Nuevas tendencias en sistemas de gestin en las organizaciones

Segn la norma ISO 9000 (2005), un sistema de gestin es un conjunto de elementos mutuamente interrelacionados o que interactan, para establecer la poltica y los objetivos y para alcanzar dichos objetivos. Planteamos este artculo para esta nueva publicacin, como unas reflexiones sobre las tendencias que han aparecido recientemente o estn en vas de aparicin y que a nuestro entender, marcarn el futro de los sistemas de gestin.

Evolucin ISO 9001

ISO 9001:2008 CERTIFICATES China Italia Russia

1.109.905
297.037 China 138.892
Italia Japan Spain

ISO 9001:2008 CERTIFICATES

1.064.785
257.076

130.066 68.484 59.576 53.152 47.156 41.193 37.493 28.935 23.400

62.265 59.854 59.287 50.583 44.849 33.250

Spain
Japan Germany UK India USA Korea

Russia
Germany Uk India

25.101
24.778

USA
Korea

Font: ISO SURVEY 2010

Font: ISO SURVEY 2009

Fig.1 Evolucin organizaciones certificadas ISO 9001 (fuente ISO Survey 2009 y 2010).

El xito alcanzado por la norma ISO 9001, que define los requisitos de un sistema de gestin de la calidad, con 1.109.905 de organizaciones certificadas en todo el mundo a final de 2010 (Fig.1) y un crecimiento anual del 5 %, ha permitido que de forma paralela hayan surgido otros sistemas de gestin (tabla 1), que cubren la mayora de campos de la gestin organizacional (Fig.2). En estos momentos, no es difcil encontrar organizaciones que disponen de dos, tres o ms sistemas de gestin implantados y certificados, siendo el reto actual la integracin de sistemas de gestin, para optimizar los recursos tanto en la implantacin, mantenimiento y certificacin externa. Un primer paso ha sido la aprobacin de la nueva versin de la norma ISO 19011:2011, que define las directrices para la realizacin de auditoras de cualquier sistema de gestin: gestin de calidad gestin ambiental gestin de la seguridad y salud en el trabajo

gestin de la seguridad de la informacin gestin de registros gestin de la seguridad en el transporte gestin de la continuidad

Lo que permitir reducir los recursos destinados, tanto a la realizacin de auditoras internas, como externas. Sistema de gestin Calidad Calidad automvil Calidad - aeroespacial Calidad - ferroviario Calidad - excelencia Medio ambiente Medio ambiente Energa Seguridad y salud en el trabajo Inocuidad de los alimentos Seguridad informacin Productos sanitarios Laboratorios de calibracin o ensayo Laboratorios clnicos Responsabilidad social Innovacin Riesgos Tabla 1: Sistemas de gestin
Evolucin normas ISO 9001

Norma o referencial ISO 9001 ISO TS 16949 EN 9100 IRIS EFQM ISO 14001 Reglamento 1221/2009 ISO 50001 OHSAS 18001 ISO 22000 ISO 27001 ISO 13485 ISO 17025 ISO 15189 ISO 26000 UNE 166002 ISO 31000

Reconocimiento

Certificacin Certificacin Certificacin Certificacin Reconocimiento externo Certificacin EMAS Verificacin y registro Certificacin Certificacin Certificacin Certificacin Certificacin Acreditacin Acreditacin Autoevaluacin Certificacin Autoevaluacin

Organizaciones certificadas a nivel mundial

1200000 1000000 800000 600000 400000 200000 0 ISO 9001 ISO 14001 ISO 22000 ISO 27001 ISO TS 16949 ISO 13485

Font: ISO SURVEY 2010

Fig.2. Comparativa de las organizaciones certificadas en diferentes sistemas de gestin

Nuevo formato para las futuras normas ISO Pero el paso definitivo respecto a la integracin de sistemas de gestin est por llegar. Recientemente la organizacin ISO acaba de finalizar un proyecto que proporcionar una estructura idntica a los textos, trminos y definiciones para las futuras normas de sistemas de gestin (calidad, medio ambiente, seguridad,...). Este nuevo esquema proporcionar consistencia entre las futuras normas y las revisiones de normas existentes, y har que la integracin sea ms sencilla. Por otro lado, tambin facilitar que las normas sean ms fciles de leer y por tanto, ms comprensibles para los usuarios. Aparecen tambin pequeos cambios sutiles en el vocabulario, como en lugar de "documentos y registros" se refiere a "informacin documentada", un concepto ms amplio del riesgo y la necesidad de incluirlo en el sistema de gestin, y una definicin ms completa sobre la accin preventiva animando a todos los usuarios a verla ms que simplemente una medida preventiva para evitar que un incidente vuelva a suceder. Este nuevo reto supondr varios aos hasta que todas las normas se hayan armonizado completamente, pero an as, ya podemos decir que ya hay una cantidad significativa de normas que estn utilizando el nuevo formato durante su desarrollo Segn ISO, ya se han publicado 3 normativas con este nuevo formato armonizado (ISO 30301:2011, Informacin y documentacin, ISO 22301:2012 Gestin de la continuidad de los negocios, ISO 20121:2012, Sistemas de gestin responsable aplicados a los eventos) y hay 7 normativas ms que estn de camino. Las normas ISO 9001 e ISO 14001 seguirn el nuevo esquema durante su proceso de revisin que acaban de iniciar. Todos los comits tcnicos que desarrollan normas a partir de ahora tendrn que seguir el anexo SL (nuevo suplemento consolidado de la ISO que armoniza la estructura, el texto y los trminos y las definiciones), que marca la estructura de las normas: ndice: 1 - Campo de aplicacin 2 - Referencias normativas 3 - Trminos y definiciones 4 - Contexto de la organizacin 5 - Liderazgo 6 - Planificacin 7 - Soporte 8 - Realizacin 9 - Evaluacin del desempeo 10 - Mejora Este esquema completa el anterior basado en el ciclo de mejora continua de Deming PDCA (plan, do, check, act), con los elementos representados en la figura 3.

Contexto organizacin

Mejora

Liderazgo

Evaluacin

Planificacin

Realizacin

Soporte

Fig. 3 Nuevo esquema de la normas ISO relativas a sistemas de gestin

Con este nuevo esquema se facilita la integracin total de los diferentes sistemas de gestin, ya que en la actualidad existen diferencias importantes en la presentacin de los diferentes requisitos.

Estructura documental Otro punto importante es la exigencia de la estructura documental. Hasta hace pocos aos, todo sistema de gestin exiga una estructura documental bastante rgida, que aunque se poda adaptar al tamao y complejidad de una organizacin, representaba uno de los principales inconvenientes y reticencias para su implantacin. En la tabla 2 se representan los requisitos a nivel documental del sistema de gestin de calidad (ISO 9001:2008) y el de gestin de la energa (ISO 50001:2011) de reciente aparicin. Lo ms significativo es la desaparicin de la obligacin de redactar un manual del sistema de gestin (requisito que no aparece en las normas ISO 14001 y OHSAS 18001), y sobre todo la reduccin del nmero de procedimientos documentados obligatorios, que pasa de seis de ISO 9001 (documentacin, registros, auditora internas, producto no conforme, acciones correctivas y acciones preventivas), a uno en ISO 50001 (documentacin). Todo parece indicar, que en un futuro todas las normas de sistemas de gestin se orientarn ms a las exigencias de evidenciar la realizacin de las actividades y requisitos, que a la documentacin de las metodologas para realizarlos. Este punto permitir suprimir la mayora de crticas a los sistemas de gestin basadas en el exceso de burocracia que provocan.

Estructura documental segn ISO 9001:2008 Estructura documental segn ISO 50001:2011 Poltica de la calidad Poltica energtica Manual de la calidad Procedimientos documentados (6) Procedimientos documentados (1) Otros documentos Otros documentos Registros Registros Tabla 2. Comparativa de exigencias documentales Gestin de indicadores Finalmente, consideramos que la gestin de los indicadores asociados a los diferentes sistemas de gestin, tanto de forma individual como integrada, es ya otro de los puntos fuertes de los sistemas comentados. Tras los esfuerzos realizados en la documentacin e implantacin de un determinado sistema de gestin (entre uno y dos aos de tiempo), el retorno de la inversin puede llegar si aplicamos una correcta gestin de indicadores o KPI (key performance indicators). Los indicadores son un conjunto de ratios que ayudan a evaluar la eficacia y eficiencia de un proceso. La definicin de un nmero reducido de indicadores, agrupados en un cuadro de mando, es la base para la implantacin de la mejora continua en una organizacin. Es importante que cada indicador sea gestionado por el propietario del proceso que lo genera, para involucrar al personal en la gestin del da a da y en la aportacin de las mejoras sucesivas. Por suerte, los sistemas de informacin han evolucionado bastante, y nos permiten la obtencin de una gran variedad de indicadores en tiempo real para facilitar la toma de decisiones. Con el seguimiento continuado de la evolucin de un indicador, podemos observar tendencias y desviaciones, que nos permiten actuar de forma preventiva y tomar las acciones necesarias para reconducirlos a los valores planificados. Tambin son la base para el establecimiento de los objetivos, metas y programas del sistema de gestin, y nos facilitan bastante el seguimiento del nivel de implantacin de los mismos. Y finalmente, tambin son una herramienta indispensable para el xito de los grupos de mejora o sistemas de participacin del personal, ya que facilitan la eleccin de temas a tratar, as como el seguimiento del impacto de las acciones implantadas.

Conclusiones Hemos pretendido ilustrar las tendencias que estn siguiendo la evolucin de los sistemas de gestin a nivel internacional. Toda organizacin, tanto con sistemas de gestin implantados, como en curso de implantacin debe realizar ejercicios continuos de replanteamiento y optimizacin de los mismos. Los conceptos planteados nos pueden ayudar en nuestro camino para alcanzar la mejora continua y la excelencia.

Evaristo Gutirrez Ingeniero Tcnico Industrial Mster Direccin Operaciones ESADE Auditor de sistemas de calidad EOQ. Director de INGECAL egj@ingecal.cat