Lectura.

Libro Auxiliar

Ya se explicaba en pginas anteriores, el uso de las cuentas colectivas y del uso de los Mayores auxiliares y su relacin con el libro Diario. En este tema se ampliar la informacin, a fin de que identifique su naturaleza y funcin. Registro individual y global Cuando la empresa tiene un nmero reducido de personas o instituciones, se establece un registro individual en el que se asienta cada operacin: 31 ------------15 de octubre del ao 2002-------------21 Emilio Salmones, cliente........................................... 12 Ventas........................................................... 13 IVA por pagar............................................... Impuesto del 15% trasladado............... Venta a crdito, s/fac. nm. 56 ------------15 de octubre del ao 2002----------------------$12 000 00

$10 200 00 1 800 00

32

---------

--

Se abre una cuenta en el libro Mayor, para cada uno de los clientes, bancos, deudores, proveedores, etc. El registro global o colectivo se utiliza cuando la empresa tiene numerosas personas o instituciones, estas cuentas se llevan en el libro Mayor y sealan el total de los saldos de las diversas cuentas particulares, asentadas en los libros o registros llamados Mayores auxiliares. Las cuentas particulares que se abren en los Mayores auxiliares reciben el nombre de cuentas auxiliares o subcuentas, stas presentan una parte del saldo de la cuenta colectiva a la que corresponden. Ejemplo: Cuenta colectiva Debe Saldo Clientes Haber 0

7,000.00

Mayor auxiliar de clientes Cliente 1 Debe Haber

Deb e

Cliente 2

Haber $ 2,000.00 5,000.00 $ 7,000.00

Saldo 5,000.00

Saldo 2,000.00

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Cada vez que en el libro Mayor se haga un cargo o un abono en cuenta colectiva se deber pasar a las subcuentas correspondientes, en las que deber coincidir la suma de los saldos y la naturaleza del cargo o abono. Para llevar las subcuentas se usan libros, hojas o tarjetas. Mayor auxiliar de bancos. Tiene el propsito de llevar un control con cada uno de los bancos con que se maneja una empresa. A fin de ejemplificar el registro, a continuacin se muestra un asiento en Diario y luego, el pase a la subcuenta en el Mayor auxiliar.

Asiento en Diario 25 ------------15 de agosto del ao 2002-------------3 Bancos..................................................................... 1 Banco Preferido, S.A. 1 Caja.............................................................. Depsito en efectivo, s/ficha. ------------16 de agosto del ao 2002-------------10 Compras 14 IVA acreditable Impuesto del 15% por acreditar Bancos.................................................. 1 Banco Preferido, S.A. Nuestra compra, s/fac. 2314 pagada con ch/123452 ------------16 de agosto del ao 2002--------------------$12 000 00 $12 000 00 --------- -------- --

27

14 645 2 584

50 50 17 230 00

28

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Asiento en Mayor auxiliar Nombre Direccin Poblacin Ao de 2002 Fecha Agosto Banco Preferido, S.A. Av. Hidalgo nm. 25-B, Col. Santa Brbara 02230 Sonora, Son. Nm. 1

Cuenta Bancos

Cargos y abonos Folio Debe 1 Saldo inicial 1 $ 20 000 00 15 N/depsito en efectivo, s/ficha 12 12 000 00 16 Ch/123452 a Gemas Preciosas, 21 S.A. Saldo actual Sumas iguales $ 32 000 00 Septiembre 1 Saldo anterior $ 14 770 00

Haber $ 17 230 14 770 $ 32 000 00 00 00

Saldo $ 20 000 00 32 000 00 14 770 00

$ 14 770

00

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Observa que: En la columna de saldos, se anota el importe despus de cada movimiento de cargo y abono. Si el formato slo existe una columna para saldos, se acostumbra escribir con tinta roja el saldo acreedor. Despus de hacer el pase a la subcuenta, en el Diario se anota el nmero de la subcuenta, en la columna para folios. Al terminar el ejercicio, el saldo de la subcuenta se anota el la columna del Haber, para que los movimientos arrojen sumas iguales y se corta con dos rayas. Al empezar el nuevo ejercicio, se anota el saldo anterior. La suma de los saldos de las subcuentas que forman el Mayor auxiliar de Bancos debe ser igual al saldo que arroje la cuenta de Bancos en el Mayor, de esta manera se hace la comprobacin.

Mayor auxiliar de almacn. Por las caractersticas de las mercancas (tamao, clase, peso, medida, etc.), sta es una cuenta colectiva, sin embargo, para toda empresa es necesario llevar un control sobre las mismas (entradas, salidas, existencias) Este auxiliar controla las entradas y salidas, y en consecuencia, permite verificar las existencias y su valor. Las hojas, fichas o tarjetas contienen: La descripcin del artculo o insumo Unidad de medida (pieza, metro, kilogramo, par, docena, etc.) El mximo de artculos que se pueden tener en existencia El mnimo Nmero de cajn, casillero, estante, en donde se encuentran almacenados Nmero de la tarjeta u hoja

Un ejemplo de la subcuenta es el siguiente: Tarjeta nm.

Artculo Almacn Mximo Ao de 2002 Fecha Junio 1 1 2 3 5 Caja nm. Mnimo

Unidad Clasificacin nm. Existencia revisada en Precio por unidad VALORES Debe $20 00 000 20 00 000 Haber

ESPECIE No. de factura Entrada Salida Existencia 532 645 2 5 357 150 100 100 10 40

Precio promedio $ 200 00 200 00

Saldo $20 000 00 40 000 00

100 $ 200 00 200 190 150 300 200 00 200 00 200 00 180 00

190 00

27 00 000

$2 00 000 8 000 00

38 000 00 30 000 00 57 000 00

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Como puedes observar, hay columnas llamadas de otra manera, estas son: Una columna para: Entradas Salidas Existencias Precio por unidad Precio promedio En la que: Se asienta el nmero de unidades que ingresan al almacn. Se registra el nmero de unidades que salen del almacn. Es el registro de unidades que quedan en existencia despus de cada entrada o salida. Es el precio de compra, precio segn factura o precio de adquisicin. Se asienta el precio promedio que resulte cada vez que entren artculos al almacn, a precio distinto del ltimo precio promedio que aparezca en la subcuenta.

El precio por unidad de los artculos que salen del almacn, se determina por diferentes procedimientos, los ms usuales son: Primeras entradas, primeras salidas (PEPS) Precio promedio (PP)

Primeras entradas, primeras salidas Considera las unidades que salgan del almacn, al mismo precio con el que se les dio entrada. Requiere de un control continuo de los artculos que salen, para cambiar a tiempo el precio por unidad, conforme se van terminando cada uno de ellos y en el orden cronolgico en que fueron adquiridos, ejemplo: Se compr la primera vez, 100 botones (de concha) a $2,000.00 pesos; en la segunda ocasin, se compraron 100 botones a $1,800.00, por lo que el PEPS, asegurar que los primeros 100 botones salgan del almacn a un precio de $20.00 pesos cada uno; y los siguientes 100 botones a $18.00. Precio promedio Consiste en dar salida a las unidades del almacn de acuerdo al ltimo precio promedio. Este precio se determina por una divisin: Importe total de todas las unidades existentes que aparecen en la columna de saldo Nmero de unidades que aparecen en la columna de existencia

Precio promedio =

Saldo Existencia

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Considerando los 200 botones, suponemos que Compras Primera Segunda Nmero de unidades 100 botones 100 botones 200 botones Precio por unidad $ 20.00 18.00 Valor 2,000.00 1,800.00 3,800.00

PP=

$3 800 200

= $19.00

Es conveniente aclarar que en la subcuenta de almacn: El precio promedio cambia al comprar unidades a precio distinto del ltimo precio promedio. Las compras se registran a precio de adquisicin. Las ventas se registran a precio medio actual, nunca a precio de venta. Comprobacin. La suma de los saldos de las subcuentas que forman el Mayor auxiliar de almacn representa el inventario final de mercancas, que debe ser igual al saldo de la cuenta de almacn en el Mayor.

Mayor auxiliar de clientes. Se utiliza para conocer el movimiento y saldo de cada cliente y, al igual que los otros auxiliares, se llevan en hojas, tarjetas o libros, ejemplo: Nombre Teresa Raigosa Direccin Av. Jurez 1558 - Depto. 103 Poblacin 05012 Guadalajara, Jal. Ao de 2002 Fecha Cargos y abonos Junio 18 Nuestra venta, s/fac. 67 19 Su abono s/recibo nm. 96 25 Nuestra venta, s/fac. 71 Saldo actual Sumas iguales Julio 1 Saldo anterior Folio 15 35 23 Nm. 12

Cuenta Clientes

Debe 13 000 5 000 18 000 10 000

00 00 00 00

Haber $ 8 000 10 000 18 000 00 00 00

Saldo $ 13 000 00 5 000 00 10 000 00 10 000 00

Observa que: Aparecen los datos del cliente y las fechas de sus movimientos, se asienta de la misma forma que en el Mayor auxiliar de bancos, los cargos, abonos y la obtencin del saldo. Comprobacin. La suma de los saldos de las tarjeras que integran el Mayor auxiliar de clientes es igual al saldo que arroja la cuenta de clientes en el Libro Mayor. Este modelo de asientos se utiliza tambin para las subcuentas del Mayor auxiliar de: Deudores diversos Proveedores Acreedores diversos