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3. PLANEACIN DE CENTROS DE INFORMTICA.

"La planeacin consiste en fijar el curso concreto de accin que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrn de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo, y la determinacin de tiempos y nmeros necesarios para su realizacin".

3.1 Aplicacin de los niveles de planeacin.

Planeacin

"Planeacin es la seleccin y relacin de hechos, as como la formulacin y uso de suposiciones respecto al futuro en la visualizacin y formulacin de las actividades propuestas que se cree sean necesarias para alcanzar los resultados esperados".
Razones por las cuales es importante la planeacin

Propicia el desarrollo de la empresa al establecer mtodos de utilizacin racional de los recursos. Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro, ms no los elimina. Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las mayores garantas de xito. Mantiene una mentalidad futurista teniendo ms visin del porvenir y un afn de lograr y mejorar las cosas. Condiciona a la empresa al ambiente que lo rodea. Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas o empirismo. Reduce al mnimo los riesgos y aprovecha al mximo las oportunidades. Las decisiones se basan en hechos y no en emociones. Promueve la eficiencia al eliminar la improvisacin. Proporciona los elementos para llevar a cabo el control. Al establecer un esquema o modelo de trabajo (plan), suministra las bases a travs de las cuales operar la empresa. Disminuye al mnimo los problemas potenciales y proporciona al administrador magnficos rendimientos de su tiempo y esfuerzo. Permite al ejecutivo evaluar alternativas antes de tomar una decisin.
Ventajas de la planeacin Requiere actividades con orden y propsito: Se enfocan todas las actividades hacia los resultados deseados y se logra una secuencia efectiva de los esfuerzos. Se minimiza el trabajo no productivo. Se destaca la utilidad del logro. La diferencia es la utilidad del logro. La planeacin distingue entre la accin y el logro. Seala la necesidad de cambios futuros: La planeacin ayuda al gerente a visualizar las futuras posibilidades y a avaluar los campos clave para posible participacin. Capacita al gerente a evitar la entropa o tendencia a dejar que las cosas corran, a estar alerta a las oportunidades, y a ver las cosas como podran ser, no como son. Contesta a las preguntas "y qu paso s": Tales preguntas permiten al que hace la planeacin ver, a travs de una complejidad de variables que afectan a la accin que desea emprender. 1

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Proporciona una base para el control: Por medio de la planeacin, se determinan las fechas crticas desde el principio y se fijan la terminacin de cada actividad y las normas de desempeo, estas sirven de base de control. Ayuda al gerente a obtener status: La planeacin adecuada ayuda al gerente a proporcionar una direccin confiada y agresiva, capacita al gerente a tener a la mano todo lo necesario evitando que se diluyan o se anulen sus esfuerzos. 3.1.1 Planeacin estratgica. La planeacin estratgica es una de las herramientas administrativas que ha demostrado su utilidad en la gran mayora de las pequeas y grandes organizaciones; es el proceso por el que la alta direccin o gerencia establece la orientacin de una institucin u organizacin a largo plazo. Es una tcnica que facilita la labor de los directivos en la conduccin de las organizaciones. Refuerza el pensamiento de los directivos hacia el largo plazo ms que a la reaccin ante los problemas en el corto plazo. Proceso mediante el cual los ejecutivos disean la direccin a largo plazo de una entidad estableciendo objetivos especficos en el desempeo tomando en cuenta circunstancias internas y externas para llevar a cabo los planes de accin seleccionados. Se desarrolla dentro de las organizaciones en el nivel directivo, o el ms alto nivel de mando, la cual se realiza por medio de tcticas y procedimientos empleados al logro de un objetivo especifico. Caractersticas: Es original, en el sentido que constituye la fuente u origen para los planes especficos subsecuentes. Es conducida o ejecutada por los ms altos niveles jerrquicos de direccin. Establece un marco de referencia general para toda la organizacin. Se maneja informacin fundamentalmente externa. Afronta mayores niveles de incertidumbre en relacin con los otros tipos de planeacin. Normalmente cubre amplios perodos. No define lineamientos detallados. Su parmetro principal es la efectividad. Importancia La planeacin estratgica es una de las herramientas administrativas que ha demostrado su utilidad en la gran mayora de las pequeas y grandes organizaciones; es el proceso por el que la alta direccin o gerencia establece la orientacin de una institucin u organizacin a largo plazo. La planeacin estratgica es una tcnica que facilita la labor de los directivos en la conduccin de las organizaciones y que se considera como un conocimiento indispensable en la capacitacin de funcionarios de la seguridad social. La Planeacin Estratgica permite adaptar la empresa a nuevas y cambiantes circunstancias de operacin. Se trata de disear el futuro, la imagen objetivo, que sus directivos desean para la misma. En el proceso de planeacin se detectan oportunidades, ventajas competitivas, riesgos y debilidades vigentes de la empresa en un horizonte de anlisis. Como resultado de esto se elabora un documento que contiene las lneas de accin que permitirn a la empresa consolidar una posicin en su ambiente de desarrollo. Beneficios Visin de largo plazo. Claridad estratgica. Sinergia y optimizacin de recursos. 2

Trabajo en equipo. Satisfaccin de la comunidad.

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Ventajas La planeacin estratgica contribuye a anticiparse a los problemas, lo que permite al administrador dar soluciones oportunas. Reduce la posibilidad de cometer errores con sorpresas desagradables, las estrategias y objetivos son trazados en forma muy cuidadosa. Brinda a los gerentes lineamientos lgicos y consecuentes, con el desarrollo de las actividades para alcanzar los objetivos de la empresa a largo plazo. Desventajas La principal desventaja de la planeacin estratgica es la gran inversin de tiempo, personal y dinero. Algunas empresas utilizan personal especializado en planeacin, para formular estrategias, ellos requieren de nuevos espacios para sus oficinas, altos costos de investigacin de mercados, costos de adiestramiento de personal, etc. La empresa pequea que no tiene un departamento dedicado a la planeacin no puede seguir el proceso sistmico de planeacin estratgico. No obstante, se favorece siguiendo unos marcos bsicos.

3.1.2 Planeacin tctica.

Hace referencia al empleo efectivo de todos los elementos o recursos para el logro de las metas establecidas. La planeacin tctica define con claridad qu desea o qu pretende lograr su institucin o empresa, cmo y cundo se realizar esto y quin ser el encargado. Tambin conocida como media, se da en directivos medios. La planeacin tctica presenta caractersticas de ser un proceso continuo y permanente, orientado al futuro cercano, racionalizar la toma de decisiones, determinar cursos de accin, es sistmica ya que es una totalidad formada por el sistema y subsistemas. Es iterativa ya que se proyecta y debe ser flexible para aceptar ajustes y correcciones, es una tcnica cclica que permite mediciones y evaluaciones conforme se ejecuta, dinmica e interactiva con los dems y es una tcnica que coordina a varias actividades para conseguir la eficiencia de los objetivos que se desean alcanzar. La incertidumbre provocada por las presiones e influencias ambientales debe ser asimilada por la planeacin intermedia o tctica. Se debe convertir e interpretar en las decisiones estratgicas, del nivel ms alto, en planes concretos en el nivel medio, se convierte en planes que se pueden emprender y a su vez, subdividir y detallar en planes operacionales a ejecutarse en el nivel operativo. El nivel tctico es la toma de decisiones, el seguimiento y control parcial Una planeacin tctica trata de la seleccin de los medios por los cuales han de perseguirse objetivos especficos. Estos objetivos, en general, los fija normal- mente un nivel directivo en la empresa. La Planeacin Tctica toma un concepto de toma deliberada y sistemtica de decisiones que incluyen propsitos mas limitados, plazos ms cortos, reas menos amplias y niveles medios en la jerarqua. La planeacin tctica se refiere al empleo ms efectivo de los recursos que se han aplicado para el logro de objetivos dados y especficos. La planeacin tctica es el proceso mediante el cual los planes en detalle son llevados a cabo, tomando en cuenta el desarrollo de los recursos para realizar la planeacin estratgica. La plantacin tctica parte de los lineamientos sugeridos por la planeacin estratgica y se refiere a las cuestiones concernientes a cada una de las principales reas de actividad de la empresa. 3

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Partes de la Planeacin Tctica Objetivos.- Son los propsitos o fines hacia los que se encaminan las acciones o actividades de la organizacin. Polticas.- Son orientaciones o conceptos amplios que guan el pensamiento de todos aquellos a quien corresponde tomar decisiones. Procedimientos.- Es un plan que indica la cronologa secuencial ms adecuada para lograr ptimos resultados en cualquier rea de la organizacin. Reglas.- Son guas de accin, ms que para el pensamiento. Proyectos.- Es parte de un programa general, que puede ejecutarse en forma independiente. Programa.- Es un conjunto de planes tales como objetivos, polticas, presupuestos, procedimientos, reglas, recursos y todos los dems elementos necesarios para lograr lo propuesto. Presupuesto.- Es un plan en el que los resultados esperados se expresan en forma numrica. Caractersticas fundamentales Establece los canales o rutas por donde se desarrollarn las acciones. Define lo elementos clave o componentes crticos de xito para el seguimiento. Establece hasta dnde se va ha llegar dentro de una lnea de tiempo.

3.1.3 Planeacin operativa.

Es la manera de organizar al personal de acuerdo a sus capacidades y funciones que se le asignan dentro de su departamento: Ingeniero en sistemas de cmputo: Persona con los conocimientos ms profundos en el campo de la informtica, por lo general es el encargado de administrar los centros de cmputo. Lic. En sistemas de cmputo: Persona con conocimientos informticos enfocados al rea de la administracin. Supervisor de red: Persona capaz de administrar, supervisar y desarrollar las aplicaciones y el mantenimiento de la red. Analista de sistemas: Persona capacitada para analizar y solucionar los problemas o percances que surjan dentro de la empresa, elaborando para su desempeo (algoritmos, diagramas de flujo) y otros recursos del analista. Programador: Persona con amplios criterios y conocimientos en programacin, con los cuales desarrolla y programa las computadoras del centro de cmputo. Capturita de datos: Responsable de alimentar la informacin al sistema de cmputo, sus capacidades deben ser (velocidad en el uso del teclado, uso de procesador de texto, hojas de clculo, bases de datos y paquetera en general. Operador de computadora: Persona con amplios criterios que usa el sistema operativo y opera todos sus sistemas. Realiza una microplaneacin de las organizaciones de carcter inmediato, que detalla la forma en que las metas se cumplirn en su totalidad. La parte operacional incluye esquemas de tareas y operaciones debidamente racionalizados y sometidos a un proceso reduccionistas tpico del enfoque de sistema cerrado. Se organiza con base a los procesos programables y tcnicas computacionales, se preocupa del por qu hacer y cmo hacer, orientndose a la optimizacin y maximizacin de resultados. Su alcance es inmediato y local, distinguindose por definir las tareas operacionales y su problema bsico es la eficiencia. 4

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Los planes operativos son heterogneos y diversificados, pueden relacionarse con mtodos, dinero, tiempo o comportamientos. Si los planes operativos estn relacionados con mtodos se denominan procedimientos. Realmente planificar operativamente significa, convertir una idea en realidad, o el propsito de una accin que pueda ejecutarse por medio de varias vas posibles. Caractersticas: Se da dentro de los lineamientos sugeridos por la planeacin estratgica y tctica. Es conducida y ejecutada por los jefes de menor rango jerrquico. Trata con actividades normalmente programables. Sigue procedimientos y reglas definidas con toda precisin. Normalmente cubre perodos reducidos. Su parmetro principal es la eficiencia.

3.1.4 Planeacin de recursos.

En esta etapa de la planeacin el jefe, encargado administrador del centro de cmputo, organiza los recursos econmicos con que se cuenta, es decir, destina la cantidad de recursos necesarios para la subsistencia de cada departamento. La planeacin de recursos en un centro de cmputo es aquella que establece los objetivos y determina un curso de accin a seguir, de los siguientes elementos: Instalaciones: Edificios y acondicionamiento del mismo, plantas de emergencia, dispositivos de seguridad, etc. Equipo: Equipo de cmputo necesario para su funcionamiento, perifricos, etc. Materiales de produccin: Materias primas para su funcionamiento, as como materiales directos e indirectos.

3.1.5 Planeacin de personal.

Es un proceso utilizado para establecer objetivos de la funcin de personal y para desarrollar estrategias adecuadas para alcanzar tales objetivos. La planeacin de recursos humanos puede hacerse de una manera relativamente formal o informal. El proceso de planeacin de recursos humanos tiende a seguir un modelo congruente que comprende: objetivos organizacionales, pronsticos, planes y programas, evaluacin. Responde a cambios o reducciones internas de personal as como las rpidas y cambiantes influencias de la sociedad incluyendo innovaciones tecnolgicas, condiciones del mercado de trabajo, legislacin laboral. Por tanto, la planeacin de personal es un proceso continuo y amplio. En esta etapa de la planeacin, el administrador de centros de cmputo debe seleccionar al personal que se requiere para la operacin del centro de sistemas de acuerdo con su perfil profesional, su preparacin y su experiencia en el mbito laboral. Una de las partes ms importantes dentro de la planeacin de la auditora en informtica es el personal que deber participar y sus caractersticas. Unos de los esquemas generalmente aceptados para tener un adecuado control es que el personal que intervenga est debidamente capacitado, con alto sentido de moralidad, al cul se le exija la optimizacin de recursos (eficiencia) y se le retribuya o compense justamente por su trabajo. Con estas bases se debe considerar las caractersticas de conocimientos, prctica profesional y capacitacin que 5

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debe tener el personal que intervendr en la auditora. En primer lugar se debe pensar que hay personal asignado por la organizacin, con el suficiente nivel para poder coordinar el desarrollo de la auditora, proporcionar toda la informacin que se solicite y programar las reuniones y entrevistas requeridas. Este es un punto muy importante ya que, de no tener el apoyo de la alta direccin, ni contar con un grupo multidisciplinario en el cul estn presentes una o varias personas del rea a auditora es casi imposible obtener informacin en el momento y con las caractersticas deseadas. Tambin se debe contar con personas asignadas por los usuarios para que en el momento que se solicite informacin o bien se efecte alguna entrevista de comprobacin de hiptesis, nos proporcionen aquello que se est solicitando, y complementen el grupo multidisciplinario, ya que se debe analizar no slo el punto de vista de la direccin de informacin, sino tambin el del usuario del sistema. Para completar el grupo, como colaboradores directos en la realizacin de la auditora se deben tener personas con las siguientes caractersticas: Tcnico en informtica Experiencia en el rea de informtica Experiencia en operacin y anlisis de sistemas Conocimientos de sistemas ms importantes

En caso de sistemas complejos se deber contar con personal con conocimientos y experiencia en reas especficas como base de datos, redes, etc. Lo anterior no significa que una sola persona tenga los conocimientos y experiencias sealadas, pero si debe intervenir una o varias personas con las caractersticas apuntadas. Importancia A travs de ella se pueden prever lo que va a suceder en el futuro, es decir, la direccin superior debe anticiparse a los acontecimientos y as programar su produccin presupuestar sus gastos, preparar, estimar el nmero y tipo correcto de personal. Con una planeacin eficiente y exacta del personal, se eliminan el exceso de contratacin y capacitacin y, al mismo tiempo la organizacin se asegura de tener empleados idneos, disponibles cuando se necesiten. Debe indicar una accin a seguir respecto a los recursos humanos para no correr el riesgo de fracaso. Las organizaciones realizan una planeacin de personal para mejorar su eficacia, eficiencia y productividad por un largo perodo.

3.1.6 Planeacin de infraestructura fsica.

La ubicacin fsica e instalacin de un Centro de Cmputo en una empresa depende de muchos factores, entre los que podemos citar: el tamao de la empresa, el servicio que se pretende obtener, las disponibilidades de espacio fsico existente o proyectado, etc. Generalmente, la instalacin fsica de un Centro de Cmputo exige tener en cuenta por lo menos los siguientes puntos: Local fsico.- Donde se analizar el espacio disponible, el acceso de equipos y personal, instalaciones de suministro elctrico, acondicionamiento trmico y elementos de seguridad disponibles. 6

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Espacio y movilidad.- Caractersticas de las salas, altura, anchura, posicin de las columnas, posibilidades de movilidad de los equipos, suelo mvil o falso suelo, etc. Iluminacin.- El sistema de iluminacin debe ser apropiado para evitar reflejos en las pantallas, falta de luz en determinados puntos, y se evitar la incidencia directa del sol sobre los equipos. Tratamiento acstico.- Los equipos ruidosos como las impresoras con impacto, equipos de aire acondicionado o equipos sujetos a una gran vibracin, deben estar en zonas donde tanto el ruido como la vibracin se encuentren amortiguados. Seguridad fsica del local.- Se estudiar el sistema contra incendios, teniendo en cuenta que los materiales sean incombustibles (pintura de las paredes, suelo, techo, mesas, estanteras, etc.). Tambin se estudiar la proteccin contra inundaciones y otros peligros fsicos que puedan afectar a la instalacin. Suministro elctrico.- El suministro elctrico a un Centro de Cmputo, y en particular la alimentacin de los equipos, debe hacerse con unas condiciones especiales, como la utilizacin de una lnea independiente del resto de la instalacin para evitar interferencias, con elementos de proteccin y seguridad especficos y en muchos casos con sistemas de alimentacin ininterrumpida (equipos electrgenos, instalacin de bateras, etc.). Los principales requisitos de un centro de sistemas son: Conexin a tierra fsica No Break (Bateras o pilas) Reguladores de corriente Aire acondicionado Extinguidores Mobiliario Etc.

3.1.7 Planeacin de infraestructura tecnolgica.

Los Planes de Infraestructura Tecnolgica a corto y largo plazo se refieren entre otras cuestiones a las estrategias empresariales respecto a: La arquitectura de sistemas: Que se refiere al tipo de Sistemas que utilizar la empresa, la manera en que se interrelacionarn los sistemas, el grado de automatizacin al cual pretende llegar la empresa, el alcance de cada uno de los sistemas, y aspectos similares. La direccin tecnolgica: Consiste en la eleccin de alguna lnea de hardware y software de base. En general lo habitual es que se decida la ejecucin de cierto tipo de aplicaciones utilizando una lnea de hardware y software, y otra en otro tipo de aplicaciones. Los tipos de aplicaciones pueden ser por ejemplo: Sistemas Corporativos, Sistemas de Anlisis de Datos, Sistemas de Toma de Decisiones, Ofimtica, Editoracin Electrnica, Inteligencia Artificial, etc. Las estrategias de migracin: La constante evolucin tecnolgica exige cada vez ms frecuentes procesos de migracin desde las plataformas anteriores a las nuevas. Las estrategias de migracin se refieren a la determinacin de que sistemas sern migrados, hacia qu tipos de plataforma, en qu momento, y de qu manera. El Plan de Infraestructura Tecnolgica se refiere principalmente a un mayor grado de detalle en la definicin de estos tres aspectos. Mientras los Planes de Infraestructura Tecnolgica a corto y largo plazo se refieren a la tecnologa de manera conceptual, el Plan de Infraestructura Tecnolgica se refiere a la misma de manera ms precisa, y puede 7

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llegar a especificar fabricantes, marcas, y normas especficas. El Plan de Infraestructura Tecnolgica debe contemplar siempre aspectos de contingencia tales como: Redundancia: Las aplicaciones crticas que requieren niveles de servicio que no aceptan interrupciones (como varias de las aplicaciones del sistema financiero), requieren de la previsin de situaciones de contingencia tales como la falla del procesador central, la falla del disco donde reside el sistema operativo, falla de memoria central, etc., las cuales tienen soluciones tecnolgicas con la introduccin de hardware redundante (tolerable a fallas) y el software apropiado. Flexibilidad: Se refiere a la posibilidad de utilizar equipos y componentes diversos de diversas maneras, a fin de solucionar situaciones de contingencia con la aplicacin de ellos en los requerimientos prioritarios, en substitucin de aquellos que hayan quedado fuera de servicio, a fin de cumplir con los niveles de servicio establecidos. Adecuacin: Las situaciones contingentes pueden afectar de diversas maneras al software y hardware, por tanto deberan preverse diversas maneras en que se podran adecuar los procesos en caso de que cualquiera de dichas situaciones se presente. Por ejemplo, en caso de que sea imposible procesar los datos con el equipo computacional de la empresa, debera ser posible efectuar las adecuaciones necesarias en un tiempo mnimo para que puedan ser procesados en otros equipos, de empresas con las cuales se tenga un convenio vigente. Adaptabilidad evolutiva del Plan: El Plan de Contingencia que forma parte del Plan de Infraestructura Tecnolgica debe estar en constante revisin y evolucin, puesto que ello llevar a soluciones de mayor calidad, es decir que permitan sobrellevar de mejor manera las situaciones de contingencia, lo cual posibilita mejores niveles de servicio en estos casos, y en consecuencia acarrea costos menores.

3.2 Evaluacin financiera.

La evaluacin financiera es aquella que toma en consideracin la manera como se obtengan y se paguen los recursos financieros necesarios para el proyecto, sin considerar el modo como se distribuyen las utilidades que genera. En este apartado se debe explicar el monto y origen de los recursos econmicos y financieros con que se cuenta para llevar a cabo el proyecto, debiendo incluir los aspectos siguientes: 1. Origen y monto del capital.- Para tal efecto se debe indicar el capital autorizado, suscrito y pagado con que iniciar la entidad, as como la descripcin y documentacin que compruebe el origen y legitimidad de los fondos. 2. Polticas, metodologa y supuestos.- Se describirn las polticas, metodologa y supuestos que se utilizarn para el aprovechamiento de las oportunidades que ofrece el mercado financiero en particular y la economa en general, sobre los aspectos siguientes: a) De captacin; b) De colocacin; y, c) De administracin. 3. Proyecciones financieras.- Deber elaborarse proyecciones financieras que comprendan un perodo no menor de 5 aos de operacin, presentando la informacin siguiente: 8

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a) Supuestos para cada ao de las proyecciones financieras; b) Balance general; c) Estado de resultados; d) Flujo de efectivo; e) Punto de equilibrio; f) Estado de posicin patrimonial de conformidad con lo establecido en la Ley de Bancos y Grupos Financieros; y, g) Proyeccin de la posicin de encaje legal. En los casos de las literales b, c y d, debern detallarse los presupuestos que sustenten las cifras que se consignen. 4. Clculo de indicadores financieros.- Entre los aspectos a evaluar se encuentran: a) Tasa de retorno mnima esperada; b) Anlisis de rentabilidad; c) Valor actual neto, indicando la tasa de descuento utilizada; d) Tasa interna de retorno del proyecto; y, e) Anlisis de sensibilidad. El anlisis de sensibilidad del proyecto deber considerar factores endgenos y exgenos que puedan afectar el proyecto, planteando los escenarios pesimista, normal y optimista.

3.2.1 Estudio tcnico.

Contendr toda aquella informacin que permita establecer la infraestructura necesaria para atender el segmento de mercado, as como cuantificar el monto de las inversiones y de los costos de operacin de la entidad en formacin, especificndose lo siguiente: 1. Organizacin empresarial.- Se describir la organizacin interna de la institucin, as como los distintos rganos de administracin, especificando nmero de personal, experiencia, nivel acadmico y ubicacin dentro de la organizacin. 2. Localizacin y descripcin.- Probable ubicacin geogrfica de la oficina central y de las agencias, as como explicacin tcnica de dicha decisin. 3. Sistemas de informacin.- Descripcin de los sistemas contables, administrativos, de comunicacin y de monitoreo de riesgos y prevencin de lavado de dinero; as como el software y hardware a utilizar. 4. Marco legal.- El estudio deber sustentarse en las disposiciones legales y reglamentarias vigentes aplicables, debiendo considerar la incidencia de stas en las proyecciones financieras de la entidad.

Para que sirve un estudio Tcnico? Sirve para hacer un anlisis del proceso de produccin de un bien o la prestacin de un servicio. Incluye aspectos 9

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como: materias primas, mano de obra, maquinaria necesaria, plan de manufactura, inversin requerida, tamao y localizacin de las instalaciones, forma en que se organizar la empresa y costos de inversin y operacin. Y cmo se hace un Estudio Tcnico? Empiece haciendo una explicacin detallada de su producto o servicio, incluyendo sus caractersticas fsicas, presentaciones, dimensiones, colores, materiales y otras caractersticas que los definen. En este apartado sera conveniente la utilizacin de dibujos que faciliten las explicaciones y mejoren la comprensin. El objetivo del estudio tcnico es disear como se producir aquello que venders. Si se elige una idea es porque se sabe o se puede investigar como se hace un producto, o porque alguna actividad gusta de modo especial. En el estudio tcnico se define: Donde ubicar la empresa, o las instalaciones del proyecto. Donde obtener los materiales o materia prima. Que maquinas y procesos usar. Que personal es necesario para llevar a cabo este proyecto. En este estudio, se describe que proceso se va a usar, y cuanto costara todo esto, que se necesita para producir y vender. Estos sern los presupuestos de inversin y de gastos.

3.2.2 Estudio econmico.

Aqu se demuestra lo importante: La idea es rentable?,. Para saberlo se tienen tres presupuestos: ventas, inversin, gastos. Que salieron de los estudios anteriores. Con esto se decidir si el proyecto es viable, o si se necesita cambios, como por ejemplo, si se debe vender mas, comprar maquinas mas baratas o gastar menos. Hay que recordar que cualquier "cambio" en los presupuestos debe ser realista y alcanzable, si la ganancia no puede ser satisfactoria, ni considerando todos los cambios y opciones posibles entonces el proyecto ser "no viable" y es necesario encontrar otra idea de inversin. As, despus de modificaciones y cambios, y una vez seguro de que la idea es viable, entonces, se pasara al ltimo estudio. Verificar la necesidad del proceso contractual, teniendo en cuenta lo precisado en los estudios tcnicos, el encargado deber determinar si se cuentan con los recursos suficientes para solventar las prestaciones que al contratista Estos estudios econmicos, debern prever en muchos de los casos, la adquisicin de bienes con antelacin a la suscripcin del contrato, y necesarios para la ejecucin del objeto del mismo. stos pueden ser: predios, equipos, edificaciones, licencias (Cuando stas no sean exigidas al contratista) y permisos. El estudio econmico trata, de determinar cual ser la cantidad de recursos econmicos que son necesarios para que el proyecto se realice, es decir, cuanto dinero se necesita para que la planta opere.

3.3 Plan integral de desarrollo informtico (plan a mediano plazo).

En este contexto, la elaboracin del Programa Integral de Desarrollo Informtico, es resultado de la experiencia, vocacin y participacin de quienes conducimos el desarrollo informtico, coordinadores sectoriales, titulares de unidades de informtica, usuarios y servidores pblicos interesados en el impulso, fomento y aprovechamiento de las tecnologas de la informacin. 10

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Este programa de mediano plazo, de carcter indicativo en informtica, se realiz en el marco de un escenario mundial y nacional globalizado, con una tecnologa en constante evolucin, en donde la calidad y la satisfaccin del usuario son factores que determinan tanto la competitividad de una administracin pblica como la percepcin de la ciudadana. El presente programa por s mismo no resuelve ni disminuye la problemtica inherente a la materia en el marco de la gestin gubernamental, por lo que se hace necesario contar con la voluntad, compromiso, imaginacin y coordinacin de quienes toman las decisiones, de los encargados de los procesos y reas usuarias, as como de la comunidad que atiende la funcin informtica en sus diferentes vertientes. No podemos modernizar la administracin pblica slo con disponer de nuevos y mejores productos tecnolgicos, es necesario analizar y replantear las acciones sustantivas que llevan a cabo nuestras instituciones pblicas, as como asumir una actitud innovadora que privilegie la simplificacin y economa de los procesos y la confiabilidad, oportunidad y no redundancia de la informacin y del conocimiento que sta produce. Este Programa Integral de Desarrollo Informtico (PIDI), es un instrumento de impulso al uso sistemtico de procesos en la administracin pblica, de privilegio a la informacin y al conocimiento sobre la tecnologa, de vinculacin de la informtica con los objetivos estratgicos gubernamentales y de fomento a la cultura de la calidad, del trabajo en equipo y del servicio al ciudadano, en aras de contribuir a que cada da se proporcione atencin en ms lugares, en horarios ms cmodos y en diversas modalidades.

3.4 Planes operativos anuales (POA).

Documento, no mayor de 50 pginas, el cual planifica en detalle las actividades (incluyendo subactividades) y los medios (recursos financieros y no financieros disponibles para la intervencin), para operativizar la intervencin del Proyecto en un determinado perodo (regularmente un ao) y dar cumplimiento a resultados intermedios. Quin elabora el POA? La responsabilidad de la elaboracin de los POAs de un Programa/Proyecto recae sobre la Unidad de Gestin UG, la cual decide la modalidad que utilizar para tal efecto. Sin embargo, la Comisin Europea impulsa la adopcin de procesos participativos en la planificacin. Comnmente la UG, durante la programacin/ejecucin del Proyecto, ha utilizado algunas de las modalidades siguientes (sin menoscabo de la responsabilidad de la Co-direccin en cuanto a la tramitacin, ejecucin y seguimiento de los POAs): El POA es elaborado nicamente por los Co-directores. La Unidad de planificacin/monitoreo/evaluacin del Proyecto es delegada por la Co-direccin para elaborar el POA. Los Co-directores exigen de los diferentes departamentos o unidades de la UG del Proyecto una contribucin al POA, cada uno por su rea de especializacin; contribucin que es posteriormente socializada en un documento armnico. De acuerdo al esquema ptimo, el POA debe ser presentado por la UG a la Delegacin local, por lo menos tres meses antes del comienzo de la ejecucin del nuevo plan. Cul es el perodo cubierto por el POA? Por lo general, el plan operativo cubre el perodo equivalente a un ao calendario. Sin embargo, existen situaciones excepcionales en las cuales se ha acordado que un POA cubra un perodo inferior o superior a un ao, o que cubra 11

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perodos de doce meses, diferentes del ao calendario (solar). Quin aprueba el POA? Una vez elaborado el POA, la Unidad de Gestin (UG) deber someter este documento a un circuito de aprobaciones que prev varios niveles. En los Proyectos que, por convenio, disponen de un Comit Consultivo (CC), se realiza generalmente una reunin del mismo para revisin y comentarios al POA. La revisin por parte del Comit Consultivo no constituye por s una aprobacin del plan, correspondindole esta prerrogativa nicamente a las Entidades de Resguardo. La UG deber considerar, en el POA del primer ao, que las previsiones contenidas en el documento sean suficientemente realistas, tomando en cuenta las dificultades de arranque que normalmente sufren los Proyectos. El primer POA del Proyecto cubrir los 6 meses finales del primer ao, dado que incorporar como parte de sus acciones, los 6 meses iniciales, correspondientes al POP (Plan Operativo Provisional). La UG debe presentar a las Entidades de Resguardo una propuesta de transferencia y cierre, a ms tardar entre 9 y 6 meses antes del cierre formal. Cules deben ser los aspectos bsicos por considerar, antes de la preparacin de un POA? En la preparacin de un POA, deber utilizarse un formato estndar y considerar los aspectos siguientes: El propsito o la utilidad del documento; Las caractersticas de los lectores/revisores de POAs; y Las caractersticas de los autores del plan. i) El propsito o la utilidad del documento El POA sirve principalmente para 4 fines: a) es un medio para operativizar la planificacin global y para profundizar en las intervenciones previstas; b) permite que responsables del seguimiento conozcan los problemas por atender, las actividades por realizar, los recursos por invertir y los resultados por obtener en el Proyecto, durante el perodo en cuestin; c) constituye una herramienta para el seguimiento y evaluacin peridica de las actuaciones del Proyecto; y d) es el instrumento que permite a los financiadores autorizar el desembolso de los recursos, para subvencionar las actividades previstas. ii) Las caractersticas de los lectores del plan Los destinatarios (lectores) del POA constituyen un conjunto heterogneo. Tpicamente el mismo plan es enviado a los Servicios en Bruselas y a la Delegacin local de la Comisin Europea, a la institucin de Contraparte nacional/regional, a las autoridades del CC y a otras instituciones colaboradoras. Entre los supuestos lectores de los planes, hay personas que disponen de muy poco tiempo para leerlos y tambin hay personas que tienen muy poca informacin previa sobre el Proyecto y quienes no disponen de otros documentos ligados iii) Las caractersticas de los autores del plan Los autores del plan forman parte del equipo ejecutor y tienen buenos conocimientos de la situacin, tanto en la parte fsica como en la parte financiera. Por lo general, los autores tambin tienen otras funciones, las cuales frecuentemente requieren una atencin prioritaria.

3.5 Estudios tcnicos para la adquisicin de bienes y servicios informticos.

Este estudio deber ser rendido por personal tcnico, a quien se le haya encomendado en forma especifica dicha 12

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labor, y deber contar con diseos o prediseos de lo que se deber contratar, en el caso en que stos sean necesarios. El estudio tcnico en el proceso de contratacin, brinda elementos de juicio sobre el valor total de lo contratado, y la realizacin en debida forma de los mismos, evita que a futuro la entidad se enfrente a: Declaratoria desierta de la licitacin. La necesidad de ajustar una vez en ejecucin el contrato, lo contratado con la realidad del servicio u obra que se pretende. Reconocimiento de mayores costos. Y en casos extremos, desequilibrio contractual, donde debido a los cambios realizados por la administracin con el objeto de ajustar el contrato, se causa detrimento al contratista. Cuando las Direcciones Regionales o Centros de Formacin Profesional, no cuenten con el personal en planta que pueda satisfacer la debida realizacin de estudios tcnicos, deber solicitar el soporte respectivo, al rea competente de la Direccin General, con el objeto de que stos sean efectuados en debida forma. Los estudios tcnicos que se realicen, demarcaran la conveniencia del proceso de contratacin, por cuanto existiendo la necesidad del mismo, es tcnicamente como se define cual es la forma mas conveniente de satisfacer la necesidad existente, dentro de los parmetros internamente impuestos para procesos de sta ndole, como es el caso de la necesidad de contar con concepto tcnico previo de la Oficina de Sistemas y de Direccin Administrativa y Financiera de la Direccin General, para el caso de Adquisicin de software y hardware, incluido arrendamiento o mantenimiento y Construcciones de Adecuaciones locativas, respectivamente. Los estudios tcnicos hacen parte integrante del proceso precontractual, por lo tanto debern obrar en original en el expediente contractual respectivo.

3.5.1 Adquisicin de software.

Software: En trminos generales se puede definir que el Software es un conjunto de programas para llevar a cabo un objetivo especfico y a su vez un programa es un conjunto de instrucciones que realizan una tarea para cumplir dicho objetivo. Conjunto de programas o listas de instrucciones codificadas los cuales le permiten a la computadora realizar una o varias funciones. Una vez que se conocen los requerimientos de los sistemas que se va a desarrollar, se debe hacer una comparacin entre todos los paquetes que cumplen con las condiciones que se requieren y as elegir el ms apto. Preguntas se deben hacer en cuanto a requerimientos de Software: Qu transacciones y qu tipos de datos vamos a manejar? Qu reportes o salidas debe producir el sistema? Qu archivos y bases de datos se manejan en el sistema? Cul es el volumen de datos a almacenar? Cul es el volumen de operaciones? Qu hardware y caractersticas de comunicaciones se requiere? Cunto cuesta? 13

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Las caractersticas a considerar en la Adquisicin de software son: flexibilidad, capacidades, previsin de auditoras, confiabilidad, contratos de software y apoyos del proveedor. Las reas donde la flexibilidad es deseable son: En el almacenamiento de datos. En la produccin de informes. En la entrada de datos. En la definicin de parmetros. Capacidad El tamao mximo de cada registro medido en bytes. El tamao mximo de cada archivo medido en bytes. El nmero de archivos que pueden estar activos simultneamente. Nmero archivos que pueden trabajar. Previsin de Auditora y Confiabilidad Seguir las transacciones para examinar datos intermedios. Imprimir de manera selectiva algunos registros para verificar si cumplen los criterios. Producir un registro diario de las operaciones y su efecto en los datos. Apoyos del proveedor Frecuencia del mantenimiento. Servicios que se incluyen en el pago. Saber si se incrementa el costo del mantenimiento. Horarios disponibles de servicio. Saber si tienen servicio de emergencia. Contratos de Software Hay dos tipos de contratos: Alquilar un paquete de Software y asignacin de programacin al cliente. Dentro del contrato se estipula la propiedad y mantenimiento del software. El software para Computadoras se puede clasificar en los siguientes tipos: Sistema operacional: Es el conjunto de programas que controla las actividades operativas de cada Computadora y de la Red. Paquete de Usuario Final: Mediante los cuales el usuario de un manera sencilla elabora sus procesos, por ejemplo, hojas de calculo, manejadores de bases de datos, procesadores de palabras, etc. Paquete de Sistemas Aplicativos: En los que a diferencia de los anteriores, el usuario es simplemente quien los usa. La programacin y el desarrollo es compleja, realizada por el Departamento de Sistemas o adquiridos a proveedores externos, por ejemplo, sistema contable FIN700, de Remuneraciones PAYROLL, ARPA, etc. Software Autorizado: Se considera como Software autorizado, tanto los sistemas operacionales como Software de usuario final y de sistemas aplicativos, que el departamento de sistemas ha instalado, previo 14

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visto bueno para su adquisicin y con la Autorizacin legal del proveedor para su uso. 3.5.2 Adquisicin de hardware. Hardware: Hardware es la parte fsica, tanto interna como externa de un Computador. La seleccin del modelo y capacidades del hardware requerido por determinada dependencia, debe ir de acuerdo con el plan estratgico de sistemas y sustentado por un estudio elaborado por el departamento de sistemas, en el cual se enfatizan las caractersticas y volumen de informacin que ameritan sistematizar o diferenciar de los tipos de equipos que se requieran instalar a los diferentes usuarios. Todo estudio determina una configuracin mnima para el Computador y los accesorios o dispositivos electrnicos anexos como unidades externas, impresoras, tarjetas y mdems para comunicaciones, elementos para respaldos en cintas magnticas, etc.; de acuerdo con las necesidades del usuario, as como una evaluacin del costo aproximado de la inversin. Es muy comn que se hagan compras de equipo por costumbre o porque se recibe alguna recomendacin, esto sucede porque no se tiene el conocimiento de las preguntas que se debe hacer para poder elegir adecuadamente un equipo. Se debe considerar los siguientes puntos para la Adquisicin de Hardware: Determinacin del tamao y requerimientos de capacidad. Evaluacin y medicin de la computadora. Compatibilidad. Factores financieros. Mantenimiento y soporte tcnico.

Existen muchas opciones que pueden elegirse al realizar una compra sin embargo deben considerarse las siguientes caractersticas: Tamao interno de la memoria. Velocidad de procesamiento. Nmero de canales para Entrada/Salida de datos y comunicaciones. Tipos y nmeros de dispositivos de almacenamiento. Software que se proporciona y sistemas desarrollados disponibles. Seleccin de Hardware. Los criterios para seleccionar hardware son: Equipos: La configuracin debe estar acorde a las necesidades de la carga del procesamiento de datos. Debe tener una capacidad de crecimiento vertical (en el mismo equipo), horizontal (con otros equipos). Fabricante de calidad (muy bueno), reconocido prestigio mundial. Tiempo de garanta. Tecnologa de "punta" (Alta). 15

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Proveedor: Debe tener las siguientes caractersticas: Reconocido prestigio local. Soporte de mantenimiento, personal especializado, stock de repuestos. Tiempo de atencin, local apropiado, comunicacin rpida. Cartera de clientes con equipos equivalentes a los adquiridos. Tiempo de entrega oportuno. Precios: Se debe considerar lo siguiente: Condiciones de pago. Detallado por componentes de la configuracin. Descuentos por volumen. Costo de mantenimiento. La seleccin del modelo y capacidades del hardware requerido por determinada dependencia, debe ir de acuerdo con el plan estratgico de sistemas y sustentado por un estudio elaborado por el departamento de sistemas, en el cual se enfatizan las caractersticas y volumen de informacin que ameritan sistematizacin y diferencian los tipos de equipos que se adjudican a las diversas reas usuarias. Todo estudio determina una configuracin mnima para el Computador y los aditamentos o dispositivos electrnicos anexos como unidades externas, impresoras, tarjetas y mdems para comunicaciones, elementos para backup en cintas magnticas, etc.; de acuerdo con las necesidades del usuario, as como una evaluacin del costo aproximado de la inversin. 3.5.3 Solicitud de propuesta. Todo sistema se origina en base a una solicitud que hace el usuario al centro de cmputo, intentando satisfacer una necesidad especfica. Los parmetros sobre los cuales debe medirse dicha solicitud son los objetivos y las polticas, los cuales debe fijar el usuario, aunque puede ser que el departamento de anlisis le brinde ayuda en su clarificacin. Ambos parmetros deben quedar establecidos por escrito. La Solicitud de propuestas debe ser hecha por escrito. La solicitud de propuesta deber realizarse mediante las requisiciones que debern incluir: Informacin general Objetivo Propsito Fecha limite de entrega Fecha limite de aclaraciones Cobertura de requerimientos Solicitud de descripcin detallada del producto o servicio Solicitar especificaciones detallada de servicios de soporte de usuario. Coordinar presentaciones Documentacin 16

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Por ejemplo la Solicitud de propuesta para la compra de software debe de contener los siguientes puntos: Objetivo el software Propsito del software Deseables del software Cobertura del software Descripcin detallada del producto o servicio Especificaciones detalladas de servicios de soporte al usuario.

3.5.4 Evaluacin de propuesta

Previamente debe llevarse a cabo una investigacin con el propsito de establecer con seguridad el tipo de Software y Hardware requerido para su implementacin, posteriormente se integra toda la informacin obtenida de dicha investigacin y as poder establecer la operatividad de los sistemas a adquirirse. Una vez que se han recibido y abierto los documentos de la licitacin, el dueo y/o el comit examinador o evaluador revisarn los documentos de licitacin para ver si estn completos y correctos y luego otorgar la adjudicacin, previendo cualquier requerimiento preliminar para otorgamiento, tales como el pago de un seguro de garanta o seguro de cumplimiento, ha sido satisfecho. Es te tipo de Evaluacin de propuestas tambin es conocida como de alternativas la cual contiene los siguientes puntos: Validar lo que ofrece el proveedor (credibilidad de propuesta) Analizar propuesta Costo Disponibilidad Calidad Soporte y mantenimiento Configuracin Ambiente de software Documentacin 3.5.5 Financiamiento. La importancia que tienen los financiamientos es que diariamente las utilizan las distintas organizaciones, brindndole la posibilidad a dichas instituciones de mantener una economa y una continuidad de sus actividades comerciales estables y eficientes y por consecuencia otorgar un mayor aporte al sector econmico en el cual participan. La provisin de financiamiento eficiente y afectivo ha sido reconocida como un factor clave para asegurar que aquellas empresas con potencial de crecimiento puedan expandirse y ser ms competitivas. Las dificultades de acceso al crdito no se refieren simplemente al hecho de que no se puedan obtener fondos a travs del sistema financiero; de hecho cabe esperar que si esto no se soluciona, no todos los proyectos seran automticamente financiados. Las dificultades ocurren en situaciones en las cules un proyecto que es viable y rentable no es llevado a cabo (o es restringido) porque la empresa no obtiene fondos del mercado. Financiacin Propia: 17

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Lo primero que debe hacer una empresa, cuando necesite financiacin, Es averiguar si ella posee esos medios y si son utilizables. Un exceso de recursos financieros disponibles o un capital de trabajo muy alto, as como inmovilizaciones excesivas (por ejemplo, mquinas en desuso), pueden ser la fuente de financiacin propia, que la empresa esta buscando. Es la financiacin ms econmica y la que origina menores dificultades de obtencin. Las fuentes de financiamiento pueden ser principalmente instituciones bancarias a travs de crditos. Para el caso de centros de cmputo destinados a la educacin pblica no existen fuentes de financiamiento, a menos que la institucin educativa cuente con un rea destinada a la produccin de software para empresas privadas, entonces la misma empresa puede ser el origen del financiamiento. 3.5.6 Negociacin de contrato. La negociacin de contrato debe incluir todos los aspectos de operacin del Software y del Hardware a implementarse. Aspectos tales como: Actualizaciones, innovaciones, capacitacin, asesora tcnica, etc. La negociacin del contrato debe contemplar entre otros los siguientes puntos: 1. Que sea justo 2. Puntos de negociacin 3. Precios 4. Capacitacin 5. Penalizaciones 6. Posibles problemas que se puedan presentar 7. Convenios, clusulas y clusulas integradoras (dejar sin validez cualquier acuerdo previo) Hay que tomar en cuenta que las diferentes partes del equipo de cmputo tienen diferente tiempo de garanta, por lo que es importante especificarlo en el contrato de la garanta. La negociacin de contratos contendr las condiciones mutuamente convenidas y la justa y equitativa distribucin de beneficios. Estas breves lneas pretenden contribuir, desde la experiencia en estas negociaciones, con la construccin de capacidades en esta materia. 3.5.7 Garanta. La Garanta Limitada es vlida en Amrica Latina para los Productos de Hardware fabricados o distribuidos por Compaq Computer Corporation. Para ms informacin acerca de los trminos y condiciones de la garanta limitada, consulte el documento de Declaracin Mundial de Garanta Limitada para productos Presario, Handheld, desktops, notebooks y workstations para empresas y sevidores ProLiant, TaskSmart y NeoServer (ingls). Esta Garanta limitada puede ser aplicable en cualquier pas en que Compaq o su proveedor de servicios autorizado ofrezca servicios de garanta sujetos a los plazos y condiciones que se establecen en esta declaracin. La disponibilidad de servicio de garanta y el tiempo de respuesta de sta pueden variar. La siguiente tabla interactiva presenta informacin acerca del periodo de garanta que corresponden al producto de hardware que usted ha comprado. Haga clic sobre el nombre o categora de producto para poder visualizar la informacin: 18

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EN EL SITIO: Significa que el cliente puede solicitar que la reparacin bajo garanta se lleve a cabo en el trabajo o residencia del cliente. Cobertura en el sitio est disponible nicamente en reas metropolitanas donde se encuentre un Proveedor Autorizado de Servicios Compaq. El tiempo de respuesta es altamente dependiente de la disponibilidad del cliente y la localidad donde se encuentre. EN EL TALLER: Requiere que le cliente lleve su hardware Compaq a un proveedor de Servicios. Autorizado Compaq para efectuar la reparacin bajo garanta. Todos los repuestos llevan garanta limitada de 90 das, en el taller. Una vez instaladas en una CPU Compaq, la parte de repuesto lleva la mayor de, los 90 das o el resto de la garanta de la unidad donde est instalado. Si la parte de repuesto es instalada en un equipo que no es Compaq o en un equipo Compaq fuera de garanta, la garanta de la parte de repuesto permanece en 90 das, en el taller solamente. PRESARIO: Segn los trminos descritos en el programa de Garanta Limitada para Amrica Latina, las computadoras porttiles Presario tienen derecho a la Garanta Internacional Limitada. Esta garanta internacional es vlida para los clientes que se encuentran fuera del pas de compra por motivo de viaje. Para mas informacin consulte el documento de Garanta Internacional para Porttiles Presario. Para obtener servicio de garanta fuera del pas de compra, usted puede llamar al 281-514-5067 en Estados Unidos. Esta garanta no aplica para los dems productos Presario. EVO, ARMADA, DESKPRO, WORKSTATIONS, THIN CLIENTS, MONITORES Y SERVIDORES: Segn los trminos descritos en el programa de Garanta global de Compaq, los productos pueden comprarse en un pas y trasladarse a cualquier otro pas en el que Compaq ofrezca servicio, sin que esto invalide de manera alguna la garanta. Las condiciones de la garanta, la disponibilidad de servicio, y los tiempos de respuesta del servicio pueden variar entre pases. 3.5.8 Permiso y licencias, derechos de autor. Permisos y Licencias. El uso de Software no autorizado o adquirido ilegalmente, se considera como PIRATA y una violacin a los derechos de autor. El uso de Hardware y de Software autorizado esta regulado por las siguientes normas: Toda dependencia podr utilizar nicamente el hardware y el software que el departamento de sistemas le haya instalado y oficializado mediante el "Acta de entrega de equipos y/o software". Tanto el hardware y software, como los datos, son propiedad de la empresa. su copia o sustraccin o dao intencional o utilizacin para fines distintos a las labores propias de la compaa, ser sancionada de acuerdo con las normas y reglamento interno de la empresa. El departamento de sistemas llevara el control del hardware y el software instalado, basndose en el nmero de serie que contiene cada uno. Peridicamente, el departamento de sistemas efectuar visitas para verificar el software utilizado en cada dependencia. Por lo tanto, el detectar software no instalado por esta dependencia, ser considerado como una violacin a las normas internas de la empresa. 19

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Toda necesidad de hardware y/o software adicional debe ser solicitada por escrito al departamento de sistemas, quien justificar o no dicho requerimiento, mediante un estudio evaluativo. El departamento de sistemas instalar el software en cada computador y entregar al rea usuaria los manuales pertinentes los cuales quedaran bajo la responsabilidad del Jefe del departamento respectivo. Los diskettes que contienen el software original de cada paquete sern administrados y almacenados por el departamento de sistemas. El departamento de sistemas proveer el personal y una copia del software original en caso de requerirse la reinstalacin de un paquete determinado. Los trmites para la compra de los equipos aprobados por el departamento de sistemas, as como la adecuacin fsica de las instalaciones sern realizadas por la dependencia respectiva. La prueba, instalacin y puesta en marcha de los equipos y/o dispositivos, sern realizada por el departamento de sistemas, quien una vez compruebe el correcto funcionamiento, oficializara su entrega al rea respectiva mediante el "Acta de Entrega de Equipos y/o Software". Una vez entregados los equipos de computacin y/o el software por el departamento de sistemas, estos sern cargados a la cuenta de activos fijos del rea respectiva y por lo tanto, quedaran bajo su responsabilidad. As mismo, el departamento de sistemas mantendr actualizada la relacin de los equipos de computacin de la compaa, en cuanto a numero de serie y ubicacin, con el fin que este mismo departamento verifique, por lo menos una vez al ao su correcta destinacin. El departamento de sistemas actualizar el software comprado cada vez que una nueva versin salga al mercado, a fin de aprovechar las mejoras realizadas a los programas, siempre y cuando se justifique esta actualizacin. Derechos de autor y licencia de uso de software. El Copyright, o los derechos de autor, son el sistema de proteccin jurdica concebido para titular las obras originales de autora determinada expresadas a travs de cualquier medio tangible o intangible. Las obras literarias (incluidos los programas informticos), musicales, dramticas, plsticas, grficas y escultricas, cinematogrficas y dems obras audiovisuales, as como las fonogramas, estn protegidos por las leyes de derechos de autor. El titular de los derechos de autor tiene el derecho exclusivo para efectuar y autorizar las siguientes acciones: Realizar copias o reproducciones de las obras. Preparar obras derivadas basadas en la obra protegida por las leyes de derechos de autor. Distribuir entre el pblico copias de la obra protegida por las leyes de derechos de autor mediante la venta u otra cesin de la propiedad, o bien mediante alquiler, arrendamiento financiero o prstamo. Realizar o mostrar la publicidad de la obra protegida por las leyes de derechos de autor. Importar el trabajo, y realizar actos de comunicacin pblica de las obras protegidas. 3.5.9 Outsourcing. Outsourcing es una megatendencia que se est imponiendo en la comunidad empresarial de todo el mundo y consiste bsicamente en la contratacin externa de recursos anexos, mientras la organizacin se dedica 20

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exclusivamente a la razn de su negocio. El Outsourcing hasta hace tiempo era considerado simplemente como un medio para reducir significativamente los costos; sin embargo en los ltimos aos ha demostrado ser una herramienta til para el crecimiento de las empresas. Razones para adoptar outsourcing 1. Reducir o controlar el gasto de operacin. En un estudio realizado por el Outsourcing Institute se encontr que las compaas redujeron costos en un 90 %. 2. Disponer de los fondos de capital. El Outsourcing reduce la necesidad de tener que incluir fondos de capital de funciones que no tienen que ver con al razn de ser de la compaa. 3. Tener acceso al dinero efectivo. Se puede incluir la transferencia de los activos del cliente al proveedor. 4. Manejar ms fcilmente las funciones difciles o que estn fuera de control. El Outsourcing es definitivamente una excelente herramienta para tratar esta clase de problema. Razones estratgicas ms importantes 1. Enfocar mejor la empresa. Permite a la compaa enfocarse en asuntos empresariales ms ampliamente. 2. Tener acceso a las capacidades de clase mundial. La misma naturaleza de sus especializaciones, los proveedores ofrecen una amplia gama de recursos de la clase mundial para satisfacer las necesidades de sus clientes. 3. Acelerar los beneficios de reingeniera. 4. Compartir riesgos. 5. Destinar recursos para otros propsitos. El Outsourcing es aplicable a diferentes reas de la organizacin, como por ejemplo, personal, compras, mercadeo etc. Sistemas outsourcing de suministros de equipos de oficina, muebles y enseres. Segn estudios realizados por Booz Allen en el ao 1994 determin una serie de situaciones como las siguientes. El costo de comprar en las empresas flucta l entre un 15% y un 30% del costo total de las compras y que estn compuestas por los siguientes costos. Costos del departamento de compras: El proceso de elaboracin de ordenes de compra, atender vendedores, solicitar cotizaciones, realizar y coordinar el comit de compras, atender o solucionar problemas en cuanto a calidad o tiempos de entrega de los productos, escogencia de proveedores. Costos de distribucin: Recepcin de los requerimientos por rea, separacin, empaque y distribucin de los artculos, actualizacin de las tarjetas de inventarios y el generado por el transporte y manejo de las transportadoras tanto a nivel urbano como nacional. Costo de almacenamiento: Valor del arriendo del rea asignada, el personal que labora en el almacn y todos los procesos que se tienen que llevar a cabo para almacenar y despachar la mercanca. Costo de contabilizacin y pagos: El que se genera en el departamento de Contabilidad al tener que revisar, archivar, generar cheques para las facturas para cada uno de los proveedores. Costo financiero: Costo de oportunidad del dinero invertido en el inventario. 21

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Ventajas: Rebaja en los costos totales de los bienes y servicios adquiridos. Una mejora en la calidad del servicio obtenido, comparado con el que exista antes. Los trabajadores de la compaa pueden dedicar su tiempo al verdadero objeto de su negocio. Atencin especializada, permitiendo un trabajo en equipo con el departamento de organizacin y mtodos para mejoramiento o eliminacin de procesos. Suministrar al sitio que el cliente le indique. Un solo estado de cuenta total indicando los consumos por cada centro de costo o puesto de trabajo esto solo se hace posible mediante la implantacin del EDI, intercambio electrnico gracias a la conexin en red que posee. Alianzas estratgicas. Reduccin de espacio. Beneficios adquiridos: Seguridad y confianza: Seguridad de contar con un proveedor integral que mantendr un inventario, para realizar suministros de ms de 6000 referencias para aseo, cafetera equipos y muebles de oficina de las marcas ms preferidas en el mercado. Reduccin de costos: Disminuyendo de una manera significativa el costo de comprar entre estos se tienen los siguientes: Costo de Almacenamiento, costo de distribucin, de contabilizacin y pagos, as como el costo financiero.

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