Cadernos de Gesto dos Sistemas e Tecnologias da Informao Henrique Marcelino

RESUMO

O tema da administrao de dados tem gerado alguma controvrsia e tem sido objecto de concluses menos exactas, que dificultam a compreenso da importncia da gesto de dados nas empresas de hoje. E, no entanto, a nova administrao de dados pode ser um factor de mudana de mtodos de gesto, na condio de ser apreendida com clareza, integrada nas estratgias globais das organizaes e de ter o apoio sustentado da Alta Direco. Contribuir para o esclarecimento de algumas dessas questes o objectivo deste trabalho. Para tal, so analisadas dezasseis ideias que traduzem, tipicamente, maneiras de perceber o papel e relacionamentos da administrao de dados nas instituies e empresas, pblicas ou privadas.

INTRODUO
At h algum tempo atrs, em Portugal, era frequente o discurso acerca dos problemas de gesto de dados nas organizaes. Um nmero considervel de empresas e instituies dos mais diversos sectores de actividade reclamava-se, ento, de ter implantado essas funes, ou estar em vias de o fazer. Esta situao parecia indicar que muitas organizaes tinham atingido j a maturidade informacional e se preparavam para ultrapassar as etapas que ainda pouco tempo antes as separavam da administrao de dados como meio de melhorar a qualidade das decises e de obter vantagens competitivas, num quadro de mudana de mtodos de gesto de sistemas e tecnologias de informao. Contudo, algumas dvidas quanto realidade existente por detrs dessa aparncia no deixavam de ser pertinentes. Tratava-se de uma efectiva mudana de paradigma ou de uma mera expresso de um fenmeno de moda? Que relao tinha esse interesse com o desenvolvimento de estratgias de sistemas de informao? E com a implantao da tecnologia da informao? Significavam as palavras o mesmo para todos os actores envolvidos? Quase to depressa como se tinha desenvolvido, o interesse pela administrao de dados aparenta ter decado. Esta funo parece esquecida como um dos factores de sucesso e um investimento no futuro das organizaes - talvez porque o futuro no se muda j como soa Alguns vaticinaram-lhe uma morte prematura e aprazaram-lhe o enterro. Salvo alguns focos de resistncia. Aparentemente, as organizaes regressaram velha sndrome da P.I.S.A. - Programao Iniciada Sem Anlise - e passaram a dar ateno s novas atraces do momento - Data Warehousing, Internet, etc. fiis tradio de procurar solues para os problemas de organizao e de gesto atravs da aquisio de mais tecnologia da informao. Todavia, novas tecnologias colocam novos desafios. Colocam sempre Acontece que a explorao completa e verdadeiramente retributiva dessas tecnologias requer que as mesmas se integrem em processos que disponham de dados fiveis, acessveis, oportunos, ntegros e consistentes. As organizaes vem-se, pois, confrontadas com os problemas que julgavam poder deixar para trs sem resolver - O de olharem-se como sistemas de informao e de entenderem os dados corporativos como um activo estratgico. Assim, mais cedo que tarde, a administrao de dados ter de regressar ordem do dia; ou, ento, as organizaes tero, mais uma vez, gastado milhes para vir a obter resultados medocres. Ora, como se sabe, os tempos actuais no so favorveis ao desperdcio e prodigalidade Veremos. Os processos de mudana no so lineares e, com moda ou sem ela, algo parece mover-se de facto no plano da informao das organizaes, em resultado de impactes das tecnologias da informao e comunicao e de uma progressiva consciencializao dos gestores. Este trabalho visa, pois, contribuir para que esse movimento se oriente no melhor sentido. O que para o autor destas linhas significa que as empresas se tornaro aptas a aproveitar e gerir um riqussimo

patrimnio, que lhes to familiar que no lhe atribuem valor especial; que est to prximo que acaba por ser desprezado - ou seja, o conjunto dos dados acumulados em conhecimento, que constitui um verdadeiro factor de diferenciao das organizaes. Ao trazer a gesto de dados corporativos para o primeiro plano, a nova administrao de dados pode ser um importante factor de mudana de mtodos de gesto, na condio de ser apreendida com clareza, integrada nas estratgias globais das organizaes e de ter o apoio explcito e sustentado da Alta Direco. Neste trabalho ventilam-se algumas das questes menos claras, ou mais controversas, com que nos temos deparado ao longo de vrios anos em contacto directo com os problemas da administrao de dados. A lista apresentada no pretende ser exaustiva e quanto seleco de mitos , obviamente, subjectiva. No se entenda estes mitos necessariamente como um mal. So antes um reflexo inevitvel de tentativas e erros que, na prtica, fazem avanar a gesto de dados nas empresas. E, alis, o que um mito? Mito - Modo de apreenso da realidade que reconhece nela aspectos que escapam percepo imediata, objectiva e racional e que tenta conciliar ou reconciliar conhecimento objectivo e compreenso subjectiva (...).
in Dicionrio Geral das Cincias Humanas

MITOS ACERCA DA ADMINISTRAO DE DADOS

Mito 1 - Administrao de dados significa o mesmo que administrao de bases de dados

Esta ideia pode dever-se a que, quer uma quer outra, tm os dados como objecto das respectivas actividades, e ser reforada pelo facto de a segunda daquelas funes ter surgido mais cedo nas organizaes, associada instalao e utilizao de sistemas de gesto de bases de dados. As empresas habituaram-se a conviver com as preocupaes de modelao e de normalizao de dados, originadas nas equipas de administrao de bases de dados e de desenvolvimento informtico, antes de considerarem a gesto de dados como prioridade, integrada nas estratgias de negcio. Mas, na realidade, trata-se de duas funes distintas. A segunda visa a instalao e utilizao ptimas da tecnologia de bases de dados para responder a requisitos predefinidos, ao passo que na primeira predomina a preocupao com a gesto ptima de um recurso. A administrao de dados tem por misso manter actualizados os modelos de gesto de dados corporativos, assim como harmonizar as percepes sectoriais decorrentes da interpretao dos mesmos, de modo a que os modelos, as diversas formas de organizao das representaes de factos relevantes para o negcio, as estruturas lgicas e fsicas de dados, se mantenham consistentes entre si, estejam de acordo com as regras de gesto aprovadas e afinados pela estratgia adoptada pela organizao. Essa misso desempenhada com independncia da tecnologia utilizada ou a utilizar. Cabe-lhe ainda garantir a qualidade da informao considerada na respectiva cadeia de valor interna, bem como participar na avaliao de solues de automao de sistemas de informao, na medida em que isso afecte a produo e utilizao de informao. O mbito da administrao de dados abrange, assim, todo o sistema de informao formal, e no apenas os subsistemas automticos de processamento de dados. O seu principal quadro de referncia a estratgia de negcio - e os reflexos desta nos requisitos de informao - e no a tecnologia. Por sua vez, a administrao de bases de dados procede implantao de estruturas de dados em plataformas de hardware e software, com as configuraes adequadas ao melhor desempenho dos sistemas de processamento automtico nesses ambientes operativos concretos. da sua responsabilidade desenvolver solues tcnicas de implantao e acesso fsicos, para os dados abrangidos nas aplicaes de informtica, em conformidade com modelos elaborados ou validados pela administrao de dados. Cabe a esta monitorar a implantao desses modelos e auditar a qualidade do contedo das bases de dados, de modo a garantir a adequao destas aos objectivos da organizao.

A administrao de bases de dados , pois, um suporte da administrao de dados, orientado para os aspectos tcnicos da gesto de dados em sistemas de informtica.

Mito 2 - Administrao de dados significa o mesmo que gesto do repositrio de meta-informao

Numa perspectiva consentnea com as novas relaes de informao e de utilizao das tecnologias de informao e comunicao nas organizaes, o repositrio de meta-informao constitui um sistema de memria e partilha de representaes do sistema de informao, estruturado em torno de definies de dados, processos de negcio e aplicaes da tecnologia da informao [ 1] . um acervo de descries utilizveis por diferentes clientes internos em diversos contextos - da engenharia de processos do negcio reutilizao de programas de informtica. O retorno do investimento envolvido no desenvolvimento e manuteno de um repositrio com estas caractersticas depende da capacidade instalada para, entre outros aspectos: Criar modelos da evoluo da organizao e do sistema de informao, no mbito do respectivo sector de actividade, e desenvolver descries operativas da empresa virtual [ 2] Manter esses modelos sintonizados com as caractersticas e necessidades da organizao, renovando sempre que necessrio os mtodos e tcnicas de descrio, os suportes e os interfaces de utilizao, de forma a melhorar a convivialidade e utilidade do sistema Incorporar actualizaes de procedimentos e tecnologia, no mbito dos processos de produo de aplicaes de informtica - nomeadamente mtodos, tcnicas e ambientes de desenvolvimento -, susceptveis de contribuir para o aumento de produtividade e de qualidade desses processos. A satisfao destes requisitos, a variedade de contextos de aplicao das descries e modelos, o amplo leque de potenciais utilizadores, requerem que o repositrio do sistema de informao constitua um centro de coordenao e controlo de meta-dados, cuja gesto est, naturalmente, includa no mbito das competncias da administrao de dados. A esta, enquanto responsvel por esse sistema, cabe garantir a actualidade, consistncia, integridade e acessibilidade dos dados nele residentes. A considervel dimenso dessas tarefas e a sua interaco estreita com outras actividades de administrao de dados podem explicar algumas interpretaes redutoras como aquela que este mito traduz. No entanto, em certo sentido, o sistema de repositrio no mais de que um instrumento - embora muito importante - por intermdio do qual se assegura uma gesto eficaz dos dados corporativos. Mito 3 - Administrao de dados e engenharia da informao so conceitos independentes A engenharia da informao, enquanto sistema de mtodos, tcnicas e instrumentos de desenvolvimento de solues informticas, trouxe para o contexto dos sistemas de informao organizacionais o rigor de procedimentos que caracterizava outros ramos da engenharia. Constitui uma sntese interna entre arquitectura de sistemas e tecnologia de informao, com vista a encontrar respostas para os problemas de utilizao dessa tecnologia na implantao de estratgias de negcio. Trata-se de um desenvolvimento metodolgico de natureza endgena [ 3] relativamente comunidade de especialistas de informtica. Introduz, como se disse, a sistematizao dos processos de engenharia no domnio dos sistemas de informao, propondo que a estratgia corporativa, a anlise de subsistemas do negcio, os projectos de automao e a respectiva construo, tenham em considerao trs vertentes indissociveis - dados, actividades e tecnologia da informao. Essa abordagem metodolgica s se tornou eficaz a partir do momento em que foi possvel dispor de ferramentas de software potentes e conviviais, capazes de sustentar a automao de processos de produo de aplicaes de informtica. Com o seu aparecimento criou-se condies para resolver alguns dos problemas crnicos desses processos, nomeadamente: A m qualidade das especificaes e do produto final, gerando retornos de investimento abaixo do esperado A tendncia para a fragmentao de solues A ineficincia e ineficcia das solues produzidas, derivadas de erros internos, de compartimentao desnecessria e de interfaces deficientes A deficiente organizao de equipas, criando problemas de integrao e de comunicao

A baixa produtividade, com o consequente aumento do nmero de aplicaes em lista de espera O peso incomportvel da manuteno, no ciclo de vida das aplicaes Os elevados custos finais, quase sempre excedendo os oramentos previstos. O propsito dessa metodologia consiste, pois, em conceber, para determinada organizao, o quadro de explorao ptima da tecnologia da informao de modo a colocar os dados certos nos destinatrios certos, nos momentos certos, com um valor acrescentado mximo. A engenharia da informao pode, assim, ser considerada como uma evoluo das metodologias de desenvolvimento de software, proporcionada pela emergncia de ferramentas de C.A.S.E. - ComputerAided Software Engineering. Essa evoluo , porventura, a expresso mais significativa da referido desenvolvimento endgeno. Por sua vez, as estratgias exgenas informtica abordam a sntese entre a arquitectura de sistemas e a tecnologia da informao a partir do ponto de vista dos sistemas organizacionais. Nesta perspectiva, a administrao de dados parte integrante do processo de gesto global de recursos da organizao e, no contexto da sua interaco com as actividades de informatizao, transporta para o desenvolvimento de sistemas automticos de processamento de dados os conceitos e valncias prprios do paradigma das organizaes como sistemas de informao. Reciprocamente, a administrao de dados tem em considerao os impactes das metodologias, instrumentos e produtos de desenvolvimento de software, na organizao. Qualquer que tenha sido o caminho percorrido para se chegar compreenso do binmio sistemastecnologias de informao, pode concluir-se que o resultado da gesto de dados depende na prtica da existncia de uma estrutura organizativa facilitadora da circulao, coordenao e inventariao destes desde o seu aprovisionamento at distribuio de informao pelos clientes internos - em conjugao com metodologias que proporcionem o aproveitamento de todas as oportunidades criadas pelo desenvolvimento das tecnologias da informao e comunicao. Portanto, ainda que possam existir percursos diferenciados para se chegar ao esclarecimento desses factos e agir a partir deles, certo que a administrao de dados e a engenharia da informao partilham um vasto conjunto de propsitos, mtodos, tcnicas e instrumentos.

Mito 4 - Administrao de dados e gesto da qualidade so conceitos independentes

A gesto da qualidade engloba um conjunto de actividades de planeamento, garantia e desenvolvimento da qualidade, adoptados por uma organizao tendo em vista proporcionar aos seus clientes os produtos e servios que melhor satisfaam as respectivas necessidades. A ateno para as questes da qualidade surgiu, historicamente, em primeiro lugar no sector industrial tradicional - atravs da adopo de medidas para diminuir o nmero de peas e produtos defeituosos - e foi-se depois estendendo a outros sectores e a todos os processos da cadeia de valor das empresas. O paradigma da qualidade total ou global estabelece uma ruptura com as prticas anteriores visto que desloca o ataque aos problemas da no-qualidade, da inspeco e correco de produtos finais, para a melhoria dos processos internos e das interaces entre empresas. A qualidade deixa, assim, de significar apenas a simples ausncia de defeitos para se tornar, tambm, em medida do valor acrescentado ao sistema cliente quando este adquire bens ou servios. Dirigir uma organizao de forma a assegurar a qualidade global das suas actividades requer informaes fiveis, actualizadas e oportunas e, como tal, processos de aprovisionamento, produo e distribuio de dados cuja qualidade no oferea dvidas. As actividades de administrao de dados - em particular as que se orientam para a garantia da qualidade dos dados corporativos - proporcionam condies para a satisfao das necessidades de informao, enquadrada na estratgia da organizao e com nveis de qualidade adequados e controlados. Essas actividades devem, portanto, ser consideradas como parte integrante de um sistema de qualidade global.

Mito 5 - O departamento de administrao de dados um mero prestador de servios

Esta percepo , em geral, sustentada em dois preconceitos distintos. O primeiro releva do facto de, em grande parte das organizaes, os departamentos de administrao de dados terem vindo a ser responsveis directos pela definio, gerao e manuteno das estruturas de dados utilizadas em subsistemas de informtica. Da surgiu a tentao de considerar as principais actividades desses departamentos inseridas no mbito da manuteno de dados informticos e considerlos como simples coadjuvantes das equipas de desenvolvimento de software. No h dvida que compete s administraes de dados garantir a qualidade das definies e contedos dos dados processados em subsistemas de informtica, porquanto esses dados constituem uma parte cada vez mais significativa do conjunto dos dados corporativos e esto sujeitos a regras de gesto idnticas s que regulam a produo e distribuio destes. Se esta for a melhor forma de assegurar a qualidade desejada, no de excluir que seja a administrao de dados a proceder definio e manuteno de elementos e estruturas de dados, fornecendo-as depois s equipas de desenvolvimento e de administrao de bases de dados. Outras razes podero justificar, tambm, um cenrio deste tipo. Por exemplo, considerar-se que assim se estabelece um meio privilegiado de implantao de procedimentos normalizados, de contgio e de sensibilizao para a qualidade; ou que o nvel de desenvolvimento da organizao no aconselha a transferncia dessas actividades para outras entidades. Em qualquer dos casos, preciso no esquecer que se trata de uma soluo de contingncia e, como tal, transitria em organizaes de grande dimenso. Para um melhor planeamento e controlo de capacidades pode ser prefervel adoptar uma diviso de funes diferente, no quadro da qual sejam as equipas de desenvolvimento de aplicaes a proceder directamente expanso dos modelos de dados e a realizar as respectivas aces de manuteno, no mbito dos subsistemas de informtica, dentro de limites geridos pela administrao de dados. A este departamento ficaria cometido o acompanhamento desses processos, a coordenao e a validao de resultados, de acordo com os requisitos globais do sistema de informao. Neste caso, indispensvel que este departamento tenha uma configurao institucional que lhe permita aprovar, rejeitar ou promover a rectificao das estruturas de dados propostas, de modo a garantir a consistncia e integridade globais. O segundo preconceito que sustenta o entendimento das administraes de dados como prestadoras de servios radica no modo, por vezes pouco confiante, como cada organizao olha essa funo e nas expectativas demasiado moderadas que cria em relao a ela. O que, em ltima anlise, reflecte a forma como considerado o desenvolvimento do negcio face s tecnologias da informao e comunicao, e o papel da gesto nesse contexto. As primeiras aplicaes da tecnologia da informao foram sobretudo orientadas para a automao de procedimentos de rotina visando aumentar a produtividade das tarefas, devido ao facto de uma tal abordagem poder proporcionar benefcios quase imediatos. A informtica das organizaes comeou ento por ser sinnimo de mecanizao de operaes, sem que da sua utilizao tivessem decorrido mudanas significativas nos sistemas de governo e de operao das empresas. Nas organizaes em que ainda subsistem abordagens desta natureza, os dados corporativos no so vistos como activos cuja gesto merea ser considerada com cuidado. E, por maioria de razo, as administraes de dados - quando subsistem nessas condies - so quase sempre amputadas de actividades que no sejam meramente supletivas dos processos de desenvolvimento de software e relegadas para a lista dos rgos prestadores de servios - sejam estes de apoio a projectos de informatizao, de gesto do dicionrio de dados, ou de colaborao na reorganizao dos dados fsicos. Uma tal implantao das funes de administrao de dados em toda a sua evidncia muito pobre e, por esse motivo, no de esperar que acrescente valor significativo s organizaes que se tenham inspirado nessa viso do problema. Uma organizao que se limite a manter um inventrio de variveis ou de nomenclaturas passar ao lado da preocupao ltima dos clientes de informao - a da significao e consistncia dos dados - e no tirar todo o partido possvel das novas tecnologias. Pelo contrrio, o envolvimento e superviso da administrao de dados no aprovisionamento, produo e distribuio de dados corporativos, proporciona uma utilizao mais equilibrada das tecnologias da informao e comunicao e beneficia a organizao no seu conjunto atravs da obteno de ganhos de eficincia e de eficcia e da reduo dos custos de satisfao de necessidades de informao.

Mito 6 - A administrao de dados nada tem a ver com o desenvolvimento de

software
Esta afirmao , em parte, uma anttese do mito anterior. Baseia-se no pressuposto de que existe uma completa independncia entre a modelagem conceptual de objectos do negcio e o projecto tcnico das estruturas de dados necessrias s aplicaes de informtica, e de que estas ltimas no devem estar sujeitas a condicionantes exteriores s prprias aplicaes. A administrao de dados interviria apenas de forma indirecta - por exemplo, atravs de o estabelecimento de nomenclaturas de dados - ficando ao livre arbtrio das equipas de desenvolvimento a definio das estruturas de dados, de acordo com as alegadas necessidades dos respectivos projectos. As consequncias desta prtica tm sido por demais evidentes na proliferao catica de estruturas de dados, e consequente complexidade das suas interaces, na exploso descontrolada de redundncia e inconsistncia de dados. Situao, alis, bem ilustrada por James Martin [ 4] . Pelo contrrio, cabe s administraes de dados traduzir os requisitos de informao - incluindo as respectivas regras de gesto - associados aos processos de deciso e operao organizacionais em modelos de dados conceptuais, os quais devem constituir um quadro de referncia obrigatrio para as actividades de desenvolvimento de subsistemas de informtica, entre outras. Cabe ainda administrao de dados acompanhar a expanso desses modelos ao nvel de cada subsistema e assegurar que as especificaes produzidas so consistentes com as normas e procedimentos em vigor. H ainda a acrescentar a estas atribuies as que resultam de necessidades de harmonizao de estruturas de dados, entre projectos; de arbitragem de conflitos de perspectivas sobre os dados, entre sectores da organizao; de garantia da qualidade das bases de dados resultantes. Estas atribuies da administrao de dados requerem a participao desta junto das equipas de informatizao, durante todo o ciclo de desenvolvimento. O grau e o tipo de envolvimento nesses processos varia com as fases do projecto e com a maturidade das organizaes e deve ter em ateno as reas de responsabilidade de cada interveniente. Em concluso, a administrao de dados no deve alhear-se do processo de automao de sistemas de informao; da mesma forma que a arquitectura e o desenvolvimento destes, tal como a reorganizao de processos, no podem ignorar as oportunidades criadas pela tecnologia da informao. Sem que isso signifique que esta ltima a ditar as estratgias que devem ser seguidas.

Mito 7 - A administrao de dados factor de atraso no desenvolvimento de aplicaes

Esta tese surge por vezes como argumento para questionar a necessidade de modelagem de dados conceptuais como etapa prvia do desenvolvimento e construo de solues computadorizadas e releva da preocupao, sempre presente na gesto de projectos de informatizao, acerca de qual dever ser a melhor repartio de recursos entre as diversas fases de desenvolvimento de aplicaes. Trata-se de uma questo que no sendo nova merece, contudo, ateno. um facto que a generalidade das aplicaes no admite ciclos de desenvolvimento de meses ou anos. Alm dos efeitos de bola de neve que tais lapsos de tempo induzem na definio de requisitos, as condies objectivas de funcionamento das organizaes no permitem, hoje, que estas esperem para ver durante longos perodos. Mas, por outro lado, cada vez menos se aceita solues de qualidade duvidosa com a desculpa de que foram produzidas num curto espao de tempo. Alis, como se sabe, a manuteno de aplicaes quase sempre um pssimo negcio para os clientes, que as tm de pagar, mesmo quando estes no tm completa conscincia disso. Actualmente, o problema de conjugar a qualidade com a rapidez de resposta tem vrias vias de soluo cujos sucesso e efeitos positivos na produtividade dependem da verificao de determinados pressupostos, entre os quais: A definio clara e prvia do problema de informao que se quer resolver, como ponto de partida para a concepo da soluo A automao do processo de desenvolvimento, atravs de ferramentas apropriadas A pluri-disciplinaridade das equipas de projecto e o enquadramento metodolgico adequado A gesto eficaz dos dados e a implantao de sistemas activos de controlo, integrao e partilha de meta-dados.

A satisfao integral destas condies durante o processo de desenvolvimento de software torna necessria a interveno de pessoas com distintos perfis e valncias. A administrao de dados actua, no mbito da sua misso, como entidade integradora das contribuies dos diversos participantes nesses processos e como garante da qualidade global dos dados e da metainformao. Cria condies para a reutilizao consistente de solues atravs da clarificao, modelao e integrao das definies e regras de gesto de dados; da normalizao e organizao dos mesmos; do acesso estruturado a meta-dados consolidados a partir de origens diversas; da implantao de mecanismos de garantia da qualidade dos resultados. Tudo isso, no s no introduz actividades ou dilaes desnecessrias no ciclo de desenvolvimento de aplicaes como, pelo contrrio, proporciona ganhos de qualidade e produtividade na produo de solues, e contribui para a reduo dos custos de manuteno futuros.

Mito 8 - Com os ciclos de desenvolvimento rpido de aplicaes a administrao de dados desnecessria

Ao contrrio do que esta afirmao pode fazer supor, as metodologias de desenvolvimento rpido de aplicaes e os ciclos de produo de software que lhes esto associados no tornam suprfluas as actividades de gesto de dados. Pelo contrrio, essas metodologias assentam no pressuposto de que essa gesto assegurada em boas condies e que h um efectivo controlo sobre os meta-dados necessrios ao processo de desenvolvimento, a nvel da sua produo, registo, actualizao e distribuio. Essas metodologias visam encurtar o perodo que medeia entre o incio da concepo de uma soluo e a produo de resultados, e ao mesmo tempo assegurar que o produto final corresponde aos requisitos enunciados pelos clientes de informao. Da recorrer-se automao daqueles processos, reutilizao de produtos e realizao de prottipos, como mtodos basilares de desenvolvimento. Para que tais mtodos e instrumentos sejam eficazes e gerem resultados de qualidade torna-se necessria a existncia de um quadro integrador que proporcione a articulao e o controlo das vrias solues, que impea a produo de inconsistncias e redundncias de dados e organize os mecanismos de partilha de definies e objectos entre equipas, projectos e aplicaes. Sem a existncia de uma entidade independente das equipas de projecto de informatizao, que se responsabilize pelo enquadramento dos dados e meta-dados, a integrao e a reutilizao, que esto na base dos mtodos de desenvolvimento rpido, tornam-se deficientes ou mesmo impraticveis devido fragmentao das solues e invisibilidade relativa das especificaes, requisitos e produtos do desenvolvimento. A implantao da administrao de dados , deste modo, um prrequisito da adopo bem sucedida de metodologias de desenvolvimento rpido de aplicaes.

Mito 9 - A administrao de dados deve pertencer ao sector mais importante da empresa

Esta afirmao levanta desde logo uma questo cuja resposta no fcil. Qual o sector mais importante de uma empresa? E em que sentido? Ser o departamento de marketing? O de produo? O sector financeiro? Numa abordagem superficial a esse problema - at porque ele no relevante para responder questo de fundo - diga-se, de passagem, que qualquer que seja a organizao, e salvo situaes anmalas, todas as unidades constituintes so importantespor isso que l esto. Possivelmente, aquilo que se pretende trazer colao quando se coloca a questo dessa forma o problema do posicionamento da funo de administrao de dados na estrutura organizativa. E posta nestes termos, a questo apresenta-se em duas variantes principais. De acordo com uma delas, as administraes de dados deveriam pertencer aos departamentos de informtica. (No confundir com departamentos de sistemas de informao.) Os defensores deste cenrio so, em geral, os mesmos que consideram essa funo como dispensvel ou mera extenso das actividades de desenvolvimento de software. Em certa medida j se refutou esta ideia quando do desenvolvimento do mito n. 5. Em reforo do que a foi dito, h que ter presente que o mbito de aco da administrao de dados abrange todos os dados

corporativos, independentemente do respectivo suporte tecnolgico. Assim, integrar as administraes de dados nos departamentos de informtica apenas serviria para confundir as respectivas misses e dificultar o desenvolvimento do paradigma da gesto dos dados como recurso das organizaes. A outra variante traduz-se na seguinte afirmao: "Bom, j que a administrao de dados tem um alcance muito amplo - mais vasto, por exemplo, que o das funes de aprovisionamento e gesto de materiais -, ento, deve estar posicionada ao mais alto nvel na estrutura organizativa." Reconhea-se que esta variante muito mais operativa que a anterior. Em estruturas hierrquicas, as posies mais elevadas alargam, em geral, o alcance das funes e podem ser um factor de aumento da capacidade de interveno. Em certas situaes, esta pode ser a soluo mais adequada para o posicionamento da administrao de dados, ou vir a constituir-se em cenrio previsvel a curto prazo. Isso depende da cultura da organizao e da sua maturidade informacional. Todavia, ponderados todos os aspectos, no parece ser correcto eleger um princpio geral de posicionamento das funes de gesto de dados, porquanto as condies objectivas e subjectivas so diferentes de organizao para organizao e cada caso requer, por isso, uma soluo especfica. Dito isto, convm, no entanto, ter em ateno certos factores crticos que caracterizam uma administrao de dados bem sucedida: Constituir-se em unidade autnoma com capacidade - humana, financeira, etc. - e autoridade institucional suficientes para agir com independncia, segurana e eficcia na prossecuo dos seus fins Supervisionar a adopo, por todos os sectores - incluindo o de informtica - dos modelos, normas e regras de gesto de dados corporativos, decorrentes das estratgias organizativas aprovadas Ter apoio sustentado e explcito da Alta Direco, pelo menos, at que atinja a fase de consolidao. A considerao destes factores ajuda a escolher a soluo mais adequada a cada caso. De todos os factores que contribuem para o xito da administrao de dados, o apoio da Alta Direco um dos mais importantes. A implantao dessa funo levanta, por vezes, problemas de adaptao em outros departamentos; bem como resistncias mudana. O que no de estranhar, tratando-se de um processo que afecta o modo como a organizao se relaciona com os seus activos informacionais e como produz, explora e mantm aplicaes de tecnologia da informao. Nesse contexto, um sinal inequvoco de que a administrao de dados se integra numa opo estratgica sustentada ao mais alto nvel da organizao ajuda a criar o clima propcio ao arranque e desenvolvimento dessa funo e traduz-se em benefcios para a organizao.

Mito 10 - S faz sentido considerar a administrao de dados se houver, pelo menos, um sistema de gesto de bases de dados instalado
Como decorre da anlise do primeiro dos mitos enunciados, esta afirmao carece de fundamento. Ao considerar-se a administrao de dados integrada no sistema de gesto de recursos da organizao foroso concluir que a necessidade desse tipo de funo no depende da prvia implantao de qualquer tecnologia - de bases de dados, ou outra - sendo, sobretudo, uma condio necessria para manter um bom sistema de direco empresarial, principalmente em perodos de desregulao industrial e de acentuada competio, nos quais decisivo utilizar com eficincia e eficcia todos os recursos disponveis. Nunca de mais referir que os sistemas de gesto de bases de dados so apenas instrumentos tecnolgicos de implantao e controlo das estruturas de dados projectadas durante o processo de desenvolvimento de software. A tecnologia da informao constitui um meio de viabilizao e de potenciao de estratgias de sistemas de informao e no um fim em si mesmo. (De um ponto de vista de gesto mesmo mais um problema a resolver que, propriamente, uma soluo.) Quanto mais complexos forem os processos ou produtos finais da empresa, mais exigentes sero os seus requisitos de informao, nomeadamente no que se refere qualidade dos dados entendida em todas as suas implicaes. Portanto, poder dispor das valncias prprias da administrao de dados como suporte gesto do sistema de informao da organizao adquire uma importncia primordial, neste contexto. Trata-se de uma necessidade objectiva que resulta da diversidade e caractersticas intrnsecas das actividades desenvolvidas pela organizao, e no de tal ou tal opo tecnolgica em matria de bases de

dados. O aumento do nmero e dimenso destas ltimas s vem reforar essa necessidade, na medida em que implica um maior controlo de consistncia e integridade dos dados memorizados nos computadores. Os efeitos de erros ou de m qualidade dos dados so, hoje, potencialmente mais desastrosos, para as empresas, do que eram no passado, devido crescente expanso e integrao das bases de dados. Logo, faz todo o sentido que haja uma maior preocupao com a administrao de dados; mas, isso no significa que a existncia desta funo nas organizaes dependa de uma opo prvia em matria de bases de dados.

Mito 11 - A administrao de dados proprietria dos dados que administra

Esta questo releva de uma outra mais geral, que a seguinte: quem, nas organizaes, detm a propriedade dos dados utilizados no desenvolvimento das respectivas actividades, sejam estas primrias ou de suporte? Tratando-se de dados corporativos, a resposta parece ser bvia - os dados pertencem organizao no seu conjunto - que os adquiriu, gerou, etc. Mas, para alm disso, a questo pode envolver um outro aspecto que nos interessa aqui considerar, abrangido numa noo mais lata de propriedade. Trata-se de identificar quem pode criar, alterar ou eliminar determinado dado; ou seja, quem - subunidade organizativa, sector, grupo de pessoas, etc. - possui prerrogativas que lhe permitem alterar ou aprovar alteraes do estado dos objectos, como corolrio das respectivas funes. A definio de tais capacidades decorre da natureza dos processos e da estrutura funcional prevalecentes na organizao e pertence ao domnio da gesto decidir sobre essa matria. Os dados so representaes de factos da organizao e do negcio, e a sua existncia ou manuteno s deve ser determinada pelos respectivos gestores com base em critrios de gesto. Por outro lado, a administrao de dados tem competncia delegada pela organizao para supervisionar o aprovisionamento, produo e distribuio de dados de modo a assegurar que estes fluem, entre os diversos subsistemas e actores, sem defeitos ou problemas - de comunicao, de interpretao, etc. - e no respeito pelos procedimentos e regras estabelecidos. As administraes de dados so garantes da qualidade dos dados e no donas destes. Est, portanto, fora das suas atribuies alterar o contedo dos registos dos sistemas de informao, quaisquer que sejam os suportes tecnolgicos destes. Numa outra vertente da questo, faz parte das funes de administrao de dados manter os meta-dados relativos aos diversos subsistemas da organizao, em estreita cooperao com os respectivos clientes de informao. Cabe-lhe ainda a gesto do repositrio do sistema de informao de forma a assegurar a qualidade global das meta-informaes extradas deste. Neste domnio particular de actividade, importante estabelecer nveis de acesso para a consulta e actualizao de meta-dados, consoante o respectivo mbito. Por exemplo: Consultas acessveis generalidade da organizao e alteraes centralizadas numa nica entidade, no caso de meta-dados de mbito global Consultas confinadas ao respectivo sector, e prerrogativas de actualizao distribudas por funo e segmento de meta-dados, quando estes tm mbito sectorial Para os meta-dados relativos a cada actividade, as consultas e as alteraes devem ser limitadas aos responsveis pelas mesmas.

Mito 12 - Os modelos utilizados na administrao de dados so incompreensveis, excepto para os especialistas em tecnologia da informao
A utilizao de modelos uma prtica corrente na gesto de factores produtivos, quando sobre estes no possvel exercer um controlo tangvel. Gerir os objectos reais por intermdio de objectos conceptuais que os representam , nestes casos, a alternativa mais vivel. Os modelos esto presentes em todos os processos de gesto das organizaes e, para alm destes, em domnios to dspares como a biologia, a engenharia, a economia, etc. A representao da realidade atravs de descries ou esquemas mais ou menos sofisticados comum a todas as reas de actividade humana. graas a essa capacidade de representao do mundo que podemos utilizar e expandir os conhecimentos adquiridos atravs da experincia.

Num modelo, os factos em que se baseia o conhecimento da realidade so organizados de acordo com as propriedades que os definem, em funo de um determinado ponto de vista. essa classificao de objectos, propriedades e respectivas interaces - expressa atravs de uma linguagem apropriada - que proporciona a compreenso dos processos [ 5] . Os modelos so instrumentos teis para a compreenso dos sistemas complexos, atravs dos quais se procura fixar aquilo que estes tm de essencial ou de relevante para o "modelador". Considere-se a administrao de dados. Tem a seu cargo gerir um activo extraordinariamente diversificado, que penetra toda a estrutura formal da organizao. Os dados corporativos apresentam-se com os mais diversos formatos, contedos, significados, suportes e localizaes; podem ser originados nas subunidades organizativas ou adquiridos no exterior; destinar-se a consumo interno ou ser expedidos para entidades externas; fluir nos sistemas operacionais ou nos de suporte deciso. Um mesmo dado pode ter diferentes significados em sectores distintos da organizao, passar por diferentes estados ao longo do tempo, etc. A complexidade de processos, actores e canais de comunicao, torna indispensvel que na gesto de dados se recorra a diversos modelos, consoante os tipos de destinatrio e as informaes que se quer reproduzir. De todos os modelos utilizados, apenas os modelos de dados conceptuais seriam susceptveis de ser incompreensveis para os no especialistas em tecnologia da informao, visto terem como principais destinatrios os clientes de informao e no esses especialistas. No entanto, as linguagens subjacentes a tais modelos, bem como as tcnicas de elaborao dos mesmos em geral, assistidas por meios automticos -, baseiam-se em trs condies principais: Utilizao de um vocabulrio reduzido, mas preciso Notao grfica concisa e clara Sintaxe simples Para alm da clareza e da legibilidade, que so inerentes aos modelos de dados conceptuais - por via dessas caractersticas -, o aspecto mais importante que facilita a compreenso , talvez, a circunstncia de estes modelos traduzirem objectos e factos do negcio com os quais os destinatrios esto familiarizados. A prtica tem demonstrado que, no s tais modelos so compreendidos com facilidade pelos clientes de informao, como, em muitos casos, so estes mesmos que os produzem no mbito de processos de modelagem de dados cooperativa.

Mito 13 - Se a informtica for distribuda, a administrao de dados tambm o dever ser

O termo "informtica distribuda" pode dar azo a interpretaes muito diversas. Pode designar a descentralizao ou a desconcentrao de servios responsveis pela implantao da tecnologia da informao; ou referir-se arquitectura interna das solues de informtica. Este ltimo significado traz colao outros temas, tais como a distribuio de dados ou de processamentos, as arquitecturas clienteservidor, etc. Por sua vez, ao primeiro no estranha a noo de downsizing ou emagrecimento organizacional. Em teoria, a descentralizao ou a desconcentrao de servios de informtica implicam que as competncias, em geral atribudas a um nico centro, passem a ser exercidas por vrias unidades com autonomia, no primeiro daqueles casos, ou por delegao de um centro coordenador, no segundo. Qualquer destas hipteses faz sentido como objecto de reflexo estratgica a propsito da implantao da tecnologia da informao em empresas ou grupos empresariais de grande dimenso, porventura geograficamente dispersos, com ramos de negcio dotados de significativa autonomia ou em fase de verticalizao. A arquitectura interna das solues de informtica de mbito corporativo pode ou no - mas em meu entender deve - manter certa coerncia com a estrutura - centralizada, descentralizada ou desconcentrada - que enforma os respectivos servios. No contexto do enunciado deste mito, o ponto importante a considerar refere-se, todavia, aos efeitos que tais arquitecturas possam ter sobre a organizao e a gesto de dados. Antes de mais, convm notar que as diversas modalidades de distribuio afectam sobretudo os dados que residem nos subsistemas de

informtica e os interfaces destes com os restantes subsistemas da organizao. Por outro lado, os requisitos do negcio e as necessidades de informao no mudam pelo simples facto de se alterar a arquitectura dos servios de informtica ou a das solues. Os processos de desenvolvimento e explorao de aplicaes de tecnologia da informao podero piorar ou melhorar; ter custos maiores ou menores para a organizao; mas os requisitos de informao continuam a ser ditados pelas estratgias e objectivos da organizao no seu todo. Neste sentido, a configurao orgnica da administrao de dados no tem necessariamente que acompanhar as mudanas de arquitectura dos servios ou sistemas de informtica. A estrutura a adoptar por aquela deve ser a que proporcione maior eficincia e eficcia na gesto dos dados corporativos. Em certos casos, pode justificar-se a desconcentrao da administrao de dados como forma de reforar a sua ligao com unidades de negcio verticais, mantendo centralizadas apenas algumas funes de carcter mais global. Noutros casos uma tal estrutura pode no ser a mais adequada, e ser prefervel manter a administrao de dados centralizada.

Mito 14 - O investimento na administrao de dados secundrio face necessidade de investir em aplicaes de informtica
Esta afirmao , no mnimo, curiosa. Transposta para outras reas de actividade, consistiria em defender que, por exemplo, no se devia gastar dinheiro com arquitectos e engenheiros porque era mais prioritrio construir edifcios, vias de comunicao, etc. Trata-se da sequela de uma velha ideia, anterior ao paradigma da engenharia da informao, que levou muita gente a produzir ms solues de informtica devido nsia de queimar etapas e iniciar a programao quanto antes. Com os resultados que se conhece Esta ideia aparece associada ao mito n. 5 e j foi, de algum modo, abordada. As aplicaes de informtica no constituem um fim em si mesmas. So um meio de proporcionar organizao condies para que esta possa atingir as metas e os objectivos que se props alcanar, na medida em que se destinam a suprir necessidades de informao decorrentes da implantao de estratgias de sistemas de informao. A satisfao dessas necessidades implica, em primeiro lugar, conhecer com rigor os activos informacionais disponveis, planear a sua evoluo, decidir pela eventual aquisio de suprimentos externos. Mas no basta. necessrio que esses activos estejam acessveis no momento oportuno e isentos de erros. Dispor de dados de boa qualidade uma condio necessria para obter solues informticas completas, fiveis e teis, ao mais baixo custo. Trata-se de uma opo: aplicar a tecnologia da informao ao sabor das solicitaes individuais de cada departamento, de maneira descoordenada, e suportar os custos da no-qualidade na utilizao dos dados e no desenvolvimento, manuteno e implantao das solues; ou, pelo contrrio, tirar partido dos activos existentes e apostar na qualidade, enquadrando a gesto de dados corporativos - e a carteira de aplicaes de informtica - numa estratgia global para o sistema de informao. Terminando com a metfora inicial, pode-se dizer que, precisamente, porque a obteno de um produto que satisfaa as necessidades do cliente final a razo de ser de qualquer construo que se torna essencial determinar, previamente, o que construir, para quem, e com que recursos.

Mito 15 - A administrao de dados , necessariamente, abrangida nos processos de externalizao de servios de informtica
A externalizao de servios de informtica consiste em confiar a totalidade ou uma parte das respectivas operaes a uma ou vrias entidades externas organizao e, nos ltimos anos, tem tido uma expresso razovel na implantao desses servios. Alguns analistas consideram, porm, que ainda cedo para se fazer um balano realista dos custos e benefcios que esta estratgia tem para as empresas contratantes. Os benefcios situam-se, eventualmente, no imediato influxo financeiro que proporciona, os efeitos fiscais positivos de curto prazo, a oportunidade para substituir sistemas obsoletos, a transferncia de problemas de gesto de pessoal. Entre os riscos, conta-se a possvel perda de controlo sobre activos estratgicos; a desmotivao e consequente abandono de tcnicos qualificados; a criao de um clima de desconfiana, quanto ao reconhecimento da importncia dos sistemas e tecnologias da informao por parte da Alta

Direco da empresa contratante. No que concerne aos dados corporativos discutvel se os benefcios superam os riscos, quando se transfere para uma entidade externa a responsabilidade por activos informacionais, para j no falar em outros activos estratgicos, como as abordagens mais radicais a esta questo propugnam. Alguns menos avisados apenas vem vantagens nessas estratgias, ignorando que os riscos so suficientemente importantes para justificar, pelo menos, uma cuidadosa ponderao antes da tomada de uma deciso. Mas, admitindo que se est perante a externalizao completa de servios de informtica, que impactes ter esta na administrao de dados? Que papel est reservado a esta ltima, nesse contexto? Em complemento do que se referiu a propsito do mito n. 13, a resposta a estas questes passa por sublinhar que por dados corporativos entende-se no apenas os que residem nos subsistemas de informtica mas todos aqueles que so relevantes para a organizao e fluem no respectivo sistema de informao formal, independentemente do suporte tecnolgico que lhes esteja associado. Um processo de externalizao, em princpio, apenas abrange os dados e meta-dados relativos aos primeiros. O que significa que as actividades de definio de estruturas de dados, de projecto de bases de dados e de implantao e controlo de acessos, no mbito desses sistemas, passaro a ser da responsabilidade da entidade externa encarregada de providenciar os servios de informtica. Todavia, subsistem todas as actividades de administrao de dados relativas aos restantes dados corporativos, para alm das que envolvem o controlo dos resultados fornecidos por aquela entidade externa. Os interfaces entre os sistemas clientes e os fornecedores de tecnologia de informao deslocamse para a periferia e passam a ter uma base contratual diferente, pelo que a organizao no s no pode alienar a responsabilidade pelos seus prprios activos como fica com a responsabilidade acrescida de gerir interaces mais complexas. Isso significa que, no contexto da externalizao de servios de informtica, as razes que estariam na base da existncia da administrao de dados so reforadas pelas novas condies em que se procede satisfao dos requisitos de informao. A organizao tem, objectivamente, necessidade de uma unidade que lhe garanta a qualidade e coordenao dos dados internos e externos, embora expurgada de actividades de incidncia mais tecnolgica.

Mito 16 - A administrao de dados desnecessria em empresas industriais

Qualquer produto colocado no mercado possui maior intensidade de informao que aquela que estava associada ao seus componentes. Essa diferena, ou informao acrescentada, valorizada pelos consumidores em funo das respectivas percepes e nveis de educao. assim com um produto alimentar; como o com um automvel ou com um produto financeiro. Um exemplo de um sector em que o produto final tem um alto teor de informao acrescentada o da comunicao social. A imprensa escrita, a televiso, a rdio, fornecem todos os dias volumes imensos de dados que correspondem, na generalidade dos casos, a enormes intensidades de informao para milhes de pessoas em todo o mundo. As organizaes do sector financeiro so outros tantos casos em que cada vez mais se verifica uma orientao pela informao. Os seus processos so intensos consumidores de informao e os seus produtos finais so, na prtica, pura informao. Se se comparar essas realidades com a da produo e comercializao de combustveis, por exemplo, foroso reconhecer que as diferenas no que concerne ao valor informacional so, primeira vista, substanciais. Os combustveis so mercadorias - commodities - com menor intensidade de informao. Tal como os da indstria do petrleo, h produtos finais de outras industrias que so, em termos relativos, pobres em informao acrescentada. Da se poderia concluir que a gesto de activos informacionais s teria interesse econmico e organizativo nos sectores financeiro e de comunicao social, por exemplo. Todavia, uma tal concluso seria apressada, na medida em que consideraria apenas os produtos finais e desprezaria os processos envolvidos nas cadeias fsicas e virtuais internas de algumas indstrias. Ora, precisamente nesse domnio que se pode registar as principais diferenas entre empresas do sector industrial. Para alm de a vertente servio - em geral de alto teor de informao acrescentada - estar hoje

em franca generalizao como parte integrante da oferta de produtos, tambm h que atender complexidade - logo, aos requisitos e necessidades de informao - dos processos de controlo, coordenao, deciso e operao associados a cada tipo de indstria. assim que, por exemplo, a indstria do petrleo apesar de no se caracterizar pelas maiores intensidades de informao acrescentada ao produto final, tem no entanto requisitos e necessidades de informao muito importantes na conduo e realizao dos seus processos internos - nomeadamente, no aprovisionamento de matrias primas; na refinao; na garantia e controlo da qualidade; na preveno de impactes ambientais; na venda e ps-venda; no marketing; na gesto diferenciada de clientes e preos; em toda a logstica de transportes, armazenamento e abastecimento de produtos, etc. Esses requisitos relevam da complexidade da organizao e dos parmetros de execuo que caracterizam esses processos, os quais possuem uma elevada intensidade informacional. Em concluso, haver indstrias nas quais, pela sua simplicidade ou reduzida dimenso, seja economicamente desinteressante investir na administrao de dados enquanto unidade autnoma de gesto de dados corporativos. Mas esse no , certamente, o caso de muitas outras organizaes industriais cujas caractersticas e requisitos do sistema de informao exigem uma ateno rigorosa e permanente utilizao desses activos.

REFERNCIAS [ 1] Carlos M. O. Garcia, Administrao de Dados na Prtica: O Repositrio de Meta-Informao (Revista de Sistemas de Informao, n. 2, Associao Portuguesa de Sistemas de Informao, 1994; e Actas da Reunio Ibrica de Utilizadores da SAG, 1993) [ 2] Carlos Zorrinho, Gesto da Informao (Biblioteca de Gesto Moderna, n. 52, Editorial Presena, 1991) [ 3] Peter Freeman, A Perspective on Requirements Analysis and Specification (Tutorial on Software Design Techniques, 3rd ed., IEEE, 1980) [ 4] James Martin, An Information Systems Manifesto (Prentice-Hall, 1984) [ 5] Pierre Lvy, As Tecnologias da Inteligncia (Epistemologia e Sociedade, n. 23, Instituto Piaget, 1994)