Ing.

Hugo Gilberto Garca Guerra

Introduccin a las Consultas

Son una forma de hacer preguntas (Consultar) a la

Base de datos. Las Consultas pueden buscar informacin de varias tablas (o de otras Consultas). Las Consultas pueden realizar clculos y combinar campos.

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Acciones que realizan las Consultas

Elegir campos especficos de tablas diferentes
Seleccionar datos utilizando distintos criterios Mostrar las datos en diferente orden

Obtener datos de varias tablas simultneamente

Calcular totales

Crear otras consultas, formularios e informes

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Consultas
Una consulta sirve para automatizar acciones sobre una tabla o varias tablas. Se puede buscar, eliminar, insertar y actualizar datos. Sobre una tabla se pueden definir tantas consultas como se desee, y cada consulta accede a los datos de forma independiente. Los resultados de una consulta siempre se muestran en la Vista de Hoja de Datos. Las consultas se guardan, por lo que se pueden ejecutar cuando sea necesario sin tener que crearlas de nuevo.

Vistas
Vista Diseo: abre la ventana Diseo de la consulta, en la que podremos crear o modificar su estructura. Vista SQL: permite crear o modificar una consulta usando instrucciones del lenguaje de consultas estructurado SQL. Vista hoja de datos: ejecuta la consulta y presenta el resultado en una hoja de datos, en la que podremos ver, agregar o editar lo registros.
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Tipos de consultas
Consultas de seleccin

Permiten seleccionar recuperar campos o registros a partir de una o ms tablas. Muestran los resultados en una tabla de datos. Es el tipo mas usual. Consultas de parmetros Permiten modificar las condiciones en el momento de ejecutar la consulta por medio de un cuadro de dilogo. Consultas de accin
Permiten crear nuevas tablas, aadir, modificar y borrar registros a las tablas existentes.

Consultas de tablas de referencias cruzadas

Permiten agrupar datos por categoras y mostrarlos de forma resumida

Diferencia entre filtro y consulta

La diferencia entre aplicar un FILTRO o hacer una

CONSULTA DE SELECCIN en Access radica en que los filtros no se almacenan y las consultas si, por lo que podemos llamarlas mltiples veces.
Por otra parte al hacer un filtro vemos todos los

campos de la tabla, mientras que en la consulta podemos seleccionar cuales campos queremos ver.

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Crear Consulta a partir de un filtro

El comando Guardar como consulta permite guardar

los valores de filtro como una nueva consulta de seleccin.

Cada vez que guardamos

un filtro como consulta, estamos creando una consulta de seleccin

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Consulta de seleccin
La consulta de seleccin es el tipo de

consulta ms usual. Obtiene los datos de una o ms tablas y muestra los resultados en una hoja de datos en la que puede actualizar los registros. Tambin puede utilizar una consulta de seleccin para agrupar los registros y calcular sumas, cuentas, promedios y otros tipos de totales.
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Ejemplo: Crear una Consulta de Seleccin con el Asistente

En la BD Nomina (que contiene las tablas Empleados,

Puestos, Direcciones relacionadas) realizamos lo siguiente:

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Damos clic al Asistente para Consultas

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Agregamos los campos deseados

(de la tabla Empleados tomamos todos los datos)

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De la tabla Puesto agregamos Ciudad, Cargo y Salario

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Indicamos que es una consulta de detalle

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Le ponemos un ttulo adecuado a la consulta ( Empleados y Puestos)

por ejemplo

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La consulta incluye los datos que indicamos

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Vista de diseo

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Consultas Calculadas
Podemos realizar clculos dentro de las consultas de seleccin. Por ejemplo si se requiere conocer la edad, se puede calcular a partir de la fecha de nacimiento
edad: Int((Fecha()-[FechaNac])/365)

Para realizarla iniciamos una consulta con el asistente que incluya lo nombres y apellidos, as como la fecha de nacimiento y en vista de diseo agregamos un campo
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edad: Int((Fecha()-[FechaNac])/365)

Nombre: Expresin

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Consultas Calculadas
Para ver el resultado de la consulta damos clic en

o pasamos a la vista de Hoja de Datos

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Consultas Calculadas
Suponga que se requieren las iniciales del empleado,

podemos obtenerlas mediante la expresin:

Iniciales: Izq$(Nombre,1) & Izq$(Paterno,1) & Izq$(Materno,1)

Para realizarla iniciamos una consulta con el asistente que incluya los nombres y apellidos, y en vista de diseo agregamos un campo calculado

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Iniciales: Izq(Nombre,1) & Izq(Paterno,1) & Izq(Materno,1)

Nombre: Expresin

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resultado

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Consultas calculadas
Suponga que le solicitan la tabla con los cumpleaos

de cada mes. Podemos encontrar el mes con la expresin mes: mes([FechaNac])

encontrar el da con la expresin

dia: da([FechaNac]) y ordenar los campos de forma ascendente

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mes: mes([FechaNac]) dia: da([FechaNac])

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resultado

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Expresiones
Access dispone de una serie de

operaciones, funciones y valores de variables y constantes, para poder manipular los datos. Las expresiones se pueden escribir directamente, o bien empleando el Generador de Expresiones.

Generador de Expresiones

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Generador de Expresiones
El Generador de expresiones

proporciona un acceso sencillo a los nombres de los campos y controles de la base de datos, y a las funciones integradas disponibles para escribir expresiones.

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Elementos de una expresin

Operadores: smbolos que indican a la expresin las operaciones que hay que realizar con los datos.
Operandos: cada uno de los elementos con los

que trabajan los operadores: campos, constantes, variables u otras expresiones. Funciones: expresiones que realizan clculos complejos y que proporciona Access. Por ejemplo Fecha() y Suma().

Elementos de una expresin

Literales: Valores que se usan tal y como aparecen en la expresin. Pueden ser:
Nmeros: no necesitan delimitadores y no deben

incluir separadores de millar ni smbolo de moneda. Textos: deben ir entre comillas dobles. Por lo general, Access al ejecutar la expresin pone las comillas.

Fechas: deben ir entre gatos (#). Por ejemplo:

#02/11/09#.

Elementos de una expresin

Constantes: valores predefinidos y fijos, por ejemplo

=3.1416 Identificadores: hacen referencia a los objetos de la base de datos, principalmente campos de las tablas. Deben aparecer entre corchetes ([ ]). Por ejemplo para hacer referencia al campo Cargo, [Cargo].

Operadores
Operador + * / \ ^ Mod Significado Suma Resta Producto Divisin Divisin entera Exponenciacin Residuo en divisin de enteros

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Operadores
Operador > >= < <= = <> Significado Mayor Mayor o igual Menor Menor o igual Igual Diferente

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Operadores
Ingls Between And Eqv Imp Not Espaol Entre Y Eqv Imp Negado

Or
Xor Like Is Null Mod
Ing. Hugo Gilberto Garca Guerra

O
Oex Como Es nulo Mod
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El generador de expresiones
Es un asistente de Access para facilitar la construccin

de expresiones. Se puede acceder a l dando clic a o

El primer botn se puede encontrar en la Cinta de Opciones y en mens emergentes pulsando el botn derecho, y el segundo se suele hallar en los mens de propiedades de los objetos y campos.

El generador de expresiones
Construir aqu la expresin operadores

Elementos especficos de la zona centro

Elementos especficos de la zona derecha

Objetos para construir las expresiones

Elementos de expresiones

Ventana de Expresiones
La seccin superior del generador contiene un cuadro

en el que se crean las expresiones. Puede escribir la expresin en el cuadro manualmente o puede seleccionar elementos de las tres columnas de la seccin inferior del Generador de expresiones y, a continuacin, agregarlos al cuadro de expresin.

Para agregar un elemento, haga doble clic en l y, despus, haga clic en Pegar.
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Operadores
En la seccin central del Generador de expresiones se

muestran los botones para insertar operadores aritmticos y lgicos comunes en la expresin. Para insertar un operador en un cuadro de expresin, haga clic en el botn correspondiente.

La carpeta Operadores incluye operadores

adicionales
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Las 3 ventanas inferiores

En la de la izquierda se muestran las carpetas que

contienen las tablas, consultas, formularios e informes de la base de datos, as como todas las funciones integradas disponibles. En la central se muestran elementos especficos, por ejemplo si hace clic en Funciones incorporadas en la columna de la izquierda, en la columna central se muestran las clases de funciones. En la de la derecha se muestran las opciones del elemento seleccionado en la ventana central
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Al buscar funciones de fecha y hora

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Ejemplos de expresiones de fecha

Ejemplo
Fecha() #24/10/2009#

Significado
La fecha actual Registros de la fecha sealada

Entre #14/04/09# Y # 24/04/09# <Fecha()

>Fecha() Entre Fecha() Y Fecha()-30 Entre Fecha()-60 Y Fecha()-30 <Fecha() - 30 */*/09

Registros en el rango de fechas indicado Anteriores a hoy

Posteriores a hoy En los ltimos 30 das Fechas entre hace 60 das y hace 30 das Registros con ms de 30 das Todas las fechas de 2009

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Ejemplos de expresiones de texto

Ejemplo
=[Nombre] & " " & [Apellidos] =Izq$([Nombre], 1) =Der([Cdigo], 2)

Significado
Une los campos incluyendo un espacio intermedio Entrega la primera letra del nombre Entrega los dos ltimos caracteres del cdigo

=Recortar([Nombre])

Quita los posibles espacios a la izquierda y derecha

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Ejemplos de expresiones numricas

Ejemplo
=[Subtotal]+[IVA] =[Precio]*1.10 =[Cantidad]*[Precio]

Significado
Suma los valores de los dos campos Multiplica Precio por 1.1 Multiplica los valores de los dos campos

=ventas + (ventas * 0.1)

Realiza las operaciones mostradas

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Consulta de parmetros
Una consulta de parmetros es una consulta que, cuando se ejecuta, muestra un cuadro de dilogo propio que solicita informacin, por ejemplo un valor que desea insertar en un campo.
Puede disear la consulta para que solicite ms de un dato; por ejemplo, puede disearla para que solicite dos fechas y que Access entregue todos los registros que se encuentren entre esas dos fechas.

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Ejemplo de consulta con parmetros

En la BD MFQ (Matemticas, Fsica, Qumica) vamos

a crear una consulta simple con ayuda del asistente. De la tabla alumnos tomamos todos los campos (Numero de Control, Nombre y Apellidos)
De la tabla Matemticas tomamos la calificacin de

Matemticas.

De la tabla Fsica tomamos la calificacin de Fsica. De la tabla Qumica tomamos la calificacin de Qumica.

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Diseo de la consulta

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Vista Hoja de Datos

Muestra las calificaciones de todos los alumnos. Cmo hacer para que muestre las de un alumno en

particular?

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Consulta con parmetros

Modificamos el diseo de la consulta, dejando entre

corchetes [] la pregunta a responder

[ nmero de control?]

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 Cuando Access nos pregunte el dato requerido, lo

proporcionamos

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resultado
Esta es la respuesta a la consulta

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Consultas tipo resumen

Las consultas que hemos creado previamente se

denominan de Detalle, porque muestran toda la informacin. Si hay campos numricos en la consulta, podemos optar por una consulta tipo Resumen. En esta opcin se pueden realizar operaciones (sumar, contar, promediar, ) en los campos numricos.

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Operacin Suma Promedio DesvEst

Accin calcula la suma calcula el promedio (la media aritmtica) calcula la desviacin estndar

Var Min
Max Cuenta Cuenta(*)

calcula la varianza Valor mnimo

Valor mximo Cuenta el nmero de valores (no cuenta valores nulos) Cuenta el nmero de renglones (incluso con valores nulos)

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Opciones de resumen

Las opciones de resumen aparecen en el rengln Total

de la vista de diseo. Dando clic al botn sumatoria podemos hacer que se vea o se oculte el rengln de Total. Para cada campo se puede elegir si se quieren agrupar los registros por ese campo o si se quiere que se calcule el resultado con los datos de los registros coincidentes.

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 La opcin AgruparPor permite definir columnas de

agrupacin, de esta forma se pueden obtener subtotales. Por ejemplo agrupamos por nmero de control y sumamos Pagos, para conocer cuanto pag cada alumno.

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 La opcin Expresin permite poner en el rengln

Campo una expresin en vez de un nombre de columna. La opcin Dnde permite agregar un criterio de bsqueda

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Consulta de resumen
Para dar un ejemplo de este tipo de consulta emplearemos la BD Pagos 09 , que tiene la siguiente estructura

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Consulta de resumen
Vamos a crear una consulta de resumen con la suma de

pagos de los alumnos, empleando el asistente de consultas. Emplearemos los mismos datos que se muestran
(excepto Fecha que no ocupamos)

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 Seleccionamos la opcin Resumen y oprimimos

Opciones de Resumen

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Opciones de resumen
Indicamos que queremos sumar Pago

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Consulta Suma de Pagos

Nos dice cuanto ha pagado cada alumno

Podemos filtrar por grupo

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Otras opciones
Si se pide el nmero de pagos, pasamos a la vista de

diseo y en vez de Suma seleccionamos Cuenta. Si se pide el promedio de pagos, en vez de Suma seleccionamos Promedio, etc.

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Ejercicio 1
Crear una base de datos formada por la tabla Directorio.

Realizar en ella las siguientes consultas

Nombre (alfabetizado) y telfono Nombres y telfonos (con cierto apellido, por ejemplo Garca) Nombre y telfono de personas cuyo nombre inicie con la letra Nombre y telfono de personas con cierto apellido y ciudad (ejemplo Garca / Laredo) Nombre y telfono de personas mayores de cierta edad

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Ejercicio 2
Crear la base de datos para la Semana de Administracin

de Empresas, formada por las tablas Alumnos y Pagos. Realizar en ella las siguientes consultas:

Consulta simple con los pagos que realiz cada alumno Consulta que muestre el total pagado por cada alumno Consulta que muestre a los deudores y el importe del adeudo

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Ejercicio 3
Crear la base de datos de un despacho jurdico formada

por las tablas Abogados, Casos y Clientes. Realizar las siguientes consultas:

Casos por abogado Abogados cuyo nombre inicia con la letra Abogados jvenes Casos de divorcio Casos de un mismo abogado Casos mejor pagados Casos de un mismo tipo Casos resueltos
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Ejercicio 4
Crear una base de datos formada por las tablas Alumnos,

Calificaciones y Materias. Realizar en ella las siguientes consultas:

Calificaciones de cada alumno Calificacin de un alumno Promedio de un alumno Nmero de materias cursadas por el alumno Nmero de materias aprobadas por el alumno

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FIN

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