Manual Recepcion

ZEUS
ZEUS Recepcin Manual de usuario
COMPUSISCA S.A. Centro Cial. Bocagrande Local 203 PBX: 6655011 Fax 6653693 Cartagena de Indias Colombia
POSZEUS Mdulo Administrativo
INTRODUCCIN
1.1 . Cambio de Habitacin

Mediante esta opcin es posible cambiar los huspedes de su habitacin a una habitacin desocupada.
Figura 1 Ventana para Cambio de Habitacin
Para cambiar de habitacin 1. En el campo Habitacin, digite el nmero de la habitacin actual del husped o utilice las ayudas (Plano, Atributos, Botn Ayuda) para localizarla. 2. En el campo Habitacin Destino digite el nmero de la habitacin en la que quedar el husped. 3. Especifique la clase de habitacin, el motivo del cambio, la nueva tarifa y las observaciones que considere necesarias.
Sistema de Administracin Hotelera 2
4. Presione el botn Grabar de la barra de herramientas.
1.2 . Distribucin de Depsitos

Permite realizar una distribucin manual del valor del depsito de una reserva, entre las habitaciones checkin de la misma.
Figura 2 Distribucin Manual de Depsitos
Para realizar la distribucin 1. Digite el nmero de la reserva y presione la tecla Tabulador. 2. Presione el botn Distribuir Ahora. (Se muestra la ventana con los folios checkin correspondientes a las habitaciones de la reserva) 3. En la columna valor de la lista de folios mostrada, digite los valores para cada folio hasta completar el valor total. 4. Cierre la ventana don la lista de folios 5. Confirme la distribucin.
1.3 . Cambios a Huspedes Chekc In

Permite cambiar los datos del titular de una habitacin especfica.
Sistema de Administracin Hotelera
Figura 3 Cambios a Huspedes Checkin
Para realizar el cambio 1. Indique el nmero de la habitacin. 2. En el primer campo de la seccin Datos Actuales, digite el nmero de identificacin actual y presione la tecla Tabulador. 3. Presione el botn Grabar de la barra de herramientas.
1.4 . Consulta de Habitaciones y/o Folios

Rene en una sola ventana la informacin ms importante de una habitacin o un folio especfico. Esta consulta presenta, adems de una informacin global, 6 secciones que permite conocer los datos de los Acompaantes, Cargos, Llamadas, Log, Vouchers Detallados, Vouchers General. En la cabecera de la consulta se encuentran los datos de la Fecha de Llegada, Fecha de Salida, Plan, Adultos, Nios y Adicionales Check-in, Adultos, Nios y Adicionales Check-Out, Adultos, Nios y Adicionales en Casa, el tipo y la case de habitacin, la fecha de check-in y el usuario que hizo el checkin. Por ltimo encontramos la tarifa actual, la tarifa segn el plan, tarifa del nio, tarifa del adicional, nmero de reserva, registro y cajilla.
Las seis secciones, distribuidas en seis Tabs muestran la siguiente informacin: Acompaantes. Lista de las personas registradas en la habitacin. Cargos. Listado de cargos realizados a los folios. Llamadas. Listados de las llamadas telefnicas cargadas. Log. Listado de las operaciones especiales realizadas con la habitacin. Vouchers Detallado. Lista de los vouchers generados. Voucher General. Listado global de los vouchers generados.
Para consultar uno de los Tabs haga clic sobre l.
1.5 . Check out

Despliega dos opciones que permite hacer checkout a huspedes o a Eventos y Grupos respectivamente
1.6 . Checkout de Huspedes

Mediante esta opcin se puede hacer checkout a los huspedes de una habitacin de forma independiente o al total de las personas. Adems brinda las herramientas para recibir los pagos de los huspedes.
Tipo de Folio H: Habitacin G: Grupo Factura A: Ambas M/E: Maesta Extra
Listado de Huspedes Checkin
Figura 4 Checkout de Huspedes
En la lista de Huspedes checkin encontramos las personas que se encuentran hospedadas en la habitacin especificada. De esta lista podemos hacer checkout a cualquier persona, pero antes se deben tener en cuenta que: Las personas que presentan en la columna saldo un valor diferente de cero, se le debe realizar el pago para que el saldo quede en cero. Es decir solo es posible hacer checkout a las personas con saldo cero. Para hacer checkout al titular de la habitacin, el saldo de todos los huspedes debe estar en cero. Si hace checkout al titular de la habitacin, el sistema hace checkout a todos los huspedes dejando la habitacin disponible. No es posible deshacer un checkout.
Para hacer checkout al titular si sacar toda la habitacin, debe cambiar este a subtitular y promover otro husped a titular
Al intentar hacer checkout a un husped es posible encontrar dos situaciones: Huspedes con saldo en contra (debe al hotel) o con saldo a favor (el hotel le resta dinero). Cada una de las cuales tiene una manejo especial al momento de hacer el pago.
1.6.1.1 .
PAGO DE HUSPEDES CON SALDO EN CONTRA
Para realizar, desde la ventana de checkout, el pago a huspedes que deben al hotel debe seguir estos pasos: 1. Digite el nmero de la habitacin. 2. En la lista de huspedes checkin, presione doble clic sobre el husped que realiza el pago. 3. Seleccione el Tab Pagos. 4. En la lista desplegable Forma de Pago elija la forma en que el husped hace el abono. 5. Dependiendo de la forma de pago seleccionada el sistema le pide datos adicionales (excepto el pago en efectivo) . Especifquelos. 6. En el campo Valor digite el valor del pago 7. Presione el botn Grabar de la barra de herramientas.
1.6.1.2 .
PAGO DE HUSPEDES CON SALDO A FAVOR
Es normal encontrarse con huspedes cuyos depsitos son mayores al total consumido, por lo que al momento de hacer check out presenta un saldo en rojo o a su favor. En este caso es evidente que el hotel debe hacer una devolucin de este dinero, devolucin que puede efectuarse desde la opcin Paidout del men Caja o directamente desde el check out de Huspedes. Observemos los pasos a seguir: 1. Digite el nmero de la habitacin. 2. En la lista de huspedes checkin, presione doble clic sobre el husped que realiza el pago. 3. Seleccione el Tab Pagos.
4. En la lista desplegable Forma de Pago elija la forma Efectivo 5. Presione el botn Grabar de la barra de herramientas.
El sistema genera un Paidout automtico por el valor del saldo.
1.6.1.3 .
ESTADO DE CUENTA
Cuando se necesite emitir una factura a un husped, lo primero que se debe pensar es mostrarle su estado de cuenta, de esta manera l podr observar sus consumos antes de generar un consecutivo de factura. Para emitir el estado de cuenta, basta con hacer clic en el botn Estado de Cuenta y elegir el tipo y la clase que se quiere emitir. Para mas informacin de los tipos y las clases consulte la Emisin de Facturas.
1.6.1.4 .
EMISIN DE LA FACTURA
ZEUS permite emitir facturas en varios formatos para cualquiera de los folios de la habitacin con solo presionar el botn Factura de la barra de herramientas. Se debe tener en cuenta que ZEUS brinda gran versatilidad en la generacin de las facturas y que por lo tanto se debe manejar con prudencia ya que de lo contrario se puede incurrir en el uso innecesario de consecutivos. Cuando se emite una factura, se debe seleccionar primero el tipo que se desea (Detallada, Global, Plan Global) que son diferentes presentaciones de la factura y seguidamente la clase (Maestra, Extra, Ambas). Dependiendo de la clase seleccionada se generar el consecutivo. Ambas: genera una factura que abarca todos los cargos del folio seleccionado; a esta factura se le asigna un consecutivo. Maestra: genera una factura que abarca los cargos realizados a la cuenta maestra del folio seleccionado. Extra: genera una factura que abarca los cargos realizados a la cuenta extra del folio seleccionado.
Un folio pude entonces tener generado un modelo de factura Ambas (A) o un tipo Maestra / Extra (ME). Los cambios de un modelo a otro genera la anulacin automtica de consecutivos.
1.6.1.5 .
CHECKOUT DE HUSPEDES
Para hacer checkout a un husped debe seguir los siguientes pasos: 1. Digite el nmero de la habitacin. 2. En la lista de huspedes checkin, presione doble clic sobre el husped que sale del hotel. 3. Seleccione el Tab Checkout.
Siempre que se ingresa a la ventana Checkout el sistema bloquea los folios de la habitacin. Para desbloquear desactive la casilla Bloqueado del Tab Pagos
4. Active la casilla Confirmar el Checkout. 5. Presione el botn Grabar de la barra de herramientas. 6. Confirme el Checkout Si el husped seleccionado es un titular el sistema pedir una reconfirmacin.
Una vez confirmado el checkout el (los) husped(es) desaparece(n) de la lista de Huspedes Checkin.
1.6.1.6 .
CHECKOUT EVENTOS VARIOS Y GRUPOS
Al igual que las habitaciones, a los Eventos Varios y a los Grupos se les debe hacer checkout para cerrar el folio asociado. Este proceso es similar al checkout de habitaciones.
Figura 5 Checkout de Eventos Varios y Grupos
Antes de hacer checkout el saldo del grupo o evento debe estar en cero. Para registrar un pago 1. Digite el Folio del Grupo o Evento Vario. 2. Seleccione el Tab Pagos. 3. En la lista desplegable Forma de Pago elija la forma en que el husped hace el abono. 4. Dependiendo de la forma de pago seleccionada el sistema le pide datos adicionales (excepto el pago en efectivo) . Especifquelos. 5. En el campo Valor digite el valor del pago 6. Presione el botn Grabar de la barra de herramientas.
Si el saldo del folio es a favor del cliente seleccione la forma de pago efectivo. EN este caso el sistema genera un Paidout automtico
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Para hacer el checkout al folio Una vez realizado el pago necesario para dejar el folio en cero, se puede proceder con el checkout.
Figura 6 Tab Checkout
1. Indique el Folio del evento o Grupo. 2. Seleccione el Tab Checkout. 3. Active la casilla Confirmar el Checkout. 4. Presione el botn Grabar de la barra de herramientas. 5. Confirme el Checkout
Siempre que se ingresa a la ventana Checkout el sistema bloquea los folios. Para desbloquear desactive la casilla Bloqueado del Tab Pagos
Para emitir la factura del evento o grupo siga las instrucciones especificadas en la seccin 1.6.1.4 . EMISIN de la factura.
1.7 . Bloqueo/desbloqueo Habs. Administrativas

Esta opcin de men permite bloquear de forma temporal habitaciones del hotel para propsitos administrativos. Adems, si la habitacin se encuentra bloqueada, el sistema le pedir la confirmacin para quitar el bloqueo.
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Figura 7 Bloqueo y Desbloqueo Administrativo de Habitaciones
Para realizar el bloqueo 1. Indique el nmero de la habitacin a bloquear 2. Especifique el rango de fecha del bloqueo. 3. Especifique la observacin necesaria. 4. Presione el botn Guardar de la barra de herramientas.
1.8 . Actualizacin en Folios Cerrados

Cuando se hace checkout a un folio este se cierra automticamente, con el fin de que no se sigan haciendo movimientos. Sin embargo esta opcin permite realizar movimientos estos folios, tales como cargos, borrado de cargos y abonos. Cuando se ingresa a esta opcin, se debe indicar un nmero de habitacin o un folio en particular. Cuando se ingresa un nmero de habitacin, el sistema muestra en la lista desplegables frente a este, una lista con todos los folios que han estado en la habitacin seleccionada, esto con el fin de elegir la deseada.
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Cuando selecciona el folio, se muestran sus datos
Figura 8 Actualizacin en Folios Cerrados
El procedimiento para hacer cargos a folios y borrado de cargos al igual que para listar los cargos, es el mismo que se utiliza en la opcin Cargo a Folios de este men.
1.8.1 .
Abonos o Pagos a Folios Checkout
Es comn encontrarse con la necesidad de registrar un a bono a un folio cerrado, ya sea porque fue necesario borrar el pago inicial y registrarlo nuevamente con otra forma de pago o porque hubo cambios en los consumos. Es importante tener en cuenta que los movimientos realizados a los folios checkout deben hacerse de tal forma que dejen el saldo en cero, de lo contrario este folio aparecer con saldo pendiente. La ventana desplegada es la siguiente:
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Figura 9 Pagos a Folios Cerrados
Para realizar el pago 1. Seleccione la habitacin y el folio al que har el pago. 2. Presione el botn Abono de la barra de herramientas. 3. En la ventana desplegada(Ver Figura 9) seleccione la cuenta a la que har el abono (Maestra o Extra). 4. Indique el cdigo de la moneda en la que pagar. 5. Elija la forma de pago. 6. En el campo valor digite la cantidad a pagar. 7. Presione el botn Grabar de la barra de herramientas. 8. Confirme el pago.
1.9 . Transferencia Entre Folios

Eventualmente se puede presentar la necesidad de trasladar cargos de un folio a otro, la opcin transferencia entre folios nos brinda esta versatilidad, permitindonos realizar tantos traslados como sean necesarios. Se puede trasladar cualquiera de los cargos o su totalidad utilizando los botones de traslado. Tambin es posible filtrar un cargo especfico para
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hacer mas fcil la transferencia. Para ello debe indicar el cargo a filtrar en el campo Cargo y presionar la tecla Tabulador.
Figura 10 Transferencia entre Folios
El proceso de transferencias puede realizarse en doble va, gracias a los botones de traslado y con la cantidad tem deseados segn la seleccin que se haga, por ello a continuacin se explica y las funciones de cada uno de los botones de traslado y la forma de hacer las selecciones.
Funciones de los botones de traslado
Traslada todos los cargos desde el folio superior al inferior.
Traslada los cargos seleccionados desde el folio superior al inferior. Traslada todos los cargos desde el folio inferior al superior.
Traslada los cargos seleccionados desde el folio inferior al superior
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Como seleccionar tem especficos Cuando se utilizan los botones de traslado de cargos seleccionados, primero se deben seleccionar presionando Doble Clic sobre cada uno de los cargos que se desean trasladar. De igual forma para quitar la seleccin a un cargo se debe presionar nuevamente clic sobre l. Ntese que al presionar doble clic cambia de color; cuando esta en blanco significa que no esta seleccionado.
Para trasladar todos los cargos de un folio a otro 1. Indique los folios entre los que desea realizar el traslado. 2. Presione un de los botones de traslado de todos los cargos, segn la direccin en que desee trasladar 3. Presione el botn Guardar.
Para trasladar un grupo especfico de cargos 1. Indique los folios entre los que desea realizar el traslado 2. Presione doble clic sobre cada uno de los cargos que desea trasladar 3. Presione el botn de traslado de cargo seleccionados que aplique. 4. Presione el botn Guardar.
1.10 .
Apertura de Eventos Varios
Un evento vario consiste en un folio que no tiene asociado habitacin. Estos folios tienen caractersticas similares a los folios de habitacin, lo que quiere decir que se les pueden realizar cargos, pagos, facturas, etc. Y de igual forma tiene un proceso de registro y checkout. Un ejemplo clsico para el uso de los folios de evento vario son los pasa das, o sea aquellas personas que llegan al hotel a disfrutar de las zonas hmedas y los ambientes pero que no estn hospedados en una habitacin pero que sin
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embargo cuanta con un folio abierto disponible para hacerle cargo desde cualquiera de los ambientes.
Figura 11 Apertura de Folios de Eventos Varios
Para abrir un folio de evento vario 1. Estando el campo Cdigo vaco, presione la tecla tabulador 2. Digite la informacin solicitada en la ventana 3. Presione el botn Grabar de la barra de herramientas
En el campo Cdigo se muestra el cdigo asignado al evento y en al campo Folio el nmero de folio asignado.
1.11 .
Cargo a Folios
Mediante la opcin de cargo a folios es posible registrar o borrar los consumos realizados por un husped as como tambin hacer consulta de estos o emitir un estado de cuenta o factura de un folio.
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Figura 12 Cargos a Folios Checkin
Para ingresar un nuevo cargo 1. Indique el nmero de la habitacin o folio. 2. Presione el botn Nuevo. 3. En el campo Cdigo de Cargo digite el cargo o bien utilice el botn ayuda para buscar el cdigo y presione la tecla TAB. 4. Digite el nmero de la comanda (opcional) y presione TAB. 5. Digite el valor a cargar. 6. Indique si ser un cargo Debito o Crdito. 7. Seleccione a que cuenta (Maestra / Extra) se va a realizar el cargo. 8. Presione el botn Grabar.
Para consultar los cargos realizados al folio Presione el botn lista de cargos
Para borrar un cargo 1. Presione el botn Lista de cargos 2. Haga clic sobre la lnea del cargo que desea borrar 3. Presione el botn Borrar. 4. En el rea inferior de la pantalla se pide la autorizacin para el borrado.
5. Digite los datos para cada campo: a. Autoriza: usuario que autoriza el borrado.
Las formulas de autorizacin se crean en el mdulo PARMETROS de ZEUS
b. Clave: pasabordo del usuario. c. Formula: nmero de autorizacin del da.
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d. Observaciones: motivo del borrado / comentarios. 6. Al terminar de digitar la observacin y presionar la tecla TAB ZEUS le pedir la confirmacin del borrado, al confirmar, el cargo desaparece del listado. Importante: tenga en cuenta que solo puede borrar cargos el mismo da en que estos se realizan, si desea eliminar un cargo de das anteriores tendr que realizar el mismo cargo con igual valor pero de naturaleza contraria, es decir, si el da 19 de Julio realizamos un cargo de Telfono por $ 10.000.oo, Debito a la cuenta Maestra y el da siguiente lo queremos borrar, debemos realizar el mismo cargo de Telfono por $ 10.000.oo, pero con naturaleza Crdito a la cuenta Maestra. Si no realiza este procedimiento no podr borrar el cargo.
Para consultar los cargos si importar su estado Presione el botn Lista de Cargos Total. Se muestra la lista de cargos indicando, adems de los cargos activos, cuales han sido borrados (Estado = B) o transferidos (Estado = T).
Lista de Cargos Total
Estados de cuenta Si no quiere asignar nmero de factura debe presionar el botn Estado de Cuenta, el cual le despliega un reporte con los cargos del folio seleccionado.
Estado de Cuenta
Factura Genera una factura al folio indicado, puede identificar el tipo de factura que tiene generada en este momento, gracias al campo factura, el cual puede mostrar tres posibles valores: N para indicar que no se ha generado factura, A para indicar que se genero factura Ambas y M/E que indica que se genero factura Maestra Extra. Cuando se presiona el botn Factura el sistema pregunta si desea cambiar el nombre o NIT que saldr en la factura. En caso de responder No se emite la factura, mientras que de ser afirmativa su respuesta ZEUS ubica el cursor el campo Nombre (Folio/Factura), donde se debe indicar el nuevo nombre para
Factura
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la factura, igualmente podemos cambiar el campo N Id. (Folio/Factura) indicando una nueva identificacin.
1.12 .
Bloqueo de Folios
Bloquea o quita el bloqueo del folio de una habitacin especfica. El bloqueo evita que se le puedan hacer cargos al folio, el cual se mantiene bloqueado hasta que se le indique lo contrario.
Figura 13 Bloqueo y Desbloqueo de Folios
Para bloquear un folio 1. Indique el nmero de la habitacin y/o el folio segn sea necesario. 2. Presione la tecla tabulador. 3. Presione el botn Guardar de la barra de herramientas. 4. Confirme el bloqueo
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Para desbloquear un folio Cuando un folio se encuentra bloqueado se muestra un indicador a la derecha del folio.
Indicador de Folio Bloqueado
1. Indique el nmero de la habitacin y/o el folio segn sea necesario. 2. Presione la tecla tabulador. 3. Presione el botn Guardar de la barra de herramientas. 4. Confirme el Desbloqueo
1.13 .
Autorizaciones
Cuando se hace un cargo a un folio, existe la posibilidad de que este pida una autorizacin. El sistema pide autorizacin cuando se hace un cargo con una naturaleza contraria o cuando se intenta borrar un cargo, en estos casos si no se hace la autorizacin, el procedimiento no pude ser terminado. De hecho las autorizaciones se pueden realizar desde la misma ventana de cargos, por lo que esta opcin es usada mas comnmente para hacer autorizaciones remotas. El caso es que cuando un usuario del sistema intenta realizar uno de los dos procedimientos antes mencionados el sistema pedir una autorizacin, la cual podr ser dada por la persona autorizada, desde cualquier otra estacin del sistema, logrando as no solo evitar trasladarse hasta la estacin del usuario, sino mantener un control de este tipo de procedimientos. El nmero de autorizacin generado al hacer el cargo se puede consultar en el campo #Auto de la seccin donde se autoriza.
Figura 14 Peticin de Autorizacin en la Ventana de Cargos
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Al seleccionar esta opcin se despliega la siguiente ventana.
Figura 15 Autorizaciones Remotas de Cargos
Para hacer una autorizacin 1. En el campo No. Autorizacin, digite el nmero de autorizacin que se autorizar y presione la tecla tabulador. 2. En el campo Autoriza, digite el usuario que realiza la autorizacin y posteriormente digite la clave. 3. En el campo Formula, digite el nmero de autorizacin de la fecha. 4. Digite las observaciones del caso y presione la tecla tabulador
Despus de seguir estos pasos el sistema habr autorizado el cargo, por lo que el usuario que lo esta realizando podr grabarlo.
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1.14 .
Actualizacin Estada Y/O Tarifa
La ventana desplegada por esta opcin brinda la posibilidad de realizar cambios a la estada (alargue o acorte) o a la tarifa de la habitacin. Adems despliega informacin general de la habitacin tal como sus cargos y el log de transacciones.
Figura 16 Actualizacin de Estada o Tarifa
1.14.1 .
Actualizar Estada Habitacin
Utilice esta opcin cuando necesite cambiar la fecha de salida de una habitacin. 1. Ingrese, en el campo Habitacin el nmero de la habitacin a la que desea cambiar la estada. 2. Seleccione el Tab Actualizar Estada Habitacin 3. En el campo Nueva Fecha de Salida digite el nuevo valor. 4. Presione el botn Aceptar.
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POSZEUS Mdulo Administrativo 1.14.2 . Actualizar Estada por Husped
Utilice esta opcin para cambiar la fecha de salida de un husped en particular. Tngase en cuenta que ningn husped puede tener una fecha de salida mayor que la del titular y adems que al cambiar la fecha al titular la esta cambiando a la habitacin. 1. Ingrese, en el campo Habitacin el nmero de la habitacin a la que desea cambiar la estada. 2. Seleccione el Tab Actualizar Estada por Husped, ntese que se activa el Tab Acompaantes automticamente. 3. Presione doble clic sobre el husped al que desea cambiar la estada. Sus datos se muestran en el Tab Actualizar Estada por husped. 4. En el campo Nueva Fecha de Salida digite el nuevo valor. 5. Presione el botn Aceptar.
1.14.3 .
Cambio de Tarifa
Utilice esta opcin cuando necesite cambiar el valor de la tarifa de la habitacin al igual que la de los nios y/o los adicionales. 1. Ingrese, en el campo Habitacin el nmero de la habitacin a la que desea cambiar la estada. 2. Seleccione el Tab Actualizar Tarifa. 3. Haga los cambios de tarifa deseados. 4. Presione el botn Aceptar.
1.15 .
Organizacin del Hotel
Mediante esta opcin podemos realizar una asignacin de las habitaciones del hotel, de tal forma que queden correctamente organizadas. Esta organizacin consiste en asignar a las reservas que llegan en una fecha especfica la habitacin que se considere. Las habitaciones aqu asignadas se bloquean automticamente una vez se guarda el cambio.
Figura 17 Organizacin de las Habitaciones del Hotel
Para asignar las habitaciones 1. En el campo Fecha de llegada, indique la fecha de las reservas que desea organizar. 2. Presione el botn Mostrar de la barra de herramientas.
Botn Mostrar
3. El sistema despliega la lista de las Reservas. 4. En el campo NroHab de la reserva deseada, indique la habitacin que se quiere asignar. Puede utilizar el botn Ayuda para buscar la habitacin. 5. Presione el botn Guardar de la barra de herramientas.
Para quitar las habitaciones asignadas 1. En la lista de Reservas, presione clic sobre el nmero de habitacin que desea desasignar. 2. Utilizando la tecla Suprimir, borre el nmero de la habitacin. 3. Presione el botn Guardar de la barra de herramientas.
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1.16 .
Cambiar Cdulas Genricas
Recordemos que cuando se hace una reserva y no se conoce el nmero de identificacin de una de las personas de la reserva, es posible colocarle un nmero genrico, el cual ZEUS asigna automticamente. Cuando se tienen personas registradas con este tipo de identificacin, los correcto es cambiarla y colocarle el nmero real tan pronto se conozca. De esta manera cuando el husped regrese al hotel y de su nmero de cdula real, ZEUS muestre todos sus datos y lleve por consiguiente estadsticas de l.
Figura 18 Cambio de Cdulas Genricas
Para cambiar una cdula genrica 1. En el campo Cdula Genrica, digite el nmero de la cdula o utilice el botn Ayuda para localizarla. Presione la tecla Tabulador. 2. En el campo Cambiar por digite el nuevo nmero del documento, presione la tecla tabulador e indique el tipo de documento y posteriormente el nombre si es necesario. 3. Presione el botn Grabar de la barra de herramientas.
1.17 .
Transferencia Entre Cuentas M/E
Primero que todo recordemos que todo folio se encuentra subdividido en dos cuentas, una Maestra y una Extra, y que a cada una de esas cuentas le podemos hacer cargos y emitir una factura independiente.
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Con Transferencia Entre Cuentas M/E, tenemos la posibilidad de transferir cargos entre estas cuentas, ya sea de la Maestra a la Extra o viceversa.
Figura 19 Transferencia entre las cuentas Maestra y Extra de un Folio
El proceso de transferencias puede realizarse en doble va, gracias a los botones de traslado, adems se puede trasladar la cantidad tem deseados segn la seleccin que se realice. Es posible Filtrar un cargo especfico colocando en el campo Cargo el cdigo del cargo que se desea filtrar. Este filtro se vera aplicado tanto para la cuenta Maestra como para la Extra. A continuacin se explica y las funciones de cada uno de los botones de traslado y la forma de hacer las selecciones.
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Funciones de los botones de traslado
Traslada todos los cargos desde la cuenta Maestra a la Extra.
Traslada los cargos seleccionados desde la Maestra a la Extra. Traslada todos los cargos desde la Extra a la Maestra.
Traslada los cargos seleccionados desde la Extra a la Maestra.
Como seleccionar tem especficos Cuando se utilizan los botones de traslado de cargos seleccionados, primero se deben seleccionar presionando Doble Clic sobre cada uno de los cargos que se desean trasladar.
Para trasladar todos los cargos de un folio a otro 1. Indique el folio en el que desea realizar el traslado. 2. Presione un de los botones de traslado de todos los cargos, segn la direccin en que desee trasladar 3. Presione el botn Guardar.
Para trasladar un grupo especfico de cargos 1. Indique el folio en el que desea realizar el traslado 2. Presione doble clic sobre cada uno de los cargos que desea trasladar 3. Presione el botn de traslado de cargo seleccionados que aplique. 4. Presione el botn Guardar.
1.18 .
Cambio Titular/Subtitular/Acomp.
Empecemos por recordar tres cosas, uno que cuando se hace checkout a un titular se tiene que ir toda la habitacin, dos que solo es posible hacer cargos a los huspedes que tiene folio y tres solo tienen folio los titulares y los subtitulares. Basados en esto podemos entender mejor la funcionalidad de esta herramienta. Mediante esta opcin es posible cambiar el tipo a un husped bajo las siguientes reglas: Tipo de Husped Titular ( T ) Sub-Titular ( S ) Puede Cambiar a Subtitular ( S ) Titular ( T ) Motivo El husped ya tiene folio no puede cambiar a uno que no tenga folio El husped ya tiene folio no puede cambiar a uno que no tenga folio
Acompaante( A) Titular ( T ) Subtitular ( S ) Adicional ( D ) Titular ( T ) Subtitular ( S )
Figura 20 Cambio Titular / Subtitular / Acompaante
Para cambiar el tipo de husped 1. Digite el nmero de la habitacin y presione la tecla Tabulador. 2. En la lista desplegada, presiones clic en la columna Cambiar del husped que desea modificar 3. Digite la letra correspondiente al nuevo tipo a asignar. 4. Presione el botn Guardar de la barra de herramientas.
30
1.19 .
Intercambio de Habitacin
Permite realizar un canje entre dos habitaciones ocupadas, es decir, permite que un husped de la habitacin A pase a la habitacin B y viceversa.
Figura 21 Intercambio de Habitaciones Ocupadas
Para realizar el intercambio 1. Digite el nmero de la habitacin origen, puede utilizar las ayudas para localizarla. 2. Digite el nmero de la habitacin destino, puede utilizar las ayudas para localizarla. 3. Presione el botn Grabar y confirme el intercambio
1.20 .
Preparacin de Grupos
Cuando la reserva de un grupo esta generada se debe proceder a realizar su preparacin. Esta preparacin consiste en especificar la distribucin de las personas en las diferentes habitaciones reservadas, es decir, se eligen cada una de los tipos de habitaciones reservadas y se indica que personas estarn en ellas.
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El proceso de reservacin y preparacin de grupo se debe realizar los mas completo posible, de tal forma que facilite el checkin del grupo. Esto debido a que si los datos de las personas del grupo estn completos y correctos, el recepcionista perder mucho menos tiempo solicitando informacin adicional al husped o reorganizando los acompaantes de una habitacin, por lo tanto el checkin resulta un proceso rpido.
Figura 22 Preparacin de Grupos
La ventana de preparacin esta compuesta por tres secciones principales: Personas del Grupo, Lneas Reservadas y Personas Preparadas. Las cuales interactan as:
Para preparar una habitacin 1. Presione el botn Nuevo de la barra de herramientas. 2. Presione doble clic sobre la lnea de la habitacin que preparar en la seccin Lneas Reservadas. Ntese que el nmero de la lnea aparece en el campo Lnea de la seccin Personas Preparadas.
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3. Presione doble clic sobre las personas que estarn en el tipo de habitacin seleccionado. Ntese que se asigna un nmero de preregistro a la habitacin. Las personas seleccionadas se muestran en la seccin Personas Preparadas, la primera como titular y las siguientes como acompaantes; caracterstica que puede ser modificada. Tambin puede asignar el nmero de la habitacin para esta lnea, la cual se bloquear por reserva. El nmero de la habitacin puede ser digitado o localizado con el botn Ayuda o mediante el plano. Una vez seleccionadas las personas, en la columna PreReg de la seccin Personas del Grupo se despliega el preregistro asignado, mientras que en la columna Prep (Habitaciones preparadas) de la seccin Lneas Reservadas, se aumenta en 1 para la lnea escogida. 4. Proceda de igual forma con las dems personas del grupo.
Para consultar las personas de un preregistro presione clic derecho sobre una de las personas con el nmero de preregistro deseado
Para desasignar personas de una habitacin 1. En la seccin Personas del Grupo, presione clic derecho sobre la persona que desea desasignar. 2. En la seccin Personas Preparadas, presione doble clic sobre la(s) persona(s) que desea desasignar. 3. Confirme la desasignacin
1.21 .
Cajillas de Seguridad
Si se han creado cajillas de seguridad en el sistema es posible realizar el Ckecin y en Check-out de estas desde este men.
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POSZEUS Mdulo Administrativo 1.21.1 . Checkin
El registro o checkin de las cajillas puede realizarse desde esta opcin o en el mismo instante en que se hace el checkin del husped.
Figura 23 Checkin de Cajillas
Para hacer el checkin 1. Digite el nmero de la habitacin 2. Digite el nmero de la cajilla. 3. Presione el botn Guardar.
1.21.2 .
Checkout
El checkout de las cajillas se puede hacer automticamente al realizar el checkout de huspedes.
Figura 24 Checkout de Cajillas
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Para hacer el checkout 1. Digite el nmero de la habitacin 2. Active la casilla Confirme el Checkout. 3. Presione el botn Guardar.
1.22 .
Vouchers
Despliega un submen con opciones para el manejo de los vouchers (tiqueteras electrnicas) generados a los huspedes al hacer el checkin.
1.22.1 .
Cambio de Voucher
Cuando se registra un husped en un plan que genera vouchers, el sistema pide un nmero de voucher. Este nmero corresponde, en muchos casos, a tiquetes fsicos numerados que se entregan al husped. Con la opcin Cambio de Voucher, es posible cambiar este nmero.
Figura 25 Cambio de Nmero de Voucher
Para cambiar el nmero del voucher 1. Indique el nmero de la habitacin. 2. Digite el nuevo nmero de voucher. 3. Presione el botn Grabar de la barra de herramientas.
35
POSZEUS Mdulo Administrativo 1.22.2 . Cargar Vouchers Adicionales
Genera vouchers de un plan especfico a una habitacin, los vouchers generados se cargan como un adicional, es decir, se cobran al husped.
Botn Generar
Figura 26 Cargar Vouchers Adicionales de un Plan Especfico
Para cargar los vouchers 1. Indique el nmero de la habitacin. 2. Especifique el plan en el que se basar para generar los vouchers. 3. Presione el botn Generar.
1.22.3 .
Generar Vouchers
Al registrar un husped en un plan que genera vouchers, ZEUS genera los vouchers correspondientes su estada. Esta opcin permite generar mas vouchers de los que incluye el plan. Los vouchers generados no se cobran al husped y quedan disponibles para su utilizacin. Solo es posible generar vouchers de los que incluye el plan con el que est registrado el husped.
Botn Generar
Lista de vouchers del Plan
Figura 27 Generacin de Vouchers del Plan
Para generar los vouchers 1. Indique el nmero de la habitacin y presione la tecla tabulador. 2. En la lista de vouchers desplegada seleccione los tipos vouchers que se generaran, haciendo clic en la columna Gen de cada tipo a generar. 3. En la columna Cant digite la cantidad de vouchers a generar para los tipos seleccionados en el paso anterior. 4. Presione el botn Generar.
1.23 .
Cambio de Plan
Mediante esta opcin puede indicar un nuevo plan para una habitacin. Debe tener en cuenta que el nuevo plan aplica del da en que se cambia en adelante y que los vouchers generados con el plan anterior se deshabilitan, quedando solo los vouchers del nuevo plan. Por otra parte, si desea cambiar el plan de una habitacin que hace parte de un grupo, deber cambiar el plan a todo el grupo.
37
Figura 28 Cambio de Plan
Para hacer el cambio de plan 1. Digite el nmero de la habitacin o localcela con el botn ayuda. 2. En el rea Nuevos Datos, digite el cdigo del nuevo plan o localcelo con el botn ayuda. 3. Si el plan genera voucher debe indicar el nmero de voucher para cada una de las habitaciones. 4. Presione el botn Aceptar.
38
2 . CONSULTAS E INFORMES
Contiene una serie de opciones que permite realizar consultas sobre la informacin del sistema as como emitir informes a partir de ella.
2.1 . Consulta de Folios

Permite emitir el estado de cuenta del folio especificado. El folio puede corresponder a una habitacin, grupo o evento vario.
Figura 29 Consulta de Folios
Para emitir el estado de cuenta 1. Indique el nmero del folio. 2. Presione el botn Estado de Cuenta. 3. Elija de que cuenta del folio desea emitir el estado. 4. Seleccione el tipo de estado de cuenta que desea listar.
2.2 . Folios Cerrados Hab. Checkin

Lista los folios que han hecho checkout y que corresponden a una habitacin que an est checkin. Para emitir el listado solo debe presionar el botn Imprimir.
39
2.3 . Huspedes que no se Registraron

Lista los huspedes que segn la fecha de llegada de la reserva se deban registrar en la fecha actual y no lo hicieron. Para emitir el listado solo debe presionar el botn Imprimir.
2.4 . Huspedes Checkout

Permite emitir el listado de los huspedes que hicieron checkout en una fecha especfica.
Figura 30 Huspedes Checkout
La fecha indicada puede referirse a los checkout que llegaron en esa fecha o a los que salieron, adems puede indicar un complejo o listarlos todos. Para emitir el listado seleccione las opciones y presione el botn Imprimir.
2.5 . Huspedes a Salir segn Fecha

Lista los huspedes que segn su fecha de salida, dejan el hotel en la fecha indicada.
Figura 31 Huspedes a Salir Segn Fecha
Para emitir el listado seleccione las opciones y presione el botn Imprimir.

2.6 . Huspedes y sus Acompaantes

Lista las personas que se encuentran hospedadas en el hotel. El listado puede ser emitido bajo diferentes parmetros.
Figura 32 Huspedes y sus Acompaantes
Parmetro Todos los Huspedes
Un Husped
Alfabtico Tipo + Salida
Check - in Hoy
Caracterstica Lista todas las personas que se encuentran hospedadas en el hotel. En este caso puede decidir cambiar el orden en el que se mostrarn los datos. Lista el husped indicado en el campo Nombre. Puede utilizar el carcter % como carcter comodn. Por ejemplo si en el campo Nombre digita %Maria el listado mostrar todos los huspedes llamados Maria que estn en el hotel. Lista todas las personas que se encuentran hospedadas en el hotel ordenadas alfabticamente. Lista todas las personas que se encuentran hospedadas en el hotel y que salen en la fecha indicada en el campo Fecha Salida, agrupados por tipo de habitacin. Lista todas las personas que se encuentran hospedadas en el hotel y que se registraron en la fecha actual.
Para emitir el listado seleccione las opciones deseadas y presione el botn Imprimir.
41
2.7 . Vips, Grupos, Socios en Casa

Listado los huspedes considerados como Vips, Socios o Copropietarios que estn en el hotel as como los grupos.
Figura 33 Vips, Grupos o Socios en Casa
2.8 . Huspedes en Casa por Plan

Lista de forma general o detallada, todas las personas que se encuentran hospedadas en el hotel bajo un plan especfico. Tambin puede seleccionarse un complejo en especial o todos los complejos.
Figura 34 Huspedes en Casa por Plan
2.9 . Huspedes sin Reserva

Emite un informe con las personas que se encuentran hospedados y que se registraron sin reserva, mejor conocidos como huspedes walk in. Para emitir el listado el botn Imprimir.
2.10 .
Ckhec-ins en un Rango de Fecha
Emite un informe con los datos de los registros de huspedes realizados en un rango de fecha especificado.
Figura 35 Check-ins en un Rango de Fechas
2.11 .
Relacin de entradas para el DAS
Permite emitir un informe que contiene las personas que han llegado en el hotel en un rango de fechas. En el caso de los extranjeros, pueden listarse sus entradas y salidas independientemente.
Figura 36 Relacin de Entradas y Salidas para el DAS
2.12 .
Listado de Comisiones de Agencias
Genera un listado con las comisiones de las Agencias de Viaje a las cuales se les indico un porcentaje de comisin en reserva. Para emitir el listado debe indicar el rango de fecha de los registros realizados bajo las reservas con comisin.
Figura 37 Comisiones de Agencias de Viajes
Para emitir el listado seleccione el rango de fechas deseado y presione el botn Imprimir.
2.13 .
Listado de Verificacin de Grupos
Despliega un informe con los datos de los grupos checkin, con el fin de verificar su estado actual.
Figura 38 Listado de Verificacin de Grupos
Entre las opciones de esta ventana se encuentran: la posibilidad de seleccionar un grupo especfico o todos los grupos y de definir se se listan los acompaantes y las tarifas. Para emitir el listado seleccione las opciones deseadas y presione el botn Imprimir.
2.14 .
Estadsticas Agencias y Empresas
Despliega un submen con dos opciones las cuales permiten conocer los huspedes por agencias y por empresa respectivamente. Para emitir el listado seleccione las opciones deseadas y presione el botn Imprimir.
2.15 .
Movimientos de un Folio
Vea 1.4 . Consulta de Habitaciones y/o Folios. Del men Recepcin.
2.16 .
Nios en el Hotel
Permite emitir un listado con los nios que se encuentran checkin (en casa) o los nios que han estado en el hotel en un rango de fechas.
Figura 39 Nios en Casa
2.17 .
Cambios de Habitacin
Emite un informe con los cambios de habitacin realizados en un rango de fechas.
Figura 40 Cambios de Habitacin
45
2.18 .
Habitaciones Segn Estado
Muestra un listado con las habitaciones que cumplan las caractersticas seleccionadas, estas son una combinacin entre los estados de ama de llaves y recepcin.
Figura 41 Habitaciones Segn Estado
Para emitir el listado seleccione el estado segn ama de llaves y el estado segn recepcin que desea consultar y presione el botn imprimir. Como ejemplo en la grafica se muestran las habitaciones Sucias Ocupadas.
2.19 . Discrepancias Recepcin Vs Ama De Llaves

Recordemos que ZEUS le brinda al ama de llaves la posibilidad de reportar la ocupacin de las habitaciones. Esta opcin hace una comparacin entre los datos del checkin realizado por recepcin y los reportados por ama de llaves, mostrando aquellos donde la cantidad de adultos y nios no concuerdan. Para mostrar el listado presione el botn Ejecutar.
2.20 .
Vehculos en el Hotel
Despliega un informe con los vehculos que se encuentran registrados en el hotel. La informacin del vehculo incluye los datos de los huspedes propietarios. La informacin del vehculo se ingresa al momento de hacer el checkin.
2.21 .
Eventos y Grupos Check-in
Muestra un informe con los datos generales de los eventos varios y los grupos que se encuentran check-in. Para emitir el listado presione el botn Imprimir.
2.22 .
Huspedes Genricos
En muchas de las opciones de registro de huspedes, ZEUS brinda la posibilidad de generar cedulas genricas, con el fin de poder registrar sus datos aunque no se conozca su identificacin. Como ejemplos de estas opciones estn: los acompaantes de reservas y las personas de los grupos. Esta opcin del men Informes permite consultar los huspedes que permanecen con cdulas genricas ya sea q que estn checkin o no.
Figura 42 Consulta de huspedes genricos
Para emitir el informe, elija la opcin deseada y presione el botn Imprimir.
2.23 .
Rack Grfico
Permite realizar una consulta de las habitaciones, para conocer su estado en un rango de fechas. Estos estados de las habitaciones se diferencian por los colores asociados a cada uno de ellos y que se pueden apreciar claramente. Las tres primeras columnas de esta ventana muestran el nmero da la habitacin, el estado segn recepcin (Ocupada o Desocupada) y el estado segn ama de llaves (Sucia, Limpia) respectivamente. Las siguiente columnas tiene como ttulo el mes / da de la consulta y aparecern tantas como das se indiquen en el rango de fechas pedido.
47
Para ejecutar la consulta indique las fechas inicial y final y presione el botn Mostrar de la barra de herramientas.
Figura 43 Consulta de habitaciones mediante el Rack Grfico
2.24 .
Consulta de Habitaciones Checkout
Permite consultar la informacin de las habitaciones que se encuentran checkout. La consulta pide un nmero de habitacin y el folio a consultar.
Figura 44 Consulta de Habitaciones Checkout
Puede digitar el nmero del folio directamente sin digitar la habitacin.

Cuando se digita el nmero de la habitacin en la lista desplegable a la derecha de este se muestran todos los folios que han estado en ella, puede seleccionar el folio de la lista o digitarlo en el campo folio.
2.25 .
Inconsistencias
Dentro de las diferentes labores y procedimientos realizados por los usuarios de ZEUS en los mdulos de Recepcin y Reserva, es normal encontrar que estos usuarios ingresan informacin errada o incompleta y que en otras ocasiones ejecutan procesos considerado delicados. A este tipo de informacin ZEUS les llama inconsistencias. Una vez seleccionada esta opcin el sistema realiza una bsqueda, al final de la cual despliega los datos de las inconsistencias encontradas. Estas inconsistencias se dividen en dos grandes grupos: Avisos o advertencias: Representados por la letra W Indica que se ha ejecutado un proceso que es importante auditar. No detiene el proceso de generacin y aplicacin de cargos. Errores: Representados por la letra E Indica que existen datos errados o incompletos. La generacin y aplicacin de cargos no podr culminar hasta que no se corrija el error.
Figura 45 Inconsistencias
49
Avisos o advertencias (W) Inconsistencia

Motivo Se presenta cuando el nmero de huspedes registrados en una habitacin es diferente a la clase de habitacin seleccionada. Por ejemplo, registrar dos personas en una habitacin triple o bien tres personas en una habitacin doble. Recomendacin: Dirjase a la opcin registro de huspedes del mdulo recepcin y seleccione la clase de habitacin correcta. Desde el mdulo de Ama de llaves se ha reportado un nmero de personas diferentes a las que se encuentran registradas.
# DE PERS CHECK-IN <> AMA DE LLAVES
# DE PERSONAS CHECKIN NO COINCIDEN CON CLASE DE HAB
Recomendacin: Verifique que la informacin suministrada por Ama de llaves sea correcta. En caso afirmativo, tome los correctivos del caso.(dar checkout a las personas mal chequeadas o hacer checkin a quines faltan por ser registradas.) Se ha asignado un tipo de habitacin mayor a la reservada.
UPGRADE HABITACIONES
DE
Recomendacin: tome atenta nota de la tarifa que se le esta cobrando a la habitacin
Errores (E) Inconsistencia

NO HAY TIPO DE CAMBIO
Motivo No se ha definido la tasa de cambio del dlar para la fecha actual. Solucin: desde el mdulo parmetros ingrese la tasa de cambio del da. El nmero de adultos, nios y adicionales indicados en el registro de huspedes es diferente a las personas checkin.
# DE PERSONAS CHECKIN NO COINCIDEN CON ACOMPAANTES
Solucin: dependiendo de la situacin podra: 1. Corregir, desde el registro de huspedes, los valores indicados para Adultos, Nios y Adicionales. 2. Eliminar o agregar los acompaantes que sobren o falten en el registro.
50
La estada de la habitacin no se puede alargar puesto que existe un bloqueo programado para la habitacin. Solucin: De acuerdo a la situacin podra:
PROLONGACION ESTADIA CON HAB BLOQUEADA
1. 2. 3.
Desbloquear la habitacin los das necesarios. No prolongar la estada y hacer checkout a la habitacin. Cambiar los huspedes a una habitacin no bloqueada.
PLAN SIN DEFINIDO
PAQUETE
Se le hizo checkin a la habitacin con un plan si desglose. Solucin: Desde el mdulo de recepcin, cambiar el plan de la habitacin o bien, desde el mdulo de parmetros, ingresarle el paquete el plan. Existen habitaciones que se les hizo Checkin con un plan que exige cambio de tarifa cuando se pasa de una temporada a otra. Solucin: Seleccione la opcin Cambio Tarifas Temporadas del men Auditora y haga los cambios pertinentes. En alguno(s) de los puntos de venta existe una o varias cuentas que no han sido canceladas. Solucin: cancelar o eliminar las cuentas. Existe un folio descuadrado.
TARIFAS CON TEMPORADA
CAMBIO
CUENTAS ABIERTAS EN POS
FOLIO SALDO
CERRADO
CON
Solucin: verifique el folio indicado y realice la(s) transaccin (es) del caso, para cuadrar la cuenta.
En el mdulo de recepcin tambin se encuentra la opcin Inconsistencias, permitiendo as que cada recepcionista pueda dejar su turno libre de errores y con las aclaraciones pertinentes en los casos de procesos especiales realizados por este.
2.26 .
Reservas por Fecha
Despliega una ventana desde la cual, seleccionado las opciones dispuestas, se puede emitir un reporte con las reservas con entrada o salida en un rango de fechas.
51
Figura 46 Informe de reservas por fechas
Para emitir el listado, seleccione las opciones deseadas y presione el botn Imprimir.
2.27 .
Room to Sell
Muestra una consulta que permite conocer el nmero de habitaciones disponibles, por cada uno de los tipos existentes, en un rango de treinta das a partir de una fecha inicial.
Figura 47 Consulta de habitaciones disponibles por tipo
Para ver la consulta basta con indicar la fecha y presionar el botn Mostrar.
52
2.28 .
Planes
Emite un listado con las caractersticas generales o detalladas de un plan, un rango de ellos o todos.
Figura 48 Informe de Planes
2.29 .
Diario de Ocupacin
Despliega un informe con los datos de los movimientos (entradas, salidas) de las personas y las habitaciones en un rango de fechas.
Figura 49 Apariencia del Informe Diario de Ocupacin
53
2.30 .
Consulta de Eventos Varios
Despliega una ventana donde se puede consultar informacin general de un evento especfico.
Figura 50 Consulta de Eventos Varios
Para efectuar la consulta digite el cdigo del evento y presione la tecla tabulador. Recordemos que es posible utilizar el botn Ayuda para localizar el evento.
3 . MEN CAJA
Contiene las opciones necesarias para cumplir con la tareas bsicas de un cajero o un cajero-recepcionista.
3.1 . Apertura de Caja

Permite abrir una caja para que quede disponible para recibir movimientos. En la apertura de caja es posible indicar una base de inicio en la moneda requerida. Para efectuar la apertura de la caja debe especificarse el cdigo de la caja, el usuario y, si es necesario, el valor de la base inicial con que se abrir la caja. Es posible que la caja se abra con bases en diferentes monedas, si ese es el caso debe utilizarse el botn Agregar parta registrar cada una de las diferentes bases en su respectiva moneda. Como paso final para la apertura de la caja, debe utilizarse el botn Guardar.
54
Botn Guardar
Botn Agregar
Figura 51 Apertura de Caja
Para abrir la caja digite la caja y presione el botn Guardar. Para indicar un valor base presione el botn Agregar e indique el cdigo de la moneda y el valor.
3.2 . Abonos y Recibos de Caja

Permite registrar un abono efectuado a la cuenta de una habitacin por un husped. Como datos necesarios, debe proveerse la habitacin a la que se har el abono, este dato traer consigo el titular y el folio de la habitacin.
Botn Editar
Botn Eliminar
Lista de Abonos
Figura 52 Abonos y Recibos de Caja
55
Para hacer un abono 1. Digite el nmero de la habitacin. 2. Seleccione la forma de pago del abono ya sea en efectivo, cheque o tarjeta de crdito 3. Indique la moneda y la cuenta en la que quedar el abono. 4. Digite el valor del abono y presione la tecla tabulador. 5. En este instante el abono se ingresa automticamente a la lista de abonos. En caso de presentarse un error, puede utilizar el botn Editar para corregir o el botn Eliminar para borrar el abono. Antes de presionar uno de estos botones debe hacer clic sobre la lnea a modificar. Ya sea para borrar el abono o para editarlo. En el caso del botn Editar despus de presionarlo, cambie el valor en el campo Valor y presione la tecla tabulador, esto actualizar el valor de la lnea seleccionada. 6. Repita los pasos del 1 al 4 por cada abono a registrar de la habitacin actual.
7. Presione el botn Guardar.
Despus de Guardar el abono, en el campo Recibo No se despliega el nmero de documento del abono.
Para imprimir un recibo del abono 1. En la lista de abonos presione clic sobre el abono que desea imprimir. 2. Presione el botn Imprimir de la barra de herramientas.
56
3.3 . Abonos Paidout

Se refiere a prestamos en efectivo que se le entregan al husped, un ejemplo claro de un abono paidout sera el de un husped registrado que llega al hotel en un taxi y no tiene efectivo para pagarlo, este podra entonces solicitar un prstamo en efectivo en recepcin para cancelar el servicio.
Figura 53 Abonos Paidout
Todo abono paidout genera un recibo de caja. Los datos que deben proveerse para el prstamo deben ser la habitacin, el motivo del abono, la moneda en que se efectuar el prstamo, la cuenta donde se cargara el abono y el valor del prstamo.
Para hacer un Paidout 1. Indique el nmero de la habitacin. 2. Digite el motivo, la moneda y la cuenta en la que se cargar. 3. Especifique el valor 4. Presione el botn Guardar. El sistema emite automticamente un reporte con la informacin del paidout registrado Los paidout puede ser generados tanto a habitaciones como a folios de eventos varios o grupos.
3.4 . Caja de Cambio

Esta opcin del men permite efectuar cambio de moneda, el sistema solo permite hacer cambios de moneda a huspedes del hotel y esta sujeto a la tasa de cambio y las monedas que estn definidas en el hotel.
Figura 54 Caja de Cambio
Para hacer un cambio 1. Indique el nmero de la habitacin. 2. Elija la forma en que recibe el dinero (Tarjeta, Cheque, Efectivo) 3. Indique los cdigos de las monedas a recibir y a devolver. 4. Digite el valor recibido. El sistema calcula el valor a devolver 5. Cambie el valor a devolver si es necesario. 6. Presione el botn Guardar.
58
3.5 . Cuadre de Caja

Esta opcin de men permite generar el listado de todos las transacciones realizadas por una caja en particular y para una fecha especifica. Si no indica una caja el sistema emitir el cuadre de todas las cajas.
Figura 55 Cuadre de Caja
Como datos necesarios, debe proveerse la fecha del listado de cuadre de caja, y la caja a la que se desea generar el listado al igual que la cuenta y el complejo deseado. Se recomienda que esta opcin no debe estar disponible para la persona que maneja la caja directamente. La activacin o desactivacin de esta opcin debe ser efectuada por el administrador del sistema en el mdulo de seguridad. Para emitir el listado 1. Indique las opciones deseadas. 2. Presione el botn Imprimir. 3. Seleccione la forma de salida.
3.6 . Cierre de Caja

Esta opcin de men permite efectuar el cierre de la caja actual de recepcin. Solo debe confirmarse el cierre de la caja actual y el sistema automticamente efectuar el cierre.
59

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ZEUS

ZEUS Recepcin Manual de usuario

POSZEUS Mdulo Administrativo

1.1 . Cambio de Habitacin

Figura 1 Ventana para Cambio de Habitacin

POSZEUS Mdulo Administrativo

4. Presione el botn Grabar de la barra de herramientas.

1.2 . Distribucin de Depsitos

Figura 2 Distribucin Manual de Depsitos

1.3 . Cambios a Huspedes Chekc In

Sistema de Administracin Hotelera

POSZEUS Mdulo Administrativo

Figura 3 Cambios a Huspedes Checkin

1.4 . Consulta de Habitaciones y/o Folios

Sistema de Administracin Hotelera

POSZEUS Mdulo Administrativo

Para consultar uno de los Tabs haga clic sobre l.

1.5 . Check out

POSZEUS Mdulo Administrativo

1.6 . Checkout de Huspedes

Listado de Huspedes Checkin

Figura 4 Checkout de Huspedes

Sistema de Administracin Hotelera

POSZEUS Mdulo Administrativo

PAGO DE HUSPEDES CON SALDO EN CONTRA

PAGO DE HUSPEDES CON SALDO A FAVOR

POSZEUS Mdulo Administrativo

El sistema genera un Paidout automtico por el valor del saldo.

POSZEUS Mdulo Administrativo

Sistema de Administracin Hotelera

POSZEUS Mdulo Administrativo

CHECKOUT EVENTOS VARIOS Y GRUPOS

Figura 5 Checkout de Eventos Varios y Grupos

Sistema de Administracin Hotelera

POSZEUS Mdulo Administrativo

Figura 6 Tab Checkout

1.7 . Bloqueo/desbloqueo Habs. Administrativas

Sistema de Administracin Hotelera

POSZEUS Mdulo Administrativo

Figura 7 Bloqueo y Desbloqueo Administrativo de Habitaciones

1.8 . Actualizacin en Folios Cerrados

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POSZEUS Mdulo Administrativo

Cuando selecciona el folio, se muestran sus datos

Figura 8 Actualizacin en Folios Cerrados

Abonos o Pagos a Folios Checkout

Sistema de Administracin Hotelera

POSZEUS Mdulo Administrativo

Figura 9 Pagos a Folios Cerrados

1.9 . Transferencia Entre Folios

Sistema de Administracin Hotelera

POSZEUS Mdulo Administrativo

Figura 10 Transferencia entre Folios

Funciones de los botones de traslado

Traslada todos los cargos desde el folio superior al inferior.

Traslada los cargos seleccionados desde el folio inferior al superior

Sistema de Administracin Hotelera

POSZEUS Mdulo Administrativo

Apertura de Eventos Varios

Sistema de Administracin Hotelera

POSZEUS Mdulo Administrativo

Figura 11 Apertura de Folios de Eventos Varios

Sistema de Administracin Hotelera