TECNICAS DE REDACCION DE NO CONFORMIDADES

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Validacin De Expectativas

CONCIVILES
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Nombre Responsabilidad en la empresa Expectativa frente al seminario

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Contenido 4 Introduccin 4 Aspectos a tener en cuenta en la recoleccin de evidencia 4 Anlisis y clasificacin de hallazgos 4 Descripcin del hallazgo 4 Taller de Redaccin

Propsitos

4Dar a conocer trminos y vocabulario a usar para la redaccin de no conformidades encontradas en las auditorias. 4Contribuir al establecimiento de la competencia del equipo auditor

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Proceso de Auditoria
4Programa de Auditoria 4Preparacin de la auditora (plan de auditora, hoja de verificacin)

Introduccin
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4Recoleccin de la evidencia 4Anlisis y calificacin de hallazgos 4Elaboracin del informe de auditora 4Toma de acciones correctivas 4Seguimiento y verificacin eficacia de la accin
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Conceptos bsicos relacionados con los hallazgos de auditoria

HALLAZGO

CONFORME Cumple con el requisito evaluado

NO CONFORMIDAD Incumplimiento de un requisito

OBSERVACION
Situacin que no implica incumplimiento de un requisito, pero que si es tenida en cuenta puede llevar a mejoras en el sistema de gestin, el desempeo o eliminar situaciones de riesgo potencial.

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Aspectos a tener en cuenta en la recoleccin de evidencia

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Recoleccin de evidencia
Tener en cuenta factores que inciden en: 7El logro de objetivos y metas 7La satisfaccin del cliente 7El cumplimiento de la legislacin 7La prevencin de riesgos mayores

Recoleccin de evidencia

Es conveniente tomar nota de:

Los hechos observados Los documentos y registros evaluados Los resultados de las entrevistas

No confe en la memoria: esta puede fallar

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Recoleccin de evidencia

Cuando hay alguna desviacin, preguntar:

Qu pas? Por qu se presenta la desviacin? Qu problema (en el producto o para el SG) se deriva de la desviacin?
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Anlisis y calificacin de hallazgos

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Anlisis y calificacin de hallazgos

Las desviaciones se pueden presentar por: 4Las disposiciones estn establecidas y no se cumplen porque: ino se conocen ino se aplican 4No existen disposiciones al respecto

Generando Hallazgos De Auditoria

No sabe cmo se hace No sabia La informacin no llega aqu No se encuentra el informe Faltan Recursos fsicos

No conoce la Importancia, ni las implicaciones No tiene los conocimientos y habilidades No se sabe cuando hay una desviacin
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Situacin que presenta desviacin

No es claro quien hace las cosas

No saba que el procedimiento cambi

No se toman acciones frente a las desviaciones

La situacin no haba sido considerada

No se analiza la informacin

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Anlisis y calificacin de hallazgos

4 Es una desviacin frente a un requisito de los modelos de gestin? Cul? 4 Es desviacin frente a un requisito legal? Cul? 4 Es una desviacin frente a una disposicin del SG? Cul? 4 Hay un problema en el SG causado por la desviacin? Cul? 4 Hay un problema en el producto, el ambiente o en la seguridad causado por la desviacin? Cul?
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Anlisis y calificacin de hallazgos

Calificacin del hallazgo: si es una no conformidad (desviacin frente al criterio de auditoria) o una observacin (oportunidad de mejora) Descripcin de la no conformidad o de la observacin identificada, precisando el criterio de auditoria con el cual se relaciona (requisito del referencial, norma legal, requisito interno, etc.) La evidencia o hechos que llevaron al resultado anterior

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DESCRIPCIN DE UN HALLAZGO
1 2
CMO? DNDE?
QU?

Cmo se identific el hallazgo? Dnde est ocurriendo el efecto? Cul es el efecto?

Registros, evidencias objetivas Identificar situacin dnde se evidencio la

Descripcin del hallazgo

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3 4 5 6

Qe es lo que est mal, qu es lo adverso Estimar la frecuencia con aparecido el problema. Qu se est especificacin, directriz que ha

CUNTO?

Con qu frecuencia se viene presentando el efecto? Por qu es un problema?

Qu riesgo generando?

POR QU?

incumpliendo?: un principio,

Una una

RIESGO?

est Para la organizacin, el SG, el logro de objetivos, el desempeo esperado y/o la calidad en caso que no se solucione la desviacin encontrada

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Descripcin de hallazgos
QUE Y CUANTO 4 Los hechos observados: describa lo que ha visto / encontrado y las evidencias que lo soportan 4 El resultado: describa el incumplimiento iEl elemento del SG de la empresa: cual elemento ha presentado la no conformidad o la oportunidad de mejoramiento iEl requisito del referencial: el elemento de la norma relacionado con el hallazgo 4 Los riesgos: Para la organizacin, el SG, el logro de objetivos, el desempeo esperado y/o la calidad en caso que no se solucione la desviacin encontrada.

Descripcin de hallazgos Al redactar el informe nos debemos preguntar:

PORQUE

RIESGO

Si yo fuera el responsable del proceso auditado, con el informe que estoy leyendo puedo entender qu est pasando, cules son los riesgos y tener elementos para corregir la no conformidad encontrada ?
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Descripcin de hallazgos

Descripcin de hallazgos

Ejemplo 1 Al solicitar los registros de la revisin gerencial, se encontr que no se ha realizado seguimiento al estado de las acciones correctivas y preventivas, incumpliendo el requiisto 5.6.2 d), lo que genera riesgo en el cumplimietnto, el mejoramiento y la eficacia del SGC
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Ejemplo 2
Al verificar el conocimiento de la Poltica y los objetivos de calidad se evidenci que el personal operativo no entiende como se relaciona su actividad diaria con estos conceptos, generando incumplimiento de los requisitos 5.3 d) y 6.2.2 d); lo anterior genera dificultad en el logro de los objetivos de calidad y en los resultados frente a los clientes de la Organizacin
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Descripcin de hallazgos

Descripcin de hallazgos

Ejemplos - Redaccin de Evidencia

4 No se han definido (disposiciones, normas, reglas, responsables, mecanismos para el registro ) para el desarrollo de ( una actividad, un proceso especfico ) 4 No estn disponibles para consulta / no existen / no se han definido ( documentos, informes, registros, actas ) sobre ( un tema particular de la Norma xxxxx ) 4 Considerando que durante la auditora se encontr que (explicacin de la situacin) puede afirmarse que (los documentos de referencia) no son suficientes / no se considera (un tpico especfico, el registro de informacin relevante, detalle de cierto requerimiento)
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Ejemplos - Redaccin de Evidencia

4 Aunque en la prctica se encuentra evidencia de (una situacin particular, el diligenciamiento de un formato, la conservacin de un registro, la ejecucin de cierta actividad) el procedimiento (especfico) no establece disposiciones sobre el particular, lo cual ocasiona / genera el riesgo de (descripcin de la situacin de riesgo identificada durante la auditora ) 4 La ausencia de disposiciones sobre (un tema particular ) genera en la prctica (descripcin de beneficios / obstculos especficos) aspecto corroborado con (una descripcin de la evidencia objetiva identificada durante la auditora)
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Taller : Redaccin de Hallazgos

Conformar equipos de trabajo Cada equipo lee la situacin planteada Relaciona cada situacin con los requisitos de los referenciales, llenando las columnas que tienen el ttulo requisito Evala la situacin, califica el hallazgo: conformidad C, no conformidad NC u observacin Ob y la redacta Socializacin del Taller

Ejemplos - Redaccin de Evidencia

4 No existen registros que demuestren la aplicacin de (un numeral o tpico especfico del documento objeto de auditoria o de la Norma XXXX ) 4 Despus de revisar / comparar (uno o varios registros propuestos en el documento objeto de auditoria ) puede afirmarse que no se aplica (un numeral o tpico especifico del documento), dado que (explicacin de la situacin encontrada ) 4 Aunque existe / se cumple con (registros, numeral o tpico especifico) no se encuentra / falta (explicacin de la situacin encontrada)
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