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Troche Rosas Tcnicas para la Integracin de Personas Margarita Gonzlez Barrios 13 Febrero 2012
Anlisis de Puestos
Descripcin
El anlisis de puestos, segn Dessler, es un procedimiento donde se determina que obligaciones y habilidades se requieren en cierto puesto y que tipo de persona debe ocuparlo. El puesto determina en gran medida el rol que las personas juegan en las organizaciones. No se afecta por cambios como promociones o transferencias y es por esto que se puede realizar un organigrama de la empresa.
El puesto
Su contenido, determinado por el conjunto de funciones concretas. Sus requisitos, determinados por los factores de habilidad, esfuerzo, responsabilidad y condiciones de trabajo. Son necesarios para desempear de modo eficiente la labor.
Recabar todos los datos referentes al puesto, con integridad y precisin Separar los elementos objetivos que constituyen el trabajo, de los subjetivos que debe poseer el trabajador y ordenar ambos grupos con los datos correspondientes. Consignar por escrito los datos obtenidos de manera clara y sistemtica. Organizar el conjunto de los resultados del anlisis.
El Analista
Es la persona encargada de recoger, ordenar y consignar los datos. Debe tener la capacidad de observacin, una mente analtica y facilidad para expresarse de manera clara. Debe cuidar su vestimenta al realizar su labor. Debe informar el resultado utilizando un lenguaje objetivo y accesible.
Aprobacin por parte de la gerencia. Fijar objetivos. Establecimiento de un programa de accin Seleccionar al personal que realizara el anlisis Entrenar a los analistas. Definir mtodos de trabajo y disear instrumentos de recopilacin de datos. Campaa de informacin y motivacin a los trabajadores Seleccin de los titulares del puesto, de quienes se obtendr la informacin
Es necesario presentar una implantacin del sistema como una inversin y hacer el presupuesto de su costo de manera clara, precisa y justificable. Se deben mencionar tambin los beneficios que se obtendrn.
Fijar objetivos.
Son indispensables para conocer el tipo de factores que van a ser investigados, la manera de estructurar los datos que se obtengan, etc.
Se deben buscar sujetos que cumplen las caractersticas mencionadas anteriormente. (observacin, anlisis, expresin) Se debe especificar si estas personas sern parte de la empresa o no.
Se debe informar al personal involucrado acerca de los que se va hacer; indicando las finalidades y beneficios que persigue el anlisis Le informacin debe ser directa para evitar distorsiones. Puede llevarse a cabo por grupos o a la poblacin entera. (Si es por grupos la informacin debe ser la misma.) Al mismo tiempo se tiene que motivar al personal a participar; convencerlos que son importantes en el anlisis
Experiencia en el puesto. Rendimiento adecuado. Facilidad para comunicarse. Responsabilidad. Tipo de relaciones con otros trabajadores.
Si existe un sindicato, es muy importante su participacin, ya que puede influir positivamente en el personal.
Observacin directa
Conviene tomar datos por escrito. El trabajador no se puede sentir incomodo por la presencia del analista. No debe emplearse de manera exclusiva. Se debe observar todas las operacin que el empleado realiza; conviene conversar con l informal y amistosamente. Se sugiere llevar un registro anecdtico (para tener antecedentes y consecuentes de una tarea). Puede ser complementada con un vdeo o fotografas Es mas til en niveles operativos.
Observacin directa
Conviene tomar datos por escrito. El trabajador no se puede sentir incomodo por la presencia del analista. No debe emplearse de manera exclusiva. Se debe observar todas las operacin que el empleado realiza; conviene conversar con l informal y amistosamente. Se sugiere llevar un registro anecdtico (para tener antecedentes y consecuentes de una tarea). Puede ser complementada con un vdeo o fotografas Es mas til en niveles operativos.
Entrevista
Se le debe permitir hablar exhaustivamente, pero cuidando que sea de manera ordenada. Es muy importante establecer el rapport con el entrevistado.
Gua:
Que es lo que hace? Como lo hace? Con que fin lo hace? Cuando lo hace? Donde lo hace?
Cuestionarios
Es necesario establecer con claridad cual es la informacin que se desea obtener. Deben tomarse en cuenta los objetivos para los cuales pretende aplicarse, ya que dependiendo de estos sern las preguntas que se abordaran. Despus de examinar las preguntas, se deben descartar las innecesarias u obvias.
Si es preciso hacer uso de toda la informacin de un anlisis de puestos completo cuando se pretende elaborar un manual de funciones o lograr un cambio organizacional.
La elaboracin:
Redaccin que obtenga datos deseados. Para puestos operativos debe incluir temas a cada rea relativa. Deben ser comprensible (para propios y extraos).
La redaccin:
Es importante que su anlisis de puesto definitivo tenga una descripcin detallada y sistemtica de los elementos que lo integran. Para esto es necesario usar un lenguaje claro y preciso. En la presentacin del anlisis se puede anexar los apuntes que tomo el analista en cada descripcin. Tambin se pueden incluir las recomendaciones que el analista considera convenientes.
Elementos
Descripcin del Puesto: Consiste en un informe escrito sobre el contenido del puesto con base, esencialmente, en las funciones que el mismo comprende.
Especificacin del puesto:las capacidades o competencias que un individuo ha de reunir para la correcta ejecucin del puesto de trabajo; su descripcin es enunciativa, parca y poco meticulosa.
Titulo de puesto (oficial y cotidiano) Clave (No. que corresponde al puesto en el archivo) Categora (rango que se le otorga; ejecutivo, intermedio u operativo) Horario (incluye entrada y salida) Sueldo (cantidad y modalidad) Ubicacin de puesto (por medio de organigrama o breve descripcin escrita) Jerarqua y contactos (incluyendo supervisor y sus trabajadores) No. de trabajadores que desempean el puesto Nombre y firma del analista y supervisor del titular del puesto, y la fecha del anlisis
Descripcin Genrica
Una explicacin del conjunto de actividades del puesto como un todo y de modo muy breve. Esencial: objetivo bsico
Descripcin Especifica
Es una descripcin detallada de las operaciones que se realizan en un puesto determinado. Es til dividirlo en partes o etapas principales cuando es un proceso largo (en orden progresivo). Debe incluir los siguientes puntos:
Actividades diarias Actividades peridicas Actividades eventuales Accesorios al puesto (elementos fsicos)
Determina las capacidades o competencias que un individuo ha de reunir para correcta ejecucin del puesto del trabajo. Comprende de las siguientes caractersticas:
Habilidad
Habilidad fsica:
Entrenamiento Destreza Agilidad Rapidez Escolaridad Experiencia (min. y max.) Criterio Iniciativo Conocimientos Capacidad de expresin Ingenio
Habilidad mental:
Responsabilidad
Se puede medir en trminos de probabilidad-riesgo y consecuencias de los errores que pueda cometer el trabajador. Puede ser:
Riesgos a los que estn expuestos los subordinados y terceras personas Equipo Dinero Informacin confidencial Por el tiempo y la calidad
Por valores:
Esfuerzo
Esta determinado en gran parte por el tipo de habilidad que requiere el trabajador y la intensidad o grado en que dicha destreza es aplicada para desempear el puesto.
Esfuerzo fsico:
Fuerza fsica requerida Tensin muscular Cansancio fsico Postura Atencin visual y auditiva Fatiga mental Concentracin Tensin nerviosa Volumen y ritmo de trabajo
Esfuerzo mental:
Condiciones fsicas
Todas las condiciones fsicas del medio donde se realiza el trabajo y los riesgos que asume el ocupante del puesto.
Iluminacin, temperatura, humedad, ventilacin, ruidos, limpieza, olores desagradables y espacio. Postura.(especificar en trminos fisiolgicos) Riesgos
Contraer enfermedades Sufrir accidentes Se debe tomar en cuenta el tipo de riesgo y la probabilidad de que ocurra un accidente.
En general, se refieren a condiciones de tipo fsico que necesite la persona para cubrir el puesto. Algunas dependen de polticas de empresa. Algunos son:
Edad (min. y max.) Estatura Sexo Peso Estado civil Disponibilidad para viajar Presentacin Nacionalidad
Seria un error incluir las consideraciones del trabajador sobre el puesto en el anlisis, aunque resultan til para detectar errores o necesidad de cambio.
Datos Generales
Nombre de la persona que entrevisto Nombre de quien se obtuvo la informacin Fecha de entrevista Fecha de terminacin
Seleccionar personal Fijar programas adecuados de entrenamiento Valuar puestos Mejorar los sistemas de salario Seguridad industrial Hacer un estudio de calificacin de mritos
Seleccionar Personal
Ayudara a determinar los requisitos que debe satisfacer un candidato para ocupar el puesto y as orientar el proceso de seleccin.
La especificacin del puesto es un registro permanente de los objetivos a los que deben orientarse los programas de entrenamiento y una fuente de informacin para determinar su contenido.
Valuar puestos
Solo toman en cuenta los elementos que pueden encontrarse en todos los puestos de un empresa. Tales elementos son de habilidad, esfuerzo responsabilidad y condiciones de trabajo que integran la especificacin del puesto.
Se basa solo en la descripcin del puesto, cuyos elementos, ademas de ser muy detallados, deben estar ligados de manera que se perciba con precisin la secuencia de los mismos.
Seguridad Industrial
El anlisis de las condiciones de trabajo, que pertenece a la especificacin del puesto, seala las posibles anomalas en materia de riesgos a los que esta expuesto el trabajador al realizar sus labores. Riesgos pueden ser mnimos en la vista de los trabajadores por acostumbrarse a su presencia.
Recae sobre los atributos del empleado como trabajador; mediando los cuales es posible conocer la forma en que desempea su trabajo. Estos merito son calificativos en la realizacin de un trabajo. Por esto, es necesario conocer la naturaleza y los detalles del trabajo a cargo del ocupante del mismo.
Para la empresa:
Seala lagunas en la organizacin del trabajo y el encadenamiento de puestos y funciones. Ayuda a restablecer y repartir mejor las cargas de trabajo. Sirve de base para la promocin y ascenso. Se pueden fijar responsabilidades en la ejecucin de las labores. Ayuda en la coordinacin y organizacin eficaz de las actividades.
Les ayuda a conocer mas amplia y objetivamente las operacin encomendadas a su vigilancia, lo que les permite planear y distribuir mejor el trabajo. Pueden exigir a cada trabajador lo que debe hacer y como debe hacerlo. Les facilita buscar al trabajador mas apto para alguna labor incidental y opinar sobre ascensos, cambios de mtodos, etc. Evita problemas de interferencia en las lineas de mando y en la realizacin del trabajo.
Para el trabajador:
Le ayuda a conocer con precisin lo que debe hacer. Le seala sus responsabilidades con claridad. Le ayuda a saber si trabaja de manera adecuada. Le seala sus errores y aciertos, y hace que resalten sus mritos y su colaboracin.
Es base fundamental par la mayor parte de las tcnicas que deben aplicar. Lo orienta en la seleccin de personal. Permite colocar al trabajador en el puesto mas adecuado, conforme a sus aptitudes. Le ayuda a establecer programas adecuados de adiestramiento. Le informa para la valuacin de puestos. Lo orienta para efectuar estudios de clasificacin de mritos
Tres Consideraciones:
Al tratarse de un alto ejecutivo, los mnimos normales que pueden y deben exigirse son fcilmente superados, lo cual es deseable y conveniente, por quien ocupa el puesto. Con frecuencia un mismo hombre ocupa varios puestos o realiza en forma permanente ciertas funciones que de hecho no corresponden a su puesto. Existen confusiones entre la funcin que se realiza y la jerarqua o nivel que se tiene. Suele ocurrir que existen puestos con las mismas funciones (o muy parecidas) y difieren solo en el nivel jerrquico.
Se Conforma:
Titulo del puesto Posicin en la estructura de la empresa Deberes generales Funciones bsicas Descripcin especifica Especificacin del puesto
El mtodo para fijar los puestos debe estar perfectamente bien determinado dentro del sistema de la empresa.
Se tiene que fijar cuidadosamente la posicin jerrquica, determinando los siguientes aspectos:
Ademas del jefe inmediato, es necesario tener en cuenta a quienes debe meramente informar Debe distinguirse a aquellos que en forma inmediata reportan a el (lineal o staff), y aquellos que, aunque son subordinados de los anteriores, siguen bajo su responsabilidad. Solo se marcaran los contactos que son permanentes (internos o externos) y que tipifican el puesto.
Ejemplo
Director General
Zona Sur
Zona Norte
Deberes generales:
Planificacin: sealar las metas hacia las cuales se dirigen las actividades concretas; previsin Organizacin: Distribuir las actividades de los subordinados, delegar la autoridad en jefes inferiores y fijar la responsabilidad de todos y cada uno de los individuos sobre quienes se ejerce la funcin de mando. Integracin: escoger de manera adecuada a las personas, as como los materiales y recursos necesarios. Direccin: guiar a los subordinados a la realizacin concreta de los planes o programas de trabajo. Control: son los diferentes medios que permiten comparar los resultados reales con los estimados; a fin de corregir desviaciones o vencer obstculos
Funciones bsicas:
Descripcin Especifica:
Se tienen que distinguir las actividades diarias de las peridicas y de las eventuales, as como valorar en tiempo las dos ultimas.
Conocimientos necesarios para ocupar el puesto (incluir tipo acadmico y tipo de escuela) Experiencia ocupacional:
Separar la que se requiere fuera de la empresa de la que debe adquirirse dentro Debern precisarse los puestos y jerarquas por las cual debe haberse pasado Es necesario establecer de manera aproximada el tiempo que requerir la persona que lo ocupe para desempearlo con eficiencia normal.
Autoridad y responsabilidad:
Autoridad formal: aquella que directamente le es concedida a un jefe para que la delegue sobre otras personas (lineal o funcional). Autoridad tcnica: aquella que es propia de las reas staff, las cuales solo imponen sus decisiones a travs de la linea de autoridad formal. Responsabilidad en Tramites: se precisara que se espera del ejecutivo en cuanto a la obtencin de resultados a cada tramite, as como de todas las dems personas que estn a su cargo. Responsabilidad en creatividad: todo ejecutivo debe mostrar innovacin.
Intelectuales: nivel de inteligencia, capacidad de imaginacin, de atencin, etc. Fsicas: edad, sexo, nacionalidad (en algunas organizaciones debido a su poltica). Sociales: nivel socioeconimico, trato, etc. Psicolgicos: personalidad, extraversin, don de mando, lealtad, etc.
Muchas Gracias