ACCESS: PRLOGO

ACCESS
EJERCICIO PRLOGO

ESTRUCTURA DE UNA BASE DE DATOS: TABLAS, CONSULTAS, FORMULARIOS E INFORMES

ACCESS es un programa de gestin de bases de datos. Una base de datos es un conjunto estructurado de datos entre los que existe algn vnculo comn. Ejemplos: datos de una empresa (clientes, empleados, proveedores, productos...), de una biblioteca (volmenes, ttulos, estanteras, salas...), de un instituto (niveles, grupos, alumnos, profesores...), de un aeropuerto (vuelos, compaas, terminales...). En estos casos, el vnculo comn es la empresa, la biblioteca, el instituto o el aeropuerto Access permite crear una base de datos y gestionarla (es decir, realizar consultas a dicha base, introducir nuevos datos, suprimir otros, etc.). ACTIVIDAD: La estructura de una base de datos puede comprobarse abriendo alguna de las plantillas descargables online desde la ventana de presentacin del programa. Aqu utilizaremos para ello la base de datos NORTHWIND que se incluye en el apartado Ejemplo.

ACCESS: PRLOGO En nuestro caso, para abreviar, puedes descargar directamente en tu pendrive el archivo Northwind.zip desde la web del mdulo y, a continuacin, descomprmelo. Desde el pendrive, abre el archivo descomprimido (doble clic sobre el mismo). 2.- Al abrirse la base de datos aparecer el siguiente mensaje de presentacin:

Este es un formulario que personaliza la base de datos en funcin del empleado seleccionado. Pero ahora mismo no nos interesa averiguar cmo funciona. Deja el empleado que aparece por defecto y pulsa Iniciar sesin. La pantalla que aparece es la correspondiente al formulario de Inicio. Tampoco interesa demasiado, de momento. Hay que profundizar un poco ms para acceder a la estructura bsica de la base de datos.

Haz clic en la doble flecha del Panel de exploracin para acceder al panel con los objetos de la base de datos..

ACCESS: PRLOGO El panel de exploracin tambin ha sido personalizado para esta base de datos en concreto. Para visualizar el panel genrico hace falta un paso ms:

Haz clic en esta flecha y selecciona la opcin Tipo de objeto.

El Panel de exploracin adopta este aspecto:

Tablas, Consultas, Formularios, Informes, Macros y Mdulos son los objetos tpicos de cualquier base de datos. De momento nos limitaremos a los 4 primeros. Cierra el formulario Inicio haciendo clic en el aspa de la esquina superior derecha de la ventana del mismo

ACCESS: PRLOGO

TABLAS:
Incluyen todos los datos que queramos almacenar sobre cualquier elemento: clientes, empleados, artculos...

Para acceder a las tablas, haz clic en esta flecha

A continuacin, haz doble clic sobre la primera tabla (estn en orden alfabtico) de la base: Clientes.

ACCESS: PRLOGO Tabla Clientes

Cada uno de los datos almacenados sobre los clientes es un campo. Los campos se disponen en columnas.

Cada cliente de la tabla es un registro. Los registros se disponen en filas

Todas las tablas de la base tienen la misma estructura. Su creacin requiere una cuidadosa planificacin previa, as que lo dejaremos para ms adelante.

CONSULTAS:

Son instrucciones que se proporcionan al programa para que extraiga de la base de datos y muestre slo aquella informacin que nos interesa en cada momento. La informacin se muestra a su vez en forma de tabla aunque ocupa mucho menos espacio en el disco que una tabla (ya que lo que se almacena es slo la instruccin y no los datos).

ACTIVIDAD:
Como ejemplo, vamos a hacer una consulta sobre la tabla Empleados que nos muestre slo los apellidos y el nombre de los empleados que sean representantes de ventas (pg. sig.): 1.- Cierra en primer lugar la tabla Clientes, haciendo clic en el aspa de la ventana correspondiente a la tabla.

ACCESS: PRLOGO 2.- Despliega las consultas de la base de datos en el panel izquierdo (Todos los objetos de Access) 3.- Selecciona la opcin Crear de la cinta de opciones del programa:

Haz clic en el botn Diseo de consulta.

En el cuadro Mostrar tabla selecciona la tabla Empleados y haz clic en Agregar. A continuacin, haz clic en Cerrar.

Doble clic sobre el campo Apellidos. Luego, haz doble clic sucesivamente sobre los campos Nombre y Cargo.

ACCESS: PRLOGO 4.- La mitad inferior de la ventana presenta la forma de una tabla.

En la mitad inferior de la ventana aparecern, en diferentes columnas, los campos seleccionados y el nombre de la tabla a que pertenecen.

5.- A continuacin, indicaremos al programa que slo queremos mostrar los vendedores que sean representantes de ventas:

En la fila Criterios de la columna Cargo, escribe Representante de ventas y desactiva la casilla Mostrar (dado que todos los empleados sern representantes de ventas, no tiene sentido mostrar este dato).

ACCESS: PRLOGO

7.- En el penltimo paso, ejecutaremos la consulta para ver los resultados:

Haz clic sobre el botn Ejecutar en la pestaa Diseo de la cinta de opciones

Los resultados se visualizan en forma de tabla de 2 columnas (ya que slo nos interesan dos campos: apellidos y nombre; el campo Cargo lo hemos ocultado, aunque sirve para filtrar los datos).

Para guardar la consulta, haz clic sobre el icono de disquete de la barra de Office..

ACCESS: PRLOGO
En el cuadro de dilogo en el que se nos pide un nombre para la consulta escribe Representantes de ventas y pulsa Aceptar

Cierra la consulta y observa cmo su nombre aparece en la lista de consultas del panel izquierdo. En adelante, para conocer cules son los empleados que ocupan el cargo de representante de ventas ya slo ser necesario seleccionar y abrir esta consulta. Este, no obstante, es ya un ejemplo de cierta complejidad; convendr, para ir paso a paso, retroceder un poco y empezar con consultas ms simples que no incluyan filtrado de datos ni ocultacin de campos (como la anterior).

FORMULARIOS:

No son, en general, ms que una forma distinta (ms atractiva) de presentar en pantalla los datos de las tablas y facilitan, adems, la introduccin de datos. Suelen incluir botones que permiten ejecutar ciertas acciones. Los formularios tienen estructura de fichas. A cada registro de la tabla corresponde una ficha. A continuacin se muestra el formulario Detalles de Clientes de la base de datos Northwind:

ACCESS: PRLOGO

Clic aqu para aadir un nuevo cliente (registro) Clic aqu para pasar al siguiente cliente (registro) Clic aqu para ir al ltimo cliente (registro)

El formulario Detalles de clientes incluye elementos adicionales, como: botones asociados a acciones, una lista de bsqueda de clientes y una pestaa adicional con un subformulario de pedidos. Todos esos objetos no forman parte, necesaria de un formulario y, de momento, no los trataremos.

ACTIVIDAD:
Crear un formulario simple es muy sencillo. Haremos uno que muestre cada producto en una ficha independiente: 1.- Despliega la lista de tablas en el panel izquierdo Todos los objetos de Access. Selecciona, sin abrirla, la tabla 2.- En la cinta de opciones del programa,.selecciona con un solo clic la tabla Productos.

10

ACCESS: PRLOGO 2.- En la cinta de opciones del programa, en la pestaa Crear, haz clic en el botn Formulario

La creacin del formulario es inmediata (si bien se trata de un formulario muy bsico, sin formato):

Esto es un subformulario, que muestra los proveedores que suministran el producto a la empresa

3.- Para guardar el formulario haz clic en el icono de disquete de la barra de herramientas; acepta el nombre propuesto (Productos).

11

ACCESS: PRLOGO Cierra el formulario y despliega la lista de formularios del panel izquierdo Todos los objetos de Access. Observa cmo en la lista aparece el nombre del formulario recin creado. Finalmente, cierra el formulario.

INFORMES:

Presentan los datos de las tablas o de las consultas con un formato adecuado para su impresin y presentacin por escrito.

De momento, no crearemos ninguno.

12