INFORMTICA APLICADA A LA GESTIN COMERCIAL LECCIONES DE OFIMTICA BSICA: MICROSOFT ACCESS

QU SE PRESENTA EN ESTE DOCUMENTO

El objetivo de esta sencilla gua es el de describir los procedimiento bsicos en torno a la gestin de informacin con un programa como el MS ACCESS, pensado especialmente para la gestin de grandes bases de datos.

almacenar la informacin. La informacin se guarda en cada tabla en una estructura de filas y columnas. Cada una de las filas representa un registro individual en la tabla. Cada una de las columnas almacena un contenido informativo del registro, un campo de informacin. El primer concepto equvoco que debe evitarse es suponer que una base de datos contiene una sola tabla: una base de datos puede contener varias tablas de datos para cada tipo de datos de informacin con campos comunes entre si y particulares de cada una. Es fcil imaginar cmo una base de datos empresarial para la gestin comercial podra componerse, al menos, de dos tablas: una tabla para la gestin de ventas (clientes), y otra para la gestin de compras (proveedores).

Qu se entiende por Base de Datos. Bsicamente, una base de datos es un conjunto de informacin relacionada con un mismo asunto o una misma finalidad. Una lista de rdenes de venta, un listn telefnico o, por ejemplo, los valores que toman diversas variables econmicas para los 179 municipios de la Comunidad de Madrid. Qu se entiende por Gestionar una base de datos. Gestionar una base de datos no supone slo crear una estructura para disponer organizadamente una determinada informacin. Gestionar una base de datos implica el desarrollo operativo de 2 operaciones bsicas: el almacenaje organizado de informacin y la consulta eficiente de la misma.

Qu es una Consulta. Una consulta es un mecanismo de MS ACCESS que permite buscar, mostrar, recuperar, actualizar o eliminar mltiples registros de una o ms tablas que cumplen unas determinadas condiciones de seleccin. La ventaja de un programa como MS ACCESS es que, una vez diseada una consulta, los criterios y las operaciones que la guan pueden ser almacenados para ser utilizados en otra ocasin sobre las mismas tablas. Otra gran ventaja es la del sistema de consultas propuesto por ACCESS es el carcter grfico del interfaz de diseo, muy sencillo de manejar.

CMO SE ABORDA LA GESTIN DE BASES DE DATOS EN EL PROGRAMA MS ACCESS

Al abordar el funcionamiento bsico de un programa como el MS ACCESS deben distinguirse los siguientes conceptos bsicos:

Qu es un formulario. Un formulario es una plantilla predefinida por el usuario para ver, introducir o cambiar datos directamente en una tabla o ms tablas de una manera sencilla. De nuevo, la ventaja de un programa como MS ACCESS es que, una vez diseados distintos formularios, pueden utilizarse unos y otros en situaciones diversas segn las necesidades. Por ejemplo, en el contexto de la gestin una base de datos comercial, deben crearse distintos formularios:

Qu es una Tabla de Datos. Las tablas de datos son los elementos destinados a

formulario para recoger nuevos pedidos, formulario para emitir o abonar facturas, formulario para documentar rdenes a los proveedores.

Qu es un informe. Un es una plantilla predefinida para analizar los datos de una o ms tablas o presentarlos de una determinada manera al imprimirlos. Nuevamente pueden crearse tantos formularios como requisitos de presentacin de la informacin sean necesarios. En el ejemplo para la gestin de una base de datos comercial podran ser tiles los sigu ientes: un formulario para impresin de facturas o albaranes a clientes, un formulario para impresin de facturas o proveedores, un formulario para listar cada ao el MODELO 347 de operaciones con terceros o un formulario para editar una carta solicitando el cobro de saldos morosos.

Debe tenerse absolutamente claro qu conjuntos de informacin van a almacenarse (tablas a considerar) y que contenido guardar cada tabla (diseo de campos para cada tabla). Este diseo preliminar debe realizarse atendiendo, no slo a las caractersticas de la informacin disponible sino tambin a los deseos de explotacin que se tengan para esa base (consultas y formularios).

Al entrar por vez primera en Access debe especificarse si se desea abrir una base de datos existente o crear nueva base de datos. En este segundo caso, puede optarse por crear una Base de datos en Blanco que despus ser diseada debidamente o recurrir al Asistente para Bases de Datos. Si se opta por crear una base de datos en blanco, el ACCESS solicitar el nombre y la localizacin de esta base. Debe entenderse que el nombre dar lugar a un conjunto de tablas, consultas, formularios e informes.

ACCESO AL MS-ACCESS
1. Cmo iniciar la creacin de una Base de Datos en ACCESS

Diseo previo sobre el papel. Antes de entrar en el manejo del programa debe tenerse en cuenta que el primer paso para la creacin de una base de datos en cualquier programa es el diseo preliminar de la misma.

2. Descripcin del entorno de MS - ACCESS

Una vez creado el fichero global, el entorno de MS ACCESS se presenta segn la ilustracin que se muestra a continuacin:
Ficha Informes Ficha Macros Ficha Mdulos

Barra de ttulo Icono del men de control

Barra de mens

Barra de herramientas

Ficha Tablas Ficha Consultas Ficha Formularios Ventana base de datos

Espacio de trabajo de la aplicacin

Cada una de las reas de las fichas en que se divide la base de datos almacenar los distintos elementos que se vayan creando de cada tipo. Por citar brevemente las dos reas no mencionadas ms arriba, las macros son un conjunto acciones programadas por el usuario para realizar una operacin determinada o una secuencia de ellas, ayudando a automatizar tareas comunes. Los mdulos, son colecciones de declaraciones y procedimientos de Visual Basic para aplicaciones que se almacenan juntos como una unidad que, o bien contienen procedimientos generales que no estn asociados con ningn otro objeto y procedimientos usados con frecuencia que pueden ser ejecutados desde cualquier parte de la base de datos, o bien son creados por el usuario para controlar el comportamiento de los formularios e informes, y sus respuestas a las acciones de los usuarios, tal como hacer clic con el mouse en un botn de comando.

GESTIN DE TABLAS CON MS-ACCESS

1. Crear una nueva tabla Para crear una nueva tabla accedemos a la ficha Tablas de la ventana Base de datos y pulsamos el botn Nuevo.

En el cuadro de dilogo Nueva tabla, seleccionamos el modo de creacin entre las siguientes opciones: Opcin Modo de ver Hoja de datos Modo de ver Diseo Asistente para tablas Vincular tablas Descripcin Crea una nueva tabla en el modo Hoja de datos para introducir nuevos datos. Crea una nueva tabla en el modo Diseo para modificar el diseo de la misma. Ejecuta el Asistente para la creacin de tablas. Permite vincular datos procedentes de una tabla o base de datos externa.

2. Diseo de campos de una nueva tabla El paso ms lgico para la creacin de una nueva tabla cuyo diseo ya hemos programado previamente es acceder al modo de diseo. En este modo encontramos, ordenadas en filas, la relacin de columnas o campos de que est compuesta la tabla y por columnas, el nombre del campo, los tipos de datos y la descripcin del campo.

La columna Nombre de campo permite escribir o editar el nombre de cada uno de los campos de la tabla, teniendo en cuenta las convenciones de nombre de Ms. ACCESS: los

nombres pueden tener una longitud mxima de 64 caracteres y pueden incluir cualquier combinacin de letras, nmeros, espacios en blanco y caracteres especiales, con la excepcin del punto (.), un signo de admiracin (), un acento grave (`) y corchetes ([ ]). Adems, los nombres no pueden contener espacios a la izquierda ni caracteres de control (valores ASCII desde los cdigos 0 hasta 32). En la columna Tipo de datos, la opcin por defecto es Texto, pero existen tambin otras posibilidades (numrico, memo, fecha/hora, etc.), que pueden elegirse activando la casilla correspondiente del cuadro de dilogo dispuesto a este efecto. Los tipos de datos y caractersticas de cada uno de ellos pueden resumirse como:

Texto:

Texto y nmeros, como por ejemplo nombres y direcciones, nmeros de telfono y cdigos postales de hasta 255 caracteres. Texto largo, como comentarios y explicaciones. Un campo de tipo Memo puede contener hasta 64.000 caracteres. Datos numricos con los que se realizarn clculos matemticos, pero no monetarios. Puede establecerse la propiedad Fechas y horas. Se ofrecen una variedad de formatos de presentacin y se pueden crear formatos personalizados. Valores monetarios. No debe usarse el tipo de datos Numrico para valores monetarios pues, durante el clculo, los nmeros a la derecha del separador decimal podran redondearse. El tipo de datos Monetario mantiene un nmero fijo de dgitos a la derecha del decimal. Nmeros sucesivos insertados automticamente por Ms. Access. La numeracin comienza en 1. Un campo con tipo de datos Contador es una buena clave principal y es compatible con el tipo de datos Numrico y la propiedad Tamao del campo establecida como Entero largo. S/No, Verdadero/Falso, Activado/Desactivado o campos que slo contendrn uno de dos valores (dicotmicos). Objetos creados en otros programas usando el protocolo OLE, que se pueden vincular o incrustar en una base de datos de Ms. Access, a travs de un control en un formulario o Informe. Este tipo de campo no se puede indexar.

Memo: Numrico:

Fecha/Hora: Moneda:

Contador /Autonumrico:

S/No: Objeto OLE:

En la columna Descripcin de la pantalla superior, puede escribirse opcionalmente una descripcin de la informacin que contiene el campo. Por otro lado, a medida que definimos cada campo, un men inferior detallan las propiedades que controlan el diseo, contenidos, mscaras de entrada, filtros... etc del mismo.

El Tamao del campo establece el tamao mximo de datos que se pueden almacenar en un campo; si se trata de un campo Texto, por defecto se encuentra el valor 50 con un mximo de 255 caracteres. En el caso de tratarse de un campo nmrico, los contenidos del Tamao del Campo son: Byte, Entero, Entero largo, Simple, Doble (opcin predeterminada). En general, debera usarse siempre el menor tamao del campo posible de modo que un menor requerimiento de memoria acelere los procedimientos.

La propiedad Formato especifica el formato para presentar e imprimir nmeros, fechas, horas y texto. Esta propiedad tiene tambin diferentes configuraciones para los diferentes tipos de datos. La propiedad Lugares decimales determina el nmero de cifras decimales que MS. ACCESS usa para mostrar los nmeros. La propiedad Mscara de entrada permite especificar el formato que se utilizar para introducir datos en un campo. Consta de caracteres literales de presentacin (como parntesis, puntos o guiones) y caracteres de mscara que especifican dnde deben introducirse los datos, qu tipo de datos estn permitidos y cuntos caracteres se permiten. Esta propiedad puede crearse con el Generador de mscaras de entrada, cuyo icono se encuentra a la derecha, con el smbolo de 3 puntos (...). La propiedad Ttulo sirve para especificar el encabezado de la columna (que representa a un campo) cuando la tabla est en el modo presentacin Hoja de datos, sustituyendo al nombre asignado a la variable en el men superior de Diseo. Las propiedades de Regla de validacin y Texto de validacin establecen la expresin que se evala cuando se agregan o cambian los datos de un campo o cuando se guarda un registro. En concreto, el Texto de Validacin especifica el texto del mensaje que aparece si el campo de tabla o control no cumple con las condiciones enumeradas en Regla de validacin. La propiedad Requerido y Permitir longitud cero especifican si un valor es o no obligatorio en un campo. La opcin predeterminada es No, es decir, que el campo puede contener o no un valor. La opcin S fuerza a que todas las casillas del campo sealado contengan un dato, no permitiendo registros con ausencia de contenido en ese campo. La propiedad Indexado establece un ndice de campo nico. Un ndice es una caracterstica de Ms. ACCESS acelera la bsqueda y la ordenacin de tablas. Puede crearse un ndice para un campo en la ventana ndices o tambin asignando el valor S a la propiedad Indexado del campo. Pueden crearse tantos ndices como se necesite. stos se crean al guardar el diseo de la tabla y se actualizan automticamente al cambiar o agregar registros.

Una vez diseada la base de datos puede salvarse con un nombre determinado, siempre y cuando se haya localizado uno o ms campos como claves principales lo que puede hacerse con el men Edicin en el modo de diseo. Si se intenta cerrar una tabla antes de definir al menos un campo clave principal, Access mostrar un cuadro de dilogo informando de la conveniencia de definir uno. Si se hace clic sobre la opcin S, el programa definir una clave de forma automtica. La opcin No cerrar la tabla sin definir clave principal. 3. Introduccin y consulta de datos sin Consultas ni Formularios Para introducir datos en una tabla sin utilizar un formulario especfico de entrada basta seleccionar la tabla creada y pulsar el botn Abrir de la ficha de tablas disponibles y teclear los valores a introducir.

Algunos de los ic onos activos en la barra superior de men, permiten simplificar tareas simples de edicin y consulta en ese momento:

Icono

Accin Introducir nuevo registro Eliminar registro Modo diseo Ordenar registros Filtro por seleccin Filtro por formulario Buscar registro

Descripcin Sita el cursor al final de la tabla para introducir un nuevo registro Elimina el registro en el que el cursor est situado Vuelve a la pantalla de diseo de la tabla en uso Ordena ascendente o descendentemente la tabla utilizando el campo en el que est situado el cursor Muestra slo los registros que contienen el valor del campo en que est situado el cursor Crea una lista de seleccin de contenidos en el campo en que se encuentra el cursor Abre un cuadro de dilo go de busca rpida de registro Barra de desplazamiento: Permite un movimiento ms rpido por los registros de la tablas

GESTIN DE FORMULARIOS CON MS-ACCESS

1. Creacin de un formulario con el Asistente Al principio puede resultar sencillo crear los primeros informes utilizando el asistente. Para ello debe seleccionarse Nuevo en la ficha de Informes y a continuacin, elegir la opcin Asistente para Formularios en el cuadro de dilogo del Nuevo Formulario, siguiendo a continuacin los pasos siguientes: En primer lugar debe seleccionarse la tabla a utilizar en el cuadro de dilogo que aparece en la parte inferior (en nuestro ejemplo, la tabla a seleccionar ser la de ventas, la nica creada, por otro lado). A continuacin deben seleccionarse los campos que se incluirn en el formulario. ( En nuestro ejemplo incluiremos todos).

Una vez seleccionados los campos, el Asistente nos ofrece unos diseos preliminares entre los que podemos optar tanto para la colocacin de los campos en el formulario, como para el diseo de los cuadros de texto.

Diseos de formularios

Diseo de apariencia de campos

Por ltimo, deberemos introducir el nombre del formulario y elegir entre abrir el modo diseo del mismo o el modo de introduccin de datos.

Una vez realizadas las operaciones anteriores observaremos el formulario creado. Independientemente del aspecto final del formulario, si seleccionamos el modo Vista Diseo ( )podremos detallar el aspecto y propiedades de algunos de los elementos que componen el formulario. Este diseo puede alterarse en cualquier momento posterior, independientemente de si se ha usado previamente o no para la introduccin y/o edicin de registros. En el modo Vista Formulario, podremos utilizar el formulario para la introduccin o consulta de registros. Vista Diseo

Vista Formulario

Vamos a modificar a modo de ejemplo algunas caractersticas para ilustrar el sencillo funcionamiento bsico de este editor de formularios, ilustrando de paso, algunas opciones interesantes. Utilizaremos los mens superiores y la nueva barra de elementos de formulario que aparece en el momento en que se entra en la vista de diseo:

1. Introducir un encabezado de texto en el formulario: Abrimos el espacio del encabezado de pgina tirando del marco que lo limita e introducimos un texto. Para ello, seleccionamos -Etiqueta del men de herramientas. A continuacin alteramos las el icono propiedades de apariencia del texto (fuentes, rellenos, tamaos) y de los marcos y fondos del texto hasta lograr el aspecto deseado.

2. Cambiamos la disposicin de los campos en el formulario y alteramos cuestiones bsicas de formato de las etiquetas del campo. Para ello basta con usar los indicadores de los marcos de los objetos a desplazar.

3. Cambiamos el orden de tabulacin para la entrada de datos. Para ello seleccionamos la opcin del men principal superior Ver - Orden de Tabulacin y nos servimos del men desplegado para disear el orden correcto (colocando con el ratn los campos en el orden deseado).

4. Convertimos en Cuadro Combinado el campo de Mes. Para ello marcamos el rea blanca del campo mes, accedemos con el men contextual a la opcin Cambiar a y seleccionamos Cuadro Combinado. Una vez hecho esto, accedemos a las propiedades de este cuadro de lista y no aseguramos de que el Origen de Control sea el campo MES, el Tipo de Origen de la Fila sea Lista de Valores y tecleamos en Origen de la Fila cada uno de los meses del ao entre comillas y separados por punto y coma.

5. Sustituimos el campo de Establecimiento para crear un Cuadro de Lista, ms cmodo para la seleccin. Para ello, una vez borrado el campo de Establecimiento, seleccionamos

de la barra de herramienta el elemento - Cuadro de Lista marcando despus sobre el formulario el rea a ocupar por este cuadro. En este momento aprovechamos el asistente de Access para responder a las siguientes preguntas:

Origen del cuadro de opciones: Escribir los valores que desee Lista de valores: Teclear los valores de la lista (los 4 centros en nuestro caso) Utilidad de la seleccin: Almacenar el valor en el campo correspondiente (establecimiento, en nuestro caso) Especificar el nombre para la etiqueta del cuadro

6. Hacemos lo mismo con el campo de Tipo de Ventas 7. Creamos un campo nuevo SI/NO destinado a almacenar si se ha satisfecho la factura o NO. Primero aadimos el nuevo campo al diseo de la base. A continuacin, en el diseo del formulario situamos el nuevo campo que se mostrar como un botn de opcin. 8. Pueden crearse grupos de opcin externos elegimos el elemento Opciones y rellenamos los campos del asistente correspondiente:

- Grupo de

Etiquetas para cada opcin Opcin predeterminada SI/NO Valores asignados a cada etiqueta Campo en el que almacenar la respuesta Aspecto del botn de seleccin en el cuadro de valores

GESTIN DE CONSULTAS CON MS ACCESS 1. Creacin de una consulta de seleccin Las consultas ms habituales que se realizan sobre una o varias tablas de MS-ACCES son las llamadas consultas de seleccin. Las consultas de seleccin recuperan datos de una o ms tablas usando los criterios que se especifiquen y, a continuacin, los muestra en el orden deseado. Aparte de las consultas de seleccin existen otros tipos cuyo carcter se resume brevemente en la siguiente tabla: Consultas de seleccin: Plantean preguntas acerca de los datos almacenados en sus tablas y devuelven una hoja dinmica de respuestas, que contiene el resultado de la consulta, sin cambiar los datos. Una vez que est visible la hoja dinmica de respuestas es posible ver y modificar los datos en las tablas subyacentes. Cambian o mueven los datos. Se trata de consultas de datos aadidos, de eliminacin, de creacin de tabla y de actualizacin. Calculan los totales de resumen a partir de los valores para cada fila y columna. Amplan la flexibilidad de otras consultas pidindole que introduzca ciertos criterios cada vez que se ejecuta la consulta. Slo pueden crearse escribiendo una instruccin del SQL en el

Consultas de acciones:

Consultas de tabla de referencias cruzadas: Consultas de parmetros

Consultas especficas de

SQL

modo de presentacin SQL. Las consultas de unin, de paso a travs y de definicin de datos son de este tipo.

Al solicitar la creacin de una nueva consulta en modo Diseo, ser necesario especificar la o las tablas o consultas en la que estn contenidos los datos que alimentarn la consulta que va a disearse: Seleccin de tabla para consulta

En cualquier momento, utilizando el men Mostrar Tabla, es posible incorporar tablas a la consulta aunque en nuestro ejemplo estemos utilizando slo una nica tabla. Es importante sealar que, en el caso en que se quisiera utilizar una consulta sobre el contenido de varias tablas simultneamente, dichas tablas deben estar unidas por un campo comn que l gue los i registros de una y otra, generalmente uno de los constituidos en clave principal. Una vez especificadas las tablas que consultaremos accedemos al rea de trabajo que se muestra a continuacin: Tabla de diseo de consultas

El funcionamiento de esta rea es sencillo. Cada columna de la tabla inferior est destinada a recoger un criterio de consulta: es decir, un contenido (campo) a mostrar, o una condicin de seleccin sobre los registros ejecutado sobre algunos de los campos de las tablas.

Campo que se desea mostrar o filtrar Tabla a la que pertenece el campo Orden para mostrar la informacin de ese campo Mostrar o no el contenido del campo Criterios de filtro de registros

En el ejemplo que se muestra a continuacin, se pide que, sobre la tabla de ventas, se muestre el Nmero de Registro de aquellas operaciones que: 1. se han realizado en el establecimiento de Alcobendas 2. Y Tengan un % de descuento superior al 2% 3. O la cantidad de descuento en pesetas sea superior a 100 el icono iniciar la consulta.

2. El generador de expresiones Visto lo anterior, puede entenderse que lo nico complejo de las consultas ser, obviamente, conocer la sintaxis para generar los criterios de seleccin de registros en cada caso. Para ayudarnos en esta tarea, existe un generador de expresiones que puede utilizarse pulsando el icono - Generar del men superior. Aspecto del Generador de Expresiones

Una expresin es una combinacin de smbolos (identificadores, operadores y valores) que produce un resultado. Las expresiones no slo son tiles como criterios de consulta sino que, en general, son un componente fundamental de numerosas operaciones en Microsoft Access. Por ejemplo, podramos usar la expresin utilizada en la consulta (= [Miles Pesetas ] * 1000*[Descuento]) para el control ( objeto para presentar datos o realizar una accin) de un formulario o de un informe de modo que se mostrase automticamente el resultado del producto de las ventas por el descuento. Las operaciones ms comunes para las que se utilizan las expresiones son:

Generar un control calculado en un informe o formulario Establecer una regla de validacin para un campo Establecer el valor predeterminado de un campo Generar un criterio de consulta o filtro en una consulta de seleccin Crear un campo calculado en una consulta de actualizacin Establecer una condicin para realizar una accin en una macro Especificar argumentos para funciones, instrucciones y mtodos de procedimientos de Visual Basic Editar una consulta SQL (lenguaje utilizado para consultar, actualizar y administrar bases de datos relacionales)

Para la construccin de una expresin completa, el generador se divide en tres secciones:

En la seccin superior se encuentra al rea en la que se genera la expresin. No es necesario utilizar la seccin inferior para crear los elementos de la expresin, si se conoce la sintaxis puede escribirse componentes de la expresin directamente en este cuadro. En la seccin intermedia del generador hay botones que corresponden a los operadores ms comunes. El resto estar accesible en la parte inferior del generador, en la carpeta de Operadores En la seccin inferior del generador hay tres cuadros:

El cuadro situado a la izquierda contiene carpetas que muestran los objetos de la base de datos activa, las funciones incorporadas y las definidas por el usuario, las constantes, los operadores y las expresiones comunes.

El cuadro intermedio muestra los elementos especficos o las categoras de elementos que corresponden a la carpeta seleccionada en el cuadro de la izquierda.

En el cuadro de la derecha aparecen los valores que corresponden a los elementos seleccionados en los cuadros izquierdo e intermedio.

El manejo del generador de expresiones es ms sencillo de lo que parece pero exige conocer la sintaxis de los principales operadores y funciones.

3. Consultas de actualizacin Las consultas de actualizacin permiten realizar cambios globales a un grupo de registros de una o ms tablas segn una serie de criterios mltiples. Su funcionamiento es bsicamente similar al de la consulta de seleccin. Para ejecutar una consulta de este tipo debe especificarse la opcin Consulta - Consulta de Actualizacin en el men principal superior. Access aadir entonces al men de consulta, la nueva fila Actualizar a, donde deber especificarse la expresin de actualizacin a poner en marcha. El
icono iniciar la consulta pero antes de realizar la actualizacin, puede ser interesante ver una

lista de los registros que se actualizarn (no el valor actualizado sino los registros que sufrirn la actualizacin), para lo cual puede pulsarse el icono . En el ejemplo que se muestra a continuacin, la consulta reemplazara el valor del campo Miles Pesetas, por ese mismo valor multiplicado por mil. Ejemplo de consulta de actualizacin

4. Consulta de eliminacin Una consulta de elimina suprime uno o un grupo de registros de una o ms tablas. El funcionamiento bsico es el mismo que el indicado en los epgrafes previos. Con las consultas de eliminacin, siempre se eliminan registros enteros, no slo campos seleccionados dentro de los registros. Debe considerarse, aunque no se haya tratado explcitamente el tema, la posibilidad de eliminar registros en cascada. Esta operacin permite eliminar los registros de un conjunto de tablas relacionados con otra principal realizando la eliminacin exclusivamente en la tabla principal. 5. Relacin entre tablas para consultas con ms de una tabla El poder de las consultas es tanto ms evidente cuando ms se tienda a combinar datos de ms una tabla o consulta. Por ejemplo, puede ser necesario ver la informacin del registro de ventas de una operacin y el estado de sus pagos. Para ver esta informacin se necesitan datos de las tablas Ventas y Gestin de Cobros. Cuando se agrega ms de una tabla o consulta a una consulta, es necesario asegurarse de que sus listas de campos estn relacionadas entre s con una lnea de combinacin de forma que Microsoft Access pueda saber cmo vincular la informacin. Una relacin hace coincidir los datos de los campos clave (normalmente un campo con el mismo nombre en ambas tablas). Si las tablas de una consulta no estuvieran combinadas unas con otras, MS- Access no sabe qu registros estn asociados entre s, por lo que al exigir un determinado criterio de consulta presenta todas las combinaciones de registros entre las dos tablas (producto cruzado o producto Cartesiano). Por tanto, si cada tabla tiene 10 registros, el resultado de la consulta contendr 100 registros (10X10). No obstante, si no se han creado relaciones, Microsoft Access crea combinaciones de forma automtica si se agregan dos tablas a una consulta y cada una de las tablas tiene un campo con el mismo tipo de datos o con un tipo de datos compatible y si uno de los campos combinados es una clave principal. Aspecto de las relaciones entre dos tablas

Las relaciones pueden crearse con anterioridad a la ejecucin utilizando el icono Relaciones o directamente en el momento de la consulta. Aunque no entraremos con detalle en los elementos que componen la Ventana de Relaciones, si conviene aclarar los conceptos mnimos:

En una relacin uno a uno, cada registro de la Tabla A slo puede tener un registro coincidente en la Tabla B y viceversa. Este tipo de relacin no es habitual, debido a que la mayora de la informacin relacionada de esta forma estara en una sola tabla. Puede utilizar la relacin uno a uno para dividir una tabla con muchos campos, para aislar parte de una tabla por razones de seguridad o para almacenar informacin que slo se aplica a un subconjunto de la tabla principal.

La relacin uno a varios es el tipo de relacin ms comn. En este tipo de relacin, un registro de la Tabla A puede tener muchos registros coincidentes en la Tabla B, pero un registro de la Tabla B slo tiene un registro coincidente en la Tabla A. En una relacin varios a varios, un registro de la Tabla A puede tener muchos registros coincidentes en la Tabla B y viceversa. Este tipo de relacin slo es posible si se define una tercera tabla (tabla de unin) cuya clave principal consta de al menos dos campos: las claves externas de las Tablas A y B. Se llama integridad referencial a la propiedad de una relacin que impide agregar registros a una tabla relacionada cuando no existe un registro asociado en la tabla principal, realizar cambios en los valores de la tabla principal que pudieran deparar registros hurfanos en la tabla relacionada o eliminar registros de la tabla principal cuando no existen registros relacionados coincidentes en la tabla relacionada. La integridad referencial tena que tener alguna ventaja y esta es la de permitir la actualizacin y eliminacin de registros en cascada una vez que se actualizan y/o eliminan de la tabla principal.

Una vez combinadas las tablas y agregados campos de ambas tablas a la cuadrcula de diseo en la Vista Diseo de una consulta, la combinacin predeterminada indica a la consulta que busque los valores coincidentes en los campos combinados, lo que se denomina combinacin interna en la terminologa de bases de datos:

Cuando encuentra coincidencias, combina esos dos registros y los presenta como uno solo en el resultado de la consulta. Si una tabla o consulta no tiene un registro coincidente en la otra tabla o consulta, ninguno de los registros aparece en el resultado de la consulta. Si desea que la consulta seleccione todos los registros de una tabla o consulta con independencia de si existen registros coincidentes en la otra tabla o consulta, puede cambiar el tipo de combinacin.

El tipo de combinacin puede alterarse en la Venta de Relaciones activando las propiedades de la relacin de que se trate.

6. Ejemplo de consulta de actualizacin con dos tablas

La consulta que se muestra en la siguiente ilustracin rellena una tabla de Gestin de Cobros con contenidos de la tabla de Ventas u operaciones a partir de contenidos de los mismos. Esta segunda tabla (Gestin de Cobros) est slo constituida por la fecha de venta y el nmero de registro de venta. La consulta de actualizacin que se propone, calcula el total devengado aplicando el descuento a la cantidad vendida, calcula la fecha de facturacin y los das transcurridos desde su devengo.

7. Ejemplo de consulta de referencia cruzada

Para generar una especie de tabla dinmica con subtotales segn criterios puede elaborarse una consulta de referencias cruzadas. La creacin de consultas con referencias cruzadas es sencilla, como en el caso del excel, tenemos que definir el campo que ocupar filas y columnas as como el valor a representar en el interior de las celdas. En la ilustracin siguiente se muestra un ejemplo de este tipo de consulta: