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INSTRUCTIVO EMISION DE DOCUMENTOS

INDICE
INDICE.................................................................................................................................. 1 PROCEDIMIENTO DE EJECUCION...........................................................................................2 CONTROL DEL PROCESO.......................................................................................................7 REGISTROS...........................................................................................................................7 CRITERIOS DE ACEPTACION..................................................................................................8 DOCUMENTOS DE REFERENCIA............................................................................................8

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REALIZADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

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PROCEDIMIENTO DE EJECUCION.

1.1. Necesidad de emisin de un documento para el Sistema de Gestin Integrado

(SGI) En cualquier rea, gerencia u obra, un Profesional, Administrador, Jefe de Terreno, Jefe de rea, Jefe de Departamento o Supervisor de especialidad puede detectar la necesidad de emitir documentos para el SGI, cuando se requiera para la operacin peridica, regular un proceso, las bases o especificaciones tcnicas lo requieran o se estime que la ausencia de este afecte o pueda afectar la Seguridad de los trabajadores, el medio ambiente o la calidad de la obra.

1.2. Redaccin de un Procedimiento::

El Procedimiento es aquel documento donde se describe "quien hace que, "cuando" , como y "donde" en base a una actividad o proceso determinado. De esta forma, el Procedimiento indicara los pasos que el personal responsable debe ejecutar, evaluar, verificar y revisar durante el desarrollo de los trabajos que afectaran la seguridad de los trabajadores, el medio ambiente y la calidad, determinando las medidas de control que deber seguir para asegurar que las polticas y prcticas de la empresa sean logradas con la menor variabilidad.

Por lo tanto, los Procedimiento de preferencia no entrara en detalles puramente tcnicos, existiendo la opcin de documentar dichos detalles en instrucciones de trabajo. Para la emisin de un Procedimiento se debe usar el "Formato de Procedimiento" (SGMAR-CALP01-I-01-F-01).

En la redaccin de un Procedimiento se cumplir con un contenido mnimo segn los siguientes puntos:

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1.2.1. OBJETIVO:

Indica "por qu" , como y "para que" se emite el Procedimiento, siendo normalmente para establecer una metodologa de uso comn en la empresa, y con el propsito de reducir la variabilidad de los procesos y los riesgos asociados a ellos;

1.2.2. ALCANCE: Seala "que" incluye y/o "que" excluye, y a quienes est dirigido.

1.2.3. RESPONSABILIDADES:

Define las responsabilidades especficas y la autoridad de quien implementa las disposiciones del documento y las de los involucrados en el proceso;

1.2.4. TERMINOLOGIA: Aclara definiciones de trminos utilizados en la elaboracin del Procedimiento, ya sean trminos legales, de seguridad, medio ambiente, tcnicos o de conocimiento general;
1.2.5. PROCEDIMIENTO DE EJECUCJON:

incluye una breve descripcin del proceso mismo, indicando las actividades mas relevantes, mencionando las verificaciones previas y durante el proceso que se efectuaran y el cierre del proceso. Tambin se pueden utilizar herramientas graficas como diagramas de flujo para describir un proceso.
1.2.6.

Documentos Administrativos:

Para los documentos del tipo administrativo, se codificaran segn la empresa en donde se implemente, por ejemplo, para Sagemar S.A. se usara la identificacin: xxxx a la cual le seguir el rea o departamento al cual corresponde. Empresa - rea - Procedimiento n - Instructivo, Formulario, Lista, etc. n Ejemplos: xxxx-CAL-P-01: corresponde al primer Procedimiento del rea de por la Empresa xxxxx empresa-CAL-P-01-F-01: corresponde al
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Calidad establecido

primer

Formulario

del
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rea Calidad

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relacionado al Procedimiento empresa-CAL-P01, tambin, empresa-CAL-P-01-I-01: corresponde a la primera instruccin relacionada al Procedimiento de empresa SGMAR-CAL-P-01 y del rea o trabajo

empresa -CAL-P-01-I-01-F-01: corresponde al primer Formulario del rea de Calidad relacionado a la primera instruccin empresa-CAL-P-01-I-01, proveniente del primer procedimiento empresa CAL-P-01. A continuacin se describen los cdigos de reas de gestin (o servicio) de la empresa:

CODIFICACION DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS

AREA
Gerencia Administracin Finanzas Personal Calidad

CODIGO GER ADM FIN PER CAL

AREA
Remuneraciones Equipos Logstica Bodega Ingeniera y Estudio Planificacin y Costas Oficina Tcnica Subcontratos

CODIGO REM EQU LOG BOD ING PLA OTE SCT

Seguridad y Salud Ocupacional SSO Medio Ambiente Adquisiciones

1.2.7.

MA ADQ
Documentos Operativos:

Para los documentos operativos se utilizara una codificacin alfa numrica similar a la anterior, compuesta por: la empresa (xxx), la especialidad y los correlativos correspondientes a procedimiento ms instructivo, formula rio, lista de verificacin, entre otras. Empresa - Especialidad - Procedimiento n - Instructivo, Formulario, Lista, etc. n
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Ejemplos: empresa-EST-P-01: corresponde al primer Procedimiento de Estructuras de Sagemar S.A.

empresa-EST-P-01-PIE-01: corresponde al primer Plan de inspeccin y Ensayo del primer Procedimiento de Estructuras.

empresa-EST-P-01-F-01: corresponde Procedimiento de Estructuras.

al

primer

Formulario (Protocolo) del primer

empresa-EST-P-01-L-01: corresponde a la del primer Procedimiento de Estructuras. empresa-ELE-P01:

primera

Lista de Chequeo (Check List)

corresponde al primer Procedimiento Elctrico de Sagemar S.A.

A continuacin se describen los cdigos de reas operativas de la empresa:

CODIFICACION DE AREAS OPERATIVAS

AREA
Topografa Obra Gruesa Terminaciones Especialidades Estructuras

CODIGO TOP OGR TER ESP EST

AREA
Montaje Mecnico Piping (Caeras) Montaje Elctrico Montaje instrumentacin

CODIGO MEC PIP ELE INS

1.2.8.

Modificacin de Documentos en Obra:

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Los procedimientos de las reas de gestin no pueden ser modificados en las obras, son corporativos. En cambia, si se requiere modificar alguno de los procedimientos operativos para adaptarlo a las condiciones de la obra en particular, es factible de realizar agregando a la codificacin el Centro de Costo o los 3 ltimos caracteres del n de contrato de la Obra, de la siguiente forma:

empresa - Centro de Costo o n contrato - Especialidad - P n - Instruccin., Formulario, Lista de Chequeo, etc. n Ejemplos: empresa -F710-EST-P 01: corresponde al primer Procedimiento de Estructuras de Sagemar S.A., adaptado a la obra de centro de costa F71 0.

empresa-F710-EST-P-01-PIE-01: corresponde al primer Plan de Ensayo del Procedimiento 1 de Estructuras adaptado a la obra F71 0.

lnspecci6n y

1.3. identificacin de Archivos

AI inicio de cada obra, el ECO emitir un "Plan de Archivo" (empresa-CAL-P01-I-02-F-02), designando al personal responsable de archivos que tendr a su cargo cada documento y el lugar fsico de almacenamiento, numero de archivador o carpeta. Asimismo, el responsable de cada rea, deber implementar las carpetas, archivadores y/o racks de pianos necesarios para recibir la documentacin que ingrese a su rea, manteniendo la administracin y adecuado uso de los documentos. Deber imprimir el Plan de Archivo de su rea y mantenerlo visible junto a los documentos.

El contenido de este plan de archive es el siguiente:

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CODIGO ARCHIVADOR NOMBRE - CONTENIDO DE CARPETA/ ARCHIVADOR VOLUMEN UBICACION FISICA

Cdigo correlativo del archivador correspondiente Nombre del contenido del archivador correspondiente Nmero del archivador del lema, si se tuviera ms de uno, sino, "1" Oficina donde se encuentra el archivador Persona que es responsable de mantener y administrar el archivador. Medio en el que est contenida la documentaci6n. Fecha hasta la cual se mantiene en usa el archivo. Que se hace con los documentos despus de la fecha de retenci6n.

RESPONS. ARCHIVO ALMACENAMIENTO FECHA DE RETENCION DISPOSICION FINAL

CONTROL DEL PROCESO. Trimestralmente, y siempre que exista una modificaci6n aplicable al registro vigente, el EGC emitir con la fecha respectiva, el formulario actualizado "Lista Maestra de Documentos Vigentes del Sistema de Gestin Integrado" (empresa-CAL-P-01-I-02-F01), distribuyndolo a los usuarios para que estos verifiquen si disponen de los documentos necesarios. Trimestralmente en la obra, el ECO auditara el "Plan de Archivo" (empresa-CAL-P-01I-02-F-01), para asegurar la coincidencia del lugar fsico de almacenamiento de los documentos con lo establecido en este Instructivo, adems de que no existan archivadores no controlados en la obra.

REGISTROS.

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Almacenamiento Recuperacin identificacin Disposicin
Destruccin Hasta el trmino del contrato. Destruccin
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Proteccin

SGMAR -CAL-P-01-I-02F -01

Archivador palanca Archivador palanca

A rch ivo EGC

Acceso fsico

SGMAR-CAL-P-01-I-02F -02

ArchivoECO

Acceso fsico

CRITERIOS DE ACEPTACION. Solamente la documentaci6n que esta codificada de acuerdo a esta instruccin de Trabajo, ser considerada como parte del SGI de empresa.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA. Lista Maestro de Documentos Vigentes del SGI Plan de Archivo empresa-CAL-P 01-I-02-F-01 empresa-CAL-P-01-I-02-F-02

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