ACTA

ACTA No. 1

RENDICION DE CUENTAS A LA CUIDADANIA

CIUDAD Y FECHA: Bogot, 27 de noviembre de 2012

HORA INICIO: 10:00 HORA FIN: 12:00 m a.m. TEMA: Rendicin de cuentas a la ciudadana de la Gestin del Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado. OBJETIVO (S) DE LA REUNIN: Mejorar los atributos de la informacin que se entrega a los ciudadanos; fomentar el dilogo y la retroalimentacin del AGN y los ciudadanos y promover comportamientos institucionales de rendicin y de peticin de cuentas, a partir de la generacin de buenas prcticas de rendicin de cuentas y mediante la promocin de iniciativas ciudadanas de peticin de cuentas a la administracin pblica. DESARROLLO VERIFICACIN DE QURUM: Se realiz el registro y actualizacin de datos de cada uno de los asistentes. TEMAS:

1.

Estrategia de comunicacin para la Audiencia Pblica de Rendicin de Cuentas Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado 2012.

El Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado AGN, con el objetivo de fortalecer el proceso comunicacin con la ciudadana, lograr mayor participacin en la Audiencia pblica de Rendicin de Cuentas de la Entidad, dise la siguiente estrategia de comunicacin: Rendicin de Cuentas, un derecho al dialogo.

1.1 1.2.

Objetivo General: Objetivos especficos:

Promover la participacin ciudadana Lograr mayor participacin de la ciudadana y pblico objetivo en la Audiencia pblica de rendicin de cuentas del AGN.

Dar a conocer a la ciudadana, pblico objetivo y servidores pblicos del AGN, qu es la Audiencia Pblica de Rendicin de Cuentas y as como invitarlos a participar en la Rendicin de Cuentas de la Entidad.

1.3.

Medios de Comunicacin:

Los medios de comunicacin que se emplearon para divulgar esta informacin fueron: Cortinillas: Se realizaron 6 cortinillas de sensibilizacin, las cuales se proyectaron en los eventos de la Entidad en los cuales asistieron pblico objetivo. As mismo se publicaron a travs de las redes sociales.

Proceso: Gestin Documental

Fecha: 2011-11-22

Versin: 5

Cdigo: GD-302-FR-005

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Encuesta:

Con el objetivo de conocer los aspectos que a la ciudadana y pblico objetivo le gustara conocer sobre la gestin del AGN, la Entidad puso a su disposicin una encuesta fsica y digital, en la cual podan dejar su opinin. Se aplicaron 53 encuestas fsicas en los diferentes eventos que realiz la Entidad y se recibieron 49 encuestas digitales (a travs de la pgina web). La encuesta aplicada fue la siguiente:

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Tarjetas de invitacin:

Con el objetivo de lograr mayor impacto en el pblico externo, se realiz entrega de una tarjeta de invitacin al evento de rendicin de cuentas, en total fueron enviadas 268:

- Correo electrnico: A travs de correo electrnico se envo el siguiente correo a la base de datos de la Entidad. Se inici el envo desde el 21 de noviembre de 2012, por da fueron enviados 5 correos electrnicos cada uno de a 250 remitentes, para un total de 1.200 direcciones de correo.

- Pgina Web: A travs de la pgina web del AGN, se cre un micrositio de Rendicin de Cuentas, en el cual se public informacin referente a este tema, as como la encuesta anteriormente mencionada, el cual tuvo los siguientes resultados:
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Nombre de la Publicacin Micrisitio de Rendicin de Cuentas Encuesta Audiencia Pblica Rendicin de Cuentas AGN

URL de la Publicacin http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=7457 http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=7458&download=Y

Fecha de Publicacin 25 de octubre de 2012 25 de octubre de 2012

No. de Visitas 289 visitas 83 visitas

Asimismo, se cambi el banner superior de la pgina web con las siguientes imgenes:

Tambin en el home de la pgina web se realizaron 4 publicaciones, las cuales contenan informacin referente a la rendicin de cuentas e invitacin a la ciudadana a participar. A continuacin se relacionan las publicaciones:
Nombre de la Publicacin Micrisitio de Rendicin de Cuentas Agenda de Audiencia de Rendicin de Cuentas AGN Incentivos para la Activa Participacin Ciudadana en Rendicin de Cuentas AGN 2012 Cartilla de Rendicin de Cuentas URL de la Publicacin http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=7457 Fecha de Publicacin 25 de octubre de 2012 21 de noviembre de 2012 26 de noviembre de 2012 27 de noviembre de 2012 No. de Visitas 289 visitas

http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=7537

26 visitas

http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=7571

26 visitas

http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=7537

20 visitas

Redes Sociales:

Teniendo en cuenta el incremento de la interaccin que se ha logrado obtener con el pblico objetivo de la Entidad a travs de las redes sociales, se mantuvo informado a los fans y seguidores sobre la rendicin de cuentas y se realizaron incentivos por la participacin de los mismos durante la Rendicin de cuentas de la Entidad. A continuacin se presentan los resultados obtenidos: Facebook:

Durante la Audiencia Pblica de Rendicin de Cuentas, se realizaron 22 publicaciones referentes al evento, lo que gener que 15.611 personas vieran las publicaciones; de esta cifra, 370 personas dieron clic en las
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publicaciones para leer ms; As mismo, 161 personas generaron algn tipo de comentario referente a las publicaciones hechas a propsito del Evento. La siguiente grfica muestra detalladamente cmo se gener el movimiento de los seguidores de la Entidad a travs de Facebook, a propsito del evento.

Tomado de www.facebook.com Twitter: Con el objetivo de tener mayor control sobre la interaccin que realizaran los seguidores de la Entidad a travs de twitter, se cre el hashtag #CuentasAGN, el cual se uso durante la Audiencia Pblica de Rendicin de Cuentas. En total se realizaron 81 tuits y retuits. En el uso y difusin de este hashtag participaron, no solo fue empleado por el AGN, sino tambin por algunas personas de manera activa. Estas cifras se pueden evidenciar en la siguiente grfica o a travs de la herramienta www.hashtracking.com, la cual proporciona un reporte de los temas tratados en Twitter: Fuente: www.hashtracking.com

En la siguiente grfica, se presenta el alcance que tuvo el uso de esta red social y que durante las 2 horas del
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evento, generaron un tuit cada minuto y medio, para un total de 81. Sin embargo hay muchos tuits que no se cuentan dentro de estas cifras, ya que algunos seguidores no usaron el hashtag propuesto (#CuentasAGN).

Fuente: www.hashtracking.com

2.

Incentivos:

Para lograr una activa participacin de nuestros seguidores en las redes sociales, se presentaron los siguientes incentivos: 2.1. Certificado de participacin ciudadana y control social, para las personas que tengan asistencia presencial a la Audiencia pblica de Rendicin de Cuentas.

2.2.

Un cupo para asistir a un curso taller que realice el AGN en materia Archivstica, para el ao 2013, a la persona que est conectada durante la transmisin de la Rendicin de Cuentas de la Entidad y sea la primera en completar la frase que se transmitir a travs del streaming. La respuesta completa se debe enviar a travs de nuestras redes sociales: Twitter: @ArchivoGeneral Facebook: www.facebook.com/ArchivoGeneral
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La ganadora fue Vicky Vergara (@vick_vergara), cuya respuesta correcta se puede ver en la siguiente imagen:

Fuente: www.twitter.com Conectados a streaming:

2.3.

Un juego de publicaciones al ciudadano que durante el espacio de control social, tenga mayor interaccin a travs de las redes sociales. El ganador de este evento fue Csar Gejia (@CGuejia). Esta persona fue quin ms utiliz el hastag del evento, quin ms realiz preguntas y comentarios y retuite las publicaciones realizadas por la Entidad (29 tuits y retuits en total):

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Fuente: www.twitter.com

3. El moderador informa la programacin de la jornada, iniciando con la presentacin del

video institucional (Adjunto) y se desarrolla segn lo planeado (grabacin del evento)
Preguntas de los ciudadanos 3.1. A travs de las Redes Sociales Ingrid Egas: En el marco de los comits y los consejos territoriales cmo va la modificacin al Decreto 4124?

El Doctor Carlos Zapata, Director General, toma la palabra para informar que la modificacin se encuentra en trmite de revisin jurdica por parte de la Presidencia de la Republica, a la cual se radico una solicitud de la respecto a un pronunciamiento del Ministerio de Tecnologas de Informacin y Comunicacin, el cual se ajust en el Decreto para continuar con el trmite, dichos Decreto tiene como propsito generar mayor fortaleza en los Consejos Departamentales y los Comits de Archivo, suprime los Concejos Municipales, y modifica el procedimiento de aprobacin de Tablas de Retencin Documental, cuya finalidad es gestionar un proceso ms eficiente, y en general el funcionamiento de los Consejos Departamentales de Archivos. 3.2. A travs de twitter Cesar Gega: Cmo hacer parte del grupo de vigilancia y control del Archivo General de la Nacin?

El Doctor Alexander Melo, Coordinador del Grupo de Inspeccin, Control y Vigilancia de los actores del SNA, informa que en este momento los funcionarios que forman parte del equipo de trabajo fueron asignados por la Direccin General, por otra parte por medio de contratacin de prestacin de servicios, se tiene un equipo de profesionales que adelantan esta tarea, los ms importante es el cumplimiento de los perfiles y requisitos, teniendo en cuenta que se busca personal con experiencia en el tema archivstico, la actividad de inspeccin, control y vigilancia est enfocada a verificar el cumplimiento de la funcin archivstica por parte de las Entidades. 3.3. Auditorio Dora Ins Marn Cuervo, Ministerio de Salud Oficina de Promocin Social: En el contexto de la preservacin documental como nos articulamos para el trabajo con comunidades tnicas? - Cmo generar una iniciativa histrica y cultural de los pueblos indgenas, afro raizales, etc. Para el prximo ao con la metodologa concertada y de polticas del AGN?

La Doctora Clara Ins Casilimas, Coordinadora del Grupo de Normatividad y Desarrollo de la Poltica Archivstica, manifiesta que las dos preguntas tiene que ver con las acciones que se han venido adelantando en la Entidad, en el tema de los grupos tnicos, como tambin parte del enfoque diferencial, del cual se habla en la Ley 1448 de 2008, permite a las entidades que formamos parte del Sistema Nacional de Atencin a Victimas, abordar esta problemtica, teniendo en cuenta que forma parte nuestra identidad como diversidad cultural y tnica, esto es un tema que debi abordarse hace mucho tiempo, no solamente por el AGN sino por todas las entidades del Estado, estbamos en mora de asumir este reto, desde la iniciativa del AGN, hemos adelantado acompaamientos a las comunidades, no obstante primero debemos conocerlas, la entidad esta iniciando ese proceso de conocimiento, para proteger la memoria oral y escrita, cuando hablamos de las comunidades indgenas, en el devenir histrico del pas, han creado sus alfabetos y lo escriben, sin embargo para cada comunidad se presenta un proceso de acercamiento diferente, desde el punto de vista de la
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investigacin y la gestin documental, articular los procesos de las fuentes primarias y abordar los temas, brindando herramientas de metodologa de aplicacin archivstica, no solamente las comunidades indgenas sino tambin a las organizaciones que dependiendo de su misin tambin se puede entrar en contacto para adelantar acciones articuladas para tal fin. 3.4. A travs de Redes Sociales Sergio Gmez Flrez: En el Tema de Conservacin del medio ambiente que avances ha atenido el Archivo General?

La Doctora Claudia Vargas, Contratista de la Oficina de Planeamiento Archivstico, ha generado un documento que es carta de navegacin de la Entidad en este tema el Plan Institucional de Gestin Ambiental que desarrolla siete programas para cada impacto, como tambin ha venido haciendo gestiones en tramite de cumplimiento legal, con actas de iniciacin para manejo adecuado de residuos, y entrega de residuos qumicos a operadores autorizados por la Secretaria de Ambiente, tambin se esta trabajando para realizar contratacin publica sostenible, especificando en las fichas tcnicas y minutas de los contratos se contemplan requisitos ambientales. 3.5. Auditorio Rubn Daro Bohrquez Almagraro S.A. Dentro de las disposiciones que estn buscando la accesibilidad de informacin a nivel de instrumentos y herramientas de archivo, tambin se va ha trabajar sobre esas listas de documentos que se piensan eliminar? - Que ha pasado con tema de la publicacin de los conceptos tcnicos, esto ya se tiene claro y cuando es posible acceder a esta informacin?

El Doctor Carlos Zapata, Director general, manifiesta que en relacin con la primera pregunta, informa que las nuevas disposiciones van a generar que tanto las Tablas de Retencin Documental como la lista de documentos que son susceptibles de ser eliminados luego de cumplir con el tiempo de retencin, as como las actas de eliminacin de documentos deben ser publicas, la idea es que el ciudadano tenga un acceso completo a esta informacin, y evitar que se pierda patrimonio documental y adelantar acciones para contribuir al principio de trasparencia en la administracin publica, evitando que en los cambios de gobierno se pierda documentacin. En relacin con el repositorio de conceptos tcnicos, el Grupo de Normatividad y Desarrollo de la poltica Archivstica, realizo un ejercicio de agrupacin por temas, se esta trabajando actualmente en el diseo de CRM que adquiri el AGN en la vigencia anterior, esperamos dentro del proceso de contratacin atender ese requerimiento en el primer trimestre del ao 2013, la idea es que a los conceptos se pueda acceder en la web a travs de un buscador, y que las personas puedan encontrar la informacin muchas mas directa, con lo cual evitaramos el cuello de botella que tenemos hoy de solicitudes escritas de conceptos, que nos toca estar generando todo el tiempo respuesta nuevas en cumplimiento de los tiempos de respuesta que demanda atender un derechos de peticin, el propsito es que antes de finalizar el primer trimestre del ao entrante tengamos el repositorio de conceptos tcnicos.

4. Evaluacin de la Rendicin de Cuentas

4.1. Se aplicaron 55 encuestas arrojando los siguientes resultados:

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Qu servicios le gustara recibir del Archivo General de la Nacin?

Diseminacin selectiva de documentos histricos que tiene el AGN digitalizados Proyecto de registro de empresas contratistas de archivo Proyecto de norma de descripcin archivstica - metadatos normalizados Proyecto de ente estatal certificador de firmas digitales Asesora en la implementacin de sistemas de informacin en el manejo de archivo Consultas va web sin restricciones de los fondos documentales Capacitacin para instituciones que son privadas pero ejercen servicios pblicos con el fin de apoyar el desarrollo documental de la nacin y cambiar la prospectiva de los archivos Recibir la informacin de normatividad capacitaciones y de informacin general a mi correo: marlenerub77@hotmail.com Mas apoyo tcnico directo a las entidades publicas Se promueva la participacin del AGN en la niez de Bogot y a nivel nacional mediante talleres visitas guiadas mediante invitaciones a colegios pblicos y privados generando la cultura de la conservacin de la memoria del pas Colombia Los servicios que presta son ptimos Capacitacin en la estrategia Cero papel Capacitaciones y boletines electrnicos con informacin y conocimiento en materia archivstica El contenido general de sus archivos Capacitacin en al Contralora del SIGEDOC conocimiento preciso y manejo Archivo y control fiscal Capacitacin a la Contralora de Cero papel - firma electrnica tel 6477000 ext. 1494 - 1493 Ivonne MARTINEZ Mas capacitaciones Capacitacin sobre el manejo de archivos a mi entidad para que los directivos vean el gran valor que tienen los documentos como acceder a los talleres de TRD

Comentarios y sugerencias:
Felicitaciones al AGN por la manera como abordo para este ejercicio y en general todo el proceso de Rendicin de Cuentas para este ao 2012 Considero que estn haciendo esfuerzos interesantes en el desarrollo de planes, programas y proyectos con enfoque diferencial, considero importante fortalecer dicho enfoque en el trabajo que se desarrollara en el 2013 Que los funcionarios que responden las preguntas del publico entiendan las preguntas ya que algunos no entendieron los interrogantes Actualizacin normativa de Historias laborales, contratos, etc. Seminarios sobre interoperabilidad y eventual migracin de datos conocer la perspectiva del archivo digital histrico Felicitaciones una Rendicin de Cuentas muy clara y precisa Buena exposicin primera vez que estoy en el AGN gracias La presentacin un poco borrosa lo cual no permite leer bien las diapositivas Felicitaciones a los organizadores del evento muy claro y dinmico Felicitaciones al AGN por impulsar un cambio en el pensamiento del quehacer archivstico Nacional Mayores programas de capacitacin
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Respecto a la poltica de calidad como se complementa con las directivas archivsticas y la cultura digital Se nota logros significativos Me pareci adecuado el informe y los contenidos El AGN no tiene claridad en cuanto a la metodologa para abordar el enfoque para la gestin archivstica en comunidades indgenas en Colombia

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