INSTITUTO TECNOLGICO SUPERIOR DE MISANTLA

INGENIERA INDUSTRIAL DOCUMENTACION DE UNIDAD 5

ADMINISTRACION ESTRATEGICA
ALUMNO: Zaida Yasmin Pinto Geron Jose Luis Galan Varela Ernesto busto perez David carballo lopez

C.P REFUGIO DIAZ ARCOS

Misantla, Veracruz.

FEBRERO DEL 2013

CONTROL
El concepto de Control puede ser muy general y emplersele como punto central para el Sistema Administrativo. Por ejemplo, la planeacin puede ser imaginada, como medio para lograr el control del comportamiento individual u organizacional. En forma similar, la tarea de organizacin puede ser, constituida de manera que proporcione un medio para el control de las actividades. La palabra "Control" tiene varios significados y, ms especficamente, varios sentidos, que son significativos para el anlisis, por ejemplo, significa: Verificar. Regular. Comparar con una norma. Ejercer autoridad sobre (dirigir y ordenar). Limitar o restringir. Todas son significativas para la teora y la prctica administrativa. Sin embargo, daremos algunas definiciones: La palabra "control", es un galicismo que indica la accin o efecto de controlar. Controlar es un verbo activo que significa: "Examinar y censurar con autoridad suficiente, formando juicio, aprobando o corrigiendo lo que no estuviera en forma o modo debido". Otra acepcin dice: "Es la funcin administrativa que consiste en asegurar, la medicin y la correccin de la eficiencia hacia los objetivos fijados". Otra definicin dice: "Es el conjunto de actividades que se emprenden, para medir y examinar los resultados obtenidos en el periodo, para evaluarlos y para decidir las medidas correctivas que sean necesarias". El control es, en consecuencia, una funcin que no se desarrolla en el vaco, sino que se inserta dentro del proceso de administracin, y presenta caractersticas perfectamente diferenciadas, segn el nivel de decisin en el que opere. Burt K. Scanlan. El control tiene como objeto cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos. Robert Eckles, Ronald Carmichael y Bernard Sarchet. Es la regulacin de las actividades, de conformidad con un plan creado para alcanzar ciertos objetivos. George R. Terry. El proceso para determinar lo que se est llevando a cabo, valorizndolo y, si es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la ejecucin se desarrolle de acuerdo con lo planeado. Henry Fayol. Consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene

como fin sealar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente. Harold Koontz y Cyr O'Donnell. Implica la medicin de lo logrado en relacin con el estndar y la correccin de las desviaciones, para asegurar la obtencin de los objetivos de acuerdo con el plan. Roben B. Buchele. El proceso de medir los actuales resultados en relacin con los planes, diagnosticando la razn de las desviaciones y tomando las medidas correctivas necesarias. Robert C. Appleby. La medicin y correccin de las realizaciones de los subordinados con el fin de asegurar que tanto los objetivos de la empresa como los planes para alcanzarlos se cumplan eficaz y econmicamente.

ELEMENTOS DEL CONCEPTO

Del estudio de las anteriores definiciones, es posible obtener sus elementos coincidentes: 1. Relacin con lo planeado. El control siempre existe para verificar el logro de los objetivos que se establecen en la planeacin. Como se dej entrever, muchas de las tcnicas de planeacin, lo son tambin de control. 2. Medicin. Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados. 3. Detectar desviaciones. Una de las funciones inherentes al control, es descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecucin y la planeacin. 4. Establecer medidas correctivas. El objeto del control es prever y corregir los errores. Con base en estos elementos, se puede definir al control como: La evaluacin y medicin de la ejecucin de los planes, con el fin de detectar y prever desviaciones, para establecer las medidas correctivas necesarias.

IMPORTANCIA
El control es de vital importancia dado que: 1. Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los planes exitosamente. 2. Se aplica a todo: a las cosas, a las personas, y a los actos. 3. Determina y analiza rpidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro. 4. Localiza a los sectores responsables de la administracin, desde el momento en que se establecen medidas correctivas. 5. Proporciona informacin acerca de la situacin de la ejecucin de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de planeacin. 6. Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores. 7. Su aplicacin incide directamente en la racionalizacin de la administracin y consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa.

PRINCIPIOS DE CONTROL
La aplicacin racional del control debe fundamentarse en los siguientes principios: Equilibrio: A cada grupo de delegacin conferido debe proporcionarse el grado de control correspondiente. De la misma manera que la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos suficientes para verificar que se est cumpliendo con la responsabilidad conferida, y que la autoridad delegada est siendo debidamente ejercida Objetivos: Se refiere a que el control existe en funcin de los objetivos, es decir, el control no es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos. Ningn control ser vlido si no se fundamenta en los objetivos y si, a travs de l, no se evala el logro de los mismos. Por lo tanto, es imprescindible establecer medidas especficas de actuacin, o estndares, que sirvan de patrn para la evaluacin de lo establecido, mismas que se determinan con base en los objetivos. La efectividad del control est en relacin directa con la precisin de los estndares. Los estndares permiten la ejecucin de los planes dentro de ciertos lmites, evitando errores y, consecuentemente, prdidas de tiempo y de dinero. Oportunidad: El control, para que sea eficaz, necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se efecte el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas, con anticipacin. Un control, cuando no es oportuno, carece de validez y, obviamente, reduce la consecucin de los objetivos al mnimo. Las desviaciones: Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relacin con los planes deben ser analizadas detalladamente, de tal manera que sea posible conocer las causas que las originaron, a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas en el futuro. Es intil detectar desviaciones si no se hace el anlisis de las mismas y si no se establecen; medidas preventivas y correctivas. Excepcin: El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente cules funciones estratgicas requieren de control. Funcin controlada: La funcin controladora por ningn motivo debe comprender a la funcin controlada, ya que pierde efectividad el control. Este principio es bsico, ya que seala que la persona o la funcin que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar. Una aplicacin clara de este

principio se puede encontrar en el siguiente ejemplo: el control que elabora los estados financieros de una empresa no ser la persona ms idnea para auditarlos o determinar si son verdicos o no, ya que en dicha evaluacin pueden intervenir aspectos de carcter personal.

PROCESO BSICO DE CONTROL

El control es la ltima de las variables de los procesos administrativos, pero no por ir al final, es menos importante que las dems variables. Una vez hechos los planes, diseada la organizacin, integrados los recursos, constituida la directiva y con comunicaciones ya fluyendo, es cuando el proceso de control se importante. Bsicamente es el proceso, el que se encarga de eliminar el caos y dar congruencia a la organizacin, a fin de que pueda alcanzar sus objetivos, es esencial para una buena administracin. Naturaleza del proceso de control: Existe gran confusin sobre el proceso de control, parte del problema se debe a la connotacin desfavorable que el control tiene en la sociedad actual. Se cree que el control es lo contrario de libertad, y que en una sociedad democrtica, libertad es buena y el control es malo. Lo cierto es que en la vida diaria de todos es est muy controlada. Hay controles internos y externos respecto al organismo social en que se trabaja. Fuera, la gente debe apegarse a las reglas formales y a las normas culturales informales. Dentro de un organismo, el personal debe seguir muchas reglas y normas de actuacin: cuando marca tarjeta de asistencia, normas de seguridad, normas de operacin, de comportamiento, etc., son apenas algunos, ejemplos. Adems, existe una situacin de control inherente a funciones como; padre-hijo (fuera del trabajo) y de superior-subordinado (en el trabajo).

CUATRO PRINCIPIOS DE CONTROL

a) Principio de declaracin de objetivo. La funcin del control es percibir desviaciones posibles o reales de los planes trazados, con la suficiente anticipacin para poder corregirlas bien. b) Principio de eficiencia de los controles. Las tcnicas y enfoques de control, son eficientes cuando perciben y destacan las causas de desviaciones reales o potenciales de los planes, con un costo mnimo o con muy pocas consecuencias no buscadas. c) Principio de responsabilidad del control. La responsabilidad primaria del ejercicio del control, recae en el gerente encargado de la ejecucin de los planes. Principio del Control Directo. A mayor caridad de los gerentes y de sus subordinados menor necesidad de controles indirectos. Los anteriores

principios, resumen las diferentes dimensiones del control. De manera integral, el control est asociado con el organismo en general, con un producto especfico o con un servicio concreto. Tradicionalmente, el desempeo del organismo, el producto o el servicio, se han controlado despus de realizarse. La retroalimentacin tena que descubrir los errores o desviaciones de desempeo, para que el proceso de control aplicara la accin correctiva. Para evitar este control "despus de los Hechos", se ha sugerido el control de pre alimentacin. Se controlan los insumes crticos, as como las variables de produccin. Independientemente de la funcin que se controle o de la tcnica empleada para controlarla, el diseo del sistema obedece a una estructura interna del mismo, cuya dinmica es cclica y que incluye, un elemento decisorio en su actuacin. El primer pas para la integracin del sistema de control, se haya en la Direccin superior de la empresa, en los responsables de la misma que han de tomar en cuenta la finalidad prctica que persiguen al controlar y los medios adecuados para alcanzarla. Por tanto, existe un conjunto de fases, a travs de los cuales, se establece un mecanismo para la puesta en prctica del control, pudiendo resumirse en las etapas siguientes: a) Implantacin de normas o estndares para control. b) Medir y juzgar lo que se ha realizado. c) Comparar lo realizado contra las normas y definir las diferencias, si las hay. d) Corregir las desviaciones, poniendo el remedio adecuado.

APLICACIONES EN LAS EMPRESAS

EL CONTROL Y SU PERIODICIDAD Para que el control sea efectivo debe desarrollarse como una unidad y aplicarse en todo tiempo a la empresa, pudiendo as clasificarse en: A. Control preliminar. Es aquel que se efecta antes de realizar las actividades. B. Control concurrente. Se ejerce de manera simultnea a la realizacin de actividades, como un proceso continuo. Un control espordico de nada sirve para la consecucin de las metas de la organizacin. C. Control posterior. Se aplica despus de haber realizado, las actividades planeadas. Su objeto es suministrar informacin para comparar los resultados obtenidos, en relacin con lo preestablecido. CONTROL POR REAS FUNCIONALES Una de las grandes ventajas de los sistemas de control es que permiten, en los diferentes niveles y reas administrativas de la empresa, evaluar las ejecuciones, tanto a nivel genrico como especfico, a fin de determinar la accin correctiva necesaria. El control se aplica a las cuatro reas bsicas de la empresa y a cada una de sus sub funciones.

CONTROL DE PRODUCCIN La funcin del control en esta rea busca el incremento de la eficiencia, la reduccin de costos y la uniformidad y mejora de la calidad del producto. Para lograr esto, se aplican tcnicas tales como estudios de tiempos y movimientos, inspecciones, programacin lineal y dinmica, anlisis estadsticos y grficas. El control en esta rea comprende cuatro funciones. CONTROL DE CALIDAD Se utiliza para detectar y eliminar cualquier causa que pueda originar un defecto en el producto. Se refiere a la vigilancia que debe hacerse para comprobar una calidad especfica, tanto en las materias primas como en los productos terminados; establece lmites aceptables de variacin en cuanto a: color, acabado, composicin, volumen, dimensin, resistencia y otros aspectos tcnicos, mismos que se comparan con las normas fijadas para el producto, con el fin de detectar y eliminar cualquier causa capaz de originar un defecto en el mismo. Cabe indicar que, cualquiera que sea el proceso de fabricacin, es imposible lograr una uniformidad absoluta en la calidad debido a que tanto los materiales naturales como los elaborados por el hombre son de calidad variable y, por lo mismo, las normas o estndares deben admitir tolerancias; stas, a su vez, deben ser especficas, razonables, comprensibles y accesibles. Existen diversas tcnicas de control de calidad que pueden variar desde una simple observacin hasta tcnicas ms complicadas como: control estadstico y control por muestreo, mismas que se utilizarn en la empresa dependiendo de su tamao y caractersticas. CONTROL DE INVENTARIOS Su objetivo primordial es determinar el nivel ms econmico de inventarios en cuanto a materiales, productos en proceso y productos terminados. Un buen sistema de control de inventarios permite: a) Disponer de cantidades adecuadas de materias y/o productos para hacer frente a las necesidades de la empresa. b) Evitar prdidas considerables en las ventas. c) Evitar prdidas innecesarias por deterioro u obsolescencia, o por exceso de material almacenado. d) Reducir al mnimo las interrupciones de la produccin. Reducir los costos en: materiales ociosos, mantenimiento de inventarios, retrasos en la produccin, derechos de almacenaje, depreciacin, etc. Por consiguiente, el control de inventarios se encarga de regular en forma ptima las existencias en los almacenes, tanto refacciones, herramientas y materias primas, como productos terminados. Este tipo de control protege a la empresa de costos innecesarios por acumulacin o falta de existencias en el almacn.

En sntesis, la organizacin debe contar con un inventario suficiente para satisfacer sus necesidades. La escasez o retraso de un producto por falta de material, puede ser causa de la prdida de un cliente, lo que se traduce en prdidas financieras. CLASES DE INVENTARIOS 1. Materias primas. Son aquellas que no han sufrido ningn cambio previo al proceso de produccin y son utilizadas directamente en el mismo. 2. Materiales en proceso. Se utilizan en la elaboracin del producto y su aspecto ha cambiado por resultado del proceso. 3. Productos terminados. Son los productos terminados que estn listos para su almacenamiento.4. Partes de la maquinaria y/o herramientas. No forman parte del producto, pero son piezas fundamentales para el buen funcionamiento de las mquinas. Para el control de inventarios se usan: desde mtodos muy sencillos como tarjetas perforadas, niveles de pedido y de reposicin, krdex de entradas y salidas; hasta tcnicas ms complejas como la investigacin de operaciones, las computadoras y mtodos matemticos. CONTROL DE LA PRODUCCIN El objetivo fundamental de este control es programar, coordinar e implantar todas las medidas tendientes a lograr un ptimo rendimiento en las unidades producidas, e indicar el modo, tiempo y lugar ms idneos para lograr las metas de produccin, cumpliendo as con todas las necesidades del departamento de ventas. Existen diversos sistemas de control y planeacin de la produccin, los que varan de acuerdo con el tamao y la naturaleza del proceso de fabricacin. Un sistema adecuado de control de produccin reporta los siguientes beneficios: Disminucin de tiempos ociosos. Reduccin de costos. Evita demoras en la produccin. Permite cumplir, al departamento de ventas, sus compromisos con los clientes. Incrementa la productividad. En la planeacin y en el control de produccin se utilizan: desde tcnicas simplificadas como diagramas, grficos y estudios de tiempos; hasta la aplicacin de mtodos y modelos matemticos. CONTROL DE COMPRAS Relacionada fuertemente con el control de inventarios, esta funcin verifica el cumplimiento de actividades tales como: a) Seleccin adecuada de los proveedores. b) Evaluacin de la cantidad y la calidad especificada por el departamento solicitante. c) Control de los pedidos desde el momento de su requisicin hasta la llegada del material.

d) Determinacin del punto de pedido y de re orden. e) Comprobacin de precios. Este tipo de control promueve la eficiencia, al evitar: a) Compras innecesarias, excesivas y caras. b) Adquirir materiales de baja calidad. c) Retrasos en los programas de produccin y otras reas. Control de mercadotecnia Se refiere a la evaluacin de la eficacia de las funciones a travs de las cuales se hace llegar el producto al consumidor; es de vital importancia para el control de la empresa en general, y para la elaboracin de estrategias y planes de mercadotecnia. Comprende reas tales como: ventas, desarrollo de productos, distribucin, publicidad y promocin. Se efecta mediante el estudio de informes y estadsticas en donde se analiza si las metas mercadolgicas se han cumplido o no. Cubre aspectos tales como la efectividad del grupo de ventas y de las campaas publicitarias, por medio de la realizacin de encuestas. La evaluacin en toda esta rea, proporciona fundamentos para: a) Toma de decisiones de la organizacin en general, al ofrecer informacin acerca del desenvolvimiento de la empresa en el mercado. b) Desarrollo de planes a corto y mediano plazo. c) Evaluacin de la efectividad de los vendedores. d) Sirve tambin para controlar otras funciones que estn relacionadas con el rea de mercadotecnia tales como: Planeacin de produccin. Inventarios. Compras. Investigacin y desarrollo. Trfico. Innovaciones en planta y equipo. Finanzas: expansiones, fusiones, etc. Determinacin de las necesidades de efectivo. Necesidades de planta y de recursos humanos. Control de ventas Los pronsticos y presupuestos de ventas son esenciales para el establecimiento de este control, ya que permiten fijar normas de realizacin sin las cuales sera imposible evaluar las ventas y fijar las cuotas que se deben cubrir. La funcin de este sistema sirve para medir la actuacin de la fuerza de ventas en relacin con las ventas pronosticadas, de tal forma que sea posible detectar las variaciones significativas, y adopta las medidas correctivas adecuadas, tales como mejorar el servicio al cliente en cuanto a rapidez de entrega del producto, mejorar las facilidades de crdito, aumentar el nmero de visitas, reforzar al vendedor a travs de campaas publicitarias, revisar peridicamente las visitas de los vendedores, revisar las cuotas de los mismos, aumentar sus reas de accin y ampliar su perspectiva. CONTROL DE FINANZAS Proporciona informacin acerca de la situacin financiera de la empresa y del rendimiento en trminos monetarios de los recursos, departamentos y

actividades que la integran .Establece lineamientos para evitar prdidas y costos innecesarios, y para canalizar adecuadamente los fondos monetarios de la organizacin, auxiliando de esta manera a la gerencia en la toma de decisiones para establecer medidas correctivas y optimizar el manejo de sus recursos financieros. Bsicamente, comprende cuatro reas. CONTROL PRESUPUESTAL Como ya se estudi, los presupuestos se elaboran durante el proceso de planeacin, sin embargo son, tambin, control financiero, al permitir comparar los resultados reales en relacin con lo presupuestado, y proporcionar las bases para aplicar las medidas correctivas adecuadas. Un sistema de control presupuestario debe: Incluir las principales reas de la empresa: ventas, produccin, inventarios, compras, etc. Coordinar las partes como un todo y armonizar entre s los distintos presupuestos. Detectar las causas que hayan originado variaciones y tomar las medidas necesarias para evitar que se repitan. Servir de gua en la planeacin de las operaciones financieras futuras. Ser un medio que ayude al dirigente a detectar las reas de dificultad. Por medio de datos reales y concretos, facilitar la toma de decisiones correspondiente. Estar acorde al tiempo establecido en el plan, as como adaptarse al mismo. Contribuir a lograr las metas de la organizacin. CONTROL CONTABLE Ninguna empresa, por pequea que sea, puede operar con xito si no cuenta con informacin verdica, oportuna y fidedigna acerca de la situacin del negocio y de los resultados obtenidos en un determinado periodo. Los informes contables se basan en la recopilacin eficiente de los datos financieros provenientes de la operacin de una empresa. El objeto primordial del control contable consiste en identificar las causas de lo ocurrido en las operaciones financieras, para que, en esta forma, la gerencia adopte las decisiones ms atinadas para futuras actuaciones. El control contable debe: Proporcionar informacin veraz y oportuna. Ser un instrumento que ayude a detectar las reas de dificultad. Orientar a la gerencia para determinar guas de accin, tomar decisiones y controlar las operaciones. Establecer las responsabilidades de los que intervienen en las operaciones. Evitar malos manejos y desfalcos. Detectar causas y orgenes, y no limitarse al registro de operaciones.

La contabilidad, que es parte primordial del control, proporciona esta informacin a travs, no slo de registros, sino de los estados-financieros, y de su anlisis e interpretacin mediante el estudio de tendencias y la aplicacin de las razones financieras que son estndares, medidas o indicadores de la situacin financiera de la organizacin. COSTOS Su objetivo primordial es determinar el costo real de un producto con base en el clculo y anlisis detallado de cada uno de los elementos que intervienen en su fabricacin. A travs de esta informacin es posible no slo establecer el precio ms adecuado del producto, sino contar con datos acerca de reas que requieren atencin en cuanto a prdidas, mermas, productos incosteables, etc., lo que permite a la gerencia tomar decisiones ms racionales. AUDITORIA La auditora contable tiene como funcin primordial dictaminar si la informacin financiera presenta fidedignamente la situacin de la empresa y si sus resultados son autnticos. Esta evaluacin se realiza con base en la revisin y examen detallado de todos los registros contables de la negociacin con el fin de verificar: La autenticidad de los hechos y fenmenos que presentan los estados financieros. Que los mtodos utilizados estn de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados, y que su aplicacin sea consistente. Como se puede inferir, la auditoria es el "control" aplicado al control financiero y su utilizacin es trascendental en cualquier empresa. CONTROL DE RECURSOS HUMANOS Su funcin es la evaluacin de la efectividad en la implantacin y ejecucin de todos y cada uno de los programas de personal, y del cumplimiento de los objetivos de este departamento; se lleva a cabo bsicamente a travs de la auditoria de recursos humanos. AUDITORIA DE RECURSOS HUMANOS Es la evaluacin sistemtica y analtica de todas las funciones operativas del personal, con el fin de corregir deficiencias. La recoleccin de estos datos se efecta con base en el anlisis y en la interpretacin de la informacin estadstica de cada una, todas o algunas de las reas que se mencionan en los siguientes incisos; mediante la utilizacin de cuestionarios, entrevistas y grficas. Incluye adems la realizacin del inventario de recursos humanos a travs del cual se cuantifican y registran las habilidades, experiencias, caractersticas y conocimientos de todos y cada uno de los integrantes de la empresa.

EVALUACIN DE LA ACTUACIN Como su nombre lo indica, mide la efectividad de los miembros de la organizacin, con base en estndares de actuacin que evalan resultados teniendo en cuenta factores tales como: rotacin, ausentismo, prdidas por desperdicio, quejas de consumidores, reclamaciones de clientes, coeficientes de mano de obra, quejas de los subordinados, compaeros y supervisores, informes de cumplimiento de objetivos y otros ms. Los anteriores factores se determinan con base en registros estadsticos y se comentan con los supervisores; sirven, a su vez, como base objetiva para establecer acciones correctivas y recompensas, eliminndose, as, conflictos y apreciaciones subjetivas. EVALUACIN DE RECLUTAMIENTO Y DE SELECCIN Evala la efectividad de los programas y procedimientos relativos esta rea mediante el anlisis de aspectos como: Efectividad en el procedimiento de seleccin, eficiencia del personal y su integracin a los objetivos de la empresa. Retiros y despidos (las causas que los provocan). Evaluacin de capacitacin y desarrollo Es una de las reas cuya evaluacin es ms difcil, pero, tambin, ms necesaria. Dicha evaluacin puede efectuarse mediante el estudio de ciertos ndices: Productividad. Estudios de productividad antes y despus del entrenamiento; Desarrollo del personal. Carrera de ascensos y contribucin del elemento humano en aspectos de creatividad y productividad, en relacin con los cursos de capacitacin.