UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SAN MARCOS OFICINA GENERAL DE PLANIFICACIN

OFICINA DE PLANES Y PROGRAMAS

UNIDAD DE DIAGNSTICO ACADMICO ADMINISTRATIVO

ENERO 2011

FORMULACIN DEL DIAGNOSTICO ESTRATGICO DE LA UNMSM

NDICE
1. 2. 3. 4.

CONCEPTO OBJETIVOS GENERALES OBJETIVOS ESPECFICOS BASE LEGAL

5.

CONSIDERACIONES A TENER EN CUENTA

6.

Proceso de formulacin
A) MATRIZ FODA
ANALISIS EXTERNO ANALISIS INTERNO

1.

9 10

PASOS PARA PRIORIZAR EN EL DIAGNOSTICO DE ANALISIS EXTERNO EN EL DIAGNOSTICO DE ANALISIS INTERNO PAUTAS: RESPONSABILIDADES PAUTAS: PLAZOS STRUCTURA DEL DIAGNOSTICO: FACULTADES, ESTRUCTURA DEL DIAGNOSTICO: ADMINISTRACION CENTRAL Y DEPENDENCIAS. ANEXOS (EJEMPLOS) MATRIZ

CONCEPTO El diagnstico estratgico es una herramienta muy eficaz para pensar, interpretar, organizar, y concentrarse en informacin acerca del futuro, para la planificacin y la toma de decisiones estratgicas, que permita orientar o reorientar los objetivos, las estrategias, las metas y las actividades, sin dejar de mirar la visin y misin institucional. DESARROLLO Para ello se hace necesario identificar, analizar y monitorear los factores internos y externos de las Facultades, la Administracin Central y de la Universidad en su conjunto, que de una u otra manera, a travs del tiempo influyen positivamente (oportunidades y fortalezas) y negativamente (amenazas y debilidades) la visin y misin de la institucin.

OBJETIVOS GENERALES Y ESPECFICOS

Objetivos Generales Fomentar una cultura de seguimiento y anlisis a nivel macro y micro de los Planes de desarrollo (Estratgicos y Operativos) de la Universidad. Buscar que los responsables de la planificacin universitaria de las Facultades y dependencias Administrativas, cuenten con una herramienta para la formulacin del Diagnostico Estratgico.

Objetivos Especficos Contar con el Diagnstico Estratgico en donde se vea con transparencia la situacin de todos los recursos que utiliza la universidad en el cumplimiento de su misin, as como la calidad de los productos que ofrece a la sociedad. Proponer los cambios que sean necesarios en los Planes de Desarrollo de la Universidad, si as lo determina el Diagnstico Estratgico.

BASE LEGAL
Ley

Universitaria Estatuto Universitario Ley de Gestin Presupuestaria Ley de Presupuesto de la Repblica Ley del Sistema de Inversin Pblica Ley del Transparencia y acceso a la Informacin Pblica

CONSIDERACIONES A TENER EN CUENTA

a) En esta etapa hay que tener muy en cuenta que las evaluaciones y anlisis deben de alcanzar estndares de calidad, con la finalidad de ver con exactitud los acontecimientos positivos y negativos que han regido los destinos de la universidad; de ah la importancia de la participacin de los responsables de las diferentes Unidades Orgnicas de las Facultades y dependencias Administrativas de la universidad. b) Las Autoridades, Directivos y Funcionarios tienen que: Ser sumamente observadores para que puedan identificar, seleccionar, priorizar y analizar los problemas para resolverlos. Tener un alto liderazgo que convenza a los miembros de las facultades y a las dependencias de la administracin central, para que participen en la formulacin del Diagnstico Estratgico; aun sabiendo que hay mucha resistencia al cambio.

Ser conscientes de que, antes de formular los planes de desarrollo de corto, mediano y largo plazo, primero deben conocer a ciencia cierta cuales son los resultados del Diagnostico Estratgico.

c) La formulacin del diagnstico es de obligatorio cumplimiento de las Unidades Orgnicas de las Facultades, Dependencias Administrativas (Adm. Central), y de la universidad en su conjunto que desarrollen sus actividades de acuerdo a la Ley Universitaria, Estatuto Universitario, Reglamento de Organizacin y Funciones, Manual de Organizacin y Funciones y Plan-Presupuesto Institucional.

d) Responsabilidades El Seor Decano de la Facultad, los funcionarios equivalentes en las Dependencias Administrativas y CENPROs son los responsables de la revisin, aprobacin y remisin del Diagnstico Estratgico. Los directores de las diferentes Unidades Orgnicas de las Facultades (Consejo de Facultad, Direccin Acadmica, Direccin Administrativa, Direccin de Escuela, Unidad de Post Grado, CEUPS CENPRO e Institutos de Investigacin, y otros) y el Jefe de Planificacin, Presupuesto y Racionalizacin, son los responsables de la coordinacin y formulacin del Diagnostico Estratgico, a travs del SIGF Quipucamayoc, segn los formatos y caractersticas que dicho Sistema muestra. La Oficina General de Planificacin, es responsable de la coordinacin y asesora a las Facultades, Dependencias Administrativas y CENPROs de la Universidad, correspondindole la consolidacin de la Informacin y el proyecto del Diagnstico Estratgico.

e) Plazos Este diagnstico estratgico deber ser elaborado en el Sistema Quipucamayoc y entregado mediante oficio del Decano o Jefe de Oficina General segn el caso, a la OGPL en la fecha que se determinar. f) Las Facultades y las Oficinas Generales de la Administracin Central formularn su Diagnstico Estratgico, en base a los Diagnsticos elaborados por sus Unidades dependientes, considerando los documentos de gestin de la universidad tales como los de Racionalizacin, Planes de Desarrollo, Presupuesto, Normativa, entre otros.

PROCESO DE FORMULACIN
Se ha escogido la utilizacin del Diagnstico Estratgico (anlisis FODA), debido a que es el instrumento ms aceptado y conocido en materia de planificacin. As como los planificadores de nuestra universidad estn familiarizados con este instrumento, ya que anteriormente lo han utilizado en la formulacin del Plan Estratgico Institucional y de las Facultades.

ANLISIS FODA CONCEPTO

Es el conocimiento exacto de la situacin de las caractersticas positivas y negativas de las Facultades y Dependencias Administrativas (Adm. Central) que se han confrontado con el entorno, y que est orientado principalmente a evidenciar las fortalezas y debilidades al interior de la institucin, y las amenazas y oportunidades que el ambiente presenta hoy en da y sobre todo lo que significar en el futuro.

El Anlisis FODA nos permite planificar en base a las siguientes consideraciones: Existencia de una realidad altamente competitiva, dinmica y cambiante. El Planificador es considerado como actor social de la realidad. Existencia de un entorno altamente determinante e influyente al interior de la universidad. Interrelacin interna y externa existente permite al planificador identificar los puntos fuertes, y con ellos la posibilidad de aprovecharlos e igualmente los puntos dbiles y con ello la posibilidad de superarlos.

Componentes para formular anlisis FODA

Anlisis Estratgico EXTERNO

Anlisis Estratgico INTERNO

OPORTUNIDAD ES

AMENAZAS

FORTALEZAS

DEBILIDADES

CONCEPTO DEL ANLISIS ESTRATGICO

EXTERNO

Es aquel que est referido a la recoleccin, evaluacin y anlisis de la informacin del entorno de nuestra universidad, en relacin a los aspectos Institucionales, tecnolgicos, Econmicos, Sociales, Culturales, Legales, Proveedores, Mercado, Competitividad, con el objeto de identificar las oportunidades y amenazas externas.

OPORTUNIDADES
Se formula en base a las situaciones, tendencias o hechos del ambiente que se tornan favorables para las Facultades, Oficinas Generales (Adm. Central) y de la Universidad en su conjunto, que se deben aprovechar para incrementar sus ventajas competitivas.

Para identificar las oportunidades tenemos que realizar las siguientes acciones:
a)Lograr

el trabajo en equipo (autoridades, docentes, estudiantes, egresados, y trabajadores). b)Analizar la informacin de los registros estadsticos, publicaciones especializadas y peridicas, opiniones de expertos, y otros. c)Analizar los hechos, tendencias, y acciones del entorno que se estn planificando o ejecutando en los aspectos Institucionales, tecnolgicos, logro de la misin y los objetivos previstos.

Econmicos, Sociales, Culturales, Legales, Proveedores, Mercado, Competitivos, que constituyen circunstancias aprovechables para el Para tener xito en este tipo de anlisis, hay que plantearse entre otras las siguientes preguntas:
a)Cules

son las oportunidades que pueden aprovecharse para lograr nuestros objetivos?. b)Qu oportunidades econmicas pueden aprovecharse para alcanzar nuestra misin y visin?. c)Qu oportunidades culturales pueden emplearse para lograr nuestros objetivos?. d)Qu debilidades posee la competencia para lograr nuestros objetivos?. e)Otros. NOTA: Identificar las oportunidades que tiene la universidad, basndose en las preguntas realizadas. Para una mejor comprensin o como un ejemplo, presentamos en el anexo N 1 algunas oportunidades que tiene UNMSM.

AMENAZAS:
Se formulan tomando en cuenta los hechos, situaciones, o caractersticas actuales del medio que nos rodea que ponen en riesgo el cumplimiento de la misin institucional de las Facultades, Dependencias Administrativas (Adm. Central), y de la Universidad en su conjunto, situacin que debemos revertir para no perder nuestras ventajas competitivas.

Para identificar las amenazas tenemos que realizar las siguientes acciones:
a)

Logrando el trabajo en equipo (autoridades, docentes, estudiantes, egresados y trabajadores). Recurriendo a las fuentes de informacin: registros estadsticos, publicaciones especializadas, opiniones de expertos y otros. Analizando los hechos, tendencias, y acciones del entorno que se estn planificando, en los aspectos Institucionales, Tecnolgicos, Econmicos, Sociales, Culturales, Legales, Proveedores, Mercado, Competitivos, que constituyan riesgos para el logro de objetivos de la universidad.

b)

c)

Para tener xito en este anlisis, hay que plantearse entre otras las siguientes preguntas:
a)

Cules son los cambios polticos que amenazan nuestra misin, visin y objetivos?.

b)

Qu tendencias econmicas constituyen amenaza para el logro de nuestros objetivos?.

Qu aspectos legales afectara la misin de nuestra universidad?. Qu creencias y costumbres afectan la misin de nuestra universidad?.

c) d) e)

Otros.

NOTA: Identificar las amenazas que tiene la universidad, basndose en las preguntas realizadas. Para una mejor comprensin o como un ejemplo, presentamos en el anexo N 2 algunas amenazas a la U.N.M.S.M.

CONCEPTO DEL ANLISIS ESTRATGICO INTERNO

El Anlisis Estratgico Interno es el proceso de recoleccin, evaluacin y anlisis de la informacin, con l reconoceremos si nuestros recursos y productos son fortalezas o debilidades institucionales. Todos los recursos as como la produccin de la universidad son materia de anlisis (potencial humano, recursos tecnolgicos, recursos econmicos, infraestructura, equipos, productos, procesos, cultura organizacional, etc).

FORTALEZAS:
Se formulan observando los aspectos positivos de los recursos y actividades internas con que cuentan las Facultades, Dependencias Administrativas (Adm. Central) y la Universidad en su conjunto, es un elemento muy favorable para el cumplimiento de los objetivos, y nos pone en ventaja competitiva en relacin a otras universidades.

Para identificarlas tenemos que realizar las siguientes acciones:

Lograr el trabajo en equipo (autoridades, docentes, estudiantes, egresados y trabajadores) Analizar la informacin de los registros estadsticos, publicaciones especializadas y peridicas, opiniones de expertos, y otros.

Analizar las interrelaciones de las reas funcionales de la facultad, Dependencias Administrativas (Adm. Central) y de la Universidad en su conjunto, en los aspectos del: potencial humano, recursos tecnolgicos, recursos econmicos, infraestructura y equipos, productos, proceso, y cultura organizacional; que constituyen potencialidades y ventajas competitivas en relacin con otras universidades.

Para tener xito en este tipo de anlisis, hay que plantearse entre otras las siguientes preguntas:

Cules son las fortalezas General/Universidad?

del

potencial

humano

de

la

Facultad/Oficina

Cules son las fortalezas en recursos tecnolgicos, y econmico de la Facultad/Oficina General/Universidad? Cules son las fortalezas competitivas de la Facultad/Oficina General/Universidad?

Otros.

NOTA: Identificar las fortalezas que tiene la universidad, basndose en las preguntas realizadas. Para una mejor comprensin o como un ejemplo, presentamos en el Anexo N 3 algunas fortalezas de la U.N.M.S.M.

DEBILIDADES:
Estas se formulan en funcin a las caractersticas negativas o deficiencias de los recursos de la organizacin, que se constituyen en obstculos para el logro de los objetivos trazados, colocndonos de este modo en evidente desventaja frente a nuestros competidores.

Para identificarlas tenemos que realizar las siguientes acciones:

a) b)

Lograr el trabajo en equipo (autoridades, docentes, estudiantes, egresados, y trabajadores).

Analizar la informacin de los registros estadsticos, publicaciones especializadas y peridicas, opiniones de expertos, y otros.
Analizar las interrelaciones de las reas funcionales de la Facultad, de las Dependencias Administrativas (Adm. Central), y la universidad en su conjunto, en los aspectos del: potencial humano, recursos tecnolgicos, recursos econmicos, infraestructura y equipos, productos, proceso, y cultura organizacional; que constituyen limitaciones y vulnerabilidades para la misin, objetivos, y estrategias.

c)

Para tener xito en este tipo de anlisis, hay que plantearse entre otras las siguientes preguntas:
a)

Cules son las debilidades del potencial humano? (Facultades, Adm. Central, y la UNMSM). Cul es la motivacin del potencial humano? (Facultades, Adm. Central, y la UNMSM). Cul es la situacin de los recursos econmicos y financieros? (Facultades, Adm. Central, y la UNMSM). Cmo estn los recursos tecnolgicos, infraestructura y equipos?.

b) c)

d) e) f) g) h)

Cules son las debilidades de los productos, as como el proceso de sus procedimientos?.
Cmo nos ven nuestros clientes?. Cules son las debilidades en la cultura organizacional?. Otros.

NOTA: Identificar las debilidades que tiene la universidad, basndose en las preguntas realizadas. Para una mejor comprensin o como un ejemplo, presentamos en el Anexo N 4 algunas debilidades de la U.N.M.S.M.

PASOS PARA PRIORIZAR OPORTUNIDADES, AMENAZAS, FORTALEZAS Y DEBILIDADES

Identificadas las oportunidades, amenazas, fortalezas y debilidades, a continuacin elaborarn un listado de las mismas de acuerdo al contenido de los cuadros (Anexos del 1 al 4) por separado, un ejemplo detallamos en el anexo 5. Asignar un puntaje a cada fortaleza en una escala de 1 a 4, otorgando mayor puntuacin a aquellas que considere mas importante, y luego reagrupar las fortalezas por puntuacin descendente, y enlstarlas en el cuadro de priorizacin; un ejemplo detallamos en el anexo 6. Repetir el procedimiento para las debilidades, oportunidades y amenazas.

E) ESTRUCTURA DEL DIAGNOSTICO: FACULTADES

INVESTIGACION
FORMACION ACADEMICA

SITUACIN DE LA GESTION ACADEMICA

EXTENSION UNIVERSITARIA

CENTROS DE PRODUCCION

DIAGNOSTICO: FACULTADES
PLANIFICACIN, PRESUPUESTO,
RACIONALIZACI NY

PERSONAL

ESTADSTICA

TECNOLOGA EDUCATIVA

SITUACIN DE LA GESTIN ADMINISTRATIVA

ADMINISTRAT IVA

COORDINACI N

CURRICULAR

CALIDAD ACADMICA Y ACREDITACIN

DEPARTAMENT O ACADMICO

F) ESTRUCTURA DEL DIAGNSTICO: DEPENDENCIAS DE LA ADMINISTRACIN CENTRAL

1)PERSONAL 6) SIMPLIFICACIN ADMINISTRATIVA 2)PLAN DE TRABAJO

5)RACIONALIZACI
N

SITUACIN DE LA GESTION ADMINISTRA TIVA

3) RECURSOS ECONMICOS

4)PROCEDIMIE NTOS

ANEXOS (EJEMPLOS)

ANEXO N 1
ASPECTOS Institucional es Tecnolgicos Econmicos Sociales Culturales Legales Proveedores Mercado Competencia OPORTUNIDADES

Modernizacin del Sector Educacin. Convenios vigentes y otros potenciales. Alianzas estratgicas. Mundializacin de la Tecnologa de punta.
Clientes externos. Necesidad del pas de mayores investigaciones. Pas rico en diversidad cultural. Proyecto de la Constitucin del Estado. Proyecto de Ley Universitaria. Proveedores con insumos, productos, etc. de alta calidad. Abierto para ofertar nuestros productos (profesionales, bienes y servicios). La globalizacin permite que todas las universidades compitan en las mismas condiciones.

ANEXO N 2
ASPECTO S Institucio nales Tecnolgi cos
AMENAZAS Escasa coordinacin con otras instituciones. Poltica de privatizacin del gobierno. Equipos tecnolgicos con precios altos. Ministerio de Economa y Finanzas aplica cultura de incumplimiento de la Ley (homologacin de remuneraciones docentes) Poltica econmica del gobierno hace imposible la gratuidad de la enseanza. Gobierno no permite endeudamiento externo a las universidades. Empresarios poco identificados con el pas Sueldos bajos Deficiencia en vivienda, salud, educacin, trabajo. Poblacin cada da ms pobre. Sociedad peruana no le tiene confianza a los poderes del Estado.

Econmic os

Sociales

ASPECTOS Culturales

Legales

Proveedore s Mercado Competenci a

AMENAZAS No reconocen realmente los derechos constitucionales de los grupos sociales, especialmente tnicos del interior del pas. Existencia marcada de racismo. Ley de presupuesto atenta contra el desarrollo integral de la universidad. Ley Universitaria desfasada, no permite una gestin de calidad integral. Productos de proveedores son costosos. Mercado externo es poco proclive a los productos de UNMSM. (Profesionales, bienes y servicios). Universidades, Institutos, otros que brindan profesionales, tcnicos, bienes y servicios de alta calidad.

ASPECTOS Potencial Humano Recursos Tecnolgicos Recursos Econmicos

ANEXO N 3

FORTALEZAS Profesionales y tcnicos especializados. Preocupados por la situacin de la universidad. Con ganas de superarse. Existe una cultura innovadora por parte de las autoridades. Produccin de bienes y servicios, generan ingresos econmicos a las facultades. Aproximadamente 50% de las facultades cuentan con aulas, oficinas acadmicas y administrativas, baos, pasadizos y otros, de calidad. Las facultades y la administracin central, cuentan con equipos de cmputo de alta generacin. La UNMSM, cada da esta mejorando la calidad de los productos que ofrece a la sociedad.

Infraestructur a y Equipos
Productos

Procesos
Cultural Organizaciona

Gestin acadmica y administrativa, mejorando constantemente. Aplicacin de reingeniera en la UNMSM.

ASPECTOS Potencial Humano

ANEXO N 4

DEBILIDADES Dbil de liderazgo. Poca motivacin del personal. Incertidumbre y desconfianza. Hay aun Facultades y Oficinas Generales que siguen usando equipos de cmputo obsoletos. Limitados recursos financieros. Existencia de hacinamiento en Ambientes acadmicos y administrativos. Deficiente racionalidad en la distribucin de los espacios. Mobiliario demasiado grande y muchos de ellos no son necesarios. Formacin de profesionales aun no alcanzan calidad competitiva. Investigaciones no estn acordes con la realidad del pas. Inadecuada extensin universitaria. Inadecuada gestin acadmica- administrativa. No se ha logrado integrar los valores, creencias, y entendimientos de los integrantes de la comunidad universitaria.

Recursos Tecnolgicos Recursos Econmicos Infraestructur a

Productos

Procesos Cultura Organizacional

ANEXO N 5 LISTADO DE FORTALEZAS, DEBILIDADES, OPORTUNIDADES Y AMENAZAS SEGN CONTENIDO DE LOS CUADROS

OPORTUNIDADES
Modernizacin del Sector Educacin 1. Convenios. 2. Alianzas estratgicas. 3. Mundializacin de la tecnologa de punta. 4. Clientes externos. 5. Necesidad del pas de mayores investigaciones. 6. Pas rico en diversidad cultural. 7. Proyecto de la Constitucin del Estado. 8. Proyecto de Ley Universitaria. 9. Proveedores con insumos, productos, etc. de alta calidad. 10. Mercado abierto para ofertar nuestros productos (profesionales, investigaciones, vinculacin, bienes y servicios). 11. La globalizacin permite que todas las universidades compitan en las mismas condiciones. NOTA: Repetir este mismo procedimiento con las Fortalezas, Debilidades y Amenazas.

ANEXO N 6

CUADRO DE PRIORIZACION DE FORTALEZAS

1 1. Estudiantes identificados con la misin y visin de la UNMSM. 2. Utilizacin de tecnologa de punta. 3. Nmero considerable de docentes con doctorado y maestras. 4. Profesionales y tcnicos especializados. X X PUNTAJE 2 3 4 X

Nota: Haga el mismo trabajo con las debilidades, oportunidades y amenazas.

LISTADO DE FORTALEZAS PRIORIZADAS

1.

2.
3.

4.

Estudiantes identificados con la misin y visin de la UNMSM. Utilizacin de tecnologa de punta. Nmero considerable de docentes con doctorado y maestras. Profesionales y tcnicos especializados.

LISTADO DE DEBILIDADES PRIORAZADAS

1.

2.
3. 4.

Falta de liderazgo y de comunicacin por parte de los de los responsables. Recursos humanos desalentados. Inadecuada gestin acadmica-administrativa. Productos aun no han alcanzado estndares de calidad (profesionales, investigaciones, vinculacin, bienes y servicios.

LISTADO DE OPORTUNIDADES PRIORAZADAS

1. 2. 3. 4.

Modernizacin del Sector Educacin. Alianzas estratgicas. Necesidad del pas de mayores investigaciones. Clientes externos.

LISTADO DE AMENAZAS PRIORAZADAS

1.
2.

3.

4.

Poltica de privatizacin del gobierno. Empresas privadas estn cerradas para nuestros practicantes. Ley de presupuesto atenta contra el desarrollo integral de la universidad. Universidades, Institutos, otros que brindan profesionales, tcnicos, bienes y servicios de alta calidad.

ANALISIS INTERNO FORTALEZAS DEBILIDADES

1. Falta de liderazgo y de comunicacin por parte de los de los responsables. 2. Recursos humanos desalentados. 3. Inadecuada gestin acadmicaadministrativa. 4. Productos aun no han alcanzado estndares de calidad (profesionales, investigaciones, vinculacin, bienes y servicios.

MATRIZ FODA
OPORTUNIDADES
1. Modernizacin del Sector Educacin. 2. Alianzas estratgicas. 3. Necesidad del pas de mayores investigaciones. 4. Clientes externos.

1. Estudiantes identificados con la misin y visin de la UNMSM. 2. Utilizacin de tecnologa de punta. 3. Nmero considerable de docentes con doctorado y maestras. 4. Profesionales y tcnicos especializados.

F/O (MAXI MAXI)

1.

D/O (MINI MAXI)

ANALISIS EXTERNO

AMENAZAS
1. Poltica de privatizacin del gobierno. 2. Empresas privadas estn cerradas para nuestros practicantes. 3. Ley de presupuesto atenta contra el desarrollo integral de la universidad. 4. Universidades, Institutos, otros que brindan profesionales, tcnicos, bienes y servicios de alta calidad.

F/A (MAXI MINI)

D/A (MINI MINI)

Mejorar la gestin econmica