Manual Excel

Curso Especializado
Estrategias de Atencin, Registro y
Comunicacin de Resultados de la
Violencia Familiar y Sexual
Mdulo IV : Informtica para el procesamiento de datos a EXCEL
Lectura: 2007
es Curso Especializado
Introduccin
esIMAGEN: Capacitacin parapersonasque trabajan
Parte1
Introduccina Excel2007
InterfacedeExcel2007
Quesunahojadeclculo?
Unahojadeclculoesunaaplicacindiseadaparamanipulardatosynmeros.Sudesarrolloest basado en el concepto de hoja tabular y se utiliza para resolver clculos matemticos en distintas disciplinas. La hoja de clculo es el documento principal que se utiliza en Excel para almacenar y trabajarcondatos.Consta de celdasquese organizanenfilasycolumnas.Unahoja declculose almacenasiempreenunlibro. Excel2007oExcelcomoseleconoceentodoelmundo,esunapoderosahojadeclculo,queentre susprincipalesfuncionesincorporaelmanejode: Frmulasyfunciones Basesdedatos Grficos,Imgenes y Objetos ColaboracinconelWeb
Interface deExcel2007
Office Excel 2007 ha cambiado de aspecto: ahora tiene una nueva interfaz de usuario (IU) que reemplaza los mens, las barras de herramientas y la mayora de los paneles de tareas de las versionesanterioresdeExcelporunmecanismosencilloeintuitivo.Lanuevainterfazsehadiseado para aumentar la productividad en Excel, simplificar la bsqueda de las caractersticas adecuadas paradistintastareas,descubrirlanuevafuncionalidadyganareneficacia. Interfazdeusuariodelacintadeopciones
InterfacedeUsuario
LosmensylasbarrasdeherramientasdeOfficeExcel2007sehanreemplazadoprincipalmentepor la "cinta de opciones". Diseada para que pueda explorarse con facilidad, la "cinta de opciones" constadefichasorganizadasdeacuerdoconescenariosuobjetosespecficos.Adems,loscontroles
Taller deExcel2007 | Pg. 2
esIMAGEN: Capacitacin parapersonasque trabajan de cada ficha se organizan en varios grupos. La cinta de opciones puede incluir ms tipos de contenido que los mens y las barras de herramientas,comopor ejemplo,botones, galeras yelcontenidodecuadrosdedilogo. 1. El diseo de las fichas de men est orientadoalastareas comunes. 2. Cada men se divide en grupos. Los grupos dentro de cada men dividen una tarea en subtareas. Por ejemplo el men Inicio tiene un grupo denominado Fuente, entre otrosvarios. 3. Los botones de comando de cada grupo ejecutan un comando o muestran un men de comandosuopciones.Enlamuestrasetieneopcionesdebotnparaponernegrita,cursivao subrayado,ascomomensdesplegablesparaeltipodefuenteytamao. AdemsdelconjuntoestndardefichasqueseveenlacintadeopcionesaliniciarExcel2007,hay otrasdosclasesdefichasqueaparecenslocuandosonpertinentesparaeltipodetareaqueseest realizando.
Herramientascontextuales
Las herramientas contextuales permiten trabajar con algn objeto seleccionado en la pgina, como unatabla,unaimagenoundibujo.Alhacerclicenunodeestosobjetos,juntoalasfichasestndar apareceelconjuntopertinentedeherramientascontextualesenuncolordestacado. 1. Seleccione un elemento del documento. Por ejemploungrficoestadstico. 2. El nombre de las herramientas contextuales aplicablesapareceenuncolordestacadoylas fichascontextualesaparecenjuntoalconjunto defichasestndar. 3. Las fichas contextuales contienen controles paratrabajarconelelementoseleccionado.
Mens,barrasdeherramientasyotroselementosconocidos
Adems de las fichas,los grupos y los comandos, Excel 2007 utiliza otros elementos que tambin proporcionanformasderealizartareas.Loselementossiguientessonmsparecidosalosmensy lasbarrasdeherramientasyaconocidosdelasversionesanterioresdeExcel. BotndeMicrosoftOffice EstebotnestubicadoenlaesquinasuperiorizquierdadelaventanadeExcelyabreelmenque se muestra adjunto. En l se ubican los comandos de administracin de los archivos como Abrir, Guardar,ImprimiroPublicar.
Barradeherramientasdeaccesorpido La barra de herramientas de acceso rpido aparece de forma predeterminada en la parte superior de la ventana de Excel y proporciona accesorpidoaherramientasqueseutilizancon frecuencia. Puede personalizarla agregndole comandos.
Iniciadoresdecuadrosdedilogo
Los iniciadores de cuadros de dilogo son pequeosiconosqueaparecenenciertosgrupos delainterface. Alhacerclicen uno de estos iniciadores seabre un cuadro de dilogo o un panel de tareas relacionado que contiene ms opciones relacionadascondichogrupo.
Iniciando Excel2007
Para iniciar Excel debemos iniciar Windows. Desde el men Inicio en la seccin Programas buscaremosExcel2007enelgrupoMicrosoftOffice.
DescripcindelaPantallaPrincipal
Al iniciar Excel 2007 automticamente se genera un Libro de Trabajo compuesto de tres hojas de clculoenblanco. Lapantallaprincipalqueapareceessimilaralaquesemuestraacontinuacin:
BarradeTtulo Enlapartesuperiordelapantallaapareceelnombredelaaplicacin,MicrosoftExcelyelnombre dellibro(conjunto de hojas) que enestemomento se encuentra abierto.Cuandoseiniciarecinla aplicacin,elnombreasignadoserLibro1. Barrademens Enesta reaaparecenlosmensdisponibles.Cadamencontieneaccionesespecficas que estn agrupadas segn elnombre delmen.Cadauno seencuentra dividido en secciones de acuerdo a suscaractersticascomunes.Losdibujosoiconosquelosrepresentansonunadescripcinvisualde laaccinquerealizan. Excel cuentaconvariasbarrasdeherramientas. Barradefrmulas Esunacajarectangulardispuestasobrelahojadeceldas,dondesepuedeagregar,quitaromodificar elcontenidodelacelda activa.Adems,permiteagregarfuncionesdirectamentealeditarlacelda.
esIMAGEN: Capacitacin parapersonasque trabajan EncabezadosdefilasycolumnasyLneasdedivisin Lahojaestdivididaenfilasycolumnasquesemuestranenlosencabezados.Lainterseccindeuna filayunacolumna,esunacelda.Laslneasdedivisinsirvenparaidentificarrpidamentedondeest lacelda.Encadaceldasevaaalojarundato. Etiquetasdehojas Excel2007manejaloqueseconocecomoLibros,stoscontienenmltipleshojas.Acadaunade lashojaslecorrespondeunaetiqueta.Dandoclicsobrelaetiquetacorrespondientepodemoscambiar a las diferentes hojas que contiene el libro. Al extremo derecho de la caja de hojas activas se encuentraunacajaparaInsertarHojadeClculo.Suteclaequivalentees<Mays>+<F11> Barradeestado Alextremoderechodisponededossecciones.LaprimeraincluyelostresmodosdeVistadisponibles paralahoja:Normal(visualizacinpordefecto),DiseodePgina(conreglaslateralesmostrandosu visualizacinenlahojaimpresa)y Vistapreviaconsaltodepgina.
Adems cuenta con una barrade deslizamientohorizontalpara modificarelnivelde acercamiento/ alejamiento (zoom) de la pgina. Puede modificar el nivel del zoom arrastrando el dial central o haciendoclicenlosbotonesextremosdeestabarra,seaparaacercarseoalejarse.
Librosyhojas
Una de lascaractersticasdeExcel2007,esquemanejacadaarchivoconloqueseconocecomo Libros .LoslibrossonconjuntosdeHojas,esdecir,queencadalibrosetienemsdeunahojade trabajo,y,ademssepuedentenerhojasdegrficos,demacros,etc. Manejodelashojas Cadahojatieneasignadounnombreyunaposicindentrodecadalibro.Lasposicionesynombrede cada hoja se pueden modificar directamente. Por ejemplo paracambiar el nombre de la hoja haga dobleclicalinteriordelnombre,escribaelnombrenuevoypresionelatecla[Enter]. Podemoscambiarelordendelasetiquetasdehojahaciendoclicenellaysinsoltarel botndelmousesearrastralaetiquetahorizontalmentehastasunuevaposicin. Elapuntadordelmousecambiayellugaradondesevaamoveressealadoconuna flecha.Estemovimientodehojassepuederealizardentrodelmismolibrodetrabajoo inclusoentrediferenteslibros,siestosseencuentranvisiblessimultneamente. Laopcin Ocultar delmen Vista escondelahoja.Alejecutarlaseactivalaopcinopuesta Mostrar.
Para ello utiliza la caja de dilogo que se muestra adjunta:
ColordeEtiqueta
La opcin Color de etiqueta, permite cambiar los colores de las etiquetas facilitando su identificacin. Para ello, coloque el puntero sobrelaetiquetadehoja,luegohagacliccon elbotnderechoydelmencontextualquese presentaelijalaopcin ColordeEtiqueta.Se mostrar una ventana lateral con las dos gamas de color disponible (por temas y estndar). Si requiere un color especifico, podr usar la opcin Ms colores para ampliarsugamadecoloresdisponibles. AldarclicsobreelcolordenuestrapreferenciayoprimirelbotnAceptarseremarcarlaetiquetade lahojaconelcolorseleccionado,locualnosayudaraidentificarlamsfcilmentedelrestodelas hojas.
Aadirunahoja
CuandoiniciamosExcel2007ocreamosunnuevolibrodetrabajo,automticamentesecreaunlibro con3 hojasdeclculo.Paraagregarunanuevahojaallibrodetrabajo,utilizamoscualquieradelas siguientesopciones: Presionamossimultneamente <Mays> + <F11> Hacemosclicenelbotn InsertarHojadeClculo alfinal delabarradeetiquetasdehoja. Seleccionamos del men Inicio el comandoInsertar.Del submen que se muestra seleccionaremos la opcin Insertarhoja. Para insertar ms de una hoja simultneamente haga clic en una de las etiquetas de hoja, luego manteniendopresionadalatecla<Ctrl>ydclicsobrelashojasadicionalesindicandoelnmerode Taller deExcel2007 | Pg. 7
esIMAGEN: Capacitacin parapersonasque trabajan hojasquedeseainsertar.Lashojas quedansealadas. Luegoprocedaaaadirlashojas utilizando cualquieradelosmtodosdescritosanteriormente.
Eliminarunahoja
ParaeliminarunahojadetrabajoseleccionamosdelmenInicio laopcinEliminar.DentrodelasdiversasopcionesparaEliminar, seleccionar la ltima de ellas Eliminar hoja. Al hacerlo Excel 2007 nos pide confirmacin, ya que al borrar una hoja se borra tambinsucontenido.
Manipulandolashojas
Otraforma demanipularlas hojases dando un cliccon elbotnsecundariosobre elnombre dela hoja,alhacerloapareceelmenquesemuestraadjunto. Existenademsotrasopcionesdentrodelmendesplegable,las cualesnospermiten Cambiar el nombre aunahoja. Estaaccinpuedetambinrealizarseconelmousedirectamente haciendo doble clic en el nombre de la etiqueta de hoja. El nombre se colocareninverso confondo negro,esperando que seintroduzca el nuevotexto quese usaracomo nombre.Hecho esto,presionar <Enter> paradarporterminadalaaccin.
Moverhojas
LaopcindeMoverocopiarnospermitemover ycopiarhojasenelmismolibrooentrelibros.Al seleccionarlaaparecelacaja de dilogoadjunta. Enelladispone delalistade hojasactivas enel Libroqueestamanipulandoenesemomento. Si realizo la accin del botn derecho en una etiqueta de hoja, esta accin se ejecutara sobre dichahoja. EnlaseccinAllibroindicamos ellibrodestino, es decir,aquelibrosemover ocopiarlahoja seleccionada, tambin podemos hacer uso de la lista de libros destino, dando un clic sobre la flecha ubicadaenelextremo derechodesucaja,estonospermitirdesplegarloslibros existentes. ParaqueserealiceunacopiadebemosactivarlacasilladeseleccinCrearunacopia.Finalmente
esIMAGEN: Capacitacin parapersonasque trabajan enlaseccinAntesdelahojapodemosindicardondedeseamosquesecoloquelahojacopiadao pormover.
Movimientoatravsdelahoja
Haydistintasformasdedesplazarseporunahojadeclculo.Puedeutilizarlasteclasdedireccin,las barrasdedesplazamientooelmouseparamoverseentrelasceldasydesplazarserpidamentealas distintasreasdelahojadeclculo EnExcel2007,puedebeneficiarsedeunamayorvelocidaddedesplazamiento,deundesplazamiento fcilhastaelfinaldeunrangoydelainformacinsobreherramientasquelepermitesaberelpuntode la hoja de clculo en el que se encuentra. Tambin puede utilizar el mouse para desplazarse en cuadrosdedilogoquepresentanlistasdesplegablesconbarrasdedesplazamiento. Utilizandolasteclas Paramoverse Unaceldaenladireccinindicada Alcomienzooalfinaldeuna columna dedatos Alcomienzooalfinaldeuna fila dedatos Atravsdeceldasdesbloqueadasenunahojaprotegida Alprincipiodeunafila Alprincipiodelahoja.CeldaA1 Haciaabajounapantalla Haciaarribaunapantalla Hacialaderechaunapantalla Hacialaizquierdaunapantalla Hacialasiguientehojadellibro Hacialaanteriorhojadellibro Teclado - <Ctrl+-><Ctrl+ > <Ctrl+ ><Ctrl+> <Tabulador> <Inicio> <Ctrl+Inicio> <Av.Pg.> <RePg> <Alt+AvPg> <Alt+RePg> <Ctrl+AvPg> <Ctrl+RePg>
Conlatecla<BloqDespl>,seactivaodesactivaelmododespliegue.Coneste modoactivo semueve lapantalla,noelcursor,delasiguienteforma: Paramoverse Arribaoabajounafila Izquierdaoderechaunacolumna Alaesquinasuperiorizquierdadelaventana Teclado <-><> <><> <Inicio>
Paracambiarlaceldaactivautilizandoel mouse,bastacondarunclicsobreella.
Seleccionar
Para poder hacer modificaciones, referencias y dems operaciones se necesitan seleccionar las celdas,lascolumnasylosrenglones.Existendosmtodos,contecladoocon mouse. Para Extenderlaseleccin Extenderlaseleccin hastaelextremodela reginactualdedatosapartirdelaceldaactual Extenderlaseleccinalprincipiodelafila Teclado <Mays+ -><><><> <Ctrl+Mays+-><><> <> <Mays+Inicio>
Extenderlaseleccinalprincipiodelahoja desde <Ctrl+Mays+Inicio> laceldaactual Seleccionarunacolumnaentera Seleccionarunafilaentera Quitarlaseleccinyladejaenlaceldaactiva Extenderlaseleccinhaciaabajounapantalla. Extenderlaseleccinhaciaarribaunapantalla <Ctrl+Espacio> <Mays+Espacio> <Mays+Retroceso> <Mays+AvPg> <Mays+RePg>
Adems del mtodo de seleccin con el teclado,setieneelmtododeseleccinconel mouse. El apuntador del mouse en forma de cruz , nos indica que podemos hacer una seleccin. Para seleccionar con el mouse, basta con dar un clic sostenido sobre el rea deseadahastaqueestsombreada. Enlabarradefrmulas,aparecencuantascolumnas y/orenglonesse estnseleccionando.Ntese queentodosloscasosdeseleccin,laprimeraceldadelrangodeseleccinsiemprequedamarcada enblanco. Se pueden seleccionar fcilmente columnas enteras,dandounclicsobrelosencabezados delascolumnasyextendiendoel mousehasta seleccionar cuantas columnas se deseen. Co ello se selecciona el contenido de toda la columna.
Delamismaformasepuedenseleccionarrenglonescompletosdesdeelencabezadodelasfilas.
Taller deExcel 2007 |Pg. 10
Deestaformasehanseleccionadocolumnas, filasoceldasqueestnenformacontigua. Paraseleccionarfilas,columnaso celdas que no estn contiguas, se utiliza la tecla <Ctrl> combinndolo con los mismos mtodos descritosanteriormente. Paraello,serealizala primera seleccin. Luego manteniendo presionada la tecla <Ctrl> se realiza la siguiente seleccin, sea de una celada o un rangodeceldas.Mientrasdeseeagregarmas celdas seleccionadas se mantendr presionadalatecla<Ctrl>. Demaneraquesepodratenerunaseleccin como laquesemuestraadjunta. Finalmente, para seleccionar toda la hoja se puede hacer con el botn que se encuentra a la izquierdadelencabezadodelacolumnaAyarribadelrengln1 Comoenlabarradefrmulaseinformacuantascolumnasyrenglonesestnseleccionados,eneste caso,sepuedevereltotaldecolumnasyrenglonesqueposeeunahoja.
Capturadeinformacinenlasceldas
Comosemencionanteriormente, Excel tienelistounlibronuevoparaquese empiece a usar. Lacapturaointroduccindedatosaunahojadeclculo,sedebehacerceldaporcelda.Porejemplo sitenemoslasiguientetabla: Nombre FelipeGonzlezPedrero AnaFernndezRobles LuisAlbertoRodrguezArana DomingoCruzMartnez AlfredoPosadasPrez Puesto Gerente Contralor Auxiliar Mensajero Chofer Sueldo $3,000 $2,500 $1,900 $1,080 $980 Descuento 3% 2% 2% 1% 1% Total $2,910 $2,450 $1,862 $1,069 $970
Sedebecapturardelasiguientemanera:
Cadaunodelosdatosvaenunacelda.EnelcasodelNombre,apesardequesonvariaspalabras, steesunslodatoyporestoseescribeenunasolacelda.Enestamismacolumnadelnombrese puede ver que algunos no aparecen completos porque la siguiente columna contiene informacin. Msadelantesevercomohacerqueestacolumnamuestreelcontenido,puestoquelainformacin estaahaunquenosevea. Paracapturarinformacin,sedebeestarenla celda deseada y comenzar a escribir. Si se deseaingresar unafrmulaseteclea elsigno de igual =, al hacer esto, la barra de frmula toma diferente aspecto y adquiere las siguientesfunciones: En esta caja podremos indicar las operaciones numricas o funciones que utilizaremos. Posteriormente,revisaremosestas funciones. Enlabarra defrmulassemanejala edicin delaceldacomosemaneja en otras aplicacionesla edicindetexto.Setieneuncursorquemarcalaposicindondesevaainsertareltexto,estecursor sepuedemoverconlasflechasdeltecladooconunclicdelmouseenellugardeseado.Estenel mododeinsercin,esdecir,loqueseescribasevaainsertarnoasobrescribir.Paraactivarelmodo desobreescrituraseutilizalatecla<Insert>yvaaestaractivadahastaquesepresionedenuevola tecla<Insert>. Paraborrarycorregirsehaceusodedosteclasbsicamente.Latecla<Supr>y<Retroceso>. Ambas teclastienenlafuncindeborrado,perolaprimeraborraeltextohaciaadelanteylasegundaborra haciaatrs. Original: ** Estoesunaprueba. Usando<Supr> Estoesunapruba. Usando<Retroceso> Estoesunapreba. **Elsmbolo eslaposicindelcursor. Ya que se tiene la informacin deseada se acepta con la flecha de la barra de frmula o presionandolatecla<Intro>.Silainformacinnosedeseaalojarenesacelda,sepuedecancelarcon lacruzdelabarradefrmula opresionandolatecla<Esc>. Paracambiarlainformacindeunacelda,simplementesevuelveaescribirsobreella.Sinosedesea borrarlainformacincontenidasinorealizaralgunoscambios,sepresionalatecla<F2>osedaun dobleclicalinteriorde laceldaosehaceclicenlacajadeformulasdelapartesuperior.Entodoslos casos se coloca en elmodode edicin,porloquepuede cambiaro aadirlainformacinde dicha celda.
esIMAGEN: Capacitacin parapersonasque trabajan Seleccionarycapturar Cuandoseestcapturandoinformacinenciertaformauorientacin,setienequeestarcambiando en exceso de lugar el cursor y puede resultar tardado e imprctico. Pero si se selecciona el rea donde se va a capturar, utilizando las teclas adecuadas el cursor slo se mover a travs de esa seleccin. Paramoverse Unaceldaaladerecha Unaceldaalaizquierda Unaceldahaciaabajo Unaceldahaciaarriba Teclado <Tab> <Mays+Tab> <Intro> <Mays+Intro> Slo con estas teclas el cursor se mover a travs de la seleccin, con cualquier otra se pierde la seleccin. Al llegar a cada celda se puedecapturarlainformacincorrespondienteo sepuedeeditarconlatecla<F2>.
Guardarunlibro
Una vez que hemos capturado eltexto debemos guardarlo.Parahacerlopuede hacer un clicen el iconoenformadediscodelapartesuperiordelapantalla.
Otra forma es hacer clic en el icono del Office de forma circular y elegir el comando Guardar o Guardar Como segn convenga. Esta ltima opcin le da acceso a una serie de alternativas de formatoaguardar.Finalmentepudetambinusarlasteclasdeaccesorpido:<Ctrl+G>.
Cerrarunlibro
ParacerrarelarchivoactualseleccioneCerrardelmendisponibleenel botncirculardelOffice.Tambinpuedeusar<Ctrl+F4>odarclicsobre elbotn enelmendecontroldelaventanadeldocumento.Sinose ha guardado elarchivo ose hicieronmodificaciones desdela ltimavez queseguard,Excel preguntarsise desea guardarelarchivo.
Abrirunarchivo
Paraabrirunlibroutilizandoelmismomende accesodeliconocircular delOfficeyelegimoslaopcin Abrir.
SalirdeExcel
ParasalirdeExcelutilizamos delmen de acceso delicono circulardel OfficeyelegimoscomandoSalir.Tambinsepuedeusarlacombinacin deteclas<Alt+F4>.Finalmente,podemosutilizarelmouse,dandounclic sobreelbotn delmendecontrolde laventana Excel.
Parte2
Edicinde Celdas
Copiar,CortaryPegar
Las operaciones decopiado y pegado se realizan de la misma forma en todas las aplicaciones de Office. Enestaversinademsdelosprocedimientosdetecladoyaconocidos: Copiar:<Ctrl+C> Cortar:<Ctrl+X> Pegar:<Ctrl+V> Se dispone de opciones con el mouse, para estas operaciones. Todas ellas se encuentranenelmenInicioenelgrupoPortapapeles. Copiar:Iconodedoshojassuperpuestas Cortar:Iconoenformadetijera Pegar:Iconomsgrandeenformadetablero
EtiquetasinteligentedePegar
AlhacerusodelaEtiquetainteligentePegar aparecer el icono , al oprimirlo se desplegarn las opciones de pegado disponiblesypodremosseleccionaralgunade lassiguientes:
Mantenerformatodeorigen,nospermitepegarelobjetoconlasmismascaractersticasdelacelda deorigen,mientrasquelaopcin Coincidirconformatodedestino, respetaelformatodelaceldaa
esIMAGEN: Capacitacin parapersonasque trabajan lacualserpegado,laopcinFormatosdenmerosyvaloresledacaractersticasdenmerosy valoressintomarencuentalasfrmulasdelaceldaorigen. LaopcinManteneranchodecolumnasdeorigenajustaelancho delacolumnadestinoaldela columnaorigen.Sloformatonospermitirmantenerlascaractersticasdelformatodelaceldade origennicamenteyfinalmenteVincularceldasnospermitirmantenerunarelacinentrelosdatos capturadosenlaceldadeorigenyladedestino,detalformaqueloscambiosrealizadosenlacelda origen se reflejarn tambin en la celda destino que se encuentra vinculada, esto no suceder en formainversa.
Pegadoespecial
Adems de la opcin Pegar utilizada en forma tradicional, se puederealizarlaoperacindePegadoespecial.Parahacerun pegado especial, una vez que ha sido copiada o cortada la informacin, se selecciona del men Inicio en el grupo portapapeles, la opcin Pegado Especial que se encuentra entrelasopcionesdesplegablesde Pegar.Talcomosemuestra enlaimagenadjunta. En este men se presentan algunas de las opciones de uso frecuente de Pegado Especial, como Pegar valores o transponer.Elloparareducireltiempodetrabajo.
Si se realiz una copia (esta accin no se permite si se ha realizado un corte) de la informacin de las celdas de Excel, la caja de dilogo que aparece es como la que se muestraadjunta. ConestasopcionesExcel2003 permite Pegar no slo el contenidodelasceldas,sinolas Frmulas, los Valores, los Formatos, los Comentarios, Todo, excepto las reglas de Validacin, tambin se puede pegar slo el Ancho de las columnas, y Formatos de nmerosyfrmulasovalores. Adems, si las celdas origen y las destino contienen nmeros, puede realizar una Operacin y automticamentesetienenlos nuevosvalores.LacasilladeSaltarblancosnopegalas celdas en blancodelreacopiada,alreapegada.Sisecopiaunaceldavacahaciaunaqueestenusonola encima.Transponercambialaorientacindelosdatoscuandosepegan,losdatosdelafilasuperior secolocanenlacolumnaizquierdaylosdelacolumnaizquierdaaparecenenlafilasuperior.Elbotn
esIMAGEN: Capacitacin parapersonasque trabajan Pegar vnculos crea una liga con el contenido de la celda donde fue copiada, de manera que si cambialainformacinenlaceldadeorigencambiatambinenlaceldadestino. Si se realiz una copiaouncortede un objeto u otra aplicacin, la caja de dilogo que se mostraressimilar a la siguiente, que corresponde al caso de haber copiado una imagen desde Word.
Esta opcin permite Pegar vnculos, loquecreaunaligaconelcontenidodel Portapapelesalaaplicacindondefuecreada,de manera que si cambia la informacin en la aplicacin de origen cambia tambin en el destino, sin importarsifuecreadacon Excel2003 oconotraaplicacin. Para realizar un vnculo es necesario que la aplicacin donde se cre, permita que existan stos. Adems, se debe guardar el archivo que contiene la informacin que se est vinculando, esto permitirquealmodificarelarchivoorigensepuedanactualizarloscambiosenelarchivodestino.
LlenaryAutollenar
Existen ocasiones en que se desea copiar la informacin de una celda hacia otras celdas que se encuentran enformacontigua asta,es decir,hacia arriba,abajo,izquierdaoderechadelacelda. Cuandoestoocurresepuederealizarunllenadoy/ounautollenado. Primero,debeseleccionarlaceldaquedeseacopiar, junto con toda el rea donde se va a copiar el contenido. Luego,seseleccionadelmen Inicioenel grupo Modificar hacer clic en el botn Rellenar. Segn el rea que est seleccionada aparecern activadas o inhibidas algunas de las opciones que ofrece. EnestecasousandolaopcinHaciaabajo(tambin puede utilizar la combinacin de teclas <Ctrl+J> de modomsrpido)como aparece en elmenjunto a la opcin. El resultado sera similar a la muestra adjunta.
esIMAGEN: Capacitacin parapersonasque trabajan Tambinsepuedellenarunaseriededatosenformacrecientesinnecesidaddeescribircadaunode losdatos.Similaralejemploanterior,sedebedeseleccionarelprimervalorjuntoconelrestodelas celdasquesevanallenar,elcontenidodelaprimeraoprimerasceldasencadafilaocolumnasern usadas como los valores iniciales de la serie. Despus se selecciona del men Inicio en elgrupoModificarhaciendoclicenelbotn Rellenar,cmoseindico anteriormente.En estecasoseeligelaopcin Series...,lacual daorigenaunapantallacomosemuestra. EnlaseccinSeriesenseseleccionasise llenanatravsdelasFilasoColumnas.En la seccin Tipo, se selecciona el tipo de progresin que se va a tener: Lineal es la sumadelosvaloresjuntoconel Incremento quesemarque,GeomtricamultiplicacadavalorporelIncremento.SilacasilladeTendenciaest seleccionada, el Incremento se ignora y se calcula una progresin geomtrica con tendencia. La opcin Cronolgica calculaunaseriedefechassegnlaopcinseleccionadaen Unidaddetiempo. Finalmente Autorellenar llena las celdas de la seleccin basndose en los datos incluidos en la seleccin. Acontinuacin semuestraunejemplodeestaaccin: Datosenlaseleccin 1,2 1,3 Lun Qtr1 texto1,textoA 1ene,1mar Seriescreadas 3,4,5,6,... 5,7,9,11,... Mar,Mi,Jue,... Qtr2,Qtr3,Qtr4,Qtr1,... texto2,textoA,texto3,textoA,... 1ene,1mar,1may,1jul,...
Adems,sepuede seleccionarunLmiteparaindicardondedebeterminarlaserie.SielLmitese alcanzayanexistenceldasseleccionadasdisponibles,laserieterminaenesepunto.Laopcinde Tendencia, produce un ajuste en series lineales y una curva exponencial en series geomtricas basadosenlosvaloresdelaseleccin.Porejemplo,silosdatosenlaseleccincomienzanconlos valores1,4,5,yseseleccionaun Tendencia 2,tenemoslosiguiente: Tipo Lineal Lineal y Tendencia Geomtrica Geomtrica y Tendencia Seriescreadas 1,3,5,7,9,11,... 1.33,3.33,5.33,7.33,9.33,11.33,... 1,2,4,8,16,32,64,... 1.21,2.71,6.07,13.57,30.35,67.86,...
Otra forma de hacerlo, es utilizando el apuntador del mouse, se coloca justo en la esquina inferior derecha de la celda, el apuntador del mouse toma el aspecto de cruz delgada. Con un clic sostenido se extiende hacia abajo o a la derecha dependiendo donde se desee hacer el llenado.
esIMAGEN: Capacitacin parapersonasque trabajan Conformeavanzamos,aparece unindicadormostrandolosresultados delAutorelleno.Elresultado eselmismo,peroesmuchomssencilloyrpido.AestaaccinseleconocecomoAutorellenary esequivalenteaestamismaaccindesdelaopcinRellenarquesevioanteriormente.Siseutilizan nmerosconincremento,seseleccionanysecopian,igualmentetendrnunincrementocomoenla opcindelmen. Excel adems nos permite utilizar la Etiqueta inteligente Rellenar la cual se presenta con un icono que aparece junto a la celdas seleccionadas, es un botn que al activarse despliega un men que nos brindavariasopciones,comosemuestraacontinuacin. Desde este men podemos seleccionar el copiado de Celdas,obien,lasopciones deRellenar,yaseaconel formato de la celda origen o nicamente el valor sin el formato.
Borrar
Paraeliminarelcontenido delas celdas,del menInicioen elgrupo ModificarseseleccionalaopcinBorrarelcualsepresentacomoun pequeoborradorinclinado. La opcin Todo, elimina todo lo que contenga una celda, formatos, contenidosynotas.Lasopcionesrestantes,Formatos,Contenidosy Comentarios sloeliminanestos,respectivamente. Otra forma ms para borrar el contenido de las celdas, es con el mouse.Utiliceelpunterodelmousequeseusparael Autorelleno , peroahoraladireccindelmismo vaaserhaciaarribaohacialaizquierdasisetienemsdeuna columnaporborrar. Lasceldasqueseestnborrandocambianafondogris.
Parte3
Frmulasen Excel
Quesunafrmula?
Unafrmulaesunaoperacindeclculo,referencia,deduccinointerpretacindelasceldasdeuna hoja.Elverdaderopotencialdeunahojadeclculoeselmanejodelasfrmulas. Creacindeunafrmula Unafrmulase capturaenlamisma formaen que secapturacualquier otrotipodeinformacin en unacelda.Porejemplo,situviramoslossiguientesdatos: Producto Tubos2" Perico LlaveSteelson Precio $3.2 $45.69 $26.3 Cantidad 5 6 9 Total $16 $274.14 $236.7
Latablaanteriorsereflejaen Exceldelasiguientemanera:
Lacolumnade TOTAL eselresultadodelamultiplicacinde PRECIO por CANTIDAD. Porlotanto,es aqudondesepuedecrearunafrmulaenlugardehacervariasmultiplicaciones. ParaesteejemploseescribeenlaceldaD2porqueesdondevaaestarelresultadodelaoperacin, esdecir,eltotalsetienequehacerlamultiplicacindelaceldaB2porlaceldaC2,porquesonlas celdas donde se encuentran losvalores de PRECIOy CANTIDAD. La forma de escribirla frmula directamenteenlaceldaes=B2*C2dondealdar<Intro>oconelbotn enlabarradeformulas seraceptadaproporcionandolosresultadosmostradosenlafigurasuperior.
esIMAGEN: Capacitacin parapersonasque trabajan Sepuede escribirlasformulasdirectamente sobrela celda, digitandolasreferencias de cada celda queintervieneenella,delmodosiguiente: 1)Parainiciarunafrmulasedebehacercon elsignoigual(=)ocon elsignoms(+).Con estoleindicamosa Excel queloque viene a continuacineselcontenidodelafrmula.
2) Inicie la escritura del contenido de la frmula. Por ejemplo escribir B2. La celda referenciada tendr una lnea punteada. Si hubo un error y esa no era la celda, tan slo d un clic en la celda deseada o escriba nuevamente. 3) Luego, ingrese el operador, que en este caso es *, repitiendo el paso anterior para indicar la siguiente celda. En este caso la celda C2. Escrbalo directamente en la barra deedicindefrmulas. 4) La frmula ya est lista, slo falta aceptarla. Se puede aceptar presionando la tecla <Intro>, o haciendoclicen elbotn check delabarradefrmulas. En la celda aparece el resultado de la operacin que se indica en la frmula. Sin embargo,sabemosqueesunafrmulaporque en la barra de frmulas sigue apareciendo la frmulatalycomoseescribi.
Otra forma de introducir las referencias para una formula dentro de la celda, es con la ayuda del mouse, donde le podemos dar un clic a la celda deseada. La celda escogida tendr unalnea punteada,si hubo un errory esa no era la celda, tan slo d un clic en la celdadeseada. La frmula ya est lista, slo falta aceptarla. Se puede aceptar con la tecla <Intro>, con el botn check de labarradefrmulas.
esIMAGEN: Capacitacin parapersonasque trabajan Enlaceldaapareceelresultadodelaoperacinqueseindicaenlafrmula.Sinembargo,sabemos que es una frmula porque en la barra de frmulas sigue apareciendo la frmula tal y como se escribi.
Copiandofrmulas
Una vez que hayamos indicado una formula paralaceldadetotal,noesnecesariovolvera escribirlaparaelrestodelasceldasenlasque requerimos untotal,yaquelafrmulaquese escribi, tambin puede servir para los siguientes filas sin necesidad de volverla a escribir en cada una de ellas. Tan slo tiene que copiarse hacia abajo con cualquiera de los mtodosvistosanteriormente,peroelmsrpidoy sencillo es con el puntero del mouse, y copiando rpidamenteelcontenidohaciaabajo.
Alcopiarunafrmulaautomticamentevanacambiarlasfilassisecopiahaciaarribaohaciaabajo,y suscolumnassisecopiahacialaizquierdaoderecha.
Porloqueencadafilaocolumnasetendrala frmula correspondiente y sera equivalente a escribir la frmula celda por celda, slo que msrpidoymssencillo.
Deestaforma,serealizlaoperacindeseada rpidamente y, adems, se tienen otras ventajas. La primera es que si se hacen cambios en las celdas de PRECIO o CANTIDAD,automticamente la operacin de lafrmulaseactualiza.
Prioridadesdelosoperadores
Cuandoserealizanvariasoperaciones,elordenenelquesernrealizadases: 1)MultiplicacionesyDivisiones 2)Sumasyrestas En el caso de usar los parntesis, recuerde que las operaciones que primero se realicen sern las que se encuentren dentro de ellos. Porejemplo: Frmula =2+4*5 =(2+4)*5 =5+6/4+3*2 =(5+6)/(4+3)*2 =((5+6)/(4+3))*2 Resultado 22 30 12.5 3.14285714 3.14285714
Referenciamiento deceldas
Al copiar una frmula haciala derecha o izquierda, cambian las columnas, y al copiar una frmula haciaarribaoabajo,cambianlasfilas.Peroestoenciertoscasospuedeserunadesventaja,porque es posible que deseemos tener algn dato constante y la referencia de su celda no debe cambiar. Una solucina estopodraser que escribirlafrmulaporcadacelda,pero ellonoes una solucin eficiente,porquemientrasmsdatossetenganmstediosaserestatarea. Por ejemplo, en la siguiente tabla se desea calcular el cambio de pesos a dlares. Para ello, en la celda C6 se introduce la siguiente frmula: =B6/B2 La operacin es muy sencilla, una simple divisin. Pero qu sucede cuando esa frmulasecopiahaciaabajo?
LasceldasC7,C8,C9muestranunaseriede caracteres especiales con un indicador de error. Esto se explicara a detalle al final de estaseccin. Comosecopihaciaabajo,losvaloresdelas filas cambiaron. En la barra de frmulas se puedeverqueelcontenidodelaceldaC10es la frmula que divide a B10 entre B6, produciendo un resultado incorrecto, pues la operacinadecuadadeberaserB10entreB2. Sinembargo,podemosverquelaoperacinrealizadaenlaceldaC6estcorrecta,lafrmulaenesta celdaesB6entreB2.LoquedebisucederesquetodoslosvaloresdelasceldasB7,B8,B9yB10 debieron dividirse entre B2 que es el tipo de cambio del dlar aproximado en estos momentos. Es decirpodancambiarlasfilasdelprecioperolaceldaB2no debacambiarporalmacenareltipode cambio. La frmula que est en la celda C6 es correcta, lo nico que debemos hacer es indicarle que no cambie su columna y fila al momento de copiarse. Para ello vamos a anteponerelsigno$antesdelareferenciade lacelda. Al momento de escribir la frmula o al editar con latecla<F2>presione <F4> lasvecesque requiera hasta obtener la combinacin deseada. Celda B2 $B$2 B$2 $B2 Copiando / A2/C2 $B$2/$B$2 A$2/C$2 $B2/$B2 Copiando / B1/B3 $B$2/$B$2 B$2/B$2 $B1/$B3
Siutilizamoslaprimeracombinacin,tendramoslo siguiente:
Ahora, vamos a incluir otros datos. La frmula de C6 es =B6/$B$2 que quiere decir que no va a cambiarlacolumnanilafila,perocomoloquenos interesa que se mantenga constante es la fila, podemoscambiarlafrmulaa=B6/B$2.
Copiandolafrmulaquetenemosen C6,novaacambiarnilacolumnani la lnea. Se puede hacer otra frmula ms, pero se puede aprovechar la que ya se tiene, simplementeconhacerleuncambio.
Si copiamos esta frmula hacia abajo y hacia la derecha,losclculossoncorrectosy tan slo utilizamos una frmula Ypodramosseguiraadiendodatosyseva aseguirutilizandolamismafrmula. Podemos tener referencias absolutas cuando nova a cambiar nilacolumna nila fila (como $B$6), referencias relativas cuandovaacambiarlacolumnacomo($B6) o la fila como (B$6) y referencias mixtas cuandosecombinanrelativasconabsolutas como($B6*B$7). Lasreferenciasabsolutas,relativasymixtas ($),sepuedenutilizarconcualquiertipodefrmulas.Estonospuedeahorrarmuchotrabajoytiempo almomentoderealizaroperacionesconlosdatos.
Parte4
Manejode Funciones
Introduccin
Las frmulas son fundamentales para el manejo de una hoja de clculo y son su herramienta principal.AdemsdelasfrmulasqueExcelpermitequealusuariogenerarsegnsusnecesidades, Excel cuentaconunaherramientamsquesonlas Funciones. Lasfunciones,sonfrmulassimplificadasdelasoperacionesqueserealizancomnmente,comouna sumatoria, un promedio, etc. Adems, Excel cuenta con funciones financieras, estadsticas, matemticas y trigonomtricas, etc. que resuelven las necesidades ms frecuentes de distintos disciplinas. Importanciadelasfunciones Unafuncin,esunaseriedefrmulasperoen formasimplificada,mssencillaymsfcilde escribirse.Lasfuncionesresuelven problemas quetambin se puedenresolvercon frmulas normales, pero lo hacen en un slo paso en lugardevarios. Porejemplo,sitenemoslossiguientesdatos:
La frmula para sumar estos datos, seria: =C10+C9+C8+C7+C6. Si existieran ms filas, lafrmulaseguiracreciendoycreciendohasta contemplar todas las filas. Adems, es ms probablecometerunerrormientrasmayorsea elnmerodefilasasumar. Ahora,veamoselmismogrupo dedatospero utilizando una funcin para realizar la operacin:
Aquseutilizlafuncin SUMA queesunadelasmsusadas,ysumaseriesdenmeros. Ntesecomoparaescribirestafrmula,elnmerodeletrasesmuchomenoraldelejemploanterior. Estetamaovaramuypocoaunquesetratede10filaso20filaso40etc.,porqueseesthaciendo referenciaaunrangodeceldas.AlescribirC2:C6laoperacinarealizarconsideradelaceldaC2ala celdaC6incluyendotodassusceldasintermedias. Cmoutilizarfunciones? Para incluir una funcin dentro de la hoja de clculo se pueden utilizar cualquieradelossiguientesmtodos: Presionamos simultneamente <Mays+F3>. Damos un clic sobre el icono defuncionesadjuntoalabarra deformulas. Cualquiera de los dos mtodos anteriores nos lleva al Asistente para funciones, desplegando la siguiente caja de dilogo que se muestra adjunta. ComosepuedeapreciardentrodelaseccinBuscarunafuncinsecuentaconunacajadetexto donde podemos escribir lo que deseamos hacer, una vez indicada la instruccin, se despliega una listaderecomendaciones. Enlaseccin Seleccionarunafuncinseencuentraunalistadelasfuncionesdisponibles,endonde podemosseleccionarlaquedeseamos,siconocemoselnombre.Aldarclicsobrelafuncin,aparece el formato de la funcin, es decir, que componentes debe llevar para que sea empleada correctamente.Tambinhayunapequeadescripcindeloquehaceesafuncin. Considerando el mismo ejemplo descrito anteriormente donde se desea calcular el TOTAL (C2+C3+C4+C5+C6),serentonceslafuncinSUMAlaqueseelija,unavezseleccionadadelalista desugerenciaslaopcindeseada,sedadobleclicsobreestaobienaceptar. Al realizar la seleccin, se obtiene lapantallasiguiente:
Dentro de esta pantalla existen ciertos elementos como:
esIMAGEN: Capacitacin parapersonasque trabajan Nmero1:Contendrlareferenciaorangodeceldasdelafuncin.Enestacajasepuedeescribirla referenciaorangodelasceldas,peroademsExcelproveelacapacidadparaindicarleelrangocon elmouse.Parahacerlodamosunclicsobreelicono .Alhacerlolacajadedilogodefuncinse reduce ytomaelsiguienteaspecto:
Podemossealarlaceldadeseadaodarunclicsostenidosobreelreadelrangodeseado. Alsealarelrangooreferenciaenlahojasecolocaunalneapunteadasobrelaseleccinylaceldao rango y automticamente se escriben, con todo y los signos de puntuacin y separacin que necesiten.Pararegresaralacajadedilogodamosunclicsobreelicono .
Otraformadeincluirunafuncinesdigitandoenlaceldaelsignode(=).Alhacerloinmediatamente apareceunacajadedilogoquenospermitiragregarlasfunciones:
Delmendescolgantepodemosseleccionarentrelasfuncionesmscomunes. Para seleccionar otra funcin que no aparece en la lista, utilizamos Ms funciones. Esta opcin muestralacajadedilogodefunciones.UnavezseleccionadalafuncinaparecerelAsistentede funcionesquenospermitirintroducirlafuncinadecuadamente.Unavezterminadaladefinicinde la funcinyhechostodosloscambios,sepresionaelbotn Aceptar ylafuncinquedainsertada. ElAsistenteparafuncionesesunmtodoparacrearlasfunciones,perotambinsepuedenescribir directamentecontodossuselementos.Parainiciarlafuncin,recuerdeescribirsiempreelsignoigual (=)comosehaceconlasfrmulas. LafuncinSUMA,porserunadelasmsusadas,sepuedeinsertardirectamenteconelicono dela barra de herramientas delmenInicio.Ademsutilizando eseicono,Excel automticamente detectaculessonlasceldasquesevanaincluirenlafuncin. Comogeneralmenteserealizaestaoperacinenlaparteinferiordeunatabla,tomatodoslosvalores queseencuentran hacia arriba de esta celda.Sino encuentra valoreshacia arriba, busca haciala izquierda.
esIMAGEN: Capacitacin parapersonasque trabajan Sinosedeseanestosvalores,simplementeseescribenlasceldasdeseadasoseseleccionanconel mouse. Lasfunciones,secomportancomofrmulasnormalesencuantoasumanejo.Sepuedenagruparcon parntesis, se pueden hacer combinaciones y se pueden anidar una dentro de otra sin que sea necesarioque seandelmismotipo.Ejemplosdecombinacionesdefuncionesvlidas: =SUMA(C1:C5)*5 =SUMA(C6,D6,C7,D7:D9)*SUMA(C6:C7,C9:C10) =SUMA(MAX(A1:C5),MIN(A1:C5)) Adems de la funcin SUMA, existen ms de doscientas funciones de diferentes categoras y dependiendo de las necesidades especficas del usuario podr seleccionar funciones de acuerdo a unacategora,como: Financieras Lgicas Fechayhora Texto MatemticasyTrigonomtricas Informacin Estadsticas BsquedayReferencia BasesdeDatos
Entrelasms frecuentementeutilizadasseencuentran,ademsdeladesumatoria(SUMA): Promedio(PROMEDIO) Contar(CONTAR) Contara(CONTARA) Mximo(MAX) Mnimo(MIN) Obtieneelpromedio(mediaaritmtica)delasceldas. Cuentaelnmerodeceldasquecontienennmeros. Cuentaelnmerode celdasnovacas. Obtieneelvalormximo(nmero). Obtieneelvalormnimo(nmero).
Siseleccionamoselrangosobreelcualdeseamosaplicar una funcin,inmediatamenteenlabarrade estado aparecen las funciones ms frecuentes: Promedio, Recuento y Suma, cada una con su resultado sobreelrangodevaloresseleccionado. Otro modo de ingresar funciones de modo rpido es colocarse en la celda donde desea ubicar el resultadodelafuncin.En elmenInicio,en elgrupoModificardelextremo derecho,secolocael iconodelsigno Sumatoria .Haciendoclicenlsedesplegaranlalista de las funciones ms comunes de donde tambin podr elegir Ms funciones. Al seleccionar la funcin deseada el resultadose mostrar enlacelda siguientedenuestrorangoseleccionado
Nombres derango
En algunas tablas, es comn que se hagan muchas referencias a una celda o un rangode celdas para hacer operaciones con sta. Por esa razn, se puede definir un Nombre tomando como referencia unaceldaorangoespecficoydespusutilizarloparalasfrmulasy/ofunciones. Para definir un nombre, se selecciona la celda o rango deseadoy: Presionamos simultneamente <Ctrl+F3>. Seleccionamos del men Frmulas en el grupo Nombres definidos,haciendo clic en Administrador de Nombres En ambos casos obtendremos una pantalla tal como la que se muestra adjunta.EnellahaciendoclicenelbotnNuevo,ingresaremosaunasegundaventanadondedebe indicarse los datos para la definicin del nombre. Unaformamsdirectadellegaraestaventana dedefinicindelnombrees: Seleccionando del men Frmulas la opcin Asignar Nombre a un rango, y eligiendoelcomando DefinirNombre Entoncesaparecerlacajadedilogoadjunta:
El nombre asignado lo toma de la celda ms cercana que encuentre con texto, si no encuentra ningunanoasignaunnombreautomticamenteyesperaquese escribaenlacaja Nombre. Elmbito deestenuevonombrepordefectoesdelLibroactivo,.Enlaparteinferiordelaventanaseindicaen referencia absoluta las celdas que almacenan el rango al cual se esta asignando Nombre. Similarmentepuededeterminarseuncomentariosobreesterangoyelnombreenunacajadetexto intermedia. Completados los datos, haciendo clic en Aceptar, se da por terminado el proceso de creacindelnombre.
Otra forma de crear nombres pero de una formamsrpidayconunasolaoperacin,es seleccionandolosvaloresjuntoconlasceldas quecontienenlosnombres. Luego presionamos simultneamente las teclas <Ctrl + Mays + F3>, presentndose la caja de dilogo quesemuestraadjunta. LosnombrespuedenestarenlaFilasuperior,en laColumnaizquierda,enlaFilainferioroenla Columnaderechadelaseleccin.Deacuerdoa la condicin que ms se adecue elegir una de ellasy Aceptar. Otra forma de hacer el mismo procedimiento es desde el men frmulas, en el grupo Nombres definidos,elegimoslaopcin Creardesdelaseleccin.
Otra forma de generar un nombre es seleccionar el rango y dar un clicsobrelacajadedireccionesde la barra de frmulas, permitindonos escribir los nombresdirectamente.
AsignandoNombresenlasfunciones
Unavezqueyasehancreadoodefinidolosnombres, se pueden utilizar en las frmulas o funciones. Para pegar un nombre en una frmula o funcin, con el cursoractivoenlaposicinquesedeseacolocar: Presionamos<F3> Como resultado tenemos la siguiente caja de dilogo desdedonde seleccionaremosel Nombrederangoel cualdeseamosaplicaralafuncinofrmula.
Otromodomsdirectoresultausarelmenfrmulas,enelgrupoNombresdefinidos,elegimosla opcin Utilizarenlafrmula desdedondesedisponedelalistadenombresasignados. Con la opcin Pegar nombre, aparece la lista de los nombres creados o definidos de la ventana anterior. Seseleccionaelnombre requerido ysepresiona Aceptar. Taller deExcel 2007 |Pg. 29
Parte5
Formatosde Celda
Introduccin
Unavezque elcontenido dela hoja hasidorevisadoy validado,podemosdarleformato.Para dar formatoala(s)celda(s),loprimeroquesedebehaceres seleccionarla(s). Conello,procedemosadeterminarsusatributosdesdeelmenInicio,usandoelgrupoquemsse adecueasunecesidaddeformato: Fuente:paralatipografadelcontenidodelacelda Alineacin: Para establecer la alineacin horizontal, vertical o en diagonal, as como sus efectosdesangra,ajustedelneaycombinadoconcentrado. Numero: determina los atributos de formato para los nmeros almacenados en las celdas, formato porcentual,oagregaryretirarposicionesdecimales. Estilos:Aquseubicanlosefectosdeformatoparalasceldas,almacenadosentresrubros.
Seleccionamos elmenFormato,enestese encuentrantodaslas opciones que nos proveeExcel paradarformatoanuestrahojadeclculo.
Formato de celdas
Similaralpanelanterior de herramientas, dispone de unmayorrango de opciones atravs de una ventanacuyoaccesosedefinedelossiguientesmodos: EnelmenInicio,haciendocliceneliconodelextremoinferiorderechodelacajadelgrupo Fuente. Presionandosimultneamentelacombinacin<Ctrl+Mays+F> Presionandosimultneamentelacombinacin<Ctrl+1>
SeparadorFuente
Atravsdeesteseparadorsecambiaeltipodeletra,estilosytamaodelaletradelasceldascomo sehaceconcualquiertextode Office.
Separador Nmero
El separador Nmerosirvepara asignar una notacinespeciala las celdas que contengan nmeros. Se tienen varias Categoras y en cada una se encuentran distintos Tipos. Segn el tipo de datos numricos que se tengan, es el formato que se puede elegir.
esIMAGEN: Capacitacin parapersonasque trabajan Adems,sepuedenmodificarestosformatosenlacajadeTipoosepuedencrearnuevoscdigos seleccionandolaopcin Personalizada yescribiendoel Tipo. Algunas de las operaciones que se realizan en este separador tienen equivalencia en la barra de herramientasdeformato. Formatodemoneda Formatodeporcentaje Agregaseparadoresydosdecimales Agregadecimales Disminuyedecimales
SeparadorAlineacin
Con este separador se controla la alineacin de las celdas. El separador Alineacin controlaellugar Horizontaly Vertical que va a ocupar la celda dentro de la hoja. Sangra aade una sangra equivalente a un carcter dentrodelacelda. En Orientacin se elige como se acomoda el contenido a travs de la celda, podemos mover la manecilla para dar la inclinacin al texto o escribir los grados deinclinacin. Con Ajustar texto, si el contenidoesmslargoqueelanchodelacolumna,seacomoda envariosrenglonesadaptados al anchodelacolumna
SiqueremosmantenerelanchodelacolumnayslounalneautilizamosReducirhastaajustar,al cambiarelanchodelacolumnaautomticamenteeltextovacambiandodetamaoparaajustarse. Cuandoqueremosquedosceldasseconviertanenunasolautilizamos Combinarceldas.
esIMAGEN: Capacitacin parapersonasque trabajan Parapoderhacerreferenciaalasceldascombinadas,utilizamoslaceldasuperiorderechadelrango que seleccionamos para combinar. Otra forma de combinar las celdas, y que adems nos permite centrarlas,esseleccionarelrangodeceldasydarunclicsobreelicono . Esta opcin elimina los contenidos de las celdas izquierdas e inferiores, prevaleciendo slo el contenido delaceldasuperiorizquierdadelrango.
Combinarycentrarceldas
En la barra de herramientas, tambin se pueden hacer algunas alineaciones horizontales como se muestraacontinuacin:
SeparadorBordes
Dentro de este separador podemos asignar bordes a las celdas. Para asignar bordes tambin se puede utilizar el icono
DelmenInicioenel grupo Fuente. Con este icono no se puede indicar ni el estilonielcolor. Con esta divisin, se pueden asignar los Bordes de la(s) celda(s), su Estilo y elegir un Color de la lista.
SeparadorTrama
Conesteseparadorseledacolorodiseoalasceldasseleccionadas.
A las celdas se les puede asignar un Color en el fondo y una Trama para que resaltesucontenido. El color del fondo de la celda, se puede elegir tambin con el icono delmenInicio enel grupo Fuente.
SeparadorProteger
La proteccin de una celda, sirve para evitar queserealicencambios o que no se vea el contenidodelacelda. Seleccione Bloqueada parabloquearlacelday Oculta para que su contenidonosevea. El bloquear y ocultar unaceldanobastapara que stas estn ocultas o protegidas. Una vez que se seleccionaron alguna de estas dos opciones, debe tambin configurarlas en el botn Formato del grupo Celdas en el men Inicio.
Formatoalasfilas
Para dar un efecto distinto o adorno a la hoja, cada fila puede variar su altura. Esto ayuda tambin, cuando se asigna un tamao de letra ms grande.Para cambiarelaltodelafila,puedearrastrarladivisindefilaen laregladelaizquierda. Colocndolo justo en la divisin de las filas, el apuntador del mouse cambia a .Con un clicsostenidose vara elaltodelafila.La nuevamedida sevamostrandoal desplazarelapuntadordelmouse.Alhacerlosemostraraunalneadiscontinuamarcandoelnuevo altoascomoelvalorenpixeles. OtraformadehacerloesatravsdelbotnFormatoenel grupo celdas del men Inicio. Aqu seleccionamos el comando Alto de fila, el cual nos llevar a una caja de dilogo,similaralaquesemuestra:
En Alto de la fila se escribe la medida deseada. La cantidad 12.75 es la medida por omisin parala altura de lasfilas. Autoajustar alto de fila, ajusta el alto para que los elementos que se encuentran en ella se muestren completosenpantalla.ConOcultar,deVisibilidad,lafilase reduceaunamedidaenquedesapareceypuedevolvera aparecerconlaaccincontrariaquees Mostrar.
Otra forma de cambiar el alto de la fila es directamente con el mouse. Con un doble clic, automticamentetomaelaltonecesarioparaqueelcontenidodelafilaseveaclaramente.
Formatoalascolumnas
Es muy comn que la informacin capturada en una celda no se adapte alanchode sta,yaseaquesobre ofalte.Paracambiarel anchodelacolumnausaremoselbotn Formato enelgrupoceldas del men Inicio. Aqu seleccionamos el comando Ancho de columna,elcualnosllevaraunacajadedilogo,similaralaque semuestraadjunta. EnlaopcinAnchodecolumnase escribela medidadeseadaysedaaceptar.
esIMAGEN: Capacitacin parapersonasque trabajan Conla opcinAutoajustaranchodecolumnasevaatomarel ancho necesario para que sevea claramenteelreaqueesteseleccionada. Con Ocultar,lafiladesapareceypuedevolveraaparecerconlaaccincontrariaquees Mostrar. Otra forma de cambiar el ancho de la columna es directamenteconelmouse.Colocndolojustoenladivisin delascolumnas,elapuntadordelmousecambiaa .Con unclicsostenidosevaraelanchodelacolumna,ylanueva medidasemostraralarrastrarelpunterodelmouse. Conundobleclic,automticamentetomaelanchonecesario paraqueelcontenidodelacolumnaseveaclaramente.
FormatoCondicional
Se utiliza para crear efectos especiales en el contenido de las celdas de acuerdo a condiciones o caractersticas determinadas. Estos modelos de formato se basan en reglas divididas en cinco categorastalcomosemuestraenlafiguraadjunta.
Parte6
Manejode objetosen Excel
InsertaryeliminarobjetosenExcel
Comnmente ocurrencambiosenlainformacin que manejamosytenemos que agregaro eliminar celdas,columnasofilasaunahoja.Incluso,es posiblequesea necesarioagregarms hojasalos libros, o eliminarlas. Excel permite hacer cambios en la estructura de las hojas y los libros, sin necesidaddecapturardenuevolainformacincontenidaenstas.
Insercindeceldas
Parainsertarunacelda oun rangodeceldas,seseleccionala celdao elrangodeceldasdeseadoyseleccionamosdelmen Inicio, en elgrupo Celdas,la opcinInsertar desplegando un conjunto de opciones, tal como se muestra en la imagen adjunta. De ellas, seleccionamos el comando Insertar celdas, presentndose unaventanadedialogo. Desplazar las celdas hacia la derecha y abajo, va a dar como resultadolainsercindeungrupo deceldas deigual nmero y tamao que las del rango seleccionado, y las celdas existentes sern desplazadas hacia la direccin indicada. Con esta misma caja de dilogo se pueden Insertartodaunafila o Insertartodaunacolumna.
Insercindefilas
Si lo que se deseamos es directamente insertar filas, se seleccionan el nmero de filas completas desde losencabezadosde filasyseseleccionadelmen Insertarelcomando Insertarfilas dehoja.
Automticamenteseinsertarnelnmerodefilaselegidas.Sinoseseleccionaningunafila,slose inserta una.Lasfilasseinsertancon elalto defilaestndar.Estaforma deinsertarfilasesmucho msrpidayeficientequesolamentesealandolaceldacomoseindicanteriormente.
Insercindecolumnas
Si lo que se deseamos es directamente insertar columnas, se seleccionan el nmero de columnas completas desde los encabezados de columnas y se selecciona del men Insertar el comando Insertarcolumnas dehoja. Automticamente se insertarn el nmero de columnas elegidas. Si no se selecciona ninguna columna,sloseinsertauna.Lascolumnasseinsertanconelanchodecolumnaestndar.
Insercinde hojas
Siloquesedeseamosesdirectamenteinsertarhojasadicionales,tienevarioscaminosaseguir: Hacerclicenelbotnalextremodelasetiquetasdehoja,alpiedelaventanadelExcel.Este recibeelnombrede Insertarhojadeclculo. Presionarsimultneamentelacombinacin<Mays+F11> DesdeelmenInicio,enelgrupoCeldas,haciendoclicenelbotn Insertarseleccionamosel comando Insertarhoja.
Eliminarceldas,filasycolumnas
La accin contraria a Insertar es Eliminar. Con esta opcin, se puede borrar el contenido de una celdaounrangodeceldasydesplazarlasceldasrestantes.Tambinsepuedeeliminarunacolumna, unafilaotodalahoja. Para eliminar una celda, columna ofila se seleccionan las que se desean eliminar y del men Inicio en el grupo celdas hacemosclicenelbotnEliminar.Ellodaraaccesoaunmen desplegableconopcionesdeborradosimilaresalasdeInsertar. Si el rea seleccionadaesunao varias columnas, o uno o varios renglones, la accin se realiza automticamente. Si el rea seleccionada es una celdaorangodeceldasaparecelacajadedilogoquese muestraadjunta. Estacajadedilogoessimilaraladeinsertarceldasysus accionessonequivalentes.
esIMAGEN: Capacitacin parapersonasque trabajan Otra forma de eliminar celdas, columnas o filas es utilizar la tecla <Supr>.Conestateclasepuedetambineliminarelcontenidodeuna celdaounrangodeceldassindesplazarlas,estateclatienelaventaja que permite eliminar selecciones mltiples. Sin embargo, con este mtodonoseeliminanformatosestablecidosalasceldas. En el caso de que las celdas seleccionadas incluyan algn tipo de formato de celda como el relleno o formatode texto como el color de fuente,elmendesplegableseadecuaalborrado deformatos.
Insertarunaimagen
Excel puede incluir en las hojas, imgenes a modo de ilustracinparalasmismas.Paraincluirunaimagense utiliza el del menInsertar en el grupo Ilustraciones hacemos clic enelbotn Imagen. Se dispone a un lado de la posibilidad de insertar Imgenes prediseadas,lascuales dan accesoa unagaleradeimgenesvectoriales que puedeneditarseal interiordelaaplicacin.
Formas
Parte7
Manejode Graficas
Introduccin
Losresultadosdenuestrotrabajolospodemosmostrardediversasformas,unadeellaseselvoltear nuestra informacin en grficas. El presentar los datos en forma grfica nos permite compararlos, observarsuscambios,verlosenformaconjuntayreducida. Adems,lasgrficassepuedenadecuarymodificarparacrearunmayorimpactoenlapersonaque recibelainformacin,ayudandoensucomprensinyanlisis.
Creacindeunagrfica
Paracrearunagrfica,seleccionandopreviamenteelrango a graficar procederemos a determinar el tipo de grafico a usardesdeelgrupo Grficos delmen Insertar. En ella se encuentra organizadas las grficas por sus tipo: Columnas, Lneas, Circulares, rea, Dispersin y los de Superficie, Anillo, Burbuja y radial agrupados en la opcin Otrosgrficos. Alhacerclicencualquieradeestasopcionessedesplegara unpaneldetodaslasformas disponibles encadacaso,tal comosemuestraenlaimagenadjunta. Haciendoclicenalgunodeellos,secrearainmediatamente elgraficocorrespondientesobrelosdatosseleccionados,el cual se colocara dentro de la hoja actual, a un tamao adecuadoasupresentacin.
esIMAGEN: Capacitacin parapersonasque trabajan Con la opcin Todos los tipos de grfico se ingresaran a una ventana adicional desde donde se dispone de todas las opciones de grfica disponible enExcel. Tambin podemos acceder a este panel haciendo clic directamente desde el extremo derecho de la caja del grupo Grficos. LostiposdeGrficoestndarquepodemosutilizarson: GrficasdeColumna Seutilizanparamostrarlosdatosconrespectoasuvariacin,suincrementoodecrementoy compararentrecategoras. Grficadelnea Sonotraformademostrarlatendenciaconeltiempodelosdatos.Seutilizanmuchocuando elnmerodebarrasesdemasiadopararesultarclaralagrfica. GrficaCircular Nospermitencomunicarqupartedecadavalordelaseriepertenecealconjunto.Esdecir,el aportedecadavaloraltotal. Grficaderea Estasgrficasseutilizanmostrarlastendenciaseneltiempooentrecategoras.Nos permitenhacerhincapienelcrecimientodelreaeneltiempo. GrficadeCotizaciones AestegrficatambinseleconocecomogrficaSuperior/Inferior/Cierre,yeslaforma perfectaparaesquematizarpreciosdevaloresybonosalolargodeltiempo.Nospermite identificarelpreciomximo,mnimoyalcierredeciertaaccin,requieredeestostresvalores eneseorden. GrficadeAnillo SeutilizademaneramuysimilaralaCircular,peroconmltiplesseries.
esIMAGEN: Capacitacin parapersonasque trabajan GrficadeBurbuja Comparatresvalores.Essimilaraladispersin,peroeltercervaloresilustradocomoel tamaodelaburbuja. GrficadeRadial Muestralarelacinentrepartesindividuales,utilizamarcadoresencadavalordelosdatos. Unavezseleccionadalagraficamasadecuadaasunecesidades,sedispondrdeellaenlahojade calculaactualyenlabarrademensepresentarunonuevodenominadaDiseoenlacualsepodr personalizarelgraficoelegido.
ConlaopcinSeleccionardatosdelgrupodatos,sedeterminaelnuevorangode datosquesevaa graficar.Sisetieneunaseleccinaliniciarlospasos,dentrodelacajaRangodedatosapareceel rango de celdas seleccionado o la celda donde se encuentraposicionado el cursor. Ntese que dicho rango se presentaenreferencia de modo absoluto, es decirbloqueadaconel signo$. Si el rango no es el deseado o no estaba seleccionado el rango al crear la grfica, Excel permite seleccionarlo desde aqu,delamismaformaenquesepuedenseleccionarceldasencualquierhoja TambinpodemoscambiarelordendegraficacindeFilasa Columnas,cambiandoelaspectodela grfica.Para ellousaremosla opcinCambiarentre filas ycolumnas delgrupo Datos o tambin desde el panel de seleccin del origen de datos de la imagen de muestra adjuntalneas arriba. El efectosevisualizadirectamenteenlagrfica. En el caso que debamos de agregar series haciendoclicenelbotnAgregarsemuestra unaventanadedefinicindedatos,talcomo la adjunta, desde donde podemos seleccionarelrangonecesario. Si en lugar de agregar series se desea cambiarlaactualusaremoslaopcin Editar.
esIMAGEN: Capacitacin parapersonasque trabajan PodemosAgregar o Quitar unaseriedelagrfica,definiendo exactamenteenquereadelahojase encuentran los Nombres y Valores, y que Rtulos del eje de categoras (X) se utilizarn para nombrarlosvaloreseneleje(X).
Opcionesdegrfico
Asignaremos opciones de formato y adicionales al grficodesde el men Presentacin, el cual se activacuandotenemosseleccionadoungraficoenlahoja.
Etiquetasdelgrfico
Losbotonesdepersonalizacinestndisponibles enelgrupo Etiquetas delmen Presentacin. El primero, Titulo del grafico permite definir los ttulosquese leasignarnalgrfico.Determinala posicindelttulo. Con Rtulos del eje, se definen los nombres o rtulos a asignar a los horizontal y vertical. Se denominan primarios por ser los principales. Dependiendo del tipo de grfico, podremos agregarttulosalos Segundosejes. Leyendapermitedefinirlaposicindelaleyendadedatos del grfico sin alterar el tamao total del mismo. Dispone deunavariedaddeopcionesentrelascualeselegir. LaopcininicialNinguno,permiteeliminarlapresenciade leyendasalinteriordelgrfico. Con Ms opciones de leyenda podr determinar de manera muy exacta las caractersticas que requiere para estecomponente.
esIMAGEN: Capacitacin parapersonasque trabajan Con Etiquetas de datos, establecemos la presenciadelosvaloresdelasseries dedatos y lospuntosdelaseriededatos. Este separador nos permite aadir o cambiar etiquetas de una serie de datos, un punto individualotodoslospuntosdeungrfico. Sedeterminasuposicinalinteriordelgrafico.Si no encuentra alguna posicin especfica puede usarelcomando Msopcionesdelaetiquetade datosqueseencuentraalextremoinferiordelas opciones.
Con la opcin Tablas de datos podemos anexar al grfico la tabla de datos que la origin. Desde aqu podemos controlar como severlatablapegadaalgrfico. Si no encuentra alguna posicin especfica puede usar elcomando Msopcionesdela tabla de datos que se encuentra al extremo inferiordelasopciones.
Con Lneasde lacuadrcula determinamoslaformaenqueusaran Lneasdedivisinenlagrfica para hacerla ms sencilla de leer y atractiva a la vista. Una grfica puede o no tener Lneas de divisin.Aqusedeterminaenqueejevaatenerysisernlas principales olas secundarias.
Si no encuentra alguna posicin especfica puede usar el comando Ms opciones de la cuadrcula. queseencuentraalextremoinferiordelasopciones.
Formatoalgrfico
Una vez creado un grfico, se le pueden hacer modificaciones o aadidos para resaltar ms su aspecto y darle el efecto deseado. Los mens continan iguales, pero ahora contienen algunas opcionesespecficasparalosgrficos. Paracambiarelaspectodealgnelementodelgrfico,seleccioneelelementoconunclicsobrely seleccionedesdelabarradeopcionesdelmenPresentacinaquellaqueleinteresecambiar. Otra forma es presionar simultneamente la combinacin <Ctrl + 1> del teclado. Con ello se presentarunaventana flotantecondiversasopcionesdeconfiguracin. Esta caja de dilogo va cambiar tambin segn el tipo de grfico y/o el elemento que est seleccionado.Eltitulodelaventanaindicaraeltipo deobjetoqueseencuentraactivoysobreelcualse vanaaplicarformato. En la opcin de Relleno dispone de configuraciones para relleno slido en un color, pararellenoendegradado(queeslaopcinquese muestraenlaimagenadjunta),yparaelrellenocon unaimagenotextura. Cada una de ellas mostrara opciones adicionales de personalizacin de acuerdo a la opcin que ha elegido.
Laopcin Colordelborde permitedefiniruntipode lneaencolorslidooencolordegradado. Cadaunadeellasmostraraopcionesadicionalesde personalizacin de acuerdo a la opcin que ha elegido.
esIMAGEN: Capacitacin parapersonasque trabajan En Estilo de borde se define los atributos especficos de la lnea de borde, como el ancho o grosor, tipodelneaydeguion,elrematedeextremo de la lnea y en el caso de ser una lnea abierta la configuracindeflechasparasusextremos.
La opcin Sombra aade una sombra hacia el extremo inferior derecho del rea del grfico, lneas de tendencia y cualquier elemento que contenga textocomolaleyenda,losttulos,etc. Para ello dispone de una serie de controles de personalizacin, los cuales se muestran en la figura adjunta.
En cuanto al formato 3D permite generar efectos atractivos en tres dimensiones para el componente seleccionadoenelgrfico.
Parte8
Manejode Datos
Introduccin
Cuandosetienenvariosdatosordenadosyclasificadosadecuadamente,setieneunabasededatos. Porlotanto,unabasededatosesunconjuntodedatosquepertenecenaunamismaentidad,objeto oindividuo. Porejemplo:
Cadafilaesunregistroycadacolumnauncampo.Losdatosdelamismafila,quesonunregistro, pertenecen alamismapersona.Cadacolumnacontienetodoslosdatosnecesarios paraformar un registroypermiteclasificarlosyordenarlos.
Ordenardatos
Paraordenardatosnoesnecesarioqueestnagrupadosenlamismaformaenqueseagrupauna base de datos,puedenserfilas o columnas aisladas.Sin embargo,uno delos usos ms comunes paralasopcionesqueordenanlosdatosesenlasbasesdedatos. Para ordenardatos,primero seseleccionanlos datos que se vayan a ordenar. Despus utilizamos del men Datos enelgrupoOrdenaryfiltrar,algunasdelas opcionesde orden ascendente (AZ) o descendente (ZA) el cual se aplicaalaprimeracolumnadedatos.
esIMAGEN: Capacitacin parapersonasque trabajan Para aplicar criterios de orden a otras columnas de datos o para manejar varias prioridades de acuerdo a criterios personalizados. Para ello, se emplea el botn Ordenar, el cual presenta una ventanadeconfiguracindeloscriteriosdeorden.
EnlascajasdeOrdenarpor sedefinenombredelacolumnadedatos.EnOrdenarsegnsedefine eltipodecriterio.Puedeserporvalores(deacuerdoalvaloralmacenado),porcolordelacelda,por colordelafuenteoporiconodelacelda.El criterio deordenacinpuedeser Ascendente (AaZ) o Descendente (ZaA). De esta forma se define el Primer criterio de ordenacin, el cual se denomina nivel de orden. Puedeagregarsemsnivelesparadefiniras mscriterios. El resultado de ordenar los datos del ejemplo anterior, sile indicamos a Excel que los ordene por Apaternoseraelsiguiente:
Filtros
Unadelasoperacionesmscomunesquesehacenconlasbasesdedatoseslaconsulta.Cuando se hace una consulta, normalmente se estn buscando registros que coincidan con algn valor o criterio. Existen varias formas de buscar esa informacin, los Filtros son unadeellas.
esIMAGEN: Capacitacin parapersonasque trabajan Paraaplicarunfiltroa una base dedatos,seleccionedelmenDatoselcomandoFiltrodel grupo Ordenaryfiltrar.Elresultadosersimilaralsiguiente:
Estecomandoaplicaflechasparaabrirmensdescolgantesen el encabezado de la base de datos. Con estos mens descolgantes, se pueden elegir las opciones de consulta ms adecuadasasusprocesosdefiltrado. Segn el campo, aparecen las posibles combinaciones de los registrosquesepuedenbuscar. La opcin Seleccionar Todo, va a mostrar todos los registros sin importar ningn criterio. La opcin Vacas se muestra los registros que estn vacos en ese campo. Para ello el Excel detectasiexistenceldasvacasenesacolumnadedatosyde ser as coloca esta opcin disponible. Desde aqu puede ordenarlosdatosporascendente,descendenteyporcolor.Las opcionesdefiltroporcolorestarndisponiblessiemprequelos contenidos de los datos dispongan de alguna caracterstica de colordiferenteentreellos.
Al seleccionar filtros de texto apareceunmendesplegabledonde se da opciones de Autofiltro personalizadofrecuentesascomola opcindeFiltropersonalizadopara agregar mayor detalle a la configuracindefiltradodeseada. Con el Autofiltro personalizado se pueden determinar que registros exactamenteseestnbuscando
esIMAGEN: Capacitacin parapersonasque trabajan Por ejemplo, utilizando la primera opcin es igual a se obtiene una ventana de filtradocomolaquesemuestraadjunta. En ella puede establecer una sola condicin si emplea la primera fila de opciones o aadir una segunda condicin lgica simultanea o alterna a la primera, definiendoentreY/O. Con las opciones Y y O se pueden establecer dos criterios. Con la opcin Y los criterios se suman, es decir, que se Criterio Encuentra tiene que cumplir con ambos criterios para que encuentre los registros deseados. Con la opcin O va a buscar cualquiera de los registros que F* Fermn cumplan con los criterios establecidos, no tiene que cumplir con ambas. Fernando Excelpermiteutilizarcomodines queson: (?)pararepresentarun carcter Fulgencio individual y (*) para representar cualquier serie de caracteres. Los Federico comodines funcionan de la forma como se muestra en el ejemplo lateral Fe* Fermn adjunto. Fernando Federico Losbotonesdeloscamposdondeseestablecieronfiltrosylosencabezados Fer* Fernando delosrenglonescambiandeforma,agregndoseensuinteriorunpequeo F?r* Fermn iconodefiltrado.Estomarcavisualmentelaaccindefiltrosenlatablade Fernando datosfiltrado. ?er* Fermn Fernando Encadaunodeloscampossepuedenestablecerfiltrosyenestecasose ?e* Fermn suman los criterios, es decir, que se debe cumplir con cada uno de los Fernando criteriosquesemarquenenlosfiltrosdeloscampos Federico Para deshabilitarlosfiltros,seleccionaremos en elmencontextual defiltradodecadaencabezado,laopcin Borrarfiltrode.. Excel 2007 dispone de opciones alternas de acceso rpido para estas actividades de datos desde el men Inicio en el grupo Modificar,sintenernecesidaddeactivarelmenDatos,comentado anteriormente.
Subtotales
Uno delosclculosmscomunes quese hacen enlaslistas yenlas basesde datos es eldelos subtotales. Es decir, que se haga una operacin parcial de los registros que se especifiquen en el rango, as como una operacin general de toda la bsqueda. Para realizar esta operacin, se seleccionadelmenDatosen elgrupoEsquemaelcomandoSubtotales,apareciendolasiguiente cajadedilogo:
esIMAGEN: Capacitacin parapersonasque trabajan Estaopcinvaainsertarsubtotalesencadacambiode registro segn se le indique, y al final de la lista va a insertar un gran total. Para utilizar esta opcin es necesario que la base de datos o la lista tenga necesariamente un encabezado. Tambin es convenientequeseordenelalistaantesdeutilizaresta opcin, pero no es un requisito primordial para que funcione. EnlalistaParacadacambioen,sedeterminacuando inserta el subtotal, es decir, que se basa en determinado campo para realizar el cambio. La lista Usar funcin contiene las funciones que se pueden utilizar Esta lista contiene frecuentemente: Suma Cuenta Promedio Mx Mn Producto Cuentanm. Desvest Desvestp Var Varp las funciones utilizadas
Sumadeloselementos Cantidaddevaloresquenosonblancos Promediodeloselementosenelgrupodelsubtotal Valornumricomsgrandeenelgrupodelsubtotal Valornumricomspequeoenelgrupodelsubtotal Productodetodoslosvaloresdelgrupodelsubtotal Cantidadderegistrosofilasquecontienendatosnumricos Estimacindeladesviacinestndar Desviacinestndar Estimacindelavarianza Varianzadeunapoblacin
En la lista Agregar subtotal a se determina que campos van a contar con subtotal. Se pueden seleccionartodossiassedeseaperoelcambiosevaarealizarsegnlodeterminadoenlalista Para cada cambioen. Reemplazar subtotales actuales, cambia los subtotales anteriores e inserta los nuevos. Salto de pginaentregruposinsertaautomticamenteunsaltodepginacadavezqueterminaunsubtotal. Resumendebajodelosdatosva acolocarcadasubtotalalfinalizarcadarango,de otraformalo colocaaliniciodecadarango. Crearsubtotalesdacomoresultadoalgosimilaraloqueapareceacontinuacin:
Aesteconjuntodeelementosseleconocecomoesquema.Ntesequeenelextremoizquierdo,junto alencabezadodelafila,aparecenlosbotonesdelesquemaosmbolosdelesquemaconlaformade y ,quenospermitenesconderodesplegarlasfilasquecontienenlainformacinydejarslolas delossubtotales. Conlosbotones sepuedeabrirocerrarautomticamentetodounniveldelprimeroaltercero.
El manejo de esquemas se realiza desde el men Datos, en el grupo Esquema.
Parte9
Impresinen Excel
Introduccin
Unadelasformasmscomunesparacrearresultadosfinales,esdeformaimpresa.Poresto,Excel cuentaconvariasherramientasparaimprimir. Prepararpgina Antes de imprimir el resultado final, se tiene que determinar la forma en que se va a emitir dicho resultado.Pararealizarestaaccin,seleccionedelmen Diseodepgina enelgrupo Ajustarrea deimpresinelbotn Configurarpgina.Alhacerloaparecelasiguientecajadedilogo:
Esta como otras opciones de Excel, est compuesta por varias separadores, que son: Pgina, Mrgenes, Encabezado y pie de pgina, Hoja y si lo que se va a imprimir es una grfico, el comando Hoja cambiapor Grfico. EntodoslosseparadorescontamosconlosbotonesImprimir,VistapreliminaryOpciones.Estos botones nos permiten imprimir un documento, ver una vista preliminar del mismo o cambiar las opcionesdisponiblesdelaimpresora,respectivamente.Lasopcionesdelaimpresoravaransegnel fabricanteyseespecificanenelmanualdelaimpresoracorrespondiente
SeparadorPgina
En el separador Pgina se manejan todas las opciones de manejo fsico de la pgina, como la Orientacin que puede ser Vertical u Horizontal. En Escala se puede reducir o ampliar la hoja impresa,estaopcinnocambiaeltamaodelahojaenpantalla. Ajustar al reduce o alarga la hoja impresa en un rango desde el 10% hasta 400% de su tamao original.Siseestnimprimiendogrficas,estaopcinest slo disponiblepara hojas que soporten escala. Ajustara,reducelahojaoseleccindurantelaimpresindemaneraqueocupeelnmerodepgina especificadasaloanchooaloalto,ambasmedidassonindependientesunadelaotra.Lahojaola seleccinsereducenproporcionalmente,porlotanto,esposiblequeimprimaenmshojasquelas especificadas.Estaopcinnoestdisponibleparahojasdegrficos. En Tamaodepapelpodemosescogerdistintostamaospreviamentedefinidos,comocarta,oficioy otros. EnCalidaddeimpresinseleccionamoslaresolucin,estaopcinvarasegnlaimpresora instalada,peromientrasms Alta omayornmerotenga,mejoreslacalidad. Primer nmero de pgina corresponde al nmero inicial de la pgina de impresin de la hoja, el restodelashojassenumeransecuencialmentedespusdeestenmero.Aparecealiniciosiempre conlaleyendaAutomtico,quenosindicaqueseiniciasiemprelaprimerpginacon1,sideseamos otronmerodistintosolonecesitamosescribirloenestacaja.
SeparadorMrgenes
Se muestran todos los mrgenes de una hoja, y podemos ver en el recuadro que dimensin est cambiando. Paraseleccionarladistanciaentrelaimpresinylosextremosdelahojaseutiliza Superior,Inferior, IzquierdayDerecha.ParaseleccionarladistanciaentreelEncabezadoyelextremosuperiordela pgina,yladistanciaentreelPiedepgina yelextremoinferiordelapgina,seutilizanlasopciones respectivas.Centrarenlapgina,centraHorizontalyVerticalmenteelreadeimpresintomando encuentaelvalordelosmrgenes.
SeparadorEncabezadoyPiedepgina
ElseparadorEncabezadoyPiedepginapermitemodificarlasopcionesparalos encabezadosy piesdepginasdelashojasaimprimir.InicialmenteExcel2003 tieneyaunencabezadoyunpiede pgina por omisin, pero se pueden cambiar. En Encabezado y en Pie de pgina, se encuentra una lista de encabezados previamente definidos que se pueden seleccionar, y el resultado de cada uno se puede ver en las cajassuperioreinferior, respectivamente.
Los botones Personalizar encabezado y
esIMAGEN: Capacitacin parapersonasque trabajan Personalizar pie de pgina sirven para hacer modificaciones al encabezado y pie de pgina, respectivamente. Ambossemanejandelamismamaneraydancomoresultadounacajadedilogosimilaraesta:
Enlassecciones izquierda, central y derecha,sepuedeescribireltextodeseado. Conlosbotonesqueaparecenenlapartesuperior,sepuedeninsertardiferentesdatosdelahoja,el libroodatosengeneralcomosemuestraenlasiguientetabla: Botn Inserta Nmerodepgina Nmerototaldepginas Fechadeimpresin Horadeimpresin RutayArchivo Nombredelarchivo Nombredelahoja Insertarimagen Formatodeimagen
Conelbotn
,secambiaelformatodefuente,delostextosseleccionados.
SeparadorHoja
Enelseparador Hoja,seespecificaquereasdelahojasedeseanimprimir,ttulos,lneasdedivisin yotrasopcionesms.Esteseparadorseactivasiseestusandounahoja.
Enelcuadroreadeimpresinseespecificaquebloquesdelahojasevanaimprimir.Elrangose puede escribir haciendo referencia a las celdas, como A1:B5. Si se desean celdas que no estn adyacentes, como por ejemplo A1:B5 y D1:E5, se escribe A1:B5, D1:E5 y se pueden seguir agregandocomasparaincluirmsceldasorangosdeceldas. Otra forma de especificar los rangos, es oprimiendo el botn dialogosiguiente: que nos desplegar el cuadro de
Enelcualse podrdefinirelrangoindicando con elmouse el rea deseada.Deigualforma, para especificar celdas no adyacentes, se utiliza la tecla <Ctrl> y se vuelven a seleccionar las celdas deseadas. Existenciertostiposdehojasqueincluyenunencabezadoyaseaalaizquierdaoenlapartesuperior de la hoja. Estas hojas, pierden su encabezado al ser impresas, cuando son selecciones muy grandes,peroselepuedeindicaraExcelqueseincluyanencadahojaconImprimirttulos.Ensus Taller deExcel 2007 |Pg. 57
esIMAGEN: Capacitacin parapersonasque trabajan respectivas cajas se determinan Repetir filas en el extremo superior y Repetir columnas a la izquierda.Losmtodosparaespecificarlosttulos,sonlosmismosqueparadeterminarelreade impresin. EnelreaImprimirsedeterminanopcionesextrasdeimpresin.Lneasdedivisin,sonlaslneas quedividenlasfilasycolumnasenlahoja,estaopcinlasimprimecompletasparatodaslasceldas sinexcepcin.Nodebeconfundirseconlosbordesquese leasignanalasceldas. Blanco y negro imprime las celdas y objetos en blanco y negro, cualquier cosa que no sea completamenteblancaseimprimecomonegro.Comentarios imprimecualquiernotadelasceldaso de pginas adicionales, para imprimir las notas con sus referencias a las celdas seleccione Comentarios. Ttulos defilas ycolumnasimprimelos nmeros defilaylasletras delas columnas.Calidadde borrador imprime con baja calidad, no imprime objetos ni grficas, pero reduce el tiempo de impresin. En Excel se cuenta con la facilidad de sustituir enErrores de celda como:las celdas que tienen error, esto al momento de la impresin, por espacio vaco, , o bien con #N/A, esto en caja de dialogo. Enlacaja Ordendelaspginas,secontrolael ordenenelcuallosdatosseimprimen,cuandonoes suficienteunahojaparaimprimirtodoslosdatos.Puedeser Haciaabajo,luegohacialaderecha oa la Hacialaderecha,luegohaciaabajo.
SeparadorGrfico
Siloquesetieneen pantalla es una grfica, elseparador Hoja cambia por Grfico.Desdeaqu se controla la calidad de impresin, definindose entre Calidad de borrador o impresin en blancoynegro.
Presentacinpreliminar
Para evitar que se obtenga un resultado impreso que no es el deseado, Excel permite ver el documentoenpantallacontodosloselementostalycomofinalmenteseobtendrenimpresin.Para elegirestaopcinenelmenVistaenelgrupoVistasdelibroelegimoslaopcinDiseodepgina. Conellosedispondrdeunavistacompletadelahojaimpresaincluyendounelementohastaahora novisualizable:elencabezadoypiedepgina. Adicionalmente se dispone de las regletas laterales de medicin as como los separadores de columnasyfilas.
Enlasversionesanterioresde ExcelsedisponadeuncomandodenominadoVistaPreliminar.Este estadisponibleenestaversindedosmaneras: HaciendoclicenelbotncirculardelOffice2007yenlaseccinimprimireligiendolaopcin vistapreliminar. Presionando simultneamentelacombinacin<Ctrl+F2>
ConfigurandolahojadeImpresin
DesdeelmenDiseodePgina,grupoConfigurarpgina,sedisponedeopcionespara: Determinarlosmrgenesdelahoja,para ello coloca una ventana desplegable configurada previamente. Si desea obtener valores especiales para los mrgenes se usa la opcion Mrgenes personalizados dispuestos al pie de la ventanadealternativasdemargen. La orientacin del papel, optando entre HorizontaloVertical. El tamao del papel, definiendo los tamaoscomercialesmscomunescomo carta,legal,A4,A5,entreotrosvarios. Con la opcin rea de impresin podemos determinar el rea de la hoja que se desea imprimir,sacandodeellaaquellasceldasquenoseencuentranpreviamenteseleccionadasal ejecutar este comando. Al hacer clic en este botn se presenta un men de dos alternativas: EstablecerreadeimpresinyBorrarreade impresin. ConelbotnSaltospodemosinsertarunsaltode pginaoquitarlo. Fondodepgina.Paraello,daaccesoaunaventanadeseleccindesdedondepodrubicar elarchivogrficoquedeseacolocarcomofondodelahoja.
Impresin
Unavezquedeterminamostodaslasopcionesdeimpresin,seprocedearealizarlaimpresinfinal. Estosepuedehacerconalgunadelassiguientesopciones: HaciendoclicenelbotncirculardelOffice2007yenlaseccinimprimireligiendolaopcin vistapreliminar. Taller deExcel 2007 |Pg. 60
Presionandosimultneamentelacombinacin<Ctrl+P> Tambinpodemosutilizarelbotn Imprimir,delacajadedilogode Prepararpgina oelde la VistaPreliminar. Cualquieradelasoperacionesdacomoresultadouna cajadedilogo talcomosemuestra:
Dentro de la seccinImpresora se selecciona en la caja de dialogoNombre, la impresora deseada,con el botnPropiedades se cambian los valores de la impresora seleccionada. Buscarimpresorapermiteseleccionarunaimpresoraenlaredquenosemuestraaqu. En Intervalo de pginas se determina si se imprimen Todas las pginas o intervalos en Pginas,Desde cul Hasta cul. EnlacajaImprimirseseleccionaquesepuedeimprimir,laSeleccin,lasHojasactivaso Todoellibro.TambinsepuedenespecificarenelrecuadroCopiaselNmerodecopias queserequieren,ysistasseintercalarancon Intercalar. El botn Vista previa corresponde a las opciones de Vista preliminar, las cuales ya se explicaronanteriormentedentrodeestaseccin.
Parte10
Funciones Avanzadas
ManejodeCeldas
ConcatenarCeldas
En Excel el smbolo que sirve para concatenar el contenido de las celdas es el operador(&),denominadoampersand.Aspodemosusarfrmulasdeltipo: =Categ&Nro Yelresultadoser:
Resultadode lafrmula
Inclusopodemosunirtextosyceldas,concaracteresadicionalescomo: &C4
=B4& ,
Losapellidosse unenconel nombreysonseparadosporla coma(,)
Elresultadoser:
Nota: Al concatenar celdas que contienen slo nmeros, el resultado es tambin un

nmero,esasquepuedeserutilizadoenalgnclculo.
Convertirfrmulasavalores
Unafrmulapuedeconvertirseasuvalor,esdecir,elcontenidodelaceldaserahora realmenteloqueUd.veenellaynounafrmula. Paraconvertiruselossiguientespasos: Seleccionelasceldasquecontienenfrmulas ElijalaopcinCopiardelmenInicioolacombinacinCtrl+C Ubquese enla celda o rango de celdas dondedesea colocar el resultado de copiar. Luego,elijadelmenInicio,enPegar,laopcin PegarValores Puede repetir esta accin tantas veces desee. Si ya no desea seguir, slo presionelateclaescape(Esc)paraterminarelproceso.
Elcontenidodelacelda esrealmenteuna frmula
...alconvertirfrmulasasus valores...
Elcontenidodela celdaahoraes realmenteelvalor resultante
Convertirtextoencolumnas
Una cadena de textos se puede convertir en columnas, as por ejemplo, la columna correspondienteaVendedorpuedesepararseendos(unaquecontengalosapellidos yotraquecontengalosnombres).
Ejemplo: columna
Inserte al lado
una de
Vendedor...

Luego, SeleccionelasceldascorrespondientesalVendedor,B4aB8. ElijalaopcinTextoenColumnas...delmenDatos. Elpaso1delAsistentelepedirlaconfirmacinsisusdatossondelimitados (separadorporalgncarcter)odeanchofijo(longitudfijaparasuscampos). ElijaDelimitadosyhagaclicenSiguiente En el paso2 debe elegir el separador de campos. Note en la parteinferiorla VistaPrevia.Elijalacoma(,)comoseparadoryhagaclicenSiguiente. Finalmente defina un formato para las celdas, como General. Haga clic en Finalizar.
Latabla debe quedar como lafiguraadjunta.
FuncionesdeTexto.
=Mayusc(cadena) =Minusc(cadena) =Nompropio(cadena) ConviertelacadenadetextoenMaysculas. ConviertelacadenadetextoenMinsculas. Convierteenmaysculassolamentelaprimeraletrade cadapalabra.
=Izquierda(cadena,caracteres) Extraecaracteresdesdeelextremoizquierdodeuna cadena =Derecha(cadena,caracteres) Extraecaracteresdesdeelextremoderechodeuna cadena =Extrae(cadena, pos_inicial,caracteres) =Hallar(cad1,cad2) =Largo(cadena) Extraecaracteresdeunacadena,empezandoenla pos_inicial Devuelvelaposicindelaocurrenciadecad1encad2 Devuelvelalongituddeunacadenadetexto.Los espaciosenblancosontomadosencuenta Ejemplos: LARGO(Madrid,Espaa)esiguala14

LARGO()esiguala 0
FuncionesMatemticas
AbsolutoABS
Devuelve el valor absoluto de un nmero, es decir su valor numrico sin tener en cuenta su signo, sea este positivo (+) o negativo (). As, por ejemplo, 3 es el valor absolutode3yde3.Susintaxises: =ABS(nmero)
Entero
Redondeaunnmerohastaelenteroinferiormsprximo.Susintaxises: =ENTERO(nmero)
Porejemplo,silaceldaA1contieneelvalor23.7825yaplicalafrmula: =ENTERO(A1) Elresultadoaobtenersera23.Enelcasodeestafuncinnointeresalasposiciones decimales, ni el valor de estas. Notese que el valor se trunca al valor menor ms prximo.Sifueranegativo,estaconsideracinesimportanteatenerencuenta. =ENTERO(23.7825) Dacomoresultado24,queeselmenorvalora23.7825.
Redondear
La funcin REDONDEAR redondea un valor numerico a un determinado nmero de decimales.Susintaxises: =REDONDEAR(nmero,num_decimales)
Porejemplo,sila celda A1 contiene elvalor23.7825 ydesea redondearestevalora dosposicionesdecimales,lafrmulaausarsera:

=REDONDEAR(A12) Elresultadoaobtenersera23.78.Notesequelaterceraposicindecimalqueseha redondeado es menor a 5, por ello el redondeo trunca al decimal de la segunda posicin.Siestacifrafuera5omayoracinco,porejemplo23.7865alaplicarlafuncin elresultadosera23.79. Si el nm_decimales es 0, el nmero se redondea al nmero entero ms prximo, manteniendoelcriterioanterior.
Redondear.mas
LafuncinREDONDEAR.MASredondeaunnmerohaciaarriba,endireccincontraria acero.Susintaxises: =REDONDEAR.MAS(nmero,num_decimales)
La funcin REDONDEAR.MAS es similar a la funcin REDONDEAR, excepto que siempreredondeaalnmerosuperiormsprximo,alejndolodecero. Porejemplo =REDONDEAR.MAS(3.2,0) =REDONDEAR.MAS(76.90) =REDONDEAR.MAS(3.14159,3) =REDONDEAR.MAS(3.14159,1) Redondeaaceroposicionesdecimales(4) Redondeaaceroposicionesdecimales(77) Redondeaatresposicionesdecimales(3.142) Redondeaaunaposicindecimal(3.2).
=REDONDEAR.MAS(31415.92654,2) Redondea a 2 posiciones decimales a la izquierda separadordecimal(31500) del
Existeunafuncinopuestaquesedenomina,REDONDEAR.MENOS: =REDONDEAR.MENOS(3.2,0) =REDONDEAR.MENOS(76.90) 3 76
=REDONDEAR.MENOS(3.14159,3) 3.141 =REDONDEAR.MENOS(3.14159,1) 3.2. =REDONDEAR.MENOS(31415.92654,2) 31400
Redondea.par
La funcin REDONDEAR.PAR redondea Devuelve un nmero redondeado hasta el nmeroenteroparmsprximo.Susintaxises: =REDONDEA.PAR(nmero)

=REDONDEA.PAR(1.5) =REDONDEA.PAR(3) =REDONDEA.PAR(2) =REDONDEA.PAR(1) Redondea1.5a2 Redondea3a4 Redondea2a2 Redondea1a2
Existeunafuncinopuestaquesedenomina,REDONDEA.IMPAR: =REDONDEA.IMPAR(1.5) =REDONDEA.IMPAR(3) =REDONDEA.IMPAR(2) =REDONDEA.IMPAR(1) Redondea1.5a3 Redondea3a3 Redondea2a3 Redondea1a1
FuncionesLgicas
Estas funciones evalan una expresin, dandocomo resultado valores lgicos como VerdaderooFalso.UnadelasmsimportanteseslafuncinSI,cuyasintaxises: =SI(prueba_lgica,expr1,expr2) Seutilizapararealizarpruebascondicionalesenvaloresyfrmulas.Elresultadodela
prueba_lgicadaunvalorlgico,siesVerdaderoserealizaexpr1ysiesfalsoexpr2. Ejemplo: En la
siguiente tabla:
El Pago Hora se determina de acuerdo a la Categora. Los de la Categora A reciben20soleslahoraylosdelaBreciben15. ElMontoeslamultiplicacindelasHorastrabajadasporelPagoHora La Bonificacin (5% del monto) se dar slo a los que trabajen ms de 100 horas. ElNetoeslasumadelMontoylaBonificacin. LaObservacindefinesilasumadeHorasTrabajadasesmayora500,colocarun rotuloSobreTiempoExcesivo,encasocontrariocolocarNormal .
LaspruebaslgicasparahallarelpagoHoraylabonificacinson: PagoHora PruebaLgica Categoria= A Valor (expr1): ValorFalso(expr2): 15 0 Verdadero 20 Monto*5% Bonificacin Htrab>100 Observacin Suma (Htrab) > 500 SobreTiempo Excesivo Normal
Entonceslasfrmulassern: =Si(Categoria=A,20,15) =Si(Htrab>100,Monto*5%,0) =Si(Suma(Htrab)>500,SobretiempoExcesivo,Normal)
Nota: si en la funcin necesita evaluar o asignar algn valor de tipo Texto, use las
comillas para delimitarlos (este es el caso del tipo de Categora en la frmula Pago Hora). Latabladebequedarcomo:
SiAnidado
Supongamos,queenelejemploanteriorenlugardedoscategorasAyB,fuerantres: A,ByC.Entonces,laevaluacinarealizarsera: SiCategoria=A,lecorrespondeunpagode20 Denoseras,debemossabersiesCategoria="B",deserverdadlecorresponde 15 DenoserverdadqueCategoria="B",lecorresponde10,puessloquedaquesea C.
Porlotanto,laexpresinausarsera:

=Si(Categoria="A",20,Si(Categoria="B",15,10))
FuncinY
Devuelve Verdadero si todas las pruebas lgicas son verdaderas. En otro caso devuelveFalso. =Y(prueba_log1,prueba_log2,...etc.)
FuncinO
Devuelve Verdadero si alguna prueba lgica es Verdadera. Si todas son falsas devuelveFalso =O(prueba_log1,prueba_log2,...etc.) Nota: En ambos casos se pueden definir hasta 255 expresiones lgicas. o pruebas
Ejemplo: Teclee la tabla y ...

Escribalafrmula: =Si(Y(B5=S,C5=S,D5=S);Habilitado,EnTrmite)) Enelejemplolosregistrosdelasfilas5y9darnHabilitado,ya quesloenelloslastrescondicionessecumplen.
FuncinSi.Error
Devuelveunvalorqueseespecificasiun valoro frmula se evalacomounerrordelocontrario, devuelveelresultadodelvaloro frmula especificada.UtilicelafuncinSI.ERRORparainterceptary controlarerroresenunafrmula.Susintaxises: = SI.ERROR(valor,valor_si_error)
DondeValoreselargumentoenelquesebuscaunerror,yValor_si_erroreselvalor quesedevuelvesilafrmulaseevalacomoerror.Seevalanlostipossiguientesde error:#N/A,#VALOR!,#REF!,#DIV/0!,#NUM!,#NOMBRE?o#NULO!
Porejemplo: =SI.ERROR(40/10,equivocado)dacomoresultado4 =SI.ERROR(40/texto,equivocado)dacomoresultadoequivocado
FuncionesdeFecha
Excel considera a las fechas como valores numricos, es as que las celdas que contengan fechaspueden ser usadas para definir frmulas.Excel soporta cualquiera deestosformatosparaingresarfechas:
Fecha:
12nov
1211 ddmm
12/11 dd/mm
12/11/71 dd/mm/aa
12112010 ddmmaaaa
Formato: ddmmm
FrmulasconFechas.
Las fechas son tratadas como nmeros. As usted podr usar celdas que contiene fechasparaaplicarfuncionesodefinirfrmulas. En el ejemplo, la Fecha de Salida ser luego de n das de proceso, por ello, la
Lafrmuladelacelda D5ser:
=B5+C5
frmula para hallar la fecha de salida ser la suma de la Fecha Ingreso con Das Proceso,estoes: Al sumar nmeros a una celda que contenga fechas, Excel considera que se suman das y el resultado se representa con formato de fecha. Los Das de Atraso se determinanrestandolaFechaActual(lacualesfija)menoslaFechadeSalida,as:

=$E$2D5
Lafrmuladacomoresultadounvalor conformatodefecha
ApliqueformatoGeneral (menInicio,Nmeroo con Ctrl+1) paraverelvalor.
Si desea sumar meses (por ejemplo 3 meses) en lugar de das, considere que los mesestienen30das,aspodrdefinirfrmulascomoporejemplo: =B5+(3*30)
FuncionesasociadasaFechas
=HOY() =AO(celda) Devuelvelafechadelsistema Devuelveelaodeunafechaenlacelda Devuelveelnmerodemesdeunafechaenla =MES(celda) celda Devuelveelnmerodeldadeunafechaenla =DIA(celda) celda
Ejemplos: El estado ser Urgente para los productos que ingresaron antes de la quincena de Noviembre.As,silafechaseencuentraenlaceldaB5,lafrmulapodraser: =Si(DIA(B5)<15UrgenteNormal)
Ademspodremplearotrasformulascomo: =Si(MES(B5)>=6SemestreIISemestre1)

Aqu, la frmula identifica si una fecha pertenece al primer o segundo semestre del ao.
Funcionesdebsqueda
BuscarV
Buscaunvalorespecficoenlaprimeracolumnadeunamatrizdetabladeterminaday devuelve,enlamismafila,unvalordeotracolumnadedichamatrizdetabla.Paraello, latabladedatosdebeestar ordenadaensuprimeracolumna. Sintaxis: =BUSCARV(valor_buscado, ordenado)) matriz_buscar_en, indicador_columnas,
Valor_buscado:Eselvalorquesevaabuscarenlaprimeracolumnadelamatrizdedatos.Puede ser un valor o una referencia. Si valor_buscado es inferior al menor de los valores de la primera columnadematriz_buscar_en,BUSCARVdevuelvealvalordeerror#N/A. Matriz_buscar_en:Eslatabladedatos,compuestapordosomscolumnasdedatos.Puedeusar una referencia a un rango o un nombre de rango. Los valores de la primera columna de esta matriz_buscar_en deben contener los valores que busca con valor_buscado. Estos valores pueden sertextos,nmerosovaloreslgicos.Lasmaysculasyminsculasdeltextosonequivalentes. Indicador_columnas:Eselnmerodecolumnadelatabladedatosenmatriz_buscar_endesdela cual debe devolverse el valor coincidente que corresponde a valor_buscado. Si el argumento indicador_columnas esiguala 1,lafuncin devuelve elvalor dela primera columnadelargumento matriz_buscar_ensielargumentoindicador_columnasesiguala2,devuelveelvalordelasegunda columnadematriz_buscar_enyassucesivamente. Ordenado: Es el valor lgico que especifica si BUSCARV va a buscar una coincidencia exacta o aproximada.SiseomiteoesVERDADERO,sedevolverunacoincidenciaexactaoaproximada.Si no localiza ninguna coincidencia exacta, devolver el siguiente valor ms alto inferior al valor_buscado. Recuerde que los valores de la primera columna de matriz_buscar_en deben estar clasificadossegnuncriteriodeordenacinascendenteencasocontrario,esposiblequeBUSCARV nodevuelvaelvalorcorrecto. Si es FALSO, BUSCARV slo buscar unacoincidenciaexacta.Enestecaso,no es necesario ordenar los valores de la primera columna de matriz_buscar_en. Si hay dos o ms valores en la primera columnadematriz_buscar_en,seutilizar el primer valor encontrado. Si no se encuentra una coincidencia exacta, se devolverelvalordeerror#N/A.
Ejemplo: ElaboreelsiguientecuadroyluegoasigneelnombreartculoalrangoB5hastaE12. En base a la tabla de datos adjunta prepararemos un reporte en otra hoja diferente, donde al ingresar el cdigo del artculo automticamente se muestre los datos restantesdedichoartculo. Entonces: AsignarnombredeartculoalrangoB5hastalaceldaE12. EnlaceldaC6escribalaformula:=buscarv(C4articulo2) EnlaceldaC8escribalaformula:=buscarv(C4articulo3) EnlaceldaF6escribalaformula:=buscarv(C4articulo4) EnlaceldaF8escribalaformula:=C8*F6
=buscarv(C4;articulo;2)
=C8*F6
Funcinndice
Devuelveelvalordeunelementodeunatablaomatrizdedatos,enbasealnmerodefilayde columna.Susintaxises: = INDICE(matriz,nm_fila, nm_columna)
Donde matriz es la referencia a un rango de celdas y nm_fila, nm_columna son las coordenadas de la celda buscada en dicho rangodeceldas.

Porejemploenlatablaadjunta: =INDICE(A2:C10,4,2)
Buscaelvalordela4tafilay2dacolumnadelrangodeceldasA2:C10,esdecir1.8
OtraformadeaplicarlafuncinIndiceeshaciaselecciones mltiple. Enestecasosusintaxises: = INDICE(ref,nm_fila, nm_columna, nm_rea)

Donde ref es una referencia a uno o varios rangos de celdas y nm_rea indica el rango en la referencia ref desde el cual se devolver la interseccin de nm_fila y nm_columna. La primera rea seleccionada o especificada se numera con 1, la segundacon2yassucesivamente.Siseomitenm_rea,INDICEusacomovalor1. =INDICE((A2:C5,A7:C10),4,3,2)
DelosdosrangosdefinidosA2:C5yA7:C10,laexpresinindicadabusca enelsegundorangoel valordesu 4tafilay 3racolumnade dicho rangodeceldas A7:C10,esdecir15.
FuncionesEstadsticas
Contar
LafuncinCONTARcuentalacantidaddeceldasenunrangodeceldasdeterminado, cuntas de ellas contienen nmeros. No considera aquellas que incluyen textos, valoreslgicosodeerror. =Contar(rango_celdas)
Contara
LafuncinCONTARA cuentalacantidaddeceldasquenoestnvacasenunrango dado,incluyendolasquecontienennmeros,textos,valoreslgicosodeerror.Incluye cadenas vacasdetexto,esdecirespaciosenblanco. =Contara(rango_celdas)
Contar.Si
LafuncinCONTAR.SIcuentaelnmerodeceldasdentrodeunrangoquecumplen un solo criterio especificado. Por ejemplo, puede contar todas las celdas que

comienzanconciertaletra,otodaslasceldasquecontienenunnmeromayoromenor queunvalordeterminado. =Contar.si(rango,criterio_contar)
Donderango serefiereauna oms celdas donde se vanacontar,incluidos nmeros o nombres, matricesoreferenciasquecontengannmeros.Losvaloresenblancoylosdetextonosetienenen cuenta. En cambio, criterios es el nmero, expresin, referencia de celda o cadena de texto que determinalasceldasquesevanacontar.
Por ejemplo, suponga que tiene una hoja de clculo con una lista de nombres almacenados en la columna B, desde la celda B4 hasta B32. Puede usar la funcin CONTAR.SI para contar cuntas veces aparece el nombre de una persona por ejemploNancyconlaexpresin: =CONTAR.SI(B4:B32,Nancy)
Loscriteriosnodistinguenentremaysculasyminsculas.Porejemplo,manzanasyMANZANAS darnelmismoresultado.Enloscriteriossepuedeutilizarloscaracterescomodncomoelsignode interrogacin(?)pararepresentaraunsolocarctercualquiera,yelasterisco(*)pararepresentara cualquiersecuenciadecaracteres.Sideseabuscarunsignodeinterrogacinounasteriscoreales, escribaunatilde(~)delantedelcarcterquedeseabuscar.
Sumar.si
LafuncinSUMAR.SIsirveparasumarlosvaloresenunrangodeceldasquecumplen loscriteriosqueseespecifican. =Sumar.si(rango,criterio_sumar)
Porejemplo,considerandoqueen elrangoB3hastaB40,sehancolocado nmeros, sedeseasumarslolosvaloresquesonmayoresque5.Laformulaausarser: =SUMAR.SI(B3:B40,>5)
Eneste caso,loscriteriosseaplicana losmismosvaloresqueseestnsumando.Sidesea,puede aplicarloscriteriosaunrangoysumarlosvalorescorrespondientesenunrangodistinto. Porejemplo,lafrmula=SUMAR.SI(B2:B5, Juan,C2:C5)sumaslolosvaloresdelrangoC2:C5, dondelas celdascorrespondientesalrangoB2:B5sonigualesaJuan.
Contar.blanco
Cuentaelnmerodeceldasenblancodentrodeunrango. =Contar.blanco(rango)
Promedio.si
Devuelve el promedio aritmtico de todas las celdas de un rango que cumplen con determinadoscriteriosespecificados. =Promedio.si(rango,criterio,rango_promedio)
Donde rango es la celda o conjunto de celdas cuyo promedio se desea obtener criterio es la condicinenformadenmero,expresin,referenciadeceldaotexto,quedeterminacualessonlas celdas cuyo promedio se va a obtener, y rango_promedio eselconjuntorealdeceldasquecorresponden alasceldas del rango, de las que se va a calcular el promedio. Si se omite esteltimoparmetro,elpromediosecalculasobrelos mismosvaloresdelrango Porejemploenlatablaadjunta: =Promedio.si(A2:A6, ">100000") Determinaelpromediodetodaslasceldascuyovalorinmuebleesmayora100000,estoseraA4 hastaA6. Encambio, =Promedio.si(A2:A6, ">100000",B2:B6) Determinaelpromediodelascomisiones(desdeB2aB6),cuyovalorinmueble(entreA2aA6)es superiora100000,estoes,elpromediodelasceldasB4aB6.
FuncionesInformativas
Esblanco
DevuelveVERDADEROsielvalordelaceldaestenblanco. =Esblanco(rango)
Es.par
DevuelveVERDADEROsielnmeroesparyFALSOsielnmeroesimpar. =Es.par(numero)
Estexto
DevuelveVERDADEROsielvalordelaceldaestexto. =Estexto(valor)
Esnumero
DevuelveVERDADEROsielvalordelaceldaesunnmero. =Esnumero(valor)
Eserror
DevuelveVERDADEROsielvalordelaceldaescualquiertipodeerror. =Eserror(valor)
FuncionesenBasedeDatos
BDMax
Devuelveelvalormximodeuncampo(columna)deregistrosenunalistaobasede datosquecumplelascondicionesespecificadas. =BDMAX(base_de_datos,nombre_de_campo,criterios)
BDMin
Devuelveelvalormnimodeuncampo(columna)deregistrosenunalistaobasede datosquecumplelascondicionesespecificadas. =BDMIN(base_de_datos,nombre_de_campo,criterios)
BDSuma
Sumalosnmerosdeuncampo(columna)deregistrosdeunalistaobasededatos quecumplenlascondicionesespecificadas. =BDSUMA(base_de_datos,nombre_de_campo,criterios)
BDExtraer
Extraeunnicovalordeunacolumnadeunalistaounabasededatosquecumplalas condicionesespecificadas.

=BDEXTRAER(base_de_datos,nombre_de_campo,criterios)
BDContar
Cuentalasceldasquecontienennmerosenuncampo(columna)deregistrosdeuna lista o base de datos que cumplen las condiciones especificadas. El argumento nombre_de_campo es opcional. Si se pasa por alto, BDCONTAR cuenta todos los registrosdelabasededatosquecoincidenconloscriterios. =BDCONTAR(base_de_datos,nombre_de_campo,criterios)
BDContara
Cuentalasceldasquenoestnenblancodeuncampo(columna)deregistrosdeuna lista o base de datos que cumplen las condiciones especificadas. El argumento nombre_de_campo es opcional. Si se pasa por alto, BDCONTARA cuenta todos los registrosdelabasededatosquecoincidenconloscriterios. =DBCONTARA(base_de_datos,nombre_de_campo,criterios)
Entodaslasexpresionesanteriores,losargumentosdelasfuncionesson: Base_de_datos:eselrangodeceldasquecomponelabasededatos.Unabasede datosesunalistadedatosrelacionadosenlaquelasfilasdeinformacinsonregistros y las columnas de datos, campos. La primera fila de la lista contiene los rtulos o NombresdeCampodecadacolumna. Nombre_de_campo:indicaqucolumnaseutilizaenlafuncin.Escribaelrtulodela columna entre comillas, como por ejemplo Edad o Rendimiento, o unnmero (sin las comillas) que represente la posicin de la columna en la lista: 1 para la primera columna,2paralasegundayassucesivamente. Criterios: es el rango de celdas que contiene las condiciones especificadas. Puede utilizarcualquierrangoenelargumentoCriteriosmientrassteincluyaporlomenosun rtulo de columna y al menos una celda debajo del rtulo de columnaenlaquese pueda una especificar de
condicin
columna.
esIMAGEN: Capacitacin parapersonasque trabajan Porejemplo,enlatabladedatosadjunta:
=BDMAX(A4:E10, Edad ,A1:F2) Calcula enelrangodeA4hastaE10,paraelcampoEdad,cualeslamximaedaddelos manzanoscuyoaltoesmayora10peromenora16.Larespuestaes15. =BDMIN(A4:E10 Beneficio A1:B2) CalculaenelrangodeA4hastaE10,paraelcampo Beneficio,cuales elmenorbeneficioque generanlosmanzanos cuyoaltoesmayora10.Larespuestaes75. =BDSUMA(A4:E10,"Beneficio",A1:A2) CalculaenelrangodeA4hastaE10,paraelcampo Beneficio,cuales lasumadelbeneficio quegeneranlosmanzanos.Larespuestaes225. =BDCONTAR(A4:E10,"Edad",A1:F2) Calcula enelrangodeA4hastaE10, cuntosde losmanzanoscuyoaltoesmayora10pero menora16 tienenenelcampoEdadunvalornumrico.Larespuestaes1,laceldaC8. =BDCONTARA(A4:E10,"Edad",A1:A3) Calcula enelrangodeA4hastaE10, cuntosdemanzanosyperalestienenelcampoEdad novacio.Larespuestaes5.
Parte11
Validaciny Proteccin
Validelainformacinqueingresarelusuario
Al validar, puede limitar el ingreso de valores, textos y fechas de acuerdo a criterios personalizados, establecer comentarios para cada una de las celdas que el usuario debeingresaryelegirlosmensajesdeerroralingresardatosnovalidos.
Paravalidarsusceldas: Seleccionela(s)celda(s)avalidar ElijaenelmenDatos,Validacindedatos Las opciones de validacin de datos se encuentran en el grupo Herramientas de datos.
Lavalidacindedatosseconfiguraenel cuadrodedilogo Validacindedatos. Desdeaqu,puedeestablecerelcriterio devalidacinparalasceldas seleccionadas.

En Mensaje de Entrada puede definir el mensaje que aparece al llevarelpunterosobrelacelda. En Mensaje de error escriba el mensaje si el ingreso no fue vlido. Escoja entre tres tipos de caja de error: Grave, Advertencia e Informacin.
Grave.Evitaquelosusuariosescribandatosnovlidosenunacelda.Unmensajede alertaGravetienedosopciones:ReintentaroCancelar.

Advertencia. Advierte a los usuarios que los datos que han escrito no son vlidos, peronolesimpideescribirlos.CuandoapareceunmensajedealertaAdvertencia,los usuariospuedenhacerclicenSparaaceptarlaentradanovlida,enNoparaeditarla oenCancelarparaquitarla. Informacin.Informaquelosdatosquehanescritonosonvlidos,peronolesimpide escribirlos. Este tipo de mensaje de error es el ms flexible. Cuando aparece un mensajedealertaInformacin,losusuariospuedenhacerclicenAceptarparaaceptar elvalornovlidooenCancelarpararechazarlo.
Sugerenciasparatrabajarconlavalidacindedatos
Si tiene previsto proteger la hoja de clculo o el libro, hgalo despus de haber terminado de configurar la validacin. Asegrese de desbloquear cualquier celda validada antes de proteger la hoja de clculo. De lo contrario, los usuarios no podrnescribirenlasceldas. Si tiene previsto compartir ellibro,hgalo nicamente despusde haber acabado deconfigurarlavalidacinylaproteccindedatos.Despusdecompartirunlibro, nopodrcambiarlaconfiguracindevalidacinamenosquedejedecompartirlo, pero Excel continuar validando las celdas que haya designado mientras el libro estcompartido. Puedeaplicarlavalidacindedatosaceldasenlasqueyasehanescritodatos.No obstante, Excel no le notificar automticamente que las celdas existentes contienen datos no vlidos. En este caso, puede resaltar los datos no vlidos indicandoaExcelquelosmarqueconuncrculoenlahojadeclculo.Unavezque haya identificado los datos no vlidos, puede ocultar los crculos nuevamente. Si corrigeunaentradanovlida,elcrculodesaparecerautomticamente. Paraquitarrpidamentelavalidacindedatosdeunacelda,seleccionelacelday abraelcuadrodedilogoValidacindedatos.EnlafichaConfiguracin,hagaclic enBorrartodos. Para buscar las celdas de la hoja de clculo que tienen validacin de datos, en Inicio,enelgrupoModificar,hagaclicenBuscaryseleccionary,acontinuacin,en Validacindedatos. Cuando creeuna lista desplegable, puede usar el comando Definir nombre (ficha Frmulas, grupo Nombres definidos) para definir un nombre para el rango que contienelalista.Despusdecrearlalistaenotrahojadeclculo,puedeocultarla hoja de clculo que contiene la lista y proteger el libro para que los usuarios no tenganaccesoalalista.
ProteccindelahojadeClculo.
Las celdas que contienen los rtulos y frmulas no tienen que ser eliminadas o modificadasporelusuariofinal.Enelejemploslosedebeteneraccesoalaceldade loskilogramosaingresar.
Seleccionelaceldaqueelusuariopuedamanipular.PorejemploC7. EnlafichaInicio,enelgrupoCeldas,hagaclicenFormatoyluego en Formato de celdas. Puede tambin ingresar a este men de Formato,presionandoCtrl+1. En la ficha Proteger desactive la casilla Bloqueada y luego haga clicenAceptar. A continuacin proteja su hoja.Paraello,enelmen Revisar, en el grupo cambios, elija Proteger Hoja. EnlaventanaProtegerhojaescribaunacontrasea.AlpresionarEnterlesolicitar nuevamenteingresarlaclave.PresionandoEnterterminarconelproceso. A continuacin pruebe de cambiar los valores de alguna de las celdas no seleccionadas de la hoja actual. Notar que no le permite realizar cambio alguno,mostrandounmensajedeadvertencia.
Nota: Para desproteger su hoja de clculo, en el

menRevisar,elijalaopcinDesprotegerHoja Ante ello, le volver a solicitar la clave de modificacin ingresada anteriormente al momento derealizarlaProteccindeHoja.
Ocultarlasfrmulasempleadas.
Seleccionetodaslasceldasquecontenganfrmulas. EnlafichaInicio,enelgrupoCeldas,hagaclicenFormatoyluegoenFormatode celdas.PuedetambiningresarpresionandoCtrl+1. EnlafichaProteger,activelaopcinOculta. Protejasuhojadeclculosiguiendolospasosindicadosanteriormente. Lleve el puntero a las celdas que contienen frmulas. Observe que la frmula no apareceenlabarradefrmulas.
Nota: si Ud. trabaja con controles, las celdas vinculadas a dichos controles no
debenestarprotegidas.Alprotegersulibroesconvenientedefinirunacontrasea, yaquedeestaformaevitamosqueunusuariodesprotejaellibro.
Parte12
Analizando Datos
FormatoCondicional
Podemosdefinirlascaractersticasdeformatodelasceldasenfuncinalosdatosque seconsignanenlasceldas.
Ejemplo:
Seleccione las celdas cuyo formato condicional desee agregar, modificar o quitar. Ennuestrocaso,seleccionaremoselrangodelpromedio,esdecirF4:F9 EnelmenInicio,enelgrupoEstiloshacemosclic en Formato condicional.En el mendesplegable dispondrdeunaseriedealternativaspredefinidas para definir formato a las celdasen base a reglas devalordesuscontenidos. Si bienlas reglas en cadagrupo son similares, los resultados de formato correspondientes definen acabados distintos por color o iconografa que distingueasucontenido. Parautilizarlosvaloresdelasceldasseleccionadas como el criterio de formato, hacemos clic en Resaltar reglas de celdas, seleccione la frase de comparacin. Por ejemplo Entre.. En la paleta flotante definiremos el intervalo de aplicacin, por ejemplo para los promedios entre 12 y 20, basta con escribir estos valores en las casillas correspondientes,luegohagaclicenlacajadeslizanteparaseleccionarelformato

que desee aplicar cuando elvalor de la celda satisfaga la condicin o la frmula devuelvaelvalorVERDADERO.
Sideseausarunacondicindiferentealaslistadasenlasdiversasalternativasque sepresentanenelmen,comopor ejemplo una frmula, entonces inicie el proceso seleccionando la opcin nueva Regla y en la ventana de configuracin, seleccione la opcin final: Utilice una frmula que determine las celdasparaaplicarformato. Para colocar la formula debe iniciarla con un signo igual (=). La frmula que coloque debe tener como resultado un valor lgico de VERDADEROoFALSO.
Copiandoelformatocondicional
Porejemplo,vamosaintroducirunformatocondicional,basadoenunaformula:
Active la celda F5, que considera como valor de promedio 08. En el men Inicio, hacemos clic en Formato condicional, seleccionando la opcin nueva Regla. Active la opcin final: Utilice una frmula que determine las celdas para aplicar formato. Introduzca la frmula cuyo resultado sea un valor lgico de VERDADERO o FALSO. En este caso solicitaremos que aplique un color de fondo amarillo a la celda siempre que el valor asignado a esta celda sea mayor que 12. Es decir: F5>12

HagaclicenAceptar.Notequeenestecasoparticularnoseaplicaningncolorde rellenoalacelda. Seleccione las celdas quecontenganel formatocondicional quedesee copiar. En estecaso,nosmantenemosenlaceldaF5. EnlabarrademenInicio,hagaclicenelbotnCopiarformatodelprimergrupo del lado izquierdo de la paleta, el cual tiene forma de una brocha de pintura. A continuacin, seleccione las celdas a las que se lo desee aplicar. En este caso sernlasceldasF6aF9.Ntesequesoloseaplicarelformatocondicionalalas celdasF6,F7yF8,puesF9nocumplelacondicindelaformula.
BuscarObjetivo
Buscarobjetivoespartedeunaseriedecomandosavecesdenominadosherramientas de anlisis Y si. En el caso de que conozca el resultado deseado de una frmula sencilla,peronolavariablequedeterminaelresultado,podrutilizarlafuncinBuscar objetivohaciendoclicenAnlisisYsi enelmenDatos.
Alrealizarunabsquedadeobjetivo,Excelvaraelvalordelaceldaespecificadahasta queunafrmuladependientededichaceldadevuelveelresultadodeseado.
Ejemplo Vamosacolocarenunahoja,losdatosdeclculodel rea de un rectngulo, tal como se muestra. Deseamos saberque altura debe tener el rectngulo cuyabasees20paraquesurearesulteen540yno los800queocasionalaalturade40
NtesequeenlaceldaC8sealmacenalaformula decalculodelrectngulo,esdecir,elproductodelabase(C4)porlaaltura(C6). EnelmenDatos,hagaclicenAnlisisYsi,seleccionandoBuscarobjetivo. En el cuadro Definir celda, escriba la referencia de la celda que contenga la frmulaquedeseeresolver.EnestecasoserlaceldaC8.Sialejecutarlaaccin, teniaelcursoractivoenestacelda,estevaloraparecerpordefecto. En el cuadro Con el valor, introduzca el resultadoquedeseebuscar.Enestecasoser elnuevovalorquedeseaparaelrea(C8),es decir540.

En el cuadro Para cambiar la celda, introduzca la referencia de la celda que contengaelvalorquedeseeajustar.Aestaceldadebehacerreferencialafrmula en la celda especificada del cuadro Definir celda. Como se indico inicialmente deseocambiarelvalordelaaltura,porellodebeescribirselareferenciadelacelda quealmacenadichovalor(C6).
HagaclicenAceptar.
Nota:ElvalorParacambiarlacelda,debeserpartedelaexpresinquedefineel
valor dela celdaC8, esdecir del rea.Es muy importante,que existaunvnculo entreelvalordelaceldaquedeseamodificarseyelvalorquedebecambiarpara ello. Esto es, la formula que vincula a ambos. Si este vinculo no existe, el procedimientonoserealizar.
Escenarios
Losescenariosestambinpartedeloscomandosavecesdenominadosherramientas de anlisis Y si. Un escenario es un conjunto de valores que Excel guarda y puede sustituir automticamente en la hoja de clculo. Puede utilizar los escenarios para prever el resultado de un modelo de hoja de clculo. Puede crear y guardar diferentes gruposdevaloresenunahojadeclculoy,acontinuacin,pasaracualquieradeestos nuevosescenariosparaverdistintosresultados.
Ejemplo Supongamos que desea preparar un presupuesto, pero no sabe con
exactitud sus ingresos. En este caso, podr definir valores diferentes para dichosingresosy,seguidamente,pasar deunescenarioaotropararealizarun anlisisYsi. 1. Seleccionamos las celdas que vanacambiar.PorejemploB2y B3. Luego, en el men Datos,

enlaopcinAnlisisYsi,elijaAdministradordeEscenarios. 2. HagaclicenAgregar.EnelcuadroNombredeescenario,escribaunnombre para el escenario. Por ejemplo: Normal. En el cuadro Celdas cambiantes, introduzcalasreferenciasdelasceldasquedeseecambiar.Enestecasoseria B2:B3.Siseleccionpreviamentelasceldas,estasaparecernindicadasenla cajacorrespondiente. 3. EnProteccin,seleccionelasopcionesquedesee. 4. HagaclicenAceptar. 5. EnelcuadrodedilogoValoresdelescenario,introduzcalosvaloresquedesee paralasceldascambiantes.Parapreservarlosvaloresoriginalesdelasceldas cambiantes, mantenga estos valores sin cambiar y proceda a generar otro escenario.Paraello,hagaclicenAgregar. 6. Nuevamente,procedaaasignarunnombrealaescenaporejemploBueno yhagaclicenAceptar.Acontinuacinprocedaaespecificarlosnuevosvalores para las celdas cambiantes. Por ejemplo, 80.000 para B2 y 2.000 para B3. LuegohagaclicenAceptar. 7. Si desea crear ms escenarios adicionales,haga clic denuevo en Agregar y repita el procedimiento. Cuando termine de crear los escenarios, elija Aceptar e ingresar al cuadro de dilogo Administrador de escenarios.
Para el ejemplo, se ha creado un tercer escenario al que denominamos Malo,
asignandocomovalores10.000 paraB2y7.000paraB3 8. Para visualizar alguno de los escenarios creados, haga clic en su nombre y pulse el botn Mostrar. El resultado se reflejara directamente en la hoja de Excel. 9. Paracerrarelcuadrodedilogo Administradordeescenarios,hacerclicenel botnCerrar.
Nota: Ntesequelasreferenciasdelasceldascambiantessemarcancomofijas,por ello se usa el signo $. Es por este motivo que en lugar de indicar B2 por ejemplo,semuestra$B$2.
Mostrarunescenario
Cuando se muestra un escenario, se cambian los valores de las celdas guardadas comopartedeeseescenario.Siestasformanpartedealgunaformulaofuncinqueno estaincluidaenlasceldascambiantesdelescenario,detodosmodosactualizaranlos cambiosenellas. Paravisualizarlosestadosdelasceldasdelasescenascorrespondientes,procedaa realizarlospasossiguientes:
1. En el men Datos, en la opcin Anlisis Y si, elija Administrador de Escenarios. 2. Hagaclicenelnombredelescenarioquedeseepresentar. 3. HagaclicenMostrar.
Modificarunescenario
Las operaciones con los Escenarios, como Agregar, Modificar o Eliminar se realizan desde el panel Administrador de Escenarios. Si se ha cerrado, basta con ejecutar nuevamentedesdeelmenDatos,enlaopcinAnlisisYsi,elijaAdministradorde Escenarios. Sisemantieneelnombreoriginaldeunescenariodespusdehaberhechocambiosen el mismo, los nuevos valores de las celdas cambiantes sustituirn a los valores del escenariooriginal. Pararealizarcambiosenlosescenarios,realicelossiguientespasos:
1. En el men Datos, en la opcin Anlisis Y si, elija Administrador de Escenarios. 2. Haga clic en el nombre del escenario que desee modificar y, a continuacin, hagaclicenModificar. 3. Realiceloscambiosquedesee. 4. EnelcuadrodedilogoValoresdelescenario,introduzcalosvaloresquedesee paralasceldascambiantes. 5. Sigaunodeestosprocedimientos: Paraguardarloscambios,hagaclicenAceptar. PararegresaralcuadrodedilogoAdministradordeescenariossincambiar elescenarioactual,hagaclicenCancelar.
Informesderesumendeescenario
Paracompararvariosescenarios,puedecrearuninformequelosresumaenlamisma pgina. El informe puede listar los escenarios unos junto a otroso resumirlos en un informedetabladinmica. En el ejemplo que se ha desarrollado, vamos a generar un resumen del modo siguiente: 1. En la hojadonde se tiene colocadas las escenas, procedemos a ejecutar del menDatos,enlaopcinAnlisisYsi,elijaAdministradordeEscenarios. 2. HacemosclicenelbotnResumen,alfinalde lalistadeopcionesdelladoderecho. 3. Semostrarunpaneldelsiguientetipo: Enestecaso,laceldaB4indicada,nosdiceen que celda va a almacenarse el resultado del resumen, en la hoja nueva que
automticamentesevaainsertar. 4. AlhacerclicenAceptar,seincrustarunahojanuevadenominadaResumen de escenario, donde se colocarn los datos tanto de las celdas cambiantes como de las celdas afectadas por los cambios que se originen en las celdas cambiantes.
Combinarescenariosdeotrahojadeclculo
Es ms sencillo combinar escenarioscuando todoslos modelosY sidelas hojas de clculo son idnticos. Todas las celdas cambiantes en la hoja de clculo de origen debern hacer referencia a las celdas cambiantes correspondientes en la hoja de clculoactiva.Excelcopiartodoslosescenariosenlahojadeclculodeorigenenla hojadeclculoactiva. 1. Abratodosloslibrosquecontenganlosescenariosquedeseecombinar. 2. Paseallibroenelquedeseecombinarlosescenarios.

3. En el men Datos, en la opcin Anlisis Y si, elija Administrador de Escenarios. 4. HagaclicenCombinar. 5. EnelcuadroLibro,hagaclicenunnombredelibro. 6. EnelcuadroHoja,hagaclicenelnombredeunahojadeclculoquecontenga losescenariosquedeseecombinary,acontinuacin,hagaclicenAceptar. 7. Repitaesteprocesosideseacombinarescenariosdemshojasdeclculo.
Parte13
Manejode Datos
Introduccin
Cuandosetienenvariosdatosordenadosyclasificadosadecuadamente,setieneunabasededatos. Porlotanto,unabasededatosesunconjuntodedatosquepertenecenaunamismaentidad,objeto oindividuo. Porejemplo:
Cadafilaesunregistroycadacolumnauncampo.Losdatosdelamismafila,quesonunregistro, pertenecen alamismapersona.Cadacolumnacontienetodoslosdatosnecesarios paraformar un registroypermiteclasificarlosyordenarlos.
Ordenardatos
Paraordenardatosnoesnecesarioqueestnagrupadosenlamismaformaenqueseagrupauna base de datos,puedenserfilas o columnas aisladas.Sin embargo,uno delos usos ms comunes paralasopcionesqueordenanlosdatosesenlasbasesdedatos. Para ordenardatos,primero seseleccionanlos datos que se vayan a ordenar. Despus utilizamos del men Datos enelgrupoOrdenaryfiltrar,algunasdelas opcionesde orden ascendente (AZ) o descendente (ZA) el cual se aplicaalaprimeracolumnadedatos. Paraaplicarcriteriosdeordenaotrascolumnasdedatoso
esIMAGEN: Capacitacin parapersonasque trabajan paramanejarvariasprioridadesdeacuerdoacriteriospersonalizados.Paraello,seempleaelbotn Ordenar,elcualpresentaunaventanadeconfiguracindeloscriteriosdeorden.
EnlascajasdeOrdenarpor sedefinenombredelacolumnadedatos.EnOrdenarsegnsedefine eltipodecriterio.Puedeserporvalores(deacuerdoalvaloralmacenado),porcolordelacelda,por colordelafuenteoporiconodelacelda.El criteriodeordenacinpuedeser Ascendente (AaZ) o Descendente (Za A). De esta forma se define el Primer criterio de ordenacin, el cual se denomina nivel de orden. Puedeagregarsemsnivelesparadefiniras mscriterios. El resultado de ordenar los datos del ejemplo anterior, sile indicamos a Excel que los ordene por Apaternoseraelsiguiente:
Filtros
Unadelasoperacionesmscomunesquesehacenconlasbasesdedatoseslaconsulta.Cuando se hace una consulta, normalmente se estn buscando registros que coincidan con algn valor o criterio. Existen variasformas de buscaresainformacin,losFiltrossonuna deellas. Paraaplicarunfiltroaunabasededatos,seleccionedelmen Datos el comando Filtro del grupo Ordenar y filtrar. El resultadosersimilaralsiguiente:
Estecomando aplicaflechas paraabrirmensdescolgantesen el encabezadodelabase dedatos.Conestosmensdescolgantes, se pueden elegir las opciones de consulta ms adecuadas a sus procesosdefiltrado. Segn el campo, aparecen las posibles combinaciones de los registrosquesepuedenbuscar. LaopcinSeleccionarTodo,vaa mostrartodoslosregistrossin importarningncriterio.LaopcinVacassemuestralosregistros que estn vacos en ese campo. Para ello el Excel detecta si existenceldasvacasenesacolumnadedatosydeserascoloca esta opcin disponible. Desde aqu puede ordenar los datos por ascendente, descendente y por color. Las opciones de filtro por colorestarndisponiblessiemprequeloscontenidosdelosdatos dispongandealgunacaracterstica decolordiferenteentreellos.
Alseleccionarfiltrosdetextoaparece un men desplegable donde se da opciones de Autofiltro personalizado frecuentesascomolaopcindeFiltro personalizado para agregar mayor detalle a la configuracin de filtrado deseada. Con el Autofiltro personalizado se pueden determinar que registros exactamenteseestnbuscando
esIMAGEN: Capacitacin parapersonasque trabajan Por ejemplo, utilizando la primera opcin es igual a se obtiene una ventana de filtradocomolaquesemuestraadjunta. En ella puede establecer una sola condicin si emplea la primera fila de opciones o aadir una segunda condicin lgica simultanea o alterna a la primera, definiendoentreY/O. Con las opciones Y y O se pueden establecer dos criterios. Con la opcin Y los criterios se suman, es decir, que se Criterio Encuentra tiene que cumplir con ambos criterios para que encuentre los registros deseados. Con la opcin O va a buscar cualquiera de los registros que F* Fermn cumplan con los criterios establecidos, no tiene que cumplir con ambas. Fernando Excelpermiteutilizarcomodines queson: (?)pararepresentarun carcter Fulgencio individual y (*) para representar cualquier serie de caracteres. Los Federico comodines funcionan de la forma como se muestra en el ejemplo lateral Fe* Fermn adjunto. Fernando Federico Losbotonesdeloscamposdondeseestablecieronfiltrosylosencabezados Fer* Fernando delosrenglonescambiandeforma,agregndoseensuinteriorunpequeo F?r* Fermn iconodefiltrado.Estomarcavisualmentelaaccindefiltrosenlatablade Fernando datosfiltrado. ?er* Fermn Fernando Encadaunodeloscampossepuedenestablecerfiltrosyenestecasose ?e* Fermn suman los criterios, es decir, que se debe Fernando cumplirconcadaunodeloscriteriosquese Federico marquenenlosfiltrosdeloscampos Paradeshabilitarlosfiltros,seleccionaremosenelmencontextualde filtradodecadaencabezado,laopcin Borrarfiltrode.. Excel2007disponedeopcionesalternasdeaccesorpidoparaestas actividades de datos desde el men Inicio en el grupo Modificar, sin tenernecesidaddeactivarelmenDatos,comentadoanteriormente.
Subtotales
Uno delosclculosmscomunes quese hacen enlaslistas yenlas basesde datos es eldelos subtotales. Es decir, que se haga una operacin parcial de los registros que se especifiquen en el rango, as como una operacin general de toda la bsqueda. Para realizar esta operacin, se seleccionadelmenDatosen elgrupoEsquemaelcomandoSubtotales,apareciendolasiguiente cajadedilogo:
esIMAGEN: Capacitacin parapersonasque trabajan Estaopcinvaainsertarsubtotalesencadacambiode registro segn se le indique, y al final de la lista va a insertar un gran total. Para utilizar esta opcin es necesario que la base de datos o la lista tenga necesariamente un encabezado. Tambin es convenientequeseordenelalistaantesdeutilizaresta opcin, pero no es un requisito primordial para que funcione. EnlalistaParacadacambioen,sedeterminacuando inserta el subtotal, es decir, que se basa en determinado campo para realizar el cambio. La lista Usar funcin contiene las funciones que se pueden utilizar Esta lista contiene frecuentemente: Suma Cuenta Promedio Mx Mn Producto Cuentanm. Desvest Desvestp Var Varp las funciones utilizadas
Sumadeloselementos Cantidaddevaloresquenosonblancos Promediodeloselementosenelgrupodelsubtotal Valornumricomsgrandeenelgrupodelsubtotal Valornumricomspequeoenelgrupodelsubtotal Productodetodoslosvaloresdelgrupodelsubtotal Cantidadderegistrosofilasquecontienendatosnumricos Estimacindeladesviacinestndar Desviacinestndar Estimacindelavarianza Varianzadeunapoblacin
En la lista Agregar subtotal a se determina que campos van a contar con subtotal. Se pueden seleccionartodossiassedeseaperoelcambiosevaarealizarsegnlodeterminadoenlalista Para cadacambioen. Reemplazar subtotales actuales, cambia los subtotalesanterioreseinserta los nuevos. Salto de pgina entre grupos inserta automticamente un salto de pgina cada vez que termina unsubtotal.Resumendebajo de los datos va a colocar cada subtotalalfinalizarcada rango,deotraformalocoloca aliniciodecadarango. Crear subtotales da como resultadoalgosimilaraloque aparece adjunto
esIMAGEN: Capacitacin parapersonasque trabajan Aesteconjuntodeelementosseleconocecomoesquema.Ntesequeenelextremoizquierdo,junto alencabezadodelafila,aparecenlosbotonesdelesquemaosmbolosdelesquemaconlaformade y ,quenospermitenesconderodesplegarlasfilasquecontienenlainformacinydejarslolas delossubtotales. Conlosbotones sepuedeabrirocerrarautomticamentetodounniveldelprimeroaltercero.
El manejo de esquemas se realiza desde el men Datos, en el grupo Esquema.
Parte14
Tablas Dinmicas
TablaDinmicaenExcel
Una tabla dinmica combina lo mejor de una Consolidacin y de subtotales, para presentar los datos de una forma simple y con un formato y presentacin flexible. Podr girar filas y columnas para ver diferentes resmenes de los datos originales, filtrarlosdatosmostrandodiferentespginasyverlosdatosespecficosdealgnrea deinters.
Crearunatabladinmica Se pide una tabla dinmica que obtenga la sumatoria del Bsico, filtrada por el campo Materno, agrupada por el campo Ven y el campo S y ordenada por el campoRegin.
Procedimiento: Ubicar el puntero de la hoja electrnica dentro de la base de datos. (Haciendo un clicdentrodeella). Haz clic en la pestaa Insertar que esta dentrodelacintadeopciones. Selecciona tabla dinmica. (Haciendo clic sobrel). HazclicenelbotnAceptar Se muestra el ambiente de trabajo de la tabladinmica.
Elambientedetrabajoestadivididaentreszonas: Cintadeopciones,compuestadeunconjuntodebotones.
Paneldecontrol: Listadecamposdelatabladinmica.
readetrabajodelatabladinmica.

1. ArrastreelcampoVendelpaneldecontrolalreartulosdefilas. 2. ArrastreelcampoSdelpaneldecontrolalreartulosdefilas. 3. ArrastreelcampoRegindelpaneldecontrolalreartulosdecolumnas. 4. ArrastreelcampoBsicodelpaneldecontrolalreasumatoriadevalores. 5. Observeelresultado.
Crear Dinmico.
grfico
Se puede crear desde la tabla dinmica o desde la basededatos
DesdelatablaDinmica. Procedimiento: 1. Haz clic en el botn Grafico Dinmico. 2. SeleccioneelgraficoCilindroagrupadoyhagaclicenelbotnAceptar.
3. Paraubicarelgraficoenotrahoja,hazclicenelbotnMovergrafico
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4. En el cuadro de dialogo Mover grafico seleccionela opcin Hoja nueva y luego clicenelbotnAceptar.
5. Elgraficosemuestraenunahojanueva.
DesdelaBasedeDatos.

Procedimiento: 1. Ubiqueelpunterodelahojaelectrnicadentrodelabasededatos. 2. Haz clicen la pestaa Insertar que esta dentro de la cinta de opciones. 3. SeleccionaGraficodinmico(haciendoclicsobrel).
4. SepresentaelcuadrodedialogoCreartabladinmicaconelgraficodinmico.
5. HazclicenelbotnAceptar.
Nosindicaquesecrearaunatabladinmicaygraficodinmicoenformasimultanea. Usted debe crear la tabla dinmica y en forma automtica se genera el grafico dinmico.

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Para ello utiliza la caja de dilogo que se muestra adjunta:

esIMAGEN: Capacitacin parapersonasque trabajan hojasquedeseainsertar.Lashojas quedansealadas. Luegoprocedaaaadirlashojas utilizando cualquieradelosmtodosdescritosanteriormente.

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esIMAGEN: Capacitacin parapersonasque trabajan enlaseccinAntesdelahojapodemosindicardondedeseamosquesecoloquelahojacopiadao pormover.

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Mantenerformatodeorigen,nospermitepegarelobjetoconlasmismascaractersticasdelacelda deorigen,mientrasquelaopcin Coincidirconformatodedestino, respetaelformatodelaceldaa

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Dentro de esta pantalla existen ciertos elementos como:

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Seleccionamos elmenFormato,enestese encuentrantodaslas opciones que nos proveeExcel paradarformatoanuestrahojadeclculo.

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SiqueremosmantenerelanchodelacolumnayslounalneautilizamosReducirhastaajustar,al cambiarelanchodelacolumnaautomticamenteeltextovacambiandodetamaoparaajustarse. Cuandoqueremosquedosceldasseconviertanenunasolautilizamos Combinarceldas.

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Manejode objetosen Excel

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Automticamenteseinsertarnelnmerodefilaselegidas.Sinoseseleccionaningunafila,slose inserta una.Lasfilasseinsertancon elalto defilaestndar.Estaforma deinsertarfilasesmucho msrpidayeficientequesolamentesealandolaceldacomoseindicanteriormente.

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