FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES, ECONMICAS Y FINANCIERAS ESCUELA PROFESIONAL DE CONTABILIDAD Y FINANZAS

MANUAL:

AUDITORA DE GESTIN

CICLO X

SEMESTRE ACADMICO 2008 I II

Material didctico para uso exclusivo de clase.

LIMA - PER

UNIVERSIDAD DE SAN MARTIN DE PORRES

Rector(e) Ing. Ral E Bao Garca Vicerrector Ing. Ral E Bao Garca FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES, ECONMICAS Y FINANCIERAS Decano Dr. Domingo Senz Yaya Director de la Escuela Profesional de Contabilidad y Finanzas Dr. Juan Amadeo Alva Gmez Director del Departamento Acadmico de Contabilidad y Finanzas Dr. Enrique Loo Ayne Secretario de Facultad Dr. Augusto H. Blanco Falcn Directora de la Seccin Postgrado Dra. Yolanda Salinas Guerrero Director del Instituto de Investigacin Mo. Vctor Loret de Mola Cobarrubias Director de la Oficina de Grados y Ttulos Dr. Sebastin Ferril Mrquez Jefa de la Oficina de Registros Acadmicos Sra. Belinda Quicao Macedo Jefa de la Oficina de Bienestar Universitario Lic. Maria Pizarro Dioses Jefe de la Oficina de Administracin Dr. Luis Flores Barros

INTRODUCCIN La Auditora de Gestin pasa a ser hoy por hoy un elemento vital para la gerencia, permitindole conocer a los ejecutivos qu tan bien resuelven los problemas econmicos, sociales y ecolgicos que a este nivel se presentan generando en la empresa un saludable dinamismo que la conduce exitosamente hacia las metas propuestas. Esta auditora est muy relacionada con las caractersticas estructurales y funcionales del objeto de estudio, por lo que su ejecucin requiere de una gua que se adapte a las condiciones existentes y que, sin limitar la independencia y creatividad del auditor, le permita lograr una sistematicidad y orden que le haga obtener los mejores resultados en el perodo ms breve posible.

La evaluacin integral es un nuevo enfoque dentro de la cultura administrativa moderna que consiste en implantar, utilizar y desarrollar mtodos y tcnicas que refleje en forma objetiva el nivel real de la administracin y la situacin de la empresa. Muchos trabajos, mtodos, tcnicas y procedimientos se pueden encontrar en libros y manuales para la realizacin del diagnstico de los problemas y sus causas.

Es evidente caracterizar las barreras a que se enfrenta hoy esta actividad y aplicar una gua para la Auditora de Gestin en actividades de las entidades. Se parte de la hiptesis de que disear y aplicar una grua de auditora de gestin en las entidades permitir:

Elevar integralmente el control de los recursos humanos, financieros,

materiales en un desarrollo sostenible.

Promover el avance hacia las metas de estos sectores vitales en el

desarrollo de la poblacin.

Propiciar que la alta gerencia dedique su tiempo a funciones que por

su naturaleza son indelegables.

Promover el desarrollo de las auditora de gestin en nuestra

sociedad.

En toda empresa existen normas, procedimientos e instrucciones operativas o tcnicas que determinan cmo se ha de proceder en determinadas ocasiones o cual debe ser el mtodo operativo para un proceso o para realizar una inspeccin. El control de gestin, como herramienta de control, es el anlisis sistemtico de los resultados obtenidos por las entidades del sector pblico, en la administracin y utilizacin de los recursos disponibles para el desarrollo de su objeto social establecido mediante el cumplimiento de objetivos y metas, la evaluacin de la economa y la eficiencia en la utilizacin de los mismos, la identificacin de los beneficios de su accin; y el impacto macroeconmico derivado de sus actividades. El grado de eficiencia viene dado por la relacin entre los bienes adquiridos o producidos o los servicios prestados, por un lado y los recursos utilizados, por otro. Una actuacin eficiente es aquella que con unos recursos determinados obtiene un resultado mximo que con unos recursos mnimos mantiene la calidad y cantidad de un servicio determinado. Existe eficacia cuando determinada actividad o servicio obtiene resultados esperados independientemente de los recursos utilizados para obtener dichos resultados. La eficiencia en una organizacin se mide por el grado de cumplimiento de los objetivos previstos; es decir, comparando los resultados reales obtenidos con los resultados previstos. El control de gestin en las Empresas pblicas pretende establecer un control integral, a partir de la evaluacin de los estados de resultados de las actividades administrativas y operativas, su proyeccin hacia el futuro, y la evaluacin de sus resultados histricos para detectar variaciones y tendencias, con el propsito de determinar la eficiencia y eficacia. El concepto de gestin esta asociado al logro de resultados, por eso es que no debe entenderse como un conjunto de actividades, sino de logros. El proceso de gestin en las instituciones involucra tres aspectos fundamentales como son: el logro de los objetivos, los procesos para alcanzar esos logros, y los recursos utilizados para obtener los productos. El control de gestin se aplicar mediante el anlisis, estudio y evaluacin de la informacin contable, financiera, legal, tcnica, administrativa, estadstica, propios de los diferentes procesos desarrollados por la entidad en el cumplimiento de su objetivo social; a travs de instrumentos de evaluacin como: indicadores de gestin, cuadros analticos, anlisis de: la contratacin administrativa, recurso humano y financiero, relacin beneficio / costo, programas de auditora, entre otros. Uno de los objetivos del control de gestin es evaluar si las entidades estn cumpliendo con el objetivo social para el cual fueron creadas e identificar el valor que estas le aportan a la sociedad en trminos econmicos y sociales.

PREMISAS BASICAS Las premisas consideradas son las siguientes:

El trmino auditora es aplicable tanto a las auditoras contables como las

de gestin en los trminos que se definen y describen en este manual. Los funcionarios pblicos tienen la responsabilidad de asignar los recursos con eficiencia, economa y eficacia a fin de lograr los propsitos para los cuales se suministraron estos recursos. Esta responsabilidad comprende a todos los recursos, ya sea confiados a los funcionarios pblicos por los propios electores o por otros niveles de gobierno. Los funcionarios pblicos son responsables ante el pblico y ante otros niveles y ramas de gobierno por los recursos suministrados para financiar programas y servicios gubernamentales a su cargo. En consecuencia, estn obligados a presentar informes apropiados a quienes deben rendir cuentas de su gestin. Los funcionarios pblicos son responsables de establecer y de mantener un sistema eficaz de control interno para garantizar que se alcancen metas y objetivos apropiados, que se salvaguarden los recursos, que se cumplan las leyes y los reglamentos aplicables y que se obtenga, conserve y revele razonablemente informacin confiable. Los funcionarios pblicos son responsables de observar las leyes y reglamentos aplicables. Esta responsabilidad implica determinar las disposiciones legales que deban cumplir las entidades pblicas y sus funcionarios e implantar sistemas para facilitar el cumplimiento de esas disposiciones. La auditora contable es una parte importante del proceso de rendicin de cuentas ya que permite emitir una opinin independiente respecto a silos estados financieros de una entidad presentan razonablemente los resultados de las operaciones financieras y si otra informacin financiera se presenta conforme a criterios establecidos o declarados expresamente. La auditora de gestin es tambin una parte importante del proceso de rendicin de cuentas, puesto que conduce a una opinin independiente acerca del grado en que los funcionarios pblicos cumplen sus responsabilidades con lealtad, eficiencia y eficacia. A menos que lo impidan restricciones legales o consideraciones ticas, las entidades auditadas o los organismos fiscalizadores debern poner los informes de auditora a disposicin del pblico y de los otros niveles de gobierno que hayan suministrado los recursos. Distintos niveles del gobierno comparten intereses comunes en muchos programas. En aqullos de asistencia financiera gubernamental, es frecuente que los intereses de los distintos niveles de gobierno no puedan aislarse porque los recursos empleados se han mancomunado. En consecuencia, las auditoras que se practiquen a programas de asistencia financiera en que intervengan intereses y fondos de varios

niveles de gobierno debern planearse de tal modo que, en la medida de lo posible se satisfagan las necesidades que tenga cada nivel de gobierno participante en relacin con el proceso de rendicin de cuentas. La cooperacin por parte del gobierno nacional, provincial y municipal en la auditora de programas de inters comn minimizar la duplicacin del esfuerzo de auditora y beneficiar a todos los interesados, en un enfoque prctico en la auditora de operaciones intergubernamentales. Los auditores podrn apoyarse en el trabajo de otros, hasta donde sea factible una vez que hayan comprobado que se efectu con la independencia, capacidad y eficiencia necesarias mediante la aplicacin de pruebas apropiadas o otros mtodos aceptables. DEFINICIN

A continuacin se presenta la definicin de Auditora de Gestin. DEFINICIN Es un examen objetivo, sistemtico y profesional, realizado con el fin obtener las evidencias necesarias y de proporcionar una evaluacin independiente sobre el desempeo (rendimiento) de una entidad, programa, proyecto o actividad, orientada evaluar el grado de cumplimiento de los objetivos y metas institucionales, observando la normativa vigente y a mejorar la efectividad, eficiencia, economa en el uso de los recursos y el control gerencial, para facilitar, segn corresponda, a la toma de decisiones por quienes son responsables de adoptar acciones correctivas y mejorar su gestin ante el pblico. La Auditora de Gestin se ocupar de estudiar si las personas responsables de la administracin de estas actividades tcnicas han tomado las medidas necesarias para la implantacin de los controles administrativos, adecuados que aseguren que la calidad del trabajo llegue al standard establecido, que los programas se cumplan y que la labor se efecte en una forma econmica. ----------------------------------------Auditora Operacional por Jim Wesberry La Auditora Operacional es el examen y evaluacin de las actividades realizadas en una entidad para establecer y aumentar el grado de eficiencia, efectividad y economa de su planificacin, organizacin , direccin y control interno. --------------------------------------Arthur W. Holmes y Wayne S. Overmyer en Auditora, Principios y Procedimientos 7ma. Edicin

La Auditora Operacional o Administrativa significa la extensin de la auditora a todas las operaciones de un negocio y no se limita a las reas financieras o contables. ----------------------------------------Edward F. Norberk en Auditora Administrativa La Auditora DE GESTIN o Administrativa ha sido definida como una nueva disciplina de control para evaluar la efectividad de los procedimientos operativos y los controles internos. La Asociacin de Contadores del Gobierno Federal de los Estados Unidos de Norteamrica La Auditora DE GESTIN de rendimiento o administrativa, son conceptos relativamente sinnimos los que: (1) Describen los enfoques dinmicos de auditora y las tcnicas empleadas para extender el alcance de una auditora ms all de los aspectos tradicionales de control financiero y de custodia, para abarcar una dimensin e identificar las oportunidades de incrementar la eficiencia, reducir costos y mejorar la efectividad operacional o de programas. (2) Proporcionar un mtodo efectivo de satisfacer la demanda cada vez mayor, por parte de legislaturas, consejos, etc., de informacin definitiva sobre el uso productivo de los recursos presupuestarios asignados, de conclusiones basadas en criterios apropiados sobre la eficiencia de las operaciones de las diferentes reparticiones, y de la evaluacin por medio de las auditorias de la efectividad de los programas y el cumplimiento de la legislacin vigente. -----------------------------------------

Lennis M. Knighton en La Auditora Posterior de Rendimiento en el Gobierno Estatal Una auditora posterior de rendimiento es un examen independiente con el fin de proveer a la legislatura una evaluacin e informe sobre la marcha en que los administradores de las entidades y dependencias del estado han descargado sus responsabilidades de administrar los programas del Estado de manera fiel, eficiente y efectiva. ----------------------------------------William T. Greenwood en la Poltica del Neogico Un enfoque de la Auditora Gerencial

Una auditora Gerencia es un enfoque tipo lista de verificacin del anlisis de las funciones gerenciales y de las operaciones y decisiones de la empresa. ----------------------------------------D. Ley N 19039 Ley orgnica del Sistema Nacional de Control de la Repblica del Per, promulgado el 16 de Noviembre de 1971. Examen y evaluacin realizados en una entidad, para establecer el grado de eficacia y eficacia de la implementacin de las normas que dictan los sistemas administrativos de apoyo, as como su planificacin, organizacin, direccin y control administrativo interno. ----------------------------------------James P. Wesberry, en Auditora Operacional, instrumento de Gerencia Dinmica Auditora DE GESTIN l.- Es el Examen y evaluacin de las actividades realizadas en una entidad para establecer y aumentar el grado de eficiencia, efectividad y economa de su planificacin, organizacin, direccin y control interno. AUDITORIA GUBERNAMENTAL La Auditora Gubernamental es un examen general de documentos, registros, informes, sistemas de control, sistemas contables, procedimientos financieros y otras evidencias, para cumplir con determinados propsitos : Servir como un medio de control para evitar o descubrir la prdida de fondos pblicos, ya sean estos por ineficiencia o fraude; Determinar la propiedad, legalidad y exactitud numrica de las transacciones financieras de la entidad Gubernamental; Determinar que todas las transacciones financieras han sido debidamente registradas; Sugerir ciertas mejoras para una administracin efectiva, luego de determinar si son adecuados los registros, documentos, procedimientos contables y controles internos; Determinar si la gestin de los funcionarios encargados de la administracin de los recursos financieros de una entidad gubernamental, son correctos. Determinar si los estados financieros han sido formulados en base a las cuentas contables, presentando razonablemente la posicin y los resultados

de las operaciones financieras de la entidad gubernamental, de conformidad con los principios de contabilidad gubernamental y aplicados sobre bases uniformes con los del ao anterior. Establecer las responsabilidades penales, civiles y administrativas.

Una vez aclarado el concepto de Auditora Gubernamental, podemos observar el amplio campo de accin que posee, lo mismo que la gran importancia otorgada al aspecto legal. Otra definicin de Auditora Gubernamental es la siguiente: Es el examen objetivo, sistemtico y profesional de las operaciones financieras y/o administrativas, efectuado con posterioridad a su ejecucin en las entidades sujetas al Sistema Nacional de Control, elaborando el correspondiente informe. Se debe aplicar las tcnicas, mtodos y procedimientos establecidos por la profesin del Contador Pblico. En tal sentido, comprueba si las operaciones administrativas y financieras se han enmarcado dentro de las normas legales en vigencia en una correcta gestin y utilizacin de los recursos pblicos dentro de los objetivos y planes de la entidad. Se debe dejar bien en claro, para evitar confusiones con otros trminos mal aplicados (post auditora, pre auditora, auditora posterior, etc), que la auditora se realiza despus de llevar a cabo las transacciones examinadas, y la post auditora y otros no son mas que trminos redundantes, pudiendo encontrar otros trminos como "Auditora Limitada", "Auditora Especial", "Auditora de Balance", "Auditora de Ingresos", no vienen a ser sino un examen especial como por ejemplo un 'Examen Especial de Ingresos, pudiendo basarse, por su puesto en tcnicas y procedimientos de Auditora. AUDITORIA DE GESTION ( NAGU) Su objetivo es evaluar el grado de economa, eficiencia y eficacia en el manejo de los recursos pblicos, as como el desempeo de los servidores y funcionarios del Estado, respecto al cumplimiento de las metas programadas y el grado con que se estn logrando los resultados o beneficios previstos por la legislacin presupuestal o por la entidad que haya aprobado el programa o la inversin correspondiente. La auditora de gestin puede tener, entre otros, los siguientes propsitos: 1. Determinar si la entidad adquiere, protege y emplea sus recursos de manera econmica y eficiente. Establecer las causas de ineficiencias o prcticas antieconmicas. Evaluar si los objetivos de un programa son apropiados, suficientes o

2. 3.

pertinentes y el grado en que produce los resultados deseados. Generalmente, al trmino de una auditora de gestin el auditor no expresa una opinin sobre el nivel integral de dicha gestin o el desempeo de los funcionarios. Por tanto, estas normas no prevn que se exija al auditor una opinin de esa naturaleza. Sin embargo, el auditor deber presentar en su informe, hallazgos y conclusiones respecto a la magnitud y calidad de la gestin o desempeo, as como en relacin con los procesos, mtodos y controles internos especficos, cuya eficiencia o eficacia considere susceptible de mejorarse. Si estima que existen posibilidades de mejora, el auditor deber recomendar las medidas correctivas apropiadas. Auditora Gubernamental (CPC Juan Francisco Alvarez I.) La Auditora de Gestin es el Examen objetivo y sistemtico de evidencias, realizado con el fin de proporcionar una evaluacin independiente sobre la gestin de una entidad, programa o actividad gubernamental, orientada a mejorar la eficiencia y economa en el uso de los recursos pblicos, as como el cumplimiento de las leyes y reglamentos. Su informe final identifica situaciones que inciden en la gestin mejorar en la entidad a travs de sus recomendaciones. Se define Auditora de Gestin como: El examen que se realiza en una entidad para establecer el grado de economa, eficiencia y en la planificacin, control y uso de sus recursos y comprobar la observancia de las disposiciones pertinentes, con el objetivo de verificar la utilizacin ms racional de los recursos y mejorar las actividades primarias examinadas Se est en presencia de una auditora que evala objetivos econmicos, sociales y ecolgicos y por tanto su diseo corresponde a una actividad especfica, generalmente no puede ser utilizada en su totalidad en otra entidad diferente. Auditora de Gestin: Es el examen de planes, programas, proyectos y operaciones de una organizacin o entidad pblica, a fin de medir e informar sobre el logro de los objetivos previstos, la utilizacin de los recursos pblicos en forma econmica y eficiente, y la fidelidad con que los responsables cumplen con las normas jurdicas involucradas en cada caso. y promueve

OTRA DEFINICION

La auditora de gestin es aquella que se se realiza para evaluar el grado de eficiencia y eficacia en el logro de los objetivos previstos por la organizacin y con los que se han manejado los recursos. La auditora de gestin tiene como objetivos primordiales: * Evaluar los objetivos y planes organizacionales. * Vigilar la existencia de polticas adecuadas y su cumplimiento. * Comprobar la confiabilidad de la informacin y de los controles. * Verificar la existencia de mtodos adecuados de operacin. * Comprobar la correcta utilizacin de los recursos. En este tipo de auditora, el desarrollo de un programa de trabajo depende de las circunstancias de cada empresa auditada. OTRA DEFINICIN La Auditora de gestin es el examen que se efecta a una entidad por un profesional externo e independiente, con el propsito de evaluar la eficiencia de la gestin teniendo en cuenta los objetivos generales; su eficiencia como organizacin y su actuacin y posicionamiento desde el punto de vista competitivo con el propsito de emitir un informe sobre la situacin global de la misma y la actuacin de la direccin. OTRA DEFINICIN El control de Gestin es el examen de la eficiencia, eficacia, economa y equidad en la administracin de los recursos pblicos por medio de informacin tanto interna como externa de tipo contable, comercial, estadstico y operativo. Esta informacin, al ser analizada, permite evaluar resultados histricos, detectar desviaciones, establecer tendencias y producir rendimientos. De otra parte, evala el cumplimiento de objetivos y metas establecidos por las Entidades del Sector pblico. El resultado obtenido del Control de Gestin sirve de herramienta en la toma de decisiones y su buen uso garantiza la efectividad en la consecucin de los recursos, la eficiencia en su utilizacin y la Eficacia en su orientacin. CONCEPTO DE GESTION La gestin es un proceso de coordinacin de los recursos disponibles que se lleva a cabo para establecer y alcanzar objetivos y metas precisos. La gestin comprende todas las actividades organizacionales que implican:
El establecimiento de metas y objetivos.

 El anlisis de los recursos disponibles. La apropiacin econmica de los mismos. La evaluacin de su cumplimiento y desempeo institucional. Una adecuada operacin que garantice el funcionamiento

de la

organizacin.3 Los conceptos de Eficacia, Eficiencia y Economa estn indisolublemente asociados a la auditora de gestin. Eficacia Logro de las metas u objetivos programados. Se entiende por eficacia el grado de cumplimiento de una meta, la que puede estar expresada en trminos de cantidad, calidad, tiempo, costo, etc. Es fundamental por lo tanto que la organizacin cuente con una planificacin detallada, con sistemas de informacin e instrumentos que permitan conocer en forma confiable y oportuna la situacin en un momento determinado y los desvos respecto a las metas proyectadas. Si esto no existe, difcilmente podr medirse la eficacia. Eficiencia Rendimiento efectivo sin desperdicio innecesario. Se refiere a la relacin entre los bienes o servicios producidos y los recursos utilizados para producirlos. Una operacin eficiente produce el mximo de producto para una cantidad dada de insumos o requiere del mnimo de insumos para una calidad y cantidad de producto determinada. El objetivo es incrementar la productividad. Economa Operacin al costo mnimo posible El concepto de economa evala silos resultados se estn obteniendo a los costos alternativos ms balos posibles. Est referido a los trminos y condiciones bajo los cuales los entes adquieren recursos humanos y materiales. Una operacin econmica requiere que esos recursos sean obtenibles en la cantidad y calidad adecuada, de manera oportuna y al ms bajo costo. Por lo tanto podemos decir que una auditora de cualquier naturaleza tiene las caractersticas siguientes: 1.- Es un examen incluyendo evaluaciones, estudios, revisiones, diagnsticos e investigaciones necesarias. 2.- Es objetivo siendo una condicin que el auditor sea independiente de las actividades y siempre manteniendo una independencia de actitud mental. 3.- Es sistemtica, planeado y efectuado.

4.- Es profesional siendo dirigido por un auditor o Contador Pblico Colegiado y con un cdigo de tica profesional. 5.- Cubre las operaciones financieras y/o administrativas de una entidad. 6.- Se efecta posteriormente al llevar a cabo sus operaciones, pero su valor disminuye en proporcin a cualquier demora entre la ejecucin de las operaciones y su examen posterior. 7.- Evala las operaciones examinadas comprobndolas con normas de rendimiento, calidad y de cualquier otra norma aplicable. 8.- Verifica las operaciones determinando su veracidad, legalidad y propiedad. 9.- Concluye en un informe por escrito. 10.- El informe contiene comentarios u observaciones en forma narrativa, presentando los hallazgos mas significativos. 11.- El informe contiene recomendaciones constructivas para mejoras en las operaciones examinadas. 12.- El informe contiene las conclusiones del auditor con respecto a lo informado. La Auditora de Gestin NO ES : 1.- La opinin del auditor sobre la marcha general de la entidad sin base tcnica. ES la conclusin general del auditor sobre el accionar de la entidad contrastando su rendimiento, efectividad. Eficiencia y Economa contra las pautas o normas establecidas para una slida gestin, para las operaciones especficas y para el campo tcnico de actividad. 2.- Una revisin por un auditor de actividades fuera de su capacidad tcnica. ES Una revisin por un auditor asesorado por profesionales de otras disciplinas cuando sea necesario. 3.- Un proceso de juicio sobre las decisiones diarias de los administradores y funcionarios. ES un proceso de evaluaciones que concluye con la formulacin de una opinin sobre la eficiencia, eficacia y economa de las decisiones diarias. 4.- Una evaluacin aislada de acciones individuales.

ES un examen y evaluacin global, en forma comprensiva de la eficiencia, efectividad y economa de la administracin integral de la entidad en el logro de las metas programadas. 5.- Un examen dirigido a censurar la administracin de las entidades. ES un examen dirigido a asesorar a la entidad que no han logrado el cumplimiento de las metas programadas determinando por que y como accionar para lograr el cumplimiento de dichas metas con eficiencia, efectividad y economa. 6.- Una fiscalizacin administrativa que busca encontrar nicamente irregularidades. ES un examen positivo que busca formular recomendaciones para posibles mejoras en la eficiencia, efectividad y economa de la entidad. DIFERENCIAS ENTRE LA AUDITORA FINANCIERA Y DE GESTIN FINANCIERA Objeto Estados Financieros y Presupuestarios Objetivo Expresar opinin sobre la razonabilidad De los Estados Financieros GESTIN

Gestin de la Entidad

Medir evaluar la eficiencia, economa, eficacia y cumplimiento de metas y objetivos de la entidad. Sugerir soluciones y proponer mejoras en las operaciones y en los controles Gerenciales de la entidad.

Enfoque Financiero

Gerencial, operativo de resultados, metas y objetivos.

Oportunidad de la Auditora Examen posterior Marco normativo de referencia Plan contable, NIC, NIA

Examen posterior y presente.

Marco normativo administrativos.

de

los

sistemas

Profesionales que intervienen

Contadores Pblicos

Multidisciplinario

Resultados de Auditora Dictamen sobre los Estados Financieros

Informe conteniendo sObservaciones, Conclusiones y Recomendaciones.

Base del Examen Principios de Contabilidad Generalmente Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados. Aceptados y cumplimiento de la normativa. Propsito General Evaluacin de la razonabilidad de los Estados Financieros.

Evaluacin del desempeo, identificacin de Las oportunidades de mejoras y desarrollo de Recomendaciones promoviendo mejoras y acciones correctivas.

OBJETIVOS DE LA AUDITORIA DE GESTION En las Auditoras de Gestin anuales, que abarcan todas las reas crticas, se define como objetivos los siguientes: 1.- Recomendar mejoras significativas. Soluciones prcticas a problemas y/o sugerencias para cambios dirigidos a aumentar la eficiencia, eficacia y economa en las operaciones. 2.- Determinar el grado de confiabilidad del sistema de control interno. 3.- Comprobar la observancia de las polticas, normas, procedimientos, etc. Prescritos al perseguir el logro de los objetivos y metas. 4.- Revisar la manera en que los servidores descargan sus responsabilidades. 5.- Averigua el logro de los objetivos y metas programadas o determinar las causas de no lograrlos. 6.- Evaluar el rendimiento y/o productividad de las unidades y servidores. 7.- Determinar si los objetivos, metas, planes, polticas, estrategias, normas, organizacin, procedimientos son adecuados. 8.- Establecer el grado de utilidad de la informacin gerencial al proceso de toma de decisiones.

9.- Revisar las medidas tomadas para salvaguardar y evitar el desperdicio de los recursos. 10.- Identificar duplicaciones de esfuerzos y falta de coordinaciones. 11.- Eliminar unidades, funciones y tareas obsoletas o de poca o ninguna importancia. 12.- Averiguar el uso ineficiente o anti econmico de equipos u otros recursos. 13.- Divulgar procedimientos ineficaces o de costos injustificables. 14.- Determinar exceso o deficiencia de personal necesario. 15.- Evaluar el flujo adecuado de los recursos financieros necesarios incluyendo tanto la inversin de fondos ociosos y la disponibilidad de fondos en prstamos cuando sea necesario. 16.- Averiguar sobre la acumulacin de cantidades excesivas o innecesarias de materiales y suministros. 17.- Informar a la gerencia sobre todo hallazgo significativo. Asimismo existen otros objetivos particulares como los siguientes:
Establecer el grado en que el ente y sus servidores han cumplido

adecuadamente los deberes y atribuciones que les han sido asignados.

Determinar si tales funciones se han ejecutado de manera econmica,

eficiente y eficaz.
Determinar si los objetivos y metas propuestas han sido logrados. Determinar si se estn llevando a cabo, exclusivamente, aquellos

programas o actividades legalmente autorizados.

Proporcionar una base para mejorar la asignacin de recursos y la

administracin de stos por parte del ente.

Mejorar la calidad de la informacin sobre los resultados de la

administracin del ente que se encuentra a disposicin de los formuladores de polticas, legisladores y de la comunidad en general. Alentar a la administracin de la entidad para que produzca procesos tendientes a brindar informacin sobre la economa, eficiencia y eficacia, desarrollando metas y objetivos especficos y mensurables. Evaluar el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias aplicables a operaciones gubernamentales, como as tambin de los planes, normas y procedimientos establecidos. Determinar el grado en que el organismo y sus funcionarios controlan y evalan la calidad tanto en los servicios que presta como en los bienes adquiridos.

 Auditar y emitir opinin sobre la memoria y los estados contables

financieros, como as tambin sobre el grado de cumplimiento de los planes de accin y presupuesto de las empresas y sociedades del estado. Producir un informe integral sobre la gestin efectuada por la administracin, en trminos de eficiencia, eficacia, econo. 00000000000000000000.ma y equidad, durante un perodo de tiempo determinado. Identificar plenamente el objetivo social de la Entidad con el fin de establecer la orientacin y cumplimiento de la actividad, midiendo el grado de cumplimiento de las metas y objetivos establecidos para cada entidad, en las cuales los resultados obtenidos se logren de manera oportuna en trminos de cantidad y calidad. (Eficacia) Establecer quienes fueron los receptores de la accin econmica, y cmo fueron distribuidos los costos y beneficios de dicha accin entre los distintos agentes Econmicos. (Equidad) Verificar si la asignacin de los recursos (humanos, fsicos y financieros) fue la correcta para maximizar los resultados. (Economa) Determinar si los costos incurridos por las Entidades encargadas de la produccin de bienes y/o servicios fueron mnimos, al alcanzar sus objetivos en igualdad de condiciones tanto de calidad como de cantidad: es decir, el costo mnimo con el cual la Entidad produce un bien o servicio. (Eficiencia). CARACTERSTICAS Se parte de un contexto general para determinar resultados especficos al integrar los diferentes factores que intervienen en el proceso productivo y cuales repercuten en la Gestin de la Entidad. Corrobora el cumplimiento de los planes y programa un perodo de tiempo determinado. Concentra el esfuerzo hacia la actividad productiva, contraste con la actividad especulativa que no genera riqueza para la sociedad. Identifica las potencialidades de la Empresa Pblica para generar riqueza, mide la contribucin Econmica y social de la Entidad al detectar los puntos crticos de Gestin. Se calculan ndices especficos de precios y cantidad con el fin de determinar la incidencia de las variaciones endgenas de la Gestin. Diseo de indicadores y tableros de diagnsticos complementarios al indicador principal: Rentabilidad pblica; para evaluar la Gestin desde una perspectiva del mediano y largo plazo. Metodologa flexible y cambiante la cual permite ajustarse a los diferentes cambios internos y externos.

PRINCIPIOS FUNDAMENTALES

Verifica tendencias y desviaciones, as como las acciones correctivas, para que el administrador al tomar decisiones, tenga todos los elementos de juicio en forma objetiva, clara y oportuna. La bsqueda permanente de una mayor eficacia y eficiencia en la ejecucin del control fiscal. Mide el grado de cumplimiento de objetivos y metas predeterminados para cada Entidad. Contribuye a que las entidades mejoren la eficiencia financiera y administrativa en el manejo de los recursos pblicos. Corrobora a que las entidades cumplan con la misin para la cual fueron constituidas. Vela para que la delegacin que hace el Estado de las funciones, se cumpla y llegue a los beneficiarios del bien o servicio. Verifica que el mximo de productividad se logre con el mnimo de costo, al hacer un uso adecuado de la capacidad.

CRITERIOS En las Auditoras de Gestin, a diferencia de las Auditorias Contables, no existen normas de aplicacin general, tales como las Normas de Auditora vigentes para la revisin de los estados contables. Se hace necesario en consecuencia definir criterios de auditora de gestin, es decir normas razonables que permitan comparar y evaluar condiciones existentes. CONTROL INTERNO Y DE GESTION Concepto El sistema de control interno es un instrumento de gestin que comprende el plan de organizacin y el conjunto de mtodos y procedimientos adoptados dentro de una entidad para salvaguardar su patrimonio, verificar la exactitud y veracidad de su informacin financiera y administrativa, promover la eficiencia en las operaciones, estimular la observancia de las polticas prescritas y propender al cumplimiento de las metas y objetivos programados. El concepto de control interno abarca todo el conjunto de mecanismos y procedimientos establecidos por los organismos para asegurar la regularidad, la eficiencia y la eficacia de sus operaciones y actividades. Objetivos
Proteger activos y salvaguardar los bienes del ente. Garantizar la razonabilidad y confiabilidad de la informacin contable y la

integridad de los sistemas de informacin.

Asegurar el cumplimiento de la normativa aplicable. Promover la eficiencia operativa. Fomentar la adhesin a la poltica administrativa establecida. 6 Garantizar el cumplimiento de metas y objetivos programados.

Herramientas de Control Interno

Organigramas Manuales de funciones Manuales o normas de procedimiento Matriz de autorizaciones

NORMAS PARA EL CONTROL DE GESTIN EN LAS ENTIDADES PBLICAS Las normas para el control de gestin en las entidades pblicas estn basadas en los principios que rigen y orientan los trabajos de auditoria, en los cuales se establece un marco conceptual para el anlisis de los estados financieros, estadsticas, actividades econmicas y administrativas y la accin del gerente en un perodo determinado. NORMAS Objetivos. El control de gestin en las Empresas pblicas pretende establecer un control integral, a partir de la evaluacin de los estados de resultados de las actividades administrativas y operativas, su proyeccin hacia el futuro, y la evaluacin de sus resultados histricos para detectar variaciones y tendencias, con el propsito de determinar la eficiencia y eficacia.

Campo de aplicacin. El control de gestin se efecta sobre los estados financieros, informacin presupuestal y complementaria interna y externa, permitiendo un anlisis de lo general a lo particular. Normas personales. Las normas personales hacen referencia a las cualidades que el auditor debe tener para realizar este tipo de trabajo, dentro de las cualidades que el carcter profesional del control de gestin lo exige. Capacidad Profesional e Idoneidad. El personal asignado para realizar el control de gestin debe tener capacidad y preparacin en reas afines, as como la ms alta formacin tica y moral que le permita realizar un anlisis eficiente. ENTRENAMIENTO TCNICO. El entrenamiento tcnico permanente implica la adquisicin de habilidades y conocimientos necesarios para la realizacin del trabajo. Independencia Mental. Los juicios emitidos deben basarse en resultados objetivos, determinados por los resultados del trabajo, independientes de cualquier opinin personal que desve la realidad de la entidad.

Cuidado y Diligencia Profesional. En el desarrollo del trabajo el profesional debe tener una visin analtica y creativa, la cual le permita efectuar un anlisis crtico en reas estratgicas y establecer las herramientas necesarias para la toma de decisiones.

Normas relativas al trabajo. Estas normas hacen relacin al desarrollo del trabajo con criterios de planeacin, anlisis de estados financieros, metas y programas, beneficiarios de su accin y anlisis de los costos mnimos. Las normas relativas del trabajo son: Planeacin y supervisin Estudio y evaluacin del control de gestin Normas relativas al informe. Las fases de la Auditora de Gestin son las siguientes: 1.- Estudio preliminar. Tiene el propsito de obtener informacin general sobre la entidad o empresa, su marco legal, antecedentes, organizacin y operaciones. 2.- Revisin de los objetivos, polticas y normas, Busca lograr el entendimiento de la autoridad, responsabilidad, propsitos, mtodos de financiamiento y metodologa empleada por la empresa o entidad al efectuar sus operaciones. 3.- Revisin y evaluacin del control interno Identifica las reas crticas de operaciones que merecen exmen mas profundo. 4.- Examen detallado de las reas crticas Permite el desarrollo de los hallazgos. 5.- Comunicacin de los resultados Presenta por escrito los resultados de la Auditora. PLANEAMIENTO El planeamiento es una actividad eminentemente dinmica. Se planifica, se analizan los desvos y se ajusta en todo el proceso de auditora. En las etapas siguientes se establecen los procedimientos de una planificacin ms detallada que abarca desde el Estudio Preliminar hasta el Estudio Especfico. Si se tratara de auditoras recurrentes, habr etapas de menor intensidad o simplemente de tareas de actualizacin de la informacin existente.

Si el objetivo fuera analizar un rea especfica, los procedimientos de auditora debern concentrarse en la misma, en cuanto sean aplicables, eliminando los aspectos generales no aplicables. Estudio Preliminar El motivo de esta etapa es obtener un Conocimiento general del objeto de la organizacin, de sus principales caractersticas y del medio externo en que se desenvuelve, con el fin de reformular el Presupuesto de Auditora, originalmente elaborado por la supervisin. Para ello se debern desarrollar los siguientes procedimientos. Recopilacin de Antecedentes Para la recopilacin de antecedentes debern utilizarse las tcnicas siguientes: Entrevista con la Mxima Autoridad del Ente Es la primera actividad que deber realizar el equipo de auditoria y est dirigida a obtener informacin general sobre la organizacin y el contexto en que se desenvuelve. Para ello se preparar Gua de Puntos a tratar en la entrevista, sin olvidar incluir como importantes la modalidad de relacin con las distintas jefaturas y la solicitud de colaboracin de todos los niveles de la organizacin o ente. Terminada la reunin, se confeccionar papeles de trabajo, donde se volcarn los aspectos relevantes de la misma. De ser factible, este documento de la entrevista deber ser consensuada y firmada por el entrevistado. Otras Entrevistas En esta etapa, se efectuarn entrevistas con:
Niveles inmediatos inferiores al de la mxima autoridad (vicepresidente,

directores o similares). Consulta de Documentacin e Informacin Deber consultarse, adems, toda la informacin, no incluida en los puntos anteriores, que se considere de inters para completar el conocimiento preliminar de la organizacin, tal como, actas del directorio, revistas especializadas, informes de auditoria anteriores, legislacin vinculada, etc. Ficha de la Organizacin Con la informacin obtenida se formar el archivo permanente de la entidad. Determinacin de Objetivos Conceptos

En esta fase, el coordinador de la auditoria deber contestarse, entre otras, las siguientes preguntas, en funcin del objetivo definido por AGN y las caractersticas de la auditoria:
qu es posible satisfacer y cun factible es la realizacin de la

auditora? qu se va a buscar concretamente (OBJETIVOS Y ALCANCE)? qu recursos debe estar en condiciones de proporcionar el ente auditado y en qu momento? cules son las fechas tentativas de iniciacin y terminacin del trabajo? Bsicamente debe determinarse qu necesidades deben satisfacerse y cmo estos propsitos se harn operativos. Los objetivos deben expresarse de manera que identifiquen aquellos elementos de hallazgos que deban desarrollarse en el informe (P.ej. el objetivo puede ser slo definir el nivel de gestin alcanzado, o un paso ms adelante, si ste fue satisfactorio, o cules fueron las causas de los desvos y si finalmente se efectuarn recomendaciones). Se deber considerar tambin el tiempo y recursos disponibles que se asignen, los cuales pueden definir qu actividades se tendrn en cuenta y con qu profundidad y detalle se las evaluar. Asimismo la disponibilidad de datos (con cules se podr contar; si se obtendrn en forma oportuna, cul ser la dificultad en conseguirlos, etc.) puede definir:
qu periodo debe ser incluido. si ser posible su proyeccin. qu nivel de validacin se necesitar para documentar la existencia de un

problema y su causa. qu comparaciones se harn. Establecer los objetivos significa determinar el campo de accin que abarcar la auditora. Enfoque y Orientacin del Examen. El enfoque y orientacin de la auditora determina que la investigacin debe ceirse en su mbito de accin a los objetivos trazados. Debern ajustarse los procedimientos a los objetivos que se tracen en cada auditora y en funcin de ello definir el enfoque y alcance de la auditora. Siempre queda abierta la posibilidad de modificar la orientacin de la auditora, si al finalizar la etapa de estudio general, se evidenciara la necesidad de investigar ciertas reas crticas con mayor intensidad que otras.

Estudio General El objetivo de esta etapa es poder definir las reas crticas o estratgicas, en las cuales se deber profundizar el examen, para llegar luego a determinar las causas de los problemas y situaciones conflictivas detectadas. Se busca conocer el sistema de administracin aplicado, los principales susbsistemas de organizacin, sus conductas y la forma como contribuyen al logro de los objetivos totales, los sistemas de control existentes y toda otra informacin til para la Auditora. Conocimiento de la Entidad Se profundizar en el conocimiento de la informacin general ya recopilada para definir el marco de accin, con el objeto de obtener la siguiente informacin de detalle:
objetivos operativos de la organizacin y sus principales unidades polticas generales y de cada rea estrategias y tcticas en uso utilizacin de ndices de gestin nombre y caractersticas de sus principales ejecutivos estructura formal de la organizacin estructura informal y caractersticas del personal de la organizacin estado de la relacin entre el personal y la gerencia estructura de los sistemas de informacin y de comunicaciones productos y servicios que fabrica y/o comercializa canales de distribucin volmenes de produccin y/o de compras y ventas por productos y

servicios
mrgenes de contribucin ubicacin geogrfica de las plantas clasificacin y ubicacin de los clientes caractersticas del mercado y naturaleza de la competencia nivel de inventarios tipos de procesamiento de la informacin utilizada sistemas de autorizaciones por nivel nivel y estructura del endeudamiento toda otra informacin relevante

Para realizar esta tarea el auditor deber aplicar las tcnicas que seguidamente se indican. Debe destacarse que estos modos de actuar (tcnicas) del auditor son importantes, puesto que permitirn obtener informacin para sustentar con evidencias suficientes y pruebas autnticas, la opinin o juicio sobre alguna materia objeto de anlisis o investigacin. El auditor debe observar en forma directa la marcha del ente auditado. Para ello realizar:

Entrevistas con Ejecutivos de Lnea y Empleados. Verificacin Ocular Se utilizar esta tcnica para visualizar los procesos productivos, los productos, las plantas productivas, computadoras, como asimismo para corroborar la existencia de los bienes. Otras Fuentes de Informacin: Debern revisarse y profundizarse otras fuentes, tales como:
leyes y reglamentos especficos actas de directorio, juntas o comits revisin de escrituras manuales de organizacin y procedimientos manuales de funciones o descriptivos de cargos organigramas informacin del rea de recursos humanos o relaciones industriales memorias y balances informes de costos informes de gestin informes de cumplimiento de metas o ejecucin presupuestal. informes de auditora interna informes de auditora anteriores

Evaluacin Sistema Control Interno y de Gestin El auditor deber relevar y evaluar el sistema de control interno del ente auditado, con el objeto de medir el grado de eficiencia de los sistemas de control para determinar el nivel de confianza de tales sistemas y,consecuentemente, identificar eventuales deficiencias de relevancia que requieran un mayor alcance de las pruebas a efectuar El relevamiento y evaluacin del sistema de control interno se referir al: Sistema de control interno administrativo: Esto es verificar la existencia de mtodos y procedimientos que aseguren:
Confiabilidad, integridad y oportunidad de la informacin, tanto operativa

como contable, evalundose tambin los medios utilizados para identificarla, controlarla, clasificarla y comunicarla. Proteccin de activos, revisando los mecanismos de control, establecidos al efecto y - en su caso - aplicando los procedimientos que se consideren necesarios para satisfacerse de la existencia de dichos mecanismos. Sistema de control de gestin: Esto es verificar la existencia de mtodos y procedimientos que aseguren o promuevan:

 El uso eficiente y econmico de los recursos, evaluando la optimizacin

de los mismos en los trminos del objetivo al que son aplicados. El cumplimiento de objetivos y metas de operaciones o programas, revisando los mismos con el fin de comprobar que los resultados sean coherentes con los establecidos y si se cumplen de acuerdo a lo planeado. El cumplimiento de las disposiciones legales vigentes, polticas, planes, normas y procedimientos, que posean o puedan tener influencia significativa sobre las operaciones y/o informes del ente. Anlisis Una vez recopilada toda la informacin anteriormente indicada, deber comprobarse silos controles funcionan y logran sus objetivos, para lo cual debern realizarse pruebas consistentes en la revisin de determinadas operaciones, observando el funcionamiento directo del sistema. Para cada rea deber compararse la realidad observada con los requisitos mnimos de calidad que aseguren un adecuado control de ellas. Debern observarse las desviaciones, respecto a los principios de control, en particular y de administracin y organizacin en general y ponderarse la importancia relativa de esas desviaciones respecto de la gestin total del ente. Es fundamental que todo el relevamiento del control interno quede adecuadamente documentado en los papeles de trabajo. Tanto en la elaboracin de las entrevistas, observaciones oculares y recopilacin de informacin deber procurarse cubrir toda la informacin anteriormente indicada con el objetivo de completar el Cuestionario de Evaluacin Global de la Organizacin, ampliando o ajustando el mismo de acuerdo a las caractersticas del ente. De esta manera se tendr una visin amplia de la organizacin, sealando los subsistemas que fallan en el control y consiguientemente en la gestin. CONTROL INTERNO

CONCEPTOS BSICOS SOBRE CONTROL INTERNO En el mundo en que vivimos es necesario que tanto las Entidades Pblicas como las privadas tengan sistemas slidos de Control Interno. De otro lado, el control interno no puede existir si previamente no existen objetivos, metas mensurables e indicadores de rendimiento.

Asimismo, sino se conocen los resultados que deben lograrse, ser imposible definir las medidas necesarias para alcanzarlos y evaluar su grado de cumplimiento en forma peridica. Es por tal motivo que se considera que dichos sistemas se fundamentan bsicamente en cinco elementos y quince principios. Las responsabilidades de diseo, implantacin y ejecucin del sistema de control interno corresponde a la entidad y especficamente al ejecutivo ms alto de la misma, con el objeto de dirigir y controlar las operaciones de sus entidades. Cada servidor que tiene a su cargo responsabilidades del manejo o registro de recursos personales, materiales y/o financieros es responsable del control interno dentro de su mbito de actividad. La funcin de auditora interna es parte del sistema de control interno que examina y evala posteriormente el funcionamiento del mismo. Las tcnicas especficas empleadas para ejercer un control sobre las operaciones y recursos varia de una entidad a otra segn la magnitud, naturaleza, complejidad y dispersin geogrfica de las operaciones de la entidad.

Segn lo define el Comit de Procedimientos de Auditora del Instituto Americano de Contadores en su estudio Internal Control publicado en noviembre de 1948, el Control Interno corresponde: El Plan de organizacin y todos los mtodos y procedimientos que en forma coordinada se adoptan en un negocio para la proteccin de sus activos, la obtencin de informacin financiera concreta y segura, la promocin de eficiencia de operacin y la adhesin a las polticas prescritas por la direccin. De otro lado la definicin adoptada por el I Seminario de Auditora Gubernamental llevado a cabo en Viena, Austria, en 1971 bajo el auspicio de la Organizacin de las Naciones Unidas (ONU) y la Organizacin Internacional de Organismos Superiores de Control (INTOSAL) y aprobado como parte de las recomendaciones del VIII Congreso Internacional de Organismos Superiores de Control (VIII INCOSAL) en Madrid, Espaa, mayo 1974, fue la siguiente: Es el plan de organizacin y el conjunto de mtodos y medidas adoptadas dentro de una entidad, para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de su informacin financiera y administrativa, fomentar la eficiencia de las operaciones y alentar la adhesin a la poltica prescrita.

OBJETIVOS 1) 2) 3) 4) La obtencin de confiabilidad, exactitud y oportunidad en la informacin. La proteccin y conservacin de los activos del negocio. La promocin de eficiencia, efectividad y economa de las operaciones. Alentar la adhesin a la poltica prescrita por la alta direccin (cumplir los requerimientos internos y restricciones establecidos por las leyes y reglamentos).

El concepto de Control Interno, tradicionalmente estuvo vinculado con aspectos contables y financieros, desde hace algunos aos se considera que su alcance va ms all de los asuntos que tienen relacin con las funciones de contabilidad, dado que incluye tambin en el mismo concepto, aspecto de carcter gerencial o administrativo aun cuando es difcil delimitar tales reas, siempre es apropiado establecer algunas diferencias entre el alcance de Control Interno Financiero y el Control Interno Gerencial. ELEMENTOS Los elementos del Control Interno pueden agruparse en cinco clasificaciones: 1) Plan de Organizacin a) Direccin: Asume la responsabilidad de la poltica y de las decisiones. b) Coordinacin: Adapta las obligaciones y necesidades de las partes integrantes de la empresas a un todo homogneo y armnico. c) Divisin de Labores: Define claramente la independencia de las funciones de operacin, custodia y registro. d) Asignacin de responsabilidad: Que establezca con claridad los nombramientos dentro de la empresa, su jerarqua, delegue facultades de autorizacin congruente con las responsabilidades asignadas. 2) Procedimientos La existencia del control interno se demuestra no solo con una adecuada organizacin, puede ser necesario que sus principios se apliquen en la prdica mediante procedimientos que garanticen la solidez de la organizacin. a) Planeacin y sistematizacin: Es deseable encontrar un instrumento general o una serie de instructivas sobre las funciones de direccin y

coordinacin, la divisin de labores, al sistema de autorizaciones y fijacin de responsabilidades. b) Registro y formas: Deben servir como medio para cumplir con los procedimientos implantados por la direccin de acuerdo con sus objetivacin. Deben ser suficientemente sencillos para que sean accesibles a quienes los emplean, solicitando el registro oportuno y correcto de datos a un costo mnimo. c) Informes: No basta la preparacin peridica de informes internos, sino su estudio cuidadoso por personas con capacidad para juzgarlos y autoridad suficiente para tomar decisiones y corregir deficiencias. 3) Prcticas Sanas A seguirse en la ejecucin de las obligaciones y funciones de cada uno de los departamentos de la organizacin. 4) Personal Por slida que sea la organizacin de la empresa y adecuados los procedimientos implantados, no puede cumplir sus objetivos si las actividades diarias no estn en manos de personal idneo: Los elementos que intervienen: a) Entrenamiento: Mientras mayores programas de entrenamiento se encuentran en vigor, ms apto ser el personal encargado de los diversos aspectos del negocio o de la entidad. b) Eficiencia: Despus del entrenamiento, la eficiencia depender del juicio personal aplicada a cada actividad. c) Moralidad: Es obvio que la moralidad del personal es una de las columnas sobre los que descansa la estructura del control interno. d) Retribucin: Es indudable que un personal retribuido adecuadamente se presta mejor a realizar los propsitos de la empresa. 5) Supervisin Como ha quedado dicho, no es nicamente necesario el diseo de una buena organizacin, sino tambin la vigilancia constante para que el personal desarrolle los procedimientos a su cargo de acuerdo con los planes de la organizacin.

La supervisin se ejerce en diferentes niveles, por diferentes funcionarios y empleados y en forma directa e indirecta. Una buena planeacin y sistematizacin de procedimientos y un buen diseo de registros, formas e informes, permite la supervisin casi automtica de los diversos aspectos del Control Interno. En negocios de mayor importancia, la supervisin del control interno amerita un Auditor o un departamento de auditora interna que acte como vigilante constante del cumplimiento de la Empresa con los elementos de control. ELEMENTOS Los elementos de Control Interno en que interviene la organizacin son: 1) PLAN DE ORGANIZACIN a) Direccin, asume la responsabilidad de la poltica y de las decisiones. b) Coordinacin, adapta las obligaciones y necesidades de las partes integrantes de la empresa an todo homogneo y armnico. c) Divisin de Labores, define claramente la independencia de las funciones de operacin, custodia y registro. d) Asignacin de Responsabilidad, que establezca con claridad los nombramientos dentro de la empresa, su jerarqua, delegue facultades de autorizacin congruente con las responsabilidades asignadas. 2) PROCEDIMIENTO a) Planeacin y Sistematizacin b) Registro y Formas c) Informes 3) PRCTICAS SANAS A seguirse en al ejecucin de las obligaciones y funciones: PERSONAL a) b) c) d) 5) Entrenamiento Eficiencia Moralidad Retribucin

4)

SUPERVISOR

La supervisin que ejerce en diferentes niveles, en forma directa e indirecta. En negocios de mayor importancia, la supervisin del control interno amerita un departamento de auditora interna.

PRINCIPIOS BSICOS 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. Responsabilidad delimitada. Separacin de funciones de carcter incompatible. Ninguna persona respetable de una transaccin completa. Seleccin de servidores hbiles y capacitados. Aplicacin de pruebas continuas de exactitud a las operaciones. Rotacin de deberes. Fianzas. Instrucciones por escrito. Formularios importantes preenumerados. Evitar el uso de dinero en efectivo. Contabilidad por partida doble. Depsitos inmediatos e intactos. Uso del mnimo de cuentas bancarias. Utilizacin de cuentas de control. Uso de equipos mecnicos y/o electrnicos.

Determinacin de Areas Crticas En base a toda la informacin obtenida y al anlisis efectuado, el auditor determinar en forma jerarquizada las reas crticas, en las cuales deber profundizar el anlisis. Los principales antecedentes a considerar para determinar las reas o actividades crticas son:
El resultado de la evaluacin del control interno administrativo y de

gestin. El inters derivado de:

denuncias requerimientos de los directivos del ente. Importancia relativa de cada rea, en cuanto a la naturaleza de sus

operaciones, su complejidad y los riesgos que involucra.

Los resultados de otras auditoras. Los juicios que adicional mente se haya formado el auditor respecto de la

calidad de la administracin. Se determina a priori para el examen anual como reas o actividades crticas que deben estudiarse y reportarse en los informes anuales las siguientes:

ADMINISTRACION Y FINANZAS COMPRAS Y CONTRATOS RECURSOS HUMANOS PRODUCCION COMERCIALIZACION 1NFORMATICA A las reas crticas citadas, se agregarn otras reas o actividades determinadas de acuerdo a los procedimientos precedentes. Estudio Especfico En esta etapa, la ltima del planeamiento, se busca identificar los problemas de las reas crticas y sus posibles causas, finalizando la misma con el diseo de un programa de auditora a tal fin. Conocimiento de las Areas Crticas En la etapa de estudio general se genera un conocimiento global de la organizacin y se determinan las reas y actividades crticas. El objetivo en esta fase es profundizar el estudio de cada una de las reas o actividades definidas como crticas. Con ese propsito deber obtenerse informacin acerca de las caractersticas internas de cada una de ellas y de las externas que influyen significativamente sobre las mismas.

Evaluacin del Sistema de Control Interno y de Gestin En esta etapa se persigue reafirmar el carcter crtico del rea, buscando seleccionar problemas de inters para el examen. Debern ponderarse los Criterios de Auditora, en funcin a la importancia relativa de los mismos en el total del rea. Asimismo se dar una valoracin a las respuestas del cuestionario. Con ambas valoraciones se determinarn los aspectos crticos especficos dentro de las reas crticas. Programa de Auditoria Concepto Como ltima fase de la etapa de planeamiento, se deber confeccionar el Programa de Auditora, el que tiene por objeto reunir evidencias suficientes, pertinentes y vlidas para sustentar los juicios a emitir respecto a la materia sometida a examen. El PROGRAMA DE AUDITORIA servir de gua de evaluacin de los problemas seleccionados en la fase anterior y en la determinacin de sus posibles causas y efectos. La realizacin del programa de auditora es de fundamental importancia para el Supervisor de la Auditora pues constituye una evidencia del planeamiento

realizado y de los procedimientos previstos. Representa adems un elemento de control del cumplimiento del mismo. El Auditor deber realizar un programa detallado describiendo minuciosamente la forma prctica de aplicar los procedimientos y tcnicas de auditora a los efectos de la ejecucin por parte de los auditores integrantes del equipo. Contenido del Programa A nivel de cada actividad, el programa deber especificar: Objetivos Se reformularn los objetivos y su determinacin a este nivel estar en relacin directa a los problemas especficos de las eas crticas. En su definicin se tendr en cuenta:
Qu problema especfico se considerar? Cul ser el perodo considerado? A qu rea corresponde?

Alcance Debern indicarse todas las restricciones conocidas al examen a efectuar. Se fijar en el mismo los lmites de la auditora, es decir qu aspectos sern incluidos en la auditora y cules no, indicando si se trabajar con informacin contable auditada, extracontable, con estimaciones, con datos proyectados, etc. A medida que avance el programa de trabajo, el alcance del programa puede variar, de acuerdo a la cantidad y tipo de evidencias que el auditor necesita obtener para llegar a emitir opiniones debidamente fundadas. Criterios Los criterios que se usarn son los utilizados en la generacin de los problemas especficos en los objetivos del Programa de Auditora. Procedimientos Se debern utilizar los criterios y las respuestas a los Cuestionarios de Evaluacin Global (reas predefinidas como crticas) y Comunes al Resto de las Areas (para las otras), como referencia para orientar los procedimientos de auditoria en la bsqueda de respuestas a los interrogantes fundamentales que el rea o problema en estudio plantea. Deber efectuarse una descripcin detallada de todos los procedimientos a efectuar en cada actividad, indicando especficamente si se trata de entrevistas, repaso de antecedentes, exmenes, clculos, anlisis, comparaciones, etc.

Para cada procedimiento se indicar:

Cul es el lmite de tiempo para realizar cada paso, que perodo se

analizar, cul es la secuencia de cada procedimiento y su relacin con otros (cules se pueden realizar simultneamente y cules requieren la finalizacin de uno para comenzar el otro) Lugar, sede, divisin, etc., en el cual se realizar el trabajo. Deber indicarse documentacin a utilizar y se referenciar el papel de trabajo a emplear. Recursos Cada procedimiento deber tener asignado un tiempo (horas hombre) y la/s persona/s que lo ejecutarn. Se debern sacar totales de horas/hombre por actividad, dividido por mes o perodo, segn se considere necesario. Cronograma Con la informacin indicada se prepara un resumen en el cual constar:
Total de horas previstas por actividad, con una distribucin mensual y

fecha de inicio y finalizacin, indicando resultados esperados.

Total de horas previstas por cada auditor afectado, dividido por mes.

El Gerente del Area y el Supervisor, mediante sus firmas, dejarn constancia en el mismo de su aprobacin en forma previa a la iniciacin de la ejecucin. TCNICAS DE AUDITORA GUBERNAMENTAL Son mtodos prcticos de investigacin y prueba que el auditor utiliza para lograr la evidencia Necesaria para fundamentar su opinin. TCNICAS OCULARES Comparacin: Observar la similitud o diferencia de los conceptos (rendimiento de actividades similares en diferentes entidades). Observar: Examen ocular para cerciorarse de ciertos hechos y circunstancias. Revisar Selectivamente: Examen ocular rpido con fines de separar mentalmente las transacciones que no son tpicos o normales. Rastrear: Seguir una transaccin o grupo de transacciones de un punto a otro dentro de su proceso. TCNICA VERBAL Indagar: Obtener informacin verbal de los empleados de la entidad a travs de averiguaciones y conversaciones.

Conferencia: Consiste en sostener reuniones en diferentes fases del examen con gerentes o jefes de reas para percibir el ambiente de control, obtener sus impresiones sobre las observaciones y posibles aclaraciones, as como el grado de aceptacin de las recomendaciones. Analizar: Separar con elementos o partes. Conciliar: Hacer que concuerde dos conjuntos de cifras relacionadas, separadas e independientes. Confirmar: Obtener comprobacin por escrito de una fuente distinta a la entidad bajo exmen. Comprobar: Examinar fundamentando la evidencia que apoya a una transaccin u operacin a la verificacin de un asiento, demostrando autoridad, legalidad. Computar: Verificar la exactitud matemtica de las operaciones o efectuar clculos. Examinar: Investigar, inspeccionar o comprobar la exactitud. Encuesta: Recoleccin sistemtica de datos mediante el uso de cuestionarios de preguntas que requieren respuestas o descripcin de funciones y actividades. Declaraciones: Manifestaciones por escrito con la firma del interesado.

TCNICAS DE REVISIN Totalizar: Verificar la exactitud de los sub-totales y totales verticales u horizontales. Verificar: Probar la veracidad o exactitud de un hecho. Revisin Analtica: Estudio y evaluacin de informacin financiera, utilizando comparaciones. MEDICION DEL RENDIMIENTO La etapa final es ejecutar los procedimientos del programa de auditora tendiendo a lograr evidencias, que permitan medir el xito o no de una gestin. Para ello el Supervisor de la auditora deber establecer un sistema de medicin del rendimiento, siempre que pudiera contar con informacin consistente y oportuna.

Dicho sistema estar formado por los siguientes componentes principales: Indicadores de Rendimiento Son factores cualitativos y cuantitativos que proporcionan al ente o al auditor un indicio sobre el grado de eficiencia, economa y efectividad de la ejecucin de las operaciones. Pueden ser: Indicadores Cuantitativos Indicadores de Volumen de Trabajo: Estos proveen una descripcin de la actividad. Se obtienen en la etapa de conocimiento de la organizacin y ayudan a brindar una idea de la dimensin del ente, que se est auditando. Indicadores de Eficiencia Estos relacionan volmenes de trabajo con los recursos. Se orientan hacia los costos y los beneficios. Estos son indicadores de rendimiento, pues se refieren a oportunidades para producir los mismos servicios a un menor costo o producir ms servicios por el mismo costo. Indicadores de Economa Relacionan los precios pagados por los bienes, servicios y remuneraciones con respecto a un precio testigo, de mercado o predeterminado (precio de un presupuesto oficial). Indicadores de Efectividad Miden el grado de cumplimiento de las metas de la actividad considerada. Se orientan hacia los resultados. Indicadores Cualitativos: Estos no miden numricamente una actividad, sino que se establecen a partir de los principios generales de una sana administracin. Anlisis y Evaluacin de Evidencias Una vez determinadas las desviaciones cualitativas o cuantitativas respecto de los criterios o normas, deber mediante el trabajo de campo, analizar y evaluar las evidencias para desarrollar los hallazgos. Tipos de Evidencias La evidencia puede categorizarse como:
Evidencia fsica: Se obtiene mediante inspeccin u observacin directa

de las actividades, bienes y/o sucesos. La evidencia de esa naturaleza puede presentarse en forma de memorandos (donde se resuman los resultados de la inspeccin o de otra observacin), fotografas, grficas, mapas o muestras materiales.

 Evidencia Documental: Consiste en informacin elaborada, como la

contenida en cartas, contratos, registros de contabilidad, facturas y documentos de administracin relacionados con su desempeo. Evidencia Testimonial: Se obtiene de otras personas en forma de declaraciones hechas en el curso de investigaciones o entrevistas. Las declaraciones que sean importantes para la auditora debern corroborarse siempre que sea posible mediante evidencia adicional. Tambin ser necesario evaluar la evidencia testimonial para cerciorarse que los informante no hayan estado influidos por prejuicios o tuvieran slo un conocimiento parcial del rea auditada. Evidencia analtica: Comprende clculos, comparaciones, razonamiento y separacin de informacin en sus componentes. Para cada hallazgo, (favorable o desfavorable, positivo o negativo) deber consignarse cada una de las pruebas obtenidas, verificando que cumplan con las siguientes condiciones: Suficiencia del trabajo realizado. Son suficientes las evidencias reunidas para sustentar los hallazgos, conclusiones y cualquier recomendacin?. El auditor deber recolectar hechos reales, adecuados y convincentes, de tal manera que una persona prudente pueda llegar a la misma conclusin a la cual l lleg. Cuando sea conveniente se podrn emplear mtodos estadsticos para probar la suficiencia. Confiabilidad de los antecedentes reunidos: Los antecedentes debern ser vlidos, es decir que reflejen la situacin real del ente o rea. La evidencia debe merecer la confianza del auditor y representar el mejor dato disponible. De no ser as deber buscarse evidencia adicional. Las siguientes presunciones son tiles al juzgar la confiabilidad de la evidencia. Sin embargo, estas presunciones no deben ser consideradas suficientes en si mismas para determinar la confiabilidad.
La evidencia captada de una fuente independiente es mas confiable que

la obtenida o recibida de la organizacin auditada.

La evidencia captada bajo un buen sistema de control interno es ms

confiable que la obtenida donde tal control es dbil, insatisfactorio o inexistente. La evidencia captada a travs de examen fsico, observacin, cmputos e inspeccin es ms confiable que la obtenida indirectamente. Los documentos originales son ms confiables que las copias. La evidencia testimonial obtenida bajo condiciones donde las personas pueden hablar libremente es ms creble que la evidencia testimonial obtenida bajo condiciones comprometedoras (por ejemplo, donde las personas pueden ser intimidadas).

Relevancia entre antecedentes reunidos y materia bajo anlisis: Es la relacin entre la evidencia y su uso. La informacin que se utilice par demostrar o refutar un hecho, ser relevante si guarda una relacin lgica y patente con ese hecho. Si no lo hace ser irrelevante y por consiguiente no deber incluirse como evidencia.
Los auditores debern, cuando lo consideren til, obtener de los

funcionarios de la entidad auditada descripciones escritas, denominadas cartas de representacin, con respecto a la relevancia y confiabilidad de la evidencia que obtienen. Cuando los datos procesados por computadora sean una parte importante o integral de la auditora y la confiabilidad de los datos sea crucial para el logro de los objetivos de la auditora, es necesario que los auditores queden satisfechos de que los datos son relevantes y confiables. CONFIABILIDAD DE LA EVIDENCIA Al obtener evidencia y evaluarla el auditor gubernamental debe considerar lo siguiente: Conocimientos obtenidos directamente a travs de la percepcin sensorial del auditor, son ms persuasivos que aquellos conocimientos logrados indirectamente (Por ejemplo, en un examen fsico el auditor mira, toca, gusta, percibe, etc.) La evidencia obtenida directamente por el auditor de fuentes ajenas e independientes a la entidad auditada provee de mayor seguridad y confiabilidad. (Por ejemplo: confirmacin directa de saldos bancarios, prstamos, actividades de contratistas, etc.) La evidencia que ha sido producida bajo condiciones satisfactorias de control interno tiende a ser ms confiable. (Por ejemplo: pruebas que una transaccin no ha sido iniciada, autorizada, ejecutada y registrada exclusivamente por una sola persona. Los originales de documentos son ms confiables que sus copias. El costo (en efectivo y/o tiempo) de obtencin de la evidencia ms confiable y deseable, puede ser tan elevado que el auditor tendra obligatoriamente que aceptar evidencia de menor calidad, pero que considere satisfactoria dentro de las circunstancias. Lo ms importante del asunto a ser verificado( hallazgo de auditora), requiere la obtencin de la evidencia ms slida y consistente y, consecuentemente, puede justificar la obtencin de evidencia ms costosa.

 Los indicios de riesgo relativos ms elevados de lo normal exigen al auditor obtener ms y mejor evidencia que aquella requerida en circunstancias normales. La evidencia corroborativa constituye aquella que permite al auditor llegar a conclusiones a travs de un proceso vlido de raciocinio, pero que en si misma no es concluyente. Sirve nicamente para fortalecer o apoyar la confiabilidad de la evidencia obtenida. Una cantidad pequea de evidencia de calidad excelente puede ser ms confiable que una gran cantidad de evidencia de menor calidad. OBTENCIN DE INFORMACIN 1) A TRAVS DE ENTREVISTAS En el curso de la auditora siempre es necesario que se obtenga informacin sustancial durante entrevistas y discusiones con funcionarios de la entidad y con otras personas. Es importante que el auditor reconozca y aproveche los beneficios que se obtienen al entrevistar a personas entendidas durante su labor. La informacin obtenida durante las entrevistas tambin puede utilizarse para complementar, explicar, interpretar o contradecir, la informacin obtenida por otras fuentes. Utilizacin de informacin verbal Puede utilizarse informacin verbal en el informe de auditora s: Se obtiene la informacin de una fuente que el auditor confa es entendida y responsable; y, Se identifica adecuadamente su naturaleza verbal, por ejemplo, indicando que es lo que se dijo al auditor. Debe precisarse en los papeles de trabajo la fuente de informacin verbal. Por ejemplo, El Director General de Administracin del Ministerio de la Produccin inform verbalmente que Esto ayudar a indicar el grado de responsabilidad de la persona entrevistada y su relacin con el tema. Si la informacin verbal acerca de hechos, y no una opinin, es de importancia clave y no puede corroborarse, generalmente, ser conveniente indicar en el informe que no se pudo ratificarla y porque. Si no se puede verificar la informacin verbal por medio de otra evidencia, debe admitirse la incertidumbre de cualquier conclusin que se base en ella. En estas circunstancias, se debe tener mucho cuidado al preparar el informe para evitar conclusiones o implicaciones no respaldados por la validez de dicha informacin.

La informacin obtenida por medio de entrevistas, aunque est confirmada por escrito por la persona entrevistada, representa solamente el entendimiento, opinin o palabra de la persona entrevistada y no una informacin que se ha verificado como correcta. La utilidad y confiabilidad de la informacin verbal, por lo tanto, depende de gran parte de su naturaleza, de la fuente de origen y de la posibilidad que existan otros medios de establecer o verificar en forma ms terminante lo manifestado en las entrevistas. Fuentes de informacin para entrevistas Debido a que el objetivo del auditor es obtener una informacin completa y correcta sobre los asuntos a ser examinados, las entrevistas deben ir dirigidas a una exploracin total de esos asuntos. Las personas responsables de las actividades normalmente tienen informacin acerca del grado en que han sido considerados dichos asuntos, los motivos de las prcticas existentes e informacin u opiniones tiles en cuanto a la necesidad de efectuar mejoras y posibles formas de ejecutarlas. Si la persona se encuentra en un cargo de alta direccin, ello no asegura la validez de la informacin proporcionada. Puede ser nuevo en el cargo o no tener el conocimiento detallado que tiene un subordinado. No se debe perder tiempo en entrevistar a una persona que no tiene la informacin deseada, aunque se crea que debe tenerla debido a su cargo. Al informar con anticipacin a un posible entrevistado de los asuntos que sern discutidos, a menudo se indica a la persona ms entendida con la cual se deben entrevistar. Debe discutirse los aspectos administrativos y las mejoras necesarias con los funcionarios en un nivel apropiado que puedan comprender estos asuntos, para relacionarlos con los objetivos y polticas de la entidad. Tambin puede entrevistarse a un informante, como por ejemplo la persona que hizo notar un asunto. Se le considera un informante si proporciona informacin sabiendo que su identidad no ser dada a conocer o si debido a la naturaleza del caso o de la informacin proporcionada, es conveniente o necesario proteger su identidad. Planeamiento y preparacin de entrevistas importantes Deben planearse las entrevistas en forma apropiada. El auditor debe conocer el propsito de la entrevista y la informacin que busca, as como estar familiarizado con los hechos previamente revelados sobre el problema para conducirla en forma apropiada. Esto es especialmente valioso ya que permite al auditor reconocer y seguir diferencias entre la informacin obtenida durante la entrevista y previamente de otras fuentes.

Al planearse las entrevistas, debe considerarse cuidadosamente la seleccin del auditor que la conducir, segn quien sea el entrevistado y la experiencia anterior al entrevistarlos. Algunos funcionarios de alto nivel de la entidad pueden reaccionar en forma desfavorable al ser entrevistados por personas que no ocupan cargos en su mismo nivel en la Contralora General de la Repblica o el rgano de auditora interna. Para utilizar un ejemplo extremo, no debe enviarse a un asistente de auditora, que recin est entrenndose, a entrevistar al Director de Administracin y/o Gerente de una entidad. Debe aplicarse un buen criterio para evitar desigualdades entre el auditor y el entrevistado, especialmente, cuando se trata de llevar a cabo una entrevista importante. Conducta durante una entrevista El auditor debe presentarse en forma debida al entrevistado si previamente no ha sido presentado. La utilizacin de credenciales oficiales para este propsito depender del objetivo de la entrevista y de la relacin entre los participantes. El paso inicial es importante, especialmente si se visita al entrevistado por primera vez. Se debe tratar de hacerle sentirse cmodo. Por ejemplo, cualquier comentario breve sobre asuntos sin importancia, como el clima o un suceso deportivo, a menudo sirve para "romper el hielo" y establecer una relacin cordial. Discusin del asunto especfico Despus de la introduccin, el auditor debe explicar el propsito de la entrevista para que la persona entrevistada comprenda lo que se espera de ella. Segn las circunstancias, se pueden permitir que cuente su propia versin o hacerle preguntas especficas sobre los asuntos de los cuales se desea informacin. La discusin debe estar bajo el control del auditor hasta el punto necesario, como para que se mantenga encaminada hacia la obtencin de los datos u otra informacin pertinente a propsito de la entrevista. Un auditor hbil estar alerto para que el entrevistado no comente asuntos sin importancia y as evitar contestar las preguntas o proporcionar informacin sobre temas diferentes al objetivo de la entrevista. La actitud debe ser la de buscar informacin y no la de entrar en debate. Algunas sugerencias que deben tenerse en cuenta son: Conseguir toda la informacin necesaria durante la entrevista. Evitar al mximo posible la necesidad de una segunda entrevista. Al trmino de la entrevista debe resumirse brevemente la informacin considerada ms importante. Esto puede hacer recordar al auditor y al entrevistado otros hechos relacionados.

 No extender la entrevista ms all de un tiempo razonable que se aproximara al tiempo fijado cuando se hizo la cita. Utilizacin de grabadoras durante las entrevistas Usualmente no es necesario utilizar grabadoras durante las entrevistas con los funcionarios de la entidad examinada. Si se considera que es necesario, en casos muy excepcionales, debe consultarse con el entrevistado. Las transcripciones obtenidas por medio de este mtodo contienen gran cantidad de informacin que no es importante y su utilizacin no eliminara la necesidad de una confirmacin de declaraciones obtenidas durante una entrevista. Asimismo, este procedimiento no permite al entrevistado corregir errores que pudo haber pasado por alto durante. Sin embargo, si se va a entregar al entrevistado una trascripcin de la entrevista para que pueda corregirla, ste mtodo puede ser adecuado para obtener un registro completo de la discusin de un asunto muy delicado o crtico. Cuando se utilice una grabadora, las cintas de grabacin se convierten en parte de los papeles de trabajo del auditor y deben ser debidamente protegidas y controladas. A solicitud del entrevistado, debe ofrecerse la oportunidad de copiar la cinta. Cmo y cuando tomar notas, depender frecuentemente de las circunstancias del caso, la complejidad de los temas discutidos y la personalidad del entrevistado. En algunos casos, el tomar nota al igual que la grabacin podr ocasionar que el entrevistado no se sienta dispuesto a hablar libremente. Si existe una aparente reaccin adversa al hecho de que se tome notas, debe dejarse de hacerlo. Se espera, sin embargo, que el tomar notas no ser objetado ya que demuestra el inters del auditor en registrar con precisin lo que se dice. No debe utilizarse un formato especial para un memorando sobre la entrevista. Puede escribirse a mquina, a mano o a travs de un procesador de texto electrnico pero debe ser un elemento independiente en los papeles de trabajo y contener los detalles apropiados de la discusin, incluyendo la hora y el lugar, el cargo y nombre de todas las personas involucradas, as como las firmas de los auditores presentes. El registro de una entrevista no debe consistir en la anotacin sin explicaciones, ni declaraciones o notas al pie de la pgina, sin respaldo alguno en los papeles de trabajo. Confirmacin escrita del entrevistado Generalmente, se solicita a los entrevistados que confirmen por escrito la informacin verbal aportada, a no ser que dicha informacin est respaldada y se considere innecesario confirmarla. En algunos casos, la solicitud de confirmacin escrita sobre informacin verbal brindada puede ocasionar la falta de cooperacin del entrevistado.

Una confirmacin escrita es importante, especialmente, si no hay evidencia que corrobore la informacin obtenida verbalmente. Los propsitos principales de la confirmacin son: Asegurar que el registro de la informacin verbal sea completo y preciso. Hacer saber al entrevistado la importancia que se da a sus declaraciones; y, Proteger al auditor en el caso de una controversia futura sobre la informacin obtenida. A veces puede ser recomendable solicitar confirmacin de la informacin verbal, aunque sta no sea esencial para un posible hallazgo en el informe. Por ejemplo, la informacin obtenida durante las discusiones sobre un asunto altamente tcnico o que incluye muchas fechas, cifras estadsticas o asuntos tcnicos, normalmente debe ser confirmada por el entrevistado, aunque la informacin sea utilizada solo como datos acerca de los antecedentes en el informe. En tales casos, debido al riesgo de error al tomar nota de la informacin, puede ser necesario una confirmacin. La confirmacin verbal o escrita efectuada por un entrevistado no anula la necesidad de verificar la informacin por otros medios, tales como: observacin, discusiones con otras personas y/o revisin de la documentacin disponible. Una confirmacin por parte del entrevistado es, principalmente, un medio para ratificar lo que ha sacado en claro el auditor de lo manifestado y no constituye una verificacin de su validez. Forma de confirmacin Cuando se solicite a los entrevistados, stos confirmarn por escrito la precisin y totalidad de la informacin contenida en un memorando sobre la entrevista. Los auditores deben pedir al entrevistado que firme el memorando escrito, indicando que est de acuerdo con l. Si lo solicita el entrevistado se podr entregarle copia. No confirmacin de lo informado verbalmente Si un entrevistado se niega a confirmar por escrito la informacin verbal importante proporcionada, el auditor debe pedir que la confirme de manera informal leyendo el memorando y, si es necesario, corrigindolo. La confirmacin debe ser obtenida en presencia de otro miembro del equipo de auditora, y la anotacin del auditor sobre la confirmacin verbal, junto con la firma del otro miembro que se encuentre presente, debe ir adjunta al memorando sobre la entrevista. Si un entrevistado se niega a confirmar la informacin verbal importante por escrito, el auditor debe adjuntar una nota al memorando sobre la entrevista, indicando los motivos expuestos por el entrevistado para negarse a dicha confirmacin. En los casos en que las personas no estn aparentemente dispuestas a aceptar la responsabilidad por la informacin que se ha dado,

debe considerarse los posibles efectos negativos de la utilizacin de tales datos en el informe. Cuando sea posible, el auditor debe discutir el asunto con otros funcionarios responsables o utilizar otros medios disponibles para corroborar la informacin. Utilizacin de fotografas y otros medios visuales Una forma de sustentar adecuadamente las observaciones, conclusiones y recomendaciones del informe es utilizar fotografas a color, mapas y ayudas visuales y con las cuales el mensaje que se presenta resulta ms claro y potente que las propias palabras. El jefe de equipo de auditora es responsable de identificar, obtener y seleccionar las muestras fotogrficas o medios visuales que sern utilizados en el informe. Para ello, debe identificar a los miembros del equipo de auditora que renan las habilidades y conocimientos necesarios para llevar a cabo el indicado trabajo. 2. OBTENCIN DE INFORMACIN MEDIANTE ENCUESTAS Las encuestas pueden ser tiles para recopilar informacin pertinente en todas las auditoras. Pueden ser enviadas por correo u otro mtodo a las personas que se supone conocen del programa o rea a examinar o pueden ser aplicadas a travs de visitas individuales por asistentes de auditora. Las personas que contestan las encuestas pueden estar asociadas con el programa o rea de la auditora directa o indirectamente, como beneficiarios o simplemente como posibles fuentes de informacin. Las ventajas principales de la utilizacin de encuestas son: su conveniencia y economa en trminos de costo y tiempo, comparndolas con entrevistas formales de los auditores con muchas personas. La informacin obtenida puede ser tabulada mas fcilmente a su especialidad y uniformidad total. Son ms ventajosas cuando el grupo a ser cubierto es ms numeroso. Desventajas. Una encuesta es inflexible, no se obtiene ms de lo que se pide, sin mayores indagaciones y verificaciones, lo cual en casos de ciertos tipos de datos puede ser muy costoso y requerir mucho tiempo. La informacin obtenida por medio de encuestas es poco confiable, bastante menos que la informacin verbal recolectada basndose en entrevistas efectuadas por los auditores. Debe ser utilizada con cuidado, a no ser que se cuente con evidencia que la corrobore; dicha evidencia no sera un respaldo adecuado para las conclusiones y recomendaciones sobre asuntos importantes.

Diagnstico y Pronstico Diagnstico

La evidencia y hallazgos reunidos en la fase anterior, analizados y evaluados, permiten al auditor tener un panorama preciso de la realidad auditada y poder, en consecuencia, emitir un diagnstico. Los hallazgos responden a la pregunta crtica de cun bien o no est funcionando una actividad. Esto significa que el Coordinador deber comparar el rendimiento real con las normas para determinar el nivel de eficiencia, eficacia y economa de la gestin. Todos los hallazgos negativos y positivos detectados deben tener cabida en el diagnstico, determinndose las causas que los determinaron. Deber consignarse para cada hallazgo: Condicin: Es el nivel real del rendimiento obtenido. Criterio: Es el nivel deseado, esperado o planificado del rendimiento, vale decir la norma de rendimiento. Causa: Los factores determinantes de la variacin del rendimiento (favorable o desfavorable). Efecto: El impacto de la variacin en el rendimiento, medido en unidades monetarias, cuando sea posible. Opinin del ente auditado: Es un elemento til para ratificar o rectificar las apreciaciones del diagnstico. Asimismo permite al ente auditado formular sus descargos. Recomendaciones En base a la documentacin anterior el Auditor responsable efectuar las recomendaciones de cada hallazgo, proponiendo las mismas al Supervisor. Mediante stas se intentar superar los problemas encontrados, evitar problemas futuros y sus consecuencias, con la finalidad de que la entidad auditada adopte las medidas recomendadas. Las recomendaciones deben enfocar aspectos significativos de la organizacin y de su gestin, adems ser tcnica y financieramente factibles de aplicar en los entes, de acuerdo a sus propias caractersticas. Objetivos del Control del Trabajo
Evaluar los desvos a los criterios que se hayan detectado. Optimizar la coordinacin y las relaciones humanas entre los integrantes

del equipo interdisciplinario.

Analizar permanentemente los avances del programa, solucionando las

dificultades surgidas.

 Evaluar las situaciones relevantes que se hayan detectado. Asegurar que las evidencias obtenidas sean evaluadas por un profesional

con criterio y experiencia suficiente, con el objeto que los juicios que en definitiva se emitan sean razonables. SUPERVISIN Las revisiones de supervisin del trabajo de auditora y del informe debern ser oportunas y determinar: si operan conforme al Manual de Auditora de Gestin. si siguen los procedimientos establecidos en el programa de auditora, a no ser que est justificado y autorizado el desvo. o si el trabajo de auditora ha sido realizado con debido cuidado profesional. o Si los papeles de trabajo apoyan adecuadamente los hallazgos y conclusiones y si proveen datos suficientes para preparar el informe. o Si los objetivos de auditora son satisfechos.
o o

Las revisiones de supervisin del trabajo realizado debern ser documentadas en papeles de trabajo

Otras tcnicas de control que se aplicarn sern:

REUNIONES DE EQUIPO Se realizarn reuniones en las fechas previstas como puntos mnimos de control. En las mismas intervendrn todos los integrantes de la unidad de auditora que est trabajando en el ente auditado y tendr por objeto informar el grado de avance del trabajo. Cada integrante expondr los hallazgos tentativos, para evaluar si corresponde modificar los programas de auditora y obtener la aprobacin de la modificacin al alcance inicial de la misma.

El Coordinador confeccionar una minuta por cada reunin con los resultados obtenidos en ellas. En los casos que fuera necesario modificar el alcance del trabajo o hubiese que solicitar mayores recursos para alcanzar las fechas previstas, informar los resultados de la misma al supervisor.

BORRADOR DEL INFORME FINAL POR ETAPA Se redactar un informe, a medida que se vaya concluyendo cada una de las etapas del trabajo de campo, en relacin a cada hallazgo tentativo y sus conclusiones. De esta manera se podr determinar anticipadamente si fuera necesario realizar trabajos adicionales para obtener mayor informacin. Medidas Correctivas La supervisin del cumplimiento de las fechas previstas en los puntos mnimos de control es fundamental puesto que determinan los hitos ms importantes en cada fase y en los cuales un desvo puede afectar el proyecto total. En consecuencia, el Coordinador y el Supervisor debern enfatizar la atencin sobre estas fechas, para tomar las acciones correctivas en el momento oportuno. El control cuantitativo del grado de avance puede indicarnos, en el caso de desviaciones en exceso del presupuesto de tiempo, la necesidad de tomar medidas correctivas ten dientes a:
modificar el alcance del trabajo. asignar mas auditores para cumplir el trabajo en los plazos previstos.

La existencia de un proceso de retroalimentacin (planificacin - ejecucin control - reprogramacin), permitir decisiones oportunas y pertinentes de los hechos que se pretenden corregir. El supervisor evaluar los desvos y propondr las medidas correctivas en un memo al Gerente. Una vez aprobado por este ltimo, se debern ajustar los planes, programas y cronogramas para que sean consistentes con las nuevas decisiones. Control del Resultado Final Es el control de calidad a que se somete el producto terminado antes de hacerlo pblico. El punto de control est en la etapa del borrador del informe final, en el cual se efecta una evaluacin de las evidencias reunidas, observaciones planteadas, recursos insumidos y recomendaciones sugeridas. El Supervisor deber preguntarse, reunido con su equipo de auditores, si estn satisfechos con el resultado final que van a entregar y si hay todava oportunidades de mejorarlo. Se deber evaluar la eficacia y eficiencia de la auditora realizada, en trminos del cumplimiento de los objetivos fijados y de los recursos utilizados, con respecto a los planificados.

Los resultados de la/s reunin/es debern volcarse en una minuta firmada por todos los participantes. Copia de la misma ser remitida al Supervisor y Gerente.

PAPELES DE TRABAJO 1. CONSIDERACIONES GENERALES Los papeles de trabajo. son el nexo entre el trabajo de campo y el informe de auditora y debern contener la evidencia para apoyar los hallazgos, conclusiones y recomendaciones del informe. En trminos generales, los papeles de trabajo debern:
Contener el programa de auditora original y las sucesivas modificaciones

al mismo. Contener ndices y referencias cruzadas relacionados con el programa de auditoria. Ser fechados y firmados por quien los prepara. Ser revisados por el Coordinador (esa revisin deber estar tambin documentada en los papeles de trabajo) Ser completos y precisos para que sirvan de apoyo a los hallazgos, conclusiones y recomendaciones y para permitir demostrar la naturaleza y el alcance del trabajo realizado. Ser comprensibles sin explicaciones orales. Deben ser tambin completos y no obstante, concisos. Cualquiera que los use debe poder rpidamente determinar su propsito, fuentes de datos, la naturaleza, el alcance del trabajo realizado y las conclusiones de quien los prepar. Si bien la brevedad es importante, la claridad y la necesidad de que los papeles de trabajo sean completos no debern ser sacrificadas, simplemente para ahorrar tiempo o papel. Ser tan legibles y limpios como sea posible. De otro modo los papeles de trabajo pueden perder su valor como evidencia. Estar limitados a los asuntos que sean significativos y relevantes para los objetivos de la tarea. Contener expresin clara del propsito de los mismos, para asegurar que la informacin acumulada est apropiadamente relacionada con los objetivos e informes de auditora. Los papeles deben ser limpios, para lo cual:
Debern estar escritos en forma legible Debern escribirse con lpiz tipo medio Deber utilizarse lpices rojos para marcas de chequeos y smbolos; Deber emplearse regla (una lnea para subtotales y doble lnea para

totales);
No deber incluirse mucha informacin en una sola pgina;

 Deben ser exactos. Para ello los auditores debern asegurarse que las

cantidades usadas y los totales sean correctos. Las anotaciones se harn en lpiz negro. Los cdigos, tanto al pie de las planillas (margen inferior derecho) como en las referencias y en los textos, deben ser hechos en rojo. Deben explicar todos los smbolos usados. La leyenda o clave de los smbolos usados deber aparecer en el trabajo realizado del papel de trabajo. Si hay varias hojas, la explicacin de los smbolos debe efectuarse en una sola hoja. Los nombres y apellidos y razones sociales deben estar correctamente escritos. Debe tratar de dejarse un espacio en blanco al final de la pgina para comentarios del revisor (esto es aplicable en la ltima hoja cuando hay ms de una en el anlisis). La cifra final debe concordar con la cifra en el resumen del papel de trabajo y que debe hacer referencia cruzada al respecto. Deben indicar claramente el alcance de las pruebas efectuadas. Se deben escribir las observaciones teniendo cuidado de diferenciar opiniones y explicaciones recibidas de funcionarios del ente auditado. Estas ltimas figurarn en NOTAS. Preferentemente se debern confeccionar las planillas de trabajo utilizando computadoras personales y en estos casos es conveniente prever controles automticos verticales y horizontales. Todo importe que tenga una relacin y est explicado en otra planilla de los papeles1 estar referenciado con la misma y viceversa. Se debe utilizar al mximo el trabajo del cliente, ya sea: o utilizando planillas, ya preparadas por su personal o o pidiendo su colaboracin, en todos los casos posibles. Durante el desarrollo de la auditora se deber confeccionar un Memo de Puntos Pendientes. Es decir, que los integrantes del equipo prepararn una relacin de los puntos que no pueden resolver. Estos puntos debern ser verificados por el Coordinador, para asegurar que sean todos resueltos, antes de finalizar la auditora. Al confeccionar los papeles de trabajo el auditor no debe:
Seguir ciegamente los papeles de trabajo de auditoras anteriores; sin

embargo deber evitar efectuar cambios, a menos que exista una clara razn para ello. Preparar cdulas o planillas que pueden ser hechas por el ente auditado. Escribir en el reverso de una hoja de trabajo. Dejar puntos o preguntas pendientes en sus papeles de trabajo, a menos que stos representen partidas preparadas para la resolucin por el auditor encargado. Tachar puntos o preguntas sin explicar las razones.

 Dejar smbolo alguno sin identificar, excepto los de verificaciones

aritmticas. Hacer transcripciones o anlisis detallados donde sea suficiente un resumen. Disponer de los papeles de trabajo para uso personal fuera de su institucin. Descuidar los papeles de trabajo. Cuando interrumpa o finalice la jornada, todos los papeles de trabajo deben guardarse bajo llave. Fines de los Papeles de Trabajo son varios. Algunos de stos son los siguientes: a) b) c) d) e) f) g) Respaldar el Informe del Auditor Indicar el grado de confianza del Sistema de Control Interno Servir como fuente de informacin Mejorar la Calidad del Examen Facilitar la Revisin y Supervisin Ayudar en el Desarrollo Profesional Respaldar el Informe de Auditora en los Procesos Judiciales

CONTENIDOS DE LOS PAPELES DE TRABAJO Los papeles de trabajo contienen toda informacin relativa a cualquier auditora especfica. Por supuesto, los archivos de los papeles de trabajo son los principales archivos del Auditor Independiente o Sociedad de Auditora. El contenido de los papeles de trabajo incluye: a. b. c. d. La copia del borrador del Informe de auditoria incluso los estados financieros. El programa de auditora. Las cuestiones sobre el control interno. Extractos de documentos importantes, copia de la legislacin y reglamentacin vigentes, organigrama, planes operativos, planes estratgicos, presupuesto, directivas, planes de contingencias, etc. Planes de desarrollo de sistemas computarizados, conjuntamente con sus evaluaciones. Anlisis de operaciones y/o actividades. Confirmaciones obtenidas de terceros Notas y hallazgos del auditor sobre: 1) Procedimientos empleados y su alcance 2) Asuntos por aclarar durante el curso de la auditoria 3) Excepciones, irregularidades, desviaciones de normas, etc. 4) Recomendaciones posibles. Cualesquiera otros documentos o informacin pertinentes a la auditoria.

e. f. g. h.

i.

Es obvio que el orden, ndice y cuidado de los diversos de trabajos es muy importante. Es tambin obvio que el auditor tienen que emplear su buen juicio en la determinacin de lo que constituye material significativo en los papeles de trabajo y de lo que no lo es, con el fin de evitar que stos lleguen a ser una trascripcin completa de todos los documentos de la entidad bajo examen en lugar de un resumen de las labores de auditoria.

PLANEAMIENTO DE LOS PAPELES DE TRABAJO Los papeles de trabajo reflejan los modelos bsicos de investigacin, recopilacin de evidencias, pruebas y procedimientos. La elaboracin de los papeles de trabajo requiere un planeamiento cuidadoso antes y durante el curso de la auditora. Durante el desarrollo de las labores de auditoria, el auditor debe prever el tipo y forma de papel de trabajo que puede presentar la evidencia de una manera ms concisa y efectiva. El empleo de los papeles de trabajo que no se planificaron o que se hicieron con mucha prisa puede dar por resultado que no presenten bien los datos, que el orden de presentacin no sea el mejor o que sea necesario repetir o duplicar los datos para incluir toda la informacin. En condiciones generales, hay muchas maneras de laborar cualquier tipo de trabajo. El auditor debe revisar la cdula similar empleada en la auditoria anterior, si la hubo. Debe determinar si este formato es adecuado o si puede mejorarse. Es preferible emplear una hoja separada para cada asunto, cdula o operaciones analizada. Sin embargo, de vez cuando es ms prctico y lgico incluir el anlisis de distintas cuentas relacionadas en una sola hoja. Por ejemplo, un anlisis de bonos tambin puede incluir los intereses devengados o acumulados que estn relacionados con dichos bonos. Debe evitarse el uso de hojas de varios tamaos. Por lo general, las hojas de tamao estndar de siete columnas son las adecuadas para la mayora de los anlisis; y para el balance de comprobacin y para otros papeles de trabajo ms amplios se puede usar hojas de doble tamao estndar de 14 columnas. NOTAS DEL AUDITOR Un grupo especial de los papeles de trabajo son las Notas del Auditor. En realidad, este tipo de apeles de trabajo le sirve al auditor para hacer ciertos apuntes que deben recordar para su propio beneficio. Hay tres clases distintas de estas notas:

a)

Notas que le recuerdan al auditor asuntos que estn pendientes de examinarse, cuestiones que requieren investigacin adicional, etc. son asuntos que deben ser aclarados o terminados antes de empezar la redaccin del informe. Notas sobre observaciones, hallazgos, excepciones o reparos que han de ser incluidos en el informe. Notas sobre recomendaciones que han de ser incluidas en el informe.

b)

c)

Algunos auditores prefieren hacer una sola lista entre todas las notas, pero la manera ms ordenada es la de hacer tres listas u hojas separadas para ir registrando las tres clases de notas. En el caso de que hubieran muchas observaciones, hallazgos, excepciones o reparos, es preferible hacer una hoja para cada clase; por ejemplo, una hoja seria para Excepciones en el Examen de Facturas Pagadas, otras para Excepciones en la Observaciones de Inventarios, y as por el estilo. En las hojas de notas, el auditor registra la informacin suficiente para recordar el asunto que se refiere a los otros papeles de trabajo relacionados si los hubiere. Las notas deben ser completas, pero no deben repetir o duplicar datos que estn contenidos en otros papeles de trabajo. MARCAS DEL AUDITOR Las marcas del auditor (tambin llamadas Llaves de Auditora, Tildes, etc.). son signos particulares y distintivos que hace el auditor para sealar el tipo de trabajo o prueba efectuadas. Toma varias formas y se pueden emplear varios colores de lpices o tinta para realizarlas. Las marcas del auditor se encuentran en los registros y documentos de la entidad bajo examen y en los papeles de trabajo. Sirven como prueba valida para recordarle al auditor las labores efectuadas por el mismo. Las marcas bsicas de auditora que se presenta se utilizarn en todos los papeles de trabajo y son de dos clases; con significado uniforme y con leyenda a criterio del auditor, es decir, sin significado aprobado. Las marcas con significado uniforme, son aquellas cuyo concepto se emplea frecuentemente en cualquier auditora o examen especial. Las marcas sin significado probado, sern empleadas por el personal de auditora para expresar conceptos o procedimientos a su criterio, y cuya leyenda ser obligatoria en cada cdula de trabajo.

Si durante el curso de la auditora fuesen necesarias marcas adicionales, se emplearn estas a criterio del auditor, describiendo obligatoriamente su significado en las cdulas respectivas. A continuacin presentamos la descripcin de las marcas con leyenda o significado uniforme.

SMBOLO

: LEYENDA O SIGNIFICADO

......

: Cotejado, comprobado, correcto

...... : Verificado y revisado con documentacin sustentatoria ...... : Verificado con libros Oficiales y auxiliares de contabilidad y registros presupuestales. ...... ..... ...... ...... ...... : Suma correcta vertical : Suma correcta horizontal : Clculo verificado. : Circularizado : Circularizacin confirmada

...... ...... ...... ......

: Verificacin fsica : Operacin autorizada : Pago Posterior : Cobro Posterior

ELABORACIN DEL INFORME En el informe sobre control de gestin se plasman los resultados obtenidos en cada uno de los parmetros mencionados, con el fin de entregar un dictamen de la gestin de la administracin de un perodo determinado. El informe deber contener:

ndice del contenido, identificando los captulos y ttulos de la informacin. Introduccin (finalidad del trabajo y referencia de los puntos tratados). Resea histrica de la Entidad (breve descripcin de la entidad). Anlisis por capitulo (Eficiencia, Eficacia, Economa y Equidad). Conclusiones Observaciones y recomendaciones FASE DEL INFORME

a)

ASPECTOS GENERALES

El informe de auditora es el producto final del trabajo del auditor gubernamental, en el cual presenta sus observaciones, conclusiones y recomendaciones y, en el caso de la auditora financiera, el correspondiente dictamen. El informe de auditora debe contener la expresin de juicios fundamentados en las evidencias obtenidas. En la fase de Elaboracin del Informe, el equipo de auditora comunica a los funcionarios de la entidad auditada los resultados obtenidos durante la fase de ejecucin. Los principales objetivos de un informe de auditora de gestin son: Brindar suficiente informacin sobre las deficiencias (desviaciones) ms significativas; y, Recomendar mejoras en la conduccin de las actividades y ejecucin de las operaciones El informe de una auditora de gestin constituye una oportunidad para poder captar la atencin de los niveles gerenciales de la entidad auditada, as como para mostrar los beneficios que este tipo de examen le ofrece. Por esta razn el informe de auditora cubre dos funciones bsicas: Comunica los resultados de la auditora de gestin; y, Persuade a la gerencia para adoptar determinadas acciones y, cuando es necesario llamar su atencin, respecto de algunos problemas que podran afectar adversamente sus actividades y operaciones. Cada auditora de gestin culmina en un informe por escrito que es puesto en conocimiento de la entidad auditada. Por ello, la aceptacin del informe por parte de los funcionarios de la entidad examinada depender de su calidad. Los objetivos del informe para cada auditora deben estar definidos apropiadamente, tan pronto como sea posible, al igual que su estructura. Para ahorrar tiempo, el Supervisor debe adquirir un rpido entendimiento sobre el contenido del informe, por cuanto es quien finalmente debe revisarlo y aprobarlo. Una vez que el enfoque general y las observaciones ms importantes han sido aceptados, ser menos probable que

ocurran problemas de revisin. Con relacin a los informes de auditora de gestin debe tenerse en cuenta lo siguiente: La auditora mejor planeada, con procedimientos apropiados aplicados por los mejores auditores, con evidencias suficientes en trminos de cantidad y calidad, no est completa, ni resulta til, en tanto no se apruebe y remita el informe a la entidad examinada. La NAGU 4.40 Contenido del Informe define que la estructura del informe de auditora de gestin es la siguiente: I. II. I. III. b) Sntesis Gerencial Introduccin Conclusiones Observaciones y Recomendaciones

CARACTERSTICAS DEL INFORME Los informes que emiten, tanto la Contralora General de la Repblica, como los rganos de Auditora Interna del Sistema Nacional de Control, se caracterizan por su alta calidad. Para mantener estos niveles en la preparacin de informes y lograr que se cumplan los objetivos previstos en las auditoras, es necesario que en su formulacin se tengan en cuenta determinadas consideraciones tcnicas. La elaboracin de un informe de manera superficial, sin la responsabilidad y diligencia profesional debida, podra ocasionar un perjuicio en la imagen del Sistema Nacional de Control que debemos preservar. Las caractersticas del informe de auditora de gestin son: Significacin. Utilidad y oportunidad. Exactitud y beneficios de la informacin sustentatoria. Calidad de convincente. Objetividad y perspectiva. Concisin. Claridad y simplicidad. Tono constructivo. Organizacin de los contenidos del informe. Positivismo.

Significacin La significacin o importancia es un trmino relativo que no puede ser definido con precisin para cubrir todas las situaciones. Los asuntos incluidos

en el informe de auditora de gestin deben ser de la suficiente significacin como para justificar que sean informados y, para merecer la atencin de aquellos a quienes van dirigidos. La efectividad o utilidad de los informes decrece con la inclusin de asuntos no significativos o intranscendentes, dado que stos tienden a distraer la atencin de los usuarios de aquellos aspectos que son realmente importantes. Las decisiones de los poderes pblicos en los programas o actividades sensibles que fueron examinados. Importancia de los programas o actividades gubernamentales por el volumen de recursos financieros, fsicos o materiales autorizados para su ejecucin. La oportunidad de contribuir en forma constructiva a mejorar la efectividad, eficiencia o economa en las actividades y operaciones, mediante la adopcin de correctivos por los funcionarios de la entidad examinada. Oportunidad para proporcionar informacin til y oportuna a los niveles de decisin del Estado. La frecuencia con que ocurren situaciones negativas, la posibilidad de que stas se presenten en otras entidades y, los montos de las prdidas potenciales o actuales. La inaccin de los funcionarios responsables de la entidad auditada, a fin de adoptar acciones para fortalecer reas con controles internos dbiles o mejorar sus actividades y operaciones. Utilidad y oportunidad La formulacin de los informes de auditora debe estar antecedida del anlisis minucioso de los objetivos establecidos, los usuarios del informe y el tipo de informacin que se desea comunicar, para que ellos puedan cumplir con sus atribuciones y responsabilidades. El auditor encargado debe efectuar el estudio apropiado de la informacin a proporcionar, teniendo en consideracin la perspectiva de los receptores del informe. Como el objetivo del informe es promover la adopcin de acciones correctivas en la entidad auditada, entonces, su preparacin debe considerar el inters y las necesidades de los usuarios. La oportunidad y utilidad resultan elementos esenciales para informar con efectividad. Un informe elaborado apropiadamente puede ser de escaso valor para los usuarios, si llega demasiado tarde al nivel de decisin responsable de adoptar las acciones que promuevan, por ejemplo, mejoras importantes en las operaciones de determinada entidad pblica.

Las situaciones que afectan la oportunidad del informe, por lo general, se derivan de las fases de planeamiento, ejecucin y revisin de los trabajos efectuados. Las demoras en el proceso de revisin del informe, pueden conducir a la deteccin de problemas no resueltos o analizados en forma insuficiente que, debieron ser tratados durante la fase de ejecucin. La integracin del informe con los trabajos que se realizan durante los procesos de planeamiento y ejecucin, pueden ayudar a revelar oportunamente estos problemas y facilitar su solucin. Exactitud y beneficios de la informacin sustentatoria La aplicacin de los procedimientos establecidos para la elaboracin, revisin, control de calidad y procesamiento constituye un medio para garantizar que los informes de auditora no contengan errores en la presentacin de los hechos o en el significado de los mismos, es decir, errores de lgica o razonamiento. La exactitud se sustenta en la necesidad de ser justos e imparciales en el informe, asegurando a los usuarios del informe que su contenido es digno de crdito. Una falta de exactitud puede ocasionar dudas, respecto a la validez del informe y desviar la atencin del usuario hacia puntos que no son significativos. Las observaciones y conclusiones incluidas en el informe de auditora, deben estar apropiadamente soportadas con evidencia suficiente, competente y pertinente que fluya de los papeles de trabajo, para probar, cuando sea necesario, los fundamentos de los asuntos informados, su exactitud y razonabilidad. No es necesario incluir en los informes documentacin sustentatoria, excepto la que sea necesaria para una presentacin apropiada de los hechos. Las opiniones deben estar claramente identificadas en el informe y basadas en evidencias de auditora que las respalden. La presentacin de una sola deficiencia de control interno no puede respaldar la formulacin de una conclusin general y la consecuente recomendacin de accin correctiva; dado que lo que sustenta la observacin es el hecho que existi un slo error o desviacin en los controles. Calidad de convincente Las observaciones deben presentarse de una manera convincente y, las conclusiones y recomendaciones deben inferirse en forma lgica de los hechos examinados. Los elementos de juicio incluidos en el informe deben ser suficientes para convencer a sus usuarios sobre la importancia de las observaciones. El informe debe contener informacin suficiente sobre las observaciones, conclusiones y recomendaciones para promover un apropiado entendimiento de los asuntos informados. Cuando los informes se preparan correctamente, ayudan a los funcionarios responsables de la entidad auditada

a concentrar su atencin en los asuntos del informe que merezcan su atencin. Objetividad y perspectiva Cada informe debe presentar las observaciones de una manera objetiva y clara e incluir suficiente informacin sobre el asunto principal, de manera que proporcione a los usuarios del informe una perspectiva apropiada. Uno de los objetivos del Sistema Nacional de Control es entregar informes que respondan a la realidad, que no conduzcan a error y, que a la vez, pongan especial nfasis en los asuntos que necesitan atencin. La informacin necesaria para lograr una perspectiva adecuada del informe, debe formar parte de los papeles de trabajo e incluir: Definicin clara de la naturaleza y alcance de la auditora. Cuando sea apropiado, el informe debe expresar que el nfasis del examen fueron los asuntos que, de acuerdo a nuestro criterio, requeran atencin; por lo que no fue realizada una evaluacin completa de las actividades y operaciones.

a)

REDACCIN Y REVISIN DEL INFORME O RE VISIN DEL COMIT DE CONTROL DE CALIDAD (COCO) La responsabilidad de la redaccin del informe de auditora es del auditor encargado aunque tambin comparten esta responsabilidad, los miembros del equipo de auditora que intervienen en el borrador del informe, hasta llegar a la consideracin de la autoridad superior de la Contralora General de la Repblica para su aprobacin. En los rganos de Auditora Interna del Sistema Nacional de Control, su jefatura es responsable del contenido del informe. Para lograr que la revisin del informe de auditora de gestin sea efectivo y propenda a la preparacin de documentos de alta calidad, se establece dos niveles de revisin en este proceso. Revisin por el Supervisor Responsable; y revisin por el Comit de Control de Calidad COCO.

Revisin por el supervisor responsable El supervisor responsable de la direccin del equipo de auditora, como parte de su funcin, revisa el borrador del informe, preferentemente, en las oficinas de la entidad auditada. Durante su trabajo el supervisor comenta y discute con el auditor encargado del examen las situaciones que emerjan como consecuencia de su revisin; la misma que, no slo se limita a la redaccin

del informe, sino tambin se extiende a todos los aspectos relacionados con la sustentacin documentaria de los juicios emitidos por el auditor. Como en el curso de la auditora el supervisor ha estado revisando el trabajo de los auditores, es lgico suponer que se ha satisfecho de que los papeles de trabajo renan evidencias suficientes, competentes y pertinentes (relevantes), en respaldo de las observaciones, conclusiones y recomendaciones incluidas en el informe. Por lo tanto, el supervisor es responsable que el informe revele, todos los aspectos de inters que contribuyan al objetivo fundamental de la auditora efectuada. Su revisin debe estar dirigida a que el informe convenza a los funcionarios responsables de adoptar acciones sobre la base de las situaciones observadas; dependiendo ello del tono que adopte para la redaccin de los hechos presentados, las conclusiones derivadas de su anlisis y recomendaciones para promover mejoras importantes. Informacin sobre la naturaleza y volumen de operaciones del programa o la actividad a que se refieren las observaciones, de manera que sirvan para brindar una perspectiva contra la cual pueda medirse su importancia. Descripciones correctas y precisas de las observaciones, para evitar errneas interpretaciones de ellas. Esto requiere el conocimiento de los comentarios o aclaraciones obtenidas de los funcionarios responsables de la entidad examinada, as como la identificacin de todos los factores relevantes, aun cuando algunos de ellos puedan ser contrarios a las observaciones. Informacin de los aspectos deficientes y de los aspectos satisfactorios(logros notables de la administracin) de las operaciones examinadas, cuando sta sea importante y justificada, de acuerdo con el alcance de la auditora. Ello no significa que, cada vez que tenga que informarse sobre deficiencias importantes, deba al mismo tiempo expresarse algo satisfactorio para equilibrar el informe. Conclusin El informe debe ser tan corto como sea posible y necesario para comunicar las observaciones, conclusiones y recomendaciones y tener un estilo de redaccin claro y preciso. El redactor no debe enredarse en frases, oraciones, prrafos o secciones demasiado detalladas, que no armonicen con el mensaje del informe. Al determinarse el contenido del informe, aunque exista suficiente espacio para juicios extensos, el auditor debe tener presente que los informes que son completos y, a la vez, concisos tienen mayores posibilidades de recibir atencin por los funcionarios responsables de la entidad auditada. Para ser ms efectivo, el informe debe ser terminado oportunamente despus de la conclusin del trabajo de campo.

Claridad y simplicidad Para que el informe se comunique con efectividad, debe presentarse en forma clara y simple, tanto como sea posible. Es importante considerar la claridad de los datos contenidos en el informe, por cuanto ste puede ser utilizado por los miembros del equipo de auditora que participaron en el desarrollo del trabajo, la elaboracin o revisin del informe. Contribuye a la claridad del informe considerar los aspectos siguientes: No debe presuponerse que los usuarios del informe tienen conocimientos tcnicos en relacin con la actividad que se informa; Cuando se utilicen trminos no familiares, stos deben definirse con claridad; y, El estilo del informe debe orientarse a que su significado sea claro; evitndose el lenguaje florido, estilizado o pretencioso. Tono constructivo Siendo el objetivo fundamental del informe mejorar las operaciones y eficiencia de las actividades gubernamentales, el "tono del informe", debe estar dirigido a provocar una reaccin favorable y la aceptacin de las observaciones, conclusiones y recomendaciones planteadas por el auditor. Esto puede lograrse teniendo en cuenta los criterios que se indican: Las sumillas y contenido del informe deben enunciarse en trminos constructivos; y, Debe evitarse la utilizacin de frases que generen una actitud defensiva o de oposicin de parte de los funcionarios responsables de la entidad auditada. A menudo es necesario formular crticas a la ejecucin pasada para mejorar la administracin gubernamental; sin embargo, todo nfasis en el informe debe concentrarse en la necesidad de promover mejoras de las operaciones futuras, ms que en la crtica de la gestin que corresponde al pasado. Organizacin de los contenidos del Informe Uno de los problemas ms significativos que afrontan los auditores encargados de elaborar los informes es cmo organizar su material para que la informacin sea presentada en un orden lgico y el usuario no pueda confundirse. Ellos deben captar la atencin del lector inmediatamente y retenerla durante todo el informe. Para tal efecto, deben estimular su inters comenzando con los resultados ms importantes, no estancando sus comentarios importantes a mitad del informe.

Positivismo Los auditores deben pensar y redactar positivamente. Su objetivo en el informe es ayudar a la administracin a mejorar sus operaciones. Esto requiere una buena cantidad de concentracin para mantener el tono de su informe positivo. Los auditores tienden a emplear palabras negativas tales como: deficiencias, debilidades, errores, ineficiencia, negligencia para describir las prcticas y procedimientos de operacin en la entidad examinada. Estas palabras ponen al personal de administracin en guardia y a la defensiva; cuando esto ocurre, ellos comenzaran a defender la situacin por la que se sienten criticados. La experiencia ha probado que las personas sern ms cooperadoras si los auditores expresan sus opiniones positivamente. Los auditores deben tratar de emplear palabras tales como reforzamiento, mejoras, aumentos y ahorros potenciales, para que sea ms difcil que la administracin(gerencia) est en desacuerdo con sus observaciones, conclusiones y recomendaciones resultantes de la auditora practicada. Muchos administradores sern ms receptivos si los auditores son capaces de describir o explicar cmo sus sugerencias ayudarn a alcanzar los objetivos y metas. Tenga en mente que el auditor es un agente de cambio y, el informe de auditora es la herramienta de comunicacin para convencer y persuadir a la administracin para tomar la accin correctiva adecuada. Comit de Control de Calidad (COCO) El Comit de Control de Calidad (COCO) est constituido por especialistas del propio organismo Superior de Control para llevar a cabo revisiones de calidad, con el fin de determinar si: Durante el proceso de ejecucin se obtuvieron evidencias suficientes, competentes y pertinentes, as como se encuentran sustentadas documentariamente. Las observaciones, conclusiones y recomendaciones son apropiadas y los informes exactos y equilibrados. c) REMISION (O ENVIO) DEL BORRADOR DEL INFORME A LA ENTIDAD AUDITADA Los informes por escrito constituyen la forma establecida por el Sistema Nacional de Control y su rgano rector, la Contralora General de la Repblica, para comunicar los resultados de la auditora practicada a los funcionarios responsables de la entidad examinada. Esto permite:

 Poner en conocimiento de los funcionarios resultados de cada examen; Reducir el riesgo errneamente; y, que los resultados

gubernamentales los

puedan

ser

interpretados

Facilitar las acciones de seguimiento orientadas a establecer si la entidad ha adoptado las acciones correctivas pertinentes. Conforme a lo prescrito en la NAGU 4.10 los auditores deben comunicar por escrito los resultados del examen realizado a los funcionarios responsables de la entidad. Una vez culminada la fase de ejecucin, el nivel gerencial correspondiente de la Contralora General de la Repblica o el titular del rgano de Auditora Interna, segn los casos, remitirn el borrador del informe para requerir comentarios o aclaraciones de la entidad, con miras a incluirlos, previa evaluacin, en el informe correspondiente. El borrador de Informe no debe estar firmado por los auditores responsables del trabajo. El envo del borrador del informe a la entidad auditada, se sujetar a las normas que para el efecto se establecen en la Parte I Criterios Bsicos de Auditora de este Manual. Este documento debe llevar en la parte visible de cada una de sus pginas un sello o impresin equivalente con la identificacin: "BORRADOR DEL INFORME". El borrador del informe de auditora, redactado por el Jefe del equipo de auditora y revisado por el supervisor asignado debe ser sometido a consideracin del nivel gerencial correspondiente para su aprobacin y posterior envo a la entidad auditada. ESTRUCTURA Y CONTENIDO DEL INFORME El contenido del informe de auditora de gestin est regulado por la NAGU 4.40. Su estructura es como sigue: Sntesis Gerencial I. INTRODUCCIN Informacin relativa al examen 1. 2. 3. 4. Motivo del Examen Objetivos, Alcance y Naturaleza del Examen Antecedentes y Base Legal de la entidad Comunicacin de Hallazgo de Auditora

II. III.

CONCLUSIONES OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES ANEXOS Relacin de las personas comprendidas en las observaciones. Situacin financiera, econmica y presupuestaria.

Ttulo del Informe El ttulo transmite al usuario en forma directa el mensaje que desea comunicarse en el Informe, al mismo tiempo que sintetiza las caractersticas ms importantes de la auditora practicada. El ttulo debe indicar el resultado positivo que desea lograrse, como consecuencia de las acciones correctivas que adopte la entidad sobre las observaciones incluidas en el informe, aunque a veces es inevitable utilizar trminos crticos. Para elaborar los ttulos de los Informes debe considerarse los aspectos siguientes: Ser breves, de manera que su contenido no exceda de tres o cuatro lneas. Sea especfico e informativo, tanto como sea posible; un ttulo debe ser algo ms que la identificacin de la entidad o las actividades materia de examen; Utilizar trminos constructivos cuando sea necesario. A veces la referencia a deficiencias en los controles gerenciales son inevitables; sin embargo, deben evitarse dado que generan resistencias en los funcionarios responsables de la entidad por su inasistente sealamiento; y, No incluir fechas o perodos, con excepcin de los informes de auditora a los estados financieros. Los informes de auditora de gestin pueden ser identificados con los ttulos siguientes: Oportunidades para mejorar los procedimientos de adquisicin en el Fondo Nacional. Mejoras requeridas en el proceso de fabricacin de monedas metlicas en el Banco. Necesidad de incrementar la capacidad de atencin de la consulta externa en el Hospital. Lentos progresos en la aplicacin del programa de sustitucin de cultivos en.

La Sntesis gerencial tiene como objetivo hacer que el informe sea de mayor utilidad para los usuarios. Como la mayora de los receptores de los informes slo leern la sntesis, es importante que sta refleje el contenido del informe de manera clara y precisa. La sntesis debe presentar en forma exacta, clara y justa los aspectos ms importantes del informe, a fin de evitar errores de interpretacin. Del mismo modo, no deben presentarse hechos u opiniones que no se encuentren incluidos en el informe. Por lo tanto, es recomendable que la extensin de la sntesis no excede de cuatro pginas. Una estructura recomendable para la sntesis gerencial es la siguiente: Ttulo. Observaciones y conclusiones ms significativas. Recomendaciones ms importantes. Comentarios de la entidad o acciones adoptadas. Asuntos de importancia pendientes de solucin.

Ttulo La forma a utilizar en el ttulo de la sntesis es la siguiente:

INFORME DE LA CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA LENTOS PROGRESOS EN LA APLICACIN DEL PROGRAMA ESPECIAL DE SUSTITUCIN DE CULTIVOS EN EL ALTO HUALLAGA Informe N

En el caso que el nombre de la entidad pblica a cargo del programa o proyecto no se encuentre incluido en el ttulo del informe, puede adicionarse debajo de este su nombre o siglas, segn convenga y referirse en forma completa en el primer prrafo de la sntesis. Observaciones y conclusiones ms significativas En este rubro se presenta un resumen conciso de las observaciones y conclusiones ms significativas, sin enumerarlas individualmente en transacciones u operaciones, incluyendo referencias a fechas en que ocurrieron los asuntos informados. Este resumen debe ser escrito de modo tal que los usuarios del informe puedan reconocer rpidamente y apreciar la validez y significacin de las recomendaciones

que se muestren a continuacin. Este resumen debe revelar, entre otros aspectos, fallas importantes y su efecto en la entidad examinada. Recomendaciones ms importantes En este rubro se incluyen las recomendaciones ms importantes dirigidas a los funcionarios de la entidad, en cuyo texto se indican las acciones necesarias para corregir las deficiencias identificadas o lograr mejoras en las actividades u operaciones. Cuando las recomendaciones estn dirigidas a otras entidades o funcionarios, debe precisarse con claridad a quien est dirigida para indicar quien es responsable de adoptar acciones. Asimismo, deben delinearse las propuestas de solucin para mejorar la efectividad, eficiencia y economa en la entidad. Comentarios de la entidad o acciones adoptadas En este rubro debe resumirse las reacciones de la entidad frente a las observaciones, conclusiones y recomendaciones, incluyendo las acciones ms importantes adoptadas y la evaluacin del auditor sobre tales comentarios. Si la entidad no ha tomado ninguna accin o si la entidad no est de acuerdo con las recomendaciones, deben incluirse los comentarios pertinentes sobre la posicin de la entidad. Para los detalles debe utilizarse la referencia de las pginas del informe. Asuntos de importancia pendientes de solucin. En este rubro debe indicarse cualquier curso de accin adoptada por la entidad en el futuro o acciones adoptadas, ms no implementadas en forma integral; logrndose con ello que la entidad mantenga una actitud positiva frente al informe. Para lograr que la sntesis gerencial sea lo ms corta posible y al mismo tiempo, comunique en su integridad el mensaje del informe, deben considerarse en su elaboracin los aspectos siguientes: La estructura gramatical que se adopte debe estar en tercera persona y decir: "La Contralora General de la Repblica o el rgano de Auditora Interna del Sistema Nacional de Control recomienda": Utilice prrafos y oraciones cortos; Use solamente abreviaturas que son conocidas; Utilice "negrita" para enfatizar; y, No utilice, en tanto pueda evitarse, referencias legales completas o nombres formales de programas o entidades.

I.

INTRODUCCIN DEL INFORME

El objetivo de la Introduccin es proporcionar al usuario del informe, datos importantes acerca de la entidad, programa o proyecto y la naturaleza del examen

realizado. Esta informacin brinda una base apropiada para la mejor comprensin y percepcin del mensaje que comunica el informe. En la elaboracin de la Introduccin, deben considerarse los aspectos siguientes: Es necesario que la informacin introductoria sea relativamente corta, evitando incluir datos innecesarios que, por su naturaleza podran ser tratados en otras partes del informe; Cuando sea pertinente y, si la informacin explicativa es muy extensa, incluya sta como anexo y haga una referencia apropiada en la Introduccin, respecto de dicho anexo; y, Incluya nicamente informacin de inters general, relacionada con el contenido de los comentarios sobre las observaciones identificadas. La Introduccin comprender la informacin general concerniente a la accin de control y a la entidad examinada, desarrollando los aspectos siguientes: 1) Motivo del Examen Debe escribir las causas que dieron origen al examen: documento autoritario del mismo, as como la especificacin de s ste se lleva a cabo en cumplimiento de la programacin anual de control, de acuerdo a clusulas contractuales, atencin de una denuncia o pedido especfico del Congreso de la Repblica u otra autoridad gubernamental. 2) Objetivos, Alcance y Naturaleza del Examen

Objetivo Estn referidos a lo que se espera alcanzar como resultado del examen, cuya respuesta debe estar plasmada en las correspondientes observaciones y conclusiones. Debe prestarse especialmente cuidado al exponer los objetivos programados tratando de ser especficos antes que genricos, de modo de no crear falsas expectativas o interpretaciones errneas por parte de los futuros usuarios de los informes, especialmente en los casos en que los objetivos hayan sido particularmente especficos sobre aspectos limitados o puntuales de la gestin.

Alcance Debe especificar que el examen se llev a cabo, en todos los casos, de acuerdo con las Normas de Auditora Gubernamental (NAGU), con las Normas de Auditora Generalmente Aceptadas aplicables as como con las Normas Especficas que correspondan al examen (BID, BIRF, AID u otras). De no haberse considerado alguna NAGU, debe detallarse en esta parte del informe las razones por las cuales se produjo este alejamiento y su efecto en los resultados de la auditora. Naturaleza del Examen Debe precisarse el tipo de examen llevado a cabo, sea ste auditora de gestin, de tipo combinado financiero de gestin o se trate de un examen especial. 3) Antecedentes y Base Legal Es la parte del informe donde, el auditor hace referencia a la naturaleza de la entidad. Asimismo, resulta conveniente incluir detalles adicionales, como la estructura orgnica, las principales actividades a cargo de la entidad y del rea, examinadas. Estos aspectos ayudarn a situar en escena al usuario del informe para apreciar en forma apropiada los aspectos mencionados en el informe. La base legal debe incluir toda la informatividad aplicable a la entidad y a las operaciones examinadas, entre ellas: Ley de Creacin. Reglamento de la Ley de Creacin. Normatividad concernientes a los sistemas administrativos en vigencia. Reglamentacin de organismos reguladores. Normatividad interna aplicable. 4) Comunicacin de Hallazgo de Auditora Llevada a cabo por el auditor a los funcionarios y servidores de la entidad auditada, en cumplimiento de la NAGU 3.60, debe consignarse en forma breve en esta parte del informe. Si tal comunicacin no mereci respuesta, total o parcial, debe hacerse mencin de este hecho. Declaraciones sobre logros notables de la entidad

La Contralora General de la Repblica considera que puede ser importante trasmitir a los usuarios del informe la imagen ms imparcial posible, efectuando un esfuerzo consciente orientado a que ste mantenga el equilibrio y la perspectiva adecuada. Los logros alcanzados por la entidad durante el examen, relacionados con el alcance y objetivos de la auditora, deben ser evaluados apropiadamente por el auditor para decidir su inclusin en el informe. Para incluir comentarios de carcter positivo en el informe, stos deben reunir las caractersticas siguientes: Haber sido constatados durante el examen. Estar suficientemente documentados. Ser significativos. Estar comprendidos en el alcance de la auditora. Ser necesarios para el cumplimiento de los objetivos. Esta referencia a situaciones comunes o extendidas dentro de la entidad. Entre los logros que puedan merecer comentarios positivos en el informe se seala: Esfuerzos para medir el desempeo. Cumplimiento de los objetivos y metas previstas. Implementacin oportuna y apropiada de recomendaciones contenidas en informes de auditora anteriores. Idoneidad del control interno. Es recomendable el empleo de comentarios positivos cuando se trate de resaltar esfuerzos extraordinarios efectuados por la entidad, para superior problemas que requieren perodos mayores de tiempo o, cuando se trata de presentar dichos esfuerzos como acciones ejemplarizadas o se busca en generar un efecto multiplicador frente a entidades de gestin similar (ejemplos: hospitales, instituciones educativas y otros). Relacin de funcionarios a cargo de la entidad Cada informe debe incluir la relacin de las personas responsables de las actividades examinadas y comprendidas en las observaciones. Esta relacin debe incluirse como anexo, haciendo referencia en la Introduccin del informe, su codificacin interior, para que permita su adecuada localizacin. La informacin bsica que debe tener esta relacin es la siguiente:

Perodo Nombres y DN Cargo Apellidos I desempe ado Desd Hasta e

Responsabili Condici Direccin dad n Domicilia Administrativ laboral ria a OBS N MOTI VO

El ltimo dato (direccin) podr reservarse, previa autorizacin del nivel gerencial correspondiente de la Contralora General de la Repblica. Esta informacin no es aplicable para los informes de auditora que emitan los rganos de Auditora Interna y Sociedades de Auditora Independiente designadas por el Organismo Superior de Control, (CGR).

FORMULACIN DE CONCLUSIONES Las conclusiones, son juicios del auditor, de carcter profesional, basados en las observaciones formuladas como resultado del examen. Estn referidas a la evaluacin de la gestin de la entidad examinada, en cuanto al logro de las metas y objetivos, utilizacin de los recursos pblicos, en trminos de eficiencia y economa y cumplimiento de la normativa legal. Cuando sea pertinente, las conclusiones deben indicar la naturaleza de la responsabilidad incurrida por los funcionarios o servidores pblicos (administrativa, civil o penal). Cuando la responsabilidad determinada sea de carcter penal, sta deber ser revelada en trminos de presuncin de delito. Para este fin el auditor debe obtener la asesora legal necesaria. Cada conclusin debe estar referenciada con la observacin correspondiente, que expondr los detalles del hecho u operacin examinada.

OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES La ms extensa e informativa del informe, y que en oportunidades puede comprender varios captulos, es aquella en que se desarrollan las observaciones de auditora. Estas constituyen el mensaje fundamental que el auditor desea comunicar, mediante la presentacin del informe. Las observaciones, si bien pueden ser definidas en muchos sentidos, para efectos

de la auditora de gestin, estn referidas a cualquier situacin deficiente e importante identificada en el examen, que puede motivar oportunidades de mejoras. Durante el desarrollo de la fase de ejecucin se identifican hechos o circunstancias que afectan en forma significativa la gestin de la entidad auditada, tales como deficiencias en el control gerencial que inciden en la eficiencia y economa de las operaciones o en el logro de los objetivos y metas programadas; en tales casos, el resultado obtenido adquiere la denominacin de hallazgo de auditora. Sin embargo, para su presentacin en el informe, tales hallazgos conjuntamente con la evaluacin de los comentarios de la entidad se convierten en observaciones. Se connota que el trmino observacin est reservado para el informe de auditora y se refiere a asuntos tales como: Inefectividad en el logro de objetivos y metas. Ineficiencia en las operaciones. Desperdicio de recursos. Incumplimiento de leyes, reglamentos o polticas internas. Las observaciones deben incluir evidencia suficiente, competente y pertinente relacionada con los resultados de la evaluacin practicada en la entidad, as como respecto al uso de recursos pblicos en trminos de efectividad, eficiencia y economa. El informe de auditora presenta nicamente los comentarios sobre observaciones significativas. Los asuntos de menor importancia son comunicados por el auditor encargado a los funcionarios responsables de la entidad mediante un memorndum o documento equivalente. Las observaciones tambin deben incluir la informacin necesaria respecto de los antecedentes, as como toda informacin que, a juicio del auditor, permita apreciar mejor las circunstancias que incidieron significativamente en los hechos observados, tal como las dificultades encaradas por los funcionarios para tomar decisiones. PRESENTACIN DE LAS OBSERVACIONES Para su presentacin cada observacin debe tener en cuenta los aspectos siguientes: Sumilla. Punto bsico de la observacin. Elemento de la observacin. Comentario de la entidad. Recomendaciones. Sumilla Se refiere al ttulo el asunto observado, el cual debe indicar con claridad la naturaleza de las deficiencias que se encontraron. La sumilla busca identificar el

problema principal que ser desarrollado. Existen dos formas para presentar la sumilla: En la medida de lo posible, la sumilla debe ser positiva. Por ejemplo podra indicar: Necesidad de fortalecer los controles internos en el Area de Abasteciomientos. Como se considere, la sumilla podra tambin adoptar un tono negativo. Por ejemplo: Deficiencias en la construccin de la Carretera Corredor Vial del Sur. En otras circunstancias, la sumilla podra igualmente incluir el efecto cuantificado. Por ejemplo, podra indicar posibilidad de obtener ahorros de S/. 250,000 anuales mediante una afectiva gestin del proceso de adquisiciones. Punto Bsico de la Observacin El punto bsico de cada observacin debe ser resumido en forma breve, al comenzar su desarrollo. Este resumen, el cual en extensin no debe exceder un prrafo , establece el tono de los contenidos que siguen y proporciona al usuario del informe una breve sinopsis de la observacin y una adecuada perspectiva. Esta forma de presentacin le dice al usuario del informe que supere una descripcin sustentada que le permitir tener una visin integral del asunto examinado. ELEMENTO DE LA OBSERVACIN Despus de ello el auditor debe presentar los elementos de cada observacin con la informacin suficiente que motive al usuario del informe a adoptar una accin. Debe sealarse la deficiencia que hemos encontrado (condicin), la norma aplicable (criterio), el efecto que tuvo (o que podra tener en el futuro) y, lo que la origin (causa). Sin repetirse los datos consignados en la introduccin del informe deben incluirse aquellos aspectos generales sobre el rea o actividad a que se refiere la observacin; esto es importante para ubicar apropiadamente el usuario del informe en la escena de los hechos. Condicin: Prrafo(s) en los cuales el auditor describe la situacin deficiente determinada en el examen. De considerarse conveniente se presentarn algunos ejemplos, inclusive fotografas o grficos para la mejor descripcin de los hechos observados. Criterios: Prrafo(s) donde el auditor detalla el estndar contra el cual ha medido o comparado la condicin. Tratndose de normas (legales, operativas o de control); debe citarse en forma expresa la parte de la norma no aplicada. Lo que debe o debi ser. Causa: Prrafo(s) donde el auditor detalla las razones por las cuales, a su juicio, ocurri la condicin observada; el motivo por el cual no se cumpli el criterio especificado. El auditor debe emplear al mximo de su habilidad y juicio profesional para

identificar la causa de cada observacin y recomendar lo pertinente. Por qu ocurri la condicin. Efecto: Es la consecuencia real o potencial, cuantitativa o cualitativa de la condicin descrita. La descripcin apropiada del efecto es indispensable para apreciar la importancia de la condicin y lograr que la administracin de la entidad acoja positivamente la recomendacin presentada. La diferencia entre lo que y lo que debi ser. Una manera apropiada de presentar el efecto consiste en revelarlo en trminos cuantitativos, detallando las prdidas o ahorros potenciales de recursos calculados por la auditora. Cuando esto sea posible, debido a la naturaleza de la condicin, los efectos, reales o potenciales, deben ser descritos. COMENTARIO DE LA ENTIDAD El informe de auditora debe incluir, adems de la observacin, los comentarios y/o aclaraciones presentados por los funcionarios responsables de la entidad comprendidos en las observaciones. Esta informacin debe ser incluida en forma breve pero, sin dejar de reflejar el sentido de la misma. Tambin debe incluirse a continuacin la opinin del auditor resultante de la evaluacin practicada sobre tal informacin. Es importante que en un informe que incluya diversas observaciones, los comentarios de la entidad y la evaluacin del auditor se muestren en forma individual, conjuntamente con la observacin correspondiente. RECOMENDACIONES Las recomendaciones, constituyen las medidas sugeridas por el auditor a la administracin de la entidad examinada para la superacin de las observaciones identificadas. Deben estar dirigidas a los funcionarios que tengan competencia para disponer su adopcin y estar encaminadas a superior la condicin y las causas de los problemas. Las recomendaciones deben ser formuladas en tono constructivo y fluir de la conclusin correspondiente, teniendo en consideracin que las medidas recomendadas sean lo ms especficas posibles, factibles de implementar y tenga una relacin costo/beneficio apropiada. Este rubro tambin debe incluir las recomendaciones significativas determinadas en auditora anteriores, no superadas que estn relacionadas con los objetivos de la auditora. Al desarrollar recomendaciones el auditor debe considerar: Las circunstancias que ayuden o estorben a la entidad para alcanzar los criterios especificados. Cursos alternativos de accin para la recomendacin. Efectos positivos y negativos, que pudieran derivarse de la aplicacin de la recomendacin.

Factibilidad y costo de implementar la recomendacin. Impacto en la normatividad vigente. ANEXOS DEL INFORME Los anexos podrn ser utilizados a fin de lograr el mximo de concisin y claridad en el informe, de modo que complementen o amplen los datos contenidos en l. Los anexos pueden estar referidos, entre otros aspectos a: Comentarios o aclaraciones presentadas por los funcionarios comprendidos en las observaciones. Documentos adicionales para el mejor sustento de la observacin, tales como: cuadros, informes tcnicos y/o legales necesarios. Fotografa a color, grficos o mapas, segn la naturaleza de la observacin. Utilizacin de fotografas y otros medios visuales La informacin financiera y presupuestaria que corresponda al perodo examinado y sea de inters o tenga relacin con las observaciones formuladas, deber incluirse como anexo al informe. Para tal efecto, la naturaleza de la informacin y su grado de detalle debe ser determinada por el auditor encargado. Las fotografas a color u otros medios visuales, dibujos o mapas, pueden ser ms efectivas si son utilizadas como parte del informe para sustentar las observaciones identificadas o, en la evaluacin de los comentarios de la entidad, en lugar de considerarla como anexos. Cuando se incluya tales ayudas en el informe debe utilizarse un ttulo que describa en forma breve lo que muestra, por ejemplo cada fotografa. Si tales elementos son adecuadamente utilizados, ellos pueden enfatizar los puntos clave del informe y reducir la cantidad de detalles que seria necesario revelar en el texto. Las fotografas y otros medios visuales deben incluirse en el borrador del informe. Ellas sern revisadas por el jefe de equipo encargado y el supervisor como parte del proceso de elaboracin del informe con el objeto de asegurarse que son apropiadas antes de aprobar su inclusin en el informe. APROBACIN DEL INFORME DE AUDITORA Y REMISIN A LA AUDITADA Concluido el procesamiento del informe, este es elevado sucesivamente al nivel gerencial correspondiente y al Despacho del Contralor General para su aprobacin final y remisin a los funcionarios de la entidad auditada responsables de adoptar acciones correctivas, respecto a sus observaciones, conclusiones y recomendaciones y, a las dems personas autorizadas para recibir los informes. De acuerdo a las polticas la Contralora General de la Repblica sobre distribucin de informes, se podr remitir copia de ellos a otros funcionarios de la entidad auditada

que estn en capacidad de adoptar acciones correctivas, as como tambin ponerlos a disposicin del pblico. Los rganos de Auditora Interna que lleven a cabo auditoras en las entidades a la que pertenecen, deben remitir los informes resultantes a la autoridad de mayor jerarqua institucional, y simultneamente a la Contralora General de la Repblica. En el caso de informes elaborados por Sociedades de Auditora Independiente designadas por la Contralora General de la Repblica para auditar entidades del Estado, su remisin se realizar directamente a la entidad contratante y simultneamente al Organismo Superior de Control. SEGUIMIENTO DE MEDIDAS CORRECTIVAS El trabajo de la auditora de gestin no sera de utilidad, si no se lograran concretar y materializar las recomendaciones incluidas en el informe, las mismas que deben traducirse en mejoras en los niveles de efectividad, eficiencia y economa en las operaciones que realizan las entidades, as como en el fortalecimiento del control gerencial inherente a los funcionarios que tienen a su cargo los procesos de direccin y gerencia. El seguimiento de medidas correctivas es una actividad que desarrollan los rganos conformantes del Sistema Nacional de Control, con el objeto de establecer el grado de superacin de las observaciones efectuadas por los auditores, as como evaluar las acciones adoptadas por la administracin de la entidad para implementar las recomendaciones incluidas en el informe de auditora. El acto de implementacin de recomendaciones debe ser dirigido por la alta direccin de la entidad auditada, con el apoyo de un consultor externo, si fuera el caso, a fin de establecer mecanismos de evaluacin contina, metdica y detallada del aludido proceso. El seguimiento de medidas correctivas que realicen los rganos del Sistema Nacional de Control, debe incluir los resultados de las acciones adoptadas por la entidad que fuera examinada con anterioridad, a efecto de establecer en que medidas fueron implementadas las recomendaciones y superadas las observaciones consignadas en el informe de auditora. Este trabajo puede formar parte del examen que se efecta a la misma entidad, o ser preparado en forma independiente, segn las circunstancias. Los resultados de la evaluacin de medidas correctivas, deben presentarse a travs de un cuadro resumen que incluya: Detalle de las observaciones y recomendaciones comprendidas en el informe anterior. Acciones adoptadas por la entidad.

 Evaluacin del auditor sobre las acciones adoptadas por la entidad. rea responsable de implantar la recomendacin Consideracin si la recomendacin fue implementada y la observacin superada.