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LOS DOCUMENTOS Antes de pasar a desarrollar la definicin y clasificacin de los documentos, resulta oportuno sealar la distincin existente entre

Documento e Instrumento, Documento y Testimonio y Documento y Acto documentado. a. Documento e Instrumento: es la doctrina imperante la que precisamente distingue el documento del instrumento; siendo el primero, el gnero, mientras que el segundo constituye la especie. Documento es el trmino general, comprensivo de cuanto consta por escrito o grficamente, como un contrato, un libro, una carta, un plano, una fotografa, etc., siendo pues diferente la forma en que aparece extendido. En cambio, recibe el nombre especfico de instrumento el escrito que contiene una manifestacin o acto que debe surtir efectos jurdicos. En sentido estricto, entonces, el instrumento es un documento escrito. De all que todo instrumento es documento, pero no todo documento es instrumento. b. Documento y Testimonio: existen marcadas diferencias, entre ellas tenemos: En cuanto a la materia de la representacin. Tal y como lo predica Carnelutti podemos decir que en el caso del testimonio la psiquis del hombre es el material en donde estn plasmados los hechos; mientras que, en el documento, se plasman en cualquier material que sirva para ello. En cuanto a los hechos. El documento puede referirse a hechos pasados, presentes o futuros; en cambio el testimonio hace referencia a hechos pasados, no importa que estn ocurriendo. En cuanto a su naturaleza: El testimonio es un acto, el documento es una cosa, pero puede suceder que el documento sea producto del acto. Por ejemplo: Una escritura es una cosa producto del acto de un hombre. En cuanto al momento de la creacin: En cuanto al testimonio, el juez presencia la creacin del testimonio surgiendo frente a l, el medio probatorio. Los hechos estn en la psiquis del hombre y son expresados por el testigo frente al funcionario. En cuanto al documento, el funcionario pudo o no haber presenciado su creacin. En cuanto a sus sujetos. En sentido estricto, el testimonio proviene de quien es tercero o ajeno al proceso; mientras que el documento puede provenir de una de las partes o de un tercero con las prevenciones del artculo 277 del Cdigo de Procedimiento Civil.

c. Documento y Acto Documentado: El documento es meramente representativo por ejemplo, una fotografa, donde no es posible separar el contenido del objeto que lo contiene. En cuanto al acto documentado, este viene a ser declarativo, en el cual si es posible separar el contenido del objeto que le sirve de recipiente, por ejemplo, una escritura pblica donde se contiene una declaracin de la voluntad que se referir a un contrato de compraventa, donde si es posible independizar la declaracin del objeto que lo contiene. Son documentos los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, fotografas, cintas cinematogrficas, discos, grabaciones magnetofnicas, radiografas, talones, contraseas, cupones, etiquetas, sellos y, en general, todo objeto mueble que tenga carcter representativo o declarativo, y las inscripciones en lpidas, monumentos, edificios o similares. DEFINICION DEL DOCUMENTO EN LA DOCTRINA Eduardo Couture define el documento como el instrumento; objeto normalmente escrito, en cuyo texto se consigna o representa alguna cosa apta para esclarecer un hecho o se deja constancia de una manifestacin de voluntad que produce efectos jurdicos. Borjas sostiene que los instrumentos, documentos, ttulos escritos y escrituras, son vocablos sinnimos en el lenguaje forense, y se entiende por tales todo escrito en que se hace constar un hecho o una actuacin cualquiera. Lino Enrique Palacio sostiene que denomnese documento en sentido lato, a todo objeto susceptible de representar una manifestacin del pensamiento con prescindencia de la forma en la que esa representacin se exterioriza. Sin embargo el doctor Jairo Parra Quijano en su obra Manual del Derecho Probatorio, nos dice que no es muy acertada aquella condicin que impone que sea una manifestacin del pensamiento, por cuanto es posible documentar, representando, sin que sea necesario que pase por la mente humana, y que sin embargo, represente; como por ejemplo la fotografa lograda cuando un asaltante intenta penetrar en un banco y una cmara oculta lo toma. Igualmente, el doctor Parra Quijano nos dice que sobre este particular nos es necesario recordar lo sostenido por Carnelutti quien dice que en realidad el concepto de expresin de un pensamiento para hablar de documento, no es necesario. De la misma manera Emilio Gmez Orbaneja y Vicente Herce Quemada, definen el documento como toda incorporacin o signo material de un pensamiento.

Francisco Carnelutti en su obra La prueba civil seala que, el documento no es solo una cosa, sino una cosa representativa, osea capaz de representar un hecho. Y por ltimo tomaremos la definicin general que nos da el Doctor Jairo Parra Quijano y nos dice que un objeto para que se pueda llamar documento, debe representar un hecho cualquiera o una manifestacin del pensamiento, ya que si el objeto se muestra a si mismo sin representar algo distinto, no es documento. Concepto grupal. En nuestro concepto, podemos definir el documento como toda cosa facultada para representar un hecho, acontecimiento o manifestacin del pensamiento con el fin de transmitir algo y de esta manera probarlo. Representacin en el documento. La representacin de un hecho debe emanar o surgir del objeto y no de la mente del intrprete, este debe representar algo distinto a s mismo, y lo representado debe estar contenido en l. Por ejemplo: Cuando miramos una fotografa de una pareja de enamorados que se abrazan, la fotografa es el objeto que representa a dos personas en dicha actitud. La representacin de los sujetos est contenida en el objeto y no ha sido creada por la mente de la persona que le interpreta. La representacin del documento debe ser inmediata, ya que si aquel documento representa algo distinto a l, dicha representacin ser llevada a cabo de una manera ms abundante por el interpretador, pero ello formara parte de la prueba indiciaria ya que se limita a contenerse en la mente de aqul y no en el objeto que documenta. Clasificacin de los documentos. Segn su procedencia: pblicos o privados. Segn su contenido: declarativos o representativos. Segn la certeza de su procedencia: autnticos o no autnticos. Segn su originalidad: originales, copias o falsos. Segn el mrito probatorio: ad substantiam actus y ad probationem.

Funcin jurdica del documento. Teniendo en cuenta la finalidad que se persigue con el documento este desempea dos funciones distintas: Una de carcter extraprocesal; de naturaleza sustancial y solemne.

Otra de carcter procesal y probatoria, cuando trae consigo un proceso para la demostracin de un hecho (porque es exigido por la ley sustancial para la existencia del acto o contrato).

Un documento es solemne cuando para la existencia de determinado acto material la ley impone que se celebre por medio de un documento especfico, por ejemplo, el contrato de compraventa de un bien inmueble. DOCUMENTO PBLICO Y PRIVADO Documento Pblico. Es aquel otorgado por un funcionario pblico en ejercicio de su cargo o con su intervencin. Si es un escrito, se denomina instrumento, y cuando es otorgado por un notario o quien haga sus veces y ha sido incorporado en el respectivo protocolo, se denomina escritura pblica. Los dems, son documentos privados. Son funcionarios pblicos los servidores del Estado que ejercen funciones en su nombre, a distincin de aquellos trabajadores que realizan labores para el estado pero que no lo representan. Ejemplo: tcnicos de las empresas de servicios que tienen el carcter de trabajadores oficiales. Son ejemplos de documentos pblicos: Certificaciones Resoluciones Decretos Sentencias Constancias Sellos de oficinas pblicas o notariales Actas de matrimonio Partidas de matrimonio o de bautizo (tan solo las catlicas apostlicas romanas en virtud de que han sido expedidas por autoridad eclesistica vaticana bajo concordato vigente. Las dems sern documentos privados registrables.) Documentos creados por autoridad civil, administrativa o judicial extranjera.

Documento Privado. Es aquel que no rene los elementos para ser pblico, es decir, aquel que no ha sido otorgado por funcionario pblico o por funcionario que no se encuentra en ejercicio de sus funciones.

Tiene el mismo valor que documento pblico tanto entre quienes lo suscribieron y lo crearon y sus causahabientes, como respecto de terceros. La fecha del documento privado autentico, entre las partes, es la que figura en l. Por ejemplo, A y B documentan una venta de bienes muebles y colocan como fecha de la venta el 10 de Octubre de 1983. Pero si ese documento se requiere hace valer frente a terceros, ser la de la autentificacin o de la ocurrencia de alguna de las hiptesis contempladas en el artculo 280 del cdigo de procedimiento civil. El documento privado autentico es oponible a terceros siempre que tenga fecha cierta y que este otorgado, adems, por persona distinta a quien lo aduce en el proceso, como prueba. Ejemplo: A vende a B un bien mueble y documentan la venta, presentando el documento en una notara. En una diligencia de secuestro, se pretender secuestrar el bien, afirmando que es propiedad de A, en un proceso llevado a cabo por H, B puede oponerse con el documento, alegando haberlo adquirido y ser poseedor. Si el documento fuese simulado habr que demostrar tal cosa, esto es, que el contenido del documento no corresponde a la realidad, en los trminos normales del proceso. Son ejemplos de documentos privados: Diplomas de universidades no estatales. Certificados y constancias de universidades no estatales. Certificaciones mdicas. Constancias de trabajo. Documentos expedidos o creados en el extranjero en los que no interviene autoridad pblica, salvo los notariales. DOCUMENTO ELECTRNICO Antecedentes. Cuando hablamos de documentos muchas veces pensamos que se trata de papeles pero no es as, porque documentos no solo quiere decir papeles tambin se puede tomar como un documento un video, una grabacin una foto etc. Esto nos permite afirmar que la concepcin de documento sigue siendo vlida. si partimos de la idea de que documento es toda cosa capaz de representar un hecho cualquiera o una manifestacin del pensamiento entonces un soporte electrnico perfectamente puede ser prueba de algn acontecimiento.

A. Funcin psicolgica y sociolgica del documento: Un escrito hay que entenderlo muy bien sobre todo cuando se va a firmar, ya que esto alerta a las personas sobre las consecuencias que traer a futuro lo que se est firmando, pues este es un momento de reflexin en el que se debe caer en cuenta de lo que se est haciendo. La firma hecha con la mano debe serle sustituida al suscriptor por su seguridad en la firma digital y en los documentos electrnicos B. Continente y contenido: Cuando hablamos de continente hacemos referencia a la maquina informtica donde se encuentra el archivo o documento, el contenido o la parte espiritual es la informacin que se encuentra dentro de ese archivo, datos que pueden ser textuales o grficos. Los documentos privados que tengan signos de individualidad por ejemplo; suscritos o manuscritos como firma digital o manuscrita pueden ser presentados a un proceso y las copias se presumen autnticas segn el Art 253 del C.P.C, modificado por el artculo 1, numeral 116 del Decreto 2282 de 1989 que nos dice: Los documentos se aportarn al proceso original o en copia. Esta podr consistir en transcripcin o reproduccin mecnica del documento. Las copias sobre todo de documentos privados se presumen autnticas, y la parte contra la cual se exponen puede defenderse porque puede hacer uso del derecho de contradecir esa prueba en caso de que no las considere verdadera y lo pruebe esa prueba pude ser tachada de falsedad. Otro camino que tiene la persona que va a controvertir pruebas es el de solicitar una inspeccin sobre la original segn el Art 244 del C.P.C esta inspeccin se hace con el fin de verificar o el esclarecer los hechos que son materia del proceso. Debemos tomar en cuenta que cuando no se presenta el documento original se debe dar una explicacin una razn porque se presenta la copia. DOCUMENTOS PRIVADOS EMANADOS DE TERCEROS. De conformidad con el Art 277 del C.P.C los documentos que provienen de terceros solo pueden ser valorados por el juez: A. Si son de naturaleza dispositiva o simplemente representativa. Los documentos son dispositivos cuando han existido actos en los cuales existo manifestacin de la voluntad y contienen obligaciones, por ejemplo: el contrato de compraventa que sabemos que se requiere que sea autentico como lo expone el Art 252 del C.P.C

B. Simplemente declarativo: El numeral 2 del Art 10 de la ley 446 de 1998 expone que: los documentos privados de contenido declarativo emanados de terceros, se apreciarn por el juez sin necesidad de ratificar su contenido, salvo que la parte contraria solicite su ratificacin. Ratificar en este caso significa que el juez acepta una nueva prueba como si no existiera una versin anterior esto se hace con el fin de cumplir con el derecho de contradiccin de la persona que solicita la ratificacin. RECONOCIMIENTO Debe tomarse en cuenta el Art 252 del C.P.C que nos habla sobre la autenticidad de documentos pblicos y privados. El reconocimiento es un acto expreso o tcito por medio del cual el funcionario competente (notario) le otorga autenticidad a un documento .un documento pblico se presume autentico hasta que se demuestre lo contrario .un documento es privado cuando ha sido reconocido como autentico ante juez o notario CLASES DE RECONOCIMIENTO A. Reconocimiento expreso. (Expreso, del latn expressus), este reconocimiento puede ser espontneo por una situacin judicial realizada por las partes, este se realiza en forma clara descrita B. Reconocimiento ficto. (Ficto, del latn fictus) este se produce cuando se presenta lo expuesto el Art 274 del C.P.C i asiste pero niega prestar juramento, da respuestas evasivas, tambin requiere que haya habido una amonestacin en la audiencia esto quiere decir que el juez le haya hecho saber al compareciente que si se presentan las conductas mencionadas anteriormente se tendr por reconocido el documento. C. Reconocimiento tcito impropiamente llamado implcito. (Tcito, del latn tacitus), para que opere este reconocimiento se requiere que concurran los siguientes puntos: Que se aporte al proceso un documento y que se afirme haber sido suscrito o manuscrito por la otra parte en este caso acorde al Art 11 de la ley 446 de 1999 el documento se tiene por autentico y el hecho de guardar silencio ratifica la autenticidad Cuando se trata de un documento sin signo de individualidad opera este reconocimiento y como ya sabemos la persona contra la cual se

opone puede desconocerlo y al aportante le interesa demostrar esta prueba D. Reconocimiento implcito. (Implcito del latn implicitus), lo que se entiende incluido en algo sin expresarse. Cuando una de las partes aporta a un proceso un documento privado, reconoce con ello su autenticidad y no podr ser impugnarlo excepto cuando se allegue su falsedad. E. Reconocimiento por inscripcin. Este se da en el momento cuando un documento ha sido inscrito en un registro pblico (recordemos que los documentos pblicos se presumen autnticos). F. Reconocimiento por atestacin. (Atestar del latn a testari) que quiere decir testigo testificar atestiguar para realizar este tipo de reconocimiento se deber tenar en cuenta los artculos 68, 69, 70, 71, 72 del Decreto 960 de 1970.

BIBLIOGRAFIA MANUAL DE DERECHO PROBATORIO, Dr. Jairo Parra Quijano, pgs. 495549. LA PRUEBA EN EL DERECHO COLOMBIANO, T. IV, Manuel Antonio Borja Nio, pgs. 1136.