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1. Redactar informes
Una de las tareas ms difciles que enfrenta un gerente de ventas es lograr que todo su equipo le entregue informes precisos y a tiempo. En general, los vendedores no se ocupan de los detalles y eluden el tiempo y el trabajo necesarios para cubrir los requerimientos del papeleo. Sin importar el tipo de informes de que se trate (informes de visitas, proyecciones de ventas, hojas de resumen de ventas, informes sobre la actividad de los clientes, sobre gastos, etctera), los vendedores se quejan de tener que elaborarlos. No les gusta realizarlos por-que les quitan tiempo valioso que desean invertir en vender, adems de que algunos son complicados de elaborar. PARA QU NECESITA LOS INFORMES UN GERENTE La organizacin tiene un precio. Los informes oportunos constituyen la base del sistema de inteligencia de la empresa. La gerencia no puede tomar decisiones acertadas sin saber qu sucede en el campo. Ese conocimiento proviene de la actividad de la fuerza de ventas. La forma de transmitirlo es mediante la estructura de informes que la compa-a establece. Los informes son como unos globos que se mandan a la atmsfera para sondear el tiempo y detectar los cambios que presagien lluvias o una larga temporada de sequa. En lugar de cambios en las condiciones atmosfricas, los informes de visitas contienen da-tos sobre las condiciones en el mercado y reflejan las reas de alta y baja presin en el ambiente de ventas.
Ventas Accin Identificacin Visita de ventas Producto presentado Demostracin Acuerdo firmado Instalacin
EL POCO POPULAR INFORME DE VENTAS: POR QU LES DESAGRADA A LOS VENDEDORES El vendedor promedio presenta la misma repulsin ante el informe de ventas semanal que al ajo a Drcula y agua bendita al Hombre Lobo. La informacin que se pide en estos informes parece muy sim-ple: Dnde fue? A quin visit? Qu vendi? No hay duda de que las respuestas a estas preguntas son vitales para el gerente. Los informes de visitas dan a conocer la situacin general del negocio. Pero los vendedores no destacan por su aficin a los detalles. A la mayora le desagrada los informes de visitas y lo ms seguro es que nunca le gusten. Eso no significa que los gerentes de ventas no re-quieran de dichos informes para cumplir con todas sus responsabi-lidades.
5. Informes de visitas
El informe detallado Es posible disear informes de visitas cuya elaboracin requiera diez minutos o dos horas de trabajo. Para algunos gerentes es suficiente un comentario breve y para otros un informe de dos pginas. Al di-sear un informe de visitas, lo primero que debe decidirse es su prop-sito. Qu clase de informacin busca el gerente? Utilizar el informe como una especie de vigilante territorial que se asegura de que los vendedores trabajen todo el da llevando la bandera (o "la camise-ta") de la compaa? En este caso, se requiere de muchos informes del tipo de los que mencionan cada visita, la hora en que se realiz, a quin se visit y qu se dijo. Deber haber espacio suficiente para anotar tanto las visitas como las llamadas por telfono. A manera de verificacin, se incluye el kilometraje entre visitas. La Presenta-cin 4-4 ilustra un informe de visitas detallado. Los gerentes saben mejor que nadie si es necesaria este tipo de "vigilancia". El informe detallado explica paso a paso lo que los vendedores hacen cada da. Es fcil comprobar su veracidad porque es difcil falsificarlos. El problema es que requieren mucho tiempo para llenarlos y, algo ms importante an, el gerente debe invertir tiempo en leerlos. Si hay muchos vendedores en la zona o ruta, el gerente pasar buena parte de su valioso tiempo leyendo este tipo de infor-mes de visitas. En ocasiones, puede perderse informacin valiosa de-bido a la cantidad de papeles que deben leerse. Resultan tiles para los vendedores jvenes o inexpertos, puesto que el gerente deter-mina cmo invierten el tiempo y puede asesorarlos para que lo inviertan de manera ms inteligente. Los gerentes que pidan este tipo de informes por parte de vendedores experimentados recibirn pro-testas.
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RESUMEN SEMANAL VISITAS REALIZADAS A-VISITA SENCILLA CANTIDAD DE DEMOSTRACIONES B-ENTREVISTA CANTIDAD DE ENTREVISTAS C- DEMOSTRACIN CANTIDAD DE PROPUESTAS D-PROPUESTA CANTIDAD DE VENTAS E-SEGUNDA VISITA VALOR EN DLARES DE LAS VENTAS F-CIERRE
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