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Oficiala Mayor
Direccin General de Desarrollo Humano y Profesionalizacin
Enero 2012
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Presentacin.................................................................................................................................. 3 Fundamento Legal ........................................................................................................................ 3 Descripcin del contenido ............................................................................................................ 3 Captulo I........................................................................................................................................ 4 Criterios generales para la elaboracin, fuentes de informacin del contenido, especificaciones de formato, dictaminacin, autorizacin, certificacin, difusin, vigencia y actualizacin del Manual de Procedimientos Elaboracin ................................................................................................................................ 4 Fuentes de Informacin del Contenido ....................................................................................... 4 Especificaciones de Formato ..................................................................................................... 4 Dictaminacin ............................................................................................................................ 5 Autorizacin ............................................................................................................................... 5 Certificacin ............................................................................................................................... 5 Difusin ...................................................................................................................................... 6 Vigencia ..................................................................................................................................... 6 Actualizacin .............................................................................................................................. 6 Captulo II ...................................................................................................................................... 7 Estructura del Manual de Procedimientos Portada ...................................................................................................................................... 7 ndice ......................................................................................................................................... 7 Introduccin ............................................................................................................................... 7 Marco jurdico-administrativo ..................................................................................................... 8 Procedimientos .......................................................................................................................... 8 Objetivo ................................................................................................................................. 9 Criterios a considerar .......................................................................................................... 10 Descripcin del procedimiento ............................................................................................ 10 Mapa del procedimiento ...................................................................................................... 11 Firmas de elaboracin, revisin y autorizacin.12 Glosario de trminos ................................................................................................................ 12 Hoja de Autorizacin13 CAPTULO III ................................................................................................................................ 13 Enlaces Servidores Pblicos responsables de brindar asesora ..13 Firmas de emisin...14
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La presente Gua Tcnica definida como un lineamiento a seguir, es una herramienta de apoyo para las Unidades Responsables (URs), Delegaciones de la Secretara de Agricultura, Ganadera, Desarrollo Rural, Pesca y Alimentacin (SAGARPA) y para los rganos del Sector, en la formulacin de sus Manuales de Procedimientos, la cual, les permitir elaborar procedimientos con criterios de uniformidad, transparencia y con estndares de calidad, cuyo contenido cumpla con el objetivo de guiar a los servidores pblicos en la correcta ejecucin de sus actividades, y as, atender de manera eficaz y eficiente las demandas de servicios de los usuarios tanto al internos como al exterior de la Secretara.
Fundamento Legal
Con fundamento en los Artculos 19 de la Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal y el artculo 18 fraccin XVI del Reglamento Interior de la Secretara de Agricultura, Ganadera, Desarrollo Rural , Pesca y Alimentacin, D.O.F. 10-VII-2001, y reformas y adiciones. Por lo anterior expuesto, la presente Gua Tcnica abroga a la Gua para la Elaboracin y Actualizacin del Manual de Procedimientos expedida el 30 de julio de 2009.
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Captulo I Criterios generales para la elaboracin, fuentes de informacin del contenido, especificaciones de formato, dictaminacin, autorizacin, certificacin, difusin, vigencia y actualizacin del Manual de Procedimientos
Elaboracin La elaboracin de los Manuales de Procedimientos, as como la informacin contenida en el mismo, ser competencia de cada Unidad Responsable (UR). Los Titulares de las URs debern designar mediante oficio dirigido al Titular de la Direccin General de Desarrollo Humano y Profesionalizacin (DGDHP) al o los servidores pblicos que fungirn como responsables de Identificar los procedimientos sustantivos (la razn de ser) de su rea, para integrarlos el Manual de Procedimientos para su elaboracin. La DGDHP, a travs de la Unidad de Control de Plazas y Movimientos de Personal (UCPyMP) proporcionar la asesora y el apoyo necesario que las URs soliciten para la elaboracin o actualizacin del Manual de Procedimientos. Fuentes de informacin del contenido Las Unidades Responsables debern considerar las atribuciones conferidas en el Reglamento Interior vigente de la SAGARPA, las actividades descritas en el Manual de Organizacin Especfico y la Estructura Orgnica autorizada y registrada ante la Secretara de la Funcin Pblica. Especificaciones de Formato Los Manuales de Procedimientos debern redactarse en un lenguaje claro y sencillo, utilizando el procesador de textos Microsoft Word con las caractersticas siguientes: 1. Tamao de papel: 2. Orientacin: a. Texto del Manual b. Mapa de procedimientos 3. Margen izquierdo: 4. Margen derecho: 5. Margen superior: 6. Margen inferior: 7. Sangras y tabuladores: 8. Tipo de letra: 9. Tamao de letra: a. Ttulos (apartados del manual): b. Subttulos y contenido 10. texto 11. Interlineado 12. Uso de vietas Carta Vertical Horizontal 2 cm. 2 cm. 2 cm. 2 cm. 1.5 cm. Arial 12 pts. con negritas 11 pts. sin negritas (Maysculas y minsculas) Sencillo Redondas
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Para la elaboracin del Manual de Procedimientos, las URs utilizarn los archivos electrnicos del modelo de manual que ser proporcionado por la DGDHP a travs de la UCPyMP. Dictaminacin Las Unidades Responsables presentarn su proyecto de Manual de Procedimientos mediante oficio dirigido al Titular de la DGDHP para su revisin, anlisis y validacin anexando el archivo electrnico del mismo en un Disco Compacto. El Manual, deber presentar las caractersticas tcnicas y metodolgicas mencionadas en la presente Gua Tcnica, en caso de detectarse inconsistencias en la integracin del proyecto del manual, la DGDHP enviar la Cdula de observaciones y comentarios a la UR responsable de la creacin del manual para su atencin y modificacin a fin de hacer una nueva revisin hasta emitir la opinin favorable del proyecto presentado y la versin entregable para la Coordinacin General Jurdica (CGJ). La DGDHP, enviar y solicitar la opinin del proyecto de Manual de Procedimientos, ya dictaminado por la misma, a la CGJ con el objetivo de que sea revisado y sea emitida su opinin al respecto, en caso de detectarse inconsistencias en la integracin del proyecto del Manual, la CGJ enviar las observaciones detectadas a la DGDHP la cual turnara a la UCPyMP las observaciones para que se den a conocer a la UR correspondiente para su atencin a fin de hacer una nueva revisin hasta obtener la versin final. Autorizacin Una vez que se cuente con la opinin favorable de la Coordinacin General Jurdica del proyecto de Manual de Procedimientos, la DGDHP, enviar el proyecto del manual correspondiente a la Oficiala Mayor para gestionar la firma de autorizacin del C. Secretario. Es importante considerar que el Manual de Procedimientos ser de carcter oficial a partir de la fecha de autorizacin del C. Secretario del Ramo. Certificacin Toda vez que se cuente con la firma de autorizacin por parte del C. Secretario, la DGDHP expedir la certificacin del manual. Es responsabilidad de la UCPyMP tener bajo su custodia la Manual de Procedimientos con las firmas originales y proporcionar copia certificada del mismo a la UR solicitante y creadora del o los Manuales.
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Difusin La Unidad Responsable de la creacin del manual ser la encargada de difundir su Manual de Procedimiento debidamente autorizado, entre el personal de su adscripcin. La Unidad de Control de Plazas y Movimientos de Personal, gestionar ante la Direccin de Capacitacin y Desarrollo, la difusin del Manual de Procedimiento autorizado en la Normateca Institucional de la SAGARPA que ser consultable en la pagina de internet http://www.sagarpa.gob.mx/normateca/Paginas/default.aspx Vigencia La vigencia del Manual de Procedimientos ser de dos aos, a partir de la fecha de autorizacin por parte del C. Secretario o bien, cuando se site en alguna o algunas de las hiptesis previstas en el apartado de Actualizacin. En caso de no existir modificacin alguna en el Manual de Procedimientos, la UR responsable de la creacin del manual, por nica ocasin, deber solicitar una prrroga de vigencia mxima de un ao del manual autorizado y expedido por el C. Secretario del Ramo mediante oficio dirigido al Director General de Desarrollo Humano y Profesionalizacin, el cual deber incluir la justificacin de dicha solicitud. Actualizacin Las URs de la Secretara, en el proceso de actualizacin de sus manuales, debern observar y aplicar los puntos descritos anteriormente. La actualizacin del Manual de Procedimientos debe ser justificada por alguno o algunos de los siguientes motivos: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Cuando se modifiquen sus atribuciones en el Reglamento Interior de la Secretara. Cuando se modifique su estructura autorizada. Cuando se incorpore o elimine algn programa que involucre algn procedimiento. Cuando por ley se incorporen o elimines procesos en el rea Cuando existan observaciones o requerimientos de instancias fiscalizadoras. Cuando hayan pasado dos aos desde su ltima actualizacin
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Portada Es la identificacin del Manual de Procedimientos y deber contener los datos siguientes: ndice Es la presentacin ordenada de los apartados que integran la estructura del Manual de Procedimientos. Cada apartado se enlistara y numerar progresivamente con nmeros romanos, la referencia de la pgina que contiene dicha informacin se anotar de manera paralela en el extremo derecho de la hoja con nmeros arbigos. La paginacin del documento deber ser continua y con numeracin arbiga, tomando la portada como la pagina 1, sin que el nmero de la pgina sea sealada en la portada, a efecto de uniformar la presentacin de estos documentos. Introduccin Es la presentacin del Manual de Procedimientos al usuario sobre el contenido, utilidad, fines y propsitos que se pretenden llevar a cabo con la elaboracin y difusin del mismo, tambin se incluye informacin sobre el mbito de aplicacin del documento, prever quienes son los destinatarios o usuarios del Manual. Ttulo del documento Manual de Procedimientos seguido del nombre de la Unidad Responsable que elabora el manual (tipo de letra Arial Black, 24 pts. y centrado) Fecha de autorizacin del Manual (Apartado exclusivo de la DGDHP) En caso de que la UR tenga logotipo, se colocara junto al logotipo de SAGARPA, en el lado superior derecho. (La portada, ser proporcionado por la UCPyMP)
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Es la base legal y administrativa que fundamenta el ejercicio de las atribuciones de las Unidades Responsables y regula la operacin y funcionamiento de la misma. En este apartado se mencionan las disposiciones u ordenamientos jurdicos relacionados por orden jerrquico descendente, que dan origen a las mismas, que establecen su creacin y son aplicables en funcin de sus actividades. Los documentos jurdico-administrativos se debern listar jerrquicamente como se muestra a continuacin: Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos Constitucin Poltica local Disposiciones Jurdicas Internacionales Leyes Estatutos Cdigos Reglamentos Decretos Acuerdos Programas Planes, Normas, Lineamientos, Bases Manuales Generales de Organizacin o Procedimientos Reglas y Polticas Oficios y Circulares Guas Tcnicas de procedimientos Convenios Documentos Normativo-Administrativos ( Normas, Instructivos, Avisos, entre otros). Otras disposiciones (se anotarn los documentos que por su naturaleza no pueden ser incluidos en la clasificacin anterior)
Se debern indicar en forma clara y precisa los nombres de los ordenamientos jurdicos y administrativos y citar su fecha de publicacin o expedicin en el Diario Oficial de la Federacin, la redaccin de los ordenamientos incluir las siglas D.O.F., se mencionaran en su caso las reformas y adiciones. Cada apartado a su vez ser organizado descendentemente de manera cronolgica tomando como referencia el documento de la fecha ms antigua. Procedimientos Deber contener el listado numerado de procedimientos que integran el manual dividido por Direccin. Identificar cada uno de los procedimientos con un Nombre el cual deber ser congruente con el fin o con la meta que se pretenda alcanzar y asignarle una Clave, la cual deber ser integra como se muestra a continuacin: Las siglas de la Unidad Responsable (Direccin General o Direccin de rea) Procedimiento Numero consecutivo segn corresponda UCPMP /PR -01
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Ejemplo: UCPMP/PR-01. (Unidad de Control de Plazas y Movimientos de Personal, Procedimiento 01) Cada Procedimiento deber contener los aspectos siguientes: Objetivo Criterios a considerar Descripcin del procedimiento Mapa del procedimiento Firmas de elaboracin, revisin y autorizacin
Este apartado solo se menciona en el ndice y se le deber asignar la pgina en la que de inicio el listado de los procedimientos divididos por rea. Por lo anterior, el subndice establecido dentro del apartado de Procedimientos, quedar de la siguiente forma:
III.- Procedimientos
III.1.- Direccin General de XX DGXA/PR-01 Elaboracin del Programa de Fortalecimiento Pesquero9 Descripcin del procedimiento.10 Mapa del procedimiento14 DGXA/PR-02 Elaboracin del Programa de Fortalecimiento Acucola....15 Descripcin del procedimiento.10 Mapa del procedimiento14 Tomando como referencia el ejemplo anterior, la pagina 9 deber contener el Objetivo y el Criterio a considerar del procedimiento sealado. Objetivo Los objetivos debern: Expresar el propsito que se pretende alcanzar con la aplicacin del procedimiento Iniciar con un verbo en infinitivo (ejemplo: Elaborar, Determinar, Planear, Dirigir, Alcanzar, Promover, Reducir, entre otros). No utilizar adjetivos calificativos, ni abreviaturas (si no se describe el significado en la primera vez que se cite), y enfatizar la jerarqua de cada Unidad Responsable que se observa en el mismo. nicamente se deber presentar un objetivo para cada una de los procedimientos de la Unidad Responsable. Responder a las preguntas Qu se va a hacer?, Cmo se va a hacer? Y Para que se va a hacer?
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Criterios a considerar A fin de facilitar el cumplimiento de las responsabilidades de los distintos elementos que participan en el desarrollo de los procedimientos, es necesario determinar en forma explcita los criterios de carcter especfico que regulen la interpretacin y aplicacin del procedimiento. A continuacin se mencionan los criterios que deben considerarse en su elaboracin: Sern imperativos y especficos de accin, que persigan un fin determinado, con la caracterstica de ser rgidos en su interpretacin y aplicacin. Debern prever la posibilidad de incumplimiento de las situaciones normales, sus consecuencias o responsabilidades, ya sea porque no se den las condiciones supuestas, o por que se violen o alteren deliberadamente.
Los criterios debern ser lo suficientemente explcitos para evitar que se consulte constantemente al rea que los emiti o que se presten a interpretacin. Descripcin del procedimiento Consiste en redactar en orden cronolgico y secuencial las actividades que se realizan en el procedimiento, especificando el rea responsable e identificando los documentos que se generan e involucran en cada actividad. Para el llenado del cuadro de la descripcin del procedimiento se considerar lo siguiente: En la columna del responsable, se deber especificar el nombre del rea o reas responsables que intervienen en la ejecucin del procedimiento. En caso de que la actividad sea ejecutada por diversas Unidades Responsables, se indicar para cada actividad, el nombre del rea responsable de su realizacin. Cuando un mismo responsable participe en la realizacin de varias actividades de manera continua, solo se anotar su nombre en la primera de esas actividades. Se deber iniciar asignando un nmero arbigo consecutivo de la actividad, comenzando con el 1, en caso de que el procedimiento contine o se ligue con otro, se indicar la clave y nombre de ste ltimo dentro de la descripcin de la actividad. La descripcin de la actividad debe comenzar con un verbo en presente, ejemplo: Solicita, Revisa, Remite, Autoriza, etctera. Al final de la ltima actividad se incluir la frase Fin del procedimiento. En la columna de actividades, se debern describir las actividades a desarrollar de manera lgica, cronolgica y completa. La descripcin del procedimiento ser en forma secuencial de principio a fin, adems de ser clara, precisa y manejando un lenguaje sencillo. Se debe sealar el destino de los documentos generados dentro del procedimiento.
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Mapa del procedimiento Es la representacin grfica que muestra la secuencia de actividades descritas en el procedimiento en las que adems se indica al responsable de realizarlas y los documentos generado en el proceso. Dentro del smbolo idneo para cada actividad, esta se deber redactar en forma sintetizada, clara y concisa, adems de colocarse de manera secuencial. Debern identificarse en el mapa del procedimiento cada una de las actividades con nmeros arbigos colocados por fuera del smbolo correspondiente en el ngulo superior derecho, de acuerdo con la numeracin de actividades de la descripcin narrativa. El mapa iniciar en la primera columna del lado izquierdo, comenzar con el smbolo de INICIO y finalizar con el de FIN. En la elaboracin del mapa de procedimientos se deber utilizar la simbologa siguiente: Smbolo Descripcin Inicio/Fin: Sealar el inicio procedimiento. o fin del flujo del
Actividad: Anotar la actividad a ejecutar por las reas o responsables. Conector de actividad: Sirve para vincular una actividad con otra dentro del procedimiento, se debe anotar al centro de los conectores el nmero que le corresponda, se iniciar con el numero 1. Conector de pgina: Sirve para vincular las hojas con la secuencia de actividades del procedimiento (anotar al centro del conector de pgina la letra que le corresponda, se iniciar con la letra A)
Nmero de actividad: Colocar el nmero de la actividad que corresponda en la parte superior derecha del smbolo de actividad Direccin de flujo: Indicar la ruta u orden en que deben realizarse las actividades
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Firmas de elaboracin, revisin y autorizacin. Al final de cada uno de los procedimientos documentados en el manual, se deber recabar el nombre, puesto y firma de los responsables de: Elaborar el procedimiento De revisar el procedimiento (superior jerrquico del responsable de elaborar el procedimiento). De validar el procedimiento (Titular de la Unidad Responsable responsable del procedimiento).
Glosario de trminos En este apartado se debe incluir una lista por orden alfabtico de los trminos tcnicos y siglas ms comnmente empleados en el manual, con su respectivo significado. Se debe redactar de manera sencilla y con un mnimo de terminologa tcnica. Hoja de Autorizacin Se utiliza para recabar el nombre y firma del C. Secretario de Agricultura, Ganadera, Desarrollo Rural, Pesca y Alimentacin o del designado de acuerdo a la normatividad, el cual ser quien expida el Manual de Procedimiento.
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Para cualquier asesora o consulta, favor de acudir a la Unidad de Control de Plazas y Movimientos de Personal, sita en Av. Municipio Libre No. 1230 Piso 9 Ala A, Col. Santa Cruz Atoyac, Delegacin Benito Jurez, CP. 03310, o bien, comunicarse va telefnica o por correo electrnico con los servidores pblicos que se mencionan a continuacin: Corresponde a la Unidad de Control de Plazas y Movimientos de Personal interpretar para efectos administrativos la presente normatividad y resolver los casos no previstos en la misma.
Nombre
Lic. Felipe E. Seldner vila
Puesto
Titular de la Unidad de Control de Plazas y Movimientos de Personal Subdirectora de Dictmenes Organizacionales Profesional Ejecutivo de Servicios Personales Analista B
Correo electrnico
feseldner@sagarpa.gob.mx
3871-1000
34419
skarleth.carrales@sagarpa.gob.mx
3871-1000
34418
jesica.aboytes@sagarpa.gob.mx
3871-1000
34419
jvazquez@sagarpa.gob.mx
Tcnico Superior
3871-1000
34418 jvazquez.dgpecs@sagarpa.gob.mx
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Con fundamento en el artculo 18, fraccin XVI del Reglamento Interior de la Secretara de Agricultura, Ganadera, Desarrollo Rural, Pesca y Alimentacin, se emite la presente Gua Tcnica para la Elaboracin y Actualizacin de Manuales de Procedimientos, misma que estar vigente a partir del da 17 de enero del ao 2012.
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APNDICE
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Oficiala Mayor
Dictaminacin
NO 5 Enva proyecto de MP, ya dictaminado por la UCPyMP a la CGJ con el objeto de que se emita una opinin al respecto Revisa en base a la normatividad vigente y envo de observaciones detectadas a la DGDHP. 7 8 Recibe y turna a la UR las observaciones detectadas por la CGJ para las modificaciones correspondientes. Enva oficio con observacio nes SI En caso detectar observaciones 6
Autorizacin y certificacin
f 9 f Atiende y modificara las observaciones emitidas por la CGJ y turna a la g DGDHP para su seguimiento. f g f g f 5
NO 11 Recibe oficio de opinin favorable por parte de la CGJ. Enva oficio, opinin favorable del proyecto de MP a la DGDHP. 10
12 Enva el proyecto de MP a la Oficiala Mayor para gestionar la firma de autorizacin del C. Secretario. Recibe y prepara el proyecto del MP para gestionar la firma de autorizacin del C. Secretario.
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16 Recibe el MP autorizado y expide la certificacin del mismo. Recibe de la Oficina del C. Secretario el MP autorizado y turna al la DGDHP para su certificacin y difusin
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18 Recibe la copia certificada del MP autorizado para su difusin entre el personal de su adscripcin. Custodia el MP original y enva copia fiel certificada a la UR solicitante.
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19 Enva a la Direccin de Capacitacin y Desarrollo el MP autorizado para su difusin en la Normateca Institucional de la SAGARPA.
Difusin
Fin
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FORMATOS
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*Este formato ser proporcionado por la Unidad de Control de Plazas y Movimientos de Personal al rea solicitante
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PLANTILLA DE MANUAL
SAGARPA
NOVIEMBRE 2011
Pg:21.
ndice I.- Introduccin..3 II.- Marco jurdico-administrativo...4 III.- Procedimientos..7 III.1.- Direccin General de XX..8 III.1.1.-Direccin de XA .20 III.1.2.-Direccin de XB60 III.1.3.-Direccin de XC...72 III.1.4.-Direccin de XD.......86 III.1.5.-Direccin de XE...94 III.1.6.-Direccin de XF.104 IV.- Glosario de trminos105 V.- Hoja de Autorizacin.501
Pg:22.
I. Introduccin
Pg:23.
III.- Procedimientos
III.1.- Direccin General de XX DGXA/PR-01 Elaboracin del Programa de Fortalecimiento Pesquero9 Descripcin del procedimiento.10 Mapa del procedimiento14 DGXA/PR-02 Elaboracin del Programa de Fortalecimiento Acucola....15 Descripcin del procedimiento.10 Mapa del procedimiento14
Pg:24.
Nombre del rea: DGXA Nombre del Procedimiento: Elaboracin del Programa de Fomento Pesquero Clave: DGXA/PR-01
Objetivo
Criterios a considerar
Pg:25.
Nombre del rea: Nombre del Procedimiento: Actividad Responsable No. Descripcin Clave:
Documento involucrado
Elabor
Revis
Autoriz
Pg:26.
Pg:27.
Pg:28.
V. Hoja de Autorizacin
Con fundamento en lo dispuesto en el artculo 19 de la Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal y el artculo 6, Fraccin X, del Reglamento Interior de la Secretara de Agricultura, Ganadera, Desarrollo Rural, Pesca y Alimentacin, se expide el presente Manual de Procedimientos de la << nombre de la Unidad Administrativa, Delegacin u rgano Administrativo Desconcentrado de la SAGARPA, >> el cual contiene informacin referente a la estructura orgnica y tiene como objetivo servir de instrumento de consulta. La vigencia del presente manual ser a partir del da de mes del ao y deja sin efecto a los expedidos anteriormente.