Manual de Procedimientos del Departamento de Servicios Generales y Control de Calidad

Procedimiento Para La Actualizacin de Activo Fijo

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PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACION DE INVENTARIOS DE ACTIVO FIJO

Elabor:

Revis:

Aprob:

Lic. Silvia Solis Snchez Coordinador Operativo Responsable del Procedimiento

Abg. Vctor Ricardo Valladares Martnez Jefe del Departamento del rea Responsable del Procedimiento Valid:

Lic. Alfredo Torres Ososrio Director de Operacin e Infraestructura

Autoriz:

Arq. Ral ngel Becerra Snchez Jefe del Departamento de Programacin y Organizacin

Arq. Francisco Javier Narro Robles Director de Planeacin y Programacin

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HOJA DE MODIFICACIONES DEL PROCEDIMIENTO

FECHA DE ELABORACION:
No. Rev. Fecha de Modificacin DD/MM/AA

05/07/2010

NO. REGISTRO SEDECAP:

Motivo

Pginas Sustituidas

Elabor LIC. SILVIA SOLIS SNCHEZ COORDINADOR OPERATIVO RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO

Valid ARQ. RAL NGEL BECERRA SNCHEZ JEFE DEL DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIN Y ORGANIZACIN

Autoriz ARQ. FRANCISCO JAVIER NARRO ROBLES DIRECTOR DE PLANEACIN Y PROGRAMACIN

No. de Registro (SEDECAP)

05/07/10

ELABORACION DE MANUAL DE ORGANIZACIN

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I.- OBJETIVO Mantener un registro veraz, confiable y actualizado de los bienes muebles inventariables y de unidades vehiculares de activo fijo que ingresa (altas) a los Servicios de Salud del Estado de Puebla, que permita conocer el acervo y patrimonio de la Secretaria. II.- APLICACIN

(x) General

( ) Especfica

Para llevar a cabo esta actividad adems de Jefe del Departamento de Servicios Generales y Control de Calidad, la Coordinacin de Inventarios, interviene personal del Departamento de Recursos Materiales, Almacn Central de Varios, Unidades Administrativas y/o Mdicas y la Direccin de Administracin de Bienes Muebles e Inmuebles de la Secretaria de Finanzas y Administracin. III.- ALCANCE Este procedimiento es aplicable a las Unidades Administrativas a nivel central y las 10 Jurisdicciones Sanitarias con sus Hospitales Generales e Integrales. A nivel externo el procedimiento es aplicable a La Direccin de Administracin de Bienes Muebles e Inmuebles de la Secretaria de Finanzas. IV.- DEFINICIONES S.S.E.P.- Servicios de Salud del Estado de Puebla. Bienes Muebles.- Es el mobiliario inventariable. Resguardo.- Documento que firma el trabajador o resguardatario al momento de recibir un bien propiedad de los S.S.E.P., para el desarrollo de sus funciones, hacindose responsable de su uso y custodia. IME.- Identificacin de Mobiliario y Equipo. Bienes de Activo Fijo.-Se entender por bienes de activo fijo, los considerados como medios que se utilizan para el desarrollo de las actividades que realizan las personas en las reas aplicativas y administrativas, siendo susceptibles de la asignacin de un nmero de inventario y resguardo de manera individual de acuerdo a su naturaleza y finalidad para el servicio. Alta.- Significa que se reportar para su registro el movimiento de un bien de activo fijo que no se encuentra inventariado, no importando el origen de este. SIAF.- Sistema Integral de Administracin y Finanzas. V.- REFERENCIAS Reglamento Interno de los S.S.E.P. Artculo 3, fraccin IV, en el acuerdo publicado en el diario oficial de fecha 13 de octubre de 2006, la Secretaria de Programacin y Presupuesto con fundamento en lo dispuesto por los artculos 32 fraccin XVIII de la Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal y 77 de la Ley General de Bienes Nacionales, fraccin segunda Inciso I, II y III y III A y B, se da a conocer la norma a que se sujetar la administracin de los bienes muebles y el manejo de almacn.

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LEYES Ley General de Bienes Nacionales. Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Pblicos Federales. D.O.F. 30 XII 1982. Modificada por ltima vez el 4 de diciembre de 1997. Art. 47o. Todo servidor pblico tendr las siguientes obligaciones, para salvaguardar la legalidad, honradez, lealtad, imparcialidad y eficiencia que deben ser observadas en el desempeo de su empleo, cargo comisin, y cuyo incumplimiento dar lugar al Polticas y a las sanciones que correspondan, sin perjuicio de sus derechos laborales, as como de las normas especficas que al respecto rijan en el servicio de las fuerzas armadas; fracciones I a la XXIV y el Artculo 2o. De esta ley. Ley de Responsabilidades de los Servidores Pblicos del Estado de Puebla. P.O. 29 VI 1984. Modificada por ltima vez el I VI 1995. Art.50. Los servidores pblicos para salvaguardar la legalidad, honradez, lealtad, imparcialidad y eficiencia que han de observarse en el servicio pblico, independientemente de las obligaciones especficas que correspondan a su empleo, cargo comisin tendrn las siguientes: I. Cumplir con la mxima diligencia del servicio que le sea encomendado y abstenerse de cualquier acto u omisin que cause la suspensin la deficiencia de dicho servicio implique abuso ejercicio indebido de un empleo, cargo comisin. Fracciones II a la XXIII. VI.- POLITICAS DE OPERACIN El Departamento de Servicios Generales y Control de Calidad, a travs de la coordinacin de Inventarios, deber validar contra la documentacin soporte de los bienes muebles recibidos para su registro, como el mobiliario y equipo adquirido con recursos patrimoniales o federales, y enviar dichos documentos para su alta contable al Departamento de Recursos Materiales y ellos a su vez al Departamento de Recursos Financieros. Todo mobiliario, equipo y vehculos recibidos, se debern registrar, etiquetar y asignarles un nmero de resguardo y de IME, para que se proceda a la elaboracin definitiva del resguardo que firmar cada uno de los trabajadores que se les asignaran estos bienes. Los resguardos elaborados debern estar debidamente firmados por el resguardatario del bien y por el Jefe del Departamento de Servicios Generales y Control de Calidad, con el sello oficial correspondiente. Todo movimiento de alta de bienes deber quedar amparado con copia fotosttica de la factura de los bienes, misma que contiene asentada la firma y sello de recepcin de recibido. La Coordinacin Operativa de Inventarios practicar una supervisin fsica documental de todos los inventarios de los bienes muebles al menos una vez al ao. Cualquier cambio del resguardatario deber de ser notificado inmediatamente al Departamento de Servicios Generales y Control de Calidad, para que ste a su vez gire instrucciones a la Coordinacin de Inventarios para efectuar la modificacin respectiva al resguardo de bienes. En el caso de baja de empleados por cualquier causa, deber notificarse inmediatamente al Departamento de Servicios Generales y control de Calidad y a la Coordinacin de Inventarios, anexando formato de Carta de no adeudo para efectuar la liberacin del resguardatario, previo a la salida del empleado que corresponda.
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VII.- PRODUCTOS Altas de Bienes Muebles Altas de Unidades Vehiculares VIII.- CLIENTE Todos los Servidores Pblicos de los SSEP IX.- INDICADORES Nmero de revisiones de inventarios / meses del ao * 100 Cada seis meses se revisa se solicita a los responsables de inventarios de las 10 Jurisdicciones Sanitarias, que enven su base de datos actualizada, detallando cada uno de los movimientos realizados en los Hospitales Generales e Integrales y Centros de Salud adscrito a su cabecera as como las Coordinaciones y Direcciones en Oficina Central. Y cada 8 o 12 meses se lleva a cabo una supervisin exhaustiva en las 10 Jurisdicciones y Oficina Central, para corroborar que el padrn registrado, contenga los datos exactos. X. RESPONSABILIDADES El Jefe del Departamento es quien signa el oficio donde se remiten las facturas originales y copias para que le sea asignado un numero de inventario, adems de que si este departamento no enva en forma y tiempo las facturas de las adquisiciones que son recibidas en el Almacn Central de Varios, la Coordinacin de Inventarios no puede proceder a constatar que los bienes fueron recibidos en las Unidades Mdicas que les fueron asignadas. El Jefe del Departamento es quien turna a la Coordinacin de Inventarios las instrucciones y documentacin recibida en el mismo, para que se lleve a cabo el alta de cada uno de los Bienes Muebles. La Coordinacin Operativa de Inventarios realizar una revisin exhaustiva a la documentacin que se recibe derivada de las adquisiciones que fueron recibidas en el Almacn Central y/o en las Unidades Medicas correspondientes, en primera instancia verificar que los datos descritos en factura coincidan con los que estn en los pedidos, despus se constata que dichos bienes hayan sido recibidos en las unidades aplicativas, para proceder a elaborar su alta correspondiente. Esta actividad es llevada a cabo por el personal responsable de la Coordinacin y por cada uno del personal responsable por Jurisdiccin.

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XI. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE No. ACTIVIDAD DESCRIPCIN Inicio Departamento de Recursos Materiales Departamento de Servicios Generales y Control de Calidad Coordinador Operativo de Inventarios 1 2 Enva mediante Oficio las facturas en original y 3 copias, para que les sea asignado un nmero de resguardo. Recibe oficio y facturas, que turna a la Coordinacin de Inventarios para los trmites completos de alta. Recibe facturas en original y 3 copias, mismas que se revisa que coincidan stos con los pedidos correspondientes, asimismo se verifica que en el caso de que hayan cuadros de distribucin los incluyan. Turna a cada uno de los Apoyos Administrativos las facturas para que ellos a su vez las compulsen en las Unidades que los recibieron, ya que lo constataron las devuelven al coordinador. Una vez constatado que los bienes muebles se encuentran fsicamente en las unidades designadas, se procede a sellar las facturas para asignarles un nmero de resguardo e inmediatamente despus se devuelven las originales al Departamento de Recursos Materiales y las copias se turnan nuevamente al responsable de las Jurisdicciones. Recibe copia de las facturas, pedidos y en su caso cuadros de distribucin y se asigna un nmero de IME y se procede a elaborar el resguardo, para que se recaben las firmas correspondientes. Enva los resguardos mediante oficio, para que se recaben las firmas correspondientes y sean devueltos a la Coordinacin de Inventarios. Recibe resguardos individuales, copias de facturas y pedidos, recaban la firma y los devuelven mediante oficio. Recibe Oficio con anexos de firmas de resguardos, copias de facturas y pedidos y lo turna a la Coordinacin de Inventarios Recibe y distribuye los resguardos individuales, copias de facturas y pedidos a los Apoyos Administrativos. Reciben la documentacin y dan de Alta los Bienes Muebles en el SIAF. Concluida la captura en el SIAF, se archiva el resguardo individual FIN REGISTRO

Apoyos Administrativos Coordinador Operativo de Inventarios Responsable de inventarios por Jurisdiccin de la Coord. De Inv. El Jefe del Departamento de Servicios Generales Coordinador Operativo de Inventarios Apoyos Administrativos Apoyos Administrativos

9 10 11 12

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XII. DIAGRAMA DE FLUJO

P ro c e d im ie n to P a ra L a A c tu a liz a c i n d e A c tiv o F ijo
D e p a rta m e n to d e r e c u rs o s M a te ria le s J e fe d e l D e p a rta m e n to d e S e rv ic io s G e n e ra le s y C o n tro l d e C a lid a d C o o r d in a d o r O p e ra tiv o d e In v e n ta rio s A p o y o s A d m in is tra tiv o s R e s p o n s a b le d e in v e n ta rio s p o r J u ris d ic c i n d e la C o o rd . D e In v .

In ic io

E n v a m e d ia n te O fic io la s fa c tu ra s e n o rig in a l y 3 c o p ia s , p a ra q u e le s s e a a s ig n a d o u n n m e ro d e re s g u a rd o .

R e c ib e o fic io y fa c tu ra s

R e c ib e fa c tu ra s e n o rig in a l y 3 c o p ia s , m is m a s q u e s e re v is a q u e c o in c id a n s to s c o n lo s p e d id o s c o rre s p o n d ie n te s

T u rn a a c a d a u n o d e lo s A p o y o s A d m in is tra tiv o s la s fa c tu ra s p a ra q u e e llo s a s u v e z la s c o m p u ls e n e n la s U n id a d e s q u e lo s re c ib ie ro n

5 U n a v e z c o n s ta t a d o q u e lo s b ie n e s m u e b le s s e e n c u e n tr a n fs ic a m e n te e n la s u n id a d e s d e s ig n a d a s , s e p ro c e d e a s e lla r la s fa c tu r a s p a ra a s ig n a rle s u n n m e ro d e r e s g u a r d o 6

R e c ib e c o p ia d e la s fa c tu ra s , p e d id o s y e n s u c a s o c u a d ro s d e d is trib u c i n y s e a s ig n a u n n m e ro d e IM E y s e p ro c e d e a e la b o ra r e l re s g u a rd o

E n v a lo s re s g u a rd o s m e d ia n te o fic io , p a ra q u e s e re c a b e n la s firm a s c o rre s p o n d ie n te s

R e c ib e re s g u a rd o s in d iv id u a le s , c o p ia s d e fa c tu ra s y p e d id o s , re c a b a n la firm a y lo s d e v u e lv e n m e d ia n te o fic io

R e c ib e O fic io c o n a n e x o s d e firm a s d e re s g u a rd o s , c o p ia s d e fa c tu ra s y p e d id o s y lo tu rn a a la C o o rd in a c i n d e In v e n ta rio s

10 11

R e c ib e y d is trib u y e lo s re s g u a rd o s in d iv id u a le s , c o p ia s d e fa c tu ra s y p e d id o s a lo s A p o y o s A d m in is tra tiv o s

R e c ib e n la d o c u m e n ta c i n y d a n d e A lta lo s B ie n e s M u e b le s e n e l S IA F .

12

C o n c lu id a la c a p tu ra e n e l S IA F , s e a rc h iv a e l re s g u a rd o in d iv id u a l

F in

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XIII. FORMATOS E INSTRUCTIVOS No. 1 2 3 NOMBRE INVENTARIO DE BIENES MUEBLES ALTAS DE BIENES MUEBLES RESGUARDO INDIVIDUAL Clave BM 01 BM 02 BM 03

XIV. ANEXOS No.

NOMBRE DEL DOCUMENTO

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