GACETAOFICIALDEBOLIVIA ReglamentoComndeProcedimientosAdministrativosy deComunicacindelosMinisterios(RCP) TITULOI NORMASGENERALESYNORMASRELATIVASALAORGANIZACIN ADMINISTRATIVA CaptuloI Normasgenerales Artculo1. [Objeto.]ElRCPregulalosprocedimientosadministrativosbsicos, quesoncomunesalosministeriosynecesariosparaeltratamientouniformedelosasuntos, paralacomunicacinylacoordinacin. Artculo2. [Finalidad.

]LaaplicacindelRCPdeberposibilitaryconcretar: a) lasimplificacin,armonizacin,racionalizacinylahomogeneizacindelos procedimientosadministrativosbsicos; b) laeliminacindediscrecionalidadesinnecesarias; c) lacoordinacinylacooperacinenactosadministrativos,y d) lacomunicacineficazconelrestodelSectorPblico,conelsectorprivadoy en general con toda persona jurdica o natural. El RCP tiene tambin por objetivos el fortalecimiento, la jerarquizacin y revalorizacin de las potencialidadesdeorganizacindelosministerios. Articulo3. [Obligatoriedadymbitodeaplicacin.]Laobservancia,aplicaciny cumplimientodelodispuestoporelRCPsernobligatoriosentodoslosministerios. Artculo4. [Sanciones.]Losfuncionariospblicosqueincumplieranoaplicaran incompleta o incorrectamente las normas del presente reglamento estarn sujetos a las sancionesestablecidasenlaLeyNo.1178yelDecretoSupremoNo23318AReglamento delaResponsabilidadporlaFuncinPblica. Artculo5. [Difusinyconocimiento.]Losfuncionariospblicosdebern: a) recibirunejemplardelRCPelcuallesserentregadopore1Directordela UnidaddeDesarrollodelaOrganizacindelministerio,y

GACETAOFICIALDEBOLIVIA b) conocer las disposiciones del RCP, estar familiarizados con su contenido, aplicarsusnormasodisposicionesycontribuiraldesarrolloyadaptacindel RCP.LaUnidaddeDesarrollodelaOrganizacin(UDO,art.8)harposible quecadafuncionariopblicocuenteconunejemplaractualizadodelRCP. Artculo6. [Reglamentosparticulares,surelacinconelRCP.Modificacionesa1 RCP,]Losministerios: a) debernemitirnormasyregulacionescomplementariasalasdelpresenteRCP las mismas que debern estar codificadas o recopiladas en un reglamento particular,y debern controlar y evaluar la aplicacin tanto del RCP como de sus reglamentos particulares. Los funcionarios pblicos, debern poner en conocimiento de la UDO (art. 8) las observaciones, complementaciones y enmiendas que consideraran convenientes para el reglamento particular del ministeriooparaelRCP.

b)

Las regulaciones complementarias que aprobaran los ministerios no debern ser contradictoriasnicontrariasalRCP. CaptuloII AspectosdelaorganizacinadministrativaparaelRCP Artculo7. [UnidadBsica.]LaUnidadBsicaenlaestructuraorganizativade losministeriosserlaDireccinounidadequivalente,instanciaquedeberserresponsable delaatencindelosasuntosquefuerandecompetenciadelministerio,oalmenosdeber participarenlaatencindelosmismos. Artculo8. [UnidaddeDesarrollodelaOrganizacin.] a) Encadaministerio,dentrolaestructuradelasSecretaras Generales,deber existirlaUnidaddeDesarrollodelaOrganizacin(UDO),lacualtendrrango noinferioraldeunadireccin.Enaquellosministeriosqueporsudimensiny volumen de actividades as lo justifiquen, las funciones de estas unidades podrnserdesconcentradasaunidadessimilaresenlasSecretariasNacionales. La UDO efectuar el seguimiento de la aplicacin de los instrumentos de organizacin(art.12).

b)

GACETAOFICIALDEBOLIVIA c) Sin perjuicio de lo dispuesto por los incisos (a) y (b), las UDOs sern responsablesdelaimplantacindelRCPascomodesuseguimientoydela evaluacindesucumplimiento.Conestepropsito,lasUDOs: efectuarnelanlisisdeprocedimientos; difundirne1RCPvelandoporquelosfuncionariospblicosconozcan losobjetivos ydisposiciones dedichanorma,lacumplan yapliquen a cabalidad; desarrollarnprogramasdecapacitacin; prestarnasesoramientoentodoaspectorelativoalRCP,y paracomplementar,mejoraryactualizarelRCP: * realizarntareasdeinvestigacinrelativasalaaplicacindelmismo; * considerarn y evaluarn las propuestas, recomendaciones y observacionesquelesfueran,presentadas; * presentarn al Comit Interministerial para Asuntos de Organizacinlaspropuestasdemodificacinolasenmiendasque consideraranconvenientes. Artculo9. [ComitInterministerialparaAsuntosdeOrganizacin.]Constityese el Comit Interministerial para Asuntos de Organizacin que estar integrado por los SecretariosGeneralesopordelegacindestos,porlosresponsablesdelasUDOsyporel representante del rgano rector del Sistema de Organizacin Administrativa y estar presididoporelSecretarioNacionaldeCoordinacindelMinisteriodelaPresidencia.Los miembrosdeesteComit,quieneselaborarn,aprobarnyaplicarnunreglamentointerno paraelfuncionamientodelmismo,: a) b) c) d) intercambiarn experiencias relativas a la aplicacin del RCP en los ministerios; tratarn y buscarn resolver problemas emergentes de la aplicacin de las disposicionesdelRCP; conocernyconsiderarnlaspropuestasdemodificacionesoenmiendasalRCP y,engeneral,todoasuntorelativoaste; gestionarn1aaprobacindeenmiendasalRCPmediantelanormajurdicaque correspondiera.

GACETAOFICIALDEBOLIVIA Articulo10.[UnidaddeRecepcinyDespachodeCorrespondencia.] Encadauno de los ministerios existir y funcionar una Unidad de Recepcin y Despacho de Correspondencia(URDC)comoreparticinnica,aunquedesconcentrable,paralarecepcin yeldespachodecorrespondencia. Articulo11.[Instrumentosdeorganizacin.]Paraladescripcinclarayconcreta desusestructuras,ascomoparaladescripcinydelimitacindecompetenciasymbitode funciones, cada uno de los ministerios deber contar con documentos debidamente aprobados,comoser:EstructuradelaOrganizacin,ManualdeOrganizacin,Manualde Funciones,etc.. Artculo12.[LasUDOsylosinstrumentosdeorganizacin.]LaUDOefectuar con la cooperacin de las autoridades pertinentes el seguimiento de la aplicacin de los instrumentos de organizacin, controlar la conformidad del texto de los mismos con la prctica,daraconocerporescritotodamodificacinoenmiendaquehubierasidoaprobada encadacasoespecfico. TITULOII NORMASPARALAATENCINDELOSASUNTOS CaptuloI Tratamientodelacorrespondenciaqueingresa Artculo13.[Registro.] a) LaURDC(art.10)registrarlacorrespondenciasegnordendellegadaylo haralmenosconlossiguientesdatos: Nmero deregistrodeingreso,quetambinser anotadoenladocumentacinrecibida;fechayhoraderecepcin;origen;referenciaoasunto; nmero dehojas;relacin dedocumentos adjuntos ynombredelprimer destinatario. La URDC,enelcasodecorrespondenciaconfidencial,utilizarparaelregistrolainformacin queestuvieravisibleenelsobrederemisinosuequivalente. b) LaURDCregistrarporseparadolasentradasqueseprodujeranvatlexo facsmil,paralocual,aquellasdependenciasreceptorasdelasmismasharn llegaralaURDCdiariamentehastahoras17:00unacopiadesusregistroslos cualesdeberncontenerlosdatosquesesealanenelinciso(a)delpresente artculoenloquecorrespondiere.

Artculo14.[Criterios de clasificacin.]Lacorrespondenciaserclasificadaen: Corriente,confidencial,urgente,personal,eimpresosyotros.

GACETAOFICIALDEBOLIVIA Artculo15.[ Pautas para la distribucin. ] La URDC, tomando en cuenta las competencias,lasatribucionesylasfuncionesaquehacenreferencialosinstrumentosde organizacin,distribuirprimerolacorrespondenciaurgente,yposteriormentesegnorden dellegada,elresto.CuandoporelencabezamientooeltenordelacorrespondencialaURDC identificararpidamenteamsdeunprimerdestinatario,distribuirtantasfotocopiascomo fuerannecesarias. Artculo16.[HojadeRuta.]Todacorrespondencia,parasubuenencaminamiento, deberiracompaadadeunaHojadeRutaqueincluyalossiguientesdatosinscritosporla URDC: El nmero de registro de ingreso, fecha de recepcin, origen o procedencia, referenciayentidaddestinataria.AcadaasuntodebercorrespondersolamenteunaHojade Ruta. Artculo17.[ Primeros destinatarios y aspectos relativos al manejo de correspondencia.] a) Podrnser primeros destinatarios el ministro, los secretarios nacionales, los subsecretarios y los directores, quienes, cuando recibieran correspondencia, instruirnelregistrodelamisma. Encasodequeelprimerdestinatario derivarelaatencin dealgnasunto, efectuar la derivacin al funcionario pblico inmediato inferior; o deber ponerlaenconocimientodestecuandoladerivareaotro. Al ministro, a los secretarios nacionales y a los subsecretarios deber ser entregada tambin aquella correspondencia que dichas autoridades expresamenteasloinstruyeranalaURDC.Talcorrespondenciadeberser tratadacomourgente. Todoasuntoquefueraremitidoporelministroparasuatencinporconducto regulardeberserpresentadoalsecretarionacionaldelrea,oensucasoal subsecretariodelrea,parasuconocimientoyconsideracin.

b)

c)

d)

Artculo18.[ Registro por traslado. ] Toda vez que la correspondencia corriera trasladodeunadependenciadel ministerio aotra,eltrasladodeberserregistradoconlos datospertinentesparaposibilitarsuseguimientogil. Artculo19.[Correspondenciacorriente.]Paraposibilitarunadistribucingilde la correspondencia corriente, las direcciones entregarn a la URDC listados de aquellos asuntos que las mismas atendieran ordinariamente. Cada URDC, para distribuir la correspondenciaoficialcorriente,anotarenlaHojadeRuta(art.16)correspondienteel nombredelprimerdestinatario.

GACETAOFICIALDEBOLIVIA Artculo20.[Correspondenciaconfidencial.]Lacorrespondenciaconfidencialser entregada,ensobrecerrado,asudestinatario,quienlaregistrarconlosdatosindicadosenel artculo 13. En caso de que el destinatario dispusiera que el asunto sea atendido como correspondenciacorrienteladocumentacinserdevueltaalaURDC,unidadquedeber completarelregistroyredistribuirlacorrespondencia. Artculo21.[Correspondenciapersonal.]Lacorrespondenciapersonaloparticular noserobjetoderegistroyserentregadaensobrecerradoasudestinatario,elcual,encaso deconstatarlapresenciadedocumentosoficiales,remitirtodalacorrespondenciarecibidaa laURDCparasuregistroydistribucinposterior. Artculo22.[impresosyotros.] a) Las publicaciones oficiales, los libros,estudios, proyectos,revistas, folletos, boletines,etc.,debernserremitidosalabiblioteca(TtuloII,CaptuloIV)de la institucin con anotacin de primer destinatario, si fuera el caso. La bibliotecaprocederalregistrodedichadocumentacinyalaadministracin desuuso,yelaborarsemanalmenteellistadocorrespondientedeingresospara sudifusininterna. Labibliotecadelainstitucinclasificarycatalogarelmaterialrecibido,y, luego,loremitir,concargoadevolucin,asudestinatario. CaptuloII Atencindeasuntos Primeraseccin:PrincipiosGenerales Artculo23.[Apertura. ] La atencin de asuntos deber ser iniciada, previa determinacindecompetencia(art.25),tanprontolageneracindelosmismossurgierao fuerainiciadayaseaporlagestinpropiadelministeriooporladecualquierotrapersona jurdicaonatural.Cuandolagestinsehubieraefectuadomediantecomunicacinverbal, debernanotarselosdatoscorrespondientesasta.Laaperturadeexpedientesdeberser simultneaalaaperturadelaatencindeasuntos. Artculo24.[Comunicacin en caso de asuntos extraordinarios. ] Funcionario pblicoquedebaatenderasuntosquesalierandelarutinanormalocotidianadetrabajo,ser responsabledeque aqullosseanconocidosoportunamenteporelinmediatosuperiorenla jerarquadelministerioy,conelconocimientodeste,porlasunidadesconcurrentesencaso decompetenciacompartida. Artculo25.[Determinacindecompetencia.]Antesdeprocederalaatencinde unasunto,laUnidadBsica: 6

b)

GACETAOFICIALDEBOLIVIA a) b) deberestablecersitienecompetenciaparaatenderlo; silatuviera,deberverificarquotrasunidades(internasoexternas)tambinla tendran para luego iniciar la atencin conjunta; las dudas en torno a la determinacindecompetenciasernaclaradasporelinmediatosuperiorenla jerarquadelministerio.;y sinolatuviera,estarenlaobligacindedevolverelasuntoalaURDCparasu redistribucin.

c)

Artculo26.[Comunicacin decompetencia compartida.] Siseestableciera que otrasunidades (internasoexternas)compartirancompetencia,talsituacin sepondren conocimiento de las unidades que deberan concurrir y se les proporcionar toda la informacinexistente.EljefedelaUnidadBsicaquehubieraprocedidoalaaperturadela atencin de un asunto ser responsable de efectuar tales comunicaciones y de mantener contactosoportunosconlasdemsunidadesconcurrentes. Artculo27.[Responsabilidad en caso de competencia compartida.] La Unidad Bsicaquehubierainiciadolaatencindeunasuntoserengenerallainstanciaresponsable de la atencin ascomodelarchivo deladocumentacin correspondiente, salvoque las UnidadesBsicasconcurrentesdecidieranalgodiferenteyaslohicieranconstarporescrito. Artculo28.[Cooperacinentreunidades.] a) Las unidades que participaran en la atencin de asuntos debern colaborar estrechamenteentres,siendolacoordinacinyconcertacinentreellaspre requisitoparalograryasegurarunaposicinuniformedelministerioo,ensu caso,delosministeriosconcurrentes. Sielasuntobajotratamientorequirieralaadopcindeunadecisin(aprobacin o firma de notas, informes, etc.), la Unidad Bsica responsable (art. 27) elaborar,parasuconsideracinporlasdemsunidadesunapropuestainicial, sobrelacualtodaunidadconcurrentequenolaconsiderarasatisfactoriahar conocersussugerenciasalaUnidadBsicaresponsable. Todadiscrepanciaodivergenciaentrefuncionariospblicosdeundeterminado nivelyunmismoministerioserconocidayconsiguientementeconsiderada porelinmediatosuperiorenlajerarquadelministerio,ysiseprodujeraentre ministerios,porlosinmediatossuperiores,unoporcadaministerioconcurrente. LaUnidadBsicaresponsable(art.27)slopodrcerraroconcluirlaatencin deunasuntocuandoconstataraquetodaslasunidadesconcurrentes,habiendo efectivamenteconocidoyatendidoelasuntoencuestin,estndeacuerdocon el cierre o conclusin respectivo. A efectos de tal constatacin, la Unidad 7

b)

c)

d)

GACETAOFICIALDEBOLIVIA Bsicaresponsablerecabarenactaodocumentoequivalentelasfirmasdelas unidadesconcurrentes. Segundaseccin:Aspectosoperativos Artculo29.[Atencin:Suscaractersticas.]Todoasuntoserdespachadodela manera ms rpida y sencilla posible, y los asuntos urgentes, antes que los dems. Se utilizarnexcepcionalmenteanotacionesparaacelerareltratamientocorrespondienteypara posibilitarlaatencindeasuntos prioritarios yenlosplazosqueseestablecieran,cuando fueraposiblefijarlos. Artculo30.[Plazosdeatencin.] a) Paracadaasunto,elfuncionariopblicoresponsabledelaatencin(1)sile fuera imposible cumplir con el plazo que hubiera sido establecido y si requirieraampliacindelmismo,deberpresentarlasolicitudcorrespondiente con la debida anticipacin y fundamentacin al inmediato superior en la jerarqua del ministerio, quien, en caso de no recibirla, le har llegar la correspondientenotificacinporincumplimientoderesponsabilidades,y(2)si ademshubieravencidoeltrmino,elaboraruninformeparcialoprovisional quedeberseraprobadoporelinmediatosuperiorenlajerarquadelministerio, conquiensealar,sicorrespondiera,nuevotrmino. En cuanto a asuntos gestionados por el pblico o de inters para ste, los directoresdebernestablecerplazosindicativosparaconcluirlaatencindelos mismos, plazos que, una vez aprobados por las instancias correspondientes, debernserdeconocimientodelaURDC;staelaborarsemanalmentelistados delosasuntospendientes.

b)

Artculo31.[Ubicacinytenenciadeexpedientes.] a) Lasunidadesbsicasdebernestarencondicionesdeproporcionarencualquier momentoinformacintantosobreelestadodeatencindecadaasuntocomo sobrelaubicacindelexpedienterespectivo. Serresponsabledelatenenciaeintegridaddelexpediente: Engeneral,elltimodestinatariodelmismo,olaUnidadBsicaresponsablede laatencin. LaUnidadBsicaalacualselohubieratrasladadootraspasado.

b)

GACETAOFICIALDEBOLIVIA Si la atencin se interrumpiera, considerndose pendiente (Artculo 37. Pendiente....)alasunto,elresponsabledelarchivodelaUnidadBsica. Cerradounasunto(art.36),elencargadodearchivo,activoonoactivo,segn correspondiera.

c) [Documentosconfidenciales.]Todofuncionariopblicoalqueseencargarala custodiayadministracindedocumentosconfidencialesserresponsabledesu tenenciaeintegridad. Artculo32.[Usoexclusivodeexpedientes.] a) Durantelaatencindeasuntos,losexpedientesrespectivosestarnreservados parausoexclusivodelresponsabledelamisma;noestarpermitidoeldesglose dedocumentos. El retiro de cualquier expediente de la Unidad Bsica deber hacerse con conocimiento del responsable del archivo de la misma, quien deber poder proporcionarinformacinsobrecadaexpedientecuandoselesolicitarahacerlo.

b)

Artculo33.[Documentosparaconsideracin.] a) Tododocumentoquefueraelaboradoparaconsideracindelinmediatosuperior odeotraunidaddeberserclaroyconciso;parasupresentacinaautoridades superioresdelaentidad,seadjuntarelrespectivoexpediente. En caso de competencia compartida, cuando llegara a confeccionarse un documento final, el jefe de la Unidad Bsica responsable (art. 27) lo har circularparaqueseafirmadoporlosjefesdelasunidadesconcurrentes.

b)

Artculo34.[Estadodelaatencindeunasunto.]Encualquiermomento: a) b) deberpoderidentificarsealaUnidadBsicaresponsabledelaatencin,y deberserevidenteelestadoenelcualseencuentralaatencindecualquier asuntoparalocualseefectuarnanotacionespertinentesrelativasareuniones, conversaciones telefnicas, puntos devista,recomendaciones osugerencias recibidas,etc..Estasanotacionespodrnestarmanuscritasysuobjetivoser facilitarelcursofuturodelaatencin.

Artculo35.[Provedosgua.]Deacuerdoalascircunstanciasquesepresentaran enelcursoregulardelosasuntos,tambinpodroptarseporrtulosguacomo:Parasu informacin; Atencin urgente; Para su comentario; Devolver anexos;

GACETAOFICIALDEBOLIVIA Documentacinincompleta;Recopilarinformacin;Reservadefirma;Coordinarcon ........;Revisar,etc.. Artculo36.[Conclusindelaatencindeasuntos.]Elcierredelaatencindelos asuntos(art.37)deberserevidenteencadaexpediente.E1expedientedetodoasunto,cuya atencinhubierasidoconcluida,deberserremitidoinmediatamentealarchivodelaUnidad Bsicabajocuyaresponsabilidadsehubieraprocedidoalaatencindeaqul. Artculo37.[Provedofinal.]A1finalizarselaatencindeunasunto,seanotaren elexpedienteyenlugarvisibledelmismoalmenosunodelossiguientesprovedos: Despachar,esdecirqueeloriginaldeldocumentodecierredeberser despachadoatravsdelaURDC.Esteprovedoconstarenlacopiadel documentofinalqueserarchivadaenelexpediente. Archivar,esdecir,elexpedientedebeserarchivadoenlaUnidadBsica responsabledelaatencin;o Pendiente,hastael....de.......de19...,esdecir,elexpedienteserarchivado enlaUnidadBsicaquehubieraatendidoelasunto;cuyoencargado1o entregarnuevamentealfirmantedelprovedoenlafechasealada. Terceraseccin:Firmaydespachodedocumentos Artculo38.[Rgimendefirmasautorizadas.]Losdocumentosoficialesdebern serfirmadosporelministrooporaquellasautoridadesalascualesdichaautoridadhubiera delegado expresamente talatribucin.E1ministeriodeberaprobarsurgimeninternode firmas,elcualdeber: a) b) c) d) formarpartedelreglamentoparticulardelministerio(art.6), subordinarse, en lo pertinente, a disposiciones administrativas o tcnicas especficas, establecerqudocumentospodrnserfirmadosporaquellasautoridadesalas cualeselMinistrohayadelegadoestasfunciones,y regularloscasosdefirmaconjunta.

Artculo39.[Responsabilidad.] a) Elfuncionariopblicoquefirmareundocumentoasumirlaresponsabilidad por el contenido del mismo, y en el caso de competencia compartida, los funcionarios pblicos que firmaren documentos en representacin de sus

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GACETAOFICIALDEBOLIVIA respectivas unidades sern responsables slo por aquellas partes que se refirieranalmbitodesureadetrabajo,casoquenoserconsideradocomode firmaconjunta. b) Si un funcionario pblico hubiera redactado un documento por orden o instruccinsuperiorysisuposicinfueradivergenteodedesacuerdorespecto deaqulla,dejarenelexpedienterespectivoconstanciaescritadelamisma. Elinmediatosuperiorpodrmodificarlaformayelcontenidodeldocumento quefuerapresentadoparasufirma.Elalcancedelamodificacindeberser reconocibl en el documento inicial, el mismo que deber permanece en expediente.

c)

Artculo40.[Firmaporsuperiorenjerarqua.]Cuandosenecesitaralafirmade documentos oficiales, el funcionario pblico que estuviera atendiendo el asunto deber verificar silafirmacorrespondeaalgnfuncionario pblicosuperiorenlajerarqua del ministerioylagestionarsitalfirmacorrespondiera. Artculo41.[ Reserva de firma. ] Para derivar la atencin de un asunto a otro funcionariopblico,elfuncionariopblicoqueefectuareladerivacin,siestablecieraquela firma de uno o varios documentos relativos al asunto en cuestin le corresponde o correspondealnivelsuperiorjerrquico,deberanotarunprovedoelcualconstequeha optadoporreservarfirmaparasioparaotrouotrosfuncionariospblicos. Artculo42.[CdigoparaCitar.] a) Todacorrespondencia paraserdespachadaoremitida atravs delaURDC debermostraruncdigoqueseranotadodespusdelaexpresinPorfavor, Citar:. ElCdigoparaCitaralcualserefiereelncso(a)estarconformadopor: Elcdigodeidentificacindelministerio. Elcdigodeidentificacindeladependenciadeorigen.

b)

c)

Elnmerocorrelativoasignadoporladepedenciadeorigen;y Laclavedearchivo. NoestarpermitidoelusomltipleoduplicativodelCdigoparaCitar.

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GACETAOFICIALDEBOLIVIA d) [AnulacindelCdigoparaCitar.]AsignadosloscomponentesdelCdigo paraCitarysilainstanciadeorigendispusieralasuspensindefinitvadelaremisinatravs de la URDC, el Cdigo para Citar ser anulado en su totalidad no estando permitida su reutilizacin. Artculo43.[Anotacindereferenca.]Entodacorrespondenciaaserdespachada, larepartcindeorigendeberanotarenlugarvisibleunareferenciaalasunto.LaURDC,de constatarquelareferencianohubierasidoinscrita,deberdevolvertodalacorrespondenciaa lareparticindeorigen. Artculo44.[Anexos.]Encasodeexistiranexosaserdespachados,stosdebern estarfoliadosyenumeradostambinpor1areparticindeorigen,demanera,talqueno puedaexistirdudaalgunasobresuinclusin. Artculo45.[Registro.] a) LaURDCregistrareldespachodecorrespondenciasegnelordenenelcual larecibiera,asignarunnmerocorrelativoderegistrodesalidayanotar,al menos,lossiguientesdatos:Nombredelareparticindeorigen;nombredel funcionario pblico remitente; Cdigo para Citar; el nmero correlativo de salida;fechayhoradesalida;nombredeldestinatario;referenciaoasunto;y relacindedocumentosadjuntos. La URDC registrar por separado las salidas que se produjeran va tlex o facsmil,paralocual,aquellasdependenciasquelashubieranefectuado,harn llegaralaURDCdiariamentehastahoras17:00unacopiadesusregistroslos cualesdeberncontenerlosdatosquesesealanenelinciso(a)delpresente artculoenloquecorrespondiera. CaptuloIII Archivodedocumentacinactiva Artculo46. [Objetivo.Requerimientos.] (a) El archivo de documentacin activa deber facilitar la ubicacin de expedientes, su conservacin, proteccin y permitir el seguimiento de la atencindeasuntos.

b)

(b) Para su funcionamiento, los archivos debern contar con suficiente espacio fsico,serdefcilacceso,estarsituadosenlugaresprximosalosdetrabajo,y estar dotados de adecuadas medidas de seguridad para resguardar los expedientes.

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GACETAOFICIALDEBOLIVIA Artculo47. [PlandeArchivo.Criteriodeclasificacinbsico.]El ministerio utilizarunplangeneraldearchivoquedeberseraprobadomedianteresolucinministerial. Los expedientes, para ser archivados, sern ordenados y clasificados por asuntos; otros criteriosdeclasificacinnecesariosparalagestindelministerioestarnsubordinadosal establecidoporelpresenteartculo. Articulo48. [Diseo e implantacin del plan de archivo para documentacin activa.]Elplangeneraldearchivodebercontenerlosplanesdearchivodelasdirecciones; stosdebernserelaboradosbajolaresponsabilidaddecadadirector,quien,alefecto: a) b) debertomarencuentalaasignacindecompetenciasyfuncionesefectuada medianteelManualdeOrganizacin,y lo disear e implantar en coordinacin con la UDO. Las UDOs, para armonizar entre ministerios el diseo de los planes de archivo, debern compatibilizarlaadopcindecriteriosolineamientosparaelaboraroimplantar dichos planes, y debern actuar de similar forma con los repositorios nacionales.

Artculo49.[Responsabilidaddelaadministracindeldesarrollodearchivos.El jefedelaUnidadBsicaserresponsabletambindelabuenaadminstracinydesarrollo delarchivodesureparticin. Artculo50.[ Responsabilidad en caso de prdida de expedientes. ] Cuando un expedientefueraextraviado,1aresponsabilidadseestablecersegnelartculo31incciso (b). Artculo51.[Formacinypautasparaelmanejodelarchivo.] a) b) c) d) ElarchivoactivodelministerioestardesconcentradoenlasUnidadesBsicas. LosexpedientesqueconstituyanelarchivodelaUnidadBsicaresultarndela atencindeasuntos. Silaatencin deunasuntofuera deexclusiva competencia de unaUnidad Bsica,staabrirelexpedienterespectivo. Encasodecompetenciascompartidasyespecialmenteenaquelloscasosenlos cuales se requiriera para un mismo asunto la atencin secuencial de varias unidadesbsicasysieltrasladootraspasodeexpedientesfueranecesario,en cadaUnidadBsicasedejaraevidenteoharconstanciadeltrasladootraspaso, cuandosteseprodujera.

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GACETAOFICIALDEBOLIVIA e) f) Todo asunto que fuera declarado pendente deber ser archivado como documentacinactiva. Cuandoseprodujerasalidadeexpedientesconcargoadevolucin,stadeber verificarseenlafechaestablecidayelencargadodearchivoserresponsablede seguimientoyreposicinconsiguientes.

Artculo52.[ Reformas institucionales y cambio de autoridades. ] En caso de supresinofusindeunidadesenunministerio,ascomoenelderelevodeautoridades,la destruccinylaextraccinosustraccindeexpedientesestarnprohibidas.Losarchivosde aquellasunidadessuprimidasquenofuerantransferidosaotrassetransferirnaaquellas unidadesqueabsorbieranlasfuncionesdelascesantes,o,ensudefecto,seentregarn,al responsabledelarchivodedocumentacininactiva(arts.54yss). Artculo53.[ Archivo de documentos confidenciales. ]. Los documentos confidencialessernarchivadosyconservadosenlosarchivosdeaquellasdependenciasque, segndisposicinexpresa,debanatenderasuntosdendoleconfidencial.Losprocedimientos de clasificacin, sus caractersticas, el resguardo y manejo respectivos debern estar normadosporelreglamentoparticulardecadaministerio(art.6). CaptuloIV Memoriainstitucionalybiblioteca Artculo54.[Finalidad.Requerimientos.] a) La memoria institucional y la biblioteca del ministerio, en el marco de la ConstitucinPolticadelEstadoydisposicionesconexas,tendrnporobjetivo (1)conservarlos expedientes ypublicaciones generados orecibidos por los ministerios;(2)facilitarelaccesoadichosexpedientes;(3)evitarprdidasy duplicacindedocumentos;y(4)documentarlahistoriadelosministerios. Parasufuncionamiento,launidadresponsabledelamemorianstitucionalyla bibliotecadeberncontarconsuficienteespaciofsico,serdefcilaccesoy estardotadasdelasmedidasdeseguridadmsadecuadas.

b)

Artculo55.[Plandearchivoparadocumentacininactiva.]Elplandearchivopara ladocumentacininactivaformarpartedelplangeneraldearchivodelminsterio(art.47). La implantacin delplan dearchivo para documentacin inactiva permitir resguardar y ubicartalesexpedientesdemanerasistemtica. Articulo56.[ Responsabilidad.]Elresponsabledelaadministracinydesarrollo delarchivodedocumentacinactivasereldirectoroencargadodelabiblioteca.

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GACETAOFICIALDEBOLIVIA Articulo57.[ Formacin del archivo. ] La documentacn inactiva estar constituda por los expedientes aqullos asuntos concluidos defnitivamente o por los expedientesdeasuntosparaloscualeshubiesevencidoelplazodesupermanenciaenel archivodedocumentacinactiva. Artculo58.[Plazosytrasladodeexpedientes.] a) Los plazos de permanencia en archivo activo sern establecidos por el ministeriodeacuerdoalanaturalezadesusfunciones;vencidosestosplazos,se procederaltrasladodeexpedientesdesdearchivosactivosalinactivo.Para dichotraslado,deberllevarseunregistro. E1responsabledeltrasladodeexpedientesdedocumentacinactivaalarchivo inactivosereljefedelaUnidadBsica.

b)

Artculo59.[Biblioteca.] a) Todos los ministerios debern contar con una biblioteca con el objetivo de resguardar y conservar de manera ordenada y sistematizada libros, publicaciones,estudios,documentosofolletosqueingresenoseanadquiridoso recibidos por el ministerio. La biblioteca ser principalmente una fuente de consulta.Cadaministeriodeberestablecerlasregulacionespropiasparalauti lizacinyadministracindesubiblioteca. En los ministerios en los cuales no existiera una dependencia especfica encargadadelarchivodedocumentacininactiva,stadeberserarchivadaen lasdependenciasdelabiblioteca.

b)

Artculo60.[Cambiodeministro.]Cuandoseprodujeracambiodeministro,el salientedeberentregaralministroentranteelarchivodedocumentacininactivacomoparte delaentregadel despacho ministerial,yloharantefuncionariospblicosdelaunidada cargo de asuntos legales, quines debern levantar 1a correspondiente acta de entrega. Asimismoelactaalevantarsecontendreldetalledeexpedientesdedocumentacinactiva quepermanecieraneneldespachoministerial. Articulo61.[Casodereformasinstitucionales.]Encasodesupresinofusinde ministerios,lasUDOssern responsables decoordinarconlosjefesdeunidadesyconlos responsables de los archivos de documentacin inactiva la organizacin de traslados, fusiones,etc.. Artculo62.[Repositorio Intermedio Nacional.] Los archivos de documentacin inactiva de los ministerios sern transferidos al Repositorio Intermedio Nacional cuando venciera el plazo que, en su reglamento particular, determinara cada ministerio para permanenciadeexpedientesenarchivoinactivo.

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GACETAOFICIALDEBOLIVIA Artculo63.[TrasladoalRepositorioIntermedioNacional.]Lasmodalidades y responsabilidadesdeltrasladoalRepositorioIntermedioNacionalsernlasestablecidaspor disposicin legal expresa, de cuya aplicacin sern encargados los responsables de los archivosdedocumentacininactiva.LaUDOparticiparyasesorarenlapreparacin y realizacindeltraslado. CaptuloV Normasgeneralesparalacoordinacin Primeraseccin:Delegacin Artculo64.[Finalidad.]Ladelegacindefuncionestieneporobjetivo: a) b) c) descongestionar la carga y reducir los volmenes de trabajo de los niveles jerrquicamentesuperiores, distribuirlacargayvolmenesdetrabajoentrelasunidadesbsicas,y motivaraquelosfuncionariospblicosasumanresponsabilidades.

Artculo65.[Delegacin y responsabilidad.] E1 acto de delegar autoridad o funcionesnoeximederesponsabilidadalfuncionariopblicoqueefectaladelegacin. Artculo66.[Delegacintemporaldetareas.]Losfuncionariospblicossuperiores enlajerarquadelministerioidentificarnperidicamentequtareaspodranserdelegadasa sussubordinadosylo harn,desernecesario,conelasesoramientodelaUDO.Sibienla delegacin no releva de responsabilidades, la ejecucin de tareas, en cuanto tal, ser delegable.Paraelloeldelegantedeber: a) b) c) describirconprecisinlastareasquedelegar; controlarysupervisarlastareasqueseejecutaranadelegacinsuya,y evaluarlaejecucindelastareasquehubieradelegado.

Artculo67.[Suplencias o interinatos.] La designacin de funcionarios pblicos suplentesointerinossehardelasiguientemanera: a) b) ministrosuplenteointerino,mediantedecretopresidencial; secretarionacionalsuplenteointerino,medianteresolucinministerial;

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GACETAOFICIALDEBOLIVIA c) d) subsecretariosuplenteointerino,medianteresolucinministerial; losdemssuplenciasointerinatos,mediantedisposicinexpresa. Segundaseccin:Reuniones Artculo68.[Obligatoriedad.]Losnivelessuperioresenlajerarquadelministerio debern realizar peridicamente reuniones de trabajo con sus subalternos inmediatos; es decir, por ejemplo el ministro, con secretarios nacionales; stos con subsecretarios; el subsecretario,condirectores;ystosconlosjefesdesusdependenciassubalternas,sistas existieran. Artculo69.[Objetivo.]Losobjetivosdelasreunionesinternasdetrabajosonlos siguientes: a) asegurarquelosfuncionariospblicosqueprestarenserviciosendependencias delministerioconozcanyseinformensobrelasactividadesqueenlasmismas existieranofueranproducidas; planificar,coordinar,concertaryefectuarelseguimientodeltrabajo; establecer y mantener contactos e intercambio de informacin entre las unidades de mismo nivel jerrquico (por ejemplo: entre Subsecretaras o direcciones); asegurar que la informacin fluya desde los superiores en la jerarqua del ministeriohacialossubordinados,(porejemplo:losSubsecretariosinformana susJefesdeDireccinsobretemastratadosodiscutidosenlareuninconel SecretarioNacional.); contribuiralasolucindeconflictos.

b) c)

d)

e)

Artculo70.[Convocatoria,actas.] a) b) Lasreunionesinternasdetrabajosernconvocadasporelinmediatosuperior, quienharconocerfecha,horaylaagendacorrespondiente. E1ministroconvocarareunionesinternasdetrabajoparaeltratamientode asuntosimportantesparaelministerioensuconjuntoodeasuntoscuyoalcance trascendieralacompetenciadelassecretarasnacionales. E1 secretario nacional convocar a reuniones internas de trabajo para el tratamientodeasuntosimportantesparalasecretaraasucargoodeasuntos cuyoalcancetrascendieralacompetenciadesubsecretaras;lossubsecretacios procederndesimilarmaneraenrelacinconlasdirecciones. 17

c)

GACETAOFICIALDEBOLIVIA d) Encadareuninselevantarunactasobrelosasuntostratados,documentoque deberserel instrumento decontrolparaelseguimiento deloacordado en aqulla. Para reuniones reservadas o que debieran tratar asuntos confidenciales se deberntomarencuentalasnormaseinstruccionesparaasuntosconfidenciales. Terceraseccin:Elaboracindeinstrumentoslegales Artculo71.[Denominacin.]Seentenderporinstrumentoslegalesaaqullosque tomanladenominacindeProyectosdeLey,ProyectosdeDecretoSupremo,Proyectosde Resoluciones Supremas, Proyectos de Resoluciones Biministeriales, Proyectos de ResolucionesMinisteriales,etc.. Artculo72.[Pautasprocedimentales.] a) Cuandoelinstrumentolegalproyectadopudieratenertrascendenciaoimpacto poltico,socialoeconmicoamplio,elConsejodeMinistrosdeberrecibirun informedetalladosobrelaconcepcin,alcanceseimplicacionesdeldocumento proyectado. Unidad o reparticin del ministerio que deba elaborar un instrumento legal asegurarquetodoslosaspectostcnicospertinenteshayansidotomadosen cuenta,ydeberhacerloencoordinacinconotrasunidadesdelministerioy conotrosministerios. Losaspectoseimplicacioneslegalesdebernserconsideradosyestablecidos por la unidad que en el ministerio fuera responsable de la atencin de los asuntosdecarcterlegal,unidadquedeberproponerlaadopcindeuntipo especficodenormalegal. Todoproyectodeuninstrumentolegaldeberserpuestoenconsideracinde aquellosministeriosafectadosyselodiscutirconellos.

e)

b)

c)

d)

CUARTASECCIN:CONTRATACINDESERVICIOSEXTERNOS. CONSEJOSCONSULTIVOS. Artculo73.[Asesoramientoyconsultoraexternos.]Elministeriopodrcontratar serviciosexternosparafinesdeasesoramientoyconsultoraconlaaprobacindelministro, siguiendoprocedimientosynormasenvigencia,yslocuandoelpersonaldelministeriono estuvieraencondicionesmateriales,tcnicasniprofesionalesderealizarlastareasoestudios pertinentes.Cuandoseprocedieraalacontratacindeserviciosexternosdeasesoramientoy

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GACETAOFICIALDEBOLIVIA consultora se designar oficialmente a la unidad o funcionario pblico que deber desempearse como la contraparte respectiva, y debern aplicarse los mecanismos de coordinacindeactividadesycontroldeobjetivosyresultados. Artculo74.[Consejosconsultivo]Losconsejosconsultivospodrnconstituirseen el ministerio y su composicin y caractersticas de funcionamiento debern ser de conocimiento de la UDO. Los consejos consultivos funcionarn como instancias deliberativasynoejecutivasodedecisin.

TITULOIII RELACIONAMIENTOEXTERNO CaptuloI Relacionesinterministeriales Articulo75.[Principiosgenerales.] a) Deber existir una estrecha cooperacin entre todos los ministerios para garantizarquelasdecisionesdegobiernosetomensobreunabasecoherentede criteriosyposiciones,yparaasegurarlauniformidaddestasyaqullas. Para los casos de competencia compartida, todas las unidades concurrentes deberntomarcontactosdemaneraoportunayelintercambiodeinformacin serobligatorio.Lasreunionessernpresididasporlaunidadalcualsehubiera asignadolaresponsabilidaddelaatencindelasunto.

b)

Artculo76.[ Relaciones interministeriales de trabajo. ] Entre ministerios, ser obligatorialainterrelacinentrereparticionesquefuerantcnicamenteafines,queatendieran asuntossimilaresaunquecondistintosobjetivos.Parafinesdecoordinacindeltrabajo,estas unidadesserndenominadasunidadesespejo.ElComitInterministerialparaAsuntosde Organizacinapoyarlacoordinacindeltrabajodetalesunidades. Artculo77.[ Contactos permanentes. ] Debern existir contactos permanentes entre funcionarios pblicos de diferentes ministerios que desempearan funciones de caractersticasidnticasosemejantes(porejemplo:Auditora,relacionespblicascentrosde informtica) con la finalidad de intercambiar informaciones y experiencias as como de armonizaryracionalizarsolucionesaproblemascomunes.

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GACETAOFICIALDEBOLIVIA Artculo78.[ Preparacin de reuniones interministeriales ] Para las reuniones interministeriales,exceptoaqullasquedebanrealizarlasunidadesespejo,seestablecelo siguiente: a) Enloposible,setratarnenunasolareuninpuntosrelacionadosentres;ysi para otra reunin debieran asistir tambin los mismos participantes, las dos sesionesdebernrealizarse,deserfactible,enlamismafechaylugar. Enformapreviaalaconvocatoria,lafechadelareunindeberserconsultada alosparticipantes. Deber limitarse el nmero de participantes y cada ministerio delegar su representacin normalmente al jefedelaUnidadBsicacompetente parael asunto en agenda; este funcionario pblico informar a su superior y a sus subalternossobrelosresultadosalcanzadosenlareunin.

b) c)

Artculo79.[Invitacinareunionesinterministeriales] a) El ministerio anfitrin cursar, con antelacin, la respectiva invitacin o citacin comunicando fecha y hora de realizacin, as como la lista de instituciones o dependencias convocadas o citadas. Toda cancelacin de reunionesinterministerialesytodamodificacindelugaryfechadebernser puestasdeinmediatoenconocimientodelosparticipantesconvocados. La nota de citacin o invitacin deber exponer explicar claramente el propsitodelareunin,detallarlostemasatratarsey,sifueranecesario,para situaciones problemticas, presentar alternativas de solucin y el criterio correspondientedelministerioqueconvocaalareunin.

b)

Artculo80.[Participacindelrepresentantedelministerio.] a) El funcionario pblico al cual el ministerio hubiera designado como su representante para una reunin interministerial, deber, antes de asistir a la misma,indagarculserlaposicindesuministeriorespectoalostemasa tratarse,ydesernecesario,gestionarinternamentelaadopcindecriterioso deunaposicinoficial. Funcionario pblico representante del ministerio que durante una reunin necesitaraexponerunaposicinyadoptarlaoficialmenteennombredeaquly que,empero,nolahubieraconocidodeantemano,slopodrexponerpuntos de vista a ttulo personal y nunca a ttulo oficial, hecho que solicitar sea registradoenelactacorrespondientealareunin.

b)

Artculo81.[Aspectos relativos a la realizacin y conduccin de reuniones interministeriales.] 20

GACETAOFICIALDEBOLIVIA (a) Podrn participar nicamente los funcionarios pblicos debidamente acreditadosporlosministeriosconvocados.

(b) Elministerioanfitrinoconvocantepresidirlareunininterministerial,ylo harmedianteeljefedelaunidadbsicaconvocante. (c) Elfuncionariopblicoquepresidalareunindeberactuarcomomoderadory serresponsabledehacercumpliracuerdosydeefectuarelseguimientoatoda accinacordada.

(d) Unfuncionariopblicodelministerioanfitrindeber:(1)elaborarelactadela reunin,documentoqueposteriormentedeberserdistribuidoalosministerios participantes;y(2)elaborarlalistadelosfuncionariospblicosparticipantes. Artculo82.[Preparacin de presentaciones al Consejo de Ministros y otros consejos.]TodoasuntoparasuconsideracinporelConsejodeMinistros,yotrosconsejos instituidos o creados mediante disposicin legal expresa, deber haber sido tratado previamenteporlosministeriosinteresados,afectadosoinvolucrados,loscualeselevarn antelasmencionadasinstanciaselrespectivoinformedeconclusiones,cuyaredaccinser coordinadaporlassecretarastcnicasdelosconsejosmencionados.Eltratamientoprevioal quehacereferenciaelpresenteartculoincluyeeldelasposicionesdivergentes,sobrelas cualeslosministeriosbuscarntrminosdeentendimiento;siapesardeellolasdivergencias persistieran,stasconstarnenelinformedeconclusiones. CaptuloII RelacionamientoconelPoderLegislativo Artculo83.[ColaboracinconelPoderLegislativo] a) Por delegacin de la Presidencia de la Repblica los ministerios debern mantener contactos oportunos y permanentes con el Poder Legislativo, en general,y,enparticular,conlascomisioneslegislativas. Elministeriotendrunaunidadparacoordinarelintercambiodeinformaciny documentos entrelas dependencias delministerio ylasinstancias delPoder Legislativo. Losfuncionarios pblicosdelministeriopodrnasistiralas sesionesdelas comisioneslegislativassistasaslopermitieran;talesfuncionariospblicos mantendrninformadosasussuperioresrespectoalosasuntosquesetrataran enlasmencionadasreuniones.

b)

c)

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GACETAOFICIALDEBOLIVIA Artculo84.[Atencindepeticionesdeinforme,minutasdecomunicacinyotros.] Elministerioatenderpeticionesdeinforme,minutasdecomunicacinyotrosasuntosque requirieraelPoderLegislativoenlosplazosquesteestableciera. Artculo85.[Presentacin de proyectos de ley. ] Cuando el ministerio hubiera concluidolaelaboracindeunProyectodeLey,loremitiralaPresidenciadelaRepblica para fines de su remisin al Poder Legislativo. En la cartula que deber acompaar al documentoaserremitidoseanotar: a) b) enlapartesuperiorizquierda,elnombredelministeriodeorigen,elttuloque resumeelasunto,ylafechadeelaboracin,y en la parte superior derecha, los nombres de las entidades que hubieran participado o que hubieran sido consultadas en el proceso de elaboracin. Debernobservarselasdemsformalidadesdeestiloy,enanexo,seefectuar lacorrespondienteexposicindemotivos. CaptuloIII Otrasrelaciones Artculo86.[Relaciones con organismos de cooperacin internacional y con OrganizacionesNoGubernamentales.]Elministerio,cuandosetrataradelaejecucin de convenios que concernieran a su competencia, mantendr relaciones directas con los organismos de cooperacin internacional y las Organizaciones No Gubernamentales participantes. ElministeriodebertomarcontactoprevioconelMinisteriodeRelaciones Exteriores y Culto cuando se tratara de aspectos fundamentales relativos a la ejecucin, interpretacin,revisindeconvenios,oalestablecimientooampliacindecontactoscon organismosdecooperacininternacional. Artculo87.[Relaciones con representaciones diplomticas, consulares y de organismos internacionales.] El ministerio mantendr relaciones directas con representaciones de organismos internacionales, y con representaciones diplomticas y consularesslosilasmismassebasaranenconveniosintergubernamentalesuoficiales.Las demsrelacionestendrnlugarmediantegestinanteelMinisteriodeRelacionesExteriores yCulto.Elministerioatenderlasconsultasqueinstitucionesociudadanosextranjerosle formularansiempreycuandolaatencindeaqullasnocomprometaalministerioenaspecto alguno. Artculo88.[Relaciones con asociaciones profesionales, gremiales y otras. ] El ministerio mantendr relaciones slo con el nivel central o nacional de organizaciones, asociaciones,etc.quetuvieraninstanciasoafiliacionesregionalesolocales. Artculo89.[Relacionesconmediosdecomunicacin.] 22

GACETAOFICIALDEBOLIVIA a) Losfuncionariospblicosresponsablesdelasrelacionesdelministerioconlos medios de comunicacin sern designados por el ministro. Salvadas las atribuciones de las unidades de relaciones pblicas, para efectuar una declaracin pblica o presentar o solicitar una publicacin, se requerir la coordinacin tanto entreunidades del ministerio como,cuandocorresponda, entreministerios. Lasunidadesqueenlosministeriosfueranresponsablesdeefectuarrelaciones pblicas mantendrn peridicamente, bajo la presidencia del Ministerio de ComunicacinSocial,reunionesdecoordinacineintercambiodeexperiencias conlafinalidaddearmonizarcriteriosrespectoalapolticainformativadelos ministerios.

b)

Artculo90.[Informacingeneral.]Elministeriodeberestarencondicionesde facilitar,cuandocorrespondiera,yhacerlodemanerarpidaycompleta,informacinrelativa alestadodelaatencindeasuntos,direccionesdedependenciasdelministerioynminade funcionariospblicos.Enloposible,estatareaserencomendadaalaURDC. Artculo91.[Recepcin de sugerencias, reclamos.] El ministerio habilitar una ventanillaounbuznparalarecepcindesugerenciasyreclamos,loscualessernpuestos enconocimientotantodelosjefesdelasunidadesalasqueaqullosconcernierancomodela UDO. TITULOIV DISPOSICIONESTRANSITORIAS Artculo92.[ActualizacinyrevisindelReglamentoComndeProcedimientos Administrativos y de Comunicacin de los Ministerios.] El Comit Interministerial para AsuntosdeOrganizacin(art.9)alcabodelprimeraodevigenciadelpresentereglamento lorevisar,actualizarygestionarlacorrespondientedisposicinlegal. Artculo93.[Responsabilidad del archivo de documentacin inactiva. ] En los ministeriosenlosquenoexistierabiblioteca,sedesignarmedianteresolucinministeriala unfuncionariopblicodelministeriocomoresponsabledelaadministracinydesarrollodel archivodedocumentacininactiva. Artculo94.[Clasificacinymanejodecorrespondencia.Impresosyotros.]Enlos ministeriosenloscualesnoexistierabiblioteca,ladocumentacinaqueserefiereelartculo 22seradministrada,clasificadaycatalogadaporelarchivodelaunidadbsicadestinataria.

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GACETAOFICIALDEBOLIVIA

Glosariodetrminos Nota: Elobjetivo delpresente glosarioesfacilitar tantolacomprensin e interpretacindelRCPcomosucorrectaaplicacin.

l. deun.

Aperturadelaatencindeunasunto.Ver:Asunto,aperturadelaatencin

2. Archivo. Conjuntoordenadoyclasificadodeexpedientes(expediente)que resultandelosasuntosatendidosporelministerio.Elarchivodelministerioestcompuesto porelarchivoactivo(dedocumentacinactiva)yporelarchivoinactivo(dedocumentacin inactiva).||Accindearchivar.

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GACETAOFICIALDEBOLIVIA 3. Archivo, plan de. Plan para la clasificacin y el ordenamiento de los expedientes(expediente);utilizaunsistemadecodificacinenbaseatemasyenbaseal plandefuncionesdelaunidadacuyocargoestelmanejodelarchivo. Se lo aplica al archivodedocumentacinactivayalarchivodedocumentacininactiva. 4. Asunto.Temacuyaatencinpodrahacerseefectivaenelministerio,esdecir, alacualstepodraabocarelusodelosrecursoshumanosymaterialesasudisposicin,en ejerciciodesusfuncionesycompetencias. 5. Asunto, apertura de la atencin de un. Iniciacin del ejercicio de la competenciasobreunasunto. 6. Asunto,atencinde.Ejerciciodecompetenciasobreunasunto.

7. Asunto,cierredelaatencindeun.Conclusin,definitivaotemporal,dela atencindeunasunto. 8. Cierredelaatencindeunasunto.Ver:Asunto,cierredelaatencindeun.

9. Competencia.Atribucinlegalparaatenderasuntos(asunto);ladeterminan laley,losinstrumentosdeorganizacin(porej.elManualdeFunciones)y/oinstrucciones delsuperiorenlajerarquadelministerio. 10. Competenciacompartida.Casodecompetenciadedosomsdependencias deunministerioodeunaomsdependenciasdedosomsministerios. 11. Correspondencia. Documento (carta, facsmil, tlex, etc.) que ingresa al ministerioporlaUnidaddeRecepcinyDespachodeCorrespondencia. 12. Desarrollo de la organizacin. En principio, todo cambio que, siendo planeadoenlosministerios,puedeserimplantadoconosinasistenciaexterna. 13. Despacho. Accin de expedir o remitir un documento. || Oficina de un funcionariopblico. 14. Documentacinactiva. Expedientes(expediente)delosasuntosenproceso deatencin,esdecir,cuyaatencinesttodavaencurso,queannohasidoconcluidaoque podrareiniciarse. 15. Documentacininactiva.Expedientes(expediente)deasuntosyaatendidoso cuyo perodo de permanencia en archivo activo ha vencido. (Art. 2 del D.S. 22145: Entindesepordocumentacionespblicasinactivas,alosefectosdeestedecretosupremo, aquellas que siendo producto oefecto de la funcin, actividad y trmites especficos de 25

GACETAOFICIALDEBOLIVIA cualesquier entidades pblicas y habiendo estado en uso durante el lapso de su servicio activo,ingresanenrecesoyacabanretiradasendepsitos,dentrodelasmismasoficinasde origenofueradeellas,enlocalesdesudependencia. 16. Espejo,unidades. Dosomsunidades deunministerio odemsdeun ministerioquetratanalmenosunamateriacomnenasuntos(asunto)diferentes.Unidades espejopuedenexistirtantoenunministeriocomoentreministerios.Ejemplosson: La unidad que en el Ministerio de Hacienda y Desarrollo Econmico tendra competenciaparaasuntosdetransportesenmateriadeexportaciones esespejoparala unidad que enel Ministerio de Desarrollo Sostenible y Medio Ambiente la tuviera para asuntosdelaEstrategiadeDesarrolloenlamismamateria. 17. Expediente.Conjuntodedocumentosqueserefierenaunmismoasunto. 18. Instrumentos de organizacin. Documentos que establecen la naturaleza jurdica,laestructura,organizacin,ofuncionesdelministerio. 19. Memoria institucional. Conjunto ordenado y clasificado de expedientes (expediente)dedocumentacininactivaqueregistranyconservanlahistoriaadministrativay funcionaldelministerio. 20. Plandearchivo.Ver:Archivo,plande. 21. Procedimientos administrativos bsicos. En tanto que procedimientos, correspondenalosaspectosdinmicosdelaorganizacin,yentantoqueadministrativos,a ladireccinyalcontroldelejerciciodelasfunciones.Sonbsicos,porquesinellosprocesos mscomplejosserealizaranincompleta,ineficienteoineficazmente,enestesentidopodra decirsequesonprocedimientoscimentantesofundantes. 22. Provedo.Anotacinqueamododeinstruccinocomentarioseefectaenel transcursodelaatencindeasuntosoalafinalizacindelamisma. 23. Registro. Medio en el cual se anota la informacin topogrfica de la correspondencia.Accinderegistrar. 24. Funcionariopblico. Personaqueprestaserviciosconcarcterpermanente enunareparticindelaAdministracinPblica. 25.Unidadesespejo.Ver:Espejo,unidades.

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GACETAOFICIALDEBOLIVIA

ReglamentoComndeProcedimientosAdministrativosyde Comunicacindelosministerios(RCP) INDICE

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GACETAOFICIALDEBOLIVIA TITULOI NORMAS GENERALES Y NORMAS RELATIVAS A LA ORGANIZACINADMINISTRATIVA.4

CaptuloINormasgenerales....4 CaptuloIIAspectosdelaorganizacin AdministrativaparaRCP6 TITULOII NORMASPARALAATENCINDELOSASUNTOS....9

CaptuloITratamientodelacorrespondencia queingresa.9 CaptuloIIAtencindeasuntos..13 Primeraseccin:Principiosgenerales...13 Segundaseccin:Aspectosoperativos..15 Terceraseccin:Firmasydespachodedocumentos.........20 23 CaptuloIIIArchivosdedocumentacinactivo.. CaptuloIVMemoriainstitucionalybiblioteca..26 CaptuloVNormasgeneralesparalacoordinacin29 Primeraseccin:Delegacin.29 Segundaseccin:Reuniones.31 Terceraseccin:Elaboracindeinstrumentos legales.33 Cuartaseccin:Contratacindeserviciosexternos. ConsejoConsultivos34

TITULOIIIRELACIONAMIENTOEXTERNO...35 35 CaptuloIRelacionesinterministeriales.. CaptuloIIRelacionesconelPoder Legislativo.39 CaptuloIIIOtrasrelaciones40

TITULOIVDISPOSICIONESTRANSITORIAS.....42 Glosariodetrminos44

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