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2007-2010
E-mail: acostanp@gmail.com
Web Site: www.saccec.com/educacion/
Blog: www.aulaexcelavanzado.blogspot.com
MS Excel 2007-2010
Contenido
INTRODUCCIÓN A MS Excel 2007 ....................................................................................................... 7
FÓRMULAS........................................................................................................................................... 10
Formatos ........................................................................................................................................... 11
DEFINICIÓN DE NOMBRES................................................................................................................. 36
Definir un nombre para una celda o un rango de celdas de una hoja de cálculo ............................... 36
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MS Excel 2007-2010
Crear un vínculo de referencia externa a los datos de una hoja de cálculo en la Web....................... 45
MENSAJE ENTRANTE............................................................................................................................ 50
MENSAJE DE ERROR............................................................................................................................. 51
Gráficos ............................................................................................................................................. 53
CREAR GRÁFICOS............................................................................................................................... 61
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SUBTOTALES ...................................................................................................................................... 70
ESQUEMAS ........................................................................................................................................ 75
PLANTILLAS........................................................................................................................................ 87
FUNCIONES........................................................................................................................................ 89
FUNCION MAXIMO............................................................................................................................ 94
FUNCION MODA................................................................................................................................ 97
FUNCION CONTAR............................................................................................................................. 98
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MS Excel 2007-2010
EJEMPLO.......................................................................................................................................... 154
Modificar un origen de conexión en una tabla dinámica con fuente externa ................................ 164
Actualizar la tabla dinámica cuando se aumenta una columna (nuevo campo) ............................ 164
PROTECCIÓN DE UNA HOJA DE CÁLCULO QUE CONTIENE FÓRMULAS O FUNCIONES .................. 170
Práctica:........................................................................................................................................... 171
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MS Excel 2007-2010
INTRODUCCIÓN A MS Excel
Una de las aplicaciones informáticas más utilizadas en las empresas son las hojas de
cálculo, que permiten al usuario manipular cualquier dato o información.
INICIAR EXCEL
Excel se puede iniciar de las maneras siguientes:
1. Se hace un doble clic sobre el acceso directo del Escritorio.
2. Ir al menú de Inicio
Programas
Microsoft Office
Seleccionar Microsoft Office Excel 2007.
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MS Excel 2007-2010
El área de trabajo de Excel 2007 mantiene una estructura intuitiva en la cual se observan
elementos distribuidos y organizados de manera clara.
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1.Botón de Office
2.Barra de Título
3.Barra de Menú
4.Barra de fórmulas
5.Grupo del Portapapeles
6.Grupo de Fuente
7.Grupo de Alineación
8.Grupo de Formato de Número
9.Grupo de Estilos
10.Grupo de Celdas
11.Grupo de Modificar
12.Barra de Herramientas de acceso rápido
13.Barras de desplazamiento
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14.Zoom
15.Botones de presentación
16.Hojas del libro
17.Barra de estado
18.Celda activa
19.Botón Minimizar
20.Botón Restaurar
21.Botón Cerrar
22.Filas
23.Columnas
24.Cuadro de nombres
25 Celdas
La intersección de una columna y una fila se denomina Celda y se nombra con el nombre
de la columna a la que pertenece y a continuación el número de su fila, por ejemplo, la
primera celda pertenece a la columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se llama A1.
Celda activa: es aquella sobre la que tiene efecto las órdenes y funciones de celda que se
puedan activar posteriormente.
Un Rango de celdas, es un bloque de una o más celdas que Excel trata como una unidad.
Los rangos son importantes en la Hoja de Cálculo, ya que todo tipo de operaciones se
realizan a base de rangos.
La versión de Excel 2007 cuenta con hojas de trabajo formadas de celdas, dispuestas por
16.384 columnas y 1.048.576 filas.
TIPOS DE DATOS
En una Hoja de Cálculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:
VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda.
Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto.
FÓRMULAS
Es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas,
nombres, funciones, u operadores. Es una técnica básica para el análisis de datos. Se
pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como *, +, -,
Sen, Cos, etc.
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MS Excel 2007-2010
Formatos
Formato de celdas
Veremos las diferentes opciones disponibles en Excel respecto al cambio de aspecto de
las celdas de una hoja de cálculo y cómo manejarlas para modificar el tipo y aspecto y
forma de visualizar números en la celda.
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Para ver un punto como separador de los millares o para ajustar la escala de un número
mediante un múltiplo de mil, incluya un punto en el formato de número.
Para ver Use este código de formato
12000 como 12.000 #,###
12000 como 12 #,
12200000 como 12,2 0.0,,
Tabla 3: Visualización de códigos básicos
Para definir el color de una sección del formato, escriba en la sección el nombre del color
entre corchetes. El color debe ser el primer elemento de la sección.
[NEGRO] [AZUL]
[AGUAMARINA] [VERDE]
[MAGENTA] [ROJO]
[BLANCO] [AMARILLO]
Tabla 4: Colores de formatos personalizados
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4. Se visualiza:
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8. Observe que los valores ingresados en las celdas se visualizarán en color azul.
9. Si además desea ingresar una condición, por ejemplo, que se visualicen en color
azul todos números con 2 decimales cuyos valores mayores o iguales a 10, caso
contrario que se visualicen en color rojo. Las condiciones se escribirán así:
[Azul][>=10]#,00;[Rojo] #,00.
Para separar una condición de otra se usa el separador de listas que se sugiere sea el
punto y coma.
FORMATO CONDICIONAL
El formato condicional permite modificar el aspecto de determinadas celdas, de acuerdo al
cumplimiento o no de reglas lógicas. Soporta hasta 64 condiciones.
Por ejemplo: Dar el color de fuente rojo y trama amarilla para las notas menores a 7
de la columna nota1.
Para iniciar activar el menú Inicio en el bloque Estilos seleccione Formato Condicional
y por último Administrar reglas. Excel ofrece algunas alternativas:
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2. Despliega:
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3. En Aplicar formato a las celdas que son MENORES QUE: digite el valor de 7.
4. En con de clic en la lista desplegable y elija Formato personalizado…
5. Seleccione en Fuente el color rojo.
6. En Relleno seleccione la trama de color amarillo.
7. Clic en Aceptar.
Si elige Administrar reglas, se visualiza el siguiente cuadro de diálogo:
Dentro de esta pantalla se pueden colocar las condiciones, para crear una nueva regla de
clic en Nueva regla…
Seleccionar la opción Aplicar formato únicamente a las celdas que contengan
Se tiene la siguiente pantalla:
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Seleccione las condiciones que desea aplicar al valor de la celda y para aplicar el formato
de clic en el botón Formato…
Se visualiza:
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MS Excel 2007-2010
Para añadir otra condición basta con presionar la opción Nueva Regla…
Para Modificar las condiciones de clic en Editar regla…
Para eliminar de clic en Eliminar regla…
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3. Borrar reglas…
4. Borrar reglas de las celdas seleccionadas.
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Ilustración 14: Uso de barras de colores para destacar gráficamente el valor de cada celda
Ilustración 15: Uso de escalas de colores para destacar gráficamente el valor de cada celda.
Por último selecciona otro rango de celdas, y dentro del menú desplegable del botón
Formato Condicional selecciona la opción Conjunto de Iconos y dentro de ella el rango
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Ilustración 16: Uso de iconos para destacar gráficamente el valor de cada celda.
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Una vez que se ha filtrado los datos, puede editar, ordenar, imprimir y crear un gráfico a
partir de la información filtrada.
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Para borrar un filtro de clic en la columna que contiene el filtro, y de clic en Borrar filtro de
“Nombre de la columna que contiene el filtro”.
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FILTRADO AVANZADO
Con el filtrado avanzado se introducen los criterios de búsqueda directamente dentro de
las celdas de la hoja.
Partamos del siguiente ejemplo:
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Ir a la pestaña Datos.
Seleccionar Avanzadas.
Despliega:
Si deseas Copiar los datos en otro lugar selecciona Copiar a otro lugar.
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Rango de la
lista
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El rango de criterios considera condiciones con OR y AND. Así las condiciones colocadas en
columnas corresponden a un OR es decir si son dos condiciones puede cumplir la una, la otra o las
dos condiciones.
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Las condiciones colocadas en filas corresponden a un AND, es decir deben si son dos condiciones
debe cumplir las dos. Para el ejemplo tomamos las condiciones en columnas que corresponden a
un OR
En Rango de criterios: marcar el rango que contiene la condición $B$1: $B$2. La celda que
contiene las condiciones debe estar con el mismo nombre del rango de lista: por ejemplo Campo
1
Campo 1 Campo 1
1 <8
2
3
4
5
6
7
8
9
10
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En Rango de criterios: marcar el rango que contiene las condiciones $B$1: $C$2. La celda que
contiene las condiciones debe estar etiquetadas con el mismo nombre del rango de lista: por
ejemplo Campo 1
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FORMATO CONDICIONAL
El formato condicional permite modificar el aspecto de determinadas celdas, de acuerdo al
cumplimiento o no de reglas lógicas. Soporta hasta 64 condiciones.
Por ejemplo: Dar el color de fuente rojo y trama amarilla para las notas menores a 7
de la columna nota1.
Para iniciar activar el menú Inicio en el bloque Estilos seleccione Formato Condicional
y por último Administrar reglas. Excel ofrece algunas alternativas:
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2. Despliega:
8. En Aplicar formato a las celdas que son MENORES QUE: digite el valor de 7.
9. En con de clic en la lista desplegable y elija Formato personalizado…
10. Seleccione en Fuente el color rojo.
11. En Relleno seleccione la trama de color amarillo.
12. Clic en Aceptar.
Si elige Administrar reglas, se visualiza el siguiente cuadro de diálogo:
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Dentro de esta pantalla se pueden colocar las condiciones, para crear una nueva regla de
clic en Nueva regla…
Seleccionar la opción Aplicar formato únicamente a las celdas que contengan
Se tiene la siguiente pantalla:
Seleccione las condiciones que desea aplicar al valor de la celda y para aplicar el formato
de clic en el botón Formato…
Se visualiza:
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Para añadir otra condición basta con presionar la opción Nueva Regla…
Para Modificar las condiciones de clic en Editar regla…
Para eliminar de clic en Eliminar regla…
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3. Borrar reglas…
4. Borrar reglas de las celdas seleccionadas.
Ilustración 25: Uso de barras de colores para destacar gráficamente el valor de cada celda
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Ilustración 26: Uso de escalas de colores para destacar gráficamente el valor de cada celda.
Por último selecciona otro rango de celdas, y dentro del menú desplegable del botón
Formato Condicional selecciona la opción Conjunto de Iconos y dentro de ella el rango
de iconos que quiere utilizar ilustración 17.
Ilustración 27: Uso de iconos para destacar gráficamente el valor de cada celda.
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DEFINICIÓN DE NOMBRES
Definir un nombre para una celda o un rango de celdas de una hoja de
cálculo
Cuadro Nombre
3. Escriba el nombre que desea utilizar para referirse a su selección. Los nombres
pueden tener hasta 255 caracteres de longitud.
4. Presione ENTRAR.
1. Seleccione el rango al que desea poner nombre, incluidos los rótulos de las filas y
columnas.
2. En el grupo Nombres definidos de la ficha Fórmulas, haga clic en Crear desde la
selección.
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Cambiar un nombre
Si cambia un nombre definido o un nombre de tabla, también se cambian todos los usos
de ese nombre en el libro.
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Se visualiza:
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http://ejemplo.microsoft.com/noticias.htm
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Ruta de acceso
Nombre de archivo
1. En una hoja de cálculo, haga clic en la celda en la que desea crear un hipervínculo.
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1. En una hoja de cálculo, haga clic en la celda en la que desea crear un hipervínculo.
Sugerencia Asimismo, puede hacer clic con el botón secundario del mouse en la celda o
el objeto y después elegir Hipervínculo en el menú contextual, o bien, presionar
CTRL+ALT+K.
6. Si desea crear un hipervínculo a una ubicación específica del archivo o la página Web, haga
clic en Marcador y, a continuación, haga doble clic en el marcador que desea utilizar. En el cuadro
Texto, escriba el texto que desea utilizar para representar el hipervínculo.
7. Para mostrar información útil cuando se coloque el puntero sobre el hipervínculo, haga
clic en Info. de pantalla y escriba el texto que desee en el cuadro Información en pantalla. Haga
clic en Aceptar.
Cuadro Nombre
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2. En una hoja de cálculo del libro de origen, haga clic en la celda en la que desea crear un
hipervínculo.
3. En el grupo Vínculos de la ficha Insertar, haga clic en Hipervínculo.
Para establecer un vínculo a una ubicación del libro actual, haga clic en Lugar de este
documento.
Para establecer un vínculo a una ubicación de otro libro, haga clic en Archivo o página
Web existente, busque y seleccione el libro con el que desea crear el vínculo y, a continuación,
haga clic en Marcador.
2. En el cuadro Texto, escriba el texto que desea utilizar para representar el hipervínculo.
3. Para mostrar información útil cuando se coloque el puntero sobre el hipervínculo, haga
clic en Info. de pantalla y escriba el texto que desee en el cuadro Información en pantalla. Haga
clic en Aceptar.
1. En una hoja de cálculo, haga clic en la celda en la que desea crear un hipervínculo.
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6. En el cuadro Texto, escriba el texto que desea utilizar para representar el hipervínculo.
7. Para mostrar información útil cuando se coloque el puntero sobre el hipervínculo, haga
clic en Info. de pantalla y escriba el texto que desee en el cuadro Información en pantalla.
8. Haz clic en Aceptar.
1. Abra el libro de origen y seleccione la celda o el intervalo de celdas que desee copiar.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Copiar.
3. Cambie a la hoja de cálculo donde desee colocar la información y, a continuación, haga clic
en la celda donde desee que aparezca la información.
4. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Pegado especial.
5. Haga clic en Pegar vínculo.
Excel crea un vínculo de referencia externa para la celda o cada celda en el rango de
celdas.
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Eliminar un hipervínculo
Para eliminar un hipervínculo, siga uno de los procedimientos siguientes:
Para eliminar un hipervínculo y el texto que lo representa, con el botón secundario del
mouse, haga clic en la celda que contiene el hipervínculo y elija Borrar contenido en el menú
contextual.
Para eliminar un hipervínculo y el gráfico que lo representa, mantenga presionada la tecla
CTRL, haga clic en el gráfico y, después, presione la tecla SUPR.
Para desactivar un único hipervínculo, haga clic en él con el botón secundario del mouse y
elija Quitar hipervínculo en el menú contextual.
Para desactivar varios hipervínculos a la vez, haga lo siguiente:
1. En una celda en blanco, escriba el número 1.
2. Haga clic en la celda con el botón secundario del mouse y, a continuación, haga
clic en Copiar en el menú contextual.
3. Mantenga presionada la tecla CTRL mientras selecciona cada uno de los
hipervínculos que desea desactivar.
En el grupo Portapapeles de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada debajo de
Pegar y, a continuación, en Pegado especial.
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MS Excel 2007-2010
VALIDACIÓN DE DATOS
CREAR UNA LISTA DE ENTRADAS VALIDAS
Esta herramienta permite que Excel supervise el ingreso de información en una hoja de
cálculo sobre la base de un conjunto de criterios previamente establecidos.
Puede crear una lista de entradas que se aceptarán en una celda de la hoja de cálculo y a
continuación, restringir la celda para que acepte únicamente las entradas de la lista
mediante el comando del menú Datos opción Validación. El usuario que introduzca los
datos puede hacer una selección en la lista.
Ejemplo:
El usuario que introduzca los datos puede hacer una selección en la lista.
Crear una lista de entrada en la misma hoja, por ejemplo:
1707180889001
1707180889002
1707180889003
1707180889004
1707180889005
1707180889006
1707180889007
1707180889008
1707180889008
1802452944001
Para trabajar con Validación de datos los datos deben estar en la misma hoja, debe
seleccionar la o las celdas a validar. Para este ejemplo se validará una celda que permita
seleccionar el número de RUC.
2. Ir a la pestaña Datos
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5. Se visualiza:
8. Se visualiza:
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MENSAJE ENTRANTE
Para crear un mensaje entrante haga lo siguiente:
1. Marcar la celda en la que desea se cree el Mensaje entrante
2. Ir a la pestaña Datos
3. En el Grupo Herramientas de datos
4. De clic en la opción Validación de datos
5. Seleccione la pestaña Mensaje de entrada
1
En Ecuador, para efectos de la declaración de impuestos, toda persona natural o empresa es identificado por el Estado mediante un
código denominado Registro Único de Contribuyentes (RUC).
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Mensaje de
entrada
MENSAJE DE ERROR
Para crear un mensaje de error haga lo siguiente:
1. Ir a la pestaña Datos
2. En el Grupo Herramientas de datos
3. De clic en la opción Validación de datos
4. Seleccione la pestaña Mensaje de error
6. En la opción Estilo:
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MS Excel 2007-2010
Ejemplo:
Despliega lo siguiente:
Gráficos
Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo y facilita su
interpretación.
Como gráfico incrustado: Insertar el gráfico en una hoja normal como cualquier
otro objeto.
Como hoja de gráfico: Crear el gráfico en una hoja exclusiva para el gráfico, en las
hojas de gráfico no existen celdas ni ningún otro tipo de objeto.
Las celdas precedentes son aquellas que suministran los datos a la fórmula mientras que
las celdas dependientes contienen las fórmulas y se refieren a otras celdas. Cuando el
programa encuentra las celdas precedentes o dependientes, aplica flechas de
seguimiento a las celdas. Las flechas de rastreo muestran la relación que existe entre la
celda activa y las celdas relacionadas.
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Cuando busca las celdas precedentes, debe seleccionar la celda de la fórmula antes de
que programa pueda aplicar las flechas. De igual forma, primero debe seleccionar una
celda o el rango de celdas que contiene los datos para buscar las celdas dependientes.
Si dentro de la celda aparece un mensaje de error, como #DIV/0! o #VALUE!, debe
seleccionar la celda antes de que el programa pueda encontrar un error.
1. Pestaña Fórmulas
2. Grupo Auditoría de fórmulas
3. Debe seleccionar una celda que contenga la fórmula antes de que empiece a
buscar las celdas precedentes.
4. Debe seleccionar la celda o el rango de celdas que contienen los datos o que
proporcionan los daros a la fórmula antes de que pueda encontrar las celdas
dependientes.
Ejemplo: Validar las celdas que permitan valores mayores a 500
Por didáctica he pintado el grupo de celdas en color amarillo, para indicar que ese grupo
de celdas serán validadas. Seleccione las celdas a validar
Celdas a validar
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1. Pestaña Fórmulas
2. Grupo Auditoría de fórmulas
3. Despliega:
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En Estilo: Seleccionar Advertencia, para que deje pasar previa confirmación valores
diferentes a la condición validada.
Ingresar el valor de 40, como este no cumple la condición desplegara el mensaje de error
configurado anteriormente, se visualiza:
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Dar clic en Sí para que se ingresen los valores que no cumplen la condición validada.
Calcular la suma en de cada una de las columnas y rastrear sus respectivas precedentes
Para esto se debe visualizar el Grupo de Auditoría de fórmulas
Con lo que se tendrá la siguiente pantalla:
Se visualiza:
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1. Ir a la pestaña Datos
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Prepara la hoja en la que aplicarás la validación de datos. En este caso abre el libro validar.xlsx y
la hoja formulario.
Se visualiza:
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En Permitir elige
Lista
En origen digita:
=[datos.xlsx]ciudad
Haz clic en
Aceptar.
Se visualiza:
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CREAR GRÁFICOS
Para insertar un gráfico tenemos varias opciones, pero siempre utilizaremos la sección
Gráficos que se encuentra en la pestaña Insertar.
En el grupo Gráficos.
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Se visualiza:
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MS Excel 2007-2010
Se visualiza:
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MS Excel 2007-2010
Se visualiza:
Estilos de diseño:
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Para mover el gráfico a otra hoja, haz clic en Mover gráfico, se visualiza:
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Selecciona el gráfico.
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MS Excel 2007-2010
Se visualiza:
Selecciona el gráfico.
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MS Excel 2007-2010
Se visualiza:
Selecciona en Porcentaje.
Se visualiza:
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MS Excel 2007-2010
Coloca el cursor sobre cualquier objeto seleccionado, cuando tome esta forma podrás
hacer clic y arrastrarlo a la posición deseada.
SUBTOTALES
Ir a Datos sección esquema
Los datos deben estar ordenados por categoría y las columnas etiquetadas:
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Ir a:
Se visualiza:
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Se visualiza:
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Se visualiza:
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ESQUEMAS
Un esquema puede ser un índice de un libro, donde vemos todos los puntos tratados en el
libro, el mismo que está estructurado por niveles de profundización sobre un tema en
concreto.
Sugerencias:
Asegurar de que los datos sean apropiados para crear un esquema. Los datos apropiados
para crear un esquema puede tener una jerarquía o disponer de una estructura por
niveles, por ejemplo si tenemos datos sobre las ventas realizadas a lo largo del año en
Algunas provincias de Ecuador, estos datos son buenos candidatos a formar un esquema.
En una hoja solo podemos incluir un esquema, para tener más de un esquema sobre los
mismos datos, debemos copiar los datos a otra hoja.
La mejor opción para crear esquemas es que lo haga Excel automáticamente, puesto que
tarda mucho menos tiempo que haciéndolo manualmente.
Existen unos requisitos previos para que Excel 2007 pueda crear automáticamente el
esquema:
Las filas sumario deben estar por encima o por debajo de los datos, nunca
entremezclados.
Las columnas sumario deben estar a la derecha o a la izquierda de los datos, nunca
entremezclados.
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MS Excel 2007-2010
Puedes observar que existen subtotales en las celdas B6, C6, D6, B11, C11, D11, B17, C17,
D17 y la columna E está llena de subtotales correspondientes a las filas donde se
encuentran. En las celdas B18, C18, D18 y E18 son los totales de los subtotales.
En este ejemplo puedes hacer un esquema tanto de filas como de columnas, puesto que
se ha organizado los subtotales de cada comunidad autónoma (filas) y se ha calculado los
subtotales de cada trimestre (columnas).
Para ello te sugiero situar sobre una celda cualquiera y seleccionar la opción Autoesquema
del menú Agrupar que se encuentra en la pestaña Datos.
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Automáticamente, Excel nos genera los niveles del esquema como podemos ver a
continuación:
En la imagen anterior puedes observar que ahora aparecen unas líneas en la zona
izquierda de las celdas y otra línea sobre las columnas de la tabla.
Además, observa en la esquina superior izquierda unos números que nos indican cuántos
niveles tiene el esquema.
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Para desagrupar, una vez tengas el grupo seleccionado presionas Alt + Shift + Flecha
izquierda.
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Ocultar un esquema.
Al ocultarlo lo que haces es ocultar las marcas que nos ayudan a expandir/contraer un
esquema, pero el esquema sigue estando activo, para ocultar un esquema basta con
presionar las teclas Ctrl+8 y automáticamente desaparecen las marcas del esquema,
para volverlas a mostrar volvemos a pulsar la combinación de teclas Ctrl+8.
Para ver las dos ventanas al mismo tiempo haz clic en Organizar todo y seleccionas
Vertical, Horizontal, Mosaico o Cascada, dependiendo de como estén situados los datos
en la hoja.
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CONSOLIDAR DATOS
Aplicaras el siguiente ejemplo:
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Se tiene información para enero, febrero y marzo. Se desea consolidar para el 1er
Trimestre.
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Se visualiza:
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Se visualiza:
Para crear vínculos entre los datos activa la opción Crear vínculos con los datos de origen.
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Se visualiza:
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PLANTILLAS
Una plantilla es un modelo que puede servir como base para muchas hojas de cálculo.
Puede incluir tanto datos como formatos.
Hacer clic sobre la categoría Plantillas instaladas en el cuadro de diálogo Nuevo Libro.
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Rellenar la plantilla.
Al guardar nuestro modelo, nos aparecerá el cuadro Guardar como para tener siempre la
plantilla original.
Crear plantillas
Crear un libro de trabajo con todos los datos y los formatos que serán comunes a todos
los libros de trabajo creados a partir de esta plantilla.
En el recuadro Guardar como tipo, hacer clic sobre la flecha de la derecha para que se
abra la lista desplegable y elegir la opción Plantilla de Excel.
FUNCIONES
Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos
su sintaxis, pero Excel 2007 dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, así nos
resultará más fácil trabajar con ellas.
Si queremos introducir una función en una celda:
1. Situarse en la celda donde queremos introducir la función.
2. Hacer clic en la pestaña Fórmulas.
3. Elegir la opción Insertar función.
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MS Excel 2007-2010
Excel 2007 nos permite buscar la función que necesitamos escribiendo una breve
descripción de la función necesitada en el recuadro Buscar una función: y a continuación
hacer clic sobre el botón de esta forma no es necesario conocer cada una de
las funciones que incorpora Excel ya que el nos mostrará en el cuadro de lista Seleccionar
una función: las funciones que tienen que ver con la descripción escrita.
Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una
categoría del cuadro combinado O seleccionar una categoría: esto hará que en el cuadro
de lista sólo aparezcan las funciones de la categoría elegida y reduzca por lo tanto la lista.
Si no estamos muy seguros de la categoría podemos elegir Todas.
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Función SUMA
Sumar las celdas que están en azul:
Escogemos el icono :
Aplicar control y seleccionar: (forma tradicional)
OTRA FORMA:
Dar clic en
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Función PROMEDIO
Calcula la media aritmética, pertenece a la categoría de funciones Estadísticas.
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Este es el resultado:
FUNCION MAXIMO
Permite encontrar el valor máximo de una lista de valores.
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FUNCION MINIMO
Encuentra el valor mínimo de una lista de valores.
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FUNCION MODA
Encuentra el valor que se repite con más frecuencia
FUNCIONA MEDIANA
Se consideran los casos:
IMPARES:
PARES:
VALORES PARES:
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FUNCION CONTAR
Cuenta todos lo valores de tipo numérico de un conjunto de datos
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Función CONTARA
Cuenta las celdas no vacías de un rango.
FUNCION CONTAR.SI
Cuenta los datos que cumplen un determinado criterio.
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Ejercicio:
Clic en contar.si
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FUNCION Concatenar
Une varios elementos de textos en uno solo.
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FUNCION MAYUS
Cambia de minúsculas a mayúsculas:
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FUNCION MINUSC
FUNCION ESPACIOS
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Permite eliminar los espacios del texto excepto los espacios individuales entre palabras.
Señalamos:
Este es el resultado.
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Fijémonos en la columna:
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FUNCION LOGICA SI
Si las notas son mayores o iguales a 7 indique que aprobó el curso caso contrario que reprobó
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Función BUSCARV
Busca un valor específico en la columna más a la izquierda de una matriz y devuelve el
valor en la misma fila de una columna especificada en la tabla.
Sintaxis BUSCARV(valor_buscado;matriz_de_comparación;indicador_columnas;ordenado)
Valor_buscado es el valor que se busca en la primera columna de la matriz.
Valor_buscado puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto.
Matriz_de_comparación es el conjunto de información donde se buscan los datos.
Indicador_columnas es el número de columna de matriz_de_comparación desde la cual
debe devolverse el valor coincidente.
Ordenado Es un valor lógico que indica si desea que la función BUSCARV busque un
valor igual o aproximado al valor especificado.
Si el argumento ordenado es VERDADERO o se omite, la función devuelve un valor
aproximado, Si ordenado es FALSO, BUSCARV devuelve el valor buscado.
Si no encuentra ningún valor, devuelve el valor de error #N/A.
Para el ejemplo se trabaja con la hoja factura y cliente.
La hoja factura contiene:
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MS Excel 2007-2010
Al digitar el número de RUC, con la función BUSCARV se debe desplegar el nombre del
cliente, que debe ser buscado de en la hoja Clientes. El mismo ejercicio lo pues realizar
si los datos de la hoja cliente se encuentra en otro libro de MS Excel.
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Despliega:
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De clic en Aceptar
Se visualiza el siguiente cuadro de diálogo:
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En Matriz_buscar_en
Marque la hoja clientes, como se visualiza:
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Ejercicios propuestos:
Aplique la función BUSCARV para encontrar la Dirección y el teléfono del cliente.
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Funciones Lógicas
Función Y
Devuelve VERDADERO si todos los argumentos son VERDADERO; devuelve FALSO si
uno o más argumentos son FALSO.
Sintaxis
Y(valor_lógico1;valor_lógico2; ...)
Valor_lógico1;valor_lógico2; ... son de 1 a 30 condiciones que desea comprobar y que
pueden ser VERDADERO o FALSO.
Los argumentos deben evaluarse como valores lógicos (VERDADERO O FALSO), o los
argumentos deben ser matrices o referencias que contengan valores lógicos.
Si un argumento matricial o de referencia contiene texto o celdas vacías, esos valores se
pasan por alto.
Si el rango especificado no contiene valores lógicos, la función Y devuelve el valor de
error #¡VALOR!
Ejemplos
Y(VERDADERO; VERDADERO) es igual a VERDADERO
Y(VERDADERO; FALSO) es igual a FALSO
Y(2+2=4; 2+3=5) es igual a VERDADERO
Si B1:B3 contiene los valores VERDADERO, FALSO y VERDADERO, entonces:
Y(B1:B3) es igual a FALSO
Si B4 contiene un número entre 1 y 100, entonces:
Y(1<B4; B4<100) es igual a VERDADERO
Función SI
Devuelve un valor si la condición especificada es Verdadero y otro valor si dicho
argumento es Falso.
Se utiliza para realizar pruebas condicionales en valores y fórmulas.
Sintaxis
SI(prueba_logica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
Pruba_logica es cualquier valor o expresión que puede evaluarse como
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VERDADERO o FALSO
Valor_si_Verdadero es el valor que se devolverá si prueba_logica es VERDADERO
Valor_si_falso es el valor que se devolverá si prueba_logica es FALSO
Observaciones: Es posible anidar hasta siete funciones SI como argumento
Valor_si_verdadero y Valor_si _ falso para construir formulas mas elaboradas
Ejemplo:
Para este ejemplo utilizaré la hoja Factura, para validar datos si la forma de pago es al
CONTADO realice un descuento del 20%, se utilizará la función lógica Sí.
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MS Excel 2007-2010
Funciones de Información
Función ESERROR
Devuelve como VERDADERO si Valor es cualquier valor de error ( #N/A, #¡VALOR!,
#¡REF!, #¡DIV/0!, #¡NUM!, #¿NOMBRE? o #NULO)
Ejemplo
Color Cantidad Precio
unitario Precio total
Rojo 7 12
Verde 12 aa
Para calcular el precio Total se multiplicará la cantidad por el precio unitario.
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Ejercicios propuestos
Validar con la función sí de tal forma que si existe el error se visualice la celda en blanco,
caso contrario que se muestre la operación.
Funciones Anidadas
Funciones anidadas dentro de funciones
En algunos casos, puede que tenga que utilizar una función como uno de los argumentos
de otra función. Por ejemplo, la fórmula utiliza una función PROMEDIO anidada y
compara el resultado con el valor 50.
Devoluciones válidas Cuando se utiliza una función anidada como argumento, deberá
devolver el mismo tipo de valor que el que utilice el argumento. Por ejemplo, si el
argumento devuelve un valor VERDADERO o FALSO, la función anidada deberá devolver
VERDADERO o FALSO. Si éste no es el caso, Microsoft Excel mostrará el valor de error
#¡VALOR!
Límites del nivel de anidamiento Las funciones anidadas utilizan una función como uno
de los argumentos de otra. Puede anidar hasta 64 niveles de funciones.
Ejemplo: Para el ejercicio anterior aplicar lo siguiente
Si la forma de pago el al CONTADO y es MAYORISTA realice el descuento del 20%.
Si la forma de pago el al CONTADO y es MINORISTA realice el descuento del 10%.
Si la forma de pago el al CREDITO y es MAYORISTA realice el descuento del 15%.
Caso contrario sin descuento.
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Exportación de datos
Obtener datos desde Excel a formatos como .txt, .csv, y .html
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Ir al botón de office en el caso de Excel 2007 en Excel 2003 debería ir a archivo guardar como.
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Clic en Guardar
Cerrar Excel.
Clic en NO.
Se visualiza:
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MS Excel 2007-2010
Pero no observa los archivos de tipo texto, cambie tipo de archivo a todos los archivos.
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MS Excel 2007-2010
Clic en abrir.
Se visualiza:
Clic en siguiente
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MS Excel 2007-2010
Clic en siguiente.
Clic en finalizar.
Se visualiza:
Pero no observa los archivos de tipo texto, cambie tipo de archivo a todos los archivos.
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MS Excel 2007-2010
Clic en abrir.
Se visualiza:
Clic en siguiente.
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MS Excel 2007-2010
Clic en siguiente.
Clic en finalizar.
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MS Excel 2007-2010
HERRAMIENTAS DE ANÁLISIS
Buscar Objetivo
Buscar objetivo es parte de una serie de comandos a veces denominados herramientas de
análisis. En el caso de que conozca el resultado deseado de una fórmula sencilla, pero no la
variable que determina el resultado, podrá utilizar la función Buscar objetivo.
Para utilizar esta herramienta haz clic en el menú
Herramientas
Opción Buscar objetivo
Al realizar una búsqueda de objetivo, Microsoft Excel varía el valor de celda específica
hasta que una fórmula dependiente de dicha celda devuelve el resultado deseado.
Para esto partamos del siguiente ejemplo:
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MS Excel 2007-2010
Ir al menú Herramientas
En Definir la celda: marque la celda que contiene la fórmula por ejemplo, B14.
En con el valor: digite el valor que requiere que sea su objetivo por ejemplo 1000.
En para cambiar la celda: marque la celda a cambiar por ejemplo la celda $B$15.
El cuadro de diálogo contendrá:
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MS Excel 2007-2010
Cuando termine y buscar objetivo haya encontrado una solución de clic en Aceptar, se
visualizarán los siguientes resultados:
Costo Fijo
PRECIO 4
RENTABILIDAD
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MS Excel 2007-2010
Con los siguientes datos el estudiante requiere conocer cuanto debe obtener en el examen para
que su nota total sea de 7/10.
DEBERES 1,5
ASISTENCIA 2
PRUEBA 1
EXAMEN 0
TOTAL 4,5
Escenario
MAXIMO SUGERIDA
DEBERES 2 1,5
ASISTENCIA 3 2,5
EXAMEN 3 2,5
Ir al menú Herramientas
Opción Escenarios
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MS Excel 2007-2010
En Celdas cambiantes: marque las celdas que contienen los datos a guardar en el escenario.
Una vez guardados los escenarios puede administrarlos ya sea para modificar, eliminar, mostrar o
generar resúmenes.
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MS Excel 2007-2010
Modificar un Escenario
Para modificar un escenario haga lo siguiente:
Ir al menú Herramientas
Opción Escenarios…
Se visualiza:
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MS Excel 2007-2010
Se visualiza:
Una vez modificados, para que estos se guarden de clic en el botón Aceptar.
Hojas de resumen
Para visualizar el Administrador de escenarios guardados, haga clic en el menú Herramientas,
opción Escenarios…
Se visualiza:
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MS Excel 2007-2010
Observe que automáticamente Excel le genera una nueva hoja de cálculo de nombre ¨ Resumen
de escenarios ¨ con los datos de los escenarios a comparar.
Solver
Con Solver, puede buscarse el valor óptimo para una celda, denominada celda objetivo, en
una hoja de cálculo. Solver funciona en un grupo de celdas que estén relacionadas, directa o
indirectamente, con la fórmula de la celda objetivo. Solver ajusta los valores en las celdas
cambiantes que se especifiquen, denominadas celdas ajustables, para generar el resultado
especificado en la fórmula de la celda objetivo. Pueden aplicarse restricciones para
restringir los valores que puede utilizar Solver en el modelo y las restricciones pueden
hacer referencia a otras celdas a las que afecte la fórmula de la celda objetivo.
Instalando el Solver
Haz clic en el botón de Office
Opciones de Excel.
Selecciona Complementos.
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Se visualiza:
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MS Excel 2007-2010
Grupo Análisis.
EJERCICIO DE APLICACIÓN
Calcular cuánto se debe vender en las ciudades de Ambato y Quito en el año 2010 para alcanzar
un total de 30000 dólares en ventas.
Para aplicar Solver se requiere conocer el objetivo, en este caso el monto de 30000 dólares,
además la celda objetivo contiene la fórmula:
Las celdas cambiantes están relacionadas con las ventas del año 2010 correspondientes a las
ciudades de Ambato y Quito.
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Se visualiza:
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MS Excel 2007-2010
Se obtiene el resultado:
Tablas Dinámicas
Un informe de tabla dinámica es una forma interactiva de resumir rápidamente grandes
volúmenes de datos. Utilice un informe de tabla dinámica para analizar datos numéricos
en profundidad y para responder preguntas no anticipadas sobre los datos.
Un informe de tabla dinámica está especialmente diseñado para:
1. Consultar grandes cantidades de datos de muchas maneras diferentes para el
usuario.
2. Calcular el subtotal y agregar datos numéricos, resumir datos por categorías y
subcategorías, y crear cálculos y fórmulas personalizados.
3. Expandir y contraer niveles de datos para destacar los resultados y desplazarse
hacia abajo para ver los detalles de los datos de resumen de las áreas de interés.
4. Desplazar filas a columnas y columnas a filas para ver resúmenes diferentes de
los datos de origen.
5. Filtrar, ordenar, agrupar y dar formato condicional a los subconjuntos de datos más
útiles e interesantes para poder centrarse en la información que le interesa.
Para crear un informe de tabla dinámica, en la ficha Insertar, en el grupo Tablas, haga
clic en Tabla dinámica y, a continuación, en Tabla dinámica.
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MS Excel 2007-2010
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MS Excel 2007-2010
Por ejemplo si se requiere un reporte dinámico de los empleados por el mes, Nombre,
departamento, ingresos y egresos se tendría:
Para agregar los datos a la tabla dinámica basta con arrastrarlos y colocarlos en su
estructura de diseño o seleccionarlos con un visto en la casilla de verificación del campo
que desea agregar.
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Gráfico dinámico
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Para actualizar datos de la tabla dinámica basta con hacer un clic derecho sobre la tabla
dinámica
Se visualiza:
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MS Excel 2007-2010
3. Y Diseño:
Permite mostrar u ocultar subtotales, opciones de estilo de tabla dinámica, estilos de tabla
dinámica.
REQUISITOS:
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EJEMPLO
Archivo roles que se lo renombro como datos externos .xls
Contiene:
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Se visualiza:
Clic en Aceptar
Se visualiza:
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MS Excel 2007-2010
Se visualiza:
Seleccionar el tipo de controlador, esto depende del tipo de archivo, en nuestro caso el
controlador es para MS Excel 2003 se selecciona
Localizar el archivo
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MS Excel 2007-2010
Si Excel nunca ha trabajo anteriormente con tablas dinámicas con fuente externa es posible que
no se visualicen las tablas.
Para este de clic en Aceptar, es muy posible que nos del mensaje que No están visible las tablas
del sistema, Da clic en Aceptar el error.
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MS Excel 2007-2010
Para activar las tablas del sistema ir a opciones y colocar un visto en la opción tablas del sistema:
Al activar esa opción se visualizarán todas las tablas incluidas las del sistema.
Para seleccionar todos los datos hacia las Columnas en la consulta de un clic en la punta de flecha
Se visualiza:
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Clic en siguiente
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MS Excel 2007-2010
Se visualiza:
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MS Excel 2007-2010
Se visualiza
Por ejemplo el reporte con los datos de mes, nombre, departamento e ingresos
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Pestaña mostrar
Se visualiza:
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MS Excel 2007-2010
Aumentar una nueva columna al archivo de fuente externa, se aumenta la columna Estado
Ir a Conexiones
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MS Excel 2007-2010
Se visualiza:
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MS Excel 2007-2010
Clic en Siguiente
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MS Excel 2007-2010
Se visualiza
Clic en siguiente
Siguiente
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MS Excel 2007-2010
Clic en Finalizar
Clic en Aceptar
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MS Excel 2007-2010
Se visualiza
Error de conexión
Se sugiere Examinar la conexión de su archivo, se debe volver a conectar
Clic en examinar
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Clic en Abrir
NOTA: La actualización de datos es posible realizar si se la hace en la base de fuente externa con la
que realizó la conexión. Si actualiza otra base es imposible realizar la actualización de una tabla
dinámica con fuente externa.
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Práctica:
Todas las celdas en color amarillo quedarán libres para el ingreso de datos.
Para proteger las celdas que contiene las fórmulas realice lo siguiente:
Seleccionar toda la hoja.
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Se visualiza:
Clic en Proteger
Activar con un visto
Bloqueada y oculta
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Marcar la primera celda amarilla, mantener presionada la tecla control hasta seleccionar
todas las celdas en color amarillo.
Soltar control.
Dar un clic derecho sobre las celdas seleccionadas (amarillas).
Se visualiza:
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MS Excel 2007-2010
Ir a Revisar.
Opción Proteger hoja.
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MS Excel 2007-2010
Clic en Aceptar.
Volver a reingresar la contraseña.
Clic en Aceptar.
Guardar el archivo.
Ir a Herramientas.
Opciones generales.
Se sugiere activar Crear siempre una copia de seguridad.
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MS Excel 2007-2010
Clic en Aceptar.
Se visualiza:
Clic en Guardar.
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MS Excel 2007-2010
Clic en Sí.
Salir de Excel.
Probar el funcionamiento. Al abrir el archivo protegido se visualiza:
Ingresar la contraseña.
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MS Excel 2007-2010
BIBLIOGRAFÌA
1. Ayuda de Microsoft Excel 2007.
2. http://office.microsoft.com/es-hn/infopath/CH011097053082.aspx
Es un sitio oficial de Microsoft que presenta varios enlaces a artículos relacionados con la
Validación de datos en Excel.
3. http://office.microsoft.com/es-hn/excel/HA010346573082.aspx
En este sitio encontrarás ejemplos sencillos acerca de la validación de datos en
Excel.
4. http://office.microsoft.com/es-es/excel/HP100725993082.aspx
Este es un sitio en línea de Microsoft para el área de Excel que presenta
ejemplos e información más detallada que incluye las diferentes versiones de
Excel desde el 2000 hasta el 2007.
5. http://office.microsoft.com/es-hn/infopath/CH011097053082.aspx
Es un sitio oficial de Microsoft que presenta varios enlaces a artículos
relacionados con funciones en Excel.
6. http://www.uv.mx/iip/enrique/sistemasII/apuntesexcel.pdf
Es un sitio del Instituto Tecnológico Autónomo de México en donde encontrarás
generalidades de Excel y reglas para el uso de las bibliotecas de funciones.
7. http://www.mat21.etsii.upm.es\ayudainf\aprendainf\Excel2000\Excel2000.pdf
Es un sitio de la Universidad Politécnica de Madrid, que contiene un archivo .pdf que
permite aprender Excel desde lo básico e introduce a la utilización de fórmulas y
funciones en Excel.
8. http://www.eumed.net/libros/finanzas.htm
En este sitio encontraras libros gratuitos con funciones financieras.
9. http://office.microsoft.com/
Este es un sitio en línea de Microsoft para el área de Excel en el que podrás consultar
información más detallada sobre cualquier tópico de MS Excel.
10. http://office.microsoft.com/es-es/excel/HP052047113082.aspx?pid=CH062528393082
Contiene información relaciona con las Macros en Excel
11. http://support.microsoft.com/kb/213740/es
Contiene información relaciona con las Macros en Excel
178
MS Excel 2007-2010
12. http://ciberconta.unizar.es/leccion/cursointermedioexcel/01_macro/macro03.htm
Contiene información relaciona con las Macros en Excel
179