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ORGANIZACIN POR PROCESOS

CAPTULO I GENERALIDADES

Apndice D.1

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CAPTULO I GENERALIDADES 1. ANTECEDENTES El Estado Mayor de la Armada en octubre del 2004 presento la gua para elaboracin de manuales de procesos, permitiendo que los repartos estructuren su manual de procesos. En diciembre del 2005 se realiz el seminario taller DESARROLLO ORGANIZACIONAL Y GESTIN POR PROCESOS, a fin de validar los procesos institucionales y conformar los grupos multisectoriales de gestin. En coordinacin con la INSGAR se ejecut la REVISTA DE PROCESOS A NIVEL DE SECTORES en el presente ao, para determinar el estado actual de los procesos de la institucin. El CONALM tomo conocimiento de los procesos el 10 de febrero del 2006. El 13 de Febrero se renen la INSGAR, ESMAAR y DIGAFI, a fin de determinar la situacin de la normativa de Planificacin Estratgica, de la terminologa y metodologa de procesos e indicadores de gestin. 2. MARCO LEGAL El Ministerio de Defensa Nacional dispone a las Fuerzas Armadas la Administracin por Procesos, con oficio MIDENA NO. MJ-3-2003-725-CIR.; 22OCT-2003. El Comando Conjunto indica que hasta diciembre del 2004, todas las Fuerzas contaran con sus Manuales de Procesos. OF No. 2004-092-D.P.E; 10-JUN-2004. La Secretara Nacional Tcnica de Desarrollo de Recursos Humanos y Remuneraciones del Sector Pblico (SENRES), establece la Norma Tcnica de Diseo de Reglamentos o Estatutos Orgnicos de Gestin Organizacional por Procesos, la misma que es difundida mediante el Registro Oficial No. 251, de Abril 17 del 2006.

3. OBJETIVO GENERAL DE LA GUA

Socializar y estandarizar la metodologa para identificar y documentar los procesos gobernantes o estratgicos, agregadores de valor y de soporte o habilitantes, a nivel Institucional, Sectorial y de Reparto (cuando corresponda).

4. OBJETIVOS ESPECIFICOS DE LA GUA a.

b. Emitir instrucciones y lineamientos para la actualizacin o elaboracin de los procesos de la Armada. Estandarizar la metodologa de gestin por procesos. Identificar los procesos en la institucin. Fomentar y difundir la modalidad de trabajo por procesos.

c. d.

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5. ALCANCE Y COMPETENCIA DE LA GUIA

a. b. c.

Las actividades relacionadas con la identificacin y gestin de procesos, estn sujetos a las normas y procedimientos establecidos en esta gua. La aprobacin, actualizacin y difusin de este documento, estar a cargo de la Direccin General de Administracin y Finanzas. La Inspectora General de la Armada, ser encargada de velar por la aplicacin de esta gua por parte de los Sectores y Repartos.

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CAPTULO II MARCO TERICO El Marco terico es el conjunto de las definiciones utilizadas en el anlisis y estructuracin de los procesos, los mismos que estn determinados de la siguiente manera: 6. FILOSOFA DE LA ADMINISTRACIN POR PROCESOS Establecer los procesos tcnicos de diseo organizacional, con el propsito de dotar a las instituciones sealadas en el mbito de esta norma de: polticas, normas e instrumentos tcnicos, que permitan mejorar la calidad, productividad y competitividad de los servicios pblicos, para optimizar y aprovechar los recursos del Estado, a ms de: Entender los procesos para definirlos Definirlos para medirlos Medirlos para comunicar su desempeo Comunicar su desempeo para administrarlos Administrarlos para mejorarlos continuamente Mejorarlos continuamente para proveer mayor valor agregado al usuario

Como metodologa del despliegue de la estrategia se definen los procesos institucionales agrupados en Gobernantes o Estratgicos, Agregadores de Valor y Habilitantes o de Apoyo, como se describe en la grafica siguiente:

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08/02/2006

Modelo de Procesos ARE

BSC
ENTREGABLES: Manuales de Procesos Matrices de Procesos Mapas de Procesos Hojas de Anlisis de Procesos Diagramas de Flujo Propuestas de Mejoramiento Informes de Mejoramiento Modelamiento Manuales de procedimientos Manuales de indicadores Manuales de organizacin ADMINISTRACIN DEL TALENTO HUMANO POR COMPETENCIAS DIRECCIN REPARTO DIRECCIN GENERAL SECTORES
MANUAL DE ORGANIZACION VISION MISION

INDICADORES
VISIN FUNCION BASICA

PROCESOS
ESTRATGICOS

R GU ST IE N E ES PL A D PL
S
R

O GI C T E A

VISIN MISION ARE

Clientes

Proveedor MATRIZ PROCESOS

MACRO PROCESOS 1.ESTRATGICOS PROCESOS 1.1 SUBPROCESOS 1.1.1

E
V A L O

Productos Calidad Total

Macro Procesos
0. GESTION DE RECURSOS FINANCIEROS

APOYO
PROCEDIMIENTOS 1.1.1.1

Nuevos modelos

E xternos

Internos

2. CLAVE

2.1.1.1 2.1 2.1.1

3. SOPORTE

Procesos

3.1.1 3.1

3.1.1.1

Actividades

Sub Procesos ESTANDARIZAR Y DOCUMENTAR

ENERO 2006

APLICACIONES

EQUPOS

DICIEMBRE 2008

7. PROCESO Es el conjunto de actividades interrelacionadas que requieren de un insumo organizacional (entrada), le agregan valor a este (generando una transformacin) y suministran un servicio (resultado).
P R O V E E D O R

PROCESO
INSUMOS PRODUCTOS

C L I E N T E

Materiales Informaci n Energ a Capital

Equipos Especificaciones Procedimientos Personal Controles

Bienes Servicios

ENTRADAS

PROCESO

SALIDAS

8. ELEMENTOS DE UN PROCESO Misin de un Proceso: Determina el fin para el cual fue concebido en relacin directa a los objetivos del mismo. Entrada del Proceso: Pueden ser tangibles o intangibles y son los insumos para realizar el servicio (equipos, materiales, componentes, energa, informacin, etc.).

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Transformacin: Es el conjunto de actividades y tareas que recibiendo una entrada, le agrega valor y generan una salida para el usuario interno o externo. Salida: Es el producto o servicio generado por un proceso, para el usuario. Controles: Sistemas de medida y control que mediante la generacin de datos, permiten analizar el desempeo de los procesos. Recursos: Constituyen el apoyo humano, econmico, logstico, tecnolgico y de infraestructura que interactan en distintas relaciones dentro de la organizacin. Lmites de Proceso: Se definen por el alcance de las actividades incluidas, las entradas requeridas, las salidas generadas, y los recursos relacionados.

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9. COMPONENTES DEL PROCESO DE DISEO DE REGLAMENTO O ESTATUTO ORGNICO DE GESTIN ORGANIZACIONAL POR PROCESOS Dentro de los orgnicos de cada Reparto obtenidos por el ESMAAR, DIGPER se incluye los siguientes componentes:

a.

Portafolio de productos (Matriz de Procesos): Constituye el conjunto integrado de productos que la institucin ofrece a la sociedad para satisfacer sus necesidades y expectativas; y se encuentra constituido por productos primarios que son aquellos que desarrollan las organizaciones del Estado en cumplimiento de su normativa legal de creacin, misin y aquella que la complementa con la finalidad de satisfacer a sus clientes externos; el levantamiento de estos comprende las siguientes fases: Investigacin.- Consiste en identificar los Productos Primarios a travs del anlisis de la base legal de Constitucin Institucional, leyes conexas y de direccionamiento estratgico. Validacin.- Es revisar, depurar y consensuar el inventario general de productos primarios antes obtenidos, pretendiendo verificar la importancia y asegurar su consistencia a travs de la revisin del inventario general de los productos, y socializacin con el inventario.

Complementariamente tenemos los Productos Secundarios, los mismos que se generan en los niveles jerrquicos administrativos de Apoyo y Asesora, su naturaleza no cambia y siempre se encargan de facilitar la entrega de recursos y prestacin de servicios para el normal desarrollo de la gestin interna de la organizacin; siendo necesario estandarizarlos considerando los productos bsicos que se deben elaborar en dichos niveles, sin que esto signifique que las organizaciones deban limitar la generacin de productos, si no ms bien, ampliar su portafolio de productos, de acuerdo a las necesidades institucionales. De esta manera, se define el portafolio de productos de los procesos habilitantes.

b.

Cadena de valor institucional: Es la representacin grfica de las macro actividades estratgicas relevantes de la institucin. Se define del anlisis realizado a los productos primarios, y que identifican el aporte de valor de las macro actividades en el cumplimiento de la misin institucional, insumos con los cuales se constituye la cadena de valor, con la finalidad de estructurar la organizacin de tal manera que represente un cambio radical en la forma de operar, incorporando as un nuevo sistema de gestin. Diseo de la estructura orgnica: En este elemento se debe considerar y analizar los siguientes componentes: Unidades administrativas.- Una estructura organizacional puede estar conformada por direcciones y departamentos, a las cuales se les denominarn unidades administrativas, las mismas que dependern de las necesidades basadas en la misin, visin y productos institucionales, y reflejar la optimizacin del funcionamiento de la organizacin as como de sus procesos internos. Niveles jerrquicos.- Se refiere al nmero de niveles de administracin que adopta la organizacin, para garantizar la realizacin de sus productos y logro de sus objetivos. En este sentido se consideran los siguientes niveles jerrquicos:

c.

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Directivo.- Responsable de direccionar a la organizacin al cumplimiento de su misin. Asesor.- Comprometido en proporcionar asesora o asistencia tcnica especfica, para la toma de decisiones y la solucin de problemas organizacionales. Apoyo.- Responsable de proveer apoyo administrativo y logstico, entregando oportunamente recursos a la organizacin y permitindole alcanzar sus objetivos. Operativo.- Responsable de la ejecucin de los productos directamente relacionados con el cliente externo. NIVELES ORGANIZACIONALES Directivo UNIDADES ADMINISTRATIVAS Directorios; y/o Despacho de la primera y segunda autoridad de las instituciones pblicas. Auditora Interna Asesora Jurdica Planificacin Comunicacin Social Administracin de Recursos Humanos Gestin Financiera Gestin Tecnolgica Gestin Administrativa Secretara General Se identificarn en relacin a la misin y objetivos institucionales.

Asesor

Apoyo

Operativo

Lneas de autoridad y responsabilidad.- Canal formal que define la autoridad y responsabilidad desde el ms alto nivel hasta la base de la organizacin y viceversa. SIMBOLOGA DESCRIPCIN CONFORME Lnea de dependencia y responsabilidad Lnea de Asesora Lnea de Apoyo

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Organigrama estructural.- Es la representacin grfica de la estructura organizacional, sustenta y articula todas sus partes integrantes e indica la relacin con el ambiente externo de la organizacin. 10. DISEO DE LOS PROCESOS Los procesos al interior de la institucin se agrupan en funcin del grado de contribucin y valor agregado al cumplimiento de la misin institucional, y se clasifican por su responsabilidad en:

Gobernantes: Tambin denominados estratgicos, gobernadores, de direccin, de regulacin o de gerenciamiento, y son responsables de emitir polticas, directrices y planes estratgicos para el funcionamiento de la organizacin. Agregadores de Valor: Llamados tambin especficos, principales, productivos, de lnea, de operacin, de produccin, institucionales, primarios, claves o sustantivos, y son responsables de generar el portafolio de productos y/o servicios que responden a la misin y objetivos estratgicos de la institucin. De Soporte: Denominados tambin habilitantes, se clasifican en procesos habilitantes de asesora y los procesos habilitantes de apoyo, estos ltimos conocidos como de sustento, accesorios, de staff o administrativos, y son responsables de brindar productos de asesora y apoyo logstico para generar el portafolio de productos institucionales demandados por los procesos gobernantes, agregadores de valor y por ellos mismos.

UNIDADES ADMINISTRATIVAS

PROCESOS ORGANIZACIONALES

Directorios.- Despacho de la primera o Procesos Gobernantes segunda autoridad de las instituciones pblicas DE ASESORA Auditora Interna Asesora Jurdica Planificacin Se identifican en relacin a la misin y objetivos institucionales DE APOYO Administracin de Recursos Humanos Gestin Financiera Gestin Tecnolgica Gestin Administrativa Secretara General Es importante enunciar que para todos los procesos institucionales se definirn su misin. En los procesos gobernantes, se determinar las atribuciones y responsabilidades conforme a su base legal constitutiva. Para los procesos agregadores de valor y habilitantes se trasladarn los productos establecidos en el portafolio de productos.

Procesos Agregadores de Valor Procesos Habilitantes o de Soporte

11. JERARQUA DE LOS PROCESOS 9 Apndice D.1

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Macro procesos: Es el conjunto de procesos interrelacionados de una institucin. Procesos: Descripcin de las actividades realizadas en el proceso. Subprocesos: Constituyen elementos componentes de un proceso. Actividad: Conjunto de tareas involucradas en un proceso. Tarea: Trabajo o labor que debe ejecutarse en un tiempo establecido.

Institucionales

Conjunto de actividades que inician y terminan con un Cliente Externo

Proceso institucional o MACRO para el funcionamiento del negocio y la satisfacci n del cliente

Grupos de actividades de la institucion que involucra uno o m s departamentos Actividades: Trabajo tpicamente ejecutado por un departamento o persona

Tareas

Nota: Procedimiento es el conjunto de reglas e instrucciones que determinan la manera de proceder o de obrar para conseguir un resultado. 12. RESPONSABLE DEL PROCESO Los responsables de las unidades o procesos institucionales, motivarn y se involucrarn con la autoridad nominadora para el diseo organizacional o reestructuracin de unidades, reas, o procesos, sobre la base de la normativa legal, planificacin estratgica y operativa, convenios nacionales e internacionales, donde la autoridad nominadora dispondr al responsable de la Unidad de Administracin de Recursos Humanos UARHs, iniciar el proceso de reestructuracin, previo su informe tcnico y sobre la base de las polticas, normas e instrumentos tcnicos emitidos por la Secretara Nacional Tcnica de Desarrollo de Recursos Humanos y Remuneraciones del Sector Pblico (SENRES), de conformidad a los artculos 58 literal a) de la LOSCA y 114 de su reglamento, as como tambin la estructuracin del Comit de Gestin de Desarrollo Institucional. Adicionalmente los responsables de los procesos debern cumplir requisitos bsicos como son: Saber: Conocer con profundidad el proceso que va a administrar.

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Poder: Capacidad para la toma de decisiones y facultamiento al personal (empowerment) en la toma de decisiones. Querer: Asumir voluntariamente la responsabilidad de la gestin del proceso. Las funciones del Responsable del proceso son: 1. 2. 3. 4. 5. Establecer medidas y fijar objetivos para mejorar el proceso Garantizar que las metas globales del proceso se cumplan Definir los lmites y el alcance del proceso Identificar necesidades de capacitacin del personal de apoyo del proceso Identificar los factores fundamentales de xito del proceso Preparar documentos de trabajo en caso de ser necesario Definir los subprocesos y sus correspondientes responsables Mantener el contacto con los usuarios del proceso para garantizar que se satisfagan y se conozcan sus expectativas 13. REPRESENTACIN GRFICA DEL PROCESO Es el recorrido del proceso, es decir refleja la secuencia de actividades y tareas del mismo, con la finalidad de entenderlo, controlarlo y redisearlo. Se representa a travs de formas y smbolos grficos. Los siguientes tipos de diagramas de flujo son los ms utilizados: Diagrama de Bloques Se utilizan para simplificar procesos prolongados y complejos o documentar tareas individuales. Diagrama de Flujo ANSI La simbologa aplicada es publicada por la ANSI (American National Standards Institute). A continuacin se muestran los smbolos ms utilizados en la diagramacin de flujogramas.
Operacin: Rectngulo Movimiento/ transporte: Flecha ancha

6.
7.

8.

Punto de decisin: Diamante

Inspecci n: Crculo grande

Documentaci n: Rectngulo con la parte inferior en forma de onda

Direccin del flujo: Flecha

Espera: Rectngulo obtuso

Conector: C rculo pequeo

Almacenamiento: Tringulo

Lmites: Crculo alargado

Figura 1 Smbolos estndar ANSI, para diagramas de flujo

Diagrama de Flujo Funcional

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Es una modificacin del diagrama estndar, y muestra el movimiento de las actividades a travs de las reas o departamentos de la organizacin, o entre las personas que intervienen dentro de un proceso. 14. MANUAL DE PROCESOS Es el documento que contiene polticas, mtodos y procedimientos que permiten identificar y describir las entradas, actividades, salidas, controles recursos e interrelacionamiento de las unidades y procesos de la institucin en funcin del cliente. Para cada uno de los productos se disear el proceso y procedimiento correspondiente. Objetivo del Manual de Procesos.- Fortalecer la gestin de las instituciones, organismos, entidades y empresas del Estado, sobre la base del estatuto y estructura orgnica, fundamentando la gestin institucional en hechos documentados, con las derivaciones que se genere y que facilite la operatividad y establecimiento de estndares de medicin y control de la gestin organizacional y la satisfaccin de los clientes y usuarios. Levantamiento de Procedimientos.- Permiten establecer las tareas, las cuales deben ser descritas en forma secuencial al detalle. El levantamiento de procedimientos contiene la siguiente informacin: Nombre de la unidad administrativa.- Denominaciones de las unidades administrativas identificadas en el estatuto. Producto.- Cualquier bien o servicio que satisface las necesidades y expectativas de los clientes, se considerar las denominaciones de los productos identificados en el portafolio de productos. Volumen y frecuencia.- Descripcin del nmero de veces que se realiza el producto en un tiempo determinado que puede ser diario, semanal, mensual, trimestral.

Tarea.- Descripcin al detalle de todos los pasos que deben ser realizados
dentro de una actividad para la obtencin de un determinado producto. Responsables.- De conformidad con la tarea se deber describir la denominacin del puesto del responsable de su ejecucin, y si son varios con la misma denominacin se describir el nmero de personas que intervienen en su desarrollo. Tiempo real.- Tiempo que efectivamente una persona una persona esta realizando una tarea, considerando los tiempos promedios entre lo mnimo y lo mximo de datos histricos. Tiempo de demora.- Tiempo en el cual el documento est en espera de una respuesta o de alguna accin que permita su continuidad, se considerar los tiempos promedios ente lo mnimo y lo mximo de los datos histricos. La sumatoria del tiempo real y el de demora ser el tiempo total de la ejecucin de la tarea.

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15. ANLISIS DE VALOR Valor: Es la percepcin que tiene un usuario sobre la capacidad de un servicio para satisfacer su necesidad. Anlisis de Valor Agregado Partimos de la informacin identificada, donde cada responsable deber calificar la tarea que realiza en funcin del anlisis de valor, el cual determina si la tarea realizada agrega valor o no al proceso, sea esta a la organizacin o al cliente externo, as como tambin debe identificar si dicha tarea realiza acciones de transporte, archivo o inspeccin para su respectivo mejoramiento. Mejoramiento de Procedimientos Permite clasificar las actividades que intervienen para ofrecer un producto o servicio, y ayuda a establecer la relacin proporcional entre las actividades, las cuales se dividen en actividades de valor agregado y actividades de no-valor agregado. Es garantizar que la organizacin tenga procesos que eliminen los errores, minimicen las demoras, maximice el uso de los recursos, sean adaptables a las necesidades de los clientes y sea de fcil entendimiento. Las fases del mejoramiento constituyen: 1.- Organizacin para el Mejoramiento.- Constituye el establecimiento del equipo de mejoramiento, compromiso institucional. 2.- Comprensin del Proceso.- Visin estratgica institucional, conocimiento de la institucin. 3.- Modernizacin.- Define mejorar la eficiencia y eficacia del procedimiento a travs de la optimizacin de tareas administrativas, controles, aprobaciones y papeleos que no agregan valor al procedimiento, simplificacin de tareas idnticas que se realizan en partes diferentes del procedimiento, reducir la complejidad del procedimiento y el tiempo del ciclo del mismo. 4.- Mediciones y Controles.- Son indicadores que permitan medir el grado de cumplimiento de las tareas. 5.- Mejoramiento Continuo.- Acciones emprendidas en toda la organizacin para el incremento de la eficacia y eficiencia de los procedimientos, con el objetivo de generar beneficios adicionales para la organizacin y sus clientes. Procedimientos Mejorados.- En el establecimiento de los procedimientos mejorados se considerar: Nombre de la unidad administrativa, producto y frecuencia. Insumos.- Entradas, ingresos o inicio de un proceso (documentos, proyectos, bases legales y otros) que responden al estndar o criterio de aceptacin definido, proceden de un proveedor interno o externo y son necesarios para la consecucin del proceso.

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Proveedores.- Persona u organizacin interna que suministra insumos o entradas, debiendo identificarse el nombre de la institucin y/o de la unidad administrativa de la cual proviene dicho insumo. Actividades.- Se identificarn todas las actividades secuenciales que se realizan para obtener un producto, deben ser redactadas en verbo infinitivo, as como considerar que una actividad esta constituida por un grupo de tareas. Fujo de diagramacin.- Describe la representacin grfica del recorrido del proceso, reflejando la secuencia de actividades y tareas, con la finalidad de entenderlo, controlarlo y redisearlo. Productos intermedios.- Resultado que se genera en cada actividad en el desarrollo de la misma. Cliente externo.- Usuario o cliente final externo a la organizacin, beneficiario del producto o servicio que recibe.

Especificaciones tcnicas.- Para la determinacin de las especificaciones

tcnicas, primero se deber conocer las necesidades de los clientes internos o externos, a fin de transformarlas en requisitos de entradas, para la generacin del producto intermedio, garantizando la calidad y aceptacin del producto final.

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GLOSARIO DE TRMINOS
Calidad como base de un producto / servicio: Conjunto de caractersticas de un producto o servicio que tiene la propiedad de satisfacer las necesidades implcitas o explcitas de usuarios internos o externos.

Calidad: Grado en el que un conjunto de caractersticas inherentes cumple con los requisitos bajo estndares. Cultura de calidad: Conjunto de valores que constituyen la filosofa de una organizacin. Diagnstico: organizacin. Conocimiento de la situacin actual de una

Estrategia: Conjunto de actividades organizadas y planificadas para alcanzar un objetivo especifico. Equipo de trabajo: Conjunto de 5 o 7 personas que trabajan ejecutando actividades definidas hacia el cumplimiento de un objetivo comn.

Macro proceso: Es el conjunto de procesos de una institucin.

Mejora continua: Actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir los requisitos. Oportuno: Se considera el tiempo que permita organizar el trabajo para atender el requerimiento del usuario con la holgura suficiente. Planificacin estratgica: Es el anlisis sistemtico de las variables externas e internas de la organizacin, permitiendo la definicin de la misin, visin, objetivos y estrategias corporativas, las mismas que deben ser actualizadas en funcin del estudio del cambio que se vaya operando en el ambiente interno y externo.

Planificacin operativa: Conjunto de actividades a ser desarrolladas sistemtica y cronolgicamente en un determinado tiempo, en funcin de los objetivos institucionales.

Sistema: Conjunto de elementos que actan interrelacionados e interdependientemente hacia la consecucin de un solo objetivo. Subproceso: Constituyen elementos componentes de un proceso.

Tiempo de ciclo: Es el tiempo de intervalo entre un producto final y otro, del mismo proceso. Tiempo de transporte: Es el tiempo que se utiliza para enviar el producto intermedio de una unidad a otra.

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Tiempo del proceso: Es el utilizado para desarrollar las actividades. TERMINOLOGIA BSC
BSC: Balanced Score Card. o Tablero de Comando.

Perspectiva: Proyeccin y posibilidad de que se hace y para que se hace; se utilizan como niveles del Mapa Estratgico. ADN: Es la parte esencial y vital que se extrae de la Misin, Visin, Objetivos, entre otros. Indicador: Se indica la relacin entre lo cuantitativo y lo cualitativo. Es la forma de mover, llevar, empujar o realizar una

Inductor: accin. Driver: KPI:

Palanca del como o con que logro un objetivo. Indicador clave de rendimiento

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INSTRUCTIVO PARA LA OPERATIVIDAD DE LA MATRIZ DE INDICADORES OBJETIVO Establecer la utilizacin correcta de la matriz en el registro, anlisis e interpretacin de los resultados obtenidos en los indicadores de procesos; facilitando de esta manera la comprensin de la informacin. ALCANCE La matriz de indicadores de procesos ser de aplicacin de todos los Repartos de la Armada, en la medicin de la ejecucin de los procesos, y mediante estos la gestin institucional. La matriz aplica la herramienta informtica Excel. NIVEL DE MEDICION Para un mejor establecimiento de los indicadores, se deber considerar su elaboracin a nivel de Subprocesos. INSTRUCCIONES DE LLENADO

1. Proceso: Nombre del proceso a ser medido.

Ejemplo: Planificacin y Evaluacin Desarrollo Organizacional.

2. Objetivos especficos: Registro del objetivo especfico del proceso

Ejemplo: Garantizar la efectividad organizacional.

3. Nombre del indicador: Identificacin del indicador mediante un nombre.

Ejemplo: No. De Proyectos Ejecutados; Monto Gasto Realizad).

4. Frmula: Determinacin de la interrelacin entre las variables definidas para el

clculo del indicador. Ejemplo: Monto de Gasto Realizado / Monto de Presupuesto Asignado x 100%.

5. Tipo de indicador: Sobre la base del criterio de lo que se establezca medir, se

determinar el tipo del indicador a aplicarse. Ejemplo: Eficiencia: Recursos Procesos; Eficacia: Resultados Plan Operativo Anual; y Efectividad: Productividad Plan Estratgico.

6. Periodicidad de seguimiento: Registrar el nombre del perodo de seguimiento

establecido para el indicador. Ejemplo: diario, semanal, mensual, trimestral, entre otros.

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7. Tendencia de mejora de la formula: Expresa el comportamiento del indicador

del proceso con relacin a la base establecida en un momento determinado. Ejemplo: Ascendente: Descendente: Estable:

8. Resultado actual: Expone el rendimiento actual del proceso con relacin a la

meta esperada, resultado que es generado directamente por la matriz.

9. Meta esperada: Registrar el nmero o porcentaje que identificar la meta que

se espera lograr en el periodo establecido (diariamente, semanalmente, quincenalmente, mensualmente, entre otros) en el desarrollo del proceso.

10. Producto: Anotar el nombre que identifica el producto que origina el proceso
objeto de seguimiento. Ejemplo: Plan Estratgico: Plan Operativo Anual.

11. Responsable: Suscribir el nombre a nivel de cargo del responsable de la

operatividad del procesos objeto de evaluacin. Ejemplo: Director de Desarrollo Administrativo e Informtico.

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INSTRUCTIVO PARA LA OPERATIVIDAD DE LA MATRIZ DE INDICADORES OBJETIVO Establecer la utilizacin correcta de la matriz en el registro, anlisis e interpretacin de los resultados obtenidos en los indicadores de procesos; facilitando de esta manera la comprensin de la informacin. ALCANCE La matriz de indicadores de procesos ser de aplicacin de todos los Repartos de la Armada, en la medicin de la ejecucin de los procesos, y mediante estos la gestin institucional. La matriz aplica la herramienta informtica Excel. NIVEL DE MEDICION Para un mejor establecimiento de los indicadores, se deber considerar su elaboracin a nivel de Subprocesos. INSTRUCCIONES DE LLENADO

12. Proceso: Nombre del proceso a ser medido.

Ejemplo: Planificacin y Evaluacin Desarrollo Organizacional.

13. Objetivos especficos: Registro del objetivo especfico del proceso

Ejemplo: Garantizar la efectividad organizacional.

14. Nombre del indicador: Identificacin del indicador mediante un nombre.

Ejemplo: No. De Proyectos Ejecutados; Monto Gasto Realizad).

15. Frmula: Determinacin de la interrelacin entre las variables definidas para el

clculo del indicador. Ejemplo: Monto de Gasto Realizado / Monto de Presupuesto Asignado x 100%.

16. Tipo de indicador: Sobre la base del criterio de lo que se establezca medir, se
determinar el tipo del indicador a aplicarse. Ejemplo: Eficiencia: Recursos Procesos; Eficacia: Resultados Plan Operativo Anual; y Efectividad: Productividad Plan Estratgico.

17. Periodicidad de seguimiento: Registrar el nombre del perodo de seguimiento

establecido para el indicador. Ejemplo: diario, semanal, mensual, trimestral, entre otros.

18. Tendencia de mejora de la formula: Expresa el comportamiento del indicador

del proceso con relacin a la base establecida en un momento determinado. Ejemplo: Ascendente:

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Apndice D.1

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Descendente: Estable:

19. Resultado actual: Expone el rendimiento actual del proceso con relacin a la
meta esperada, resultado que es generado directamente por la matriz.

20. Meta esperada: Registrar el nmero o porcentaje que identificar la meta que
se espera lograr en el periodo establecido (diariamente, semanalmente, quincenalmente, mensualmente, entre otros) en el desarrollo del proceso.

21. Producto: Anotar el nombre que identifica el producto que origina el proceso
objeto de seguimiento. Ejemplo: Plan Estratgico: Plan Operativo Anual.

22. Responsable: Suscribir el nombre a nivel de cargo del responsable de la

operatividad del procesos objeto de evaluacin. Ejemplo: Director de Desarrollo Administrativo e Informtico.

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Apndice D.1

DIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION Y FINANZAS DIRECCIN DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO E INFORMATICO

For. DIRDAI-003-06

ARMADA DEL ECUADOR

DIRECCIN DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO E INFORMATICO

MATRIZ DE INDICADORES
Fecha: 31/08/2006

SECTOR / REPARTO: DIRDAI Indicadores Meta Esperada (periodicidad) Periodicidad de seguimiento Tendencia de Resultado Mejora de la Actual Frmula

Pg. 1 de 1

Proceso

Objetivos especficos

Nombre del indicador

NA NA Desempeo de la Planificacin % de Soluciones Implementadas.

Frmula
NA NA Promedio (% de avance de Objetivos Planificados) (# de Soluciones implementadas / # de Soluciones establecidas ) x 100 (# de Actividades ejecutadas / # de Actividades programadas ) x 100

Tipo de indicador

Producto 1 2 3 4 5 6

Responsable

PLANIFICAR Y EVALUAR PLANIFICAR Planificar Soluciones TIC Establecer objetivos y medios para su consecucin.

Eficacia Eficacia Eficacia

Trimestral Trimestral Trimestral

PETI

DIRDAI - PI

Realizar Plan Operativo

Determinar la secuencia de las actividades % de Cumplimiento especificas a realizar

POA

DIRDAI - PI

9 8 7 6 5 4 3 2 1

10

11

21

Apndice D.1