ETAPAS DE LA SIMPLIFICACION ADMINISTRATIVA

1. ETAPA PREPARATORIA.En esta etapa se debe contar con un equipo responsable y sensibilizado as como, una lista de procedimientos identificados y priorizados, la identificacin de los actores relacionados con los procedimientos (aliados y no aliados) y un plan de trabajo que contiene el detalles de las actividades a realizar (responsables, plazos, recursos)

a. PRIMERA FASE: Se deben conformar los siguientes equipos - Comit de Direccin de Simplificacin Administrativa.Constituye la instancia poltica y supervisa y facilita la labor del Comit de Mejora Continua. Lo conforman los: funcionarios con poder de decisin, los representantes de los gremios representativos para la entidad, el responsable de la Oficina de Planificacin y Presupuesto. Equipo de Mejora Continua (EMC).- Encargado de planificar y gestionar el proceso de simplificacin administrativa Perfil requerido en el EMC: Especialista en procesos (asume el rol conductor del proceso), Especialista en costos, Especialista legal ( la necesidad de impedir que trabas legales impidan la marcha del proceso). A este equipo bsico se aaden los representantes de las reas donde se desarrollar la simplificacin del proceso (responsables) y, para el caso de la Municipalidad, especialistas de apoyo como facilitadotes de talleres, especialista en sistemas/programador ( TIC, desarrollo de uns software ad hoc o adecuacin del existente), especialista en rediseo de infraestructura( rediseo del espacio de acuerdo al rediseo administrativo) , especialista en comunicaciones.

b. SEGUNDA FASE: Capacitacin y Sensibilizacin de los equipos

El lder del EMC debe encargarse que los miembros estn capacitados mediante talleres sobre la importancia de la simplificacin administrativa, servicio al ciudadano y gestin del cambio, como tambin, en la Metodologa de Simplificacin Administrativa y la Metodologa de Determinacin de Costos de los Procedimientos Administrativos y Servicios prestados en Exclusividad. c. TERCERA FASE: Identificacin y priorizacin de los procedimientos a simplificar Se centra en identificar los procedimientos a simplificar, eliminar los innecesarios, priorizar los restantes y a este grupo aplicar la Metodologa de la etapa de diagnstico en adelante. - Primer Paso: Identificar el universo de procedimientos.Tomar en cuenta los procedimientos contenidos en el TUPA los cuales deben estar detallados en el documento. - Segundo Paso: Eliminar procedimientos administrativos innecesarios o que no aaden valor.- Se debe reflexionar respecto de la Misin y Objetivos en reuniones bajo el esquema de lluvia de ideas en los que se debe analizar si se crea valor para el inters pblico y la sociedad. Describir sus beneficios y velar que no vulneren el medio ambiente, la salud, los

recursos naturales, seguridad ciudadana etc. Preguntarse si existen medios alternativos al proceso administrativo. Ver si se alinean con los procesos operativos: dejar de lado el enfoque funcional e ir por un enfoque de procesos introduciendo la gestin horizontal, eliminando barreras entre diferentes unidades funcionales y unificando enfoque hacia las metas principales. Tambin se sugiere que el EMC desarrolle reuniones bajo lluvia de ideas para discutir misin, objetivos y revisar las normas que definen la competencias de la entidad para determinar cules son los procesos que generan los principales resultados y, a partir de ello, identificar los subprocesos y procedimientos administrativos alineados a ellos. (INSERTAR GRAFICO) Dejar de lado los procedimientos que no sean competencia de la entidad y los que no tengan base legal del proceso administrativo (Ley 27444). Eliminar tambin los procesos que no son solicitados o que slo persisten por costumbre, eliminarlos teniendo en cuenta si el contexto y la misin eran diferentes a los actuales. Tercer Paso: Priorizar procedimientos administrativos a simplificar.-Escoger los procedimientos que forman parte del negocio principal de la entidad, que son ms solicitados por la poblacin o que son considerados de alta prioridad para el Estado debido a su vulnerabilidad, priorizar adems los procedimientos que tengan efecto significativa en una o varias reas econmicas, los que su gestin se realicen fuera de los plazos legales establecidos, los que demanden mayores recursos de los ciudadanos o posea un elevado nmero de quejas o sugerencias. *Una vez elaborada la lista de los procedimientos, el EMC debe someter la relacin a la consideracin de las reas que participan en el proceso. (taller de validacin de procedimientos) Cuarto Paso: El EMC y el Comit de Direccin del Proceso deben elegir el procedimiento que se simplificar primero. Se recomienda no empezar con el ms trascendente o el que sali primero en la lista porque podra ser muy complejo e incurrir en un alto costo tanto econmico como poltico. Se recomienda uno sencillo, que no abarque muchas reas, que tenga menos impacto en la reduccin de personal, con mayor impacto meditico, mayor demanda, que no demande modificaciones legislativas considerables ni demande muchos gastos en la implementacin. Recordar: un inicio favorable da vuelo a un proceso de reforma y modernizacin ms ambiciosas.

CUARTA FASE: Identificacin de Actores Involucrados GRUPO DE ACTOR ROL EN RELACIN JERARQUIZACI ACTORES EL PREDOMINANTE N DE SU PODER PROCESO Clasificaci Conjunto Funciones Se define como las Capacidad del n de los de que relaciones de actor de limitar diferentes personas desempe afinidad (confianza) o facilitar las actores con a cada frente a los acciones (externos intereses actor y el opuestos (conflictos) 1. ALTO o internos) homogne objetivo 1. A FAVOR 2. MEDIO

d.

os que que 2. INDIFERENTE 3. BAJO participan persigue 3. EN CONTRA en un con su proceso accionar. El equipo debe gestionar las expectativas de los actores y lograr el apoyo de la mayor cantidad de personas, la identificacin es permanente. e. QUINTA FASE: Plan de Trabajo del Proceso de Simplificacin - Una vez conformado el EMC se proceder a realizar las reuniones para la planificacin de actividades a desarrollar. Se sugiere seguir los siguientes pasos: Establecer etapas y asociarlas con actividades especficas Establecer el plazo en que debe ser desarrollado el proceso de simplificacin Identificar los recursos con los que se cuenta para realizar estas actividades Identificar las restricciones, desafos y logros Ajustar las actividades y plazos establecidos Elaborar un Plan de Seguimiento y Evaluacin sobre la base del Plan del Proceso de Simplificacin. Informar sobre el Plan al Comit del Proceso de Simplificacin

2. ETAPA DE DIAGNSTICO
Comprende el mapeo de los pasos del proceso administrativo, los recursos que intervienen, el marco legal, equipamiento, infraestructura, etc. El EMC debe presentar los resultados al Comit de Direccin del Proceso. a. PRIMERA FASE: Caracterizacin del Procedimiento Administrativo y Herramientas a utilizar. Consiste en la caracterizacipon detallada del procedimiento, se debe hacer un recorrido fsico de inicio a fin del procedimiento administrativo, luego se debe construir la Tabla ASME (listar detalladamente cada una de las actividades del proceso administrativo) - Primer Paso.- Recorrido fsico: En este recorrido se revisar{an las actividades realizadas por el personal, el p{ublico usuario, los documentos que utilizan, reciben y generan con lo que se va construyendo un mapa mental inicial del procedimiento administrativo. Se pueden realizar pequeas entrevistas al personal y al pblico usuario. Tambin se analizan los documentos y el TUPA, MOF Y ROF. - Segundo Paso.- Construccin de la Tabla ASME- VM.- La tabla registra secuencialmente las actividades que se han encontrado a lo largo del recorrido fsico y que conforman el procedimiento administrativo. Se registra secuencialmente cada actividad durante el recorrido del procedimiento administrativo, siendo cada tem un paso. Se anota tambin el rea donde se desarrolla la actividad y el tiempo (1 minuto, 2 minutos, etc)

Que se debe tomar con reloj, revisar expedientes finalizados siguiendo su hora y fechas y contrastar con info brindada por

usuarios y el personal. TABLA 1 Paralelamente o posteriormente se cuentan y registran los recursos requeridos para cada actividad: Personal directo, material fungible y servicios directos. En la nueva tabla ASME adaptada se usa para el personal P1, P2,P3,P4 Y P5, dependiendo a cada entidad la asignacin de cada sigla al personal q trabaje de acuerdo a su CAP. En la tabla ASME adaptada se reemplaza Otros recursos por Material Fungible y Servicio Directo. Se registran los recursos requeridos en el cuadro Contador de Recursos

TABLA 2 De acuerdo a los principios del ASME, una actividad puede ser de: operacin, revisin, espera, traslado y archivo, y le corresponde un smbolo en su identificacin que sirve para analizar las caractersticas con mayor profundidad. USO DEL SIMBOLO SIMBOLO

OPERACIN: Identifica a las actividades ms relevantes del procedimiento. Ej: orientar a un administrado, consultar una base de datos o firmar un documento. REVISIN: Identifica a las actividades que son dedicadas a verificar la calidad de algo. Ej. Verificar que los requisitos estn completos. TRASLADO: los que deben trasladarse De ESPERA: que detienen el flujo temporalmente ARCHIVO: Documentos o expedientes a archivas

TABLA 3

Luego se clasifica la actividad: VA- valor aadido cuando contribuye al resultado final del procedimiento(firmar un expediente, confirmar q los documentos estn completos), Control- Permite garantizar la calidad del documento. SVA= sin valor aadido, Actividad cuya realizacin no genera valor, por ejemplo, poner visto bueno a un expediente que ya tiene visto bueno de otro funcionario es una actividad sin valor aadido. Cuando se registra toda la informacin se suma verticalmente dando un total por cada categora. Tercer Paso : Construccin del Diagrama de Bloques Muestra el flujo de las actividades que fueron recogidas en la Tabla ASME- VM, se registran las actividad representadas por bloques unidos por flechas siguiendo el flujo del procedimiento administrativo. El grfico permite ver qu pasos se repiten y qu rutas alternativas al proceso podemos encontrar. Tener en cuenta que en la actualidad tambin tenemos herramientas informticas

b. SEGUNDA FASE: DIAGNSTICO LEGAL Se puede desarrollar de manera paralela a la caracterizacin del procedimiento. Se debe recopilar la informacin de el nmero, fecha y artculos relevantes de las principales normas legales que regulan el procedimientos administrativo; el TUPA, el MOF y ROF de la entidad; el registro sobre la existencia de propuestas de modificacin. La informacin se debe recoger de los encargados del rea legal y los responsables del procedimientos administrativo. c. TERCERA FASE: DIAGNSTICO DE EQUIPAMIENTO E INFRAESTRUCTURA Es importante conocer al detalle el parque informtico de las reas involucradas (software) y verificar la existencia de un sistema que gestione el procedimiento administrativo (software), los planes que tiene el rea de informtica y las competencias de su personal. Con respecto a infraestructura ver el acondicionamiento del rea en la que laboran los responsables del procedimiento as como el rea en el que se da informes, el mobiliario, el rea de espera, entre otros. d. CUARTA FASE: DIAGNSTICO DE COSTOS Usando la Metodologa de Determinacin de Costos de Procedimientos y Servicios prestados se puede realizar dicho diagnstico (TABLA2) e. QUINTA FASE: MAPEO DE ACTORES Se debe conocer las habilidades y destrezas del personal, el grado de asimilacin por parte de los funcionarios del proceso de simplificacin, identificar potenciales orientadores o gestores, detectar futuras necesidades de capacitacin. Realizarse pruebas psicolgicas para determinar la habilidad intrapersonal(comprensin, asetividad, autorrealizacin, independencia), interpersonal(empata, relaciones interpersonales, responsabilidad social), capacidad de adaptarse al cambio(solucin de problemas, prueba de

realidad, flexibilidad), manejo de estrs (tolerancia al estrs, control de impulsos). Cada fortaleza se marca con verde y cada rea a mejorar con color rojo. En lo que son conocimientos tcnicos se debe realizar evaluaciones o entrevistas sobre la descripcin del procedimiento, su marco legal, uso de TIC. f. SExTA FASE: PRESENTACIN DE RESULTADOS AL COMIT DE DIRECCIN DEL PROCESO DE SIMPLIFICACIN. Se presenta lo que se encontr en la etapa de diagnstico. El objetivo es lograr el respaldo poltico para proceder con las siguientes etapas de simplificacin. Se invita a los funcionarios a cargo de las reas donde se realiz el diagnstico y los funcionarios de reas de apoyo y asesoramiento.

3. ETAPA DE REDISEO a. PRIMERA FASE: ANLISIS

DEL PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVO. Analizar el procedimiento en base a la informacin proporcionada por la tabla AMSE- VM y el Diagrama de Bloques. Al tener la informacin de cada actividad se puede analizar y tomar la decisin de eliminacin o modificacin del procedimiento administrativo. Para decidir la eliminacin de los requisitos debe tomarse en cuenta si el mismo cumple con las condiciones como estar estipulado por Ley, verificar si permite obtener informacin de valor para cumplir el objetivo, si permite un control b. SEGUNDA FASE: REDISEO El objetivo de esta fase es esbozar el nuevo procedimiento dejando de lado las acciones innecesarias y/o modificando la secuencia correspondiente con la finalidad de no duplicar actividades. Modificado el procedimiento administrativo (eliminndose pasos que se repiten o pueden ser hechos por una misma oficina) tambin se modifica la tabla ASME- VM y el nuevo Diagrama de Bloques, quedando diseado un nuevo proceso administrativo.

c.

d.

e.

f.

g.

En esta etapa se recomienda organizar talleres con la participacin del personal involucrado en el proceso. El objetivo del taller es validar la propuesta, recoger los aportes de los participantes y lograr la apropiacin de la misma. En el rediseo se puede descubrir que existen procedimientos administrativos que son requisitos de otros de la misma entidad, estos procedimientos administrativos deben integrarse en uno solo. TERCERA FASE: MODIFICACIN O ELABORACIN DEL MARCO NORMATIVO QUE REGULE EL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO REDISEADO. Acondicionar el software o hardware a implementar en base a lo visto en la etapa de diagnstico, para contribuir a una buena atencin al pblico y generar un ptimo clima laboral. Es recomendable contratar un profesional que realice el diseo en la infraestructura considerando la propuesta del flujograma. (Marketing poltico). QUINTA FASE: PROPUESTA NUEVO COSTEO Se costea utilizando la Metodologa de Costo aprobada por DS N0642010-PCM. Esta informacin deber incorporarse en la propuesta de modificacin de la norma correspondiente y posteriormente en el TUPA. Recordar: Las entidades pueden incluir un artculo en la norma del tupa que apruebe los derechos de tramitacin que deben ser aprobados mediante, en nuestro caso, Ordenanza Municipal. SEXTA FASE: PROPUESTA DE FORTALECIMIENTO DE CAPACIDADES El plan de fortalecimiento de capacidades debe incluir actividades de capacitacin, a travs de talleres, que incidan en el conocimiento de los aspectos normativos relacionados con el procedimiento administrativo as como en las habilidades y capacidades identificadas en la etapa de diagnstico. SPTIMA FASE: PRESENTACIN AL COMIT DE DIRECCION DEL PROCESO DE SIMPLIFICACION Se debe sealar ante el Comit los puntos a favor del rediseo, las normas que los soportam, si se debe incluir la implementacin de equipamiento, infraestructura y TICs, las necesidades de capacitacin del personal, entre otras cuestiones que deriven del rediseo. OCTAVA FASE: ELABORACIN DE LA PROPUESTA FINAL Con la opinin del Comit, se procede a ajustar la propuesta final, la misma que incluye el Diagrama de Bloques y ASME- VM , el cuadro comparativo de mejoras, las normas legales e instrumentos de gestin, las adecuaciones del ambiente fsico, los requerimientos de equipamiento y TIC y el plan de capacitacin.

4. ETAPA DE IMPLEMENTACIN
Se pone en marcha la propuesta diseada en la etapa previa. a. PRIMERA FASE: CAPACITACIN Y SENSIBILIZACIN ESPECFICA A TODAS LAS REAS INVOLUCRADAS El objetivo es compartir y socializar la propuesta del nuevo procedimiento y entrenar al personal respecto al rol que cumplir en el cumplimiento del nuevo procedimiento administrativo. b. SEGUNDA FASE: APROBACIN DEL MARCO NORMATIVO QUE FUNDAMENTE EL NUEVO PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO REDISEADO Es necesario tener la propuesta de procedimiento administrativo rediseado con los cambios normativos necesario con la finalidad de

dar sostenibilidad a los procesos de reforma. La modificacin del marco normativo puede significar la modificacin del ROF, MOF, incluso CAP, adems del Manual de Procedimientos, TUPA y la norma que aprob los derechos de tramitacin. c. TERCERA FASE: ADECUACIN DE AMBIENTES, DIFUSIN DE CARACTERSTICAS DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO SIMPLIFICADO Y TIC. Es importante que la implementacin de la propuesta vaya acompaada con la adecuacin o reorganizacin de ambientes que estn alineados a la lgica del nuevo procedimiento (lgica de flujo que se ilustra en el diagrama de bloques elaborado). Hay detalles menores que pueden tener impacto como el cambio de pintura, la identificacin adecuada de los trabajadores, el orden de la cola. Es importante contar con apoyo poltico para conseguir mayores recursos. Se deben preparar folletos de informacin a los usuarios internos y externos enfatizando los nuevos requisitos. Contar con un software especializado (ver temas de derechos de propiedad intelectual) y el hardware adecuado como indica la etapa de rediseo. d. CUARTA FASE: DIFUSION MASIVA DE LA REFORMA EMPRENDIDA El objetivo es comunicar al pblico usuario la reforma realizada para que conozcan cmo realizar el nuevo proceso administrativo. Se busca tener un proceso estandarizado y de calidad. La difusin masiva debe hacerse luego que el personal haya adquirido las capacidades necesarias. Se sugiere presentar a los miembros del EMC y personal de las reas involucradas en conferencia de prensa y similares para el pblico usuario. Algunas entidades tienen canales que deben aprovechar como el portal electrnico institucional.

5. ETAPA DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIN

El Seguimiento y la Evaluacin implican una verificacin constante de las actividades y el cumplimiento de objetivos de cada etapa del mismo. a. SEGUIMIENTO Se debe elaborar un Plan de Seguimiento en el que se detallen las actividades a realizar junto al cronograma y los plazos para el desarrollo del mismo. El Plan de Seguimiento se hace en base al Plan del Proceso de Simplificacin. Este Plan ser fruto de las reuniones de trabajo con el EMC con insumos de los responsables del proceso, se establecern las fechas en las que har revisin de lo avanzado. Los responsables deben srer miembros del Equipo y en algunas ocasiones cuando el se requiera un conocimiento especializado sobre algn tema o la carga de trabajo sea muy grande. Se puede informar los resultados del seguimiento mediante reuniones de trabajo, identificando los usuarios de la informacin y la forma en que la informacin deber ser presentada. Los principales usuarios de la informacin sern usualmente el Equipo, el Comit y el lder de la entidad, segn el tamao de la entidad se van sumando otros. Los tipo de informacin que se usa para el seguimiento son de ndole cualitativa y cuantitativa y pueden referirse a aspectos como plazos,

objetivos, metas, avance del procedimiento administrativo rediseado respecto de los indicadores trazados en la etapa de diagnstico. Es importante establecer herramientas apropiadas para efectuar la recopilacin de datos e identificar los recursos necesarios. Estos pueden ser encuestas, entrevistas, recojo peridico de informacin, cliente annimo (un miembro del Equipo realiza un trmite recogiendo informacin in situ), revisin aleatoria de expedientes, entre otros.

b. EVALUACIN La evaluacin no es un fin en s misma sino un medio para optimizar la gestin. El Equipo deber elaborar el Plan de Evaluacin sobre la base del Plan del Proceso de Simplificacin en el que se debe identificar los momentos en que se analizar la informacin recogida en el Seguimiento y las estrategias que se seguirn para realizar los ajustes necesarios para el cumplimiento del Plan de Trabajo del Proceso de Simplificacin. La evaluacin estar a cargo del lder ms una persona externa, a modo de auditora, para garantizar la objetividad. Se debe realizar evaluacion ex ante (antes de la etapa de rediseo); la evaluacin propiamente dicha que busque aportar el ajuste y perfeccionamiento (LOOP); evaluacin ex post de resultados cuando culmina el proceso y la evaluacin de impacto en la que se identifican las mejoras en el procedimiento y su impacto en los ciudadanos usuarios.

6. ETAPA DE MEJORAMIENTO CONTINUO Y SOSTENIBILIDAD

a. MEJORA CONTINUA Un proceso de mejora continua se inicia a partir de un cambio de mentalidad, habitos, tcnicas a nivel de empleados, impulsado por los directivos de la alta direccin. El enfoque contempla 4 pasos(metodologa PHVA, rueda de Deming) - Planear: Diseo de los servicios que se van entregar a los usuarios, los procesos (pasos) que involucran y de los objetivos necesarios para obtener resultados de acuerdo con los requisitos y las expectativas del usuario y las polticas de seguridad. - Hacer: Implantar los procesos (pasos) diseados para la entrega de los servicios. - Verificar : seguimiento y evaluacin - Actuar: se toman acciones necesarias para igualas o sobrepasar las expectativas del usuario. Se recomienda mediar hacia adentro mediante no slo con indicadores de desempeo (tiempo, nmero de visitas), sino tambin con indicadores de proceso (complejidad de formularios, claridad de informacin)y medir hacia fuera es decir, conocer el nivel de satisfaccin de los usuarios mediante encuestas con cuestionarios o va web, focus group, buzn de sugerencias. b. SOSTENIBILIDAD Herramientas que nos ayudarn a darle continuidad a la reforma: documentar el proceso de simplificacin, realizar una difusin tanto

interna como externa, reglamentar nuestro procedimiento administrativo para evitar retrocesos (adecuarse el MAPRO y/o TUPA de la entidad u otros instrumentos) acceder a certificaciones (se recomienda ISO) para elaborar manuales que permitan a los trabajadores contar con una gua y firmar cartas de compromiso que contemplen la voluntad de los funcionarios de responder a las necesidades del usuario, planteen metas alcanzablas, adems de ser pblicas y actualizadas.