por Virginia Caccuri

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101 Secretos Excel

Captulo

Optimizar la estructura de los libros

Una buena manera de comenzar nuestro trabajo en Excel 2007 es optimizando la estructura de los libros que vamos a utilizar, organizando tanto los aspectos relacionados con el entorno de trabajo como con las acciones especficas que podemos realizar con las hojas de clculo que forman parte de un libro.

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Personalizar la Barra de herramientas de acceso rpido 14 Limitar el rango de desplazamiento de la hoja de clculo 16 Insertar o eliminar varias hojas de clculo simultneamente 17 Crear un rea de trabajo 19 Cambiar la fuente predeterminada 21 Crear plantillas personalizadas 22 Ver el contenido de un libro antes de abrirlo 26 Copiar una hoja de clculo 27 Abrir Excel en un libro determinado 28 Crear un ndice de hojas en el libro 31 Crear un hipervnculo a una celda especfica 35 Crear hipervnculos a sitios web o a direcciones de correo electrnico 38 Algunas opciones avanzadas de edicin 41 Modificar opciones de almacenamiento predeterminadas 42 Recuperar datos de un libro daado 44 Resumen 55 Actividades 56

1. OPTIMIZAR LA ESTRUCTURA DE LOS LIBROS

Personalizar la Barra de herramientas de acceso rpido

Cuando comenzamos cualquier tipo de trabajo o proyecto, lo primero que tenemos que hacer es preparar las herramientas que utilizaremos. Es decir que, en primer lugar, tendremos que buscar y ubicar los elementos que vamos a requerir, y quitar los que no necesitamos. Esto es vlido tanto para elaborar una rica comida, para planificar una reunin de la oficina y, por supuesto, tambin para trabajar con Microsoft Excel. Lo primero que debemos identificar cuando implementamos planillas de clculo en Excel son los comandos que necesitamos tener a mano; es decir, aquellos comandos que vamos a usar de forma habitual, para poder acceder a ellos con un simple clic del mouse, sin necesidad de buscarlos entre las fichas y grupos que forman parte de la Cinta de opciones. Excel 2007 contiene una Barra de herramientas de acceso rpido (generalmente, est ubicada en la parte superior de la pantalla, a la derecha del Botn de Office), que es una barra de herramientas personalizable en la que podemos incluir o quitar los comandos que deseemos. En forma predeterminada, esta barra muestra los comandos Guardar, Deshacer y Rehacer. Los comandos que coloquemos en la Barra de herramientas de acceso rpido actuarn en forma independiente de la ficha que activemos. Esta particularidad nos permite hacer una agrupacin de comandos personalizada, agregando los que utilizamos con mayor frecuencia para evitar tener que buscar cada uno de ellos, en sus ubicaciones originales, cada vez que tenemos que aplicarlos. Para agregar comandos a la Barra de herramientas de acceso rpido debemos desplegar el men Personalizar barra de herramientas de acceso rpido y tildar las opciones que queremos que se muestren en la barra.

Figura 1. En la Barra de herramientas de acceso rpido slo se mostrarn los comandos que hayamos seleccionado.
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Personalizar la Barra de herramientas de acceso rpido

Si el comando que necesitamos incorporar no aparece en la lista del men desplegable Personalizar barra de herramientas de acceso rpido, debemos acceder a la opcin Ms comandos de ese men, desde donde podremos seleccionar otras opciones. Para ver todos los comandos que es posible agregar tendremos que extender el men correspondiente a Comandos disponibles en y elegir alguna de las opciones, tales como Todos los comandos, Men de Office o el nombre de la ficha que contiene los comandos que nos interese mostrar. Tambin podemos acceder a esta ventana de opciones desde Botn de Office/Opciones de Excel/Personalizar.

Figura 2. Si no confiamos en la capacidad de clculo que tiene Excel, podemos agregar una calculadora a la Barra de herramientas de acceso rpido para verificar las operaciones.

Tambin es posible cambiar la ubicacin de la Barra de herramientas de acceso rpido. En forma predeterminada, esta barra aparecer ubicada a la derecha del Botn de Office, por encima de la Cinta de opciones. Pero si nos resulta ms cmodo tenerla cerca del rea de trabajo, podemos acceder al men desplegable Personalizar barra de herramientas de acceso rpido y tildar la opcin Mostrar debajo de la cinta de opciones. Si en algn momento la queremos de nuevo en su ubicacin original, nuevamente accedemos al men desplegable de esta barra de herramientas y tildamos la opcin Mostrar encima de la cinta de opciones.
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1. OPTIMIZAR LA ESTRUCTURA DE LOS LIBROS

Figura 3. Podemos agregar los comandos que necesitemos con frecuencia para evitar recorrer las fichas. Algunos son desplegables tal como en su ubicacin original.

Limitar el rango de desplazamiento de la hoja de clculo

Las hojas de clculo disponen de un nmero elevado de filas y columnas. En el caso de Excel 2007, cada hoja de clculo posee exactamente 1.048.576 filas y 16.384 columnas. Sin ninguna duda, son muchsimas celdas, tal vez muchas ms de las que necesitamos para mostrar una determinada informacin. Si queremos que nuestra hoja de clculo exponga un rango de celdas determinado, ya sea porque deseamos que slo se presente el rea que contiene datos o porque no queremos que se vea una determinada informacin, debemos limitar el desplazamiento ocultando las filas y las columnas que no deseamos mostrar. Para eso, en primer lugar debemos seleccionar las columnas o las filas que vamos a esconder. En este caso, tendremos que marcar una gran cantidad de filas o columnas, que abarca desde un punto indicado (una fila o una columna) hasta el final de la hoja de clculo. Este procedimiento puede resultar muy tedioso si lo hacemos a travs de los mtodos de seleccin convencionales. Para hacerlo en forma rpida y sencilla seleccionamos la primera columna que deseamos ocultar y luego presionamos simultneamente las teclas Ctrl, Shift y flecha derecha. Una vez que marcamos las columnas y las filas que queremos esconder, hacemos clic con el botn secundario del mouse sobre la seleccin realizada y en el men contextual elegimos la opcin Ocultar. A continuacin, repetimos los pasos anteriores con aquello que todava nos falta ocultar (si en primer lugar nos ocupamos de las columnas, luego seleccionaremos las filas, o viceversa).
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Insertar o eliminar varias hojas de clculo simultneamente

Figura 4. De forma muy rpida, podemos limitar el desplazamiento por la hoja de clculo ocultando las filas y las columnas que no queremos mostrar.

Es importante tener en cuenta que si las celdas que ocultamos contienen datos, estos no se perdern, slo permanecern escondidos hasta que volvamos a mostrar las filas o las columnas. Para volver a exponer las filas y columnas ocultas, debemos seleccionar la ltima fila (o columna) que queda visible en la hoja y arrastrar la seleccin hacia afuera de sus lmites. Luego, hacemos clic con el botn secundario del mouse sobre la seleccin y, desde el men contextual, elegimos la opcin Mostrar.

Insertar o eliminar varias hojas de clculo simultneamente

En forma predeterminada, los libros de Excel 2007 presentan tres hojas de clculo. Si esta cantidad no nos resulta suficiente para organizar la informacin en nuestro libro, podemos agregar nuevas hojas de clculo. La cantidad de hojas que podemos incorporar tiene como nico lmite la capacidad de memoria de nuestro sistema. Si slo necesitamos aadir una hoja de clculo, simplemente hacemos clic con el botn secundario del mouse sobre la etiqueta de una de las hojas y elegimos la opcin Insertar en el men contextual. La nueva hoja se colocar a la izquierda de la que seleccionamos previamente. Pero si queremos insertar varias hojas de clculo, podemos agregarlas rpidamente y en forma simultnea, sin necesidad de repetir el procedimiento con cada una de ellas. Veamos cmo hacerlo en el siguiente Paso a paso.
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1. OPTIMIZAR LA ESTRUCTURA DE LOS LIBROS

Insertar varias hojas de clculo simultneamente

PASO A PASO

Mantenga presionada la tecla Shift mientras selecciona cada una de las etiquetas de las hojas de clculo del libro. Luego, haga clic con el botn secundario del mouse sobre alguna de las etiquetas seleccionadas y elija la opcin Insertar del men contextual.

Se abrir la ventana Insertar, donde deber seleccionar la opcin Hoja de clculo. Luego, presione Aceptar.

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Crear un rea de trabajo

Las nuevas hojas de clculo que ha agregado se insertarn a la izquierda de la hoja sobre la que haya realizado el clic para acceder al men contextual.

Podemos repetir el procedimiento del Paso a paso anterior tantas veces como necesitemos, seleccionando previamente y en forma simultnea la cantidad de hojas que deseamos insertar en cada oportunidad. Para eliminar varias hojas de clculo en forma simultnea debemos repetir el primer paso, pero, en el men contextual, elegiremos la opcin Eliminar. Las hojas seleccionadas desaparecern automticamente. Slo debemos tener presente que un libro debe tener, por lo menos, una hoja de clculo.

Crear un rea de trabajo

Si tenemos informacin relacionada en distintos libros de Excel y queremos guardarla como una unidad, podemos utilizar el comando Guardar rea de trabajo, que se encuentra en la ficha Vista, dentro del grupo Ventana. Para Microsoft Excel 2007, un rea de trabajo no es exactamente un libro sino un archivo que guarda informacin de visualizacin sobre todos los libros abiertos, de manera que podamos reanudar el trabajo ms adelante con los mismos tamaos de ventana, reas de impresin, ampliaciones de pantalla y configuraciones de visualizacin. Esto evita que tengamos que reconfigurar esos aspectos. Dado que un rea de trabajo no es un libro de Excel, la extensin de estos archivos no es la habitual (.xlsx) sino .xlw. Como una de las funciones principales de este comando es permitirnos retomar el trabajo con los libros que consideramos como

INSERTAR CELDAS RPIDAMENTE

Si presionamos el controlador de relleno de la celda a partir de la cual necesitamos insertar nuevas celdas adyacentes, y mantenemos presionada la tecla Shift mientras arrastramos con el mouse la seleccin, podemos insertar nuevas celdas de forma muy sencilla. Las celdas con datos se desplazarn para dar lugar a las celdas agregadas.

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1. OPTIMIZAR LA ESTRUCTURA DE LOS LIBROS

una unidad, de manera predeterminada el nombre de archivo sugerido por el programa es reanudar.xlw, aunque podemos cambiarlo por la denominacin de nuestra preferencia. Para crear un rea de trabajo debemos: 1) Abrir todos los libros que deseamos incluir en el rea. 2) Organizar las ventanas de cada uno de los libros tal como queremos que aparezcan al abrir el rea de trabajo. 3) Luego, ir a Vista/Ventana/Guardar rea de trabajo. 4) En el cuadro Nombre de archivo, escribimos un nuevo nombre para guardar el archivo de rea de trabajo o, simplemente, dejamos el que nos propone el programa de forma predeterminada.

Figura 5. Una vez que abrimos el archivo de rea de trabajo, podemos hacer todas las modificaciones que necesitemos en cada uno de los libros que lo integran.

Este sencillo procedimiento nos permitir agilizar el trabajo si siempre utilizamos los mismos libros. Una vez que tenemos creada el rea de trabajo, podemos recurrir a este archivo cada vez que necesitemos trabajar con esos libros. El rea de trabajo nos devolver todos los libros que guardamos en ella, con la misma distribucin que definimos en el momento en el que fueron guardados. Si slo queremos realizar modificaciones en alguno de los libros que incluimos en el rea de trabajo, simplemente debemos abrir ese libro especfico en la for20

Cambiar la fuente predeterminada

ma habitual, es decir, a travs del comando Abrir y buscando el archivo con extensin .xlsx. Las modificaciones que realicemos en cada libro en forma individual no se guardarn en el rea de trabajo. Pero si abrimos el archivo del rea de trabajo (*.xlw), cualquier modificacin que realicemos en alguno de los libros que forman parte del rea de trabajo, se guardar automticamente cuando cerremos el rea de trabajo como unidad.

Cambiar la fuente predeterminada

De forma predeterminada, Excel 2007 utiliza la fuente Calibri de tamao 11 para escribir datos en una hoja de clculo, en el encabezado, en el pie de pgina y en los cuadros de texto de cada nuevo libro que abrimos. Si esta fuente o su tamao no nos satisfacen y en forma habitual los modificamos luego de crear nuestras planillas, podemos establecer estos cambios como predeterminados para todos los nuevos libros que creemos a continuacin. Para cambiar la fuente predeterminada debemos acceder a las Opciones de Excel desde el Botn de Office. En el panel izquierdo de la ventana seleccionamos Ms frecuentes y, en el panel derecho, vamos a la seccin Al crear nuevos libros, donde podemos cambiar la fuente y su tamao desde los mens desplegables Usar esta fuente y Tamao de fuente, respectivamente.

Figura 6. Si compartimos planillas con otros equipos, es conveniente elegir una de las tipografas existentes en Windows y no alguna que hayamos instalado porque, al faltar en otras PC, se ver mal nuestro trabajo.
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1. OPTIMIZAR LA ESTRUCTURA DE LOS LIBROS

Es importante tener en cuenta que la fuente y el tamao que hemos predeterminado slo se aplicarn en los nuevos libros de Excel, es decir, los que creemos luego de reiniciar el programa. Por lo tanto, para comenzar a aplicar los cambios tipogrficos por defecto, debemos cerrar y volver a abrir Excel. La nueva fuente y el nuevo tamao predeterminados no tendrn efecto sobre los libros generados anteriormente.

Crear plantillas personalizadas

Una plantilla de Excel 2007 es un libro que incluye contenido, formato u objetos de ejemplo que se pueden utilizar para crear, de forma rpida y sencilla, nuevos libros que apliquen esos contenidos y formatos. El programa viene provisto de una gran cantidad de plantillas, agrupadas por categoras, y se pueden descargar an ms desde el sitio oficial de Microsoft Office Online en espaol, http://office.microsoft.com/es-hn/, desde la solapa Plantillas. Pero si ninguna de estas opciones nos satisface, podemos crear nuestras propias plantillas, aplicando los formatos que nos permitan adecuarlas a nuestras necesidades. Por ejemplo, podemos generar una plantilla personalizada que contenga los datos de nuestra empresa o su logotipo. De este modo, no tendremos que incluir estos elementos en cada uno de los nuevos libros de Excel que creemos, ya que podremos aplicar esta plantilla con esos elementos preconfigurados.

Crear una plantilla

Para crear una plantilla, en primer lugar debemos abrir el libro que deseamos utilizar como plantilla o bien disear un nuevo libro con todas las opciones de formatos, contenido, vistas, etctera, que necesitemos para adecuarlo a nuestros propsitos. Una vez que hemos definido el formato, los objetos, los elementos y el contenido de base que tendr nuestra plantilla, desde el Botn de Office accedemos al comando Guardar como y, en el cuadro Nombre de archivo, escribimos el nombre que deseamos utilizar para almacenar nuestra plantilla. Antes de presionar el botn Guardar, debemos asegurarnos de elegir el formato adecuado para que nuestro trabajo sea reconocido y almacenado como una plantilla de Excel. Para ello, en el desplegable Tipo seleccionaremos la opcin Planti-

ORGANIZAR LOS LIBROS ANTES DE GUARDAR UN REA

Una forma rpida de organizar los libros abiertos que incluiremos en un rea de trabajo, es utilizar el comando Organizar todo, que se encuentra en el grupo Ventana de la ficha Vista. A travs de este comando podemos elegir entre las opciones Mosaico, Horizontal, Vertical o Cascada, para distribuir los libros que tenemos abiertos en el espacio de trabajo.

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Crear plantillas personalizadas

(o Plantilla de Excel habilitada para macros, si el libro contiene macros que necesitamos que estn disponibles en la plantilla). Finalmente, hacemos clic en Guardar y la plantilla que acabamos de crear se almacenar automticamente en la carpeta Plantillas. De este modo, estar disponible cada vez que necesitemos utilizarla para crear nuevos libros basados en los formatos y contenidos que definimos.
lla de Excel

Figura 7. Al crear nuestras propias plantillas de Excel podemos agilizar nuestro trabajo, asegurndonos de tener siempre disponibles los formatos y contenidos que definimos.

Cmo aplicamos la plantilla creada

Una vez que creamos y guardamos nuestra propia plantilla, llega el momento de aplicarla en situaciones de trabajo cotidianas. En el siguiente Paso a paso veremos cmo podemos aplicar a un nuevo libro de Excel la plantilla que creamos.

OTRAS CONFIGURACIONES PREDETERMINADAS

Desde Botn de Office/Opciones de Excel accedemos a la categora Ms frecuentes y all, en la seccin Al crear nuevos libros, encontraremos las opciones Vista predeterminada para hojas nuevas, que nos permite elegir la vista en la que se abrirn los nuevos libros; e Incluir este nmero de hojas, donde podemos especificar la cantidad de hojas para nuestros libros.

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1. OPTIMIZAR LA ESTRUCTURA DE LOS LIBROS

Aplicar una plantilla personalizada

Haga clic en el Botn de Office y luego presione Nuevo.

PASO A PASO

Se mostrar la ventana Nuevo libro. En el panel izquierdo de esta ventana, debajo de Plantillas, seleccione Mis plantillas...

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Crear plantillas personalizadas

Aparecer la ventana Nueva, que contiene la solapa Mis plantillas. En esta solapa, seleccione la plantilla que cre y haga clic en Aceptar.

La plantilla creada aparecer en la ventana de Excel para que pueda utilizarla, modificarla, agregar datos, etctera.

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1. OPTIMIZAR LA ESTRUCTURA DE LOS LIBROS

Si la plantilla personalizada que deseamos utilizar fue creada recientemente, tambin podemos acceder a ella desde un camino ms rpido. Desde Botn de Office/ Nuevo, buscamos nuestra plantilla en la parte central de la ventana Nuevo libro, en la seccin Plantillas utilizadas recientemente. Una vez que creamos un nuevo libro a partir de una plantilla personalizada, podemos guardarlo como un Libro de Excel (*.xlsx) o nuevamente como Plantilla de Excel (*.xltx).

Figura 8. En forma rpida podemos acceder a las plantillas personalizadas que acabamos de crear.

Ver el contenido de un libro antes de abrirlo

Del mismo modo que podemos obtener una vista previa de los diversos archivos de imagen que tenemos almacenados en nuestro sistema, tambin es posible previsualizar los archivos de Microsoft Excel, de modo tal de poder conocer su contenido incluso antes de abrirlos.

COMPARTIR PLANTILLAS PERSONALIZADAS

Podemos compartir las plantillas que hemos creado con la comunidad de Microsoft Office Online. Para enviar una plantilla debemos ingresar a http://office.microsoft.com/es-es/templates/ FX102395223082.aspx y, siguiendo las indicaciones de la pgina, podemos publicar nuestra plantilla para que pueda ser utilizada por otros usuarios de la comunidad.

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Copiar una hoja de clculo

Para ello debemos ir a Botn de Office/Preparar/Propiedades. Se abrir el panel de informacin del documento, donde podemos completar los datos sobre los detalles del libro que estamos editando. En este caso, nos interesa especficamente acceder a la opcin Propiedades avanzadas desde el men desplegable de Propiedades del documento. En el cuadro de dilogo que aparece, ingresamos a la solapa Resumen y tildamos la opcin Guardar vista previa. Luego, para obtener una vista previa de los libros de Excel, debemos activar la opcin que deseemos en el comando Vistas de la carpeta en la que hayamos almacenado nuestro libro.

Figura 9. Desde aqu accedemos a un cuadro similar al que obtenemos al abrir las propiedades de los archivos en el Explorador de Windows.

Copiar una hoja de clculo

Si necesitamos obtener una copia de la hoja activa en otra hoja del mismo libro o incluso en otro libro, podemos hacerlo sin necesidad de utilizar los comandos Copiar y Pegar. Con un sencillo procedimiento que combina el uso simultneo del teclado y el mouse, podemos obtener un duplicado exacto de la hoja que seleccionemos. Para copiar una hoja dentro del mismo libro, seleccionamos con el mouse la hoja que queremos reproducir y la arrastramos en forma horizontal sobre las etiquetas de las hojas mientras mantenemos presionada la tecla Ctrl. Podemos realizar este procedimiento para duplicar una hoja de clculo cuantas veces necesitemos. Cada copia obtenida de la hoja de clculo tomar el nombre de la hoja original seguido por el nmero que identifica la cantidad de co27

1. OPTIMIZAR LA ESTRUCTURA DE LOS LIBROS

pias que estamos realizando. Por ejemplo, si estamos copiando la Hoja1, la primera copia tomar el nombre de Hoja1 (2), la segunda copia ser Hoja1 (3), y as sucesivamente con cada copia que realicemos.

Figura 10. Cuando presionamos la tecla Ctrl al seleccionar una hoja de clculo, veremos que junto al puntero del mouse aparece un signo +, que es el indicador que utiliza Excel cuando se est realizando una copia automtica de la hoja.

Tambin podemos reproducir en forma rpida una hoja de clculo en otro libro, utilizando este mismo procedimiento. Pero en este caso, tendremos que preparar previamente la ventana de trabajo. En primer lugar, debemos tener abiertos los dos libros: el que contiene la hoja de clculo que queremos reproducir y el que recibir la copia. Para facilitarnos el trabajo, organizaremos la ventana de trabajo con los dos libros abiertos a travs de Vista/Ventana/Organizar todo y elegiremos la opcin Mosaico o la opcin Vertical, ya que cualquiera de ellas nos permitir obtener una disposicin paralela de ambas hojas de clculo, facilitndonos el procedimiento que sigue a continuacin. Una vez que tenemos organizada la vista de ambos libros, repetimos el procedimiento para copiar rpidamente, pero arrastramos desde el libro de origen hasta la nueva ubicacin en el libro de destino. Si el libro de destino ya contiene una hoja con el mismo nombre que la que estamos copiando, la numerar con el mismo criterio que vimos antes.

Abrir Excel en un libro determinado

Si habitualmente iniciamos nuestra tarea en Excel 2007 en un libro determinado, podemos hacer que el programa empiece siempre en este libro especfico. Para ello, en lugar de guardar nuestro libro en una carpeta de usuario como lo hacemos en forma habitual, deberemos almacenarlo en una carpeta especfica denominada XLSTART o podemos utilizar una carpeta de inicio

COPIAR O MOVER UNA HOJA

Otra forma rpida de crear una copia de una hoja de clculo o moverla dentro de su libro o a uno nuevo es hacer clic con el botn secundario del mouse sobre su etiqueta y elegir la opcin Mover o copiar del men contextual. Desde el cuadro de dilogo Mover o copiar, elegimos la posicin a la que moveremos la hoja o, si tildamos la opcin Crear una copia, donde se copiar.

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Abrir Excel en un libro determinado

alternativa, que, adems de la carpeta XLSTART, contiene libros u otros archivos que deseamos abrir automticamente cuando iniciamos Excel.

Guardar un libro de Excel en la carpeta XLStart

Cualquier libro, plantilla o archivo de rea de trabajo que coloquemos en la carpeta XLSTART se abrir directamente cuando iniciemos Excel 2007. Esta carpeta se crea de forma automtica cuando instalamos Excel en nuestro sistema. Para conocer su ubicacin exacta debemos hacer clic en Botn de Office/Opciones de Excel/Centro de confianza. En la categora Centro de confianza de Microsoft Office Excel presionamos el botn Configuracin del Centro de confianza y all buscamos Ubicaciones de confianza. En la parte derecha de la ventana veremos un listado de rutas de acceso en el que buscaremos la ruta que contenga XLSTART.

Figura 11. Una vez que identificamos la ruta de acceso a la carpeta XLSTART, procedemos en la forma habitual para guardar un archivo y lo almacenamos en XLSTART.

Debemos tener en cuenta que cuando accedamos a Ubicaciones de confianza, veremos que aparecen dos carpetas XLSTART en diferentes rutas de acceso. Una corresponde a C:\Documents and Settings\1\Datos de programa\Microsoft\Excel\XLSTART\ (o a la ruta de acceso a Mis documentos o Documentos segn la versin de Windows que estemos utilizando), es decir, a los archivos creados por el usuario del equipo. La otra ruta es C:\Archivos de programa\Microsoft Office\Office12\XLSTART\, que pertenece al inicio de Excel. Si bien podemos utilizar cualquiera de las dos rutas de ac29

1. OPTIMIZAR LA ESTRUCTURA DE LOS LIBROS

ceso a la carpeta XLSTART, es recomendable que tomemos la segunda para mayor seguridad. Si usamos la primera ruta, la que corresponde a los archivos de usuario, estamos convirtiendo una parte de esta carpeta en una ubicacin confiable, y disminuimos las barreras de proteccin contra la piratera informtica.

Guardar un libro de Excel en una carpeta de inicio alternativa

Como vimos, una carpeta de inicio alternativa es una carpeta creada con el fin de contener aquellos archivos que deseamos que se abran automticamente al iniciar el programa (adems de la carpeta XLStart). Para guardar un libro de Excel en una carpeta de inicio alternativa, debemos acceder al Botn de Office/Opciones de Excel y, en el panel izquierdo de la ventana Opciones de Excel, elegimos la categora Avanzadas. En el panel derecho buscamos la categora General y, dentro de esta seccin, ubicamos la opcin Al inicio, abrir todos los archivos en:. En el rectngulo de la derecha escribimos la ruta de acceso completa de la carpeta que deseamos utilizar como carpeta de inicio alternativa. Por ejemplo, C:\Carpeta de inicio de Excel.

Figura 12. Debido a que Excel intentar abrir todos los archivos que contenga la carpeta de inicio alternativa, tenemos que asegurarnos de guardar en ella slo archivos que Excel pueda abrir.

Tambin deberemos tener en cuenta que si guardamos un libro de Excel 2007 con el mismo nombre tanto en la carpeta XLSTART como en la carpeta de inicio alternativa que definimos, el archivo se abrir desde la carpeta XLSTART.
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Crear un ndice de hojas en el libro

Crear un ndice de hojas en el libro

Cuando trabajamos con libros de Excel que contienen muchas hojas de clculo puede resultarnos incmodo utilizar los botones de desplazamiento, ya que algunas hojas suelen quedar tapadas y tenemos que hacer varios movimientos para poder acceder a ellas. En estos casos, tal vez sea de gran utilidad destinar la primera hoja del libro (Hoja1) para crear un prctico ndice, que nos permitir desplazarnos por el resto de las hojas con un simple clic del mouse. Para crear de forma rpida y sencilla un ndice que nos posibilite acceder a las diferentes hojas de clculo del libro utilizaremos hipervnculos. Un hipervnculo es un enlace que generamos a partir de un elemento de la hoja de clculo (que puede ser texto, imgenes, objetos, etctera) y que, al hacer clic sobre l, nos llevar hacia el destino definido a ese efecto. En el siguiente Paso a paso veremos cmo hacer un ndice utilizando hipervnculos. Crear un ndice utilizando hipervnculos PASO A PASO

Abra el libro en el que desea crear un ndice e inserte una hoja delante de la primera hoja del libro. Para ello, haga clic con el botn secundario del mouse sobre la etiqueta de la primera hoja de clculo y, en el men que aparece, elija la opcin Insertar. Luego, en la ventana Insertar y desde la solapa General, elija Hoja de clculo y presione Aceptar.

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1. OPTIMIZAR LA ESTRUCTURA DE LOS LIBROS

Para que el trabajo quede ms prolijo, cambie el nombre de la hoja que acaba de insertar por NDICE. Para lograrlo puede hacer doble clic sobre la etiqueta de la hoja que va a renombrar o hacer clic con el botn secundario del mouse sobre ella y elegir, del men contextual que aparece, la opcin Cambiar nombre. Con cualquiera de los dos procedimientos se habilitar el cursor que le permitir escribir el nuevo nombre en la etiqueta de la hoja.

En esta hoja vaca con el nombre NDICE, escriba los nombres de las hojas de clculo que forman parte de su libro. Aunque puede variar, es recomendable que ingrese los nombres en el mismo orden en el que aparecen las hojas.

EVITAR QUE UN LIBRO SE ABRA AL INICIAR EXCEL

Si ya no necesitamos que Excel se inicie con la apertura de un libro especfico, que previamente almacenamos en la carpeta XLSTART o en una carpeta de inicio alternativa, simplemente debemos quitarlo de estas ubicaciones, ya sea eliminndolo por completo o movindolo a una ubicacin diferente. As, Excel dejar de abrirlo al arrancar.

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Crear un ndice de hojas en el libro

Haga clic con el botn derecho sobre la celda que contiene el primer nombre y elija Hipervnculo o seleccinela con el botn principal y vaya a Insertar/Vnculos/ Hipervnculos. De las dos formas acceder al cuadro Insertar hipervnculo.

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1. OPTIMIZAR LA ESTRUCTURA DE LOS LIBROS

En la seccin izquierda del cuadro de dilogo Insertar hipervnculo, debajo de Vincular a:, haga clic en Lugar de este documento. Luego, en la parte central de la ventana seleccione la hoja de clculo que ser el destino del enlace, es decir, la hoja a la que se debe ir desde el ndice. Por ltimo, presione Aceptar.

Repita el procedimiento con cada uno de los tems que defini para el ndice, vinculando cada uno de ellos a la hoja respectiva. Al terminar de hacerlo, al pasar sobre el elemento, el puntero del mouse se convertir en una mano y podr hacer clic para dirigirse al destino.

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Crear un hipervnculo a una celda especfica

Como adicional, en cada hoja podemos crear un hipervnculo que nos permita regresar a la hoja NDICE o, incluso, dirigirnos a cualquiera de las hojas del libro. Si bien este procedimiento requiere de un cierto tiempo para su realizacin, una vez que creamos los hipervnculos ahorraremos mucho tiempo en el trabajo con las hojas del libro, ya que podremos desplazarnos por ellas en forma fcil y rpida.

Crear un hipervnculo a una celda especfica

Cuando creamos un hipervnculo a una hoja de clculo, en forma predeterminada sta se abrir con la celda A1 seleccionada, a menos que le indiquemos otra posicin. A travs del cuadro de dilogo Insertar hipervnculo podemos indicar a qu celda especfica de la hoja de clculo de destino queremos que nos lleve nuestro hipervnculo. Este procedimiento puede resultarnos de gran utilidad cuando tenemos una planilla de clculo muy extensa y debemos posicionarnos rpidamente en otro lugar de la misma hoja, sin necesidad de realizar desplazamientos horizontales o verticales para encontrar la celda que buscamos. Tambin es vlido para crear hipervnculos a una celda especfica que se encuentra ubicada en otra hoja de clculo del mismo libro o, incluso, de otro libro.

Crear un hipervnculo a una celda dentro de la misma hoja

En este ejemplo hemos creado una planilla con los datos de nuestros clientes y proveedores en una misma hoja de clculo y, a travs de un ndice, queremos ir directamente al Listado de clientes o al Listado de proveedores, de acuerdo a los datos a los que necesitamos acceder. La forma ms rpida de ir al cuadro de dilogo Insertar hipervnculo es seleccionando con el botn secundario del mouse la celda que actuar como enlace y, desde el men contextual, elegir la opcin Hipervnculo. Se abrir el cuadro de dilogo Insertar hipervnculo, desde donde seleccionaremos Vincular a/Lugar de este documento y luego, en el cuadro de texto Escriba la referencia de celda, ingresamos el nombre de la celda de destino, por ejemplo, B17. A travs de este procedimiento, cada vez que hagamos clic en el hipervnculo iremos directamente a la celda que hemos especificado.

Crear un hipervnculo a una celda de otra hoja del mismo libro

Comenzaremos del mismo modo que procedimos en el caso anterior, es decir, seleccionando con el botn secundario del mouse la celda que actuar como enlace y eligiendo la opcin Hipervnculo. En el cuadro de dilogo Insertar hipervnculo seleccionamos Vincular a/Lugar de este documento y completamos el procedimiento con los siguientes datos: en el cuadro de texto Escriba la referencia de celda ingresamos el nombre de la celda de destino, por ejemplo, B14, y en las opciones que aparecen debajo (o seleccione un lugar de este documento) elegimos la hoja que contiene la informacin que queremos vincular, por ejemplo, Hoja2.
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1. OPTIMIZAR LA ESTRUCTURA DE LOS LIBROS

Figura 13. A travs de este procedimiento, cuando hagamos clic en el hipervnculo creado en la hoja ndice llegaremos directamente a la celda B14 de la hoja Listado de clientes.

Crear un hipervnculo a una celda de una hoja de otro libro

Tambin podemos crear un hipervnculo a otro libro de Excel para que ste se abra con una celda especfica seleccionada como celda activa. Para ello, procedemos de un modo similar al de los casos anteriores, pero agregando lo siguiente. Hipervnculo a una celda especfica de una hoja de otro libro PASO A PASO

Con el botn secundario del mouse seleccione la celda que actuar como enlace y, desde el men contextual, elija la opcin Hipervnculo.

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Crear un hipervnculo a una celda especfica

En el cuadro Insertar hipervnculo seleccione Vincular a/Archivo o pgina Web existente. En Buscar en localice, entre las carpetas de su disco, el archivo que necesita vincular y seleccinelo con un clic del mouse. Luego, presione Marcador.

Se abrir el cuadro de dilogo Seleccionar lugar del documento. En Escriba la referencia de celda ingrese la celda que desea que aparezca como celda activa cuando se abra el libro, por ejemplo, B14. En la seccin o seleccione un lugar de este documento marque la hoja de clculo que contiene a la celda de destino.

OTRA FORMA DE VINCULAR

Una forma sencilla de vincular informacin entre celdas es utilizando el signo igual (=). Por ejemplo, si necesitamos que en la celda J14 se repita el contenido de la celda B2, simplemente escribimos =B2 en la celda J14. De esta manera, se reproducir el contenido de la celda de origen y todos los cambios que realicemos en la celda B2 se reflejarn en la celda J14.

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1. OPTIMIZAR LA ESTRUCTURA DE LOS LIBROS

Presione Aceptar para volver al cuadro de dilogo Insertar hipervnculo. En esta ventana, en el cuadro Direccin aparecer la ruta al enlace creado. Para finalizar el procedimiento, presione nuevamente Aceptar.

Crear hipervnculos a sitios web o a direcciones de correo electrnico

En nuestra hoja de clculo tambin tenemos la posibilidad de crear hipervnculos que nos lleven directamente a un sitio de Internet o a enviar un correo electrnico a una determinada direccin de e-mail.

OCULTAR Y MOSTRAR RPIDAMENTE LAS FILAS

Para ocultar filas o volver a mostrarlas podemos utilizar en forma rpida el teclado. Si presionamos simultneamente las teclas Ctrl + 9 se ocultar la fila de la celda que se encuentre seleccionada. Para volver a mostrarla, deberemos presionar Ctrl + Shift + 8. Para este truco debemos utilizar los nmeros del teclado alfanumrico porque no funcionar con los de la calculadora del teclado.

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Crear hipervnculos a sitios web o a direcciones de correo electrnico

El camino ms corto: escribir las direcciones en la hoja de Excel

Si escribimos directamente en una celda la direccin de un sitio de Internet, automticamente se crear el enlace a dicho sitio. Luego, al acercar el mouse a la celda que contiene el hipervnculo, aparecer un cartel que nos indica que con slo un clic del mouse podemos acceder al sitio. Del mismo modo, si en una celda escribimos una direccin de correo electrnico, al hacer clic sobre ella se iniciar automticamente el programa de correo electrnico que tengamos instalado en nuestro equipo.

Figura 14. El hipervnculo que creamos a una direccin de correo electrnico nos lleva a un nuevo mensaje en el que aparecer automticamente la direccin del destinatario.

Utilizar el cuadro de dilogo Insertar hipervnculo

Tambin podemos crear un hipervnculo a un sitio web utilizando el cuadro de dilogo Insertar hipervnculo. Para ello, debemos seleccionar una celda en blanco y aplicar alguno de estos dos procedimientos: 1. Con el botn secundario del mouse abrimos el men contextual y en l seleccionamos la opcin Hipervnculo. 2. Vamos a Insertar/Vnculos/Hipervnculo. A travs de cualquiera de estos dos caminos abriremos el cuadro de dilogo InEn Vincular a seleccionamos Archivo o pgina Web existente, que
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sertar hipervnculo.

1. OPTIMIZAR LA ESTRUCTURA DE LOS LIBROS

habilitar las opciones de bsqueda en la parte central de la ventana. Si el sitio de Internet al cual deseamos aplicar un hipervnculo ya fue visitado desde el equipo en el que estamos trabajando, hacemos clic en Pginas consultadas y, a continuacin, seleccionamos directamente la pgina web con la que deseamos establecer el vnculo.

Figura 15. Desde el cuadro de dilogo Insertar hipervnculo podemos crear directamente un vnculo a una direccin de Internet que ya fue visitada en nuestro equipo.

Si el sitio de Internet al cual deseamos aplicar un hipervnculo no fue an visitado desde el equipo en el que estamos trabajando, podemos utilizar alguno de estos dos procedimientos: escribimos la direccin del sitio en el cuadro Direccin o usamos el icono Explorar el Web, identificado con un mundo y una lupa. A travs de este botn accedemos al navegador de Internet instalado en nuestro equipo y, desde l, ingresamos a la pgina que queremos vincular. Luego, volvemos a Excel sin cerrar el navegador y veremos que el cuadro Direccin se complet automticamente. Estos procedimientos pueden resultarnos de gran utilidad si el hipervnculo que crearemos no ser establecido escribiendo la direccin de Internet sino a travs de un texto de identificacin u otro tipo de objeto, como una imagen o un tem de un grfico, o cualquier otro elemento que deseemos utilizar para representar un hipervnculo en nuestra hoja de clculo. De un modo similar, podemos crear un hipervnculo a una direccin de correo electrnico desde el cuadro de dilogo Insertar hipervnculo. Para ello, debemos seleccionar una celda en blanco y acceder a este cuadro de dilogo a travs del men contextual, opcin Hipervnculo, o desde Insertar/Vnculos/Hipervnculo. Una vez que abrimos este cuadro de dilogo seleccionamos en la seccin Vincular a la opcin Direccin de correo electrnico en el panel de la derecha. Se nos pedir que completemos los cuadros de texto correspondientes a Direccin de correo electrnico y Asunto. Una vez que ingresamos estos datos, presionamos Aceptar. Veremos que en la celda seleccionada previamente aparecer la direccin y el asunto que escribimos anteriormente. Por ejemplo: mailto:virginiacaccuri@westmail.com.ar?subject=hipervnculos en Excel 2007. Cada vez que hagamos clic sobre esta celda se abrir el programa de correo electrnico que tengamos instalado en nuestro equipo. El nuevo mensaje contendr la di40

Algunas opciones avanzadas de edicin

reccin especificada como destinatario en el cuadro Para y en Asunto aparecer el texto que hayamos definido en los pasos anteriores.

Figura 16. Al completar los datos, en el cuadro Texto aparece el texto del hipervnculo que veremos en la hoja de clculo. Podemos modificarlo si deseamos que no se vea el enlace.

Algunas opciones avanzadas de edicin

Microsoft Office Excel 2007 tiene muchas opciones predeterminadas para facilitar la edicin y el ingreso de datos. Pero a veces, estas funciones, en lugar de ayudarnos en nuestro trabajo cotidiano con las hojas de clculo, pueden convertirse en una molestia. A continuacin, veremos cmo podemos solucionar algunas situaciones puntuales a travs de las Opciones de edicin.

Modificar la direccin de desplazamiento de la celda activa

Cada vez que presionamos la tecla Enter para indicar que hemos finalizado el ingreso o la edicin de datos en una celda, la celda activa se desplaza hacia abajo, a una celda adyacente. Para cambiar esta opcin predeterminada debemos modificar los parmetros de Direccin, de acuerdo a nuestras necesidades o preferencias. Esto nos permitir habilitar una nueva direccin de desplazamiento de la celda activa. Para cambiar el sentido de desplazamiento de la celda activa debemos acceder a las Opciones de Excel desde el Botn de Office. En el panel izquierdo de la ventana seleccionamos Avanzadas y, en el sector derecho, debajo de Opciones de Edicin, desplegamos el men correspondiente a Direccin, desde donde podemos elegir la direccin deseada entre las opciones disponibles (Hacia abajo, Derecha, Arriba o Izquierda).

Evitar la edicin directa de las celdas

Otra interesante opcin avanzada de edicin es la que nos permite modificar la edicin directa del contenido de las celdas. De forma predeterminada, podemos variar el contenido de una celda haciendo doble clic sobre ella. Pero si estamos trabajando con frmulas o funciones complejas dentro de una planilla que contiene una gran cantidad de datos, puede resultar confuso o incmodo editar la celda in situ.
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1. OPTIMIZAR LA ESTRUCTURA DE LOS LIBROS

En esos casos, podemos desactivar la edicin directa para que el contenido de las celdas slo pueda ser editado desde la Barra de frmulas. Para ello, vamos a Botn de Office/Opciones de Excel y, en el panel izquierdo, seleccionamos Avanzadas. A la derecha, debajo de Opciones de edicin, desactivamos la casilla Permitir editar directamente en las celdas. Para recuperar la edicin directa, reactivamos esta opcin.

Desactivar la opcin Autocompletar

Microsoft Excel 2007 completa automticamente el ingreso de datos repetidos en una misma columna. Gracias a esto, cuando introducimos los primeros caracteres de una entrada ingresada anteriormente en la misma columna, Excel inserta los caracteres restantes de manera autnoma. Esta funcionalidad, que puede resultar muy til para agilizar la entrada de datos, muchas veces se vuelve molesta al encontrarnos frente a la situacin de ingresar elementos que comienzan con los mismos caracteres, pero que no son exactamente iguales, lo que har que tengamos que detenernos para borrar el contenido que no corresponda al dato que estamos ingresando. Para desactivar la funcin Autocompletar debemos acceder a Botn de Office/Opciones de Excel/Avanzadas/Opciones de edicin y all quitamos la marca de la opcin Habilitar Autocompletar para valores de celda. Si queremos recuperar esta funcionalidad, volveremos a activar esta casilla con el tilde de verificacin.

Modificar opciones de almacenamiento predeterminadas

Tambin es posible optimizar nuestro trabajo con los libros de Excel modificando algunas opciones predeterminadas para el almacenamiento de los archivos de este programa. Por ejemplo, podemos cambiar la ubicacin por defecto donde guardamos los libros o almacenarlos en otro formato de archivo predeterminado.

Cambiar la ubicacin predeterminada para guardar los archivos de Excel

Cuando queremos guardar un libro de Excel 2007, tanto desde los comandos Guardar o Guardar como del Botn de Office o desde el icono Guardar que se encuentra

PERSONALIZAR LAS ETIQUETAS DE LAS HOJAS DE CLCULO

Si hacemos clic con el botn secundario del mouse sobre la etiqueta que identifica a una hoja de clculo, no slo podemos cambiar el nombre predeterminado sino tambin modificarles el color a travs de la opcin Color de etiqueta del men contextual. Con esta opcin se desplegar una paleta de colores desde la que podemos elegir el color que queremos aplicar a las etiquetas.

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Modificar opciones de almacenamiento predeterminadas

ubicado en la Barra de herramientas de acceso rpido, el programa nos llevar automticamente a la carpeta Documentos, que es la ubicacin predeterminada para almacenar los nuevos documentos (Mis documentos en Windows XP). Podemos modificar esta opcin cambiando la carpeta que recibir a los nuevos libros de Excel. Esta funcionalidad puede resultarnos muy til si queremos organizar mejor el almacenamiento de nuestros libros de trabajo, asegurndonos de que sern archivados en una carpeta especfica. De este modo, cada vez que creemos un nuevo libro de Excel, con slo presionar alguno de los comandos para guardar el archivo, se ubicar automticamente en esta carpeta. En primer lugar, debemos generar la carpeta que queremos utilizar para este propsito en alguna ubicacin que determinaremos de acuerdo a nuestras preferencias o necesidades. Podemos guardar esta nueva carpeta dentro de la carpeta Documentos, en alguna subcarpeta de usuario o directamente en el disco raz C:\. Una vez que tenemos creada la carpeta, procederemos a modificar la ubicacin predeterminada para almacenar los nuevos libros de Excel. Para eso, debemos acceder a las Opciones de Excel desde el Botn Office. En el panel izquierdo de la ventana Opciones de Excel elegiremos Guardar. En el panel derecho se mostrarn las opciones correspondientes a Personalizar la forma en que se guardan los libros; en la primera parte de este panel encontramos la seccin Guardar libros, desde donde accederemos al cuadro de texto Ubicacin de archivo predeterminada. Borramos todo el contenido de este cuadro de texto y lo reemplazamos escribiendo la ruta completa de acceso a nuestra carpeta, como por ejemplo, C:\Mi propia carpeta de Excel. Finalmente, presionamos Aceptar.

Figura 17. Modificando la ruta y la carpeta predeterminadas por Excel podemos guardar automticamente nuestros libros en una nueva ubicacin.
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1. OPTIMIZAR LA ESTRUCTURA DE LOS LIBROS

Guardar los archivos de Excel automticamente en versiones anteriores

Si tenemos que intercambiar libros de Excel con otros usuarios u otros equipos que quizs no tengan instalado Excel 2007, debemos guardar nuestros archivos en el formato .xls (Libro de Excel 97-2003) en lugar de utilizar el formato .xlsx, que es el propio de la versin 2007 de Excel. En estos casos, antes de guardar nuestros libros de Excel 2007, debemos recordar cul ser su uso posterior. Si en forma habitual necesitamos guardar los libros de Excel 2007 para que puedan ser abiertos en versiones anteriores, podemos evitar tener que apelar a nuestra memoria, predeterminando que el formato en el que se guardarn nuestros libros sea .xls (o cualquier otro formato que especifiquemos) en lugar de .xlsx. Para predeterminar el almacenamiento en otro formato, debemos acceder a las Opciones de Excel desde el Botn de Office y seleccionar Guardar en el panel izquierdo de esta ventana. En el panel derecho, en la seccin Guardar libros, desplegamos el men Guardar archivos en formato y, desde las opciones de formato disponibles, elegimos Libro de Excel 97-2003 (*.xls). Finalmente, presionamos Aceptar.

Figura 18. Al predeterminar el formato .xls evitamos tener que recordar que debemos guardar el archivo de Excel 2007 para que pueda ser utilizado en versiones anteriores.

Recuperar datos de un libro daado

Los temas que abordaremos en este caso constituyen una serie de acciones que podemos realizar si tenemos que superar la difcil situacin de intentar recuperar datos de un archivo daado. Uno de los peores escenarios al
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Recuperar datos de un libro daado

que nos podemos enfrentar cuando queremos abrir un libro de Excel en el que hemos guardado datos muy valiosos para nosotros y en el que hemos, adems, trabajado durante mucho tiempo, es que aparezca algn mensaje de error advirtindonos que el libro no se puede abrir porque est daado. Pasados los primeros instantes (en los que nuestros sentimientos irn desde el asombro hasta la ira, atravesando por todas las etapas intermedias que nos podamos imaginar), intentaremos recuperar la calma y procederemos a aplicar alguna de las acciones de reparacin y recuperacin que Excel 2007 nos proporciona.

La mejor solucin: la prevencin

La mejor forma de evitar los problemas es prevenirlos. Una saludable medida de prevencin consiste en especificar la creacin automtica de un archivo de recuperacin, en un intervalo de tiempo determinado. Es decir, podemos establecer cada cuntos minutos deseamos que Excel guarde automticamente una copia del libro en el que estamos trabajando. De esta manera, en el caso de que el libro original resulte daado, podremos tener acceso a una copia en buen estado de nuestro libro de trabajo. De forma predeterminada, Excel guarda una copia cada 10 minutos. Para modificar esta configuracin, debemos dirigirnos a Botn de Office/Opciones de Excel/Guardar. All, en la seccin Guardar libros, dentro del recuadro Guardar informacin de Autorrecuperacin cada ingresamos cada cuntos minutos queremos que se realice una copia.

Figura 19. Podemos determinar cada cuntos minutos queremos que se guarde un archivo de autorrecuperacin desde las Opciones de Excel.
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1. OPTIMIZAR LA ESTRUCTURA DE LOS LIBROS

Otra medida de prevencin que podemos considerar es tomar la precaucin de guardar automticamente una copia de seguridad de nuestros libros de trabajo. Para ello, debemos acceder al cuadro de dilogo Guardar como y, desde el men desplegable Herramientas que se encuentra a la izquierda del botn Guardar, seleccionaremos Opciones generales y luego activaremos la casilla Crear siempre una copia de seguridad. Si no hemos configurado estas opciones o no podemos abrir el archivo de autorrecuperacin o la copia de seguridad, probaremos con otros mtodos. Cuando intentamos abrir un libro de Excel que est daado, se iniciar automticamente el modo de recuperacin de archivos y el programa tratar de abrir y reparar el libro al mismo tiempo. Sin embargo, algunas veces Excel no puede iniciar automticamente el modo de recuperacin de archivos y, en esos casos, podemos intentar reparar el archivo en forma manual. Siempre debemos tener en cuenta que, antes de desesperarnos, podemos probar con otros caminos alternativos para recuperar los datos de un libro, en el caso que ste no pueda ser reparado. A continuacin, veremos algunos mtodos que pueden ayudarnos en el proceso de recuperar datos de libros daados.

Reparar manualmente un libro daado

El mtodo ms sencillo para intentar recuperar los datos de un libro daado es a travs de las opciones del comando Abrir. Si cuando queremos abrir un libro de Excel de la forma tradicional aparece un mensaje que nos advierte que estamos frente a un libro daado, podemos tratar de repararlo en forma manual como veremos en el siguiente Paso a paso. Reparar manualmente un libro daado PASO A PASO

Acceda al cuadro de dilogo Abrir y seleccione el libro daado que desea abrir.

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Recuperar datos de un libro daado

Despliegue el men del botn Abrir y seleccione la opcin Abrir y reparar.

Se abrir una ventana de mensaje en la que puede seleccionar entre las opciones Reparar, Extraer datos o Cancelar.

Si elige Reparar, Excel intentar recuperar todos los datos posibles del libro. Se abrir una nueva ventana, que le informar sobre los resultados de la accin.

Si elige Extraer datos, Excel intentar extraer los valores y las frmulas del libro. En este caso, aparecer una ventana en la que puede elegir entre Convertir en valores o Recuperar frmulas.

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1. OPTIMIZAR LA ESTRUCTURA DE LOS LIBROS

La opcin Reparar intentar recuperar, si es posible, la mayor cantidad de datos del libro daado. Pero si el dao del libro hace imposible la recuperacin de informacin, podemos probar con la opcin Extraer datos para recuperar, por lo menos, los valores y las frmulas que se utilizaron en el libro daado. Si tenemos xito con alguna de las acciones de la reparacin manual, slo habremos perdido los formatos aplicados al libro original, pero tendremos todos o casi todos los datos, ya sea solamente los valores o tambin las frmulas correspondientes. En cambio, si no hemos obtenido buenos resultados con la reparacin manual, podemos utilizar otros procedimientos que nos permitirn recuperar los datos de un libro daado. En este caso, debemos distinguir entre dos posibles situaciones que se nos presentan: si podemos abrir el libro en Excel o si es imposible abrirlo.

Recuperar datos de un libro daado que podemos abrir en Excel

Para recuperar datos cuando es posible abrir en Excel el libro daado, podemos aplicar alguno de estos procedimientos: Recuperar la ltima versin guardada del libro Si estamos editando una hoja de clculo y el libro resulta daado antes de que podamos guardar estos cambios, intentaremos recuperar la hoja original restaurndola a la ltima versin guardada. Para ello, con el libro abierto, vamos al comando Abrir y seleccionamos, haciendo doble clic con el botn principal del mouse, el mismo archivo que tenemos abierto. Aparecer un mensaje de advertencia indicndonos que el libro ya est abierto, donde seleccionaremos la opcin S para volver a abrirlo.

Figura 20. Al recuperar la ltima versin guardada del libro se descartarn todos los cambios que hayan podido causar daos en el archivo.
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Recuperar datos de un libro daado

Guardar el libro en el formato SYLK Si cuando estamos editando una hoja de clculo el libro resulta daado antes de que guardemos los cambios que realizamos, otra opcin que tenemos es la de intentar guardarlo en formato SYLK. Este formato nos permitir filtrar los elementos con problemas. Para almacenar nuestro libro daado en formato SYLK, debemos acceder al cuadro de dilogo Guardar como y, en la lista Guardar como tipo, seleccionaremos SYLK (vnculo simblico) (*.slk); finalmente, luego de elegir el nombre y la ubicacin, presionamos el botn Guardar.

Figura 21. El formato SYLK guarda nicamente los valores y las frmulas de la hoja de clculo activa y un formato de celda limitado.

Debido a que el formato SYLK slo guardar los valores y las frmulas de una hoja de clculo activa, tenemos que asegurarnos de que se encuentre activa la hoja de clculo con los elementos que necesitamos recuperar. Si queremos restaurar los datos de distintas hojas de clculo del mismo libro, guardaremos cada una de ellas por separado en formato SYLK.

DAOS FSICOS O LGICOS?

Un error fsico, es decir, un dao del hardware, no puede afectar la estructura lgica de los archivos. Si detectamos que no podemos abrir un libro de Excel a causa de un error fsico en la unidad de disco o en la red, simplemente debemos mover el libro a otra unidad de almacenamiento antes de intentar alguna de las opciones de recuperacin de libros daados.

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1. OPTIMIZAR LA ESTRUCTURA DE LOS LIBROS

Figura 22. Si el libro daado que intentamos guardar en formato SYLK contiene ms de una hoja, aparecer un mensaje de advertencia indicndonos que el formato no admite mltiples hojas.

Si el libro que intentamos guardar en formato SYLK tiene caractersticas que puedan resultar incompatibles con este tipo de formato, aparecer un mensaje advirtindonos sobre esta incompatibilidad. Ignoraremos esta advertencia haciendo clic en S, ya que lo que ms nos interesa en esta circunstancia es poder salvar la mayor cantidad de datos posibles de modo de evitar la prdida total de nuestro trabajo. Una vez que completamos estos procedimientos, abrimos el libro que hemos guardado en formato SYLK y volvemos a guardarlo como libro de Excel, escribiendo un nuevo nombre para el libro de modo tal de crear una copia, sin reemplazar el libro original que se haba daado.

Recuperar datos de un libro daado que no podemos abrir desde Excel

Si nuestro problema es que no podemos abrir el libro daado desde Excel, podemos intentar alguno de estos procedimientos: Establecer la opcin de clculo manual en Excel De forma predeterminada, la opcin de clculo de Excel est establecida en clculo automtico. Si modificamos esta opcin a clculo manual, es posible que podamos abrir el libro ya que Excel no tendr que volver a calcular los datos. Para establecer la opcin de clculo manual, debemos abrir un nuevo libro en blanco en Excel y desplegar el men del Botn de Office para acceder a las Opciones de Excel. Desde el panel izquierdo de la ventana de Opciones de Excel seleccionaremos la categora Frmulas. En el panel derecho, elegimos la opcin Manual, dentro de la sec50

Recuperar datos de un libro daado

cin Opciones de clculo. Una vez completado este procedimiento, cerramos Excel para que se apliquen los cambios e intentamos abrir nuevamente el libro daado.

Figura 23. La opcin de clculo Manual inhabilita las opciones automticas de clculo y har que tengamos que recalcular nuevamente todas las frmulas.

Utilizar referencias externas para vincularlas al libro daado Otro recurso que podemos utilizar cuando es imposible abrir un libro daado desde Excel es crear referencias externas para vincularlas al libro, como, por ejemplo, generar un hipervnculo a una parte especfica de ste. Debemos tener en cuenta que, a travs de este procedimiento, podremos recuperar los datos, pero no las frmulas que les dieron origen. En el siguiente Paso a paso veremos cmo aplicar referencias externas para crear un hipervnculo al libro daado. Utilizar referencias externas para vincularlas al libro daado PASO A PASO

Abra un nuevo libro de Excel en blanco (puede hacerlo desde la Barra de herramientas de acceso rpido, si ha agregado el icono correspondiente, o desde Botn de Office/Nuevo/En blanco y reciente/Libro en blanco). En la celda A1 escriba =Nombre de archivo!A1, donde Nombre de archivo representa el nombre del libro daado, por ejemplo, =PRACTICO8!A1. Es importante que tenga en cuenta que slo debe escribir el nombre del archivo, sin su extensin. Luego, presione Enter.

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1. OPTIMIZAR LA ESTRUCTURA DE LOS LIBROS

Se abrir una ventana similar a la ventana Abrir, pero, si observa la barra de ttulo, ver que esta ventana recibe el nombre de Actualizar valores: Nombre de archivo. Seleccione el archivo daado para el cual necesita crear una referencia externa y presione Aceptar.

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Recuperar datos de un libro daado

Aparecer una pequea ventana desde donde podr seleccionar la hoja del libro daado que le interesa recuperar. Una vez que haya seleccionado la hoja de clculo que corresponde, presione Aceptar.

Seleccione la celda A1 y cpiela (con la combinacin de teclas CTRL + C o utilizando el comando Copiar). A continuacin, seleccione un rango de celdas que tenga aproximadamente el mismo tamao que el rango de celdas que contiene los datos de la hoja del libro daado.

Presione Ctrl + V o haga clic en el comando Pegar. Se volver a abrir la ventana Actualizar valores:Nombre de archivo, desde donde elegir nuevamente el archivo que quiere recuperar. Luego, haga clic en Aceptar.

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1. OPTIMIZAR LA ESTRUCTURA DE LOS LIBROS

Al pegar los valores, se quitarn los vnculos al libro daado, conservando slo los datos de la hoja de clculo que recuper.

Como vemos, el resultado obtenido no se ve muy prolijo. Sin embargo, lo importante es que a travs de este procedimiento hemos podido recuperar, en parte, los datos de una hoja de clculo que integra un libro daado. Intentar abrir el libro daado de Excel en otro programa Un ltimo recurso del que todava disponemos si nos han fallado los anteriores es intentar abrir el archivo daado de Excel en otro programa, como Word o WordPad. Si en nuestro equipo tenemos instalado el Convertidor de Microsoft Office Excel, es probable que podamos abrir el libro en Word y recuperar algunos datos. A travs de este mtodo no podremos recuperar hojas de grficos ni grficos in-

RECOVERY TOOLBOX PARA EXCEL 2007

Si no podemos recuperar nuestros datos con los mtodos que ofrece Excel, podemos probar soluciones de otros fabricantes de software, como Recovery Toolbox para Excel 2007. Esta herramienta nos permitir recuperar archivos daados con formatos .xls, .xlt, .xlsx, .xlsm, .xltm, .xltx o .xlam. Podemos descargar una versin de prueba desde www.recoverytoolbox.com/excel.html.

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Recuperar datos de un libro daado

crustados, tampoco las frmulas que dieron origen a los datos; slo restauraremos los resultados de esas frmulas que se muestran en las celdas del libro daado. Si no es posible abrir el libro daado en Word, podemos hacer un ltimo intento a travs de WordPad. Desde el botn de Inicio de Windows, vamos a Todos los programas/Accesorios/WordPad. Una vez que abrimos esta aplicacin, desde el men Archivo/Abrir accedemos al cuadro de dilogo Abrir para buscar el libro daado de Excel que estamos intentando recuperar. Para encontrarlo, primero debemos elegir la opcin Todos los documentos (*.*) en el desplegable Tipo de la ventana de apertura. ste es, quizs, el mtodo ms seguro para recuperar los datos, ya que WordPad siempre abrir el archivo. Aunque hayamos perdido parte de la informacin, podemos recuperar ciertos datos para su posterior reconstruccin en un nuevo libro de Excel. Es importante tener en cuenta que, afortunadamente, disponemos de distintos mtodos para solucionar la situacin de tener un libro daado. Podemos probarlos todos, hasta encontrar el que resuelva nuestro problema.

Figura 24. Libro de Excel 2007 abierto en WordPad.

RESUMEN
En este captulo exploramos algunos trucos que nos facilitan la tarea de optimizacin de los libros de Excel 2007. Vimos cmo personalizar la Barra de herramientas de acceso rpido, insertar y eliminar varias hojas de clculo simultneamente, abrir el programa en un libro predeterminado o recuperar los datos de un libro daado. Entre otras cosas, tambin aprendimos a crear hipervnculos y a modificar las opciones predeterminadas para guardar nuestros libros.

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 ACTIVIDADES
TEST DE AUTOEVALUACIN
1. Un rea de trabajo es: a) Un archivo que guarda libros de Excel incluidos en el rea. b) Un archivo que guarda informacin de visualizacin sobre libros de Excel incluidos en el rea. c) Un archivo que guarda informacin de visualizacin sobre libros de Excel. 2. Para hacer una copia de una hoja de forma rpida debemos: a) Mantener presionada la tecla Ctrl mientras arrastramos la etiqueta de la hoja hasta una nueva posicin. b) Mantener presionada la tecla Shift mientras arrastramos la etiqueta de la hoja hasta una nueva posicin. c) Mantener presionadas las teclas Ctrl y 9. Para predeterminar que el formato con el que se guardan los libros de Excel 2007 sea .xls debemos: a) Ir a Botn de Office/Guardar 3. Para que Excel se inicie siempre en un libro determinado debemos: a) Guardar el libro en una carpeta de inicio alternativa. b) Guardar el libro en la carpeta que contiene el archivo ejecutable de Excel. c) Guardar el libro en la carpeta 8. Cmo podemos modificar la ubicacin predeterminada en la que se guardan los nuevos archivos de Excel? 7. Para qu sirve la opcin Autocompletar? Cmo podemos desactivarla? 6. Cul es el camino ms corto para insertar un hipervnculo a una direccin de correo electrnico? 5. Slo se puede crear un hipervnculo a una celda especfica si esta celda se encuentra dentro de la misma hoja de clculo: a) Verdadero b) Falso

Shift mientras arrastramos la etiqueta de

la hoja hasta una nueva posicin.

como/Libro de Excel 97-2003. b) Ir a Botn de Office/Opciones de Excel/Guardar/Guardar libros/ Guardar archivos en formato. c) Ir a Botn de Office/Guardar como/Otros formatos.
10. Cuntos mtodos de recuperacin de datos de libros daados nos ofrece Excel 2007?

XLSTART.
4. Qu es un hipervnculo?

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