoso respecto del que antes se tena. SINONIMOS: Progresar, adelantar, perfeccionar, desarrollar, crecer, prosperar, florecer, ampliar, Optimar, optimizar, perfeccionar, reparar, corregir, renovar, regenerar, reformar. Sistema: Conjunto de cosas que relacionadas entre s ordenadamente contribuyen a determinado objeto. Sistmico: Perteneciente o relativo a la totalidad de un sistema; general, por oposicin a local. 7.4 TERMINOS Y DEFINICIONES USADOS EN AUDITORIA Y SIVICA. Alcance de la auditora: Extensin y lmites de una auditora. (El alcance de la auditora incluye generalmente una descripcin de las ubicaciones, las unidades de la organizacin, las actividades y los procesos, as como el periodo de tiempo completo). Auditado: Organizacin que es auditada. Auditor: Persona con la competencia para llevar cabo una auditoria. Auditora: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias de auditora, y avaluar de manera objetiva con el fin de determinar la extensin en que se cumplen los criterios de auditora. CCF: Caja de Compensacin Familiar Cliente de la auditora: Organizacin o persona que solicita una auditora. (El cliente de la auditora puede ser el auditado o cualquier otra organizacin que tenga derechos reglamentarios o contractuales para solicitar una auditora).
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Competencia: Atributos personales y aptitud demostrada para aplicar conocimientos y habilidades. Conclusiones de la auditoria: Resultado de una auditoria, que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditora y todos los hallazgos de la auditoria. COVI: Comit de visitas de la SSF. Criterios de auditora: Conjunto de Polticas, procedimientos o requisitos. (los criterios de auditora se utilizan como una referencia frente a la cual se compara la evidencia de la auditoria). Equipo auditor: Uno o ms auditores que llevan a cabo una auditora con el apoyo, si es necesario de expertos tcnicos. (A un auditor del equipo se le designa como lder del mismo. El equipo auditor puede incluir auditores en formacin). Evidencia de la auditora: Registros, declaraciones de hecho o cualquier otra informacin que son pertinentes para los criterios de autora. ( la evidencia de la auditora puede ser cualitativa o cuantitativa). Experto tcnico: Persona que aporta conocimiento o experiencia especficos al equipo auditor. Hallazgos de la auditora: Resultados de la evaluacin de la evidencia de la auditora recopilada frente a los criterios de la auditora. (Los hallazgos de la auditora pueden indicar tanto conformidad o no conformidad con los criterios de auditora). I.V.C.: Inspeccin, Vigilancia y Control, macroproceso Misional del sistema de gestin de calidad de la Superintendencia de Subsidio Familiar. MRC: Mapa de riesgos de las Cajas diseado para la programacin de visitas generales. PAV: Plan Anual de Visitas. Plan de auditora. Descripcin de las actividades y de los detalles acordados de una auditora. Programa de auditora: Conjunto de una o ms auditorias planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propsito especifico. (Un 51
programa de auditora incluye todas las actividades necesarias para planificar, organizar y llevar a cabo las auditorias. SIVICA: Gua de Inspeccin para la Vigilancia y Control a las cajas de Compensacin Familiar (SIVICA). SSF: Superintendencia de Subsidio Familiar. 8. PRINCIPIOS DEL AUDITOR17 Conducta tica: El fundamento de la profesionalidad. (La confianza, integridad, confidencialidad y discrecin son esenciales para auditar). Esta tiene que realizarse conforme a las siguientes normas ticas. 1. Integridad. 2. Objetividad. 3. Independencia. Auto inters Auto - revisin Abogaca o intermediacin Finalidad Amenaza Intimidacin 4. Responsabilidad. 5. Confidencialidad. 6. Observaciones de las disposiciones normativas. 7. Competencia y actualizacin profesional. 8. Difusin y colaboracin. 9. Respeto entre colegas.
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Norma ISO 19011 52
10. Conducta tica. Presentacin ecunime: La obligacin de informar con veracidad y exactitud. Debido cuidado profesional: La aplicacin de diligencia y juicio al auditar. 9. PRINCIPIOS DE LA AUDITORIA18 Independencia: La base para la imparcialidad de la auditora la objetividad de las conclusiones de la auditora. Enfoque basado en la evidencia: El mtodo racional para alcanzar conclusiones de la auditora fiable y reproducible en un proceso de auditora sistemtico.
10.
PERSONALIDADES DEL AUDITADO
En el momento de realizar una visita, el auditado generalmente asume una de las siguientes personalidades: Tipo Los de mal carcter. Los de buen carcter. Los que discuten. Los Payasos Los que siempre buscan asesora Los nerviosos. Manejo Mantenerse tranquilo para no dejarse contagiar de este tipo de personalidad. Trabajar normalmente. Responder con seguridad, no entrar en polmica y manejar la entrevista. Mantener la postura normal liderando la entrevista. Dar una explicacin completa del motivo de la visita. Permanecer relajado y liderar la entrevista.
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Norma ISO 19011 53
Los confiados. Los ocupados. Los atentos.
Verificar o aclarar algn tema en duda. Llamar la atencin de la importancia del tema. Agradecer y liderar la entrevista.
11.
GESTION DE UN PROGRAMA DE AUDITORIA
Un programa de auditora incluye todas las actividades necesarias para planificar y organizar el tipo de y nmero de visitas, y para proporcionar los recursos para llevarlas a cabo de forma eficaz y eficiente dentro de los plazos establecidos. Flujo grama Programa de Auditoria.
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Comit de Visitas de Auditora
Objetivos y amplitud Responsabilidades Recursos Procedimientos
Implementacin del Plan Anual de Visitas(PAV) - Elaboracin Cronograma de Visitas de Auditoras - Evaluacin de los Visitadores Auditores - Seleccin de los Equipos Visitadores Auditores - Conduccin de Actividades de Visita de Auditora - Conservacin de los Registros (Papeles de Trabajo)
Competencia y Evaluacin del Visitador Auditor Actividades de

Auditora
Hacer
Actuar ( Mejora del Programa de
auditora)
Seguimiento, Revisin del Plan Anual de Visitas (PAV) - Seguimiento y Revisin - Identif icacin de la Necesidad de Acciones Correctivas y Preventivas - Identificacin de Oportunidades de Mejora
Verificar
La figura ilustra el diagrama de flujo de procesos para la gestin de un Plan Anual de Visitas (PAV). 55
Planificar
Establecimiento Plan Anual de Visitas.(PAV)
Los objetivos de un Plan Anua de Visitas es la de dirigir la planificacin y realizacin de las visitas, estos pueden basarse considerando, prioridades de la direccin, propsitos comerciales, programas sociales de origen gubernamental, requisitos del mismo sistema de subsidio familiar o del cliente o poblacin objeto, el mapa de riesgos (MRC), los indicadores etc. La amplitud vara y depende del tamao, la naturaleza y complejidad de la corporacin que se audite, as mismo por el alcance, el objetivo y la duracin de cada auditora, la frecuencia de las visitas, la complejidad, la similitud y la ubicacin de las actividades que se auditen y/o inspeccionen. La responsabilidad de la gestin de un PAV debe asignarse a una o ms personas con conocimientos generales de los principios de la auditora, de la competencia de los visitadores y de la aplicacin tcnica de la auditora. Los recursos deben ser los necesarios para desarrollar, implementar, dirigir y mejorar las actividades de la auditora. Los procedimientos deberan tratar la planificacin y elaboracin del cronograma de las visitas y todas sus acciones pertinentes que le competen. Referente a la implementacin del PAV este debe comunicarse a las partes interesadas, la coordinacin y elaboracin del cronograma, el establecimiento de un proceso para la evaluacin de los auditores o visitadores, as como los registros relacionados con auditoras individuales y dems variables que afecten la implementacin del programa. La implementacin del PAV debe ser objeto de seguimiento y revisin que evalu si cumpli los objetivos e identifique las oportunidades de mejora. Los resultados deben comunicrsele a la alta direccin.
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12.
MAPA DE RIESGOS (MRC)19
La Superintendencia del Subsidio Familiar, como Ente de inspeccin, vigilancia y control (I.V.C), ha iniciado acciones de orden institucional orientadas a fortalecer el desarrollo de sus funciones. Para lograr el propsito se parti de la evaluacin de riesgo en las cajas de compensacin familiar (CCF) como una herramienta para predecir los posibles efectos adversos ocasionados por las principales actividades, verbigracia la prestacin de servicios sociales, las operaciones en los estados financieros, la gestin administrativa y social, las quejas. En tal sentido, adelant la elaboracin de un documento tcnico, que permite identificar las Cajas de Compensacin Familiar con mayor riesgo dentro del sistema del Subsidio Familiar de acuerdo a los datos recopilados de su gestin dentro del ao 2006 que sirve de soporte para la elaboracin del Plan Anual de Visitas (PAV). El PAV es producto del anlisis de un conjunto de elementos, instrumentos, conceptos, actividades y parmetros; encaminados a la seleccin metodolgica de las entidades a visitar. Este modelo identifica los sistemas de control, sus procedimientos y los recursos fsicos, de personal y financieros que se requieren dentro de un perodo de tiempo determinado, permitiendo la evaluacin y seguimiento de los resultados obtenidos en el ejercicio de inspeccin, vigilancia y control. La construccin del PAV hace parte de todo el proceso de administracin del riesgo, entendido ste, como todo aspecto o suceso que amenace el buen cumplimiento de la misin o de los procesos rutinarios de las CCF. El MRC permite visualizar los diferentes criterios que tuvo en cuenta la Superintendencia, a travs de la Oficina de Planeacin y Desarrollo, y las reas misionales, para priorizar las funciones de I.V.C. en todas las Cajas de Compensacin Familiar del pas. Las variables estn definidas en 4 grandes reas con criterios de medida e incidencia de acuerdo a su importancia:
19
Informacin tomada del mapa de riesgos diseado para las visitas por las dependencias de la SSF en coordinacin con la Oficina de Planeacin y el Comit de Visitas. 2007 57
Prestacin Servicios Sociales, con una incidencia de 30%, Situacin Financiera, con una incidencia de 30% Nivel de Ejecucin de Inversiones, con una incidencia de 20% rea Legal, con una incidencia de 20%; Se definieron diversas variables con un puntaje asignado por cada actividad, que sumado y ponderado arroja el nivel de riesgo de cada caja. Igualmente, los indicadores establecidos corresponden a informacin reportada por las CCF y recaudada por la SSF en cada vigencia. Es importante el compromiso proactivo de las dependencias misionales con el para fomentar la participacin para el mejoramiento continuo del MRC. 12.1 MAPA DE RIESGOS SERVICIOS SOCIALES20
Servicios sociales Programas complementarios atencin integral la niez Fonede subsidio al desempleo sin vinculacin Programas complementarios jornada escolar complementaria 5 1 10 Asignacin recursos del fovis Riesgo prestac in servici os sociale s 4.98 2.28 2.70
Oferta de servicios
Cdi go 1 2 3
Nombre Cajas de Compensacin Familiar CAJA 1 CAJA 2 CAJA 3
10 1 1
1 5 5
5 1 1
1 1 1
10 5 1
Fonede subsidio al desempleo con vinculacin
Fonede a) micro crdito
Caja Focalizacin Cobertura
1 1 1
1 1 1
Fonede capacitacin laboral 1 5 1
10 1 10
20
Los cdigos y nombres de las cajas registrados en los subsiguientes cuadros son a manera de ejemplo. 58
13.
COMIT DE VISITAS (COVI)
La programacin de las visitas como se seal se efecta con base en el Mapa de Riesgos y aspectos crticos que son presentados al comit. Est conformado21 por el Secretario General (preside), el jefe de la oficina de Planeacin (Secretario tcnico), el jefe de la oficina Jurdica y los jefes de las Divisiones Legal, Operativa, Financiera y de Servicios Sociales. Este Comit debe; Adoptar mecanismos tcnicos que permitan identificar las Cajas de Compensacin Familiar que requieran visitas ordinarias. Programar las fechas de realizacin de las mismas, (deber determinar los recursos econmicos, perfiles profesionales de quienes las adelantarn y la duracin de estas). El PAV debe presentarse anualmente para ser incluido en el Plan Operativo de la Divisin Legal, (No impide que el PAV puede ser replanteado y modificado en el transcurso del ao, cuando las circunstancias as lo ameriten). El Secretario General convocar al comit y los dems miembros deben asistir con informacin clara y concreta sobre las Cajas de Compensacin Familiar objeto de la visita (con el fin de obtener un panorama real sobre cada una de estas Cajas para el diseo del PAV, la Divisin Legal solicitar las correspondientes resoluciones de comisin para visita Ordinaria). El comit cuenta con un Mapa de Riesgos (MRC), un procedimiento de visitas, un cronograma que est estandarizado y un diagrama que permite el control y la presente gua SIVICA. Dentro de la mejora efectuada al proceso se incorpor una planeacin de las actividades en las visitas buscando mayor efectividad, eficacia y
21
Resolucin 33 de 2007, que reform la resolucin 400 de 2000
59
eficiencia.
14.
LAS ACTIVIDADES DE LA VISITA DE AUDITORIA
Los pasos del PAV y la ejecucin son una estrategia de planeacin para llevar a cabo las actividades como parte del programa de auditora. En el siguiente diagrama se describe los aspectos del paso a paso relativos al flujo de la visita. Hacemos que la salvedad que la SSF, debe permanentemente mejorar las tcnicas de auditoria y dedicar un tiempo amplio y suficiente para mejorar de manera continua las herramientas de inspeccin, vigilancia y control. Sin embargo, a travs de esta gua se recomienda aplicar los siguientes procedimientos, previo al desarrollo de cualquier visita.
60
Flujograma del PAV de Visitas de Auditora.

PASO Reunin anual del Auditora. Comit de ACCIN Los integrantes del COVI, proceden a estudiar el mapa de riesgos y establecen las que sern objeto de visita ordinaria. Sealan los eventuales visitadores y elaboran el programa, el cual se remite al Despacho del Superintendente, para su aprobacin final. Mediante correo electrnico, el plan es remitido a todos los actores, es decir, al Despacho del superintendente, a los miembros del COVI, a los coordinadores de grupos, a las dependencias de apoyo (grupos financiero, humano y administrativo). Esta comunicacin se debe efectuar cuando se efecten modificaciones al PAV. El coordinador del grupo de visitadores junto con los dems integrantes del equipo, debern reunirse y organizar el plan de visitas previo estudio de la documentacin existente en la SSF y el mapa de riesgo evaluado por el comit. La secretara general proyecta la resolucin de comisin para la firma del despacho del superintendente y una vez suscrita, se procede a numerarse y se informa al grupo de recursos financieros y servicios generales. Igualmente se entrega copia al coordinador de la comisin. Con el objeto de informar adecuadamente al representante legal, se remite un oficio firmado por el Secretario General informando de quienes son los integrantes del equipo visitador, que tipo de visita se adelantar y el tiempo de la comisin. Conforme a lo planeado para la visita, el coordinar, previa a la salida de la comisin solicitar PRODUCTO Elaboracin del acta de reunin con Comit de Auditora Plan Anual de Visitas (PAV) ordinario a las CCF, para cada vigencia.
Socializacin del Plan General de Visitas.
Plan General aprobado, firmado y divulgado mediante correo electrnico.
Diseo del Plan de Visitas para cada una de las Cajas de Compensacin programadas.
Plan de Visitas.
Expedicin de la Resolucin de Comisin.
Resolucin de comisin firmada y numerada. Pasajes para traslado de los comisionados. Pago de viticos o gastos.
Informar a la caja sobre la visita, el equipo auditor, el objetivo de la visita el termino de la comisin.
Oficio del Secretario General.
Solicitud de informacin.
Oficio del coordinador del equipo auditor.
61
informacin al representante legal para que sea entregada al momento de instalar la comisin. Una vez el equipo de visita se encuentra en la caja a auditar, se debe informar a los directivos el Plan de Visitas Los visitadores deben ejecutar el plan de visita conforme a lo planteado y elaborar los respectivos documentos o papeles de trabajo. Instalada la visita, el coordinador debe controlar la informacin que se est solicitando a las dependencias auditadas, para tal efecto se proyectaran los respectivos requerimientos para que obre prueba escrita sobre lo solicitado y poder determinar la fuente que report. Estos requerimientos deben quedar en carpeta de que harn parte de los papeles de trabajo. El coordinador y los dems miembros del equipo deben estudiar los avances de la visita, articular los temas y apoyarse para obtener, mediante un anlisis integral desde lo legal, financiero, administrativo y social, un producto de alta calidad e impacto (Anlisis de Riesgos que afectan el flujo de recursos financieros y programas). El coordinador y el equipo de visita, deben proceder a informar al directos de la caja y los dems directivos que el consider sobre los aspectos de mayor relevancia y permitir si es del caso se hagan las respectivas aclaraciones o anexen documentos mediante los cuales se sustente la posicin de la caja. Dentro del trmino legal el coordinador y el equipo de visita, estudian los hallazgos, los confrontan con la evidencia y construyen las observaciones de manera integral evitando duplicidad de observaciones.
Realizar la socializacin del Plan visitas en cada una de las CCF Desarrollar el programa especfico de auditora. Circular oficios para recopilar o complementar informacin.
Evidencia en papeles de trabajo.
Papeles de trabajo.
Oficios de requerimiento.
Realizar el anlisis de la informacin, evidencias y soportes.
Papeles de trabajo.
Cierre de la visita.
Acta de cierre de la visita.
Estudio y discusin de hallazgos y recomendaciones.
Informe de visita. Papeles de trabajo archivados de acuerdo a las tablas de retencin.
62
Entrega del Informe a la Divisin Legal. El jefe de la dependencia recibe el informe y procede a custodiar en su archivo los soportes de la visita. Archivar debidamente los documentos fsicos y/o magnticos. La Divisin Legal de la SSF, proceder de conformidad con lo indicado en la Resolucin 400 de 2000 (o segn norma que la modifique). Si analizado el informe de la visita, por la Divisin Legal, se observan graves violaciones a las Leyes y estatutos o inobservancia de las instrucciones impartidas por la Superintendencia, la citada Divisin recomendar, por escrito al Superintendente la adopcin de la medida de seguimiento especial o de intervencin administrativa segn el caso. El Despacho convocar al grupo conformado por el Secretario General, el Asesor del Despacho y los Jefes de las Oficinas Jurdica y de Planeacin y de las Divisiones Legal, Operativa, Financiera Contable y de Servicios Sociales, quienes previo anlisis del informe del Jefe de la Divisin Legal y del informe de la comisin visitadora, (con sus respectivos soportes) rendirn concepto para la toma de decisin correspondiente La Divisin Legal debe remitir a la Caja las observaciones y recomendaciones producto de la visita y solicitar a la respectiva corporacin la elaboracin de un plan de mejoramiento para superar las deficiencias encontradas. Esto sin perjuicio de las dems acciones que pudieren desprenderse de los hallazgos. El director debe remitir el plan de mejoramiento con las acciones incorporadas en el formato que para estos efectos se ha estandarizado, el cual permite Archivar debidamente los informes y documentos fsicos y/o magnticos de la visita. Informe de la Divisin legal. Este se discute en reuniones que para el efecto cita el despacho de la Superintendencia. En esta participan los miembros de COVI, mas el personal que el despacho considere. Acta del comit. Resolucin mediante el cual se toman medidas.
Estudio del informe de visita y los papeles de trabajo.
Socializacin del informe a la Caja.
Oficio de la Divisin Legal dando traslado a la Caja de las observaciones y recomendaciones.
Elaboracin mejoramiento
del
Plan
de
Plan de mejoramiento.
63
medir el avance del mismo y seala responsables de las acciones de manera concreta y en tiempos que no podrn modificarse, salvo con autorizacin de la SSF. La Divisin legal, una vez recibe el plan de mejoramiento, debe remitirlo a las dems divisiones para su respectivo seguimiento. No obstante es recomendable que antes lo estudie con el equipo de auditores que practicaron la visita para que establezcan si las acciones planteadas por la CCF, si elimina las causas que generaron el hallazgo.
Seguimiento mejoramiento.
al
plan
de
Memorando de la Divisin Legal mediante la cual se remite el plan de mejoramiento de la CCF a las divisiones para su respectivo seguimiento.
La presente gua ilustra algunos de los productos que se han incorporado para documentar y mejorar el procedimiento de visitas desde la Planeacin hasta la rendicin de informes. Temas a incluir en las actas del informe:
Fecha, lugar y hora Oficina Responsable Tema: Plan anual de visitas Asistentes Nombre cargo y firma Actividades desarrolladas 1 2, 3,4,
Productos obtenidos A B,C,D, Agenda propuesta prxima reunin. Firmas Anexos
Para la programacin de las visitas se dise la siguiente plantilla:
64
Superintendencia del Subsidio Familiar Oficina de Planeacin y Desarrollo Plan de visitas Agosto 2009
GRUPOS COORDINADOR FUNCIONARIO AREA LEGAL FRO CONTABLE GESTION SOCIAL. ADMINSTRATIVA
COORDINADOR LEGAL FRO CONTABLE SAN ANDRES (V.Ordinaria) 23 al 29 31 de Agosto al 11 de Septiemb re
CCF COMFASUCRE (V.Ordinaria)
FECHA 9 al 15
INFORM E 18 al 28
2
COORDINADOR
GESTION SOCIAL ADMINSTRATIVA FRO CONTABLE LEGAL

GESTION SOCIAL ADMINISTRATIVA
COMFAMILIAR DEL ATLANTICO (V.Ordinaria)
9 al 15
18 al 28
COORDINADOR
FRO CONTABLE ADTO

GESTION SOCIAL
CAJACOPI (V.Ordinaria)
18 al 22
4
COORDINADOR
LEGAL ADMINISTRATIVA GESTION SOCIAL FRO CONTABLE FRO CONTABLE ADMINSTRATIVA LEGAL
24 de Agosto al 4 de Septiemb re
COMFENALCO ARMENIA (V.Ordinaria)
23 al 28
31 de Agosto al 11 de Septiemb re
FLOR GNECCO ARREGOCS Superintendente del Subsidio Familiar
NELSON JAIME OLAYA Secretario General
La programacin se controla en la matriz que para estos propsitos se cre y que permite adicionalmente documentar todo lo referente a costos, personal, No. De resolucin, fecha de presentacin de informes, fecha de discusin etc. (ANEXO AL RESPALDO). La evaluacin de los resultados administrativos de las visitas, se dise una matriz para su control y toma de acciones oportunas de mejora. Para efecto de la planeacin de la visita, los funcionarios de la SSF crearon una plantilla para programar las actividades respecto al tiempo de la visita. La proyeccin del alcance se estima conforme a la complejidad de cada visita, no obstante el modelo debe ser objeto de mejora y ajuste permanente.
65
SUPERINTENDENCIA DEL SUBSIDIO FAMILIAR PROGRAMACION VISITA A XXXXXX DEL XXX AL XXXX DE JULIO XXX ACTIVIDADES DURANTE LA VISITA ASPECTOS FINANCIERO CONTABLES
#
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17
ACTIVIDAD Nombre
Reunin con los jefes de cada rea para coordinar el trabajo de la visita Verificar el sistema contable y Estados Financieros Evaluacin del rea de tesorera Verificacin de las cuentas por cobrar Verificacin de los activos fijos Evaluacin de las cuentas por pagar
RESPONSABLE
Todos Osvaldo Coronado Osvaldo Coronado Osvaldo Coronado Osvaldo Coronado Osvaldo Coronado
DIAS
Lunes de 10 a.m a 12.pm 2 a 6 pm 8 a 12 m 2 a 6 pm 8 a 10 am 10 a 12 m 2 a 4 p.m. 4 a 6 pm 8 a 10 am 10 a 12 m 2 a 4 pm 4 a 6 pm 8 a 10 am 10 a 12 m 6 a 7 pm 6 a 7 pm 6 a 7 pm 6 a 7 pm 4,30 pm 12,00 m Martes Miercoles Jueves Viernes Sabado
Evaluacin de las concliaciones bancarias Osvaldo Coronado Reunion Consejo Directivo Verificacin de los libros oficiales Evaluacin de las polticas financieras adoptadas Evaluacin de las actividades adelantadas por el Revisor Fiscal Evaluacin de las actividades adelantadas por la Auditora Interna Evaluacin del estudio de costos y gastos de administracin Verificacin de la ejecucin del presupuesto Reunin con el coordinador del Grupo Cierre de visita Regreso a Bogota Osvaldo Coronado Osvaldo Coronado Osvaldo Coronado Osvaldo Coronado Osvaldo Coronado Osvaldo Coronado Osvaldo Coronado Todos
Todos Todos
Los objetivos GENERALES los define el COVI, los objetivos ESPECIFICOS los miembros del equipo visitador (los auditores). El alcance describe la extensin y los lmites de la visita, como ubicacin, unidades de la organizacin, actividades y procesos que van a ser auditados, igual el periodo de tiempo de la auditora. La viabilidad de la visita debera determinarse teniendo en cuenta factores como la disponibilidad de la informacin suficiente y apropiada para planificarla, la cooperacin del auditado y el tiempo y los recursos adecuados. El equipo de visita se selecciona teniendo en cuenta la competencia necesaria para lograr los objetivos de la visita. El contacto inicial con el auditado puede ser informal o formal, el propsito es establecer los canales de comunicacin con el auditado, confirmar la autoridad, proporcionar informacin sobre las fechas, duracin, solicitar acceso a la informacin y determinar las reglas de seguridad y la confiabilidad de la informacin. La revisin de la documentacin en lo posible debe ser revisada antes de la visita in situ, para determinar la conformidad del sistema, registros, normas, cdigos, 66
manuales, es decir documentos que ofrezcan informacin til para una eficaz evaluacin. El equipo de visita debe preparar un plan que facilite el acuerdo entre ellos y el auditado, este plan debe facilitar la coordinacin de las actividades de la visita. El lder consultando con su equipo, debe asignar a cada miembro la responsabilidad para auditar procesos, funciones, lugares, reas o actividades especficos. Los miembros del equipo deben revisar la informacin pertinente de las tareas asignadas y preparar los documentos de trabajo necesarios como referencia y registro del desarrollo de la auditoria. 14.1 Desarrollo de la Visita Antes de llevar a cabo cualquier visita de diagnostico, el comisionado debe contar con una formacin profesional integra; acompaada adicionalmente de la experticia suficiente que le permita detectar con facilidad cualquier falla de tipo legal, procedimental u operacional al interior de cualquier Corporacin objeto de seguimiento. Es importante realizar una reunin de apertura con la direccin del auditado o con los responsables de los procesos que se van a auditar (con el propsito de confirmar el plan de auditora), suministrar un breve resumen de cmo se desarrollarn las actividades, confirmar los canales de comunicacin y aclarar las dudas del auditado. La recopilacin y verificacin de la informacin debe hacerse mediante un muestreo apropiado (pareto), solo la informacin que es verificable puede construir evidencia de la visita, esta se basa en muestras de la informacin disponible. Los mtodos ms utilizados para recopilar esta informacin son a travs de entrevistas, observacin de actividades y revisin de documentos. Los profesionales deben consultar y aplicar los criterios de auditora que son la norma con la cual el visitador mide la condicin. Es tambin la meta que la entidad est tratando de alcanzar o representa la unidad de medida que permite la evaluacin de la condicin actual. Igualmente, se denomina criterio a la norma transgredida de carcter legal-operativo o de control que regula el accionar de la entidad examinada. 67
14.2 Instalacin de la visita. En cumplimiento del Acto Administrativo que ordena la prctica de la visita y de conformidad con lo dispuesto en el Plan de Visitas dentro de una vigencia especfica, la prctica de la visita deber empezar en las primeras horas de la fecha de inicio sealada, en lo posible, con la totalidad del grupo de Auditores comisionado por la SSF y con el Director Administrativo de la Caja objeto de inspeccin quien podr invitar a los funcionarios de su equipo de trabajo que considere convenientes. La instalacin de la visita ser dirigida por el lder de la comisin de la SSF, en los siguientes trminos: Presentacin del grupo de comisionados: El lder de la comisin deber efectuar una presentacin de los comisionados del grupo, indicando el rea de evaluacin que cada uno tiene a su cargo, con el fin de que exista una articulacin inicial con el equipo de trabajo de la Direccin Administrativa en lo que tiene que ver con la agilidad en la entrega de la informacin suministrada y en el desarrollo de la inspeccin propiamente dicha. Exposicin de objetivos de la inspeccin y procedimiento: Deber exponer el objetivo propuesto con la visita solicitando la colaboracin de la Corporacin en el desarrollo gil y exitoso de la misma, e indicar la forma en que se desarrollar en cuanto al manejo de la informacin solicitada y suministrada, con el fin de evitar que la Corporacin incurra en gastos de reproduccin de documentos que no necesariamente se requieren como soporte del informe que se desprenda de la inspeccin. 14.3 Presentaciones Direccionamiento Estratgico y Gestin de la Revisora Fiscal. Tal y como se solicit en el documento de Anuncio de la visita y solicitud de documentacin e informacin, el primer da de visita tanto Direccin Administrativa como Auditora Interna y Revisora Fiscal, debern presentar al grupo comisionado el Plan de Desarrollo Estratgico de la Caja (o el diseado por la Entidad), los avances obtenidos y los controles internos y externos sobre la gestin actual, informacin que deber ser tenida por los comisionados como punto de partida para el cumplimiento de la labor encomendada desde un conocimiento particular y directo de la realidad de la vigilada en lo que tiene que ver con las debilidades y fortalezas actuales. 68
Permite conocer la planeacin de la gestin administrativa con relacin al desarrollo de los asuntos sobre los cuales tiene encaminados sus esfuerzos, la calidad de los controles internos y externos, entendidos stos como apoyo a la consecucin de los objetivos propuestos, mediante un monitoreo constante de las tareas asignadas por la direccin al grupo de trabajadores. Entendiendo que cada CCF tiene unas particularidades dadas por factores sociales, econmicos o geogrficos donde operan, la presentacin que se haga por parte de la direccin, las dependencias o instancias de control (auditora interna y la revisora fiscal) permite definir o aclarar aspectos sobre los cuales debe enfocarse el grupo visitador, cada uno, dentro de la inspeccin del rea que le ha sido encomendada y retroalimentando con su conocimiento especial, la evaluacin del grupo, concebido ste como unidad de trabajo. Sobre las presentaciones aludidas y de conformidad con la informacin solicitada, los comisionados debern establecer: 14.4 Direccin administrativa: Presentacin del Componente de Direccionamiento de la Corporacin: (plan estratgico, planes de accin, plan operativo y/o indicativo). El grupo comisionado debe tener presente que el diseo del direccionamiento tiene como finalidad el logro de objetivos y metas a corto, mediano y largo plazo, segn la amplitud y magnitud de la Caja inspeccionada, toda vez que esto implica una serie de planes y actividades que debe ejecutar cada unidad operativa, ya sea de niveles superiores o niveles inferiores de apoyo o misionales. El grupo comisionado debe estar especialmente atento a la definicin de la misin que rige la gestin administrativa de la Corporacin, ya que esta representa las funciones operativas que va ejecutar en el mbito de sus competencias como CCF. Anlisis de las fortalezas y limitaciones de la CCF. Tal vez en este punto radica la efectividad o no del diseo de un plan de direccionamiento, por lo que los comisionados debern identificar el anlisis organizacional que haya efectuado la Caja sobre sus condiciones internas para evaluar sus principales fortalezas y debilidades, 69
teniendo en cuenta la ponderacin de los recursos con que dispone (financieros, tecnolgicos, humano, etc.) as como la divisin del trabajo en los departamentos o unidades, distribucin de los objetivos corporativos o dependencias. Aspectos stos que sin duda deben orientar la inspeccin en cada una de las reas. El Porvenir de las decisiones de la CCF a auditar est dada por la planeacin. Cadena de consecuencias de causas y efectos durante un tiempo relacionada con una decisin real o intencionada que toma la direccin, luego de la identificacin sistemtica de las oportunidades y peligros que surgen en el futuro. Los funcionarios comisionados debern prestar especial atencin al proceso de planeacin de la caja y si de antemano la caja valora qu tipo de esfuerzos de planeacin debe hacer, cundo y cmo debe realizar o se est realizando, quin lo ejecuta o lo llevar a cabo, y qu se ha hecho o har con los resultados, pues no debe perderse de vista que los planes no deben modificarse constantemente en un estado ideal-, sino que la planeacin debe efectuarse en forma continua y ser apoyada por acciones apropiadas cuando sea necesario, pues la flexibilidad radica en el poder de aprovechar el conocimiento acerca de una circunstancia especfica. 14.5 Auditora interna: Sobre la presentacin que en este sentido lleva a cabo la auditora interna de la CCF, es necesario tener en cuenta que su funcin es la de control y evaluacin constante a la gestin de la misma. En relacin con el direccionamiento de la corporacin, la auditora interna (o quien haga sus veces) deber mostrar las evaluaciones para la implementacin y revisin constante de los planes operativos a travs del diseo y puesta en marcha de sus procesos de control, pues esto debe contribuir significativamente al mejoramiento de la planeacin del siguiente ciclo mediante la Evaluacin de Resultados con respecto a los aos anteriores, en funcin de crecimiento. Tambin la dependencia interna que verifica los sistemas de control, deben trabajar sobre un plan de trabajo para cada ao, el cual puede incluir por ejemplo cronograma de trabajo, actividades a realizar, meses en los cuales se pretenden llevar a cabo las actividades programadas, recomendaciones proferidas a la direccin administrativa y/o a los responsables de cada departamento objeto de la auditoria. 70
Quien ejerce la funcin de control debe suministrar al personal de la SSF las respuestas dadas por parte de los auditados, el grado de avance tanto de las auditorias practicadas como de las observaciones reconocidas por parte de los responsables, informe especfico sobre la evaluacin al Sistema de Control Interno. Copia del acta de la ltima reunin del Comit Coordinador del Sistema de Control Interno, otros aspectos sobre el funcionamiento de la Corporacin en cumplimiento del objeto social, que Usted considere deba informar al Organismo de Control en cumplimiento de sus funciones legales. La presentacin del Plan de Trabajo permitir al grupo visitador establecer el grado de independencia que como rgano interno de control, mantiene frente a la gestin administrativa de la Corporacin y frente al control externo y fiscal que se encuentra a cargo de la Revisora Fiscal. Se debe identificar los aspectos sobre los cuales se concentra la actividad de la auditora, la efectividad del seguimiento y en general, la calidad de la inspeccin constante que debe ejercer. Cuando la actividad auditora de la corporacin est adecuadamente concebida y ejercida, adquiere mayor relevancia el contacto directo y permanente de los funcionarios comisionados con la dependencia interna de control. Las evaluaciones de esta dependencia pueden ser fuente de informacin y brindar elementos de juicio adicionales sobre la realizacin de inspeccin. 14.6 Revisora fiscal: Forma de vinculacin de la Revisora Fiscal, Planta de personal, remuneracin y tiempos de dedicacin de cada uno a sus funciones legales. Copia del plan de trabajo que actualmente tiene implementado esa dependencia, teniendo en cuenta los objetivos planteados encaminados a cumplir con las funciones legales del Revisor Fiscal a fin de practicar una auditora integral (Auditora Financiera, Auditora de Cumplimiento, Auditora de Gestin, Auditora de Control Interno).
71
Informe detallado en el que d cuenta de las auditoras practicadas durante cada ao, los resultados obtenidos y recomendaciones que haya proferido al Consejo Directivo, Direccin Administrativa y/o a la Superintendencia del Subsidio Familiar. Otros aspectos sobre los Diagnsticos de Legalidad, Financiero, de Gestin y Funcionamiento de la Corporacin en cumplimiento del objeto social, que Usted considere deba informar al Organismo de Control en cumplimiento de sus funciones legales. De la presentacin de la Revisora Fiscal, los comisionados debern establecer la independencia y calidad con que adelanta las funciones legales y estatutarias que le corresponden sobre la gestin administrativa, operativa y financiera de la Caja de Compensacin. El plan de trabajo que entregue la Revisora Fiscal no debe coincidir cronolgicamente con el de la Auditora Interna, ni existir delegaciones mutuas sobre aspectos susceptibles de seguimiento para ambos niveles de control, pues esta circunstancia puede representar prdida de independencia en la realizacin de las funciones que deben llevar a cabo. La labor de la revisora fiscal debe constituir tambin un punto de apoyo y/o de referencia para la inspeccin encomendada a los funcionarios de la SSF bien sea sobre la posicin de esta instancia de control frente a aspectos sensibles al interior de la Corporacin o bien, por la pasividad o insuficiencia que pueda detectarse en la realizacin de sus funciones.
14.7 Recibo y anlisis de la documentacin solicitada. Una vez culminadas las presentaciones y teniendo el grupo de comisionados un acercamiento certero sobre las debilidades, fortalezas, objetivos y asuntos que ocupan la gestin de la Caja de Compensacin, dar inicio con el estudio de la documentacin y/o informacin solicitada, dentro del mbito de sus competencias y de conformidad con la Hoja de Trabajo diseada para cada una de las reas de inspeccin.
72
Para estudiar los hechos (ser) frente al ordenamiento (deber ser) el visitador debe efectuar un estudio objetivo de la evidencia e indagar los diferentes efectos (administrativos, de control, operativos, financieros, direccin, legales) que la inobservancia de la norma le acarrea a la corporacin. Concluir sin hacer mencin a apreciaciones subjetivas y presentar las conclusiones sin anticipar de manera individual posibles responsables por cuanto esto le corresponde a la Divisin Legal calificar y establecer los eventuales cargos. El siguiente ejemplo ilustra cmo se podra armar de manera integral una observacin a la caja.
La evidencia debe ser evaluada frente a los criterios de auditora para generar los hallazgos que pueden indicar conformidad como no conformidad con stos. 73
Cuando los objetivos de la visita, as lo especifiquen, los hallazgos pueden identificar una oportunidad de mejora (recomendacin). La Ley 789 de 2002, en su artculo 24 numeral 14, faculta a la SSF en la prctica de visitas de inspeccin a las entidades vigiladas recepcionar declaraciones, allegar documentos y utilizar los dems medios de prueba legalmente admitidos. Tcnicamente estos son las fuentes de donde el juez deriva las razones que producen mediata o inmediatamente su conviccin sobre la existencia o inexistencia de los hechos o actos que constituyen el objeto de la prueba. Los medios de prueba se encuentran, por lo general, claramente sealados en los cdigos procesales. (Civil, penal, laboral, administrativos). El informe de la visita debe proporcionar un registro completo de la auditora, preciso, conciso y claro. Hacer referencia de los objetivos de la visita, el alcance, la identificacin de la SSF, la identificacin del lder de los miembros del equipo visitador, las fechas y lugares donde se realizaron las actividades in situ, los criterios y las conclusiones de la auditora. La visita finaliza cuando todas las actividades descritas en el plan se hayan realizado y el informe de la visita aprobado y presentado. 15. PAPELES DE TRABAJO. Registra el planeamiento, naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditora aplicados por el auditor y los resultados y conclusiones extradas a la evidencia obtenida. Se utilizan para controlar el progreso del trabajo realizado para respaldar la opinin del auditor. Los papeles de trabajo pueden estar constituidos por datos conservados en papel, pelcula, medios electrnicos u otros medios. Constituyen un archivo que respalda el trabajo efectuado por el auditor, por lo tanto deben ser preparados cuidadosamente, claros, sencillos, y concisos, convirtindose en un conjunto organizado de documentos22.
22
DIPLOMADO EN AUDITORIA Y REVISORIA, Universidad Piloto de Colombia, Profesor: Crisanto Gonzlez Rivera. Febrero de 2007.
74
15.1 Contenido de los papeles de trabajo La planeacin, recopilacin de informacin bsica, evidencias validas y suficientes de los trabajos de auditora realizados. Todo documento es un papel de trabajo. Pero no todo papel de trabajo es til al visitador. Los papeles de trabajo permiten evidenciar el trabajo realizado, facilita su supervisin y respalda las observaciones, conclusiones y recomendaciones del visitador para poder ser consideradas en el informe. Para la preparacin de buenos papeles de trabajo, lo visitadores deben ordenarlos y referenciarlos adecuadamente, su tratamiento debe ser integral y completo, indicar los hechos, su evaluacin y conclusin sobre los mismos, cumplir el fin para el cual fue diseado, las anotaciones deben ser claras y concisas, y deben estar completamente terminados.
75
Nombre de la dependencia. Titulo del Papel Fecha de elaboracin Comentarios Conclusin. Fuentes de informacin
Nombre del responsable ndice de referencia. Marcas de auditora.
Inciales del visitador que prepara el papel.

Organizacin de los papeles de trabajo o soportes de la visita: El coordinador de la Comisin junto con su equipo deben archivar los documentos de la visita siguiendo los parmetros sealados por la Divisin Legal en cuanto las tablas de retencin documental que relacionamos a continuacin. (Esto se debe actualizar conforme a los cambios que para el efecto sean aprobados por el comit de archivo de la SSF.
Orden de los soportes de los informes de visitas Los papeles de trabajo deben
organizarse conforme las instrucciones dadas para estos efectos en cumplimiento de las normas del archivo general de la Nacin. Informes de visitas ordinarias 76
Memorando solicitando visita Resolucin comisin de visita Oficio solicitud de documentos Oficios adicionales de documentos y requerimientos Acta de cierre visita Informe de visita, conclusiones, Recomendaciones y soportes de visita Informe de ejecutivo de visita Memorando remite informe de visita a Superintendente Informes de visitas especial Queja Solicitud de informacin a entidad vigilada Oficio respuesta a quejoso Respuesta de entidad vigilada con soportes Respuesta definitiva a quejoso Memorando solicitando visita especial Resolucin comisin de visita especial Acta de cierre visita espacial Informe de visita, conclusiones, Recomendaciones y soportes de visita Memorando remite informe de visita a Superintendente
77
CAPITULO II PARTE ESPECIAL
78
GUIA PARA EL MODULO INSPECCION ADMINISTRATIVA Y LEGAL
79
16.
MODULO INSPECCION ADMINISTRATIVA Y LEGAL GUIA DE INSPECCION PARA LA VIGILANCIA Y CONTROL A LAS CAJAS DE COPEMSACION FAMILIAR -SIVICAMODULO INSPECCIN ADMINISTRATIVA Y LEGAL
OBJETIVO GENERAL: Inspeccionar que las CCF en su gestin administrativa en lo relativo a actuaciones, actividades, operaciones y contratos aplique las disposiciones constitucionales y legales relacionadas con la organizacin y funcionamiento de las Cajas de Compensacin Familiar; las dems entidades recaudadores y pagadoras del subsidio familiar, en cuanto al cumplimiento de este servicio y las entidades que constituyan o administren una o varias de las entidades sometidas a su vigilancia, siempre que comprometan fondos del subsidio familiar. OBJETIVOS ESPECFICOS: 1).Estudiar la veracidad de la informacin reportada y registrada en la SSF respecto a los estatutos. 2). Estudiar la legalidad de las actuaciones reportada y/o registrada en los libros de las Actas de la Asamblea General de Afiliados y del Consejo Directivo. 3).Verificar el impacto Legal y administrativo de los procesos judiciales y administrativos que recae sobre las cajas. 4).Verificar la legalidad de la contratacin conforme a las normas internas y las aplicables a las personas de derecho privado. (Cdigo Civil, Cdigo de Comercio, etc.). 5).Verificar el cumplimiento del pago del subsidio monetario conforme a las prescripciones legales, en especial lo sealado en la Ley 21 de 1982 y el captulo II de la Ley 789 de 2002 y dems normas reglamentarias o circulares de la SSF. 6). Verificar la existencia de las empresas afiliadas de la caja. 7). Verificar las acciones de recuperacin de cartera y acciones de expulsin de empleadores morosos. 8). Evaluar que la coordinacin y administracin de los recursos del 4% destinados para el pago del subsidio familiar (monetario, especie y servicios) a los trabajadores de medianos y menores ingresos sea eficaz y eficiente y logre sus objetivos con la mxima productividad y calidad. 9). Verificar el cumplimiento del Pargrafo 2, Numeral 19 del artculo 21 de la Ley 789 de 2002, respecto a la adopcin y cumplimiento del cdigo de buen gobierno. 10). Estudio de poltica administrativa y financiera de la caja conforme al numeral 1 80
del artculo 54 de la Ley 21 de 1982. 11). Cumplimiento del artculo 55 numeral 9 de la Ley 21 de 1982. 12). Cumplimiento del marco jurdico administrativo de la administracin de personal. 13). Estudio sobre pago de sanciones impuestas por la SSF, con fundamento en los numerales 16,17 y 18 de la Ley 789 de 2002. Documentos de Referencia para la Visita: Estatutos; ltima Acta de la Asamblea General; Quejas y Reclamos; ltimo Informe de la visita practicada; Oficio de Recomendaciones; Seguimiento de Cumplimiento; Matriz de Recomendaciones y Hallazgos; Plan de Mejoramiento. Asamblea General de Afiliados: Revisar el Libro de Actas de la Asamblea General; Asentamiento de las Actas en el Libro sellado y Registrado; Libro de Registro Actualizado. Consejo Directivo: Revisar el Libro de Actas; Relacin de los Miembros; Certificado de los aportes de las empresas que pertenecen los miembros del Consejo Directivo. Gestin Contractual: Revisar el Manual de Contratacin; Relacin de todos los Contratos y Convenios suscritos durante los dos ltimos aos. Negociacin de Bienes Races: Relacin de escrituras indicando nombre del bien, Localizacin, y si existe gravamen e hipotecas. Afiliacin, Suspensin y Desafiliacin: AFILIACION, Publicacin de los documentos y requisitos exigidos para la afiliacin; Formulacin de afiliacin, inscripcin de trabajadores, registros de novedades y dems instructivos suministrados por la entidad visitada al empleador en el momento de tramitar la afiliacin. SUSPENSION Y EXPULSION DE AFILIADOS. Reglamento para la suspensin y expulsin de afiliados; Relacin de empresas morosas indicando fecha ltimo aporte. Relacin de empresas que han solicitado desafiliacin indicando fecha de recibo de solicitud y entrega de paz y salvo. Quejas y Reclamos: Certificacin sobre el procedimiento existente para el trmite de Quejas y Reclamos, con la indicacin del nmero de quejas tramitadas. Representacin Judicial: Relacin de procesos judiciales y administrativos de la entidad visitada, indicando fecha de iniciacin del proceso, montos, apoderados y estado actual de los mismos.
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En el captulo II se maneja la parte especial de la gua, es decir los temas centrales de la temtica objeto inspeccin. Ciertamente SIVICA centra los temas en tres pilares que articulados entre s, permitir que las fases de planear y hacer de la visita sea tcticamente preparada.
Corresponde al coordinador controlar que lo planeado y hecho corresponda a lo presentado por los visitadores y debe informar al Comit para que se tomen los respectivos ajustes para generar acciones de mejora continua. 16.1 Las Normas jurdicas Las normas jurdicas son aquellas reglas dictadas por legtimo poder para determinar la conducta humana (Congreso y/o autoridad competente). Como podemos observar en la siguiente pirmide, el referente legal que deben aplicar las CCF, en sus diferentes actuaciones a evaluar es muy amplio, como refleja a continuacin.
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1 CPC
2 CODIGOS 3 LEYES
4 DECRETOS
5 RESOLUCIONES
6 CIRCULARES EXTERNAS DE LA SSF Actas, Estatutos, Manuales, Procedimientos , Portafolio de servicios de las CCF, Convenios, Contratos etc.
1. Constitucin poltica de Colombia. 2. Cdigos: Cdigo civil y legislacin complementaria; Cdigo de Comercio; Cdigo de Procedimiento Civil, penal, administrativo, laboral; Rgimen de seguridad social en Colombia; Rgimen del procedimiento tributario; Rgimen jurdico del sector salud; Rgimen laboral Colombiano. 3. Leyes (Ley 03 de 1991, Reglamentacin del Subsidio Familiar de Vivienda Urbano; Ley 100 de 1993, salud; Ley 115 de 1994, educacin; Ley 181 de 1994, recreacin y deporte; Ley 181 de 1994, recreacin y deporte; Ley 21 de 1982, modifica el rgimen del subsidio familiar; Ley 25 de 1981, por la cual se crea la superintendencia del Subsidio Familiar; Ley 3 DE 1991 por la cual se crea el Sistema Nacional de Vivienda de Inters Social, se establece el subsidio familiar de vivienda, se reforma el Instituto de Crdito Territorial, ICT, y se dictan otras disposiciones (Reglamentada Parcialmente por los Decretos Nacionales 4 de 1993 , 1168 de 1996 , 824 de 1999 , 1133 de 2000, 2620 de 2000 , 951 de 2001 , 578 de 2002 , 1042 de 2003, 2480 de 2002 , 975 83
de 2004 , 3111 de 2004 , 4407 de 2004 , 973 de 2005, 4466 de 2007, 1924 de 2009, 2190 de 2009; Ley 300 de 1996, turismo; Ley 49 de 1990, vivienda; Ley 546 de 1999 Reglamentacin del Subsidio Familiar de Vivienda Urbano; Ley 633 de 2000, reforma tributaria; Ley 789 de 2002, por la cual se dictan normas para apoyar el empleo y ampliar la proteccin social y se modifican algunos artculos del Cdigo Sustantivo del Trabajo; Ley 920 de 2004 Por la cual se autoriza a las cajas de compensacin familiar adelantar actividad financiera.) 4. Decretos (Decreto 1769 de 2003, por el cual se expiden los trminos y condiciones a que deben sujetarse la cuota monetaria en el sistema de compensacin familiar, rgimen de organizacin, funcionamiento y tiempo de implantacin; Decreto 1902 de 1994, reglamenta Ley 115 de 1994;Decreto 2340 de 2003, por el cual se reglamenta la Ley 789 de 2002; Decreto 2649 de 1993, formula principios y normas contables para la presentacin de estados financieros; Decreto 341 de 1988, reglamenta la ley 25 de 1981; DECRETO 4429 DE 2005 por el cual se modifican los Decretos 975 de 2004, 3169 de 2004, 3111 de 2004, y 1526 de 2005, y se establecen los criterios especiales a los que se sujetar el otorgamiento de subsidios familiares de vivienda de inters social con cargo a los recursos de la Bolsa Unica Nacional; Decreto 784 de 1989, .reglamenta Ley 21 de 1982; Decreto 785 de 1989, reglamenta ley 21 de 1982; Decreto 827 de 2003, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 789 de 2002; DECRETO LEY 2150 DE 1992 Por el cual se reestructura la superintendencia del subsidio familiar.) 5. Resolucin 184 de 2004, por la cual se determinan los valores a transferir por las C.C.F., cuyo porcentaje no supero el porcentaje obligatorio del 55% del Decreto 1769 de 2003; Resolucin 400 del ao 2001, por la cual se adopta el procedimiento de Visitas y la Metodologa para una Intervencin Administrativa. Resolucin 440 del ao 2000, presentacin de proyectos de las Cajas de Compensacin familiar; Resolucin 489 de 1996, por la cual se conforman unos grupos internos de trabajo; Resolucin 500 de 1997, por la cual se establece el plan nico de cuentas para el Sistema del Subsidio Familiar; Resolucin 504 de 2001, por la cual se imparte autorizacin para el manejo de la cuenta de correccin monetaria del Sistema del Subsidio Familiar; Resolucin No. 0062 de 2006, por la cual se modifica la fecha de presentacin de los Estados Financieros; Resolucin No. 0271 de 2005, por la cual se actualiza y ampla el Plan nico de Cuentas para el Sistema del Subsidio Familiar. 84
6. Circular 013 del ao 2000, plan operativo, presupuesto anual de ingresos y egresos y lmite mximo del monto anual de las inversiones para el ao 2001; 015 del ao 2000, adicin a la circular externa 013 del ao 2000; 018 del ao 2000, por medio de la cual se informa de cambios internos en el trmite de proyectos de inversin, presupuestos, lmites mximos de inversin; 022 del ao 2001, plan operativo, presupuesto anual de ingresos y egresos y lmite mximo del monto anual de las inversiones para el ao 2002; 035 del ao 1999, gua para la formulacin de proyectos y programas; Circular 002 del ao 2003, presupuestos de ingresos, egresos e inversiones vigencia 2003; Circular 002 del ao 2003, presupuestos de ingresos, egresos e inversiones vigencia 2003; Circular 004 del ao 2003, rgimen de autorizacin general y criterios para el presupuesto; Circular 015 de 2001, programas atencin integral a la niez y jornadas escolares complementarias; Circular 018 del ao 1999, presentacin de tarifas anuales de servicios; Circular 027 del ao 2002, informe de ejecucin presupuestal de inversiones (ao 2001) y de los programas de atencin integral a la niez y jornada escolar complementaria, con corte al 31 de diciembre de 2001; Circular 032 del ao 2002, instrucciones celebracin a la niez colombiana. Circular 002 del ao 2003, presupuestos de ingresos, egresos e inversiones vigencia 2003. Circular 034 de 2002, adiciona a la circular externa 013 del 2001; Circular externa 23 de 2003. Hay clases de normas, por ejemplo las generales e individuales, esto es, son generales cuando enlaza la consecuencia jurdica a un tipo legal que contiene la descripcin de un sector social supuesto; en cambio, la norma individual se basa en un sector social real descrito. Existen normas con antecedente general e individual; las primeras plantean una hiptesis futura resulta general, ya que plantea como antecedente hechos irreales, y todo lo irreal es genrico, en cambio, las que se fundamentan en antecedentes pasados, es una norma individual, ya que todo lo pasado era real, y todo lo real es individual en el sentido de concreto. Pero tambin se clasifican segn el efecto sea general o individual. Es general o individual, tanto en atencin al nmero de destinatarios, como con miras al nmero de aplicaciones o actos de obediencia.
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Las normas pueden tener un contenido categrico o hipottico, esto es, si enuncian algo concreto, son categricas, mientras que las proposiciones hipotticas son aquellas que enuncian algo bajo la condicin de que algo sea u ocurra, generalmente este tipo de normas son las que ms prevalecen en los ordenamientos. Las normas categricas son aquellas cuyo antecedente no es de carcter hipottico, verbigracias, si el deudor no paga debe ser obligado por el juez a pagar. Tambin la norma puede clasificarse como bilaterales, esto es cuando configuran derechos y deberes con respecto a diferentes personas y son unilaterales, las normas ticas, por cuanto se dirigen a una sola persona. Las normas son coactivas y supletorias o dispositivas. Las normas pueden o reclamar vigencia incondicional o slo subsidiariamente, en defecto de una declaracin de voluntad distinta de los interesados. En el primer supuesto, las normas se denominan coactivas y su conjunto constituye lo que se llama el orden pblico interno, las normas se apellidan supletorias o dispositivas y su totalidad es el campo en el cual impera la autonoma de la voluntad restringida. 16.2 Planeacin de la visita (Modulo legal y administrativo). En la sede de la SSF, los comisionados deben recaudar todos los antecedentes administrativos y legales de la CCF, los soportes de la ltima visita, informes de la entidad, registros de la Divisin Legal, los documentos de proyectos de inversin, estadsticas, las cuentas que tienen incidencia legal (sentencia, provisiones, conciliaciones, multas, contratos, etc). Posteriormente establecer el alcance de la evaluacin administrativa y legal en cuanto a los temas objeto de la misma, por ejemplo gestin contractual; negociacin de bienes inmuebles; afiliacin, suspensin y desafiliacin (subsidio y aportes); quejas y reclamos; proyectos de inversin; multas; sentencias; organigrama; estatutos; Etc. Representacin Judicial. El comisionado debe conocer de manera anticipada la estructura administrativa de la CCF tanto de las dependencias directivas como las de operacin y administracin, deben efectuar las siguientes lecturas sobre los antecedentes ms recientes que reposen en la SSF. Estatutos. 86
La lectura de los estatutos debe efectuarse antes de la realizacin de la visita, con base en el documento que se encuentre registrado en la Divisin Legal de la SSF. (Permite al visitador tener un primer acercamiento acerca de la constitucin y funcionamiento interno de la CCF a auditar). ltima Acta de Asamblea General. Hay que leer la ltima acta de la Asamblea General de Afiliados que se haya celebrado, as como el Acto Administrativo a travs del cual la SSF se pronunci sobre la aprobacin o negacin de las decisiones all adoptadas; esto como una forma de conocer los asuntos que interesan a la Corporacin y sobre los cuales se encuentra encaminada la actividad administrativa al momento de la prctica de la visita. Quejas y reclamos. Se mira en la SSF las presentadas de la Corporacin durante la vigencia a auditar y las que estn en curso. En la caja hacer seguimiento a las respuestas de la Caja y si dieron solucin a la problemtica planteada, sobre lo cual el funcionario visitador deber verificar la adopcin afectiva de los correctivos del caso. ltimo informe de la visita que se haya practicado sobre la Caja de Compensacin Familiar, Matriz de Hallazgos y Recomendaciones y seguimiento de cumplimiento de conformidad con el Plan de Mejoramiento aprobado y adoptado. 16.3 Solicitud de Informacin y/o Documentacin a la Caja a visitar De conformidad con lo dispuesto por el artculo 87 del Decreto 341 de 1988 y en cumplimiento al PAV adoptado para la vigencia correspondiente por parte del Comit de Visitas, el lder de la comisin dar aviso a la Corporacin objeto de inspeccin en la sede de sus instalaciones, solicitando la preparacin de la informacin objeto de estudio, con el fin de evitar atraso en la preparacin de los documentos por parte de la Caja y en la inspeccin que debe llevar a cabo el grupo visitador.
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INFORMACIN Documentacin relativa al direccionamiento estratgico que puede comprender plan estratgico, planes de accin Direccin Administrativa y/o plan operativo y/o Indicativo. Documentos de cada lnea objeto de evaluacin de tipo legal, financiero, servicios sociales, administrativa, informtica y tecnologa, fondos de ley, inversiones etc. Evaluacin de las reas crticas de la Corporacin, evaluacin del componente de direccionamiento y gestin (plan estratgico, planes de accin, plan operativo y/o indicativo, etc. Documentos y/o informacin que atae a la gestin de la Auditora Interna como organismo de control Auditora interna administrativo y operativo. (o dependencia que Plan de trabajo de la auditora de gestin y resultados haga sus veces.) para los aos a evaluar. Informe especfico sobre la evaluacin al Sistema de Control Interno. Otros aspectos sobre el funcionamiento de la Corporacin, a discrecin de auditor. Dictamen y papeles de trabajo de la revisora fiscal. Informe que contenga vinculacin de la revisora fiscal, planta de personal, remuneracin y tiempos de dedicacin de cada uno a sus funciones legales. Revisora Fiscal Plan de trabajo que actualmente tiene implementado la Revisora Fiscal. Informe de las auditoras practicadas durante los aos a evaluar. Otros aspectos a discrecin de la comisin. Relacin de todos los contratos suscritos sobre la vigencia a evaluar. Relacin de los procesos a favor o en contra de la Entidad. Relacin de conceptos emitidos a las dems dependencias. Relacin de ttulos inmobiliarios. (Verificar la tradicin y libertad del inmueble) 88
AREA DE TRABAJO
rea Legal o Jurdica
Estudio de ttulos de inversin y/o propiedad accionaria o societaria. Estudio de convenios, alianzas estratgicas o cualquier tipo de asociacin que la caja hubiere suscrito a cualquier ttulo. Informes que el rea prepara para la direccin de la Caja.
El grupo auditor deber consultar en la Divisin de Legalidad de la SSF, la ltima versin registrada de los estatutos de la Corporacin y la diversidad de actuaciones contractuales de las cajas por las facultades que las leyes les otorgaron, se deben estudiar considerndolos sujetos de derecho y marco legal aplicable para cada caja. El auditor de legalidad debe tener claramente definido el alcance de la evaluacin contractual conforme a los sujetos contractuales, el objeto contractual, la capacidad jurdica y reglamentacin. 16.4 Organizacin de las CCF objeto de inspeccin legal rganos colegiados. Por Ley, la Asamblea general de afiliados y Consejo directivo son los rganos colegiados de la corporacin, sus funciones estn reguladas en la Ley 21 de 1982, decreto 341 de 1988 y la Ley 789 de 2002.
Libro de Actas de la Asamblea General: Sobre el particular es necesario tener en
cuenta que las decisiones de la Asamblea General de Afiliados se encuentran sujetas a control de legalidad por parte de la Superintendencia del Subsidio Familiar, funcin que lleva a cabo a travs de la Divisin Legal en desarrollo de la cual verifica que las decisiones adoptadas sean expresin del cumplimiento de los principios del subsidio familiar, as como de las orientaciones y directrices que en este sentido profieran el Gobierno Nacional y la misma SSF, quien verifica tambin que dichas decisiones cuenten con la mayora de votos exigidos por la Ley y los estatutos y que tanto el Revisor Fiscal y los Consejeros electos renan los requisitos legales propios de su designacin. (Artculo 23 y 26, Decreto 341 de 1988). Por esta razn, la inspeccin sobre las Actas de Asamblea durante la prctica de una visita, debe involucrar ms una verificacin formal que sustancial, en los siguientes aspectos: Asentamiento de las actas en el libro previamente sellado y registrado ante la Divisin Legal de la Superintendencia del Subsidio Familiar. Artculo 15 Decreto 341 de 1988 89
Libro de registro actualizado mediante la inclusin del acta correspondiente a la ltima reunin y debidamente foliado. Cuanta hasta la cual puede contratar el Director Administrativo sin autorizacin del Consejo Directivo. Numeral 9, Artculo 54, Ley 21 de 1982; Numeral 4, Artculo 13, Decreto 341 de 1988.
Libro de Actas Consejo Directivo: En estos se debe verificar el asentamiento de las

actas en el libro previamente sellado y registrado ante la Divisin Legal de la Superintendencia del Subsidio Familiar; el libro de registro actualizado mediante la inclusin del acta correspondiente a la ltima reunin y debidamente foliado; las decisiones adoptadas en expresin de las funciones legales atribuidas al Consejo Directivo, dispuestas en el artculo 54 de la ley 21 de 1982, para lo cual el abogado comisionado deber apoyarse y complementar la inspeccin de los dems visitadores de acuerdo a la especialidades designadas a cada una de ellos.
Reglamento Consejo Directivo: Este documento es la norma rectora del Consejo, de
all la importancia de velar por su acatamiento como la formalidad de las convocatorias para la celebracin de sesiones ordinarias y extraordinarias; la periodicidad de las reuniones, las sanciones por ausencia prolongada de uno de sus miembros a las reuniones y procedimiento para su aplicacin; la concordancia de las disposiciones internas con los preceptos legales que ataen al rgano colegiado. Hay que cerciorarse de la relacin de miembros del Consejo Directivo, indicando empresa a la que representan. Frente a este aspecto el comisionado deber cotejar la relacin de miembros del Consejo Directivo que reposa en la Divisin Legal de la SSF (principales y suplentes), frente a la que suministra la Caja de Compensacin, verificando los siguientes aspectos: Concordancia del registro en la SSF, frente al listado que suministra la Corporacin sobre los que efectivamente ejercen la designacin. Envo de la Caja a la Superintendencia para la respectiva aprobacin, posesin y actualizacin del registro ante la Divisin Legal, de las modificaciones en las designaciones de uno a varios renglones principales, cuando stos vayan a ser ejercidos de manera permanente por la suplencia ante la ausencia definitiva del titular, as como cuando la vacante definitiva tambin se predique del suplente y haya tenido que proveerse en desarrollo de asamblea de afiliados o por el Ministerio de la Proteccin Social. Artculo 25, Ley 25 de 1981 Asistencia de los consejeros principales y ejercicio correcto de las suplencias. 90
Aplicacin de las sanciones por inasistencia prolongada o constante de uno de sus miembros, de conformidad con lo dispuesto en el Reglamento del Consejo Directivo.
Pago de aportes: Otra lnea de trabajo de la inspeccin administrativa y legal se
relaciona con las certificaciones sobre el pago de los aportes que vienen efectuando las empresas a las cuales pertenecen los miembros del Consejo Directivo, desde (mm/aaaa) hasta (mm/aaaa). Aspecto a verificar: Que las empresas a las que pertenecen los miembros del Consejo Directivo, no se encuentre en mora en el pago de sus aportes o no hayan sido desafiliadas, toda vez que stas circunstancias suspenden o extinguen (respectivamente) los derechos y obligaciones que llevan consigo la afiliacin, entre stos, la de hacer parte del Consejo Directivo; de conformidad con lo dispuesto por el artculo 45 de la Ley 21 de 1982 y los artculos 42 y 46 del Decreto 341 de 1988. Las actuaciones de la suplencia en los periodos de mora en que incurra el empleador de algn miembro principal del Consejo Directivo. La inactividad del rengln, cuando designacin principal y suplente se encuentre afecta por la mora del empleador en el pago de los aportes. Que la mora de los empleadores de los miembros del consejo directivo no haya afectado la mayora de votos que se exige para la toma de decisiones especficas, de conformidad con lo dispuesto por el pargrafo del artculo 50 de la Ley 21 de 1982 y los estatutos de la Caja auditada. Cdigo de Buen Gobierno. Verificacin de su existencia, socializacin y divulgacin de conformidad con lo dispuesto por la ley 789 de 2002. El equipo auditor debe estudiar y leer el cdigo de buen gobierno y; Verificar que el cdigo est aprobado por el Consejo Directivo. Algunas Cajas tienen creado un comit donde se le hace seguimiento al cumplimiento del Cdigo. Verifique que la caja a auditar de pleno cumplimiento a lo sealado en el cdigo, en especial los relativos al rgimen de transparencia. 91
Verifique si el cdigo est vigente, (es a partir de su adopcin por el Consejo Directivo). NOTA: Al estar aprobado por el Consejo Directivo se convierte en norma para la Caja. Verifique (mediante encuestas a los funcionarios) el grado de conocimiento y aplicacin del Cdigo por parte de los trabajadores de la caja. Verifique que las actuaciones de las cajas se ajusten al cdigo del buen gobierno. Verifique que el cdigo reglamente lo relativo a su revisin y ajuste. Determine si lo estn cumpliendo. Gestin contractual. La contratacin de las CCF, por ser personas jurdicas de derecho privado, estn sujetas, en materia de contratos a la normatividad del Cdigo Civil y Cdigo de Comercio. No obstante la forma o procedimiento de seleccin de sus proveedores de bienes o servicios estn reglamentadas internamente por reglamentos que deben ser acatados por los administradores de las mismas. La autonoma de los administradores en la toma de decisiones no es absoluta y deben observar que estn administrando bienes de terceros. Esto exige el mximo de prudencia al decidir obligar o comprometer los recursos del 4% del fondo del subsidio familiar, ms aun cuando son dineros de la parafiscalidad con destinacin especfica. Los tipos de contratos, partiendo que estos son acuerdos de voluntades entre dos o ms personas con el objeto de crear entre ellas vnculos de obligaciones, son diversos y muchos de ellos estn reglamentados en sus formalidades y requisitos (contratos tpicos) pero otros son figuras que la Ley no prohbe pero que no son usuales y las clusulas contractuales se establecen entre las partes (contratos atpicos), no obstante todos tienen lmites los cuales no pueden ser transgredidos. Para garantizar una adecuada evaluacin en la contratacin el comisionado debe estudiar las normas aplicables al contrato a evaluar, los requisitos previos establecidos por las autoridades, las restricciones o lmites de la contratacin establecidos en la Caja, etc. Adicionalmente se debe solicitar el manual de Contratacin y verificar que cuente con la respectiva aprobacin del Consejo Directivo, que cumpla las reglas, procesos, requisitos y dems formalidades que deba agotar o cumplir la Corporacin para la seleccin de contratistas, que las disposiciones del manual no contraren la legislacin 92
civil ni la del subsidio familiar, la divulgacin y socializacin del manual de contratacin frente a todas las dependencias que pueden iniciar un proceso contractual o encontrarse involucradas en su desarrollo. Relacin de todos los contratos y convenios suscritos durante la vigencia a evaluar (pueden tomar varios aos) discriminando objeto, identificacin del contratista, fecha de suscripcin, trmino de duracin, interventora, plizas y anticipos. Las fuentes o recursos del contrato deben ser verificadas, no es suficiente la certificacin del revisor fiscal, se debe comprobar la fuente del pago. Los comisionados debe valorar el grado de observancia de las reglas y procesos dispuestos en el Manual de Contratacin para la seleccin de los contratistas, el rgimen de inhabilidades e incompatibilidades de que trata los artculos 6 y 7 del Decreto 2463 de 1981 y el artculo 23 de la ley 789 de 2002, las autorizaciones previas del Consejo Directivo para la suscripcin de contratos y convenios cuyo valor supere la cuanta de autorizacin dispuesta por la Asamblea de Afiliados, el cumplimiento del objeto contractual y evaluar si este est acorde con los objetivos sociales de la corporacin. No est permitido a las cajas suscribir contratos cuyos objeto y acuerdos favorecen o autorizan servicios gratuitos para un solo afiliado (empleador y trabajadores), de conformidad con lo dispuesto por el artculo 44 de la Ley 21 de 1982. El abogado deber, junto con el comisionado encargado de revisar los aspectos financieros y contables, verificar que las erogaciones econmicas en que tenga que incurrir la Caja para el cumplimiento del objeto contractual, se est imputando a la partida presupuestal correspondiente. Deber tener en cuenta la sumatoria de los contratos, frente al peso que la misma tenga en el manejo presupuestal de la Caja, pues resulta trascendente establecer si la Corporacin gasta ms en administracin que en inversin social, ya que esta circunstancia puede representar deficiencias en lo que tiene que ver con la direccin de la Corporacin. Como salvaguarda de la responsabilidad operativa y financiera de la Corporacin, verificar si cuenta con garanta para el rango de riesgos contractuales verbigracia, laborales, daos contra terceros, manejo de recursos econmicos enregados 93
anticipadamente etc, de existir determine si estas garantas fueron expedidas en legal forma y se mantienen vigentes durante el trmino de duracin del contrato. La gestin contractual de las CCF, les ha permitido, no solo ser sujetos pasivos de la contratacin (contratantes), tambin participa como sujetos activos (contratistas) en licitaciones y contratacin con entidades pblicas, privadas e internacionales. Esto exige verificar los riesgos que asumen, si estn facultados para asumirlos, los recursos asignados para adelantar las obligaciones contradas, si no descuidan su funcin de servicio y la atencin a su poblacin de menores ingresos, si no estn subsidiado a particulares en la prestacin de servicios, si estn registrados como proveedores de bienes y servicios estatales, si no desdibujan su condicin de entidad sin nimo de lucro al dedicar esfuerzos administrativos a negocios jurdicos de la rbita mercantil. Negociacin de bienes inmuebles. Relacin de escrituras indicando el nombre del bien, localizacin y si existe gravamen e hipotecas. Aspectos a verificar: De conformidad con lo dispuesto por el numeral 3 del Captulo XI de la Circular Externa 023 de 2003, proferida por la Superintendencia del Subsidio Familiar, para efectos de cualquier clase de negociacin de bienes inmuebles, las Cajas de Compensacin Familiar, debern acreditar, previamente, ante la Superintendencia del Subsidio Familiar, -entre otras- la justificacin econmica, financiera, administrativa y social de la transaccin y copia del Acta del Consejo Directivo donde se autorice la transaccin, para que el Ente de Control, autorice o impruebe la respectiva negociacin de bienes inmuebles, motivo por el cual el funcionario auditor, deber verificar el cumplimiento de esta disposicin para los actos celebrados con posterioridad a la expedicin de la referida Circular. El visitador debe solicitar una copia actualizada de los certificados de libertad y mediante un estudio del documento verificar si el inmueble est libre de medidas, (salvo las autorizadas) limitaciones de dominio, embargos judiciales etc. Afiliacin, suspensin y desafiliacin. En las actividades relacionadas con el tema deben las cajas no incurrir en las prohibiciones sealadas en el ARTCULO 21. RGIMEN DE TRANSPARENCIA de la Ley 789 de 2002 en el sentido de que Las Cajas de Compensacin Familiar se 94
abstendrn de realizar las siguientes actividades o conductas, siendo procedente la imposicin de sanciones personales a los directores o administradores que violen la presente disposicin a ms de las sanciones institucionales conforme lo previsto en la presente ley
Afiliacin: Publicacin de los documentos y requisitos exigidos para la afiliacin.

Aspectos a verificar: Que el listado de los documentos se encuentre publicado en un lugar visible de la Caja y que los mismos obedezcan de manera exclusiva- a los dispuestos en el artculo 40 del Decreto 341 de 1988. Que la publicacin, indique adems el lugar de recepcin de la documentacin, as como del trmino para resolver la solicitud, el cual, de conformidad con lo dispuesto por el artculo 57 de la Ley 21 de 1982, no puede ser mayor de 30 das. Formularios de afiliacin, inscripcin de trabajadores, registros de novedades y dems instructivos suministrados por la Corporacin al empleador en el momento de tramitar la afiliacin. Aspectos a verificar: Los formularios y dems instructivos diseados por la Corporacin, concernientes a los derechos y obligaciones que comportan la afiliacin, deben contener informacin completa e inequvoca de los documentos que deben aportar los trabajadores para inscribir a su grupo familiar y recibir el subsidio monetario a que tienen derecho por sus personas a cargo, de conformidad con lo dispuesto por el Pargrafo 1o artculo 3 de la ley 789 de 2002. Pago de la cuota monetaria de conformidad con la de referencia departamental establecida por la Superintendencia del Subsidio Familiar y con lo que de manera particular y expresa haya decidido el Consejo Directivo en observancia de lo dispuesto en el numeral 4, artculo 54 de la Ley 21 de 1982. Procedimiento y sistema de archivo establecido por la Corporacin para el registro, manejo y control adecuado de la informacin relacionada con los trabajadores beneficiarios y el pago del subsidio. Diseo y efectividad de los mecanismos de pago que haya adoptado la Corporacin, para el pago del subsidio familiar monetario. Muestreo aleatorio del pago del subsidio familiar monetario a los trabajadores beneficiarios, con el fin de verificar el cumplimiento y la efectividad del procedimiento implementado por la Caja para el reconocimiento y pago de dichas asignaciones. 95
Suspensin y expulsin de afiliados: Reglamento para la suspensin y expulsin de

afiliados. Aspectos a verificar: Que haya sido adoptado y aprobado por el Consejo Directivo, en cumplimiento de lo dispuesto por el artculo 47 del Decreto 341 de 1988. El reglamento debe observar las reglas y trminos dispuestos en el Pargrafo 4, artculo 21 de la Ley 789 de 2002 en lo que tiene ver con los requerimientos de mora y conminacin al pago, as como el plazo mximo para la desafiliacin efectiva. Cumplimiento del procedimiento legal y reglamentario para la suspensin y desafiliacin por mora en el pago de los aportes. De conformidad con lo dispuesto por el artculo 40 de la Ley 21 de 1982, para la constitucin y aprobacin de la existencia de una Caja de Compensacin Familiar, se debe contar con uno de los siguientes requisitos:
1. Tener un mnimo de quinientos empleadores obligados a pagar el subsidio familiar por conducto de la Caja. 2. Agrupar un nmero de empleadores que tengan a su servicio un mnimo de diez mil (10.000) trabajadores beneficiarios del subsidio familiar. El funcionario
visitador deber establecer si depurando la base de datos sobre las afiliaciones que lleven ms de tres meses suspendidas en el ejercicio de sus derechos por mora en el pago de sus aportes y que por tanto debieran encontrarse desafiladas se pierde el cumplimiento de alguno de los requisitos que dieron fundamento a la existencia de la Caja de Compensacin.
Morosos: Relacin de empresas morosas indicando fecha del ltimo aporte. Aspectos
a verificar: Cumplimiento del procedimiento legal y reglamentario para la suspensin y desafiliacin por mora en el pago de los aportes. Establecer el estado de la cartera de morosos y las edades de la misma y; Verificar si la caja adelanta acciones de expulsin, Verificar si adelantan acciones de cobro. (pre-jurdico o jurdico), Verificar como provisionan contablemente la cartera, Verificar la existencia de acuerdos de pago y su estado, Verifique, si existe cartera castigada, la justificacin que motiv la determinacin y como impacto el estado de perdidas y ganancias de la Caja. 96
Establezca, si la cartera es recaudad por terceros, la fuente de pago de los honorarios. Verifique que los aportes recuperados sean asignados conforme determina la Ley. Relacin de empresas que han solicitado desafiliacin indicando fecha de recibo de la solicitud y entrega del paz y salvo. Aspectos a verificar. Observancia del trmino mximo (60 das) dispuesto para la desafiliacin de una empresa que encontrndose al da en el pago de sus aportes, ha efectuado su solicitud de retiro de la Caja mediante escrito suscrito por Representante Legal de la misma, de conformidad con lo dispuesto por el artculo 48 del Decreto 341 de 1988 y el numeral 10, artculo 21, Ley 789 de 2002. Antecedentes de la solicitud de desafiliacin, y acciones emprendidas por la Caja de Compensacin, cuando hubiere estado involucrada solicitud de presentacin del portafolio de servicios que el empleador elev a otra Corporacin, en cumplimiento del procedimiento descrito a travs de la Circular 11 de 1998 y 023 de 2003 proferidas por la SSF. Quejas y reclamos. Para estos efectos la comisin debe solicitar certificacin sobre el procedimiento existente para el trmite de quejas y reclamos, con la indicacin del nmero de quejas tramitadas. Aspectos a verificar: Motivos ms frecuentes que las originan. Atencin y solucin que ha dado la Corporacin en cada caso de conformidad con los procedimientos internos establecidos para tal fin. Correctivos adoptados. Representacin o defensa judicial. La representacin judicial es la gestin que desarrolla un profesional del derecho, en nombre de la CCF, ante las diferentes instancias judiciales en las cuales sea parte como demandado o como demandante. No solo se trata de verificar el estado del proceso, hay que establecer frente a demandas pasadas si los hechos de la demanda ya se han fallado desestimando las excepciones o pretensiones de la CCF, si han aplicado los correctivos administrativos que corresponda para evitar riesgos legales, 97
econmicos y administrativos. Es necesario determinar el manejo contable que genera este tipo de contingencias y preguntar al revisor fiscal y auditores si sobre el punto se han pronunciado. La evaluacin implica la solicitud de una relacin de procesos judiciales y administrativos de la Corporacin, indicando fecha de iniciacin del proceso, montos, apoderados, estado actual de los mismos; motivo de las controversias judiciales en que hace parte la Corporacin; procedimiento implementado por la Corporacin para su seguimiento y control. El manejo de la documentacin resulta de vital importancia en lo que tiene ver con el soporte de los hallazgos. Al cierre de la inspeccin, el funcionario visitador slo llevar fotocopia de los documentos que soporten la evidencia, bajo ninguna consideracin tomar como soportes del informes documentos originales suministrados por la Caja. 16.5 LISTA DE CHEQUEO
ACTIVIDAD REVISION LIBRO ACTAS ASAMBLEA: -Verificar que se encuentre Registrado, Foliado, firmado y al da. Monto de contratacin del D.A. Dems decisiones tomadas en la Asamblea. LIBRO ACTAS DEL CONSEJO DIRECTIVO - Foliado, Registrado, Firmado y al Da. - Observar de su lectura si hay conflictos de intereses con la D.A., o entre Consejeros. - Verificar Asistencia de los mismos, que asistan los principales. - Periodicidad de las reuniones de acuerdo a los estatutos. - Programas y proyectos y seguimiento a la gestin administrativa. - Polticas en materia de servicios, administrativas y financieras. - Verificar aprobacin de inversiones, montos caractersticas y aprobacin de la SI NO OBSERVACIONES
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Superintendencia. Beneficios a consejeros. Verificar qurum calificado, (7) segn artculo Ley 31 del 84 art. 1:Eleccin del Director, Aprobacin del presupuesto anual de ingresos y egresos, fijacin de la cuota de subsidio en dinero, aprobacin de planes programas y organizacin de servicios que debe adelantar el Director y aprobar u objetar los balances, Estados Financieros y cuentas de fin de ejercicio y considerar los informes generales y especiales que les presenta el director Administrativo para su remisin a la Asamblea General. - Aprobacin de manuales, convenciones, aprobaciones de planta, manuales de funciones y procedimientos. - Aprobacin de contratos cuando la cuanta es superior a lo autorizado al D.A. - Verificacin de aprobacin de afiliaciones, desafiliaciones, expulsiones, suspensiones. ESTATUTOS DE LA CORPORACION. Ultima Reforma, publicacin, aprobacin SSF. y entrega a los afiliados. -
CODIGO DE BUEN GOBIERNO: Verificar su implementacin y divulgacin y socializacin.
REGLAMENTO DIRECTIVO.
INTERNO
DEL
CONSEJO
- Que se le d cumplimiento, convocatorias, periodicidad, que se encuentre acorde a derecho y debidamente aprobado.
SUBSIDIOS Y APORTES -Verificacin de Empresas, afiliaciones -Pago de Aportes
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-Pago de Subsidios. -Requisitos de Consejeros para estar en los cargos. -Empresas morosas, pedir certificacin sobre Empresas de los Consejeros tanto de empleadores como de trabajadores para constatar ltimo pago y que los trabajadores continen con la calidad de beneficiarios. AFILIACION DE EMPRESAS: Verificar procedimiento de afiliacin, de acuerdo a normas legales. Verificacin en carpeta de empleadores, requisitos de afiliacin, carta de aceptacin dentro de trmino legal, Pago de aportes, revisando los tres ltimos meses contra recibo de consignacin, y por el sistema la secuencia de aos atrs. Revisar todas las que correspondan al Consejo Directivo. Verificar que los requisitos de afiliacin se encuentran en un lugar visible de la sede al pblico, art. 39 y 40 del Decreto 0341 de 1988. PAGO DEL SUBSIDIO POR PARTE DE LA CAJA. Pedir la nmina de la Empresa, por muestreo tomar algunos de sus trabajadores, si son beneficiarios mejor, includos necesariamente los del Consejo Directivo, en la carpeta de cada trabajador revisar formulario de afiliacin del trabajador a la Caja, Documentos soportes como: certificado de escolaridad, registro civl, partida de matrimonio, declaraciones extrajuicio, certificados de supervivencia, etc. Pedir Planilla de pago del Subsidio y verificar: Pago al trabajador para lo cual me informo del valor actual de la cuota del subsidio, debidamente
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aprobada por el consejo, fecha de aprobacin. Verificacin del pago del subsidio de ajuste y otro tipo de subsidio como el extraordinario. Verificar si existe informacin al trabajador beneficiario a travs de folletos, boletines y circulares como lo establece la Resolucin 400 del 28 de Sep. de 2000. CLASES DE SUBSIDIOS: Verificar las que reconoce: Subsidio al trabajador del campo. Ordinario es la cuota que se est pagando. De ajuste, cmo se hizo art. 57 del 341/87 no puede ser en especie. Extraordinario, por muerte de persona a cargo, los doce meses en un solo contado y por muerte de trabajador beneficiario doce cuotas mes a mes. Especial: Doble cuota por incapacidad fsica y por estudio en establecimiento idneo(artculo 30 de la ley 21 de 1982), se revisa certificado mdico, certificado de estudios y el pago efectuado. Si hay otros subsidios verificar por que otros conceptos.
EMPRESAS MOROSAS Pedir Certificacin sobre nmero de Empresas morosas y edades de la mora. Verificar si tienen Reglamento sobre Suspensiones y Expulsiones y si lo cumplen. Verificacin de acuerdos o convenios de pago y si los cumplen. Verificar si cumplen el procedimiento para la expedicin del Paz y Salvo (mximo tres meses).
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APORTES Mirar factores de liquidacin de aportes y cmo lo estn pagando los empleadores, fecha en que pagan y cules son los cortes para el pago del subsidio.
PAGOS A TERCEROS O ACREENCIAS -En qu fecha transfieren los pagos Terceros, SENA. ICBF. ESAP e INSTITUTOS TECNICOS, verificar frente a cada carpeta y solicitar certificacin del ltimo pago realizado, esto se verifica en coordinacin con el Financiero. CONTRATOS Y CONVENIOS: Pedir la relacin de contratos y convenios suscritos durante el perodo objeto de verificacin. Verificar vigencias, fechas de suscripcin, contratistas, objeto, valor, plizas, interventoras y anticipos, (%) porcentaje de contratacin por temas ej: publicidad. Hacer una seleccin selectiva de los contratos y convenios. Hacer recomendaciones para mejorar la gestin. ESCRITURAS PUBLICAS Solicitar y revisar las escrituras pblicas de hipoteca y compraventa, hacer la observaciones y recomendaciones pertinentes. Verificar si hay hipotecas, valor, Entidad, para qu se constituy y si hubo autorizacin del Consejo Directivo para solicitar el crdito, Pedir una relacin. PROCESOS JUDICIALES -Pedir relacin de los procesos. Judiciales. -Verificar fecha de iniciacin, montos.
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-Investigar con el Director responsable sobre el estado y pedirle certificacin sobre el estado de los mismos. -Revisar las polticas de la Caja sobre el manejo de los procesos. -Verificar los niveles de gestin en la defensa de los intereses.
PROCESOS DISCIPLINARIOS
RECOLECCION DE PRUEBAS. Declaraciones. Certificaciones, etc. VERIFICAR TRAMITE DE QUEJAS. VERIFICACIN CIRCULARES: CUMPLIMIENTO A
Competencia Desleal 011/97Circular No. Se revisa en afiliaciones. Responsabilidad del Consejo Directivo No. 015/98. Se revisa en Actas del Consejo, se les entrega normas, reglamento, circulares. Suspensiones y Expulsiones Circular No. Empresas Morosas Circular 28/96. Circular Leyenda Vigilado por la Superintendencia del Subsidio familiar. -Participacin en Poltica No. Circular 016 de 1990 Compendio de las anteriores. Circular No. ..sobre Territorialidad. Circular No. Manejo de los recursos en Entidades Financieros. Circular No. 0017 julio 98 Garanta de Recursos del Sistema (Plizas) Circular sobre capacitaciones Circular del envo de las empresas morosas
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trimestral Circular Cooperativas de Trabajo Asociado No. 012 del 30 de abril de 2007 Circulares 2007: 010 alcance de la circular 005 de 1996; 014 tramite de afiliacin a las C.C.F. ; 027 atencin a desplazados; 031 convenios de cooperacin nacional e internacional. Circulares de 2008: 004 negociacin de bienes inmuebles-contratos de arrendamiento; 011 tratamiento contable al impuesto al patrimonio y activos adquiridos con recursos de los fondos; 014 utilizacin de excedentes del 55%; 018 crditos a beneficiarios del subsidio Familiar; 020 rgimen de transparencia; 029 subsidios de vivienda; 034 presentacin de tarifas anuales de servicios sociales. Circulares de 2009: 007 territorialidad; 011 afiliacin de CTA ; 012 informacin de morosos.
16.6 HOJA DE AYUDA DE TRABAJO IN SITU

ACTIVIDAD Verifique, si la entidad acta o actu judicialmente como demandada o demandante en procesos originados en la contratacin*. Establezca cuales fueron los hechos de la demanda y en el evento de ser condenada, la motivacin de la sentencia y las causas que la llevaron a ser condenada*. Evalu si la caja aplic correctivos a partir de la sentencia condenatoria. Determine el impacto econmico de la sentencia condenatoria sobre el valor del contrato, el objeto contratado y el origen de los recursos con los cuales se sufragaron los sobre costos*. Verifique, el origen de y destinacin de los recursos de los contratos y determine su consistencia con los registros de egresos y el centro de costos relacionado.* Establezca si el objeto contractual le permite a la caja OBERVACION Debilidad Oportunidad Fortaleza Amenaza
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desarrollar su objeto social y como este impacta a su poblacin objetivo en la prestacin de los servicios sociales.* Verifique, en los contratos que impactan negocios auto costeables: 1) El origen de los recursos. 2) Fuentes de financiacin y sistema de pagos en el evento de apalancamiento financiero. 3) Garantas otorgadas e impacto patrimonial. 4) Rentabilidad del negocio frente a los compromisos adquiridos. 5) Estado de las hipotecas y si existen deudas en cobro judicial que dejen en riesgo el patrimonio de la Caja. El grupo de auditores debe documentar todo el marco legal aplicable al pago del subsidio monetario. El grupo de auditores, de las empresas registradas por la caja, debe tomar una muestra y verificar: la existencia de la empresa con fundamento en la documentacin aportada a la caja; El nmero de trabajadores afiliados; El Estado de los aportes; Las acciones de cobro de la caja; Cotejar telefnicamente los datos aportados por el empleador.
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GUIA PARA EL MODULO DE INSPECCION A LA GESTIN DE LOS SERVICIOS SOCIALES E INVERSIONES
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17 MODULO DE INSPECCION A LA GESTION DE LOS SERVICIOS SOCIALES E INVERSIONES GUIA DE INSPECCION PARA LA VIGILANCIA Y CONTROL A LAS CAJAS DE COPEMSACION FMAILIAR SIVICAMODULO DE INSPECCION A LA GESTIN DE LOS SERVICIOS SOCIALES E INVERSIONES
OBJETIVO GENERAL: Inspeccionar mediante un anlisis, verificacin y/o constatacin que las cajas de compensacin familiar, en el manejo de los recursos del 4% destinado para los servicios sociales son eficientes y eficaces, en cumplimiento de su funcin social y si dentro de sus estrategias, metas o proyectos encaminan sus esfuerzos a la bsqueda de beneficios para la poblacin afiliada de menores y medianos ingresos y cubierta por la Ley. Como el cumplimiento y efectividad de los planes, programas y proyectos de inversin de las cajas. OBJETIVOS ESPECFICOS: 1. Verificar el cumplimiento de los Planes operativos y los proyectos de inversin frente a la circulares 35 de 1999 y dems normas que los regula. 2. Cumplimiento de la Ley 827 de 2003 y circular 23 de 2003. 3. Verificar la Gestin Social de las Cajas en cuanto a cobertura y poblacin. 4. Verificar el cumplimiento de la circular anual que expide la SSF sobre presentacin del Plan Operativo, Lmite Mximo de inversiones y Presupuesto de ingresos y egresos de la vigencia. 5. Constatar en lo relativo a Plan operativo, lmite mximo de inversiones y presupuesto de ingresos y egresos, el cumplimiento de la circular 23 de 2003 y Ley 789 de 2002 o normas que las modifiquen, revoquen o complementen. 6. Verificar el adecuado manejo de los recursos de la Ley 115 de 1994. 7. Verificar el programa de vivienda y el cumplimiento de la normatividad aplicable al mismo. 8. Verificacin de impacto social en la poblacin objeto de los fondos de crdito. 9. Verificacin y cumplimiento al Decreto 2340 de 2003 en materia de 107
Microcrdito (Verificar normas que la modifiquen, reformen o complementen). 10. Verificacin de otros programas sociales como adulto mayor y/o poblacin con discapacidad. 11. Verificacin del programa de atencin integral a la niez y jornada complementaria con base en la Circular 23 de 2003 y/o Leyes; 827 de 2003 artculo 19, 789 de 2002 y 633 de 2000. 12. Estudio y verificacin del manejo del Fondo Para el Fomento al Empleo y proteccin al desempleo conforme a lo establecido en el artculo 6 , numerales 16, 17, y 18 del artculo 24 de la Ley 789 de 2002, ley 827 de 2003, Decreto 827 de 2003 y los numerales 2, 2.1, 2.2 y 2.3 de la circular 23 de 2003. 13) Estudio sobre pago de sanciones impuestas por la SSF, con fundamento en los numerales 16,17 y 18 de la Ley 789 de 2002. 13. Verificar la consistencia y documentacin de los planes y proyectos operativos, el soporte adecuado del lmite mximo de inversin y la veracidad de los informes de gestin presentados por las cajas a la SSF. 14. Verificar la consistencia de los estudios financieros de los proyectos de inversin de las cajas de compensacin familiar. 15. Verificar el cumplimiento de los indicadores de costos, eficiencia Econmicos y Sociales. 16. Verificacin del cumplimiento por parte de las cajas de la programacin fsica y financiera de los proyectos de inversin. 17. Verificacin de cumplimiento de los aspectos generales de los proyectos de inversin de las cajas. 18. Verificacin del cumplimiento de requisitos legales y reglamentarios establecidos en el Decreto 827 de 2003, Artculo 21, literal a) y la Circular Externa de la SSF # 023 de 2003 punto IX numero 3, en los proyectos de compra, venta o arriendo de inmuebles. 19. Verificacin del impacto social de los proyectos de vivienda adelantados con recursos del FOVIS obligatorio y voluntario. 20. Verificacin de la gestin de los proyectos financiados con recursos de promocin de oferta para otorgar crditos hipotecarios y microcrditos. 21. Verificacin de impacto de los proyectos de recreacin, atencin integral a la niez y jornada escolar complementaria. 22. Seguimiento y control a los convenios de cooperacin internacional, en cumplimiento del artculo 22 de la ley 21 de 1982 y Circular externa No. 108
013 de 2006. Documentos de Referencia para la Visita: Ultimo informe de Visita practicado; Circulares y normas que reglamentan cada tema o servicio; Plan Operativo, lmite mximo de inversiones y el presupuesto de ingreso y egreso junto con las novedades reportadas; Documentos con estudios o anlisis estadsticos comparativos de los diferentes servicios que preste cada caja; carteras por servicios y calificadas por edades; poltica para recuperacin de cartera. Informes de gestin, registros y documentos de los proyectos, documentos o comunicados de las dependencias de la SSF, referentes a los proyectos de inversiones, etc.
17.1 EVOLUCIN DE LOS SERVICIOS DE LAS CAJAS Las cajas en su inicio operaron como simples administradoras del subsidio monetario hasta 1961, cuando se les autoriz, mediante el Decreto 3151, a suministrar, adems del subsidio en dinero, subsidio en servicios sociales. Los servicios subsidiados de las cajas se ampliaron al campo de la salud, los supermercados, la educacin, la recreacin y la cultura. Esta nueva posibilidad que se abri fue aprovechada de manera muy distinta por las diferentes cajas. En salud, se crearon Clnicas para la atencin de los afiliados y sus beneficiaros. Desde la perspectiva comercial, cre supermercados para que sus afiliados pudieran comprar en estos almacenes productos de buena calidad a precio justo. En educacin, se crearon colegios con buen nivel acadmico. En cultura, se construyeron teatros y habilitaron o construyeron museos. Finalmente, en recreacin se construyeron hoteles en varias regiones del pas, tambin con el propsito de que todos los trabajadores tuvieran acceso a sus 109
servicios. Posteriormente, las cajas incursionaron en la construccin de vivienda de inters social. Como entidades de seguridad social por definicin legal, las cajas han venido jugando un papel importante como administradoras de recursos, como prestadoras de servicios y como gestoras de iniciativas del gobierno en procesos de soporte de la proteccin social. En el siguiente grafico se observa como las actividades de la gestin de las CCF, es variada y compleja, lo que exige mucha capacidad de estudio y anlisis para conceptuar sobre el manejo de los recursos del subsidio familiar. La Ley 789 de 2002, en su artculo 16 numerales 5 y 6 dice en relacin con los servicios sociales que la CCF, estn facultadas para 5. Administrar, a travs de los programas que a ellas corresponda, las actividades de () recreacin social, deportes, turismo, centros recreativos y vacacionales; cultura, museos, bibliotecas y teatros; vivienda de inters social; crditos, jardines sociales o programas de atencin integral para nios y nias de 0 a 6 aos; programas de jornada escolar complementaria; educacin y capacitacin; atencin de la tercera edad y programas de nutricin materno-infantil y, en general, los programas que estn autorizados a la expedicin de la presente ley, para lo cual podrn continuar operando con el sistema de subsidio a la oferta. 6. Administrar jardines sociales de atencin integral a nios y nias de 0 a 6 aos a que se refiere el numeral anterior, propiedad de entidades territoriales pblicas o privadas. En la destinacin de estos recursos las cajas podrn atender nios cuyas familias no estn afiliadas a la Caja respectiva. El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar definir de manera general los estndares de calidad que deber cumplir la infraestructura de los jardines sociales para la atencin integral de nios o nias para que la entidad pueda ser habilitada. Cuando se trate de jardines de propiedad de entes territoriales, la forma de contratacin de cada programa de estos Jardines ser definida mediante convenio tripartito entre la respectiva Caja de Compensacin Familiar, el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y el ejecutivo del ente territorial. 17.2 SERVICIOS SOCIALES 110
Las Cajas de Compensacin Familiar, ofrecen a toda su poblacin afiliada, diversidad de programas basados en la normatividad vigente en cuanto a subsidio Familiar se refiere (Ley 789 de 2002, entre otros). Estos programas estn encaminados a prestar un servicio con ptima calidad, adecuada infraestructura y costos bajos. Entre ellos encontramos: Educacin formal e informal, Salud, Mercadeo, Capacitacin, Bibliotecas, Recreacin, Vivienda, Promocin Social, Programas Especiales: Adulto mayor y discapacitados, Atencin Integral a la Niez, Jornada Escolar Complementaria y Programa Fonede.
Manejo de recursos econmicos

$AFP. $ARP. $EPS.S. $Cofinanciacin. $Contratacin. $Cooperacin internacional. $EPS. $Fondos de Proteccin y Seguridad Social. $Fonede. $Foniez. $FonVivienda. $Fovis. $Privados. $Pblicos. $Remesas. $Responsabilidad Social Empresarial. $Seguridad Social. $Subsidio Familiar: Subsidio en Dinero. Subsidio en Especie. Subsidio en Servicios.
Servicios Sociales y Comerciales

Bibliotecas. Crdito Cultura. Deporte. Educacin formal. Educacin para el trabajo y el desarrollo humano. Mercadeo. Micro crdito. Nutricin. Recreacin. Salud ocupacional. Salud. Turismo. Vivienda.
Servicios de soporte de la proteccin social

Intermediacin laboral. Operador afiliaciones. Operador de informacin. Recuperacin de cartera. RUAF. Soporte documental de seguridad social
la
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Para la gestin la caja cuenta con el 4% y de otras actividades que les permite prestar servicios sociales y comerciales y adicionalmente contar con informacin detallada y el sistema les ha permitido generar servicios de soporte de la proteccin social que ciertamente les da liderazgo y fuentes adicionales de ingreso
17.3 DIVULGACIN Y PROMOCION DE SERVICIOS SOCIALES. Es importante determinar qu tipo de estrategias utilizan las Cajas de Compensacin Familiar para promocionar los diferentes servicios. El visitador debe evaluar qu medios son los ms utilizados para promocionar sus servicios tales como: Boletines, peridico, afiches de circulacin mensual; boletines electrnicos de circulacin semanal; Carteleras Corporativas; Pgina Web; Volantes publicitarios; Vallas corporativas; revistas; Videos Institucionales; Carteleras internas; medios masivos como radio, prensa y televisin regional, entre otros. Establecer el porcentaje destinado por la caja para sufragar los gastos de publicidad, propaganda y avisos y constate si estos se encuentran dentro del lmite y destino sealado en la Circular de la SSF. 17.4 INDICADORES DE RIESGOS DE LOS SERVICIOS SOCIALES23 La metodologa de evaluacin de RIESGOS de los servicios y fondos de las CCF, se establece en la SSF con el concurso de las dependencias misionales, tcnicas que son validas y aplicables al proceso de verificacin en las actividades de inspeccin. En el siguiente cuadro se esquematiza los criterios, rangos y eventual estado de los mismos aplicables a todos los servicios. Este facilita que los resultados respondan a una medicin objetiva y evitar ante todo observaciones subjetivas.
23
Para la construccin de este tema, se tomaron los aspectos relacionados como riesgos del manual que se dise en la SSF (Mapa de Riesgos), el cual es soporte para la programacin de visitas, su valor es institucional, por cuanto es el logro de todas las dependencias misionales, con el apoyo de la Oficina de Planeacin y el comit de visitas. 112
17.4.1 Variables de cobertura, focalizacin y oferta de servicios Para evaluar los servicios en cuanto a su crecimiento, es necesario corroborar con la informacin existente en la SSF, la informacin soporte de las cajas y verificar el respectivo Mapa de Riesgos y el estado real de los servicios. Adicionalmente no es vlida la informacin que no sea soportada tcnicamente, de all que esta evaluacin se efecta sobre hechos comprobables. La siguiente matriz nos indica como efectuar dicha validacin de riesgos:
ASPECTOS DE MEDICIN
ESTANDAR Variacin en la cobertura del servicio mayor a 0

(1) (5) (10) (1)
(5)
RIESGO Bajo Medio Alto Bajo

Medio
SEMAFORO
Cobertura
Variacin en la cobertura del servicio igual a 0 Variacin en la cobertura del servicio menor a 0 Usuarios categora Ay B (Hasta 2 SMLMV) mayor al 50%
Focalizacin
Usuarios categora A y B entre el 30% hasta 49% Usuarios categora A y B menor al 30% Prestan 7 o mayor nmero de servicios
(10) (1)
(5) (10)
Alto Bajo
Medio Alto
Oferta de servicios
Prestan entre 5 y 7 servicios
Prestan entre 1 y 4 servicios Porcentaje de subsidio por servicio menor 20% Niveles de subsidio (ingresos menos egresos)
Porcentaje de subsidio por servicio entre 20 y 40%
(1)
Bajo
(5)
Medio
Porcentaje de subsidio por servicio mayor 40%
(10)
Alto
Al mapa se incluy un semforo (La palabra es de origen griego: , seal, y foro, llevar, es decir, semforo es lo que "lleva las seales).
113
Los colores del semforo gua al comisionado para que proyecte recomendaciones a la Caja, en el sentido de que acten para reducir o eliminar los factores que generan riesgo.
Semforo Criterio de riesgo Verde: Indica un nivel bajo. Amarillo: Indica un nivel medio Accin La CCF, debe seguir avanzando puesto que no hay limitaciones. La CCF, est en un paso intermedio, exige que acten con precaucin para evitar descender al rojo . La CCF, debe inmediatamente revisar sus programas sociales, por cuanto su deber ser se detuvo.
Rojo: Indica un nivel alto del riesgo
Para mayor comprensin y conforme los discernimientos de las dependencias de la SSF, los siguientes son los objetivos de los aspectos a medir: Aspecto de medicin
Cobertura
Objetivo
Cobertura de cada uno de los servicios sociales que prestan las Cajas de Compensacin Familiar en el ao a evaluar respecto a la anterior vigencia. Mide el impacto en trminos de nmero o porcentaje que los programas o servicios sociales prestados por las Cajas ejercen sobre la poblacin afiliada. La disminucin en la cobertura poblacional es considerada como factor de riesgo.
Focalizacin
Porcentaje de la poblacin afiliada de menos ingresos que utilizaron los servicios sociales en el ao de la visita. La focalizacin tiene que ver con el tipo de poblacin hacia el cual se direcciona la prestacin de los servicios sociales. Entre mayor sea la proporcin a favor de la poblacin de ms ingresos,
114
no beneficiaria y particular, mayor es el riesgo. Oferta servicios Nmero de servicios sociales que prestaron las Cajas de Compensacin Familiar en el que se realiza la visita, tomando como base: Educacin formal, Educacin no formal, Biblioteca, Vivienda (soluciones), Recreacin, Turismo, Crditos en servicios, y Crditos de Fomento. Identifica el nmero de servicios sociales que prestan las diferentes Cajas de Compensacin Familiar de acuerdo con la ley. Entre menor sea el nmero de servicios ofrecidos, mayor ser el riesgo, puesto que la finalidad de las Cajas es prestar el mayor nmero de servicios posibles en beneficio de un mayor nmero de personas. Niveles de subsidio (Ingresos menos egresos) Porcentaje de subsidio (ingresos menos egresos) aplicado en el ao de la visita, a los servicios de las Cajas de Compensacin Familiar (Porcentaje establecido de los egresos totales de los servicios). Este indicador califica el riesgo de acuerdo con el porcentaje de subsidio (ingresos menos egresos) otorgado por la Caja a cada uno de los servicios sociales. Entre mayor porcentaje de subsidio disponible (ingresos menos egresos) se aplique en cada servicio, mayor ser el riesgo.
115
17.4.2 Variables para fondos
ASPECTOS DE MEDICIN
ESTANDAR
Vr. Subsidio Asig. / Rec. Disponibles entre 91% y 100%
Vr. Subsidio Asig. / Rec. Disponibles entre 81% y 90% Vr. Subsidio Asig. / Rec. Disponibles menor de 80%
RIESGO
SEMAFORO
Asignacin recursos del fovis
(1)
(5) (10)
Bajo
Medio Alto
FONEDE Microcredito
Vr. Crditos Asig. / Vr. Rec. Disponibles entre 91% y 100%

Vr. Crditos Asig. / Vr. Rec. Disponibles entre 81% y 90% Vr. Crditos Asig. / Vr. Rec. Disponibles menor de 80%
(1)
(5) (10) (1) (5)
Bajo
Medio Alto Bajo Medio
FONEDE Subsidio desempleo con vinculacin
Vr. Subsidios Asig. / Vr. Rec. Disponibles entre 91% y 100% Vr. Subsidios Asig. / Vr. Rec. Disponibles entre 81% y 90%
Vr. Subsidios Asig. / Vr. Rec. Disponibles menor de 80%

FONEDE Subsidio desempleo sin vinculacin Vr. Subsidios Asig. / Vr. Rec. Disponibles entre 91% y 100%
(10)
(1)
Alto
Bajo
Vr. Subsidios Asig. / Vr. Rec. Disponibles entre 81% y 90%
(5)
Medio

FONEDE Capacitacin Laboral Vr. Subsidios Asig. / Vr. Rec. Disponibles entre 91% y 100%
(10)
(1)
Alto
Bajo

Vr. Subsidios Asig. / Vr. Rec. Disponibles menor de 80% PROGRAMAS COMPLEMENTARIOS Vr. Subsidios Asig. / Vr. Rec. Disponibles entre 91% y 100%
(5)
(10) (1)
Medio
Alto Bajo

(5)
(10)
Medio
Alto
Los siguientes, son los objetivos de los aspectos a medir. 116
Aspecto de medicin
Asignacin FOVIS recursos del
Objetivo
Indica el porcentaje de los subsidios asignados del total de recursos disponibles en dicho fondo en el componente de vivienda de la Caja de Compensacin Familiar. Entre menor sea la asignacin de subsidios el riesgo es mayor. Porcentaje de los subsidios asignados frente a los recursos disponibles de la Caja de Compensacin Familiar. Esta variable indica el porcentaje de ejecucin de los Crditos asignados frente a los recursos disponibles de las Cajas de Compensacin Familiar. Evidencia riesgo al arrojar un resultado menor del 80% del valor apropiado en la vigencia correspondiente. Porcentaje de ejecucin de los crditos asignados frente a los recursos disponibles de las Cajas. Esta variable indica el porcentaje de ejecucin de los Subsidios asignados frente a los recursos disponibles en los fondos creados para tal fin por las Cajas de Compensacin Familiar. Evidencia riesgo alto al arrojar un resultado menor del 80% de lo asignado. Porcentaje de ejecucin de los subsidios frente a los recursos disponibles de las Cajas. Esta variable indica el porcentaje de ejecucin de los Subsidios asignados frente a los recursos disponibles de las Cajas de Compensacin Familiar. Evidencia riesgo alto al arrojar un resultado menor del 80% de lo asignado. Porcentaje de ejecucin de los subsidios asignados frente a los recursos disponibles de las Cajas. Esta variable indica el porcentaje de ejecucin de los recursos aplicados frente a los recursos disponibles por parte de las Cajas de Compensacin Familiar. Evidencia riesgo alto al arrojar un resultado menor del 80% de lo asignado. Porcentaje de ejecucin de los recursos ejecutados frente a los recursos disponibles de las Cajas. Indica el porcentaje de los recursos ejecutados frente a los recursos disponibles de la Caja de Compensacin Familiar. Entre menor sea el porcentaje de ejecucin mayor es el riesgo. Porcentaje de los recursos ejecutados frente a los recursos disponibles de la Caja de Compensacin.
FONEDE Microcredito
FONEDE Subsidio desempleo vinculacin
con
FONEDE Subsidio desempleo vinculacin
sin
FONEDE Capacitacin Laboral
FONIEZ Programas complementarios
117
Por metodologa hemos considerado traer en este segmento los riesgos legales y de inversin. Es importante destacar que muchos de estos riesgos estn relacionados con los servicios. 17.4.3 Riesgos legales.
ASPECTOS DE MEDICIN
ESTANDAR Nmero de quejas, entre 1 y 10 Nmero de quejas, entre 11 y 20 Nmero de quejas, mayor a 20
(1) (5) (10) (1) (5) (10) (1) (5) (10)
RIESGO Bajo Medio Alto Bajo Medio Alto Bajo Medio Alto
SEMAFORO
QUEJAS
PLIEGOS DE CARGOS
Nmero de pliegos de cargos elevados igual a 0 Nmero de pliegos de cargos elevados entre 1 y 3
Nmero de pliegos de cargos elevados mayor a 3

SANCIONES Nmero de sanciones impuestas igual a 0 Nmero de sanciones impuestas entre 1 y 3 Nmero de sanciones impuestas mayor a 3
17.4.4 Riesgos de inversin Es la evaluacin que se realiza a las Cajas de Compensacin Familiar basada en un conjunto de indicadores derivados del nivel de cumplimiento de las acciones establecidas dentro de los planes operativos de las mismas. Igualmente, evala el nivel de cumplimiento de los entes vigilados en la entrega de los diferentes informes a esta entidad, de manera oportuna, de acuerdo a las directrices que se han impartido en esta materia, igualmente se establece el cumplimiento o no de las fechas establecidas para la presentacin de los diferentes informes a este ente de control.
118
Por contener esta rea variables que reflejan el nivel de gestin realizado por la corporacin, al igual que indicadores de resultados operativos de su gestin en la vigencia 2006, se le asigno un peso especfico de 20% del total establecido.
ASPECTOS DE MEDICIN
ESTANDAR Cumplimiento de ejecucin entre 90% y 100%

Cumplimiento de ejecucin entre 50% y 89% Cumplimiento de ejecucin menor de 50%
(1)
(5) (10)
RIESGO Bajo
Medio Alto
SEMAFORO
EJECUCION DE INVERSIONES vs. APROBACION
EJECUCION DE INVERSIONES vs. LIMITE MAXIMO (PRESUPUESTO) PRESENTACION DE INFORMES
Cumplimiento de ejecucin entre 90% y 100% Cumplimiento de ejecucin entre 50% y 89% Cumplimiento de ejecucin menor de 50% Inf. trimestral presentado 1 vez fuera de la fecha
Inf. trimestral presentado 2 veces fuera de la fecha
(1) (5) (10) (1)

(5)
Bajo Medio Alto Bajo

Medio
Inf. trimestral presentado ms de 2 veces fuera de la fecha

CONTENIDO DE INFORMES De 1 a 2 modificaciones
(10)
(1)
Alto
Bajo
Igual a 3 modificaciones Mayor a 3 modificaciones
(5) (10)
Medio Alto
119
120
17.5 EVALUACIN DE LOS SERVICIOS SOCIALES.
Como poltica interna, las Cajas de Compensacin Familiar deben desarrollar estudios especiales para poder evaluar y medir el nivel de satisfaccin en todos los servicios sociales ofrecidos a los afiliados. El visitador debe inspeccionar que la Corporacin cuente con buzones de sugerencias y quejas, y los mismos se encuentren instalados en sitios de fcil acceso en todas las instalaciones donde prestan servicios para medir el nivel de satisfaccin de los afiliados y comunidad en general. Con base en los informes de gestin de las Cajas y las estadsticas reportadas a la Superintendencia, se evaluar la eficiencia, eficacia y efectividad de los servicios sociales, as: Constatar mediante verificacin documental el cumplimiento de metas. Verificar objeto. Establecer el porcentaje de usos por parte de cada categora o tipo de afiliados (a,b,c,d). Comparar el resultado con la poblacin total objeto por grupo; de ser posible con la ubicacin. Evaluar la asignacin de los subsidios a los servicios y determinar si distribuye los costos y gastos administrativos de manera tcnica, documentada, discriminada, razonable y confiablemente. 17.5.1 SALUD Y NUTRICION (Aplicar Manual de Auditora en Salud). El Manual de Auditora de los Recursos del Rgimen Subsidiado y Contributivo en Salud, que administran las Cajas de Compensacin Familiar, se realiz mediante convenio interadministrativo entre la Superintendencia de Subsidio Familiar y La Universidad de Antioquia. 121 la consecucin de las variables de tarifas, cobertura y focalizacin de los servicios Sociales que la Caja promociona a su poblacin
Las partes establecieron que este fuera prctico y sencillo, de tal manera que los auditores o comisionados de la Superintendencia de Subsidio Familiar tengan claridad y facilidad para poner en prctica sus instrucciones y poder auditar de manera eficiente los servicios de salud que administran las Cajas de Compensacin Familiar. Este Manual es una herramienta ms de control para asesorar y apoyar el cumplimiento de las funciones y responsabilidades de La Superintendencia de Subsidio Familiar, a fin de minimizar los riesgos financieros. Incluye el Manual glosario, marco normativo, marco conceptual y concepto de auditora, a fin que los usuarios del presente manual empiecen por familiarizarse con la terminologa, siglas, normas y conceptos que les facilitarn el desarrollo de su trabajo. No obstante, existir un manual, presentamos para orientar a los comisionados a las CCF, un mapa del negocio de salud y sus posibles variables.
Aspectos generales del proceso de inspeccin del servicio salud.
122
Al igual que el servicio de mercadeo, las Cajas de Compensacin Familiar prestan diferentes servicios de salud como son: EPS-S, EPS-C e IPS. Este servicio debe tener un manejo financiero independiente y en cuentas separadas del recaudo del 4% y deben mantener por lo menos un punto de equilibrio financiero. Por lo anterior, el visitador verificar: El porcentaje de apropiacin (5% 10%) de acuerdo al artculo 217 de la ley 100/93. Con base en el organigrama, verificar el tipo de administracin y el manejo del servicio. Portafolios de programas que en salud ofrece la caja. Relacin de contratos y convenios en salud. Especificar si la Caja administra directamente los recursos de rgimen subsidiado en salud. Si es as, hay que erificar el NIT, Registro ante Cmara de Comercio local y Certificado de Constitucin Legal. Coberturas. Para dimensionar la salud es necesario solicitar los afiliados en cada municipio y estudie la organizacin administrativa, el sistema de costeo del servicio y dems aspectos que permitan estudiar que las CCF, no asignan recursos del 4% (salvo lo autorizado en la Ley) en la gestin de Salud. Cajas sin administracin de recursos del rgimen subsidiado de salud. Si no administra recursos del sistema de rgimen subsidiado en salud, pida copia del comprobante de consignacin y giro al FOSYGA. Solicitar copia de: Contratos tripartitas y red de servicios contratados (ARS IPS). Convenios Interinstitucionales para la prestacin de servicios de salud contenidos en el POS. Contratos de arrendamiento reas de salud (consultorios, drogueras). Contratos Suministro de Medicamentos POS entre la EPS-S (ARS) e IPS. Relacin de empleados, modalidad de contratacin para EPS-S e IPS. Verificar que la vigilada haya suscrito las plizas que ordenen las normas que rigen el Sistema General de Seguridad Social en salud, la vigencia y coberturas de las mismas
123
17.5.2 EDUCACION FORMAL La Ley 115 de 1994 en su artculo 75 determin que el Ministerio de Educacin establecer y reglamentar un Sistema Nacional de Informacin de la educacin formal, no formal e informal. El siguiente es una perspectiva del servicio educacin con sus posibilidades
Es importante citar el Decreto 2581 de 2007, (Por el cual se reglamentan parcialmente las Leyes 21 de 1982 y 789 de 2002), el cual, hace referencia a que las Cajas de Compensacin Familiar podrn constituir Instituciones Tcnicas Profesionales, Instituciones Tecnolgicas, Instituciones Universitarias o Escuelas Tecnolgicas, especialmente, para ofrecer y desarrollar programas acadmicos de 124
formacin tcnica profesional y tecnolgica, previo cumplimiento de los requisitos legales establecidos para tal fin. En el momento de la visita, es indispensable tener en cuenta como mnimo el cumplimiento de los siguientes aspectos: Posee la vigilada infraestructura propia, (colegios, etc.). Verificar la aprobacin del plantel educativo por el Ministerio o Secretara de Educacin. Posee programas en educacin? Identifquelos. La Caja tiene convenios educativos? Identifquelos. Con quien tiene convenios? Verificar usos y cobertura. Se tienen profesores adscritos y de planta? Cuantos? Verificar y revisar los Convenios. La Caja da u otorga auxilios educativos? Cuntos alumnos tiene matriculados en: Preescolar, Bsica Primaria, Secundaria, Superior. Revisar la aprobacin de tarifas estudiantiles por el Ministerio o Secretara de Educacin. Verificar la apropiacin y la aplicacin de los recursos de la Ley 115/94. Sistemas de recaudo de matrculas, pensiones y sistemas de control. Otorgamiento de becas escolares, modalidades, cantidad, cuanta y su aprobacin por consejo directivo. Solicitar el organigrama del rea (colegio). Las resoluciones de aprobacin por parte de las autoridades competentes cuando la Caja de Compensacin Familiar maneje directamente este servicio. Solicitar los niveles de tarifas (matrculas y pensiones) para Educacin, reglamentacin de becas y beneficiarios de becas. Se sugiere la siguiente metodologa: Nmero de alumnos matriculados en preescolar, Bsica Primaria, Secundaria, Superior por categoras.
125
NIVEL DE EDUCACION Preescolar Bsica Primaria Secundaria A Numero Alumnos Categora B Nmero Alumnos Categora C Numero Alumnos Categora D Numero alumnos Categora
Con esta informacin proceder a efectuar un anlisis comparativo con los aos anteriores utilizando el informe estadstico anual del sistema del subsidio familiar, para conocer el comportamiento anual de los diferentes niveles educativos y categoras y lograr conocer si aument o decreci el nmero de estudiantes por categoras, si decreci cual fue la cusa, etc.
Indicador educacin
No. Personas matriculadas nivel Educacin Bsica Categora A- Inicio Periodo Poblacin total personas matriculadas Nivel Educacin Bsica Inicio Periodo
100 =
Este indicador debe ser utilizado para formacin de cambios peridicos semestrales, midiendo impacto social al encontrar cambio de poblacin, de un periodo a otro. En estos cambios, al disminuir en un determinado porcentaje en estas categoras entre las personas matriculadas al inicio del perodo frente a una evaluacin peridica, puede estar mostrando, desercin de los matriculados en la poblacin ms vulnerable, objeto del subsidio familiar. Igual se puede aplicar para los dems niveles.
126
17.5.3 EDUCACION NO FORMAL

EDUCACIN NO FORMAL
ARTES VISUALES
ARTES PLSTICAS
DISEO GRFICO
MSICA
AUDIOVISUALES
DANZA
TEATRO
PROGRAMA S TCNICOS
ACTUALIZACIN ACADMICA Y LABORAL
ARTES Y OFICIOS
CULTURA
LITERATUR A
DIBUJO
ELABORACI N DE CARTULAS ELABORACI N DE AFICHES ELABORACI N DE EMPAQUES AVISOS PUBLICITARIO S
ABORDAR LA GRAFA CONSTRUCCI N INSTRUMENTO S GUSTOS MUSICALES INTEGRACIN VIDA COMUNITARIA
CINE
EDUCACIN CORPORAL EDUCACIN SENSORIAL Y DE MOVIMIENT O LENGUAJES
TALLERES DE JUEGO
OTROS
PINTURA
VIDEOS
EXPRESIN CORPORAL PREPARACIN EMOCIONAL EXPRESIN RTMICA
TCNICO EN GESTIN EMPRESAL SISTEMATIZADA Y CONTABLE TCNICO EN CONTABILIDAD FINANCIERA TCNICO EN MANTENIMIENTO
GASTRONOMA SEMINARIOS BELLEZA CURSO DE FARMACIA Y DROGUERA CURSO DE INFORMTICA
AUDITORIOS DIRECTAMENTE AUDITORIOS CONVENIOS TEATROS DIRECTAMENTE TEATROS CONVENIOS CENTROS DE CONVENCIONES DIRECTAMENTE
MANUALIDADES
ESCENOGRAFA
DECORACIN CORTE Y CONFECCIN
MODELADO
GUIONES ELEMENTOS ESPECIALES REGISTRO DE FILMACIN INTERPRETACIN DE CINE
ESCULTURA OTROS DIBUJO LINEAL DIBUJO ARQUITECTNICO CERMICA OTROS
COORDINACIN
EXPRESIN MUSICAL
PRODUCCIN TIEMPO ILUMINACI N RITMO
PELCULAS
CENTROS DE CONVENCIONES CONVENIOS
EBANISTERA
OTROS OTROS
DECORACIN
OTROS
MODSTERA
UTILERA
JARDINEA
VESTUARIO
ORNAMENTACIN
ZANCOS
PINTURA EN CORTEZA
MSCARAS CONSTRUCCIN DE ESCENARIO S INTEGRACIN DE ARTES
PINTURA EN TELA
TEXTILES
YESERA OTROS CESTERA VITRALES
OTROS
127
La Ley 1064 DE 2006, reemplaz la denominacin No Formal por Educacin para el Trabajo y el Desarrollo Humano. Una vez entr en vigencia la Ley 1064 de 2006, la misma se reglament mediante Decreto 3870 de 2006, por medio de este Decreto, quedo sealado el procedimiento para la organizacin y funcionamiento de los programas de educacin para el trabajo y el desarrollo humano en el rea de idiomas y se establecieron las condiciones mnimas de calidad, las cuales deben ser de estricto cumplimiento por parte de las instituciones que prestan servicios de educacin. Es importante que al momento de evaluar el servicio de capacitacin, tenga en cuenta el cumplimiento como mnimo de lo siguiente: Con base en el organigrama, verifique la forma o tipo de administracin y manejo del servicio. Si existe un sistema especial de seleccin para los alumnos de capacitacin, entrese del procedimiento utilizado y realice las pruebas que crea convenientes. Verifique qu programas se estn prestando y su correspondiente aprobacin por la Secretaria de educacin o en su defecto la Gobernacin. Inspecciones fsicamente las instalaciones en donde se presta el servicio y cercirese de que cuenta con los elementos bsicos para su funcionamiento. Investigue la existencia de convenios especiales con las empresas afiliadas en relacin con los cursos de capacitacin. Cercirese de que el servicio de capacitacin que se presta a la empresa afiliada est de acuerdo con el convenio suscrito. Si es posible, compare las tarifas cobradas a los usuarios del servicio con tarifas de otras instituciones que presten los mismos servicios. Investigue si se estn otorgando subsidios en educacin de acuerdo a los parmetros establecidos en la normatividad vigente (Art. 39 de la Ley 115 de 1994). Solicite, estudie y valide el portafolio de programas que en educacin ofrece la Caja de Compensacin. Solicite, estudie y valide el procedimiento para contratar docentes, su control e impacto econmico para la caja. Sistemas de recaudo de matrculas y sistemas de control de cartera. Evaluar el compromiso social de las cajas en materia de educacin conforme a la Ley 115 de 1994 y su Decreto reglamentario 1902 de 1994. 128
Salvo los convenios suscritos con el SENA, verificar que los subsidios de los programas ofrecidos por la Caja a auditar, no presente duplicidad con los ofrecidos por el SENA. Verifique, si conforme al Decreto 2888 de julio 31 de 2007, los programas de la caja estn ajustados a: Promover la formacin en la prctica del trabajo mediante el desarrollo de conocimientos tcnicos y habilidades. Capacitacin para el desempeo artesanal, artstico recreacional y ocupacional, la proteccin y aprovechamiento de los recursos naturales, la participacin ciudadana y comunitaria en el desarrollo de competencias laborales especficas. Programas para contribuir al proceso de formacin integral y permanente de las personas. Verificar si los programas son flexibles y coherentes con las necesidades y expectativas de las personas, la sociedad, las demandas del mercado laboral, del sector productivo y las caractersticas de la cultura y el entorno. Finalmente establezca si la caja est organizada como institucin de educacin para el trabajo y el desarrollo humano y cumpli los requisitos relacionados en el decreto 2888 de 2007. Verificar que la ejecucin de estos programas sea para alguna o varias de las siguientes opciones: Programas de educacin bsica y media. (prestacin directa o contratada) Otorgamiento de becas. Cupos gratuitos en establecimientos educativos y programas de educacin bsica y media para adultos. Apertura de colegios (Construccin, compra, arriendo, convenios, administracin, dotacin) en forma prioritaria para los hijos de los trabajadores beneficiarios. Verifique que la Caja a auditar, articul las modalidades de Jornada Escolar Complementaria al Proyecto Educativo Institucional (PEI) del plantel educativo donde los desarrolla podr ofrecer a los estudiantes, componentes ldico recreativos, deportivos, artsticos, lenguas, sistemas, entre otros. Determine si estos se ofrecen en la Jornada contraria al horario escolar. 129
Nmero beneficiarios y modalidad de programas de capacitacin ofrecidos por la Caja de Compensacin Familiar.
MODALIDAD DEL PROGRAMA
A Numero beneficiarios
B Numero Beneficiarios
C Numero beneficiarios
D Numero Beneficiarios
Con esta informacin efectuar un anlisis comparativo con los aos anteriores utilizando el informe estadstico anual del sistema del subsidio familiar, para conocer el comportamiento anual de los diferentes programas de capacitacin y categoras y as conocer si aument o decreci el nmero de beneficiarios por categoras. Se debe registrar las causas que originaron los cambios, adicionalmente si cuentan con plantas propias, estudiar frente a la justificacin del proyecto, el retorno de la inversin y cumplimiento de metas. 17.5.4 BIBLIOTECAS
BIBLIOTECAS
BIBLIOTECAS PBLICAS Y PRIVADAS
ESCOLARES Y PBLICO ESCOLARES
BIBLIOTECAS MVILES
BIBLIOTECAS INFANTILES
CAJAS VIAJERAS
OTROS
130
Inspeccione fsicamente las instalaciones de la biblioteca preferiblemente en das que haya mayor asistencia de pblico y cercirese de que cuenta con los elementos bsicos para su funcionamiento. Solicitar el reglamento respectivo para los usuarios del servicio. Infrmese sobre la existencia de convenios para la prestacin del servicio. Portafolio de programas que ofrece. Nmero de afiliados y no afiliados que utilizan frecuentemente el servicio de bibliotecas.
AFILIADOS NO AFILIADOS
Indicador bibliotecas
N de cajas que no tienen servicio de bibliotecas N total de cajas que tienen servicio de biblioteca
100 =
El significado del indicador contribucin regional de las Cajas a la induccin a la cultura por la lectura y la investigacin. La importancia del indicador, para la inspeccin y vigilancia, es por que mide el grado relativo con el que participan las Cajas, en el proyecto llamado biblioteca y cultura.
17.5.5 MERCADEO De acuerdo con la normatividad vigente (numeral 7, artculo 62, Ley 21 de 1982, artculo 24, Decreto 784 de 1989), las Cajas de Compensacin Familiar ofrecen a su poblacin afiliada y particular, servicios de mercadeo. Este servicio por disposicin expresa de la norma (artculo 65, Ley 633 de 2000) debe ser autocosteable y autosostenible y manejar por lo menos punto de equilibrio financiero con el fin de no comprometer los recursos del 4%.
131
Igualmente, es pertinente tener presente el Decreto 2889 de 2007, el cual, se transcribe a continuacin: Artculo 1. La actividad de mercadeo que desarrollan las Cajas de Compensacin Familiar en todo el territorio nacional, deber ejecutarse bajo el criterio de autosostenibilidad, de tal manera que se garantice que los ingresos provenientes de dicha actividad, absorban plenamente sus egresos. Para este fin, podrn asociarse entre s o con terceros, as como vincular en calidad de accionistas a los trabajadores afiliados al sistema de compensacin. Artculo 2. Para la realizacin de las actividades de que trata el artculo primero del presente decreto, las Cajas de Compensacin Familiar debern atender lo dispuesto en el artculo 65 de la Ley 633 de 2000. Las Cajas que realicen actividades de mercadeo tendrn que acreditar independencia contable, financiera y operativa, sin que puedan comprometer con su operacin de expansin o mantenimiento, los recursos provenientes del 4% o de cualquier otra, unidad o negocio de la Caja. Esta actividad podr financiarse, con los remanentes de los ejercicios financieros, con las utilidades derivadas de otras unidades de negocio, con recursos de crdito o aportes de capital de terceras personas, o con cualquier otro mecanismo que permita la viabilidad del negocio. Cuando las Cajas de Compensacin Familiar financien las actividades de mercadeo con los remanentes de los ejercicios financieros, se sujetarn a lo previsto en el pargrafo 1 del artculo 43 de la Ley 21 de 1982, en concordancia con el artculo 62 de la misma ley. Artculo 3. Las actividades de mercadeo que desarrollen las Cajas de Compensacin Familiar, no las autoriza para afiliar y recaudar los aportes parafiscales del subsidio familiar, fuera de su jurisdiccin departamental. Artculo 4. Las Cajas de Compensacin Familiar debern atender las disposiciones previstas en el Rgimen de Transparencia previsto en el artculo 21 de la Ley 789 de 2002. Artculo 5. Corresponde a la Superintendencia de Subsidio Familiar, ejercer inspeccin, vigilancia y control, frente a los recursos que invierten las Cajas en la actividad de mercadeo. 132
En todo caso, la Superintendencia de Subsidio Familiar podr ejercer el control previo cuando as lo considere, conforme lo dispone el pargrafo 1 del artculo 20 de la Ley 789 de 2002. Artculo 6. El presente decreto rige a partir de la fecha de su publicacin.
En atencin a lo anterior, se debe: Evaluar el manual de funciones y procedimientos para el rea de mercadeo (actualizado y aprobado por el Consejo Directivo). Estructura de personal (nmina, contratos, otros). Infraestructura propia, arrendada, otros, por modalidad y localizacin. Polticas aprobadas para el manejo de compras. (Conformacin de comits, periodicidad de reuniones, montos aprobados, otros). Relacin y registro de proveedores a la fecha, clasificados por modalidades. Polticas acordadas para ventas (mrgenes de utilidad, descuentos, promociones, otros). Polticas sobre concesionarios (reas, tarifas, estados de cuenta). Relacin de concesionarios con sus tarifas y estado de cuentas a la fecha. Polticas sobre arrendamiento de puntos de venta, gndolas, otros. Relacin de arrendamientos de puntos de venta, gndolas, otros, con sus tarifas y estados de cuenta a la fecha. Red de fros, sistemas de control y vigilancia, en el servicio de mercadeo. Tecnologa y sistematizacin aplicada a la operacin del mercadeo. Polticas para el manejo de bodegas y manipuleo de productos y alimentos. Manejo y control de averas y devoluciones en compras. 133
Estructura de ingresos, egresos, fuentes de financiacin, costos y gastos. Solicite certificacin al Revisor fiscal sobre estos aspectos y evale si los recursos del 4% pueden estar comprometidos. Indicador EBITDA (Earnings Before Amortization) para el servicio de mercadeo. Interest, Taxes, Depreciation and
EBITDA Ingresos Operacionales
100 =
El significado del indicador se resume en Uniformidad de eficiencia, se viene utilizando en diferentes negocios entre estos el de mercadeo. La importancia del indicador, para la inspeccin y vigilancia, es por que mide el nivel de eficiencia en la gestin y el nivel de rentabilidad de la operacin, es decir, los ingresos operacionales con respecto al costo y gasto, que ejercen desembolsos de efectivo, que al sumar nuevamente las depreciaciones y amortizaciones buscan eliminar distorsiones contables por tal concepto, que no representan salidas de caja.
17.5.6. VIVIENDA. Las Cajas de Compensacin Familiar adelantan programas de construccin de vivienda de inters social, ya sea de manera directa o contratada. Para la verificar el programa, se debe identificar los programas de viviendas existentes en las Cajas de Compensacin Familiar ya sean directos o contratados. El siguiente mapa ilustra las variables del negocio.
134
Para evaluar el servicio de vivienda es necesario determinar en cada vigencia: Coberturas. Subsidios otorgados (nmero y valor). Soluciones entregadas (construccin, intermediacin, mejoramiento, otros). Convenios con el Fondo Nacional del Ahorro y otros. Relacin de Beneficiarios postulados y adjudicados. FOVIS: Constitucin FOVIS, destinacin de las inversiones, recursos de segunda prioridad (recibidos o entregados). FOVIS 135
Fondo para subsidio familiar de vivienda. La Ley 789/2002/artculo 16. Numeral 7, establece mantener hasta el 31 de diciembre de 2006, los mismos porcentajes del ao 2002, con base en la ley 633 del ao 2000 de acuerdo con el clculo de cuociente establecido en la ley 49 de 1990. Descontados los porcentajes 1%, 2% y 3% previsto en el literal d) del artculo 6 de la ley 789 para fomento del empleo. El Decreto 827/2003/artculo 20 (Normas para el Fovis), reglamenta ...Para la determinacin de las obligaciones en materia de destinacin de recursos para vivienda de inters social Fovis, hasta diciembre de 2006, continuar vigente la tabla cuociente porcentaje establecida en la ley 633 de 2000. Cada caja ubicar su porcentaje particular al cociente anual que determine la Superintendencia del Subsidio Familiar o la entidad que haga sus veces.... Respecto al manejo del fondo de subsidio familiar de vivienda (FOVIS) se debe: Verificar si la Caja efectu la apropiacin mensual para el fondo conforme a lo sealado por la SSF para cada vigencia. Verifique si lo aprobado por la SSF no coincide con lo aprobado por el Consejo Directivo fue corregido inmediatamente. Verifique si conforme a la reglamentacin para acceder al subsidio familiar, stos se entregaron a los hogares de los trabajadores que los reunieron. Verifique si la Caja adelant o adelanta proyectos de vivienda con recursos del FOVIS y si cuenta con autorizacin de la Superintendencia. Establezca el nmero de afiliados a la caja del sector rural y determine el nmero de subsidios otorgados en dicho sector. acin rural, destin para los subsidios de dicho sector, un porcentaje igual a la poblacin afiliada que ellos representan sobre la poblacin total. De los programas de vivienda se debe: Verificar si la caja efecta estudios sobre el dficit habitacional de los trabajadores afiliados para desarrollar programas. Verifique si la Caja ofrece prstamos para adquisicin de de vivienda y si estn asociados, invierten o participan en establecimientos de crdito. Determine si la Caja adelanta programas de vivienda en forma directa o a travs de alianzas o convenios para poblacin afiliada o particular y determine; 136
Si el programa es autocosteable. Estado del proyecto conforme a lo programado. Estado de satisfaccin del cliente final. Podr determinarlo con visita a los proyectos, practicar encuestas y tomar un registro fotogrfico o flmico.
Indicador para el servicio de vivienda
No. Total de Asignados (1-2 s.m.l.v.) Vivienda tipo I. Periodo Observacin No. total de Asignados (1-2 s.m.l.v + 2-4 s.m.l.v.)
100 =
Vivienda Tipo I. Periodo Inicial El significado del indicador corresponde a identificar la Equidad y la Solidaridad en la distribucin de los recursos para vivienda de inters social. La importancia del indicador es observar la Cobertura de los subsidios realmente asignados para adquisicin de vivienda tipo I en personas con salario 1-2 s.m.l.v., comparada con el nmero de subsidios asignados en salarios 1-2 y 2-4 s.m.l.v. mediante la inspeccin y la vigilancia. Este indicador se puede comparar en perodos de corto y mediano plazo, con el fin de medir el impacto de una poltica de bienestar social en personas de recursos bajos, para las familias de menores ingresos en el programa Fovis desarrollado por las Cajas de Compensacin. Ley 21/82
17.5.7 RECREACION TURISMO Y DEPORTE El servicio de recreacin est reglamentado de acuerdo con la normatividad vigente (numeral 6 del artculo 62 de la Ley 21 de 1982, artculo 29 del Decreto 784 de 1989).
137
138
El evaluar debe tener presente que la CCF cumpla con los siguientes requisitos: Verificar la forma o tipo de administracin y el manejo del servicio. Solicite el reglamento en los centros recreacionales y verifique su cumplimiento. Si existen tarifas diferenciales, efectuar un muestreo selectivo y verifique: La calidad de los usuarios: beneficiarios, no beneficiarios y particulares, de los usuarios. Que las tarifas autorizadas coincidan con las pagadas efectivamente y con la categora del usuario. Inspeccionar fsicamente las instalaciones de los centros recreacionales (la totalidad si es posible), preferiblemente en das que haya mayor asistencia de pblico y cerciorarse de que cuenta con los elementos bsicos para su funcionamiento. Si es posible, indague con los usuarios sobre la calidad del servicio. Averiguar sobre las solicitudes de cupos rechazadas. Indague acerca del servicio de recreacin, los programas que ofrece en las diferentes modalidades recreativas, tursticas, culturales, deportivas, parques, entre otros. (Contratos, convenios, arrendamientos, concesiones y otros suscritos por la Caja para la prestacin del servicio). Estudie como opera el recaudo monetario de los servicios y los de controles de estos ingresos. Evaluar los controles establecidos para el ingreso a los centros, (quin controla y cmo se controla?). Se debe hacer evaluar todas las condiciones sobre la calidad de la prestacin del servicio, su eficiencia, eficacia y efectividad, aceptacin de los clientes etc. El grupo comisionado, con apoyo de las divisiones de servicios sociales y operativa, el grupo de Estadstica, debe establecer el universo del servicio de recreacin de la CCF a auditar, determinar un alcance de la evaluacin y mediante una matriz que refleje el comportamiento del servicio durante por lo menos tres(3) vigencias y proceder a; Determinar en qu medida contribuye el proyecto al mejoramiento de la calidad de vida de la poblacin afiliada (Disminucin del ndice de necesidades bsicas insatisfechas), para tal efecto se debe confrontar la proyeccin de los proyectos con los resultados reportados, 139
Verificar a partir de los usos, las categoras afiliados que se benefician del servicio y cotejar con los gastos y/o costos en que incurre la caja para mantener la operacin o el mantenimiento. Verificar, si existe en la caja a auditar, parmetros de medicin de la satisfaccin de sus clientes, de all se podrn inferir indicios que pueden ser objeto de comprobacin.
USOS DEL SERVICIO DE RECREACIN POR CATEGORIA RECREATIVAS, TURSTICAS, CULTURALES, DEPORTIVAS, PARQUES A Nmero de Usuarios B Nmero de Usuarios C Nmero de Usuarios D Nmero de Usuarios
TARIFAS DIFERENCIALES POR CATEGORIAS RECREATIVAS, TURSTICAS, CULTURALES, DEPORTIVAS, PARQUES
A Categora Precio por Uso
B Categora Precio Por uso
C Categora Precio Por Uso
D Categora Precio Por Uso
Con esta informacin efectuar un anlisis comparativo con los aos anteriores utilizando el informe estadstico anual del sistema del subsidio familiar, para conocer el comportamiento anual de los diferentes variables y categoras y as conocer si aument o decreci el nmero de beneficiarios por categoras, si decreci cual fue la 140
cusa, porcentaje de incremento en los precios, su incidencia en la utilizacin, analizar los precios con el sector privado, entre otros.
Indicador recreacin
N total de personas atendidas en los proyectos recreativos En categoras diferentes a las a y b N total de personas atendidas en todos los proyectos recreativos que componen el programa de recreacin social en todas las categoras
100 =
El significado del indicador se resume en la atencin recreacional de los afiliados beneficiarios categora A. La importancia del indicador, para la inspeccin y vigilancia, es por que mide el grado relativo con el que participan la categora A, en el proyecto llamado Recreativos
17.5.8 CREDITOS. El siguiente mapa hace referencia a las variables de crdito que eventualmente administran las CCF
CRDITOS
SALUD
EDUCACIN
CAPACITACIN
MERCADEO
VIVIENDA
RECREACIN Y TURISMO
FOMENTO DE LA INDUSTRIA FAMILIAR
OTROS
Crdito Social. El numeral 5, del artculo 24 del Decreto 784 de 1989, y numeral 5 del artculo 16 de la Ley 789 de 2002, le permiti a las Cajas de Compensacin Familiar, establecer sistemas de crdito para la financiacin de electrodomsticos, productos del hogar, tiles escolares, vestuario y elementos para la recreacin y el esparcimiento que propendan al mejoramiento de la calidad de vida de los trabajadores y sus familias. 141
El servicio de crdito para la poblacin afiliada, con el fin de aliviar aquellas necesidades bsicas sobre todo para aquella poblacin de escasos recursos. En este orden de ideas, se requiere por parte del visitador evaluar la constitucin y manejo del fondo de crdito social, determinando que estos recursos sean dirigidos especialmente a toda su poblacin afiliada. Para el manejo y control de este servicio, en cuanto a la atencin de todos sus beneficiarios, se sugiere aplicar la siguiente metodologa. Eestablecer, previamente a la visita de campo, una lista de chequeo con los siguientes parmetros: Determinar el nmero de beneficiarios que solicitan el servicio con frecuencia.
LINEAS DE CREDITO A Numero Beneficiarios B Numero Beneficiarios C Numero Beneficiarios D Numero Beneficiarios
Con esta informacin se debe realizar un anlisis comparativo con aos anteriores (utilizando el informe estadstico anual del sistema del subsidio familiar), para conocer el comportamiento anual de las diferentes lneas de crdito, si aument o decreci su utilizacin, el uso por categoras, etc. Crdito por Servicios. Es importante que las Cajas de Compensacin Familiar constituyan al interior de estos servicios, los correspondientes fondos de crdito para proteccin de los recursos que sern destinados a aliviar las cargas econmicas de su poblacin beneficiaria, para lo cual, se debe tener presente la constitucin de dichos fondos, as como la autorizacin expresa por parte del Consejo Directivo. As mismo, el crdito por servicio, se requiere que el visitador tenga presente el cumplimiento de los siguientes requisitos: Solicite el reglamento existente para otorgar crditos. Verifique selectivamente que los crditos asignados cuentan con los requisitos exigidos en el respectivo reglamento. 142
Verifique selectivamente algunas solicitudes rechazadas. Modalidades de crdito por servicio. Relacin de cartera de crdito por servicio y calificada por edades. En crditos por servicios y el de industrias familiares, se debe indagar las polticas que tienen para recuperar cartera morosa. Se aclara que la modalidad del crdito y el destino especfico que se est solicitando en crditos de fomento es lo mismo. Comprobar que estos fondos estn debidamente aprobados por el Consejo Directivo y la Superintendencia del Subsidio Familiar. Determinar el nmero de beneficiarios que solicitan el servicio con frecuencia (USOS))
LINEAS DE CREDITO A Nmero afiliados por categora B Nmero afiliados por categora C Nmero afiliados por categora D Nmero afiliados por categora
Con esta informacin realizar un anlisis comparativo con los aos anteriores utilizando el informe estadstico anual del sistema del subsidio familiar, para conocer el comportamiento anual de las diferentes lneas de crdito, si aument o decreci su utilizacin, el uso por categoras, comparado con el sector privado, tasas de crecimiento, porcentaje de utilizacin de los recurso del programa, entre otros. El artculo 28 del Decreto 784 de 1989, le permiti a las Cajas de Compensacin Familiar, crear el servicio de crdito de fomento para industrias familiares con el fin de establecer pequeas industrias y a su vez mejorar los ingresos familiares de los afiliados y sus familias. En este orden de ideas, se debe: Verificar la aprobacin por parte de la Superintendencia del Subsidio Familiar. Solicitar el reglamento correspondiente que regule este tipo de crditos. Verificar que exista un software para anlisis y manejo de crdito. 143
Verificar selectivamente, que los crditos asignados y los rechazados se efectan de conformidad con los requisitos exigidos en el respectivo reglamento y en las normas que regulan este tipo de servicio (numeral 5, artculo 62 Ley 21 de 1982, artculo 28, Decreto 784 de 1989). De no existir reglamento, entrese de las condiciones que se exigen a los solicitantes. Solicite la siguiente informacin: Nmero de crditos otorgados por modalidad Monto anual de crditos otorgados por modalidad Tasas de Inters Montos Mximos y Mnimos Plazos Cobertura por tipo de usuarios Nmero de Microempresas beneficiarias Tipo de Microempresa beneficiada Nmero de empleados ocupados por estas microempresas Destino especfico de los crditos (adquisicin de activos fijos, capital de trabajo). Indicador crdito social
Ejecucin Recursos Proyecto Microcrdito Periodo Actual Total Recursos Presupuestados Programa Microcrdito para el Periodo
100 =
El significado del indicador se resume en la cuanta de los recursos asignados para la pequea y mediana industria, a fin de atender la creacin de empleo. La importancia del indicador, para la inspeccin y vigilancia, mide el grado relativo con el que participa la industria o la empresa privada, en el proyecto llamado microcrdito y que a su vez genere el nmero de empleos de acuerdo a la cuanta del crdito como poltica social de Gobierno. La inspeccin y vigilancia, se orienta sobre el cubrimiento y gestin que deben hacer las Cajas para colocar los crditos en la pequea y mediana industria, y a su vez respetando el gasto por parte de las Cajas para los gastos de administracin una vez 144
se cumpla la colocacin del crdito, mientras tanto el gasto en administracin no se ha cumplido, lo que acarreara sancin para la Caja.
145
17.5.9 PROGRAMAS ESPECIALES A continuacin se esquematiza lo que se denomina los programas especiales de las CCF, servicios que iremos presentando de manera individual por las complejidades e individualidades que cada uno reviste.
Programa foniez El fondo para la atencin integral a la niez y jornada escolar complementaria. Con la Ley 789/2002/artculo 16. Numeral 8, se crea este fondo y para l, las cajas destinarn el porcentaje mximo que les autoriza la ley 633 de 2000 y para gastos de administracin el mismo porcentaje del Fovis. El Decreto 827de 2003, artculo 19, hace referencia los programas de atencin integral a la niez y jornada escolar complementaria. El porcentaje para estos 146
programas ser el 50% de los recursos adicionales consagrados en la ley 633 de 2000 frente a las obligaciones para FOVIS establecidas en la ley 49 de 1990.
Estos programas son objeto de reglamentacin por parte de la SSF en la Circular 23 de 2003 conforme a lo indicado en las Leyes 827 de 2003 artculo 19, 789 de 2002 y 633 de 2000. Para establecer si las Cajas estn cumpliendo con lo sealado en la Circular 23 de 2003, se debe estudiar la informacin reportada por la Caja durante la vigencia a auditar, de una muestra: Verificar que la informacin reportada est conforme a lo exigido por la SSF y que es consistente y veraz (soportada tcnicamente). Verificar el cumplimiento por parte de la Caja de los aspectos generales y de control sealados en el numeral 3.3 de la Circular 23 de 2003. Identificar la poblacin de cada programa y verificar, de manera selectiva, que los soportes mediante el cual acredita su informacin es consistente y veraz (soportada tcnicamente). Conforme a la circular de la SSF, verifique el monto de ejecucin de los fondos y constate selectivamente la veracidad y confiabilidad de los registros. Determine los montos presupuestales versus los ejecutados, verificando que estos no excedan lo autorizado y reglamentado en la Circular 23 de 2003 y/o Leyes 789 de 2002 y 633 de 2000. Verifique la consistencia e integridad de los soportes tcnicos. (mediante pruebas individuales y selectivas). Mediante prueba ocular, constate las condiciones fsicas de los lugares o instituciones en los cuales la Caja adelanta los programas. Determine la calidad, seguridad, eficiencia y eficacia de los programas (Podr apoyarse en evaluaciones que al respecto emiten otras autoridades en temas que no corresponden a la SSF). En los programas de atencin a la niez y/o jornada escolar complementaria, es importante tener en cuenta el Decreto 1729 de 2008, (Jardines Sociales), adicionalmente, verifique la veracidad y consistencia de la ficha de los programas en relacin con; 147
Nombre Localizacin Valor del proyecto Tiempo de ejecucin Descripcin general del proyecto Componentes del programa Cobertura: Nmero de nios atendidos y actividades que se brindan. Estudiar el convenio (si lo hay) y establecer el cumplimiento de las obligaciones contradas. Indicador.
INDICADOR Cobertura Ejecucin Recursos del Proyecto J. E. C. (Convenio N ) Perodo Observacin Total Recursos Presupuestados J. E. C. para el Perodo (Recursos por Ejecutar + Presupuesto del Perodo)
100 =
Significa el porcentaje de Ejecucin del Presupuesto aportado a los Convenios, para alcanzar los Logros sociales en los objetivos y Metas del Programa FONIEZ, con el proyecto JORNADA ESCOLAR COMPLEMENTARIA (J.E.C.) Adulto mayor y discapacitados. Son funciones de las Cajas de Compensacin Familiar entre otras, administrar a travs de los programas que a ellas corresponda, las actividades de subsidio en dinero, recreacin social, deportes, turismo, centros recreativos, y vacacionales, cultura, museos, bibliotecas y teatros, vivienda de inters social, crditos, jardines sociales o programas de atencin integral para nios y nias de 0 a 6 aos, programas de jornada escolar complementaria, educacin y capacitacin, atencin de la tercera edad y programas de nutricin materno-infantil y, en general, los programas que estn autorizados a la expedicin de la Ley24, para lo cual podrn continuar operando con el sistema de subsidio a la oferta.
24
Numeral 5, artculo 16 de la Ley 789 de 2002, Circular Externa 023 de 2003
148
En este sentido verificar la existencia de la infraestructura existente para la prestacin de estos servicios, analizar el portafolio de servicios que incluya estos programas gubernamentales, y por ltimo, analizar los convenios existentes con otras entidades para llevar a cabo el cumplimiento y la prestacin de servicios tanto al adulto mayor, como a los discapacitados. As mismo determinar: Si el Consejo Directivo de la Caja, estableci programas de prevencin, tratamiento, educacin especial y rehabilitacin. De haber aprobado, la Caja debe incluir en su presupuesto recursos para adelantar programas de orientacin y asistencia sicolgica para sus familias. Debe ofrecer oportunidades educativas a su poblacin afiliada con discapacidad. Verificar si los recursos destinados a estos programas fueron presentados en anexo al presupuesto de ingresos y egresos, los referidos a cada programa de adulto mayor y poblacin con discapacidad en forma independiente. Verificar si la Caja cuenta con una poblacin objeto identificada y reconoce sus necesidades, (sociales, psicolgicas, mdicas etc) integradas a sus servicios de recreacin, turismo, capacitacin, cultura y salud. Determinar el nmero de beneficiarios adulto mayor y discapacitado por categoras que utilizan el servicio con frecuencia:
PORTAFOLIO DE SERVICIOS A Nmero beneficiarios B Nmero beneficiarios C Nmero beneficiarios D Nmero beneficiarios
Con esta informacin realizar un anlisis comparativo con los aos anteriores utilizando el informe estadstico anual del sistema del subsidio familiar, para conocer 149
el comportamiento anual de las diferentes variables utilizadas en programa y conocer si aument o decreci su utilizacin, el uso por categoras, tasas de crecimiento, porcentaje de utilizacin de los recurso del programa, entre otros. PROGRAMA FONEDE Fondo para el fomento del empleo y proteccin al desempleo, reglamentado por la Ley 789/2002/artculo 6. Recursos para el fomento del empleo y proteccin al desempleo. Las Cajas de Compensacin familiar administrarn en forma individual y directa o asociada con otra u otras Cajas un fondo para apoyar al empleo y para la proteccin al desempleado. Seguidamente, se observa como el sistema se ha comporta en su proyeccin.
Verificar, con base en los programas establecidos en la Caja, el cumplimiento de los artculos 6, 7, 10, y 11 de la Ley 789 de 2009 en cuanto a: Administracin, uso y destino de los recursos para el fomento del empleo y proteccin al desempleo. Administracin, uso y destino de los recursos para programas de microcrdito. Rgimen de apoyo para desempleados con vinculacin anterior a las cajas de compensacin familiar. Rgimen de apoyo para desempleados sin vinculacin anterior a cajas de compensacin familiar. Establecer si los servicios sociales de las cajas, contribuyen a la generacin de empleo productivo, disminucin de pobreza y dems aspectos de impacto social concordantes con el Plan Nacional de Desarrollo. Para efectos de evaluar las inversiones que las cajas efecta en fondos de capital de riesgo, con recursos del FONEDE al tenor del artculo 9 del Decreto 2334 DE 2003 , se deber: Verificar si la Caja estudi la trayectoria del fondo de capital de riesgos. Verifica si la Caja estudi el reglamento y polticas de inversiones del fondo de capital de riesgos. 150
Para determinar el uso de los recursos y las diferentes modalidades mediante las cuales las cajas ejecutan los presupuestos, el equipo evaluar los diferentes estudios que al respecto se adelantan por ejemplo la SSF, Ministerio de la Proteccin Social, entre otros. El equipo auditor se documentar en la SSF con la informacin estadstica reportada a sus dependencias y de manera selectiva: Verificar la consistencia, confiabilidad y documentacin de los registros reportados para cada programa. Estudiar si el proceso de asignacin del subsidio es claro, pblico, controlado y justo. Verificar la conformacin presupuestal del fondo y su respectiva ejecucin, (Contablemente debern efectuar todo lo relativo a la validacin) el cumplimiento de lo establecido en los artculos 1, 2 y 3 del Decreto 827 de 2003. Verificar si la administracin del fondo se realiza conforme a la Ley y normas reglamentarias. Verificar el impacto en la poblacin objetivo de los programas del FONEDE. Dentro de estos fondos, establecer si la Caja dio prioridad a la participacin en fondos cuya poltica de inversin est dirigida a empresas del sector de las Mipyme con amplias perspectivas de generar empleo, con vocacin de exportadora y con amplio componente de innovacin tecnolgica. Indicador programa FONEDE
N Subsidios ASIGNADOS personas CON vinculacin Postulantes ACEPTADOS personas CON vinculacin
100 =
N Subsidios ASIGNADOS personas SIN vinculacin Postulantes ACEPTADOS personas SIN vinculacin
100 =
17.5.10 SISTEMA FINANCIERO De acuerdo con el numeral 3, Artculo 16 de la Ley 789 de 2002, el cual dice: participar, asociarse e invertir en el sistema financiera a travs de bancos, 151
cooperativas financieras, compaas de financiamiento comercial y organizaciones no gubernamentales cuya actividad principal de la respectiva institucin sea la operacin de microcrdito, conforme a las normas del Estatuto Orgnico del Sector Financiero y dems normas especiales conforme a la clase de la identidad. Cuando se trate de compra de acciones del Estado, las cajas de compensacin se entienden incluidas dentro del sector solidario.
El Gobierno reglamentar los principios que orientarn la actividad del microcrdito para esta clase de establecimientos, sin perjuicio de las funciones de la superintendencia Bancaria en la materia. Las Cajas, cuando se trate de prstamos para la adquisicin de vivienda, podrn invertir, participar o asociarse para la creacin de sociedades diferentes de estabelecimientos de crdito, cuando quiera que tales entidades adquieran el permiso de la Superintendencia Bancaria para la realizacin de operaciones de mutuo. Con el propsito de estimular el ahorro y desarrollar sus objetivos sociales, las cajas de familiar podrn construir y participar en asociaciones mutualistas de ahorro y prstamo, instituciones financiera de naturaleza cooperativa, cooperativas de ahorro y crdito, con aportes voluntarios de los trabajadores afiliados y concederles prstamos para los mismos fines. Teniendo en cuenta lo anterior, el comisionado debe cerciorarse si la caja a inspeccionar desarrolla alguna actividad que tenga relacin con el artculo antes mencionado, para que disee un plan de auditoria de acuerdo con la presente gua. 152
17.5.11 LISTA DE CHEQUEO
TEMA
SI CUMPLE
NO CUMPLE
Establezca si la Caja cuenta con fondos de crdito. Verifique si los fondos de crdito estn reglamentados en forma independiente. Verifique si la informacin reportada (debe ser independiente por cada servicio) es consistente y est soportada. Verifique si existen procesos donde hubiere operado la caducidad, prescripcin, inadmisin de la demanda, fallos contrarios a los intereses de la entidad o cualquier otra situacin que hace incobrable la cartera. Verifique si la Caja establece tarifas diferenciales en sus tasas de inters y si estas benefician directamente y proporcionalmente a los afiliados de menores recursos. Verifique si los programas de crdito administrados en forma directa por la caja, est cumpliendo con las reglas sealadas en el artculo 4. DEL Decreto 2340/03 Verifique si la Caja suscribi con beneficiarios del crdito compromisos de creacin de empleo y calcule el porcentaje de no reembolso respecto al equivalente del 100% de las cotizaciones de parafiscales a salud, pensiones y riesgos profesionales dentro de un periodo de 4 meses.
17.5.12 HOJA DE AYUDA DE TRABAJO IN SITU
ACTIVIDAD Establecer si la Caja mantiene compensacin entre recaudos y pagos
OBERVACION
153
en cada uno de los servicios sociales. De no tenerlo documentar las causas y mediante pruebas selectivas y perceptivas constatar los hechos. Compare el nmero de poblacin afiliada a la caja que adquiri inmueble versus la poblacin objeto sealada en el estudio de mercado que justific el proyecto y determine cul fue el impacto real. Verifique el porcentaje de ejecucin de los recursos totales del Fondo y determine el monto de los no ejecutados, rendimiento financiero y causas que no han permitido el pago efectivo de los subsidios. Constate si la Caja antes de cancelar la operacin y entregar el pagar, verific que el empleador vincul al(os) trabajador(es) durante un perodo de 4 meses adicionales a los cuatro sealados en el artculo 7 de la Ley 789 de 2002.
18 PROYECTOS E INVERSIONES Los proyectos de inversin de las CCF, ciertamente exigen que todas las reas de trabajo se vean involucradas, de tal exigencia los comisionados deben en el plan de visita integrar sus profesiones, especialidades y fortalezas y poder integrar la evaluacin en sus aspectos financieros, servicios sociales (Econmicos si son del caso), tcnico, legal, administrativo y de control. 18.1 Alcance de las pruebas de inspeccin a los proyectos Los comisionados deben concertar previamente cuales proyectos evaluarn y una vez establecida la magnitud de la muestra frente al universo, debern; Verificar el cumplimiento de la proyeccin del plan anual de ejecucin. Del monto total de los recursos aprobados con destino a otorgar crditos hipotecarios y microcrditos para adquisicin de vivienda de inters social, verifique los efectivamente desembolsados a los beneficiarios, Confronte el valor individual de los crditos hipotecarios y los microcrditos para adquisicin de vivienda de inters social proyectado con el valor real desembolsado. 154
Verifique que la Caja a auditar, aplique el sistema de amortizacin propuesto en el proyecto. De haberse modificado, establezca las razones y verifique si reportaron la novedad a la SSF. Determine en la muestra si la Caja auditada aplica las tasas de inters propuesta en el proyecto y si estas son acordes con la reglamentacin vigente en la materia. Verifique si los crditos se otorgaron dentro del plazo de financiacin propuesto para cada caso. Confronte y verifique si la caja exige los requisitos y garantas establecidos en el proyecto para la aplicacin del crdito hipotecario y el microcrdito para adquisicin de vivienda de inters social. Verifique el cumplimiento de las estrategias de recuperacin de cartera, estudio de siniestralidad y las condiciones y exigencias establecidas en la Ley 546 de 1999 y dems normas reglamentarias. El grupo auditor debe seleccionar los proyectos a evaluar, para ello tomaran las metas de ejecucin planteadas por la caja para los diferentes periodos del proyecto y sus respectivos valores y verificar el cumplimiento oportuno y veraz de la programacin de obra, para ello se deber constatar la consistencia entre lo programado en el proyecto y lo ejecutado segn bitcora de la obra. Elaborar un cuadro donde compare el # actividades programadas frente a # de actividades ejecutadas; valor de referencia de las actividades programadas frente al valor efectivamente pagado conforme a los cortes de obra. 18.2 Anlisis de informacin El equipo auditor debe solicitar a la Divisin Operativa de la SSF, los planes operativos y las modificaciones al lmite mximo de inversin de la caja a auditar, como son: Consolidado de ejecucin trimestral de los proyectos de inversin Matriz de control de proyectos y sus modificaciones radicadas en la SSF vs ejecucin reportada por las cajas. Resolucin del cuociente particular y nacional mediante la cual se establecen los porcentajes sobre los cuales las cajas deben apropiar recursos y destinarlos en forma especfica al FOVIS, FONIEZ, FONEDE. Informes peridicos de seguimiento y control de FONEDE, FOVIS Y FONIES. 155
Glosario para estudio de proyectos Amenaza: Peligro latente asociado con un fenmeno fsico de origen natural, de
origen tecnolgico o provocado por el hombre de forma no intencional que puede manifestarse en un sitio especfico y en un tiempo determinado produciendo efectos adversos en las personas, los bienes, servicios y/o el medio ambiente. Tcnicamente se refiere a la probabilidad de ocurrencia de un evento con una cierta intensidad, en un sitio especfico y en un perodo de tiempo determinado. Para el propsito de esta metodologa se hace referencia especialmente a eventos de origen natural, tales como deslizamientos, inundaciones, sismos, erupciones volcnicas, entre otros, y tecnolgicos, como incendios, explosiones y contaminaciones. gastos de recursos se materializan las obras y las acciones.
Inversin: Diseo y Construccin (ejecucin) del proyecto. En este estado, solo hay Mitigacin: Medidas de intervencin dirigidas a reducir los riesgos y sus
consecuencias sobre la poblacin, los bienes, servicios y el medio ambiente, hasta un nivel aceptable. Cada evento tendr diferentes escenarios de acuerdo con la combinacin de las diferentes caractersticas. Estar en decisin del formulador realizar tantos escenarios como crea conveniente. diseado el proyecto, obtencin de beneficios. momento en que se inicia su ejecucin.
Operacin y mantenimiento: Produccin de los bienes y servicios para los que fue Preinversin. Entre el momento en que surge la idea de hacer el proyecto, hasta el
Se identifica el proyecto y se prepara la informacin que permita medir su importancia, justificacin, costos y beneficios, antecedentes, diagnostico, alternativas, preseleccin alternativa, descripcin del proyecto. Planeamiento como primera etapa del proceso (Se fijan los objetivos globales, se formulan las polticas para alcanzarlos, segn un cierto orden de prioridades. Etapas: Prefactibilidad ( encuestas, conteos) y factibilidad.
Prevencin: Conjunto de medidas y acciones orientadas a evitar la ocurrencia de un

evento natural y/o a minimizar las consecuencias peligrosas que dichos eventos puedan tener sobre la poblacin, los bienes, servicios y el medio ambiente. 156
Riesgo: Es la probabilidad de ocurrencia de unas consecuencias econmicas, sociales

o ambientales en un sitio particular y durante un tiempo de exposicin determinado. Se obtiene de relacionar la amenaza con la vulnerabilidad de los elementos expuestos. 18.3 Validacin de la programacin del proyecto. Para el seguimiento del proyecto, desde el punto de vista presupuestal, financiero y fsico. Verificar si cumplieron las metas de ejecucin para los diferentes periodos del proyecto y sus respectivos valores. (programacin de obra en donde se indique las actividades y el respectivo valor). A partir del porcentaje programado, evale que parte del porcentaje programado en cada periodo han cumplido Para verificar las metas financieras, evale el valor registrado como Valor Total y defina que parte de ese valor ejecutaron en cada periodo, el registro de esta meta financiera se debe hacer de manera acumulada sumando en cada periodo el valor del periodo anterior. 18.4 Valoracin de los costos: Los costos de implementacin de los proyectos de solucin propuestos por las cajas deben ser consistentes y validarse con los resultados frente a los proyectados en la pre inversin, inversin y operacin y mantenimiento de la alternativa propuesta. 18.5 Vulnerabilidad: Factor de riesgo interno de un sujeto o proyecto expuesto (poblacin, infraestructura), a una amenaza, correspondiente a su predisposicin intrnseca a ser afectado o de ser susceptible a sufrir una prdida.
ETAPA ASPECTO Financiero
Estudio de necesidad
Planeacin y contratacin
Ejecucin del proyecto
Retorno de la inversin
157
Social Tcnico Legal Administrativo Control
A la SSF, le corresponde establecer, promover y controlar programas de coordinacin entre los diferentes entes vigilados tendientes al cumplimiento de las polticas trazadas por el Gobierno y los planes y programas de desarrollo; as como evaluar el seguimiento de los planes y programas institucionales de los entes vigilados y mantener informacin actualizada sobre el desarrollo de estos. El visitador debe verificar que la Caja de Compensacin Familiar cumpla con las aprobaciones dadas por la Superintendencia en relacin con los proyectos de inversin y los programas sociales. 18.6 Aspecto legal de los proyectos Se debe verificar el estudio legal de la CCF y si dieron cumplimiento, segn cada caso, al siguiente marco jurdico de referencia: Decreto 975 de 2004. Referido a la utilizacin de recursos FOVIS de vivienda, artculos 62, 63 y 64, Decreto 4429 del 28 de noviembre de 2005, artculo 6 que modific el artculo 64 del Decreto 975. Circulares 010 de marzo de 2006 y 016 de abril de 2006 referidas a recursos de inversin en Foniez con hogares ICBF. Decreto, 341 de 1988, reglamentario de la ley 21 de 1982, aprobacin proyectos de inversin. Decreto 2150 de 1992, (reestructura la superintendencia y asigna funciones), articulo 7, numeral 3, 5,6 al 11 el 12 en especial el artculo 21. Ley 789 de 2002, Decreto 827 de 2003, captulo IV, artculos 14 y 15 y artculo 22 y 22, Circular de la SSF # 23 de 2003. 158
Constitucin Poltica de Colombia articulo 334 y articulo 339, Normas locales o nacionales referentes a el plan de desarrollo; el plan de ordenamiento territorial (P.O.T); Rgimen Tributario; legislacin laboral, licencias (exploracin, construccin, demolicin, ambiental etc.) La SSF, debe velar por que las cajas cumplan con la normativa que es aplicable a los proyectos de inversin, de all que los proyectos deben ser objeto de evaluacin legal, verificar que en la aprobacin del proyecto, conste en acta del consejo que indique: Los miembros del Consejo Directivo asistentes y su calidad de principal o suplente. Aprobacin expresa del proyecto o programa y su cuanta. La mayora calificada para la respectiva aprobacin. La firma del Presidente y Secretario del Consejo Directivo en la respectiva acta. Verificar que el revisor fiscal de la Corporacin certifique de manera clara y explcita la(s) fuente(s) y los montos especficos de los recursos disponibles, Evalu los contratos de arrendamiento, primero establezca en aquellos que superan un canon mensual de cuarenta (40) salarios mnimos legales mensuales vigentes, si solicit autorizacin a la SSF en cumplimiento de lo dispuesto por el Decreto 827 de 2003 y la Circular Externa No. 023 de 2003. Verifique que los contratos de arrendamiento cuyo canon mensual es inferior, un canon mensual de treinta (30) salarios mnimos legales mensuales vigentes, fueron informados a la SSF y si sealaron el valor y uso especifico del inmueble. 18.7 Verificacin del impacto del FOVIS Dentro de los programas de vivienda de la caja, los auditores debern considerar lo dispuesto por los artculos 62 y 64 del D 975 de 2004 (modificado en el artculo 6 decreto 4429 del 28 de noviembre de 2005). Para lo referido al artculo 62 del D 975, se aplican los requisitos del pargrafo, del artculo 6 del D. 4429, que lo modific. Se debe, Verificar en los proyectos ejecutados compare lo proyectado con lo ejecutado en cuanto a nmero de soluciones, el valor de venta (que se ajuste a los lmites legales), el rea por unidad de construccin, la disponibilidad de servicios pblicos. 159
Verificar, en los programas adelantados con recursos de promocin de oferta para desarrollar y adquirir proyectos de vivienda de inters social, la autorizacin de la SSF y el cumplimiento efectivo de: Cumplimiento del plazo de ejecucin del proyecto conforme al respectivo cronograma. Verificacin del monto de los recursos utilizados frente a los aprobados. Verificacin de la(s) fecha(s) de desembolso y reintegro de los recursos, conforme a las normas que regulan la materia. Que los valores correspondientes a estos proyectos estn incluidos en la proyeccin del plan anual de ejecucin mensual. 18.8 Verificacin de convenios de cooperacin internacional Los auditores deben establecer si la caja a auditar ha suscrito este tipo de convenios y de existir debern: Verificar que la caja no compromete recursos del Subsistema del Subsidio Familiar (humanos, fsicos, tecnolgicos o dinerarios) Verificar que la Caja adelanta la actividad dentro de un contexto de administracin delegada, Verificar que la gestin o ejecucin delegada, en ningn caso, genere a la Caja una posicin deficitaria que afecte sus recursos. 18.9 Cumplimiento proyectos de inversiones Conocida la informacin, deben verificar los resultados de la gestin comparando lo proyectado frente a lo ejecutado. Para tal efecto observar que eventos impactan los cronogramas de ejecucin de las obras y determinar s: Existe control preliminar a los estudios. Existe eficiente planificacin de los proyectos. Existen herramienta tcnica (manuales, guas, procesos etc.) clara y precisa, que facilite la labor de todo el equipo involucrado en el proyecto. Existe registro de la memoria histrica de proyectos ya ejecutados, que les permita confrontar con los nuevos proyectos y tener un banco de casos exitosos. Existe eficiente control y seguimiento a los proyectos. Existe seleccin adecuada e idnea de contratistas. Existe interventora idnea. 160
Existe cumplimiento a la ejecucin propuesta conforme a lo programado. Existe por parte de la alta direccin y las dependencias responsables de la ejecucin, seguimiento evaluativo del proyecto que les permita detectar los desfases y actuar con acciones correctivas de manera oportuna. Existe por parte de la revisora fiscal y/o quien hace evaluacin interna, un seguimiento de las inversiones en los proyectos. Prevn la operacin y el mantenimiento adecuado de los proyectos Existe suficiente informacin y eficiente evaluacin de los proyectos y programas, Existe eficiencia de la inversin por buena evaluacin de los proyectos. En los proyectos se hace referencia a la situacin actual. Para el anlisis, inicialmente deben establecer en cul causa focalizaron la justificacin y determine, si ya est ejecutado, la eliminacin del problema o la necesidad comprobando: Superacin de la carencia de bienes o servicios Alta calidad de los bienes o servicios ofrecidos Eficiencia en la oferta de los bienes o servicios actualmente suministrados. Reposicin de los insumos, maquinaria equipo etc. 18.10 Verificacin financiera de los proyectos El objetivo de este estudio es ordenar la informacin de carcter monetario, para establecer si la evaluacin de las alternativas permiti a la caja tomar la estructura ptima financiera, y verificar la informacin sobre ingresos de operacin y costos de ejecucin, operacin y mantenimiento. Para determinar los costos tanto de inversin como de operacin, fue adecuada. El equipo auditor deber recaudar toda la informacin financiera y econmica del proyecto, seleccionar para el estudio aquellos, que a consideracin de los auditores, son de alto impacto social para la poblacin objeto de la Caja. Verifique en los proyectos ya ejecutados el cumplimiento de las metas de cuantificacin y valoracin de ingresos y beneficios, para tal efecto se puede constar: Incremento en la disponibilidad de bienes y servicios; Ahorro de recursos por una mayor eficiencia en la produccin de bienes o servicios; Aumento en la calidad de bienes o servicios 161
La valoracin de los ingresos est relacionada con los precios de venta de los bienes o servicios producidos, todos estos beneficios se deben cuantificar para poder medir la mejora en la calidad de vida de los trabajadores. Verificar el comportamiento de las fuentes de financiacin del proyecto, es decir, se debe confirmar si los recursos monetarios que apalancaron el proyecto, son consistentes, con las fuentes descritas y valoradas en el estudio de la solucin, Verifique si se utiliz como fuente de financiacin crdito, (en las diferentes etapas de la solucin). El auditor debe: Establecer el monto de intereses causados, es decir, la cantidad de dinero que la caja pag a un tercero para financiar el proyecto, El auditor financiero, debe verificar el origen de los recursos y como la Caja los reflej en los estados financieros. Los auditores debern conocer de antemano los proyectos a los cuales le practicarn pruebas de cumplimiento de indicadores Costo Por Unidad De Beneficio y el indicador de El Costo Por Unidad de Capacidad, para tal efecto se basaran en los planteados en los respectivos proyectos. 18.11 Verificacin de la conveniencia del proyecto. S con la ejecucin del proyecto la caja demostr la conveniencia del proyecto que seleccin y Justific como alternativa de Solucin para ello debern: Constatar que la alternativa de solucin del proyecto gener el mayor nmero de empleo planteado y/o Constatar que la solucin demostr el logro de los mayores beneficios proyectados, (desde el punto de vista institucional, social o tecnolgico) y/o, Constatar que la solucin le report a la caja mejores resultados en las evaluaciones financiera, econmica o social, institucional y ambiental, etc. 18.12 Verificacin proyectos de autorizacin general. Evaluar si la caja en estos proyectos, tuvo en cuenta los aspectos mnimos de programacin de proyectos, esto es: Indic el componente o categora del gasto, se define como una agrupacin de varias actividades comunes, 162
Indic la relacin de actividades, o acciones necesarias en un proyecto para transformar determinados recursos en productos, en un periodo determinado, Indic la unidad de medida de las actividades definidas en el anterior punto, Indic el nmero de unidades necesarias, Indic que valor tiene cada una de las unidades, Indic cual es el valor final de las actividades necesarias en el proceso. 18.13 Proyectos de autorizacin previa. Las Cajas de Compensacin Familiar han concentrado gran parte de sus inversiones donde est involucrado un inmueble, no obstante los tramites relacionados con este tipo de inmuebles est sujeto a aprobacin previa por la Superintendencia, es necesario que los auditores evalen el estado actual de los ttulos y; Verificar que transacciones inmobiliarias han efectuado y si cuentan con la autorizacin de la SSF, (no mirar los casos de excepcin) Verificar que los inmuebles estn libres de limitaciones al dominio, (salvo las debidamente autorizadas), En el evento de embargos a la propiedad inmobiliaria de la caja determine el estado actual del proceso y los riesgos legales y procesales que afronta la la corporacin, Verifique si contablemente los registros contables de inmuebles, se reflejan de manera razonable y veraz conforme a las directrices que en esta materia ha sealado la SSF.
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MODULO DE INSPECCION FINANCIERA CONTABLE
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19 MODULO DE INSPECCION FINANCIERO CONTABLE GUIA DE INSPECCION PARA LA VIGILANCIA Y CONTROL A LAS CAJAS DE COPEMSACION FMAILIAR SIVICAMODULO DE INSPECCION FINANCIERO CONTABLE
OBJETIVO GENERAL: Analizar, verificar y/o constatar en las cajas de compensacin familiar si estn dando cumplimiento a la reglamentacin, los procedimientos y/o instrucciones impartidas por la SSF, sobre temas financieros y contables conforme a las normas que le son aplicables. Adems de las reglamentaciones internas de la Corporacin y los lineamientos trazados por la entidad para determinar la estructura y tendencias de la situacin financiera y el Estado de Ingresos, Egresos y Remanentes. OBJETIVOS ESPECFICOS: 1). Estudiar la razonabilidad y confiabilidad de los estados financieros de las Cajas de compensacin conforme al PUC y dems normas de contabilidad de general aceptacin. 2). Verificar, segn la vigencia el cumplimiento de la circular de la SSF, expedida para la presentacin del presupuesto de ingresos y egresos. 3). Verificar, el cumplimiento normativo de la Resolucin y/o Circular de la SSF, mediante la cual se fijaron parmetros para las actividades de contabilidad, auditoria y revisora fiscal. 4). Cumplimiento de la oportunidad y confiablidad de los reportes de informacin financiera contable establecida en circulares y directrices. 5). Evaluar el cumplimiento de la resolucin de la SSF mediante la cual se fij el valor de la cuota monetaria. 6). Evaluar el cumplimiento de la resolucin de la SSF , mediante la cual se fij transferencia de recursos de las cajas que no ejecutaron del 55%. 7). Verificar la claridad, realidad e integralidad de los procedimientos contables (de reconocido valor tcnico contable) para sentar las operaciones, facilitar el conocimiento y las pruebas de la historia y antecedentes de los asuntos individuales, y el estado general de los negocios. 8.) Verificar la elaboracin de los comprobantes de contabilidad, previos al registro de cualquier operacin, en el cual se indique el nmero, fecha, origen, descripcin y cuanta de la operacin, as como las cuentas afectadas con la 165
transaccin. 9.) Verificar que los registros de los libros auxiliares suministran la historia clara de las operaciones de la Caja. 10) Estudiar la conformidad contable, financiera y presupuestal de las inversiones de las cajas. 11) Evaluar la conformidad de la informacin remitida a la SSF con la registrada en el libro mayor (al nivel de cuenta que se considere til para la informacin de los usuarios) y los libros auxiliares. Verificar que las actuaciones del revisor fiscal y el responsable del control interno, estn cumpliendo con sus responsabilidades, legales, contractuales y/o estatutarias. Documentos de Referencia para la Visita: Estado Financieros presentados a junio y diciembre; Informes que al respecto se hubieren emitido; Inventarios; Libro Mayor y Libro Diario; Informe del revisor fiscal
MODULO INSPECCION FINANCIERA CONTABLE Para el procedimiento de anlisis financiero- contable a seguir en las visitas para determinar de qu manera los administradores de las Cajas de Compensacin Familiar, han registrado, presentado y manejado los recursos financieros puestos a su disposicin durante un perodo determinado. As mismo, busca establecer el impacto que este manejo tiene sobre la gestin de la corporacin. Del diagnstico financiero puede obtenerse del estudio de la informacin que proporcionan los estados contables. La contabilidad muestra cifras histricas que no necesariamente son concluyentes en el estudio de la situacin financiera de la caja. No obstante, se debe hacer uso de 166
razones financieras e indicadores de riesgo para lograr una mayor aproximacin al conocimiento de su estructura financiera. En el anlisis financiero contable debemos tener en cuenta dos aspectos fundamentales, el primero es el principio de contabilidad y en segundo lugar la concepcin y finalidad del anlisis financiero temas que trataremos a continuacin. 19.1 Normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia De conformidad con el artculo 6 de la ley 43 de 1990, se entiende por principios o normas de C. G. A. en Colombia, el conjunto de conceptos bsicos y de reglas que deben ser observados al registrar e informar contablemente sobre los asuntos y actividades de personas naturales o jurdicas. Apoyndose en ellos, la contabilidad permite identificar, medir, clasificar, registrar, interpretar, analizar, evaluar e informar, las operaciones de un ente econmico, en forma clara, completa y fidedigna. 19.2 La gestin Financiera Es la parte de la administracin o gerencia que toma decisiones con base en las leyes, las normas e instrumentos que permiten la financiacin, el crecimiento y la estabilidad del negocio; el control y la evaluacin de los resultados de conformidad con el objeto social del mismo. En el sistema de subsidio familiar por su connotacin social y coherencia con los programas del Estado Colombiano es de obligatoria observancia la Constitucin Nacional y la normatividad especfica del Sistema de Proteccin Social. 19.3 Decreto 2649 de 1993 Teniendo presente la normatividad vigente en Colombia, la contabilidad se rige por principios y normas de general aceptacin, normas que deben ser reconocidas y aplicadas en todo el territorio nacional; es por ello que la Superintendencia del Subsidio Familiar, no se aparta de los principios y normas que regulan la materia. Dichas normas se encuentran plenamente establecidas y reglamentadas en el Decreto 2649 de 1993. 167
Para el caso especfico de las Cajas de Compensacin Familiar, son personas jurdicas de derecho privado sin nimo de lucro, organizadas como corporaciones en la forma prevista en el Cdigo Civil, cumplen funciones de seguridad social y se hallan sometidas al control y vigilancia del estado a travs de la Superintendencia del Subsidio Familiar, hacen parte integral del Sistema de Proteccin Social. 19.4 Anlisis de informacin En forma general se requiere que se verifique respecto de los registro de las operaciones de contenido econmico que estas se registren, oportunamente, por la cuanta correcta, en la cuenta apropiada, que el registro corresponda a la vigencia en que se causo y los que soportes se han tcnicos y real. Igualmente, que el 100% de los hechos econmicos de la caja estn contabilizados, conforme a las prescripciones del PUC, las autorizaciones generales y especficas de la administracin y con la plenitud de las formalidades legales. As mismo, verifique el uso o destino dado a los excedentes del 55% antes de lo reportado por la caja a la SSF y determine la legalidad de las operaciones. Para dar respuesta a los anteriores interrogantes apyese dando respuesta a los preguntas contenidas en el cuestionario que aparece a continuacin bajo el titulo de lasta de cheque, su contenido es simplemente un modelo que puede ser ampliado o ajustado a juicio de los profesionales asignado para desarrollar la evaluacin de la gestin financiera de la corporacin. El grupo de visita deber documentarse sobre la reglamentacin expedida por la SSF mediante la cual se fijan parmetros financiero contable para las cajas y verificar que las operaciones de contenido econmico se registren en su oportunidad y debida.
19.5 PRINCIPALES POLITICAS EN MATERIA CONTABLE De acuerdo con los parmetros establecidos anteriormente, las Cajas de Compensacin Familiar, se rigen por principios y normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia, y aplican el plan nico de cuentas de la 168
Superintendencia del Subsidio Familiar, el cual fue actualizado y ampliado mediante resolucin No. 0271 del 3 de agosto de 2005, modificado posteriormente bajo la resolucin No. 0246 del 22 de mayo de 2008, vigente a partir del 1 de enero de 2009. Las operaciones que registran las Cajas de Compensacin Familiar se rigen por el sistema de causacin a excepcin de los ingresos por aportes del 4% de la nmina de los empleadores los cuales se contabilizan a travs del sistema de caja. 19.6 NORMAS INTERNACIONALES DE CONTABILIDAD INFORMACIN FINANCIERA (NIC, NIIF) Y DE
Teniendo presente la nueva globalizacin de la economa mundial, existen varios tratadistas expertos en la materia, los cuales definen que las nuevas normas internacionales de contabilidad y normas internacionales de informacin financiera permiten al lector una mejor comparabilidad, confiabilidad y consistencia de la informacin contable, basados en la aplicacin de reglas comunes para lograr el reconocimiento y la medicin de los bienes y transacciones como para la revelacin de la informacin de los diferentes estados financieros, para ello se han emitido por parte de Organismos Internacionales las Normas Internacionales de Contabilidad (N.I.C), resaltndose las del Comit de Normas de Contabilidad (I.A.S.C), reestructurado posteriormente y convertido en la Fundacin de IACF, la cual se encarg de organizar las Normas Internacionales de Informacin Financiera (NIIF). En Colombia, ya se encuentra en curso en ltimo debate en el congreso, la sancin para la aplicacin de normas internacionales de contabilidad. Seala el texto conciliado por Cmara y Senado que el Estado deber expedir normas de contabilidad e informacin financiera y de aseguramiento de informacin, que conformen un sistema nico y homogneo de alta calidad, por cuya virtud los informes contables y, en particular, los estados financieros, brinden informacin comprensible, confiable y til para la toma de decisiones econmicas por parte del Estado, los propietarios, funcionarios y empleados de las empresas. De convertirse en ley el PL-2007-N165C-2008-N203S, se espera obtener beneficios en la lucha contra la informalidad empresarial; hacer ms competitivas a las pymes permitiendo que se adopten normas ms simples y diferenciadas; hacer ms atractiva la inversin en Colombia y de Colombia en el exterior, ya que simplifica la 169
normatividad contable y reduce la necesidad de intermediarios encargados de homologar las normas nacionales y las internacionales para presentacin de informes. 17.7 CLASIFICACION DE LA AUDITORIA DESDE EL PUNTO DE VISTA DE LA CONTADURA PBLICA. Auditoria externa. Es un examen de estados financieros hecho con el fin de formar una opinin imparcial sobre bases objetivas. Auditora interna. Es una funcin evaluadora independiente establecida dentro de una organizacin con el fin de examinar y evaluar sus actividades, como un servicio a la organizacin. Auditora financiera. Es un examen sistemtico de los estados financieros, los registros y las operaciones correspondientes para determinar la observancia de los P.C.G.A. de las polticas de la administracin y de los requisitos fijados. Auditoria operacional. Es el examen sistemtico de las actividades de una organizacin o de un segmento estipulado de las mismas en relacin con objetivos especficos, a fin de evaluar el comportamiento, sealar las oportunidades de mejorar y generar recomendaciones para el mejoramiento o para favorecer la accin. El examen computarizado de una empresa, la evaluacin de su eficacia y confiabilidad y las recomendaciones para el mejoramiento del sistema. La NIA 4 (Norma Internacional de Auditora) estableci que el auditor debe documentar por escrito su plan general y un programa de auditora que defina los procedimientos necesarios para implantar dicho plan. NIA 30. El propsito de esta norma es determinar qu se entiende por conocimiento del negocio, por qu es importante para el auditor y para el equipo de auditora que trabajan en una asignacin, por qu es relevante para todas las fases de una auditora y cmo el auditor obtiene y utiliza ese conocimiento. 19.8 PLANEACION DE LA AUDITORIA Y ETAPAS PARA SU DESARROLLO Planear implica que los administradores piensen con antelacin en sus metas y acciones, y que basan sus actos en algn mtodo, plan o lgica, y no en 170
corazonadas. Los planes presentan los objetivos de la organizacin y establecen los procedimientos idneos para alcanzarlos. La auditoria de estados financieros, al igual que otras actividades profesionales, requiere de una planeacin adecuada para poder alcanzar totalmente sus objetivos en la forma ms eficiente posible. El objetivo de planear la auditoria es establecer y explicar los procedimientos para la aplicacin prctica de los pronunciamientos relativos a la planeacin y supervisin del trabajo de auditora. Para el caso especfico que nos ocupa, est claro que la Superintendencia del Subsidio Familiar no practica a ningn ente vigilado auditoria alguna, por el contrario, su alcance se limita a levantar un diagnstico para determinar el estado actual en que se encuentra dicho ente.
19.9 VERIFICACION DE INFORMACION Es oportuno verificar la fiabilidad de la informacin enviada peridicamente por las cajas de compensacin familias, a la superintendencia por lo tanto, adelante actividades como las que se indican a continuacin para su confirmacin: Revise los diferentes Estados contables o financieros exigidos por la Superintendencia del Subsidio Familiar a la caja de compensacin Familiar y cruce el Estado de Balance General y el estado de resultado para cada servicio, con los que fueron remitidos en su oportunidad a la entidad. Revise y analice las Notas a los estados contables y financieros emitidos por el revisor fiscal. Solicite los planes, programas y proyectos presentados a la superintendencia y verifique su estado de ejecucin. En los casos de obras civiles adelante una visita de supervisin. Efectu una muestra selectiva de gastos y cercirese que todo hayan sido presupuestados con anterioridad y que se encuentren debidamente registrados. 171
Analice el proceso y los controles establecidos por la corporacin, que aseguren el correcto reconocimiento, clasificacin, registro e informe de las transacciones, que afectan a los diferente Ciclos Operacionales. Revise la conciliacin preparada por la corporacin, cotejando las cifras presupustales con las contables-financieras. Cualquier diferencia soprtela en papeles de trabajo Consulte la Ejecucin Presupuestal, y cruce la informacin con los registros de Ingresos, Egresos, Contabilidad. Si existe diferencias solicite por escrito las aclaraciones correspondientes. Se debe contar con mecanismos tcnicos y adecuados para que la informacin y comunicacin sea til en la toma de decisiones, que permita un buen manejo, registro, custodia y proteccin de los bienes y derechos. Debe existir una adecuada segregacin de funciones para la autorizacin, aprobacin, facturacin, entrega, custodia y registro de los inventarios. El mtodo de valuacin de los Inventarios y el sistema de costo utilizado debe obedecer a las normas y principios de contabilidad expedidas para el sistema del subsidio familiar. La corporacin debe cumplir con sus obligaciones tributarias, conforme a su naturaleza de entidad sin nimo de lucro y su funcin social que le fue encomendada. Los Planes, Programas y Proyectos ejecutados por la corporacin deben, ser coherentes con las polticas pblicas trazadas por el Gobierno Nacional 19.10 METODO PARA REALIZAR DIAGNOSTICO AREA FINANCIERO CONTABLE 19.10.1 Conocimiento de aspectos generales Para poder llevar a cabo una completa y correcta verificacin desde el punto de vista financiero contable, se debe tener presente en primera instancia, la aplicacin de la normatividad vigente en materia contable (Decreto 2649 de 1993, Resoluciones emitidas por parte de la Superintendencia del Subsidio Familiar para la aplicacin del Plan nico de Cuentas para el Sistema del Subsidio Familiar No. 0271 del 2005, 0246 del 2008) sin perjuicio de los cambios y modificaciones que surjan con la entrada en vigencia de las nuevas Normas Internacionales de Contabilidad y de Informacin 172
Financiera; as como el cumplimiento de perfiles en el rea contable y de auditora basados en la Ley 43 de 1990. El diagnstico financiero puede obtenerse del estudio de la informacin que proporcionan los estados contables. La contabilidad muestra cifras histricas que no necesariamente son concluyentes en el estudio de la situacin financiera de una entidad. No obstante, hacer uso de indicadores a partir de esta informacin es una buena aproximacin. Para mejorar el alcance de un diagnstico financiero debe recurrirse a otro tipo de informacin cualitativa y cuantitativa que complemente la contable. As, "un anlisis integral debe hacerse con base en cifras proyectadas, informacin cualitativa interna (ventajas competitivas, tecnologa utilizada, etc.), informacin sobre el entorno (perspectivas del sector, situacin econmica, poltica y social del pas, etc.) y otros anlisis como el del costo de capital y los estados de costos." Es importante tener en cuenta que esta metodologa permite elaborar un diagnstico parcial, el que corresponde a los indicadores provenientes de los estados contables y para evitar sesgos respecto al resto de informacin cualitativa y cuantitativa necesaria, debe ser aplicado a empresas de un mismo sector que puedan ser comparadas.
TEMA INFORME CONTABLE
ASPECTOS A VALIDAR Obtenga copia del informe contable y sus anexos por el perodo analizado y: Compruebe la correccin aritmtica de los informes contables del perodo objeto del examen, lo mismo que de sus anexos. Verifique los cruces de referencia entre los informes contables y sus anexos. Coteje las cifras de los informes contables y sus anexos contra los libros auxiliares. Verifique las cifras del Balance General y el Estado de Ingresos y Egresos del perodo objeto del examen con los libros auxiliares. Compruebe si los libros oficiales estn o no actualizados y deje constancia de esta situacin en los papeles de trabajo. Compare la informacin financiera del ao objeto del examen con
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el ao anterior y efecte un anlisis de los ndices y tendencias importantes, incluyendo la investigacin de fluctuaciones y partidas poco usuales. Efecte un anlisis horizontal y vertical de los siguientes estados, evaluando las variaciones ms importantes y obteniendo explicacin de cada una de ellas, as: Presupuesto de Ingresos y Egresos vs. Ejecucin Presupuestal del perodo auditado. Ejecucin Presupuestal de Ingresos y Egresos vs. Ejecucin Presupuestal del ao inmediatamente anterior. Presupuesto de Inversiones vs. Ejecucin de Inversiones. 1. Verifique que los Presupuestos y sus respectivas modificaciones, si las hay, hayan sido autorizadas y aprobadas por la Superintendencia del Subsidio Familiar. 2. Establezca las razones financieras de liquidez, endeudamiento y actividad del perodo auditado y comprelas con el perodo inmediatamente anterior. 3. Establezca el Estado de Ingresos y Egresos de cada programa o servicio social, segregando los elementos del gasto y determine el dficit subsidio generado por cada uno de ellos; efecte un anlisis vertical y confronte estos resultados con los obtenidos en el ao inmediatamente anterior; obtenga explicaciones sobre las variaciones ms marcadas y determine si los resultados se encuentran ajustados a la Ley. 1. Obtenga un listado de las cajas menores. Determine la racionalidad de stas. Obtenga explicacin de cualquier diferencia o partida anormal. 2. Verifique selectivamente la oportunidad en las consignaciones de los Ingresos recibidos por la Corporacin y solicite explicacin de cualquier hecho anormal que encuentre. 3. Verifique el proceso de custodia de los ttulos valores como cheques, pagars, etc. 4. Confronte selectivamente los valores consignados por la Corporacin, contra los registros de consignacin en el respectivo extracto bancario. 5. Revise de manera selectiva que se expida un Comprobante de Ingreso por cada recibo de dinero y que este contenga: fecha, nmero y que detalle claramente el concepto por el cual se efecta la transaccin. 6. Solicite una relacin de las Cuentas Corrientes y de Ahorros, con indicacin de su destinacin, Banco o Corporacin Financiera y evale la racionalidad razonabilidad de dichas cuentas. As mismo identifique las cuentas inactivas y obtenga explicacin de esta situacin.
ANLISIS FINANCIERO PRESUPUESTOS
CAJA Y BANCOS
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7. Revise de manera selectiva las Conciliaciones Bancarias tanto de las cuentas corrientes como de ahorros y solicite explicacin de las partidas conciliatorias. 8. Identifique en las Conciliaciones Bancarias los cheques con ms de seis (6) meses de girados y no cobrados y obtenga explicacin al respecto. 9. Revise de manera selectiva los Comprobantes de Pago y verifique que estn debidamente soportados. 10. Solicite y verifique la existencia y vigencia de las plizas de fianza para los empleados de manejo de la Caja de Compensacin Familiar. 1. Obtenga una relacin de las Inversiones voluntarias y obligatorias a una fecha de corte definida dentro del perodo examinado, con indicacin de: Entidad Financiera, Monto, Perodo, Rentabilidad y Destinacin de la Inversin. Evale la razonabilidad de dichas Inversiones. 2. Efecte un arqueo de los Papeles de Inversin existentes y verifique su adecuado control y custodia. 3. Determine si las reservas de la Corporacin se han invertido de acuerdo a las normas legales vigentes. Obtenga un listado de las Cuentas por Cobrar por edades, para: 1. Verificar que las cuentas por cobrar a Empleados hayan sido otorgadas de acuerdo con los reglamentos establecidos y que se hallen debidamente garantizadas. 2. Constatar que las cuentas por cobrar a Clientes estn clasificadas por antigedad y que existan polticas definidas por parte de la Corporacin para el recaudo de las cuentas morosas. En caso de encontrar situaciones que considere anormales, obtenga las explicaciones necesarias y djelas consignadas en los papeles de trabajo. 3. Seleccionar indistintamente algunos clientes y efecte circularizacin de cartera o aplique mtodos alternos, consignando en la hoja de trabajo la respectiva conciliacin de cuentas. Verifique su correcta contabilizacin. 4. Analizar la poltica de provisin para deudas de difcil cobro y determine su razonabilidad. Cruce la cuenta provisin (activo) con la cuenta provisin (gasto). 5. Evaluar las polticas de la Caja en relacin con el otorgamiento de Crditos y las garantas sobre estos. 1. Obtenga un listado de Inventarios con fecha de corte definida dentro del perodo auditado y: Efecte un anlisis vertical y comprelo con uno igual del mes o ao anterior. Evale las tendencias y fluctuaciones. Consigne sus conclusiones en la respectiva hoja de trabajo.
INVERSIONES
CUENTAS POR COBRAR
INVENTARIOS
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1. Establezca la rotacin de inventarios finales desagregados y comprelos con el mes o ao anterior y evale su rotacin y variacin. 2. Determine la poltica de administracin de inventarios, con base en los dos puntos anteriores y obtenga las explicaciones necesarias sobre los resultados obtenidos. 1. Evale las polticas de compras de estos y determine si se efectan compras a escala para obtener mejores precios y descuentos. 2. Revise de manera selectiva el movimiento contable de las compras y costos del perodo examinado y determine: Que los registros se efecten en forma adecuada de acuerdo con el PUC. Que las compras estn soportadas por facturas que se ajusten a los requisitos de ley. Que se est dando aplicacin a los descuentos por IVA, Retefuente y otros. Que los registros de costos tengan sus respectivos soportes internos y que estos sean claros en cuanto a su concepto y niveles de autorizacin dispuestos por la Caja. 1. Verifique que los inventarios se valoren y que su sistema de manejo se efecte de acuerdo a las normas tributarias vigentes. 2. Verifique la existencia y vigencia de plizas de seguros que protejan adecuadamente los inventarios. 1. Revise las polticas de la Caja respecto a depreciaciones y tome nota de los porcentajes que se estn aplicando. 2. Elabore una hoja de trabajo por el perodo examinado donde se muestre por cuentas: " Saldo inicial de la depreciacin acumulada". " Depreciacin causada en el perodo" y " Saldo final de la depreciacin acumulada ", para que: Verifique la exactitud aritmtica y confronte el saldo inicial con el saldo final del ao anterior y el saldo final del perodo con el balance. Verifique que el monto de la depreciacin causada cruce con el gasto de depreciacin. 1. Obtenga de la Caja las polticas de distribucin del gasto de depreciacin y efecte seguimiento en el perodo objeto de revisin sobre su consistencia. 2. Verifique las polticas relativas a adiciones o mejoras de los Activos y que estas se contabilicen adecuadamente que no haya gastos activados. 3. Solicite las Plizas de Seguros que amparen la Propiedad, Planta y Equipo por los diferentes riesgos, verifique si estn vigentes y determine si existe una adecuada proteccin. Obtenga un listado de las Cuentas por Pagar, por edades de
PROPIEDAD, EQUIPO
PLANTA
CUENTAS POR PAGAR
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vencimiento y verifique de acuerdo con las polticas de pago de la Corporacin: 1. Las cuentas morosas 2. La existencia real de un grupo de proveedores a travs del Directorio Telefnico, la Cmara de Comercio u otros medios que considere confiables para la verificacin. 3. La aplicacin y cumplimiento del Manual de Contratacin en la compra de bienes o contratacin de servicios, en forma selectiva. 4. La codificacin que aparece en las facturas seleccionadas y examine su aprobacin, cancelacin y deducciones por descuentos aplicables. 1. Solicite a la Caja la poltica aplicada en la amortizacin de diferidos y verifique que estas polticas se cumplan. 2. Analice y determine la razonabilidad del gasto, efectuando los cruces con lo acumulado y lo amortizado en el perodo examinado. Obtenga un cuadro resumen de los salarios y prestaciones sociales del perodo objeto del examen y: 1. Revise y analice las polticas de distribucin del gasto y centro de costos. 2. Determine el factor prestacional de la Caja. 3. Verifique la consistencia de la poltica de provisin de prestaciones sociales en varios meses, del perodo auditado. 4. Revise la contabilizacin de los gastos y costos 1. Verifique las polticas relativas a la provisin de costos y gastos causados no pagados. 2. Efecte la prueba de razonabilidad sobre las estimaciones registradas. Obtenga una relacin de las Cuentas de Orden y verifique: 1. Que se contabilicen adecuadamente los posibles compromisos a favor o a cargo que puedan afectar a la Corporacin en el futuro, as como las diferencias fiscales y contables. 2. Que los movimientos registrados en dichas cuentas estn debidamente soportados. 3. Que los registros en libros auxiliares sean claros y precisos. 1. Solicite una relacin de los ingresos obtenidos, derivados de la actividad de la Corporacin, con indicacin de las actividades generadoras de los mismos. 2. Verifique que los ingresos no operacionales hayan sido contabilizados adecuadamente. 3. Efecte una prueba selectiva sobre la adecuada contabilizacin de los ingresos provenientes de cada programa social. 1. Determine si los costos y gastos estn debidamente clasificados de acuerdo con el P.U.C. 2. Analice selectivamente las cuentas de Gastos de Representacin y
CARGOS DIFERIDOS
SALARIOS Y PRESTACIONES SOCIALES
PASIVOS ESTIMADOS
CUENTAS DE ORDEN
INGRESOS, GASTOS
COSTOS
177
Relaciones Pblicas y efecte las comprobaciones que considere pertinentes. 3. Evale por centro de costos los diferentes programas desarrollados y verifique la causacin adecuada de los gastos.
19.10.2 PROGRAMA EN EXCEL PARA REALIZAR ANALISIS FINANCIERO CONTABLE. Con este programa se pretende realizar anlisis financiero contable optimizando el tiempo, ya que al programa se alimenta con la informacin recopilada en campo para luego generar resultados analizados, como el valor del activo, pasivo, patrimonio, ingresos, egresos, cambios del patrimonio, estado de cambio en el patrimonio, flujos de efectivo, eliminacin de depuracin de estados flujos de efectivo, a manera de ejemplo se presenta la siguiente hoja de clculo realizado a los ingresos.
SUPERINTENDENCIA DEL SUBSIDIO FAMILIAR
CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR BALANCE GENERAL CONSOLIDADO FECHA DE PRESENTACION: EJERCICIO TERMINADO
COMFAMILIAR CAMACOL INGRESOS 27-ago-09 jun-08 jun-09
EN MILES DE PESOS ($ 000)
CODIGO
NOMBRE DE CUENTA
jun-08
jun-09
178
INGRESOS OPERACIONALES APORTES 41 05 05 41 05 10 41 05 15 41 05 20 41 05 00 DE EMPRESAS AFILIADAS 4% De Independientes (2%) De Pensionados y Desempleados (2%) Independientes y Voluntario Art. 19, Ley 789 / 02 (0.6%) TOTAL APORTES INGRESOS POR MERCADEO 41 10 00 TOTAL INGRESOS MERCADEO SALUD 41 20 00 41 25 00 41 30 00 41 35 00 (*) $ $ 10,751,310 566,351 $ 13,577,852 $ 799,100 $ 539,112 $ 251,370 $ 7,052,301 $ 7,487,852 $ 7,052,301 $ 7,487,852 TOTAL TOTAL
SALUD REGIMEN SUBSIDIADO (EPS-S) SALUD - I. P. S. SALUD - E. P. S. (EPS-C) MEDICINA PREPAGADA TOTAL INGRESOS POR SALUD SERVICIOS SOCIALES (*)
11,317,661
$ 14,376,952
41 37 00 41 40 00 41 43 00 41 46 00 41 48 00 41 50 00 41 55 00 41 60 00 41 65 00 41 70 00
SALUD Y NUTRICION LEY 21/82 EDUCACION EDUCACIN PARA EL TRABAJO Y EL DESARROLLO HUMANO BIBLIOTECA CULTURA VIVIENDA RECREACION, DEPORTE Y TURISMO CREDITO SOCIAL FOMENTO AL EMPRENDIMIEN TO Y LA EMPRESARIALIDAD PROGRAMAS Y/O CONVENIOS ESPECIALES TOTAL INGRESOS SERVICIOS SOCIALES $ $ $ $ (*) 1,550,076 2,212 20,461,362 $ 26,047 $ 1,581,273 $ 8,847 $ 23,706,294 $ $ 184,306 944,551 $ 150,170 $ 996,844 $ $ 256,338 164,881 $ 256,379 $ 151,833
41 75 00 41 00 00 42
ADMINISTRACION DE APORTES TOTAL INGRESOS OPERACIONALES NO OPERACIONALES
179
001 002 003 004 005 006 007 008 009 010 011 012 013 014 42 00 00 ADMINISTRACIN MERCADEO SALUD REGIMEN SUBSIDIADO (EPS-S) SALUD - I. P. S. SALUD - E. P. S. (EPS-C) MEDICINA PREPAGADA SALUD Y NUTRICION LEY 21/82 EDUCACION FORMACION, CAPACITACION Y BIBLIOTECAS VIVIENDA RECREACION, DEPORTE Y TURISMO CREDITO SOCIAL FOMENTO AL EMPRENDIMIEN TO Y LA EMPRESARIALIDAD PROGRAMAS Y/O CONVENIOS ESPECIALES TOTAL INGRESOS NO OPERACIONALES 971,663 889,442 $ 6,856 $ 14,046 $ 46,054 $ $ $ 951,038 1,551 12,218 $ 767,833 $ 52,581 $ 8,928
40 00 00
TOTAL INGRESOS
21,433,025
$ 24,595,736
( * ) Debe enviarse Relacin
ALFONSO GALLO ESPINOSA Director Administrativo
VIDAL RESTREPO LOPEZ Contador Matrcula No. 63477-T
LUIS GUILLERMO RESTREPO A. Revisor Fiscal Matrcula No. 91445-T
180
19.10.3 Software y licenciamiento contable Es necesario verificar si el software contable que se encuentra instalado en la corporacin, para la administracin, control y registro de la informacin financiera cumple con los aspectos legales que se requieren en este tipo de operaciones, a manera de ejemplo podemos enunciar: Que se cuente con la debida licencia expedida por el fabricante para su uso y en cada uno de los equipos donde se encuentre dispuestos. Si se cuenta con un sistema integrado, y que grado de confiabilidad tiene su manejo. Periodicidad de toma de back-up Si los procesos procedimientos de registro son confiables y cumplen las normas y que grado de riesgo tienen su operatividad. Si el personal asignado al rea financiero contable, cumple con lo dispuesto en el manual de funciones y requisitos y en el caso especifico de los profesionales de contadura pblica, si estn inscrito en la Junta Central de Contadores, que los habilita para certificar los estados financieros de la corporacin.
19.10.4 Libros oficiales Se debe confrontar que los libros oficiales, mayor y balances, inventario y balance y libro diario, se encuentran debidamente registrados. El Consejo Tcnico de la Contadura Pblica, mediante Concepto No. 097 de 2007, dispone que los libros donde se lleven registros contables obligatorios, deban estar disponibles en copia dura, requisito para que tengan merito probatorio. Es decir no basta con el hecho que la informacin se encuentre en medios magnticos. Respecto de la inscripcin de los libros, la doctrina ha sido clara al considerar que los libros de los cuales se requiere inscripcin en el registro mercantil, son documentos 181
fsicos en papel. De otra parte, el estatuto tributario en su artculo 654 literal b) establece como hecho irregular en la contabilidad, su no registro, hecho irregular que da origen a una sancin por libros de contabilidad. Es importante anotar que el Consejo de Estado, en Sentencia de Septiembre 26 de 2007, Magistrado ponente Hctor J. Romero Daz expediente 14078, ha considerado que no existe atraso en la contabilidad cuando esta est al da en el software, as no se haya impreso. Finalmente, se puede concluir que sin perjuicio de los mandatos establecidos en normas especiales, los libros oficiales de contabilidad debern estar previamente registrados para reproducir o imprimir los movimientos, aplicando los cdigos numricos y las denominaciones del catlogo de cuentas contenidos en las Resoluciones No. 0271 y 0246 del 3 de agosto de 2005 y 22 de mayo de 2008 respectivamente. En el caso que la Corporacin opte por un medio de generacin y conservacin de los libros oficiales distinto, ajustado a las normas legales vigentes, el procedimiento que realice para registrar los movimientos debe ajustarse a las indicaciones establecidas por la Superintendencia del Subsidio Familiar, en lo que hace referencia al Catlogo de cuentas - Plan nico de Cuentas. 19.10.5 Clasificacin de ingresos y egresos Elabore un anlisis a la asignacin y ejecucin de los recursos conforme a los porcentajes establecidos por la Ley. Es importante destacar que las Cajas de Compensacin Familiar podrn utilizar para sufragar los gastos de administracin, instalacin y funcionamiento, hasta el 8% de los ingresos por aportes del 4% de las empresas afiliadas (artculo 18, Ley 789 de 2002). Por considerarlo de inters para este anlisis recordemos conceptos sobre el presupuesto de ingresos y gastos y su importancia para la planeacin de las actividades de la entidad.
182
3.1. 3.1.1. 3.1.2 3.1.3. 3.1.4. 3.1.5. 3.2. 3.2.1. APORTES Y SUBSIDIOS Aportes SENA Aportes Esap InsTecnicos Aportes recibidos 4% SUBSIDIOS PAGADOS Pago Aportes Terceros SERVICIOS ESPECIALES Ingresos y Ventas SERVICIO MDICO EDUCACIN FORMACIN Y CAPACITACIN RECREACIN RESTAURANTES MERCADEO COSTOS Y GASTOS SERVICIO MDICO EDUCACIN FORMACIN Y CAPACITACIN RECREACIN RESTAURANTES MERCADEO OTROS SERVICIOS SUBSIDIO EN ESPECIE ADMINISTRACIN INGRESOS FROS OTROS GASTOS ADMINISTRACIN DEPRECIACIONES BALANCE - REMANENTE
3.2.2.
3.3. 3.4. 3.4.1 3.4.2. 3.4.3.
El presupuesto de ingresos es un instrumento de planeacin financiera de gran utilidad ya que: Permite prever y medir tanto en trmino de dinero como de tiempo el efectivo que entra y sale en la corporacin.
183
Es un estado financiero que tiene diferencias importantes con los estados contables y en el cual se pretende equilibrar las ingresos y los gastos de la corporacin. Si no existe o no se tiene, el manejo eficiente del recursos por parte de la alta direccin de la entidad, administracin de la entidad se hace imposible. Si la Direccin Administrativa cuenta con l, est en capacidad de prever oportunamente cuando y cuanto dinero pueda colocar en inversiones temporales.
Dos son los elementos fundamentales que se deben ser tenidos en cuenta en la elaboracin del presupuesto; el monto y el tiempo de ocurrencia de todas las ingresos y egresos que se espera se vayan a producir en el perodo objeto de planeacin. 19.10.6 El clculo de ingresos Es oportuno hacer una revisin de la proyeccin de los ingresos y gastos frente a su ejecucin. Para lo cual se deben, analizar las fuentes de los ingresos como son: 1.-Recaudo del los aportes del 4%. 2.- Estimacin de los ingresos por la prestacin de servicios, mercadeo, recreacin, salud y educacin. 3.-Rendimientos financieros producto del portafolio de inversiones, o Crditos directos a afiliados. 4.-En el caso de las ventas a crdito se debe determinar en crdito en dinero en efectivo. Para ello debe tener en cuenta la poltica de crdito, la cual se fija internamente y la tendencia del comportamiento de los crditos; cada cuanto tiempo recobro en crdito. 5.-Una adecuada gestin de capital de trabajo significa que la corporacin debe poseer o producir el dinero que le sobre peridicamente. Normalmente este dinero se coloca para que rente una cantidad determinada durante el perodo por el cual se deciden poner a producir el dinero.
184
6.- Ingresos provenientes de la venta de activos, programas de vivienda de inters social. As como de las inversiones financieras, por ejemplo, venta de papeles del mercado burstil. 7.-Cobro cartera las cajas normalmente realiza una actividad de crdito . En esta actividad se genera ingreso de dinero correspondiente al recobro de los prstamos hechos. Este ingreso de dinero debe involucrarse en el presupuesto de ingresos, y para ese efecto debe utilizarse la informacin que el rea de crdito posee y sobre la cual se debe estimar los volmenes de dinero y las fechas en las cuales estos ingresos se producirn. 8.-Otras operaciones que se han fuentes de ingresos. Si en el momento de elaborar el presupuesto, la caja tramitado prestamos, estas proyecciones deben ser un siento grado de certeza que permita establecer, su volmenes y las fechas en que ingresaron, elementos necesarios para que se tengan en cuenta en la elaboracin del presupuesto. 9.- Finalmente otro aspecto que se debe analizar es si en la elaboracin del presupuesto se tuvo en cuenta las cuentas por cobrar que se harn efectivas en la vigencia periodo objeto de evaluacin. 10.10.7 ESTADOS FINANCIEROS BSICOS La Divisin Financiero Contable de la Superintendencia del Subsidio Familiar, es la encargada de estudiar y revisar los balances e informes contables y financieros, as como los resultados de aquellos programas que por disposicin expresa de la Ley se consideran auto-costeables y auto- sostenibles, que deben presentar las organizaciones sometidas al control, para establecer su conformidad con las normas y autorizaciones legales. Es por ello que las Cajas de Compensacin Familiar emiten de manera semestral y anual, la informacin financiera y contable en los formatos establecidos previamente por la Superintendencia para su diligenciamiento. Para efectos de anlisis de las cuentas contables y que las mismas puedan ser cotejadas en campo, se establece como parmetro estndar el siguiente procedimiento: 185
CUENTAS DE BALANCE Activo Corriente Deudores Activo Fijo Activo Diferido Otros Activos (*) Fondos de Ley Valorizaciones Valorizacin de Invers. TOTAL ACTIVO Pasivo Corriente Proveedores Pasivo a L. Plazo (*) Fondos de Ley TOTAL PASIVO TOTAL PATRIMONIO (*) Obras y Programas (*) Remanentes acum. PARCIALES AO 1 PARCIALES AO 2
CUENTAS RESULTADO (*) Ingresos Aportes 4% Ingresos Servicios Soc. (*) Ingresos Mercadeo Ingresos Salud TOTAL INGRESOS Subsidio en dinero Subsidio Monetario COSTOS MERCADEO COSTOS SALUD COSTOS SOCIALES
DE
PARCIALES
AO 1
PARCIALES
AO 2
SERV.
186
GASTOS MERCADEO GASTOS SALUD GASTOS SERV. SOC Apropiaciones de Ley TOTAL EGRESOS REMANENTE(DEFICIT)
Adicionalmente, si se requiere conocer un nivel de detalle ms amplio, es necesario solicitar los auxiliares de las anteriores cuentas, as como las notas respectivas que acompaan los estados financieros, dictamen por parte del Revisor Fiscal, indicadores financieros de Liquidez, solvencia, endeudamiento, Capital de Trabajo. 19.10.8 ESTADOS DE PRDIDAS Y GANANCIAS POR SERVICIOS. Para cada tipo de servicio se debe solicitar el estado de prdidas y ganancias comparativo de un periodo a otro, para lo cual se puede utilizar el formato detallado a continuacin, que le permitir analizar los resultados obtenidos para los programas subsidiados por las Corporaciones y aquellos abiertos al pblico como son: Mercadeo, Salud, Construccin de Vivienda propia, entre otros.
EMPRESA PROMOTORA DE SALUD EPS

CONCEPTO INGRESOS DEL SERVICIO (-) Costos del servicio UTILIDAD BRUTA (-) Gastos operacionales UTILIDAD OPERACIONAL (+) Otros ingresos no operacionales (-) Otros egresos no operacionales UTILIDAD ANTES DE IMPUESTO Provisin para impuesto de renta UTILIDAD NETA AO 1 TOTAL AO 2 TOTAL $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ VARIACIN VALOR %
$ $
$ $
$ $
$ $
187
SALUD EPS-S
$ $
$ $
$ $
$ $
INSTITUCION PRESTADORA DE SERVICIOS DE SALUD IPS

$ $
$ $
$ $
$ $
188
M SUPERMERCADOS TOTAL VENTAS BRUTAS (-) Devoluciones, descuentos rebajas VENTAS NETAS (-) COSTO DE VENTAS UTILIDAD BRUTA (-) GASTOS OPERACIONALES UTILIDAD ( PERD ) OPERACIONAL (+) Otros ingresos no operacionales (-) Otros egresos no operacionales $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ E R ALMACENES TOTAL C A DROGUERIAS TOTAL D E OPTICAS TOTAL O
CENTROS DE ACOPIO
RESTAURANTES CAFETERIAS TOTAL
OTROS
CONSOLIDADO TOTAL $ $ $ $ $ $ $ $ $ -
TOTAL
UTILIDAD ANTES DE IMPUESTO

PROVISION PARA IMPTO DE RENTA
$ $
UTILIDAD NETA
189
ESTADO DE RESULTADOS PROYECTOS DE CONSTRUCCIN DE VIVIENDA PROPIA AO 1 VENTAS BRUTAS (-) Devoluciones, descuentos, rebajas VENTAS NETAS Costos de ventas : Inventario Inicial Programas Terminados Mas Costo de Produccin Menos Inventario Final Programas Terminados TOTAL COSTO DE VENTAS UTILIDAD BRUTA EN VENTAS Menos Gastos Operacionales de Ventas y Administracion UTILIDAD OPERACIONAL Mas Otros Ingresos Menos Otros Egresos AO 2 VARIACIN $ VARIACIN %
- $
- $
$ $ $
- $ - $ - $
- $ - $ - $
UTILIDAD ANTES DE IMPUESTO PROVISION PARA IMPUESTO DE RENTA EXCEDENTE NETO (DEFICIT)
$ $
- $ - $
- $ - $
Igualmente, si se requiere conocer un nivel de detalle ms amplio, es necesario solicitar los auxiliares de las anteriores cuentas. 19.10.9 TESORERA. Para el manejo y control de Tesorera, es necesario solicitar un informe especfico en donde se pueda evidenciar con exactitud, el flujo de caja disponible en bancos y tesorera a una fecha determinada. Por otra parte, en cumplimiento de la normatividad vigente (Resolucin No. 0271 de 2005, Circular Externa 018 de 1997 de la Superintendencia del Subsidio Familiar) el visitador debe tener en cuenta que los siguientes procedimientos sean aplicados rigurosamente por las Cajas de Compensacin Familiar: Que las inversiones obligatorias efectuadas por las Cajas de Compensacin en cumplimiento de normas especiales, para proteccin y respaldo financiero como es el caso de los Fondos de Ley (FONEDE, FOVIS, FONIEZ, RESERVA LEGAL, entre otros, se encuentren plenamente respaldadas en entidades vigiladas por la Superfinanciera manteniendo un portafolio diversificado en trminos de entidades, rentabilidad, actividad econmica, riesgo y liquidez. De tal suerte que por ningn motivo podrn concentrar ms del 20% el portafolio en una misma entidad. 190
Establecer una custodia y control de los ttulos valores en personas capacitadas, con funciones definidas para esta labor, debidamente aseguradas y si es el caso, establecer otra serie de controles internos administrativos, con el fin de asegurar su flujo, contabilizacin, vencimiento, compra y venta de papeles negociables. Para ello, es importante que el visitador solicite el manual de funciones en donde se detalle el perfil o perfiles del responsable o responsables del departamento de Tesorera. 19.10.10 CONCILIACIONES BANCARIAS. Se debe pedir una relacin detallada de las cuentas bancarias; as como la conciliacin de las mismas por lo menos al mes inmediatamente anterior a la fecha de la visita. Para ello se relaciona el siguiente procedimiento a tener en cuenta: No. Cuenta Entidad Saldo Libros en Saldo en Diferencias Extractos Observaciones
Solicite explicacin de las partidas conciliatorias. 19.10.11 DEUDORES. En cuanto al manejo y control de Cartera, se hace indispensable solicitar una relacin de la cartera por edades de vencimiento (30, 60, 90, 120 y ms das). As mismo, es importante solicitar el procedimiento tcnico y la poltica interna de recuperacin y provisin de Cartera. Para ello se sugiere el siguiente cuadro de control:
PROGRAMA O SERVICIO CARTERA CORRIENTE 1-30 DIAS 31 DIAS 60 61 90 DIAS 91 DIAS -120 121-150 DIAS 151-180 DIAS > 360 DIAS
191
Para el caso especfico del manejo de las provisiones, se sugiere el siguiente cuadro:
SALUD EPS Y EPSS 0 0% VIVIENDA 1% 1% COMERCIAL- CARTERA DE CONSUMO - CREDITO Y SERVICIOS CARTERA, MICROCREDITO 0 1% 0 0% Ms de 31 hasta 90 3.2% Ms de 31 hasta 60 das 1% das Ms de 91 hasta 180 20% Ms de 61 hasta 90 das 20% das Ms de 181 hasta 360 Ms de 91 hasta 180 50% 50% das das Ms de 360 das 100% Ms de 180 das 100%
0 Ms de 61 hasta 150 0 0% das Ms de 151 hasta 0 0% 360 das Ms de 361 hasta 0 0% 540 das Ms de 360 das 100% Ms de 540 das
3.2% 100% 10% 100% 20% 100% 30% 100%
*1
*2
*1 con garantia hipotecaria *2 sin garantia hipotecaria
19.10.12 GASTOS DE ADMINISTRACIN E INDIRECTOS. Las Cajas de Compensacin Familiar podrn utilizar para sufragar los gastos de administracin, instalacin y funcionamiento, hasta el 8% de los ingresos por aportes del 4% de las empresas afiliadas (artculo 18, Ley 789 de 2002). Por otra parte, el numeral 17 del artculo 21 de la Ley 789 de 2002, le permiti a las Cajas de Compensacin Familiar excederse del porcentaje mximo del 8% para gastos de administracin. Dicho artculo instruy lo siguiente: Excederse del porcentaje autorizado para gastos de administracin, instalacin y funcionamiento durante dos ejercicios contables consecutivos, a partir de la vigencia de la presente Ley. Para tal efecto, se consideran como gastos de administracin, instalacin y funcionamiento, aquellos que se determinen conforme a las disposiciones legales. En todo caso, debe tratarse de un mtodo uniforme de clculo de gastos administrativos precisando la forma de distribucin de costos indirectos que se deben aplicar a los distintos servicios, proporcionalmente a los egresos que cada uno de ellos represente sobre los egresos totales de la respectiva Caja.
192
En este orden de ideas, se requiere solicitar al momento de practicar la correspondiente visita, un estudio tcnico en donde se evidencie, la forma o el procedimiento utilizado para la redistribucin de los diferentes costos y gastos indirectos de los Programas y Servicios Sociales por concepto de Administracin. Este modelo o mtodo de redistribucin, deber estar plenamente aprobado por el Consejo Directivo, organismo responsable de la adopcin de las polticas administrativas y financieras y deber quedar plasmado en las respectivas actas de Consejo. 19.10.13 ANALISIS FINANCIERO Objetivo Un aspecto de suma importancia para la evaluacin de la gestin de las cajas de compensacin familiar es el anlisis de la situacin financiera a travs de las resultados obtenidos en la aplicacin de las razones financieras, y su clasificacin frente al mapa de riesgos implementado en la S.S.F. El anlisis debe ser adelantado por la Divisin Financiera de la Superintendencia, sus resultados deben ser analizados por los funcionarios del grupo de visita, para que tengan una clara visin de la situacin de la estructura financiera de la corporacin. Se presentan a continuacin los conceptos bsicos sobre anlisis financiero que deben ser tenidos en cuenta y la calificacin dentro del mapa de riesgos, segn los resultados obtenidos. Qu es el anlisis financiero Mediante el anlisis financiero de la C.C.F. la superintendencia podr visualizar la estructura financiera a la Corporacin, los elementos que la constituyen, con el fin de determinar el estado y el origen de la situacin financiera econmica en el periodo objeto de evaluacin. Este proceso genera la posibilidad de evaluar y planear la gestin de la entidad, permitiendo hacer observaciones que faciliten la reorientacin en la toma de decisiones que permitan direccionar los recursos para cada uno de los servicios que presta a sus afiliados en desarrollo de las polticas del subsidio familiar trazadas por el Gobierno Nacional. 193
Importancia del anlisis financiero El anlisis financiero es una herramienta administrativa y financiera que facilita la evaluacin en la toma de decisiones, mostrando la habilidad que tiene la direccin de la corporacin para administrar sus recursos. Permite tambin la formulacin de planes de accin dentro de la ejecucin de las polticas pblicas trazadas para el Sector. Econmicamente, es un instrumento viable para planear las necesidades financieras futuras, asegurando una gestin eficiente en cuanto al uso y obtencin de recursos monetarios. Socialmente, porque la comprensin cabal de la utilidad de este instrumento por parte de las cajas para asegurar su participacin real en el proceso de mejorar las condiciones de bienestar de sus afiliados y beneficiarios del sistema del Subsidio Familiar. Objetivo del anlisis financiero El objetivo central del anlisis financiero es el de apreciar la situacin financiera y el desarrollo operacional de la Caja de Compensacin Familiar. El anlisis financiero permite evaluar los siguientes aspectos de una entidad: Capacidad para atender oportunamente el pago de las obligaciones y compromisos contrados. La posibilidad de obtener crditos en relacin con el flujo normal de su capital de operacin y apreciar la posicin de la entidad frente a las fuentes de financiamiento. Cualificar la administracin de los recursos de que dispone la corporacin respecto al recaudo del 4% de los aportes para fiscales. Esta capacidad se manifiesta en el equilibrio que debe existir entre el pasivo y el capital, el uso eficiente del capital de trabajo al rotarlo adecuadamente, sin congelar recursos y una sana poltica de distribucin de recursos para prodigar bienestar a sus afiliados. 194
La capacidad que se tiene para generar recursos propios, al poder evaluar que su nivel de inversin en tecnologa hecho este acorde con las exigencias y desarrollo del sector y de la competencia a lo que se debe enfrentar frente al sector privado, as como poder determinar si su estructura administrativa, que se manifiesta en una determinada estructura de costos y gastos, posibilita el uso adecuado de los recursos disponibles. La capacidad de direccin y administracin de la corporacin que asegure su crecimiento y desarrollo.
19.10.14 LAS RAZONES FINANCIERAS Las razones financieras son relaciones matemticas (cocientes), a travs de los cuales se comparan cuentas registradas en los estados financieros bsicos, para obtener informacin til con base en la cual se pueden tomar decisiones acertadas por parte de la alta direccin de la entidad. Como instrumento de anlisis se espera que al relacionar dos cuentas se obtenga informacin que ayude a explicar el por qu de la situacin actual de la unidad de servicios, objeto del anlisis. Las cuentas relacionadas pueden ser slo del balance general o del estado de resultados, o de ambos. Al comparar el activo corriente con el pasivo corriente, obtengo informacin que me permite explicar si la organizacin tiene capacidad de pago suficiente para responder por las obligaciones contradas con terceros. Si bien las razones financieras estn focalizadas a medir el impacto econmico de las entidades, para el caso de las Cajas que por su naturaleza no estn direccionadas a la produccin de utilidades dinerarias, es conveniente su estimacin. Presentamos a continuacin las razones de mayor uso para la evaluacin de entidades con las caractersticas de operatividad como las cajas de compensacin familiar. 195
19.10.15 LAS RAZONES DE LIQUIDEZ Miden la capacidad que tiene la entidad para responder por las obligaciones adquiridas. La Caja de Compensacin tiene liquidez cuando posee el dinero necesario para cancelar las deudas a corto plazo. Las razones de liquidez son: La razn corriente y la razn cida. Activo Corriente Pasivo Corriente El resultado matemtico debe leerse como la cantidad de pesos que tiene la corporacin en el activo corriente para cubrir cada peso que se tiene en el pasivo ms exigible. La razn cida: se calcula restando el activo corriente que se demora ms en convertirse en efectivo.
Razn corriente =
Razn cida =
Activo Corriente Activo menos corriente Pasivo Corriente
Normalmente se considera que el activo corriente que dura ms tiempo en convertirse en efectivo es el inventario; sin embargo, no debe olvidarse que puede suceder que el activo ms lento sean las cuentas por cobrar. Se tienen dos formas de clculo as:
196
(1) Activo Corriente Cuentas por cobrar Pasivo Corriente (2) Activo Corriente Inventario Pasivo Corriente Su resultado se lee como cantidad de pesos disponible para responder por el pasivo ms exigible. Es una medida para medir la solvencia de la entidad. El concepto fundamenta que se espera determinar con la aplicacin de estos ndices es la capacidad que tiene la corporacin, para responder a las obligaciones que han contrado, y esta capacidad se puede observar cuando confronta la liquidez del activo contra la exigibilidad del pasivo corriente. La liquidez: significa la capacidad que tiene un activo de ser convertido en dinero efectivo al cabo de un perodo de tiempo. Recordemos que los dineros que una entidad consigue, se convierten inmediatamente en activos y se necesitan algunas operaciones adicionales para que estos activos vuelvan a ser dinero en efectivo. Los inventarios, por ejemplo. Slo el dinero en caja, bancos e inversiones disponibles tienen liquidez inmediata. La exigibilidad. Quin evala el pasivo de una entidad, necesita determinar el tiempo en el cual la deuda debe abonarse y la estrictez que se exige en el cumplimiento de dicha fecha. Opinar que un ndice corriente de 2 a 1 es una buena solvencia, puede ser arriesgado si no se tiene en cuenta la liquidez del activo y la exigibilidad del pasivo. As una situacin de 2 a 1 no es buena, cuando la liquidez del activo est por encima de los 60 das, y la exigibilidad del pasivo est por debajo de los 30 das. Al interpretar el resultado que produce la relacin de los dos rubros, se debe tener en cuenta, principalmente lo que esto representa econmicamente. Por ello la medicin de la liquidez tiene en cuenta tres variables bsicas: El tiempo que debe transcurrir para que el activo se encuentre disponible en dinero efectivo. 197
La calidad de los activos que se van a convertir en dinero en efectivo. El valor que se vaya a recuperar como dinero en efectivo. Una interpretacin precisa, implica estudiar de manera especfica la composicin y la calidad de cada una de las cuentas que conforman estos ndices. Debe tenerse en cuenta el momento econmico en que se realiza el anlisis, ya que fenmenos tales como la inflacin deben ser involucrados para conducir correctamente al anlisis. En inflacin una alta posicin de solvencia que descanse una mayor inversin en dinero y cuentas por cobrar, significa que se est perdiendo poder de compra y que su capital de trabajo no es suficiente para volver a adquirir los activos consumidos en la operacin. Debe tenerse en cuenta que al tomar cuentas del balance, estas cuentas estn mostrando los saldos a una fecha dada y que estos saldos no reflejan muchas veces una tendencia histrica, un comportamiento; por lo tanto el riesgo estadstico que esta situacin produce, debe obviarse comparando el indicador obtenido con los mismos indicadores en balances de aos anteriores y as poder establecer una tendencia del comportamiento en el manejo de la solvencia por parte de la gerencia. 19.10.16 LAS RAZONES DE ENDEUDAMIENTO El analista debe tener claro que el endeudamiento es principalmente un problema de presupuesto de caja y que la habilidad de la administracin de la corporacin es la de generar los fondos necesarios y suficientes para pagar las deudas a medida que se van vendiendo. Las razones ms usadas son las siguientes: 1. Estructura de Capital Se obtiene dividiendo el total del pasivo por el valor total del patrimonio. Matemticamente se expresa as: Pasivo total 198
Estructura del capital =
Patrimonio
2. Razn de Endeudamiento Es el porcentaje de fondos totales que han sido proporcionados por los acreedores, ya sean en corto o largo plazo para ser invertidos en activos.
Razn de endeudamiento =
Pasivo total Activo Total
=%
Observaciones al uso de estas razones La razn de endeudamiento acoge el pasivo como un agregado total, sin que se obtenga informacin alguna de qu porcentaje es a corto y a largo plazo, esta razn va disminuyendo, pero sin embargo, las salidas de cada por amortizacin se mantienen iguales hasta que la deuda no se haya cancelando totalmente.
19.10.17 MAPA DE RIESGOS SITUACION FINANCIERA Para complementar el anlisis financiero de las cajas de compensacin familiar se presentan a continuacin los el mapa de riesgos diseado por la Superintendencia del Subsidio Familiar, para gestin financiera de las cajas de compensacin familiar, que como se anoto en el acpite correspondiente es una herramienta, para predecir los posibles efectos adversos ocasionados por las zoperaciones financieras que estn desarrollan en cumplimiento de las actividades que le son propias. 19.10.17.1 Significado del indicador del riesgo 199
Prueba acida
Capacidad de la Caja para cubrir los pasivos a corto plazo, con sus activos corrientes pero sin tener que recurrir a la venta de sus inventarios.
ASPECTOS DE MEDICIN Resultado prueba mayor
ESTANDAR a 1.2
RIESGO (1) Bajo
SEMAF ORO
PRUEBA ACIDA
Resultado prueba cida entre 1 1.2

Resultado prueba cida entre 0 1
(5)
(10)
Medio
Alto
ENDEUDAMIENTO
Nivel de participacin de los acreedores dentro de la Caja.
Utilidad / Perdida
Servicios auto-costeables en las Cajas, como Mercadeo y Salud.
200
19.10.17.2 Ejecucin de inversiones VS Limite mximo (Presupuesto) Porcentaje de ejecucin de las inversiones del Lmite Mximo aprobadas por la Superintendencia del Subsidio Familiar.
ASPECTOS DE MEDICIN EJECUCIN DE INVERSIONES Vs LIMITE MAXIMO (PRESUPUESTO) ESTANDAR RIESGO (1) (5) (10) Bajo Medio Alto SEMAF ORO
Cumplimiento de ejecucin entre 90% y 100% Cumplimiento de ejecucin entre 50% y 89% Cumplimiento de ejecucin menor de 50%
19.11 Revisor fiscal En cumplimiento del artculo 87 del Decreto 0341 de 1988, el Revisor Fiscal debe preparar y presentar al grupo comisionado un informe detallado que contenga como mnimo la siguiente informacin: Rrespecto a la gestin de la alta direccin de la corporacin. 1. Si los actos de los rganos de la Caja de compensacin se ajustan a la ley, los estatutos y a las rdenes o instrucciones de la Aasamblea y de la Superintendencia del Subsidio Familiar. 2.- Analice el concepto emitido por el revisor frente al sistema de control interno implementado por la corporacin y si este es el adecuado para la conservacin y custodia de los bienes de la Caja. Del anlisis del informe del Revisor Fiscal establezca que: 201
1. Obtuvo de parte de la corporacin, las informaciones y apoyo necesario para cumplir con sus funciones. 2. Si en el curso de la revisin se han seguido los procedimientos aconsejables por la tcnica de la interventora de cuentas. 3. Si, en su concepto, la contabilidad se lleva conforme a las normas legales y a la tcnica contable y si las operaciones registradas se ajustan a los estatutos, a las decisiones de la asamblea o Consejo Directivo y a las directrices impartidas por el Gobierno nacional o por la Superintendencia del Subsidio Familiar. 4. Si el balance y el estado de prdidas y ganancias han sido tomados fielmente de los libros y si, en su opinin, el primero presenta en forma fidedigna, de acuerdo con las normas de contabilidad generalmente aceptadas, la respectiva situacin financiera al terminar el perodo revisado y el segundo refleja el resultado de las operaciones en dicho perodo. 5. La razonabilidad o no de los estados financieros y las reservas o salvedades que tengan sobre la fidelidad de los mismos. 6. Las recomendaciones que deban implementarse para la adecuada gestin de la entidad. Tngase en cuenta que el dictamen del revisor fiscal sobre los estados financieros de las cajas de compensacin familiar es el resultado de practicar una auditora integral a la gestin financiera de la entidad, para determinar el cumplimiento de los siguientes objetivos: 1.-Si, los estados financieros de la entidad cumplen con las normas de contabilidad de general aceptacin en Colombia Auditora Financiera. 2.-Si, las operaciones realizadas en desarrollo para el cumplimiento de los objetivos que le son propios se dio estricto cumplimiento de la normatividad vigenteAuditora de Cumplimiento. 3.-El grado de eficiencia y eficacia en el de los recursos y cumplimiento de los objetivos propuestos-Auditora de Gestin. 4.-La eficacia y eficiencia del sistema de control interno -Auditora de Control Interno. 202
5.-El grupo de visita debe solicitar y analizar el plan de trabajo ejecutado por el Revisor Fiscal en cumplimiento de los objetivos descritos en los numerales anteriores. 6.-Adicionalmente debe estudiar el contenido del informe de las auditoras practicadas, los resultados obtenidos y recomendaciones que haya proferido, con destino, al Consejo Directivo, Director Administrativo y a la Superintendencia del Subsidio Familiar. 19.12 Auditora interna Los informes de auditora interna de la corporacin son de suma importancia para la funcin de control y vigilancia a cargo de la superintendencia del subsidio familiar. De conformidad con lo dispuesto en el artculo 87 del Decreto 0341 de 1988, la auditora interna debe suministrar al grupo visitador la siguiente informacin: 1. Plan de trabajo establecido para la vigencia en que se encuentre adelantando visita el organismo de control. Este plan de trabajo debe contener como mnimo los siguientes aspectos: Cronograma de trabajo. Actividades a realizar. Meses en los cuales se pretenden llevar a cabo las actividades programadas. Recomendaciones proferidas a la Direccin Administrativa y/o a los responsables de cada departamento objeto de la auditoria. Respuesta por parte de los auditados. Grado de avance tanto de las auditorias practicadas como de las observaciones reconocidas por parte de los responsables. 2. Informe especfico sobre la evaluacin al Sistema de Control Interno. 3. Copia del acta de la ltima reunin del Comit Coordinador del Sistema de Control Interno. 4. Manuales de Funciones, Procesos y Procedimientos. 203
5. Otros aspectos que considere importante manifestar al ente de control y vigilancia. 19.12.1 CUESTIONARIO PARA CONTROL INTERNO Concepto 1. Existen manuales de: Procedimientos? Funciones? 2. Estos son actualizados peridicamente?2.-Estos 3. Las Salarios , prestaciones sociales y los descuentos de nomina a los empleados de la caja de compensacin familiar se ajustan a: Normas legales vigentes? Se encuentran debidamente presupuestas? LA EVALUACIN DEL SISTEMA DE
Si No P/T
Calificacin Riesgo
4. Existen controles adecuados que garanticen el correcto manejo en el Ciclo de Nmina de las transacciones en cuanto a: Reconocimiento? Procesamiento? Clculos? Soportes? 6. La corporacin, presenta y paga oportunamente las declaraciones tributarias, correspondientes a naturaleza jurdica? 7. Los clculos para las provisiones de prestaciones sociales y contingencias estn de acuerdo a: 204
Bases y porcentajes establecidos en las normas legales? 8 Existen procedimientos y controles establecidos que asignen responsabilidades para: Preparacin de la nmina? Liquidacin de nmina? Liquidacin de prestaciones sociales? Liquidacin de provisin para prestaciones sociales? 9. En Recursos Humanos, existe segregacin de funciones en cuanto a: Seleccin e incorporacin de empegados? Administracin de hojas de vida? Nmina? 10. En Recursos Humanos, existe segregacin de funciones en cuanto a: Seleccin e incorporacin de empegados? Administracin de hojas de vida? Nmina? 11. Se llevan registros auxiliares separados que permitan conocer en cualquier momento el saldo de las cuentas corrientes o de ahorro? 13. Las cuentas bancarias de sueldos y acreedores por concepto de descuentos de nmina se concilian regularmente? Se investigan las diferencias? 14. Se realizan conciliacin de las cuentas corrientes o de ahorro?
205
P/T=papeles de trabajo Riesgo: Bajo=B Medio= M
Alto=A
Nota: Quien realice la evaluacin del sistema de control interno y de acuerdo a su criterio, despus del anlisis de la normatividad que la rige, puede disear otros cuestionamientos adicionales para complementar su estudio y evaluar el riesgo. Con la informacin obtenida y la respuesta al cuestionario se debe elaborar informe especfico sobre los resultados del Sistema de Control Interno. un
206
19.12.2 LISTA DE CHEQUEO.
TEMA Verifique si la distribucin legal de ingresos es consistente con la ejecucin real de los egresos. Verifique la existencia del plan de auditora del revisor fiscal y mida el grado de cumplimiento del mismo, su capacidad operativa de acuerdo al # de operaciones y complejidad de la caja a auditar. Verifique si existe operaciones de castigo de saldos contables y determine su razonabilidad, las acciones internas para determinar responsabilidad y reposicin de los bienes. (Estos bienes de las cajas son de origen parafiscal y su perdida, deterioro injustificado, despilfarro o detrimento en general podra general acciones de responsabilidad fiscal.) Verificar la consistencia y confiablidad de la informacin reportada por la caja. Verifique en las dependencias que generaron la informacin contenida en el reporte, los soportes y si estos son tcnicamente confiables. Verificar la existencia de los soportes y documentos mediante los cuales la caja report la informacin a la SSF. Verificar la confiablidad de la informacin remitida a la SSF. Verificar que el monto de los pagos del subsidio monetario se ajuste al valor de la cuota de referencia al cociente departamental. Utilizacin de los formatos modelo para Balance General Consolidado y Estado de Ingresos y Egresos. Verificar en la Caja la consistencia y confiabilidad de la informacin soporte del presupuesto de ingresos y egresos. Analizar los cambios realizados en el presupuesto, y su justificacin, para determinar: Si estn ajustados al cumplimiento de las directrices y/o reglamentaciones. Si los cambios al presupuesto modificado, no legaliza hechos cumplidos. Determine si la SSF solicit aclaraciones a las observaciones de los presupuestos de ingresos y egresos, si la caja adopto los respectivos correctivos.
SI CUMPLE
NO CUMPLE
OBSERVACIONES
207
Verifique si hay recomendaciones del revisor fiscal y si estas fueron o no acogidas (establezca en el caso de no ser acogidas, cules fueron las razones.) Adopt sistema de costos al de tal para mercadeo, con el objeto de permitir inventarios. Precio de venta y precio de costo. Sistema de contabilizacin de los aportes. Gastos de Administracin sobre los ingresos brutos Configuracin Patrimonial: -Reserva Legal. -Reserva de Instalacin e Inversin. -Remanentes no representados en activos tangibles. -Otras Reservas, para proteger o prevenir contingencias. Se registran contablemente las obras de Beneficio Social: Desarrolladas - En desarrollo. Balance - Remanente. Determinar si la entidad: Acoge las aseveraciones o afirmaciones originadas en ingresos operacionales y estn correlacionadas dentro del ciclo, debidamente clasificadas, registradas, soportadas y presentadas de acuerdo con los criterios de las NlAs, NICs, normas de contabilidad pblica, tributarias vigentes. Est cumpliendo con los planes, programas, proyectos y polticas adoptadas por la Direccin, y estn acordes con la misin y visin institucional. Verifique la aplicacin de los procedimientos establecidos para el manejo y control de inventarios, toma de pedidos, aplicacin de costo de venta. Verifique la aplicacin de los procedimientos establecidos por la caja para, el recaudo de los aportes parafiscales y de los recursos por prestacin de servicios sociales, y si son realizados de acuerdo a su naturaleza.
208
MODULO DE APOYO DE ESTADISTICA
209
20. MODULO DE APOYO DE ESTADISTICA 20.1 Estadsticas poblacionales. Es determinante evaluar el incremento en la cobertura sobre todo de las empresas afiliadas tomando como base o punto de partida, el comportamiento reflejado en los ltimos tres aos. Los visitadores debern registrar en papeles de trabajo lo relativo a la evaluacin estadstica. Esta informacin reposa en las bases de datos de la Superintendencia del Subsidio Familiar y es canalizada a travs del grupo de estadstica. Dentro del examen indicarn el periodo a auditar y efectuarn pruebas de verificacin para comparar los datos del grupo de estadstica con los reportados a las dependencias de la SSF. Efectuar pruebas de verificacin de soportes estadsticos o de la actividad y constatar el cumplimiento de requisitos legales y reglamentarios que les sean de aplicacin. Con el apoyo del grupo de estadsticas se debe establecer un mtodo de anlisis de dados. 20.2 Nmero de trabajadores afiliados. En la misma va en que aumentan o disminuyen las empresas afiliadas a las Cajas de Compensacin Familiar, se debe medir el nmero de trabajadores afiliados que se incrementan o no, tomando como punto de partida los modelos estadsticos depositados en la Superintendencia. Esto permite medir la tendencia y el comportamiento por parte del visitador en trminos de usos en los diferentes servicios sociales prestados por las Cajas de Compensacin Familiar, previos al procedimiento de campo.
210
En la visita de auditora es importante que el Auditor lleve informacin analizada estadsticamente, como cuadros comparativos por lo menos de dos aos anteriores, con el fin de profundizar en la inspeccin y as poder emitir un concepto ms fundamentado teniendo en cuenta el resultado del siguiente cuadro estadstico: (cuadro estadstico No 1) 20.3 VARIABLES TRAZADORAS DEL SISTEMA DEL SUBSIDIO FAMILIAR
NOMBRE DE LA CAJA CODIGO CAJA MES INFORMADO
AO
BENEF ICIAR. NO BENEF IC
COD I GO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19
VARIABLE
TOTAL EMPRESAS AFILIADAS (Empleadores) TOTAL TRABAJADORES AFILIADOS DEPENDIENTES Trabajadores afiliados que residen en el sector rural (1) TOTAL PERSONAS A CARGO AFILIADO DEPENDIENTE
TOTAL PERSONAS EFECT.SUBSIDIO (6+7) A CARGO AFIL. DEPEND. RECIBIERON
TOTAL
Con cuota particular Con cuota de referencia TOTAL CONYUGES DEL AFILIADO DEPENDIENTE AFILIADOS FACULTATIVOS E INDEPENDIENTES (Circular externa 008/95) Personas a cargo del afiliado facultativo Cnyuges del afiliado facultativo AFILIADOS PENSIONADOS Personas a cargo del afiliado pensionado Cnyuges afiliado pensionado AFILIADOS VOLUNTARIOS (Incluye trabajadores de empleadores no obligados a cotizar a las CCF, trab independientes y los desempleados - cotizan 0.6%) Personas a cargo del afiliado voluntario Cnyuges afiliado voluntario COBERTURA POR FIDELIDAD Personas a cargo
211
20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 Cnyuges afiliado AFILIADOS SECTOR AGROPECUARIO (2) Personas a cargo del afiliado del sector agropecuario (3) Personas a cargo del afiliado del sector agropecuarioque recibieron subsidio efectivamente (4) Cnyuges afiliado del sector agropecuario (5) TOTAL APORTES (Suma de 26+27+28+29) Aportes de empresas 4% Aportes afiliados independientes o facultativos Aportes pensionados Aportes afiliados voluntarios (0.6%) TOTAL SUBSIDIO EN DINERO PAGADO EFECTIVAMENTE (Suma de 31+32+33) Subsidio dinero pagado efectivamente con cuota particular Subsidio dinero pagado efectivamente con cuota de referencia Subsidio en dinero pagado a las personas beneficiarias del 15% adicional Subsidio en dinero pagado con cuota de transferencia CUOTA MONETARIA Cuota ordinaria o particular Cuota de referencia
DIRECTOR ADMINISTRATIVO
NOMBRE CONTADOR
No. MATRICULA
FIRMACONT ADOR
NOMBRE REVISOR FISCAL
No. MATRICULA
FIRMA FISCAL
REVISOR
Nota: Fecha lmite de radicacin vence el 10 del mes siguiente al que se refiere la informacin.
(1) y (2): Incluidos en el numeral 2, total de trabajadores afiliados
(3) : Incluidos en el numeral 6: Total personas a cargo afiliado dependiente (4): Incluidos en el numeral 5: Total personas a cargo afil. Depend. Recibieron efect. Subsidio (5): Incluidos en el numeral 8 : Total cnyuges del afiliado dependiente File:formatomensualespoblacion2009-hoja1
NO DILIGENCIAR LA PARTE SOMBREADA
212
Igualmente, analizar las siguientes variables: Nmero de empresas afiliadas a las cajas en los dos ltimos aos, para conocer su porcentaje y motivo de crecimiento o disminucin. La cobertura de las cajas con respecto a la poblacin colombiana. Cobertura de cada una de las cajas en cada uno de los Servicios Sociales del Sistema de Subsidio Familiar, analizando el motivo de crecimiento o disminucin. Usos del afiliado por categoras en cada uno de los Servicios Sociales en cada una de las Cajas de Compensacin Familiar. Nmero de subsidios de vivienda, valor y promedio asignados y autorizados en los dos aos anteriores a la visita. Nmero de soluciones de vivienda entregadas por modalidad, tipo y categora su variacin anual en los dos aos anteriores a la visita.
20.4 DEFINICION DE LAS VARIABLES TRAZADORAS DEL SISTEMA DEL SUBSIDIO FAMILIAR Total de empresas afiliadas: Para efectos del rgimen del subsidio familiar se entiende por empleador (empresa) toda persona natural o jurdica que tenga trabajadores a su servicio, aceptado(a) por las C.C.F., previo cumplimiento de los requisitos. Estn obligados(as) a pagar subsidio familiar: 1. La Nacin a travs de Ministerios, Dptos. Administrativos y Superintendencias. 2. Los Dptos, Distritos Especiales y Tursticos y Municipios. 3. Los establecimientos pblicos, empresas industriales y comerciales y las Empresas de Economa Mixta de cualquier orden. 4. Los empleadores que ocupen uno o ms trabajadores permanentes artculos 7, 14 y 57 de la Ley 21 de 1982). Total trabajadores afiliados dependientes: Los trabajadores de carcter permanente que prestan sus servicios personales a un empleador (empresa) pblico o privado, afiliado a una C.C.F. (Numeral 1 del artculo 3 del Decreto 784 de 1989 y artculo 72 de la Ley 21 de 1982). Trabajadores que residen en el sector rural (incluidos en el numeral 2): Entindase por trabajadores afiliados que residen en el suelo rural, los definidos en los planes de ordenamiento territorial, de acuerdo con lo establecido en el captulo IV de la Ley 388 de 1997 y en los centros poblados de los corregimientos cuya poblacin 213
no exceda los 2500 habitantes y que en dichos planes, sus reas no hayan sido declaradas como suelo urbano. (Artculo 2 del Decreto 1042 del 28 de abril de 2003). Personas a cargo de afiliados dependientes: Beneficiarios; Darn derecho al subsidio familiar en dinero las personas a cargo de los trabajadores beneficiarios que a continuacin se enumeran: (numerales 1, 2, 3 del pargrafo 1 del artculo 3 de la Ley 789 de 2002). Los hijos que no sobrepasen la edad de 18 aos, legtimos, naturales, adoptivos y los hijastros. Despus de los 12 aos deber acreditar la escolaridad en establecimiento docente debidamente aprobado. Los hermanos que no sobrepasen la edad de 18 aos, hurfanos de padres, que convivan y dependan econmicamente del trabajador y que cumplan con el certificado de escolaridad del numeral 1. Los padres del trabajador beneficiario mayores de 60 aos, siempre y cuando ninguno de los dos reciba salario, renta o pensin alguna. No podrn cobrar simultneamente este subsidio ms de uno de los hijos trabajadores y que dependan econmicamente del trabajador. Los padres, los hermanos hurfanos de padres, y los hijos que sean invlidos o de capacidad fsica disminuida que les impida trabajar, causarn doble cuota de subsidio familiar, sin limitacin en razn a su edad. El trabajador beneficiario deber demostrar que las personas se encuentran a su cargo y conviven con l. Personas a cargo de los afiliados dependientes: No beneficiario; Se aplica a las personas que respondan a los mismos vnculos precisados para el trabajador beneficiario. Total personas a cargo afiliadas dependientes que recibieron efectivamente subsidio: Resulta de la suma de los numerales 6 y 7 Con cuota particular: Aplica a las personas a cargo de los trabajadores beneficiarios que reciben subsidio con cuota ordinaria o particular. Con cuota de referencia: Aplica a las personas a cargo de los trabajadores beneficiarios que reciben subsidio con cuota de referencia del departamento 214
establecida por la Superintendencia del Subsidio Familiar mediante Resolucin expedida en el mes de enero de cada ao. Cnyuges del afiliado dependiente - beneficiarios: El cnyuge o compaero permanente del trabajador beneficiario conforme a lo establecido en el artculo 2 de la Ley 54 de 1990, y artculos 113 y 176 del C.C. Conyuges del afiliado dependiente no beneficiarios: El cnyuge o compaero permanente del trabajador no beneficiario (Se entiende por trabajador no beneficiario los que no cumplen con uno o ms requisitos definidos en el numeral 5 de este escrito, en la parte que se refiere a trabajadores beneficiarios dependientes de empresa) conforme a lo establecido en el artculo 2 de la Ley 54 de 1990, y artculos 113 y 176 del C.C. Afiliados facultativos e independientes: Son las personas que no encontrndose dentro de las categoras de trabajadores afiliados al subsidio familiar o pensionados afiliados al Rgimen del Subsidio Familiar, pueden tener acceso a los servicios sociales de las Cajas de Compensacin Familiar, por disposicin de la ley o en desarrollo de convenios celebrados por las mismas (numeral 4 del artculo 3 del Decreto 784 de 1989 y literal 20 del artculo 19 de la Ley 789 de 2002). Esta vinculacin no da lugar a subsidio familiar en dinero. Personas a cargo del afiliado facultativo: Se aplica a las personas que respondan a los mismos vnculos precisados para el trabajador beneficiario y no beneficiario. Cnyuges del afiliado facultativo: El cnyuge o compaero permanente del trabajador independiente conforme lo establece el artculo 2 de la Ley 54 de 1990, y artculos 113 y 176 del C.C. Afiliados pensionados: Son las personas que tienen la calidad de pensionados y se hallen afiliados a una C.C.F. Tendrn derecho a la prestacin de los servicios sociales de la respectiva Caja de Compensacin Familiar en igualdad de condiciones a las previstas para los trabajadores afiliados. Cuando las cajas de Compensacin, tengan tarifas diferenciales a favor de los trabajadores beneficiarios de menores ingresos, stas sern aplicables a los pensionados con referencia al valor de la respectiva mesada. (Numeral 3 del artculo 3 y artculo 36 del Decreto 784 de 1989).
215
Personas a cargo del afiliado pensionado: Se aplica a las personas que respondan a los mismos vnculos precisados para el trabajador beneficiario y no beneficiario. Cnyuges del afiliado pensionado: El cnyuge o compaero permanente del pensionado conforme lo establece, el artculo 2 de la Ley 59 de 1990 y artculos 113 y 176 del C.C. Afiliados voluntarios: Habr lugar a un aporte a las Cajas de Compensacin familiar del 0.6% sobre una base de salario mnimo legal mensual vigente, sin que dicha suma otorgue derechos para el pago de subsidios, limitndose el beneficio a las actividades de recreacin, capacitacin y turismo social en igualdad de condiciones frente a los dems afiliados a la Caja. Incluye empleadores no obligados a cotizar, trabajadores independientes y los desempleados. (Artculo 19 de la Ley 789 de 2002) Personas a cargo del afiliado voluntario: Se aplica a las personas que respondan a los mismos vnculos precisados para el afiliado beneficiario y no beneficiario. Cnyuges del afiliado voluntario: El cnyuge o compaero permanente del afiliado voluntario conforme lo establece el artculo 2 de la Ley 54 de 1990, y artculos 113 y 176 del C.C. Cobertura por fidelidad: Con cargo a los recursos propios de las Cajas, los desempleados con vinculacin anterior a estas entidades, tendrn derecho a los programas de educacin, capacitacin, recreacin y turismo social, en las mismas condiciones que tena como afiliado al momento de su retiro, durante 1 ao a partir de su acreditacin como desempleado y en la ltima Caja en la que estuvo afiliado, igualmente, los pensionados que hubieren acreditado 25 aos o ms al Sistema de Cajas de Compensacin Familiar, tendrn derecho a los programas de capacitacin, recreacin y turismo social a las tarifas ms bajas de cada Caja de Compensacin, y por ltimo los trabajadores que perdieron su trabajo antes de la vigencia de la presente ley podrn acceder a los programas del presente artculo siempre y cuando su desvinculacin haya sido dentro del ltimo ao. (Artculo 9 de la Ley 789 de 2002). Personas a cargo del afiliado por fidelidad: Se aplica a las personas que respondan a los mismos vnculos precisados para el afiliado beneficiario y no beneficiario. 216
Cnyuges afiliado por fidelidad: El cnyuge o compaero permanente del afiliado por fidelidad conforme lo establece el artculo 2 de la Ley 54 de 1990, y artculos 113 y 176 del C.C. Afiliados del sector agropecuario (Incluidos en el numeral 2. Total de trabajadores afiliados dependientes): Artculo 5 de la Ley 789 de 2002, SOLIDARIDAD DE LA CIUDAD CON EL CAMPO Personas a cargo del afiliado del sector agropecuario (Incluidos en el numeral 4): Se aplica la definicin del numeral 6 Personas a cargo del afiliado del sector agropecuario que recibieron subsidio efectivamente: (Incluidos en los numerales 6 y 7): Se aplica la definicin del numeral 4 Cnyuges afiliados del sector agropecuario (Incluidos en el numeral 11): Se aplica la definicin del numeral 8 Aportes de empresas 4%: Son los aportes destinados por las cajas para proveer el pago del subsidio familiar Aportes afiliados independientes o facultativos: el 2% de la base de ingresos que tengan para el sistema de salud. (Circular Externa 008 de febrero 8 de 1995) Aportes pensionados: La cuanta de la cotizacin de los pensionados es el 2% de la correspondiente mesada (Artculo 6, Ley 71 de 1988) Aportes afiliados voluntarios: Aporte a las Cajas de Compensacin familiar del 0.6% sobre una base de salario mnimo legal mensual vigente. (Artculo 19 de la Ley 789 de 2002) Subsidio en dinero pagado efectivamente con cuota particular: Monto total pagado con la cuota particular por cada persona a cargo que se d derecho a la prestacin. Subsidio en dinero pagado efectivamente con cuota de referencia: Monto total pagado con la cuota de referencia por cada persona a cargo que se d derecho a la prestacin. 217
Subsidio en dinero pagado a las personas beneficiarias del 15% adicional: Monto total pagado con la cuota particular y de referencia por cada persona a cargo que se d derecho a la prestacin, en cumplimiento con el artculo 5 de la Ley 789 de 2002 SOLIDARIDAD DE LA CIUDAD CON EL CAMPO Subsidio en dinero pagado con cuota de transferencia: Monto total pagado con la cuota de transferencia por cada persona a cargo que se d derecho a la prestacin, no hace parte del 55% Cuota monetaria: Este rengln no se diligencia. Es la cuota monetaria que se paga por cada persona a cargo de los trabajadores cuya remuneracin mensual no sobrepase la suma equivalente a cuatro veces el salario mnimo legal mensual (s.m.l.m.v) en el lugar en que se realice el pago, previo cumplimiento de los requisitos de Ley que den derecho a la prestacin: edad, dependencia e invalidez (artculo 4 de la Ley 789 de 2002). Cuota ordinaria o particular: Es la cuota monetaria pagada por cada caja de compensacin familiar a los trabajadores beneficiarios, en razn a las personas a cargo, fijada por el Consejo Directivo de cada caja en el perodo anterior. (Inciso 4 del Artculo 2 Decreto-Ley 1769 del 26 de junio de 2003) Cuota de referencia: Equivale al cincuenta y cinco por ciento (55%) de los aportes recaudados por las cajas de compensacin familiar del departamento, descontadas las apropiaciones legales, dividido entre el total de cuotas del subsidio pagadas por las cajas de compensacin familiar, por personas a cargo beneficiarias en el mismo departamento. (Inciso 3 del Artculo 2 Decreto-Ley 1769 del 26 de junio de 2003)
218
MODULO DE APOYO ANLISIS DE TECNOLOGIA
219
21. MODULO DE APOYO ANALISIS DE TECNOLOGIA
21.1 Objetivo general Efectuar un examen crtico, sistemtico y selectivo a los sistemas de informacin implementados por los sujetos de control, con el propsito de conceptuar respecto a la eficiencia y eficacia de estos; al igual que su confiabilidad, consistencia, integridad y oportunidad.
21.2 Objetivos especficos Revisar y verificar las polticas de seguridad establecidas por la administracin para el rea de informtica. Comprobar que los sistemas de informacin hayan sido desarrollados siguiendo normas y parmetros de economa, eficiencia y eficacia. Revisar que los programas o aplicaciones para los sistemas no tengan rutinas que permitan fraude o que produzcan errores en los resultados. Verificar que se estn utilizando las versiones autorizadas de los programas en produccin. Evaluar y conceptuar sobre el sistema de control interno existente en el rea de informtica. Evaluar y conceptuar respecto a los procedimientos de backup, mantenimiento de equipos, plan de contingencias, seguridades fsicas y ambientales, seguridades lgicas, gerencias PED, plan de informtica y redes y sobre proyectos especiales; adems, evaluar el aspecto tcnico de la contratacin de software y hardware.
21.3 Desarrollo de la visita 220
Teniendo en cuenta los objetivos, el visitador para esta inspeccin debe darle un enfoque ms gerencial que operativo, es decir, la SSF debe enfocarse ms en conocer qu tipos de tecnologas estn utilizando para dar cumplimiento a las estrategias y los objetivos de las cajas y evaluar las inversiones y los gastos administrativos derivados de estas inversiones se ajusten a los lmites fijados por el Sistema del Subsidio Familiar. Verificar que la orientacin o la estrategia de la tecnologa de informacin estn alineadas y consistentes con las metas de las cajas, as mismo identificar las responsabilidades asociadas a los dueos de los procesos. Igualmente, identificar los objetivos de control que han ejercido para implementar polticas, procedimientos, prcticas y estructuras diseadas para brindar un aseguramiento razonable que se alcancen los objetivos de la caja y se prevengan o se detecten y corrijan los eventos no deseados. Lo anterior, para facilitar una informacin oportuna y condensada, para tomar decisiones difciles respecto a riesgos y controles de manera rpida, exitosa y segura. Es importante conocer si el rea de tecnologa de informacin o de sistemas tiene una alineacin estratgica enfocada a garantizar la alineacin entre los planes o estrategias del negocio directamente con las operaciones de la misma, entregando valor agregado optimizando costos y brindando el valor intrnseco de la tecnologa de informacin o de sistemas. As mismo, como se dijo anteriormente revisar la administracin de los recurso en lo que tiene que ver con las aplicaciones, informacin infraestructura, personal. En cuanto en la administracin del riesgo, tener presente, la inclusin de responsabilidades dentro de la administracin y si se est realizando una medicin del desempeo tanto de los equipos como del personal del rea.
221
INFORME DE VISITA
22.
INFORME DE VISITA 222
22.1 Generalidades sobre el informe de visita Sobre la elaboracin de informes se han escrito varios artculos y textos con el fin de orientar a las personas que redactan informes para elaborarlos de la mejor forma posible; La redaccin de informes puede ser estimulante, interesante y hasta entretenida, adems de ser til y valiosa. Analizados algunos de los Informes de Visita presentados por los comisionados a los directivos de la SSF, gran parte son transcripciones de documentos, por tal razn es conveniente tener en cuenta los siguientes consejos o recomendaciones que pueden ser muy tiles en el momento de redactar y presentar informes. Comenzaremos por sealar que a muy poca gente le gusta leer, sobre todo cuando cuesta un esfuerzo, esto es habitual cuando el tema es nuevo o poco familiar, la primera misin ser hacerlo fcil de leer, no se deje llevar por una redaccin que solo entienda la gente que est complemente familiarizada con el contenido. La esencia de un buen informe es la comparacin de los resultados logrados con los esperados. Un principio fundamental que se debe tener presente al redactar cualquier informe es relatar los resultados de sus actividades. Esto requiere cierto anlisis y va ms all de una mera descripcin de esas actividades. Cada informe separado debe identificarse correctamente. Un buen informe es un informe que se lee. Escriba informes para que puedan leerse, no para que se archiven. Para hacerlo, deben escribirse de forma que sean fciles de entender, e inviten al lector a leerlos has el final. Debe saber quin es su lector, por qu el lector querr leer su informe, y lo que necesita y quiere saber de l. Por cada frase o prrafo que escriba pregntese les interesar esto a mis lectores?. Qu es un buen informe?. Un buen informe es el que se lee y provoca que se emprendan acciones como resultado de su lectura. Los informes deben ser concisos, significa que deben ser tanto breves como completos. Los informes breves tienen ms probabilidades de ser ledos que los largos. Pero los informes que omiten informacin importante son decepcionantes. Una forma prctica de acortar informes es prescindir de frases innecesarias y de las repeticiones de cosas que se han comentado ya en otra parte del informe. 223
Un informe es ms fcil de leer cuando est escrito en un lenguaje simple y directo, con gramtica correcta y palabras conocidas. No intente impresionar a nadie con lenguaje florido, vocabulario enigmtico o frases largas. Utilice frases cortas y simples, y use subttulos para separar secciones, haga prrafos cortos. As mismo, cuando presente un cuadro resumen con cifras estadsticas o aritmticas, debe ser preciso, corto y muy fcil de entender, en lo posible en la parte inferior de este escriba una breve explicacin que quiere transmitir a travs del cuadro resumen. 22.2 Aspectos de ley Los informes de visitas de la superintendencia deben considerar por norma algunos aspectos de norma, conforme al artculo 89 del Decreto 341de 1988. En dicho orden, estos los comisionados deben: rendir el informe de la visita por escrito dentro de los diez (10) das siguientes a la fecha de terminacin de la misma. La norma en comento, se recogi en la resolucin de la SSF No. 400 de 2000, en el siguiente sentido: El Informe se considera como el instrumento vlido y real de la visita. En l quedan consignadas las actuaciones de los comisionados, con las recomendaciones y las conclusiones finales. En este orden de ideas, el Informe debe tener forma y figura, para una fcil comprensin y debe contener: 1. 2. Introduccin. Indique : Nmero y fecha de la Resolucin de comisin, Objeto de la comisin y Das de duracin de la comisin Hechos examinados y resultado de la visita
De acuerdo con las reas examinadas, se deben anexar las pruebas efectuadas y los soportes que solicitaron para respaldar el informe. 3. Conclusiones: Deben ser claras y precisas, relacionadas con el contexto del informe.
224
4. Recomendaciones: Deben ser dirigidas a plantear una solucin de problemas expuestos, evitando la tendencia a la coadministracin. Si considera pertinente, las recomendaciones pueden plantearse : Para la Caja de Compensacin Familiar, en la toma de correctivos y medidas preventivas, para mejorar o subsanar las debilidades encontradas. Para la Superintendencia, en el caso de seguimiento y vigilancia especial para casos especficos. Las acciones que, a su juicio, deba adoptar la Superintendencia del Subsidio Familiar frente al ente vigilado. 22.3 MODELO PARA PRESENTAR LOS INFORMES DE VISITAS Superintendencia del Subsidio Familiar
Repblica de Colombia
PARA: Superintendente del Subsidio Familiar
DE:
(Relacionar el comisionados
nombre
de
todos
los
ASUNTO:
Informe de visita (Ordinaria o Especial) a la C.C.F xxxxxxx I. INTRODUCCIN 225
ACTO ADMINISTRATIVO Ciudad y informe fecha
Resolucin No. XXXXX de XXXX de XXXXX del Bogot XXXXXX de XXXXX de XXXXXX
OBJETO COMISIN DURACIN COMISIN
DE DE
LA LA
II.
HECHOS EXAMINADOS Y RESULTADOS DE LA VISITA
De acuerdo con las reas examinadas, se deben anexar las pruebas efectuadas y los soportes que solicitaron para respaldar el informe.
ALCANCE
Extensin y lmites de una auditora. (El alcance de la auditora incluye generalmente una descripcin de las ubicaciones, las unidades de la organizacin, las actividades y los procesos, as como el periodo de tiempo completo).
ALCANCE Numeral 3 Resolucin 400 de 2000 Los comisionados deben limitarse estrictamente al objeto de la visita, de conformidad con el acto administrativo que la ordena y, adems, mantendrn la reserva debida en el manejo de la informacin.
Aspectos administrativos y legales
226
Acta de asamblea
xxxxxxxx
Aspectos de gestin XXXXXXXXXX Aspectos cantables financiero XXXXXXXXX zzzzzzz yyyyyy
III CONCLUSIONES
Deben ser claras y precisas, relacionadas con el contexto del informe.
IV RECOMENDACIONES
Deben ser dirigidas a plantear una solucin de problemas expuestos, evitando la tendencia a la coadministracin. Si considera pertinente, las recomendaciones pueden plantearse: Para la Caja de Compensacin Familiar, en la toma de correctivos y medidas preventivas, para mejorar o subsanar las debilidades encontradas. Para la Superintendencia, en el caso de seguimiento y vigilancia especial para casos especficos. Las acciones que, a su juicio, deba adoptar la Superintendencia del Subsidio Familiar frente al ente vigilado.
Firmas de los visitadores. 227
22.4 LOS EXPEDIENTES El informe de la visita junto con los documentos que soportan el expediente sern entregados a la Divisin Legal o quien haga sus veces. Si analizado el informe de la visita, por la Divisin Legal, se observan graves violaciones a las Leyes y estatutos o inobservancia de las instrucciones impartidas por la Superintendencia, la citada Divisin recomendar, por escrito al Superintendente la adopcin de la medida de seguimiento especial o de intervencin administrativa segn el caso, quien convocar al grupo conformado por el Secretario General, el Asesor del Despacho y los Jefes de las Oficinas Jurdica y de Planeacin y de las Divisiones Legal, Operativa, Financiera Contable y de Servicios Sociales, quienes previo anlisis del informe del Jefe de la Divisin Legal y del informe de la comisin visitadora, con sus respectivos soportes, rendirn concepto para la toma de decisin correspondiente. (Resolucin SSF No.400 de 2000.
228
22.5 REFERENCIA PAPEL DE TRABAJO

GUIA DE INSPECCION PARA LA VIGILANCIA Y CONTROL A LAS CAJAS DE COPEMSACION FMAILIAR SIVICAENTIDAD VISITADA: REA O DEPENDENCIAS: Nombre del Comisionado_____________________________________. Nombre del Trabajador de la CCF______________________________. _ DE FECHA:_________________________________________________. ALCANCE DE LA PRUEBA: (Describir la vigencia evaluada y temas generales). TIPO DE VISITA Ordinaria: Especial : REFERENCIA PAPEL DE TRABAJO No._________
FECHA:
DOCUMENTACIN ANALIZADA: (Solo relacinelos y referncielos como papel del trabajo si es del caso) HECHOS ANALIZADOS: (De manera detallada ponderando el alcance, por cada uno de los mdulos). CONCLUSIONES: (Estas se reflejaran en el in forme final) RECOMENDACIONES: (Estas se reflejaran en el in forme final)
Nombre y firma del comisionado ANEXOS: Papeles de trabajo: No. Carpeta __ No. Folios __
229
22.6 OPORTUNIDADES DE MEJORA La Superintendencia dentro de sus actividades misionales, alineado a su Macroproceso de Inspeccin Vigilancia y Control, tiene un procedimiento de visitas, el cual debe ser objeto de mejora continua para posicionar a la SSF frente a sus clientes como una Entidad altamente especializada. Por lo complejo que resulta ser este tema nos permitimos considerar que los siguientes aspectos son oportunidades de mejora. Crear espacios para socializar la Gua de Inspeccin para la Vigilancia y Control con todos los funcionarios que realizan visitas de auditora a las diferentes Cajas de Compensacin Familiar. Mantener actualizado la informacin de la Gua, especialmente en la parte normativa y administrativa, para no ocasionar prdida de tiempo en consultas para verificar la informacin. Es importante efectuar actividades de seguimiento y medicin de la efectividad de la gua, para su mejoramiento continuo. Incluir la gua en la capacitacin de los nuevos funcionarios vinculados a la planta de personal de la Superintendencia del Subsidio Familiar. Es importante que en el momento de solicitar la documentacin para realizar la visita de inspeccin a las Cajas de Compensacin Familiar seleccionada, incluir en la solicitud informacin estadstica para realizar una mejor inspeccin. En el proceso de implementacin del sistema de Gestin de Calidad bajo la Norma NTC GP 1000, desarrollar el macroproceso de Visita de Inspeccin, Vigilancia y Control a las Cajas de Compensacin Familiar. Es conveniente se responsabilice a un funcionario de planta de la Superintendencia del Subsidio Familiar, para que mantenga actualizada la informacin de la Gua, en la normativa legal, en los diferentes mdulos de la Gua. Verificar que los hallazgos encontrados en el proceso de inspeccin a las Cajas de Compensacin Familiar, estn debidamente soportados. Una vez terminado el proceso de inspeccin, es importante discutir con la Caja de Compensacin Vigilada los resultados de la Inspeccin y se elabore un plan de mejoramiento.
230
Finalmente, se sugieren unos perfiles profesionales para el auditor que desarrolle la visita de inspeccin, vigilancia y control a las Cajas de Compensacin Familiar, teniendo en cuenta los siguientes Mdulos: Mdulo Inspeccin Administrativo y Legal: Profesional en Derecho, con Especializacin en Derecho Administrativo, 18 meses de experiencia relacionada. Mdulo de Inspeccin a la Gestin de los Servicios Sociales e Inversiones: Teniendo en cuenta el amplio contenido de este mdulo se necesitan profesionales de diferentes disciplinas como en: Administracin de Empresas, Ingeniera Industrial, Economa, Ingeniera Civil, Arquitectura, Contadura, Trabajo Social, con Especializacin en las reas relacionadas como en Finanzas, Mercadeo, Formulacin y Evaluacin de Proyectos, Salud Ocupacional, Auditora, entre otras. Para el rea de la Salud: Medicina, Odontologa, con especializacin en Auditora en Salud, Gerencia Hospitalaria, entre otras, 18 meses de experiencia relacionada. Mdulo de Inspeccin Financiera Contable: Profesional en Contadura Pblica, Economa, Administracin de Empresas, con Especializacin en Finanzas y 18 meses de experiencia relacionada. Modulo de apoyo Estadstico y Tecnolgico: Profesional en Estadstica, Matemticas, Economa, Ingeniera de Sistemas, con Especializacin en las reas relacionadas y 18 meses de experiencia relacionada.
231
PLAN DE MEJORAMIENTO Caja de Compensacin Familiar: Representante Legal: Nit:
Fecha Fecha Cdigo Descripcin Accin Descripcin % iniciacin terminacin RESPONSABLE OBSERVACIONES hallazgo hallazgo correctiva Metas CUMPLIMIENTO Metas Metas
AREA LEGAL 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 REA ADMINISTRATIVA 1 2 3 4
1 2 3 4
232
REA SERVICIOS SOCIALES 1 2 REA OPERATIVA - FONEDE 1 2 3 4 5 6 7 8 REA OPERATIVA - FOVIS 1 2 3 4 5 REA OPERATIVA - FONIEZ 1 2 INVERSIONES 1 2 3 REA DE SISTEMAS 1 2 3
233
4 5 6 7 REA OBRAS E INFRAESTRUCTURA 1 2
234
ANEXOS
235
MATRIZ DE NORMAS JURDICAS DE LA SUPERINTENDENCIA DEL SUBSIDIO FAMILIAR

IDENTIFICACIN Decreto extraordinario 0118 No AO 1957 ASUNTO TEMAS
Por el cual se decretan aumentos Aumento de salarios y su aplicacin. de salarios, se establece el subsidio familiar y se crea el servicio nacional Congelacin de las Cesantas. de aprendizaje.
Establecimiento del Subsidio Familiar. Creacin del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA. Pago de parafiscales por parte de los patronos (5%) de la nmina, que corresponde el (4%) al pago de Subsidio Familiar y el (1%) al SENA. Condiciones para obtener el derecho al subsidio familiar. Obligatoriedad de los patronos para pertenecer o afiliarse a las Cajas de Compensacin Familiar con excepcin de los patronos de empresas mineras, agrcolas y ganaderas o con ms de mil trabajadores. Condicionamiento del recaudo para el subsidio familiar y SENA. Sanciones a quienes no cumplan con el presente decreto. Naturaleza del subsidio familiar. Exencin de impuestos nacionales a las Cajas de Compensacin. Restriccin al comercio por parte de las Cajas de Compensacin. Exigencias a las Cajas de Compensacin para la presentacin de informes y pruebas legales
236
de sus afilados. Extensin del aumento de salarios a los empleados oficiales.
Decreto No 1521
1957
Por el cual se subsidio familiar
reglamenta
el Objeto del subsidio familiar

Adjudicacin por parte del ministerio a las Cajas de Compensacin de autonoma administrativa. Requisitos de las Cajas de compensacin familiar decreto. Direccin de las Cajas de Compensacin Control por parte del revisor fiscal a las cajas de compensacin Vencimiento los primeros 10 das par acreditar el derecho a recibir el Subsidio Familiar Caractersticas de los hijos para tener derecho al subsidio familiar Posibles fraudes por parte de los trabajadores al momento de registrar los hijos que nacen y mueren en las respectivas Cajas de Compensacin. Condiciones para el reconocimiento al subsidio familiar a los trabajadores. Perdida o suspensin del susidio familiar Remisin por parte de las cajas del 1% al SENA Sanciones a los patrones que incurran en fraude respecto a las sumas que deben aportar para constituirse luego del presente
237
para el subsidio familiar. Forma de pago del subsidio.
Decreto 1587
1963
Por el cual se organiza la Organizacin de la Superintendencia Nacional de Cooperativas Superintendencia Nacional de Vinculacin de la Superintendencia Nacional de Cooperativas al Ministerio de Trabajo Cooperativas.
Atribuciones de la Superintendencia Nacional de Cooperativas Atribuciones del Superintendente Nacional de Cooperativas Asignacin de la planta de personal y las estructuras de la Superintendencia Nacional de Cooperativas Fijacin de la cuota de sostenimiento obligatoria por parte de la Superintendencia Nacional de Cooperativas a las sociedades cooperativas, mutuarias, fondos de empleados y similares, con destino a la financiacin de la Superintendencia y de los distintos creados con este fin Presupuesto dado por el Gobierno a la Superintendencia Nacional de Cooperativas Control fiscal de la Superintendencia ser ejercido por la Contralora General de la Republica Facultades del Superintendente con los funcionarios de las dependencias de la Superintendencia Nacional de Cooperativas Capacidad de ajustar las funciones de las dependencias por parte del Superintendente Nacional de Cooperativas.
238
Decreto 1629
1963
Por el cual se establecen las Establecimiento de la Estructura de la Superintendencia Nacional de Cooperativas estructura, las funciones y la planta de personal de la Superintendencia Funciones de los jefes de las Divisiones Tcnicas Nacional de Cooperativas.
Funciones de los jefes de las Secciones Tcnicas Integracin de la divisin de Desarrollo Operativo Funciones de la seccin de Educacin Cooperativa Funciones de la seccin de Fomento Cooperativo Integracin y funciones de la Divisin Legal Funciones de la seccin de Reglamentacin y Consultas Funciones de la seccin de Personera y Registro Integracin de la divisin de Inspeccin y Vigilancia Funciones de la seccin de Auditoria Funciones de la seccin de Visitadores Integracin y funciones de la Divisin Administrativa Funciones de la seccin de Personal Funciones de la seccin de Presupuesto y Pagadura Funciones de la seccin de Servicios Generales
239
Ley 58
1963
Por la cual se hace extensivo el Se extiende el derecho al subsidio familiar a los empleados civiles y a los simples derecho al subsidio familiar a los trabajadores oficiales, dependientes de la Nacin, los Departamentos, los Municipios, el trabajadores oficiales y se dictan Distrito Especial de Bogot y las Intendencias y Comisaras. otras disposiciones.
Cada empresa deber destinar la suma equivalente al seis por ciento (6%) del monto de los respectivos sueldos y jornales.
Establecimiento del Consejo Consultivo de las Entidades Industriales dependiente del Ministerio de Educacin. Giros a las Escuelas Industriales e Institutos Tcnicos. Modificacin de los artculos 7 y 9 del Decreto 0118 de 1957. Caractersticas del trabajador para tener derecho al subsidio familiar. Establecimiento de noventa y seis (96) horas de trabajo para tener derecho al subsidio familiar. Monto del subsidio familiar. Salario requerido para acceder al subsidio familiar. Establece que el subsidio familiar se pagar por medio de las Cajas de Compensacin. Exceptan algunas entidades de Derecho Pblico para pagar directamente sin cajas de compensacin como intermediarios. Estos patronos deben tener autorizacin del Ministerio de Trabajo. Siguen vigentes los Decretos- Leyes 0118 y 249 para el pago de subsidio familiar en los
240
trabajadores de entidades pblicas como en las dems. Representacin de la Asociacin Colombiana Popular de Industriales ACOPI en el Consejo nacional y en los Seccionales del Servicio Nacional de Aprendizaje. Sanciones a los empresarios que no se acojan a la Ley 58 de 1963.
Ley 69
1966
Por la cual se establece la afiliacin Obligacin de los empleadores a pagar subsidio familiar a sus trabajadores por conducto de regional a las Cajas de una Caja de Compensacin Familiar que funcione en la ciudad o localidad donde se causen Compensacin Familiar y se dictan los salarios otras disposiciones
Facultad de crear Cajas en los departamento donde no existan Cajas de Compensacin Familiar Expedicin de certificados de paz y salvo por parte del SENA Prohibicin de pago directo del subsidio a los empleadores Excepcin de empleadores para pagar subsidio directo a los trabajadores Vigencia de la ley
Decreto3134
Ley
No 1968
Por el cual se reorganiza la Naturaleza y funciones de la Superintendencia Nacional de Cooperativas Superintendencia Nacional de Establecimiento del director de la superintendencia Nacional de Cooperativas Cooperativas
Organizacin de cooperativas
241
Funciones del superintendente Funciones secretaria general Funciones de la seccin de personal Funciones de la seccin de pagadura Funciones de la seccin de servicios generales Funciones d el divisin legal Funciones de divisin de desarrollo cooperativo Funciones de la divisin de control y vigilancia Funcione de las unidades asesoras y coordinadoras Funciones de integracin del comit de coordinacin Creacin de unidades regionales Control fiscal de la superintendencia Nacional de Cooperativas Atribuciones del superintendente
Ley 56
1973
Por la cual se dictan algunas Definicin y objetivo del Subsidio Familiar. disposiciones sobre el Subsidio Caractersticas del Subsidio Familiar. Familiar.
Forma de pago del Subsidio Familiar.
242
Trabajadores que no tienen derecho a recibir el Subsidio Familiar, por no cumplir con un nmero de noventa y seis horas cada veinticinco das. Requisitos que cumplir los hijos del trabajador para ser beneficiarios del Subsidio Familiar. Reclamo de doble subsidio a los hijos que sean invlidos, impedidos o anormales. Igualdad de derechos entre hijos normales y adoptivos para recibir los beneficios del subsidio, de la misma manera que para los hermanos menores que dependan del hermano trabajador. El pago del subsidio se realizar el ltimo da de cada mes o a mas tardar el da diez (10) del mes siguiente. Sanciones que el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social aplica a los empleadores que incumplan con el respectivo pago. Se modifican los artculos 1, 2, 3 y 4 de la Ley 58 de 1963, el artculo 2 de la Ley 69 de 1966 y derogados los Decretos 714 de 1965 y 3078 de 1966; y el Decreto 247 de 1967. Se posibilita que las entidades oficiales puedan pagarle directamente a la ESAP y al SENA los aportes establecidos por la Ley 58 de 1963. Las empresas privadas deben pagar el aporte por medio de una caja de compensacin que opere en el Departamento, Intendencia, Comisara, Distrito Especial de Bogot o municipio donde se causen los salarios de los trabajadores. Condicionamientos para la conformacin de Cajas de Compensacin: organizadas como corporaciones, tener personera jurdica y un mnimo de 500 empleadores que paguen el subsidio familiar, y dentro de este nmero de empleadores debe haber 10.000 trabajadores beneficiarios del subsidio.
243
En el pargrafo del artculo 16 se exceptan los departamentos y territorios que no tengan caja de compensacin alguna, para conformar una caja de compensacin sin cumplir los requisitos mencionados. Participacin de los trabajadores en las Juntas Directivas de las cajas de compensacin. Establecen los porcentajes de gastos de funcionamiento de las cajas de compensacin y de inversin, la cual tendr como preferencias los campos de la salud, la educacin, la vivienda, la alimentacin (inversin social). Financiacin para construccin o mejoramiento de vivienda para los trabajadores separadamente o en colaboracin con otras cajas, patronos, sindicatos u organizaciones especializadas- de acuerdo con lo que disponga el gobierno. Constitucin de fondos de ahorro y prstamo para vivienda y cooperativas de vivienda por parte de las Cajas de Compensacin, los cuales sern vigilados por la Superintendencia de Cooperativas. Pago por parte de las Cajas de Compensacin Familiar a la Superintendencia de Cooperativas para el funcionamiento de la misma.
Decreto No 611
1974
Por el cual se reestructura la Definicin de Superintendencia Nacional de Cooperativas. Superintendencia Nacional de Funciones generales de la Superintendencia Nacional de Cooperativas. Cooperativas
Estructura de la Superintendencia Nacional de Cooperativas. Funciones de las Secciones Departamentales. Funciones del Superintendente Nacional de Cooperativas
244
Funciones del Secretario General Funciones de la Seccin de Personal Funciones de la Seccin de contabilidad y pagadura Funciones del Grupo de Compras y Suministros Funciones del Grupo de Archivo Funciones del Grupo de Radicacin y Correspondencia Funciones del Grupo de Divulgacin, biblioteca y publicaciones Funciones de la Divisin Legal Funciones del Grupo Fondo de Empleados Funciones del Grupo de Sociedades Mutuarias Funciones del Grupo de Registro y Krdex Funciones de la Seccin de Reglamentacin y Consultas Funciones de la Seccin de Personeras Jurdicas y Reformas Funciones de la Divisin de Investigacin y Control Funciones del Grupo de Liquidaciones Funciones de la Seccin de Revisin y Anlisis Contable Funciones de la Seccin de Visitadura e Investigacin
245
Funciones de la Divisin de Desarrollo Cooperativo Funciones de la Seccin de Fomento Funciones de la Seccin de Educacin Funciones de la Seccin de Promocin de Cooperativas de Educacin Funciones de la Oficina Jurdica Funciones de Planeacin, Estadstica, Organizacin y Mtodos Funciones de la Oficina de Direccin y Coordinacin Regional Funciones de los Comits de Coordinacin Administrativa y Tcnica Funciones de la Comisin de Personal Dependencias Regionales de la Superintendencia Tipos de dependencias regionales Funciones de las Secciones Departamentales de la Superintendencia.
Decreto No 1004
1974
Por el cual se reglamenta la Ley 56 Forma de pago del subsidio familiar de 1973
Deberes de la Cajas de Compensacin familiar Caractersticas de los beneficiarios del Subsidio Familiar. Caractersticas de los beneficiarios del Subsidio Familiar
246
Escolaridad comprobada. Invalidez comprobada. Convivencia y dependencia de los hermanos menores hurfanos comprobada. Consignacin de subsidios. Aportes al SENA por parte del empleador Consejos directivos de las Cajas de Compensacin familiar. Destinacin del (5%) para gastos de las cajas. Objetivo del subsidio familiar Expedicin carnt de identificacin a cada trabajador por parte de las Cajas de Compensacin. Reglamentacin de almacenes o expendios de artculos de las Cajas de Compensacin Familiar. Creacin del Consejo Superior del Subsidio Familiar. Integracin del Consejo Superior del Subsidio Familiar. Funciones del Consejo Superior del Subsidio Familiar.
Decreto No 062
1976
por el cual se modifica la Constitucin del sector trabajo y seguridad social de la nacin organizacin administrativa del Ministerio de trabajo y seguridad
247
social
Funciones y objetivos del ministerio del trabajo y la seguridad social Funciones del Ministro de Trabajo y Seguridad Social. Funciones de la oficina de Planeacin y Economa laboral Funciones de la seccin de Estudios Econmico-laborales Funciones de la Seccin de Planeacin Sectorial Funciones de la Seccin de Estudios y Estadsticas. Funciones de la Oficina Jurdica Funciones del viceministro Funciones del Secretario General Funciones de la Direccin General Del Trabajo. Funciones de la Divisin de Relaciones Colectivas De Trabajo. Funciones de la Seccin de Negociacin Colectiva Funciones de la Seccin de Reglamentacin Y Registro Sindical. Funciones de la Seccin de Auditoria Sindical Funciones e la Divisin de Relaciones Industriales de Trabajo Funciones e la Divisin de Relaciones Generales de Trabajo Funciones de la Divisin de Inspeccin de Trabajo
248
Funciones de la Seccin de Visitadura del Trabajo Funciones del Grupo de Encuestas Laborales Funciones de las Divisiones Departamentales de Trabajo y Seguridad Social Funciones de las Inspecciones de Trabajo y Seguridad Social. Funciones de la Direccin General de la Seguridad Social Funciones de la Divisin de Estudio y Control de la Seguridad Social Funciones de la Seccin de Estudios Funciones de la Seccin de Control de Cajas de Compensacin Familiar Funciones de la Seccin de Control de las Instituciones de Previsin Social Funciones de la Seccin Legal Funciones de la Divisin de Salud Ocupacional
Decreto No 1040
1978
por el cual se reglamentan los Control fiscal y administrativo de las Cajas de Compensacin Familiar y las entidades, artculos 6, 28 y 30 del Decreto Ley dependencias y asociaciones que manejen o distribuyan subsidio familiar. 062 de 1976
Documentos que las Cajas de Compensacin Familiar deben presentar ante la Seccin de Control de Cajas de Compensacin Familiar. Informacin pertinente de las reuniones que afecten a las Cajas de Compensacin Familiar. Informacin sobre los nombramientos en las Cajas de Compensacin Familiar a la Seccin
249
de Control de las mismas. Exigencias de informacin de inversin de las Cajas de Compensacin Familiar por parte de la Seccin de Control. Restricciones a inversiones de las Cajas de Compensacin Familiar. Funciones y atribuciones de la Seccin de Control de Cajas de Compensacin.
Ley 24
1981
por el cual se transforma la Superintendencia Nacional de Cooperativas en Departamento Administrativo Nacional de Cooperativas, se fijan sus objetivos, estructura y funciones, se provee a su dotacin presupuestal y se dictan otras disposiciones
Reestructuracin de la Superintendencia Nacional de Cooperativas en Departamento Administrativo Nacional de Cooperativas. Objetivo y finalidad del Departamento Administrativo Nacional de Cooperativas. Funciones del Departamento Administrativo Nacional de Cooperativas. Entidades organizacionales nacionales y regionales. Estructura administrativa. Creacin del Consejo Nacional de Cooperativas. Atribuciones del jefe del Departamento Administrativo Nacional de Cooperativas. Funciones del Consejo Nacional de Cooperativas. Funciones de la Oficina de Divulgacin. Funciones de la Oficina Jurdica.
250
Funciones del subjefe del Departamento. Funciones de la Secretaria General. Funciones de la Seccin de Presupuesto y Pagadura. Funciones de la Seccin de Personal. Funciones de la Seccin de Organizacin y Mtodos. Funciones de la Seccin de Servicios Generales. Funciones de la Divisin de Planeacin y Desarrollo. Funciones de la Seccin de Planeacin y Estadstica. Funciones de la Seccin de Fomento y Programacin. Funciones de la Seccin de Educacin. Funciones de la Divisin de Operaciones. Funciones de la Seccin de Asesoras y Asistencia a las Regionales. Funciones de la Seccin de Ejecucin de Programas de Fomento. Funciones de la Divisin de Asuntos Legales. Funciones de la Seccin de Registro y Krdex. Funciones de la Seccin de Personeras Jurdicas y reformas. Funciones de la Seccin de Reglamentacin y Consultas.
251
Funciones de la Seccin de Fondos de Empleados y Sociedades Mutuarias. Funciones de la Divisin de Vigilancia y Control. Funciones de la Seccin de Liquidaciones. Funciones de la Seccin de Revisin y Anlisis Contable. Funciones de la Seccin de Visitadura e Investigaciones. Funciones de las Dependencias Regionales. Seleccin de funcionarios. Transferencia de Bienes Muebles e Inmuebles de la Superintendencia Nacional de Cooperativas al Departamento Administrativo Nacional de Cooperativas. Control Fiscal por parte de la Contralora al Departamento Administrativo Nacional de Cooperativas.
Ley 25
1981
Por el cual se crea la Creacin de la Superintendencia de Subsidio familiar como una unidad administrativa Superintendecia del Subsidio especial con personera jurdica y un patrimonio autnomo. Familiar y se dictan otras Funcionamiento de la Superintendencia, el cual se guiara por las normas de la presente ley disposiciones
Funciones ejercidas por la Superintendencia del Subsidio familiar de acuerdo a las disposiciones del Presidente de la Repblica y al Ministerio del Trabajo y Proteccin social. Funciones de vigilancia y control de la Superintendecia sobre las entidades sometidas a su control.
252
Organizacin y jerarqua de la Superintendencia del Subsidio Familiar. Atribuciones del Superintendente del Subsidio familiar. Funciones del secretario general de la Superintendencia. Establecimiento de las funciones de la seccin administrativa, la divisin de estudios y control, la seccin de evaluacin y proyectos, la seccin de registro y control, la divisin de inspeccin y vigilancia, la seccin de auditoria y la seccin de Visitadura. Descripcin de la facultad que posee el superintendente para sancionar tanto a los funcionarios de la entidades vigiladas como a las entidades mismas. Obligacin que tiene el superintendente de informar a la entidad sancionada la multa y las medidas que esta debe llevar a cabo para subsanar los problemas que dieron paso a la sancin. Investidura que tienen: el superintendente, los jefes de divisin y seccin de la superintendencia de subsidio familiar para actuar como jefes de polica en lo relacionado al control y vigilancia del subsidio familiar. Definicin legal de las Cajas de compensacin familiar. Obligacin de aportes de las cajas de compensacin para el mantenimiento y funcionamiento de la superintendencia. Autorizacin al Gobierno Nacional para que dentro de 180 das despus de la publicacin de la presente ley; proceda a: Determinar la planta de la Superintendencia y fijar sus asignaciones, determinar las calidades que debe tener el superintendente, crear , suprimir o fusionar los cargos de la planta de la Direccin General de Seguridad Social y de la Seccin de Control y seguridad social, y modificar sus funciones de acuerdo a la presente ley, adems de determinar las posibles inhabilidades, incompatibilidades y responsabilidades de
253
los funcionarios. Control fiscal de la Contralora General sobre la Superintendencia del subsidio familiar. Regulacin de los contratos celebrados por la superintendencia segn El decreto ley 150 de 1976. Atribuciones del superintendente para establecer mecanismos de regulacin interna con el fin de mejorar el cumplimiento de las funciones de la Superintendencia. Rgimen legal de los empleados de la Superintendencia. Rendicin de cuentas ante el Gobierno Nacional. Derogacin del articulo 30, y modificado en los artculos 4, 23, 27, 29, 31 y 32 del Decreto 062 de 1976 y las dems disposiciones que le sean contrarias.
Decreto2463
Ley
No 1981
Por el cual se determina el rgimen de inhabilidades, incompatibilidades y responsabilidades de los funcionarios de las Cajas de Compensacin Familiar y de las asociaciones de cajas y de sus organismos de direccin, administracin y fiscalizacin
Determinacin del rgimen de inhabilidades, incompatibilidades y responsabilidades de los funcionarios de las Cajas de Compensacin Familiar y de las asociaciones de cajas y de sus organismos de direccin, administracin y fiscalizacin. Impedimentos consanguneos y judiciales para ser miembro de los Consejos o Juntas Directivas, Directores Administrativos o Gerentes y los Revisores Fiscales de las Cajas o Asociaciones de Cajas. Condicionamiento para ser Revisor Fiscal. Anulacin del contrato por incumplimiento de disposiciones de este Decreto. Prohibicin de efectuar contratos a beneficio propio por parte de los funcionarios de las
254
Cajas de Compensacin o Asociaciones de Cajas. Obligatoriedad de informes de irregularidades a la Superintendencia del Subsidio Familiar. Aplicacin pertinente del Cdigo de Comercio a los altos cargos de Cajas de Compensacin o Asociaciones de Cajas. Obligatoriedad de adecuacin de los estatutos de las Cajas de Compensacin Familiar con las disposiciones presentes.
Ley 21
1982
Por el cual se modifica el rgimen Relacin jurdica del subsidio familiar del subsidio familiar y se dictan otras Descripcin y caractersticas del subsidio familiar disposiciones
Condiciones para embargar el subsidio familiar Forma de pago del subsidio Entidades obligadas a pagar el subsidio familiar y efectuar aportes para el SENA Entidades obligadas a pagar, adems del subsidio familiar y de los aportes al SENA, contribuciones a la ESAP, las Escuelas Industriales e Institutos Tcnicos Nacionales, Departamentales, Intendencias, Comisariales, Distritales y Municipales. Distribucin del 6% que los empleadores obligados a pagar el subsidio y los aportes cancelan. Destinacin de los aportes hechos por la Nacin, los departamentos, las intendencias, las comisaras, el Distrito Especial de Bogota y los municipios Destinacin de los aportes hechos por lo establecimientos pblicos, las empresas
255
industriales y comerciales y las empresas de economa mixta de los ordenes nacional, departamental, intendencial, comisariales, distritales o municipales Mecanismo especial de pago del subsidio familiar por parte del Ministerio de Defensa, las Fuerzas Militares, la Polica Nacional y los organismos descentralizados adscritos a dicho Ministerio. Caractersticas para definir como empleador a una persona natural o jurdica Como deben pagar los empleadores el subsidio y los dems aportes dispuestos por los artculos 7 y 8 de la presente ley. Entidades que pueden pagar directamente los aportes al SENA, a la ESAP y al Ministerio de Educacin. Definicin de nomina mensual de salarios Requisitos para ser trabajador beneficiario del subsidio familiar Definicin de trabajador permanente Trabajadores que tiene derecho al subsidio familiar segn nivel de ingresos Trabajadores que tienen derecho al subsidio familiar segn horas de trabajo Subsidio para quienes trabajan en mas de una empresa Consideracin sobre cuales son los das laborables Incapacidades validas para obtener el subsidio familiar Cnyuge que recibe el pago del subsidio familiar
256
Personas que dan derecho al Subsidio familiar Excepciones para no entregar el subsidio directamente al trabajador beneficiado Subsidio extraordinario Casos en los cuales el padre y la madre pueden cobrar subsidio familiar por los mismo Hijos Definicin de Cajas de compensacin familiar Requisitos para ser reconocida como Caja de Compensacin Funciones de las Cajas de Compensacin Sobre los giros que las Cajas le debe hacer al SENA. Forma como las Cajas deben distribuir los aportes recaudados por concepto del subsidio familiar Formas de ejecutar los rendimientos y productos lquidos de las operaciones efectuadas por las Cajas Excepciones al impedimento que tienen las cajas para entregar precios subsidiados, bienes o servicios a cualquier persona natural o jurdica Causales de la perdida de la calidad de miembro de la Caja a al que se este afiliado
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Medidas a tomar despus de la calidad de miembro de una Caja Encargados de dirigir la caja de compensacin familiar Funciones de la Asamblea General de las Cajas Revisor Fiscal obligatorio en todas las Cajas de Compensacin Funciones del Revisor Fiscal Miembros de los Consejos Directivos de las cajas y funciones de estos Eleccin de los representantes de los trabajadores a los Consejos Directivos Inhabilidades del Consejo Directivo, para su formacin y funcin Funciones de los Consejos Directivos Funciones del Director Administrativo Reglamentacin de los sistemas de votacin de las Asambleas generales de las Cajas Afiliacin de empleadores ala cajas de compensacin, situaciones de rechazo y comunicacin a la Superintendencia Reservas legales y reglamentacin de estas Cobros de las cajas de compensacin al SENA y su ejecucin de acuerdo al numeral 2 del articulo 43 de la presente ley Ocasiones en las que las cajas de compensacin puede adelantar obras conjuntas
258
Campos y orden en los que las cajas pueden emprender obras y programas sociales con el fin de atender el pago del subsidio en servicios o en especie Situaciones en las que el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social podr cambiar el orden que las cajas emprenden obras y programas sociales con el fin de atender el pago del subsidio en servicios o en especie Situaciones a tener en cuenta por la Superintendencia del Subsidio Familiar para aprobar o improbar obras y programas sociales de las cajas de compensacin familiar Facultad de los consejos directivos para fijar tarifas diferenciales progresivas Reglamentacin de la facultad que tienen las Cajas de Compensacin para realizar convenios con empleadores, sindicatos y organismos especializados pblicos y privados con el fin de llevar a cabo planes de financiacin, construccin y mejora de la vivienda para los trabajadores beneficiarios Acerca de la posibilidad que tiene las cajas para crear asociaciones mutualistas de ahorro Extensin para las cajas de compensacin de lo dispuesto en los artculos 18, 83, 85, 94 y 95 del Decreto numero 1598 de 1963; y el articulo 2 de la Ley 128 de 1936, para lo referente a las cooperativas Medidas legales para la liquidacin de una Caja de Compensacin
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Medidas especiales para el recaudo del subsidio familiar en el sector primario Pago del subsidio a trabajadores del rea de la agricultura, la silvicultura, la ganadera, la pesca, la minera la avicultura y la apicultura Medidas para que los pagos efectuados por concepto de salarios, subsidio familiar, aportes para el SENA, calzado y overoles para los trabajadores sean deducibles para efectos de impuestos. Pago del subsidio por parte de los empleadores descritos en el articulo 70 Beneficiarios del subsidio familiar del sector primario segn el articulo 18 Facultad de las entidades encargadas del pago del Subsidio familiar del sector agropecuario para establecer condiciones especiales de acreditacin para recibir el subsidio. Facultad de la Caja de Crdito Agrario, Industria y Minero para reglamentar lo Concerniente a la forma de pago del subsidio familiar Normatividad para invertir los saldos acumulados correspondientes a reservas o remanentes no exigibles a corto plazo de que disponga la Caja Agraria, as como los dineros correspondientes a cuotas del subsidio familiar no reclamados por sus beneficiarios. Porcentajes que la Caja de Crdito Agrario, Industrial y Minero debe remitir al SENA Porcentaje para gastos de administracin y para la creacin de un Fondo de reserva legal de fcil liquidez de la Caja de Crdito Agrario, Industrial y Minero. Normatividad dependencia exclusiva de la Caja de Crdito Agrario, Industrial y Minero para la administracin del subsidio familiar del sector primario.
260
Miembros del Consejo directivo de la Caja de Crdito Agrario, Industrial y Minero Miembros del Consejo Superior del Subsidio Familiar. Forma en que se designan a los representantes de los trabajadores ante el Consejo Superior del Subsidio Familiar Atribuciones del Ministerio del Trabajo y seguridad social para invitar personas al Consejo Superior del Subsidio Familiar Funciones del Consejo Superior del Subsidio Familiar Facultad del Consejo Superior del Subsidio Familiar para pedir apoyo a otras entidades publicas Sanciones al empleador que no se encuentre afiliado a una caja de compensacin familiar o a la Caja de Crdito Agrario, Industrial y Minero para pagar el subsidio de sus empleados Normatividad para que las cajas presten servicios de salud y suministren medicamentos a los afiliados del ISS. Mtodos que las cajas adapten sus proyectos sociales a la reglamentacin de la presente ley. Tiempo y normatividad para que las Cajas reformen sus estatutos de acuerdo a la presente ley. Facultad del Gobierno Nacional para hacer los traslados presupuestales que demanda el cumplimiento de la presente ley. Acerca de las partidas para el Subsidio Familiar en el presupuesto de los Departamentos, las Intendencias y las Comisaras, el Distrito Especial de Bogota, los Municipios y dems
261
entidades y organismos pblicos. Leyes previas que deroga la presente Ley. Vigencia de la Ley
Ley 31
1984
Por la cual se modifica la Ley 21 de Composicin de los Consejos Directivos de las Cajas de Compensacin Familiar. 1982 para reconocerles representacin autentica a los Escogencia de los representantes de los trabajadores beneficiarios. beneficiarios del subsidio familiar en los Consejos Directivos de las Cajas Derogacin del literal d) del artculo 3 del Decreto Ley 2463 de 1981. de Compensacin y se dictan otras disposiciones Por la cual se crea el Consejo Creacin del Consejo Nacional Laboral. Nacional Laboral
Ley 54
1987
Finalidad del Consejo Nacional Laboral. Definicin del Consejo Nacional Laboral. Funciones del Consejo Nacional Laboral. Integracin del Consejo Nacional Laboral. Representacin del Gobierno Nacional, empleados particulares y los trabajadores en el Consejo Nacional Laboral. Principio del Consenso dentro del Consejo Nacional Laboral. Colaboracin por parte de comisiones nacionales al Consejo Nacional Laboral
262
Establecimiento den los Departamentos, Intendencias y Comisaras de Consejos Regionales. Mantenimiento de la informacin y relaciones entre los empleadores, los trabajadores las Comisiones Nacionales y los Consejos Regionales por medio de una Secretara. Atribucin al Gobierno Nacional en cuanto al presupuesto del Consejo Nacional Laboral. Derogacin de leyes por parte de la presente Ley.
Ley 71
1988
Por la cual se expiden normas sobre Establece para las cajas de compensacin la obligacin de prestar servicios sociales a los pensiones y se dictan otras pensionados en la misma forma que los trabajadores activos: el 2% de aporte sobre el disposiciones monto de la pensin. Los pensionados no recibirn subsidio en dinero. Condiciones para la prestacin de los servicios de las Cajas de Compensacin
Decreto No 341
1988
Por el cual se reglamentan la Ley 25 de 1981, Por la cual se crea la Superintendencia de Subsidio Familiar y se dictan otras disposiciones y la Ley 21 de 1982, por la cual se modifica el rgimen del subsidio familiar y se dictan otras disposiciones
Consideraciones para la creacin del presente Decreto Sobre la constitucin de las cajas de compensacin familiar El acta de constitucin debe hacerse de acuerdo a lo dispuesto en los artculos 39, 40 y 41 de la Ley 21 de 1982 Datos que debe contener el acta Documentacin que el Director Administrativo provisional deber tramitar para la aprobacin y reconocimiento de la personera jurdica por parte de la Superintendencia del
263
Subsidio Familiar. Puntos que debe contener el estudio de factibilidad Medidas que debe llevar a cabo la Superintendencia del Subsidio Familiar despus de recibir la solicitud de aprobacin y reconocimiento de la personera jurdica de la corporacin Sobre el momento en el que la resolucin sea aprobada y se le reconozca la personera jurdica a la corporacin. Obligaciones de la corporacin despus de ejecutoriada la resolucin de aprobacin y reconocimiento de la personera jurdica Entes internos encargados de la direccin de la corporacin Eleccin del revisor fiscal Conformacin de la Asamblea General Reglas para las reuniones de la Asamblea General Convocatoria de la Asamblea General Sobre la actuacin del Superintendente del subsidio familiar en las convocatorias a las Asambleas Generales. Sobre quienes convocan a la Asamblea General Aspectos de los que se debe ocupar la Asamblea General Sobre el libro de actas de las reuniones de la Asamblea General
264
Convocatoria a reuniones extraordinarias Condiciones para validar las decisiones tomadas por la Asamblea Qurum de la Asamblea Funcionamiento general de las Asambleas Funcionamiento del Consejo Directivo Funciones del Revisor Fiscal Sobre el informe que el Revisor Fiscal debe presentar a la Asamblea General Sobre las Afiliaciones Sobre los Subsidios Aspectos Generales Activos Fijos Reserva Legal de las cajas de compensacin Aportes destinados al SENA Sobre Inversiones Control de la Superintendencia del Subsidio Familiar Intervencin en una Caja de Compensacin Familiar Disposiciones derogadas por el presente Decreto
265
Decreto No 784
1989
Por el cual se reglamentan Afiliados al Rgimen del Subsidio Familiar parcialmente las Leyes 21 de 1982 y Obligaciones de los empleadores sobre afiliacin 71 de 1988
Clasificacin de los Afiliados al Rgimen del Subsidio Familiar Afiliados a Cajas de Compensacin Familiar Obligaciones de las cajas para expedir carn de afiliacin Efectos del carn de afiliacin Contenido del carn de afiliacin Renovacin del carn de afiliacin Prorroga automtica del carn de afiliacin Indebida utilizacin del carn de afiliacin Campo de aplicacin de los programas sociales Organizacin de los programas sociales Objetivo de los programas sociales El subsidio Familiar en especie Forma de reconocimiento del subsidio Familiar en especie Modalidades existentes del subsidio Familiar en especie
266
El subsidio Familiar en servicios Administracin de los programas sociales Criterio para el establecimiento de los programas sociales Modalidades para la prestacin de los servicios de salud Finalidades de los servicios de salud Extensin gradual y racionalizada de los servicios de salud Participacin en planes y programas especiales Los servicios sociales de nutricin y mercadeo Ubicacin de los establecimientos de mercadeo Los programas de educacin Los programas sociales de vivienda Los servicios de crdito de fomento Los servicios de recreacin social Programas especiales de vacaciones Reglamentacin de la utilizacin de los servicios sociales Afiliacin de los pensionados al rgimen del subsidio familiar Aportes de los pensionados
267
Descuentos y giros de los aportes Servicios sociales para pensionados Prestacin de servicios para los pensionados Disposiciones generales Financiacin de las obras y programas sociales El subsidio en especie y en servicios en el sector primario Accesos a los servicios de otros grupos de poblacin Derogatoria de normas y vigencia
Ley 9
1989
Por la cual se dictan normas sobre Planificacin del desarrollo municipal planes de desarrollo municipal, compraventa y expropiacin de Definicin de espacio pblico bienes y se dictan otras Instrumentos para la adquisicin y expropiacin de inmuebles disposiciones.
Establece topes del valor de la vivienda de inters social de acuerdo al nmero de habitantes. Licencias y sanciones urbansticas
Ley 49
1990
Por la cual se reglamenta la Financiacin de la vivienda de inters social repatriacin de capitales, se estimula
268
el mercado accionario, se expiden Cuociente de recaudos de las cajas de compensacin familiar normas en materia tributaria, aduanera y se dictan otras Subsidio a la vivienda de inters social por parte de las cajas de compensacin familiar disposiciones
Reservas para vivienda Destinacin de parte de los nuevos recursos por impuestos sobre las ventas para subsidio de vivienda Destinacin de parte del impuesto a las importaciones para subsidio de vivienda Destinacin del impuesto sobre las ventas al cemento Vigencia y derogatorias
Decreto No 1531
1990
Por el cual se reglamentan los Representacin de los trabajadores beneficiarios del subsidio familiar en dinero en el artculos 3o. de la Ley 31 de 1984 y Consejos Directivos de las Corporaciones y en el Consejo Asesor de la caja de Crdito 79 de la Ley 21de 1982. Agrario, Industrial y Minero
Quienes son beneficiarios del subsidio familiar. Objeto de la representacin de los trabajadores Intereses de la representacin de los trabajadores Legitimidad de la representacin de los trabajadores Procedimiento para la escogencia de representantes de los beneficiarios Criterios para la prestacin de candidato
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Presentacin de las listas Listas de centrales obreras Caractersticas de las listas Perdida de calidad de representante de los trabajadores Escogencia de representantes Prohibicin de pertenecer a ms de un Consejo Directivo Suministro de la informacin relacionada con el total de beneficiarios del subsidio por parte de las Cajas de Compensacin a las centrales obreras La Superintendencia del Subsidio Familiar incluir en todas sus visitas de inspeccin la verificacin en debida forma de la composicin que segn la ley deben tener los rganos de administracin de las corporaciones, so pena de incurrir en causal de mala conducta por parte del funcionario que lo omita. Vigencia del presente decreto
Resolucin No 0143
1990
Por la cual se crea el comit de Creacin del comit de Vistitas visitas de la superintendencia del Conformacin del comit de Visitas Subsidio Familiar
Funcionarios que pueden asistir a las reuniones del comit Funciones del comit Informes que deben rendir al Superintendente Del Subsidio Familiar por parte de los
270
funcionarios comisionados y el jefe de la seccin de Visitadura.
Ley 2
1991
Por la cual se crea el Sistema Nacional de Vivienda de Inters Social, se establece el subsidio familiar de vivienda, se reforma el Instituto de Crdito Territorial, ICT, y se dictan otras disposiciones
Creacin del sistema nacional de vivienda de inters social Pautas para la creacin de los subsistemas de fomento o ejecucin, de asistencia tcnica y promocin a la organizacin social del Sistema Nacional de Vivienda de Inters Social Funciones del Ministerio de Desarrollo Econmico en el Sistema Nacional de Vivienda de Inters Social Coordinacin de las Administraciones Municipales, Distritales, de las reas metropolitanas y de la Intendencia de San Andrs y Providencia del Sistema Nacional de Vivienda de Inters Social Sobre el Subsidio Familiar de Vivienda Definicin de Solucin de Vivienda Definicin del Subsidio Familiar de Vivienda Beneficiarios del Subsidio Familiar de Vivienda Causales de restitucin del Subsidio Familiar de vivienda al Estado Objetivos del Subsidio Sobre el INURBE Objetivos del INURBE
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Funciones del INURBE Miembros de la Junta Directiva del INURBE Funciones de la Junta Directiva Sobre el Banco Central Hipotecario Objetivo del BCH Sobre operaciones del BCH que impliquen asumir costos no trasladables a los beneficiarios o conceder subsidios Sobre los Fondos de Vivienda de Inters Social y Reforma Urbana Manejo de los Fondos creados por los municipios, los distritos especiales, las reas metropolitanas y la intendencia de San Andrs y Providencia Objetivo de los Fondos de Vivienda de Inters Social y Reforma Urbana Conformacin de las juntas directivas de los fondos de vivienda de inters social y reforma urbana y de las entidades especializadas Constitucin del patrimonio y os recursos de los Fondos de Vivienda de inters social y reforma urbana Sobre los Departamentos, Intendencias y Comisaras Asistencia tcnica, administrativa y financiera a los municipios para la constitucin de los Fondos de Vivienda de Inters Social y Reforma Urbana Financiacin de los programas de vivienda de inters social de los municipios
272
Consejo de Vivienda de Inters Social Sobre los instrumentos financieros Acerca de la utilizacin de la fiducia en garanta Sobre la contratacin en entidades publicas Contratos de compraventa y de promesa de compraventa Sobre las Sanciones Presentacin de documentos falsos para la obtencin de un Subsidio Familiar Deberes del INURBE al detectar una posible violacin de las normas Falsificacin de la escritura publica de compraventa Disposiciones varias Incisos y artculos de la Ley 9 de 1989 modificados por la presente Ley
Ley 3
1991
Por la cual se crea el Sistema Nacional de Vivienda de Inters Social, se establece el subsidio familiar de vivienda, se reforma el Instituto de Crdito Territorial, ICT, y se dictan otras disposiciones.
Creacin del Sistema Nacional de Vivienda de Inters Social Integracin del Sistema Nacional de Vivienda de Inters Social Las entidades integrantes del sistema actuarn de conformidad con las polticas y los planes generales que adopte el Gobierno Nacional. El Sistema como mecanismo permanente de coordinacin, planeacin, ejecucin,
273
seguimiento y evaluacin de las actividades realizadas por las entidades que lo integran Propsito Sistema Nacional de Vivienda de Inters Social. Conformacin de subsistemas de fomento o ejecucin, de asistencia tcnica y promocin a la organizacin social, y de financiacin Polticas y planes de vivienda social en los departamentos, intendencias a travs de los Fondos de Vivienda de Inters Social y reforma urbana Establecimiento del Subsidio Familiar de Vivienda como un aporte estatal en dinero o especie, otorgado por una sola vez al beneficiario Caractersticas del Subsidio Familiar de Vivienda Define quienes pueden ser beneficiarios del Subsidio Familiar. Determina qu es una solucin de vivienda.
Decreto No 2150
1992
Por el cual se reestructura la Superintendencia Familiar del
Naturaleza y adscripcin
Subsidio Objetivos de la Superintendencia del Subsidio Familiar

Competencia de la Superintendencia. Instituciones a vigilar Estructura orgnica de la Superintendencia Conformacin de Consejo Asesor Funciones del Consejo Asesor
274
Funciones del Superintendente Funciones de la oficina de Planeacin y Desarrollo Funciones de la Oficina de Informtica Funciones de la Oficina de Auditoria Interna Funciones de la Divisin Legal Funciones de la Divisin Financiero-Contable Funciones de la Divisin Operativa Funciones de la Secretaria General Creacin Grupos de Trabajo Normas aplicables para la desvinculacin de empleados de la Superintendencia por efectos reestructuracin de la misma. Autorizaciones Presupuestales para dar cumplimiento al Decreto. Presentacin de Pliego de Cargos. Informe de evaluacin de procesos en contra de funcionarios de la Superintendencia. Planta actual. Disposiciones para la planta actual con relacin a la reestructuracin de la Superintendencia del Subsidio Familiar. Control Interno.
275
Vigencia y Derogacin del presente Decreto.
Ley 42
1993
Sobre la organizacin del sistema Preceptos que regulan los principios, sistemas y procedimientos de control fiscal financiero; de control fiscal financiero y los de los organismos que lo ejercen en los niveles nacional, departamental y municipal y los organismos que lo ejercen procedimientos jurdicos aplicables.
Instituciones u Organizaciones sujetas de control fiscal. Instituciones u Organizaciones sujetas de control fiscal en el orden territorial. Definicin del concepto control fiscal como funcin pblica. La Contralora General de la Repblica como organizacin estatal que ejerce el control fiscal. Principios, sistemas y procedimientos tcnicos del control fiscal. Control financiero Control de legalidad Control de gestin Control de resultados Revisin de cuentas Juicio fiscal por operaciones fraudulentas. Modalidades de control fiscal
276
Procedimientos. Control excepcional por parte de la Contralora General de la Repblica. Definicin de Hacienda Nacional Contabilidad Presupuestaria Certificacin de la situacin de las cuentas del Estado al Congreso y al Presidente de la Repblica por parte de la Contralora General de la Repblica. Estadstica fiscal del Estado. Vigilancia de los emprstitos garantizados por la Nacin por parte de la Contralora General de la Repblica. La Contralora General de la Repblica como auditora y certificadora del balance general del ao fiscal inmediatamente anterior.
Ley 100
1993
Por la cual de crea el Sistema de Principios Generales Seguridad Social Integral y se dictan Sistema de Seguridad Social Integral otras disposiciones
Principios a los que estar sujeto el servicio publico esencias de seguridad social Sobre el Derecho a la Seguridad Social Sobre el Derecho al servicio publico de Seguridad Social Creacin del Sistema de seguridad social integral
277
Objetivos del Sistema de seguridad social integral mbito de accin Sistema de seguridad social integral Conformacin del Sistema de seguridad social integral Destinacin de los recursos El sistema de seguridad social en salud Disposiciones Generales Objetivo de la presente ley Fundamentos del Servicio Publico Intervencin del Estado Integrantes del Sistema General de Seguridad Social en salud Caractersticas Bsicas del Sistema General de Seguridad Social en Salud Sobre los afiliados al sistema Tipos de participantes en el sistema general de seguridad social en salud Beneficios para desmovilizados Garantas de los Afili8ados Deberes de los Afiliados y de los Beneficiarios Deberes de los Empleadores
278
El Rgimen de Beneficios Plan Obligatorio de Salud La Cobertura Familiar Preexistencias Atencin Bsica Atencin Materno Infantil Riesgos catastrficos y accidentes de transito Atencin inicial de urgencias Planes Complementarios Sobre la Direccin del Sistema Orientacin de la Direccin del Sistema El Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud Funciones del Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud Sobre las Funciones del Ministerio de Salud El Sistema General de Seguridad Social en Salud a nivel territorial Consejos Territoriales de Seguridad Social en Salud La organizacin del sistema general de seguridad social en salud
279
Definicin de las entidades Promotoras de Salud Funciones de las Entidades Promotoras de Salud Campo de Accin de las Entidades Promotoras de Salud Requisitos de las Entidades Promotoras de Salud Tipos de Entidades Promotoras de Salud Prohibiciones para las Entidades Promotoras de Salud Incentivos para un Mejor Servicio Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud Sistema de Acreditacin de las Instituciones Prestadoras de Salud Sobre los Pagos Moderadores Garanta de Atencin a los Usuarios Mantenimiento hospitalario Evaluacin tecnolgica Sobre las prioridades de dotacin hospitalaria Direccin de los hospitales pblicos Incentivos a los trabajadores y profesionales de salud Informacin a los usuarios
280
Informacin de los usuarios Promocin de asociaciones de usuarios Sobre la Administracin y Financiacin del Sistema Conformacin del Sistema General de Seguridad Social Definicin del Rgimen Contributivo Afiliados y Beneficiarios del Rgimen Contributivo Monto y Distribucin de las cotizaciones Administracin del rgimen contributivo Incapacidades De las licencias por maternidad De la atencin de los accidentes de trabajo y la enfermedad profesional Suspensin de la Afiliacin Sanciones para el Empleador Definicin del Rgimen Subsidiado Creacin del Rgimen Subsidiado Beneficiarios del Rgimen Subsidiado Recursos del Rgimen Subsidiado
281
Reglas bsicas para la administracin de Rgimen de Subsidios en Salud Sobre la Participacin de las cajas de compensacin familiar Creacin y operacin del Fondo de Solidaridad y Garanta Estructura del Fondo de Solidaridad y Garanta Financiacin de la Subcuenta de Compensacin Financiacin de la Subcuenta de Solidaridad Financiacin de la Subcuenta de Enfermedades Catastrficas y Accidentes de Transito Impuesto social a las armas y municiones Sobre la vigilancia y control del sistema Informacin requerida Informacin para la vigilancia del recaudo Control y Evaluacin de la Calidad del Servicio de Salud Revisora Fiscal Control Fiscal Rgimen Sancionatorio Veeduras Comunitarias Obligaciones de las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud
282
Sobre la Superintendencia Nacional de Salud
Decreto No 1485
1994
Por el cual se regula la organizacin mbito de aplicacin y funcionamiento de las Entidades Promotoras de Salud y la proteccin Responsabilidades de las Entidades Promotoras de Salud al usuario en el Sistema Nacional de Sobre la organizacin y funcionamiento de las entidades promotoras de salud Seguridad Social
Obtencin del certificado de funcionamiento Denominacin social de las Entidades Promotoras de Salud Sobre el Rgimen Patrimonial Monto del capital o fondo social y aumentos Variacin del capital por orden de autoridad Reserva Legal Sobre el margen de solvencia Margen de solvencia sobre pagos anticipados Sobre los limites a las operaciones financieras e inversiones Operaciones financieras no autorizadas Restricciones a las operaciones realizadas entre la entidad promotora de salud y sus subordinadas
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Regulacin de Inversiones Sobre la Regulacin de la libre escogencia en entidades promotoras e instituciones prestadoras Rgimen general de la libre escogencia Obligaciones Especiales Sobre el rgimen de contratacin para la prestacin del plan obligatorio de salud Contratos para la prestacin del plan obligatorio de salud Contratos pata la prestacin de planes complementarios Promocin de la Afiliacin Responsabilidad de los promotores Organizacin autnoma de los promotores Identificacin frente a terceros Registro de promotores Capacitacin Utilizacin conjunta de promotores Prohibicin para las entidades promotoras de salud y sus promotores Recaudo, pago y transferencias de recursos por instituciones financieras
284
Contenidos del contrato con las instituciones financieras Disposiciones varias Conflicto de interese y practicas no autorizadas Afiliacin de personas exceptuadas del sistema de seguridad social en salud Control y vigilancia de las entidades aseguradoras Sistemas de Informacin Vigencia del Presente Decreto
Ley 115
1994
Por la cual se expide la Ley General Obligacin de las Cajas de Compensacin de contar con programas de educacin bsica y de Educacin educacin media
Prioridad de participacin en estos programas de los hijos de los trabajadores beneficiarios del subsidio familiar
Decreto No 1902
1994
Por el cual se reglamentan los Trabajadores que tienen derecho al subsidio familiar en dinero. artculos 39 y 190 de la Ley 115 de 1994 sobre Subsidio Familiar para Ofrecimiento de educacin bsica y media a los trabajadores por parte de las Cajas de Compensacin Familiar. Educacin no Formal y Programas de Prioridad para los hijos de los afiliados a las Cajas de Compensacin en los establecimientos Educacin Bsica y Media de las educativos pertenecientes a las mismas. Cajas de Compensacin Familiar
Los programas de educacin bsica y media que ofrezcan las Cajas estarn sujetos a la
285
inspeccin y vigilancia por parte de las respectivas Secretaras de Educacin Departamentales o Distritales y debern ser comunicados a la Superintendencia del Subsidio Familiar para lo de su competencia.
Resolucin 0165
1997
Por la cual se conforma el Comit Conformacin del Comit de Defensa Judicial y Conciliacin, encargada de controlar y de Defensa Judicial y Conciliacin de atender los procesos judiciales que tenga inters la Superintendencia del Subsidio familiar, la Superintendencia del Subsidio y se reglamento su funcionamiento Familiar. Por la cual se modifica la Ley 9 de Consideraciones iniciales 1989, y la Ley 3 de 1991 y se Objetivos y principios generales. dictan otras disposiciones.
Ordenamiento del territorio. Accin urbanstica Plan de ordenamiento territorial Determinantes de los planes de ordenamiento territorial Normas urbansticas generales y complementarias Actuacin urbanstica
Ley 388
1997
Ley 549
1999
Por la cual se dictan normas en mbito de aplicacin de la ley. materia de vivienda, se sealan los objetivos y criterios generales a los Crditos de vivienda en Unidades de Valor Real (UVR) cuales debe sujetarse el Gobierno
286
Nacional para regular un sistema especializado para su financiacin, se crean instrumentos de ahorro destinado a dicha financiacin, se dictan medidas relacionadas con los impuestos y otros costos vinculados a la construccin y negociacin de vivienda y se expiden otras disposiciones.
Objetivos y criterios de la presente ley. Derecho constitucional de vivienda digna Definicin del UVR Participantes en el sistema de financiacin de vivienda. Creacin del Consejo Superior de Vivienda. Integracin del Consejo Superior de Vivienda. Participacin de las Cajas de Compensacin Familiar en el Consejo Superior de Vivienda. Funciones del Consejo Superior de Vivienda Recursos para la financiacin de vivienda. Vigencia de la presente ley.
Resolucin 0431
1999
Por medio de la cual se interviene Intervencin del proceso de afiliacin de los empleadores del departamento de Norte de el proceso de afiliacin a las cajas Santander a las Cajas de Compensacin Familiar, Caja de Compensacin Familiar del Norte de compensacin del departamento de Santander de Norte de Santander.
Ordena a cada una de las cajas de compensacin familiar con radio de accin en el departamento de Norte de Santander, que se abstengan de promover, solicitar, recibir o aprobar solicitudes de afiliacin de empleadores Estas Cajas de Compensacin slo podrn orientar los recursos humanos, econmicos y las campaas para promover, solicitar, recibir o aprobar solicitudes de afiliacin de empleadores que vayan a vincularse por primera vez al sistema del Subsidio Familiar, as
287
como hacia los aportantes morosos. Obligacin de remitir por parte de las Cajas un listado de los empleadores afiliados Notificacin de la presente resolucin
Ley 633
2000
Por la cual se expiden normas en materia tributaria, se dictan disposiciones sobre el tratamiento a los fondos obligatorios para la vivienda de inters social y se introducen normas para fortalecer las finanzas de la Rama Judicial
El Fondo Obligatorio para Vivienda Social, Fovis Porcentajes mnimos de aportes para el Fovis Destinacin de los Recursos del Fovis Manejo Financiero Programas de capacitacin no formales Manejo del Fovis Asignacin de Subsidios Acceso al subsidio Proyectos colectivos en vivienda de inters social Concurrencia de las entidades publicas del orden nacional, departamental o municipal en proyectos de vivienda de inters nacional Afiliacin de los trabajadores por cuenta propia Vigencia y derogatorias
288
Vigencia de las Normas legales referentes a los regimenes tributario y aduanero especiales para el Departamento de San Andrs, Providencia y Santa Catalina
Resolucin No 379
2000
Por la cual se adecua el Comit de Integrantes del Comit Defensa Judicial y Conciliacin de la Superintendencia del Subsidio Participacin y delegacin de los funcionarios que integran el Comit Familiar a los requerimientos sealados en el decreto 1214 de Sesiones ordinarias y extraordinarias 2000
Funcionarios que asisten al Comit con voz pero sin voto Funciones del Comit de Conciliacin Vigencia de la resolucin Derogacin de la Resolucin 0165 de 1997
Decreto No 1214
2000
Por el cual se establecen funciones Campo de Aplicacin: Entidades y Organismos de Derecho Pblico del orden nacional, para los Comits de Conciliacin departamental, distrital y de los municipios capital de departamento y los entes
descentralizados de estos mismos niveles. Definicin del Comit de Conciliacin Integracin del Comit de Conciliacin Invitaciones de funcionarios al Comit de Conciliacin Sesiones y votacin
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Funciones del Comit de Conciliacin Red Nacional de Informacin Vigencia del decreto
Resolucin No 400
2000
Por la cual se adopta el Adopcin por Superintendencia del Subsidio Familiar el procedimiento procedimiento de visitas y la metodologa para la Intervencin Administrativa metodologa para una intervencin Objetivo del procedimiento Administrativa
Marco legal para llevar a cabo el procedimiento Conformacin del Comit de Visitas Grupo interdisciplinario de trabajo Coordinacin de la visita Aspectos legales Procesos judiciales Contratos y convenios Escrituras pblicas Aspectos que deben tenerse presente en el subsidio
de visitas y la
Servicios sociales de las Cajas de Compensacin Familiar: Recreacin, Mercadeo, Educacin, Vivienda, Biblioteca Capacitacin, Salud, Nutricin, Crditos por Servicios y
290
Crditos de Fomento para Industrias Familiares. Comparacin de la cobertura poblacional durante los ltimos dos periodos. Capacitacin para los procedimientos de visitas
Decreto No 789
2002
Por la cual se dictan normas para Definicin del sistema de proteccin social apoyar el empleo y ampliar la proteccin social y se modifican Objetivo de las pensiones algunos artculos del Cdigo Objetivo de los programas de salud Sustantivo del Trabajo
Sobre la creacin del Fondo de Proteccin Social Fuentes de financiacin del Fondo de Proteccin Social Definicin del subsidio al empleo Administracin del subsidio temporal de empleo Empresas beneficiadas por el subsidio temporal de empleo Condiciones de las empresas para obtener el beneficio Responsabilidad que le genera al Estado el subsidio temporal de empleo Zonas prioritaria de aplicacin del programa de subsidios de empleo Personas que tienen derecho al subsidio familiar en dinero Tiempo por el cual el beneficiario recibir el subsidio familiar
291
Personas a cargo del trabajador que generan derecho al subsidio familiar Acerca de la Cuota Monetaria Disposiciones temporales acerca del traslado de trabajadores de una caja a otra Facultades de la Superintendencia para acotar las diferencias entre cuotas de Cajas localizadas en un mismo departamento o ciudad. Facultades extraordinarias del Gobierno Nacional para que expida normas frente a los trminos y condiciones a que debe sujetarse la Cuota Monetaria en el Sistema de Compensacin Familiar Normatividad para la facultad extraordinaria del Gobierno Nacional anteriormente nombrada Administracin de los recursos para el fomento del empleo y proteccin al desempleo a travs del fondo de empleo Funciones de la Superintendencia del Subsidio Familiar en el control del Fondo del Empleo Fuentes de recursos del Fondo Monto de recursos que se usaran para los costos administrativos del Fondo Disposiciones para las Cajas de Compensacin que participen en una entidad de crdito vigilada por la Superintendencia Bancaria. Porcentaje que las Cajas deben destinar para programas de microcrdito Empresas que pueden solicitar el crdito
292
Creacin del Subsidio al desempleo Administracin del subsidio al desempleo Reglamentacin de los requisitos de seleccin para el subsidio de desempleo Creacin del Fondo de desempleo de acuerdo a los artculos 2 y 8 de la presente ley. Servicios para desempleados con vinculacin anterior a las cajas de compensacin familiar. Beneficios para las personas a cargo del desempleado que estuvo vinculado anteriormente con una caja de compensacin. Pensionados con derecho a una tarifa preferencial para acceder a los programas de capacitacin, recreacin y turismo social de las cajas Rgimen de apoyo para desempleados con vinculacin anterior a las cajas de compensacin familiar Rgimen de apoyo para desempleados sin vinculacin anterior a cajas de compensacin familiar Capacitacin para insercin laboral Rgimen especial de aportes para la promocin del empleo Rgimen especial de aportes al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, al SENA y a las cajas de compensacin familiar Empleadores excluidos del pago de los aportes especiales al ICBF, al SENA y a las cajas de compensacin Condiciones para alas empresas que pretendan contratar conforme a la disposicin que las
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excluye del pago de aportes especiales Porcentaje mximo de las exenciones Caractersticas jurdicas de una persona jefe cabeza de hogar desempleado Caractersticas de los trabajadores adicionales Rgimen especial de aportes para estudiantes Caractersticas de los beneficiados con el Rgimen especial de aportes para estudiantes Rgimen de contribuciones al Sistema de Salud para trabajadores independientes Facultades del Gobierno con el Rgimen de contribuciones al Sistema de Salud para trabajadores independientes Funciones de las cajas de compensacin, se adicionan a la ley 21 de 1982 Tramites para la Liquidacin de las cajas de compensacin familiar Gastos de administracin y contribuciones para supervisin. Montos mximos para estos. Rgimen de afiliacin voluntaria para expansin de cobertura de servicios sociales Deberes de los desempleados para obtener los mismos beneficios que los dems afiliados a las cajas, a excepcin del subsidio monetario Reglamentacin de los aportes voluntarios a las cajas de compensacin Rgimen de inspeccin y vigilancia Obligaciones de la Superintendencia frente a los recursos que administran las cajas y las de
294
la Superintendencia nacional de salud frente a los recursos que administran las entidades promotoras de salud Entidades que de acuerdo a lo previsto en el articulo 48 de la Constitucin no estarn obligadas a cancelar contribuciones a las Contraloras Principios para efecto de solicitudes de informacin que se deban tramitar por otros rganos diferentes a las entidades mencionadas en la presente Ley Tiempo de vinculacin de las personas naturales que sean designadas por la Superintendencia del subsidio familiar y la de salud para los procesos de intervencin Entidades encargadas de la inspeccin, la vigilancia y el control de las operaciones de crdito previstas en el numeral 11 del articulo 16 de esta ley Rgimen de transparencia Actividades que de ser llevadas a cabo por las Cajas de Compensacin serian motivo de sancin. Cdigo de Buen Gobierno Sanciones cuando se compruebe traslado de o retencin de empleadores mediante violacin de alguna de las normas vigentes Medidas a tomar por parte de las Cajas cuando una empresa tenga mora mayor a dos meses o inexactitud en los mismos Campos en los cuales la Superintendencia de industria y comercio vigilara a las cajas de compensacin, de acuerdo a las Leyes 155 de 1959 y 256 de 1996 y el Decreto-ley 2153 de 1992 y dems normas que los reglamenten o modifiquen Tiempo de inhabilidad de los directores y subdirectores de las cajas de compensacin para
295
ser elegidos en una eleccin popular Elecciones de los representantes de los trabajadores ante los Consejos Directivos, modificado el numeral 2 del articulo 1 de la Ley 31 de 1984 Manejo de conflicto de intereses Parentescos que originan conflicto de intereses Funciones y facultades de la Superintendencia del Subsidio Familiar Actualizacin de la Relacin Laboral y la Relacin de Aprendizaje respecto al trabajo ordinario y nocturno con respecto al trabajo dominical y festivo Trabajo dominical ocasional Compensacin en dinero de vacaciones Culminacin unilateral del contrato de trabajo sin justa causa Indemnizacin por falta de pago Disposiciones para proceder a la terminacin del contrato de trabajo Trabajadores a los cuales se les aplicara lo dispuesto en el inciso 1 del articulo 29, referente a la indemnizacin por falta de pago Naturaleza y caractersticas de la relacin de aprendizaje
296
Definicin Contrato de aprendizaje Elementos particulares y especiales del contrato de aprendizaje Departamentos para los cuales el Gobierno Nacional destinara una partida especial con el fin del reconocimiento del pago de los contratos de aprendizaje Modalidades especiales de formacin tcnica, tecnolgica, profesional y terico-practica empresarial. Empresas que deben vincular obligatoriamente aprendices Empresas que voluntariamente podrn tener un aprendiz Cuotas de aprendices en las empresas Monetizacin de la cuota de aprendizaje Seleccin de aprendices Listado de oficios materia del contrato de aprendizaje Entidades que podrn formar aprendices Reconocimiento para efectos de la formacin profesional impartida directamente por la empresa Distribucin y alternancia de tiempo entre la etapa lectiva y productiva del aprendiz Creacin y objetivo del Fondo Emprender Reglamentacin del Fondo Emprender
297
Apoyo de sostenimiento para aprendices Sistema Nacional de Registro Laboral Proteccin de Aportes y Otras Disposiciones Aportes a la Seguridad Social Estmulos para el proceso de capitalizacin Creacin de una comisin de seguimiento y verificacin de las polticas de generacin de empleo previstas en la presente Ley Miembros de la el proceso de capitalizacin Creacin de una comisin de seguimiento y verificacin de las polticas de generacin de empleo. Tiempo en que actuara la Comisin Funciones de la comisin de seguimiento y verificacin de las polticas de generacin de empleo. Resultados de la comisin de seguimiento y verificacin de las polticas de generacin de empleo. Cesantas en el sector publico Unidad de empresa Porcentaje base para el calculo de los aportes parafiscales
298
Medidas para el control a la evasin de los recursos parafiscales Jornada laboral flexible Disposiciones derogadas por la presente Ley
Decreto No 2340
2003
Por el cual se reglamenta la Ley 789 de 2002 en lo relacionado con la administracin y gestin de los recursos para el crdito y se dictan medidas para acceder a los beneficios del Fondo para el Fomento del Empleo y Proteccin al Desempleado.
Definiciones de micro, pequea y mediana empresa Definicin del microcrdito Formas de administracin del programa de microcrdito por parte de las Cajas de Compensacin. Recursos del Fondo para el Fomento del Empleo y Proteccin al Desempleado para programas de crdito para Micro, Pequeas y Medianas empresas Programas de crdito administrados por las Cajas de Compensacin Familiar Criterios para el no reembolso de parte del crdito Garanta del Fondo Nacional de Garantas Convenios de la Cajas de Compensacin Familiar con el Fondo Nacional de Garantas con el fin de ampliar las garantas de crditos Principios bsicos que orientan la actividad del crdito Crdito otorgado con recursos de las Cajas de Compensacin Familiar Fondos de Capital de Riesgo
299
Rgimen de inversiones en los fondos de capital de riesgo Inspeccin, vigilancia y control de las operaciones de crdito Requisitos para acceder a los beneficios del Fondo para el Fomento al Empleo y Proteccin al Desempleado con vinculacin anterior a las Cajas de Compensacin Familiar Requisitos para acceder a los beneficios del Fondo para el Fomento al Empleo y Proteccin al Desempleado sin vinculacin anterior a las Cajas de Compensacin Familiar Jefes cabeza de hogar desempleados Terminacin o prdida del beneficio Improcedencia del rgimen de beneficios Capacitacin para el proceso de insercin laboral Deberes de las Cajas de Compensacin Familiar para organizar la informacin de los desempleados.
Decreto No 3450
2003
Por el cual se modifica el pargrafo Modificacin del pargrafo del artculo 12 del Decreto 2340 del 19 de agosto de 2003. del artculo 12 y el pargrafo 1 del artculo 13 Modificacin del pargrafo 1 del artculo 13 del Decreto 2340 del 19 de agosto de 2003 del Decreto 2340 de 2003.
La Superintendencia del Subsidio Familiar o la entidad que haga sus veces, adaptar el formulario previsto en el Decreto 2340 Vigencia del presente decreto
300
Ley 828
2003
Por la cual se expiden normas para Modificacin del pargrafo 2 del artculo 50 de la Ley 789 de 2002 el Control a la Evasin del Sistema Obligacin de las entidades estatales a incorporar en los contratos que celebren, como de Seguridad Social.
obligacin contractual, el cumplimiento por parte del contratista de sus obligaciones frente al Sistema de Seguridad Social Integral, parafiscales (Cajas de Compensacin Familiar, SENA e ICBF) Control por parte del Ministerio de la Proteccin Social. Trmites ante el Ministerio de la Proteccin Social. Sanciones Administrativas. Requerimiento de informacin. Conductas punibles. Reglamenta la Ley 789 de 2002 en relacin con la administracin del fondo para fomento al empleo y proteccin al desempleado, control a la evasin y rgimen de transparencia, categoras tarifaras, presupuestos de las Cajas de Compensacin, entre otros.
Decreto 555
2003
Por el cual se crea el Fondo Creacin, naturaleza jurdica y jurisdiccin del Fondo Nacional de Vivienda Nacional de Vivienda FOVIVIENDA
Objetivos del Fondo Nacional de Vivienda Funciones del Fondo Nacional de Vivienda Direccin y administracin del Fondo Nacional de Vivienda
301
Integrantes del Fondo Nacional de Vivienda Recursos y patrimonio del Fondo Nacional de Vivienda
Decreto No 827
2003
Por el cual se reglamentan los Reglas para la administracin y gestin del fondo para el fomento del empleo y proteccin artculos 6, 7, 10, 11, 16 numerales al desempleo 8 y 13, 20, 21 numeral 2 y 24 de la Ley 789 de 2002, en lo relacionado Administracin de los recursos con la Administracin
Gestin de los Recursos Reglas para la apropiacin por parte de las cajas de compensacin familiar de los recursos del Fondo de Fomento del Empleo y Proteccin al Desempleo Categoras tarifaras para los servicios sociales de las cajas de compensacin familiar Aplicacin de categoras tarifaras para trabajadores dependientes del rgimen especial de aportes Aplicacin de categoras tarifaras para trabajadores independientes del rgimen de afiliacin voluntaria para expansin de servicios sociales Aplicacin de categoras tarifaras para desempleados Aplicacin de categoras tarifaras para pensionados Control a la evasin y rgimen de transparencia Acuerdos de pago
302
Rgimen de transparencia Facultades de la Superintendencia del Subsidio Familiar en el rgimen de transparencia Operaciones no representativas Principios que regirn los presupuestos de las cajas de compensacin familiar Programas y proyectos de inversin e incorporacin al presupuesto Proyectos y programas que se encuentran dentro del Rgimen de autorizacin general Otras disposiciones Consejos directivos Liquidacin del Subsidio Familiar Programas de atencin integral a la niez y jornada escolar complementaria Normas para el Fovis Negociacin de bienes inmuebles Mercadeo de las cajas de compensacin familiar Vigencia del Decreto
Decreto No 2286
2003
Por el cual se reglamenta el artculo Objeto del presente decreto 13 de la Ley 789 de 2002, en lo relacionado con la acreditacin de Caractersticas o condiciones para la exclusin de pago de los aportes por parte de los
303
condiciones y el procedimiento para la exclusin del pago de aportes al Rgimen del Subsidio Familiar, Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA, e Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, ICBF.
empleadores al Rgimen del Subsidio Familiar, Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA, e Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, ICBF. Acreditacin de condiciones de los trabajadores adicionales. Los aportes al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, ICBF; Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA, y Cajas de Compensacin Familiar sern verificados directamente por la Caja de Compensacin Familiar correspondiente, sin que el empleador deba acreditar ante la misma el certificado de paz y salvo respectivo. Solicitud de las Cajas de Compensacin al DANE la tasa estadstica de desempleo de la regin que opera la misma Registro y procedimiento para la exclusin en el pago de aportes. supervisin del Ministerio de la Proteccin Social sobre el cumplimiento de lo dispuesto en el presente decreto Vigencia del presente decreto
Decreto Ley No 1769 2003
Por el cual se expiden los trminos y las condiciones a que debe sujetarse la cuota monetaria en el Sistema de Compensacin Familiar, rgimen de organizacin, funcionamiento y tiempo de implantacin
Objetivo del Decreto Definiciones adoptadas para la aplicacin del Decreto Procedimiento para fijar la cuota monetaria Cuota monetaria Medidas cuando los giros de una caja de compensacin no superen el porcentaje obligatorio
304
Subsidio de ajuste y cuotas monetarias Cuociente departamental establecido Periodo de transicin Principios Excepciones Vigencia del Decreto
Ley 812
2003
Por la cual se aprueba el Plan Sobre el Sector de la Proteccin Social Nacional de Desarrollo 2003-2006, Pagos a IPS hacia un Estado Comunitario
Criterios de Habilitacin Sobre la gestin de la salud publica Polticas de recursos humanos en salud Sistemas tarifarios Reestructuracin de IPS publicas Contratacin de Entidades del orden territorial Depuracin de las bases de datos del SISBEN Subsidios parciales para la afiliacin al Sistema general de seguridad social en salud
305
Prestacin de los servicios a la poblacin no asegurada de eventos POS-S de poblacin afiliada al rgimen subsidiado Regu0lacin del uso de la tecnologa en salud Autorizacin a las Empresas Sociales del Estado y Empresas Promotoras de Salud publicas Condiciones para que operen las exenciones y reducciones por generacin de empleo Licencia de paternidad Suministro de informacin Aseguramiento universal Convenios de Asociacin Numero nico de Identificacin Medidas para el Fortalecimiento del Sistema General de Seguridad Social en Salud Desarrollo integral de la primera infancia
Decreto No 2340
2003
por el cual se reglamenta la Ley 789 de 2002 en lo relacionado con la administracin y gestin de los recursos para el crdito y se dictan medidas para acceder a los beneficios del Fondo para el Fomento del Empleo y Proteccin al
Administracin del Fondo del Fomento al empleo y proteccin al desempleado y rgimen del crdito. Formas de administracin del programa de micro crdito por parte de las Cajas de Compensacin. Funciones de las Cajas de Compensacin Familiar.
306
Desempleado
Recursos del Fondo para el Fomento del Empleo y Proteccin al Desempleado para programas de crdito para Micro, Pequeas y Medianas empresas. Programas de crdito administrados por las Cajas de Compensacin Familiar. Criterios para el no reembolso de parte del crdito. Garanta del Fondo Nacional de Garantas. Principios bsicos que orientan la actividad del crdito. Fondos de Capital de Riesgo. Rgimen de inversiones en los fondos de capital de riesgo La inspeccin, vigilancia y control de las operaciones de crdito previstas Requisitos para acceder a los beneficios del Fondo para el Fomento al Empleo y Proteccin al Desempleado con vinculacin anterior a las Cajas de Compensacin Familiar Requisitos para acceder a los beneficios del Fondo para el Fomento al Empleo y Proteccin al Desempleado sin vinculacin anterior a las Cajas de Compensacin Familiar. Terminacin o perdida de los beneficios o subsidios del Fondo para el Fomento al Empleo y Proteccin al Desempleado
Decreto No 515
2004
Por el cual se define el Sistema de Objeto y campo de aplicacin del Decreto Habilitacin de las Entidades Administradoras del Rgimen Sobre la Habilitacin Subsidiado, ARS.
307
Condiciones para la habilitacin Condiciones de Operacin Capacidad tcnico-administrativa Capacidad Financiera Capacidad Tecnolgica Condiciones de permanencia de las cajas Condiciones de capacidad tcnico-administrativa Condiciones de capacidad financiera Condiciones de capacidad tecnolgica y cientfica Procedimiento para la habilitacin y verificacin del cumplimiento de las condiciones de habilitacin Sobre la entidad competente para otorgar la habilitacin Solicitud de habilitacin Habilitacin de las entidades autorizadas Verificacin del cumplimiento de las condiciones de habilitacin Operacin regional de las Administradoras del Rgimen Subsidiado habilitadas e inscritas Practicas no autorizadas
308
Revocatoria de la habilitacin Efectos de la Revocatoria de la habilitacin Retiro voluntario de las Entidades Administradoras del Rgimen Subsidiado Sobre las Cajas de Compensacin Familiar Sobre la operacin individual de las cajas de compensacin familiar Sobre la operacin conjunta de las cajas de compensacin familiar Sobre los convenios de asociacin de las cajas de compensacin familiar Disposiciones Finales y de Transicin Definicin de requisitos, condiciones y estndares Vigencia y derogatorias
Decreto No 00586
2004
Por el cual se modifica el Decreto Modificacin del artculo 14 del Decreto 2340 de 2003 2340 de 2003, en lo relacionado con las medidas para acceder a los Jefes Cabeza de Hogar Desempleados. beneficios del Fondo para el Fomento del Empleo Terminacin o prdida del beneficio. y Proteccin al Desempleado.
Improcedencia del rgimen de beneficios. otorgamiento de los subsidios de que tratan los artculos 10 y 11 de la Ley 789 de 2002 establecimiento de los mecanismos idneos para verificar el cumplimiento de los requisitos
309
de que tratan los artculos 12 y 13 del Decreto 2340 de 2003 por parte de as Cajas de Compensacin Familiar Vigencia del presente decreto
Ley 920
2004
Por la cual se autoriza a las cajas Las Cajas de Compensacin Familiar podrn adelantar la actividad financiera con sus de compensacin familiar adelantar empresas, trabajadores, pensionados, independientes y desempleados afiliados en los actividad financiera y se dictan otras trminos y condiciones que para el efecto reglamente el Gobierno Nacional. disposiciones.
Verificacin, control y vigilancia de la actividad financiera de las Cajas de Compensacin por la Superintendencia Bancaria Creacin de secciones especializadas de ahorro y crdito. Separacin de las operaciones de ahorro y crdito, de las operaciones, activos, pasivos y patrimonio de la respectiva Caja de Compensacin Familiar. Prohibiciones a las Cajas de Compensacin Familiar y a las secciones especializadas de ahorro y crdito Regulacin de la actividad de las Cajas de Compensacin Familiar con seccin especializada de ahorro y crdito Remisin a las normas del Estatuto Orgnico del Sistema Financiero. Establecimientos de crdito y organismos cooperativos de carcter financiero vigilados por la Superintendencia Bancaria.
310
Decreto 975 2004
Por el cual se reglamentan parcialmente las Leyes 49 de 1990, 3 de 1991, 388 de 1997, 546 de 1999, 789 de2002 y 812 de 2003 en relacin con el Subsidio Familiar de Vivienda de Inters Social en dinero para reas urbanas.
Definicin del Subsidio Familiar de Vivienda. Objeto del Subsidio Familiar de Vivienda. Tipos de soluciones de vivienda. Las cantidades del subsidio de acuerdo a la poblacin. Quines tienen derecho al subsidio de vivienda Las modalidades de soluciones de vivienda a las cuales puede aplicarse el subsidio Banco de proyectos habitacionales. Postulacin a los subsidios. Periodo de vigencia de postulaciones.
Resolucin No 0184
2004
Por medio de la cual se determinan los valores a transferir por las Cajas de Compensacin Familiar cuyo porcentaje no super el obligatorio del 55% despus de pagar las cuotas monetarias
Determina las Cajas de Compensacin Familiar cuyo subsidio en dinero al cierre del ejercicio de 2003, es inferior al 55% con base en la informacin financiera con corte a 31 de diciembre de 2003. Las Cajas receptoras de los valores objeto de la transferencia debern, una vez ejecutoriado este acto administrativo, proceder a pagar un valor adicional como cuota monetaria a sus beneficiarios. Recuerda a las Cajas de Compensacin la obligatoriedad de que se ajusten al porcentaje mnimo obligatorio del 55%, teniendo en consideracin el decreto 1769 de 2003. Obligacin de comunicar lo resuelto dentro de los cinco siguientes das a los Directores
311
Administrativos de las Cajas de Compensacin. Vigencia de la presente resolucin.
Resolucin No 0426
2006
Por medio de la cual se adopta el Adopcin del Sistema de Indicadores Sistema de Indicadores para fortalecer la gestin de las Cajas de Finalidad del Sistema de indicadores: mejorar los instrumentos de Inspeccin, Vigilancia y Control a cargo de la Superintendencia del Subsidio Familiar Compensacin Familiar
Fortalecimiento de la adecuada prestacin de los servicios a cargo de las Cajas de Compensacin Familiar con sujecin a los principios de eficiencia y solidaridad. Megaobjetivo de las Cajas de Compensacin Familiar Finalidades que deben cumplir las Cajas de Compensacin por medio de sus acciones. Mapa estratgico de las Cajas de Compensacin Familiar. Perspectiva de impacto a la poblacin por parte de las Cajas de Compensacin Perspectiva de los procesos de negocios internos (gestin de las cajas) Perspectiva de aprendizaje y crecimiento Perspectiva financiera Criterios utilizados para la construccin de los indicadores del sistema Estructura General del Sistema
312
Establecimiento de metas y reporte de informacin
Resolucin No 00487 2006
Por la cual se revoca la Resolucin 0426 de 2006, mediante la cual se adopt el Sistema de Indicadores para fortalecer la gestin de las Cajas de Compensacin Familiar
Revocacin de la Resolucin 0426 del 23 de agosto de 2006 debido a constantes manifestaciones (va telefnica y mail) por parte de las Cajas de Compensacin Familiar, frente a su contenido. Mencin del Cdigo Contencioso Administrativo Recurso extraordinario de revocacin directa Acto Administrativo no es conforme con el inters pblico o social.
Resolucin No 0560
2006
Por la cual se dictan medidas de orden Administrativo y se confieren delegaciones para la ordenacin del gasto en materia de contratacin estatal y para diferentes actuaciones administrativas en la Superintendencia del Subsidio Familiar
Creacin del Comit de Adjudicaciones de los contratos de la Superintendencia del Subsidio Familiar Integracin del Comit de Adjudicaciones Funciones del Comit de Adjudicaciones. Deliberacin del Comit de Adjudicaciones Conformacin del Grupo de Integracin de Necesidades Funciones del Grupo de Integracin de Necesidades Sesiones del Grupo de Integracin de Necesidades Deliberacin del Grupo de Integracin de Necesidades
313
Funciones del comit de contratacin directa inferior o igual a 15 salarios mnimos legales mensuales vigentes. Sesiones del comit de contratacin directa inferior o igual a 15 salarios mnimos legales mensuales vigentes. Funciones de la delegacin para la ordenacin del gasto y celebracin de contratos. Facultades del jefe de la oficina jurdica. Funciones de los secretarios de los comits. Informes de gestin Vigencia de la presente resolucin.
Resolucin No 656
2006
Por medio de la cual se aplican los recursos remanentes el Fondo de Subsidio Familiar de Vivienda FOVIS, correspondiente a la vigencia 2005, para atender la segunda prioridad definida en la ley 49 de 1990
Asignacin a las Cajas de Compensacin Familiar los recursos de segunda prioridad que asciendan a DOSCIENTOS TREINTA Y OCHO MILLONES QUINIENTOS SEIS MIL PESOS MCTE. Ordenan a las Cajas de Compensacin Familiar relacionados en la parte motiva que asignen remantes definidos para atender a la segunda prioridad. Procedimiento para llevar a cabo la asignacin de los recursos Notificacin del contenido de la presente resolucin a los representantes legales o apoderados de las Cajas de Compensacin.
314
Resolucin No 0030 2007
Por la cual se certifican el cuociente nacional y particular de recaudos correspondiente a las Cajas de Compensacin Familiar, para determinar la transferencia al FOVIS, FOSYGA, Fondo para el Fomento al Empleo y Proteccin al Desempleo y Fondo para la Atencin Integral a la Niez y Jornada Escolar Complementaria
Certificacin del cuociente nacional aplicable al ao 2007 Equivalente Listado de Cajas de Compensacin Familiar y sus respectivos cuocientes Establece para cada caja los porcentajes a aplicar sobre los aportes del 4% de que trata la ley 789 de 2002 Departamentos en los cuales las Cajas de Compensacin no estn obligadas a destinar recursos para el FOVIS en el componente de vivienda de inters social. Listado de apropiacin de vivienda para cada una de las Cajas de Compensacin Notificacin de la presente resolucin personalmente a los Directores Administrativos de las Cajas de Compensacin Familiar Vigencia y ejecucin de la presente resolucin.
315

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SUPERINTENDENCIA DEL SUBSIDIO FAMILIAR GUIA DE INSPECCION PARA LA VIGILANCIA Y CONTROL A LAS CAJAS DE COMPENSACIN FAMILIAR

GUIA DE INSPECCION PARA LA VIGILANCIA Y CONTROL A LAS CAJAS DE COMPENSACIN FAMILIAR

GUA DE INSPECCION PARA LA VIGILANCIA Y CONTROL A LAS CAJAS DE COMPENSACIN FAMILIAR

AMBIENTE ADMINISTRATIVO Y LEGAL DE LAS CCF

AMBIENTE DE LA INFORMACIN FINANCIERA Y CONTABLE DE LAS CCF

Seguimiento al plan y medidas

Medidas cautelares o Sanciones

Norma de la SSF, mediante la cual se reglamenta el procedimiento de visitas en las CCF.

CAPITULO I PARTE GENERAL3

AMBIENTE ADMINISTRATIVO Y LEGAL DE LAS CCF

AMBIENTE DE LA INFORMACIN FINANCIERA Y CONTABLE DE LAS CCF

5 Expedido al amparo del artculo 20 transitorio de la constitucin poltica de 1991.

Estructura del Sistema del Subsidio Familiar

Ley 21 de enero 22 de 1982, capitulo v, artculo39. Decreto 2150 de 1992, artculo 3. 23

(Num. 8. Art. 16 L 789)

8,0 2,0 27,0 20,5 3,5 3,0 10,0 3,0 1,0

Mandato Gestin Poltica Gestin Programtica Visin

Norma ISO 19011 52

PERSONALIDADES DEL AUDITADO

Norma ISO 19011 53

Los confiados. Los ocupados. Los atentos.

GESTION DE UN PROGRAMA DE AUDITORIA

Comit de Visitas de Auditora

Objetivos y amplitud Responsabilidades Recursos Procedimientos

Competencia y Evaluacin del Visitador Auditor Actividades de

Actuar ( Mejora del Programa de

Establecimiento Plan Anual de Visitas.(PAV)

MAPA DE RIESGOS (MRC)19

Nombre Cajas de Compensacin Familiar CAJA 1 CAJA 2 CAJA 3

Fonede subsidio al desempleo con vinculacin

Fonede a) micro crdito

Caja Focalizacin Cobertura

Fonede capacitacin laboral 1 5 1

COMIT DE VISITAS (COVI)

Resolucin 33 de 2007, que reform la resolucin 400 de 2000

LAS ACTIVIDADES DE LA VISITA DE AUDITORIA

Flujograma del PAV de Visitas de Auditora.

Socializacin del Plan General de Visitas.

Plan General aprobado, firmado y divulgado mediante correo electrnico.

Expedicin de la Resolucin de Comisin.

Oficio del Secretario General.

Oficio del coordinador del equipo auditor.

Evidencia en papeles de trabajo.

Realizar el anlisis de la informacin, evidencias y soportes.

Acta de cierre de la visita.

Estudio y discusin de hallazgos y recomendaciones.

Informe de visita. Papeles de trabajo archivados de acuerdo a las tablas de retencin.

Estudio del informe de visita y los papeles de trabajo.

Socializacin del informe a la Caja.

Oficio de la Divisin Legal dando traslado a la Caja de las observaciones y recomendaciones.

Productos obtenidos A B,C,D, Agenda propuesta prxima reunin. Firmas Anexos

Para la programacin de las visitas se dise la siguiente plantilla:

CCF COMFASUCRE (V.Ordinaria)

GESTION SOCIAL ADMINSTRATIVA FRO CONTABLE LEGAL

COMFAMILIAR DEL ATLANTICO (V.Ordinaria)

FRO CONTABLE ADTO

COMFENALCO ARMENIA (V.Ordinaria)

FLOR GNECCO ARREGOCS Superintendente del Subsidio Familiar

NELSON JAIME OLAYA Secretario General

Nombre del responsable ndice de referencia. Marcas de auditora.

Inciales del visitador que prepara el papel.

CAPITULO II PARTE ESPECIAL

GUIA PARA EL MODULO INSPECCION ADMINISTRATIVA Y LEGAL