Ing. Fredys Simanca Herrera fredyssimanca@hotmail.

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TABLAS Y GRFICAS DINMICAS. Una tabla dinmica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de agrupacin, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretacin de dichos datos. Es dinmica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentacin de los datos, visualizando o no los datos origen, etc. Para aquellos que posean conocimientos de Access es lo ms parecido a una consulta de referencias cruzadas, pero con ms interactividad. Veamos cmo podemos crear una tabla dinmica a partir de unos datos que ya tenemos. Para crear una tabla dinmica, Excel nos proporciona las tablas y grficos dinmicos. Partiendo de una Planilla confeccionada, tomando como ejemplo la circulacin de vehculos a travs de una estacin de peaje, se trata de aplicar sobre la misma un principio de ordenamiento a travs de una herramienta de Excel, Tablas Dinmicas.

Crear una Tabla Dinmica La creacin de una tabla dinmica se realiza a travs del asistente y en varios pasos. 1. Poner el cursor en cualquier celda de la Tabla 2. Tomar la opcin Insertar Tabla Dinmica

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Aparece el cuadro:

1. Seleccione una tabla o rango. Aqu se debe especificar el rango de datos que desea incluir en la tabla dinmica. 2. Elija dnde desea colocar el informe de tabla dinmica. Entre las dos opciones seleccione en dnde desea dejar la tabla dinmica (Nueva Hoja de Clculo recomendado). 3. De clic en el botn Aceptar. Se abrir un nuevo panel en la derecha de la pantalla:

Desde este panel podemos personalizar la forma en que van a verse los datos en la tabla dinmica. Con esta herramienta podramos construir una tabla dinmica con la siguiente estructura: Una fila para el mes.

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Una columna para cada uno de los Vehculos. En el resto de la tabla incluiremos la cantidad. Para ello simplemente tendremos que arrastrar los elementos que vemos listados a su lugar correspondiente al pie del panel. En este ejemplo deberamos arrastrar el campo MES a , el campo VEHICULO a y finalmente el campo CANTIDAD a la seccin

Tras realizar la tabla dinmica este sera el resultado obtenido.

Podemos ver que la estructura es la que hemos definido anteriormente, en el campo fila tenemos los meses, en el campo columnas tenemos los autos y en el centro de la tabla las sumas de las cantidades. Con esta estructura es mucho ms fcil analizar los resultados. Una vez creada la tabla dinmica nos aparece la pestaa Opciones:

El panel de la parte derecha se puede seguir utilizando, as que en cualquier momento podremos quitar un campo de una zona arrastrndolo fuera.

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Con esto vemos que en un segundo podemos variar la estructura de la tabla y obtener otros resultados sin mucho esfuerzo. Arrastremos SEMANA para el rotulo de Fila y se obtendr una tabla ms compleja pero con ms datos.

Aplicacin de una tabla dinmica en una Base Datos ms amplia

Como se puede apreciar se incluye en la presente tabla, la recaudacin que produce cada vehculo en forma semanal, sus totales en recaudacin y beneficios. Crear la Tabla Dinmica.

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Se sigue el mismo procedimiento que fue especificado en la tabla anterior para crear la Tabla Dinmica aplicada a esta tabla ms amplia. En la misma se aplicaran otras opciones a partir de las ya conocidas. Ejecucin: 1. 2. 3. 4. Seleccione toda la tabla incluyendo los ttulos. Tomar la opcin Insertar Tabla Dinmica. Clic en el botn de Aceptar. Arrastre los campos y deje el diseo como se observa en la imagen (Rtulo de Columna, lo coloca automticamente).

El resultado de la tabla debe ser como la que se muestra en la imagen.

Se puede observar cmo se ha podido agrupar en forma mensual la recaudacin por cada vehculo, tambin el total general a travs del semestre. Obtencin de Subtablas

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Haciendo doble clic sobre una de las celdas, por ejemplo la celda debajo del mes de Marzo, que contiene el valor $1.046.000,00 se obtiene en forma automtica, en otra hoja el siguiente detalle.

TABLAS DINAMICAS DE TRES DIMENSIONES En este caso se presentara una tabla ms compleja que la anterior. Permite analizar no solo la recaudacin por Mes segn el tipo de vehculo, sino tambin por Semana. Es una tabla de tres dimensiones. Se construye de la misma manera, cambiando solamente el diseo. Ejecucin 1. 2. 3. 4. Seleccione toda la tabla incluyendo los ttulos. Tomar la opcin Insertar Tabla Dinmica. Clic en el botn de Aceptar. Arrastre los campos y deje el diseo como se observa en la imagen.

De tal forma que los resultados de la tabla dinmica debe ser como se observa en la siguiente imagen.

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Configurar Campos de Valor Las tablas dinmicas en Excel no solamente arrojan totales, sino que tambin se pueden calcular con ellas otros tipos de datos. Observe que cada tem de datos tiene una pestaa, de clic sobre la pestaa , y luego seleccione el tem Configuracin de Campo de Valor, se abrir la siguiente pantalla.

Como puede observar, no solamente se pueden calcular Suma, sino que tambin pueda calcular Cuenta, Promedio, Max, Min, Productos, Promedios, etc. Pruebe estas diferentes opciones. GRAFICAR GRAFICOS DINAMICOS Para realizar la tarea tomamos para ejemplo la ltima tabla Dinmica, es decir el punto de partida de Tablas de tres dimensiones, observe la barra de herramientas de las tablas dinmicas, de clic sobre el cono de grfico dinmico. Seleccione el tipo de grfico que desea, para el caso del ejemplo se selecciono un tipo Columna, dar clic en el botn Aceptar. Se obtiene el siguiente resultado.

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Se pueden aplicar los filtros que se desee, ya sea en el Filtro del Informe, Campos de Eje o Campos de Leyenda.