COMO HACER UNA BUENA SUPERVISIN

Una de las cosas que aprend cuando estudiaba mi grado en ingeniera, es que la supervisin es una herramienta indispensable para un control efectivo de cualquiera de los proyectos y acciones en los que andamos metidos, implicandonos el observar e influir sobre las actividades y objetivos principales que pretendemos llevar a cabo. Para ser eficiente, la supervision tiene que realizarse de manera organizada, y utilizarse para informar a las otras personas involucradas en aquello que estamos controlando sobre el progreso y los problemas que vayan surgiendo a medida que vayan siendo detectados. La supervisin se concentra sobre todo en actividades de ejecucin a corto plazo. Propsito de la supervisin La supervisin es un proceso de rutina. Comienza una vez terminada la fase de planificacion de nuestro proyecto y acaba cuando ste llega a su fin. En realidad, al supervisar, lo que vamos a hacer es mantener un historial de los problemas que han ido surgiendo para:

Anticipar nuevos problemas similares Detectar problemas y fallos actuales Corregir problemas y redisear ciertas actividades Generar retroalimentacin Estimular el progreso Motivar

Qu se supervisa? Los puntos especficos a supervisar varan de acuerdo con los proyectos, pero generalmente incluyen una gama de factores relacionados con el funcionamiento, la parte tcnica del mismo o de costes. Para ello lo mejor es crear un buen plan de supervisin que incluya por ejemplo:

Actividades y progreso de nuestro proyecto segun sus objetivos: cada actividad y tarea importante debe supervisarse para estar informados en todo momento si no estamos desviando o no del objetivo final que nos hemos marcado. Entrega del proyecto: si el proyecto tiene etapas de interaccin entre nuestro equipo y otras entidades externas, hay que comprobar si estas acciones de comunicacin se cumplen (es decir, enviamos la informacion adecuada en los momentos acordados a quienes deben recibirla?), as como la opinin de las partes involucradas. Tenemos que asegurarnos que aquellos que deben ir validando las diferentes partes del proyecto, realizan su valoracin del mismo cuando toca, para evitar sorpresas una vez que todo est terminado. Disponibilidad y utilizacin de recursos: comprueba los recursos previstos y reasgnalos, si es posible, para ahorrar costes.

Programa real y cambios en el mismo: generalmente hay que hacer un seguimiento detallado en aquellos proyectos en los que se prevee que va a haber cambios en el programa antes de la puesta en marcha del mismo.

Cmo se realiza una buena supervisin? Aqu tienes algunos pasos para un buen proceso de supervisin:

Determina qu ser supervisado (indicador/medida), segn el tipo de tarea/actividad que se supervise. Decide cmo (de qu forma/manera) y cundo (en qu intervalos) se supervisar. Elige el modo o la herramienta para supervisar, segn lo que se supervise. Para la supervisin financiera, sera apropiado un programa de contabilidad o una hoja de Excel. Para las actividades o los recursos humanos quizs convenga una lista de tareas, y para tareas generales se puede utilizar una lista de puntos de control. Cuando supervises, desarrolla formas de registro simples, cortas y concisas. Supervisa tal y como ha sido previsto, y registra lo que vayas observando. Define todos los problemas que logres identificar. Considera si el problema(s) es tan importante como para buscar una solucin, si la solucin es urgente, si el problema est hacindose ms grande o ms pequeo, y si est relacionado con algn otro problema. Adems, supervisa cmo se ajusta la nueva solucin al problema, y haz un informe al respecto.

En resumen, se trata de tener bajo control en cada momento las actividades que realizamos para alcanzar un objetivo, con informacion en tiempo real (o quasi-real) del estado de cada uno de nuestros procesos, nos sera mas facil adaptarnos a cambios y situaciones imprevistas, o corregir fallos que no pudimos detectar durante la fase de planificacion de lo que queriamos hacer.