5 pasos para lograr un proyecto de Business Intelligence exitoso

Los proyectos exitosos de Business Intelligence (BI) son ms que la implementacin de una solucin dentro del periodo y el presupuesto establecidos.
El verdadero xito debe medirse con respecto a la forma en que la solucin de BI mejora el desempeo general mediante una mayor eficacia en la generacin de reportes, la planificacin, las funciones financieras y las medidas de desempeo. Esto ayudar a que los proyectos de BI de las organizaciones formen parte de la tasa estimada de xito, que es del 30 por ciento. Se ha escrito mucho sobre la forma de medir el retorno de la inversin para BI, y la conclusin general es que no es fcil obtener informacin tangible de las ventajas iniciales. A medida que las organizaciones adoptan de manera ms general los enfoques de planeacin y anlisis, cumplimiento normativo y previsin, se vuelve ms fcil identificar los beneficios a largo plazo. Las empresas que quieran saber ms sobre cmo implementar una solucin BI con xito, deben evaluar el xito que han tenido otras empresas, incluidos sus implementaciones y su uso de BI, y compararlo con sus propias iniciativas. Tambin es importante que las organizaciones aprendan de los fracasos de otras organizaciones y eviten repetirlos. Este artculo identifica y explora cinco pasos que las organizaciones deben seguir para evitar los fallos que son comunes para negocios que implementan una solucin de BI. Estos pasos cubren reas como la identificacin del problema de negocios, el uso de la herramienta de BI, la entrega de datos, las iniciativas de capacitacin y el desarrollo de un esquema de trabajo que lleve a seleccionar la solucin correcta para la organizacin. Estas cinco reas dan una visin general de los puntos que deben identificarse antes de implementar BI dentro de una organizacin o una unidad comercial. Primero: Identificar el problema de negocios El primer paso para asegurar el xito de un proyecto es identificar el problema de negocios de BI. Cuando una empresa sabe perfectamente qu es lo que no funciona, puede no slo empezar a buscar formas para corregirlo, sino identificar los recursos adecuados, generar una

aceptacin y asignar prioridades a las medidas que tomar para atacar el proyecto. Para generar un retorno de la inversin, la solucin de BI debe corresponder con un problema de negocios de la organizacin; de lo contrario, implementar una herramienta de consultas particulares, un cubo de procesamiento analtico en lnea (OLAP) o un tablero de control no ser una medida que genere ventajas a largo plazo. Desafortunadamente muchas veces se impone una solucin de BI a las unidades de negocios buscando cumplir con el objetivo de tecnologa de la informacin (TI) en lugar de cubrir una necesidad de la organizacin. Algunas veces las organizaciones se involucran con las iniciativas generales y pierden de vista los beneficios reales que BI proporciona en cuanto a gestin del desempeo, colaboracin, flujo de trabajo, mejoras a los procesos, etc. Para lograr una aceptacin, la comunidad de usuarios debe formar parte del proceso de identificacin del problema. Aun cuando la decisin de seguir con la implementacin viene de la direccin, necesita la informacin sobre los requisitos de los usuarios, ya que puede representar la diferencia entre implementar una herramienta que funciona como propuesta de valor e implementar una que puede percibirse como intil. Segundo: Determinar las expectativas con respecto al uso Por lo general, una vez que se ha implementado un sistema de BI en una organizacin, su uso aumenta y supera las expectativas iniciales. Por ejemplo, es posible que en una organizacin supongan que la implementacin de BI implicar 10 a 20 usuarios, cuando en realidad sean 400 usuarios al mes los que consulten los datos. De acuerdo al diseo inicial de la plataforma, el sistema no puede crearse

para que soporte una cantidad tan grande de consultas, y muy probablemente fallar y har que los usuarios dejen de creer en este nuevo sistema y que posiblemente vuelvan a la estabilidad del ambiente que tenan antes de la implementacin de BI. Adems de la falta de confianza, puede parecer intil seguir esforzarse para hacer que un sistema inestable funcione o para vivir los retrasos o invertir el tiempo necesario para crear un ambiente estable. Cuando las expectativas no son realistas, se genera una frustracin que puede hacer que la organizacin dude en utilizar BI. Por lo general es ms fcil cuando estos sistemas se adoptan en una parte de la organizacin, ya que los dems departamentos o unidades de negocios ven las ventajas y empiezan a adoptar el sistema. Sin embargo, es necesario determinar de antemano el uso que se espera hacer de BI. Otro factor que hay que tomar en cuenta es el tipo de herramienta de BI que se usar. Por ejemplo, un conjunto de reportes estticos no ayudarn al director de ventas que debe aumentar las ventas y quiere analizar las tendencias, la distribucin de productos y el desempeo de su departamento. Lo ms conveniente para l sera una herramienta de visualizacin de datos que maneje estas cuestiones y sirva para desarrollar un plan basado en el anlisis de las tendencias. Tercero: Comprender la entrega de datos Reunir la informacin correcta para generar reportes y llevar a cabo anlisis es vital para dar valor a las organizaciones. La identificacin de los datos requeridos es un proceso que toma tiempo, pero es la columna vertebral de BI. Adems es necesario definir con anticipacin cmo se identificar qu datos se entregarn, cules son las actividades adecuadas de purga de datos y si los datos se entregarn en lote o en

tiempo real. Si los datos no se purgan o no se limpian cuando es necesario, entonces las herramientas de front-end de BI no darn a la organizacin el valor adecuado. Las soluciones de BI imparten valor a travs del anlisis de los datos, de manera que es vital que dichos datos lleguen cuando se requiere, en el formato adecuado y en el momento correcto. Adems de las herramientas de extraccin, transformacin y carga (ETL), la calidad y la purga de los datos deben ser aspectos inherentes a la entrega de BI dentro de la empresa. En realidad, a falta de una iniciativa de gestin de los datos maestros (MDM) en toda la empresa, las unidades de negocios que implementen BI sern quienes deban encargarse de proporcionar datos precisos. Algunas empresas tienen ideas equivocadas y creen que su solucin de BI les dar las herramientas para resolver sus problemas con los datos. Las soluciones de BI pueden proporcionar procesos constantes relacionados con la calidad de los datos, pero no son innatos a las ofertas de software. Algunas herramientas de BI contienen funciones mejores de integracin y calidad de los datos, pero hay otros proveedores que suponen que la organizacin es quien debe encargarse de ello. Las organizaciones deben implementar estructuras de gestin de datos para reducir las frustraciones que producen los problemas con los datos. Cuarto: Implementar las iniciativas de capacitacin Una forma para contribuir al xito de un proyecto es decidir cundo se llevar a cabo la capacitacin. Las iniciativas de capacitacin deben empezar durante o antes de la fase de implementacin. Sin embargo, en muchas organizaciones, inician meses antes de la implementacin misma. En estos casos, los empleados se

entusiasman con el sistema nuevo y todo lo que podrn hacer con l, pero cuando finalmente llega el momento de la implementacin algunas veces meses ms tarde-, la excitacin inicial y la aceptacin han disminuido y, lo que es ms importante, los usuarios han olvidado sus nuevas habilidades. Para volver a generar un impulso hay que repetir la capacitacin y gastar dinero y tiempo. Nunca es fcil lograr que en una organizacin se acepten los cambios. Los usuarios se apegan a sus procesos actuales, aunque estos no necesariamente sean productivos. La aceptacin no es algo que se da inmediatamente al mostrarles a los usuarios el valor inherente de BI, ya que cambiar toda la forma en que hacen negocios. Crear un programa de capacitacin y ofrecerla a tiempo ayuda a los usuarios a aplicar sus nuevas habilidades inmediatamente y a que acepten mejor el sistema. Quinto: Seleccionar vertical u horizontal una solucin

Las organizaciones deben identificar qu les traer ms valor: una solucin vertical creada especficamente para la industria de la organizacin o el departamento o una solucin horizontal que puede crecer con ellas. Por ejemplo, una organizacin debe decidir si necesita una herramienta genrica de generacin de reportes, anlisis y consultas que abarque todas sus operaciones, o si necesita desarrollar un proceso y una forma de cumplimiento con la ley Sarbanes Oxley (SOX) o la ley de responsabilidad y portabilidad de seguro mdico (HIPAA). La respuesta ayudar a la organizacin a definir qu tipo de solucin satisface mejor sus necesidades. Adems, el uso de BI en el futuro y su uso anticipado pueden ayudar a determinar si una solucin horizontal o vertical ser lo mejor para las necesidades de la organizacin. Aquellas organizaciones que deban apegarse a ciertas normas y

reglamentos pueden aprovechar las soluciones verticales porque los proveedores han desarrollado soluciones para cumplir con los requisitos especficos de cumplimiento normativo. Las soluciones horizontales deben personalizarse mucho para aumentar su calidad, y esto implica gastos adicionales de dinero y tiempo en el desarrollo de las soluciones. Las organizaciones que pertenecen a las industrias verticales deben considerar las soluciones verticales que podrn cubrir sus necesidades de fbrica. Las soluciones verticales pueden satisfacer los requisitos generales de una industria o un departamento en particular, pero como las soluciones de BI horizontales no se basan en modelos de datos especficos, pueden ser ms verstiles para las demandas cambiantes de la organizacin. Por lo tanto, una empresa que prev un crecimiento de BI rpido en toda la organizacin, encontrar mayores beneficios en la capacidad para desarrollar

soluciones de acuerdo a las necesidades individuales. Esto tiene que ver con la identificacin del problema del negocio y la anticipacin a las necesidades futuras de la organizacin. Conclusin Con demasiada frecuencia, los proyectos de BI no logran satisfacer las expectativas de las organizaciones. Sin embargo, es posible evitar dicho fracaso si se lleva a cabo una investigacin y una planeacin y se cuenta con una metodologa slida. Para ayudar a garantizar el xito de los proyectos de BI, las empresas deben seguir estos cinco pasos esenciales: identificar los problemas de su negocio, determinar cmo usarn sus soluciones de BI, saber cmo y cundo se entregarn los datos, implementar las iniciativas de capacitacin de los usuarios en los momentos adecuados y desarrollar un esquema para seleccionar el tipo de solucin que mejor se adapte a las necesidades de sus organizaciones.

Artculo Tomado de: TEC - Technology Evaluation Center. Cinco pasos para lograr un proyecto de Business Intelligence exitoso Autor: Lyndsay Wise Fecha: Junio 18/ 2007