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Contenido
Introduccin Prerrequisitos Instalacin del Sistema Registro y Activacin Notas sobre versin Demo Operatoria del Sistema Artculos Pedidos Fichas Tcnicas Banquetes Estudio de Clientes Maestro de Cdigos de Venta Registro de Ventas Registro de Compras Confirmar Histricos Proveedores Presupuesto Empleados Interfaz con otros sistemas de Gestin de Almacn Integracin con Gestores de Ventas Pasos a seguir para montar el sistema Trabajo en Red Funcionamiento en hoteles con mltiples Puntos de Venta 3 8 10 11 17 18 22 35 52 64 81 88 93 109 116 119 132 137 141 144 146 148 150 152

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Contenido Web
Gua Multimedia Paseo por el Sistema Artculos Pedidos Fichas Tcnicas Banquetes Estudios de Clientes Cdigos de Ventas Registro y Anlisis de Ventas Registro de Compras Confirmacin de Pedidos Datos Histricos Proveedores Presupuesto Empleados Condiciones de Venta Contactar Soporte Preguntas Frecuentes Servicios

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Chefexact Restaurant
Sin lugar a dudas, el mundo de la alta tecnologa en el que hoy estamos inmersos ha impregnado velocidad y eficiencia a los negocios. Es por ello que en la actualidad resulta sumamente costoso, complicado y por si fuera poco, ineficiente, conducir cualquier actividad sin el soporte o ayuda de un software apropiado para la gestin. Chefexact Restaurant es un software hecho a la medida para un profundo y muy profesional control de restaurantes, catering, centros de produccin de alimentos, hoteles, etc. En l se renen todas las gestiones y actividades necesarias para realizar todas sus operaciones gestin y control de una forma muy sencilla pero a la vez operativa y eficaz, orientado en todo momento a facilitar el trabajo, de forma que se puedan tomar las mejores decisiones y se pueda conducir la empresa (negocio) por caminos de rentabilidad y eficiencia. Este software est diseado para una amplia gama de usos, convirtindose en una herramienta imprescindible para eventos, bodas, banquetes de restaurantes, hoteles, catering, y en general para todo tipo de negocios donde se elaboren y vendan alimentos, lo que lo hace un complemento ideal e indispensable de control en cualquier empresa de restauracin. En l usted podr elaborar sus pedidos y estimar en cada momento los consumos en los cuales va a incurrir, confeccionar (elaborar) sus recetas (fichas tcnicas) panificacin y control de banquetes, bodas , eventos ,platos a la carta realizar estudios de afluencia de clientes, registrar sus ventas y a travs de ellas deducir consumos (segn fichas) y realizar pedidos automticos a proveedores por mejor oferta y precio por producto , reflejar las compras de su negocio, llevar histricos, en fin, hacer que su actividad de gestin se convierta en un control integrado y preventivo.

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Para un control exhaustivo, Chefexact Restaurant se basa fundamentalmente en los clculos de costos, existencias, consumos, diferencias de consumos , confeccin de pedidos a proveedores, proporcionan las fichas tcnicas. Para llevar a cabo su tarea, en el sistema se incluyen 12 secciones: 1. Artculos. Esta seccin permite la gestin (como su nombre lo indica) del clasificador de artculos de sistema, as como un agrupamiento por familias de los artculos para una rpida localizacin de los mismos. En ella gestionan las existencias, la deteccin de dficit en existencia en base a stock mnimo fijado, as como la toma fsica o inventarios. 2. Pedidos. En esta seccin se confeccionan las operaciones de pedidos o compras, o sea, permite la confeccin de los pedidos que se realizan para proveer determinada rea del restaurante, hotel o catering. Para el surtido de los almacenes. 3. Fichas tcnicas (escandallos). Con esta seccin se elaboran y planifican las normas de consumo por oferta o plato, permitiendo un control minucioso de los beneficios obtenidos con las cantidades y los precios de los artculos (netos y brutos) as como con los ratios fijados. 4. Banquetes. La seccin de banquetes o mens permite la confeccin, desglosando cada unas de las ofertas o platos que en ste se empleen, as como el pedido necesario para compra o extraccin con los gastos generados por el evento (adems de los incurridos por los productos) descuenta a partir de los datos y gastos que nos

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salarios, energa, telfono, etc., permitiendo deducir el beneficio

bruto y neto (despus de amortizacin) generado por el banquete. 5. Estudio de clientes y ventas. Esta seccin da la facilidad de la realizacin de mltiples estudio de clientes y ventas para distintos eventos. Esta opcin es muy importante, pues de cada uno de ellos se puede llevar la informacin diaria (histrica) referente a los clientes, ventas y ratios aplicados, pudindose estimar el comportamiento medio de estos, as como deducir consumos (costo) por PAX. O cliente y llevar control de consumos de empleados 6. Maestro de cdigos de venta. Facilita la gestin y mantenimiento de los cdigos de venta empleados en el negocio, para enlazarlos cada uno de ellos con su respectiva ficha de tcnica (escandallo). 7. Registro de ventas. En esta seccin de una forma sencilla podr llevar el registro de sus ventas desglosadas por producto vendido en hasta 4 turnos distintos de venta durante el da, adems de poder realizar un amplio nmero de anlisis de sus ventas y consumos. Bien manualmente introduciendo las cantidades vendidas por las comandas de cada plato como un releve clsico de cocina, o a travs de un enlace con interfaz hacia su gestor de ventas, el software est preparado para ello. 8. Compras. Esta seccin es para dar entrada a todas las compras que efectuamos a los proveedores, para un control estricto y exacto de los productos que que dispone el negocio.

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Seccin para la correccin de las cantidades servidas en los pedidos solicitados (seccin de pedidos y banquetes) y la confirmacin (hacia histricos) de los pedidos despachados en almacn. En caso de que se realicen pedidos internos 10. Histricos. Es aqu donde se almacenan de forma permanente e invariable los pedidos e inventarios que se efectan en el sistema, permitiendo consulta de operaciones anteriores, y sirviendo como base para realizar los estudios sobre costos y otros datos. 11. Proveedores. Esta seccin constituye una especie de libro de direcciones integrado con el sistema, permitiendo reflejar los datos necesarios e importantes de los suministradores. 12. Presupuestos. Esta seccin es donde reflejamos los conceptos o gastos incurridos en las operaciones de cualquier establecimiento o empresa que caen fuera de los costes propiamente de la gestin gastronmica. Esta razn es por la cual se ha incorporado en el sistema una seccin para la planificacin, establecimiento y gestin de los presupuestos de operaciones. 13. Empleados. Esta seccin es de gran utilidad en cualquier establecimiento, negocio o departamento, para llevar la gestin del personal, lo cual puede ayudar a agilizar la cobertura de cualquier fallo en el personal, y la previsin o planificacin de descansos y/o vacaciones, localizacin rpida del personal, tiempos de validez de permisos, entre otros datos tiles.

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Como se puede apreciar en la breve descripcin de las secciones del sistema dada anteriormente, Chefexact Restaurant es la herramienta ideal para la gestin efectiva, abarcando todas las aristas y sus operaciones del quehacer en el sector de Alimentos y Bebidas dentro de cualquier negocio o establecimiento.

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PRERREQUISITOS
Chefexact es un sistema que corre perfectamente en cualquier versin de Windows desde Windows 98 SE, o sea, se ejecuta en las versiones Windows 98, Windows ME, Windows 2000, Windows XP, Windows Server 2003 y versiones superiores compatibles con el API Win32. Se recomienda, para un correcto funcionamiento y obtener desempeos aceptables del software, disponer de una PC con las siguientes caractersticas: PC con microprocesador Pentium 3 o superior, no menor de 500 MHz de velocidad. Recomendado Pentium 4 con 1GHz de velocidad o superior. 128 Mb de RAM. Recomendada 256 Mb o superior. 250 Mb de espacio disponible en el disco duro como memoria para la instalacin, pues para su funcionamiento el programa va aumentando sus necesidades en dependencia de volumen de informacin introducido. Recomendado 1 Gb o ms. Monitor Super VGA con 16 bits de colores por pxel y una resolucin no menor a 800x600 pxeles. Recomendada 1024x768 pxeles para ganar en comodidad, logrndose un mejor espacio de trabajo y distribucin de los datos dentro de las ventanas que muestra el software. El programa se adapta a la resolucin vigente en el sistema operativo, reajustando automticamente sus componentes visuales. Tener instalado o instalar algn visor de archivos PDF en la PC para poder leer los manuales de usuario, que estn elaborados en este formato. Se recomienda tener instalado el Acrobat Reader 6.0 o superior.

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Debido a que el software utiliza como motor generador de listados el Crystal Reports 7, se recomienda no tener instalado ningn software que emplee una versin diferente de dicho motor de reportes, pues pudiera provocar conflictos entre las Bibliotecas de Enlaces Dinmicos (archivos DLLs) y dentro de propio sistema operativo, provocando que ninguno de los programas que hacen empleo de l funcione correctamente.

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INSTALACIN DEL SISTEMA


La instalacin del sistema puede ser realizada desde un CD, el cual al ser introducido en el lector cargar automticamente el instalador (a travs del autorun). En caso contrario, o sea, que no se ejecute de forma automtica, se puede proceder ejecutando de forma manual (a travs del explorador) el ejecutable SETUP.EXE que se encuentra en la raz del disco. Otra variante de instalacin es descargando desde el sitio de Internet, el instalador y ejecutndolo manualmente (como el segundo de los casos anteriores). De cualquiera de las formas el resultado ser el mismo. Durante el proceso de instalacin el software, le guiar y solicitar informacin personal como el nombre, compaa, entre otros, adems de la ruta o destino donde se depositarn (copiarn) los archivos del sistema. El resto del proceso de instalacin transcurre si novedad alguna para el usuario, el cual deber, una vez culminada la instalacin, ejecutar la aplicacin por primera vez y proceder al registro de la misma, que se discute a continuacin. Si hemos instalado previamente una versin demostrativa, se debe desinstalar esta para instalar la versin comprada.

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REGISTRO Y ACTIVACION
El registro y activacin del software es un aspecto que transcurre, a diferencia de la mayora de los programas, en cada ejecucin del sistema. La proteccin contra piratera informtica se realiza a nivel de hardware y no de software como se hace comnmente (llave o nmero serie), es decir, a travs de una llave HASP conectada por USB (ver figura 1). Esta llave la obtiene el usuario al abonar la cantidad especificada en el contrato de venta, con lo cual se le enva de forma inmediata por correo postal o a travs de una agencia de mensajera. En cada ejecucin del programa se chequea cada un breve perodo de tiempo la presencia, en una ranura USB, de la llave HASP. De no estar presente se cierra automticamente, impidiendo su funcionamiento. Para que la aplicacin funcione correctamente, la llave HASP debe estar SIEMPRE conectada a una ranura USB. La perdida de dicha llave dejar sin utilidad la aplicacin, pues no podr efectuar la ejecucin de esta. Es mediante esta llave con lo que el software lo identifica como nuestro cliente, y de esta forma prestarle mejores y ms seguros servicios.

Figura 1: Llaves HASP por USB utilizadas para el registro del software.

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Con este mtodo de las llaves USB se evita la piratera del software. Adems, protege al usuario del uso mal intencionado del programa, puesto que una persona que no tenga en su poder dicha llave no podr ejecutar el software, ni para consultas ni para modificaciones. Con este mtodo de registro usted podr instalar el software en tantas estaciones de trabajo como quiera, pero podr utilizar a la vez slo una (PC). Para disponer de un trabajo simultneo en varias estaciones de un mismo establecimiento debe o bien adquirir tantas llaves como estaciones. Para que el usuario pueda valorar el alcance de este software, se encuentra disponible en el sitio web del producto una versin demostrativa, con funcionalidad limitada y tiempo de prueba restringido. El sistema brinda la muy funcional y valiosa opcin del trabajo en dos idiomas: ingls y espaol. Por defecto se ejecuta con el idioma espaol como predeterminado (ver en la esquina inferior izquierda), pero el usuario puede modificarlo cuantas veces lo desee o considere necesario para su confort y mejor trabajo. Esta opcin (de cambiar de un idioma a otro) permanece habilitada en cada una de las ejecuciones subsiguientes del programa, de forma que se pueda alternar de uno a otro cuando sea necesario. Durante la primera ejecucin del programa el sistema solicita los datos personales de quien lo administrar o de quien emplear (nombre de usuario y contrasea). Esto impide que intrusos o personas mal intencionadas originen modificaciones en los datos (ver figura 2). En esta ventana (figura 2) usted determinar los privilegios que tendr cada usuario que agregue. Si no modifica ninguno de los privilegios que aparecen por defecto, entonces el usuario ser administrador del sistema y podr agregar o eliminar usuarios tanto como quiera, y acceder a todas las secciones del

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sistema. Caso contrario, o sea, modifica opciones, usted podr definir el nivel de acceso a las secciones en la que podr trabajar. OJO: es importante definir siempre un usuario que sea administrador pues de lo contrario se perdera la posibilidad de dar altas o bajas a usuarios.

Figura 2: Imputacin de datos personales durante el registro. En las subsiguientes cargas del programa slo se le solicitar identificar su usuario (como medida de seguridad) como se muestra en la figura 3.

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Figura 3: Identificacin de usuario durante las cargas del sistema. Vlido a destacar en la figura 3 es el botn con ttulo CAMBIAR IDENTIFICACIN (punto 1), mediante el cual el usuario puede cambiar su identidad, o sea, modificar su nombre de usuario y/o contrasea segn lo desee, apareciendo una pantalla como la que se muestra en la figura 4. Para poder efectuar esta operacin es necesario imputar el nombre de usuario y contrasea actual donde se solicita y, en vez de ingresar al sistema se debe presionar el botn en cuestin. La opcin desplegada es similar a la de la figura 2, pero con la diferencia que estn deshabilitas las opciones para modificar los privilegios, lo cual impide que usuario mal intencionados logren accesos no concedidos por el administrador. En la misma figura 3, el punto 5 seala una lista desplegable que permite seleccionar el idioma con que se trabajar en el sistema, pudiendo elegir entre el espaol y el ingls.

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Figura 4: Modificacin de los datos del usuario. Por otro lado, punto 2 de la figura 3, permite el mantenimiento de los usuarios, o sea, da la posibilidad de dar altas o bajas de usuarios. Para poder emplear esta opcin, es necesario que antes se haya imputado un nombre de usuario y contrasea con privilegios para agregar / eliminar usuarios (un administrador), caso contrario, o sea, con datos incorrectos o de usuarios sin privilegios necesarios, el sistema impedir el uso de esta opcin. Al ejecutar esta opcin se despliega un men que permite elegir entre dos opciones: agregar un nuevo usuario o eliminar usuarios actuales. Con la primera de las opciones, se muestra una ventana como la que aparece en la figura 2, en la cual el administrador fija los privilegios que va a tener el usuario que esta agregando, o sea, si es otro administrador o si simplemente es un usuario, y en este caso tendr que fijar aquellas secciones en las cuales se le permitir trabajar. Con la segunda opcin se da la posibilidad de eliminar usuarios existentes. Al ejecutarla se muestra una ventana como la que aparece en la 5, en la cual se muestran todos los usuarios del sistema, pudindose marcar aquellos que se

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quiere eliminar. Para hacer efectiva la eliminacin, se debe ejecutar la accin a travs del botn ELIMINAR.

Figura 5: Baja de usuarios.

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NOTAS SOBRE VERSION DEMO


Nuestra versin demostrativa, como su nombre lo indica, pretende un acercamiento del usuario, mostrando a plenitud su funcionalidad pero limitando el uso, por razones obvias, del software. Para ello nuestra aplicacin limita, entre otras cosas a: Un nmero mximo de 5 creaciones por seccin, es decir, una cantidad no superior a los 5 pedidos, 5 fichas, 5 banquetes, etc. Trabajar con una cantidad mxima de 10 artculos (productos) por seccin. Esto excluye la seccin de artculos en la cual permite introducir y trabajar con un nmero ilimitado de productos. No permitir la impresin ni exportacin de los listados (reportes) generados por programa.

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OPERATORIA DEL SISTEMA


Chefexact Restaurant es un software con una interfaz de usuario acorde con las exigencias de cualquier profesional, pues cada opcin se encuentra en cada momento fcil de obtener y operar. En la figura 6 se muestra una vista general del sistema, el cual a groso modo se puede dividir en tres regiones fundamentales: AZUL. Es la regin superior. Dentro de ella, en la parte izquierda se encuentra el ttulo y versin actual que se est corriendo del sistema (punto 1). En la parte derecha se encuentran dos botones, el primero para minimizar la aplicacin (punto2) y el segundo (punto 3) disponible para cerrar o abandonar la aplicacin. ROJA. Esta regin no es ms que la barra de secciones: al escoger cada una de las secciones (botones de la barra) se estar conmutando o cambiado de una a otra. A medida de que esto va sucediendo, dentro de cada opcin de la barra se van desplegando las opciones propias de cada seccin. Ms adelante se abordar con profundidad de esta barra. VERDE. Es aqu donde se ubica en realidad cada una de las secciones de trabajo del sistema, cada una de las cuales va apareciendo a medida que se van escogiendo la seccin de la barra. En ella es donde se ubica realmente el rea de trabajo y la imputacin de datos al sistema por parte del especialista o personal que opere el sistema.

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Figura 6: Vista general del sistema. Como ya se haba mencionado anteriormente, Chefexact Restaurant cuenta con 12 secciones estrechamente relacionadas (intercambian informacin unas con otras), y ellas son:

Administracin y gestin del maestro de artculos. Confeccin, mantenimiento y gestin de pedidos. Elaboracin y clculo de fichas de tcnicas (escandallos). Elaboracin y clculo de banquetes. Estudio de afluencia de cliente y volmenes de ventas.

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Maestro de cdigos de venta y enlace con fichas tcnicas. Registro de ventas diarias y por turnos de trabajo (si se requiere). Registro de Compras diarias por proveedor. Pedidos pendientes por correccin y confirmacin hacia histricos. Histricos de inventarios y pedidos confirmados. Libro de proveedores con sus datos necesarios.

En la barra que aparece en la parte izquierda de la interfaz del sistema (ver figura 6, punto 4), se puede seleccionar la seccin en que se desea trabajar en cada momento, pudiendo cambiar de una a otra tanto como se quiera, sin perdida de la informacin, pues el sistema esta guardando en cada instante los datos imputados. En la figura 7 se muestra detalladamente la funcionalidad de la barra de secciones, y se explica brevemente la funcin de cada botn situado en ella.

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Seccin de Artculos

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rea que se despliega debajo de cada botn en la barra (seccin de trabajo del sistema) y que contiene las opciones fundamentales a aplicar o efectuar sobre la seccin en cuestin

Confeccin de Pedidos Confeccin de Fichas Tcnicas (Escandallos) Confeccin de Banquetes y estudios de factibilidad de stos Estudios de Gramajes Estudios de Clientes y Ventas Maestro de Cdigos de Venta y Enlace con Fichas Tcnicas Imputacin de Ventas desglosadas Imputacin de Compras por Proveedor Confirmacin de pedidos solicitados (despachados) hacia histricos Histrico de Pedidos e Inventarios Maestro de Proveedores / Libro de Direcciones

Figura 7: Barra de seleccin de secciones. A continuacin se procede a explicar cada una de las secciones en detalles.

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ARTICULOS
Esta seccin es de gran utilidad, sobre todo para negocios en los cuales no existen sistemas de control de almacenes (economato) y no se puede actualizar de forma automtica esta informacin, lo que hace aplicable al sistema tanto a entornos de grandes empresas como a negocios ms pequeos.

Como ya se haba mencionado, en esta seccin se lleva a cabo todo el mantenimiento referente al maestro de artculos y familias, adems de incluirse todas las funciones bsicas necesarias para llevar a cabo esta tarea. De cada artculo, adems de las cuestiones bsicas (cdigo, descripcin, unidad de medida y precio) se lleva el control de la existencia actual, el stock mnimo deseado en almacn y una columna para la captura de inventario o toma fsica (existencia real). En la figura que se muestra a continuacin (figura 8) se puede apreciar una vista real de esta seccin.

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Figura 8: Seccin de artculos.

La seccin de artculos, a su vez est compuesta por 14 partes o puntos fundamentales: 1 En el rea sealada por este punto se muestra el icono (dibujo) que identifica la seccin y el ttulo de la misma, lo cual permite de una forma muy fcil identificar en donde nos encontramos en cada momento. Esta regin es comn para cada una de las secciones.

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En esta rea se encuentran las familias en las cuales estn agrupados (para una rpida localizacin) los artculos del sistema, adems de las funciones bsicas para la gestin de las mismas, proveyndose al usuario tres botones para su mantenimiento: AGREGAR Permite incorporar nuevas familias. ELIMINAR Permite dar de baja a una familia ya existente. Ojo primero hay que eliminar los artculos y despus la familia MODIFICAR Permite cambiar los datos (ya imputados) de la familia. QUITAR TODAS Permite eliminar todas las familias de una vez.

En est rea se ubica una caja de edicin y un botn. En la caja de edicin se puede especificar un criterio de filtrado a travs de una palabra o parte de ella que identifique parcial o totalmente el (los) articulo(s) a travs de su descripcin, para una bsqueda rpida del (de los) producto(s) deseado(s). Es vlido aclarar que este criterio de filtrado se efecta en conjuncin con el filtrado por familia (prefijo). A travs del botn de esta rea es que se ordena efectuar el filtrado. En las siguientes secciones se referir a esto simplemente como conjunto de filtrado y proceden de forma similar a este, por lo que no se explicar y se dar por hecho que conocen su principio de funcionamiento.

Lista desplegable que indica si se tiene conexin con almacn (actualizacin automtica de precios y existencias).

Es el rea en la cual se muestra el maestro de artculos (sus datos), pudindose navegar (examinar), eliminar, agregar y informacin. En ella se muestra de cada artculo: editar esta

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Cdigo Punto 6 de la figura 8. Soporta valores de 13 dgitos, lo que permite trabajar con cdigos de barra USA (12 dgitos) y EUR (13 dgitos). Descripcin Punto 7 de la figura 8. Unidad de medida Punto 8 de la figura 8. Precio unitario Punto 9 de la figura 8. Existencia en almacn Punto 10 de la figura 8. Indica (cuando se est enlazado a un sistema de almacenes), la existencia reflejada en almacn. Existencia actual Punto 11 de la figura 8. No es ms que la existencia calculada por Chefexact Restaurant a travs de las operaciones efectuadas. Stock mnimo deseado en almacn para el producto Punto 12. Inventario o toma fsica (punto 13 de la figura 8). Es columna se emplea para imputar los valores obtenidos del conteo y a travs de la opcin correspondiente en la barra de herramientas, fijarla como existencia actual y/o guardarla (pasarla) al histrico. 14 Barra de navegacin. En ella se incluyen botones (en ese orden) para: Ir al primer artculo o registro de la tabla a la que esta asociada, que en este caso es la tabla que se corresponde con el maestro de artculos. Ir al artculo anterior. Ir al siguiente. Ir al ltimo. Agregar. Eliminar. Editar. Actualizar valores editados (confirmar o reflejar cambios). Cancelar cambios. Refrescar datos.

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De forma similar al punto anterior, en las siguientes secciones no se abordar sobre este control, pues trabaja de igual forma. Adems de lo descrito anteriormente, y como funciones bsicas de la seccin, Chefexact Restaurant permite realizar sobre los artculos las operaciones que a continuacin se describen: 1. Alta de productos. Es aconsejable dar de alta a los productos nuevos por la seccin de compras, pues asigna automticamente un cdigo de referencia segn a la familia a la que pertenece y sin duplicidad y manteniendo un consecutivo. Aconsejamos reutilizar las familias que proporciona el software adaptndolas modificando su texto 2. Baja de productos. Para dar de baja a un producto basta con pararse en la fila deseada (fila del producto) y presionar o bien el botn (-) de la barra de navegacin o la combinacin de teclas CTRL + DEL y confirmar la eliminacin. Si lo que se quiere es eliminar un grupo continuo de productos, se sita en el primero o el ltimo y se mueve hacia arriba o hacia abajo (segn se desee o escoja) con las teclas SHIFT y FECLA ARRIBA o FECLA ABAJO (ambas presionadas) y cuando se tengan seleccionados todos los productos se presiona de igual conforma las teclas CTRL + DEL o el botn (-) de la barra de navegacin. Esta opcin es vlida para los productos incluidos en el resto de las secciones (incluso la seccin de proveedores), por lo que no se tocar ms adelante en cada una de ellas y se dar por hecho su conocimiento.

***** MANUAL DE USUARIO ***** 3. Modificacin.

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Esta opcin es muy sencilla de manipular, pues para modificar los datos de los productos basta con pararse en la fila y columna deseada o escribir all el valor, o si se quiere modificar slo una parte de l se puede presionar la tecla F2 para editar sobre su valor. Se recomienda cargar el fichero de artculos y familias (incluidos en la instalacin), el cual contiene un clasificador que puede ayudar a comprender la forma en que se debe construir para su negocio. Las familias y los artculos importados pueden ser reutilizados, o sea, modificados o reemplazados en cualquier momento, ajustndolos a los de la instalacin propiamente, lo cual acorta mucho el tiempo de configuracin del programa. Dado que en empresas o negocios, cuando el nmero de artculos es lo suficientemente grande se dificulta mucho la bsqueda de estos, Chefexact Restaurant provee una forma muy simple y efectiva de localizacin: por familias (prefijos de cdigos). Especficamente de las familias, podemos decir que estas se conforman a travs de un prefijo de artculo y que el xito del agrupamiento es posible siempre y cuando se le de alta a nuevos productos respetando el convenio que se este empleando aconsejamos reutilizar las que vienen con el software cambindole el nombre si fuese necesario y eliminado las que no utilicen , pero como dijimos en paginas anteriores ante de eliminar una familia hay que primero eliminar los artculos que la componen muy importante hacer esto , pues si no es as ,eliminamos el nombre de la familia pero no los productos con lo cual creara existencias que no hay . Ahora si por ejemplo queremos crear nuestras propias familias pues no queremos reutilizar las que trae el programa, y si se quiere ubicar todos los aceite dentro de la familia aceites con prefijo 1001, entonces al ubicar un nuevo aceite ( al darle de alta a un nuevo producto), este tendr que llevar formato 1001XXXX, siendo la ultima parte un nmero vlido

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y no utilizado previamente por otro artculo. Esto se asigna automticamente y sin error dndole entrada a los productos por la seccin de compras siempre La lista de familias, siempre contiene (por defecto) un elemento con ttulo TODOS LOS ARTICULOS, refi n d ose, com o su n om b re l i d i a tod os ri o n ca, los artculos contenidos en el sistema. A continuacin de esta aparece la lista de todas las familias ya imputadas. Al seleccionar un elemento dentro de esta lista, automticamente se efecta un filtrado de los elementos (artculos) mostrados en la tabla o rejilla (rea correspondiente al punto 5 de la figura 8), lo cual permite localizarlos rpidamente. Esto constituye un elemento de bsqueda adicional al ya tradicional filtro mostrado en el rea (regin) nmero 3 de la misma figura. Adems de las cuestiones antes mencionadas, sobre la seccin de artculos es posible realizar un basto nmero de operaciones, las cuales se pueden acceder en la barra de secciones, entre las opciones que se despliegan. En la figura que se muestra a continuacin (figura 9) aparece una vista de stas.

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Guardar los datos imputados en la columna de inventarios valores confirmados (definitivos) en una fecha determinada Esta opcin fija los valores imputados en la columna de inventario como las existencias actuales de cada artculo Limpia los valores fijados en la columna de inventarios, o sea, fija en cada producto el valor de esta columna a 0 (cero) Esta opcin fija los valores imputados en la columna Almacn o en la columna Existencias Actuales como los inventarios de cada artculo, en depedencia de s se tiene conexin con almacn o no. Similar a la opcin anterior, pero en este caso transfiere los valores de la columna Almacn hacia la columna Existencia. Despliega un men con las diferentes opciones de impresin para la seccin de artculos Genera un correo electrnico de forma automtica hacia el proveedor seleccionado con un fichero adjunto cuyo contenido es el pedido de reposicin por el deficit de existencia actual Crea de forma automtica un pedido (en la seccin de pedidos) con fecha actual y cuyo contenido es el pedido de reposicin (igual a la opcin anterior) Restaura los datos referentes a artculos (maestro de artculos y filtro de familias) salvado previamente hacia un fichero Salva los datos actuales de los artculos, o sea, maestro de artculos y filtro de familias hacia un fichero

Figura 9: Funciones desplegadas para artculos en la barra de secciones. Comenzaremos por explicar las opciones relacionadas con los inventarios o tomas fsicas, que son las tres primeras entre las desplegadas dentro de la barra de secciones. La secuencia de pasos lgicas para fijar y registrar una toma fsica o inventario es: 1. Fijar la existencia actual real de cada uno de los artculos. Esta opcin se puede realizar automticamente mediante la opcin de activar el icono transferir existencias a inventario , y as nos evitamos rellenar a mano esa columna.

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2. En caso de una imputacin incorrecta o error en mltiples artculos y se quiere limpiar dicha columna (de inventarios), se puede efectuar a travs de la tercera opcin: LIMPIAR INVENTARIO. 3. Luego de una minuciosa revisin de los datos imputados, se guardan en el histrico estos valores (para futuras consulta, revisiones o clculos de consumos) a travs de la primera de las opciones: GUARDAR INVENTARIO. 4. Posterior a esto se debe fijar como existencia actual la real. Esto se efecta a travs de la segn de las opciones desplegadas: FIJAR INVENTARIO. En relacin a los inventarios, se recomienda realizarlos como mximo cada 30 das, o sea, que el perodo mximo entre un inventario y otro no exceda un mes, para que la cantidad de informacin (pedidos, confirmaciones, etc.) sea razonablemente pequea, logrando con esto que los resultados sean exactos y se puedan tomar las decisiones para corregir posibles problemas de administracin en el negocio. Seguido de las tres primeras opciones antes descritas, se encuentran la de reportes. Al ejecutarla, se despliega un men emergente (pop up men) con tres reportes bsicos: 1. TODOS LOS ARTICULOS. Esta opcin del men de reportes de artculos lista todos los artculos del maestro de artculos con sus respectivos datos (ver figura 10). 2. ARTICULOS CON EXISTENCIA. Similar a la opcin anterior pero en este caso slo se listan o muestran aquellos artculos que contiene o posee existencia (ver figura 11).

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3. ARTICULOS CON NECESIDAD DE REPOSICION. Funcionalmente igual a la opcin de artculos con existencia, pero en este caso se relacionan slo aquellos artculos que es necesario reponer o comprar pues su existencia actual est por debajo (es inferior) al stock mnimo deseado (ver figura 12). Despus de la opcin de reportes dentro de la barra de secciones, aparecen dos opciones muy similares y que en principio manejan la misma informacin mostrada en el ltimo de los reportes relacionados anteriormente (necesidad de reposicin). La primera de las opciones (enviar pedido de reposicin por correo electrnico), como su nombre lo indica, permite enviar un listado (como fichero en formato Microsoft Word) con aquellos productos que es necesario reponer y la cantidad mnima parar cubrir lo requerido, o sea, un pedido. Esta opcin es muy til, pues permite enviar directamente a la central de la compaa en caso de ser una cadena de establecimientos el pedido para surtir el almacn. Ver figuras 13 y 14 que ilustran el correo electrnico con el pedido generado automticamente. Esta opcin es opcional el software dispone de otros mecanismos ms eficaces para realizar esta labor. Muy similar a esta opcin antes descrita, est la de crear un pedido de forma automtica con estos mismos artculos. Este pedido, como es lgico, contendra como artculos (en su composicin) los deficitarios y como cantidades por cada uno de ellos la requerida para completar el stock mnimo. Esta opcin es una variante ms especializada para realizar los pedidos pues nos lo lleva a la seccin de pedidos y desde esa seccin lo llevamos a compras automticamente con nuestro asistente de compras ver seccin de pedidos. Adems lo podemos imprimir en la seccin de pedidos con anterioridad a la compra y realizar un anlisis ms profundo de los artculos con necesidad de reposicin, y escoger de ellos los que realmente se requieran (esto se explicar con un poco ms de detalle en la seccin de pedidos, donde se explica todas las facilidades sobre pedidos).

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Como ltimo par de acciones, y no menos importantes, las de salvar y restaurar los datos de artculos y familias. Ellas permiten el poder tener copias de seguridad con la valiosa informacin ya introducida y de un valor incuestionable para la empresa o negocio, adems de permitir el intercambio de informacin entre personas o centro de una misma empresa que operen distantes el mismo sistema Chefexact Restaurant.

Figura 10: Reporte del maestro o clasificador de artculos (todos).

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Figura 11: Reporte de los artculos con existencia.

Figura 12: Reporte de los artculos con necesidad de reposicin.

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Figura 13: Mensaje generado automtica con la necesidad de reposicin.

Figura 14: Fichero adjunto del mensaje (generado automticamente).

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PEDIDOS
Una de las funciones ms realizadas en la gestin de cocina o ventas gastronmicas lo constituyen los pedidos. Un mal manejo de los recursos conduce, sin duda alguna, a una ineficiencia inevitable, es por ello que una correcta elaboracin de los pedidos constituye la base fundamental para un buen control. Para una correcta elaboracin de un pedido: Chefexact Restaurant brinda una sofisticada seccin de pedidos que permite una confeccin, mantenimiento y gestin de una manera sencilla y muy profesional con un control minucioso de las cantidades e importes, propiciando rendimientos sorprendentes. Para la gestin de pedidos, Chefexact Restaurant ofrece, tal y como se muestra en la figura 15. las opciones

desplegadas dentro de la barra de secciones, funciones bsicas y extendidas,

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Agregar un nuevo pedido al sistema

Modificar la descripcin del pedido actual Eliminar el pedido actual Desplegar men con las diferentes opciones de impresin para la seccin de pedidos Muestra un diagrama con los 20 productos que ms inciden en el pedido (muy til para de una forma rpida detectar los productos que ms deterioran el coste). Solicitar el pedido actual a almacn, salvando los datos en la seccin de Confirmaciones para correccin de cantidades en despacho o dficit de productos. Fijar el stock mnimo (existencia mnima deseada) por artculo a travs de los datos del pedido actual Envar el pedido actual o los pedidos seleccionadas por correo electrnico (adjunto como fichero en el mensaje) hacia el proveedor seleccionado Restaurar los pedidos salvado previamente hacia un fichero Salvar los datos actuales de los pedidos hacia un fichero

Figura 15: Funciones suministradas para la gestin de pedidos. Bsicamente se pueden elaborar dos tipos de pedidos fundamentales. Pedidos a almacn. No son ms que los pedidos diarios, o sea, a aquellos que necesita el Chef o responsable de un punto de venta para servir o dar de comer una cantidad determinada de comensales en caso de que en el negocio se realicen despachos de productos internos. Es decir por tener almacenes centrales como suele ocurrir en muchos hoteles, o negocios grandes, si no es as no es necesario realizar este tipo de pedido, y lo realizaramos como se explica seguidamente.

***** MANUAL DE USUARIO ***** Pedidos externos o a proveedores. Son los pedidos que se necesita hacer, que necesita hacer el productos. establecimiento

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para reponer las cantidades para mantener su stock de

consumidas en el restaurant o negocio). En otras palabras, es el pedido

En la figura 16 se muestra una vista de cmo luce la seccin de pedidos.

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Figura 16: Confeccin de pedidos.

***** MANUAL DE USUARIO ***** De la figura anterior, cada punto se corresponde con: 1

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En el rea sealada por este punto muestra el icono (dibujo) que identifica la seccin de pedidos y el ttulo de la misma, lo cual permite de una forma muy fcil identificar en donde nos encontramos en cada momento.

Lista desplegable en la cual se muestran todos los pedidos incorporados o introducidos al sistema. De cada uno de ellos se muestra el identificador vlido asignado por el sistema y su descripcin o nombre. Est lista de muy importante, pues permite conmutar o cambiar cada vez que se quiera o sea necesario de un pedido a otro, lo cual provoca que se actualicen de forma automtica el resto de los controles de la seccin con los datos del nuevo pedido seleccionado. Es importante destacar que, para una localizacin ms efectiva y rpida de los pedidos, stos se encuentran ubicados u organizados en orden alfabtico por su nombre.

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Similar al punto 2 pero para las hojas del pedido actual. Botn que permite agregar una nueva hoja al pedido actual. Botn que permite eliminar la hoja actual del pedido vigente. Botn que al pulsarlo muestra una venta para modificar (especificar) la descripcin de la hoja actual.

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Similar al consumo total del punto 6, pero limitado a la hoja actual. Esto es un dato muy til, pues permite localizar de una forma rpida y sencilla donde se encuentran las mayores incidencias en los totales de consumos.

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Permite, conjuntamente con el botn que se encuentra a su lado derecho, aumentar de forma automtica un por ciento determinado a todos los artculos que componen la hoja actual. Esto es til cuando por determinadas razones se quiere provocar un consumo adicional en toda la hoja del pedido.

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Se corresponde con el rea donde realmente se muestran los artculos que componen el pedido. En cada momento se muestran solamente los artculos que componen la hoja actual. A medida que se va cambiando, o bien de pedido o de hoja, se van actualizando los artculos que se muestran. En los subsiguientes puntos se especifican los datos de cada uno de los productos.

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Cdigo del producto. Descripcin del producto. Unidad de Medida del producto. Precio unitario del artculo en el momento de la confeccin del pedido. Por ciento de Incremento. Se corresponde con un margen adicional fijado por producto, lo cual causa un por ciento adicional en el consumo del artculo en cuestin. Si se quiere aumentar de forma automtica a todos los productos un determinado por ciento se hace a travs del punto 12 (donde se imputa dicho valor) y se efecta la operacin. Si se quiere aumentar slo a determinados artculos, se realiza manualmente, parndose en la casilla % y marcando el valor manualmente.

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Casilla de marcado donde se selecciona si el producto se va a emplear o no. Esto permite que si en determinado momento si se decide no emplear uno o varios productos, no es necesario eliminarlos de la hoja, sino que sencillamente se deshabilitan y automticamente no influyen (aportan) en el consumo y las cantidades del mismo.

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Disponibilidad. Esta valiosa columna muestra en cada momento la disponibilidad actual del producto en almacn (si se tiene conexin con almacn se muestra el resultante de descontar de la columna ALMACEN en la seccin de artculos el valor solicitado y nos muestra si hay existencia o no, en caso de no tener conexin, como es lo habitual en la mayora de los establecimientos nos muestra las (EXISTENCIA) de Chefexact al descontar la cantidad solicitada. Para mayor comprensin pongamos el siguiente ejemplo: supongamos que tenemos que emplear un producto, cuya existencia actual es de 10 unidades y requerimos en el pedido 15 unidades, en este caso se muestra en esta columna -5, lo que significa que abra un sobre giro de 5 unidades de ese producto en el pedido.

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Barra de navegacin. Para mayor informacin ver explicacin sobre la barra de navegacin en la seccin de artculos.

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Botn que permite incorporar productos a las hojas de pedidos. Al pulsarlo despliega una ventana que permite, de una forma sencilla y precisa, incorporar artculos a la hoja de pedido actual. Este punto se explicar con profundidad ms adelante.

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Da la posibilidad de actualizar los precios y/o descripcin de los productos que componen a la hoja actualmente seleccionada con los valores vigentes o actualizados. Esto es muy importante, pues permite darle continuidad a un pedido y hacerlo reutilizable si queremos.

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Redondeo. Opcin de mucha utilidad, pues permite realizar los clculos, stocks y reportes para los pedidos con aproximacin por exceso en una unidad decimal para las cantidades seleccionadas. Esto permite que las cantidades solicitadas sean exactas.

Una vez creadas tantos pedidos y hojas como sea necesario se procede a agregarles los productos a las hojas tantos como se necesiten para confeccionar los pedidos. (A cada una por separado)

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Figura 17: Ventana que permite agregar productos a las hojas de pedido.

Chefexact Restaurant brinda una amplia gama de reportes para la seccin de pedidos. Los reportes generados pueden ser agrupados en tres categoras fundamentales de acuerdo a su alcance, mostrndose en el men desplegado para impresin de la siguiente forma:

***** MANUAL DE USUARIO ***** HOJA ACTUAL. UTILIZADOS.

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En este reporte se muestran slo aquellos productos que han sido marcados para confeccionar la hoja del pedido (ver columna 20 de la figura 16). En la figura 20 se puede apreciar un ejemplo de este reporte listo para imprimirse. TODOS. Muestra todos los productos que conforman la hoja del pedido, sin importar si estn marcados o no. Este reporte se puede apreciar en la figura 21. Ntese que se marcan aquellos productos que realmente se utilizan. TOTALIZADO. En este reporte se muestran slo aquellos productos seleccionados en la hoja del pedido y se totalizan por cdigo, o sea, si un producto aparece ms de una vez, entonces se suman sus gramajes. Estos es un reporte muy til, pues en ocasiones es conveniente desglosar en las hojas del pedidos, los productos para poder repartir los productos a las diferentes personas que elaborarn los platos, pero a la hora de hacer el pedido final a almacn de todos los productos se necesita contar las cantidades finales (totalizadas) para hacer un solo pedido que contemple todo lo necesitado y lo integre. Un ejemplo de este reporte se puede apreciar en la figura 22.

***** MANUAL DE USUARIO ***** PEDIDO. UTILIZADOS.

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En este reporte se muestran slo aquellos productos que han sido marcados para confeccionar el pedido. En la figura 23 se puede apreciar un ejemplo de este reporte listo para imprimirse. TODOS. Muestra todos los productos que conforman el pedido, sin importar si estn marcados o no. Este reporte se puede apreciar en la figura 24. Ntese que se marcan aquellos productos que realmente se utilizan. TOTALIZADO. En este reporte se muestran slo aquellos productos seleccionados, pero se totalizan por cdigo, o sea, si un producto aparece ms de una vez, entonces se suman sus gramajes. Estos es un reporte muy til, pues en ocasiones es conveniente desglosar en los pedidos los productos en diferentes hojas de pedido para poder repartir los productos a las diferentes personas o reas en que se elaborarn los platos, pero a la hora de hacer el pedido final a almacn de todos los productos se necesita contar con las cantidades finales (totalizadas) para hacer un solo pedido que contemple todo lo necesitado y lo integre. Un ejemplo de este reporte se puede apreciar en la figura 25.

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INTEGRAR. Esta opcin permite unir varios pedidos en un solo reporte, donde aparecen los valores totales de cada producto, o sea, el correspondiente a la suma de todos ellos (ver figura 26). Al ejecutar esta opcin se muestra una ventana (ver figura 18) con todos los pedidos disponibles (excepto el pedido actual, que por defecto ya va incluido). Esta opcin es muy importante para realizar un nico pedido general, para unir los pedidos de varios puntos de venta o de distintos establecimientos de la misma compaa.

Figura 18: Integracin de mltiples pedidos. Otra de las funciones desplegadas en la barra de herramientas para la seccin de pedidos es la de Solicitud de Pedidos, es con esta funcin con la que solicitamos el pedido y lo archivamos (en el sistema) en la seccin de Confirmacin para corregir las cantidades finales despachadas por Almacn en caso como hemos explicado si realicemos pedidos internos , adems de los datos bsicos del pedido, como para que se solicita (ver figura 19) la fecha de ejecucin (despacho) numeracin , h ora etc. en el empleo dado al pedido se puede poner una observacin, la cual puede ser muy importante para especificar detalles propios de ese pedido y que es necesario guardar. En cuanto al empleo o uso dado al pedido debemos destacar que existen varios

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tipos: restaurant, banquete, comedor de empleados o contra conceptos de presupuesto. En el caso de uso para, restaurant, banquete o empleados, se indica para qu se utiliz el pedido y queda reflejado en su casilla correspondiente. En caso en que se escoja como forma de cargo o uso de un concepto de presupuesto, se estar marcando el pedido a solicitar para anlisis del cumplimiento del presupuesto establecido, no tomndose en cuenta para el clculo de los costes propiamente. Ver seccin de Presupuesto. As mismo el sistema brinda la cmoda opcin de poder transferir un pedido para proveedores a la seccin de compras de forma automtica, habilitando la casilla de compras y poderlo realizar de forma asistida es decir por mejor proveedor y precio y producto recomendamos esta valiosa funcin pues los ahorros en compras son sorprendentes. Con esta opcin se evita compras a proveedores muy caros de esta forma

siempre nos sugiere el mejor y nos lo manda a compras desglosado por proveedores de forma automtica, y de esta forma ya no hay que darle entrada manual al mismo (pedido) por la seccin de compras, pues nos lo traslada a esta seccin automticamente , una vez que est en esta seccin de compras lo confrontamos, con las entradas correctas segundos y sin fallos. Existen conceptos o gastos incurridos en las operaciones de cualquier establecimiento o empresa que caen fuera de los costes propiamente de la gestin gastronmica. Esta razn es por la cual se ha incorporado en el sistema una seccin para la planificacin, establecimiento y gestin de los presupuestos de operaciones. y lo confirmarnos a existencias de Chefexact automticamente, realizando esta operacin en

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Otra opcin es la posibilidad de mandar mail con los pedidos En la figura 27 se muestra una vista del documento generado (listo para enviarse) con los datos del pedido. Sin lugar a dudas, la tarea de deducir los stocks mnimos es una tarea que no es nada sencilla, pues estos valores se deducen de consumos medios en periodos de tiempo vlidos y efectivos para la reposicin. De cualquier manera, realizar estos clculos de forma manual resulta muy engorroso. Es por ello que Chefexact Restaurant incluye en la seccin ventas el poder crear pedidos automticos segn consumos de ficha tcnica y llevarlos de forma automtica a la seccin de pedidos, para que si quiere fije los consumos de ese periodo como stock mnimo, a travs de una opcin, entre las desplegadas en la barra de secciones, que permite fijar los stocks a travs de los valores contenidos en el pedido, permitiendo tres opciones: de la hoja de pedidos actual, de todo el pedido actual (todas las hojas del pedido) o lo resultante de la unificacin o integracin de varios pedidos.

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Figura 19: Solicitud de pedidos.

Figura 20: Reporte de hoja del pedido a almacn (slo los marcados).

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Figura 21: Reporte de la hoja del pedido (todos los productos).

Figura 22: Reporte de la hoja del pedido totalizado por artculos.

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Figura 23: Reporte de pedido a almacn (slo los productos marcados).

Figura 24: Reporte del pedido (todos los productos).

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Figura 25: Reporte del pedido totalizado por artculos.

Figura 26: Pedidos unificados (integracin de varios pedidos en uno solo).

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Figura 27: Fichero adjunto con los datos del pedido a enviar por correo.

Figura 28: Diagrama de incidencia de artculos en el pedido.

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FICHAS TCNICAS
Las fichas tcnicas (escandallos o recetas) juegan un papel sumamente importante en cualquier establecimiento de servicios gastronmicos. Ellas permiten, adems de fijar un estndar por plato o producto que se ofrezca, ofrecen adems un control de los recursos y los gastos asociados con las ventas. Chefexact Restaurant incorpora toda una seccin destinada a la gestin de las fichas tcnicas, abarcando todo el espectro de opciones y facilidades necesarias para la confeccin y mantenimiento de recetas. La seccin de fichas tcnicas, como su nombre lo indica, permite una confeccin fcil y con la certeza necesaria para conocer en cada momento los posibles beneficios de las ventas de estos productos elaborados, adems de servir como fuente para la elaboracin de banquetes, bodas, eventos (ver en la siguiente seccin). En la figura 29 se muestra una vista del rea de trabajo de la seccin de fichas tcnicas, la cual, como se puede apreciar, muestra un ambiente con varias aspectos coincidentes a la de la seccin de pedidos. En el sistema se pueden elaborar tantas fichas como se desee, permitiendo de esta manera que usted tenga en un formato confiable todo su recetario, pudindola llevar donde usted desee sin tener que cargar con el tedioso montn de papeles, pues una vez montadas las bases de datos, usted puede salvarlas y restaurarlas tantas veces como le sea necesario, as como intercambiar con otros profesionales del sector, envindolas por correo electrnico. A la central de la compaa en caso de ser una cadena de establecimientos

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Figura 29: Vista del rea de trabajo de la seccin de fichas tcnicas.

De la figura anterior, cada punto se corresponde con: 1 2 Icono y ttulo que identifica la seccin de fichas tcnicas. Lista desplegable en la cual se muestran todas las fichas tcnicas incorporadas o introducidas al sistema. De cada una de ellas se muestra su identificador vlido asignado por el sistema y su nombre. Permite cambiar cada vez que se quiera o sea necesario de una ficha a otra, lo cual provoca que se actualicen de forma automtica el resto de los controles de la seccin con los datos de la nueva ficha seleccionada. La disposicin o ubicacin de las fichas dentro de la lista es segn su orden alfabtico.

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En esta rea se encuentran los datos generales de la ficha tcnica. Est regin contiene informacin importante que permite, en cada momento, valorar los resultados que arroja la confeccin de la receta. Los aspectos que en ella se contemplan son: Precio segn ficha. Es el precio bsico que se obtiene en la confeccin de la ficha, mediante los consumos y precios de cada artculo y la aplicacin del ratio correspondiente. % Descuento en venta. Es un valor imputable, o sea, para introducir opcionalmente si queremos. Determina el por ciento de descuento que se le aplicar al importe total de la ficha para deducir el precio de venta final. Valores negativos indican incrementos en el precio final. Precio de venta final. Precio de venta que se obtiene de quitar del precio bsico el por ciento de descuento en venta. Media de ratios. Clculo automtico del promedio de ratios aplicados a la ficha. Consumo total. Consumo total de la ficha a precio de costo, o sea, sin aplicarle a los artculos sus respectivos ratios de venta. Similar a los pedidos. Beneficio bruto. Ganancia bruta que se obtiene de deducir (quitar) del precio de venta final, el valor de la ficha a precio de costo (consumo total).

***** MANUAL DE USUARIO ***** Costo por moneda.

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Es la razn entre el importe a precio de costo (consumo total) y el precio de venta final de la ficha. Para mayor informacin, consultar en la seccin de pedidos cmo se obtiene este valor. Costo por racin. Es el costo total de la ficha entre la cantidad de raciones. Peso total. Es el peso que se obtiene de sumar las cantidades tiles (utilizables) de cada producto. Este valor se emplea conjuntamente con el peso por racin para deducir la cantidad de raciones que se obtiene de la ficha tcnica (receta). Con excepcin de % de descuento, el resto de los valores son calculados de forma automtica, o sea, a medida que se va confeccionando la ficha se van actualizando. 4 Regin en la cual se puede imputar o calcular las raciones que se obtendrn de la ficha, as como el precio de cada racin. Peso por racin. Valor que puede resultar muy til para deducir la cantidad de raciones que se obtiene de una receta grande. Ejemplo: bombones, bolas de helado, galletas, panes, pastelitos, etc. Se calcula el valor deseado como sigue: se toma la suma de las cantidades de cada producto empleado que compone la ficha y se divide por el valor especificado (peso por racin). Trabaja conjuntamente con el botn del punto 5, a travs del cual se obtiene el nmero de raciones. Es aconsejable pasar las cantidades en las fichas a unidades que se puedan sumar fiablemente, ejemplo: botellas de vino a litros, huevos (unidades) a gramos, etc. y re calcular el precio. O fijarlo en artculos ya con ese valor.

***** MANUAL DE USUARIO ***** Cantidad de raciones por ficha.

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Especifica la cantidad de raciones que se obtiene de la ficha. Este valor se puede obtener de forma automtica o se puede fijar manualmente (si se conoce) para obtener el precio de cada racin. Precio por racin. Es el valor resultante de dividir el precio total de las fichas entre la cantidad de raciones que se obtiene de esta. 5 6 Ver explicacin del punto 4 para comprender su funcionamiento. En esta regin es donde se imputan los ratios con que se confeccionar la ficha. Es de vital importancia pues define los mrgenes de ganancia. A travs de ellos es que se calcula el precio final de la ficha. Para cada ratio se guarda: ID (punto 9). Identificador vlido (nico para la ficha) generado por el sistema y asignado a cada ratio que se agrega o incorpora a la ficha. Nombre (punto 10). Descripcin o nombre otorgado por el usuario al ratio. Esta informacin se puede editar y modificar en la tabla de ratios. Ratio (punto 11). Valor numrico que indica el margen de ganancia que se le aplicar a cada producto que lo emplee. Este valor se puede modificar en la tabla de ratios de la ficha.

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Adems de estos tres puntos descritos anteriormente, se encuentran dos botones que permiten el mantenimiento de los ratios, y ellos son: AGREGAR (punto 7). Permite agregar un nuevo ratio a la ficha, asignando de forma automtica y segura un identificador vlido para el ratio a agregar. Muestra una ventana que solicita descripcin del ratio. Se fija, por defecto, como valor del ratio introducido 1, para que el usuario lo modifique y fije el valor deseado posteriormente. CARGAR (punto 8). Permite de una forma muy rpida y sencilla, descargar los ratios que se encontraban en otra ficha (ya elaborada) sin tener que introducir los valores manualmente, lo que como es lgico, elimina las posibilidades de cometer algn error al introducir los valores y agiliza mucho el trabajo. Al presionar este botn, se muestra una ventana (ver figura 30) que contiene una lista desplegable con todas las fichas del sistema (por supuesto, sin la ficha actual) de la cual se escoge la que contiene los ratios que se desean descargar. Para eliminar algn ratio que se haya introducido por error o que ya no se desee, se procede de forma anloga a como se hace en la seccin de artculos y pedidos por los productos. 12 Se corresponde con el rea donde realmente se muestran los artculos que componen la ficha tcnica. En los subsiguientes puntos se especifican los datos de cada uno de los productos. 13 Ratio de la ficha. Al situarnos en cada casilla de esta columna, la celda se convierte en una lista desplegable, en la cual estn contenidos todos los ratios introducidos. De ella se selecciona el ratio deseado para el producto de la fila.

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Esta forma de trabajo permite eliminar la posibilidad de errores al fijar el ratios de cada producto, pues no se trabaja con su valor fsico, sino con una referencia al ratio, lo que es muy sencillo, y para los clculos trabajo es igual a si se imputar el valor como tal. Otra gran ventaja es que si queremos actualizar un determinado ratio, no es necesario ir artculo por artculo, sino que basta con actualizarlo en la columna 11 de la seccin 6 de ratios y este se propagar por toda la ficha y recalcula todos sus valores. 14 15 16 17 18 19 Cdigo del artculo introducido en la ficha. Descripcin del artculo. Unidad de Medida. Precio unitario del artculo en el momento de la confeccin de la ficha. Cantidad a emplear. Merma. No es ms que la prdida en peso que produce el producto durante la confeccin de la ficha. Ejemplo de ello es la descongelacin de carnicol, vegetales, etc. 20 No aprovechable. Valor que indica la cantidad no til del producto y que se debe desechar para confeccionar el producto final (ficha tcnica). Ejemplo: nervios, grasa, cscaras en frutas, etc. 21 Valor aadido. Es un valor que se le puede agregar al producto por encima de lo que produce. Puede resultar til para productos que por determinadas razones se hace muy difciles de conseguir o caros.

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Regin donde se muestra la presentacin o imagen de la ficha una vez confeccionada. Esta opcin es de una importancia notoria, pues permite tener una idea de la presentacin del producto final.

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Permite cargar una foto de la ficha. Chefexact Restaurant, adems de poner en manos del usuario una herramienta poderosa para clculos precisos, permite tener recetarios con fotos de los platos ya confeccionados, lo cual es muy til. A travs de este punto se puede seleccionar un archivo JPG correspondiente a una foto del plato. Dicha imagen se almacenar en las bases de datos del sistema y se salvar con la informacin de la ficha, permitiendo que se pueda enviar con el resto de la informacin y trasportar muy fcil o intercambiar por correo electrnico.

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Permite eliminar la imagen actual de la ficha. Botn que permite incorporar artculos a la ficha. Al pulsarlo despliega una venta que permite, de una forma sencilla y precisa, incorporar artculos a la hoja de pedido actual. Para mayor informacin, ver incorporacin de artculos a los pedidos en la seccin anterior.

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Botn que da la posibilidad de actualizar los precios de los productos que componen la ficha tcnica. Esto es muy importante, pues permite darle continuidad o vigencia a la ficha independientemente que cambien los precios, pues no es necesario actualizar manualmente y no se corre el riesgo de aportar valores errneos con las valoraciones.

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Este botn muestra una ventana en la cual se puede introducir un texto con observaciones de la ficha tcnica. Esta opcin es muy til, pues aqu se puede dar una explicacin detallada de la elaboracin o modo de confeccin (preparacin) de la receta, exponindose cuestiones tcnicas y pasos a seguir para obtener los resultados deseados.

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Figura 30: Seleccin de ficha tcnica para descargar ratios. Al fijar la cantidad a emplear de determinado producto en una ficha tcnica o banquete si no podemos ponerlo en gr, kg, ltr, cl. etc. , por ser por ejemplo un barril de cerveza, botellas, latas etc., en lugar de poner la cantidad, lo que se imputa es la porcin que se emplea de la unidad o mejor dicho que parte de la unidad (como un todo) se est utilizando. Por ejemplo, supongamos que de determinado producto por ejemplo botella de brandy, y se emplean 100mL. En este caso si el cdigo del producto esta expresado en 1L (1000mL) el clculo sera: 100 mL / 1000 mL = 0.1 partes, que es lo equivalente a 100mL en 1000mL, imputndose en la ficha 0.1 en vez de 100. Ahora bien, si el cdigo hubiese contenido (capacidad) 750mL, resultara: 100 mL / 750 mL = 0.1333 partes, que es lo equivalente a 100mL en 750mL, imputndose en la ficha 0.1333 en vez de 100. Para que quede ms claro pongamos otro ejemplo: supongamos que de determinado producto empleamos 250g y viene en latas de 2kg, el clculo resultara: 250g / 2000g = 0.125 partes, que es lo equivalente a 250g en 2kg, imputndose en la ficha 0.125 en vez de 250. Ntese que ambas cantidades

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deben estar expresadas en la misma unidad de medida. En este caso se convirti 2kg en 2000g. El clculo de las cantidades a emplear de estos producto en la confeccin de las fichas tcnicas, se realiza del modo antes descrito, cuando los artculos estn expresados en cantidades unitarias, tales como lata, botella, pomo, barriles de cerveza, etc., y se necesita expresarlas en unidades de venta para elaborar determinada receta trago o plato. Y que nos den las unidades necesarias a pedir en los pedidos y las unidades gastadas en estudios de consumo, de esta manera sabramos no los litros de cerveza que gastamos o tenemos que pedir, sino los barriles o botellas o cualquier otro articulo En la figura 31 se aprecia las funciones u opciones que se despliegan en la barra de secciones, y que son aplicables a las fichas tcnicas.

Agregar una nueva ficha tcnica al sistema

Modificar la descripcin de la ficha tcnica actual Elimina el ficha tcnica actual

Reporte de la confeccin de la ficha de tcnica Reporte / Diagrama de incidencia en consumos de los artculos (de acuerdo a su valoracin) en la ficha tcnica Restaura las fichas tcnicas salvadas previamente hacia un fichero

Salva los datos actuales de las fichas tcnicas hacia un fichero

Figura 31: Opciones desplegadas en la barra de secciones para fichas.

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Como se puede apreciar en la figura anterior, Chefexact Restaurant brinda dos tipos de reportes sobre las fichas tcnicas. REPORTE DE CONFECCION DE FICHA TECNICA (figura 32). Este reporte contiene, adems de los datos generales de la ficha (explicados anteriormente), informacin sobre: Artculos que componen la ficha. Cantidades a emplear por artculo. Ratios aplicados. Merma. Cantidad no aprovechable. Valor aadido. D ed u cci p or art l d e n cu o Rendimiento por artculo. Precio neto del rendimiento. Importe de la cantidad empleada. Costo por unidad monetaria del artculo (segn consumo). DIAGRAMA DE INCIDENCIA EN CONSUMOS DE LA FICHA (figura 33). Este diagrama tiene una importancia notoria, pues permite, de una forma muy sencilla, reflexionar sobre aquellos artculos y sus consumos que encarecen ms la confeccin de la ficha. En l se muestran, a modo de barras verticales, por cada artculo que compone la ficha, su importe final.

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Figura 32: Reporte de ficha tcnica.

Figura 33: Reporte (diagrama) de incidencias en consumos.

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BANQUETES
La celebracin de congresos, juntas, reuniones, bodas, eventos, etc., acarrea (por lo general) la celebracin de banquetes, Coffee Break, entre otras actividades, lo cual hace que estas se conviertan en una actividad frecuente en el mbito gastronmico. Dado el volumen de platos u ofertas que en estas actividades se maneja, su confeccin y control se hace una tarea ardua, es por ello que el chef o especialista a cargo de dicha actividad necesita un soporte (ayuda) para representar y desempear tan precisa labor, y que le permita de forma preventiva, estimar los consumos (pedidos, gasto de personal, telfono, alquiler, etc.) en los cuales va a incurrir, adems de los pedidos que debe hacer para la elaboracin de las ofertas. Chefexact Restaurant incorpora una seccin completa a este tema, poniendo en manos del usuario (especialista que opera el sistema) todas las herramientas necesarias para hacer que este tipo de actividades (banquetes) se conviertan en operaciones altamente rentables. La seccin de banquetes, como su nombre lo indica, permite la confeccin, mantenimiento y gestin de banquetes, mens, bodas, eventos y estimar con un alto grado de exactitud, los beneficios o ganancias que se pueden obtener. En Chefexact Restaurant cada banquete consta de tres partes fundamentales: Datos generales. Grupo de ratios. Conjunto de platos u ofertas.

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En la figura 34 se muestra una vista general de la seccin, y se detallan cada una de sus partes.

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Figura 34: Confeccin de banquetes. El funcionamiento de la seccin de banquetes tiene muchas analogas con la seccin de fichas y con la de pedidos. De una parte, funciona similar a las fichas con los ratios y algunos aspectos de los datos generales, adems que cada plato u oferta en realidad viene siendo una ficha tcnica, pues describe los consumos a incurrir en la confeccin de la misma. Por otro lado, el funcionamiento de dichas ofertas se manipula de forma anloga a como se hace en la seccin de pedidos con las hojas, o sea, se introducen tantas ofertas como se necesiten o se vayan a realizar y se va alternando de una a otra tanto como se quiera.

***** MANUAL DE USUARIO ***** En relacin a los banquetes es vlido destacar que:

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Por artculo slo se especifica la cantidad bruta, a diferencia de las fichas que se imputan adems la merma, la cantidad no aprovechable y el valor agregado. La cantidad especificada es para un PAX. Recurdese que para las fichas es posible confeccionarlas para ms de un PAX. A continuacin se procede a explicar en detalle cada uno de los puntos representados en la figura 34. 1 2 Icono y ttulo que identifica la seccin de banquetes. Lista desplegable en la cual se muestran todos los banquetes incorporados o introducidos en el sistema. De cada uno de ellos se muestra su identificador vlido asignado por el sistema y su nombre. Permite cambiar cada vez que se quiera o sea necesario de un banquete a otro, lo cual provoca que se actualicen de forma automtica el resto de los controles de la seccin con los datos del nuevo banquete seleccionado. La disposicin o ubicacin de los banquetes dentro de la lista es segn su orden alfabtico. 3 En esta rea se encuentran los datos generales del banquete. Est regin contiene informacin importante que permite, en cada momento, valorar los resultados que arroja el montaje del banquete. Los aspectos que en ella se contemplan son: Previsin de Clientes. Estimado de PAX o comensales que asistir al banquete.

***** MANUAL DE USUARIO ***** Consumo del Pedido (Banquete).

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No es ms que el consumo o gasto total en que se incurre para la preparacin de los platos u ofertas del banquete. Se deduce (obtiene) de la suma, para cada artculo, de la multiplicacin del precio unitario, con la cantidad a emplear, y todo esto multiplicado por la cantidad total de comensales, en otras palabras, se valora el banquete, oferta por oferta, especificado para un cliente y se multiplica por la cantidad total de comensales, valorando de forma global el banquete. Precio de Venta por PAX. Es el precio bsico que se obtiene en la confeccin del banquete para cada comensal, mediante los consumos y precios de cada artculo y la aplicacin de los ratios de venta correspondiente. Precio de Venta Total. Similar al precio de venta por PAX, pero aplicado a todos los comensales, o sea, resulta de la multiplicacin del precio de venta por PAX con la previsin de clientes. % Descuento en Venta. Determina el por ciento de descuento que se le aplicar al importe total (precio de venta total) del banquete para deducir el precio de venta final. Valores negativos indican incrementos en el precio final. Esta opcin puede ser muy til cuando se quiere negociar el precio del evento (oferta) con un cliente. Precio de venta final por PAX. Precio de venta que se obtiene de quitar del precio de venta por PAX, el por ciento de descuento en venta.

***** MANUAL DE USUARIO ***** Precio de venta final.

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Similar al valor anterior pero aplicado al precio de venta total. Este valor define el importe final que se cobrar por el servicio. Beneficio bruto. Ganancia bruta que se obtiene de deducir (quitar) del precio de venta final, el valor del banquete a precio de costo (consumo total). Media de ratios. Clculo automtico del promedio de ratios aplicados en el banquete. Personal fijo. Este aspecto recoge dos valores: especificacin de la cantidad de das por la que laboraron y el monto total de lo que se les pago en el perodo. Con esto se deduce la cantidad que se le pago por da, que es lo que se necesita para deducir el beneficio neto del banquete. Personal externo. Monto total de lo que se pago al personal externo que se contrato. Seguridad social. Opera similar al personal fijo pero para la seguridad social. Portadores energticos. Opera similar al personal fijo pero para los portadores energticos. Telfono. Similar al anterior.

***** MANUAL DE USUARIO ***** Alquileres. Similar al anterior. Amortizacin.

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Se imputa el por ciento de amortizacin que se aplicar. Este valor define que parte del ingreso se utilizar para resarcir (cubrir) otros gastos (roturas, etc.). Automticamente se calcula, al lado de este valor, el importe que representa este por ciento. Otros gastos. Es aqu donde se imputan todos los otros gastos en que se incurre para la preparacin del banquete y que no encaja con ninguno de los conceptos antes descritos. Beneficio neto. Es el beneficio final que se obtendr del banquete al deducir todos los gastos, o sea, gastos en salarios, seguridad social, telfonos, portadores energticos, alquileres y amortizar. En otras palabras, es el dinero limpio que ingresamos sin compromisos o deuda de pago alguna. Costo por moneda. Es la razn entre el importe a precio de costo (consumo total) y el precio de venta final del banquete. Define los centavos (dinero) que tenemos que emplear para ganar la unidad, es decir, un dlar o euro, en dependencia de la moneda que se este empleando. Costo por PAX. Es el gasto que se incurre en cada PAX.

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Los valores antes descritos son auto calculables: consumo del pedido, precio de venta por PAX, precio de venta total, precio de venta final por PAX, precio de venta final, beneficio bruto, media de ratios, beneficio neto y el costo por moneda. El esto de los valores se imputan o introducen por el usuario. 4 En esta regin es donde se imputan los ratios con que se confeccionar el banquete. Es de vital importancia pues define los mrgenes de ganancia (a travs de ellos es que se calcula el precio final). Para cada ratio se guarda: ID (punto 7). Identificador vlido (nico para el banquete) generado por el sistema y asignado a cada ratio que se agrega o incorpora. Nombre (punto 8). Descripcin o nombre otorgado por el usuario al ratio. Esta informacin se puede editar y modificar en la tabla de ratios. Ratio (punto 10). Valor numrico que indica el margen de ganancia que se le aplicar a cada producto que lo emplee. Este valor se puede modificar en la tabla de ratios del banquete. Adems de estos tres puntos descritos anteriormente, se encuentran dos botones que permiten el mantenimiento de los ratios, y ellos son: AGREGAR (punto 5). Permite agregar un nuevo ratio al banquete, asignando de forma automtica y segura un identificador vlido para el ratio a agregar. Muestra una ventana que solicita descripcin del ratio. Se fija, por

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defecto, como valor del ratio introducido 1, para que el usuario lo modifique y fije el valor deseado posteriormente. CARGAR (punto 6). Permite de una forma muy rpida y sencilla, descargar los ratios que se encontraban en otro banquete (ya elaborado) sin tener que introducir los valores manualmente, lo que como es lgico, elimina las posibilidades de cometer algn error al introducir los valores y agiliza mucho el trabajo. Al presionar este botn, se muestra una ventana (similar a la de la figura 30 para las fichas) que contiene una lista desplegable con todos los banquetes del sistema (por supuesto, sin incluir el banquete actual) de la cual se escoge la que contiene los ratios que se desean descargar. Para eliminar algn ratio que se haya introducido por error o que ya no se desee, se procede de forma anloga a como se hace en la seccin de artculos y pedidos por los productos. 10 En esta regin est contenida una lista desplegable con todos los platos y ofertas que componen el banquete actual. A medida que se va conmutando de uno a otro se van actualizando los datos de los artculos que componen el nuevo plato seleccionado. Adems se encuentran 4 botones para la gestin y mantenimiento de ofertas, que son: Agregar. Permite incorporar nuevos platos (en blanco) al banquete actual. Eliminar. Eliminar el plato actual y todo su contenido. Los datos del banquete se actualizan automticamente.

***** MANUAL DE USUARIO ***** Modificar.

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Permite cambiar el nombre o descripcin del plato actual. Traer ficha (se explica en el siguiente punto). 11 Este botn es de una importancia vital, pues permite la descarga o incorporacin al banquete de fichas ya existentes o elaboradas en el sistema. Esto posibilita el no tener que montar el plato en el pedido de banquetes si este ya fue confeccionado (previamente) en una ficha tcnica. Si transferimos los datos de la ficha a banquetes se le agregan las cantidades brutas necesarias para un comensal (PAX) y el valor neto resultante al confeccionar la receta (anteriormente se haba explicado). Al realizar todas estas operaciones y clculos de forma automtica, permite importar recetas grandes de la fichas a banquetes, y darnos una precisin extraordinaria. 12 Se corresponde con el rea donde realmente se muestran los artculos que componen la oferta o plato dentro del banquete actual. En los subsiguientes puntos se especifican los datos de cada uno de los artculos. 13 Ratio o margen comercial queremos darle al banquete. Al situarnos en cada casilla de esta columna, la celda se convierte en una lista desplegable, en la cual estn contenidos todos los ratios o mrgenes comerciales introducidos. De ella se selecciona el ratio deseado para el producto de la fila. Esta forma de trabajo permite eliminar la posibilidad de errores al fijar el ratios de cada producto, pues no se trabaja con su valor fsico, sino con una referencia al ratio, lo que es muy sencillo, y para los clculos trabajo es igual a si se imputar el valor como tal.

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Otra gran ventaja es que si queremos actualizar un determinado ratio, no es necesario ir artculo por artculo, sino que basta con actualizarlo en la columna 9 de la seccin 4 de ratios y este se propagar por todo el banquete (oferta por oferta) y recalcula todos sus valores. 14 15 16 17 Cdigo del artculo introducido en el banquete. Descripcin del artculo. Unidad de Medida. Precio unitario del artculo en el momento de la confeccin del banquete o de la ltima actualizacin realizada. 18 19 Cantidad a emplear del artculo para confeccin un plato (para un PAX). Neto. Es el valor que resulta de descontar del peso bruto las mermas y partes no aprovechables (ver seccin de fichas). Este valor es opciones imputarlo. En el caso que se descargue o importe automticamente una ficha para el banquete, dicho valor se calcula automticamente. 20 Disponibilidad. Esta valiosa columna muestra en cada momento la disponibilidad actual del producto en almacn al descontar la cantidad solicitada. Para mayor informacin consultar la seccin de pedidos. Ver disponibilidad en la seccin de pedidos para mayor informacin. 21 Regin donde se muestra la presentacin o imagen del plato u oferta actual una vez confeccionado. 22 Permite cargar una foto del plato. A travs de este punto se puede seleccionar un archivo JPG correspondiente a una foto del plato. Dicha imagen se almacenar en las bases de datos del sistema y se salvar con la informacin del banquete, permitiendo que se pueda enviar con el resto de la informacin y trasportar muy fcil o intercambiar por correo electrnico.

***** MANUAL DE USUARIO ***** 23 24 Permite eliminar la imagen actual del plato.

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Botn que permite incorporar artculos al banquete (oferta actual). Al pulsarlo despliega una venta que permite, de una forma sencilla y precisa, incorporar artculos al plato actual. Para mayor informacin, ver incorporacin de artculos a los pedidos en la seccin anterior.

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Botn que da la posibilidad de actualizar los precios de los productos que componen el banquete (plato actual). Esto es muy importante, pues permite darle continuidad o vigencia al banquete independientemente que cambien los precios, pues no es necesario actualizar manualmente y no se corre el riesgo de aportar valores errneos con las valoraciones.

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Esta check box permite el forzar o no a una nueva pgina entre plato y plato en cada reporte de banquete. Es muy til, pues quizs se necesite repartir las hojas impresas del banquete entre varias personas (cocineros) y si estas estn una a continuacin de la otra se hace complejo.

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Similar al redondeo en los pedidos (ver seccin de pedidos).

Adems de todas las funciones expuestas anteriormente, Chefexact Restaurant despliega en la barra de secciones varias opciones generales, las cuales se muestran en la figura 35, y son muy similares a las de la seccin de fichas tcnicas: Mantenimiento: adicionar, modificar, eliminar. Reportes. Diagramas. Salva / restaura de la informacin (datos).

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Adicionalmente se agrega una opcin de solicitud de banquetes, la cual, similar a la opcin con igual nombre en la seccin de pedidos, permite solicitar los consumos (en trminos de artculos) en los cuales se incurre en el banquete, mostrndose una ventana (ver figura 36) en la cual se solicita fecha en la cual se produce el consumo y opcionalmente observaciones al respecto.

Agregar un nuevo banquete al sistema

Modificar la descripcin del banquete actual

Elimina el banquete actual Despliega men con los diferentes reportes a obtener para los banquetes Reporte / Diagrama de incidencia en consumos de los artculos (de acuerdo a su valoracin) en el banquete Solicita el pedido de los productos a emplear en la confeccin del banquete Crea automticamente un pedido (seccin de pedidos) con los artculos (sus respectivas cantidades) que conforman el banquete. Restaura los banquetes salvados previamente hacia un fichero

Salva los datos actuales de los banquetes hacia un fichero

Figura 35: Opciones para banquetes desplegadas en la barra de secciones.

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Figura 36: Solicitud de pedido de banquete. Chefexact Restaurant genera una amplia gama de reportes para banquetes. A continuacin se ofrece una explicacin de cada uno de ellos: Reporte de la confeccin del banquete con presentacin (foto). Esta variante de reporte a su vez se subdivide en: Reporte con encabezado (ver figura 37). En este reporte aparecen, divididos por platos y ofertas, todos los datos del banquete, incluyendo la tabla de cabecera son los resultados finales del banquete, o sea, con los precios, beneficios obtenidos, etc. Otra versin de este mismo sin encabezado (figura 38). Este se emplea para repartir entre los que confeccionaran las ofertas del banquete, que no tienen por que saber las ganancias que se obtendrn del mismo. Puede resultar muy til para poder distribuir bien todos los ingredientes que llevan los diferentes platos.

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Reporte de la confeccin del banquete sin presentacin (foto). Este a su vez se subdivide en dos reportes: con encabezado (figura 39) y sin encabezado (figura 40). Funciona similar al grupo de reportes anteriormente descrito con la nica diferencia que no se muestra la presentacin o foto de cada uno de los platos que compone el banquete. Reporte de pedido. Este reporte resulta sumamente importe, pues a travs de la composicin de cada una de las ofertas y la previsin de clientes, determinar los artculos y las cantidades necesarias de cada uno de ellos a solicitar al almacn (ver figura 41). Diagrama de banquete. Permite tener una visin grfica y rpida de aquellos productos que ms afectan en los gastos de preparacin del banquete (ver figura 42).

Figura 37: Reporte de banquete con encabeza y presentacin (foto).

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Figura 38: Reporte del banquete sin encabezado y con presentacin.

Figura 39: Reporte de banquete con encabeza y sin presentacin (foto).

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Figura 40: Reporte del banquete sin encabezado y sin presentacin.

Figura 41: Reporte de pedido para banquete.

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Figura 42: Diagrama de incidencias en consumo del banquete.

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ESTUDIO DE CLIENTES
En esta seccin, como ya se haba descrito anteriormente, permite realizar estudios de comportamiento de afluencia de cliente y ventas a un determinado restaurante servicio del establecimiento (ver figura 43), permitiendo con esto el clculo de: TOTAL DE CLIENTES. No es ms que el total de clientes en el perodo especificado. MEDIA DE CLIENTES. Es el promedio de los clientes que han asistido. Es un valor muy til, pues permite en un momento dado estimar la media de clientes en determinado punto de venta, y utilizar este valor para realizar el pedido correspondiente. VOLUMEN TOTAL DE VENTAS. Venta total del perodo especificado. VENTA POR CLIENTE. Venta media por cliente. Se obtiene de la divisin del volumen total de ventas entre el total de clientes. MEDIA DE RATIOS APLICADOS. Promedio de los ratios aplicados. CONSUMO (COSTO) por CLIENTE. Es un valor de notable importancia para la deduccin del per cpita por cliente (presupuesto), y se deduce de quitar de la venta por cliente el ratio aplicado. Este es el valor que se introduce en el pedido al ejecutar la accin del botn CALCULAR que est al lado de la caja de edicin del presupuesto por cliente.

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Figura 43: Introduccin de datos estudios de clientes.

A continuacin se procede a explicar cada uno de los puntos que sealizados en la figura 43. 1 Icono y ttulo que identifica la seccin de estudio de clientes y volmenes de venta. 2 Lista desplegable en la cual se muestran todos los estudios de clientes incorporados o introducidos en el sistema. De cada uno de ellos se muestra su identificador vlido asignado por el sistema y su nombre. Permite cambiar cada vez que se quiera o sea necesario de un estudio a otro, lo cual provoca que se actualicen de forma automtica el resto de los controles de la seccin con los datos del nuevo estudio seleccionado. La disposicin o ubicacin de los estudios de consumo dentro de la lista es segn su orden alfabtico.

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Se corresponde con el rea donde realmente se muestran los datos que componen el estudio de clientes actual. En los subsiguientes puntos se especifican las columnas a introducir para cada da del estudio.

Fecha en que se produce la accin, o sea, es la fecha para la cual se estn introduciendo los valores de la fila. Una vez que se introduce la primera fecha del estudio, automticamente el sistema, cuando se agrega un nuevo registro en el estudio, asigna la fecha para este. Es decir, si la primera fecha del estudio es 25/02/2006, cuando se agrega un nuevo registro, el sistema asigna para este el 26/02/2006.

Nmero de clientes que asistieron al restaurant o evento en la fecha especificada en la ficha (punto 4).

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Venta total del da. Ratio empleado o aplicado en el da para deducir los precios de venta. En esta regin se especifica el rango o perodo de fecha para el cual se quiere mostrar el anlisis, o sea, se especifica fecha inicial y final, lo cual provoca (al modificarse) que se calcule de forma automtica el resto de los valores para el nuevo perodo especificado.

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Se calcula de forma automtica y contiene el total de clientes del perodo. Contiene la cantidad media de clientes del perodo. Se calcula de la divisin del total de clientes entre la cantidad de das contenidos en el rango especificado.

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Similar al punto 9 pero en este caso se corresponde con las ventas. Correspondiente a la venta media por clientes, o sea, se divide el total de las ventas del perodo entre el total de cliente.

***** MANUAL DE USUARIO ***** 13 14 Media de los ratios aplicados en el perodo.

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Consumo a precio de costo por cliente. Resulta de la divisin venta media por cliente entre la media de ratios aplicados.

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Lista desplegable que permite elegir el parmetro sobre el cual se construir el diagrama, o sea, si se tomarn como datos para el diagrama o bien la cantidad de clientes, las ventas o el ratio aplicado.

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Regin donde se muestra el diagrama en tiempo real de parmetro especificado en el punto 15.

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Permite captar (automticamente) desde la seccin de ventas hacia el estudio de clientes, las ventas efectuadas para cada uno de los das que componen el estudio.

Adems de las opciones descritas anteriormente, para los estudios se tienen las funciones que despliegan en la barra de secciones (ver figura 44).

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Agregar un nuevo estudio de clientes al sistema

Modificar la descripcin del estudio de clientes actual

Elimina el estudio de clientes actual Despliega men con las diferentes opciones de reportes para los estudios de clientes Reporte / Diagrama por aspecto a evaluar (cantidad en unidades) en el estudio de clientes actual

Restaura los estudio de clientes salvados previamente hacia un fichero

Salva los datos actuales de los estudios de clientes hacia un fichero

Figura 44: Funciones para estudios de clientes en la barra de secciones. En cuanto a reportes, en esta seccin se tienen: ESTUDIO. Muestra el reporte del estudio de clientes actual. Ver figura 45. REPORTE MIXTO. Es una combinacin del reporte del estudio con el de diagramas, en el cual se muestra la informacin (datos) en el rango especificado y adems se incluye el diagrama para el parmetro escogido. DIAGRAMA. Muestra el diagrama del estudio de clientes actual para el parmetro escogido (clientes, ventas o ratios). Ver figuras 46, 47 y 48.

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Figura 45: Reporte del estudio de clientes.

Figura 46: Diagrama de estudio de clientes (parmetro clientes).

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Figura 47: Diagrama de estudio de clientes (parmetro ventas).

Figura 48: Diagrama de estudio de clientes (parmetro ratios).

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MAESTRO DE CODIGOS DE VENTA


En esta seccin, como su nombre lo indica, se le da mantenimiento al maestro de cdigos de venta, o sea, de los productos a la venta y sus respectivos precios. Cada cdigo de venta se enlaza con una y slo una ficha tcnica, y a su vez esta ficha tcnica podr estar enlazada slo con un cdigo de venta. Este enlace es de vital importancia para poder deducir a travs de las ventas los consumos de los artculos empleados para confeccionar estas ofertas. En la figura 49 se muestra una vista del rea de trabajo de esta seccin.

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Figura 49: Mantenimiento de cdigos de venta y enlace con fichas tcnicas.

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A continuacin se procede a explicar cada uno de los puntos sealados en la figura 49: 1 Icono y ttulo que identifica la seccin de cdigos de venta y enlace con fichas tcnicas. 2 Se corresponde con el rea donde realmente se muestran los cdigos de venta introducidos en el sistema. En los subsiguientes puntos se especifican las columnas a introducir para cada da del estudio. 3 4 5 6 Cdigo de Venta del Producto (PLU). Descripcin del producto. Precio de Venta. Ficha con la cual esta enlazado el producto. Si est en blanco, como es lgico, es que no esta enlazado, caso contrario, o sea, contiene un nmero, este se corresponde con el cdigo de la ficha asociada o enlazada. 7 Descripcin o nombre de la ficha con la que esta enlazado el producto (ver punto 6). 8 Botn que permite enlazar el producto actualmente seleccionado (fila actual del punto 2) con la ficha tcnica actualmente seleccionada en el punto 11. Una vez enlazado el producto con la ficha, esta ltima se elimina del punto 11, pues ya no esta libre, o sea, ya esta enlazada con un producto de venta. 9 Permite eliminar el enlace del producto actual con la ficha asociado. Una vez que se ejecuta esta accin, si el producto estaba enlazado, se libera la ficha, quedando nuevamente disponible en el punto 11.

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En esta regin se puede establecer un filtrado por descripcin de los cdigos de venta. Esta opcin es muy til sobre todo cuando se tiene gran cantidad de ofertas a la venta.

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Regin donde se encuentran todas la fichas tcnicas introducidas en el sistema y que actualmente no estn enlazadas con ningn cdigo de venta. A continuacin se explican las columnas que se muestran para cada ficha tcnica.

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Cdigo asignado por el sistema a la ficha tcnica. Descripcin de la ficha tcnica. Similar al punto 10 pero para las fichas tcnicas.

En la figura que se muestra a continuacin (figura 50) se muestran las opciones desplegadas en la barra de secciones y vlidas para el maestro de cdigos de venta.

Despliega un men con las diferentes opciones de impresin para la seccin del maestro de cdigos Restaura los datos referentes a cdigos de venta salvado previamente hacia un fichero Salva los datos actuales de los cdigos de venta y enlaces con fichas de tcnicas hacia un fichero

Figura 50: Opciones en la barra de secciones para los cdigos de venta.

***** MANUAL DE USUARIO ***** En cuanto a reportes para esta seccin tenemos 3 tipos: PENDIENTES DE ENLACE.

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Muestra un reporte que contiene un listado con los cdigos de ventas introducidos en el sistema y que an no tienen enlace con una ficha tcnica. Ver figura 51. ENLAZADOS. Similar al anterior pero para aquellos productos ya enlazados con fichas tcnicas. Ver figura 52. TODOS. Muestra un reporte que contiene todos los cdigos de venta introducidos en el sistema. Ver figura 53.

Figura 51: Cdigos de Venta pendientes de enlace.

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Figura 52: Cdigos de Venta enlazados.

Figura 53: Maestro de Cdigos de Venta (todos).

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REGISTRO DE VENTAS
Como complemento a la seccin anterior, y para aquellos negocios en los cuales no se tenga una interfaz de enlace entre Terminales de Punto de Venta y Chefexact Restaurant, se ofrece esta seccin de registro manual de ventas, en la cual se registran las operaciones de ventas realizadas, adems se realizan anlisis de los consumos. Es vlido destacar que lo que se registra es un resumen de ventas por producto ofertado, o sea, las cantidades vendidas de cada oferta. Para cada una de ellas slo es necesario imputar el cdigo de venta o seleccionar aquellos productos que fueron vendidos, y las cantidades respectivas. En la figura 54 se muestra una vista del rea de la seccin de ventas.

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Figura 54: Imputacin manual de ventas diarias por turnos.

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A continuacin se procede a explicar cada uno de los puntos de la figura anterior. 1 2 Icono y ttulo que identifica la seccin de registro de ventas. Es donde se fija la fecha en la cual se imputarn (visualizarn) las ventas. Es muy importante definir correctamente este valor, pues de lo contrario se estaran introduciendo los valores en das errneos. 3 Se define, en caso se que as se trabaje, el turno para el cual se estaran registrando las ventas. En el sistema ofrece disponibilidad para cuatro turnos de trabajo. En caso que no se empleen turnos en el punto de venta, se procede a imputar o registrar todas las ventas en el primer turno de trabajo. 4 Regin donde se imputan o registran los valores correspondientes a las ventas para el da y el turno de trabajo seleccionado. En los puntos subsiguientes se explica el significado de cada uno de las columnas de la tabla. 5 Define el cdigo de venta del producto vendido. Es importante destacar que slo se podrn registrar ventas para aquellos productos (cdigos) que tengan enlazada correctamente una ficha tcnica (ver seccin anterior) y, por supuesto, existan en el maestro de cdigos de venta. 6 Descripcin del cdigo de venta. Este valor se rellena automticamente al imputar el cdigo de venta y es de slo lectura, o sea, de modo informativo, pues el usuario no puede introducir ningn valor. 7 8 Similar al punto anterior pero para el caso del precio de venta. Se corresponde con la cantidad vendida del producto y es imputado por el usuario. Define el total de ventas en el turno del producto.

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Se calcula automticamente y contiene el subtotal o suma parcial del producto, o sea, la valoracin a precio de venta de las unidades vendidas del producto.

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Este botn permite que se incorporen de forma sencilla, los productos que componen la venta. Para ello se despliega una ventana como la que se muestra en la figura 55. Este aspecto se abordar con ms profundidad.

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Valor calculado automticamente que contiene la cantidad total o suma total de todas las cantidades vendidas.

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Similar al anterior, pero en este caso se expone el importe total de toda la venta.

Abordando con ms profundidad el registro de las ventas, y como ya se haba mencionado anteriormente, existen dos formas bsicas: 1. Imputacin manual. Consiste en la introduccin manual de las unidades de cada plato producto que tengamos enlazado y vendido. tratara de un releve clsico fin (punto 4 de la figura 54). o Se van anotando las

unidades (cantidades) a la tabla con ayuda de las comandas como si se y una vez hecha esta operacin activando el icono creado para tal seguidamente rebaja de existencias

2. A travs de una interfaz que vuelque las ventas desde su gestor de venta, una vez realizada la operacin se rebajan de existencias de igual manera que explicamos en el punto 1.

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3. Seleccin de los cdigos que conforman la venta. En este caso se despliega una ventana como la que se muestra en la figura 55. Slo se muestran aquellos cdigos que estn debidamente enlazados con fichas tcnicas y que no forman parte de los ya registrados en la venta actual. En la figura 55 se marca en el punto aquellos productos vendidos se agregan a la venta a travs del punto 6. De cualquier forma que se realice el registro o imputacin de las ventas, el resultado ser el mismo. Aunque recomendamos a ser posible integrar Chefexact Restaurant con el software de ventas que se est empleando en el establecimiento (en caso de que se tenga) para ganar en eficiencia (disminuir trabajo humano y ganar en certeza de informacin disminuir posibilidades de errores), pues al tener una interfaz que sea capaz de enlazar ambos sistemas se realizara la transferencia de forma automtica. Para mayor informacin en cuanto al desarrollo de interfaces con Chefexact Restaurant, consultar al final la seccin de In teg raci con g estores d e ven ta. Nota: los esqueletos de la interfaz se n encuentran disponible y gratis pudindoselas descargar desde nuestra web www.chefexac.com, o consultar con soporte tcnico de Chefexact

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Figura 55: Venta para la seleccin e imputacin de los productos vendidos. Adems de las opciones mencionadas anteriormente, en la barra de secciones se despliegan varias opciones para operaciones con las ventas, las cuales se muestran en figura 56.

Despliega un men con las diferentes opciones de impresin para la seccin de ventas Opcin para deduccin de consumos a travs de las ventas y los enlaces de los cdigos de venta con las fichas tcnicas Muestra diagrama correspondiente a las ventas, en dos modos o tipos de reportes: totales por producto o por fecha. Restaura los datos referentes a las ventas salvado previamente hacia un fichero Salva los datos actuales de las ventas hacia un fichero

Eliminar ventas en un perodo especificado

Figura 56: Opciones desplegadas en la barra de secciones para las ventas.

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Las tres primeras opciones de la figura 56 se corresponden con las posibilidades de reportes de la seccin, que bsicamente son: Reportes generales de las ventas. En ellos se muestran de varias formas o en diferentes formatos los valores imputados como ventas (figura 57). En este caso se selecciona el perodo que se quiere analizar, el turno de venta que se quiere ver o todos los turnos y el tipo de reporte, que en este caso puede ser uno de los siguientes: Resumen de venta por producto. En este caso se muestra un reporte que contempla las ventas totalizadas por productos en el perodo especificado para el turno deseado (ver figura 61). Desglose de venta por producto por turno por fecha. Similar al anterior pero detalla las ventas por turno por fecha (ver figura 62). Desglose de venta por turno por fecha. Muestra un reporte donde se detallan las ventas de los turnos de trabajo por fecha (ver figura 63). Desglose de venta por fecha. En este reporte se muestra el volumen de venta por da (figura 64). Reportes de anlisis de consumos. En este caso se realiza un anlisis de los consumos incurridos para la venta (figuras 58 y 59). Este punto se analizar ms adelante. Diagramas de ventas. Permite analizar de forma grfica las ventas, ya sea por productos o por fecha en un perodo determinado (ver figura

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60). En dependencia del tipo de diagrama seleccionado, se muestra el grfico deseado (ver figura 71 y 72).

Figura 57: Ventana de seleccin de reportes. Para el caso de los anlisis de consumos, la idea es tratar de deducir los consumos tericos, a travs de las fichas tcnicas enlazadas a los cdigos de venta, en los cuales se ha incurrido para la venta, es por ello la importancia de una correcta confeccin de la ficha y de un posterior enlace con el cdigo de venta. Al seleccionar la opcin de anlisis de consumos entre las opciones desplegadas en la barra de secciones, se muestra una venta como la de la figura 58 y 59, en la cual se selecciona el tipo de anlisis a realizar, el cual puede ser: Deduccin de consumo terico. Como su nombre lo indica, deduce el consumo incurrido para las ventas (ver figura 58). En este caso se imputa el perodo a analizar y se escoge si se quiere conformar un pedido (seccin de pedidos) de forma automtica. Adems se elige si se quiere un reporte detalla (se especifica por producto consumido, aquellas cantidades empleadas por ficha, figura 65) o simplemente ver la deduccin sin entrar en detalles (figura 66).

***** MANUAL DE USUARIO ***** A n lsi d e d i i s feren ci d e con su m os teri as cos

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En este caso se comparan los consumos contra una de las referencias que se muestran a continuacin, permitiendo determinar las diferencias en consumos (ver figura 59). En la parte inferior de la ventana se muestra un panel donde se especifica de donde se va a tomar la referencia que puede ser del Chefexact (existencias que va llevando el sistema) o de Almacn (en caso que se quiera tomar como referencia lo tiene el sistema de almacn al cual se est conectado). Inventario Inicial contra Inventario Final. Partiendo de un inventario inicial y las operaciones realizadas en el perodo, comparar contra las existencias finales reflejadas en un inventario final. De igual forma permite realizar un anlisis detallado (figura 67) o sin detalle (figura 68). Es bueno aclarar que todas las operaciones (pedidos confirmados, compras, ventas, etc.) se considerar desde el da siguiente al inventario inicial y hasta el mismo da del inventario final. Inventario Inicial contra Existencia Actual. Similar al anterior pero en este caso se compara contra la existencia actual, con lo cual se puede hacer un anlisis en cualquier momento que se desee durante el mes. Tambin permite analizar de forma detallada (figura 69) o no (figura 70). En este caso las fechas estn marcadas o se consideran las operaciones desde el da siguiente al inventario inicial y hasta la fecha actual. Los consumos tericos que se reflejan en los reportes antes expuestos se calculan a travs de los enlaces que se establecen entre los cdigos de venta y las fichas tcnicas, originndose automticamente a partir de las ventas

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directas. Para un mayor anlisis de los consumos (detallado) por departamento, con su l l an lsi d e l secci d e H i tar os i s a n stri cos.

Figura 58: Ventana de seleccin del anlisis del consumo terico.

Figura 59: Ventana de seleccin del anlisis de consumo a realizar.

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Figura 60: Seleccin del tipo de diagrama.

Figura 61: Resumen de venta por producto.

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Figura 62: Desglose de venta por producto por turno por fecha.

Figura 63: Desglose de venta por turno por fecha.

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Figura 64: Desglose de venta por fecha.

Figura 65: Deduccin de consumos (detallado).

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Figura 66: Deduccin de consumos (sin detalle).

Figura 67: Consumos: inventario inicial / inventario final (detallado).

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Figura 68: Consumos: inventario inicial / inventario final (sin detalle).

Figura 69: Consumos: inventario inicial / existencia actual (detallado).

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Figura 70: Consumos: inventario inicial / existencia actual (sin detalle).

Figura 71: Diagrama de ventas totalizado por productos.

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Figura 72: Diagrama de ventas diarias.

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REGISTRO DE COMPRAS
A lo largo de esta gua se ha estado hablando de pedidos de reposicin, envos a proveedores, pero todo esto forma parte de un apoyo o ayuda para la actividad de compra. Realmente en esta seccin es donde se realizan las operaciones de compras (recepcin), detallndose los productos y suministradores.

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Figura 73: rea de trabajo seccin de compras.

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Similar a la seccin de registro de ventas, en esta se selecciona la fecha para la cual se introducirn los resmenes de compras diarias y el proveedor que suministro la mercanca. A continuacin se procede a explicar cada uno de los puntos de la figura 73. 1 2 Icono y ttulo que identifica la seccin de registro de compras. Es donde se fija la fecha en la cual se imputarn (visualizarn) las compras para el proveedor actualmente seleccionado. Es muy importante definir correctamente este valor, pues de lo contrario se estaran introduciendo los valores en das errneos. 3 Se define el proveedor para el cual se estarn registrando o visualizando las compras. En esta lista desplegable se muestran los proveedores introducidos en la seccin de proveedores, y en caso de no haber ningn proveedor no se permite introducir compra alguna. En la lista aparecen los proveedores ordenados alfabticamente segn su nombre o descripcin. 4 Regin donde se imputan o registran los valores correspondientes a las compras para el da y el proveedor seleccionado. En los puntos subsiguientes se explica el significado de cada uno de las columnas de la tabla. 5 Define el cdigo del artculo comprado. Este valor se introduce automticamente al agregar los artculos que componen la venta (ver punto 11). Valido destacar que si en la compra aparece algn artculo nuevo (como producto) se le dar alta a travs del botn del punto 12. 6 Descripcin del artculo. Este valor se rellena automticamente al agregar el artculo a la compra y es de slo lectura, o sea, de modo informativo, pues el usuario no puede introducir ningn valor.

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Similar al punto anterior pero para el caso de la unidad de medida. En esta columna se fija el precio de compra del artculo, que puede (en la mayora de los casos) diferir del precio actual. Por defecto, al agregar el artculo a la compra se fija el precio actual del maestro de artculos.

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Cantidad total comprada del artculo. Se calcula automticamente y contiene el subtotal o suma parcial del artculo, o sea, la valoracin de las unidades adquiridas del artculo.

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Este botn permite que se incorporen de forma sencilla, los artculos que componen la compra. Para ello se despliega una ventana como la que se muestra en la seccin de pedidos (figura 18).

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Permite dar de alta, en el maestro de artculos, a nuevos productos. En este caso se muestra una ventana como la de la figura 74. En ella se selecciona la familia en la cual se ubicar el producto, y para ella se genera un nuevo cdigo para el artculo. Posteriormente se agrega la descripcin, unidad de medida y precio de adquisicin.

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A travs de este botn se confirma la compra actual. En tal caso se registra la operacin, asentndose en la existencia actual de cada uno de los productos que componen la compra, la existencia resultante (adicin). Para el caso de precio se ponderan, o sea, se realiza una revalorizacin de cada uno de los precios de los productos adquiridos. Una vez confirmada una compra, no se podr hacer ningn tipo de modificacin.

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En este punto se muestra de forma automtica el total de la compra realizada para el proveedor actual en la fecha seleccionada.

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Figura 81: Alta de nuevos artculos en la compra (maestro de artculos). Al igual que las secciones anteriormente tratadas, en esta se despliegan tres opciones fundamentales en la barra de secciones (ver figura 75).

Despliega un men con las diferentes opciones de impresin para la seccin de compras Restaura los datos referentes a las compras salvadas previamente hacia un fichero Salva los datos actuales de las compras hacia un fichero Eliminar compras en un perodo especificado. Las compras que se eliminarn sern slo para el proveedor seleccionado actualmente, o sea, con el que se est trabajando.

Figura 75: Opciones desplegadas para las compras en la barra de secciones.

De las secciones anteriores cabe destacar las de impresin o reportes (ver figura 76). Bsicamente el sistema consta de cuatro tipos de reportes generales. En ellos se muestran de varias formas o en diferentes formatos los valores imputados como compras. En este caso se selecciona el perodo que se quiere analizar, el proveedor (suministrador) y el tipo de reporte, que en este caso puede ser uno de los siguientes:

***** MANUAL DE USUARIO ***** Resumen de compra por artculo (producto).

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En este caso se muestra un reporte que contempla las compras totalizadas por artculos en el perodo especificado para el proveedor deseado (ver figura 77). Desglose de compra por artculo por proveedor por fecha. Similar al anterior pero detallado las compras por proveedor por fecha (ver figura 78). Desglose de compra por proveedor por fecha. Muestra un reporte donde se detallan las compras de los proveedores por fecha (ver figura 79). Desglose de compra por fecha. En este reporte se muestra el volumen de compra por da (figura 80).

Figura 76: Ventana de eleccin de reporte de compras.

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Figura 77: Reporte de compras totalizadas por artculos.

Figura 78: Reporte de compras por artculos por proveedor.

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Figura 79: Reporte de compras por artculos por proveedor.

Figura 80: Reporte resumen de compras diario.

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CONFIRMAR
La seccin de Confirmar surge para representar el estado intermedio por el que transitan los pedidos desde el momento en que se solicitan al almacn (desde la seccin de pedidos o banquetes) y su confirmacin final cuando son servidos y se verifican las cantidades realmente despachadas, momento en el cual se reflejan los valores finales por producto y se confirma el pedido, pasando a integrar el conjunto de datos histricos para futuros anlisis o consultas (ver figura 81). Se corrigen las cantidades solicitadas con lo servido , solo si hace
pedidos almacenes centrales , si no realiza pedidos internos como es el caso de muchos restaurantes , no tendra que rectificar nada, simplemente los confirma sin corregir tal cual, pues serian consumos internos, esta opcin est pensada para negocios que dispongan de despacho de mercancas internamente, como es el caso de hoteles o complejos

Nota: la entrada a los productos de proveedores es

obligatorio darle entrada por la seccin de compras

Figura 81: Confirmacin de pedidos.

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Esta seccin ofrece como nica posibilidad de modificacin de datos la correccin de las cantidades despachadas por producto para el pedido, y entre las funciones (dentro de la barra secciones) se ofrecen las siguientes:

Eliminar (desechar) el pedido pendiente actual. Reporte de solicitud (con consecutivo de albaran) para almacn del pedido pendiente actual. Confirmar el pedido pendiente actual como vlido y efectuado, salvando los datos del mismo en la seccin de Histricos para futuras consultas y clculos de consumos. Limpiar (fijar con valor 0) las cantidades reflejadas actualmente en el pedido pendiente para la imputacin total (artculo por artculo) de las realmente despachadas. Cargar desde un fichero pedidos pendientes por confirmar.

Salvar hacia un fichero los pedidos pendientes por confirmar.

Figura 82: Barra de seccin y opciones Confirmaciones. Es importante destacar que las solicitudes de pedidos que se entregan al almacn deben ser los generadas en esta seccin y no las que se pueden imprimir desde la seccin de pedidos o banquetes, pues que estos ltimos no llevan impreso el albaran consecutivo y final para el pedido, mediante el cual se puede tener referencia (desde la seccin de histricos) cuando se quiera realizar cualquier verificacin o revisin del vale en papel (despacho) contra el reflejado en el sistema. En la figura que se muestra a continuacin se expone un reporte de solicitud de pedidos valido para envi a almacn. Ntese que aparece un regln en blanco por cada producto en el cual el almacenero debe reflejar la cantidad realmente despachada para que una vez que el vale retorne al que realiz la solicitud, pueda de una forma fiable y rpida reflejar las cantidades reales.

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Figura 83: Reporte de solicitud de pedido a almacn.

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HISTORICOS
En esta seccin es donde se almacenan los datos histricos de las operaciones realizadas. En otras palabras, es donde van a parar las confirmaciones de pedidos (seccin de pedidos o banquetes) y los inventarios (seccin de artculos). Esta informacin es sumamente valiosa pues permite realizar consultas a operaciones realizadas anteriormente. Adems, permite tener la informacin real de los consumos o pedidos realizados a economato para deducciones de consumos, diferencias contra ventas y comportamiento del costo segn salidas de almacn consumos brutos (ver seccin de ventas). Como se puede apreciar en la figura 84, la seccin se divide en dos partes fundamentales: inventarios y pedidos confirmados.

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Figura 84: rea de trabajo seccin de histricos.

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A continuacin se procede explicar en detalle cada una de las parte sealadas y que componen el rea de trabajo de la seccin (figura 84): 1 2 3 Icono y ttulo que identifica la seccin de histricos. rea de inventarios. Lista desplegable en la que se muestran los inventarios realizados. En esta lista aparecen los inventarios ordenados segn su fecha. Adems, se muestra el monto total del inventario. A medida que se va alternando (seleccionando) de un inventario a otro se van actualizando la tabla con los valores respectivos. En los subsiguientes puntos se muestran los valores almacenados para cada artculo inventario. 4 5 6 7 8 9 10 Cdigo de artculo. Descripcin del artculo. Unidad de medida. Precio durante la captura del inventario. Cantidad o existencia del artculo durante el conteo. rea de pedidos confirmados. Muestra una lista desplegable en la cual aparecen los pedidos confirmados, ya sean estos desde la seccin de pedidos o de banquetes. Los pedidos aparecen con su identificador y su descripcin, ordenados alfabticamente segn su nombre. A medida que se va cambiando de un pedido confirmado a otro se van actualizando el resto de los controles de la regin. En los subsiguientes puntos se explican estos valores. con existencia durante el

***** MANUAL DE USUARIO ***** 11 Cdigo del artculo que compone el pedido

Pgina 121 de 154 confirmado actual

(seleccionado en la lista de pedidos confirmados). 12 13 14 15 16 17 18 19 Descripcin de artculo del pedido confirmado. Unidad de medida. Precio del artculo fijado en el pedido cuando se realiz la confirmacin. Cantidad despachada en el pedido del artculo. Fecha de la confirmacin de pedido. Nmero de clientes para los cuales se solicit el pedido. Importe total del pedido. Este valor indica el uso final que se le dio al pedido, el cual puede ser uno de los siguientes valores: BANQUETE Empleado en la preparacin de un banquete. RESTAURANT Empleado para confeccionar plato o productos Para la venta. EMPLEADOS Utilizado en los mens de empleados. 20 Observaciones agregadas referentes al pedido.

Adems de las opciones mencionadas anteriormente, al entrar en la seccin, y de forma similar al resto, se despliegan una serie de funciones a aplicar sobre los datos histricos almacenados, las cuales se muestra en la figura 85.

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Despliega un men con las diferentes opciones de impresin para la seccin de histricos (inventarios y pedidos confirmados) Muestra una ventana en la cual se elige el tipo de anlisis que se quiere realizar sobre los datos historicos. Restaura los datos histricos salvados previamente hacia un fichero

Salva los datos histricos actuales hacia un fichero

Permite eliminar datos histricos previos a la fecha especificada

Figura 85: Barra de seccin seccin de histricos. Sobre estas opciones mostradas en la figura 85, cabe destacar la primera y la ultima, en las cuales: REPORTES. Despliega un submen en el cual se puede escoger entre listar el inventario (figura 95) actualmente seleccionado o el pedido confirmado (figura 92). ANALISIS. Esta opcin, como su nombre lo indica, permite realizar una serie de anlisis sobre los datos histricos, entre los que se encuentran: o Clculo del consumo acumulado (ver figura 86). Realiza un clculo, en el perodo especificado, de los departamentos escogidos para el anlisis (ver figura 93). o Diferencias de consumos Chefexact vs. Almacn (ver figura 87). Este valioso reporte permite la deteccin inmediata y automtica de diferencias entre el sistema de almacn (en caso de estar conectado) y los valores deducidos por Chefexact a travs de las operaciones realizadas. En esta ventana se permite seleccionar la muestra de

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artculos a la cual se le realizar el anlisis, pudindose elegir entre: todos los artculos, artculos con existencia y/o artculos con necesidad de reposicin. Una muestra de este reporte se muestra en la figura 94. o Anlisis de diferencias de consumos (ver figura 88). Permite analizar las diferencias en consumos de forma detallada (por departamentos) entre Chefexact y Almacn, o en el mismo Chefexact en caso de no estar conectado a almacenes centrales. En este reporte existen dos variantes: Inventario Inicial contra Inventario Final. Partiendo de un inventario inicial y las operaciones realizadas en el perodo, comparar contra las existencias finales reflejadas en un inventario final (ver figura 95). Inventario Inicial contra Existencia Actual. Similar al anterior pero en este caso se compara contra la existencia actual, con lo cual se puede hacer un anlisis en cualquier momento que se desee durante el mes (ver figura 96). o Calculo de costes (ver figura 87). Permite realizar un clculo de los costes brutos sin inventarios finales de los diferentes departamentos durante un perodo de tiempo determinado. Para ello se tiene que llevar en la seccin de clientes, un estudio por restaurant o banquetes, comedor empleados, e imputar el nmero de clientes (pasantes, PAX) y las ventas. Para el caso del gasto de manutencin de empleados se trabaja similar, se ponen los pasantes reales y en vez de la venta lo que se imputa es el costo de los pedidos diarios que consuman. Es importante destacar que los

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empleados (PAX) no afectan el coste en los resultados generales, pues no se tienen en cuanta ms que para un anlisis individual de ellos. OJO: es muy importante enlazar cada departamento en el cuadro de dialogo que sale al pedir el anlisis de costos en cada estudio, en la casilla correspondiente, para que no se produzcan errores en los clculos, pues al definirlos una vez ya quedan prefijados automticamente para el siguiente anlisis. Es decir enlazar restaurant con restaurant, banquetes con banquete, empleados con empleados, y el sistema siempre los recordar. Tambin es necesario e imprescindible imputar en los estudios de clientes las ventas, clientes y ratios, de estos servicios, para poder realizar los anlisis eficazmente, tarea esta que no toma ms que unos minutos al da y s propicia que el control sea mucho ms preciso y efectivo. Existen dos variantes para el clculo del coste: sobre los clientes y sobre las ventas. En el caso del coste sobre los clientes lo que se calcula es el consumo medio incurrido en cada cliente El coste sobre las ventas permite obtener el valor porcentual del coste por unidad monetaria que se ingresa. Una vez seleccionado los parmetros para el anlisis de costes, se puede elegir entre los tres siguiente la forma de visualizacin de los resultados. Anlisis de costes (ver figura 97). Grfico de comportamiento (ver figura 98). Reporte mixto (ver figura 99). ELIMINAR. Permite eliminar los datos histricos anteriores a una fecha determinada. Puede resultar muy til para liberar la enorme cantidad de informacin que se puede generar en un perodo, por ejemplo, 5 aos y que ya no es

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necesario revisar. Al escoger esta opcin se despliega una ventana como la que aparece en la figura 90. La opcin de actualizar existencias (para el caso de los pedidos confirmados que queremos eliminar) se utiliza para restablece los valores de los productos de los pedidos, que por algn motivo nos hemos equivocado con ellos, como por ejemplo un pedido para proveedores que lo confirmamos como gasto de venta, de esta manera restablece nuevamente esos valores como existencia, y elimina el pedido o pedidos solo se debe de activar en estos casos.

Figura 86: Ventana de seleccin del clculo del consumo acumulado.

Figura 87: Comparativo de consumos Chefexact vs. Almacn.

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Figura 88: Ventana de seleccin del anlisis de diferencias de consumos.

Figura 89: Ventana de seleccin del clculo de costes.

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Figura 90: Imputacin de fecha corte para eliminacin de datos histricos.

Figura 91: Reporte de inventarios.

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Figura 92: Reporte de pedido confirmado.

Figura 93: Reporte de consumos acumulados.

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Figura 94: Diferencias de consumos Chefexact vs. Almacn.

Figura 95: Anlisis de consumos (Inventario Inicial / Inventario Final).

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Figura 96: Anlisis de consumos (Inventario Inicial / Existencia Actual).

Figura 97: Anlisis de costes.

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Figura 98: Grfico de comportamiento del coste.

Figura 99: Reporte mixto.

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PROVEEDORES
Como complemento al sistema, y para facilitar la labor de compra y envo de pedidos a los proveedores, en el sistema se lleva en especie de una libreta de contactos con las informaciones de los proveedores o suministradores. Adems, en esta seccin de proveedores se imputan los datos personales del negocio en el cual se este llevando el control de consumos a travs de Chefexact: nombre del encargado del sistema, correo electrnico y nombre de la empresa. En la figura 100 se muestra una vista del rea de trabajo de la seccin.

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Figura 100: rea de trabajo seccin de proveedores.

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A continuacin se detallan cada uno de los puntos sealados en la figura 100 para una mejor compresin del modo de funcionamiento de la seccin: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Icono y ttulo que identifica la seccin de proveedores. rea de datos de proveedores. Nombre del proveedor o empresa suministradora. Direccin Cdigo postal. Nmero telefnico. Nmero de fax. Direccin de correo electrnico. Sitio Web (URL). Caja de edicin donde se imputa el fragmento de texto por el cual se filtrar en la lista de proveedores. Permite, cuando se tiene una lista o libreta de proveedores lo suficientemente grande, filtrar para buscar de una forma mucho ms rpida al proveedor a travs de su nombre. 11 12 Botn que permite efectuar el filtrado especificado en el punto anterior. Datos personales del chef, operador del sistema o comprador con cuyo nombre se enviarn los mensajes a los proveedores. 13 Direccin de correo electrnico de la persona especificada en el punto anterior. 14 Nombre de la empresa o negocio.

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Logotipo de la empresa. Con este se trabaja similar a las fichas tcnicas y los banquetes (fotos o presentacin). Para evitar posible errores al cargar un nuevo logotipo, se recomienda una vez que se realiza la operacin cerrar el software (Chefexact Restaurant) y cargarlo (ejecutarlo) nuevamente. Adems, la imagen que se inserte debe tener: 7.5cm x 2.2cm (3x1) d e tam a o, p ara q u e se aju ste correctam en te en los reportes.

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Botn que permite guardar en la base de datos la informacin personal imputada en los puntos 12, 13, 14, 15 y 19.

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Permite

cargar

una

imagen

(desde

un

archivo

BMP)

con

las

especificaciones dadas en el punto 15. 18 19 Mediante este botn se puede eliminar el logotipo fijado. Posibilita escoger el formato de exportacin de los ficheros adjuntos que se enviarn por email, pudindose escoger entre: DOC Documento de Microsoft Word. XLS Libro de Microsoft Excel. Esta variedad de formatos permite que el usuario escoja la opcin ms cmoda para el envi, pues si lo que quiere es agregar determinado texto o explicacin y hacer ciertas modificaciones lo ms recomendable es hacerlo en DOC. Y si finalmente lo que quiere es hacer un post procesamiento de la informacin, o sea, realizar algn clculo, lo mejor seria enviarlo en XLS.

Adems de las facilidades anteriormente mencionadas, en la barra de secciones se despliegan las opciones mostradas en la figura 108, aplicables a la seccin de proveedores.

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Reporte del libro de proveedores Prepara un correo electrnico con destinatario el proveedor actual y con pie de firma el especificado en los datos personales Restaura el libro de proveedores salvado previamente hacia un fichero

Salva los datos de los proveedores (libro) hacia un fichero

Figura 101: rea de trabajo seccin de proveedores.

De dichas opciones cabe destacar las dos primeras: REPORTES. Permite generar un reporte del libro de proveedores (ver figura 102).

EMAIL. Posibilita el enviar directamente un correo electrnico al proveedor actualmente seleccionado sin necesidad de escribir sus datos (figura 103).

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Figura 102: Reporte de proveedores.

Figura 103: Envo de correos electrnicos desde la seccin de proveedores.

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PRESUPUESTO
Existen conceptos o gastos incurridos en las operaciones de cualquier establecimiento o empresa que caen fuera de los costes propiamente de la gestin gastronmica. Esta razn es por la cual se ha incorporado en el sistema una seccin para la planificacin, establecimiento y gestin de los presupuestos de operaciones. En la figura que se muestra a continuacin se presenta una vista de la seccin.
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Figura 104: Seccin de Presupuesto.

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Icono y ttulo que identifica la seccin de presupuesto. rea de datos de presupuesto. Definicin de conceptos del presupuesto y valores de gastos mensuales.

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Botn para replicado (duplicacin) de valores de conceptos o meses. Cmodas opciones para la imputacin de valores.

Modificaciones de valores (incrementos o decrementos) por conceptos o meses en cantidades absolutas (valores).

Modificaciones de valores (incrementos o decrementos) por conceptos o meses en valores porcentuales (porcientos).

Facilidad para la visualizacin de meses especficos. Muy til para evitar confusiones a la hora de chequear o imputar valores.

Adems de las opciones presentadas anteriormente, y similar al resto de las secciones del sistema, se introduces otras facilidades en la barra de herramientas o funciones de la seccin propiamente. A continuacin se presentan dichas opciones.

Reporte del presupuesto con los valores por meses

Reporte con el clculo de los consumos y por concepto por mes Reporte con anlisis del complimiento de los consumos por concepto del mes seleccionado y acumulado a la fecha Restaura presupuesto salvado previamente hacia un fichero

Salva valores de presupuesto hacia un fichero

Figura 105: Opciones de la barra de funciones para la seccin de Presupuesto. De las opciones anteriores, es valido presentar los resultados de las tres primeras en las figuras subsiguientes, en las cuales se muestra de forma elocuente la utilidad de cada una de ellas.

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Figura 106: Reporte de Presupuesto con valores por meses.

Figura 107: Reporte de Consumos por meses.

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Figura 108: Anlisis de Consumos contra Presupuesto del Mes y Acumulado.

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EMPLEADOS
De gran utilidad resulta en cualquier establecimiento, negocio o departamento, la gestin del personal, lo cual puede ayudar a agilizar la cobertura de cualquier falla en el personal, la previsin o planificacin de descansos y/o vacaciones, localizacin rpida del personal, tiempos de validez de permisos, entre otros datos tiles. Es por ello que Chefexact incorpora una seccin de gestin de Empleados. En la figura que se muestra a continuacin aparece una vista de la seccin en cuestin.

Figura 109: Vista de la seccin de Empleados. A continuacin se presentan las explicaciones de los puntos sealados en la figura anterior: 1 Icono y ttulo que identifica la seccin de empleados.

***** MANUAL DE USUARIO ***** 2 3 4 5 Lista para localizacin rpida de empleados.

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Datos del empleado seleccionado actualmente en la lista (punto 2). Botn para cargar imagen correspondiente a la foto del empleado actual. Botn para eliminar imagen (foto) actual.

Adems de las opciones anteriores, tambin se incluyen otras en la barra de funciones de la seccin de empleados, las cuales se presentan a continuacin:

Agregar (incorporar) un empleado al sistema

Eliminar empleado actualmente seleccionado

Reporte con listado de emplados e informaciones fundamentales

Reporte con la ficha del empleado actual

Enviar email empleado actual (direccin de correo establecida)

Restaura datos de empleados salvados previamente hacia un fichero

Salva datos de empleados hacia un fichero

Figura 110: Opciones de la barra de funciones para la seccin de Empleados. A continuacin mostraremos figuras con los reportes generados en esta seccin.

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Figura 111: Listado de Empleados.

Figura 112: Ficha de Empleado.

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INTERFAZ CON OTROS SISTEMAS DE GESTION DE ALMACEN


Ciertamente puede resultar tedioso y muy complicado para negocios lo suficientemente grandes (con grandes volmenes de compras y usos de productos) tener que actualizar manualmente el maestro de artculos con las altas de productos y las ponderaciones de precios. Es por ello que en el sistema se le dio soporte a esta informacin (maestro de artculos) en un formato de base de datos los suficientemente difundido y estndar como se pudo: DBF, para facilitar actualizar, o mejor dicho, volcar o descargar el maestro de artculos del centro hacia esta tabla, la cual se encuentra ubicada en la direccin especificada durante la instalacin del sistema Chefexact y que lleva por nombre (el fichero) PRECIOS.DBF. Esta base de datos contiene los siguientes campos: Cdigo del producto. Descripcin. Unidad de medida. Precio. Existencias. Stock mnimo. Inventario. Almacn. Los tres primeros campos son de cadenas de caracteres, mientras que el resto se corresponden con valores numricos. Con esta informacin mostrada anterior, no resulta nada difcil para el especialista de sus empresas elaborar un pequeo programa que le permita en cada momento actualizar los datos de sus productos, para obtener los valores

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correctos de consumo y estimar en cada momento los gastos reales en los cuales est incurriendo. En este caso (enlazado con sistema de almacenes, se debern actualizar como existencia el campo con nombre ALMACEN.

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INTEGRACION CON GESTORES DE VENTAS


Sera de mucha utilidad poder integrar el si stem a C h efexact R estau ran t con otros sistemas de gestin de ventas. Una forma viable para hacerlo es desarrollando una pequea interfaz (propia de cada gestor de venta) que sea capaz de volcar las ventas del da hacia la base de datos de ventas del sistema. La tabla de ventas del sistema esta diseada en Paradox 7 y contiene la siguiente estructura: FECHA Tipo Date. En este campo va la fecha correspondiente a la venta. TURNO Short Integer. Contiene el turno de la venta. Esto es viable cuando se tiene un lugar que labora durante periodos prolongados de tiempo al da y emplea ms de un turno de venta, y se fijan los valores: 1. Primer turno. 2. Segundo turno. 3. Tercer turno. 4. Cuarto turno. En el caso de que no se labore con turnos de trabajo siempre fijar este valor a (1). CODIGO Integer. Se corresponde con el cdigo (PLU) del producto vendido, que es el mismo nmero imputado en la seccin de CODIGOS. Ojo: cada cdigo DEBE estar asociado a una ficha antes de fijar la venta.

***** MANUAL DE USUARIO ***** DESCRIPCION String(100).

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Contiene la descripcin del producto vendido. En la opcin de imputacin manual de las ventas esto se toma automticamente del maestro de cdigos, pero en este caso debe fijarse por el sistema interfaz que se desarrolle. PRECIO Money. Se corresponde con el precio al cual se ejecut la venta del producto. CANTIDAD Integer. Recoge la cantidad vendida por producto o plato. No se contemplan ventas parciales. SUBTOTAL Money. Subtotal = Cantidad * Precio Previo a esto se deben desarrollar los siguientes pasos: 1. Elaborar la ficha tcnica o escandallo de cada uno de los platos o productos para la venta (seccin de fichas). 2. Dar de alta a cada uno de los cdigos de ventas (PLU) con su respectiva descripcin y precio de venta (seccin de cdigos). 3. Enlazar cada cdigo de venta con su respectiva ficha tcnica (seccin de cdigos).

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PASOS A SEGUIR PARA MONTAR EL SISTEMA


A continuacin se relacionan una serie de pasos lgicos para dejar puesto a punto el sistema una vez instalado: 1. Montar la seccin de artculos ya sea de forma manual (por no tener almacenes centrales con un sistema de gestin de economato) o a travs de una interfaz (programa) que permita importar desde el sistema de gestin los datos del maestro de artculos. Por otro lado se pueden utilizar los artculos puestos como ejemplo en el sistema, haciendo los cambios pertinentes en el clasificador (cdigos, descripcin, precios, etc.) y las familias para poderlos localizar fcilmente. 2. Fijar el inventario inicial con las existencias reales en la casilla (columna) de inventario, guardarlo y fijarlo, empleando las opciones para inventario en la barra para la seccin de artculos. 3. Elaborar todas las fichas tcnicas con todos los platos y bebidas de la instalacin. 4. Montar los pedidos, reposicin o exterior. 5. Montar todos los cdigos de venta empleados con sus respectivos precios de venta y enlazarlos con su ficha tcnica correspondiente. Muy importante, el precio bsicamente se saca de la ficha y finalmente se fija por el usuario (se redondea a un valor cmodo). 6. Crear (de ser posible) una interfaz que permita importar de forma automtica desde el sistema de gestin la informacin detallada de las ventas. Caso contrario se deben introducir manualmente las ventas. Con esta informacin se pueden deducir automticamente los pedidos de reposicin segn consumos por ficha tcnica. Las ventas se deben

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registrar diariamente y en caso de que se tengan turnos de trabajo desglosar las ventas de cada uno de ellos. 7. Crear o montar tantos banquetes como sean necesarios (en caso de que se de este tipo de eventos). 8. Montar en la seccin de compras las altas o adquisiciones de artculos. Esto se hace para negocios que no cuenten con un sistema de gestin de economato. 9. Realizar estudios de gramaje, sobre todo para determinar los consumos medios por PAX que se originan en buffet (en caso de que se ofrezca este servicio) y trasladarlos a pedidos diarios y a pedidos al exterior, para de esta forma hacer los pedidos sobre la base de datos lgicos con precisiones considerables. 10. Montar la seccin de estudios de clientes si queremos llevar histricos de afluencia y poder deducir previsiones de clientes. 11. Fijar los datos personales (nombre, empresa, correo electrnico) en el apartado de proveedores y guardarlo para que trabajen las funciones de Email. Instalar Outlook Express y configurar el correo en la PC. Fijar en esta seccin todos los datos que se tengan de los proveedores. 12. Fijar los stocks mnimos de almacn en la seccin de artculos en la columna correspondiente. Esto se puede hacer bien manualmente o a travs de un determinado. 13. Configurar la impresora. pedido preestablecido para un nmero de PAX

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TRABAJO EN RED
Para poder el sistema en varias estaciones de trabajo se debe seguir la siguiente secuencia de pasos: 1. Instalar el software (correr el instalador) en cada una de las estaciones donde estar disponible. 2. Copiar la carpeta del software instalado en una carpeta de red com p arti a, i d .e. cop i l carp eta C h efexact S u i ar a te, n orm al en te m u b i a en C :\Archivos de Program a h aci l otra P C (servi or). E sto cad a a d es slo de una PC. Ojo: esto debe hacerse slo una vez (de cualquiera de las estaciones instaladas) y siempre antes de hacer cualquier operacin, o sea, inmediatamente despus de haber terminado la instalacin o instalaciones. Importante: no es necesario instalar el programa en el servidor (siempre y cuando no se emplee el software en l). 3. La carp eta d el servi or (en este caso C h efexact S u i d te) d eb e estar com p arti a con A cceso T otal p ara l d os u su ari q u e u tii os lzar n el programa en las estaciones de trabajo. 4. Conectar la carpeta compartida (Chefexact Suite) como unidad de red (permanente) en cada una de las estaciones de trabajo. 5. Eliminar el acceso directo ubicado en el Desktop por el instalador y en su lugar situar un acceso hacia el ejecuta ubicado en la unidad de red instalada. Ojo y muy importante: verificar que la carpeta de trabajo del acceso creado sea la misma del ejecutable al cual se le hizo el acceso directo (todo esto es en el acceso directo). Esto es vlido tanto para C h efexact com o p ara C h efexact R estau ran t.

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6. C orrer l ap lcaci C h efexact o C h efexact R estau ran t d esd e el n u evo a i n (nuevos) acceso (accesos) creado (creados) e imputar el registro en cada estacin de trabajo, as como imputar el usuario y la contrasea de cada uno de ellos. Con estos pasos anteriores ya estar listo, quedando centralizada la informacin, visible, accesible y compartida para cada uno de ellos.

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Chefexact Restaurant EN HOTELES CON MULTIPLES PUNTOS DE VENTA


1. Instalar la versin o programa principal segn dicen las explicaciones de la gua de usuario, ya sea en Cocina Central o Departamento de A+B. 2. Realizar la interfaz para conexin a almacenes centrales del

establecimiento. Este enlace es opcional, pues no limita el buen funcionamiento del software, simplemente agiliza las operaciones. O adaptar el maestro de artculos con los productos y familias de la instalacin , mejor esta segunda opcin 3. Transferir todos los datos necesarios para el buen funcionamiento. Salvar esta informacin. 4. Instalar los programas adicionales que necesitemos (uno por punto de venta estacin de trabajo) para reflejar todas las operaciones. Cargar las existencias (artculos) que fueron salvadas previamente de la estacin (programa) principal, con lo cual ya dispone cada punto de venta con todas las existencias de la instalacin y los mismos cdigos. 5. Comprobar en la seccin de artculos para las estaciones

correspondientes a los puntos de venta que el sistema est configurado para funcionar sin conexin con almacenes centrales. 6. Montar todas las fichas tcnicas de las ofertas que se ofrecen en cada punto de venta. Si estuvieran estas ya elaboradas en el programa principal, las salvamos y cargamos en cada estacin de trabajo donde est instalado el software (ver manual de usuario para mayor informacin). Esto se har slo para las fichas tcnicas necesarias acordes a la oferta de cada punto de venta.

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7. Enlazar las fichas tcnicas ya introducidas con los respectivos cdigos de venta en la seccin de cdigos de venta. 8. Introducir las ventas DIARIAS al final de cada servicio manualmente. A travs de las comandas como un releve clsico de cocina .O preparar una interfaz para volcarle las ventas desde el sistema de gestin y registro de ventas. El software est preparado para ello y los esqueletos de interfaces los puede bajar gratis desde nuestra web. 9. Hacer un pedido inicial para abastecimiento, o sea, un pedido en el cual se reflejen las existencias actuales del punto de venta. Llevarlo a compras automticas mediante la opcin que brinda el programa. Una vez en la seccin de compras, lo comprobamos con lo servido por economato y lo trasferimos a existencias de Chefexact, con lo cual se crean almacenes independientes por punto de venta. 10. Fijar mediante las opciones correspondientes de la seccin de artculos el inventario inicial con las existencias que se han confirmado para ese punto de venta en concreto (todo de forma automtica). Repetir este proceso con todos los puntos de venta. 11. Esperar para operar al da siguiente con compras y ventas, o sea, comenzar a introducir la informacin con fecha siguiente a la fijada en las operaciones anteriormente descritas. 12. Al da siguiente vamos operando normalmente con las ventas y creamos pedidos automticos a medida que necesitemos reponer los artculos consumidos, y vamos confirmndolos a salidas, y nuevamente a compras para desde ese apartado confirmarlo a entradas, con lo que conseguimos tener actualizado nuestras existencias y mantener actualizado siempre nuestro almacn del punto de venta. As se podr controlar tanto como

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se quiera, debiendo quedar en existencia en cada momento las reflejadas por el programa. 13. A medida que se realiza un pedido automtico en los puntos de ventas, lo salvamos y lo enviamos va email, a travs de la red o mediante un una memoria, y diskette, para que lo carguen en la estacin donde se centralizar toda la informacin (programa principal) para que lo confirme, reflejndose de esta forma, en una central todas las operaciones de los departamentos o puntos de ventas. 14. En el programa principal (estacin central) es donde se integran todos los pedidos de los diferentes puntos de venta para fijar el stock mnimo, se confirman todos los consumos totales de la instalacin. Aqu es donde se controlar (normalmente) el buffet y desde donde se Igualmente es donde se fijaran los stock todos los y se anlisis globalmente, para saber los gastos generales y consumos. mnimos generales, realizan los pedidos las necesidades de reposicin de todo el centro.