Colaboradores.

Ideas para una gestin

Los colaboradores son el alma y la columna vertebral de todos los deporte y en el Rugby son casi esenciales. Cuando decimos colaboradores nos referimos a esas personas, que siendo veteranos, padres, madres, simpatizantes; que en forma voluntaria dedican horas de su tiempo -con energa y entusiasmo- al Club en una variedad formas. Los hay ayudantes de entrenadores, managers de divisiones, encargados de recursos, de giras, de comunicacin, cocineros, choferes, etc. Sin el trabajo, que estas dedicadas personas llevan a cabo, muchos de nuestros Clubes dejaran de existir. Cmo identificar lo que se necesita de un colaborador? Antes de salir a pedir colaboracin, es importante que se examine la estructura del club y si es necesario replantearla. Se debe pensar y evaluar cmo nos gustara que se desarrolle el Club. Esto le permitir identificar con mayor claridad las funciones y el perfil de personas que se necesitan para ese desarrollo. El viejo dicho de: Muchas manos hacen ms fcil el trabajo, es muy cierto, pero tambin cierto que: Muchas manos en un plato hacen garabatos. Es importante definir claramente cada funcin, describirla precisamente. Luego pregntarse: Esta funcin que acabamos de describir se puede dividir en roles ms pequeos, de mejor manejo? Por ltimo delinear el perfil de quien debe cumplir esa funcin. Antes de salir a pedir colaboracin responda estas preguntas: Cules son las funciones que se llevan a cabo actualmente? Qu funcin no puede llevarla a cabo cualquier persona? Hay alguna persona que pueda llevar a cabo ms de una funcin? Hay nuevas funciones que deben ser creadas?

Una vez que tenga las respuestas a esta preguntas, debe definir claramente que tareas demanda cada funcin y, si es posible, cuantificarlas en horas de ocupacin. Recuerde que es poco probable que los colaboradores se comprometen con una funcin que demande mucho de su tiempo. Valorar el tiempo de los colaboradores Los colaboradores de hoy tienen compromisos personales y laborales, que en muchos casos no le deja mucho tiempo libre como en el pasado. Por esto es esencial tener una estructura y un plan de trabajo, para que el valioso tiempo de los voluntarios, sea provechoso para el Club. Cuando el voluntario acepta cumplir su funcin lo hace con la creencia, de que el club, le ofrecer todo lo necesario para llevar adelante la misma. Pero desgraciadamente esto rara vez sucede. Entonces rpidamente se pierde la motivacin. Se frustran y tarde o temprano se alejan del Club. Algunos cuestiones para tener en cuenta y evitar la frustracin:

Tener un Plan Estratgico Que los colaboradores lo conozcan y estn de acuerdo Asegrese de que las reuniones estn bien administradas: Tener un temario establecido que es conocido y consensuado de antemano, tener una hora de finalizacin estipulada.

Motivar a los voluntarios Por qu alguien elige ser colaborador en el Club? Debido a que se le pidi. Debido a que ellos, sus amigos o la familia estn involucrados con el Rugby. Para conocer gente nueva o desarrollar nuevas redes sociales.

Qu motiva a los voluntarios? Hacer la Diferencia: La sensacin de que estn haciendo una valiosa contribucin al Club o comunidad. Reconocimiento: Sentirse valorado y apreciado por el trabajo que estn haciendo. Comunicacin: Conocer y comprender la diferencia que hace su contribucin. Social: Disfrutar de estar con personas que trabajan como un equipo y sentimiento de pertenencia.

El reclutamiento de colaboradores El nombramiento de un Coordinador de Colaboradores del Club ahora debe ser considerado como un cargo dentro de la Capitana General o Direccin Deportiva. Hay varios mtodos que pueden ser de ayuda para la atraccin de colaboradores al club: Uso de las personas que son colaboradores en la actualidad, para reclutar nuevos de entre sus propios contactos. Esto requiere que todos los socios del Club acepten la responsabilidad de acciones de reclutamiento. Mediante la difusin, lo ms ampliamente posible de campaas de reclutamiento (Email, boletines, telfono, etc.) Por perfiles necesarios para las funciones a desempear. A partir de la revisin de los padrones de socios. A partir de la revisin de camadas de ex jugadores. La produccin de afiches y volantes, destacando el valor del colaborador. Publicidad en la pgina web del Club.

La retencin de los colaboradores Retener a los colaboradores es tan importante como el reclutamiento. Los colaboradores quieren sentirse apreciados, tiles, seguros y ser parte del equipo del Club. Por lo tanto, es fundamental que entendamos que el colaborador debe sentirse, en todo momento, valorado y apreciado. Son tres los factores claves en donde debe centrarse la valorizacin y el apoyo: 1. Reconocer Reconocimiento permanente: Promover espacios de reflexin y debate de ideas para que los voluntarios ms capaces tengan oportunidad de demostrar sus competencias. Reconocimiento pblico: Si un colaborador realizo un aporte que modifico positivamente algo en la estructura del Club, reconocerlo pblicamente mediante la

comunicacin a cada uno de los socios y de ser posible a la comunidad. Tener como poltica de club el agradecer a los colaboradores del equipo: El Club deben tener una poltica y procedimientos para asegurar que todos las divisiones den gracias a sus colaboradores . " Colaborador del Ao: Debe ser incluido como uno de los premio que otorga el Club al final de la temporada. Carta de agradecimiento del Presidente o Capitn General a todos los colaboradores: Para agradecerles su contribucin. Todos los colaboradores deben ser invitados juntos con sus espos@s/novi@s a la cena de Fin de Temporada: Pedir ayuda a los sponsors para este fin.

2. Recursos Indumentaria para los colaboradores: En caso de clubes que posean sponsors para la indumentaria incluir la de los colaboradores en la provisin para la temporada. Reembolso de gastos: El Club debera tener una poltica para reembolsar el gasto que ocasiona el uso de telfono y otras necesidades para realizar su tarea. Capacitacin y Formacin: EL Club debe promover la capacitacin constante de sus colaboradores. Elementos de trabajo: Los Clubes deben tener, en forma accesibles y en buenas condiciones todos los elementos que se requieran. 2. El respeto Aliviar la carga de burocracia: Los Clubes deben asegurar que las polticas y procedimientos de las tareas de los colaboradores se realice de la manera ms fcil posible, con pocas trabas administrativas y de control.. Divisin de la carga de trabajo: Funciones y responsabilidades claramente definidas y documentadas, para que los colaboradores sepan lo que se espera de ellos. Un pequeo volumen de trabajo para muchos es mejor que grandes volmenes para unos pocos. La sucesin de colaboradores: El Club debe desarrollar un plan de sucesin de voluntarios para que los voluntarios no se sienten obligados a mantener la funcin de por vida. Esa planificacin ayuda a garantizar la renovacin y/o rotacin de las funciones, aportando sangre nueva al Club. Posibles candidatos para ser nominados para la estructura de Uniones: El Club debe garantizar que todos los colaboradores podra ser elegible para ocupar cargos en la estructura de Uniones, siendo elegibles a partir de protocolos documentados. 3. Coordinador de colaboradores Responsable de la retencin, capacitacin, organizacin y el bienestar de los voluntarios del club Sus funciones son: Ser el referente para los colaboradores en el Club Facilitar el reclutamiento, retencin y el reconocimiento de los colaboradores en el Club. Determinar anualmente las diversas tareas que se necesita para que el Club funcione eficiente y eficazmente, asegurndose la captacin de colaboradores para esas funciones. Asegrese de que los nuevos colaboradores son bienvenidos adecuadamente y tengan en claro su funcin y responsabilidades, incluyendo a quin dirigirse si se encuentran en dificultades. Cada ao organizar sesiones de orientacin para cada colaborador. Emitir la documentacin que establezca claramente la funcin y responsabilidades de cada colaborador; hacer los ajustes necesarios. Asegrese que los colaboradores individualmente se den apoyo y orientacin a fin de mantener el entusiasmo. Identificar los medios para reconocer y premiar colaboradores. Asistir a los eventos del club, los partidos, y eventos sociales para promover y fomentar nuevos voluntarios Los colaboradores deben saber a quin recurrir en busca de ayuda y apoyo. Esto se debe

formalizar mediante la elaboracin de polticas para la Administracin de colaboradores. Listado de control para la gestin de colaboradores. 1. Hacer que los colaboradores se sientan valorados. 2. Los colaboradores deben saber lo que se espera de ellos. 3. Los colaboradores deben conocer los estatutos, los reglamentos, las polticas y procedimientos del Club. 4. Una presentacin de los logros del Club y la importante tarea de los colaboradores puede inspirar a otros a involucrarse. 5. Pedir a los colaboradores ideas para mejorar las estructuras del Club. 6. Comprometer a los jvenes del Club en la tarea voluntaria. Sus ideas y talentos pueden ser muy tiles. 7. Generar planes de sucesin. Proponer tareas voluntarias en la primera linea de fuego como la secretaria, la tesorera y delegado en la Unin. 8. Todos los jugadores podra asumir funciones de colaboracin durante 2 horas semanales. 9. Publicar el trabajo de los colaboradores: Boletines, pgina web, e-mails, transparentes, etc. Recuerde que cada uno debe ser conscientes de que se puede involucrar en la gestin del Club y recordar que: caras nuevas aportar nuevas ideas.

DANIEL AGUIRRE
Educador del IRB Oficial Provincial de Desarrollo Unin Entrerriana de Rugby