JCYLRecomendaciones Digitalizacion Archivos2011

Recomendaciones pa ra l a digitalizacin de documentos en los A rc hi v os
2011
Versin: 4 Fecha: octubre 2010
Informacin de control del documento

Versin: V4.0 Descripcin: Recomendaciones para la digitalizacin de documentos en los archivos Elaborado por: Grupo de trabajo para la elaboracin de Recomendaciones para la digitalizacin de documentos en los archivos Revisado por: Jos Antonio Cuesta (Jefe del Servicio de Informtica de la Consejera de Cultura y Turismo) Revisado por: Servicio de Archivos y Bibliotecas Aprobado por: Grupo de trabajo para la elaboracin de Recomendaciones para la digitalizacin de documentos en los archivos Fecha: julionoviembre 2010
Fecha: noviembre 2010
Fecha: enero 2011 Fecha: marzo 2011
Miembros del Grupo de Trabajo para la elaboracin de Recomendaciones para la digitalizacin de documentos en los Archivos: Nombre Dolores Carnicer Arribas Cristina Solana Hernndez Juan Jos Ruano Cerezo Inmaculada San Jos Negro Carmen Vzquez Mateo Mara Lpez Morales Mara Reyes Lpez Grande Luis Miguel Rodrguez Alfageme Coordina: Archivo General de Castilla y Len Localizacin Archivo General de Castilla y Len Archivo General de Castilla y Len Archivo Histrico Provincial de Palencia Archivo Histrico Provincial de Palencia Archivo Histrico Provincial de Soria Archivo Histrico Provincial de Soria Archivo Histrico Provincial de vila Archivo Histrico Provincial de Salamanca
Palacio Licenciado Butrn. Plaza Santa Brgida, s/n 47003 Valladolid. Telfono: 983 41 29 18 Fax: 983 41 29 19
CRITERIOS GENERALES Y RECOMENDACIONES PARA LA DIGITALIZACIN DE DOCUMENTOS EN LOS ARCHIVOS

NDICE
INTRODUCCIN 1. MARCO NORMATIVO Y OBJETO DE ESTE DOCUMENTO 2. CONCEPTOS BSICOS a) Imagen digital b) Resolucin digital c) Profundidad de bits o resolucin cromtica d) Tamao del fichero e) Compresin f) Formatos de ficheros 3. PLAN DE DIGITALIZACIN a) Finalidad de la digitalizacin en los archivos b) Nociones bsicas: qu se entiende por Plan de digitalizacin Objetivos y justificacin del Plan en cada centro Establecimiento de prioridades Criterios de seleccin del material objeto de la digitalizacin c) Recomendaciones previas Configuracin del hardware Software de visualizacin y tratamiento de imgenes d) Establecimiento de Proyectos de digitalizacin particulares para cada fondo e) Solicitudes de digitalizacin bajo demanda f) Gestin de las imgenes digitales g) Metadatos 4. ASPECTOS TCNICOS DE LA DIGITALIZACIN a) Protocolo de actuacin.
Consideracin de la descripcin Preparacin de los originales Condiciones de visualizacin y calibracin del monitor Obtencin de las imgenes Control de la calidad de la imagen Tratamiento de las imgenes Creacin de los ficheros de consulta y ficheros de divulgacin Marca de agua b) Optimizacin de ficheros grficos y restauracin digital 5. EL MARCO LEGAL: DERECHOS DE AUTOR a) La aplicacin de los derechos de autor sobre obras digitales b) Licencias para contenidos libres c) Gestin de obras ajenas GLOSARIO ANEXO I ANEXO II BIBLIOGRAFA
INTRODUCCIN
A modo de introduccin y antes de entrar en materia sera conveniente justificar la necesidad de la digitalizacin en los archivos. Aunque ms adelante se especificarn las distintas finalidades de la digitalizacin, resulta evidente que la primera de ellas responde a la necesidad de realizar copias de los fondos que se conservan en un archivo. Las fotocopias en papel y en microfilm han dado paso al formato digital que, si bien an tiene como asignatura pendiente demostrar su perdurabilidad en el tiempo (a largo plazo), por el contrario presenta ventajas lo suficientemente significativas como para que tanto las administraciones como el sector privado hayan depositado en el entorno digital todas sus expectativas. Como primera de las ventajas de este formato se puede sealar una mayor rapidez en la recuperacin de la copia digital deseada, recuperacin que depender en todo momento de los metadatos que se asocien a dicha imagen. Existen, adems, sistemas de Reconocimiento ptico de Caracteres (OCR) mediante los que se pueden extraer caracteres de la imagen digital y, sobre ellos, realizar bsquedas a texto completo. No obstante estos sistemas no son vlidos para gran parte de la documentacin histrica, que se conserva en otros tipos de escritura anteriores a la humanstica actual. Por otro lado, la importancia que el entorno digital ha adquirido en los ltimos aos, impulsado por la legislacin desarrollada en torno a l (Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los Servicios Pblicos; Ley 2/2010, de 11 de marzo, de Derechos de los Ciudadanos en sus relaciones con la Administracin de la Comunidad de Castilla y Len y de Gestin Pblica), proporciona a los documentos digitales unas garantas bsicas de supervivencia, mantenimiento tecnolgico e innovacin. Otra de las ventajas que ofrecen estos formatos es la posibilidad de que la copia digital sea firmada electrnicamente, originndose as la autenticacin de dicha copia y siendo susceptible, en tal caso, de entrar a formar parte de la produccin documental derivada de la administracin electrnica. Finalmente, la necesaria migracin a otros soportes o cambios de formato es mucho ms sencilla y rpida cuando nos movemos en el entorno digital que con el antiguo microfilm. En definitiva, el salto al futuro y la incorporacin de las Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin en los archivos del Sistema puede aportar mejoras importantes para ellos, abriendo un amplio abanico de oportunidades y propiciando adems una mayor visibilidad de nuestros centros en la sociedad.
1. MARCO NORMATIVO Y OBJETO DE ESTE DOCUMENTO

El III Plan de Intervencin en el Patrimonio Documental de Castilla y Len para el periodo 2010-2015 desarrolla, en su Programa de digitalizacin de documentos, las siguientes lneas de actuacin: Anlisis de las necesidades tcnicas del programa de digitalizacin y diseo de un proyecto piloto que permita conocer la viabilidad del mismo. Establecimiento de los requisitos tcnicos, definiendo la calidad de la imagen, la resolucin, la profundidad del bit, los procesos de optimizacin de la imagen, las tcnicas de compresin y los equipos a utilizar. Establecimiento de estndares para la evaluacin de la calidad de la imagen, al objeto de garantizar la integridad y consistencia de los ficheros de imgenes. El programa de digitalizacin incluir el necesario control de calidad de las digitalizaciones que se lleven a cabo. Evaluacin de las necesidades de digitalizacin de documentos en todos los archivos del Sistema. Con carcter anual se seleccionarn los documentos a digitalizar, considerando siempre la relevancia histrica y estado de conservacin de los mismos, as como la demanda de que sean objeto, y conjugando las necesidades de los usuarios actuales con las necesidades potenciales de los futuros; en la seleccin de documentos se prestar especial atencin a la situacin legal de los documentos que se pretenda digitalizar en relacin con los derechos de autor, as como los aspectos legales referidos al acceso de los usuarios a las imgenes y cualesquiera otros condicionamientos jurdicos. En la seleccin de documentos a incluir cada ao, adems de los fondos custodiados en los archivos histricos provinciales y en el Archivo General de Castilla y Len, se tendrn en cuenta los fondos documentales de especial valor histrico custodiados en los archivos municipales y de las instituciones eclesisticas de la comunidad. Para la gestin de las imgenes en cada archivo o del banco de imgenes colectivo para todo el Sistema, se publicar la correspondiente convencin redactada por el grupo de trabajo que se cree a tal efecto. Seleccin del estndar de metadatos necesario para hacer accesibles los fondos digitalizados. Establecimiento de una poltica de uso y acceso a los documentos digitalizados. Se impulsar la formacin del personal de los archivos para la gestin de los fondos digitalizados, mediante la implementacin de las correspondientes acciones docentes. Enmarcado en este mbito normativo, se ha formado un grupo de trabajo con la finalidad de elaborar unos criterios comunes para la digitalizacin de documentos en los archivos. Se pretende, con la redaccin de este protocolo de actuacin, ofrecer unas pautas normalizadas para todos los archivos del Sistema, pautas que deben ser, adems, fcilmente asumibles por aquellos centros que no cuenten con tcnicos especializados en digitalizacin.
No se plantea este documento con el propsito de incitar a la realizacin de proyectos de digitalizacin masivos en todos los Archivos del Sistema1, sino que, a travs de su difusin, se aspira a normalizar aquellos procedimientos de digitalizacin que ya se estn llevando a cabo en los centros gestionados por la Administracin Autonmica. Lgicamente, un Plan de Digitalizacin entendido como tal (digitalizacin de fondos, series, etc.) slo podr ser abordado por aquellos centros que cuenten con las infraestructuras tecnolgicas y los recursos humanos necesarios. Por el contrario, aquellos centros que no dispongan del equipamiento necesario no podrn plantearse el emprender Planes de Digitalizacin. Sin embargo, s que ser viable, en el caso de que cuenten con escneres de sobremesa o cmaras digitales, el servicio de documentos en formato digital (tanto a las oficinas productoras como a los ciudadanos), la digitalizacin para la divulgacin y difusin (a travs del Portal de Archivos), etc. Tampoco se aborda en estas Recomendaciones la posibilidad de digitalizar para eliminar originales en papel, puesto que en el mbito de los archivos histricos la digitalizacin se concibe con una finalidad de conservacin y difusin del patrimonio documental que albergan. As pues, este documento, que pretende ser una herramienta til de trabajo para todos los archivos, se plantea con la finalidad de unificar criterios a la hora de afrontar la digitalizacin de documentos, ya sea a pequea o a gran escala.
La puesta en marcha de un Plan de Digitalizacin en un Archivo requiere (como se sealar ms adelante) de un anlisis previo que pasa por el estudio de la documentacin, que debe estar descrita archivsticamente; la existencia de infraestructuras tecnolgicas (escneres u otro tipo de dispositivos de conversin de la imagen); la disponibilidad de recursos humanos y presupuestarios, etc.
2. CONCEPTOS BSICOS a) Imagen digital

La diferencia entre una reproduccin fotogrfica ordinaria (analgica) y una reproduccin fotogrfica digital estriba en que la primera obtiene la imagen sobre una emulsin qumica fotosensible (pelcula fotogrfica), mientras que la reproduccin digital captura una imagen de formato electrnico por medio de un sensor y construye su representacin mediante una cadena de bits. Esta cadena de bits, interpretada por un ordenador, presenta una reproduccin de la imagen en pantalla. Las imgenes digitales se pueden obtener de varias formas: Por medio de dispositivos de conversin analgica-digital, como son los escneres y las cmaras digitales. Directamente mediante programas informticos. La imagen digital, obtenida por escaneo, es dividida en una matriz de puntos a modo de cuadrcula, tantos como fotodiodos2 tenga el sensor. Cada uno de estos puntos recibe el nombre de pxel3, que toma el valor binario 1 0 dependiendo de la luminosidad y el tono lumnico ledo por el escner. Esta cadena de cdigo binario es enviada al ordenador, donde la imagen queda almacenada en formato digital. A cada pxel se le asigna un valor tonal (negro, blanco, gris, color) que est representado por un cdigo binario (ceros y unos). Estos dgitos binarios (bits) para cada pxel son almacenados en una secuencia y con frecuencia reducidos a una representacin matemtica (compresin).
b) Resolucin digital
La resolucin de la imagen viene dada por el nmero de pixeles (n de filas x n de columnas) que tiene la imagen. Cuanto mayor sea este nmero mayor ser la resolucin. La medida de la resolucin se determina por el nmero de pxeles ledos en una distancia lineal de una pulgada (2,54 cm) en el documento digitalizado. Las unidades ms utilizadas son puntos por pulgada o dots per inch (dpi), y los pxeles por pulgada o pixels per inch (ppi). Conviene no confundir dpi (dots per inch o puntos por pulgada) con ppi (pixels per inch o pxeles por pulgada). Los pxeles por pulgada hacen referencia a la resolucin a la que ponemos nuestras imgenes para impresin. La imagen se puede imprimir con ms o menos calidad de impresin, es decir, con ms o menos cantidad de puntos de tinta de la impresora. Los puntos por pulgada determinan la matriz de resolucin con que imprimir la impresora.
Fotodiodo es un dispositivo electrnico que cuando recibe luz genera una corriente elctrica de una magnitud acorde a la cantidad de luz recibida. 3 Trmino formado de la mezcla de los trminos ingleses picture+element. Es el elemento ms pequeo de que se compone una imagen digital.
Las resoluciones4 de escaneado ms frecuentemente utilizadas en documentos blanco y negro son 200, 300 y 400 puntos por pulgada. En la digitalizacin de imgenes color de alta calidad, son tpicas resoluciones de 1.200 a 2.400 puntos por pulgada.
c) Profundidad de bits o resolucin cromtica

La profundidad de bits especifica la cantidad de informacin de color que est disponible para cada pxel de una imagen. Cuantos ms bits de informacin por pxel haya, ms colores disponibles existirn y se podr apreciar una mayor precisin en la representacin del color. A efectos prcticos se puede decir que el resultado del escaneo se transforma en una matriz (cuadriculada) de datos. Las imgenes digitales se pueden digitalizar en blanco y negro (en forma bitonal), a escala de grises o a color. A cada cuadrcula le corresponde un pxel, y a cada pixel un bit, bien de valor 0 bien de valor 1. Este proceso es el estndar cuando trabajamos con un documento original en blanco y negro. Cambia sustancialmente cuando trabajamos con originales con escala de grises o a pleno color. En este caso, basta con asignar ms bits a cada pxel, de forma que sea posible reproducir cualquier color. De este modo, para una escala de grises aplicaremos 8 bits a cada pxel, de modo que la imagen digital resultante sea capaz de representar 256 valores o tonos de grises. En el caso de las imgenes en color, utilizando 24 bits se obtendrn 16,7 millones de colores. Esta capacidad de reproduccin de colores se conoce como profundidad de bits.
d) Tamao del fichero

El tamao del fichero se calcula multiplicando el rea de superficie (ancho por alto) del documento a digitalizar (en pulgadas), por la profundidad en bits (en bits/pxel) y por el cuadrado de la resolucin (ppi2). Dado que el tamao del archivo se representa en Bytes (8 bits), dividiremos el resultado por 8. Por ejemplo, para una pgina A4 en blanco y negro, profundidad 1 bits/pxel, digitalizada a resolucin de 300 ppi, el tamao del archivo ser: 8.700.632 pxeles / 8 (bits/Byte) = 1,04 MegaBytes
e) Compresin
La compresin se utiliza para reducir el tamao del fichero de imagen para su almacenamiento, su procesamiento y transmisin. El tamao del fichero para las imgenes digitales puede ser muy grande, lo que requiere mayores recursos informticos para su almacenamiento, procesamiento y transmisin.
Ms adelante se detallarn las distintas resoluciones a las que se debe escanear cada tipo de material.
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Los sistemas de compresin de imgenes se basan en complejos procesos matemticos que traducen las imgenes a algoritmos que reducen a frmulas la informacin contenida en un determinado formato grfico. Cuando se inicia el proceso de compresin de un fichero, el programa informtico aplica sobre el archivo del que se trate el algoritmo de compresin correspondiente (proceso que requiere cierto tiempo). A su vez, cuando se abre un archivo comprimido, se realiza el proceso inverso, es decir, el programa aplica un proceso de traduccin o resolucin del algoritmo utilizado. En otras palabras, se trata de un proceso de descompresin tras el cual el sistema abre o reconstruye de nuevo el fichero original. Existen dos sistemas de compresin: los llamados sistemas de compresin sin prdidas y los sistemas de compresin con prdidas. En el caso de los sistemas de compresin sin prdidas, stos reducen el cdigo binario pero sin desechar o suprimir ninguna informacin, por lo que, una vez descomprimido el archivo, ste es idntico bit a bit al archivo original. Por el contrario, los sistemas de compresin con prdidas sacrifican parte de la informacin original con el objetivo de conseguir una mayor compresin y, por tanto, un archivo final de tamao ms reducido. El inconveniente de utilizar esta clase de compresin es que, durante el proceso, el sistema, basndose en la percepcin visual, suprime informacin que considera menos importante o redundante alterando as el valor tonal de determinados pxeles, lo que repercute en un menor nmero de tonos de color y en una necesaria prdida de calidad de la imagen. Sin embargo, puede resultar extremadamente difcil detectar los efectos de la compresin con prdida, llegndose a considerar la imagen sin prdida visual.
f) Formatos de ficheros
Existen diferentes formatos de ficheros de imgenes en el mercado. Cada uno con sus caractersticas especficas, sus ventajas e inconvenientes en relacin a su capacidad para soportar distintas profundidades de bits, de colores, metadatos, de aceptar o no distintas tcnicas de compresin, etc. Sealaremos los siguientes:
BMP (Windows Bitmap): es el formato propio del programa Microsoft Paint, perteneciente al Sistema operativo Windows. Puede guardar imgenes de 24 bits (16,7 millones de colores), 8 bits (256 colores) y menos. Proporciona gran calidad para imgenes en color. Es un formato estndar y ampliamente soportado. Es de fcil integracin en aplicaciones y entornos Windows. En contrapartida, este formato no permite apenas la compresin de los ficheros, lo que genera archivos demasiado grandes. Adems, carece de metadatos. GIF (Graphic Interchange Format): es un formato que utiliza compresin sin prdida de calidad para imgenes de hasta 256 colores, limitados por una paleta restringida a este nmero de colores. Por ese motivo, con imgenes con
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ms de 256 colores (profundidad de color superior a 8), la imagen debe adaptarse reduciendo sus colores, con la consiguiente prdida de calidad. Admite un alto grado de compresin. Se trata de un formato estndar ampliamente soportado y muy usado. Tiene capacidad para soportar la animacin y no necesita de una aplicacin externa para su visualizacin en web. TIFF (Tagged Image File Format): Es un formato de fichero digital que acepta la compresin sin prdidas, por lo que se conserva la informacin original completa. Se trata de un formato estndar y de uso libre, y es el ms utilizado con fines de conservacin. Proporciona gran calidad para imgenes en color (32 bits), escala de grises y blanco y negro. Su principal inconveniente es el alto volumen de almacenamiento requerido motivado por el tamao del archivo que genera. JPEG (Joint Photographic Experts Group): Se trata de un formato de gran calidad para imgenes en color (24 bits) que ofrece un alto grado de compresin, aunque sta siempre es con prdidas. Pese a que esa prdida no siempre se traduce en una prdida visual, cada vez que se edita y se guarda una imagen jpg se producen prdidas de calidad, por lo que no es recomendable para ficheros maestros. Es un formato estndar muy usado. PDF (Portable Document Format): es un formato de almacenamiento de documentos compuesto (imagen vectorial, mapa de bits y texto), desarrollado por la empresa Adobe Systems. Este formato permite distintos grados de compresin, aunque siempre con prdidas. Es un estndar muy extendido y mantiene una calidad muy buena. El Pdf es idneo para imprimir y crear documentos secuenciales con pginas mltiples. Puede generarse desde cualquier aplicacin mediante la instalacin de una impresora virtual en el sistema operativo, en caso de usar aplicaciones sin esa funcionalidad embebida. El PDF/A, basado en un subconjunto del formato PDF, es el estndar ISO (ISO 19005-1:2005) para la preservacin de los documentos electrnicos a largo plazo. SVG (Scalable Vector Graphics): Es una especificacin para describir grficos vectoriales bidimensionales, tanto estticos como animados. La imagen vectorial, a diferencia de un mapa de bits, puede ser escalada, tanto como se requiera, sin prdida de calidad de imagen. Las imgenes SVG pueden salvarse comprimidas. Tiende a comprimirse muy bien, llegando a ser ficheros mucho ms pequeos. Aun as, a menudo el fichero vectorizado original (SVG) o grfico vectorial es ms pequeo que la versin de mapa de bits. PNG (Portable Network Graphics): es un formato grfico basado en un algoritmo de compresin sin prdida para bitmaps no sujeto a patentes. Este formato fue desarrollado en buena parte para solventar las deficiencias del
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formato GIF y permite almacenar imgenes con una mayor profundidad de contraste y otros datos importantes. RAW: El formato RAW, cuya traduccin literal del ingls al castellano significa crudo, es un formato de archivo digital de imgenes que contiene la totalidad de los datos de la imagen tal y como ha sido captada por el sensor digital de la cmara fotogrfica. Sera, por as decirlo, el negativo de una cmara digital. El formato RAW generalmente lleva aplicado compresin de datos sin prdida de informacin. Debido a que contiene la totalidad de los datos de la imagen captada por la cmara y una mayor profundidad de color, sus ficheros tienen un tamao de archivo muy grande, a pesar de que, generalmente, usan compresin.
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3. PLAN DE DIGITALIZACIN a) Finalidad de la digitalizacin en los archivos.

Como seala Carmen Crespo, la multiplicacin del original5 (ya sea mediante fotocopia, microfilmacin o digitalizacin) propicia: 1. El servicio inmediato y directo de consulta. 2. Completar fondos documentales, originaria o temticamente afines, repartidos entre varias instituciones archivsticas, facilitando con ello su conocimiento y uso. 3. Potenciar la accesibilidad y difusin de series documentales. 4. Preservar de su deterioro las piezas ms frgiles y/o valiosas, al evitar de esta forma su consulta directa. 5. Asegurar la pervivencia del contenido de un fondo frente a posibles destrucciones o perdidas materiales. 6. Sustituir legal y definitivamente al original (en papel) en el supuesto de eliminacin autorizada. Pero, en esencia, dos son las finalidades bsicas de la reproduccin de documentos en los archivos: la conservacin y la difusin. Ambas finalidades deben ir de la mano del Plan de Digitalizacin del archivo y del establecimiento de unos criterios de seleccin documental previos que veremos ms adelante.
b) Nociones bsicas: qu se entiende por Plan de digitalizacin

La elaboracin de un Plan de digitalizacin es el paso precedente y necesario antes de abordar cualquier proyecto de digitalizacin en un archivo. En esencia, estaramos hablando de realizar un estudio previo de la documentacin susceptible de digitalizacin, de hacer una seleccin de aquella cuya digitalizacin se va a abordar, de establecer plazos, volumen, una metodologa clara, etc. Las razones de la implantacin de un Plan de digitalizacin son diversas, pero, en lneas generales se puede hablar de: o Incrementar el acceso a los fondos documentales. Esta es la razn principal y la ms evidente, y estara relacionada con proporcionar un acceso de mayor calidad a los recursos de la institucin correspondiente en cada caso. Reducir la manipulacin y el uso de la documentacin original ms frgil y de aquella sobre la que se hace un uso ms acusado, creando una copia de seguridad para el material deteriorado o que se encuentra en peor estado de conservacin.
Carmen Crespo, en su ponencia La reprografa en los archivos, publicado en el Boletn de Anabad, XXXVI (1986) nms. 1-2, se refiere a las tcnicas de duplicacin de documentos, es decir, a la reprografa tradicional. No obstante, los criterios aplicados admiten su trasposicin al entorno de copia digital.
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Impulsar la colaboracin entre instituciones con intereses comunes mediante la creacin de colecciones virtuales o completando fondos fragmentados para proporcionar, en ltima instancia, un mayor acceso a la informacin contenida en dicha documentacin.
Todo archivo que acometa un Plan de digitalizacin debe tener en cuenta los siguientes aspectos: 1. 2. 3. 4. Objetivos y justificacin del Plan en cada centro. Establecimiento de prioridades. Criterios de seleccin del material objeto de la digitalizacin. Proceso de digitalizacin
Objetivos y justificacin del Plan en cada centro El primero de los objetivos de un Plan de digitalizacin es dotar a cada centro de un programa marco que establezca los criterios propios de la institucin en el proceso de digitalizacin de sus fondos, que habrn de estar siempre en consonancia con lo establecido para el conjunto del Sistema de Archivos. Se trata de establecer un sistema comn de prcticas que normalicen las formas, los procedimientos y las especificaciones de la digitalizacin de los fondos documentales del centro. La justificacin para elaborar un Plan de esta naturaleza es que la digitalizacin de los fondos documentales de un archivo es una tarea que no puede dejarse a la improvisacin. Hay varias razones que justifican la existencia de un plan previo: a. El volumen de los fondos y colecciones que alberga un archivo es enorme. La tarea de digitalizacin es un trabajo ingente y, si no se dispone de un mtodo riguroso, ser catica. Los costes de la digitalizacin. El precio del proceso de digitalizacin, en el que se incluye el coste de la adquisicin y mantenimiento de los recursos informticos necesarios, como mquinas (escneres, almacenamiento masivo, servidores, PCs, monitores, impresoras, comunicaciones, etc.), programas de ordenador (funcionalidades adicionales de escner, incorporacin de metadatos, gestin y recuperacin de documentos, visualizacin y tratamiento de las imgenes, OCR, etc.) y servicios necesarios (programas a medida, puesta en marcha y mantenimiento de sistemas para tratamiento de la informacin, etc.), dentro de unos estndares mnimos de calidad, es muy elevado y es preciso rentabilizar las inversiones que se hagan. La rpida evolucin de las tcnicas. Inevitablemente, la digitalizacin de los archivos del Sistema de Castilla y Len es una tarea que se prolongar en el tiempo. Por otro lado, los sistemas de digitalizacin se modernizan constantemente y, adems, no todos los centros cuentan con los mismos aparatos. Por tanto, es necesario establecer un marco de referencia que
b.
c.
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permita mantener unos criterios bsicos para todos los archivos de gestin autonmica. d. La garanta del acceso al documento. Los diferentes tipos de documentos debern estar disponibles para ser recuperados a travs de bsquedas sencillas, lo que obliga a compartir los mismos puntos de acceso normalizados, as como unos criterios comunes en cuanto a metadatos, etc.
Finalmente, debemos puntualizar que, para que el Plan de digitalizacin cumpla estos objetivos y sea, adems, duradero en el tiempo (es decir, un Plan cuyos resultados deben poder seguir observndose a medio-largo plazo), es necesario que cumpla los siguientes requisitos:
Que siga normas internacionales preestablecidas (siempre que existan). Que sea especfico, es decir, referido a aspectos concretos y prcticos. Que sea lo suficientemente claro como para que pueda ser comprendido por la diversidad de usuarios a los que va dirigido. Que sea flexible, puesto que debe poder adaptarse a las condiciones de cada momento. Que se trate de un Plan perdurable en el tiempo: til a medio y largo plazo. Que se pueda revisar peridicamente y susceptible de introducir las mejoras que se consideren pertinentes.
Establecimiento de prioridades Los objetivos de cualquier proyecto de digitalizacin en los archivos son la conservacin, la difusin y la investigacin de la documentacin en ellos conservada. Todas las actividades que se emprendan en el Plan de Digitalizacin debern someterse a estos principios. Dentro de este mbito, las prioridades en la digitalizacin de documentos vendrn dadas por las necesidades de los usuarios y los recursos disponibles en cada momento: estas condiciones permiten establecer los criterios mnimos, que sirven para establecer las lneas bsicas en la poltica de digitalizacin de los archivos. Las prioridades as determinadas permitirn establecer una clasificacin general de documentos para digitalizar. Se aplican a fondos documentales y colecciones conservadas en los archivos y estn establecidas a partir de los siguientes aspectos:
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ESTABLECIMIENTO DE PRIORIDADES6 o Derechos de propiedad. Condiciones del o Restricciones legales. documento o Existencia o no de versiones digitales de calidad. o Calidad. o Estado de conservacin. Caractersticas o Dimensiones. intrnsecas o Pluralidad de formatos. o Relevancia del fondo. o Pertinencia. Caractersticas o Coherencia con el resto de los fondos y extrnsecas las funciones del centro. o Demanda de consulta del fondo. o Actualidad. o Oportunidad.
Criterios de seleccin del material objeto de la digitalizacin Antes de abordar las recomendaciones bsicas para establecer unos criterios de seleccin del material que va a digitalizarse en un archivo, ha de aadirse que no se debe acometer la digitalizacin indiscriminada de fondos sin que stos se encuentren previamente descritos, aunque sea de forma somera. Segn Ramn Alberch, los criterios de seleccin del material que va a ser objeto de digitalizacin deberan otorgar prioridad a estos documentos: o Documentos de valor excepcional, sometidos a un volumen de consultas elevado, que pueda provocar riesgos en su conservacin o bien peligro de deterioro. Por ejemplo, los pergaminos medievales, cartularios, cartas reales, privilegios rodados, etc. Documentos con gran valor histrico o probatorio, que contengan informacin relevante, como son los libros de actas, libros de acuerdos, documentacin del catastro, etc. Documentos de inters fijados en soportes muy frgiles o de fcil degradacin fsica, o bien aquellos que ya han comenzado a sufrir los efectos de un agente degradante (como las tintas ferroglicas, hongos, humedades, roturas, etc.). La digitalizacin puede propiciar la recuperacin de la unidad virtual de un archivo o fondo que haya sido desmembrado en un momento determinado; o bien puede ser una forma de reintegrar una documentacin confiscada o expoliada.
Basado en las directrices establecidas en el Plan de Digitalizacin de la Filmoteca Nacional (se puede consultar en: http://www.mcu.es/cine/docs/MC/FE/PlanDigitalizacion.pdf.ltima consulta del 27/03/2011)
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Los criterios de prioridad permiten establecer las lneas maestras de actuacin a la hora de abordar los proyectos de digitalizacin de los centros de archivo. No obstante, la enorme masa documental susceptible de digitalizacin y la escasez de medios obligan a establecer un estricto rgimen de preferencias en la seleccin de materiales. La poltica de prioridades aplicada define el grado de importancia de los distintos fondos documentales y colecciones de un archivo ante un proceso de digitalizacin, mientras que la seleccin elige los documentos que se integrarn en proyectos concretos. Se ha tomado como referencia los criterios establecidos en el Plan de Digitalizacin de la Filmoteca Nacional, que se basa en ocho aspectos fundamentales: 1) Atributos del documento; 2) Consideraciones acerca de la preservacin; 3) Organizacin y documentacin disponible; 4) Usos previstos; 5) Desarrollo de la coleccin digital; 6) Evitar la duplicacin del esfuerzo; 7) Capacidad institucional; y 8) Rentabilidad de los recursos financieros7. Estos aspectos se puntan de 1 a 5 en funcin de la valor que se le d a cada uno de ellos (1= poco; 5= mucho). Esta matriz nos puede ayudar a decidir el grado de importancia de la agrupacin documental susceptible de digitalizacin. A mayor puntuacin obtenida, mayor importancia posee la agrupacin documental evaluada para su digitalizacin. No ofrece un resultado matemtico, sino que viene a ser una herramienta de decisin.
Cuadro de seleccin de materiales

Valores atribuidos Atributos del documento El material es apto para la digitalizacin? Los formatos fsicos y la condicin del material son los indicados para su digitalizacin? La documentacin original se encuentra disponible en el Archivo y en buenas condiciones? El volumen del material supone una ventaja para su digitalizacin? Consideraciones acerca de la preservacin Durante el proceso de digitalizacin se asegurar la proteccin y conservacin del material? Las copias digitales reduciran el uso de los originales? Se considera a la reproduccin digital un medio para reemplazar el uso de los originales? Organizacin y documentacin disponible Se encuentra el material identificado y descrito archivsticamente? Se encuentra ordenado o su disposicin est indicada por algn otro medio? El material a digitalizar est completo? Puede el material completarse mediante la digitalizacin?
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Tomado del Plan de Digitalizacin de la Filmoteca Nacional (se puede consultar en: http://www.mcu.es/cine/docs/MC/FE/PlanDigitalizacion.pdf.ltima consulta del 27/03/2011).
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Usos El material se solicita habitualmente para su consulta? Se prev un aumento en la frecuencia de uso? Existe una demanda suficiente de los documentos? Mejorar el acceso como consecuencia de la digitalizacin? Puede la digitalizacin soportar variedad de usos? (impresin, navegacin mediante intranet o internet) Existen condiciones (normativa) que regulen el acceso y uso de esos archivos? El material ser fcilmente manejable por los usuarios? Los usuarios poseen recursos apropiados para utilizar el material digitalizado? Duplicacin del esfuerzo El material ha sido digitalizado anteriormente por otra fuente confiable? Los archivos digitales son de calidad suficiente para servir a sus fines? Capacidad institucional Se posee la infraestructura necesaria para la gestin de los materiales digitales? Existe la oportunidad de obtener una cooperacin multiinstitucional? Recursos financieros Se puede determinar el coste total de la digitalizacin? Este coste se encuentra justificado? Existen fondos para respaldar este esfuerzo? Existe un compromiso institucional para gestionar y preservar estos archivos?
c) Recomendaciones previas
Configuracin del hardware No se pretende descender a recomendar una configuracin de hardware mnima, ms an cuando en la mayora de las ocasiones sta viene impuesta por los estndares de puesto de usuario definidos por el Servicio de Infraestructuras Informticas y Servicios Corporativos, o est condicionado a la disponibilidad presupuestaria. No obstante, podemos decir que lo ideal sera disponer de un sistema que pueda satisfacer las necesidades de velocidad, memoria, almacenamiento y calidad de presentacin de las imgenes. Para ello habr que tener en cuenta las siguientes cuestiones: Qu clase de imgenes se estn creando? Textuales / fotogrficas / otras? Qu cantidad? Con qu fines? Servicio al usuario / difusin / conservacin?
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En cualquier caso, es probable que se requiera un PC rpido, con una amplia capacidad de procesamiento y memoria para poder recuperar y manipular los grandes archivos que se estn generando, especialmente al crear imgenes en color. En cuanto al escner, sus requerimientos tcnicos dependern del uso que se le vaya a dar. As, para digitalizar documentacin textual sin encuadernar, as como fotografa en papel en buen estado de conservacin, bastar con un escner de sobremesa A3. Para digitalizar documentos encuadernados habr que disponer de un escner cenital o, en su defecto, un dispositivo similar (fabricado a partir de una mquina microfilmadora y una cmara de fotos digital). Cuando se necesita digitalizar planos, mapas o carteles de gran tamao, ser necesario disponer de un escner de gran formato, que admite hasta formatos A1 A0. Tambin se puede optar, en caso de disponer de un escner cenital, por digitalizar la pieza de gran tamao por partes y despus unirlas mediante un programa de tratamiento de imgenes En el caso de que el archivo albergue una gran cantidad de negativos, lo ideal sera contar con escneres planos8 para transparencias y opacos as como con escneres dedicados para pelcula, tanto de pequeo como de medio formato. A pesar de que los escneres planos pueden llegar a ofrecer una alta resolucin, la lectura de la informacin es menos precisa que la de los escneres dedicados de pelcula. Otra solucin indicada para la digitalizacin de documentos (de cualquier formato, estn o no encuadernados) en aquellos centros que carezcan de los escneres arriba mencionados, es la mesa de reproduccin. Una mesa de reproduccin consiste (como se puede apreciar en la imagen inserta bajo estas lneas) en una superficie plana sobre la que se deposita la documentacin, una barra vertical que consta de una soporte para fijar la cmara digital y dos focos, a ambos lados de la mesa, para iluminar el material que se va a digitalizar. La ventaja de este sistema radica en que se trata de una tecnologa sencilla y bastante econmica, al tiempo que permite la reproduccin de diversos tipos de formatos (documentos de pequeo, mediano y gran tamao, planos, libros, etc.). A la hora de elegir una mesa de reproduccin conviene tener en cuenta que la barra sobre la que se instala la cmara ha de ser lo suficientemente alta como para reproducir documentos de gran tamao (planos, carteles, etc.).
Los escneres planos son adecuados para escanear documentos e imgenes grficas en papel. Algunos estn preparados para poder escanear pelcula, pero su rendimiento ptico en el escaneo de negativos puede llegar ser decepcionante.
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Ejemplo de mesa de reproduccin y resultado de la digitalizacin realizada
Del mismo modo podemos mencionar, como mtodo alternativo para la digitalizacin de documentos, un sencillo sistema de sujecin de los documentos mediante un atril (en posicin vertical), y un trpode para fijar la cmara digital. Sin embargo, este sistema puede resultar menos preciso si no se realiza correctamente, puesto que la imagen resultante puede sufrir deformaciones en caso de que la documentacin no se encuentre en el ngulo adecuado para su reproduccin. Software de visualizacin y tratamiento de imgenes Es conveniente utilizar un software de recuperacin y visualizacin apropiado para las imgenes. Se pueden utilizar programas de visualizacin gratuitos (freeware) y compartidos (shareware) disponibles en la Web que soportan el espacio de formato y de color, como puede ser el programa IrfanView. Existen, en el mbito de los softwares propietarios, visores con los que se pueden gestionar archivos de imagen y editar metadatos. Para el tratamiento de las imgenes se recomienda que todos los centros de archivo en los que se lleven a cabo planes de digitalizacin sistemticos cuenten con algn tipo de visor (ya sea libre o propietario), en una versin adecuada a las necesidades del servicio. Con el objeto de favorecer el correcto manejo de este programa se recomienda su uso exclusivo por parte de tcnicos especializados y personal con la formacin necesaria en la herramienta. Del mismo modo, para facilitar la conversin de ficheros a formatos pdf y tiff, es conveniente que aquellos centros que realicen digitalizaciones sistemticas cuenten con programas especficos.
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Repositorio central de almacenamiento de ficheros digitales El desarrollo de un repositorio central para el almacenamiento de ficheros digitales supondr la creacin del Banco de Imgenes colectivo del Sistema de Archivos de Castilla y Len. Para su diseo, habr que considerar una serie de aspectos fundamentales, a saber: Ser necesario dimensionar el proyecto de creacin de un servidor centralizado en funcin de una estimacin de necesidades y de la previsin de crecimiento (volumen de los ficheros digitales que se van a almacenar en l, peso de los mismos, flujos de intercambio de informacin, etc.). Habr que contemplar la necesidad de comunicacin (intercambio de informacin) entre el repositorio central y los archivos. Se deber valorar qu tipo de ficheros se van a conservar en el repositorio central: ficheros maestros (que requerir, necesariamente, ms calidad y, por extensin, tendrn ms peso) o ficheros de consulta (de menor calidad y peso, lo que facilitara el intercambio entre el repositorio central y los archivos). Y, establecer, en cada caso, los sistemas de seguridad que sean necesarios. Ser necesario gestionar convenientemente los permisos de acceso y la poltica de seguridad. Sistema unificado de Gestin Integral de Documentos El desarrollo de un sistema unificado y normalizado de gestin de los ficheros digitales requerir de la existencia de un Sistema de Gestin Integral de Documentos unificado para todos los centros de Archivo que permita previamente realizar la descripcin archivstica de los materiales que se vayan a digitalizar para, posteriormente, llevar a cabo dicho proceso de la forma ms automatizada posible. De esta manera se integrarn los ficheros digitales de consulta al Sistema de Gestin integral de Documentos mediante referencias y se gestionarn los metadatos especficos de la digitalizacin en la base de datos relacional de forma independiente a los ficheros de imgenes. La mejora del rendimiento en bsquedas y recuperacin de informacin ser evidente.
d) Establecimiento de Proyectos de digitalizacin particulares para cada fondo

Los fondos que se conservan en los archivos y, en especial en los Histricos Provinciales son muy variados. Por tanto, la casustica es igualmente amplia, por lo que se propone que el Plan de Digitalizacin del archivo establezca directrices particulares para cada fondo en lo que sera el Proyecto de digitalizacin de cada uno de ellos. Antes de llevar a cabo la digitalizacin de cada fondo, deber quedar documentado el alcance del proyecto, los criterios de digitalizacin a aplicar, los tiempos de realizacin
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y volumen de documentacin digital. Asimismo, se deber documentar el seguimiento del proyecto, lo que servir de apoyo para futuras planificaciones y para el establecimiento de mejoras.
e) Solicitudes de digitalizacin bajo demanda

Resulta muy habitual en los archivos que los usuarios soliciten la digitalizacin de documentos sueltos, pertenecientes a fondos no incluidos en planes de digitalizacin. Ante esta circunstancia, se plantea la duda de si conservar o no esas imgenes digitales, ya que supondra, en la mayora de los casos, la conservacin de ficheros aislados, descontextualizados de su fondo, lo que repercutir, por extensin en la dificultad de recuperacin de los mismos (al no encontrarse contextualizados). Tras el anlisis de estos casos, se propone la conservacin de los documentos siempre que stos formen conjuntos coherentes, por ejemplo: cuando el usuario solicita la digitalizacin de una fraccin de serie o de una serie completa. O bien, cuando el documento se considera de cierta relevancia y es susceptible de ser reutilizado con fines de difusin, divulgacin o consulta. En cualquier caso, se recomienda que, a la hora de conservar dichos ficheros digitales, y cuando los documentos solicitados correspondan a un fondo no descrito, se proceda a realizar una descripcin somera de los mismos, que deber asociarse a la imagen digital, as como los metadatos mnimos correspondientes (que se tratarn ms adelante). Si, por el contrario, el usuario solicita la digitalizacin de documentos sueltos y aislados, carentes de relevancia, se considera innecesario conservar los ficheros digitales permanentemente. A la hora de entregar al usuario una copia digital del documento solicitado, habr que distinguir si se trata de un documento encuadernado o un expediente o de documentacin suelta. En el primer caso (documentos encuadernados o expedientes), bastar con entregar un fichero en formato PDF, mientras que en el segundo (documentacin suelta) el formato entregado ser TIFF, JPG o PNG.
f) Gestin de las imgenes digitales

No se pretende en este trabajo descender a analizar los sistemas o aplicaciones de gestin de documentos electrnicos sino establecer unas pautas que garanticen la conservacin a largo plazo de los ficheros digitales y que sean de aplicacin comn en todos los centros gestionados por la Junta de Castilla y Len. La preservacin a largo plazo de los documentos digitales debe garantizar sus valores informativos y testimoniales. No se trata solo de poder consultar una informacin, sino que se requiere que sta sea ntegra, fiable y autntica. Para lograr esta premisa, es necesario, en primer lugar, asegurar la conservacin de las imgenes digitales, por lo que se establecen las siguientes recomendaciones:
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Se desaconseja la compresin de los ficheros maestros, puesto que las aplicaciones utilizadas para comprimir ficheros o sus versiones pueden cambiar a lo largo del tiempo y dificultar, a corto o medio plazo, la descompresin de los mismos al haber quedado obsoleta la aplicacin en cuestin o su versin. Se desaconseja la conservacin de ficheros maestros en CDs y DVDs, puesto que son soportes alterables y no perdurables a largo plazo siempre que las condiciones de temperatura y humedad no sean las adecuadas. Estos soportes pueden ser aptos, por el contrario, para la divulgacin de imgenes y para el servicio al usuario. Se propone como el medio ms seguro para la conservacin a largo plazo de los ficheros maestros de imgenes digitales su almacenaje en un repositorio o servidor comn para todos los archivos gestionados por la Junta de Castilla y Len en lo que sera el Banco de imgenes colectivo para todo el Sistema de Archivos de Castilla y Len. Otros sistemas admitidos para la conservacin a medio-largo plazo de ficheros maestros y que pueden ser utilizados en caso de no contar con repositorios o servidores son los discos duros externos y el formato LTO. Se recomienda guardar una copia de seguridad de estos soportes. El formato LTO (Linear Tape-Open) consiste en una tecnologa de almacenamiento de datos en cinta magntica. Desde el ao 2000 y hasta la actualidad se han desarrollado seis generaciones de LTO, contando, la ltima de ellas (LTO-6) con una capacidad de 3,2 TB (velocidad 270 MB/s). Con todo, estos soportes no aseguran la perdurabilidad en el tiempo de la informacin, siendo probable la necesidad de migrar los datos en ellos contenidos a otros soportes transcurrido unos aos. Asimismo, habr que tener en cuenta que los discos duros externos y las cintas LTO no son soluciones vlidas para almacenar las imgenes accesibles en lnea (gestin de usuarios, consultas on line, etc.). Las distintas necesidades y finalidades de las imgenes a conservar establecern la pauta para disear la infraestructura necesaria de almacenamiento masivo.
g) Metadatos
Los metadatos no son ms que datos estructurados sobre la informacin, es decir, datos sobre los datos. Se trata de informacin extra que se incorpora a un archivo de datos. Las etiquetas y metadatos se utilizan para almacenar una informacin de
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inters sobre una imagen ya sea dentro del mismo archivo grfico o bien asociada al mismo de alguna otra manera. Esta informacin nos servir para su posterior identificacin y recuperacin. El concepto de metadatados -datos sobre datos- se puede entender en un sentido amplio o en un sentido ms estricto. En un sentido amplio, si entendemos que metadatos es un trmino que se utiliza para describir datos que ofrecen el tipo y la clase de la informacin, esto es, son datos acerca de datos, podemos considerar que el catlogo de una biblioteca, un repertorio bibliogrfico, o una descripcin archivstica ISAD(G) son tipos de metadatos. Estos tipos de metadatos emplean, fundamentalmente, reglas de catalogacin, normas de descripcin archivstica y formatos para transmitir la informacin, como los formatos MARC en el caso de las bibliotecas. As considerados, cada ficha catalogrfica o cada ficha descriptiva es un conjunto de metadatos de un libro, de un documento/expediente/fondo, etc., y los metadatos proporcionan una informacin bsica sobre ese libro o ese documento/expediente, etc., relacionndolo adems cuando es posible establecer esas relaciones- con otros. De la misma forma, los registros de una base de datos llevada a cabo para indizar o hacer un resumen documental, podran tambin considerarse como metadatos. Sin embargo, si acotamos la definicin de metadatos dndole un sentido ms estricto, los metadatos slo seran posibles en un contexto digital y en red ya que slo dentro de este contexto se pueden utilizar los metadatos con la funcin que les caracteriza, que es la de la localizacin, identificacin y descripcin de recursos, legibles e interpretables por mquina. Se pueden mencionar tres tipos de metadatos, aunque no se trata de una clasificacin fija (en ocasiones se mezcla la informacin de uno y otro tipo): Descriptivos: Contienen informacin que describe, clasifica o cataloga la imagen correspondiente, bien de una forma libre por el usuario, bien conforme a algunos campos predefinidos por un formato o aplicacin, o bien conforme a unas normas estndar y reguladas (como pueden ser las normas propuestas por el Dublin Core, los METS, los EAD o las del formato Marc entre otras). Estructurales: Contienen informacin codificada en un lenguaje de marcado que se refiere a relaciones entre objetos de acuerdo a algn tipo de estructura concreta, es decir, qu lugar ocupa esa imagen dentro de un documento, qu relaciones tiene con otros ficheros, etc. Las ms utilizadas son las etiquetas tipo XML. Administrativos (o tcnicos): Su funcin es gestionar y administrar los recursos digitales. Ofrecen informacin bsica sobre las caractersticas y propiedades de la imagen (tipo de fichero, tamao, resolucin, color, peso, localizacin, institucin o autor que genera, alberga y mantiene los recursos, fecha de creacin y actualizacin, seguimiento y control de versiones, etc.).
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Hay que puntualizar que no todos los formatos grficos soportan todo tipo de metadatos e incluso algunos no soportan ninguno. Otros muchos, en cambio, s que soportan estructuras de metadatos, e incluso han sido diseados para ello, como es el caso del TIFF. Conviene tener especial cuidado cuando se procede a convertir un formato en otro (por ejemplo un archivo TIFF a PNG), porque ello puede suponer la prdida total de los metadatos del documento. El uso de los metadatos es un tema an complejo y en vas de implantacin. No obstante, resulta imprescindible en el entorno web de cara a la recuperacin de la informacin. Partiendo de que los metadatos estructurales y administrativos vienen dados por los propios formatos, nos vamos a detener nicamente en los descriptivos. A este respecto, conviene recordar lo mencionado en el segundo prrafo de este epgrafe: () cada ficha catalogrfica o cada ficha descriptiva es un conjunto de metadatos de un libro, de un documento/expediente/fondo, etc., y los metadatos proporcionan una informacin bsica sobre ese libro o ese documento/expediente, etc., relacionndolo adems cuando es posible establecer esas relaciones- con otros. Es por este motivo que, en el caso de los documentos de archivo digitalizados (ya sean imgenes o textos), la base para determinar cules son los metadatos de los mismos la encontramos en los propios elementos de la norma ISAD (G) y, para aquellos materiales sobre los que se haya desarrollado alguna convencin, los elementos de sta. Lgicamente, no sern necesarios ni obligatorios todos esos elementos y, por el contrario, se debern aadir otros relativos al control del fichero digital. Conviene sealar que ese fichero digital puede contener una o varias imgenes, dependiendo de si se trata de una unidad documental simple o de una unidad documental compuesta. En caso de que se trate de una unidad documental compuesta (por ejemplo, un expediente), el fichero digital (pdf pdf/a) contendr mltiples imgenes. El control secuencial de dichas imgenes (nmero de imgenes del fichero y orden de las mismas) ser recogido por defecto por el propio programa en los metadatos estructurales del fichero. El Esquema Nacional de Interoperabilidad (Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el mbito de la Administracin Electrnica) alude al Esquema de Metadatos mnimos obligatorios que deben acompaar a todo documento electrnico y se remite a la Norma Tcnica correspondiente que desarrollar esos metadatos mnimos que deben estar asociados a cualquier documento electrnico. En el momento de redaccin del presente documento an no se cuenta con un texto definitivo de esa Norma Tcnica.
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En estas recomendaciones se proponen los siguientes metadatos9 descriptivos que debern ir asociados a los ficheros que resulten de la digitalizacin de unidades documentales simples y compuestas:
Metadatos descriptivos del fichero digital

Denominacin
Archivo Cdigo de referencia Nmero de expediente Serie documental Nivel de descripcin Ttulo
Carcter
Obligatorio Obligatorio Recomendado Obligatorio Obligatorio Obligatorio
Descripcin
Resear el nombre del Archivo que custodia la unidad de descripcin. Cdigo que identifica la unidad de descripcin. Nmero o sintagma nominal que identifica el expediente. Nombre de la serie documental a la que pertenece. Identificar el nivel de la unidad de descripcin. Campo de texto que da nombre al objeto. Se trata de una descripcin breve del documento, expediente, etc. En caso de tratarse de una unidad documental simple, se resear la fecha de produccin de la misma. En caso de tratarse de un expediente, se resear la fecha de apertura y de cierre del expediente. Se consignar el volumen y soporte de la unidad de descripcin que se ha digitalizado. Nombre del rgano productor de la unidad de descripcin. Nombre de la unidad del rgano productor. Resumen del alcance cronolgico, mbito geogrfico y contenido del expediente. Vocabulario de los descriptores existentes. distintos
Fechas del original
Obligatorio
Volumen y soporte del original Nombre del productor Unidad productora Descripcin Descriptores
Obligatorio Obligatorio Recomendado Recomendado Recomendado
El esquema de metadatos propuesto en este documento lo componen, en lo esencial, aquellos acordados en las reuniones mantenidas entre el personal del Servicio de Archivos y Bibliotecas, el Archivo General y la Direccin General de Innovacin y Modernizacin Administrativa encargada de definir y desarrollar el Depsito de Originales Electrnicos (DOE) de la Junta de Castilla y Len, a los que se han aadido otros estrictamente archivsticos basados en la Norma Internacional de Descripcin Archivstica ISAD(G). La tabla que se presenta consta de tres columnas: la primera, reservada para la denominacin del metadato, la segunda, que hace referencia al carcter obligatorio o no del mismo y una tercera en la que se incluye una pequea descripcin.
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Tipo de documento Documentacin relacionada Tipo de relacin Clasificacin, seguridad y acceso LOPD (sensibilidad de datos) Responsable de la digitalizacin Fecha de la digitalizacin
Recomendado Recomendado Recomendado
Tipologa documental a la que pertenece (oficio, solicitud, resolucin, etc.). Identificacin relacionados. de los expedientes
Vocabulario de los principales tipos de relaciones entre el expediente principal y los relacionados. Identificacin de los diferentes niveles de acceso al objeto segn el tipo de informacin que contenga. Identificador del nivel de seguridad en funcin de la LOPD. Identifica la persona o institucin responsable de la digitalizacin. Se consignar la fecha en la que se ha realizado la digitalizacin de la unidad de descripcin.
Recomendado Recomendado Obligatorio Obligatorio
Observacin: los metadatos referidos tanto a la resolucin como al tamao del fichero vienen dados por los propios dispositivos de captura de la imagen.
SUGERENCIA:
A la hora de atribuir un nombre a los ficheros digitales se recomienda que se trate de un ttulo breve, en el que se incluya el nombre o siglas del fondo documental y la signatura de la unidad de descripcin. Para ello, puede resultar conveniente hacer una relacin de los fondos que custodia el Archivo y asignar una codificacin (bien mediante siglas, bien numrica) que identifique brevemente cada fondo. Del mismo modo, habr que tener en cuenta que el sistema de ordenacin de ficheros del sistema operativo es alfanumrico, por lo que, si otorgamos a todos los ficheros un nombre mediante siglas, nos los ordenar alfabticamente, mientras que si precedemos esas siglas de nmeros, nos ordenar los ficheros numricamente. Ejemplo: Archivo Archivo General de Castilla y Len Consejo General de Castilla y Len 0001_CGCYL Expediente de protocolo del Da de Villalar del ao 1979.
Fondo Cdigo atribuido al fondo Unidad de descripcin digitalizada Ttulo del fichero digital
0001_CGCYL_250-2.pdf
Nombre del Fondo Signatura
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Esta forma de denominar a los ficheros digitales (por fondos y por signaturas) facilitar el archivado de los mismos en una estructura jerrquica de carpetas que refleje el esquema de organizacin de los fondos dentro del centro de Archivo. El problema que se plantea es cmo insertar o anexar estos metadatos al fichero digital. A este respecto cabe sealar que los propios programas de digitalizacin permiten la insercin de metadatos descriptivos que quedan anexados o incrustados a la propia imagen, de modo que siempre van con ella. Igualmente, la mayora de los programas de tratamiento de imgenes permiten la insercin de metadatos. Para que esos metadatos puedan ser visualizados siempre que se recupere la imagen (con cualquier visor), aqullos deben haberse grabado en formato Exif information. La ventaja que ofrecen los programas de metadatos en formato Exif, es la de asegurar la perdurabilidad de los mismos y su recuperacin en todo momento (al registrarse aqullos en lenguaje html). Por otro lado, adems de los programas propietarios, existen otros gratuitos disponibles en la red, como es el caso de XnView o la herramienta Metadatador (desarrollada por el Servicio de Archivos de la Junta de Andaluca) que permite la introduccin de metadatos en los ficheros digitales. Se debern insertar, como mnimo, aquellos metadatos que se han definido con carcter obligatorio. Por su parte, las aplicaciones de gestin documental (por ejemplo, Albal) tambin ejercen como generadora de metadatos, en tanto que los elementos de la descripcin son considerados como tales. En ese caso, habra que asegurar el modo de conservar un enlace o vnculo permanente del fichero digital con su descripcin correspondiente.
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Ejemplo de esquema de metadatos en un software propietario
4. ASPECTOS TCNICOS DE LA DIGITALIZACIN a) Protocolo de actuacin

A continuacin se pretenden ofrecer unas pautas bsicas para normalizar el proceso de digitalizacin de documentos en los archivos. Consideracin de la descripcin Una vez realizada la seleccin de la documentacin (vase pg. 16 y siguientes de este documento) y con carcter previo a la digitalizacin de las imgenes, se proceder a la comprobacin y actualizacin de las correspondientes descripciones archivsticas del material objeto de la digitalizacin. Como mnimo deber registrarse la informacin correspondiente a los elementos obligatorios de la Norma ISAD(G), de modo que no haya documentacin digitalizada sin identificar. Los elementos obligatorios de la Norma ISAD (G) son los siguientes: 1. Cdigo de referencia 2. Ttulo
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3. Fechas y lugares 4. Nivel de la descripcin 5. Volumen y soporte 6. Nombre/s del/los productor/es
En caso de observarse algn deterioro en el documento original, se consignar dicha circunstancia en el elemento Caractersticas fsicas y requisitos tcnicos del rea de Condiciones de acceso y uso de la Norma ISAD (G). Asimismo, deber dejarse constancia, cuando la documentacin lo requiera, de las cuestiones relativas a las restricciones de acceso A stos, cuando se aborde un proyecto de digitalizacin, se sumarn adems, para su inclusin como metadatos, los siguientes elementos: 7. Archivo que custodia la documentacin 8. Serie documental a la que pertenece 9. Responsable de la digitalizacin 10. Fecha de la digitalizacin Preparacin de los originales Igualmente, con anterioridad a la digitalizacin de los documentos se verificar que las unidades documentales no contengan documentos duplicados, sobres, notas de rgimen interno (tipo post-it). Del mismo modo, deber verificarse que los documentos a digitalizar estn libres de cualquier elemento que obstaculice la digitalizacin (gomas, grapas, clips, etc.) y de que estn convenientemente ordenadas. En caso de que el objeto a digitalizar se trate de una unidad documental compuesta (por ejemplo, un expediente), se recomienda foliar el original, a lpiz, previamente a su digitalizacin, sin perjuicio de que el control secuencial de las imgenes que componen esa unidad sea recogido en los metadatos estructurales del fichero. Condiciones de visualizacin y calibracin del monitor Es necesario controlar el entorno de visualizacin, teniendo en cuenta que el monitor y el documento original requieren condiciones de visualizacin diferentes. Efectivamente, es muy probable que el original se visualice mejor en un ambiente con mucha luz, mientras que, por el contrario, el monitor trabaja mejor en un medio con poca luz, aunque no a oscuras (ya que, vista en la oscuridad, una imagen en pantalla parecera carecer de suficiente contraste). Conviene considerar, adems, las condiciones humanas. Lo ideal sera que fuera una misma persona la encargada de evaluacin de todas las imgenes, con el mismo equipo y bajo los mismos parmetros. Es recomendable que el personal sea entrenado en esta tarea, sobre todo en lo que se refiere a la calibracin del color.
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Por otro lado, es necesario tener en cuenta que las imgenes (contraste, color, brillo, etc.) pueden aparecer de manera diferente en los distintos monitores, por lo que se hace necesaria la calibracin del monitor. La calibracin no es ms que el proceso de ajuste de la configuracin del color del monitor a un nivel estndar, de manera que la imagen se presente de igual manera en diferentes monitores. Ejemplo:
Ejemplo de carta de colores en monitor sin calibrar calidad del color media / baja
Ejemplo de carta de colores en monitor calibrado calidad del color alta
El mtodo ideal es utilizar hardware de calibracin de monitor y el software adjunto. No obstante, cuando no se cuenta con estos recursos se puede optar por otras opciones como utilizar las herramientas de calibracin que proporcionen las aplicaciones (por ejemplo, Adobe PhotoShop incluye una herramienta de calibracin de monitor bsica, que puede ser utilizada para eliminar tonalidades de color y estandarizar la presentacin de las imgenes) o bien incluir una carta de colores. Obtencin de las imgenes Con el fin de garantizar la integridad de las imgenes digitales y la calidad de las mismas, ser conveniente determinar el dispositivo de captura de la imagen ms adecuado a la documentacin (escner de sobremesa A3, escner de gran formato para planos, mesa de reproduccin, cmara digital, etc.). Cuando aparezca, se obtendr una imagen digital de la carpetilla, portada o cartela de cada unidad documental (por ejemplo en el caso de los expedientes), as como del resto de los documentos que la integran. En caso de que aparezca una pgina en blanco, sta no se digitalizar. Finalmente, se comprobar que el nmero de pginas digitalizadas sea igual al nmero de imgenes digitales resultantes del proceso de digitalizacin. Para obtener una adecuada calidad de las imgenes se adoptarn los requisitos tcnicos establecidos en la tabla que se inserta a continuacin. La calidad y resolucin
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establecidas son orientativas y siempre aplicadas a los ficheros maestros de conservacin permanente:
Tipo Forma documental Caractersticas materiales de los originales Texto impreso A2 (42x59,4 cm) B/N Resolucin de captura/tipos de archivo a obtener 200 ppp/ PDF sin comprimir Volumen Archivo (peso) 14,7 MB Modos de color
Textuales
Escala de grises, a 8 bits Escala de grises, a 8 bits Escala de grises, a 8 bits Color, a 24 bits
Texto impreso A3 ( 29,7x42 cm) B/N
200 ppp/ PDF sin comprimir
7,4 MB
Texto impreso A4 (21X29,7 cm) B/N
300 ppp/ PDF sin comprimir
8,3 MB
Planos, mapas, pergaminos
Texto manuscrito A2 (42x59,4 cm) Color (mapas, planos, pergaminos) Texto manuscrito A3 ( 29,7x42 cm) Color (mapas, planos, pergaminos) Texto manuscrito A4 (21X29,7 cm) Color (Protocolos Notariales)
200 ppp/ TIFF sin comprimir
44 MB
22 MB
Color, a 24 bits
24,9 MB
Color, a 24 bits
Grficos
Fotografas (negativos)
Negativos vidrio o celuloide 4,5x6cm, 6x6cm, Negativos vidrio o celuloide 6,5x9cm Negativos vidrio o celuloide 9x12cm, 10x15cm Negativos vidrio o celuloide 13x18cm Negativos vidrio o celuloide 15x20 cm
70 MB 81 MB 102 MB
Color, a 24 bits
2000 ppp/ TIFF sin comprimir 1200 ppp/ TIFF sin comprimir
Color, a 24 bits Color, a 24 bits
68 MB 94 MB 103 MB
1000 ppp/ TIFF sin comprimir 800 ppp/ TIFF sin comprimir
Color, a 24 bits Color, a 24 bits
84 MB
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Negativos vidrio o celuloide 18x24cm, 20x25cm, 24x30cm Negativos y diapositivas de 35mm y 16 mm Fotografas (positivos) Papel 9x12cm,10x15 cm Papel 13x18, 15x20 cm
70 MB 80 MB 114 MB
Color, a 24 bits
4.000 ppp/ TIFF sin comprimir
103 MB
Color, a 24 bits
1200 ppp/ TIFF sin comprimir 1000 ppp/ TIFF sin comprimir 600 ppp/ TIFF sin comprimir
68 MB 94 MB 103 MB
Color, a 24 bits Color, a 24 bits Color, a 24 bits
Papel 18x24cm, 20x25cm, 24x30cm
70 MB 80 MB 114 MB
Ejemplo 1:
Original A0 escaneado en BLANCO Y NEGRO 200ppp peso 5 MB Nos permite obtener copias al mismo tamao que el original, pero con prdida informacin
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Original A0 escaneado en COLOR 200ppp peso 120MB Nos permite obtener copias al mismo tamao que el original, con toda la informacin
Detalle de prdida de informacin
Informacin completa
Realizado con escner de planos SMARTLF CI40 e impresora de planos CANON IPF 810
Ejemplo 2:
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Escaneado en color, 75 ppp, a 1:1, tamao original 6x 4,5 cm, peso 49 KB. Al intentar ampliar la foto se pixela.
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Escaneado en color, 1600ppp, a 1:1, tamao original 6x 4,5 cm, peso 70 MB. Nos permite poder hacer buenas copias a ms tamao que el del original. Realizado con el escner de sobremesa EPSON EXPRESSION 10000XL.
La razn por la cual se ha escogido un valor que sobrepasa las expectativas de los dispositivos de salida existentes hoy en da radica en prever la disponibilidad y las necesidades del archivo de cara al futuro, as como en permitir grandes ampliaciones de las fotografas sin necesidad de recurrir a los originales. Se incluye en el Anexo I una tabla que puede servir de ayuda para la digitalizacin de materiales fotogrficos fijados en soportes rgidos del siglo XIX, as como otra tabla comparativa de formatos de imgenes. Control de la calidad de la imagen Para el control tonal y de color se recomienda incluir en los ficheros maestros escalas o cartas de colores. Una carta de color es una herramienta que permite el control preciso de un proceso fotogrfico o de un dispositivo de captura o de salida digital (como pueden ser una cmara o un monitor, respectivamente). Las ms conocidas son las que estn construidas sobre algn tipo de cartn como soporte, con parches de color impresos encima. Existen cartas de colores que nicamente contienen grises (en este caso se trata de cartas o de cuas de grises). Pero, para generalizar, ambos tipos se pueden denominar cartas de control tonal.
Ejemplo de carta de color tonal inserta en la imagen digital
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Las cartas de color sirven para conseguir un mayor control sobre los resultados de un proceso fotogrfico, tanto si es de toma, como si es de tratamiento de la imagen o de impresin final. Para hacer uso de ellas, normalmente se incluyen dentro de la propia imagen que se va a reproducir, junto a ella, tal y como se muestra en la fotografa inserta bajo estas lneas. As se consigue una referencia bien clara del aspecto real del original. Para el control de la resolucin y estar dentro de las normas del ndice de calidad (QI), se emplea la carta MIRA TEST ISO CHART N2, utilizada en la microfilmacin. Dicha carta se recomienda digitalizar al principio de cada escaneado y esta sirve para decidir que resolucin es la ms adecuada para posibilitar la lectura de la letra ms pequea del documento, ya sea manuscrito o impreso.
Foto de la MIRA TEST ISO CHART N 2
Para facilitar el trabajo existe "La calculadora de calidad de la imagen" (Anexo III) que es una aplicacin fcil de usar y se puede encontrar en la web de la Universidad de Illionois (http://images.library.uiuc.edu/calculator/index.htm). En el caso de usar cmaras digitales tenemos que saber cul es la resolucin ptica de partida que ofrece el sensor de nuestra cmara. Para ello deberamos conocer los pxeles que ofrece nuestra cmara (informacin que suele especificar el fabricante en la web). As tendremos, por ejemplo, la CANON EOS MARK II, que ofrece una resolucin de 3744x5616. Sabiendo esto slo nos falta medir nuestro original y trasladar esa medida a pulgadas. Si tenemos un DINA3 es 11,69"x16,54" ya tenemos los datos necesarios. Ahora dividimos 3744/11,69"= 320,27 es decir, nuestra cmara nos dar para un documento DINA3 capturado a sangre, una resolucin ptica mxima de 320,27. En el Anexo IV incluimos una tabla orientativa de varios modelos de cmaras digitales.
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Esta informacin ha sido facilitada por Luis Torres Freixinet, del Ayuntamiento de Zaragoza. Tratamiento de las imgenes Tras el escaneo de los documentos, se deber verificar que: a. b. c. d. e. Las imgenes digitales estn correctamente alineadas. No tengan mrgenes aadidos. Sean una representacin fiel e ntegra de la unidad documental. Sean visibles y/o legibles (en el caso de los documentos textuales). Tengan un ndice de calidad (QI) igual a Bueno (QI=5.0) (vase Anexo II).
En el caso de que no se cumplan estas premisas, deber realizarse el tratamiento de optimizacin de las imgenes necesario, tal y como se explica en el epgrafe Optimizacin de archivos grficos y restauracin digital. Tras la digitalizacin, se revisar cada una de las imgenes que componen cada fichero, subsanando cuando corresponda las deficiencias detectadas. Finalmente, una vez revisado deber conservarse un fichero maestro o master (el que resulta de escanear el original y que no ha sido sometido a ningn proceso de optimizacin) de todas las unidades documentales digitales10, con los formatos y calidades que se establecen en la tabla de las pginas 32 y 33. Creacin de los ficheros de consulta y ficheros de divulgacin A partir de cada fichero maestro deber crearse un fichero de consulta en formato PDF, JPG PNG, dependiendo de si se trata de documentacin encuadernada o suelta. La generacin de estos ficheros de consulta podr hacerse bien por defecto (al tiempo que se somete a la documentacin a un proceso de digitalizacin) bien a demanda (a medida que los usuarios vayan solicitando la consulta de la documentacin digitalizada), en funcin de las necesidades y requerimientos de cada fondo y archivo11. En el caso de los documentos encuadernados, el formato establecido para el fichero de consulta ser PDF, lo que permitir, adems, leer de seguido el documento o el
A esta recomendacin cabe hacer una excepcin, y es la de la digitalizacin bajo demanda, en cuyo caso, tal y como se explica en el epgrafe correspondiente (vase p. 22), no es necesario conservar ese fichero maestro o master. 11 En caso de que la documentacin sea frecuentemente consultada por los usuarios, ser conveniente realizar la copia de consulta al tiempo que se realiza el proceso de digitalizacin. Por el contrario, en caso de que la documentacin a digitalizar est menos solicitada por los usuarios, puede optarse por no realizar la copia de consulta hasta que sta sea requerida.
10
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expediente. Para ello deber utilizarse una aplicacin que permita la generacin de ficheros PDF v. 1.4 superior. Para los documentos sueltos, el fichero de consulta se conservar en formato JPG PNG. Cabe puntualizar que por fichero de consulta se entiende aqul que se genera para la consulta de usuarios en el propio centro. Por el contrario, se habla de fichero de divulgacin cuando se trata de aquel generado para el propio usuario. En este caso, el peso del fichero depender de las necesidades del interesado (publicaciones, exposiciones, uso particular, etc.) y se entregar generalmente en un CD o DVD. Cuando los ficheros de consulta sean para uso particular y el interesado no haya especificado un peso concreto, se recomienda entregarle una copia (en CD CVD) de entre 12 y 20 MB, que es el peso que da cualquier cmara compacta hoy en da. En el caso de que se trata de un fichero de consulta para su divulgacin va web, stos tendrn un peso mximo de 1MB aproximadamente. Marca de agua En los ficheros de consulta PDF/PNG/JPG se podr insertar una marca de agua transparente de tamao reducido en cualquiera de los ngulos de la imagen digital (siempre y cuando no obstaculice la visibilidad de la misma) a efectos de difusin e identificacin de su procedencia. Los ficheros maestros (TIFF/PDF) no llevarn inserta en ningn caso marca de agua. La marca de agua consistir en el logo de Archivos de Castilla y Len, al que se podr aadir en su parte inferior el nombre del archivo que custodia el documento. Ejemplo:
Ejemplo de imagen digital con marca de agua

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Cabe recordar que la marca de agua es un elemento inserto en la imagen que puede ser fcilmente eliminado si se dispone de los medios necesarios (un programa de tratamiento de imgenes como puede ser Adobe PhotoShop). Por tanto, la eficacia de la marca de agua en este sentido se pone en entredicho (si bien se puede mantener meramente a efectos de difusin). Ms confiable resulta, por el contrario, la informacin registrada en el metadato responsable de la digitalizacin ya que en dicho elemento se consignar la persona e institucin responsables de dicha digitalizacin.
b) Optimizacin de ficheros grficos y restauracin digital

El proceso de mejora de una imagen digital se debe llevar a cabo siempre con especial cuidado de no alterar el contenido del documento. El trabajo debe ser realizado por un tcnico en fotografa o bien por una persona con conocimientos en el manejo de edicin fotogrfica, en especial en Adobe Photoshop. En cualquier caso hay que tener en cuenta que, cuando se realicen retoques en la imagen, siempre habr de conservarse el master o fichero maestro (el que no ha sido sometido a ningn proceso de optimizacin). La copia manipulada u optimizada deber revelar en todo momento que, efectivamente, ha sido sometida a tal proceso, y as se har constar en los metadatos. Recomendaciones bsicas:
El trabajo de mejora de las imgenes digitales debe limitarse al balance en las curvas tonales y la eliminacin de accidentes sobre el documento (como rayas, puntos de oxidacin, manchas de humedades y roturas leves). El trabajo de optimizacin de la imagen ser ms minucioso cuando el documento digitalizado as lo requiera (porque pueda ofrecer dificultades de lectura o por su inters artstico, en el caso de que contenga algn sello, miniatura, adorno, etc.). No se debe abusar de los filtros para agregar nitidez a la imagen. Es importante trabajar en todo momento con el original a la vista, para controlar posibles borrados de contenido y alteraciones de color. En cualquier caso, la tarea de restauracin digital no debe reemplazar el trabajo de restauracin fsica del original. Cuando un documento digitalizado haya sido sometido a mejoras que entren en la categora de restauracin digital, esta circunstancia deber hacerse constar en los metadatos descriptivos del mismo.
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5. EL MARCO LEGAL: DERECHOS DE AUTOR a) La aplicacin de los derechos de autor sobre obras digitales
Se ha considerado conveniente hacer alusin en estas recomendaciones al tema de los derechos de autor y la propiedad intelectual de las imgenes digitales, por la controversia que puede llegar a generar el uso indiscriminado de estas obras, en especial en el entorno web. En primer lugar conviene recordar que con el nombre de propiedad intelectual se denomina al conjunto de derechos que corresponden a los autores de las obras y otros titulares. Para disfrutar de la proteccin de la propiedad intelectual hay un requisito bsico, que es la originalidad de la obra (cualquier obra original, ya sea literaria, cientfica o artstica, queda protegida)12. El derecho de autor reconoce dos tipos de derechos: los derechos personales o morales13 que son irrenunciables e inalienablesy los derechos patrimoniales o de explotacin. Aunque la propiedad intelectual de una obra corresponde al autor por el mero hecho de su creacin, sin que sea necesario ningn tipo de registro o formalidad previa, siembre es recomendable tomar alguna precaucin para tener evidencias de la autora de una obra. Los dos derechos morales ms comunes, el del reconocimiento de autora y el respeto a la integridad de la obra, son derechos que no se extinguen nunca segn la legislacin espaola vigente. Los derechos de explotacin o patrimoniales pueden variar segn las diferentes jurisdicciones, pero bsicamente los podemos agrupar en cuatro: reproduccin, distribucin, comunicacin pblica y transformacin.
En algunos pases, como los EE.UU., algunas obras creadas por la administracin pblica no quedan protegidas por los derechos de autor sino que, una vez divulgadas, estn disponibles para ser usadas libremente sin necesidad de autorizacin previa.
13
12
El artculo 14 de la Ley de Propiedad Intelectual (LPI) establece que corresponden al autor los siguientes derechos: - Decidir si su obra ha de ser divulgada y en qu forma. - Determinar si tal divulgacin ha de hacerse con su nombre, bajo seudnimo o signo, o annimamente. - Exigir el reconocimiento de su condicin de autor de la obra. - Exigir el respeto a la integridad de la obra e impedir cualquier deformacin, modificacin, alteracin o atentado contra ella que suponga perjuicio a sus legtimos intereses o menoscabo a su reputacin. - Modificar la obra respetando los derechos adquiridos por terceros y las exigencias de proteccin de bienes de inters cultural. - Acceder al ejemplar nico o raro de la obra, cuando se halle en poder de otro, a fin de ejercitar el derecho de divulgacin o cualquier otro que le corresponda.
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b) Licencias para contenidos libres

En los ltimos aos han aparecido las llamadas licencias libres o licencias para contenidos libres. Se trata de contratos legales para conceder algunos derechos en determinadas condiciones sin tener que pedir permiso porque su uso ya ha sido autorizado. Es decir, hay obras que tienen unos derechos cedidos previamente en determinadas condiciones. Esta cesin est regulada por una licencia o contrato donde se indica cmo se difunde la obra y cmo puede ser reutilizada. La base legal de estas licencias es la propiedad intelectual y los derechos que otorga, ya que sin ellos no sera posible ceder ni autorizar nada. Lo que se persigue es buscar una gestin ms flexible y ms libre por parte de los autores. Esta herramienta legal para ceder derechos se denomina genricamente licencia libre o licencia para contenidos libres y permite la reproduccin, la distribucin y la comunicacin pblica de una obra, siempre que se cite y reconozca al autor y se mantenga el aviso legal. Las licencias no son exclusivas, su uso es gratuito y tienen un mbito de aplicacin mundial.
c) Gestin de obras ajenas

Como ya se ha mencionado, la mera creacin de una obra ya genera derechos a su autor. As pues, el hecho de que las obras carezcan de signo o copyright, no significa que puedan ser usadas libremente sino todo lo contrario. En muchas ocasiones, en especial en el mbito de los archivos, es complicado saber a quin hay que pedir permiso o localizar a todos los agentes que han estado implicados en la creacin. Existen ciertos usos que son autorizados por la ley sin tener que pedir permiso a los autores o a los titulares de los derechos. Son las llamadas excepciones o lmites a los derechos de autor. Estas excepciones14 son: la reproduccin provisional, la copia privada, las reproducciones con fines de seguridad pblica o para el correcto desarrollo de procedimientos administrativos, judiciales o parlamentarios. Otra de las excepciones de la ley es la referida a la cita y la ilustracin con fines docentes en la enseanza, pudindose tomar fragmentos de obras ajenas ya divulgadas para su anlisis, comentario o juicio crtico. No se debe olvidar, por supuesto, las limitaciones que afectan a las bibliotecas, museos o archivos. En este caso, los titulares de los derechos no pueden oponerse a la reproduccin de sus obras cuando aqullas se realicen sin nimo de lucro por los museos, bibliotecas, fonotecas, filmotecas, hemerotecas o archivos de titularidad pblica o integrados en instituciones de carcter cultural o cientfico y la reproduccin se realice exclusivamente para fines de investigacin o conservacin. Las instituciones antes mencionadas, tampoco requerirn autorizacin del titular de los derechos de autor por los prstamos que realicen (aunque se remunerar a los mismos con la cuanta econmica que se determine por Real Decreto). Tampoco requerirn autorizacin del autor la comunicacin de obras o su puesta a disposicin de los usuarios a efectos de investigacin cuando se realice mediante red cerrada e interna (). Todo ello sin perjuicio del derecho de autor a percibir una remuneracin equitativa (Art. 37 de la LPI). Si no nos encontramos en ninguno de los supuestos anteriores, siempre que queramos utilizar una obra protegida por derechos de autor deberemos pedir permiso
14
Artculos 31.1, 31.2, 31bis y 32 de la LPI.
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y autorizacin. En ese proceso de bsqueda del titular de los derechos, puede darse la situacin de que nos resulte imposible localizar al autor o titular. Es el caso de las llamadas obras hurfanas, cuya reutilizacin puede conllevar problemas, ya que, aunque no se pueda localizar al autor o titular de los derechos, estos pueden estar vigentes y pueden aparecer herederos o titulares de esas obras. Conviene recordar, a este respecto, que los derechos de autor tienen una validez temporal de hasta 70 aos despus de la muerte del autor. Transcurrido dicho plazo, la obra pasa a ser de dominio pblico y, por tanto, no ser necesario solicitar permiso alguno. As pues, una buena fuente para encontrar recursos libres de derechos es el dominio pblico, aunque no existe un registro oficial ni un depsito de obras en el que se recojan estos materiales15. Si debemos gestionar la solicitud de un permiso para la utilizacin de una obra ajena, deber tenerse en cuenta el uso que se le va a dar a la obra en cuestin, ya que es probable que no slo queramos reproducirla sino, adems, distribuirla y comunicarla. De tal manera, el permiso tendr que establecer en qu manera se realizarn estas acciones. Se puede llegar a pactar con el autor o titular una difusin libre de materiales, pero en todo caso esa voluntad deber quedar reflejada en el correspondiente acuerdo, siempre teniendo en cuenta, eso s, la revocabilidad de este tipo de licencias. Es decir, en cualquier momento el autor o titular puede modificar la licencia o volver al todos los derechos reservados. Pese a ello, la vigencia de la primera licencia con la que se ha divulgado la obra se mantendr para aquellos que hayan accedido a ella antes de operarse cualquier cambio.
15
Existen proyectos para la creacin de una base de datos local e internacional en la que se recojan las obras que se encuentran en domino pblico para facilitar las consultas.
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GLOSARIO
Compresin (de datos): consiste en la reduccin del volumen de informacin tratable (procesar, transmitir o grabar). En principio, con la compresin se pretende transportar la misma informacin, pero empleando una menor cantidad de espacio. El objetivo de la codificacin es siempre reducir el tamao de la informacin, intentando que esta reduccin de tamao no afecte al contenido. No obstante, la reduccin de datos puede afectar o no a la calidad de la informacin. Se habla de compresin sin prdida cuando los datos antes y despus de comprimirlos son exactos. Por el contrario, la compresin con prdida supone que el algoritmo de compresin elimina determinados datos para reducir an ms el tamao, con lo que se suele producir tambin una prdida de calidad. Copia manipulada u optimizada: fichero digital generado a partir del fichero maestro o master que ha sido sometido a algn proceso de manipulacin de la imagen, siempre con la finalidad de mejorar la visibilidad de la misma. Derecho de autor: conjunto de normas y principios que regulan los derechos morales y patrimoniales que la ley concede a los autores, por el solo hecho de la creacin de una obra literaria, artstica, cientfica o didctica, est publicada o indita. Una obra pasa al dominio pblico cuando los derechos patrimoniales han expirado. Digitalizacin: Accin de convertir en digital (aportando valores en bits 0 y 1) cualquier tipo de informacin, ya sea grfica, de audio, vdeo, etc. Dominio pblico: en el mbito de los derechos de autor, se entiende por dominio pblico la situacin en que quedan las obras literarias, artsticas o cientficas al expirar el plazo de proteccin de los derechos patrimoniales exclusivos que las leyes de derecho de autor reconocen en favor del derecho habiente y que implica que pueden ser explotadas por cualquier persona o corporacin, pero siempre respetando los derechos morales (bsicamente la paternidad de la obra). Esto sucede habitualmente trascurrido un trmino contado desde la muerte del autor. Exif (formato Exif information): Exif es la abreviatura de Exchangeable Image File (archivo de imagen intercambiable). Originalmente, el formato Exif es una especificacin para formatos de archivos de imagen usado por las cmaras digitales. La informacin Exif son metadatos encapsulados en el archivo de imagen en el momento de la exposicin (aunque pueden ser modificados a posteriori mediante aplicaciones como Adobe PhotoShop). Esta informacin puede contener: marca y modelo de la cmara, dimensiones de la imagen, fecha y hora de la exposicin, informacin tcnica de la exposicin, etc. Pero, adems, las etiquetas de metadatos definidas en el estndar Exif cubren un amplio espectro, que puede incluir otros metadatos descriptivos de la imagen, por lo que llegado el caso- pueden ser adaptados para cubrir las necesidades de la descripcin archivstica de cada unidad de descripcin.
44
Fichero maestro (o master): fichero resultante de digitalizar el original a la resolucin mxima determinada y que no ha sido manipulado ni sometido a ningn proceso de optimizacin. Grfico vectorial: Grficos de vector, grficos orientados a objetos (object-oriented graphics, SVG) se refieren al uso de frmulas geomtricas para representar imgenes por software y hardware. Es decir, los grficos vectoriales son creados con formas geomtricas primitivas como puntos, lneas, curvas o polgonos. IPTC (Metadatos): Se trata de un estndar de metadatos controlado y definido en 1979 por el International Press Telecommunications Council, del cual tom su nombre. Naci como sistema para documentar y codificar las noticias en formato texto enviadas por medios electrnicos a las agencias de prensa. En 1994 Adobe desarroll un sistema para incrustar en la cabecera de los ficheros de imagen digital un grupo de campos IPTC utilizando Photoshop. Con ello naci el modelo de edicin de metadatos IPTC (NAA-IIM) para imgenes, que ha sido adoptado como el estndar comn para la documentacin de imgenes digitales en la mayora de los programas de edicin y catalogacin. Es posible grabar informacin IPTC en ficheros JPG, TIFF, PSD y en los ficheros RAW de la mayora de cmaras digitales. Metadatos: El trmino metadatos no tiene una definicin nica. Se habla de metadatos como datos sobre datos, informacin sobre datos, descripciones estructuradas y opcionales que estn disponibles de forma pblica para ayudar a localizar objetos, etc. Migracin (de datos): La migracin de los datos consiste en convertir los datos desde un sistema de base de datos a otro o desde una aplicacin a otra, con la finalidad de actualizar la versin de dicha base de datos o aplicacin y evitar as la prdida de informacin. Pxel: Un pxel o pixel, plural pxeles (acrnimo del ingls picture element, "elemento de imagen") es la menor unidad homognea en color que forma parte de una imagen digital, ya sea esta una fotografa, un fotograma de vdeo o un grfico. Repositorio: Un repositorio, depsito o archivo es un sitio centralizado donde se almacena y mantiene informacin digital, habitualmente bases de datos o archivos informticos. Servidor: En informtica, un servidor es una computadora que, formando parte de una red, provee servicios a otras computadoras denominadas clientes. Servidor de archivo: es el que almacena varios tipos de archivos y los distribuye a otros clientes en la red.
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ANEXO I
Formatos estndar fotografa soporte rgidos utilizados en el siglo XIX

Formato Resolucin de captura/tipos de archivo
720 ppp/TIFF sin comprimir
Volumen Archivo
103 Mb
Modos de color RGB

Color, a 24 bits Color, a 24 bits Color, a 24 bits Color, a 24 bits Color, a 24 bits Color, a 24 bits Color, a 24 bits
Formato de papel Imperial (25,2x17x5 cm)
Formato papel Boudoir (21,8x13,4 cm)
106 Mb
Formato papel Panel ( 21x10,3 cm)
96 Mb
Formato papel Promenade (18x10,3 cm)
100 Mb
Formato papel Gabinet (16x11,5 cm)
100 Mb
Formato papel Victoria (12,7x 8,3cm)
1400 ppp / TIFF sin comprimir
100 Mb
Formato de papel Carta de Visita (10,7x6x3 cm)
97 Mb
46
TABLA COMPARATIVA DE FORMATOS DE IMGENES TIFF sin comprimir JPG comprimido color 24 bits 327 Kb 614 Kb 1,6 Mb 2,6 Mb 5,3 Mb PNG comprimido color 24 bits 693 Kb 2,3 Mb 4,2 Mb 6,4 Mb 11,4 Mb
Formato original DIN A4 (21X20,7 cm) DIN A4 DIN A4 DIN A4 DIN A4
Resolucin 100 200 300 400 600
escala de grises a 8 bits 944 Kb 3,7 Mb 8,3 Mb 14,7 Mb 33 Mb
color 24 bits 2,7 Mb 11 Mb 24,9 Mb 44,25 Mb 99 Mb
47
48
49
50
BIBLIOGRAFA
AA.VV. Vives, Josep (Coord.). Digitalizacin del patrimonio: archivos, bibliotecas y museos en la red. Barcelona, 2009. SIGIA. Normas Tcnicas n 1.Digitalizacin de documentos. Versin 1.0. Sistema de Gestin e Informacin de Archivo. Gobierno del Principado de Asturias. Consejera de Economa y Administracin Pblica. 2007. Tocco, Maximiliano. Manual conceptual operativo de digitalizacin. Crespo, Carmen. La reprografa en los Archivos. Boletn ANABAD. Tomo 36, n 1-2, 1986, pp. 45-62. Bermdez Muoz, Mara Teresa. Gua para digitalizar documentos http://www.archivonacional.go.cr/pdf/guia_digitalizar_documentos.pdf) (en
Boadas i Raset, Joan. Patrimonio fotogrfico: estrategias para su gestin (en http://www.girona.cat/web/sgdap/docs/patrimonio_fotografico_estrategias.pdf) http://www.library.cornell.edu/preservation/tutorial-spanish/quality/quality-02.html Recomendaciones tcnicas para la captura y digitalizacin de fondos de archivo. (Archivo del Reino de Valencia. Mayo 2005) (En http://dglab.cult.gva.es/ArxiuRegne/documents/Recdigitalizacion.pdf ) Recomendaciones tcnicas para la digitalizacin de documentos. Archivos de Andaluca. Julio 2010. En: http://www.juntadeandalucia.es/cultura/archivos/html//sites/default/contenidos/general/ Recomendacioes_Tecnicas/RecomendacionesTecnicas/001_Recomendaciones_txcni cas_digitalizacion.pdf ) Plan de Digitalizacin de la Filmoteca http://www.mcu.es/cine/docs/MC/FE/PlanDigitalizacion.pdf) Nacional (En (En
Riecks, David. IPTC Core Schema for XMP. Version 1.0 http://www.iptc.org/std/Iptc4xmpCore/1.0/documentation/Iptc4xmpCore_1.0-docCpanelsUserGuide_13.pdf )
E-informacin: integracin y rentabilidad en un entorno digital. Fesabid. 10s jornadas espaolas de documentacin. 2007. Para la elaboracin de estas recomendaciones, se han estudiado las experiencias de las siguientes instituciones: La Diputacin de Soria. El Archivo Municipal de Valladolid. La Biblioteca Digital de Castilla y Len. La Diputacin de Barcelona. La Junta de Andaluca. El Principado de Asturias.
51

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Recomendaciones pa ra l a digitalizacin de documentos en los A rc hi v os

Versin: 4 Fecha: octubre 2010

Informacin de control del documento

Fecha: noviembre 2010

Fecha: enero 2011 Fecha: marzo 2011

Versin: 4 Fecha: octubre 2010

CRITERIOS GENERALES Y RECOMENDACIONES PARA LA DIGITALIZACIN DE DOCUMENTOS EN LOS ARCHIVOS

Versin: 4 Fecha: octubre 2010

Versin: 4 Fecha: octubre 2010

Versin: 4 Fecha: octubre 2010

1. MARCO NORMATIVO Y OBJETO DE ESTE DOCUMENTO

Versin: 4 Fecha: octubre 2010

Versin: 4 Fecha: octubre 2010

2. CONCEPTOS BSICOS a) Imagen digital

Versin: 4 Fecha: octubre 2010

c) Profundidad de bits o resolucin cromtica

d) Tamao del fichero

Versin: 4 Fecha: octubre 2010

Versin: 4 Fecha: octubre 2010

Versin: 4 Fecha: octubre 2010

Versin: 4 Fecha: octubre 2010

3. PLAN DE DIGITALIZACIN a) Finalidad de la digitalizacin en los archivos.

b) Nociones bsicas: qu se entiende por Plan de digitalizacin

Versin: 4 Fecha: octubre 2010

Versin: 4 Fecha: octubre 2010

Versin: 4 Fecha: octubre 2010

Versin: 4 Fecha: octubre 2010

Cuadro de seleccin de materiales

Versin: 4 Fecha: octubre 2010

Versin: 4 Fecha: octubre 2010

Versin: 4 Fecha: octubre 2010

Ejemplo de mesa de reproduccin y resultado de la digitalizacin realizada

Versin: 4 Fecha: octubre 2010

d) Establecimiento de Proyectos de digitalizacin particulares para cada fondo

Versin: 4 Fecha: octubre 2010

e) Solicitudes de digitalizacin bajo demanda

f) Gestin de las imgenes digitales

Versin: 4 Fecha: octubre 2010

Versin: 4 Fecha: octubre 2010

Versin: 4 Fecha: octubre 2010

Versin: 4 Fecha: octubre 2010

Metadatos descriptivos del fichero digital

Fechas del original

Obligatorio Obligatorio Recomendado Recomendado Recomendado

Versin: 4 Fecha: octubre 2010

Recomendado Recomendado Recomendado

Recomendado Recomendado Obligatorio Obligatorio

Versin: 4 Fecha: octubre 2010

Versin: 4 Fecha: octubre 2010

Ejemplo de esquema de metadatos en un software propietario

4. ASPECTOS TCNICOS DE LA DIGITALIZACIN a) Protocolo de actuacin

Versin: 4 Fecha: octubre 2010

3. Fechas y lugares 4. Nivel de la descripcin 5. Volumen y soporte 6. Nombre/s del/los productor/es

Versin: 4 Fecha: octubre 2010

Ejemplo de carta de colores en monitor calibrado calidad del color alta

Versin: 4 Fecha: octubre 2010

Texto impreso A3 ( 29,7x42 cm) B/N

200 ppp/ PDF sin comprimir

Texto impreso A4 (21X29,7 cm) B/N

300 ppp/ PDF sin comprimir

Planos, mapas, pergaminos

200 ppp/ TIFF sin comprimir

200 ppp/ TIFF sin comprimir