Auditora Bienes de cambio y costo de ventas

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Antonio Juan Lattuca, 2010 UNR - FCE

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Faltantes de inventarios no registrados Recuentos fsicos engaosos Existencias no registradas Bienes recibidos en consignacin declarados como propios Bienes obsoletos o deteriorados no desvalorizados Bienes valuados por encima del su valor recuperable Corte inapropiado de recepciones y despachos de bienes Errores de imputacin o medicin de los costos (en rdenes o procesos) Errores en las cantidades fsicas o monetarias incluidas en las transferencias entre las distintas etapas de produccin

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Fraudes, errores y omisiones

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Separacin de funciones Iniciar o requerir una OC Ciclo de compras, cuentas Preparar o emitir una OC a pagar y pagos Recibir los bienes adquiridos Custodiar los bienes de cambio Mantener registros y autorizar ajustes, incluye disposicin Practicar recuentos fsicos independientes de la custodia Seguimiento de las diferencias entre existencias y registros Autorizacin de requerimiento o transferencias de materiales Recibir y transferir bienes desde y hacia produccin Despachar bienes a clientes - Ciclo de ventas, cuentas por cobrar y cobros

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Controles tpicos en bienes de cambio

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1. Recepcin y almacenamiento de BC

Objetivos / Errores potenciales

Slo se reciben BC si cumplen con los requisitos de la OC (validez)

Actividades de control

Los BC se registran con precisin (registro)

Todos los BC recibidos se contabilizan (integridad)

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Cantidad y calidad BC recibidos con OC investigando atrasos significativos de entrega Cancelacin NP, OC e IR emitidos para evitar el doble registro Rechazo de recepciones sin OC Devolucin inmediata de bienes rechazados a proveedores Los BC se reciben slo en los almacenes habilitados y por el personal autorizado Registro cronolgico de IR y cotejo peridico con mayores de almacenes y contabilidad Conciliacin peridica entre registros de almacenes y contabilidad Investigacin de facturas de proveedores sin IR u OC Conciliacin de resmenes de cuenta recibidos de proveedores con registros contables Prenumeracin de los IR y control de secuencia numrica

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Objetivos y actividades de control interno

Los BC se registran en el perodo apropiado (corte)

2. Custodia de los BC

Los BC estn aptos para su uso o venta (valuacin)

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Los ajustes de cantidades y precios surgen de diferencias detectadas : -se autorizan debidamente (validez) -se registran todos (integridad) -se registran correctamente (registro) -se registran en el perodo correcto

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Registro cronolgico de los BC recibidos Conciliacin peridica de los IR con el mayor de almacenes y registros contables Anlisis de la recepciones cercanas a la fecha de cierre y cotejo de su fecha de registro (IR, OC y factura) Separacin de almacenes de MP, PP y PT Recuentos fsicos rotativos, cotejo con registros y determinacin de diferencias Evaluacin del estado fsico de los BC, separacin de los obsoletos o deteriorados (comprados o producidos) y autorizacin apropiada para disponer de ellos. Mantenimiento de las condiciones ambientales y de seguridad apropiadas Prenumeracin de los formularios que autorizan cambios Revisin y aprobacin de los cambios por la gerencia Asiento inmediato de los cambios aprobados Comprobacin independiente de los cambios con documentacin y registros

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Objetivos y actividades de control interno

3. Transferencias de MP a produccin

4. Produccin en proceso y costeo

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Los costos de produccin (MP, MO y GF) registrados: a) Existen y pertenecen a la entidad; b) Se registraron por los montos correctos y en las cuentas apropiadas; c) No se ha omitido costo alguno d) Estn asignados al perodo correcto (validez, registro, integridad y corte)

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Todos los productos defectuosos y residuos de produccin, son vlidos, no existen omisiones, se registran apropiadamente y en el perodo correcto (validez, integridad, registro y corte)

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Todas las transferencias de MP se registran, son vlidas, se anotan en las cuentas y por los montos apropiados y en el perodo correspondiente. (integridad, validez, registro y corte)

Recuentos peridicos de las transferencias de MP recibidas y comparacin con documentacin prenumerada. Conciliacin peridica de los registros de produccin en proceso con las cuentas de contabilidad general Cotejo independiente de las RM, Boletas de MO y planillas de gastos indirectos con los registros de la PP. Revisin de la gerencia de los costos registrados, basada en su conocimiento de las actividades Si se aplican costos estndares, revisin de la gerencia de las variaciones y su apropiacin a resultados Revisin de la gerencia del registro apropiado de los productos desechados, reelaborados y de los desperdicios de produccin, basada en su conocimiento de las actividades.

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Objetivos y actividades de control interno

Todos los PT recibidos de Produccin se registran en el mayor de almacenes en UF y en contabilidad en valores y se lo hace en el perodo correcto y en las cuentas y montos correctos (integridad, corte y registro) Todos los productos terminados estn sometidos a control de calidad (valuacin)

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6. Despacho de productos terminados y cargos al costo de ventas

Los bienes defectuosos devueltos por los clientes se aceptan slo si cumplen los requisitos fijados y se registran correctamente en monto, cuenta y perodo (validez, registro, integridad y corte)

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5. Manejo de productos terminados

Registro cronolgico de los IR de productos terminados (IRPT) prenumerados Cotejo de IRPT con OT concluidas o Partes de Productos Terminados y con registros de almacn y contabilidad Conciliacin peridica de estos registros Examen peridico de productos rechazados por control de calidad y disposicin tomada de acuerdo con normas de la entidad Registro cronolgico previo recuento de bienes defectuosos recibidos y aceptados, respaldados por los IR prenumerados. Aprobacin gerencial de los importes registrados Ver ciclo de ventas, cuentas por cobrar y cobranzas

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Objetivos y actividades de control interno

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 Observacin de las condiciones ambientales y seguridad de almacenes Indagacin sobre mtodos y frecuencia de recuentos rotativos Examen del seguimiento de diferencias en recuentos fsicos y autorizacin de las resoluciones tomadas al respecto Examen de la secuencia numrica de la documentacin Examen de las conciliaciones peridicas entre registros principales y auxiliares Pruebas selectivas de dbitos autorizados a las OT o procesos con documentacin y registros principales y auxiliares Pruebas de determinacin de costos unitarios de PP y PT y transferencias a PT o almacenes, respectivamente Examen selectivo de autorizaciones y registro apropiado de bienes obsoletos, deteriorados, devueltos por clientes y reprocesados.

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Pruebas de controles del auditor

Observacin del inventario fsico

Anterioridad a la fecha del recuento

En la fecha del recuento fsico

Con posterioridad a la fecha de recuento

Controlar la adecuada compilacin y el corte de tarjetas de recuento Cotejar los recuentos efectuados por el auditor con las planillas de compilacin Sumar las pginas donde estn incluidas estas partidas y los totales de las dems pginas Cotejar con el corte de documentacin al cierre Si el inventario fue hecho en fecha preliminar evaluar vigencia de los procedimientos de control hasta el cierre

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Practicar el corte de documentacin (IR, RM, R, tarjetas de recuento fsico por utilizar, OT abiertas, etc.) Presenciar el recuento y observar que se cumplan las instrucciones respecto del doble recuento, bienes obsoletos o deteriorados, bienes en recepcin o despacho, etc.) Realizar pruebas selectivas del recuento fsico

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Leer instrucciones de la empresa y determinar ubicaciones de BC significativos Determinar tamao de la muestra y mtodo de seleccin Preparar y enviar solicitudes de confirmacin para BC en poder de terceros

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Pruebas sustantivas de auditora

Revisin de saldos finales

Examinar eliminacin de resultados entre compaas relacionadas Examinar el registro de prdidas producidas por contratos de compra no cumplidos Examinar el registro de los ajustes de inventario fsico y valores Examinar la exposicin del rubro, las notas y anexos conforme la NCP

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Aspectos varios

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Con el inventario detallado y valorizado cotejar selectivamente las valuaciones de las partidas conforme con el mtodo de asignacin de costos vigente Para las muestras seleccionadas examinar que no se supere el valor recuperable Examinar las previsiones para obsolescencia, deterioro, desvalorizacin, etc. Analizar el grado de capacidad ociosa de la planta y su consideracin contable (cargo al costo o resultados) Revisar la razonabilidad de las sobre o sub-aplicaciones de gastos indirectos y su destino posterior En caso de costos estndares, revisar las variaciones y su apropiacin a resultados Si el examen fue antes del cierre, detallar el resultado de la revisin analtica u otro procedimiento que permite extender las conclusiones al cierre

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Pruebas sustantivas de auditora