NORMAS DE UTILIZAO DO CORREIO ELETRNICO

Com o intuito de proteger os interesses da People Computao Ltda, e otimizar a utilizao dos recursos tecnolgicos da empresa, faz-se necessrio esse documento de normatizao e orientao quanto ao correto uso do sistema de correio eletrnico, disponibilizado a todos os funcionrios, professores, franquias e parceiros. Antes de comearmos, vale lembrar que a concesso de um endereo de correio eletrnico aos acima citados, no se constitui em um direito e sim de um privilgio. O sistema de correio eletrnico e todas as suas mensagens pertencem a People Computao e so passveis de auditoria sempre que se fizer necessrio. O principal motivo dessa concesso melhorar a produtividade e comunicao interna entre os funcionrios, bem como possibilitar a comunicao com nossos parceiros, clientes, alunos, fornecedores e outros. Como toda ferramenta de trabalho, essencial que ela seja utilizada de maneira racional, e dirigida aos propsitos da empresa. Sendo ns, uma empresa de informtica e um centro de treinamento autorizado Microsoft, devemos e temos a obrigao de dar o exemplo. Com o objetivo de melhorarmos a produtividade, fluxo de e-mails e um melhor aproveitamento dos recursos de hardware, software e links de Internet que temos a nossa disposio, em um futuro prximo, iremos aplicar as seguintes restries a todas as caixas de correio eletrnico da People: - limitao do tamanho total da caixa postal de cada usurio em 100 Mega Bytes. - limitao do tamanho mximo de cada mensagem enviada e recebida por cada caixa postal em 2 Mega Bytes. - limitao de at 50 destinatrios permitidos para cada mensagem enviada.

Todas as excees regra sero estudadas e avaliadas conforme as necessidades individuais de trabalho de cada usurio. A seguir faremos as recomendaes necessrias ao bom uso dessa ferramenta que devero ser seguidas risca por todos os usurios: A utilizao do sistema de correio eletrnico dever ser utilizada estritamente para assuntos profissionais e ligados rotina operacional do usurio dentro da People Computao. vedada a sua utilizao para fins particulares de qualquer espcie. Para isso o usurio dever ter sua prpria conta de e-mail em qualquer provedor de Internet sua escolha. Enviar anexos apenas quando for estritamente necessrio, e de preferncia devidamente compactados com um programa para esse fim como por exemplo o WinZip, lembrando que todo anexo causa lentido no envio e recebimento de mensagens pela Internet.

People Computao Ltda Av. Anchieta, 299 Centro - Campinas - SP Fone/Fax: (19) 3739-6400 www.people.com.br

Dem sempre preferncia para formatar seus e-mails no formato texto simples (TXT). Qualquer outro tipo de formato como HTML ou Rich Text, que so permitidos no Microsoft Outlook e no Outlook Express, aumentam o tamanho total do e-mail, principalmente se houver algum papel de parede ou logotipo de qualquer espcie, e podem no ser recebidos corretamente por outros sistemas de correio eletrnico que no sejam Microsoft. O e-mail quanto mais simples melhor e mais seguro. Aconselhamos tambm a todos os usurios configurarem seus softwares de correio eletrnico para abrirem todas as mensagens recebidas no formato TXT, no fazer download automtico de imagens entre outras medidas de segurana, pois assim diminuem as chances de serem infectados por vrus que se propagam pelo formato HTML. Apesar de termos softwares de antivrus e um aplicativo de antispam, todos os usurios devem tomar cuidado ao abrirem anexos em seus e-mails. Deve-se tomar cuidado tambm ao se clicar nos links de Internet que venham no corpo da mensagem, principalmente os famosos cartes virtuais que devem ser evitados a todo custo (a maioria deles barrado em nossos filtros e os usurios People devem orientar os seus contatos a no enviarem esse tipo de e-mail para os e-mails da People). Muitos deles levam a sites suspeitos ou de hackers com o intuito de instalar programas para roubar dados do usurio. vedada a inscrio do e-mail People em qualquer site de qualquer natureza, como por exemplo, sites de compras, turismo, notcias, listas de discusso e similares, devendo apenas ser feito nos casos onde seja estritamente necessrio para o desempenho das funes operacionais do usurio dentro da People. vedada a propagao de qualquer tipo de corrente, pedidos de ajuda para crianas doentes ou desaparecidas, ou pedidos de ajuda de qualquer natureza, bem como propagao de noticias ou avisos de origem duvidosa, ou qualquer tipo de campanha que se divulgam pela Internet. Em 99,99 % dos casos trata-se de boatos e mentiras que tem como nico objetivo congestionar a Internet e capturar os e-mails vlidos das pessoas que enviam essas mensagens de boa f e inocncia, para posteriormente venderem esses e-mails para SPAMMERS (pessoas ou empresas que enviam e-mails no solicitados de propaganda). vedada a utilizao do e-mail People para envio de propagandas, mala-direta e campanhas de qualquer espcie para destinatrios que no tenham autorizado expressamente esse tipo de comunicao. expressamente proibida a utilizao de listas de e-mails de terceiros para esse fim, onde podemos incorrer na prtica altamente condenvel na comunidade de Internet que se chama SPAM, envio de mensagens no solicitadas. Alm de irritarmos futuros e possveis clientes podemos sofrer sanes de toda espcie na Internet inclusive bloqueio de nossos e-mails por outros provedores. Todo e-mail enviado a algum nesse sentido dever ter aprovao por escrito e assinada ou um e-mail comprovadamente do destinatrio concordando com o envio para que possamos nos defender de possveis acusaes no futuro.

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Desativar as opes de confirmao de leitura e entrega de e-mails tanto no recebimento quanto no envio de mensagens. Esse procedimento alm de congestionar o nosso link com mensagens inteis no tem nenhuma eficincia ou sentido, pois como opo do prprio usurio habilitar ou no essas opes perdem todo o seu efeito prtico, e muitas delas so barradas em outros provedores e pelo nosso prprio filtro antispam. Todo o usurio deve conhecer perfeitamente o funcionamento do sistema de correio eletrnico que usa, como configurar corretamente seu programa de correio e como interpretar corretamente as mensagens de retorno de e-mails caso haja, que na maioria das vezes so em ingls. Afinal somos uma escola de informtica e de lnguas e temos vasto material sobre o assunto para quem quiser aprender. Visto as limitaes que cada caixa postal ir ter de agora em diante, todo usurio que mantenha seus emails em nossos servidores por questes prticas, dever manter sua caixa postal sempre limpa, deletando e-mails desnecessrios, mantendo a lixeira de e-mails sempre limpa e arquivando e-mails antigos, tanto recebidos quanto enviados, em seu prprio computador se isso for possvel. Sugerimos tambm no guardar e-mails com anexos na caixa postal. Sempre que possvel os anexos devem ser salvos em seu prprio computador ou em pastas particulares do usurio no servidor.

A People utiliza um filtro antispam. SPAM, para aqueles que no sabem ainda, so todos os e-mails que recebemos, de origem duvidosa ou no, normalmente de pessoas ou empresas desconhecidas a ns, as quais no demos nenhuma autorizao para que nos enviassem e-mails, e que normalmente so propagandas de produtos ou servios. Outra grande parte desses e-mails vem na forma de vrus de computador para instalarem programas em nosso computador para roubo de senhas de bancos e etc., ou com links para nos levarem a paginas de Internet suspeitas ou de hackers com as mesmas finalidades. Sem esse filtro a utilizao do e-mail como ferramenta produtiva de trabalho seria invivel, pois podemos receber em mdia at 100 e-mails de SPAM por dia. claro que como em qualquer tipo de filtro pode haver o que chamamos de falso-positivo, que seria um e-mail vlido barrado indevidamente pelo sistema. Todos os e-mails barrados pelo filtro ficam em uma quarentena que pode ser acessada agora pelo prprio usurio atravs do site http://teste.people.com.br. Basta colocar a sua conta e senha, a mesma utilizada para o acesso aos e-mails, para ver a relao de mensagens barradas e liberar ou excluir definitivamente os e-mails barrados. Se o usurio tiver mais de um endereo de e-mail atrelado a sua conta ser dada a ele a opo de qual deles verificar. Procurem verificar essa quarentena regularmente e deix-la sempre limpa excluindo os e-mails inteis. Qualquer e-mail vlido indevidamente barrado pelo filtro dever ser comunicado ao e-mail abuse@people.com.br para analise e colocao em nossa lista branca, para que o mesmo no venha a ser barrado novamente.

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E para encerrar vamos fazer algumas consideraes sobre o sistema de correio eletrnico e algumas sugestes finais para uma boa utilizao dessa ferramenta de trabalho. Os usurios de um modo geral ficam fascinados e tendem a confiar cegamente em qualquer tipo de tecnologia, e acabam ficando completamente dependente delas. Ns da rea tcnica, sempre que possvel, procuramos desmistificar essas tecnologias, procurando mostrar como o seu real funcionamento e orientando os usurios sobre a sua correta utilizao. O sistema de correio eletrnico tem as seguintes caractersticas: O e-mail um sistema de troca de mensagens assncrona, sem garantia de entrega e sem garantia de leitura, ou seja, a partir do momento em que o usurio envia um e-mail ele pode chegar ao seu destino em poucos segundos, como pode demorar at alguns dias e muitas vezes tambm pode no chegar. E mesmo que ele chegue ao seu destino corretamente isso no implica automaticamente que ele seja lido, pela pessoa certa ou no. Isso pode se dever a inmeros fatores tcnicos ou pessoais dos quais alguns temos controle e outros no. Concluindo, apesar de ser utilizado no mundo todo e apesar de funcionar bem a maior parte do tempo o modelo de correio eletrnico atual no um meio de comunicao seguro. Nenhuma empresa ou pessoa deve se apoiar 100 % nessa ferramenta de comunicao, que ainda no substitui o telefone, fax, correio tradicional e contato pessoal. Devemos ter isso sempre em mente e avisar a todos os nossos clientes, fornecedores e contatos sobre esse fato.

Atenciosamente, Antonio Francisco Vanucchi Analista de Suporte

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