NDICE

LECCIN 1: ACCESS 2000. Prctica 1 LECCIN 2: TRABAJAR CON ACCESS 2000. Prctica 2 LECCIN 3: DISEO DE BASES DE DATOS. Prctica 3 LECCIN 4: TABLAS. Prctica 4 LECCIN 5: EDICIN DE DATOS. Prctica 5 LECCIN 6: SELECCIONAR DATOS. ORTOGRAFA. Prctica 6 LECCIN 7: PERSONALIZAR LAS TABLAS. Prctica 7 LECCIN 8: CONSULTAS. Prctica 8 LECCIN 9: FORMULARIOS. Prctica 9 LECCIN 10: INFORMES. Prctica 10 EJERCICIOFINAL

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Access 2000
PRCTICA n esta primera prctica vamos familiarizarnos con el entorno de trabajo de Microsoft Access 2000.

Para ello deber realizar las siguientes tareas: Inicie la ejecucin de Access creando una base de datos en blanco con el nombre MISDATOS.MDB sin utilizar el asistente. Site la barra de herramientas como flotante en cualquier parte de la pantalla. Vare sus dimensiones como hace con las ventanas de Windows. Por ltimo, sin arrastrarla, vuelva a situarla anclada en el borde superior, para dejarla como estaba al principio. Muestre y oculte distintas barras de herramientas en la ventana de Access. Cuando termine, deje visible slo la barra de herramientas que estaba al principio. Muestre los mens contextuales de distintas partes del entorno de Access (barra de mens, barra de herramientas, etc.). Acceda al ayudante de Access, introduzca Bases de datos y pulse el botn de Buscar. Acceda a Base de datos: definicin y funcionamiento. Lea y desplcese por las distintas pginas. Cuando termine cierre la ayuda. Para terminar su sesin con Access, salga del programa con la opcin adecuada de la barra de mens.

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Trabajar con Access 2000

PRCTICA n esta prctica deber realizar los siguientes pasos:

Cree una base de datos con el asistente para bases de datos con el nombre Actividad.mdb utilizando la base de datos Administracin de actividades como plantilla, que encontrar entre las bases de datos que Access tiene predefinidas. Elija las opciones que desee en las distintas pginas que le presente el asistente. Pulse el botn para cerrar la ventana del panel de control principal que presenta la base de datos que ha creado el asistente. Maximice la ventana de la base de datos. Muestre los distintos objetos (tablas, consultas, etc.) de la base de datos. Utilice la barra de herramientas para mostrar los objetos con iconos grandes, iconos pequeos, en forma de lista y en detalle. Abra la tabla Actividades y muestre las dos ventanas en cascada, mosaico horizontal y vertical. Cierre la ventana de la tabla y maximice la de la base de datos. Muestre las propiedades de la base de datos que tenemos abierta y en la ficha Resumen introduzca el texto Librera en el campo Asunto. Observe el conjunto de objetos de la base de datos en la ficha Contenido. Cierre la base de datos. Muestre el cuadro de dilogo para abrir una base de datos ya existente. Utilice el sistema de bsqueda indicando como propiedad de bsqueda el asunto y la palabra Actividad. Inicie la bsqueda. Cuando haya encontrado el archivo Actividad.mdb cierre el cuadro de Abrir y d por finalizada su sesin de trabajo con Access.

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Diseo de bases de datos

PRCTICA

lo largo de todas las prcticas, si no se indica lo contrario, aplicar los conocimientos que vaya adquiriendo sobre una base de datos que llamaremos PRACTICA.MDB. Por tanto, antes de comenzar cada prctica, deber ejecutar Access y abrir la base de datos mencionada. Antes de comenzar a trabajar en la base de datos indicada anteriormente, debe hacer el diseo de la base de datos para establecer los campos, las tablas y las relaciones que existirn entre ellas. No se preocupe si incluye campos distintos o distribuye los campos en tablas distintas. Cuando termine el diseo compare sus resultados con los de la solucin de la prctica, que ser el diseo que seguiremos para crear y trabajar con la base de datos en prcticas sucesivas. El diseo de una base de datos, se hace primero con papel y lpiz y despus se crea en el ordenador. Realice en un papel el diseo de la base de datos siguiendo las indicaciones que se mencionan a continuacin. El propsito de la base de datos es el de gestionar una agencia de viajes. La informacin que deseamos obtener de la base de datos estar relacionada con los clientes de la agencia, los viajes que realicen. Entre los datos que queremos obtener estn: relacin de fecha de inicio de los viajes, informe para el cliente de las caractersticas y precio de los tipos de viaje disponibles agrupados por zonas (Europa, Asia, Amrica, etc.), adems de otros formularios e informes. Tenga en cuenta que, segn lo indicado, slo necesitamos datos de las personas que van a realizar los viajes, sobre las diferentes clases de viajes disponibles y sobre los viajes pedidos o solicitados por los clientes. Para empezar, seleccione de entre los siguientes temas (tablas) los que podran incluirse en la base de datos: Barcos, trenes, tipos de viaje, avisos, facturas, compras, viajes, aviones, proveedores, clientes, ventas, revisiones. A continuacin, incluya en cada tabla los campos que necesite. Recuerde incluir campos de cdigo para identificar a los registros de las tablas. Le muestro una relacin para darle una idea:

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Cdigo cliente, viaje, destino, fecha inicio, nombre, direccin, cdigo postal, telfono, ciudad, cdigo viaje, importe, pas, zona, lugar, tipo transporte, provincia, apellidos, documentos, ... Para terminar el diseo, establezca las relaciones entre las tablas. Consulte la solucin a la prctica si en alguno de los tres pasos (establecer tablas, campos y relaciones) no tiene claro qu hacer y tambin para comparar los resultados una vez haya terminado el diseo de la base de datos. Por ltimo, una vez tenga el esquema del diseo de la base de datos plasmada en un papel, encienda el ordenador, acceda a Access y cree la base de datos en blanco con el nombre PRACTICA.MDB. Todas las tablas, consultas, formularios e informes que vaya creando en prcticas sucesivas las guardar en este archivo de la base de datos.

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procesos:

Tablas
PRCTICA

n esta prctica crearemos las tablas con los campos indicados en el diseo de la prctica anterior. Para ello, realice los siguientes

Abra la base de datos PRACTICA.MDB y cree la tabla Clientes utilizando el asistente para tablas. Incluya los campos ms parecidos a los indicados a continuacin y cmbieles el nombre si es necesario para tener la relacin de campos siguiente, que puede ver abriendo la tabla en el modo de Diseo. El campo CdigoCliente ser la clave principal cuya numeracin asignar Access automticamente. Cree las tablas Tipos de viajes y Viajes con los siguientes tipos de campos sin utilizar el asistente:

Asegrese de que el tamao del campo sea Entero largo para los tipos de datos Autonumrico y Numrico. Indique las claves principales para las tablas. A continuacin, establezca las relaciones para que se muestren como figura en el cuadro siguiente:

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Asegure en cada una de las dos relaciones la integridad referencial para que no se eliminen accidentalmente registros relacionados. Cierre la base de datos guardando los cambios.

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Edicin de datos
PRCTICA n esta practica introducir datos en las tablas de la base de datos PRACTICA.MDB.

Primero introduzca los siguientes datos de los clientes:

A continuacin, haga lo mismo con la tabla Tipos de viajes:

Utilice el cuadro Registro especfico y los botones que tiene para desplazarse a cualquier registro.

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Seleccionar datos. Ortografa

PRCTICA

n esta prctica introducir los datos de algunos viajes realizados por clientes, en la tabla Viajes de la base de datos PRACTICA.MDB. Primero introduciremos slo el cdigo del tipo de viaje, el del cliente y la fecha de inicio del viaje. Por ello, oculte el resto de campos para que no molesten. Introduzca los siguientes viajes: CdigoTipoViaje 6 3 8 2 9 3 4 8 6 3 4 CdigoCliente 8 2 5 7 1 7 5 8 2 7 2 FechaInicio 12/03/97 04/12/96 21/05/96 31/07/97 16/04/96 18/11/97 27/09/96 24/08/97 31/03/97 06/06/96 23/08/97

Durante la introduccin de los datos, ample o acorte el ancho de las columnas para que se ajuste al tamao de los datos. Para introducir el importe, muestre slo los campos CdigoTipoViaje e Importe, ordenados de forma ascendente por el cdigo del tipo de viaje. As le ser ms fcil incluir el importe. Abra la ventana de la tabla Tipo de viajes y dispngala en mosaico vertical con la de Viajes para ver los datos de los importes que debe introducir. Abra la tabla Clientes y seleccione las columnas Nombre, Apellidos, Direccin, Cdigo postal, Ciudad y Provincia con el ratn. Sobre lo seleccionado aplique la revisin ortogrfica.

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Personalizar las tablas

PRCTICA amos a modificar el diseo de algunos campos de las tablas para darles un formato ms optimizado a nuestras pretensiones.

Cambie el tamao de los campos para adecuarlos a los siguientes: CLIENTES Nombre Apellidos Direccin CdigoPostal Ciudad Provincia TIPO DE VIAJES Lugar Duracin Pas Zona TipoTransporte Documentos Sanidad

20 30 40 5 30 25

40 Entero 30 20 10 20 40

En la tabla Viajes, para el campo FechaInicio, mediante el asistente para mscaras de entrada, asigne a las propiedades Formato y Mscara de entrada el tipo Fecha corta. De la misma forma, fije para este campo la fecha actual del ordenador como valor predeterminado. Para ello, en el generador de expresiones despliegue la carpeta Funciones y en Funciones incorporadas seleccione la funcin Fecha. Por ltimo, fije el valor adecuado a la propiedad correspondiente para exigir que se introduzcan datos, aunque sean duplicados, en los campos CdigoCliente y CdigoTipoViaje de la tabla Viajes antes de almacenar el registro, ya que dichos campos no pueden quedar vacos.

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Consultas
PRCTICA

n esta prctica ya empezaremos a obtener informacin de nuestra base de datos. Para ello realizaremos una consulta sobre los viajes establecidos. Cree una consulta con el asistente de consultas sencillas incluyendo los campos de las tablas siguientes: Campo CdigoViaje CdigoTipoViaje CdigoCliente Nombre Apellidos Lugar FechaInicio Importe Tabla Viajes Viajes Viajes Clientes Clientes Tipo de viajes Viajes Viajes

Indique en el asistente que se muestre la consulta en detalle y como nombre especifique Viajes asignados. Finalice la tarea del asistente mostrando la consulta creada para ver la informacin en el modo Hoja de datos. Muestre todos los campos excepto los campos de cdigo de viaje, tipo de viaje y cliente. Haga que se muestren los datos ordenados por la fecha de inicio del viaje y despus por el precio (de menor a mayor).

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Formularios
PRCTICA

tilice el Asistente para formularios para crear un formulario para aadir registros en la tabla Clientes. Incluya todos los campos excepto el del cdigo del cliente. Indique al asistente que los campos se dispondrn en columnas, con el estilo Internacional y que el nombre del formulario ser Clientes. Utilice el mismo asistente para crear el formulario Nuevos viajes, que nos servir para dar de alta la contratacin de nuevos viajes. Se incluirn los siguientes campos de las tablas indicadas: Tabla Viajes Tipo de viajes Tipo de viajes Viajes Tipo de viajes Tipo de viajes Tipo de viajes Tipo de viajes Tipo de viajes Viajes Clientes Clientes Clientes Clientes Clientes Clientes Clientes Viajes Campo CdigoTipoViajes Lugar Pas FechaInicio Duracin TipoTransporte Documentos Sanidad Importe CdigoCliente Nombre Apellidos Direccin CdigoPostal Ciudad Provincia Telfono Importe

Indique al asistente que el formulario ser simple, clasificado por Viajes, dispuesto en columnas y con el estilo Internacional. Con este asistente ya puede dar de alta nuevos viajes. Para comprobarlo, incluya un nuevo viaje indicando el cdigo del tipo de viaje 3 y el cdigo de cliente 7. Como precio en el campo Viajes.Importe, introduzca el mismo que el que figura en el campo Tipo de viajes.Importe.

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Informes
PRCTICA

n esta prctica debe realizar un informe que muestre una relacin de los viajes realizados que con ms frecuencia se han contratado, en orden decreciente. El informe se basar en una consulta creada con el asistente para consultas de Buscar duplicados. En este asistente deber indicar que los datos duplicados se deben buscar en el campo CdigoTipoViaje de la tabla Viajes. Finalice la ejecucin del asistente y abra la consulta en el modo adecuado para poder variar su diseo. En el campo que se ve como NmeroDeDuplicado borre >1 de la fila Criterios. Muestre el cuadro Mostrar tabla y agregue a la consulta la tabla Tipo de viajes. Aada el campo Lugar. Incluya el campo Importe de la tabla Viajes.

Muestre la consulta en modo Hoja de datos y ordene por el nmero de viajes de forma descendente. Cambie las etiquetas para que se muestre de la forma siguiente: Cierre y guarde la consulta. Para crear el informe utilice el Asistente para informes. Indique que se basar en la consulta que acaba de realizar. Incluya todos los campos y especifique que se ordenen descendentemente por el campo Nmero viajes. El informe tendr orientacin vertical, distribucin tabular y con un estilo Compacto. El nombre del informe ser Viajes ms solicitados. Observe el informe con la vista preliminar. Su aspecto debe ser parecido a que se muestra a continuacin:

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Final
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Ejercicio final
PRCTICA

na academia de informtica desea informatizar la gestin de cursos mediante Access. Para ello y despus de un anlisis previo de la informacin y de los procesos que se necesitan se ha decidido disear las siguientes tablas: CURSOS: Nombre del campo CdigoCurso Nombre FechaInicio FechaFin NumHoras PrecioAlumno CdigoProfesor PtsHora ALUMNOS: Nombre del campo DNI Nombre Apellidos Direccin Poblacin Telfono CdigoPostal CdigoCurso PROFESORES: Nombre del campo DNI Nombre Apellidos Direccin Poblacin Telfono CdigoPostal CdigoCurso
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Tipo Texto 6 Texto 30 Fecha Corta Fecha Corta Numrico (Entero) Numrico (Entero largo) Texto 6 Numrico (Entero)

Tipo Texto 14 Texto 30 Texto 50 Texto 60 Texto 30 Texto 10 Texto 5 Texto 5

Tipo Texto 14 Texto 30 Texto 50 Texto 60 Texto 30 Texto 10 Texto 5 Texto 5

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Cree las tablas manualmente desde el modo vista diseo y establezca la clave principal de cada tabla. Una vez creadas las tablas, establezca las relaciones entre ellas. Para que la introduccin de datos sea ms cmoda, disee los formularios de entrada para cada una de las tablas con el asistente para formularios. Una vez diseados los formularios, introduzca los siguientes datos:

Cree las consultas e informes necesarios para realizar los siguientes procesos: 1-. Informe para cada alumno de los cursos a los que est inscrito, con los datos del curso, fecha de inicio, precio, nmero de horas, etc... 2-. Se quiere realizar una oferta de los cursos. Para ello realice un informe con el listado de todos los cursos disponibles. 3-. Informe para el pago a los profesores, teniendo en cuenta que se les paga por horas (Campo PtsHora) y que se les practica una retencin de 15 % por IRPF.
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Un nuevo alumno desea inscribirse al curso de Word 2000. Sus datos son los siguientes: Javier Lpez Ibarra DNI 23455347-D C/ Cuenca 20 46010 - Valencia Tfno: 96 456 45 56 Prepare un informe para enviarle la informacin del curso.

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