Alberch Fugueras, Ramn. Los archivos, entre la memoria histrica y la sociedad del conocimiento. Ed. UOC. 2003. Pgs.

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La archivstica, ciencia de la administracin y la informacin

La evolucin de la archivstica a lo largo de la historia ha sido azarosa y ha estado plagada de obstculos. Los primeros depsitos de archivos -en realidad, almacenes de papel colocado sin orden ni concierto- han ido experimentando una notable mejora, paralela a la tecnificacin de la profesin. Un oficio de cariz claramente prctico, en el que los documentos se valoran de acuerdo con s u utilidad administrativa y jurdica, se convierte en una ciencia interdisciplinaria, en la medida en que los archiveros tambin se implican en la preservacin y explotacin de los documentos con finalidades culturales. La asuncin de los principios de la gestin de documentos en tanto que postulados ntimamente imbricados en la prctica archivstica, el desarrollo de escuelas de formacin especfica y el arraigo definitivo de un cuerpo terico slido sealan la mayora de edad de 1 a profesin. Segn el Consejo Internacional de Archivos, la palabra archivo tiene fundamentalmente tres acepciones:
1) Conjunto de documentos, sea cual sea su fecha, forma y soporte material, producidos o recibidos por cualquier persona

fsica o moral, y por cualquier servicio u organismo pblico o privado en el ejercicio de su actividad, conservados por su productor o sus sucesores para sus propias necesidades, o bien transferidos a la institucin de archivos competente segn el valor archivstico. 2) Institucin responsable de la reunin, el tratamiento, el inventario, la conservacin y la comunicacin de los archivos, tambin denominada servicio de archivo (o archivos). 3) Edificio o parte de un edificio donde se conservan y comunican los archivos, denominado tambin depsito de archivos.

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Los archivos son, en definitiva, el conjunto de documentos recibidos o producidos por las personas fsicas y jurdicas, pblicas o privadas, como resultado de su actividad, y organizados y conservados para utilizarlos en la gestin administrativa, la informacin, la investigacin y la cultura. Los archivos tambin son las instituciones responsables de velar por esta documentacin, as como el espacio fsico donde se conserva adecuadamente para garantizar su accesibilidad, preservacin y uso. En cuanto a la concepcin del papel que debera ejercer la archivstica, hay dos elementos que son, en gran parte, la causa de la falta de "presencia" y "visibilidad" de la profesin, y de sus tcnicas a lo largo de los siglos. En primer lugar, su lenta, aunque slida, evolucin desde la perspectiva de un oficio marcadamente prctico a una ciencia de fuerte componente interdisciplinario. En segundo lugar, el emplazamiento un vaca y unidimensional de la funcin archivstica, a menudo de manera alterna y en trminos de contradiccin irresuelta, en uno de los dos mbitos que hoy da definen ms claramente su potencialidad: la funcin histrico-cultural y la funcin juridco-administrativa. La atribucin de la funcin archivstica a un mbito o a otro ha tenido una repercusin inmediata en el perfil del profesional, que curiosamente slo ha tenido xito en mostrar a la sociedad su vertiente de historiador -aquella que, precisamente, se percibe como parcial y debilitadora de una visin amplia e integral de la funcin archivstica- y ha tenido graves dificultades para definir un perfil propio cuando se trata de hacer valer la globalidad y la transversalidad de la profesin.

En consecuencia, la transicin de la archivstica ha sido un proceso lento y complicado. Ha pasado de unos postulados que le conferan el monopolio -aunque de forma alterna- de velar por los tesoros documentales o los instrumentos jurdicos, a la asuncin de su papel fundamental en las polticas de gestin de la informacin en las administraciones pblicas y la empresa privada. A partir de la dcada de los aos ochenta del siglo xx, la creciente sensibilizacin de la Administracin por todo lo que estuviera encaminado a conseguir materializar los principios de eficiencia y eficacia -y, sobre todo, la conviccin de las asociaciones profesionales y los responsables de los archivos y su pedagoga- hizo que se produjera un cambio de mentalidad, que se refleja en la imposicin lenta y gradual de una visin integrad ora de la archivstica. Esta decidida intervencin en la Administracin Pblica y la empresa privada dentro del marco de la sociedad de la informacin significa participar activamen-

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te en el diseo de los formularios y los procesos administrativos, en la decisin de los soportes de trabajo (papel, microformas, soportes magnticos y pticos), en la formulacin de los programas de informatizacin de las funciones administrativas y de tratamiento de los documentos electrnicos, en las polticas de descripcin y acceso a la informacin, en la ejecucin de planes de mejora de la calidad y, fundamentalmente, en la formalizacin de los programas de evaluacin y eliminacin de los documentos y la informacin (calendarios de conservacin), y de preservacin de la informacin esencial con finalidades administrativas, jurdicas, testimoniales, informativas e histricas. En un sentido ms amplio, los cambios experimentados en los ltimos aos denotan la irrupcin de una nueva dimensin de la archivstica, ya que han aportado un valor aadido a las funciones asumidas secularmente como propias de la archivstica. Entre las nuevas funciones que se atribuyen a la archivstica destacan las siguientes: a) La potente formulacin del concepto de libre acceso a la informacin en tanto que derecho constitucional bsico. b) El revulsivo derivado de la integracin de las tecnologas de la informacin en el tratamiento y la difusin de la informacin de los archivos y, paralelamente, en los esfuerzos dedicados a la estandarizacin y normalizacin de la descripcin. c) La expansin de la archivstica en el mbito de la gestin y el tratamiento de los documentos administrativos, as como en el sector de la funcin educativa y cultural, sin olvidar el aumento del campo de accin en la variada tipologa de fondos y archivos. d) La utilizacin de las nuevas tcnicas de difusin y marketing que deben permitir proyectar los archivos en la sociedad y promover el acercamiento de los denominados "nuevos usuarios de los archivos".

1. La archivstica, una ciencia interdisciplinaria

La evolucin de la archivstica desde un posicionamiento eminentemente prctico a la consecucin de su carcter cientfico culmina a mediados del siglo XIX. En

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este momento se formulan los principios esenciales -los de procedencia y respeto al orden primitivo-, aparecen las primeras compilaciones doctrinales con reflexiones tericas globales y se ponen en marcha las escuelas especficas de

formacin. Por primera vez la profesin se incorpora al elenco de las ciencias, dado que tiene un objeto claro y preciso de actuacin -los archivos-, con una metodologa propia -la archivstica- que aporta una serie de conocimientos reunidos sistemticamente, una finalidad precisa -la conservacin y la recuperacin de la informacin-, un mbito de investigacin y estudio bien definido y, finalmente, una personalidad propia, fruto de haber conseguido un carcter interdisciplinario y transversal.
"Por tanto, el nacimiento de la archivstica como ciencia coincide con la difusin de las corrientes de pensamiento que contribuyeron a la transformacin de la sociedad feudal. Entroncando con una mayor toma de conciencia del hecho nacional, aparece entonces el concepto de soberana, as como los principios bsicos de responsabilidad, garanta y justicia de la Administracin hacia el administrado. En nuestro sector, los cambios obrados se materializaron en los procesos desamortizadores y la desaparicin de muchos organismos propios del Antiguo Rgimen, que pusieron en manos del Estado una ingente masa documental, y en la expansin de la estructura orgnica y administrativa de los gobiernos, que asumen ahora las funciones de sanidad, educacin o economa, depositadas antes en manos privadas, preferentemente de la Iglesia." R. Alberch; ]. Borras; L. Pagarolas; R. Perpinya (1998, pg. 276).

Paralelamente, la apertura de los archivos nacionales y la posibilidad de acceder por primera vez a grandes volmenes de documentacin antigua potencian la funcin histrica en detrimento, muchas veces, de la clsica insercin de los archivos en los engranajes jurdico-administrativos de las instituciones. Este desequilibrio, que limitaba la consolidacin cientfica de la archivstica, se super a partir de la Segunda Guerra Mundial por la creciente integracin de la archivstica en las tecnologas y los nuevos soportes, y por la necesidad de poner orden a un imparable crecimiento de la burocracia y la produccin documental. As, la cohesin de los dos mbitos tradicionales de preocupacin de la archivstica permite consolidar los principios de la profesin, internacionalizndolos y homologndolos, otorgar un formidable impulso a la produccin terica y a

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las experiencias prcticas, promover la apertura de nuevos campos de actuacin y sentar las bases para superar la dicotoma archivos administrativos / archivos histricos, mediante la asuncin de una concepcin global de la gestin de los documentos desde el momento en que se generan en las oficinas hasta que ingresan en las instituciones archivsticas. En sntesis, en la actualidad es comnmente aceptado el hecho de que la archivstica acta en dos mbitos distintos, pero absolutamente complementarios: por un lado} el nivel terico} que comprende la historia} el objeto, el mbito de actuacin (archivos y documentos) y el mtodo reflejado en la obtencin de un conjunto estable de principios, normas y terminologa; por otro lado} el nivel prctico} que es el resultado de la continua aplicacin de un conjunto de tcnicas y procedimientos para la organizacin, conservacin y difusin de los documentos y la informacin. En este sentido, la pluralidad de las funciones que asume esta archivstica emergente se encuentra en la base de su inevitable interdisciplinariedad. Una actuacin global y transversal en el mundo de la Administracin y la empresa} con documentos antiguos y modernos, con el recurso imprescindible a las modernas tecnologas y los nuevos soportes} y en un contexto jurdico-administrativo preciso, hace que la archivstica deba construir un discurso variado y estructurado mediante el recurso a disciplinas propias de las ciencias de la administracin} las ciencias de la informacin y las ciencias auxiliares de la historia. En concreto, la archivstica posee un ncleo especfico de tcnicas y procedimientos} pero, a la vez} bebe de las fuentes del derecho administrativo, el rgimen jurdico y la historia general y de las instituciones. Asimismo, aplica filosofas relacionadas con la conservacin fsica de los soportes y las tcnicas de difusin y marketing comunes en el mundo del patrimonio cultural, comparte con las ciencias de la informacin y la documentacin las problemticas derivadas de una recuperacin rpida y eficiente de la informacin, debe usar con profusin las tecnologas de la informacin y la comunicacin y, sobre todo, mantiene un estrecho vnculo con las ciencias y las tcnicas historiogrficas} especialmente la diplomtica} la paleografa y el latn documental y tambin con otras ciencias auxiliares como la sigilografa, la genealoga} la herldica, la cronologa, la papirologa} la numismtica, la criptografa y la epigrafa.

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2.Archivos, bibliotecas, museos y centros de documentacin

La posibilidad de armonizar las distintas disciplinas que configuran el mbito de las ciencias de la administracin, las ciencias de la informacin y la documentacin, y las ciencias del patrimonio cultural ha generado un profundo debate que, a estas alturas, todava se encuentra sin resolver. As como las diferencias entre los archivos y los museos son obvias, y las coincidencias se concretan en temas vinculados a la difusin y a las tcnicas de exposicin y marketing, la consideracin objetiva de las diferencias y coincidencias entre la archivstica, la biblioteconoma y la documentacin requiere una cuidada sistematizacin para ir ms all de la retrica simplificadora que tiende a cobijar estos sectores bajo el paraguas omnipresente de la informacin. Tomando como referente las directrices provenientes de la Asociacin de Archiveros de Catalua en los materiales elaborados para la reivindicacin de una licenciatura universitaria en archivstica en el ao 1998, los elementos diferenciadores de estas tres disciplinas se concretan en tres grandes bloques: la gnesis o reunin de los documentos, su tratamiento y el objeto bsico de atencin.
1) Gnesis o reunin de los documentos. Una caracterstica acusada de la funcin archivstica es la gnesis o reunin de los documentos, expresada en el concepto fondo de archivo como resultado de la actuacin espontnea de una institucin, mientras que el concepto coleccin de libros es el resultado de una necesidad o demanda social, y el concepto deseleccin de la informacin, finalmente, es inherente a la funcin de un centro de documentacin. En estos dos ltimos casos el proceso

de reunin de los materiales es artificial. Continuando con la gnesis de los documentos, es evidente que en el caso de los archivos es fruto de una relflcin con el organismo productor en el marco de la Administracin Pblica o la empresa privada, mientras que las bibliotecas y los centros de documentacin crecen mediante la adquisicin, intercambio o donacin de los materiales que les son propios. En este sentido, el archivo es consustancial a la actividad de los individuos y las instituciones, y de ello se deduce la inevitabilidad de su existencia. El archivo nace espontneamente como sedimentacin documental de una actividad prctica, administrativa o jurdica,

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mientras que las bibliotecas y los centros de documentacin surgen de las necesidades sociales, las demandas ciudadanas y las decisiones polticas, y comportan una evidente voluntad de crearlos.
2) Tratamiento de la documentacin. A pesar de la tendencia actual a la homogeneizacin y estandarizacin de las normas,

an persisten unas diferencias muy importantes que se justifican en la distinta gnesis y tipologa de los materiales objeto e la respectiva atencin. As, la archivstica se ocupa de una gran disparidad de documentos y de la consiguiente necesidad de crear sistemas de clasificacin propios y especficos, de acuerdo con el tipo de fondo y la dificultad de aplicar sistemas universales vlidos para todas las tipologas de fondos y archivos. Contrariamente, la homogeneidad del objeto propio de la atencin de la biblioteconoma y la documentacin les permite aplicar sistemas universales de clasificacin. En cuanto a la evaluacin y seleccin de la informacin, en el caso de la archivstica se trata de un proceso complejo que se ejecuta despus de la recogida de documentos, mientras que la evaluacin se lleva a cabo en un contexto de valoracin administrativa, fiscal, legal, testimonial e informativa, y con la finalidad de conservar permanentemente los documentos. En las bibliotecas y centros de documentacin, en cambio, el proceso de seleccin es simple y se realiza previamente, segn las demandas del usuario y para facilitarle la bsqueda. La descripcin presenta tambin algunas diferencias: en los archivos se puede hacer en muchos niveles (fondo, seccin, serie, unidad documental), segn el tipo de agrupacin de que se trate; en el caso de las bibliotecas y los centros de documentacin, se hace en un nico nivel, como resultado de anlisis individualizados. La modalidad de acceso tambin es un elemento distintivo: en los archivos comporta una fuerte carga jurdica (restricciones, plazos, normativa legal), mientras que en el resto de los equipamientos es directo, sin problemticas legales especficas, dada la caracterstica de los materiales que conservan (libros, revistas y otras publicaciones, etc.). En cuanto a la formacin, ya hemos sealado que la archivstica es una ciencia interdisciplinaria; los bibliotecarios y los

documentalistas requieren una formacin ms tcnica.

3) Objeto bsico de atencin. Finalmente, el tercer gran bloque de diferencias reside en el objeto de las respectivas disciplinas, que en la archivstica es el documento; en la biblioteconoma, el libro, y en el documentalismo, el documento cientfico. Asimismo, el documento de archivo es producto de una accin continua y forma parte de una secuencia de

produccin documental, al mismo tiempo que refleja las fun-

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ciones y actividades de los individuos y las instituciones que lo han generado. Por el contrario, el objeto de la biblioteconoma responde a una unidad de concepcin individual e independiente, y tiene el objetivo de relatar, informar e instruir. "El archivo no es el resultado de una reunin de elementos de distintas procedencias que puedan formar una coleccin, sino al contrario, de elementos que no tienen una existencia independiente, integrados dentro de una estructura global de documentacin que es esencial para comprender su significado. No existe, por tanto, el carcter de individualidad del documento, sino que ste nicamente adquiere su significacin cuando se pone en relacin con el conjunto documental de donde procede, expresado en el principio de respeto del fondo." R. Alberch;]. Boadas (1989, pg. 47-48). Este principio queda perfectamente ilustrado con el ejemplo que aporta el archivero ingls H. Jenkinson, cuando seala que un documento extrado del fondo de un archivo no puede expresar por s mismo ms de lo que hara un hueso separado del esqueleto de un animal extinguido y desconocido. En ltimo trmino, la diferencia ms sustancial reside en el hecho de que el documento es nico e irrepetible en su originalidad, mientras que el objeto de la biblioteconoma es mltiple} con todas las derivaciones jurdicas} de conservacin y acceso que supone dicha diferencia. Hay que convenir que tambin se da un notable conjunto de coincidencias que favorecen proyectos de colaboracin e intercambio de informacin y experiencias. Se trata, fundamentalmente, de las polticas de informacin y difusin (exposiciones, publicaciones, etc.) de conservacin y restauracin de los documentos y libros y, especialmente, de todas las problemticas derivadas de la aplicacin de las tecnologas de la informacin y la comunicacin. Asimismo, nuevas tendencias exgenas a estas profesiones plantean la colaboracin en problemticas comunes} como la implantacin de planes de calidad} el reto derivado de alcanzar nuevas formas de comunicacin con los usuarios y la apuesta de futuro que comporta el tratamiento y la perdurabilidad de los documentos electrnicos. En Francia, la voluntad de avanzar en programas de colaboracin dio lugar a que, en el ao 1992} se crease la asociacin ABCD (sigla correspondiente a archiveros} bibliotecarios, conservadores y documentalistas) para favorecer las sinergias entre estas diferentes profesiones.

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3. El perfil de los profesionales de los archivos

Aceptado el carcter amplio y polivalente de la funcin archivstica, es evidente que el perfil de los profesionales debe responder a una gran pluralidad de intereses en el contexto de organizaciones de dimensiones y objetivos bien diferenciados. As, y en primer lugar, hay que superar una visin unipersonal del servicio de archivo y avanzar en la lnea de diversificar su perfil profesional en sintona con el enriquecimiento de sus funciones. La descripcin de las funciones del director o responsable, de los tcnicos superiores archivero s, de los tcnicos superiores especialistas, de los tcnicos medios generalistas y especialistas y, en otro nivel, de los administrativos, auxiliares y subalternos, refleja la necesidad de definir sus caractersticas y procurar su formacin adecuada. En este sentido, parece evidente la necesidad de formalizar en el mbito terico, prctico y formativo la existencia de dos tipologas de profesionales: los generalistas o polivalentes y los especialistas o expertos. El debate entre la necesidad de archivero s generalistas o especialistas -con unas consecuencias de gran influencia en el mundo de la formacin- va ntimamente relacionado con la rpida evolucin que ha experimentado la profesin en los

ltimos decenios, hasta el punto de superar ampliamente el modelo de archivero-historiador o archivero-erudito consolidado a partir de la segunda mitad del siglo XIX, y que hasta fechas muy recientes haba resuelto de manera satisfactoria los requerimientos y los retos que se planteaban en la profesin. As, pues, desde el momento en que la funcin archivstica se enriquece y diversifica, no slo entra en crisis el modelo de archivero clsico, sino que tambin se empiezan a debatir el perfil y las caractersticas que debera acreditar a un archivero generalista para, al menos en teora, ser capaz de afrontar una gran polivalencia de temas derivados de la transformacin de la profesin y de la creciente complejidad de las estructuras archivsticas. En primer lugar, cabe sealar que la formacin archivstica ha tendido tradicionalmente a capacitar a archiveros generalistas, pero con el inconveniente, desde la perspectiva actual, de incentivar una formacin con un perfil marcadamente erudito. Con todo, debemos remarcar que el modelo de archivero-erudito de la segunda mitad del siglo XIX era la respuesta, y adems

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con resultados plenamente satisfactorios, a las necesidades y exigencias de la archivstica del momento. Actualmente, el modelo de archivero generalista, cada vez menos orientado a una formacin exclusivamente centrada en los fondos histricos, se encuentra perfectamente integrado en las administraciones de tipo medio, donde resuelve de forma eficiente una serie de exigencias y necesidades de carcter forzosamente globales. Esta percepcin del archivero generalista como un profesional "todo terreno" ha reafirmado -a menudo con el visto bueno del archivero, obligado a adoptar una actitud pragmtica para conseguir el consenso y evidenciar su utilidad en la organizacin-la voluntad poltica de adscribir al archivo otras funciones como el servicio de publicaciones, la organizacin de exposiciones, las relaciones con las entidades culturales y los centros de estudios o, incluso, la direccin de bibliotecas, hemeroteca s o museos. Este hecho, si bien potencia su vertiente cultural, tambin le quita tiempo y dedicacin a las funciones de archivo, ya que el incremento de trabajo raramente se corresponde con la aportacin del personal necesario para cumplir de forma satisfactoria los servicios bsicos que necesita esta amplia gama de equipamientos. Ante la imposibilidad de formar a un archivero que intervenga con destreza en todos los mbitos de la archivstica moderna, especialmente en las organizaciones archivsticas complejas o de grandes dimensiones, algunos autores, como el archivero alemn]. Volker Wagner, defienden que el archivero debera ser un talento mltiple -historiador universitario, educador, cientfico de la informacin, gestor cultural, periodista-, con el objetivo de liderar una disciplina amplia y compleja, pero con la capacidad de saberse rodear en cada momento de los colaboradores y especialistas adecuados. En esta apreciacin permanece implcita la constatacin, muy cierta por otro lado, de que la diversidad de tareas a menudo requiere de los archivero s un perfil de generalista, polivalencia que se hace ms evidente en las ciudades o archivos de tipo medio. Paralelamente, tambin es evidente que la creciente especializacin, tanto de la tipologa de archivos como de soportes, cuestiona el modelo del archivero generalista en tanto que perfil nico y plantea la imperiosa necesidad de contar con archiveros especialistas capaces de afrontar con garantas la pluralidad de archivos, fondos y soportes.

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Captulo 1. El tratamiento de los ...

As, el archivero francs Olivier Guyotjeannin entiende la especializacin e dos formas posibles: a) Una especializacin segn el tipo de actividades (prearchivo, evaluacin, publicadn de instrumentos de descripcin, clasificacin, conservacin y resauracin). b) Una especializacin segn el tipo de documentos: - Segn la poca de los documentos (es decir, fondos abiertos o cerrados).

- Segn el tipo de fondo (privado, econmico, hospitalario, etc.). - Segn los soportes de los documentos (electrnicos, audiovisuales, grficos y cartogrficos, impresos). Parece lgico, adems, que la mayor demanda de archivero s especialistas provenga de los grandes centros archivsticos (archivos nacionales o generales, archivos departamentales o provinciales, archivos de las grandes ciudades o corporaciones), vista la complejidad y la especializacin inherente a sus funciones. En ltimo trmino, parece poco recomendable y dudosamente operativo plantear la existencia de dos profesionales con una capacitacin de base distin-a: una para el archivero generalista y otra para el especialista. En principio, la ~gica aconseja formar a archivero s generalistas con una amplia base cultural, -erica y prctica, y posteriormente dotarlos de una formacin especializada segn los tipos de archivos, fondos o soportes. En este sentido, entendemos que en ambos casos se debera recibir una formacin secuencial y acumula ti va, de modo que la formacin generalista de carcter cientfico se debera conseguir en a licenciatura universitaria y la especializacin, en cursos de posgrado. Finalmente, cabe decir que la archivstica es una ciencia con una tendencia irreversible a la especializacin. La creciente asuncin de la utilidad de las tecno.ogas de la informacin y de algunas tcnicas de la documentacin -elementos que, lejos de debilitar la archivstica, no han hecho ms que afirmar sus potenciaJdades- plantea un futuro en el que el archivero se ver obligado a formarse en nuevas reas y en el que deber considerar la posibilidad de una especializacin entro de la especializacin, visto el elevado valor otorgado a la informacin en el mbito de la empresa privada.