NOES DE ARQUIVOLOGIA

- APOSTILA 01 -

Prof. Lino Madureira

ARQUIVOLOGIA CONCEITOS DE ARQUIVOLOGIA TIPOLOGIAS DOCUMENTAIS SUPORTE FSICO

PARALELO ENTRE BIBLIOTECA E ARQUIVO (Schellenberg) GNERO DOS DOCUMENTOS BIBLIOTECA ARQUIVO Documentos impressos Documentos textuais Audiovisual Audiovisual Cartogrfico Cartogrfico ORIGEM BIBLIOTECA ARQUIVO - Os documentos so - Os documentos so produzidos e produzidos e conservados conservados com com objetivos culturais objetivos funcionais

ARQUIVOLOGIA Estudo, cincia e arte dos arquivos. o complexo de conhecimentos tericos e prticos relativos organizao de Arquivos e s tarefas dos Arquivistas. ARQUIVISTICA Princpios e tcnicas a serem observados na construo, organizao, desenvolvimento e utilizao dos arquivos. DOCUMENTO Registro de uma informao independente da natureza do suporte que a contm. *Informao: a noo, idia ou mensagem contida num documento. A informao sempre incorprea, por isso definida como matria prima abstrata. ORGOS DE DOCUMENTAO - Arquivos a acumulao ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituio ou pessoas, no curso de sua atividade, e preservados para a consecuo de seus objetivos, visando utilidade que podero oferecer no futuro. - Bibliotecas o conjunto de material, em sua maioria impresso, disposto ordenadamente para estudo, pesquisa e consulta. - Museus uma instituio de interesse pblico, criada com a finalidade de conservar estudar e colocar disposio do pblico conjuntos de peas e objetos de valor cultural.

AQUISIO ou CUSTDIA BIBLIOTECA ARQUIVO - Os documentos so - Os documentos no colecionados de fontes so objetos de coleo; diversas, adquiridos por provm das atividades compra ou doao pblicas ou privadas, servidas pelo arquivo. - Os documentos existem em numerosos exemplares - Os documentos so produzidos num nico exemplar, ou limitado em nmero de cpias. - H uma significao orgnica entre os documentos

- A significao do acervo documental no depende da relao que os documentos tenham entre si

MTODO DE AVALIAO BIBLIOTECA ARQUIVO - Aplica-se a unidades - Preserva-se a isoladas documentao referente a uma atividade, como um conjunto e no como unidades isoladas - O julgamento no tem carter irrevogvel - O julgamento envolve questes de convenincia, e no de preservao ou perda total - Os julgamentos so fanais e irrevogveis - A documentao no raro existe em via nica

MTODO DE CLASSIFICAO BIBLIOTECA ARQUIVO - Utiliza mtodos - Estabelece predeterminados classificao especfica para cada instituio, ditada pelas suas particularidades - Exige conhecimento do sistema, do contedo e da significao dos documentos a classificar - Exige conhecimento da relao entre as unidades, a organizao e o funcionamento dos rgos

CLASSIFICAO QUANTO A EXTENO / ATUAO - Setoriais So aqueles estabelecidos junto aos rgos operacionais, cumprindo funes de arquivo corrente. - Gerais / Centrais So os que se destinam aa receber os documentos correntes provenientes dos diversos rgos que integram a estrutura de uma instituio, centralizando, portanto, as atividades de arquivo corrente.

MTODO DESCRITIVO BIBLIOTECA ARQUIVO - Aplica-se a unidades - Aplica-se a conjuntos discriminadas de documentos - As sries (anurios, peridicos, ...) so unidades isoladas para catalogao - As sries (rgos e suas subdivises, atividades funcionais ou grupos documentais da mesma espcie) so consideradas unidades para fins de descrio

CLASSIFICAO QUANTO A EVOLUO OU FREQUENCIA DE USO 1 Idade - Corrente Constitudo de documentos em curso ou consultados freqentemente, conservados nos escritrios ou nas reparties que os receberam e os produziram ou em dependncias prximas de fcil acesso. So conservados pela administrao e somente o pessoal dessa administrao tem competncia para sobre o seu trato, classificao e utilizao. 2 Idade - Intermedirio Constitudo de documentos que deixaram de ser freqentemente consultados, mas cujos rgos que os receberam e os produziram podem ainda solicitlos, para tratar de assuntos idnticos ou retomar um problema novamente focalizado. No h necessidade de serem conservados prximos aos escritrios. Saem do domnio exclusivo da administrao que os produziu e tornam-se passivos de ao comum desta e da Administrao de Arquivos, permanecendo a propriedade exclusiva da primeira. 3 Idade - Permanente Constitudo de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa, que se conservam em razo de seu valor histrico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evoluo. So de competncia exclusiva da Administrao dos Arquivos.

ARQUIVO Arquivo o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organizao ou firma no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros (Solon Buck)

FINALIDADE 1 Servir administrao 2 Servir histria * Relao com valor primrio e valor secundrio dos documentos

FUNO Tornar disponvel as informaes contidas no acervo documental sob sua guarda. - Guarda e conservao - Acessibilidade e pesquisa

CLASSIFICAO QUANTO AS AGNCIAS CRIADORAS / ENTIDADES MANTENEDORAS - Pblicos Federal Estadual Municipal - Privados Institucionais Comerciais Familiais Pessoais

Aquele produzido e/ou recebido por pessoa fsica no decurso de sua existncia. Caracterstica - Criao e recepo por uma entidade - Prova de transaes passadas - Carter orgnico ou administrativo - Exemplar nico CARACTERSTICAS Conforme suas caractersticas, forma ou contedo os documentos podem ser classificados de acordo com suporte, forma, formato, gnero, espcie, tipo. DEFINIO TCNICA Material sobre o SUPORTE qual as informaes so registradas Estgio de FORMA preparao e de transmisso de documentos Configurao FORMATO fsica de um suporte, de acordo com a natureza e o modo como foi confeccionado Configurao GNERO que assume o documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicao de seu contedo Configurao ESPCIE que assume um documento de acordo com a disposio e a natureza das informaes nele contidas Configurao que assume uma TIPO espcie documental, de acordo com a atividade que a gerou EXEMPLOS Acetato / Papel / Filme de Nitrato / Fita Magntica - Original - Cpia - Rascunho - Cartaz - Livro - Planta

CLASSIFICAO QUANTO AO ACESSO * Arquivos de 3 Idade - Franqueado Franqueado ao pblico, formalidades de consulta.

utilizando

algumas

- Restrito Arquivos que preservam a segurana nacional, Arquivos Militares. - Confidencial Que podem ser credenciadas.

consultados

por

pessoas

CLASSIFICAO QUANTO A NATUREZA DOS DOCUMENTOS - Especiais Tem sob sua guarda documentos de formas fsicas diversas (fotografias, fitas, microformas, slides...), e que por esta razo merecem tratamento especial no apenas no que se refere ao seu armazenamento, como tambm no registro, acondicionamento, controle, conservao ... - Especializados Documentos resultantes da experincia humana num campo especfico, independente da forma fsica que apresentem, so tambm chamados de arquivos tcnicos.

- Documentao Audiovisual - Documentao Fonogrfica - Documentao Iconogrfica - Documentao Textual - Boletim - Certido - Declarao - Relatrio

DOCUMENTOS DE ARQUIVO Aquele produzido e/ou recebido por uma instituio pblica ou privada, no exerccio de suas atividades, constitua elemento de prova ou de informao.

- Boletim de Ocorrncia - Certido de Nascimento - Declarao de Imposto de Renda

QUANTO A NATUREZA DO ASSUNTO -Ostensivos / Ordinrios Cuja divulgao no prejudica a Administrao. - Sigilosos Aqueles que por sua natureza devam ser de conhecimento restrito, requerem medias especiais de salvaguardar sua custdia e divulgao. Graus de Sigilo em ordem crescente: Reservados Confidencial Secreto Ultra-secreto

(A) Configurao que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicao de seu contedo. (B) Denominao dos documentos conforme o estgio de preparao e de transmisso. (C) Configurao que assume um documento de acordo com a disposio das informaes nele contidas. (D) Configurao que assume uma espcie documental de acordo com a atividade que a gerou. (E) Configurao fsica de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como foi confeccionado. 5) No domingo, o programa Fantstico, da TV
Globo, mostrou reportagem sobre a incinerao de fichas, pronturios e relatrios que teriam sido produzidos pelos rgos de informao militares entre 1964, incio da ditadura, e 1994, nove anos aps o fim do regime. O comandante Bueno disse ter ficado estarrecido, com a descoberta. A Aeronutica tem procurado contribuir ao mximo em relao pesquisa de documentos que podem se tornar histricos. (Correio Brasiliense, 14/12/2004) O texto acima trata de documentos de custdia Militar. Quanto ao acesso a esses documentos, podemos afirmar que : (A) Franqueado (B) Restrito (C) Ostensivo (D) Especializado (E) Pblico

RESOLUO DE QUESTES 1) A classificao dos documentos de arquivo em textual, audiovisual, cartogrfico ou iconogrfico implica em definio (A) da espcie documental. (B) da forma do documento. (C) do formato do documento. (D) do gnero documental. (E) do tipo documental.

2) Quanto natureza do assunto, os documentos podem ser classificados em: (A) pblicos e privados. (B) ostensivos e sigilosos. (C) correntes e permanentes. (D) tipolgicos e diplomticos. (E) administrativos e histricos.

3) Para negativos de vidro, correto afirmar que: (A) fotografia o suporte e vidro a forma. (B) fotografia o formato e vidro a tcnica. (C) fotografia o suporte e iconografia a espcie. (D) fotografia tanto o suporte como a espcie. (E) fotografia a tcnica e vidro o suporte

GERENCIAMENTO DA INFORMAO GESTO DE DOCUMENTOS AVALIAO DE DOCUMENTOS ARQUIVO CORRENTE / ARQUIVO INTERMEDIRIO / ARQUIVO PERMANENTE

GESTO DE DOCUMENTOS 4) Carta, ata, relatrio, edital, e decreto so definidos segundo uma certa categorizao de documentos arquivsticos. Assinale a definio que melhor conceitua essa categorizao. Aspecto da administrao geral relacionado com a busca de economia e eficcia na produo, manuteno, uso e destinao final dos documentos.

Conjunto de medidas e rotinas visando racionalizao e eficincia na criao, tramitao, classificao, uso primrio e avaliao de arquivos. Conjunto de procedimentos e operaes referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. OS 3 (TRS) MOMENTOS DA GESTO DE DOCUMENTOS Produo dos Documentos Inclui a elaborao de formulrios, implantao de sistemas de organizao da informao, aplicao de novas tecnologias aos procedimentos administrativos. Manuteno e Uso Implantao de sistemas de arquivo, seleo dos sistemas de reproduo, automatizao do acesso, mobilirio, materiais, local. Destinao Final dos Documentos Programa de avaliao que garanta a proteo dos conjuntos documentais de valor permanente e a eliminao de documentos rotineiros e desprovidos de valor probatrio e informativo. AVALIAO DE DOCUMENTOS A avaliao de documentos de arquivo a etapa decisiva no processo de implantao de polticas de gesto de documentos, tanto nas instituies pblicas quanto nas empresas privadas. Trabalho interdisciplinar que consiste em identificar valores para os documentos (imediato e mediato) e analisar seu *ciclo de vida, com vistas a estabelecer prazos para sua guarda ou eliminao, contribuindo para a racionalizao dos arquivos e eficincia administrativa, bem como para a preservao do patrimnio documental. *Ciclo de Vida dos Documentos 1 Idade Arquivo Corrente 2 Idade Arquivo Intermedirio 3 Idade Arquivo Permanente

OBJETIVO DA AVALIAO DE DOCUMENTOS Reduo da massa documental Agilidade na recuperao dos documentos e das informaes Eficincia administrativa Melhor conservao dos documentos de guarda permanente Racionalizao da produo e do fluxo de documentos (tramite) Liberao de espao fsico Incremento pesquisa

VALOR PRIMRIO / VALOR IMEDIATO Qualidade inerente s razes da criao de todo documento, em decorrncia das atividades-fim e das atividades-meio de uma instituio. VALOR SECUNDRIO Qualidade informativa que um documento pode possuir depois de esgotada sua utilizao primria (vigncia administrativa). PASSOS PARA A IMPLANTAO DE PROCESSOS DE AVALIAO Constituio formal da Comisso de Avaliao de Documentos, que garanta legitimidade e autoridade equipe responsvel. Elaborao de textos legais ou normativos que definam normas e procedimentos para o trabalho de avaliao. Estudo da estrutura administrativa do rgo e anlise das competncias, funes e atividades de cada uma de suas unidades. Levantamento da produo documental: entrevistas com funcionrios, responsveis e encarregados, at o nvel da seo, para identificar as sries documentais geradas no exerccio de suas competncias e atividades. Anlise do fluxo documental: origem, pontos de tramitao e encerramento do trmite.

Identificao dos valores dos documentos de acordo com sua idade: administrativo, legal, fiscal, tcnico, histrico. Definio dos prazos de guarda em cada local de arquivamento.

Promover o levantamento e a identificao das sries documentais produzidas, recebidas ou acumuladas por seu respectivo rgo. Elaborar a proposta da Tabela de Temporalidade, encaminhando-a, acompanhada das necessrias justificativas, para a apreciao e aprovao da CCAD. Solicitar a colaborao de auxiliares temporrios para o desenvolvimento dos trabalhos, em razo de sua especificidade ou volume. Acompanhar os trabalhos de organizao, racionalizao e controle de arquivos e documentos de seu rgo, visando o estabelecimento de rotinas de eliminao ou envio para guarda permanente. Propor as modificaes cabveis para a Tabela de Temporalidade, atualizando-a sempre que necessrio. Elaborar a relao dos documentos a serem eliminados ou remetidos para guarda permanente. Coordenar o trabalho de seleo e preparao material dos conjuntos documentais a serem eliminados, deixandoos disponveis para eventuais verificaes. Presenciar a eliminao dos documentos, lavrando a respectiva ata.

COMPETNCIA PARA AVALIAR DOCUMENTOS A complexidade e responsabilidade do trabalho de avaliar, exigem a constituio de equipes, que podero ser denominadas grupos ou comisses de avaliao, para analisar os documentos nos seus mais diversos aspectos. Esse processo participativo de profissionais ligados s mais diversas reas do conhecimento ser decisivo para se definirem critrios de valor, sendo recomendvel que faa parte da comisso um tcnico de nvel superior da rea especfica de competncia do rgo, um procurador ou assessor jurdico e um arquivista. COMISSO CENTRAL DE AVALIAO

Coordenar e orientar as atividades desenvolvidas pelas Comisses Setoriais de Avaliao, respeitada a legislao especfica de cada rgo. Avaliar, adequar e aprovar as propostas de Tabelas de Temporalidade elaboradas pelas Comisses Setoriais de Avaliao. Orientar a execuo das decises registradas na Tabela de Temporalidade (eliminao, transferncia, recolhimento, reproduo). Supervisionar as eliminaes de documentos ou recolhimentos ao Arquivo Permanente, de acordo com o estabelecido nas Tabelas de Temporalidade. Aprovar as amostragens. Propor critrios de organizao, racionalizao e controle da gesto de documentos e arquivos.

METODOLOGIA DE AVALIAO A Tabela de Temporalidade instrumento fundamental da avaliao, pois ela registra o ciclo de vida dos documentos. Nela devem constar os prazos de arquivamento dos documentos no arquivo corrente, de sua transferncia ao arquivo central ou intermedirio, e sua destinao final, quando se determina sua eliminao ou recolhimento ao arquivo permanente. Nesse instrumento importante registrar tambm os documentos que devero ser reproduzidos em outros suportes (microfilmagem, digitalizao etc.). Para ser aplicada, a Tabela de Temporalidade dever ser aprovada por autoridade competente e amplamente divulgada entre os funcionrios da instituio ou empresa.

COMISSES SETORIAIS DE AVALIAO DE DOCUMENTOS

A Tabela de Temporalidade um instrumento dinmico de gesto de documentos, por isso precisa ser periodicamente atualizada, a fim de incorporar os novos conjuntos documentais que possam vir a ser produzidos e as mudanas que, eventualmente, ocorrem na legislao. PRAZO DE VIGNCIA Intervalo de tempo durante o qual o documento produz efeitos administrativos e legais plenos, cumprindo as finalidades que determinaram sua produo. PRAZO DE PRESCRIO Intervalo de tempo durante o qual o poder pblico, a empresa, ou qualquer interessado pode invocar a tutela do Poder Judicirio para fazer valer direito seu que entenda violado. PRAZO DE PRECAUO Intervalo de tempo durante o qual o poder pblico, a empresa ou qualquer interessado guarda o documento por precauo, antes de elimin-lo ou encaminh-lo para guarda definitiva no Arquivo Permanente. TABELA DE TEMPORALIDADE Instrumento aprovado pela autoridade competente que regula a destinao final dos documentos (eliminao ou guarda permanente), define prazos para sua guarda temporria (vigncia, prescrio, precauo), em funo de seus valores legais, fiscais, administrativos etc. e determina prazos para sua transferncia, recolhimento e eliminao.
*Modelo resumido de uma Tabela de Temporalidade
rea Responsvel Item Cod. Via Tempo de Documental Formulrio Arquivamento Folha N Data / /

ELIMINAO Destruio de documentos que, no processo de avaliao, foram considerados sem valor para guarda permanente. A eliminao depende de algum instrumento legal ou normativo que a autorize. A inutilizao dos documentos poder ser efetuada por procedimentos diversos, dependendo de seu suporte. Como a massa documental produzida e acumulada ainda predominantemente papel, cada rgo pblico ou empresa dever definir os mtodos e adquirir os equipamentos (fragmentadoras de pequeno e grande porte) necessrios ao processamento de eliminao. No recomendvel do ponto de vista ecolgico a incinerao de papis, que podero ser mecanicamente transformados em aparas e doados ou vendidos para reciclagem. importante prever os procedimentos adequados eliminao durante a elaborao de textos legais ou normativos que devero disciplinar a matria. Quais os dispositivos legais ou normas internas que legitimam o ato. Quem registra o ato. Onde e quando ser realizada. De que maneira ser processada. O que ser feito com o resduo da eliminao.

Na Ata ou Termo de Eliminao devem constar os seguintes dados: rgo Produtor Srie Documental Datas-limite Quantidade Eliminada (em metros lineares) Data da Eliminao Assinatura dos Responsveis _________________________________________ RESOLUO DE QUESTES 6) Considerando a teoria das trs idades, a avaliao dos documentos de arquivo deve ser realizada no estgio:

AA AI AGI Cpia Observaes

(A) intermedirio; (B) corrente / intermedirio; (C) intermedirio / permanente.; (D) corrente; (E) permanente.

(E) so um poderoso instrumento de pesquisa para o historiador.

10) De acordo com a j citada Lei 8.159, de 08 de janeiro de 1991, a eliminao de documentos pblicos de valor permanente (A) ocorrer aps concludo o processo de avaliao conduzido pelas respectivas Comisses Permanentes de Avaliao. (B) ocorrer aps a elaborao e o registro das tabelas de temporalidade junto ao Arquivo Nacional. (C) ocorrer mediante autorizao do chefe do poder executivo da esfera de competncia dos documentos. (D) no permitida por serem documentos imprescritveis e inalienveis devido ao valor histrico, probatrio e informativo. (E) somente ocorrer se, aps leilo oficial, no houver compradores interessados na sua aquisio.

7) A administrao da produo, tramitao, organizao, uso e avaliao de documentos, mediante tcnicas e prticas arquivsticas, a fim da racionalizao e eficincia dos arquivos, denomina-se: (A) Organizao e Mtodos (OM); (B) Gesto de documentos; (C) Ciclo vital dos documentos; (D) Destinao de documentos; (E) Princpio da unidade protocolizadora.

8) prtica corriqueira nas instituies brasileiras a formao de grandes depsitos de massa documental acumulada, vulgarmente denominados arquivo morto. Tais documentos (A) deveriam ser incinerados uma vez por ano, evitando o acmulo. (B) deveriam ser avaliados, preservando-se os papis permanentes. (C) representam documentos sem nenhum valor jurdico ou histrico. (D) deveriam ser encaminhados ao Arquivo Nacional para realizar sua seleo. (E) deveriam intermedirio. ser recolhidos ao arquivo

MICROFILMAGEM GED GERENCIAMENTO ELETRNICO DE DOCUMENTOS

MICROFILMAGEM
Art. 3 Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, o resultado do processo de reproduo em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotogrficos ou eletrnicos, em diferentes graus de reduo. (Decreto N 1.799 de 30/01/1996). Lei Federal n.5.433/68 de 08 de maio de 1968 - regula a microfilmagem de documentos oficiais e d outras providncias Decreto Federal n 1799 de 30 de janeiro de 1996 - regulamenta a Lei 5.433/68. Portaria n158 de 20 de junho de 1996 da Secretaria de Justia - dispe sobre o registro e a fiscalizao do exerccio da atividade de microfilmagem de documentos

9) Como instrumentos de destinao, as tabelas de temporalidade (A) determinam quais documentos descartados devero ser restaurados. (B) organizam a transferncia de documentos para o arquivo permanente. (C) sistematizam o ciclo vital dos documentos determinando suas idades. (D) indicam quais documentos recolhidos ao arquivo intermedirio. devem ser

Vantagens: Integridade das informaes. Segurana contra fraudes e arquivamento incorreto, facilidade de pesquisas atravs de Leitores de Microfilme. Segurana: Duas vias de microfilme, original e cpia, proporcionando Microfilmagem total segurana. Rapidez de Acesso: Fcil pesquisa, com auxlio de ndices em banco de dados, busca das informaes em poucos minutos e cpias em papel se necessrio. Reduo de espao: em at 98% de reduo de espao fsico dos arquivos. Confiabilidade: Atravs do microfilme obtem-se total durabilidade de arquivo. Legalidade: A Microfilmagem possui uma legislao prpria, Lei N 5433 de 08/05/1968. Compatibilidade: A Microfilmagem compatvel com as mdias magnticas e pticas. MICROFORMAS Principais Bitolas 16mm (at A4) 35mm (Grandes Formatos, Plantas) 105 mm (Micropublicaes, Microfichas)

Jaqueta A jaqueta formada por duas folhas de polister especial, transparentes e muito finas, unidas a intervalos regulares de 16mm ou 35mm, formando canais, que permanecem abertos nas extremidades, por onde sero inseridas as tiras de microfilme. As jaquetas podem ser de 16mm, 35mm, ou mistas. Sendo mais usada a de 105mm x 148mm. Suas principais vantagens so a possibilidade de atualizao por itens independentes de arquivo, a facilidade de disseminao da informao e o baixo custo dos aparelhos de leitura. Cada Jaqueta possui uma tarja que serve para indexao, possvel por meio de vrios recursos como a datilografia, cores, ranhuras etc. Microficha A microficha nada mais que uma folha de filme , normalmente da largura superior a 70mm. A microficha considerada padro e a mais usada a de 105mm x 148mm, sendo que sua capacidade pode variar de 60 a 420 fotogramas. As microfichas podem ser geradas de muitas maneiras diferentes, entre elas as mais comuns so: Duplicando uma jaqueta Montando tiras de filmes Utilizando uma cmara planetria tipo Step & Repeat Utilizando uma cmara C.O.M.

PRINCIPAIS MICROFORMAS Rolo de Microfilme O rolo de microfilme a microforma bsica, a primeira a ser utilizada e que serviu de origem maioria das microformas conhecidas. Apresenta o menor custo por imagem filmada. Proporciona perfeita integridade de arquivo. O rolo de microfilme no se presta microfilmagem de informaes sujeitas a atualizaes constantes em seus diversos itens, servindo apenas nos casos de arquivos que possuam somente crescimento seqencial numrico ou cronolgico. As larguras mais usadas so 16mm para documentao administrativa e os de 35mm para arquivos tcnicos de plantas, mapas, livros, etc.

MODOS DE MICROFILMAGEM DISPOSIO DOS FOTOGRAMAS Simplex Um documento aps o outro ao longo da pelcula de microfilme. Pode ser obtido em cmaras rotativas e planetrias. Pode ser aplicado em filmes de 16mm e 35mm - Fotograma em p - Comic Mode

- Fotogramas Deitado - Cine Mode

microfilmadora rotativa tanto o documento quanto o filme esto em movimento no momento da microfilmagem. A microfilmadora rotativa possibilita a filmagem no sistema duo ou duplex. Duplex Frente e verso de um documento so microfilmados simultaneamente, com uma nica passagem do documento pela mquina. S obtm-se o Duplex com microfilmadora rotativa.

Processadoras Aps a microfilmagem as processadoras transformam a imagem latente em imagens visveis. Duo Utiliza primeiro a parte superior do microfilme e ao chegar ao final vira-se o filme e utiliza-se a parte inferior do mesmo.

EQUIPAMENTOS Microfilmadoras Planetrias Composta de uma base fixa onde est o campo fotogrfico, a unidade filmadora deste equipamento est posicionada sobre o campo fotogrfico. Tanto o documento quanto o filme esto parados no momento da microfilmagem.

Duplicadores Utilizado para fazer cpias das microformas Leitores Simples Utilizados para a consulta das microformas, os leitores simples se restringem apenas a consulta.

Microfilmadoras Rotativas Utilizada para microfilmar documentos padronizados, possui um sistema de transporte por meio de esteiras ou correias que conduzem o documento para o interior da mquina. Na

Leitores Copiadores Diferente dos leitores simples possibilitam a impresso e/ou escanear a imagem.

papel. Surgiu ento a tecnologia de Workflow para imagens de documentos O Work Flow uma poderosa ferramenta no processo de tomadas de decises onde necessrio um intenso trmite de documentos muitas vezes at em cidades e pases diferentes. Vantagens: Incremento ao Tramite Informao just in time.

GED GERENCIAMENTO ELETRNICO DE DOCUMENTOS Definio

um conjunto de tecnologias que permite o gerenciamento de documentos de forma digital. Tais documentos podem ser das mais variadas origens e mdias, como papel, microfilme, som, imagem e mesmo arquivos j criados na forma digital.

Sistema de GED
Um sistema de GED composto por: Entrada / Armazenamento / Consulta / Sada. Entrada (Input) No processo de GED os documentos originais podem estar nos mais diversos suportes como, por exemplo, Imagem Esttica, Imagem Dinmica, udio, e sero convertidos para o formato digital. Para a realizao destes procedimentos so utilizados Hardwares especficos: Scanners, Cmeras Digitais, Placas de Captura (Vdeo e / ou udio). Scanner: Dispositivo que converte de maneira eletro-ptica um documento analgico (impresso) em cdigo binrio (documento eletrnico, documento digital) pela deteco e medida da luz refletida ou transmitida. Indexao: a indexao o processo que garantir a recuperao dos documentos, na indexao so atribudos termo (palavras-chave) relacionados ao contedo do documento. Esse processo pode ser realizado com a identificao destes termos antes da digitalizao do documento ou aps a digitalizao, o que vai definir o momento exato da digitalizao o grau de complexidade de identificao destes termos.

Document Imaging
o processo que permite armazenar e gerenciar imagens de documentos estticos, ou seja, documentos que no tem verses. Os documentos originalmente em mdias analgicas (papel, mirofilme, ...) devero ser convertidos atravs de processos de digitalizao. A principal vantagem o armazenamento e a diminuio do volume fsico dos documentos. 13.000 pginas A4 digitalizadas em 1 CD-ROM.

Outro aspecto importante com relao disponibilidade e acessibilidade. O mesmo documento pode ser disponibilizado para consulta de mais de uma pessoa ao mesmo tempo, e acessibilidade pode ser restringida atravs de senhas.

Workflow
Ferramenta para armazenamento, recuperao e tramitao de Documentos, o termo Workflow refere-se ao modo como os documentos so processados. Com os documentos convertidos para imagens, era necessria uma tecnologia que substitusse o processo humano de trmite de documentos em

Duas tecnologias (via Software) permite que ao digitalizar uma imagem o software reconhea o contedo textual da imagem convertendo-a para texto em caracteres (ASCII). OCR Opitical Character Recignicion

Documentos Datilografados ou Digitados ICR Intelligent Character Recognition Texto Manuscrito

um documento com a menor distoro de tamanho possvel. A nfase neste quesito vai para as placas de vdeo, que processam a imagem, e para os monitores. Sada (Output) A sada de um sistema de GED a possibilidade de se obter o documento impresso novamente, para isso as impressoras utilizadas devem ser de alta resoluo e com uma boa velocidade de impresso de pginas por minuto. Outro aspecto relevante possibilidade de converter o suporte de documentos para outros formatos, exemplo: COM Computer Output to Microfilm Utilizado para gerar microfilme. COLD Computer Output to Laser Disk Utilizado para gerar discos pticos.

Armazenamento (Storage) Discos Magnticos Disco com superfcie magntica na qual podem ser armazenados dados pela magnetizao de reas de sua superfcie. Disquetes Hard Disk

Discos pticos Mdia que aceita e mantm informaes sob a forma de marcas numa camada de gravao que pode ser lida com um raio ptico. CD-ROM CD-R DVD DVD-R WORM (Write Once, Read Many)

QUESTES 11 - O procedimento da microfilmagem: (A) substitui a etapa arquivstica da avaliao de documentos; (B) no elimina o prvio tratamento tcnico da documentao; (C) otimiza o arranjo do acervo e a ordenao de suas sries; (D) feito concomitantemente com a avaliao e a seleo documental; (E) simplifica o uso dos mtodos padronizados de arquivamento.

Discos Magneto-pticos Utiliza um campo magntico que s pode ser alterado quando o disco aquecido atravs do laser. Nos processos de gravao, alterao e/ou excluso dos dados o laser aquece o ponto a ser modificado, e um campo magntico faz a alterao necessria. No processo de leitura apenas o laser utilizado no processo. CD-RW DVD-RW

Consulta (Visualizao) Para a realizao de uma consulta adequada aos documentos de grande importncia a utlizao de monitores de alta definio onde se possa visualizar

12 - Voc contratado como consultor de uma instituio pblica que vem enfrentando problemas com o crescimento desordenado de seu arquivo permanente. O diretor da instituio lhe pede que encaminhe solues para o problema. Voc, ento,

(A) prope digitalizar parte do acervo para ocupar menos espao. (B) prope um novo fluxograma que otimize o trmite dos documentos permanentes. (C) sugere a eliminao dos permanentes sem valor histrico. documentos CLASSIFICAO ORDENAO

CLASSIFICAO O objetivo da classificao dar visibilidade s funes e as atividades do organismo produtor do arquivo, deixando claras as ligaes entre os documentos. Podemos entender que classificao antes de tudo, lgica: a partir da anlise do organismo produtor de documentos de um arquivo, so criadas categorias, classes genricas, que dizem respeito s funes / atividades detectadas, por exemplo: Uma classe Administrao de Finanas, subdividida em quatro outras, controle oramentrio geral, receita, despesa, movimentao bancria.. ADMINISTRAO DE FINANAS Despesas Movimentao Bancria Receita

(D) elabora um projeto de gesto para os documentos das fases corrente e intermediria. (E) elabora uma tabela de temporalidade para os documentos permanentes. 13 - A Gesto Eletrnica de Documentos (GED) um conjunto de procedimentos informatizados, com a finalidade de (A) otimizar e racionalizar a gesto documental. (B) automatizar a produo de guias e inventrios. (C) elaborar tabelas de temporalidade para o arquivo permanente. (D) substituir o acesso direto a documentos antigos ou delicados, facilitando a conservao fsica. (E) divulgar documentos histricos pela Internet. 14 - De acordo com o Decreto 1.799, de 30 de janeiro de 1996, que regulamenta a lei 5433, sobre a microfilmagem de documentos oficiais, microfilmagem (A) um processo de reproduo em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotogrficos ou eletrnicos. (B) um processo de reproduo fotogrfica, de quaisquer documentos em graus de reduo nfimos. (C) um processo de reproduo em filme ou em microfichas, de documentos arquivsticos com grau de reduo de 96,5%. (D) qualquer processo de reproduo tica de documentos e imagens com grau de reduo superior a 95%. (E) qualquer processo de transferncia de quaisquer informaes documentais para suportes mais reduzidos.

Nas subclasses sero inseridas as sries tipolgicas como, notas de empenho, comprovantes de pagamento, extratos bancrios, conciliao bancria. ADMINISTRAO DE FINANAS Despesas notas de empenho Movimentao Bancria conciliao bancria extratos bancrios Receita

A classificao geralmente traduzida em esquema no qual a hierarquia entre as classes e subclasses aparece representada espacialmente, esse esquema chamado de Plano de Classificao.

O Plano de Classificao pode seguir o critrio FUNCIONAL, ou o critrio ESTRUTURAL. Critrio Funcional: As classes correspondem estritamente a funes. Critrio Estrutural: As classes correspondem a estrutura da empresa (setores, departamentos).

ALFABTICO GEOGRFICO NUMRICOS Simples Cronolgico IDEOGRFICOS (Assunto) Alfabtico enciclopdico dicionrio Numricos duplex decimal

Um Plano de Classificao deve possuir trs caractersticas (Schellemberg): Simplicidade Flexibilidade Expansibilidade

Observao: * Plano de Classificao X Quadro de Arranjo Classificao corresponde s operaes tcnicas destinadas a organizar a documentao de carter corrente, e Arranjo englobaria as operaes tcnicas destinadas organizao da documentao de carter permanente. ORDENAO Tem como objetivo bsico facilitar e agilizar a consulta aos documentos, pois, mesmo no que se refere a uma mesma atividade, e em relao a um mesmo tipo documental os documentos atingem um volume significativo. A ordenao feita com base nos elementos informativos contidos nos documentos: N do documento (atribudo pelo emissor ou pelo receptor) Data Local de procedncia Nome do emissor ou do destinatrio

Sistema Direto: a busca do documento realizada diretamente no local onde o documento est guardado. Sistema Indireto: para se localizar um documento necessrio utilizar um ndice ou um cdigo. MTODO ALFABTICO O elemento considerado para ordenao o NOME. Regras de Alfabetao 1) Nas pessoas fsicas considera-se o ltimo sobrenome e depois o prenome. ALFABETADO Paulino Macedo Andrade, Jos Antunes Pedro Paulo Silveira Jos Antunes Andrade Macedo, Paulino Silveira, Pedro Paulo

Para a definio do critrio de ordenao devemos considerar os tipos de busca que recai sobre cada documento. 2) Quando houver sobrenome igual prevalece a ordem alfabtica do prenome Joo Antunes Paulo Antunes Anbal Antunes ALFABETADO Antunes, Anbal Antunes, Joo

Por exemplo, cabe ordenao definir a melhor maneira de dispor fisicamente notas de empenho (seqncia numrica), extratos bancrios (ordem cronolgica). MTODOS BSICOS DE ARQUIVAMENTO

Antunes, Paulo 8) Os nomes orientais (japons, chins e rabe) so registrados como se apresentam, sem inverso ALFABETADO
Marcelo Costa Montes Claros Montes Claros, Marcelo Heitor Villa-Lobos Costa Villa-Lobos, Heitor Li Yutang Al Ben-Hur

3) Sobrenomes compostos por substantivo adjetivado, ou ligados por hfen, no se separam.

ALFABETADO
Al Ben-Hur Li Yutang

4) Sobrenomes formados por Santo, Santa, So, no se separam.

Jorge Santa Cruz Waldemar Santo Antonio
Luis Carlos da Silva So Bento

9) Nomes de empresas e instituies devem ser transcritos como se apresentam, porm, os artigos iniciais no devem ser considerados para alfabetao, e aparecem no fim entre parnteses.
EMBRATEL Fundao Joaquim Nabuco Pesca do Vale e Cia. A Colegial Ltda.

ALFABETADO
Santa Cruz, Jorge Santo Antonio, Waldemar So Bento, Luis Carlos da Silva

ALFABETADO
Colegial Ltda (A) EMBRATEL Fundao Joaquim Nabuco Pesca do Vale e Cia.

5) As indicaes de grau de parentesco como Filho, Jnior, Sobrinho, Neto, so consideradas partes integrantes do ltimo sobrenome e no so separadas ALFABETADO
Wilson de Almeida Filho Almeida Filho, Wilson de Oscar de Oliveira Sobrinho Sebastio de Pdua Jnior Brito Neto, Antonio de Antonio de Brito Neto

10) Nos ttulos de congressos, conferncias, reunies, os nmeros arbicos, romanos, ou escrito por extenso devero aparecer no final entre parnteses.
II Conferncia da Sade Quarto Encontro de Turismo 3 Congresso de Direito Penal

ALFABETADO
Conferncia da Sade (II) Congresso de Direito Penal (3) Encontro de Turismo (Quarto)

Oliveira Sobrinho, Sebastio de Pdua Jnior, Sebastio de

MTODO GEOGRFICO
6) Os ttulos so colocados no final do nome entre parnteses.
Governador Jarbas Vasconcelos General Oscar Teixeira Dra. Paula Brito

ALFABETADO
Brito, Paula (Dra.) Teixeira, Oscar (General) Vasconcelos, Jarbas (Governador)

Utiliza informaes do aspecto geogrfico do documento.

Existem 3 (trs) formas de arquivamento

7) Os nomes espanhis so registrados a partir do penltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome paterno.
Jose Oviedo y Baos Ramon del Arco y Molinero

1 FORMA: Estado Cidade - *Nome Ex: Os documentos so agrupados por Estados Pernambuco Rio Grande do Norte

ALFABETADO
Arco y Molinero, Ramon del Oviedo y Baos, Jose

Dentro das divises estaduais seguem as divises por Cidades, FICANDO A PRIMEIRA SUBDIVISO PARA A CAPITAL PERNAMBUCO Pernambuco Recife Pernambuco Caruaru Pernambuco Limoeiro Pernambuco Olinda RIO GRANDE DO NORTE Rio Grande do Norte Natal Rio Grande do Norte Caic Rio Grande do Norte Mossor

Recife - Pernambuco

Ex:

Dentro de cada diviso de Cidade faz-se a diviso por documento (assunto, pessoa, n de registro .....)
Caic Rio Grande do Norte Ferreira, Paula Caruaru Pernambuco Contas a Pagar Natal Rio Grande do Norte Contas a Receber Olinda Pernambuco Projeto 14/02 Recife Pernambuco Projeto 12/02 Recife Pernambuco Silva, Carlos da

Ex:

Dentro de cada diviso de cidade faz-se a diviso por documento (assunto, pessoa, n de registro .....)
PERNAMBUCO Pernambuco Recife Ferreira, Paula Pernambuco Recife Silva, Carlos da Pernambuco Caruaru Contas a Pagar Pernambuco Caruaru Contas a Receber Pernambuco Limoeiro Projeto 12/02 Pernambuco Limoeiro Projeto 14/02

3 FORMA: Pas Cidade - *Nome Ex: Os documentos so agrupados por Pas Frana Portugal Dentro das divises de Pas seguem as divises por Cidades, FICANDO A PRIMEIRA SUBDIVISO PARA CAPITAL FRANA Frana Paris Frana Lorena PORTUGAL Portugal Lisboa Portugal Coimbra Portugal - Porto Dentro de cada diviso de Cidade faz-se a diviso por documento (assunto, pessoa, n de registro .....)
PORTUGAL Portugal Lisboa Maia, Manuel Mourinho (Dir.) Portugal Coimbra Clientes Ativos Portugal Coimbra Clientes Inativos Portugal Porto Clientes Ativos Portugal Porto Clientes Inativos

Ex:

Ex: 2 FORMA: Cidade Estado - *Nome Ex: Os documentos so agrupados por Cidade Caic Limoeiro Mossor Natal Olinda Recife Ex:

Ao lado de cada Cidade indicar o Estado a que pertence. Caic Rio Grande do Norte Limoeiro - Pernambuco Mossor Rio Grande do Norte Natal Rio Grande do Norte Olinda - Pernambuco

MTODO NUMRICO SIMPLES O Mtodo numrico simples considera um nmero j existente no documento (ex: n de matrcula do funcionrio no carto de ponto) ou o receptor do documento pode atribuir um nmero ao documento. IMPORTANTE . Controle da numerao para no atribuir o mesmo nmero para dois itens diferentes.

Ex:

O mtodo numrico simples um mtodo indireto pois exige a utilizao de um ndice alfabtico para a realizao de uma busca. Ex: Dossis de Funcionrios Ordenados por N de Matrcula.

... ... 29 30 31

Agosto / ago. /08 ... Setembro / set. / 09 ... Outubro / out. /10 1999 Novembro / nov. / 11 2000 Dezembro / dez. / 12 2001

3 DIA

EX: 2004 Outubro Novembro Dezembro 2005 Documento mais recente Janeiro Fevereiro Maro

PASTAS Dossis de Funcionrios

41737 40072 30095 30021 20241

ASSUNTO ALFABTICO - DICIONRIO Assuntos isolados alfabtica.

NDICE ALFABTICO Aguiar, Antonio - 40072 Caldas, Luis Henrique - 30095 Guerra Filho, George - 41737 Magalhes, Joo - 20241 Tenrio, Edilson 30021

so

dispostos

em

ordem

EX: ATESTADO MDICO CONTA DE GUA CONTA DE LUZ CONTRATO DE TRABALHO FOLHA DE PAGAMENTO NOTA FISCAL DE FORNECEDOR NOTA FISCAL DE IMOBILIZADO NOTA FISCAL DE SADA ORDEM DE SERVIO TESTE DE ADMISSO

MTODO NUMRICO CRONOLGICO Utiliza a informao cronolgica do documento (DATA) para a ordenao. No momento da ordenao, os documentos mais recentes ficam sempre sobre os mais antigo, e se forem pastas as pastas mais recentes vem na frente das mais antigas.

INFORMAO CRONOLGICA
DIA 1 2 3 4 5 ... ... MS Janeiro / jan. /01 Fevereiro / fev / 02 Maro / mar. / 03 Abril / abr. / 04 Maio / maio / 05 Junho / jun. / 06 Julho / jul / 07 ANO ... ... 1940 ... ... 1965 1966 1 ANO Seqncia da Ordenao

ASSUNTO ALFABTICO ENCICLOPDICO Assuntos CORRELATOS so agrupados sob um TTULO GERAL. EX: CONTABILIDADE

2 MS

Conta de gua Conta de Luz Notas Fiscais nota fiscal de fornecedor nota fiscal de imobilizado nota fiscal de sada Ordem de Servio PESSOAL Atestado Mdico Contrato de Trabalho Folha de Pagamento Teste de Admisso

Nota Fiscal de Sada

1-2-3

PARA A UTILIZAO DO MTODO DUPLEX FUNDAMENTAL UTILIZAR UM PLANO DE CLASSIFICAO (que contm toda estrutura numrica utilizada) + NDICE (para identificao do cdigo numrico que dever ser utilizado com base no assunto).

ASSUNTO NUMRICO - DUPLEX

PLANO DE CLASSIFICAO 1 CONTABILIDADE 1-1 CONTAS DE CONSUMO 1-1-1 Conta de gua 1-1-2 Conta de Luz 1-2 NOTAS FISCAIS 1-2-1 Nota Fiscal de Fornecedor 1-2-2 Nota Fiscal de Imobilizado 1-2-3 Nota Fiscal de Sada NDICE

Os assuntos so divididos em classes e sub-classes. O mtodo permite a criao ilimitada de classes, o que exige cuidado para que no sejam criadas pastas com assuntos j includos em sub-pastas. Ex: CONTABILIDADE 1 PESSOAL 2 Ex:

Conta de gua Conta de Luz CONTABILIDADE CONTAS DE CONSUMO Nota Fiscal de Fornecedor Nota Fiscal de Imobilizado Nota Fiscal de Sada NOTAS FISCAIS

1-1-1 1-1-2 1 1-1 1-2-1 1-2-2 1-2-3 1-2

para cada assunto principal atribudo um nmero

Pastas Organizadas Pelo Mtodo Duplex

1-2-3 1-2-2 1-2-1

Dentro dos assuntos principais podem ocorrer subdivises

1-2 1-1-2

CONTABILIDADE 1 CONTAS DE CONSUMO 1-1 NOTAS FISCAIS 1-2

1-1 1

1-1-1

Ex:

Dentro das subdivises podem ocorrer novas subdivises. 1 1-1 1-1-1 1-1-2 1-2 1-2-1 1-2-2

ASSUNTO NUMRICO - DECIMAL O Mtodo Decimal utilizado em arquivos baseado na tcnica do Sistema Decimal de Melvil Dewey Classificao Decimal de Dewey (CDD). Esta Classificao divide o conhecimento humano em 9 (nove) classes principais e 1 (uma) dcima reservada para assuntos gerais.

CONTABILIDADE CONTAS DE CONSUMO Conta de gua Conta de Luz NOTAS FISCAIS Nota Fiscal de Fornecedor Nota Fiscal de Imobilizado

0 Obras Gerais 1 Filosofia 2 Religio 3 Cincias Sociais 4 Filologia 5 Cincias Puras 6 Cincias Aplicadas 7 Belas Artes 8 Literatura 9 Histria e Geografia O nmero de classificao composto por uma parte inteira formada por trs dgitos, podendo ou no ter uma parte decimal. Ex: 612 616 616.1 616.2 Aps o ponto podem existir quantos nmeros sejam necessrios. Lembrando que cada novo nmero um nvel de especificidade e detalhamento maior do assunto. Importante: No h uma classificao universal para arquivos com uma listagem de assuntos que cubra toda espcie de documento produzida e recebida por uma entidade. Da Classificao de Dewey podemos aplicar aos arquivos apenas a Tcnica e no o Sistema de Classificao. Ex: 100 110 111 112 120 121 121.1 121.2 122 123 CONTABILIDADE CONTAS DE CONSUMO Conta de gua Conta de Luz NOTAS FISCAIS Nota Fiscal de Fornecedor servios produtos Nota Fiscal de Imobilizado Nota Fiscal de Sada

(A) sistema de notao mista, ndices remissivos e mnemnico; (B) sistema simples de assunto, flexvel e que admita expanses; (C) flexvel, mnemnico, de assunto-numrico; (D) expanses restritas, assunto-numrico, codificaes alfanumricas; (E) sistema mnemnico, de assunto-numrico e sujeito a expanses. 16 - Um plano de classificao deve basear-se (A) nos gneros documentais, formatos e suportes. (B) no contedo informacional dos documentos que integram as diferentes sries. (C) no grau de sigilo e no perodo de vigncia dos documentos. (D) nas classes ou assuntos dos documentos de interesse histrico. (E) na estrutura, funes e atividades das instituies de origem dos documentos 17 - Mtodo de arquivamento no qual as pastas so ordenadas de acordo com o registro de entrada dos correspondentes. Usa-se, tambm, um ndice alfabtico remissivo para a codificao das pastas. Trata-se do mtodo: (A) decimal; (B) duplex; (C) enciclopdico; (D) alfanumrico; (E) numrico simples. 18 - A utilizao de mtodos numricos de arquivamento (A) equivale a respeitar a ordem cronolgica de recebimento dos documentos. (B) pode ser aplicado em correspondncias se houver um ndice alfabtico. (C) deve guardar estreita relao com a ordem alfabtica dos documentos. (D) aplica-se somente a documentos que tenham um nmero de srie original. (E) pode ser feita apenas em documentos que tenham passado pelo protocolo.

A desvantagem que a cada nvel temos um nmero de subdivises limitado.

QUESTES 15 - As qualidades que so atribudas por Schellenberg a um sistema de arquivamento so:

Radiao da Luz PRESERVAO E CONSERVAO DE DOCUMENTOS O Controle da luminosidade um elemento que pode garantir a preservao dos documentos. A luz natural atua na desinfeco dos documentos, porm, a incidncia direta de raios solares sobre os documentos causa danos de forma irreversvel, modificando cores, escurecendo, e ressecando o papel. J a luz artificial branca possui uma incidncia muito elevada de Raios UV (Ultra Violeta), que tambm prejudicam os documentos. Neste caso devemos utilizar lmpadas com filtros de UV (Ultra Violeta). De uma forma geral documentos protegidos luminosidade direta. devemos manter da incidncia os de

PRESERVAR Consiste em adotar medidas e procedimentos para garantir a integridade dos documentos, no permitindo que estes venham a se deteriorar. CONSERVAR Consiste em adotar medidas e procedimentos com a finalidade de parar um processo de deteriorao j iniciado. RESTAURAR

Qualidade do Ar Consiste em medidas e procedimentos adotados com a finalidade de recuperar documentos que j sofreram um processo de deteriorao e perderam informaes de forma parcial ou total. CARACTERSTICAS DO PAPEL O papel um suporte HIGROSCPICO, isto , tem a capacidade de absorver e expelir umidade de acordo com o meio em que esteja, com esta troca de umidade com o meio ele sofre dilatao e contrao das fibras, por isso, o controle do conjunto de elementos ambientais fundamental para a preservao dos acervos. FATORES AMBIENTAIS Temperatura e Umidade Relativa do AR A temperatura ideal deve ser mantida em torno dos 20 C, e a umidade em 50%. Esse equilbrio deve ser mantido pois, a umidade elevada associada com a temperatura alta atuam como agentes facilitadores da proliferao de fungos e bactrias, bem como garante caractersticas propcias para infestao por animais. J a baixa umidade resseca o papel tornando-o quebradio. importante fazer o monitoramento do ambiente atravs do Termo-Higrmetro, e garantir uma boa circulao do ar. importante controlar a qualidade do ar pois nele temos dois elementos que podem comprometer a segurana dos documentos, os gases que provocam reaes qumicas formando cidos que danificam os documentos, e as partculas slidas que se encontram em suspenso. AGENTES BIOLGICOS Os agentes biolgicos de deteriorao de acervos so, entre outros, os insetos (baratas, brocas, cupins), os roedores e os fungos, cuja presena depende quase que exclusivamente das condies ambientais reinantes nas dependncias onde se encontram os documentos. Para que atuem sobre os documentos e proliferem, necessitam de conforto ambiental e alimentao. O conforto ambiental para praticamente todos os seres vivos est basicamente na temperatura e umidade relativa elevadas, pouca circulao de ar, falta de higiene. INTERVENO HUMANA O homem um dos maiores agentes de deteriorao dos documentos. Vandalismo Ataques a arquivos, e extravio e roubo de documentos so atos intencionais que podem ser

minimizados com uma poltica de acesso e segurana dos documentos.

Acondicionamento O acondicionamento deve ser feito de forma adequada utilizando materiais prprios para cada suporte documental. Essa prtica vai garantir a proteo fsica aos documentos. Deve-se utilizar o mobilirio com padro arquivstico. A utilizao de forma correta dos invlucros (envelopes, pastas, caixas) tambm so importantes para garantir a integridade documental, visto que a prtica mais comum a superlotao dos invlucros, danificando os documentos na sua manipulao de retirada e guarda.

FONTE AVEDON, D. M. GED de A a Z: tudo sobre GED gerenciamento eletrnico de documentos BERNARDES, Ieda Pimenta. Como avaliar documentos de arquivo. So Paulo: Arquivo do Estado, 1998. 89 p. (Como fazer, v.1). Disponvel na integra em: http://www.saesp.sp.gov.br/cf1.html CASSARES, Norma Cianflone. Como fazer conservao preventiva em arquivos e bibliotecas. CASTRO, Astra de Moraes e. Arquivstica = Tcnica; Arquivologia = Cincia. CENADEM http://www.cenadem.com.br GONALVES, Janice. Como classificar e ordenar documentos de arquivo. So Paulo: Arquivo do Estado, 1998. IMAGEWARE - http://www.imageware.com.br PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica. SOUZA NETO, J. M. de. O microfilme. So Paulo: CENADEM.