LEARNING BASED LEADERSHIP

EJECUCIN ESTRATGICA
VERSIN 1.0.

Introduccin

All Rights Reserved 2004, DynExcel, Inc. 897 Norfolk Pine Ave. Sunnyvale, CA 94087 USA 2004, DynExcel, S.C. Senda Caprichosa No. 4428 Col. Villa Las Fuentes Monterrey, N.L. C.P. 64890 Mxico

Learning Based Leadership Ejecucin Estratgica Introduccin Grupo editor: Juan Dvila Trueba Octavio Paredes Miranda Rosa Mara Snchez Cant

Esta gua para la Ejecucin Estratgica es una produccin de DynExcel, Inc. Ninguna parte de esta publicacin puede ser reproducida, almacenada o transmitida en cualquier forma o por cualquier medio, sin la autorizacin por escrito del propietario intelectual. TODOS LOS DERECHOS RESERVADOS. Mayo de 2004

INTRODUCCIN

Contexto

FBULA DEL BHO Y EL SALTAMONTES

Cuentan que en la oresta un cansado y desesperado saltamontes acudi con el bho, que tena fama se sabio y atinado. Seor bho, aconsjeme por favor estoy desesperado y angustiado con mi situacin: todo el da trabajo sin parar, desde la primavera hasta el otoo, slo para juntar suciente alimento y poder sobrevivir en el invierno. Eso no es vida! Qu puedo hacer para progresar, para conseguir mejores resultados? El bho lo escuch atentamente, asinti con la cabeza y despus de una larga pausa, ceremoniosamente le dijo lo siguiente: Ya se cul es tu problema y tambin cul es la solucin: slo tienes que convertirte en grillo. Fjate bien: el grillo no sufre como t. El s que aprovecha su tiempo. Come lo que necesita, hace msica cuando quiere, anda de all para ac cuando le place y cuando llega el tiempo de fro solo se mete en un huequito tibio y all pasa el invierno. El s que sabe vivirNo te parece? As que convirtete en grillo, hijo mo, y mejorar tu calidad de vida. El saltamontes se qued impresionado por la sabidura del bho y estaba feliz al vislumbrar toda la felicidad que se aproximaba. Agradeci al bho su invaluable consejo y se alej dando alegres saltitos. De pronto lo asalt una duda y regres. Me parece muy atinado su consejo seor bho, pero tengo una pequea inquietud: yo, que toda mi vida he sido saltamontes, Cmo le hago para convertirme en grillo? El bho, impaciente, parpade y lo despidi diciendo: No quieras todo. Yo ya te di la estrategia. Los detalles te tocan a ti.

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INTRODUCCIN

Muchos directivos se sienten como el saltamontes con la estrategia del bho; saben y estn convencidos de que para tener xito deben identicar, construir y explotar ventajas competitivas y, en ese afn, denen su misin, clarican su visin e, incluso esbozan estrategias y programas de accin. Sin embargo, en nuestro contexto latinoamericano, a pesar de las buenas intenciones, un gran nmero de empresas sigue padeciendo y luchando por sobrevivir como el saltamontes. Sus directivos saben de las bondades y dominan los conceptos de la planeacin estratgica, pero las dicultades y las decepciones empiezan cuando se intenta convertir las intenciones en realidades y se percatan de que no es suciente la Estrategia del Bho y que es preciso ocuparse tambin de los detalles. DynExcel ha desarrollado esta gua para la EJECUCIN ESTRATGICA con el propsito de ayudar a las organizaciones, no a cambiar de identidad, sino a explotar su potencial intrnseco y a ser la mejores organizaciones que pueden llegar a ser en el marco de su identidad, de sus creencias y valores, de su misin y de su visin. Por otro lado, la propuesta de DynExcel no slo proporciona la estrategia general sino que tambin se ocupa de los detalles. En esta Introduccin usted podr: Ubicar a la EJECUCIN ESTRATGICA, como un medio til para empezar a desarrollar el Liderazgo Basado en el Aprendizaje. Conocer las implicaciones que tiene el adoptar un ENFOQUE DE PROYECTOS. Vislumbrar el PAPEL DEL GERENTE en esta estrategia. Conocer el PROPSITO y las CARACTERSTICAS de la gua. Tener el PANORAMA GENERAL de los contenidos. Identicar la ESTRUCTURA de la gua.

Liderazgo Basado en el Aprendizaje

HACIA UN LIDERAZGO BASADO EN EL APRENDIZAJE

El propsito de todo gerente es asegurar que la unidad de negocio que le corresponde dirigir tenga una EJECUCIN ESTRATGICA IMPECABLE, una ejecucin que ayude a la organizacin a hacer realidad su VISIN de negocio, dentro del marco de su MISIN, de sus VALORES y de sus CREENCIAS. Un gerente puede lograr esa clase de ejecucin slo si logra trascender su posicin formal de jefe y convertirse en un autntico LDER; si consigue que las personas de su equipo lo obedezcan no con base en amenazas y castigos, sino porque han aprendido que as obtienen resultados valiosos. Para ello tiene que transformar el PODER que organizacionalmente le ha sido conferido, en AUTORIDAD. Un gerente ejerce poder sobre sus subordinados cuando administra directamente los benecios deseados por ellos; en cambio un gerente ejerce autoridad cuando ayuda a que las personas de su equipo APRENDAN POR S MISMAS a conseguir dichos benecios. Si das un pescado a un hombre hambriento, podr comer un da, si le enseas a pescar podr comer toda su vida (Lao Tse). De acuerdo con ello, una persona para poder convertirse en lder requiere desarrollar no slo habilidades especcas de relacin interpersonal, sino tambin destrezas para facilitar el APRENDIZAJE de su gente. Es importante que el gerente se convierta en un verdadero facilitador del aprendizaje de su gente no slo por la conviccin de que todo liderazgo autntico se construye sobre la base de la autoridad y de que sta se gana gracias a la habilidad del lder para facilitar el aprendizaje de su gente, sino tambin por dos hechos contundentes relacionados: 1. Las demandas del mercado estn cambiando rpida y constantemente y las empresas para sobrevivir deben efectuar cambios organizacionales que son, en ltima instancia, procesos de aprendizaje. 2. La nica ventaja competitiva sostenible de las organizaciones es su capacidad de aprender con mayor rapidez que los competidores.

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INTRODUCCIN

Con esta perspectiva, un LIDERAZGO BASADO EN EL APRENDIZAJE es una condicin indispensable para lograr que cualquier unidad de negocio tenga la clase de ejecucin que requiere para desarrollar y mantener las ventajas competitivas en que nca la organizacin su estrategia de negocio. Una EJECUCIN ESTRATGICA IMPECABLE implica no slo producir los resultados deseados en el corto plazo, sino fortalecer al mismo tiempo el potencial de la organizacin para conseguir cada vez mejor esos resultados en el futuro. DynExcel ha diseado esta Gua para la EJECUCIN ESTRATGICA, que por s misma permite aplicar sistemticamente una metodologa efectiva para transformar los propsitos en planes congruentes y en resultados tangibles y que, al mismo tiempo, abre la puerta a una serie de Talleres Bsicos que abordan las destrezas que los gerentes necesitan para vivir en consonancia con los Principios de Liderazgo y de Gerencia.

GERENCIA DE LA EJECUCIN ESTRATGICA

La Gerencia de la Ejecucin Estratgica es la ciencia y el arte de coordinar los procesos, los recursos y el talento humano para propiciar la clase de ejecucin que la organizacin requiere para hacer realidad su VISIN de negocio, dentro del marco de su MISIN, de sus VALORES y de sus CREENCIAS. } Tiene algo de ciencia pues se basa en la capitalizacin de conocimientos y experiencias convertidas en mtodos, tcnicas y procedimientos probados. Tiene algo de arte pues requiere la sensibilidad y las habilidades del gerente para adecuar la metodologa fra a situaciones humanas especcas.

Liderazgo Basado en el Aprendizaje

UN ENFOQUE DE PROYECTOS

Un PROYECTO es la unidad prctica de trabajo en que se organizan los procesos, los recursos y el talento humano necesarios, durante un perodo de tiempo determinado, para conseguir metas previamente denidas. Se caracteriza porque: } } Tiene INTENCIONALIDAD, es decir, persigue un propsito claro. Tiene un CICLO DE VIDA denido, es decir, tiene un principio y un n claramente identicables.

Cuando se busca tener una ejecucin estratgica los proyectos son instrumentos indispensables para convertir los propsitos en planes operables y resultados tangibles, porque:

Toda organizacin tiene recursos limitados de tiempo, gente, dinero, tecnologa, etc. y trabajar con un enfoque de proyectos le permite utilizarlos de la mejor manera posible para conseguir los resultados deseados. Cuando una organizacin piensa y acta en trminos de proyectos se vuelve ms efectiva, pues todo su desempeo est enfocado en la consecucin de resultados tangibles y no en la realizacin de rutinas. Lo que distingue a una organizacin exitosa de otra cualquiera NO es la lucidez y originalidad de sus propsitos, sino su proceso ejecutor, es decir, la forma en que se avoca a convertir los propsitos en planes y resultados. ste es el nfasis de un enfoque de proyectos.

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INTRODUCCIN

IMPLICACIONES

En el contexto de la Ejecucin Estratgica, los proyectos no son tareas especiales que se llevan a cabo complementariamente a la rutina de trabajo. Son los medios que transforman los planes estratgicos en realidades. Si se pretende que todo lo que se haga en una unidad de negocio contribuya a hacer realidad los planes de la organizacin y se acepta que los proyectos son los medios adecuados, entonces todo lo que se hace en una unidad de negocio debe formar parte de algn proyecto. Si ciertas actividades no contribuyen a conseguir objetivos predeterminados no existe razn para llevarlas a cabo; si ayudan, en cambio, a conseguir ciertos objetivos, entonces forman parte de un proyecto. El primer paso para fomentar la Ejecucin Estratgica y quizs el ms difcil, consiste en dejar de ver a las personas de la unidad de negocio como individuos que fueron contratados para realizar una serie de actividades especcas y en las que deben ocupar su tiempo de trabajo. Con esa perspectiva, los medios las actividades suelen convertirse en los nes y en la razn de ser del trabajo mismo. Con una perspectiva de Ejecucin Estratgica, TODO lo que hace cada individuo debe ser ubicado en proyectos especcos que persiguen objetivos claramente denidos. Todas las actividades que tienen razn de ser dentro de una organizacin pueden ser ubicadas en proyectos concretos; incluso las actividades rutinarias deben formar parte de proyectos especcos. En estos casos siempre hay un para qu, es decir, un objetivo implcito que debe hacerse explcito. Por ejemplo, el atender amable y ecientemente las llamadas telefnicas deja de ser una simple rutina y se convierte en un medio para ayudar a conseguir, por ejemplo, el objetivo de ventas del mes. Al mismo tiempo, el tener claridad en los objetivos a los que sirve, permite identicar los estndares del desempeo esperado y evaluarlo con parmetros conables. Si los proyectos son los medios a travs de los cuales los propsitos se convierten en planes y resultados, entonces puede haber diferentes tipos de proyectos de acuerdo con los propsitos que se persiguen. De manera general podemos identicar cuatro grandes propsitos de los proyectos:

Gerencia de la Ejecucin Estratgica

PROYECTOS DE MEJORA Son los proyectos orientados a hacer ms ecientes los procesos de trabajo incrementando los estndares de calidad, tiempo y costo, etc. PROYECTOS DE INNOVACIN Son los proyectos orientados a introducir productos y servicios con especicaciones que respondan mejor a las necesidades y expectativas de los clientes y que generen la rentabilidad esperada por los accionistas. PROYECTOS DE DESARROLLO Son los proyectos que se realizan para incrementar el nivel de competencia de la gente.

PROYECTOS DE MANTENIMIENTO Son los proyectos a travs de los cuales se conduce la operacin de la empresa dentro de los niveles de ejecucin necesarios para mantener vigentes las ventajas competitivas.

EL PAPEL DEL GERENTE

En la Gerencia de la Ejecucin Estratgica el gerente debe convertirse en un FACILITADOR, es decir, en una persona que establece y mantiene las condiciones necesarias para maximizar la energa de la gente y minimizar los obstculos. Un gerente - facilitador enfoca su desempeo en el logro de cuatro aspectos con su equipo:

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INTRODUCCIN

CLARIDAD DE PROPSITO, PROCESO Y ESPECIFICACIONES. Se asegura de que todos los integrantes del equipo comprendan sin lugar a dudas y sin interpretaciones diferentes cules son los objetivos, las tareas a realizar, las relaciones entre ellas y los estndares deseados. MPETU. Despierta el deseo y el entusiasmo de su gente para involucrarse en el proyecto. COMPROMISO SOSTENIDO. Verica que se cumplan todas las condiciones para que los integrantes del equipo sostengan y fortalezcan su empeo para cumplir las responsabilidades acordadas. EJECUCIN IMPECABLE. Brinda el apoyo, la orientacin, la capacitacin y la retroalimentacin necesarios para que todos los integrantes del equipo realicen las tareas convenidas con los estndares deseados.

PROPSITO DE ESTA GUA

QUE LOS GERENTES TENGAN UNA METODOLOGA SENCILLA Y CONTUNDENTE PARA CONSEGUIR QUE SU UNIDAD DE NEGOCIO TENGA UNA EJECUCIN IMPECABLE, CONGRUENTE CON LOS LINEAMIENTOS ESTRATGICOS DE SU ORGANIZACIN.

Papel del Gerente

CARACTERSTICAS DE LA GUA

SE BASA EN PRINCIPIOS DE LIDERAZGO Y GERENCIA Todos los procedimientos y recomendaciones estn sustentados no en tendencias de moda, ni en gustos u opiniones personales, sino en principios bsicos de liderazgo y gerencia, lo cual asegura su solidez y su perdurabilidad.

ES DESARROLLADORA. Pretende no slo ayudar a ejecutar proyectos exitosos en lo inmediato, sino desarrollar y fortalecer la capacidad para disear y ejectuar cada vez mejor esa clase de proyectos en el futuro (no slo da un pescado, sino ensea a pescar). Est orientada a ayudar a los gerentes a que sean verdaderos lderes: que demuestren las competencias clave como promotores del talento humano, con la conviccin de que el origen de toda ventaja competitiva est en el conocimiento y la destreza residente en la organizacin. Ve a los gerentes como diseadores, maestros y ejecutores de procesos de aprendizaje, con responsabilidades que van ms all de de contratar, controlar, dirigir, organizar, despedir, ejecutar, que son las funciones tradicionales de gerencia.

PROMUEVE EL DILOGO ENTRE LA INTUICIN Y LA RAZN Parte de la intuicin y de la experiencia de los gerentes y propone instrumentos para verbalizar y sustentar racionalmente la intuicon.

ES CONTEXTUALIZADA Cada paso de la metodologa es ubicado en el contexto cultural prevaleciente en Latinoamerica, para ayudar a claricar el sentido de la tarea por realizar y visualizar la brecha existente entre la realidad actual y la deseada.

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INTRODUCCIN

ES PRCTICA Evita quedarse en el nivel de las teoras y enfatiza, en cambio, las acciones concretas que es preciso llevar a cabo. Es una gua de accin que conduce, paso a paso, desde la Gestacin del Proyecto hasta su Conclusin.

ES INSTRUMENTAL Proporciona todo lo que se necesita para llevar a cabo cada uno de los pasos incluidos en la metodologa: informacin, tcnicas especcas, ejercicios de sensibilizacin y formatos.

ES FLEXIBLE Es una gua genrica susceptible de ser adaptada a las necesidades, circunstancias y caractersticas particulares de cada organizacin. Todos los procedimientos, lecturas, tcnicas, ejercicios y formatos son sugerencias sustentadas en la experiencia pero, a n de cuentas, sugerencias.

ES TRANSFERIBLE La Gua est diseada para que al tiempo en que se ejecuta un proyecto, las partes involucradas desarrollen los conocimientos y habilidades necesarios para replicar la metodologa en otros momentos y en otros escenarios.

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Propsito y Caractersticas de la Gua

PANORAMA GENERAL

La Ejecucin Estratgica se basa en una Metodologa de Gerencia de Proyectos que consta de cinco grandes grandes fases las cuales, a su vez, agrupan a varias tareas.

PROPSITO
Asegurar el valor del proyecto en funcin de los lineamientos estratgicos de la organizacin.

TAREAS
Clarificacin de motivos. Visualizacin de la situacin deseada. Descripcin de la situacin actual. Anlisis de la situacin. Identificacin y evaluacin de opciones. Configuracin preliminar del proyecto.
Establecimiento de los objetivos. Especificacin de entregables. Desglose de actividades. Estimacin de tiempos. Identificacin de los recursos humanos. Identificacin de los recursos materiales. Calendarizacin del proyecto. Identificacin de la Ruta Crtica. Presupuestacin del proyecto. Clarificacin de perfiles. Establecimiento de acuerdos de trabajo. Formalizacin del proyecto.

PREPARACIN

GESTACIN

Elaborar un plan del proyecto que asegure la claridad de propsitos, procesos y especificaciones.

Convertir los planes en acciones y productos.

Inicio formal de la ejecucin. Integracin del equipo Clarificacin de relaciones internas cliente proveedor. Establecimiento de normas y mecanismos de comunicacin interna Autocontrol de la calidad de la ejecucin Retroalimentacin a proveedores internos Documentacin de procesos y resultados

ASEGURAMIENTO

EJECUCIN

Mantener la ejecucin orientada hacia las metas y fiel a las especificaciones.

Previsin de riesgos Seguimiento gerencial sistemtico Revisin y autoevaluacin grupal Identificacin y anlisis de desviaciones e incumplimientos Aplicacin de acciones de ajuste

Evaluar y capitalizar la experiencia.

Evaluacin de los productos. Evaluacin de los procesos. Evaluacin de los impactos. Capitalizacin de aprendizajes. Difusin de resultados y aprendizajes. Reconocimiento de logros. Realizacin de cierrres formales.

CONCLUSIN

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INTRODUCCIN

La metodologa se presenta aqu como una sucesin lineal de fases y tareas con el propsito de facilitar la visualizacin del panorama completo, sin embargo, en la prctica existe una estrecha interdependencia entre las fases y las tareas. Por ejemplo, en algunas ocasiones desde la primera fase debiera estar involucrado el equipo, como sera en el caso en que un equipo de trabajo ya constituido enfrentara un problema particular que quisiera resolver como equipo. En otros casos, igualmente desde la Gestacin del Proyecto es preciso estimar, de manera preliminar, tiempos, costos y otros rubros, tareas que formalmente se abordan en la fase de Preparacin. Tareas de aseguramiento de la calidad y de evaluacin de resultados y procesos empiezan a ser abordadas desde la fase de Preparacin y se van realizando, principalmente, durante la fase de Ejecucin. Esta clase de interacciones ser muy frecuente, pues el gerenciar proyectos es una tarea dinmica por naturaleza. De este modo, la forma en que se presentan las fases y las tareas de la metodologa obedece a un orden lgico, pero no necesariamente cronolgico.

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Panorama General

ESTRUCTURA

Cada una de las fases de la metodologa se presenta en un diferente fascculo. En los fascculos, cada par de pginas abiertas forma un pliego y en cada pliego se aborda una fase de la metodologa. Cada fase tiene la estructura siguiente: } CONTEXTO En esta columna se expone el sentido o la razn del tema que ser abordado, a partir de un diagnstico de la cultura prevaleciente Qu es lo que suele pasar en las empresas respecto al paso de la metodologa en cuestin?, Por qu no se hace este paso en la realidad?, Cmo se desvirta?, A qu responde? y Por qu es necesario hacerlo?. Con esta columna se intenta hacer evidente la brecha entre las prcticas actuales y las prcticas necesarias. En la parte inferior de este apartado se presenta el objetivo que se pretende conseguir en esa parte particular del proceso. } ACCIONES CLAVE Esta es la columna vertebral de toda la metodologa y las otras tres columnas estn subordinadas a sta. Contiene los pasos concretos de la metodologa. Las acciones clave son apoyadas con FORMATOS especcos a travs de los cuales se irn documentando los diferentes momentos de la metodologa. Los FORMATOS constituyen un elemento prctico y funcional para guiar el desarrollo de los proyectos, pues estn centrados en las TAREAS sustantivas de los proyectos.

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INTRODUCCIN

PERSPECTIVA GERENCIAL Esta columna se enfoca en el papel del gerente. Cmo debe responder el gerente ante situaciones, conictos, posiciones personales en cada paso de la metodologa? El nfasis est puesto en las recomendaciones para mantener CLARIDAD DE PROPSITOS, despertar el MPETU, conseguir COMPROMISO SOSTENIDO y lograr una EJECUCIN IMPECABLE. Mientras que en la columna de Acciones Clave se pone el nfasis en LA TAREA, en sta se pone en LAS PERSONAS.

FACILITACIN Esta columna es una especie de sntesis de las tres anteriores, pues hace una propuesta para que el gerente del proyecto pueda: Presentar el CONTEXTO CULTURAL y sensibilizar acerca de la necesidad y el reto de acortar las brechas existentes; Describir la metodologa especca, consistente ACCIONES CLAVE y los FORMATOS DE APOYO; en las

Ofrecer algunas recomendaciones clave, desde la PERSPECTIVA GERENCIAL para facilitar el cierre de la brecha cultural existente. Para realizar estas tareas se propone en esta columna una gua general de facilitacin, que incluye actividades de sensibilizacin, modelacin, experimentacin, retroalimentacin, etc.

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Estructura de la Gua

RECURSOS DE APOYO

Al nal de cada captulo se anexa una seccin de recursos de apoyo que incluye lecturas para profundizar en algunos aspectos de la metodologa, tcnicas para facilitar la aplicacin, ejercicios para sensibilizar al equipo respecto de la tarea que se est abordando y formatos para ir documentando el proceso. Todos estos recursos SON OPCIONALES y es recomendable verlos, precisamente, como un apoyo y no como parte integral de la metodologa.

RECOMENDACIN

Los formatos que se anexan tienen el propsito de facilitar la documentacin de todo el proceso del proyecto y pretenden ser slo una gua. En muchos casos, se puede encontrar que es ms conveniente disear formatos propios, utilizando la computadora, a n de tener mayor libertad de accin y menos restricciones.

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