ZohoDocs

VENTAJAS

a) Herramientas on-line gratuitas donde solo requiere una cuenta de gmail para utilizar esta plataforma. b) Permite la creacin- edicin de documentos, hojas de clculo y presentaciones (diapositivas) online. c) No requiere instalacin de software en la PC, su acceso directamente desde internet al sitio o plataforma, en esta caso Google. d) Google Docs, como muchas otras herramientas de Google es completamente gratis, y por ahora no incluye publicidad. e) El equipo de desarrollo de Google Docs se encuentra de manera permanente haciendo mejoras y agregando nuevas funciones y opciones. Estas mejoras y nuevas funciones son agregadas sin que el usuario tenga que hacer nada ms que aprender a utilizarlas. En la parte superior de Google Docs se encuentra de manera permanente un enlace con el ttulo Nuevas Funciones.

DESVENTAJAS

a) Su manejo podra no ser seguro si el usuario no crea una buena contrasea y no la protege, o si el usuario se equivoca compartiendo entradas en su grupo y las hace pblicas para todo el mundo. b) Existen ciertas limitaciones

relativas a las capacidades que la herramienta acepta segn el formato del documento: para textos, hasta 500 kb; imgenes, hasta 2 Mb; y para hojas de clculo hasta 256 celdas o 40 hojas. c) Requiere establecer una metodologa previa de trabajo entre los usuarios, pues podra crearse un ambiente negativo para el trabajo en conjunto, cuando se trate de informaciones recientes que previamente no haban sido consultadas entre el equipo, o confusiones en la informacin all incluida. al mismo tiempo, esta eventualidad obliga a un permanente contacto con esta oficina virtual compartida, para evitar tales dificultades.

COLABORACION

USO

a) Se evita prdidas de informacin en el documento, pues se registra cambios y se guarda de forma automtica. b) Los documentos almacenados en la Web, por medio de Google Docs, permiten adems que usuarios en diferentes lugares, puedan acceder al mismo documento, y editarlo al mismo tiempo. c) Permite partir de documentos ya existentes, en formato *.doc, *.dot, *.pdf con el fin de ingresar su contenido y trabajarlo en lnea entre los diferentes usuarios. a) Se facilita el acceso a los documentos. b) Permite utilizar la tecnologa de bsqueda de Google para ubicar sus documentos, tambin podrn crear colecciones, lo que permite organizar sus archivos bajo distintas clasificaciones

sin tener que copiar varias veces un archivo o preocuparse por las distintas versiones del mismo. c) Disponibilidad de archivos, ya que no

necesitas copiar tus documentos en un medio de almacenamiento porttil (memoria USB, disco duro, CD, etc) para transportarlos.
CREACION Y GESTION DE GRUPOS a) Permite controlar quin puede accesar a los documentos guardados, solo con escribir la direccin de correo electrnico de los usuarios con quienes se quiera compartir un documento y se les enva una invitacin para que puedan accesar. b) Se ofrecen las opciones de control de cambios e historial. c) Los archivos y carpetas se pueden compartir con otros usuarios de google, lo cual es til para trabajos grupales o para mostrar a posibles usuarios documentos realizados. a) Permite insertar archivos multimedia (YouTube, etc.) y reproducirlos directamente en este. b) Crea documentos bsicos desde el inicio, pero tambin sube archivos ya creados y acepta la mayora de los formatos de archivo comunes, como doc, xls, rtf, pdf, ppt c) Permite la recuperacin de versiones anteriores de archivos. a) Google Docs podrn

CREACION DE ARCHIVOS

COMPARTIR ARCHIVOS

insertar comentarios con notificacin a los colaboradores, lo que facilitar la revisin o discusin de algn documento.
b) Google Docs compartir

sus documentos es tan simple como hacer clic en el botn de compartir, elegir los contactos y enviar. Con esto, podrn empezar a trabajar en conjunto con otros usuarios, sobre un solo archivo, lo que significa una sola versin y un control de cambios que muestra lo que cada quin hizo, con opciones para revertir cambios o regresar a versiones anteriores del documento c) sus

archivos estarn seguros, protegidos por un equipo dedicado a la seguridad informtica.

SUBIR ARCHIVOS

a) Permite exportar (subir, descargar) diversos documentos en formatos comerciales y libres como, .pdf, .doc, .odt, .rtf, texto y html. b) Evita propagacin de virus. c) Fcil exportar los documentos.