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[Curso Controle Organizacional com Excel 2007 e VBA]

7.01 Guia Inserir: Tabela Dinmica

Neste captulo estudaremos os recursos disponibilizados pelo Comando Tabela Dinmica (Figura 1 Item 1), localizado na Guia Inserir (Figura 1 Item 2).

Figura 1 Tela apresentada em uma simulao da resoluo de 800 x 600

Imagine uma planilha Excel com milhares de linhas de dados. Agora, se imagine tentando obter informaes importantes deste mesmo banco de dados, como: totais de vendas por cidade; totais de vendas por vendedores; totais de vendas por perodos; etc. Os relatrios de Tabela Dinmica lhe possibilitam extrair, de maneira rpida e sinttica, diversas informaes importantes a partir de um banco de dados, bem como lhe possibilitam analisar estas informaes sob pontos de vistas diferentes. Antes de prosseguirmos com as instrues de como montar Tabelas Dinmicas seria interessante que voc visualizasse melhor os benefcios deste recurso. Para isto lhe preparamos o arquivo 7.01a Exemplo.xlsx. Acesse o arquivo e observe como um mesmo conjunto de dados pode ser analisado sob ticas bastante variadas.

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Para montar uma Tabela Dinmica interessante que voc tenha primeiramente um banco de dados como objeto de anlise. Este banco de dados dever ser formatado com o recurso TABELA, pois isto facilitar muito o seu trabalho. Para criar uma TABELA DINMICA: 1) Selecione a clula a partir da qual voc deseja inserir uma tabela dinmica; 2) Clique no comando Tabela Dinmica, da guia Inserir; 3) Na Caixa de Dilogo, digite o nome da Tabela com a qual voc formatou seu Banco de Dados (Figura 2 Item 1);

Figura 2

O Excel reservar uma rea (Figura 3) para a apresentao da Tabela Dinmica e uma Lista de Campos Variveis (Figura 4) para sua configurao.

Figura 3

Figura 4

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4) Na lista de variveis, arraste as variveis para as reas (boxes) desejadas, configurando desta forma a estrutura de sua Tabela Dinmica. Para compreender melhor este recurso, acesse o arquivo de vdeo: 7.01b Estruturando a Tabela Dinmica

vdeo

Para compreender a relao entre os boxes e a estrutura de uma tabela dinmica, observe os itens numerados da Figura 5 em relao Figura 6.

Figura 5

Figura 6

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exerccio

1. Volte a abrir o arquivo 7.01a Exemplo.xlsx; 2. Clique no interior de cada uma das tabelas dinmicas apresentadas e analise suas estruturas em relao a posio das variveis nos boxes da Lista de Campos (Figura 4).

observao

As variveis podem sem retiradas dos boxes, bem como podem ser movidas de um box para outro.

vdeo

Para compreender melhor a observao acima, acesse o arquivo de vdeo: 7.01c Modificando a Estrutura da Tabela Dinmica

Algumas observaes extremamente importantes referentes ao seu banco de dados: O banco de dados de sua planilha deve ser previamente bem preparado, portanto, como j dito, priorize convertlo e formatlo atravs do recurso TABELA. Os nomes dos campos (variveis) da TABELA DINMICA originamse a partir dos ttulos de coluna (Figura 7 Item 1) do banco de dados, portanto certifiquese que estes ttulos existam em sua estrutura de dados, bem como evite ter colunas em branco (vazias) em sua estrutura. 1

Figura 7

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As linhas abaixo dos ttulos so seus dados (Figura 7 Item 2) e devem manter um padro. Para manter este padro lembrese de utilizar o recurso de Validao de Dados, pois ele poder minimizar a possibilidade de erros. Erros comuns: Digitao de datas com o ano errado; Digitao de palavras com erros ortogrficos (a validao com listas pode lhe auxiliar neste processo); Digitao de dados sem coerncia em situaes especficas, como descontos maiores que o permitido, nome de vendedores que no atuam em determinada regio, etc.

exerccio

1. abra o arquivo 7.01d Exerccio.xlsx; 2. siga as orientaes do arquivo.

Atualizar Dados As Tabelas Dinmicas no se atualizam automaticamente quando voc realiza qualquer tipo de alterao no banco de dados de origem. Portanto necessrio recorrer a um determinado recurso toda vez que desejar um relatrio atualizado: 1) Clique em qualquer clula da Tabela Dinmica; 2) Clique na Guia Contextual Opes das Ferramentas de Tabela Dinmica; 3) Clique no comando Atualizar (Figura 8);

Figura 8

vdeo

Para compreender melhor o recurso acima, acesse o arquivo de vdeo: 7.01e Atualizando a Tabela Dinmica

exerccio

1. abra o arquivo 7.01f Exerccio.xlsx; 2. siga as orientaes do arquivo.

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exerccio

1. abra o arquivo 7.01g Anlise de Situao.xlsx; 2. observe as duas situaes apresentadas.

Para aprender mais alguns recursos de formatao e configurao de Tabelas Dinmicas, acesse os arquivos de vdeo: 7.01h Guia Contextual Design 7.04i Guia Contextual Opes
vdeo

Obs: Estes vdeos foram gravados na resoluo 1152x864 para possibilitar uma melhor visualizao dos recursos.

exerccio

1. abra o arquivo 7.01j Exerccio.xlsx; 2. siga as orientaes do arquivo.

Formatao de Campos Por vezes a Tabela Dinmica pode apresentar dados de uma forma um pouco diferente da esperada e para isto vamos lhe mostrar como formatar campos de dados. 1) Clique sobre qualquer dado da tabela dinmica que represente um conjunto de dados que voc deseja formatar; 2) Clique na guia contextual Opes; 3) Clique no comando Configuraes do Campo; 4) Defina suas configuraes.

exerccio

1. abra o arquivo 7.01k Estudo de Caso.xlsx; 2. observe as configuraes. 3. realize o exerccio ao final

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AdmTch Grfico Dinmico

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A forma de construir um Grfico Dinmico mudou muito em relao s verses anteriores. Na verso 2007 o Grfico Dinmico passa ser simplesmente uma representao grfica de sua Tabela Dinmica, refletindo qualquer alterao que voc executar nos filtros da mesma. Para criar um Grfico Dinmico: 1) 2) 3) 4) Clique sobre uma Tabela Dinmica; Clique na Guia Contextual Opes; Clique no comando Grfico Dinmico; Realize as demais operaes como se estivesse lidando com um grfico normal.

Caso o Grfico Dinmico no representa as informaes sob a tica que deseja, ento tente alterar as variveis de lugar (mudanas de box). Esta operao ir alterar a sua Tabela Dinmica e o seu Grfico Dinmico simultaneamente.

exerccio

1. abra o arquivo 7.01l Exemplos de Grfico.xlsx; 2. observe as alternativas.

Agora voc ter a oportunidade de montar seu primeiro Controle Organizacional com recursos avanados do Excel 2007. O Exerccio abaixo deve ser realizado e enviado para o tutor do curso, pois ser utilizado como avaliao do presente contedo. 1. abra o arquivo 7.02 Avaliao.xlsx; 2. siga as instrues para criar um controle organizacional.

exerccio

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