ADMINISTRAO DE MATERIAIS

VICENTE BATISTA DOS SANTOS NETO

MINISTRIO DA EDUCAO SECRETARIA DE EDUCAO PROFISSIONAL E TECNOLGICA INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAO, CINCIA E TECNOLOGIA DO TRINGULO MINEIRO EDUCAO A DISTNCIA

GESTO ORGANIZACIONAL - ADMINISTRAO DE MATERIAIS

VICENTE BATISTA DOS SANTOS NETO

UBERABA MG 2010

MINISTRIO DA EDUCAO SECRETARIA DE EDUCAO PROFISSIONAL E TECNOLGICA INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAO, CINCIA E TECNOLOGIA DO TRINGULO MINEIRO - CAMPUS UBERABA PRESIDENTE DA REPBLICA Luiz Incio Lula da Silva MINISTRO DA EDUCAO Fernando Haddad SECRETRIO DE EDUCAO PROFISSIONAL E TECNOLGICA Eliezer Moreira Pacheco REITOR Eurpedes Ronaldo Ananias Ferreira PR-REITORA DE ENSINO Sandra Maria de Sousa Oliveira DIRETOR GERAL Paulo Vitrio Biulchi DIRETOR DO DEPARTAMENTO DE ADMINISTRAO E PLANEJAMENTO Abadio dos Reis Silva Leite DIRETOR DE ENSINO Luiz Alberto Rezende COORDENADOR GERAL DE ENSINO A DISTNCIA Frederico Renato Gomes SUPERVISO PEDAGGICA Luciana Borges de Andrade

SANTOS NETO, Vicente Batista dos. Administrao de Materiais. Curso Tcnico em Edificaes Disciplina: Gesto Organizacional. Uberaba, MG: Instituto Federal Tringulo Mineiro, Pr-Reitoria de Ensino, 2010.

Sobre o autor Vicente Batista dos Santos Neto

graduado em Administrao e Especialista em Marketing e Estratgia de Mercados pela Faculdade de Cincias Econmicas do Tringulo Mineiro (FCETM). mestre em Administrao pela Universidade Federal de Uberlndia (UFU). No campo profissional foi professor de ensino bsico da Prefeitura Municipal de Uberaba no perodo de 1988 a 2009, professor do Curso de Administrao da FCETM de 2003 a 2007 e do Centro Universitrio do Planalto de Arax (UNIARAX) de 2005 a 2010. De 2002 a 2005 atuou como Administrador na 39 Superintendncia Regional de Ensino de Uberaba. Ministrou disciplinas em Curso de especializao pelas Faculdades Associadas de Uberaba (FAZU) e Faculdades de Cincia e Tecnologia (FACET). Foi coordenador do curso de Administrao da Universidade Presidente Antonio Carlos (UNIPAC) na unidade de Uberaba-MG entre 2007 e 2008. Dentre as disciplinas ministradas destacam-se: Administrao de Recursos Materiais e Patrimoniais, Logstica, Administrao Financeira, Oramento Empresarial, Administrao Mercadolgica, Pesquisa Mercadolgica, Gesto Estratgica de Negcios, Teoria da Administrao, Administrao de Recursos Humanos, Marketing de Relacionamento, Marketing de Varejo, Administrao Rural, Contabilidade Gerencial e de Custos, Gesto de Preos, etc. Ministrou curso de Auxiliar de Escritrio pela Prefeitura Municipal de Uberaba nos anos de 2008 e 2009. Atualmente professor efetivo do Instituto Federal Tringulo Mineiro em Uberaba-MG.

SUMRIO 10 ADMINISTRAO DE MATERIAIS ...............................................................6 10.1 INTRODUO ................................................................................................. 6 10.1.2 Conceito de Material e de Administrao de Materiais ............................. 7 10.1.3 Ciclo Produtivo do Material ....................................................................... 7 10.1.4 RGOS DO SISTEMA DE MATERIAL ................................................... 8 10.2 GERNCIA DE ESTOQUES ........................................................................... 9 10.2.1 OBJETIVOS DA GERNCIA DE ESTOQUES ........................................ 10 10.3 CLASSIFICAO DOS ESTOQUES............................................................. 10 10.4 CONTROLE DE ESTOQUES ........................................................................ 11 10.4.1 FORMAS DE CONTROLE ...................................................................... 11 10.4.2 NOMENCLATURAS UTILIZADAS EM CONTROLE DE ESTOQUE....... 12 10.4.5 MTODO DUAS CAIXAS ........................................................................... 16 10.4.6 MTODO ABC ............................................................................................ 17 10.5 AQUISIO DE EQUIPAMENTOS E MATERIAIS ................................. 20 4.1 FUNO AQUISIO DE EQUIPAMENTOS E / OU MATERIAIS ................. 20 REFERNCIAS.................................................................................................24

6 10 ADMINISTRAO DE MATERIAIS OBJETIVOS DO CAPTULO Nessa etapa do curso vocs compreendero as principais modificaes na administrao de materiais bem como a importncia da rea de Administrao de Recursos Materiais dentro da estrutura organizacional das organizaes. 10.1 INTRODUO 10.1.1 HISTRIA DA ADMINISTRAO DE MATERIAL

Aquisio de bens e servios se dava atravs da troca. A troca uma das atividades mais antiga do homem, chegando mesmo a confundir com a sua prpria histria. Com o surgimento da Moeda e a organizao natural das relaes mercantis, transformam a atividade compra em fator produtivo. A evoluo de A M. como qualquer outra atividade da administrao est intimamente ligada s transformaes sociais, econmicas e tecnolgicas provocadas pela Revoluo Industrial. O surgimento das empresas industriais com advento da mquina provocam a produo em massa e mudanas significativas no s nas atividades fim com nas atividades meio, derivados dos seguintes fatores: a) Crescimento do volume das necessidades de materiais; b) Velocidade nas mudanas no processo produtivo com influncias nas previses da Demanda; c) Qualificao dos recursos humanos. O despreparo tcnico administrativo para enfrentar estas mudanas s foi neutralizado com a chamada administrao cientifica iniciada por Taylor e Ford e posteriormente com os estudos de Henry Fayol. O esforo inicial se concentra na atividade compra de tal forma que ainda nos dias atuais o estudo de AM se confunde com esta particularidade do prprio estudo que compras; Para melhor compreender o estudo de AM, vejamos alguns conceitos.

7 10.1.2 Conceito de Material e de Administrao de Materiais Material, cujo termo empregado no singular, representa a designao genrica de: equipamentos, componentes, sobressalentes, acessrios, matrias primas, e materiais em geral, considerados como itens empregados ou possveis de emprego em todas as atividades de uma organizao, independentemente de sua condio, demanda, custo, origem, fonte de aquisio, finalidade ou aplicao. 10.1.3 Ciclo Produtivo do Material Um ponto significativo nas economias das empresas em relao ao material a sua participao na formao dos custos dos produtos vendidos. Se tomarmos por base as empresas de processamento os custos dos materiais integrantes do produto final representa em mdia 50% dos custos da produo.
Logo, podemos entender que material tudo o que uma organizao precisa para funcionar, seja itens de consumo ou de patrimnio.

Dinheiro

Material

Cobrana

Transformao

Vendas

Produto Final

Figura 7.1: Ciclo produtivo do material

Se os materiais representam um percentual elevado na composio final dos custos dos produtos fabricados, a Administrao de Materiais poder concorrer para a maximizao dos lucros, adotando uma poltica de compras com: quantidade, qualidade, preos, prazos de entrega e prazos de pagamento desejados.

8 10.1.4 RGOS DO SISTEMA DE MATERIAL Antes da dcada de 1980, a grande preocupao empresarial era produzir, vender e faturar. Ento vieram dois grandes problemas: o trabalhista e as despesas financeiras elevadas. Poucas empresas estavam preparadas para enfrentar estes novos desafios, principalmente as empresas familiares, mais inclinadas a se autofinanciarem. Houve um esquecimento geral quanto aos estoques, e, de sua parcela acentuada no capital de giro, de sua eficcia e de seus elevados custos e os enormes riscos como fator produtivo. Por estes motivos uma empresa moderna deve-se evitar alta concentrao de capital em estoques, mas deve tambm evitar a falta de estoques, pois certamente acarretar paralisao do setor produtivo, agravando as entregas de produtos aos seus clientes. Atualmente uma empresa manufatureira bem sucedida na proporo de sua habilidade de rapidamente reunir, transmitir e interpretar todas as informaes que descrevem suas atividades. Dentro de uma empresa, produo e vendas sempre foram vistos como mais importante que material, mas, atravs de uma integrao de todos os setores de uma empresa, desde a entrada do pedido at a entrega do produto, que veremos a importncia de todos os setores com partes integrantes de duma nica e perfeita engrenagem. Com base nestas colocaes somos defensores, de AM. ter autonomia e, estar subordinado a direo geral da empresa. As principais reas da Administrao de materiais so as seguintes: Controle de Estoques de Materiais o setor responsvel pelo controle de qualquer tipo de material, devendo evitar os estoques desnecessrios, para no comprometer o financeiro, e as faltas para se evitar as paralisaes da produo e conseqentemente o atendimento a vendas. Controle de Bens Patrimoniais Dependendo do tamanho da empresa, aconselhvel a criao de um setor especfico para melhor controle do patrimnio da empresa, classificado como Imobilizado Tcnico ou Ativo Fixo, etc.
Quanto menor o estoque em uma organizao, melhor para ela pois, ter menos dinheiro parado nessa conta.

9 Nota-se que em muitas empresas existe este controle pela prpria contabilidade para atender as exigncias fiscais com relao chamada Depreciao. Aquisio ou Suprimentos Dentro da empresa o setor que detm um grande nmero de nomes, como: aquisio, suprimentos, compras, etc.. No importando o nome do setor, mas, que sua responsabilidade, de procurar e obter todos os materiais necessrios a Operacionalizao da empresa. Armazenamento Tambm, outro setor com grande nmero de nomes como: Armazm, depsito, almoxarifado etc. A finalidade especfica seja com qualquer nome, este setor o responsvel pela guarda e conservao dos materiais estocados, inclusive dos produtos fabricados, aguardando o faturamento para entrega. Controle de estoques Aquisio ou suprimentos Armazenamento 10.2 GERNCIA DE ESTOQUES Compreende o planejamento e programao das necessidades e o controle de equipamentos e materiais que so acumulados (estocados) para utilizao mais ou menos prxima. Quando se encomendam quantidades maiores, eleva-se o estoque mdio, juntamente com o custo para mant-lo. Manter um estoque custa os juros sobre o capital empatado mais as despesas da prpria manuteno fsica (o aluguel ou amortizao dos armazns e os salrios dos funcionrios envolvidos). Portanto, para reduzir o custo de sua manuteno, deve-se simplesmente encomendar aos fornecedores entregas menores e mais freqentes. As encomendas menores e espaadas, contudo, tambm tm seu custo. A mo-de-obra empregada na preparao de mquinas e as despesas de administrao podem demandar muitos recursos financeiros. Os gerentes de produo preferem preparar as mquinas menos vezes e fabricar volumes maiores,

10 para conservar baixas as despesas com essa operao. H um lote de tamanho economicamente correto - nem to grande que acarrete despesas excessivas de manuteno, nem to pequeno que acarrete despesas excessivas com a preparao da maquinaria. Essa quantidade de meio-termo chama-se lote econmico de compra e foi montada em 1915 por meio de formulao matemtica constituindo, h muitos anos, a pea fundamental do gerenciamento dos estoques. Estamos assistindo nos ltimos anos ao enxugamento das estruturas empresariais. Isso significa a insero de novos mtodos no meio empresarial. Tcnicas como por exemplo, o just in time , que visa sobretudo eliminao de estoques, bem como outras similares acabam por colocar um desafio ao gestor de A.M. que administrar a menor quantidade possvel de estoques, se tornando este um dos maiores desafios da Administrao de Materiais. 10.2.1 OBJETIVOS DA GERNCIA DE ESTOQUES a) manter a disposio dos utilizadores os itens de materiais quando ocorre a demanda; b) considerar as possibilidades financeiras da empresa e sua capacidade de estocagem; c) repor o estoque de forma econmica; controlar o nvel dos estoques existentes; e) analisar a movimentao (giro) dos estoques, principalmente os inativos; f) prover os dados necessrios previso da demanda. 10.3 CLASSIFICAO DOS ESTOQUES a) estoques para produo: compreende as matrias-primas e os componentes que integram o produto final; b) Estoques para manuteno, reparo e operao; c) Estoques de produtor acabados; d) Estoques de produtos semi-acabados; e) estoques de materiais administrativos.
O mtodo Just in time um modelo de produo enxuta que propes a reduo de estoques e de desperdcios. Significa colocar o material em produo na hora certa, no lugar certo. muito usado em montadoras de veculos, onde os materiais para a produo diria chega minutos antes de comear o processo. Dessa forma comeam a surgir conflitos entre as reas, como por exemplo:: o setor financeiro quer reduzir o custo da manuteno do estoque por meio da fabricao freqente de pequenos lotes (isso reduz o desembolso), enquanto a gerncia de produo quer reduzir as despesas com a preparao de mquinas (e no interromper as operaes) mediante fabricaes prolongadas e espaadas.

11 10.4 CONTROLE DE ESTOQUES O controle de estoques considerado a etapa executiva da gerncia de estoques. Nele encontramos aplicao pratica dos elementos de planejamento previamente estabelecidos, havendo ao mesmo tempo, um processo intensivo de realimentao que torna possvel a efetivao de correes necessrias aos principais objetivos da funo. O controle de estoques tem como meta principal a determinao do QUANTO, se deve adquirir e QUANDO faz-lo, a fim de proporcionar a continuidade operacional de uma organizao, seja no tocante a vendas, produo ou prestao de servios. O controle de estoques orientado basicamente a partir de informaes relativas a demanda, custos, mercado fornecedor e prazos de entregas para cada item de material. A partir desses dados podemos estabelecer os nveis de estoques mais adequados sob o ponto de vista operacional e econmico. 10.4.1 FORMAS DE CONTROLE a) MTODO DAS QUANTIDADES FIXAS Este mtodo por sua simplicidade operacional o mais empregado no controle de estoques. Tambm conhecido como Mximos e Mnimos. Nele o ponto de ressuprimento ou de reposio PR de um determinado material pr-estabelecido, assim como a quantidade de ressuprimento ou reposio Q. Em conseqncia da variao da demanda, o intervalo de ressuprimento torna-se varivel, embora venha ao longo do tempo situar-se em torno de valor mdio prximo de Q e D. b) MTODO DAS REVISES PERIDICAS Nesse mtodo o controle de estoque feito por meio de inventrios peridicos, utilizando-se a seguinte frmula: MC = EI + MA EF Onde: MC= Material Consumido EI= Estoque Inicial MA= Material Adquirido (compras)

12 EF= Estoque Final 10.4.2 NOMENCLATURAS UTILIZADAS EM CONTROLE DE ESTOQUE a) DEMANDA ( D ) a quantidade de material necessrio para atender a produo, servios ou vendas. A Demanda dever estar ligada a uma unidade de tempo: ano, ms, semana, etc.. A Demanda pode ser classificada em trs tipos: Demanda regular: Caracteriza-se por pequenas variaes entre sucessivos intervalos de tempo (figura acima) Demanda Irregular:
tempo

Quant.

tempo FIGURA 7.3: Demanda Regular

Quant.

Caracteriza-se por grandes variaes entre sucessivos intervalos de tempo (figura ao lado)

FIGURA 7.4: Demanda Irregular

Quant.

Demanda Sazonal: Caracteriza-se por picos e vales relacionados a pocas ou estaes do ano (figura ao lado). D= Q IR

tempo
FIGURA 7.5: Demanda Sazonal

13 b) QUANTIDADE Q a quantidade de material que deve ser adquirida para re-completar o Nvel Operacional dos estoques. Q = D x IR c) INTERVALO DE RESSUPRIMENTO IR o perodo entre duas compras (aquisies). A demanda sempre comea no nvel operacional. um perodo pr-estabelecido pela gerncia de estoques que compreende o intervalo de tempo entre duas compras (para formulao do IR a demanda tem que ser constante). IR = 12 significa que a empresa far apenas 1 compra no ano; IR = 6 significa que a empresa far 2 compras no ano; IR = 3 significa que a empresa far 4 compras no ano. Pode-se ento deduzir que: a) quanto maior o IR, maior ser o desencaixe financeiro e menor o custo com aquisio; b) quanto menor for o IR, menor ser o desencaixe financeiro e maior ser o custo com aquisio. IR = Q . D

OBSERVAO: quando for dada a quantidade de compras no lugar do IR, dividir o nmero de compras pelo nmero de meses do ano. EX: se uma empresa fizer 4 compras no ano teremos 12 : 4 = 3. Logo o IR ser 3. d) NVEL OPERACIONAL - NO

14 a quantidade de material normalmente disponvel para atender a demanda, atingindo o seu ponto mximo a cada ressuprimento. NO = D x IR + ES ou NO = D (IR + ES) => quando ES for dado em unidade de tempo. e) PONTO DE RESSUPRIMENTO PR uma quantidade de material pr-determinada que ao ser atingida pela ao da demanda d origem solicitao de ressuprimento. PR = D x TR + ES ou PR = D (TR + ES) => quando o ES for dado em unidade de tempo. f) TEMPO DE RESSUPRIMENTO TR o intervalo de tempo decorrido entre a solicitao do material (compra) at a incluso do material no estoque. g) ESTOQUE DE SEGURANA ES uma quantidade pr-determinada de material destinada a evitar os efeitos causados pela variao da demanda e atrasos no Tempo de Ressuprimento. Este estoque muito importante pois tanto a demanda como o tempo de ressuprimento pode no comportar como o previsto. h) RUPTURA DE ESTOQUE RE a situao em que o estoque chega a zero aps consumido todo o estoque de segurana. i) NVEL DE RESSUPRIMENTO NR um estoque potencial correspondente soma do estoque de material existente no momento da compra mais aquele comprado a ser recebido pela empresa.

15

NR = D (TR + IR ) + ES EXEMPLO: Uma determinada empresa apresenta os seguintes dados: IR = 1 ms Demanda D = 600 unidades/ ms Estoque de Segurana = 1 ms Deseja-se saber qual dever ser a quantidade de material adquirida e quando dever ser feita a compra, uma vez que o fornecedor demora um ms para efetuar a entrega do produto e a empresa tem como poltica realizar 6 compras ao ano. Q= D. IR Q= 600 x 2 => 1200 unidades PR= D x TR + ES => 600 x 1 + 600 => 1200 unidades , ou seja sempre que o estoque atingir 1200 unidades dever ser feito um novo pedido (compra). O Grfico 7.1, demonstrado acima, apresenta bem o comportamento do subsistema de aquisio e controle de estoque para essa empresa. EXERCCIOS DESENVOLVER OS CLCULOS E DEMONSTRAR GRAFICAMENTE 1- Qual a demanda diria de um determinado material, sabendo-se que a empresa adotou como poltica de ressuprimento IR =12 e suas compras anuais so de 7200 unidades. 2- Qual a quantidade a ser adquirida por ms sabendo-se que a demanda anual de 7200 unidades e o IR = 12.
1 2 IR = 2 TR = 1 3 4 5 Tempo meses Quant. 2400 1800 1200 600 Compra Chegada do material NR NO PR ES

GRFICO 7.1: Grfico comportamento do subsistema aquisio e controle de estoque.

de de

16 3- Qual dever ser o IR sendo que a demanda por dia de 20 un e Q= 7200 un /ano. 4-Calcule o Nvel Operacional sabendo-se que a demanda = 600 un / ms, o IR = 2, ES = 600. 5- Com os mesmo dados calcule para uma demanda de 1 ms. 6- Calcular a Demanda para: 6 compras por ano e Q = 2400. 10.4.5 MTODO DUAS CAIXAS Este mtodo utilizado para controlar materiais de pequeno valor agregado, dispensando o acompanhamento contnuo do estoque desse material. Tambm pode ser chamado de duas gavetas, duas prateleiras, etc. Por exemplo, suponha-se que determinada empresa pretende controlar um determinado item (no caso porcas sextavadas de polegada). Por se tratar de item de baixo valor agregado, no se justifica o seu controle de forma rigorosa, portanto optou-se pelo mtodo duas caixas. Assim, a empresa proceder da seguinte maneira: a) O estoque inicial ser colocado todo colocado em duas caixas caixa A e Caixa B. A caixa A conter determinada quantidade de material equivalente ao consumo durante o TR mais o ES. Aproveitando o exemplo anterior, o nosso TR foi de um ms ou 600 unidades e o ES de 600 unidades. Portanto a Caixa A dever conter 1200 unidades. b) Na Caixa B sero acondicionadas as quantidades equivalentes Quantidade de Ressuprimento ou Q, que igual a 1200 unidades. c) inicialmente sero consumidas as porcas da Caixa B e quando esta acabar, ser efetuado um novo pedido (compra). Conhecendo o prazo de entrega do fornecedor, percebe-se que o material chegar assim que restarem na caixa A apenas o Estoque de Segurana.

17 Quando o material chegar a Caixa A ser recompletada e o restante ser colocado na Caixa B, como demonstra a figura a seguir:
1 - material distribudos em duas caixas A e B 2- o material da Caixa B ser consumido e faz-se o pedido

A
CAIXA A ES (600) + TR (600) 1200 unidades

B
CAIXA B QR 1200 unidades

A
CAIXA A 1200 unidades

B
CAIXA B 0 unidades

3- enquanto o material est a caminho consome-se o material da caixa A

4- ao chegar o material a caixa A ser completada e o restante ser colocado na caixa B.

A
CAIXA A 600 unidades

B
CAIXA B 0 unidades

A
CAIXA A 1200 unidades

B
CAIXA B 600 unidades (NO)

FIGURA 7.7: Mtodo duas caixas 10.4.6 MTODO ABC um mtodo bastante empregado no controle de estoques das empresas. Consiste na separao dos itens de estoques de acordo como seu valor agregado, ou seja os itens mais caros sero separados dos mais acessveis. Parte-se do princpio de que para itens mais caros o controle dever ser mais rgido e para itens mais baratos o controle ser flexvel. Isso se justifica pelo fato de em muitos casos o custo para se controlar o estoque de itens baratos ser maior do que o prprio item, no se justificando o seu controle de forma rgida. As etapas do Mtodo ABC ou Curva ABC so as seguintes: a) Listagem dos itens de material com respectivos preos; b) Tabulao dos dados em ordem decrescente de valor; c) Separao dos itens em A, B e C; d) Elaborao da Curva ABC. EXEMPLO: A Fbrica de Brinquedos Infantil deseja determinar, atravs da curva ABC, nas

18 propores 20/30/50, respectivamente, os itens de seu estoque sobre os quais deve existir um maior controle. Para tanto, realizou uma pesquisa cujos dados resumidos so apresentados na tabela a seguir: TABELA 7.1 Listagem de itens e preo
Item 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 TOTAL Preo unit. 5,00 30,00 6,00 8,00 15,00 15,00 12,00 20,00 3,00 8,00 Consumo Valor total do anual item 10000 1200 5000 3000 700 500 400 130 270 100 50000,00 36000,00 30000,00 24000,00 10500,00 7500,00 4800,00 2600,00 810,00 800,00 167.010,00

Utilizando o critrio de ordenao do valor do consumo anual (preo unitrio x consumo anual), distribua os itens do estoque considerados da classe A, B e C e respectiva porcentagem dessas classes sobre o total. A tabela 7.2 apresentada a seguir demonstra os itens tabulados em ordem decrescente de valor E a distribuio desses itens nas classes A, B e C. Perceba que as duas primeiras linhas (em azul), apresentam 20% dos itens, logo constituem-se nos materiais da classe A, as linhas dos itens 3 ao 5 (em verde) representam 30 % dos totais dos itens, logo os itens B e as linhas referentes aos itens 6 a 10 (em marrom) representam 50% os itens, logo a classe C.

19

TABELA 7.3: Classificao em ordem decrescente segundo preo x consumo.

Item 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 TOTAL Preo unit. 5,00 30,00 6,00 8,00 15,00 15,00 12,00 20,00 3,00 8,00 Consumo anual 10000 1200 5000 3000 700 500 400 130 270 100 Valor total do item 50.000,00 36.000,00 30.000,00 24.000,00 10.500,00 7.500,00 4.800,00 2.600,00 810,00 800,00 167.010,00 Valor acumulado 50.000,00 86.000,00 116.000,00 140.000,00 150.500,00 158.000,00 162.800,00 165.400,00 166.210,00 167.010,00 % Acumulada do valor 29,94 51,49 69,46 83,83 90,11 94,61 97,48 99,04 99,52 100,00 100,00 % acumulada do item 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100

Dessa forma teremos a seguinte classificao: Itens da Classe A=> 20 % de itens e 51,49 % do valor aplicado em estoques; Itens da Classe B=> 30 % de itens e 38,62 % do valor aplicado em estoques; Itens da Classe C=> % de itens e 9,89 % do valor aplicado em estoques. A curva ABC ficaria definida como demonstra Figura 7.7 Curva ABC apresentada ao lado.
% do valor 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10

50

B
a

10

20

30

40

50

60

70

80

90

100

% dos itens

FIGURA 7.7: Curva ABC

20 10.5 AQUISIO DE EQUIPAMENTOS E MATERIAIS 10.5.1 FUNO AQUISIO DE EQUIPAMENTOS E / OU MATERIAIS A funo aquisio de equipamentos diz respeito aos procedimentos necessrios para a aquisio de quaisquer materiais ou equipamentos que sejam necessrios para a atividade da empresa. Segundo Dias (1993, p. 259) a funo compras tem por finalidade suprir as necessidades de materiais ou servios, planej-las quantitativamente e satisfaz-las no momento certo com as quantidades corretas. O mesmo autor acrescenta que os objetivos bsicos de uma seo de compras so:
a) obter um fluxo contnuo de suprimentos a fim de atender aos programas de produo; b) coordenar esse fluxo de maneira que seja aplicado um mnimo de investimento que afete a operacionalidade da empresa; c) comprar materiais e insumos aos menores preos, obedecendo padres de quantidade e qualidade definidos; d) procurar sempre dentro de uma negociao justa e honesta as melhores condies para empresa, principalmente em condies de pagamento.

Dessa forma percebe-se a importncia do papel da rea de compras dentro de uma organizao. A aquisio de materiais ou equipamentos normalmente percorrem os seguintes caminhos at que o material seja definitivamente consumido: a) Ordem de Suprimento (OS): A ordem de suprimento o documento que informa ao setor de compra a necessidade de aquisio de determinado material, equipamento ou servio. A partir dela que o setor de compra iniciar o processo de compras. A OS e emitida por ocasio da chegada do estoque no ponto de ressuprimento, ou seja, neste momento a compra dever ser efetuada para que o fornecedor entregue o material em tempo hbil para o andamento das atividades da empresa. A seguir ser apresentado um modelo de OS:

21

INDSTRIA MEIA SOLA LTDA ORDEM DE SUPRIMENTO OS N OS 0001 DO SETOR DE: Compras ite cdigo quantidade uni m d

DATA:

PARA O SETOR DE:

descrio completa do material

destina o

QUADRO 7.1: Modelo de Ordem de Suprimento b) Cadastro de fornecedores O cadastro de fornecedores essencial para o bom andamento das atividades de compras em qualquer empresa, seja ela pblica ou privada. O setor de compras deve manter atualizado o cadastro de pelo menos trs fornecedores de determinado item de material para a empresa. Isso se faz necessrio em funo e um fornecedor habitual estar impossibilitado de fornecer determinado material ou equipamento, logo a empresa pode entrar em contato com outro fornecedor. O cadastro deve possuir nome, endereo, CNPJ, contato na empresa, bem como um histrico do fornecedor que contenha os materiais fornecidos (data, preos, quantidades, qualidade, prazo de entrega e idoneidade). Dessa forma ser possvel para a rea de compras ter sempre condies de se efetuar cotaes ou coleta de preos; c) Coleta ou Tomada de Preos A coleta ou tomada de preos consiste no que chamamos de cotao de preos. Uma vez conhecidos os fornecedores de determinado material procede-se o contato com o mesmo para iniciar a negociao. Neste momento

22 o responsvel pela rea de compras iniciar a negociao com determinado fornecedor deixando o fechamento do negcio para momento posterior. O procedimento padro devendo o comprador utilizar de tcnicas de negociao variadas para obter um melhor negcio para a empresa (que pode ser preo, entrega, etc.); d) Mapa Comparativo ou Equalizao de Preos Uma vez conhecidos os preos, condies de pagamento, impostos incidentes sobre a compra, o prazo de entrega e a idoneidade do fornecedor, procede-se a montagem do mapa comparativo de preos. Esse mapa nada mais do que uma planilha onde o comprador coloca as condies propostas por todos os fornecedores de forma que se possa analisar conjuntamente as propostas. A seguir ser apresentado um modelo de mapa comparativo de preos. A empresa Meia Sola LTDA est analisando a compra de 10.000 fivelas de ao para serem utilizadas na fabricao de seus produtos. Uma vez coletadas as informaes com os fornecedores, obtiveram-se as seguintes informaes:
Preo Unitrio 2,00 2,20 2,30 1,90 Prazo de Entrega 15 dias 20 dias 30 dias 30 dias Prazo p/ pagamento 30 dias 30 dias 60 dias 60 dias Frete/ unidade 0,10 0,20 -

Fornecedor A B C D

Conceito Sem restries Atrasa 15 dias Sem restries Sem restries

ICMS % 18 12 12 12

IPI % 10 Revenda 10 10

QUADRO 7.2: Tomada de preos forma:

Quantidade Fornecedor Preo unit. Valor total

O mapa comparativo de preos para esta situao seria composto da seguinte

Tributos a recuperar

CUSTO TOTAL

Custo lquido 14.949,15 19.642,86 18.235,71 15.064,29

% 2,00 2,20 2,30 1,90 20000,00 22000,00 23000,00 19000,00 10 0 10 10

Valor 2000,00 0 2300,00 1900,00 0,00 1.000,00 2.000,00 0,00 22.000,00 23.000,00 27.300,00 20.900,00

% 18 12 12 12

Valor 3050,85 5050,85 2357,14 2357,14 2464,29 4764,29 2035,71 3935,71 1,49 1,96 1,82 1,51

A B C D

10000 10000 10000 10000

QUADRO 7.3: Mapa comparativo de preos Perceba que aps a comparao dos preos, o melhor negcio ser comprar do fornecedor A que possui um preo final de R$ 1,49. No entanto h que se

Preo lquido

IPI Frete

ICMS

23 considerar outras variveis. A ttulo de anlise selecionaremos o fornecedor A para comentar a seqncia para chegar at o preo final: 123Foram cotadas 10.000 unidades a R$ R$ 2,00 cada uma, totalizando Sobre esse valor ser incidido 10 % de IPI, ou seja R$ 2.000,00, sendo A alquota de ICMS de 18 % que ser incidida sobre um valor que ao uma compra no valor de R$ 20.000,00; que o custo total passa a ser de R$ 22.000,00; ser aplicado os 18 % atingir os R$ 20.000,00 (por dentro), logo o valor do ICMS ser de R$ 20.000,00 : 1,18 x 18% = R$ 3.05,85,00; 4Como o IPI e o ICMS so impostos recuperveis, ou seja, assim que a empresa comercializar o produto final descontar os valores pagos na compra das fivelas de ao. Neste caso, os impostos a recuperar totalizaram R$ 5.050,85,.00 ( R$ 2.000,00 de IPI 5e R$ 3.050,85 de ICMS), cujos valores devero ser abatidos do valor final da compra. Logo o valor final da compra (abatidos os impostos recuperveis) ser de R$ 14.949,15 e cada unidade de fivela de ao ser avaliada no final por R$ 1,49. Ainda ser necessrio considerar alguns aspectos importantes na escolha do melhor fornecedor. Neste caso atentemos para os seguintes fatos: o fornecedor A possui um prazo de entrega de 15 dias e prazo de pagamento de 30 dias. Considere que o mercado financeiro paga por seu capital uma taxa de 2 % ao ms. Logo o prazo que voc tem para receber o material mais o prazo dado para pagamento totalizam 45 dias. Se pegarmos o valor a ser investido na compra desse material e aplicarmos a uma taxa de 2% ao ms teremos a seguinte situao: Valor da compra R$ 20.000,00 x 2 % x 1,5 ms = R$ 600,00 Esses R$ 600,00 so considerados um ganho financeiro que a empresa ter sobre o valor da compra (para facilidade de anlise nesse caso estamos capitalizando a juros simples). Logo, o valor efetivo a ser considerado ser o seguinte: R$ 14.949,15 R$ 600,00 = R$ 14.349,15 ou R$ 1,43 por unidade. Comparemos ento esses dados com o fornecedor que tem um preo mais prximo daquele praticado por A, que nesse caso o fornecedor D. A situao ficaria da seguinte forma:

24 Valor da compra R$ 20.900,00 x 2% x 3 meses = R$ 1.254,00; Abatendo esse ganho financeiro do valor da compra teramos => R$ 15.064,29 R$ 1254,00 => R$ 13.810,29 ou R$ 1,38 por unidade. Diante dessa anlise, o fornecedor D seria a melhor opo de compra, desde que os outros critrios atendam s necessidades da empresa. e) Negociao Nesta uma vez desenvolvido o mapa comparativo de preos, o comprador volta a seus fornecedores e prope situaes para efetuar a compra, portanto h a possibilidade de algum fornecedor conceder ainda, um melhor preo, um dilatamento no prazo de pagamento ou reduo/eliminao do frete cobrado. Como todos os dados em mos faz-se novamente o mapa comparativo. f) Ordem de Compra Passadas todas essas etapas, ser emitida uma Ordem de Compra, indicando as quantidades do material e a negociao finalizada com o fornecedor para que se possa efetuar a aquisio do material. g) Diligenciamento Consiste no acompanhamento da compra at sua chegada na empresa quando o material ser encaminhado para o armazm. REFERNCIAS ARNOLD, J. R. T. Administrao de materiais: uma introduo. So Paulo: Atlas, 2007. BALLOU, R. H. Logstica empresarial: transporte, administrao de materiais, distribuio fsica. So Paulo: Atlas, 1993. DIAS, M. A. Administrao de materiais: uma abordagem logstica. 4. ed. So Paulo: Atlas, 1993. FRANCISCHINI, P. G. et AL. Administrao de materiais e do patrimnio. So Paulo: Thompson, 2001. GONALVES, P. S. Administrao de materiais. 2. ed. Rio de Janeiro: Campus, 2007. MARTINS, P. G. Administrao de materiais e recursos patrimoniais. 2. ed. So Paulo: Saraiva, 2006. POZO, H. Administrao de recursos materiais e patrimoniais: uma abordagem logstica. 4. ed. So Paulo: Atlas, 2007.
[V1] Comentrio: Um processo de compras s est concludo com a chegada do item no armazm com a qualidade e quantidades desejadas.

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VIANA, J. J. Administrao de materiais: um enfoque prtico. 4. ed. So Paulo: Atlas, 2002.