COMISIN EUROPEA Direccin General de Educacin y Cultura

Programa de Aprendizaje Permanente

Convocatoria 2013

Formulario de solicitud electrnico PAP Gua para solicitantes 2013

ndice
I. Introduccin II. Procedimiento a seguir con el formulario de solicitud electrnico III. Cmo rellenar, presentar, imprimir y enviar el formulario de solicitud IV -Tipos de campos y funcionalidades
IV.A. Tipos de campos IV.B. Repetidores IV.C. Funciones que aparecen como botones IV.D. Funciones estndar de los archivos PDF IV.E. Abrir los formularios en Mac

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I. Introduccin
El Formulario de solicitud electrnico PAP permite cumplimentar y enviar formularios de solicitud para determinadas acciones del Programa de aprendizaje permanente (en adelante denominado PAP) en formato electrnico. Tambin permite: Validar el formulario (comprobar que los datos obligatorios se han cumplimentado correctamente), Enviar el formulario en lnea Imprimir el formulario de solicitud para su firma y posterior envo por correo En 2013, el Formulario de solicitud electrnico est disponible para las acciones que se detallan a continuacin: Visitas preparatorias (para Comenius, Grundtvig, Erasmus y Leonardo) Movilidad Erasmus en centros de enseanza superior Transferencia de innovacin Leonardo Movilidad Leonardo (IVT, PLM y VETPRO) Asociaciones ( Comenius Multilaterales y Bilaterales-, Grundtvig y Leonardo) Formacin continua de Comenius y Grundtvig Ayudantes e instituciones de acogida Comenius

El Formulario de solicitud electrnico es un archivo PDF que debe cumplimentarse con Adobe Reader. El candidato debe tener una versin 8.2 o superior de Adobe Reader. Se recomienda, en todos los casos, tener instalada la ltima versin de Adobe. Adobe Reader puede descargarse de forma gratuita en www.adobe.com Los formularios electrnicos deben descargarse de la pgina Web de la Agencia Nacional del pas de cada candidato.

II. Procedimiento a seguir con el formulario de solicitud electrnico

Los pasos principales a seguir para la presentacin del formulario de solicitud electrnico PAP son: Descargar el formulario de solicitud en forma de fichero PDF o A travs de Internet desde la pgina de la Agencia Nacional Cumplimentar el formulario de solicitud trabajando sin conexin (para realizar esta accin no es necesario estar conectado a Internet): o Rellenar la informacin obligatoria y opcional solicitada;

Validar el formulario (sin conexin): o Mediante la validacin se verifica que toda la informacin obligatoria consta en el formulario1 y que los datos cumplen los requisitos de elegibilidad; Enviar el formulario electrnico: o Envo en lnea Debe de estar conectado a Internet en el momento de pulsar el botn de Envo en lnea. Si el envo se ha recibido correctamente, aparecer la identificacin del envo en la seccin PROCEDIMIENTO ESTNDAR DE ENVO del mismo formulario. Dependiendo de la configuracin de seguridad de su ordenador, es posible que al pulsar el botn de Enviar en lnea, el ordenador le pida que permita el envo, pulse en permitir para que el envo pueda salir de su ordenador. o Envo alternativo: Slo en caso de que el envo en lnea por cualquier causa haya fallado y no haya recibido la Confirmacin del envo, puede utilizar la opcin de envo alternativo. Esta opcin generar un mensaje de correo electrnico con los datos de su solicitud en un archivo adjunto a la direccin de correo electrnico de la Agencia Nacional (IMPORTANTE: el envo alternativo se utilizar slo en caso de que el servicio de envo en lnea no est disponible. Si ha realizado el Envo en lnea con xito y su formulario ya tiene la identificacin del envo no es necesario que utilice esta opcin); Guardar el formulario en PDF o Una vez realizado el envo con xito. Es imprescindible que guarde el archivo PDF en alguna carpeta de su ordenador donde pueda localizarlo. En algunos casos, la Agencia Nacional puede solicitarle el PDF enviado. Imprimir: o Las copias necesarias del formulario enviado (para firmarlo) Enviar por correo postal a la Agencia Nacional: o el formulario impreso y firmado y la documentacin anexa que solicite su Agencia Nacional.

III. Cmo rellenar, presentar, imprimir y enviar el formulario de solicitud

A continuacin se describe paso a paso el proceso que debe seguir el candidato para cumplimentar la solicitud:
a.

El formulario de solicitud electrnico est disponible en la pgina Web de su Agencia Nacional. LAS AGENCIAS NACIONALES PROPORCIONAN LOS FORMULARIOS ELECTRNICOS DE SOLICITUD

!
b.

Descrguese el formulario de solicitud de la pgina Web de su Agencia Nacional y gurdelo en su ordenador en una carpeta donde pueda localizarlo posteriormente. Se trata de un archivo PDF.

El formulario electrnico slo puede enviarse en lnea si ha sido previamente validado

EL

FORMULARIO QUE HA DESCARGADO Y GUARDADO EN UNA CARPETA DE SU ORDENADOR PODR

RELLENARSE EN CUANTAS SESIONES NECESITE GUARDANDO LOS DATOS CADA VEZ QUE LO NECESITE.

IMPORTANTE: PARA NO PERDER LOS DATOS RELLENADOS GUARDE SIEMPRE LOS CAMBIOS CADA VEZ QUE
CIERRE EL FORMULARIO

c.

Para abrir el formulario electrnico, pulse el icono Abrir de Adobe Reader o haga doble clic en el archivo PDF. La ventana Abrir formulario permite buscar el archivo en las unidades y carpetas disponibles del ordenador. Cumplimente los campos solicitados del formulario utilizando el ratn o las teclas de tabulacin. Recuerde: a. Los campos obligatorios estn marcados con un color especial tal y como se describe en el Tipos de Campos IV.A.2. b. Los campos que aparecen en gris son campos Previamente cumplimentados o calculados, tal y como se describe en Tipos de campos IV.A.2. Estos campos no pueden ser modificados por el candidato y muestran valores por defecto, resultados de clculos o informacin previamente introducida en otros campos o tablas. c. Si en el formulario aparecen tablas y campos en los que es posible introducir ms de una entrada, el candidato puede aadir filas mediante el botn Aadir o +, o borrarlas seleccionando el botn Borrar o - correspondiente a esa fila. d. En algunas tablas o repeticiones aparecen de manera automtica los resultados de clculos numricos, las numeraciones o las filas. En otros casos aparece un botn Calcular para realizar los clculos. En ciertos casos, el solicitante puede decidir no utilizar el botn Calcular y corregir las cantidades que aparecen por defecto en el formulario (por ejemplo: cuando se desea solicitar una cantidad superior a la calculada por defecto por el formulario). Puede guardar los datos ya introducidos a medida que cumplimenta el formulario, pulse el botn Guardar en cualquier momento que desee para guardar los datos que ya ha rellenado. Es aconsejable guardar peridicamente el formulario electrnico a medida que ste se va rellenando para evitar prdidas de informacin a causa de cualquier fallo o problema tcnico.

!
d.

SIEMPRE ES POSIBLE GUARDAR EL FORMULARIO CON SUS DATOS ANTES DE VALIDAR EL FORMULARIO. Tras cumplimentar el formulario, pulse el botn Validar para verificar que no se ha introducido informacin errnea y que se han cumplimentado todos los campos obligatorios. Una vez que el candidato: a. haya acabado de cumplimentar el formulario electrnico, b. haya verificado que se han cumplimentado todos los campos obligatorios y que el formulario electrnico ha sido validado y

c. est satisfecho con la informacin introducida (por ejemplo: el candidato ha revisado la informacin tras imprimir la ltima versin) ! RECUERDE QUE PARA ENVIAR UN FORMULARIO, STE DEBE HABER SIDO PREVIAMENTE VALIDADO. SI EL CANDIDATO INTENTASE ENVIAR UN FORMULARIO SIN VALIDAR, APARECERA UN MENSAJE DE ERROR.
e.

f.

Pulse el botn Enviar en lnea para enviar el formulario. En este momento ser necesario que su ordenador est conectado a Internet y que permita el envo si su ordenador le pregunta. Si el proceso de envo se ha realizado con xito, el servidor insertar en el mismo formulario que ha enviado un Cdigo de identificacin del envo en la seccin PROCEDIMIENTO ESTNDAR DE ENVO. En caso de que se produjese un fallo en el proceso de envo (por ejemplo, si la Confirmacin del envo no aparece en su formulario o si aparece algn mensaje error en el envo), siga el proceso alternativo explicado en III.9. Imprima: a. el formulario de solicitud enviado (el formulario electrnico en formato PDF descargado y enviado en lnea). Para imprimir el formulario, pulse el botn Imprimir formulario (o la opcin Imprimir del men Archivo). b. En el formulario de solicitud impreso, en concreto en la seccin DECLARACIN DE HONOR o FIRMA, el solicitante debe rellenar a mano: i. la fecha, nombre y el lugar ii. el sello de la organizacin candidata si es necesario iii. la firma En el caso de un formulario de Asociaciones. a. El coordinador enva a los socios el formulario de solicitud (en formato PDF) ya rellenado y enviado en lnea con xito antes de la fecha lmite de la convocatoria para que los socios puedan imprimir, firmar y entregar las copias en papel en sus respectivas agencias nacionales a tiempo. b. Tanto el coordinador como cada uno de los socios deber rellenar a mano en la seccin DECLARACIN DE HONOR o FIRMA de la copia en papel del formulario los siguientes datos: i. la fecha, nombres y el lugar de la firma ii. el sello de la organizacin candidata si es necesario iii. su firma original
LOS SOCIOS NO DEBEN MODIFICAR NINGN DATO DEL FORMULARIO UNA VEZ QUE EL FORMULARIO HAYA SIDO ENVIADO EN LNEA POR EL COORDINADOR. LOS SOCIOS SOLO DEBEN RELLENAR A MANO

7.

8.

LOS DATOS DE LA SECCIN DE LA FIRMA.

BAJO NINGN CONCEPTO LOS SOCIOS

DEBEN ENVIAR EN LNEA EL FORMULARIO! EL ENVO EN LNEA

DEBE DE SER REALIZADO NICAMENTE POR EL COORDINADOR.

c. El solicitante (el coordinador a su Agencia Nacional y cada uno de los socios a sus correspondientes Agencias Nacionales en el caso de asociaciones) debe

enviar por correo postal el formulario firmado a la direccin de la Agencia Nacional (que se facilita en la seccin B3 AGENCIAS NACIONALES) antes de la fecha lmite de entrega: d. el formulario de solicitud enviado en lnea firmado. En caso de que hubiese un fallo en el proceso de envo en lnea: ! SI EL FORMULARIO ELECTRNICO ESTABA COMPLETO Y VALIDADO, PERO NO SE PUEDE PROCEDER AL ENVO: a. VERIFIQUE QUE EL ORDENADOR EST CONECTADO A INTERNET; b. VERIFIQUE c. SI
CON LA

AGENCIA

NACIONAL QUE NO HAY PROBLEMAS YA CONOCIDOS EN EL

PROCESO DE ENVO; NO ENCONTRASE UNA SOLUCIN, SIGA EL PROCESO ALTERNATIVO QUE SE EXPLICA A CONTINUACIN.

A. Haga clic en el botn Crear archivo adjunto al correo electrnico a. Se crear un nuevo fichero pequeo con extensin XML que contiene la informacin del formulario de solicitud. Guarde este archivo 2 b. Enve este archivo como archivo adjunto a la direccin de correo electrnico de la Agencia Nacional (que se facilita en la primera pgina del formulario de solicitud): B. Imprima: a. El formulario de solicitud previamente validado y enviado electrnicamente. b. En el formulario de solicitud impreso, en concreto en la seccin DECLARACIN DE HONOR o FIRMA, el solicitante debe rellenar a mano: i. la fecha, nombre y el lugar ii. el sello de la organizacin candidata si es necesario iii. la firma C. Enve por correo postal el formulario de solicitud firmado a la Agencia Nacional antes del plazo de solicitud

IV -Tipos de campos y funcionalidades

IV.A.Tipos de campos En los formularios electrnicos existen tres tipos de campos: 1. Campos previamente cumplimentados o calculados:
Aparecen sobre un fondo gris. En estos campos no puede introducirse informacin. Ver Funcin en la solicitud en la Fig. 1. Tipos de campos del formulario de solicitud electrnico.

En caso de que hubiese cualquier dificultad en la generacin del mensaje adjunto del archivo xml, es posible crear el mismo archivo seleccionando en la barra de herramientas Documento / Formulario / Exportar datos. El archivo creado debe adjuntarse al mensaje y enviarse a la direccin de la Agencia Nacional. Atencin! No enve este archivo si el formulario no ha sido validado o si lo pudo enviar en lnea.

2. Campos obligatorios:
Aparecen sobre un fondo naranja o con bordes rojos Ver Razn social en la Fig. 1. Tipos de campos del formulario de solicitud electrnico.

Todos deben cumplimentarse para poder validar el formulario. 3. Campos opcionales:

Aparecen sobre un fondo amarillo o sin bordes rojos Ver Acrnimo en Fig. 1. Tipos de campos del formulario de solicitud electrnico.

Deben ser cumplimentados en caso de considerarse necesario, pero no son obligatorios.

Fig. 1. Tipos de campos del formulario de solicitud electrnico.

Otra manera de diferenciar los campos obligatorios y opcionales es pulsando el botn Highlight Fields (Resaltar campos) en el panel informativo Ver Fig. 2. Funcin de Resaltar Campos.

Fig. 2. Funcin de Resaltar Campos.

Al presionar este botn, los campos obligatorios aparecen resaltados con un borde rojo.

Fig. 1. Tipos de campos del formulario de solicitud electrnico: campos obligatorios subrayados.

IV.B.Repetidores Existen dos tipos de funcionalidades habituales para aadir o eliminar uno o ms elementos de una lista.
La Fig. 2. Repetidor Diseo por defecto.

Un ejemplo de datos de movilidad

Fig. 2. Repetidor Diseo por defecto.

En el caso de haber ms de un destino posible, se aadirn nuevas filas al pulsar el icono Aadir nuevo. Para eliminar cualquier fila, pulse el botn Eliminar. En el caso de ciertas tablas en las que la informacin est relacionada con otras tablas del formulario, puede suceder que slo se pueda eliminar una de las filas. IV.C.Funciones que aparecen como botones Botn Validar: Verifica que todos los campos obligatorios han sido cumplimentados. En caso de que alguno no hubiese sido cumplimentado, aparecer en la pantalla un mensaje con el nombre del primer campo incompleto para atraer la atencin sobre ese campo del formulario. Este botn aparece en todas las pginas. Su funcin es verificar todos los campos del formulario, no slo los incluidos en una misma pgina. Botn Enviar en lnea: Realiza la misma validacin que el botn de Validar y, una vez validado el formulario, enva la informacin a un servidor central. Si el envo se realiza con xito, el servidor insertar (en la seccin PROCEDIMIENTO ESTNDAR DE ENVO del mismo formulario de solicitud) el cdigo de identificacin del envo, la fecha, y el estado del envo. Botn Formulario impreso: activa la impresin del formulario de solicitud. Para una correcta impresin, se recomienda seleccionar la opcin Shrink to Printable Area (Reducir al rea imprimible) en la ventana de Impresin como se muestra en la figura 4 ms abajo.

Fig. . 5. Opciones de impresin.

Botn Crear documento adjunto (Crear adjuntos en el correo electrnico): Permite al candidato extraer la informacin de la aplicacin en un archivo pequeo XML que puede enviarse como archivo adjunto a la Agencia Nacional solo en caso de error en el envo en lnea.

IV.D. Funciones estndar de los archivos PDF Las funciones estndar de los PDF pueden encontrarse en la barra de herramientas superior y/o como iconos en el panel de navegacin, dependiendo de la versin de Adobe Reader que utilice el candidato. Se explican en el sistema de Ayuda de Adobe Reader.

IV.E. Abrir los formularios en Mac El sistema operativo Mac utiliza una aplicacin llamada Vista Previa (Preview en ingls) para abrir por defecto los archivos PDF. Estos formularios no se pueden abrir con la aplicacin Vista Previa, solo funcionan con el software de Adobe. Por lo tanto, los formularios no se abrirn si se mantiene la aplicacin Vista Previa como la aplicacin por defecto para abrir los archivos pdf. El software de Adobe debe de ser la aplicacin para abrir los archivos pdf por defecto, en vez de la aplicacin Vista Previa.

Procedimientos a seguir para poner el software de Adobe como aplicacin por defecto para abrir pdf. 1 Procedimiento 1 (Adobe no se ha instalado nunca en el Mac) - Descargue e instale la ltima versin disponible de Adobe Reader en su Mac - Cuando abra Adobe por primera vez, le preguntar si desea establecer Adobe como lector de pdf por defecto, seleccione S

Procedimiento 2 (la ltima versin de Adobe ya est instalada en su Mac, pero no est puesta como aplicacin por defecto para abrir archivos pdf) - Seleccione cualquier archivo pdf en su ordenador (solo haga clic en l) - Vaya al men Archivo y seleccione Mostrar informacin en el submen abrir con >> seleccione Adobe Reader en el mismo submen y entonces seleccione cambiar todo (p.e. utilice esta aplicacin para abrir todos los archivos de este tipo)

Tras haber seguido estos pasos, su Mac debera poder abrir los formularios en pdf.