MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES BSICAS DE LAS UNIDADES DE ADMINISTRACIN FINANCIERA DE INSTITUCIONES DESCENTRALIZADAS.

Direccin Tcnica del Presupuesto

MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES BSICAS DE LAS UNIDADES DE ADMINISTRACIN FINANCIERA DE INSTITUCIONES DESCENTRALIZADAS. I. INTRODUCCIN

El presente Manual es producto de la asistencia tcnica que el Proyecto SIAF-SAG proporciona al Ministerio de Finanzas Pblicas y contiene la estructura organizacional de la Unidad de Administracin Financiera de una institucin descentralizada, sus funciones bsicas generales, as como la organizacin y funciones bsicas de las reas y unidades administrativas que la conforman. La estructura organizacional y funciones propuestas, se deben constituir en el soporte organizativo de las diferentes operaciones que se realicen en la gestin financiera de una institucin descentralizada, en el marco conceptual del Sistema Integrado de Administracin Financiera. Es por ello que el presente Manual debe servir de orientacin a las diferentes instituciones descentralizadas en la elaboracin de sus correspondientes manuales de organizacin, misin y funciones, puestos de trabajo, descripciones y perfiles de puestos, como parte del proceso de reingeniera administrativa necesario para hacer ms eficiente el funcionamiento de la administracin financiera de una Institucin Descentralizada en la implantacin del Sistema Integrado de Administracin Financiera SIAF.

Asmismo, las funciones sealadas en el Manual; son orientadoras de las tareas que debe cumplir cada funcionario para el logro de los objetivos sealados en los diferentes planes y programas de trabajo, dejando a criterio de cada institucin la desagregacin de funciones en unidades de menor jerarqua y la especificacin de tareas de cada funcionario, en el marco de las funciones bsicas aqu sealadas y de acuerdo a las normas de organizacin y de personal establecidas por las unidades competentes.

La Unidad reas:

de

Administracin

Financiera comprende tres

Presupuesto, Contabilidad y Tesorera, pilares fundamentales de la reforma de la administracin financiera en la institucin descentralizada.

II.

ORGANIZACIN Y FUNCIONES DE LA UNIDAD DE ADMINISTRACION FINANCIERA. A. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

UUNIDAD DE ADMINISTRACION FINANCIERA UNIDADDUNIDADKK

UNIDAD DE NORMAS

UNIDAD DE INFORMATICA

AREA DE PRESUPUESTO

AREA DE CONTABILIDAD

AREA DE TESORERIA

B.

FUNCIONES BSICAS: 1. Funciones Generales de Administracin Financiera: la Unidad de

a) Elaborar las propuestas de la poltica financiera y someterlas a consideracin de las autoridades superiores de la Institucin. b) Cumplir y velar por el cumplimiento de las polticas y normas dictadas por el Ministerio de Finanzas Pblicas, a travs de sus rganos rectores. c) Emitir las normas complementarias que considere necesarias para la administracin eficaz y eficiente del Sistema Integrado de Administracin Financiera. d) Coordinar y dirigir la formulacin del presupuesto de la Institucin, as como la programacin financiera para su ejecucin, de acuerdo a las normas establecidas en la Ley Orgnica del Presupuesto, su Reglamento y las disposiciones complementarias que se emitan. e) Dirigir, coordinar y controlar las labores de registro de la ejecucin del presupuesto en las etapas del compromiso, devengado y pagado en la ejecucin de los gastos y del devengado y percibido en la ejecucin de los ingresos, de acuerdo a lo establecido en las normas y procedimientos vigentes.

f) Analizar y enviar para su consideracin a las autoridades superiores, los estados financieros que permitan efectuar el seguimiento y evaluacin de la poltica financiera y conocer la gestin presupuestaria, de caja y patrimonial y los resultados econmicos y financieros de la Institucin. g) Proponer las modificaciones presupuestarias, que conforme a la Ley Orgnica del Presupuesto y su Reglamento, le corresponde aprobar a la Institucin y gestionar ante el Ministerio de Finanzas Pblicas las que le compete aprobar al Organismo Ejecutivo. h) Establecer normas para el manejo y control de los Fondos Rotativos, tomando en cuenta el Manual aprobado por el Ministerio de Finanzas Pblicas mediante Acuerdo Ministerial 6-98. i) Darle seguimiento y control al cumplimiento de la ejecucin fsica y financiera del presupuesto. j) Presentar a las Autoridades de la Institucin los informes de la gestin fsica y financiera del presupuesto que coadyuven a la toma de decisiones y de su envo al Organismo Ejecutivo. k) Supervisar, controlar y apoyar la gestin administrativo financiera de las unidades ejecutoras de la Institucin. l) Someter a consideracin y aprobacin de las Autoridades de la Institucin, la programacin de cuotas de compromiso, devengado y pago.

2.

Unidad de Normas: a) Realizar estudios y proponer normas tendientes a mejorar la tcnica del presupuesto por programas aplicado en la institucin y de acuerdo a las normas establecidas por la Direccin Tcnica del Presupuesto. b) Disear y mantener actualizados los reglamentos, instructivos y procedimientos internos, relativos a las fases de formulacin, programacin de la ejecucin y evaluacin del presupuesto de la Institucin. c) Adecuar y mantener actualizados los manuales y la metodologa contables, as como la periodicidad y estructura de los estados financieros a producir por la Institucin, segn su naturaleza jurdica, caractersticas operativas y requerimientos de informacin, de acuerdo a las normas de contabilidad integrada gubernamental dictadas por la Direccin de Contabilidad del Estado del Ministerio de Finanzas Pblicas. d) Disear y mantener actualizadas las normas, procedimientos e instructivos que regulan el funcionamiento del rea de Tesorera, de acuerdo a las normas establecidas por la Tesorera Nacional del Ministerio de Finanzas Pblicas. e) Realizar estudios y proponer normas tendientes a optimizar la liquidez, mediante el Sistema de Cuenta nica. f) Disear y mantener actualizados los reglamentos, instructivos y procedimientos en las fases de programacin y control de los flujos financieros de la Institucin.

g) Evaluar el grado de aplicacin de las normas, sistemas y procedimientos para la formulacin del presupuesto, la programacin de la ejecucin, el procesamiento contable, ejecucin de los pagos y las coherencias de las salidas del Sistema Integrado de Administracin Financiera. 3. Unidad de Informtica: a) Analizar, planificar, dirigir, coordinar y controlar las labores de desarrollo de sistemas de informacin complementarias al SICOIN, as como la utilizacin y mantenimiento de los recursos de computacin y su respectiva documentacin. b) Mantener comunicacin con la Direccin de Informtica del Ministerio de Finanzas Pblicas, que est a cargo del mantenimiento y actualizacin del SICOIN. c) Dar mantenimiento y actualizacin a los procesos de las Areas de Presupuesto, Contabilidad y Tesorera, en el marco del Sistema Integrado de Administracin Financiera, que esta operando en la Institucin y conforme al Sistema Central, y recibir las nuevas aplicaciones. d) Informar sobre la utilizacin y rendimiento de los equipos para poder planificar y programar el crecimiento de la configuracin existente o la adquisicin de nuevos equipos segn sea el caso. e) Elaborar un calendario de mantenimiento preventivo y correctivo del equipo y de sus condiciones de seguridad conforme a contratos de servicio que realice con los proveedores de los mismos.

f) Asistir a los usuarios del sistema en todos los reportes y requerimientos de atencin. g) Contar con mecanismos de respaldo de datos, seguros y confiables, y ampliamente probados y comprobados en su utilizacin y restauracin. h) Definir conjuntamente con los entes rectores del Sistema Integrado de Administracin Financiera los roles para sus usuarios. i) Tener participacin activa, directa y conjunta con los entes rectores del SICOIN (DTP, TN Y DCE) en las actividades de cierre y apertura tanto presupuestarias como contables. j) Efectuar el respaldo diario de la informacin procesada en el SICOIN. III ORGANIZACIN PRESUPUESTO A. Y FUNCIONES DEL REA DE

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA:

AREA DE PRESUPUESTO

UNIDAD DE FORMULACION PRESUPUESTARIA, PROGRAMACION Y CONTROL DE LA EJECUCION

UNIDAD DE EVALUACION DE LA EJECUCION FISICA Y FINANCIERA

B.

FUNCIONES BSICAS: 1. Funciones Generales del rea de Presupuesto: a) Participar en la formulacin de la poltica financiera, que elabore la Unidad de Administracin Financiera de la Institucin. b) Cumplir y velar por el cumplimiento de las polticas y normas dictadas por el Organismo Ejecutivo para la formulacin, programacin de la ejecucin y evaluacin del presupuesto de la Institucin. c) Elaborar y proponer a las Autoridades Superiores la poltica presupuestaria especfica de la Institucin, de acuerdo con los lineamientos de poltica presupuestaria dictados por el Organismo Ejecutivo. d) Dictar las normas tcnicas complementarias a las establecidas por el Organismo Ejecutivo para la formulacin, programacin de la ejecucin, modificaciones y evaluacin del presupuesto de la Institucin. e) Coordinar la formulacin del proyecto de presupuesto de la Institucin. f) En coordinacin con el Area de Tesorera, someter a la Jefatura, de la Unidad de Administracin Financiera, la programacin de la ejecucin financiera del presupuesto. g) Presentar a consideracin de la Autoridad Superior o aprobar, segn lo determine la reglamentacin interna, las solicitudes de modificaciones presupuestarias presentadas por las unidades ejecutoras de los respectivos programas.

h) Supervisar, controlar y apoyar la gestin presupuestaria de las unidades ejecutoras de la Institucin. i) Coordinar las labores de evaluacin y la ejecucin del presupuesto, aplicando las normas y criterios establecidos en la Ley Orgnica del Presupuesto, su Reglamento y las normas tcnicas de la Institucin. 2. Unidad de Formulacin, Programacin y Control de la Ejecucin: a) Analizar y someter a consideracin del Jefe del rea de Presupuesto la definicin, clasificacin y denominacin de las categoras programticas propuestas por unidades ejecutoras de la Institucin. b) Solicitar a las unidades ejecutoras informacin sobre estimaciones y recaudaciones de ingresos c) Orientar a las unidades ejecutoras en el uso de los formularios e instructivos para la recoleccin de informacin sobre estimaciones y recaudacin de ingresos. d) Elaborar, de acuerdo a la poltica de ingresos establecida en la poltica presupuestaria previa, las diferentes opciones de ingresos, a fin de someterlas a consideracin del Jefe del rea de Presupuesto. e) Realizar estudios sobre las diferentes fuentes de ingreso. f) Elaborar las propuestas de niveles de gastos, de acuerdo a la poltica presupuestaria especfica aprobada por la Institucin y a los lineamientos de poltica presupuestaria dictados por el Organismo Ejecutivo. g) Asesorar a las unidades ejecutoras en la elaboracin de sus anteproyectos de presupuesto.

h) Analizar y ajustar los anteproyectos de presupuesto enviados por las unidades ejecutoras. i) Preparar el proyecto de presupuesto anual, exposicin de motivos y dems documentos y someterlos a consideracin del Jefe del rea de Presupuesto. j) Registrar en el SICOIN la formulacin del proyecto de presupuesto y participar en las actividades de apertura del presupuesto aprobado. k) Registrar en el SICOIN los niveles de control legal definidos por las autoridades de la institucin. l) Analizar la informacin de programacin fsico financiera del presupuesto enviada por las unidades ejecutoras. m) Registrar en el SICOIN la programacin fsico financiera de la Institucin, aprobada por el Jefe del rea de Presupuesto. n) Enviar a las unidades ejecutoras la desagregacin de las cuotas trimestrales de compromiso y mensuales de devengado aprobadas. o) Analizar y someter a consideracin del Jefe del rea de Presupuesto, las solicitudes de modificaciones presupuestarias presentadas por las unidades ejecutoras. p) Incorporar al SICOIN las solicitudes de modificaciones al presupuesto y su aprobacin. q) Enviar a la Unidad de Evaluacin, la Ejecucin Fsica y Financiera e informar peridicamente de las modificaciones presupuestarias aprobadas.

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3.

Unidad de Evaluacin Fsica y Financiera: a) Orientar a las unidades ejecutoras de la Institucin en el uso de los formularios e instructivos para el envo de la informacin sobre resultados peridicos de la ejecucin fsica y financiera del presupuesto. b) Elaborar y someter a consideracin del Jefe del rea de Presupuesto, informacin peridica sobre la ejecucin de ingresos. c) Analizar peridicamente y someter a consideracin del Jefe del rea de Presupuesto los informes recibidos sobre la ejecucin del presupuesto de gastos y de realizaciones fsicas, as como verificar si los programas se estn ejecutando como fueron formulados, las causas de las desviaciones si las hubiera, y proponer las medidas correctivas necesarias. d) Llevar estadsticas de los proyectos que se ejecutan en ms de un perodo presupuestario, a fin de asegurar su financiamiento en los respectivos presupuestos. e) Destacar en forma eventual a funcionarios de la Unidad en las distintas unidades ejecutoras, a los efectos de constatar la veracidad del cumplimiento en la ejecucin de aquellos programas de inters prioritario.

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IV

ORGANIZACIN CONTABILIDAD

FUNCIONES

DEL

REA

DE

A.

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA:

AREA DE CONTABILIDAD

UNIDAD DE REGISTRO DE LA EJECUCION PRESUPUESTARIA

UNIDAD DE OPERACIONES CONTABLES

UNIDAD DE ANALISIS FINANCIERO

B.

FUNCIONES BSICAS: 1. Funciones Generales del rea de Contabilidad: a) Participar en la formulacin de la poltica financiera, que elabore la Unidad de Administracin Financiera de la Institucin.

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b) Aplicar conforme a su naturaleza jurdica, caractersticas operativas y requerimientos de informacin, la metodologa contable y la periodicidad, estructura y caractersticas de los estados contables financieros a producir por la Institucin, de acuerdo a las normas de contabilidad integrada gubernamental que dicte la Direccin de Contabilidad del Estado del Ministerio de Finanzas Pblicas. c) Dirigir, coordinar y controlar las labores de registro, validacin y aprobacin en el SICOIN de la ejecucin presupuestaria de gastos e ingresos. d) Dirigir, coordinar y controlar las labores de registro, validacin y aprobacin en el SICOIN de las operaciones de origen extra-presupuestario. e) Efectuar los anlisis necesarios sobre los estados financieros y producir los informes para la toma de decisiones y para su envo al Ministerio de Finanzas Pblicas. f) Administrar el Sistema Integrado de Administracin Financiera, que permita conocer en tiempo real la gestin presupuestaria, de caja y patrimonial, as como los resultados operativo, econmico y financiero de la Institucin. g) Mantener actualizado el registro integrado de los bienes durables de la Institucin. h) Mantener el archivo de documentacin financiera de la Institucin.

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2.

Unidad de Registro de la Ejecucin Presupuestaria: a) Orientar a las unidades ejecutoras de la Institucin en el uso de los formularios a enviar como documentacin de respaldo para el registro de ejecucin presupuestaria de gastos e ingresos en el SICOIN.

b) Analizar la documentacin de respaldo para el registro de las diferentes etapas del gasto y el ingreso en el SICOIN. c) Registrar, validar y aprobar en el SICOIN la ejecucin presupuestaria de gastos e ingresos. d) Producir informacin de ejecucin presupuestaria de gastos e ingresos para la toma de decisiones y envo al Organismo Ejecutivo y Organismo Legislativo. e) Participar en las operaciones de cierre presupuestario y contable. 3. Unidad de Operaciones Contables: a) Adecuar el Plan de Cuentas establecido por la Direccin de Contabilidad del Estado del Ministerio de Finanzas Pblicas, de acuerdo a la naturaleza jurdica, caractersticas operativas y requerimientos de informacin de la Institucin. b) Ajustar los clasificadores contables establecidos por la Direccin de Contabilidad del Estado del Ministerio de Finanzas Pblicas, a la naturaleza jurdica, caractersticas operativas y requerimientos de informacin de la Institucin.

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c) Registrar, validar y aprobar en el SICOIN las operaciones de origen extra-presupuestario. d) Llevar la contabilidad patrimonial de la Institucin, procesada en el SICOIN. e) Producir del SICOIN informacin de estados financieros para la toma de decisiones y su envo al Organismo Ejecutivo y Legislativo. f) Realizar la conciliacin bancaria en el SICOIN. g) Participar en las operaciones de cierre presupuestario y contable

4.

Unidad de Anlisis Financiero: a) Revisar y actualizar, conjuntamente con la Unidad de Normas, los criterios de contabilizacin y requerimientos de informacin para la toma de decisiones y envo al Organismo Ejecutivo. b) Obtener del SICOIN la informacin correspondiente a los estados financieros de la ejecucin de los presupuestos de gastos e ingresos, balances generales, y dems salidas y estados de informacin que se produzcan por el sistema. c) Analizar la informacin contable, presupuestaria y de tesorera obtenida del sistema computarizado.

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d) Deteccin mensual de inconsistencias en la ejecucin presupuestaria de gastos e ingresos, as como su seguimiento para la regularizacin de las mismas, la consistencia de las modificaciones presupuestarias ingresadas al sistema y la comprobacin de la coherencia de los estados contables y econmicofinancieros de la Institucin. e) Analizar, conjuntamente con las dems unidades del rea Contable, los ajustes a realizar a la informacin ingresada al sistema cuando sea necesario, con el fin de lograr un adecuado registro de las operaciones que afectan la situacin econmico- financiera de la Institucin. f) Presentar informacin peridica, que permita conocer la gestin presupuestaria, patrimonial y de tesorera de la Institucin. g) Participar en las operaciones de cierre presupuestario y contable. V ORGANIZACIN Y FUNCIONES DEL REA DE TESORERA A. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA:

AREA DE TESORERIA

UNIDAD DE PROGRAMACION FINANCIERA

UNIDAD DE OPERACIONES DE TESORERIA

UNIDAD DE ADMINISTRACION UNIDAD DE ADMINISTRACION DE DE CUENTAS BANCARIAS

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B.

FUNCIONES BSICAS: 1. Funciones Generales del rea de Tesorera: a) Participar en la formulacin de la poltica financiera, que elabore la Unidad de Administracin Financiera de la Institucin. Cumplir y velar por el cumplimiento de las polticas y normas dictadas por el Organismo Ejecutivo en operaciones de Tesorera. Elaborar, juntamente con el rea de Presupuesto la programacin de la ejecucin del presupuesto y programar el flujo de fondos de la Institucin. Aprobar y someter a consideracin del Jefe de la Unidad de Administracin Financiera, el programa mensualizado de caja elaborado por la Unidad de Programacin Financiera. Administrar el Sistema de Caja nica de la Institucin. Emitir opinin previa sobre las inversiones temporales de fondos que realice la Institucin. Proveer informacin en tiempo real del movimiento efectivo de fondos para la toma de decisiones y envo de informacin al Organismo Ejecutivo.

b)

c)

d)

e) f)

g)

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2.

Unidad de Programacin Financiera: a) Participar conjuntamente con el rea de Presupuesto, y de acuerdo a las instrucciones del Jefe del rea de Tesorera, en la definicin de las cuotas trimestrales de compromisos y mensuales de devengados, a fin de someterlas a consideracin del Jefe de la Unidad de Administracin Financiera, y por su intermedio, a las Autoridades de la Institucin para su correspondiente aprobacin. Elaborar los programas semanales y mensualizados de caja. Programar y controlar el flujo de fondos de la Institucin. Compatibilizar el ritmo de la ejecucin del presupuesto con el flujo efectivo de fondos. Solicitar informacin peridica de las unidades ejecutoras sobre el cumplimiento de las metas de recaudacin y causas de las variaciones con respecto a la programacin inicial o ajustada. Dar a conocer a las unidades ejecutoras con cinco das de anticipacin al comienzo de cada perodo mensual, las cuotas fijadas, por la Institucin para ordenar pagos. Elaborar los clculos para determinar los fondos rotativos de cada unidad ejecutora en base a la ley, y trasladandolos a la unidad de operaciones de Tesorera para el pago respectivo.

b)

c) d) e)

f)

g)

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3.

Unidad de Operaciones de Tesorera: a) b) c) Planificar, dirigir, coordinar y controlar las labores del servicio de Tesorera. Verificar la informacin del CUR de devengados de origen presupuestario o extrapresupuestario. Firmar las rdenes nicas de pago enviadas por el rea Contable. Recibir los CURS de devengados de origen presupuestario o extrapresupuestario en el SICOIN y efectivizar a travs de transferencias al sistema bancario los pagos que correspondan, de acuerdo a su naturaleza y monto. Administrar el sistema de Caja nica de la Institucin. Custodiar los documentos de propiedad de la Institucin o de terceros, que se pongan a su cargo. Emitir los cheques que por va de excepcin deba emitir la Tesorera. Proveer informacin en tiempo real del movimiento efectivo de fondos. Administrar el Fondo Rotativo de la Institucin y establecer normas para el manejo y control de los fondos rotativos de las unidades ejecutoras, como lo describe el Manual vigente. Tomar acciones en la ejecucin de los embargos, por mandatos judiciales o poderes.

d)

e) f) g) h)

i)

j)

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4. Administracin de Cuentas Bancarias: a) Controlar los saldos efectivos de las cuentas bancarias para mejorar su utilizacin. b) Autorizar la apertura de cuentas bancarias para el manejo de fondos rotativos por parte de las unidades ejecutoras, en base a la normativa vigente. c) Proporcionar informacin sobre los saldos diarios de caja. d) Registrar en el SICOIN las cuentas bancarias con las que deber operar la Tesorera para la ejecucin de los pagos. e) Definir conjuntamente con la Unidad de Operaciones Contables del rea de Contabilidad, las cuentas virtuales que se afectarn en la constitucin y reposicin de fondos rotativos. f) Archivar la documentacin de respaldo relacionada con la apertura, mantenimiento, actualizacin y cierre de cuentas bancarias.

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