Universidad Interamericana de Puerto Rico Recinto de Fajardo COMP 2110: Introduccin a la Ciencias de Cmputos Prof.

Madeline Ortiz Rodrguez Revisado el 3 de mayo de 2010

Base de Datos: Ejercicio #1 Microsoft Access 2007

Objetivo: Crear la estructura de un archivo de base de datos utilizando la pantalla de Datasheet View. Introduccin: Una base de datos es una coleccin de datos que se relacionan entre s. Este tipo de archivo le permite al usuario aadir nuevos datos facilmente y luego localizar datos rpidamente, a travs de palabras claves o incluso de datos especficos. Tambin permite la creacin de informes actualizados, entre otros. Un ejemplo de una base de datos que todos conocemos y que hemos utilizado a menudo es el Catlogo Pblico del Centro de Acceso a la Informacin (CAI antes biblioteca), ya sea en forma electrnica o fsica. En ste puedes acceder a la informacin a travs de diferentes mtodos, tales como: el ttulo del recurso, el/la autor/a, el tema o materia, o incluso la agrupacin profesional que publica el recurso. En las bases de datos electrnicas, tambin puedes restringir tu bsqueda por distitas categoras, tales como el lugar en donde se encuentra el recurso o la fecha, entre otros. Otros ejemplos de bases de datos incluyen: una libreta de direcciones, la lista detallada de los empleados de una escuela y la informacin personal de los estudiantes de una clase. Las empresas pblicas y privadas tambin utilizan distintas bases de datos con informacin pertinente a empleados, suplidores, compras, ventas y otros. De esta manera pueden recuperar informacin rpidamente, actualizar sus archivos con prontitud y crear informes financieros cuando sea necesasrio. Antes de crear una base de datos, debers analizar el tipo de informacin que deseas organizar y los datos que la comprenden. Los datos debern organizarse por categoras, usualmente en forma de tabla o registro. Las tablas pueden mostrar todas las entradas a la vez (todos los estudiantes), aunque tambin puede restringirse su contenido. Los registros slo muestran la informacin de un caso especfico (un solo estudiante o un solo empleado). Una coleccin de registros comprende un archivo de base de datos (Vea Diagrama #1 en la prxima pgina). Aunque el uso de tablas puede dar la impresin de que este tipo de archivo es igual a la libreta de hojas de clculo, lo cierto es que la base de datos es ms 1

compleja. sta le permite al usuario manipular los datos para hacer bsquedas especficas y crear diferentes tipos de informes. Otras ventajas incluyen las siguientes: la recuperacin de informacin especfica de forma rpida y fcil, la reorganizacin de la informacin de distintas maneras, poder minimizar la duplicacin de los datos o normalizacin y compartir informacin entre distintos usuarios del sistema.

Datos especficos clasificados por categoras: nombre, apellido, edad,

Tablas (Tables) Las columnas representan categoras y las lneas los datos de un solo caso.

Registros # 1, #2, # 3, Cada registro incluye los datos relacionados a un solo caso. Este es una coleccin de categoras con los datos especficos de un solo caso.

Formularios (Forms)

Bsquedas (Queries)

Informes (Reports)

Archivo de la base de datos

Diagrama #1: Representacin grfica de los componentes de una base de datos. En preparacin para este ejercicio, debers conseguir informacin sobre los lenguajes de programacin que escogiste y capturar como imagen un ejemplo 2

de cdigo. Las imgenes deben guardarse en el formato .bmp. Esto puede realizarse en el programa Microsoft Paint que se encuentra en la seccin de Accessories (Start, All Programs, Accessories, Paint). Primero debers abrir el archivo de la foto y luego guardarla con el formato .bmp Pantalla de inicio en Microsoft Access 2007: Para entrar al programa debers completar los siguientes pasos: Start, All Programs, Microsoft Office Access 2007

Observa el centro de la pantalla. Como vers puedes realizar varias tareas con la versin nueva de 2007, sin embargo en nuestra clase slo crearemos un archivo nuevo. En las siguientes clases trabajaremos con el mismo archivo, actualizando sus datos y creando distintas tablas e informes con su correspondientes formatos de impresin. Ejercicio para Microsoft Access 2007: Creacin de un banco de datos sobre Lenguajes de Programacin. Parte I: Creacin de la estructura de la base de datos 1. Analiza la situacin dada y determina las categoras que necesitas para crear un archivo que contenga todos los datos relacionados. Haz una lista de estas categoras, incluyendo sus posibles caractersticas. En este ejercicio trabajaremos con la primera y segunda fase de la creacin de un archivo de base de datos: establecer las categoras e identificar sus atributos (caractersticas, atributos o propiedades).

2. Cmo abrir el programa: Start All programas Microsoft Office Microsoft Office Access 2007. 3. Haz click sobre la imagen titulada: Blank Database. Vers que se abre un panel a la derecha de la pantalla para que escribas el nombre del archivo y escojas el lugar en donde lo guardars.

a. Escribe el nombre para el archivo de base de datos en el encasillado, terminando con tus iniciales. En mi caso sera: Lenguajes_Programacion_MOR La extensin del nombre del archivo .mdb es dado por la versin 2003. La extensin del nombre del archivo .accdb es dado por la versin 2007. b. Haz clic sobre el cartapacio (funciona como Browse) para navegar hasta el Desktop" Crea un cartapacio llamado Bases de Datos. Si en tu casa tienes Office 2003, cambia el tipo de archivo a esta versin del programa. De esta manera podrs actualizar el archivo en tu casa y continuar trabajando con l despus de la clase. Esto se realiza en la parte inferior de esta pantalla, tal y como se muestra a continuacin.

Presiona el botn Open para continuar. Vers que la pantalla cambia, y regresa a la pantalla anterior. Presiona Create para crear el archivo. La pantalla de Datasheet te permite aadir las categoras correspondientes a los datos que incluirs en tu archivo de base de datos.

Explora las distintas pestaas correspondientes al men principal del programa: Home, Create, External Data, Database Tools y Datasheet. Cada vez que cambias de pestaa vers que se ve en otro color. Vuelve a la pantalla de Datasheet. Trabajaremos en esta pantalla para crear las categoras de nuestra base de Biografas. 4. Las herramientas de trabajo en este men te permiten crear las categoras de tu archivo. La primera categora seguir siendo ID para identificar cada registro. Entra los nombres de las categoras dadas en clase en la primera lnea. Haz doble clic donde dice Add New Field. Estas son las siguientes: Nombre Paradigma Ao Autor Precursor Se vern como sigue: Sistema_Operativo Tipo_Licencia Ejemplo_Cdigo Referencia

Guarda tu trabajo presionando Control S. Llama la tabla Lenguajes, como aparece a continuacin. Luego, presiona OK para guardar la tabla y cierra el archivo.

Parte II. Modificar los atributos de las categoras

Objetivos: 1. Establecer los criterios o caractersticas especficas de cada campo. 2. Aadir los datos para tres registros. 3. Cambiar la apariencia visual de una tabla. Introduccin: Crear una base de datos no es tan slo abrir el programa y comenzar a aadir sus categoras y datos. El proceso de creacin comienza mucho antes. Segn Shelly, Cashman, y Pratt (2008) debers comenzar por establecer el prposito del proyecto (para qu se crear este archivo), analizar la audiencia (quines van a utlizar el archivo), buscar los datos que se incluirn en el archivo y determinar cmo se presentarn. En la primera parte de este ejercicio comenzamos a crear una base de datos sobre Lenguajes de Programacin. Trabajamos en la pantalla conocida como Database View aadiendo las distintas categoras o campos del archivo. En esta parte del ejercicio trabajaremos con la ventana titulada Design View para establecer los atributos o caractersticas especficas de cada categora (campo). Por ejemplo, cunto espacio deber ocupar cada categora (el ancho de columna) y qu formato tendrn los datos (si se escriben en mayscula o minscula, entre otros). Antes de continuar, analiza las categoras que incluiste en tu archivo y determina las caractersticas especficas para cada una. Qu es el Design View? En esta pantalla se describen los campos y se establecen sus caractersticas (atributos o propiedades) para cada una. Podrs aadir o establecer criterios especiales para cada categora, segn tus necesidades. Esto implica que no importa lo que escriba el usuario de la base de datos, el programa contiene unas instrucciones especficas para controlar o rechazar la entrada de datos. Esto es, el programa valida los datos que se aaden al archivo segn se van entrando. De esta manera se intenta establecer la integridad del archivo, especialmente para poder recuperar los datos rpidamente y preparar informes que contengan los datos correctos.

1. Abre el archivo de base de datos. Vers la pantalla de la siguiente manera:

La tabla que comenzaste a disear la ltima vez est cerrada. Puedes ver su nombre en el lado izquierdo de la pantalla. 2. Abre la tabla haciendo dobre clic sobre la misma o un clic con el botn de la derecha del puntero y del men complementario escoge Open. Ahora la pantalla se ver en forma de tabla. Las columnas tendrn los nombres que aadiste en la primera parte de este ejercicio.

3. Observa la parte superior izquierda de la pantalla. Vers la imagen nmero 1 que aparece a bajo. Si haces clic sobre Views aparecer el men que se ve en la segunda imagen. Observa como Datasheet View aparece seleccionada. Para ir a la pantalla de diseo, haz clic sobre Design View, al final de la lista. Ahora vers la imagen nmero 3 en la parte superior izquierda de la pantalla.

--1--

-- 2 --

-- 3

Ahora la pantalla deb verse como sigue:

Categoras y Tipo de datos

Atributos, Caractersticas o Propiedades de la Categora ID, seleccionada en la parte superior.

En el rea de Design View, aade los atributos de cada categora como se indica en la siguiente tabla. Haz clic sobre la categora y completa los cambios en la parte inferior de la pantalla. Categora ID Nombre Tipo de Dato AutoNumber Texto Atributos Text Align: Right Field Size: 15 Requiered: Yes Allow Zero Length: No Paradigma Ao Texto Number Format: > Field Size: 20 Field Size: Integer Format: General Number Decimal Places: 0 Autor Precursor Text Text Field Size: 100 Field Size: 255 Format: > Field Size: 25 Tipo_Licencia Ejemplo_Cdigo Referencia Propiedades Format: > Requiered: Yes Allow Zero Length Text OLE Object Memo Qu significa Todo el texto se convierte en maysculas, una vez se presiona ENTER. Implica que esta categora no puede estar vaca. Implica que debe tener al menos una letra, nmero o smbolo. Text Align: Left Format: > Field Size: 10

Sistema_Operativo Text

4. Vueve a Datasheet View y aade los datos para los lenguajes de programacin: Java, BASIC y HTML. 5. Guarda tu trabajo y cierra el archivo.