MANUAL INSTITUCIONAL PARA LA ORGANIZACIN Y APOYO A EVENTOS RECREO-DEPORTIVOS DE LA CIUDAD

YAMID MARIN CORRALES

UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DE PEREIRA FACULTAD CIENCIAS DE LA SALUD CIENCIAS DEL DEPORTE Y LA RECREACION PEREIRA

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCION.....................................................................4 OBJETIVOS.............................................................................. 5 GENERAL. ............................................................................. 5 ESPECFICOS. ....................................................................... 5 CLASIFICACION DE LOS EVENTOS........................................6 De acuerdo con la naturaleza del evento............................6 De acuerdo con el grado de exclusividad............................6 De acuerdo con el alcance y magnitud del evento .............6 TIPOS DE EVENTOS................................................................6 DEFINICIN DE EVENTO ....................................................... 7 ETAPAS DE UN EVENTO ........................................................8 PRE-EVENTO: .......................................................................8 1. DEFINIR OBJETIVO DEL EVENTO TIPO Y NOMBRE: .8 2. NOMBRAR COMIT ORGANIZADOR: .........................8 3. SELECCIONAR LA FECHA: ............................................9 4. DETERMINAR EL TIPO DE ASISTENTES AL EVENTO: 9 5. PLANIMETRA:............................................................ 10

6. ELABORAR CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES:........ 10 7. ESTIMACIN DE RECURSOS: ..................................... 11 8. ELABORAR PRESUPUESTO: ........................................ 11 9. PROMOCIN DEL EVENTO: .......................................12 10. DISEO Y ELABORACIN DE PUBLICIDAD:...........13 EVENTO: ..............................................................................13 1. Recepcin de los Participantes: .................................13 2. Registro de los Participantes: .....................................13 3. Realizacin del Acto de Inauguracin: .......................14 4. Implantacin del Programa General de Actividades: 14 5. Clausura del Evento: ....................................................14 POST-EVENTO:....................................................................15 1. Opinin: .......................................................................15 2. Evaluacin: ...................................................................15 3. Agradecimientos: .........................................................15 4. Cumplimiento de Compromisos: ................................15 CONCLUSIONES ................................................................... 16 BIBILOGRAFIA ......................................................................17

INTRODUCCION
El presente mdulo pretende suministrar principios, procesos y herramientas prcticas que conduzcan a los participantes a planificar, organizar, ejecutar y controlar ms tcnicamente el programa recreativo con miras a lograr efectivos resultados y a que el dirigente mantenga o recupere el liderazgo ante los usuarios y directivos de las instituciones y comunidad en general. Tiene como propsito guiar el proceso de planeacin e implementacin del programa recreativo, que dentro del proceso de formacin en el curso de lderes comunitarios; se hace importante referir algunos conceptos en cuanto al proceso de planificacin, organizacin, ejecucin y control de los eventos recreativos. Se pretende as, que los aprendizajes y experiencias adquiridas tanto en los mdulos presenciales, como en las experiencias en el trabajo de campo, se reviertan en la planeacin de diferentes actividades que se puedan implementar en las comunidades intervenidas, de tal manera que se pueda conocer el proceso lgico e integral de la planeacin y operacin en recreacin y as mismo que se pueda replicar nuevamente para la generacin de otras propuestas que sirvan tanto para el fortalecimiento de los programas de la Institucin o la Comunidadcon la que se encuentra vinculado como para su propio desarrollo laboral.

OBJETIVOS
GENERAL. Brindar elementos metodolgicos y prcticos que se puedan implementar en procesos de diseo, planeacin y operacin de Eventos recreativos dando como instrumento la gestin local que fortalece los programas al interior de las instituciones y los sectores beneficiados. ESPECFICOS.
1. Disear una propuesta de servicio recreativo innovadora, adecuada a la demanda y a los recursos disponibles, que estimule la capacidad creativa y ldica de los destinatarios. 2. Estimular al participante en el conocimiento y apropiacin de los conceptos de planeacin y operacin de programas recreativos que contribuyen al desarrollo de la comunidad y en el mbito laboral. 3. Establecer que la planeacin esta sujeta a cambios, imprevistos, obstculos y variables, para los cuales el recreador debe estar preparado, adaptndose a los momentos y circunstancias para llevar a cabo los objetivos planteados. 4. Propiciar un ambiente adecuado que permita a los participantes potencializar su capacidad creativa en el diseo de Eventos Recreativos. 5. Reconocer la importancia de los procesos y detalles del evento y el post-evento para la realizacin de cada programa.

CLASIFICACION DE LOS EVENTOS

Deacuerdo con la naturaleza del evento: Culturales Sociales Comerciales Deportivos Educativos Tecnologicos Politicos Cientificos recreativos

Deacuerdo con el grado de exclusividad: Publicos privados

Deacuerdo con el alcance y magnitud del evento: internacional nacional departamental municipal institucional

TIPOS DE EVENTOS
concursos ferias recreativas talleres practicos foros asambleas coloquios cursillos debates festivales seminarios congerencias juegos deportivos reuniones tecnicas

DEFINICIN DE EVENTO
Los eventos son actividades que se realizan de manera espordica y que tienen unas repercusiones positivas en el lugar donde se organizan como: de Infraestructuras, Econmicas, Sociales, Deportivas, Polticas, etc. Eventos que por su: Trascendencia social Pblico asistente Nmero de participantes Complejidad de medios e infraestructuras Dificultad organizativa Necesita de unos requerimientos especiales para su desarrollo: Estructura de Recursos humanos Trmites administrativos Apoyo econmico Planes transporte Infraestructuras especiales Actos de protocolo Plan de difusin y Promocin Sistemas de acreditaciones Control accesos, seguridad, etc.

ETAPAS DE UN EVENTO

PRE-EVENTO:
1. DEFINIR OBJETIVO DEL EVENTO TIPO Y NOMBRE: Determinar qu se quiere alcanzar con la realizacin del evento. El nombre debe ser Corto y llamativo adecuado al propsito que se persigue con la realizacin del Evento. Ejemplo: 2do Congreso internacional de entrenamiento de la fuerza 2. NOMBRAR COMIT ORGANIZADOR: 2.1 coordinador general Es el responsable general del desarrollo del evento. Supervisa las labores de las Comisiones, y es el enlace de stas con la mxima autoridad de la institucin responsable del Evento. 2.2 comisiones de trabajo Son equipos de personas que contribuyen a cumplir los pasos del Evento sistematizadamente. 2.2.1Comisin de Logstica Son el pilar principal encargado de todas aquellas actividades pasadas desapercibidas en muchos casos al apoyo operativo que hace posible la ejecucin del evento.

2.2.2Comisin de Promocin Atiende las actividades que abarcan la promocin y difusin del evento. 2.2.3 Comisin de Protocolo Todo lo relacionado con protocolo, acompaamiento y asistencia a los participantes en el evento. 2.2.4Facilitadores odinamizadores Son el conjunto base que se encarga de operar y dirigir todas las actividades que hagan parte del programa (facilitadores en el caso de actividades de actividades al aire libre y dinamizadores en el caso de actividades ms formales) 3. SELECCIONAR LA FECHA: Se debe tener en cuenta: Si hay suficiente margen de tiempo para la organizacin requerida. Evitar que coincida con la fecha de una actividad similar o dirigida al mismo tipo de pblico. Horario y frecuencia de los transportes. Si es mejor programar las actividades durante la semana o a finales de sta. 4. DETERMINAR EL TIPO DE ASISTENTES AL EVENTO: Poblacin discapacidad Nios Adolescentes Jvenes Adultos Adulto mayor

5. PLANIMETRA: Significa mostrar dentro de un espacio la organizacin del evento, la utilizacin de los recursos, sus necesidades y ubicacin, Todo esto se disea en un plano. Ejemplo: ubicar lugares, tarimas, sillas, calles, baos, sonido, pendones, pasacalles, sitios de ingreso, carpas, camerinos, carpa de primeros auxilios, entre otros. Tambin se puede hacer una descripcin del sitio donde se llevar a acabo la actividad y la forma de ambientarlo. Tambin debemos tener en cuenta: Capacidad del lugar donde se realizara el evento Comodidad para mayor satisfaccin de la comunidad Equipos necesarios para el tipo de evento Acceso fcil y rpido al sitio en cuestin.

6. ELABORAR CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES: Son todos aquellos puntos a llevar a cabo durante el evento u actividad. Para realizar el cronograma de actividades debemos tener en cuenta: Naturaleza del evento Grado de exclusividad Magnitud del evento Tipo de evento Poblacin asistente

7. ESTIMACIN DE RECURSOS: 7.1 HUMANOS: Personal especializado con las caractersticas necesarias que se requiere para la realizacin del evento. 7.2MATERIALES: Implementos necesarios (Ejemplo: aros, lazos, mesas, sillas, papel, lpices, pinturas) para la realizacin de las actividades planteadas. 7.3TCNICOS: Equipos de sonido, interpretacin simultnea, apoyo audiovisual, computadores, impresoras, comunicaciones y reproduccin; as como formatos, fichas, programas, cronogramas, etc. 8. ELABORAR PRESUPUESTO: 8.1 Egresos Impresos y Originales Alquiler y Montaje Eventos Sociales Recursos Humanos Servicios Profesionales Papelera Alquiler de Equipos Imprevistos Transporte Publicidad y Promocin

8.2 Ingresos Actividades especiales Venta de comidas y bebidas Concesiones para venta Cuotas de registro al evento Donativos y patrocinios Venta de boletos para actividades artsticas, Culturales y Deportivas.

sociales,

9. PROMOCIN DEL EVENTO: La Fase de difusin de una Actividad o evento es fundamental por varios motivos; para que se enteren y puedan participar en las mismas, si lo desean. Porque las Actividades hay que hacerlas y que se sepan que se hacen. Tenemos que utilizar nuestras Actividades para promocionar tambin nuestra organizacin. Normalmente se realiza a travs de: Medios De Comunicacin Correo Electrnico Publicidad Impresa Redes Sociales

10. DISEO Y ELABORACIN DE PUBLICIDAD: El diseo debe ser atractivo, de tal forma que su difusin sea fcil y su repercusin positiva, posibilitando que los interesados/as se informen de la realizacin de la Actividad y participen en ella si lo estiman conveniente.

EVENTO:
1. Recepcin de los Participantes: En esta etapa las comisiones de protocolo comienzan a funcionar de tal manera que todos los participantes se sientan bien acogidos. 2. Registro de los Participantes: El registro o hacer constar que estuvo en el evento en los listados de asistencia que se manejan durante en el evento.Las comisiones de logstica debern estar presentes.

3. Realizacin del Acto de Inauguracin: Los actos protocolarios, muestras culturales, artsticas o deportivas son importantes para que el acto de inauguracin sea de muy alto nivel. La comisin de protocolo deber ser la organizadora de este punto.

4. Implantacin del Programa General de Actividades: El desarrollo de las actividades principales durante el evento deber ser metodolgico y bien estructurado dependiendo la finalidad o intencionalidad del evento, debemos contar con el personal facilitador o dinamizador acorde a las caractersticas del evento.

5. Clausura del Evento: La clausura debe ser de muy alta costura para que los asistentes tengan un rato agradable y terminen la jornada con la actitud muy elevada lo cual dejara una muy buena impresin del evento.

POST-EVENTO:
1. Opinin: Participantes: la opinin de los participantes es uno de los mtodos ms importantes para evaluar el xito del evento, Comit Organizador: es necesario hacer un balance de lo bueno y lo malo, aspectos a mejorar y observaciones en general. 2. Evaluacin: Comparacin cualitativa y cuantitativa entre lo programado, lo ejecutado y lo alcanzado. 3. Agradecimientos: Los respectivos agradecimientos a los colaboradores, auspiciantes, organizadores, y diferentes entidades que ayudaron a la realizacin del evento.

4. Cumplimiento de Compromisos: Evento agradecimiento al humano certificado para trabajar durante el evento. Devolucin de cualquier material o equipo que se haya solicitado en prstamo. Limpieza de circuitos, instalaciones etc.

CONCLUSIONES
En muchos casos la comunidad asistente a los eventos no se entera de la cantidad de personas que se encuentra tras bastidores haciendo que el evento transcurra segn lo planeado, podemos compartir muchas experiencias y ancdotas sucedidas a lo largo de nuestra intervencin en infinidad de eventos, pero queremos concluir diciendo que la gestin adecuada y metdica de este manual y la ayuda de las comisiones es el pilar mas importante en la organizacin y ejecucin de eventos ya sean de recreativos o deportivos.

BIBILOGRAFIA Lic. Alfonso chirino Rentera investigador de la fundacin colombo/cubana para el desarrollo social. Lic. Maribel Lares Salazar. Docente Universidad de Oriente. Instituto de Capacitacin organizativo:Manual sobre Coordinacin de Eventos. Instituto municipal de deportes Cdiz Espaa www.funlibre.com.co/doc