INTRODUCCION ______________________________________________

Hoy en da, las compaas del sector agrifood o de comida producida agriculturalmente se ven enfrentadas a un ambiente de comercio global que est forzndolos a entrar al mercado internacional para poder levantar sus ventas, incrementar sus mrgenes de ganancia, usar sus recursos ms eficientemente y reducir la vulnerabilidad de operar en un solo mercado. En este contexto, los salones de comercio internacionales, donde proveedores de todo el mundo, de uno o ms sectores, convergen al mismo tiempo y en el mismo lugar, son una excelente oportunidad para que las compaas refuercen o ajusten sus estrategias de marketing, para que conduzcan investigaciones de mercado o aceleren su entrada al nuevo mercado. El propsito de esta gua, que complementa publicaciones previas de Series de Agro negocios, Manuales de Exportacin, es proveer a los lectores de una herramienta prctica que los ayudar a prepararse para una feria internacional, a actuar exitosamente durante el evento y conducir apropiados seguimientos despus de ste. Este documento est escrito pensando en compaas que participan de una exhibicin con dos objetivos en mente: la meta a corto plazo de establecer contactos y conducir investigaciones de mercado con informacin de primera mano y la meta a mediano plazo de incrementar sus ventas identificando a clientes potenciales. Este manual ha sido estructurado como una gua de cinco pasos, con recomendaciones y ejemplos que ayudarn a las compaas a prepararse efectivamente para su participacin en una feria. El primer paso involucra el trazarse metas logrables y mesuradas, ofrecindoles varios ejemplos al respecto. El segundo paso es seleccionar la muestra o exhibicin correcta basada en los objetivos de la empresa, usando una serie de criterios para esta seleccin. El tercer paso enfatiza la importancia de llegar slidamente preparado a la feria y cubre aspectos tales como presupuesto, logstica de viaje, espacio a rentar en el local de la exhibicin, entrenamiento de los representantes de la empresa, la decoracin del stand entre otros.

El cuarto paso se refiere a la participacin en el evento mismo y, entre otras cosas, discute el rol de los representantes de la empresa y su capacidad para atraer y retener a clientes potenciales. El quinto paso se refiere al seguimiento, el momento correcto para comenzar con esta actividad y los elementos a considerar. Finalmente, a manera de resumen, el manual incluye un Lista de Chequeo de Actividades, cubriendo los 12 meses previos a la exhibicin, los das del evento y luego la etapa de seguimiento. Los objetivos son el punto inicial para la posible participacin de la empresa en una exhibicin o feria y son los que determinarn las subsecuentes acciones. Al trazar los objetivos, es importante tener en mente que una feria no es simplemente un lugar para vender productos.

PASO 1. ESTABLECIENDO LAS METAS DE PARTICIPACION

Los objetivos son el punto inicial para la posible participacin de la empresa en un saln o feria y son los que determinarn las subsecuentes acciones. Al trazar los objetivos, es importante tener en mente que una feria no es simplemente un lugar para vender productos. Las ferias son los eventos ideales para enterarse acerca de las ltimas tendencias promocionales y de marketing y para descubrir las ltimas novedades en equipos y empaques, presentaciones y tecnologas. Adicionalmente -y esto es extremadamente importante- son lugares tiles para enterarse que es lo que est haciendo la competencia, hacer contactos de negocios e interactuar con clientes y consumidores. Resumiendo, las ferias son el escenario ideal para investigar el mercado y enterarse acerca de desarrollos tecnolgicos. Con planeamiento adecuado, pueden ser el mejor lugar para recolectar informacin valiosa en un muy corto tiempo. Aqu hay una lista de objetivos que una empresa podra considerar cuando est decidiendo participar en una exhibicin: Encontrar nuevos clientes Identificar agentes y distribuidores Penetrar/explorar un nuevo mercado Introducir/validar un nuevo producto Fortalecer la fidelidad del cliente/elevar el perfil de la empresa (visibilidad) Promover un producto Posicionar o reposicionar una marca de la empresa Investigar el mercado y hacer un monitoreo tecnolgico Incrementar las ventas

Al establecer las metas, usted debe asegurarse que estas se pueden cumplir con los recursos financieros, humanos y logsticos con los que cuenta la empresa. Por esto, es importante definir las prioridades: qu es lo que realmente deseamos lograr? Tambin se debe hacer un esfuerzo en establecer objetivos que pueden ser cuantificados. Los siguientes cuadros muestran tres ejemplos de objetivos posibles y los medios para cuantificarlos.

Ejemplo 1 Identificar a nuevos clientes Para cuantificar este objetivo, la primera cosa que hay que hacer es decidir cuanta gente representar a la empresa en la feria. Segundo, determinar cuantas horas durar el evento. Finalmente, estimar el nmero de visitantes que pueden ser atendidos por hora. Una visita promedio por un cliente potencial puede durar alrededor de 15 minutos, por lo tanto 4 personas pueden ser atendidas por hora. Si la empresa ser representada por una sola persona, que puede atender a 4 personas por hora, y el evento dura 24 horas (3 das de 8 horas cada uno), la empresa no puede aspirar a tener ms de 96 prospectos. Y si consideramos que el flujo de visitantes no ser el mismo durante todas las horas y que es poco probable que el representante pase el 100% de su tiempo en el stand, una figura ms realista sera de 75 prospectos. Ejemplo 2 Determinar la posible aceptacin de un nuevo producto ofreciendo muestras para degustacin Si dos representantes de la empresa participan y cada uno ofrece 4 muestras para degustacin por hora, durante un evento de 24 horas distribuido durante 3 das, un total de 192 muestras de un nuevo producto seran probadas. Al ofrecer muestras de degustacin a los visitantes, les recomendamos preparar una hoja de evaluacin de producto, as la empresa puede obtener la opinin de clientes potenciales acerca de sus productos.

Ejemplo 3 Obtener nuevos pedidos para productos que ya estn en el mercado En este caso es recomendable definir cuantas rdenes espera obtener durante el evento y planear distribuirlas de acuerdo al nmero de representantes. Una vez que haya establecido sus metas de ventas, recuerde que en general, vender a nuevos clientes no es un proceso simple y que no es normal cerrar el trato durante el primer encuentro.

PASO 2.

SELECCIONANDO EL SALON COMERCIAL

Los salones comerciales ciertamente proveen grandes oportunidades para contactar a un gran nmero de gente, pero el reto recae en determinar quienes son de verdadero inters para la empresa. Los empresarios entonces deben dedicar suficiente tiempo a investigar el evento en el que planean participar y asegurarse de que es apropiado o til para la empresa. Antes de escoger una feria, es importante recordar que aunque existe una clasificacin general, los organizadores de las exhibiciones, en su deseo de responder a las necesidades del pblico, a menudo organizan eventos que combinan varios elementos de distintos tipos de ferias. Ms abajo listamos las categoras de exhibiciones ms ampliamente reconocidas.

Categoras de exhibiciones
Tipo de visitante
Profesionales: Exhibiciones organizadas por y para miembros de una industria o sector especficos, lo que significa que no son abiertas al pblico en general. Los productos exhibidos no son para la venta al por menor.

rea Geogrfica
Local: Frecuentadas principalmente por visitantes y expositores de la ciudad o rea donde se realiza el evento. De cualquier modo, los visitantes pueden incluir empresas nacionales o internacionales interesadas en vender o promover sus productos en esa ciudad o regin.

Periodicidad
Anual: Una vez al ao.

Sector
General: Ferias frecuentadas por visitantes y expositores de diferentes sectores. Estas son ferias no especializadas.

Categoras de exhibiciones

Tipo de visitante

rea Geogrfica

Periodicidad

Sector

Abierto al pblico: Saln dirigido a consumidores, por lo tanto el acceso no es restringido. Normalmente los productos y muestras exhibidas estn a la venta. Mixto: Las ferias abren tanto para miembros del comercio y la industria como para el pblico en general, ya sea durante todo el evento o durante parte de l.

Nacional: Bienal: Feria frecuentada por Cada dos aos visitantes y expositores de todo el pas. En algunos casos, visitada por expositores internacionales interesados en vender sus productos en el pas anfitrin de la feria. Internacional: Normalmente son ferias frecuentadas por visitantes y expositores de distintos pases.

Sectorial: Salones especializados y enfocados en un sector especfico. Ej. Productos agrcolas, comidas y bebidas, equipos.

Criterios para seleccionar una exhibicin: La seleccin de una exhibicin debe estar basada en ciertos criterios que ayuden a determinar qu tipo de evento se ajusta mejor a las necesidades de la empresa. Ms abajo encontrar algunos aspectos a considerar para hacer una seleccin: Tipo de feria: Es una feria sectorial o general? Es un saln comercial profesional o est abierto al pblico en general? O ambos? Es un evento local, nacional o internacional? rea geogrfica: Dnde se lleva a cabo el evento? La locacin responde a los objetivos de la empresa? Ayudar a la empresa a contactar a variados clientes internacionales, indiferentemente del lugar del evento? Fecha: Es la fecha conveniente para la empresa? En el caso de productos frescos o de estacin hay suficientes muestras y son estas muestras las apropiadas?

Visitantes: Es de mucha ayuda tener una idea del nmero de personas que visitaron las exhibiciones anteriores, incluyendo el porcentaje de nacionales y extranjeros; el tipo de visitantes (productores, distribuidores, mayoristas, minoristas); y los sectores representados (produccin fresca, productos procesados, supermercados, servicios de comidas, produccin orgnica, marcas privadas, etc.). Expositores: Es muy til saber cuntos expositores participaron en los eventos anteriores, incluyendo el porcentaje de nacionales y extranjeros; la clase de expositores (productores, distribuidores, mayoristas, minoristas); el sector representado (produccin fresca, productos procesados, supermercados, servicios de comidas); y si las exhibiciones anteriores fueron visitadas por compaas que compiten con los productos de su compaa o si los complementan. Antecedentes y periodicidad: Es la exhibicin bien reconocida en su sector? Cuntas exhibiciones previas han hecho? El nmero de visitantes se ha incrementado o reducido en los ltimos eventos? Los organizadores: Son los organizadores internacionalmente reconocidos? Tienen experiencia organizando ferias en el sector? Tienen convocatoria? Proveen slidas campaas de promocin? Son accesibles? Conocer a los organizadores y tener la oportunidad de contactarlos es de gran ayuda y facilita el acceso a la informacin previa a la exhibicin. Actividades promocionales: Cmo est siendo la feria promocionada por los organizadores? Qu clase de publicidad est siendo usada? La exhibicin es promocionada nacionalmente, internacionalmente o ambas? En general, los organizadores de este tipo de ferias publican informacin online, pero tambin es til escuchar las recomendaciones de las organizaciones que promueven las exportaciones y las opiniones de las empresas que han participado en eventos previos. Los siguientes cuadros listan algunas de las exhibiciones internacionales lderes que exponen productos agrcolas frescos y procesados, junto a sus direcciones de e-mail respectivas. Si est interesado en encontrar otras ferias nacionales o regionales, o aquellas dirigidas a sectores especficos, puede visitar la siguiente pgina web:

Tipo de producto Productos frescos

Exhibicin
Asociacin de Marketing de Produccin Agrcola (PMA) Cumbre Fresca, Estados Unidos. Saln comercial anual especializado en productos agrcolas frescos. El local o ciudad anfitriona vara cada ao. www.pma.com Asociaciones de Marketing de Productos Agrcolas Canadienses (CPMA), Canad. Saln comercial anual especializado en productos frescos. El local vara cada ao. www.cpma.ca Fruit Logistica, Alemania. El saln de marketing de productos agrcolas ms grande del mundo. Llevada a cabo anualmente en Berln. www.fruitlogistica.com Alimentaria Barcelona, Espaa. Feria bienal de comercio, especializada en productos procesados. Eventos adicionales se llevan a cabo en Mxico y Lisboa. www.alimentaria.com ANUGA, Alemania. Feria de comercio, evento bienal que presenta productos procesados. www.anuga.com Expo Antad, organizada por la Asociacin Nacional de Autoservicios y Tiendas por Departamento. Feria anual de comercio especializada en comida y bebidas para el mercado Mexicano. www.antad.org.mx Expo Comida Latina, Estados Unidos. Feria anual de comercio que presenta productos tnicos Latino Americanos para el mercado de los Estados Unidos. Se llevan a cabo tres eventos anuales. www.expo-comida-latina.com Fancy Food Show (Exhibicin de Comida Refinada), Estados Unidos. Saln comercial anual especializado en productos gourmet. www.specialtyfood.com Fispal Latino, Estados Unidos. Feria anual de comercio especializada en productos tnicos Latino Americanos para el mercado Estadounidense, llevada a cabo en Miami. www.fispalusa.com FoodEx, Japn. Feria anual de comercio especializada en comida y bebidas para el mercado japons. www.jma.or.jp/foodex FMI Show. Organizada por el Instituto de Marketing alimenticio. Saln comercial anual de comidas y bebidas. www.fmi.org Exhibicin Asitica Internacional de Comidas & Bebidas, Equipamiento para Hoteles, Restaurants y Servicios de Comida, Servicios de Abastecimiento HOFEX, China, Hong Kong. Saln comercial anual especializado en comida y bebidas. www.hofex.com IFE Comida y Bebidas para las Amricas, Estados Unidos. Saln comercial anual que presenta productos procesados. Llevado a cabo en Miami. www.americasfoodandbeverage.com Saln Comercial de Marcas Privadas (PLMA), Estados Unidos. Feria anual de comercio especializada en marcas privadas. www.plma.com SIAL, Pars. Feria de comercio bienal especializada en productos procesados. www.sial.fr. SIAL tambin organiza exhibiciones en Canad, Mercosur y China. Biofach, Alemania. Feria anual de comercio especializada en produccin agrcola orgnica. Gran evento internacional. Las exhibiciones tambin se presentan en los Estados Unidos, Japn, China y Brasil. www.biofach.de

Productos Procesados

Produccin Agrcola Orgnica

PASO 3. PREPARANDOSE PARA EL SALON COMERCIAL

www.feriasalimentarias.com Una buena preparacin tiene un impacto decisivo en el logro de los objetivos propuestos. Debido a esto, una vez que su empresa ha decidido participar en una exhibicin particular, es esencial que empiece a prepararse para el evento. Recomendamos que este proceso comience un ao antes de la fecha de la feria. Ms abajo describimos los aspectos ms importantes de la preparacin para un saln comercial.

Paso 3.1 Preparando el presupuesto

La primera tarea es preparar el presupuesto y ac es importante considerar los siguientes tems: el stand, los representantes de la empresa que participarn en la feria, cualquier personal externo adicional que necesite ser contratado, mensajes promocionales (faxes, emails), material promocional (brochures, etc.), el producto que ser introducido o dado a probar, publicidad (revistas, etc.) y el servicio al cliente. Es una buena idea incluir imprevistos como un tem en el presupuesto, asignando por lo menos un 5% del presupuesto para este tem. Para ayudarlo a preparar el presupuesto le presentamos el siguiente ejemplo, el cual incluye las categoras mencionadas previamente, as como sus diferentes componentes.

Presupuesto para Participar en una Exhibicin Categora

Stand
Alquiler de espacio Diseo y construccin Muebles Decoracin Servicios Electricidad Telfono Limpieza Seguridad Otros Transporte de materiales ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________

Costo por tem

Costo por categora

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Personal de la empresa
Boletos areos Hotel Comida

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Personal externo
Traductores Asistentes

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Mensajes promocionales
Correo Fax

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Material promocional
Brochures y catlogos Pases/invitaciones para clientes

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Productos para mostrar o degustar

Productos Envo

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Publicidad
Catlogo de la feria Revistas y otros medios

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Hospitalidad hacia clientes Comidas Otros

Sesiones de entrenamiento

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________________ ________________ ________________

Imprevistos TOTAL

Paso 3.2 Seleccionando a los representantes de la empresa

Antes de seleccionar el personal que representar a la empresa en la feria, es importante recordar que sern ellos quienes den la primera impresin de la empresa a los potenciales clientes. Por lo tanto, y teniendo en mente las metas de la empresa, los representantes debern cumplir con los siguientes requisitos bsicos: Hablar el idioma del pas de destino u otra lengua requerida para comunicarse directamente con los clientes potenciales. Si el personal propio de la empresa no cuenta con estas habilidades, considere contratar a un intrprete. Tener un perfecto conocimiento de los productos exhibidos, de los procesos tecnolgicos involucrados en la produccin, de las regulaciones, de cualquier certificacin obtenida (calidad, salubridad, HACCP, GAP, GMP), los requerimientos de las aduanas para la entrada de los productos en el mercado objetivo y los objetivos de la empresa en ese mercado. Tener la autoridad para negociar a nombre de la compaa. Tener una personalidad extrovertida que pueda atraer y retener a los clientes potenciales, sin presionarlos. Tener experiencia previa en exhibiciones internacionales y viajes.

Recomendamos que por lo menos dos personas por empresa participen en la feria. Esto quiere decir que siempre habr alguien listo para lidiar con los visitantes en el stand mientras la otra persona busca clientes potenciales entre otros expositores y hace el trabajo de inteligencia de mercado.

Paso 3.3 Preparando la logstica del viaje

Habiendo seleccionado la feria y la gente que participar en ella, el prximo paso es averiguar cules son los requerimientos para la entrada (visas) al pas de destino. Como los requerimientos para viajes internacionales son ms complejos, recomendamos comenzar con este proceso por lo menos con dos meses de anticipacin. Una vez que ha completado las formalidades para entrar al mercado de destino, proceda a reservar los pasajes de avin y los hoteles. Si las reservas son hechas con buena anticipacin, los costos son ms bajos por lo general. Recuerde: dejar las cosas para el ltimo minuto a menudo tiene un costo adicional. Tambin vale la pena chequear si los organizadores de la exhibicin han hecho arreglos con alguna aerolnea o cadena de hoteles para ofrecer tarifas ms atractivas.

Cuando se participa en una exhibicin internacional de grandes proporciones, la cual es normalmente visitada por un gran nmero de personas, recomendamos se hagan las reservas por lo menos con 8 meses de anticipacin, debido a que los vuelos directos y los hoteles cercanos al centro de convenciones o local son vendidos rpidamente. Para evitar contratiempos y facilitar su estada en el lugar de destino recomendamos lo siguiente: Contrate un seguro de viajes y asegrese de entender completamente como usarlo. Use una tarjeta de crdito para evitar llevar grandes sumas de dinero. Lleve una tarjeta adicional en caso que la tarjeta principal se pierda o se dae. Averige si su telfono celular funciona en el pas de destino. Si no lo hace, es recomendable alquilar uno temporal. Averige si tendr acceso a Internet e instalaciones de fax. Averige que voltaje se usa en el pas de destino: algunos pases usan 110W y otros 220W, as que tal vez necesite llevar transformadores. Averige que clima hay en el local de la exhibicin para llevar la vestimenta apropiada y no tener que comprar nada mientras est all. Averige con la aerolnea cual es el lmite de peso permitido por maleta para evitar pagar por sobrepeso. Averige cuales son los requerimientos para transportar las muestras, ya sea en el pas de destino como en los pases de trnsito, para evitar demoras, problemas o inclusive la destruccin de los productos.

Paso 3.4 Reservando un espacio y decorando el stand

Para obtener una buena ubicacin en la exhibicin le recomendamos reserve el espacio con anticipacin: seis meses de anticipacin si es una exhibicin pequea y un ao de anticipacin si es un evento grande, internacional. Recuerde, los organizadores generalmente ofrecen descuentos a las primeras compaas que compran un espacio en una exhibicin. Habiendo seleccionado y reservado su espacio, el prximo paso es encontrar a una compaa que disee la caseta o stand. Muchos organizadores ofrecen un diseo bsico, pero si quiere dar una buena impresin y atraer la atencin de los visitantes, vale la pena hacer el esfuerzo en construir un stand ms elaborado. Cuando seleccione el diseo, seleccione uno que muestre sus productos. Asegrese de que el stand se vea limpio, pulcro y espacioso. Trate de evitar la tentacin de poner sillas y mesas dentro del stand, especialmente si ste es pequeo: los muebles pueden restringir la fluidez de los visitantes y crear una barrera psicolgica. Es tambin importante tener un rea ms

tranquila a donde pueda llevar a los clientes ms interesados; asegrese de que haya una sala de reuniones disponible dentro del local de la exhibicin o, como alternativa, encuentre un lugar cercano que sea cmodo donde pueda discutir calmadamente de negocios con estos clientes. Es tambin recomendable reservar un espacio para almacenar muestras y materiales promocionales. El aspecto visual de la exhibicin es esencial para atraer a los clientes, de ah la importancia de proveer soporte grfico para los productos que se exhiban. Es tambin importante mostrar a la compaa en s y esto puede ser hecho poniendo nfasis en el nombre y en el logo, evitando tanto como sea posible, el usar textos. Si decide incluir textos, asegrese que estn traducidos en el idioma local o en un idioma de negocios, como el ingls.

Paso 3.5 Entrenando a los representantes de la empresa para la feria

Los representantes de la empresa deben estar apropiadamente entrenados antes de partir hacia la exhibicin. Antes que nada, deben hacer el esfuerzo de reunir tanta informacin como sea posible acerca del mercado que visitarn, as como del sector en el que opera la compaa. Aspectos de particular inters incluyen prcticas locales de negocios en el mercado de destino, redes de distribucin existentes, productos con los que competirn y las formas de pago ms comnmente usadas. Si no es posible obtener esta informacin a travs de canales secundarios, recomendamos llegar al pas de destino un par de das antes de la exhibicin para poder visitar puntos de venta y centros de distribucin. Los representantes deben estar bien informados antes de que la exhibicin comience. Si los objetivos de la empresa incluyen promocionar la venta de productos o encontrar distribuidores, los representantes debern estar listos para negociar con clientes potenciales. Para acelerar este proceso, es recomendable estar preparados para contestar preguntas tales como: Cules son las metas comerciales de su compaa en el mercado objetivo (volumen de ventas, nicho en el mercado, intermediarios comerciales deseados)? Qu tipos de productos exporta su compaa? Existen documentos detallados (brochures, etc.) acerca de su compaa y sus productos? De qu manera se diferencia su producto del resto? Cules son sus caractersticas o especificaciones principales? Cmo empaca su compaa sus productos de exportacin?

Sus productos estn autorizados por las autoridades extranjeras? Est su marca registrada en el mercado de destino? Los productos cumplen con las regulaciones extranjeras de etiquetado? Qu mtodo de pago estn dispuestos a aceptar? Qu tipo de crdito ofrece su compaa 30, 60 90 das? Lnea abierta de crdito? Qu clase de red de distribucin tiene? Su compaa tiene experiencia en exportaciones? A dnde y cules son sus clientes? Qu tipo de red de distribucin usa actualmente su compaa? Cul es el tiempo de envo ms corto posible? Cul es su oferta exportable? Es necesario realizar un pedido mnimo? Cul es el precio de fbrica (EXW - siglas en ingls)? Cul es el precio FOB? Cul es el precio CIF para una ciudad principal? El precio vara de acuerdo al volumen? Est la comisin incluida en el precio? Cmo ayuda la compaa a promover sus productos? Cmo describira el plan promocional de su compaa para mercados potenciales?

Los representantes de la compaa deben estudiar cuidadosamente el manual de la exhibicin, el cual especifica los requerimientos o compromisos que debe cumplir cada compaa, junto con los plazos y reglas generales para los participantes: todo, desde la distribucin de material promocional y el muestreo del producto hasta la seguridad, recojo de basura, etc.

Paso 3.6 Preparando el material promocional

El material promocional es de vital importancia para promover efectivamente a la compaa y sus productos. Este generalmente consiste de material impreso tal como posters, brochures, catlogos, listas de precios y avisos de prensa, pero tambin puede incluir videos o presentaciones digitales. Como el tiempo para motivar a un potencial cliente es corto durante una primera reunin, les sugerimos firmemente que preparen una buena presentacin oral, la cual debe estar acompaada de material impreso en vez de videos o presentaciones digitales (los cuales, por lo general, no son muy interactivos). Si un cliente muestra inters en su producto y est dispuesto a regresar para una reunin ms larga, entonces los videos y las presentaciones digitales pueden jugar un rol importante en transmitir la imagen de la compaa y difundir la calidad de su trabajo.

As pues podemos considerar dos clases de materiales: uno para la reunin inicial y otro para los encuentros subsecuentes. El primer tipo incluye brochures y tarjetas de presentacin en general; el segundo debe incluir las especificaciones tcnicas de cada producto, listas de precios, la pgina web y videos. Los cuadros que encontrar ms abajo le ofrecen sugerencias para preparar estos materiales:

Recomendaciones para preparar una compaa

El brochure es el primer nivel de cualquier plan promocional y debe ser esttico, informativo, creativo, fcil de leer y visualmente atractivo. Es mejor dejar el diseo y la impresin a los profesionales. Sin embargo, antes de hacerlo, defina -preferiblemente por escrito- los siguientes aspectos: Productos y/o servicios ofrecidos por su compaa Mercados objetivo Clientes actuales Beneficios ofrecidos Pruebas de la capacidad de la compaa: experiencia, nmero de clientes satisfechos, principales destinos de sus exportaciones, principales clientes a nivel nacional, testimonios, referencias. Qu espera lograr con este brochure? Obtener rdenes de compra? Presentar a su compaa o a sus productos? Actuar como un recordatorio para sus clientes?

Otros aspectos a considerar: Designar a una persona a cargo de preparar el brochure. No incluya toda la informacin disponible. Solo incluya los puntos ms importantes y guarde el resto para otra ocasin. Identifique dos o tres firmas que pueden preparar el brochure. Renase con sus representantes para discutir los objetivos de su empresa y su presupuesto.

Recomendaciones para disear sus tarjetas de presentacin

Las tarjetas de presentacin son una de las herramientas bsicas para una buena promocin y para un buen seguimiento. Deben ser fciles de leer, tener un diseo visualmente atractivo y estar impresas en un papel de buena calidad. Adicionalmente, deben ser consistentes con el resto del material promocional. Deben estar actualizadas y deben incluir toda la informacin relevante. Todas las tarjetas de presentacin deben incluir la siguiente informacin bsica: Logo y nombre de la compaa. Nombre completo del representante de la compaa. La posicin del representante. Nmeros de telfono y de fax (no olvide incluir el pas y los cdigos de rea, si aplica). Direccin postal (no olvide incluir la ciudad, provincia o estado y pas). E-mail (evite usar cuentas gratuitas como Yahoo, Hotmail o Gmail ya que estas sugieren informalidad). Pgina web.

Recomendaciones para preparar el perfil de sus productos y las listas de precios

El perfil de los productos es uno de los elementos promocionales ms usados en las negociaciones con potenciales compradores. Las hojas de descripcin de producto deben incluir, en una sola pgina, informacin tcnica que facilite la toma de decisiones y deben incluir por lo menos los siguientes aspectos: Marca o nombre del producto. Nombre de la compaa e informacin de contacto. Descripcin detallada del producto; por ejemplo 100% pulpa de fruta. Las presentaciones del producto; por ejemplo. 'Sabores: mango, tamarindo, papaya y pia'. Cada uno con una descripcin, nmero de cdigo y cdigo de barras. Duracin del producto y mtodo de almacenaje. Empaque del producto; por ejemplo, 'Pulpa de tamarindo en bolsas de 14 onzas'. Para cada presentacin, indique el nmero de unidades por caja, junto con el peso y tamao de la caja; el nmero de cajas por parihuela, junto con el peso y medida de la parihuela y finalmente, el nmero de parihuelas por contenedor, de acuerdo al tamao del contenedor. Diferenciacin del producto. Indique su uso y modo de preparacin/consumo; mencione tambin sus atributos nutricionales, sus beneficios para la salud, las propiedades organolpticas y nutracuticas, el origen, entre otros. Todas estas declaraciones deben

cumplir con los requerimientos de entrada al mercado objetivo (ver Manuales 1, 2 y 3 de las Series de Agro negocios, Guas de Exportacin). La suma de todos los productos de la compaa incluir el catlogo de productos de sta. Es tambin una buena idea preparar hojas de especificacin de productos con precios de exportacin. Estos deben incluir, por lo menos, los precios de fbrica (EXW), el precio FOB y el precio CIF, preferentemente en Dlares Americanos. La lista de precios debe ser manejada con discrecin, especialmente si la compaa est todava en el proceso de negociar con los distribuidores.

Recomendaciones para crear una pgina web

En un mundo donde se incrementa cada vez ms la diseminacin de informacin en lnea, la pgina web se est convirtiendo en la herramienta promocional ms til para las empresas. Una pgina web puede tener dos funciones: proveer informacin al pblico en general, clientes, proveedores, los medios, etc.; o promover las ventas, ya sea entre los clientes existentes (pblico en general, distribuidores) o entre los clientes potenciales. Independientemente de su funcin, la compaa debera asegurar que el mensaje transmitido a travs de su pgina web es claro, simple, actualizado, de fcil acceso y adaptado al pblico objetivo. Una pgina web debe incluir lo siguiente: Fotos de cada producto acompaadas de una descripcin general. Detalles especficos de cada producto. Informacin acerca de la compaa: una breve descripcin. Pruebas de la capacidad de la empresa: clientes nacionales e internacionales, testimonios, notas de prensa y certificaciones, entre otros. Detalles de contacto: e-mail, direccin fsica, telfono y fax.

Los siguientes puntos deben ser considerados cuando se disea la pgina web: Presentar toda la informacin en el menor nmero de clicks posibles. Hacerla fcil de leer y visualmente atractiva: fondos de pantalla claros, letras grandes en colores oscuros, prrafos cortos. Asegrese de usar un formato universal; esto es, uno que no est afectado por el tipo de navegador usado por los visitantes. Asegrese que los visitantes sepan siempre donde estn: #productos > pulpas > pulpa de tamarindo. Proveer un mapa del sitio.

Ofrecer siempre la posibilidad de contactar a la compaa. Facilitar de una base de datos de visitantes

Recomendaciones para preparar videos de la empresa

Los videos deben ser claros y concisos, producidos por profesionales y se deben enfocar en temas bastante especficos, como: el proceso de produccin, el programa de calidad y seguridad, usos y beneficios del producto en cuestin.

Paso 3.7 Comenzando las actividades promocionales

Para asegurar que la participacin de la compaa es un xito completo, es una buena idea identificar - con anticipacin algunas de las firmas que pueden estar interesadas en sus productos. Los promotores de exportacin son una importante base de datos, as como tambin lo son las cmaras de exportacin y otras organizaciones de este sector. Tambin recomendamos contactar a los organizadores de los salones, quienes con frecuencia proveen el servicio de enviar invitaciones y material promocional a compradores o distribuidores potenciales. Si no ofrecen este servicio, es recomendable solicitar un listado de compaas que participaron en exhibiciones previas, as como un listado de aquellos que han confirmado su asistencia al prximo evento. Una vez que tenga el listado de contactos y clientes potenciales, es una buena idea enviarles una invitacin - por correo o por e-mail para que visiten su stand en el saln e incluya una breve descripcin de su compaa. Si logra concertar una cita, ya sea en su stand, en el del cliente o en las oficinas del potencial cliente, asegrese de confirmarla con unos das de anticipacin. Si no le hubiera sido posible obtener una lista de clientes potenciales para sus productos, o si no obtuvo la respuesta esperada a las invitaciones que envi, o desea identificar otras compaas, debera planear llegar a su destino un par de das antes de que comience el evento para as poder visitar puntos de venta y centros de informacin e identificar otros potenciales compradores. El siguiente cuadro muestra un ejemplo de cmo identificar posibles distribuidores cuando visite el mercado de destino.

Ejemplo de cmo identificar posibles distribuidores cuando visite el mercado de destino

Una vez que llegue al mercado objetivo, le recomendamos seguir los siguientes pasos: Identificar y luego visitar los puntos principales de venta, tiendas y mercados (tnicos) locales, centros de distribucin y mayoristas. Identificar productos de la competencia o substitutos. Chequee las etiquetas de los productos para identificar a los distribuidores. Haga una lista de los principales distribuidores junto con su informacin de contacto. Si la etiqueta solo muestra el nombre del distribuidor, averige como contactarlos a travs de las pginas amarillas u online. Contacte a los distribuidores para evaluar su inters e invtelos a visitar la exhibicin.

Las visitas a los puntos de venta y centros de distribucin tambin le permitirn evaluar la competencia, averiguar precios y la calidad de los productos que compiten con el suyo, descubrir las ltimas tendencias en empaque y estudiar los requerimientos de etiquetado.

Paso 3.8 Enviando muestras

Dada la naturaleza visual de las exhibiciones, es importante que las compaas lleven muestras de sus productos. No obstante, la compaa debera definir de antemano cual va a ser la estrategia a seguir con estas muestras. Por ejemplo, pretende dar muestras slo a los distribuidores interesados en su producto o planea hacer una distribucin masiva para evaluar la aceptacin del producto entre los visitantes de la exhibicin? Las muestras deben ser enviadas a travs de agentes de aduanas experimentados que cuenten con personal entrenado en esta clase de envos. Deben tener tambin un representante en el mercado de destino para que coordine la admisin temporal de los productos. Es muy til contactar a varios agentes de aduanas para poder estar bien informado antes de seleccionar a uno de ellos. Tambin, antes de contactar a los agentes, la compaa debe tener la siguiente informacin a la mano: lugar de destino; direccin del lugar a donde se har el envo; tipo, dimensiones y contenido del envo; facturas y cualquier otra documentacin necesaria. Es muy importante tener un plan de contingencia. Recomendamos que usted siempre lleve algunas muestras y material promocional en su equipaje personal si es que esto es permitido por las leyes del lugar de destino y pases de trnsito en caso surja cualquier problema con las muestras enviadas a travs del agente.

PASO 4. PARTICIPANDO EN LA FERIA

La participacin en la exhibicin en s es la parte ms corta pero ms intensa de todo el proceso. Es el momento en el que todo el esfuerzo hecho durante la fase de preparacin rinde sus frutos. Si se ha preparado minuciosamente, los representantes de la compaa estarn listos para negociar con clientes potenciales en el mercado objetivo ni bien se inicie la exhibicin. Ya habrn visitado los puntos de venta y los centros de distribucin para afinar su estrategia; el material promocional y las muestras ya habrn sido enviados al local de la exhibicin y el stand estar listo para recibir a los visitantes. Antes de la inauguracin oficial de la exhibicin, es una buena idea hacer una inspeccin in situ y asegurarse de que todo est en orden. Los siguientes puntos debern ser chequeados: Que todo el personal est presente. El display de los productos y el material promocional. Los utensilios para la degustacin de las muestras. La iluminacin. Las lneas de telfonos, el fax, las computadoras, el acceso a internet, etc.

Aqu tiene unos tips adicionales para poner en prctica. Llegue temprano y vyase tarde. Muchos expositores aprovechan los periodos previos y posteriores a las horas oficiales de atencin para recorrer la exhibicin con calma y visitar otros stands, sabiendo que as no perdern ningn cliente potencial. Asegrese de que su stand nunca est desatendido. Recuerde, las compaas deben tratar de tener al menos dos representantes en la exhibicin: uno para lidiar con clientes potenciales y otro para atender a los visitantes del stand. Las primeras impresiones son cruciales y es un hecho comprobado que los visitantes son influenciados por la apariencia y la actitud de la gente que trabaja en el stand, mucho antes de que ellos tengan oportunidad de decir sus primeras palabras. Por ende, los

representantes de las compaas deben siempre vestir de manera profesional, lucir su identificacin en un lugar visible, comportarse apropiadamente y hacer el esfuerzo de tener el stand siempre limpio y ordenado.

El comportamiento de los representantes ejerce una gran influencia sobre la percepcin de la compaa en los visitantes. Es importante evitar pararse en guardia con los brazos cruzados, quedarse sentado o parecer aburrido.

El principal reto durante la feria es atraer y retener a los clientes que estn realmente interesados en sus productos y, al mismo tiempo, desligarse educadamente de aquellos que solo estn interesados en mirar, colectar material de promocin y discutir temas generales. No hay nada mejor que un stand interesante para atraer a los visitantes. Los nuevos productos son un gran plus ya que la mayora de los visitantes de una exhibicin estn buscando cosas nuevas. En este caso, asegrese de tener un cartel prominentemente expuesto con la palabra nuevo junto al producto, en el lenguaje del pas anfitrin y si est participando de un evento internacional, tambin en ingls. De igual modo, si la compaa est buscando distribuidores, un cartel puede ser puesto para invitar a los distribuidores a acercarse. Pero como retenemos a los clientes potenciales? El reto es romper el hielo y entablar una conversacin agradable. Es recomendable no comenzar con temas de negocios y no ser muy agresivo. Es mejor hacer un educado pero sincero comentario. Por ejemplo: Encontr lo que est buscando? Qu le parece la exhibicin hasta ahora? Qu lo trae por ac? Es siempre una buena idea leer el nombre del visitante y el de la compaa en la identificacin y preguntar por su negocio. Considerando que las ferias son lugares estratgicos para reunir informacin del mercado, el entrevistarse con visitantes le puede proveer una de las mejores fuentes de informacin directa y actualizada. No obstante, para sacar el mximo provecho de estos encuentros, los representantes de la compaa deben estar dispuestos a detenerse a conversar un momento y especialmente, escuchar lo que los dems tienen para decir. Durante estos intercambios es esencial aceptar las crticas sin llevarlas a una discusin; estos comentarios deben ser considerados como una oportunidad valiosa de mejorar sus productos o adaptarlos a los gustos y preferencias de los clientes potenciales. As mismo, recuerde que en los negocios internacionales es importante respetar las diferencias culturales. Esto significa no solo estar dispuesto a adaptarse a las prcticas comerciales del pas de destino sino tambin a sus costumbres y protocolo. Debido a esto le recomendamos que investigue aspectos como maneras apropiadas de saludar, gestos, la distancia que debe ser mantenida entre una persona y otra (respeto del espacio personal), puntualidad, cdigo de vestimenta, el significado de las actividades sociales post-exhibicin, el uso de las tarjetas personales, etc.

Otra tarea para los representantes de la compaa durante la exhibicin es el estar dispuestos a distinguir rpidamente (filtrar) a la gente que est verdaderamente interesada en la compaa y sus productos de aquellos que solo tienen un inters general o que estn simplemente buscando muestras o material promocional. Algunos expositores deberan ciertamente comenzar sus conversaciones discutiendo tpicos generales con los visitantes (la introduccin), deberan tambin estar listos para llevar la conversacin hacia temas que ayuden a determinar, tan pronto como sea posible, si la persona es un cliente potencial. Por consiguiente recomendamos hacer preguntas como: A qu se dedica su compaa? Trabaja con productos similares o en el mismo sector? Importa productos directamente o los adquiere a travs de distribuidores? Si las respuestas sugieren que esta persona no lo va a ayudar a lograr sus objetivos, no desperdicie mucho tiempo con l. Recuerde ser especialmente cuidadoso con sus compatriotas, quienes estn siempre ansiosos por tener noticias de su patria. No obstante, si usted considera que la persona con la que est conversando es un cliente potencial, trate de ofrecerle un lugar ms privado donde la conversacin pueda continuar. Cualquiera que sea el resultado del proceso de filtrado, lo ms importante es cuidar de la buena imagen de la compaa. El trabajo de los representantes durante la exhibicin, no se limita a recibir a los visitantes. Tambin es importante buscar clientes potenciales entre los dems expositores o averiguar si pueden proveer informacin til acerca de clientes potenciales. Por esta razn, es importante obtener, tan pronto como sea posible, un listado o directorio de las compaas visitantes de la exhibicin para ver cules son de inters. Tambin es recomendable caminar por la exhibicin para asegurarse que no se le est escapando ningn cliente potencial. Habiendo identificado a los expositores que son de inters para su compaa, es una buena idea visitarlos y concertar una cita a una hora conveniente para ambos. Como ya mencionamos, los periodos previos y posteriores a las horas oficiales de atencin, pueden ser el mejor momento. Recuerde, el trabajo de la feria no termina cuando el evento termina. Para poder hacer el seguimiento a los contactos, los expositores deben tomar notas constantemente y guardarlas junto a las tarjetas de presentacin, muy organizadas.

PASO 5. EL SEGUIMIENTO
Mucha gente cree que el seguimiento comienza una vez que regresan a su pas, pero para hacer un progreso significativo, esta tarea debera comenzar durante la exhibicin. Como se mencion al final del captulo anterior, las responsabilidades de los representantes de la compaa que participan de la feria incluyen: tomar notas, organizar las notas y tarjetas de presentacin, guardar los detalles de los compromisos hechos, enviar informacin adicional, enviar cotizaciones, etc. Aquellos que han asistido a exhibiciones previas saben que el nmero de contactos hechos puede ser abrumador y que a no ser que tengan un apropiado sistema de organizacin de informacin, el proceso puede volverse complicado. Para llevar a cabo un efectivo seguimiento a visitantes y clientes potenciales, un formato de contacto es usado. Un ejemplo de este tipo de formato se incluye ms abajo y est basado en la metodologa propuesta por GTZ (Deutsche Gesellschaft fr Technische Zusammenarbeit) y por el CBI (Centro para la Promocin de Importaciones desde Pases en Desarrollo). El formato consiste en seis secciones que son usadas como se detalla a continuacin: La primera seccin es usada para adjuntar la tarjeta de presentacin del cliente potencial. Recomendamos llevar cinta adhesiva o grapas para este propsito. La siguiente seccin clasifica a los clientes potenciales. Los clientes clasificados como A son los que mostraron mayor inters en el producto y a los que se les debera hacer un seguimiento inmediato; los clientes del grupo B son aquellos que mostraron algo de inters y que requerirn mayor seguimiento; y los clientes del grupo C son los que mostraron el menor inters. La tercera seccin es usada para anotar los detalles de contacto del cliente, ya sea para complementar la informacin incluida en la tarjeta de presentacin, o para proveer datos bsicos si el visitante no entreg una tarjeta de presentacin. La cuarta seccin identifica el tipo de compaa: agente, importador, distribuidor, mayorista, minorista, fabricante o competidor. El espacio otro est incluido en caso que la compaa no caiga en ninguna de esas categoras. La quinta seccin es una lista de verificacin donde se anota que tanto inters tena el visitante o sus requerimientos (por ejemplo, pedido de muestras, una carta de oferta, etc.) e instrucciones para el seguimiento (visita, telfono, envo de fax, archivo de documento, etc.)

Finalmente, la sexta seccin provee un espacio para anotar observaciones, esto es, cualquier otra informacin acerca del cliente, el inters mostrado y el seguimiento que se le deber dar. EJEMPLO DE UN FORMATO DE REGISTRO DE CONTACTOS

Tarjeta de presentacin Detalles de la compaa: Nombre: Contacto: Pas: Ciudad: Telfono: Fax: E-mail: Pgina web: Tipo de Compaa: Agente Importador Distribuidor Interesado en: Solo informacin Carta de oferta Envo de muestras Envo de material Negociacin de contrato Otros

Clasificacin de clientes potenciales: A, B, o C

Mayorista Minorista Fabricante Seguimiento: Envo de e-mail Visita Telfono Envo de fax Archivo de documento

Competencia Otros

Observaciones: Para clasificar correctamente a un cliente potencial, el representante de la compaa debera informarse acerca de los siguientes aspectos durante las entrevistas: Las actividades del negocio del cliente Productos comprados. Cuando sea posible, anote junto a cada producto la cantidad, el origen y el precio.

Cantidades probables a ser negociadas. Segmentos de mercado servidos y canales de distribucin. Clientes principales. Recursos disponibles (nmero del personal de ventas, tamao del centro de distribucin, nmero de camiones, capacidad para almacenar productos congelados, etc.). El poder del visitante para negociar y tomar decisiones.

Si el cliente est realmente interesado en el producto, el representante de la compaa debe solicitar una visita al local u oficina del cliente. Esto no solo servir para confirmar la informacin obtenida en la entrevista pero para tambin abrir la posibilidad de negociaciones ms sustantivas. Le recomendamos que comience con las actividades de seguimiento inmediatamente, preferentemente en el pas de destino: esto lo ayudar a vencer a la competencia y convencer a los clientes potenciales que usted y su compaa son serios, con estilo empresarial y muy profesionales. Es importante que el seguimiento al cliente sea hecho de la forma ms personalizada posible; de ah la importancia de llenar correctamente el formato de registro de clientes. La primera actividad de seguimiento consiste en enviar una nota de agradecimiento a la gente que visit su stand. La prioridad debe ser dada a los clientes clasificados como A y B. Un seguimiento exitoso tambin consiste en cumplir las promesas hechas: si accedi a enviar alguna informacin adicional, hgalo lo ms pronto posible. Si usted no tiene la informacin necesaria a la mano, enve una nota explicando que est trabajando en ello y d una fecha aproximada de envo. Lo mismo aplica si usted accedi a enviar muestras o si prometi llamar a un cliente potencial para coordinar una visita o una futura cita. Como parte del seguimiento, tambin es til tener una reunin corta con los representantes de la empresa despus de la exhibicin y a diario para evaluar los acontecimientos del da. Los siguientes puntos, podran ser tocados durante esas reuniones:
Qu sali bien? Qu podra haber sido hecho de una mejor manera? Si pudiramos retroceder el tiempo, qu haramos de manera distinta? Quin merece ser reconocido por su esfuerzo y por los resultados alcanzados? Qu podemos hacer para mejorar nuestros resultados al da siguiente o en la prxima

feria? Qu deberamos empezar a hacer ahora para estar listos en el prximo evento?

Si usted vino a la exhibicin bien preparado, tom la mayor ventaja del evento y llev a cabo un apropiado seguimiento, su compaa estar mucho ms cerca de llegar a la meta: cerrar el trato con un acuerdo satisfactorio para ambas partes. Finalmente, usando toda la informacin obtenida a travs de los formatos, las reuniones de seguimiento y las visitas, prepare un reporte acerca de la feria o exhibicin. Este debe incluir tantas variables y parmetros como sea posible, por ejemplo, estimados de ventas, nmero total de contactos calificados, costo por contacto til (costo total del evento por tipo de contacto A y B) y nmero de nuevos clientes. Basado en esta informacin, determine si la compaa logr o no cumplir con sus objetivos en el evento. Recuerde, exportar a un nuevo mercado es un proceso que toma tiempo y aun cuando participar de una feria de comercio lo puede ayudar a lograr sus objetivos, los resultados no se ven normalmente en un corto plazo. La perseverancia, el cumplimiento de los compromisos y el tiempo son sus mejores aliados.

CONCLUSIONES
Los salones comerciales internacionales son lugares excelentes para recolectar informacin de mercados, para enterarse de desarrollos tecnolgicos y penetrar nuevos mercados, ya que juntan un largo nmero de compradores, vendedores y expertos al mismo tiempo y en el mismo lugar. Es esencial definir las metas con anticipacin para poder determinar cul ser la mejor estrategia a seguir. Estas metas deben ser logrables y mensurables. Hay distintas clases de exhibiciones, con diferentes objetivos. Antes de elegir, considere cuidadosamente que clase de exhibicin es la que se ajusta mejor a las necesidades de su empresa. Antes de comprometerse a participar en una exhibicin, prepare un presupuesto detallado del costo para determinar si la empresa tiene los recursos necesarios para participar exitosamente en el evento. Seleccionar el evento adecuado y entrenar a la gente que representar a su empresa en ste, determinar el xito de su participacin. Si planea participar en una exhibicin internacional de gran escala, es recomendable que gestione el viaje y haga sus reservas con un ao de anticipacin; recuerde que tanto los hoteles como los espacios cercanos al lugar de la exhibicin se copan rpidamente. Prepare un buen material promocional y comience con sus actividades de promocin con anticipacin. Esto ayudar a incrementar su xito en el evento. La exhibicin en s misma es la parte ms corta del proceso pero la ms intensa. Debido a esto, es fundamental actuar correctamente; haga un esfuerzo para llegar temprano e irse tarde, de respetar las diferencias culturales, de ser siempre agradable y educado y finalmente, de atraer y retener a clientes potenciales. El participar en una exhibicin no se limita a exhibir productos y recibir visitantes. Las empresas deben enviar al menos a dos representantes uno para lidiar con los visitantes y otro para circular por la exhibicin identificando a clientes potenciales entre los expositores. El seguimiento es una parte esencial del proceso. Los contactos se deben mantener activos, esto significa cumplir con los compromisos adquiridos y hacerlo en el plazo de tiempo ms corto posible y de manera personalizada. El seguimiento comienza apenas abre la feria. Asegrese de obtener un registro de visitantes y realizar las preguntas necesarias para evaluar el inters real de stos. Entrar a un nuevo mercado toma tiempo. Aun cuando las ferias ayudan, los resultados son normalmente vistos a mediano plazo. Debido a esto, la perseverancia, la paciencia y el cumplimiento de los compromisos adquiridos son sus mejores aliados.

ANEXO - LISTA DE CONTROL DE ACTIVIDADES

Tiempo 10-12 meses previos a la feria

Actividades
Definir metas de participacin Nombrar a un encargado. Obtener informacin general acerca de la feria: tipo de exhibicin, espacio disponible, productos a exhibirse, visitantes y pases que participaron en eventos previos, tipo de visitantes, etc. Obtener informacin especfica: costo de implementar un stand (ver detalles de presupuesto en la pgina 16 de esta gua), periodo de inscripcin, requerimientos para enviar muestras. Hacer una seleccin inicial de los productos que se exhibirn. Preparar un presupuesto general. Contactar a los organizadores de la exhibicin para hacerles saber que est interesado en participar y solicitar informacin adicional Llenar y enviar el formato de pre-inscripcin y solicitar informacin acerca de los planes promocionales de la exhibicin. Seleccionar el personal que participar en la exhibicin. Gestionar el viaje y hacer las reservas (visas, pasajes areos, hoteles, etc.). Planificar el diseo del stand. Decidir quin estar a cargo de disear, construir y tener la exhibicin lista o si se contratar personal externo para hacer esto. Planear las actividades promocionales y el presupuesto antes de la feria. Decidir qu tipo de material promocional se llevar y designar a las personas que lo prepararn. Seleccionar al agente de aduanas y organizar el material de exhibicin que se enviar. Chequear el diseo del stand o caseta y el programa de construccin. Elegir las muestras, regalos y material promocional que se llevar a la feria. Elegir el sistema de ventas que usar durante la exhibicin (demostraciones, material impreso, presentaciones multimedia, conversaciones con visitantes). Publicitar su participacin en la exhibicin (enviando invitaciones, contactando a la prensa, publicidad).

7-9 meses antes

6 meses antes

Tiempo

Actividades
Decidir la decoracin, iluminacin e identidad del stand. Revisar el presupuesto. Finalizar las preparaciones para los envos. Chequear los materiales promocionales y de ventas. Decidir si necesitar personal externo (intrpretes, asistentes) y contratarlos. Preparar la lista de precios. Entrenar al personal que trabajar en el stand y preparar sus horarios y turnos. Estas personas debern estar familiarizadas con los productos, precios, capacidad de envos, requerimientos de aduanas, etc. Chequear, una vez ms, los materiales y equipos que sern utilizados. Coordinar el envo y seguro de la exhibicin. Aprobar los anuncios y publicidad local. Preparar las identificaciones (fotochecks) del personal que trabajar en el stand de la empresa. Enviar a los organizadores de la exhibicin el listado del personal que participar en el evento. Enviar invitaciones a clientes potenciales y distribuidores para que visiten su stand. Enviar detalles e informacin para el catlogo de la feria. Chequear las reservas de vuelos y hotel as como de otros preparativos para el viaje. Si est llevando muestras de degustacin, averige cuales son los requerimientos para poder enviarlas. Contrate los servicios y equipos necesarios. Destine una suma de dinero para afrontar contingencias. Chequee todas las actividades planeadas para asegurarse de que todo est en orden. Enve recordatorios a los clientes y posibles distribuidores junto con pases e invitaciones a aquellos que confirmen su asistencia. Obtenga informacin acerca de los participantes de la exhibicin para empezar a buscar a clientes potenciales o gente con las cuales hacer citas.

4 meses antes

3 meses antes

2 meses antes

1 mes antes

Tiempo

Actividades
Preparar los formatos de registro de clientes y hacer el nmero de copias necesarias. Obtener informacin acerca de seminarios y reuniones planificadas para determinar si son o no de inters de la compaa. Preparar y enviar las muestras y materiales promocionales. Chequear las reservas de hoteles y vuelos. Confirmar citas con posibles clientes. Confirmar el envo de las muestras y material promocional al local de la exhibicin. Coordinar la contratacin de fotgrafos y/o filmadores. Ultimas coordinaciones para la decoracin del stand, los muebles, las muestras y los equipos. Con la lista en la mano, chequear que no falte nada materiales o servicios contratados para el stand. Inspeccin final de los horarios/turnos del personal del stand. Recorra el local de la feria y visite el stand con todo el personal y revise los objetivos de cada uno y sus responsabilidades. Planee una reunin diaria con el personal, temprano en la maana, para planear y coordinar las actividades del da. Observe la competencia a diario. Localice proveedores de productos complementarios con miras a posibles alianzas de distribucin. Coordine el desmantelamiento del stand. Organice el transporte de los materiales, equipos y productos. Chequee las facturas de los servicios. Renase con todo el personal para discutir los resultados. Pregnteles por sus observaciones, recomendaciones y sugerencias para hacer mejoras para futuras exhibiciones. Planee quedarse uno o dos das ms para tener citas adicionales con los contactos que mostraron mayor inters. Comience con las actividades de seguimiento. Cierre el presupuesto y prepare el balance final.

1 semana antes

El da antes de la inauguracin

Durante la feria

Despus de la feria