Archivistica Tecnologias Castella

Archivstica y nuevas tecnologas: consideraciones sobre terminologa, conceptos y profesin
Lligall. Revista d'Arxivstica Catalana, 1999, nm. 14. Ponencia presentada en las Jornades d'Arxivstica de Catalunya, "Arxivant bites", (Vic, 1999). http://www.arxivers.com Llus-Esteve Casellas i Serra Servicio de gestin documental, archivos y publicaciones Ajuntament de Girona. Plaa del Vi, 1. 17004 Girona lecasellas@ajgirona.org
La expansin del uso de los microordenadores a partir de principios de los aos 80 populariz rpidamente la aceptacin del trmino informtica como la tcnica del tratamiento automtico de la informacin1. Su aplicacin al mundo de los archivos tuvo, evidentemente, una buena acogida, ya que supona la posibilidad de automatizar algunos procesos caracterizados por su penosidad como por ejemplo la bsqueda en voluminosos instrumentos de descripcin, la gestin del espacio de los depsitos, etc. As mismo, el uso de los medios informticos en los mbitos de la gestin administrativa ms all de operaciones estrictamente instrumentales, es decir, que ya no eran la simple substitucin de la maquina de escribir, pronto motiv las primeras advertencias de alerta por la fragilidad y obsolescencia de estas tecnologas. Aun no resueltos del todo estos problemas, a principios de la dcada de los 90 se consolidan las bases de lo que llamamos la sociedad de la informacin, considerada como la revolucin crucial de este fin de milenio. La informacin y la comunicacin, ejes fundamentales de cualquier actividad humana, se han situado en primer termino en cualquier planificacin estratgica y tecnolgica de una organizacin y los archiveros, conscientes de las potencialidades del empuje de la sociedad de la informacin , hemos asimilado rpidamente los aspectos formales de estas tecnologas como vehculo de la rehabilitacin de nuestra profesin. De esta manera hemos pasado de archiveros y gestores de documentos a gestores de la informacin y, en poco tiempo de diferencia, ya hay quien nos sita en el mbito de la gestin del conocimiento. Sin negar la posibilidad de que nuestra profesin, como cualquier otra, evolucione de forma habitual en relacin con su contexto quizs es prematuro hablar de la reconversin de la profesin de archivero o de la aparicin de una nueva profesin, cuando en nuestro pas las nuevas tecnologas de la informacin prcticamente solo se han aplicado de forma instrumental2 y, adems, cuando hasta el momento no podemos calificar de normalizada nuestra situacin profesional. Ms an, si consideramos que los problemas derivados de estas nuevas tecnologas3 estn an por resolver o en evolucin en piases de ms tradicin archivstica en este campo. Por otra parte, hay que especificar qu queremos decir cuando
Llus-Esteve Casellas i Serra lecasellas@ajgirona.org
hablamos de tecnologas de la informacin, porque de buenas a primeras a menudo ya se obvia el aadido y de la comunicacin. Todo el mundo est de acuerdo en que las tecnologas de la informacin son la base de la sociedad de la informacin, pero no hay que olvidar que lo son en tanto que permiten la comunicacin entre sistemas y hacen posible la captura, almacenamiento, tratamiento y difusin informatizada de la informacin4. Difusin entendida en un sentido amplio, es decir, complementada con la posibilidad de establecer el intercambio electrnico de datos y, por tanto, resultado de la combinacin de la informtica y las telecomunicaciones. Igualmente, si bien los medios especficos de las
telecomunicaciones se identifican normalmente - aunque no de manera exclusiva - con las redes telemticas y muy especialmente con Internet, los medios informticos permanecen en un plano mucho mas difuso, tanto por la diversidad de productos como por su propia efervescencia tecnolgica.
1. Tecnologas de la informacin y profesiones de la informacin
Qu entendemos por tecnologas de la informacin? Si consideramos como tales aquellas tcnicas que en un sentido genrico permiten la captura, almacenamiento, tratamiento y difusin informatizada de la informacin, ser necesario comentar los siguientes factores tecnolgicos: La revolucin en las herramientas informticas de escritorio, es decir, pensadas para el usuario final La integracin de aplicaciones diferentes y el compartimento de trabajos en grupo, que permiten la automatizacin de flujos de trabajo y el acceso y la gestin simultanea de la informacin por parte de diversos usuarios. El incremento exponencial de la capacidad de los equipos y herramientas de almacenamiento y recuperacin de datos. El desarrollo del diseo de arquitecturas de sistemas informticos que posibilitan el acceso y la gestin de datos de forma rpida y segura. La implantacin de medios y herramientas que permiten la comunicacin entre sistemas diferentes y el intercambio electrnico de datos de diferentes formato.
La interrelacin de todos estos factores tiene como una de sus principales consecuencias un aumento considerable en la produccin, distribucin y uso de los documentos y datos que, por su condicin electrnica, se caracterizan por su evolutividad constante, su volatilidad,
su desmaterializacin y su carcter multiforme5. Estas caractersticas han motivado la progresiva asimilacin entre documento e informacin y, en determinados mbitos, incluso su total substitucin. Con todo, antes de centrarnos en estos dos conceptos conviene hacer una breve aproximacin a lo que comportan estas tecnologas, de una parte, en relacin a la produccin y la gestin de los documentos electrnicos y, por otra, en relacin a las tendencias tecnolgicas de organizacin, acceso, explotacin y presentacin de la informacin y el posicionamiento de las diferentes profesiones implicadas.
Produccin y gestin de documentos electrnicos
En primer lugar, hay que comentar las potencialidades que los productos, tanto de escritorio como de carcter corporativo, segn el caso, que hallamos bajo la denominacin de sistemas de gestin de documentos electrnicos (EDMS, Electronic Document Management Systems). La empresa independiente Doculabs6, especializada en anlisis de tecnologas emergentes en sistemas de gestin de la informacin, identifica la siguiente tipologa: Document Input7. Tcnicas y herramientas de captura y transformacin de documentos en papel a imagen o a texto mediante escnners, herramientas de Reconocimiento Optico de Caracteres (OCR), etc. Muy vinculadas a los Imaging Systems, en principio no ofrecen herramientas de almacenamiento ni de recuperacin. Imaging o Document Imaging. Aplicaciones y/o sistemas que permiten la conversin de documentos en papel a imagen, su almacenamiento y su recuperacin. CD and Optical Storage. Sistemas de almacenamiento electrnico de bajo coste que generalmente incluyen los jukeboxes (gestores de CD) as como el software que los gestiona. Tambin se conocen como sistemas de informacin near-line, en
contraposicin a la disponibilidad en lnea (on-line) de la informacin. Computer Output to Laser Disk (COLD). Es el volcado de datos directamente del ordenador a CD o a disco ptico. Es una herramienta importante dentro del Document Management. Search and Retrieval. Herramientas de recuperacin de la informacin a partir de bsquedas de texto, de tipo documental. Document Management (DM). Su objetivo es la gestin electrnica de la informacin generada de forma desestructurada en un documento o grupo de documentos, independientemente de su formato (texto, grfico., etc) pero siempre en soporte
electrnico, y su recuperacin a partir de tecnicas de indizacin. No ofrecen instrumentos corporativos de clasificacin ni de seleccin de la documentacin, sino que bsicamente son funcionalidades dirigidas al usuario final. Este tipo de sistemas tambin se conocen como GED (sistemas de gestin electrnica de documentos). Records Management (RM). Herramientas de apoyo a la gestin de documentos entendida desde un punto de vista archivstico, es decir, la integracin de los sistemas de clasificacin, descripcin y conservacin de la documentacin independientemente de su soporte. La gestin de los documentos se concibe desde un punto de vista corporativo. Los procedimientos de cmo clasificar, describir, valorar y, por tanto, eliminar o conservar, son adoptados por la organizacin y no a titulo individual por cada usuario. Workflow. Herramientas dirigidas a la integracin de diferentes aplicaciones y a la automatizacin de los flujos de trabajo de los procesos de gestin para obtener una mayor rapidez de respuesta, una mayor productividad en el trabajo, un mejor servicio al cliente y una mejora en el control de la calidad. Groupware. Los Groupware Systems son herramientas de infraestructura que permite organizar la informacin y compartirla en un entorno de trabajo en grupo o comunitario (correo electrnico, agendas electrnicas de grupo, formularios, bases de datos, etc.). Electronic Publishing and Intranets Herramientas de edicin electrnica de documentos sobre CD-Rom, CD Regravable o sobre tecnologa Web, en Internet o en una Intranet.
El uso de estos tipos de productos, que a menudo se utilizan de forma combinada, se traduce en: Un aumento de los documentos electrnicos, ya sean generados directamente en soporte electrnico o bien transformados desde soporte papel. Una mayor necesidad de gestionar todo este volumen de documentos por parte del producto/usuario final (Document Imaging, Document Management) y tambin por parte de la organizacin (Records Management)8. La aparicin de documentos mixtos en su composicin, tambin llamados documentos dinmicos, es decir, la insercin de un documento electrnico en otro generado a partir de una aplicacin diferente. Generalmente, el documento invitado mantienen la posibilidad de acceder a su aplicacin desde el documento anfitrin y de ser modificado. La posibilidad de actualizacin automtica tambin se da desde el documento del cual procede. Un ejemplo seria el grfico de una hoja de calculo insertado en un documento de texto. La procedencia diversa de los datos introducidos en documentos compartidos por diferentes departamentos de una o diversas instituciones y, por tanto, una mayor
dificultad para identificar con claridad quien es el productor. El incremento de la distribucin y el uso de documentos electrnicos a partir de su disposicin en redes internas de una organizacin (Intranet) o externas (Internet).
Simplificando mucho, podramos decir que la combinacin de algunas de estas herramientas basadas en arquitecturas de sistemas informticos del tipo cliente/servidor9, es decir, la conexin de un grupo definido de usuarios o un gran ordenador central donde residen los datos que sirven de base a la gestin, es lo que ha dado lugar a los llamados sistemas de informacin y, con matices, a los sistemas de gestin del conocimiento. La distincin la podramos establecer en que los sistemas de gestin de la informacin tienen por objetivo principal el procesamiento y almacenamiento de informacin, mientras que los sistemas de gestin del conocimiento enfatizan su distribucin y uso. Por otra parte, mientras que los sistemas de informacin integran datos generados directamente por las actividades realizadas por la organizacin en el ejercicio de sus funciones, la gestin del conocimiento incorpora esta informacin como conocimiento explcito y, adems, aquella informacin surgida de la experiencia de la organizacin en sus actividades y de las personas que forman parte de ella, conocimiento tcito, la suma de los cuales es considerada como el capital intelectual de la organizacin10. Con todo, la estructura bsica de uno y otro sistema tiene como fundamento tecnolgico la filosofa de los sistemas de gestin de bases de datos relacionales y, por tanto, los grandes sistemas de almacenamiento y recuperacin de la informacin, los Data Warehouse, que son otro de los aspectos importantes en las tecnologas de la informacin. Igualmente, los Data Warehouse (almacenes de datos) no se miden por su capacidad (su equivalente a pequea escala, ms o menos, podran ser los llamados Data Mart) sino por las siguientes caractersticas11: Su ubicacin fsica se encuentra fuera de los sistemas operacionales o de gestin para evitar su degradacin en el funcionamiento de respuesta al usuario. La posibilidad de integrar datos de distinta procedencia, o sea de sistemas de aplicaciones no integradas, y de mantener sin que puedan ser modificadas en el tiempo las relaciones existentes entre estos datos. Los datos que contienen se caracterizan por ser exactos, es decir, no varan segn el momento que se consulten, y por ser no-volatiles, por tanto, no actualizables. No contienen entidades dinmicas sino solo aquellas que no cambian. La organizacin de los datos responde a una orientacin especifica (subject oriented), para facilitar rpidamente cualquier anlisis, y no a procesos funcionales de gestin.
Los Data Warehouse (DW), pues, son el centro de la arquitectura de sistemas de informacin de los aos 90, sobre el cual se apoyan los sistemas operacionales o de gestin y al cual el usuario puede acceder mediante Web, ya sea a partir de una Intranet o de Internet, si es un usuario externo. Este conjunto es el que configura las arquitecturas multinivel, es decir, la evolucin de una arquitectura de dos a tres capas: la separacin de las fuentes de informacin de los sistemas de gestin y de las interfaces del usuario final12. Las ventajas que supone una arquitectura de sistemas de este tipo son a grandes rasgos:
La seguridad de los datos propios de una organizacin La puesta de estos datos a disposicin de sistemas operacionales para facilitar las tareas en cualquier tipo de gestin
La posibilidad de interconexin con otros sistemas internos o externos de estructura similar
La oferta de servicios de informacin a usuarios externos a la organizacin (administrador/clientes) sin necesidad de tener que disponer de configuraciones tcnicas especificas.
Tendencias tecnolgicas y profesionales de la informacin Todo hace pensar que la enorme efervescencia tecnolgica de los ltimos aos no har sino acelerar las tendencias que existen actualmente especialmente las referidas a: La integracin entre los diferentes tipos de productos que tienen por objeto la gestin electrnica de documentos (EDMS) y, tambin, entre estos y algunos sistemas operativos. De esta manera, se puede dar la circunstancia que una organizacin disponga de herramientas propias de la gestin electrnica de documentos sin que necesariamente haya adquirido alguna especfica. Adems, stas tendrn la capacidad de procesar de forma integrada voz, datos, grficos, imgenes, etc. y en consecuencia, definir la tipologa de los documentos ser mucho ms complejo. Hay que tener en cuenta que hasta ahora los fabricantes prcticamente se haban centrado en la potenciacin de herramientas dirigidas al usuario final, pero que actualmente centran sus objetivos en las de carcter corporativo por dos razones: el hecho de que ahora existe tecnologa suficiente para desarrollarlas y la obertura de mercado que supone la demanda generada a partir de las necesidades creadas por la reingeniera de procesos13. El desarrollo y la expansin del uso de arquitecturas de sistemas informticos multinivel basados en el Data Warehousing comportar un incremento notable en la sofisticacin y
complejidad de la gestin de estas tecnologas. Como consecuencia, la gestin yu conservacin fsica de los documentos electrnicos estar ms en manos de especialistas de estas tecnologas14. La difusin de las tecnologas Web como medio de presentacin de la informacin, formato de intercambio y medio de acceso a sistemas. Este hecho se ve favorecido por la facilidad de uso y la simplificacin que supone para los usuarios, que no necesitan ninguna configuracin predefinida para acceder al sistema de gestin o de informacin, y por el bajo coste que este sistema de distribucin de informacin supone para las organizaciones, cada vez, ms volcadas a ofrecer nuevos servicios telemticos al publico (administrados/clientes) y, en el caso de las administraciones publicas, a garantizar la transparencia en su gestin. El uso de lenguajes especficos de estas tecnologas (SGML - Standart Generalized Makup Language-, ODA - Open Document Arcitecture -, etc) favorecern la creacin de documentos ms complejos en cuanto a tipologa y a integracin de componentes dinmicos. El desarrollo de estndares internacionales que superen los estndares de facto (fabricantes), los de mbito privado y los de carcter estrictamente nacional15, especialmente en el intercambio electrnico de datos (EDI, Electronic Data Interchange) y a nivel de arquitectura de sistemas, es decir, que permitan la interoperabilidad entre sistemas abiertos (OSI, Open System Interconnection). El EDI se utilizar en sistemas abiertos sobre la base de garantizar la autenticacin de la informacin, el control de acceso, la confidencialidad, la integridad, el no-rechazo entre sistemas y la disponibilidad y validez de la informacin. Algunas de estas cuestiones se resuelven actualmente a partir de los mismo estndares de los sistemas abiertos (OSI) y de otros a partir de la definicin de practicas y procedimientos privados. Una de sus consecuencias ser el aumento de los documentos y las bases de datos compartidas por diferentes organizaciones16.
As pues, el conjunto de todas estas tendencias, previsibles a partir de la realidad actual, permiten augurar un importante desarrollo de las bases tecnolgicas necesarias para la implantacin de sistemas de informacin y sistemas de gestin del conocimiento. Paralelamente, tambin generan nuevas dudas: Dnde situar los lmites entre qu es un documento y qu no, en medio de toda la informacin electrnica? Cmo definir y tratar la diversidad y la complejidad de estos nuevos documentos multiformes y cambiantes? Cmo identificar el productor de un documento compartido por diferentes
organizaciones? Cmo evitar la actualizacin constante de la informacin y cmo garantizar su preservacin? Los documentos continuaran teniendo el archivo como destino o entraremos en la era de los archivos virtuales, la llamada era de la post-custodia? Sobre qu base se elaboraran los estndares de descripcin y de intercambio de datos y de comunicacin entre sistemas? En cuanto a las diferentes profesiones implicadas en la gestin de la informacin17 (informticos, ingenieros, archiveros, documentalistas, bibliotecarios...) todos han
depositado suficientes expectativas en ello como para confluir en ms de un mbito. Es justamente en esta confluencia donde hay que situar una cuestin bsica en la que tambin a menudo hemos cado los mismos archiveros: es posible hablar de sistemas de gestin del conocimiento y de sistemas de gestin de la informacin globales, eficientes y rentables sin habernos detenido en la necesidad de un sistema de gestin de documentos? El sentido comn nos llevara a creer que no, porque entre otros motivos una de las tareas previas es la identificacin correcta de la naturaleza de los conocimientos y de la informacin, la mayor parte de los cuales tienen como fuente los documentos18. Por tanto, la gestin de documentos, tradicionalmente una operacin ms o menos discreta, sin incidencia en los niveles de alta direccin y a menudo bastante incomprendida por parte de la misma organizacin, se ha convertido en una parte importante en la estrategia de gestin de la informacin y hace falta una estrecha colaboracin con cada una de las profesiones implicadas. No obstante, en el camino de la colaboracin hay que superar algunos obstculos. El primero es el exceso de confianza depositada en la tecnologa sobre todo por parte de informticos e ingenieros. La experiencia ha demostrado repetidas veces que soluciones nicamente tecnolgicas, por no decir informticas, no son precisamente la mejor garanta de xito. No hace mucho, la creencia que la creciente capacidad de los ordenadores seria capaz de engullir la totalidad de la informacin producida y de recuperarla slo a partir de tcnicas de indizacin se ha demostrado bastante desafortunada y, con el tiempo, una carga econmica considerable cuando ha sido indispensable transferir la informacin a nuevos soportes y/o a nuevas tecnologas. An as, es frecuente encontrar propuestas de implantacin de sistemas de planificacin de recursos de la empresa (Enterprise Resource Planning Systems, ERP) que entre sus objetivos est la organizacin y la disposicin de los datos desestructurados de la empresa (que en la mayor parte de los casos los archiveros consideraramos documentos) a partir de la gestin de los contenidos (Content
Management)19, o tambin soluciones a procesos administrativos que toman como nico sistema de clasificacin la indizacin temtica20, sin prever en ningn caso sistemas de valoracin de la informacin de los contenidos. De la misma manera, hay que superar los planteamientos que parten de la planificacin de los sistemas de informacin centrados nicamente en las necesidades de los usuarios y contextualizarlos en las del conjunto de la organizacin. A menudo, estos planteamientos han estado en la base de la aplicacin de sistemas fundamentales en el Document Imaging o el Document Management, destinados a facilitar el trabajo al usuario final, pero que no permiten una verdadera gestin corporativa de los documentos. Hay que tener presente que el uso de estos trminos ha supuesto y supone ms de una confusin entre archiveros, documentalistas, informticos y sobre todo usuarios, ya que Document Imaging Systems se ha traducido por sistemas de gestin documental y Document Management Systems por sistemas de gestin de documentos. Es decir, se han asimilado unos instrumentos tecnolgicos con la denominacin de un mbito de la gestin archivstica, sobre todo por parte de los documentalistas21. No cabe duda, que en esta confusin ha contribuido el hecho de que los records managers norteamericanos utilizan estas tcnicas y que, generalmente, su mbito de actuacin incluye tambin la gestin del material bibliogrfico de utilidad para la organizacin. Por otra parte, es cierto que los archiveros no somos los nicos preocupados por las cuestiones mencionadas al principio de este apartado, especialmente en los aspectos referidos al contexto de produccin de la informacin22, y tambin que los limites entre las profesiones implicadas en la gestin de la informacin son cada vez ms difusos, sobre todo en cuanto a la descripcin, el acceso y la preservacin. Parece bastante evidente que las nuevas tecnologas erosionan aquello que distingue el material archivstico del material bibliogrfico en tanto que se fundamentan en el mismo soporte y formato y que permiten fcilmente su diseminacin ms all de su contexto de creacin y uso. No obstante, los archiveros tenemos que evitar que se confundan y que el material archivstico pierda su identidad23. Los archiveros, por nuestra parte, a menudo hemos cado en la tentacin de denominar genricamente los archivos como sistemas de informacin, pero este tipo de equiparaciones no contribuyen para nada a reforzar la profesin, ms all de los que suponen a corto plazo como simples operaciones de marketing. Los archiveros no tenemos que asimilar una parte del objeto de nuestra gestin a un conjunto de tcnicas y herramientas informticas que son el instrumento mas que el objetivo en si mismo, porque si no estaremos dificultando a nuestros interlocutores l compresin de los rasgos identificativos y fundamentales de nuestra profesin, los cuales son precisamente los que la consolidan como tal. En cambio, si que es
totalmente licito afirmar que un servicio de archivo eficiente, con unos criterios de organizacin de la documentacin homogneos y globales e integrado a los sistemas corporativos de gestin, constituye un elemento esencial dentro de un sistema de
informacin, pero principalmente por los aspectos cualitativos que aporta sobre las operaciones de control intelectual de la documentacin y no por los contenidos de los documentos que gestiona. Control intelectual que se traducir en el ejercicio de la profesin como auditor de la informacin, poseedor de estndares o localizador de la informacin, pero que en cualquier caso incidir directamente sobre la gestin diaria de la organizacin24, con el objetivo de facilitar la higiene documental25 necesaria para garantizar la calidad de la documentacin finalmente conservada. Esta es probablemente una de las cuestiones clave en el desarrollo de la profesin archivstica en el mbito de la gestin de los documentos electrnicos, ya que implica incidir en el mismo diseo de cualquier sistema de gestin26 y adoptar las estrategias adecuadas de relacin con los productores de documentos27. Y este es tambin nuestro rasgo diferencial en relacin a profesiones cercanas, ms centradas en la presentacin, distribucin y uso final de la informacin28. Esto no excluye la posibilidad de aceptar la progresiva tendencia a la integracin de las profesiones vinculadas a las ciencias de la documentacin, tal y como sucede con los gestores de recursos de informacin (resources information managers) en los Estados Unidos29. Integracin que tiene que ser la consecuencia de una demanda de servicios que incluya y respete las especialidades de una y otra profesin, es decir, que a pesar de los mbitos compartidos, incluso en cuestiones formales de acceso, consulta y presentacin de datos, parta de la base que documentos e informacin no son los mismo y que implican responsabilidades de gestin diferentes.
2. Archivstica y gestin de documentos electrnicos
Cuando hablamos de la gestin de documentos electrnicos desde un punto de vista archivstico podramos estar de acuerdo que, a grandes rasgos, los puntos clave30 son principalmente: La manipulacin, en un sentido genrico, de los documentos electrnicos La importancia del mantenimiento de la procedencia de los documentos La incorporacin de criterios de valoracin y de eliminacin en el diseo de aplicaciones de sistemas de gestin de documentos El mantenimiento de la accesibilidad a los documentos electrnicos en el paso del tiempo
Los dos primeros puntos afectan directamente la esencia de los documentos y, por tanto, teniendo en cuanta la volatilidad y la desmaterializacin de los documentos electrnicos, previamente hay que precisar qu entendemos por documento y en que los diferenciamos de la informacin para poder adoptar las soluciones necesarias que garanticen la integridad y la procedencia.
Documentos e informacin El Diccionario de Terminologa Archivstica31, del Consejo Internacional de Archivos, define documento como la combinacin de un soporte y de la informacin que contiene, utilizable con finalidad de consulta o como prueba, e informacin, como datos registrados. Se entiende que cuando hablamos de informacin nos referimos a informacin fijada sobre algn soporte, es decir, de informacin grabada (recorded information), a diferencia, por ejemplo, de la generada a partir de las relaciones virtuales entre diferentes bases de datos, una de las caractersticas de los sistemas de informacin. Esta definicin de documento no permite deducir si sus usos potenciales como prueba o como referencia son caractersticas inherentes y simultaneas del documento. En este supuesto, el uso en uno u otro sentido dependera de las circunstancias del usuario y del momento en que realizara la consulta. Si consideramos la cualidad probatoria como un hecho distintivo del documento y que esta caracterstica no se da necesariamente de forma simultanea con la de simple consulta, en muchos casos tendremos que admitir la equivalencia entre los trminos informacin registrada y documento. As, pues, desde el punto de vista archivstico la definicin de documento tiene una utilidad ms bien escasa. Ms alla de este concepto, el mismo Diccionario define documento de archivo (record//
[documents
d]
archives/archives
courantes)
como
la
informacin
registrada
con
independencia de su formato y su soporte creada, recibida y mantenida por una entidad, institucin, organizacin o individuo en el ejercicio de sus funciones y conservada para sus necesidades. Por tanto, aade a la primera definicin lo que podramos considerar como el contexto en el cual el documento tiene significado. De este planteamiento se puede deducir que la distincin entre documento de archivo y documento, hay que situarla en la importancia de la contextualizacin del documento de archivo. Este contexto es el que le confiere su valor como prueba, como condicin intrnseca, referida a los mbitos administrativo, legal y fiscal. Desde esta perspectiva podemos considerar que, si bien toda informacin registrada (recorded information) es un documento (document) no todos los documentos son documentos de archivo (records), porque no todos representan una transaccin, tramitacin o accin efectuada entre dos partes sobre algn asunto concreto. La cuestin que se nos plantea es si todos y cada uno de los documentos generados por una organizacin tienen la consideracin de documentos de archivo, porque todos se han producido en el contexto administrativo general de una organizacin. Si seguimos repasando los conceptos del Diccionario de Terminologa Archivstica, encontramos entradas referidas a documentos pblicos, documentos oficiales, documentos de trabajo, documentos efmerosEs evidente que no todos se pueden calificar como documentos de archivo y, por tanto, hay algn factor mas a tener en cuenta en el momento de distinguir entre aquellos documentos que son de uso auxiliar para el productor y aquellos otros, la gestin de los cuales es competencia de la organizacin. Este factor, vinculado al contexto de produccin del documento, es su valor como prueba en un sentido amplio, es decir, en su significado estrictamente jurdico y, tambin, en su significado administrativo, como evidencia o testimonio de la misma actividad. Esto, que podra parecer una obviedad puede ser especialmente importante en el contexto de las tecnologas de la informacin, ya que estas permiten multiplicar la capacidad de producir, almacenar y distribuir datos a menudo con una clara finalidad informativa. Por otra parte, los requisitos tcnicos de conservacin seran diferentes segn se trate de un simple documento (informacin registrada) o de un documento de archivo32 y, generalmente, los sistemas documentales de las organizaciones no establecen distinciones entre la gestin de unos y otros, sobre todo en cuanto a su correcta valoracin33. Hay que tener presente que las caractersticas de los documentos electrnicos suponen una cierta ruptura con los esquemas de las tipologas clsicas: Los documentos, adems de simples o compuestos, ahora pueden ser dinmicos
El medio de transmisin del contenido ha dejado de ser nico, o eminentemente nico (texto, grfico, imagen, audiovisual o electrnico), si no que los documentos pueden combinar ms de uno de manera simultanea. Los documentos se convierten en multiformes.
La tipificacin del documento a partir de la calidad del productor, publico o privado, se convierte en borrosa porque aumentan las facilidades para el compartimento de documentos, especialmente en bases de datos compartidas entre sectores de mbitos diferentes.
La condicin de original y nico entra en contradiccin con la facilidad de duplicacin y distribucin de los documentos electrnicos.
En un claro intento de esclarecer y homogeneizar terminologa y conceptos, til tanto en el mbito de los documentos tradicionales como en el de los documentos electrnicos, la Guide de lInformation Numerique ofrece las siguientes definiciones: Informacin: indicio o suceso puesto en conocimiento de una persona o grupo de personas y, por tanto, que puede ser transmitido. Dato: representacin de una informacin elemental en un formato que permite aplicarle un tratamiento. Si este tratamiento permite adems su recuperacin y transmisin mediante un ordenador recibe el nombre de dato leible por maquina (DLM) Registro: desde un punto de vista administrativo y archivstico y no informtico, conjunto de datos grabados en un soporte, o bien, fragmento particular de informacin grabada generada, reunida o recibida desde el principio, durante el seguimiento y hasta el final de una actividad institucional o personal, y que comprende un contenido, un contexto y una estructura suficiente para constituir una prueba o una evidencia de esta actividad. Si este registro esta en un formato adecuado para la bsqueda, tratamiento y transmisin mediante un ordenador recibe el nombre de registro numrico34. En el contexto de los documentos electrnicos los elementos bsicos que constituyen un registro son: El contenido, es decir la informacin, que puede incluir texto, nmeros, hojas de calculo, imgenes, grficos, sonido, vdeo o vnculos hipertexto. El contexto, tambin denominado informacin contextual o metadatos, que bsicamente recoge la descripcin del contexto administrativo y la informacin tcnica (maquinaria, software, versin, estructura del fichero, descripcin de los datos e histrico de vnculos con otros registros)
La estructura, es decir la disposicin lgica de la informacin, el tipo de documento o la presentacin35.
Por otra parte, la misma Guide considera que los datos de un registro se pueden estructurar principalmente de dos maneras, como documento y como base de datos: Documento: conjunto consistente y coherente de datos estructurado para presentar un razonamiento o servir de prueba de la ejecucin de una accin. Base de Datos: grupo de datos estructurados para facilitar la bsqueda y los tratamientos posteriores.
Las definiciones precedentes comportan de forma inevitable la identificacin de registro con documento de archivo. En consecuencia, a raz de la creciente proliferacin de documentos electrnicos de tipologa diversa (webs, documentos dinmicos, bases de datos, hojas de calculo, mensajera de correo electrnico y buzones de voz, etc.) es imprescindible identificar cuales de ellos hay que considerarlos documentos de archivo y cuales no, es decir, identificar cuales tienen valor probatorio, ya sea de tipo jurdico o como evidencia de la actividad de la organizacin. En la misma lnea, se puede afirmar que la diferencia entre un sistema de archivo, entendido como las aplicaciones de soporte al sistema de gestin de documentos, y un sistema de informacin, es que el primero aporta informacin que constituye en si misma una prueba de la actividad de la organizacin36. Hay que decir, no obstante, que ante esta situacin no faltan argumentaciones fundamentalistas a favor de conservar exclusivamente aquellos documentos considerados como oficiales, o sea, nicamente aquellos que tengan valor desde el punto de vista jurdico37. Asimismo, una consideracin de este tipo puede dificultar, a corto plazo, la propia gestin de la organizacin y, a medio y largo plazo, podra resultar bastante empobrecedora a nivel informativo y testimonial. En cuanto al valor probatorio de un documento desde el punto de vista jurdico, ste tiene que venir definido por el marco legal establecido y/o por la regularizacin de los procedimientos a nivel interno de la organizacin, ya que por el hecho de que un documento haya sido producido por una administracin pblica no significa que necesariamente tenga la condicin de documento oficial o de documento pblico. Por ejemplo: un registro de expedientes, manual o informatizado, no tiene ningn valor jurdico si no cuenta con las diligencias pertinentes; tampoco lo tiene una memoria de un departamento si previamente no ha sido aprobada por el rgano competente de la institucin de la cual depende, en cualquier casa lo podran tener las fuentes a partir de las cuales ha sido realizada. No
obstante, en ambos casos estos documentos contribuyen a dar testimonio de las funciones y actividades de la organizacin. Referente al valor como evidencia o testimonio, la calificacin de un documento como documento de archivo atae al archivero determinarla, a partir del conocimiento a largo plazo de las necesidades de evidencia y testimonio de la organizacin y de la valoracin de soporte que pueda hacer el mismo organismo que lo ha producido. Desde esta perspectiva, hay que controlar, en el sentido de conocer, la creacin de bases de datos y hojas de clculo por parte de los usuarios para poder valorar si responden a operaciones estrictamente instrumentales o a procesos de alcance ms general, y muy especialmente la integracin de informacin de diferente procedencia en pginas web. La proliferacin de implantaciones de sistemas de acceso a la informacin mediante web (Internet/Intranet) puede llevar a la confusin entre aquellos documentos nicamente de carcter informativo, ya sean estables o efmeros, y aquellos otros integrados en procesos de gestin. En este ltimo caso es necesario que este tipo de documentos se integren al sistema de gestin de documentos de la organizacin y, en el caso de que incorporen documentos dinmicos, que se prevea su conservacin si se eliminan los documentos tomados como fuente38. Igualmente, la premisa previa a cualquier consideracin es que un documento de archivo tiene que ser consistente y persistente y, obviamente, no puede ser ni dinmico ni actualizable y, si lo es, hay que determinar en que momento y de que manera hay que fijar la informacin que contiene. En cuanto a las bases de datos, se desprende que cualquier fichero de datos que pueda ofrecer informacin constitutiva de evidencia tendr que contar previamente con el reconocimiento jurdico que le corresponda como documento oficial, a causa de su capacidad de crear documentos potenciales, entendidos como la combinacin de las informaciones que estn contenidas y a pesar de que en el momento de la formulacin de la solicitud no existan en la forma deseada por el solicitante39. La creacin de documentos potenciales es un aspecto interesante para la archivstica, ya que puede ser un elemento importante que puede incidir directamente en la participacin de los archiveros en los proyectos de reingeniera de procesos de una organizacin. Hay que decir que los denominados documentos potenciales, desde el punto de vista estrictamente archivstico, no tendran que ser asimilables a los resultados derivados del Data minig, o minera de datos, teniendo en cuenta que su finalidad es la interrelacin y el anlisis de datos de naturaleza diversa dirigidos al apoyo en la toma de decisiones, es decir, la explotacin de la informacin condicionada por su inmediatez de uso40. Es evidente, pues, que para una correcta gestin de todos los documentos es necesario en primer lugar su identificacin y que para llevarla a cabo es fundamental el anlisis del
contexto en el cual han sido producidos. Este anlisis es el que tiene que proporcionar las bases necesarias para determinar el valor de un documento y, por tanto, su consideracin como documento de archivo ante cualquier otro tipo de informacin registrada. Asimismo, si bien puede ser relativamente sencillo para aquellos documentos producidos en el marco de una tramitacin regulada legalmente no lo ser tanto para el resto. Por este motivo, se impone la necesidad de documentar, definir y regular todos los procedimientos y procesos que generan documentos susceptibles de ser considerados de valor para la organizacin y, en definitiva, documentos de archivo.
Integridad, procedencia y gestin de documentos electrnicos En el contexto de los documentos electrnicos la simple declaracin de un documento como documento de archivo puede no ser una garanta suficiente para asegurar su fiabilidad y su autenticidad, precisamente por su facilidad de duplicacin y manipulacin. Bsicamente, la metodologa para mantener la integridad de los documentos se basa en dos lineas de trabajo: por una parte, la llevada a cabo por la University British Columbia (UBC) sobre los criterios de autenticidad y fiabilidad a partir de los mismos documentos y, por otra, la del proyecto de la Universidad de Pittsburg, referida a la responsabilizacin sobre los documentos, adems de las estrategias y directrices propuestas por el Comit de Dossieres Electrnicos del Consejo Internacional de Archivos41. El proyecto de la UBC se fundamente en las normas y practicas ligadas a la teora de la Diplomtica y de la Archivstica, que han demostrado su validez en diferentes sistemas jurdicos a lo largo del tiempo42. Es decir, el estudio diplomtico del documento como entidad individual y, al mismo tiempo, el estudio archivstico de sus interrelaciones. Sus objetivos son: Establecer que es un documento y como puede ser identificado en un entorno electrnico Determinar los tipos de sistemas electrnicos que generan documentos Formular los criterios que permitan la separacin de los documentos del resto de informacin generada electrnicamente Definir los requisitos que garanticen, desde diferentes puntos de vista, la fiabilidad y autenticidad de los documentos en un contexto electrnico.
En el mbito de este estudio se entiende por fiabilidad la autoridad y la sinceridad de los documentos como prueba de la actividad misma que los ha generado, mientras que la autenticidad se vincula al mtodo de transmisin y a las modalidades de preservacin y
conservacin. La fiabilidad de un documento depende exclusivamente de su productor y comporta aceptar la credibilidad de su contenido. La autenticidad es una responsabilidad compartida entre el productor y el organismo encargado de la conservacin de los documentos y se basa en la posibilidad de garantizar que estos no han sido manipulados ni falsificados. A partir de estas premisas, se propone: La necesidad de incorporar pautas de actuacin en los sistemas de gestin general de documentos que se integren en los procedimientos de administracin y documentacin de la organizacin. La adopcin de mecanismo que refuercen el contexto del documento en el nivel de vinculo de expediente. Esta afirmacin se basa en la consideracin del documento como entidad aislada, que incluye todos los atributos vinculados a su creacin, pero que, en su fase activa, la preservacin de su autenticidad pasa por la integracin a un expediente y a su interrelacin con el resto de documentos que lo componen. El convencimiento de que la autenticidad y la fiabilidad de los documentos de un fondo slo pueden ser preservados si son gestionados en un nico sistema de archivo43, independientemente de si son documentos electrnicos o documentos sobre otros soportes.
En cuanto a los aspectos referidos especficamente a la gestin de los documentos electrnicos, el proyecto recomienda, por una parte, el control de los procesos de produccin de los documentos con la finalidad de garantizar la fiabilidad y autenticidad en sus fases activa y semiactiva, y por otra, como medida para mantener su autenticidad, su transferencia al organismo responsable de la conservacin de los documentos cuando estos han pasado a ser inactivos. Este planteamiento se opone a la tendencia de no transferir fsicamente la documentacin en soporte electrnico sino slo su responsabilidad de gestin, dentro del marco de los archivos virtuales, o de la tambin llamada era de la postcustodia44. Por otra parte, uno de los aspectos ms interesantes es el de la recopia de los documentos inactivos y el registro de los datos de su migracin. Es decir, cada nuevo proceso de transferencia a un nuevo soporte de substitucin adjuntara los datos del nuevo documento y conservara todos los anteriores. Por tanto, nos hallaramos ante una situacin de mimetismo electrnico frente a los traslados que realizaban los notarios en pocas pasadas (Hoc est translatum fideliter) y que, en principio, nos merecen la misma confianza que el original. No es necesario decir que esta propuesta entra en contradiccin con la visin esttica del documento como objeto encapsulado con los metadatos de origen. Esta visin esttica viene a situar la preservacin a largo plazo de los documentos de archivo dentro de
las tareas propias de las bibliotecas y servicios informticos45 y presupone que el archivero no tiene que intervenir en el proceso de migracin de datos. Contrariamente, la UBC defiende el papel del archivero a lo largo de todo el ciclo de vida de los documentos, precisamente en calidad de experto en su autenticidad. La otra lnea de trabajo para garantizar la fiabilidad y la autenticidad de los documentos se basa en la responsabilizacin, es decir, en las informaciones referidas a la organizacin y/o al productor del documento, a los procedimientos y a las responsabilidades de su gestin46. Los rasgos diferenciales de un documento son, sobre todo, el hecho de haber sido producido en un contexto especifico y no en otro y el condicionante que supone este contexto en su valor informativo. En el caso de los documentos electrnicos la descripcin del contexto es mucho ms importante que en el de sus homlogos en papel, precisamente por la necesidad de garantizar la fiabilidad y la autenticidad ante su facilidad de duplicacin y manipulacin. Por tanto, en el mbito de la administracin pblica, donde los documentos pblicos tienen que reunir las condiciones de fiabilidad, autenticidad, integridad y accesibilidad, el proceso de descripcin tiene que ser mucho ms explcito en relacin al contexto original de creacin y tiene que empezar necesariamente por el registro de la informacin contextual, para ofrecer a los usuarios potenciales la credibilidad suficiente sobre su autenticidad. En consecuencia, la descripcin archivstica de los documentos electrnicos se convierte en la suma de la descripcin del contenido, de la descripcin del proceso y de la descripcin del contexto de registro47. La adopcin de estos criterios de responsabilizacin implica la obligacin de cooperar con los productores de los documentos para integrar los procesos documentales con los operativos de gestin, el anlisis de las funciones que realizan, la definicin de los metadatos relativos a documentos y a expedientes y la descripcin de la estructura administrativa de la organizacin. Consecuentemente, el fundamento de estas tareas descansa en uno de los conceptos bsicos de la archivstica: el respeto al principio de procedencia, que se convierte tambin en un elemento clave para los organismos productores. Es en este sentido que la archivstica puede jugar un papel esencial en la gestin de los documentos electrnicos porque es la nica disciplina que da trascendencia a las relaciones contextuales de los documentos y proporciona las herramientas para comprenderlas48. No obstante, no hay uniformidad de criterios sobre que informacin hay que tomar del contexto de creacin de los documentos. Este hecho supone, en parte, el resurgimiento de un problema de la archivstica clsica: la definicin de fondo y el mantenimiento del principio de procedencia y el respeto al orden original. Por una parte, hay que tener presente que los conceptos de respeto al fondo y al principio de procedencia provienen del siglo XIX y
de su aplicacin, mayoritariamente, en fondos cerrados y que, actualmente, en una misma organizacin son frecuentes las transformaciones y los cambios de organigrama. Las instituciones tienden a adoptar las estructuras polijerarquicas en detrimento de las monojerarquicas49. Por otra parte, las diferencias en la identificacin del fondo, de acuerdo con la tradicin archivstica de cada pas: desde las posiciones maximalistas de los antiguos pases socialistas, hasta las minimalistas defendidas en el mbito anglosajn, principalmente, en los Estado Unidos, Australia y Nueva Zelanda. Las primeras optan por la asimilacin entre institucin y fondo, las segundas, situan el fondo en el nivel de cada una de las clulas funcionales de produccin de documentos. Entre ambas, aun habra que situar la posicin intermedia francesa, que acepta la consideracin de fondo en el mbito de competencias de los ministerios y direcciones generales, y la alemana, que slo califica de fondo los conjuntos cerrados. Por tanto, este es un factor a tener en cuenta cuando se habla de la dificultad de identificar la procedencia de los datos de los documentos electrnicos, porque en determinados mbitos cualquier compartimiento de documentos entre diferentes departamentos de una misma institucin, con un cierto grado de complejidad organitzativa, supone hablar de datos de diferentes fondos. Adems, en este marco teorico, seria necesario aadir las diversas argumentaciones sobre si el principio de respeto al fondo equivale al principio de procedencia, su complementariedad con el de respeto al orden original y, adems, los matices de los archiveros holandeses sobre el principio funcional y principio de organizacin que componen este ltimo50. Tomando como base todos estos planteamientos y ante la multiplicidad de aspectos que comportan los documentos electrnicos, han surgido algunas propuestas que intentan solucionar la descripcin del contexto de produccin de los documentos desde otras perspectivas. Estas propuestas, procedentes principalmente del mbito archivstico anglosajn, priman el concepto de serie sobre el de fondo como nivel ms viable, si no el nico, de descripcin archivstica. Los defensores de esta tesis motivaron que el ao 1993 el Consejo Internacional de Archivos redactara una variante no publicada de la norma ISAD(G) en este lnea. El texto ampliaba el alcance descriptivo a nivel de serie, mientras que se trataban mediante un control de autoridades la procedencia, los rganos productores y las funciones51. Entre estas propuestas hay que remarcar la que plantea la identificacin y la organizacin de los fondos a partir de los mismo documentos52. Sus objetivos se centran en la descripcin de los servicios productores y en la descripcin de las series. La descripcin de las series incorpora todos los organismos que las han producido a lo largo del tiempo, en un intento de superar la naturaleza cambiante de las organizaciones actuales: las estructuras
multiplicadas y la superposicin, la atribucin y la supresin sucesiva de competencias. Por otra parte, presupone el uso por parte de los archiveros de mtodos de trabajo prximos a las unidades productoras bsicas y la constitucin de los fondos a partir de la suma de transferencias. As mismo, la creacin de un ndice de autoridades administrativas, gestionado informticamente, permite: La reconstruccin de la evolucin de la institucin a partir de la interrelacin ente
unidades productoras. La multiplicacin de los puntos de acceso a la documentacin, ya que todas las unidades existentes o que hayan existido estn bajo el control del ndice. Los cambios en el organigrama se gestionan mediante la codificacin de las funciones. La posibilidad de acceder en el futuro tanto a material bibliogrfico como a material documental a partir del mismo sistema de bsqueda.
Finalmente, la contextualizacin global se realiza mediante la posibilidad de acceder a los niveles inmediatamente superiores, descritos de acuerdo a los criterios establecidos por la norma ISAD(G). Hay que decir que, en la aplicacin de este sistema, el componente informtico juega un papel decisivo para conectar toda la informacin. De todo lo que se ha dicho podemos concluir que, a pesar de los diferentes puntos de vista sobre el tema, hay una opinin consensuada sobre la necesidad de garantizar tanto la integridad de los documentos, basada en su fiabilidad y autenticidad, como su procedencia, y que desde la archivstica se pueden hacer aportaciones importantes. Los mecanismo bsicos para conseguirlo son la descripcin del contexto mediante el uso de metadatos, tanto a nivel documental como a nivel de estructura administrativa, y el anlisis de las funciones y competencias de los organismos productores, as como de sus variaciones en el transcurso del tiempo. Es decir, el refuerzo del principio de procedencia como base valida para proveer a los documentos electrnicos de indicadores de fiabilidad, autenticidad y validez especificas de la archivstica y el uso de los conceptos y mtodos fundamentados en el redescubrimiento de la diplomtica como instrumento auxiliar de la archivstica. En este sentido, el archivero tiene que saber transmitir su importancia y tienen que garantizar que los diseadores de los sistemas de recuperacin y almacenamiento de los documentos electrnicos prevean la captura de toda la informacin sobre su contexto administrativo y documental. Por otra parte, tambin hay que aadir que el principio de procedencia es fundamental para definir un cuadro de clasificacin adecuado a la documentacin, y para poder llevar a cabo una correcta valoracin de la documentacin, basada en las funciones de los rganos productores y no en el valor informtico de los documentos. Estos aspectos referidos a la
gestin de los documentos electrnicos requieren una intervencin decidida por parte del archivero, no ya desde el momento de la creacin sino desde la fase de concepcin de los sistemas de gestin. Las caractersticas de los documentos electrnicos exigen adoptar, antes de que sean producidos, los criterios preventivos pertinentes a cualquiera de los mbitos de la gestin archivstica, y muy especialmente de los relativos a la evolucin documental. Esto incide en el ciclo de vida de los documentos, que se define a partir de las fases siguientes: La fase de concepcin, en la cual se define la estrategia global La fase de creacin del documento La fase de mantenimiento de los documentos, que incluye su uso y conservacin53.
Hay que tener presente que, en la actual tendencia de gestin por procesos, aquellos que requieren la compartimiento de datos por parte de organizaciones diferentes tendrn que contar con unas bases comunes de actuacin en cuanto a terminologa y conceptos, sobre todo en lo referente a la informacin contextual y al ciclo de vida. Con todo, si bien todo el mundo est de acuerdo en avanzar las actuaciones archivsticas de clasificacin, descripcin y valoracin en el momento en que los diferentes actores implicados (productores de documentos, gestores, especialistas en tecnologas de la informacin) ponen sobre la mesa sus exigencias sobre el diseo de los sistemas, es decir, su concepcin, no pasa lo mismo con la definicin de las fases del ciclo de vida. En el mbito archivstico anglosajn se enfatiza la necesidad de establecer un ciclo continuo de la documentacin en una sola fase (continuum)54, pero dividida en cuatro etapas: la creacin y distribucin de los documentos, su organizacin en un sistema predefinido, la inscripcin en un reglamento de seleccin y eliminacin y su gestin y uso. Entre la ventajas cuenta con la proximidad del servicio a los usuarios potenciales y con la integracin de las funciones tradicionales de los records managers y de los archivists. Entre los inconvenientes hay que remarcar que favorece la confusin en la distribucin de funciones y responsabilidades y que olvida los aspectos relativos a la conservacin a largo plazo, sobre todo cuando, a pesar de que la responsabilidad intelectual haya sido transferida, la gestin fsica de los datos sigue bajo la responsabilidad del organismo productor. Por otra parte, la UBC sita la continuidad del ciclo de vida orientada en la consecucin de la fiabilidad y autenticidad de los documentos y establece dos fases en la actividad de gestin de la documentacin: el control de la produccin de documentos con el objetivo de garantizar su fiabilidad y autenticidad en la fase activa y semiactiva, y la conservacin de los documentos inactivos como medio para asegurar su autenticidad. Por esto, enfatizan la
transferencia fsica de los documentos de archivo en soporte electrnico al organismo especfico responsable de la conservacin de la documentacin con independencia de su soporte, ya que los mtodos intelectuales requeridos para garantizar su integridad difieren en funcin de si el usuario es el mismo organismo productor o si se prevn otros usos desvinculados a los de su produccin. En cualquier caso, la tesis de la UBC mantiene que la autenticacin de los documentos inactivos se garantiza desde el momento de su transferencia, mediante su integracin, descripcin y clasificacin dentro de los fondos al cual corresponden, por tanto, los mtodos tradicionales son an vlidos para la autenticacin a largo plazo. Hay que decir que, en uno y otro caso, la definicin del ciclo de vida de los documentos se centra en las actividades de gestin de la documentacin y no en relacin a sus valores. Generalmente, la representacin orgnica de los valores propios de los documentos se ha vinculado a los diferentes estadios en los cuales el archivero llevaba a cabo una u otra actuacin (valoracin, descripcin) principalmente a partir de la segunda etapa, cuando los documentos se convierten en semiactivos. Esta percepcin del ciclo de vida se ha reforzado a menudo por la periodizacin clsica de cada estadio55 (cinco aos, diez, veinte). Diferentes autores han puesto en duda la posibilidad de fijar plazos para los valores de los documentos si no es a partir de su vigencia especifica56. En cualquier caso, hay que remarcar que el uso de los documentos electrnicos no afecta a los principios tericos sobre los valores de los documentos sino slo a los aspectos referidos a su gestin. Incluso, habra que reflexionar con ms calma sobre si la fase de concepcin es slo aplicable a los documentos electrnicos57. La definicin previa de procedimientos, pautas de clasificacin, criterios de valoracin previa, etc., referidos a los documentos tradicionales en papel podran estar incluidas . en este sentido, su primera aplicacin a los documentos electrnicos seria slo la consecuencia de un tiempo de respuesta ms corto, por parte del archivero, a las nuevas necesidades tcnicas planteadas.
3. Consideraciones finales
En un campo tan amplio , diverso y cambiante se hace dificl establecer conclusiones sobre el tema, igualmente s que es conveniente aportar una serie de consideraciones al respecto. Desde el punto de vista tecnolgico se puede asumir que: Las tecnologas llamadas de la informacin tienden progresivamente a su integracin, que tiene como resultado ms evidente la facilidad para la produccin, almacenamiento
y recuperacin de documentos electrnicos y para su compartimiento en tareas de grupo por parte de diferentes usuarios. La tendencia actual del diseo de arquitecturas de sistemas se fundamenta en el aislamiento del ncleo de duro de los datos de una organizacin para mantener su seguridad, facilitar su acceso a los diferentes sistemas de gestin y mejorar las prestaciones en cuanto a rapidez de respuesta al usuario, tanto de la gestin como de la presentacin de resultados. Las necesidades de comunicacin potencian la implantacin de sistemas abiertos en las organizaciones con el objetivo de conseguir la interoperabilidad entre cualquier tipo de sistema de cualquier organizacin y facilitar el intercambio de informacin y la coparticipacin en la gestin de determinados procesos. La tecnologa Web es el mtodo ms barato, fcil de utilizar y operativo en el momento de acceder a los sistemas de gestin y a los sistemas de almacenamiento de la informacin, por tanto, parece razonable que su uso se introduzca cada vez ms en los mismos mbitos de gestin de procesos de una organizacin.
Desde el punto de vista archivstico podemos apuntar las siguientes implicaciones: La tipologa de los documentos se diversifica considerablemente. Esto requiere la adopcin de criterios homogneos en cuanto a descripcin y a clasificacin, pero sobre todo referidos a la identificacin de qu es un documento de archivo y qu no. Inevitablemente, es necesario un control lo ms exhaustivo posible de toda la informacin producida por una organizacin para poder realizar la discriminacin de forma correcta. La identificacin de los documentos de archivo tiene que fundamentarse en su valor desde el punto de vista legal y jurdico y/o en la definicin y regulacin de los procesos y procedimientos de gestin que la organizacin lleve a cabo. En el caso de procesos compartidos entre diferentes organizaciones el anlisis de las relaciones entre las series tiene que hacerse extensiva a cada una de las partes implicadas con tal de definir sus responsabilidades y permitir su valoracin. La integracin de los sistemas de gestin de documentos en los sistemas de informacin de una organizacin comporta, de forma ineludible, situar la intervencin archivstica en la fase de concepcin del sistema, con el objetivo de garantizar la integridad de los documentos producidos y su correcta clasificacin, descripcin y sobre todo, valoracin. La preservacin de la integridad de los documentos electrnicos tiene que pasar por la definicin de los procedimientos que garanticen la fiabilidad y autenticidad de los documentos, tanto individualmente como en relacin al expediente al cual pertenezcan y
con independencia de su soporte y, por la identificacin de su procedencia, mediante la descripcin del contexto en el cual han sido producidos, tanto del proceso del cual son resultado como del mismo registro. El mantenimiento a largo plazo de la integridad de los documentos electrnicos tiene que tener en cuenta la integracin de la informacin del contexto en el cual se efecte cualquier migracin de datos y, tambin, el anlisis de las funciones de los rganos productores y de sus variaciones a lo largo del tiempo. El desarrollo de las arquitecturas de sistemas multivinel, es decir que mantengan los sistemas de almacenamiento de informacin separados de los sistemas de gestin, implica evaluar las posibles consecuencias para los archivos sobre la custodia de los documentos electrnicos. La dificultad que puede suponer la duplicacin de estos sistemas de almacenamiento, especialmente para pequeas organizaciones, hace necesaria la definicin de las pautas a seguir en la transferencia nicamente de la responsabilidad intelectual sobre los documentos. En el caso de las administraciones pblicas, hay que analizar la posible implicacin de aquellas de rango superior en el establecimiento de grandes centros receptores de esta informacin, pero que permitan mantener la responsabilidad de la gestin a los servicios de archivo de la organizacin propietaria de la documentacin. La posibilidad de compartir tareas y procesos entre diferentes organizaciones tiene que basarse, a nivel archivstico, en el establecimiento de unas bases comunes de trabajo y, por tanto, en la adopcin de estandarts adecuados en cada una de las actuaciones a realizar, que ms alla de quien sea su responsable, definen que hay que hacer y como y cuando tiene que llevarse a cabo.
Finalmente, se puede concluir que los principios tericos de la archivstica respecto a la gestin de los documentos electrnicos no tan slo son vigentes, sino que son fundamentales para poderla llevar a cabo de forma eficiente, eficaz y econmica. Por tanto, no hay que reescribir la teora sino adecuar a ella la practica de su gestin. Por otra parte, si bien es cierto que las tecnologas de la informacin y de la comunicacin diluyen los lmites entre las profesiones vinculadas a la gestin de la informacin, no lo es menos que la tendencia a su integracin debe responder a la suma de los objetivos y funciones de cada una de estas profesiones y no nicamente a una pretendida demanda del mercado que aun hoy no existe de forma explcitamente formulada. En cualquier caso, parece oportuno remitirse a Ch. M. Dollar, cuando afirma que si ahora lo resolvemos, dentro de 10 20 aos, los archiveros ya no hablaran de estas tecnologas, porque la revolucin de las tecnologas es tan fundamental que por ellas mismas pasaran a
un segundo plano, como ya pas con la imprenta y el telfono, y la discusin se centrar en los productos y su finalidad, no en las tecnologasLos archiveros se concentraran en los fundamentos archivsticos sobre el contexto y significado de los documentos y como estos son entendidos y apreciados por los usuarios de la informacin electrnica58.
NOTAS
1
M.T.MOLINA. El archivero en la sociedad de la informacin. ANABAD, 1994, vol. XXXVI, extraido de J.R. CRUZ MUNDET. Manual de archivstica. Madrid: Fundacin Germn Snchez-Ruiprez. Ediciones Pirmide, 1994, p. 87-88 Una muestra clara de estas limitaciones en el uso de medios informticos por no decir telemtica es la escasez de referencias sobre el tema, cuando las hay, en los diversos manuales archivsticos editados en el Estado en los ltimos diez aos. Incluso en las aplicaciones informticas especficas de archivos estos manuales no suelen ir ms all de la informatizacin de instrumentos de descripcin, la gestin del depsito, de las consultas y los prstamos y ms excepcionalmente de las transferencias. Para una aproximacin a los problemas bsicos planteados entorno a los documentos electrnicos Gestin y almacenamiento de los documentos informticos (DLM). En: Los archivos en la Unin Europea. Luxemburgo: Oficina de Publicaciones Oficiales de la Comunidad Europea, 1994, p. 51-66. Para un estudio ms profundizado Guide for managing electronic records from an archival perspetive. Consejo Internacional de Archivos, Comit sobre Documentos Electrnicos, ICA/ Studies, 8, 1997 J.R. CRUZ MUNDET. (1994), p. 87-88, vase nota 1. En este sentido es muy interesante el analisis que hace Christine NOUGARET. Limpact des tecnologies de linformation sur les archives et le travaill de larchiviste. Archivum, 1197, vol. XLIII, p. 283-309 y, concretamente, sobre las caractersticas de los documentos informticos en las pginas 288 y 289 Doculabs tiene como objetivo beneficiar tanto a los proveedores como a los usuarios a partir de estudios comparativos de diferentes productos existentes en el mercado y de la definicin de indicadores de referencia sobre que tipo de prestaciones tcnicas son mejores. DOCULABS. Special Report on Records Management Systems (1 edicin 1.1). Chicago: 1998, 128 p. (http://wwww.doculabs.com) Se ha optado por el mantenimiento de la terminologa inglesa porque en algunos casos no hay traduccin aceptada del concepto y en otros la traduccin que se le hace induce a la confusin. DOCULABS (1998,vease nota 6)ofrece en su informe una comparacin detallada entre el Document Management Systems y los Records Management Systems. Otro estudio que muestra claramente las diferencias y, al mismo tiempo, las posibilidades de integracin de la gestin archivstica de los documentos con las tecnologias GED es el trabajo de SERRA, Jordi; CAMPOS, Isabel; CANELA, Montserrat; DOMINGO, Joan. La digitalizacin como solucin a los problemas de gestin de la documentacin: la realidad de su aplicacin. En: 6es Jornades Catalanes de Documentaci. Cap a la societat digital: un mn en contnua transformaci. Barcelona: Societat Catalana de Documentaci i Informaci, Col.legi Oficial de Bibliotecaris Documentalistes de Catalunya, 1997, p. 181-188 Sobre el diseo de arquitecturas de sistemas DOCULABS (1998, vase nota 6) establece tres tipos: sistemas basados en estructura cliente/servidor, sistemas basados en Web y sistemas basados en Groupware; y detalla sus caractersticas y las ventajas y desventajas de cada uno de ellos. La distincin entre el conocimiento explicito y el conocimiento tcito de una organizacin ha sido definida por Ikujiro Nonaka y se puede encontrar en CORRALL, Sheila, Knowledge Management. Are We in the Knowledge Managemente Business?. Ariadne, 18. [http://www.ariadne.ac.uk/issue18/knowledge-mgt/], que permite una interesante aproximacin a la gestin del conocimiento. Para informacin bsica sobre el Data Warehouse: GUPTA, Vivek R. An Introduction to Data Warehousing. [htp://sysem-services.com/wintro.htm]. System Services Corporation. INMON, W.H.. Tech topic. What is Data Warehouse. Prism, 1995, vol. 1, nm. 1. [http://www.cait.wust.edu/cait/papers/prims/vol.1_no1/] Mas informacin en DATA WAREHOUSE INFORMATION CENTER. [http://pwp.starntinc.com/larryg/politics.html] Un interesante ejemplo del funcionamiento de estos sistemas es el del Babson College, en KESNER, Richard M. Archives in the Information Society. Lligall / Janus, 1998, nm. 12 / 1998. 1, p. 246-263 GAVREL, Sue. Information Techonology Standards: tools for the Archivists. Archivum, 1994, vol. XXXIX, p. 241-250.
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Christine NOUGARET (1997), vease nota 5 GAVREL, Sue (1994), vease nota 13 Kent M. HAWORTH presenta un ejemplo muy interesante en el que estn implicadas diferentes administraciones y agentes del sector privado de Nueva Escocia en Standardizing archival description. Archivum, 1994, vol. XXXIX, p. 187-199. En cuanto a la confluencia profesional entre archiveros, ingenieros e informticos: CASELLAS SERRA, Llus-Esteve. L'arxiver i la societat de la informaci. Lligall, 1998, nm. 13, p. 85-126. Sobre la experiencia del diseo e implantacin de un sistema de gestin del conocimiento WEB, Phillip J. Mise en oeuvre dun systme de gestion des connaissances au sein de lagence dvolution et de recherche de la dfense (DERA). En: Actes du DLM Forum sur les donnes lisibles par machine. Luxembrug: Oficina de Publicaciones Oficiales de la Comunidad Europea, 1997, p. 275-282 FITZLOFF, Emily; GARDNER, Dana. Web opens enterprise portals. Infoworld, 1999 (enero). [http://inforworld.com]. El sistema toma como base la integracin de Data Warehouses, Data Marts, Data Mining y de la gestin del conocimiento (Knowledge Management) MARTNEZ, Jos M; LPEZ, Luis; HILERA, Jos R.; GUTIRREZ, Jse A. Conditions requises pour les systmes dinformation. Projet SIDIM pour les administrations locales. En: Actes du DLM Forum sur les donnes lisibles par machine. Luxembrug: Oficina de Publicaciones Oficiales de la Comunidad Europea,1997, p. 132-137. Como ejemplo VALLE PALMA VILLALN, Maria del; GARCA-RAMOS, Luis A. Diseo conceptual de una Intranet de inters en gestin documental. En: 6es Jornades Catalanes de Documentaci. Cap a la societat digital: un mn en contnua transformaci. Barcelona: Societat Catalana de Documentaci i Informaci, Collegi Oficial de Bibliotecaris Documentalistes de Catalunya, 1997, p. 333-345 Sobre este punto inciden diversos autores, pero es especialmente remarcable la consideracin ajena a la archivstica hecha por Eduard TORRELAS ALBIAC (Sistemes dinformaci per a la direcci: la resposta a les necessitats dinformaci de lempresa moderna. En: Q. Revista de Qualitat, 1999, nm. 32 (enero), p. 48) sobre las necesidades de contextualizacin de los datos en los sistemas de anlisis estrategico (Executive Information Systems, EIS) para niveles superiores de decisin, a diferencia de los sistemas ms tradicionales de soporte a la toma de decisiones en los niveles intermedios de una empresa (Decision Suport Systems), que son quienes los generan. Otros problemas que menciona son la sobrecarga de datos y la heterogeneidad de la informacin. DOLLAR, Ch. M. Seizing the opportunity: archivists in the information age. Archivum, 1994, vol. XXXIX, p. 449-455 KESNER, Richard M. (1998) vase nota 12 DOCULABS (1998, vase nota 6), mantiene en su informe que la eclosin de las tecnologas de la informacin va ligada a la multiplicacin de los documentos generados por la facilidad de duplicacin y diseminacin que comportan y, por tanto, obligar a las organizaciones a tomar medidas que garanticen su higiene documental para poder sobrevivir al exceso de informacin. Como ejemplo CANELA, Montserrat; CAMPOS, Isabel; DOMINGO, Joan; SERRA, Jordi, Le processus dvaluation comme moyen dintgrer le point de vue archivistique dans la planification, la cration et la utilisation de documents lectroniques et de systmes automatiss. tude de cas. En: Actes du DLM Forum sur les donnes lisibles par machine. Luxembrug: Oficina de Publicaciones Oficiales de la Comunidad Europea,1997, p. 113-117. Para una visin global de todo lo que esto supone tanto para los archiveros como para los productores y usuarios BORRS, Joaquim. Les relacions entre els arxivers i els productors de documents. Lligall / Janus, 1998, nm. 12 / 1998.1, p. 101-115. Para una aproximacin a las tendencias en gestin de la informacin en el mbito de las bibliotecas y centros de documentacin: SILLERAS, Maria Elvira. Tecnologa y calidad al servicio del ciudadano: el Centro de Informacin Municipal. En: IV Jornadas Espaolas de Documentacin. Actas. Valencia: FESABID, 1998, p. 847 853, y VIVES GRCIA, Josep. La missi de la biblioteca pblica a la societat de la informaci. Mtodos de Informacin, 1996, vol. 3, nm. 14-15 (noviembre), p. 41-48
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DOLLAR, CH. M. Arxivers i gestors de documents: un programa per a lera de la informaci. Lligall, 1996, nm. 16, p. 13-26, y KESNER, Richard M. (1998), vase nota 12. DOLLAR, CH. M. (1996) vase nota 29. Ch. Dollar usa el termino informacin all donde en este texto consta documentos o documentos electrnicos. WALNE, Peter (ed. ). Dictionary of Archival Terminology = Dictionnaire de terminologie archivistique. Munich; Nueva York; Londres; Paris: saur, 1988 (2 ed. ), ICA Handbooks Series, vol. 7, p. 56-57. Para una visin general de los requerimientos de la gestin y conservacin de los documentos electrnicos: BEARMAN, David. The Physical Archives and the Virtuals Archives. Archivum, 1997, vol. XLIII, p. 150-167. Sobre los problemas de llevar a cabo la valoracin en el contexto de los documentos electrnicos y de identificar las necesidades probatorias y de evidencia a largo plazo: EASTWOOD, Terence. The retention schedule in the integrated management of records. Archivum, 1997, vol. XXXIX, p. 52-56, a partir de las experiencias realizadas en el mbito norteamericano. INSAR Supplement III. Guide de lInformation numrique. Luxemburg: Oficina de Publicaciones Oficiales de la Comunidad Europea, 1998, p. 11-16 y 49-50. La Guide de lInformation numrique distingue entre la estructura lgica y un cuarto elemento que identifica como presentacin. El presente trabajo opta por la opinin expresada por la mayora de los autores de la bibliografa consultada, es decir por unificar estos dos elementos teniendo en cuenta que generalmente estn estrechamente relacionados. HORSMAN, Peter. Un systme expert pour la gestion de documents lectroniques. En: Actes du DLM Forum sur les donnes lisibles par machine. Luxemburg: Oficina de Publicaciones Oficiales de la Comunidad Europea,1997, p. 54-59. SKUPSKY, Donald. Establishing retention periods for electronic records. Records Management Quarterly, 1993 (abril), extraido de HIGGS, Edward. From medieval erudition management: the evolution of the archival profession. Archivum, 1997, vol. XLIII, p. 142. DOCULABS (1998, vase nota 6) Para una aproximacin a la consideracin de bases de datos como documento oficial, el ejemplo sueco planteado en GRNSTRM, Claes. Relations entre cratreurs, utilisateurs et conservateurs dinformation. En: Actes du DLM Forum sur les donnes lisibles par machine. Luxemburg: Oficina de Publicaciones Oficiales de la Comunidad Europea,1997,p. 38-42. El Data Mining tambin se conoce como Knowledge Discovery in Databases (KDD) y se basa en el uso de tcnicas de explotacin de datos contenidos en los Data Warehouses. Para una informacin bsica: Data Mining Notes. The Queens University of Belfats. [http://wwwpcc.qub.ac.uk/tec/courses/datamining/stu_notes/dm_book_1.html/] HOFMAN, Johan. Aspects multidisciplinairesdes documents lectroniques, notions du cycle de vie es dcouments lectroniques, caracteristiques et liens avec le flux de linformation / le flux de travaux. En: Actes du DLM Forum sur les donnes lisibles par machine. Luxemburg: Oficina de Publicaciones Oficiales de la Comunidad Europea,1997, p. 30-37. Los planteamientos sobre el trabajo de investigacin realizado por la University British Columbia siguen los esquemas expuestos por DURANTI, Lucia. Prservation de lintgrit des donnes lectoniques. En : Actes du DLM Forum sur les donnes lisibles par machine. Luxemburg: Oficina de Publicaciones Oficiales de la Comunidad Europea,1997, p. 60-65, y por DURANTI, Lucia; EASTWOOD, Terry; MACNEIL, Heather. The preservation of the Integrity of Electronic Records. University British Columbia. [http://slais.ubs.ca/users/duranti/intro.htm] La definicin de sistema de archivo tal y como se entiende en el proyecto de la UBC se encuentra en DURANTI, Lucia (1997), vase nota 42 BEARMAN, David (1997), vase nota 32 Planteamiento de David BEARMAN recogido en Lucia DURANTI (1997), vase nota 42.
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HOFMAN, Johan (1997), vase nota 41 HOFMAN, Hans. Dealing with electronic records: intellectual control of records in the digital age. Lligall / Janus, 1998, nm. 12 / 1998.1, p. 153-163 DOLLAR, CH. M. (1994), vase nota 23 Para una visin general sobre el principio de respeto al fondo y el principio de procedencia: DUCHEIN, Michel. El respeto de los fondos en archivstica: principios tericos y problemas prcticos. En: WALNE, P. (ed.). La administracin moderna de archivos y la gestin de documentos: el Prontuario RAMP. Pars: UNESCO, 1985 (PGI 85/WS/32), p. 69-92. DUCHEIN, Michel. Le principe de provenance et la patrique du tri, du classemente et de la description en archivistique contemporaine. Lligall / Janus, 1998, nm. 12 / 1998.1, p. 87-100 PETILLAT, Christine . Notions fondamentales de larchivistiqe integre (II). Archivum, 1994, vol. XXXIX, p. 14-23. Sobre estos aspectos vase la bibliografa citada en la nota anterior, especialmente Michel Duchein y los siguientes trabajos: LODOLINI, Elio. Archivstica: principios y problemas. Madrid: ANABAD, 1998 (1 ed. 1984), 358p. HARDENBERG, Herman. Algunas referencias sobre los principios para el ordenamiento de archivos. En: WALNE, P. (ed.)La administracin moderna de archivos y la gestin de documentos: el Prontuario RAMP. Paris: UNESCO, 1985 (PGI 85/WS/32), p. 93-96 Christopher KITCHING expone las vicisitudes de redaccin y aprobacin de la norma ISAG (G) en La normalitzaci de la descripci arxivstica. Lligall, 1993, nm. 6, p. 43-55 Propuesta expuesta en BEARMAN, David; LYTLE, Richard H. The power of principle of provenance. Archivaria, 1985-1986, nm. 21, y recogida por PTILLAT, Christine (1994, vease nota 49); y en MUL, Antone. The principle de provenance: should it remain the Bedrock of professions?. Archivum, 1997, vol. XLIII, p. 233-256 HOFMAN, Johan (1997), vase nota 41 Las ideas expuestas siguen los planteamientos de DURANTI, Lucia (1997), vase nota 42. HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivstica general. Teora y prctica. Sevilla: Diputacin, 1991 (5 ed. actualizada), p. 171 y siguientes. Recoge la tradicin francesa al respecto. LODOLINI, Elio (1998), p. 149 y siguientes, vase nota 50, y VZQUEZ MURILLO. Manuel. Cicle vital centrat en la vigncia. Lligall, 1997, nm. 11, p. 115-121 HOFMAN, Johan (1997), vase nota 41. Mantiene que esta es una fase exclusiva de los documentos electrnicos. Traduccin libre del autor de DOLLAR, CH. M. (1994), en sus conclusiones, vase nota 23.
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